Как работать битрикс – Как начать работу в «Битрикс24»: пошаговая инструкция | Битрикс

Битрикс24 инструкция для начинающих. Задачи. / Студия Лайки

Если у вас еще нет аккаунта в Битрикс 24, зарегистрируйте его.

Каждый руководитель будет рад иметь удобный сервис для постановки задач подчинённым и отслеживания процесса их выполнения. В Битрикс24 существует удобная система управления, которая интегрирована с различными сервисами, такими как документы, календари и другими. Руководитель всегда в курсе текущих дел подчинённых, т. е. Битрикс24 позволяет осуществлять полный контроль работы сотрудников.

Как создать задачу в Битрикс24

Для того чтобы создать задачу в Битрикс24, нажмите на строку «Задачи» во вкладке избранное. Вы увидите перед собой страницу, где отображены все ваши задачи. Справа вверху нажмите кнопку «Добавить задачу». Перед вами откроется окно. 

Вы должны написать название и назначить исполнителей. По умолчанию вы указаны ответственным и исполнителем. Вам также необходимо определить крайний срок выполнения, есть возможность его изменения ответственным. В поле описания вы можете добавить текстовое пояснение, а также прикрепить необходимые файлы. В форме имеются ряд опций. Например, «добавить в план рабочего дня», или «повторять задачу каждый день». Их заполнение остаётся на ваше усмотрение.

Диаграмма Ганта

Существует два способа сортировки задач: «Список» и «Диаграмма Ганта». Рассмотрим подробнее второй способ. Диаграмма Ганта – линейчатый вид диаграммы, в которой отражено время выполнения задач в хронологической последовательности на протяжении проекта. Благодаря данной диаграмме, удобно отслеживать на какой стадии находится та или иная задача проекта.

Роли в задаче

При создании задачи или формированию отчёта о своих задачах вы видите, что у каждой из них есть ответственные и постановщики. Давайте разберёмся: кто за что отвечает.

Постановщик – человек, который создаёт задачу. Если вы являетесь постановщиком, то задачи отражаются во вкладке «Поручил».

Ответственный – человек или отдел, ответственный за своевременное выполнение задачи. Если вы являетесь ответственным, то задачи отражаются во вкладке «Делаю».

Соисполнители – человек или отдел, осуществляющие помощь в выполнении задачи ответственному. Если вы являетесь соисполнителем, то задачи отражаются во вкладке «Помогаю».

Наблюдатели – человек или отдел, которые могут видеть ход выполнения работы по задаче. Они не несут никакой ответственности, лишь наблюдают за исполнением. Если вы являетесь наблюдателем, то задачи отражаются во вкладке «наблюдаю».

Учёт рабочего времени

Для детального контроля над выполнением задач, при её создании включите параметр «Учёт рабочего времени». Вы сможете увидеть, укладываются ли подчинённые в отведенное время. Также есть возможность формирования отчёта по затраченному времени, в котором будут отражены данные как по отдельным сотрудникам, так и по отделам. Кликнув на часы в верхней панели, вы увидите свои дела на день, и сколько времени вами уже было потрачено. Грамотно распределяя временные ресурсы, вам удастся добиться больше продуктивности в работе.

Чек-лист

Чтобы грамотно сформировать объемное задание, добавьте чек-лист. С его помощью, вы можете поделить одну большую задачу на несколько промежуточных. Это очень удобно, если предполагается много этапов или исполнителей, каждый будет видеть свой фронт работы. После выполнения задачи, её отмечают галочкой. 

Шаблоны задач

Для экономии времени при создании большого количества задач, используйте шаблоны. В них вы можете указать нужные для вас параметры, и задачи будут самостоятельно отправляться сотрудникам в заданное время.

Отчёты по задачам

Для контроля над выполнением задач в проектах существует удобная опция – отчёты. Благодаря отчётам, которые формируются в Excel, вы можете увидеть, сколько времени было потрачено сотрудниками на работу, насколько результативно работают группы и многое другое.

likee.ru

Битрикс — Как работает CRM

Обработка лидов

От Лида к совершенной Сделке

CRM содержит инструменты для создания отчетов, импорта/экспорта контактов, анализа и сегментации целевой аудитории. На основе полученных из CRM данных вы можете распределять списки потенциальных клиентов между менеджерами отделов продаж, планировать рекламные акции и впоследствии анализировать их эффективность.

«живая лента» CRM

Обработка лидов

Лид (интерес) — потенциальная сделка, проявленный интерес, «зацепка». Это неявный, еще «призрачный» контакт, полученный любым способом — допустим, кто-то позвонил в компанию, дал свою визитную карту, заполнил форму при скачивании дистрибутивов продукта и т.п. Лиды могут вводиться сотрудниками компании (обработка форм, анкет и т.д.) либо через веб-сервисы на сайте — автоматически подгружаться с форм в CRM для дальнейшей обработки. Лид может содержать данные потенциального Контакта (телефон, адрес, e-mail). За лидом может быть закреплен ответственный и статус, определяющий как этот лид будет дальше продвигаться в CRM. Лид, в конце концов должен конвертироваться в Контакт, Компанию, Сделку.

Список лидов

Лид продвигается в CRM по каким-то определяющим правилам, главное из которых — «Получен лид — нужно его обрабатывать». Как обрабатывать? Позвонить, выслать прайс-лист, съездить в офис на встречу, провести для него вебинар, пригласить на семинар. Если лид конвертировался в контакт, следует предположить, что он готов совершить сделку.

Наверх

Сделки

Сделки — это конечная цель и желаемый результат работы всей системы управления взаимодействием с клиентами. Сделка — возможное взаимоотношение с клиентом, потенциальная продажа, осуществленный контракт и т.п. В CRM сделки можно просматривать, редактировать, экспортировать. Сделка может быть добавлена вручную менеджером, через сервис (API) или при конвертации лида. При обработке сделки она проходит последовательно настроенные стадии.

Список сделок

Для работы со сделками можно настроить правила обработки. Фильтрация списка, поиск и экспорт сделок — все работает аналогично тому, как в компаниях.

Наверх

События

События — это различные действия, которые ваши отделы маркетинга и продаж выполняют над сущностями CRM. Все эти действия и можно отразить в CRM добавлением событий. Добавить событие вы можете и к контакту, и к компании, и к сделке. Причем, сделать это сможете прямо из списков этих сущностей, выбрав из контекстного меню записи «Добавить событие». То же самое можно сделать на странице детального просмотра (в профиле) контакта, компании или сделки.

Добавление события

Сам список событий вы сможете только просматривать, включая подробности, и удалять оттуда ненужные записи. Как и в других списках CRM, здесь работает встроенный поиск с расширенным фильтром.

Наверх

Привязка к элементам инфоблоков

Привязка к элементам инфоблока

CRM поддерживает интеграцию с пользовательскими полями «Привязка к элементам инфоблока» и «Привязка к секциям инфоблока». Вы можете привязать один из элементов CRM к какому-то элементу или секции инфоблока. В результате, какое-то видео, документ или расширенное описание кейса станет привязанным, скажем, к какой-то компании.

Наверх

Расширенные права доступа

Права доступа

C расширенными правами доступа на портале, вы можете очень гибко распределять доступ к элементам CRM между сотрудниками компании. Доступ назначается не просто к элементам CRM, а к элементам в каком-то из статусов.

Клиентская база

Контакты

Любая сделка начинается с установления контакта с частным лицом, или человеком, представляющим какую-либо компанию. Контакт в CRM — это данные о клиенте или «олицетворенный лид». Система позволяет просматривать список имеющихся контактов и добавлять в базу новые контакты. Вы можете импортировать готовые контакты из CSV файла и, наоборот, выгрузить свой список, причем, не только в файл CSV, но и в файлы Excele и Outlook.

Список контактов настраивается: можно выбрать для вывода только нужные колонки, упорядочить по какому-то полю, задать направление сортировки. Часто используемые наборы настроек можно сохранить как готовые представления и потом выбирать их из списка. Для любого из контактов прямо из списка доступны действия: каждый из элементов можно просмотреть или отредактировать, прикрепить к нему событие, сделку или удалить.

Список контактов

Для поиска контактов служит специальная панель, где в качестве параметров поиска можно выбрать имя, фамилию, e-mail или телефон, задать компанию и тип контакта, а также указать дату и время изменения контакта с точностью до секунд. Любой заданный набор параметров для поиска можно сохранить и потом выбирать из списка доступных фильтров.

Профиль контакта

Просмотреть профиль контакта можно прямо из списка контактов или результатов поиска. В профиле содержится полная информация о каждой записи — и контактные данные, и информация о компании, которую представляет контакт, и события, связанные с ним.

Компании

Обычно каждый контакт привязан к одной или нескольким компаниям, которые он представляет. Вы можете просматривать весь список компаний, имеющихся в CRM, и точно так же, как и с контактами, производить над ними любые доступные действия.

Список компаний

Компания — более емкая сущность в CRM, поскольку содержит в себе и контакты, и сделки, и все связанные с ними события. В профиле компании можно найти не только данные об организации, такие как ее название, адреса, телефоны, годовой оборот, количество сотрудников и т.д., но и, к примеру, узнать, какой лид «породил» эту компанию (из какого лида была сконвертирована данная запись), или кто из менеджеров создал вручную данную запись. То есть, карточка компании отображает всю информацию, необходимую для работы с ней.
Для поиска нужной компании служит специальная панель, которая работает так же, как и в контактах. Как и контакты, компании можно импортировать из готового файла CSV. А выгрузить из CRM список компаний можно в файлы CSV и Excel.

Рассылки

Групповая отправка писем

Вы можете отобрать с помощью фильтра группу элементов CRM и сразу всем отправить какое-то сообщение. Прямо из списка элементов можно выбрать и один элемент и отправить ему сообщение по команде «Отправить письмо» из меню элемента. Отправленные сообщения привяжутся к Событиям выбранных элементов.
Групповая отправка писем из CRM

Почтовые уведомления в CRM возможны на разных этапах обработки.

Сценарии работы с электронной почтой в CRM  

www.1c-bitrix.ru

CRM Bitrix 24 — инструкция для начинающих, руководство пользователя по возможностям портала

В одном из недавних проектов нам потребовалось внедрить CRM для клиента. После сравнения нескольких CRM-систем мы остановили выбор именно на Битрикс 24 и рекомендуем тем, кто еще не использует CRM, также обратить внимание на нее. А чтобы было проще разобраться, приведем описание основных возможностей и инструкции по началу работы в системе.

• Первый наш аргумент в пользу Битрикс 24 – старт очень легкий, не требующий первоначальных затрат.
• Также облачная версия с количеством пользователей до 12 бесплатна, так что можно зарегистрироваться, подключить Битрикс 24, пригласить сотрудников и сразу начать работать или подробно изучить возможности и по результатам уже принять решение о переходе на расширенный тариф.
• У коробочных версий (редакции Битрикс 24 Корпоративный портал и Энтерпрайз) также есть пробный период на 30 дней.

Назвать Битрикс 24 исключительно CRM-системой будет не совсем корректно, поскольку на самом деле это приложение объединяет функции CRM и системы управления проектами.

Основные возможности Битрикс 24:

• взаимодействие между сотрудниками – общие и личные чаты, комментарии к задачам, живая лента всех последних действий в системы, голосовые и видеозвонки, обмен и совместная работа над документами в хранилище Битрикс24.Диск;
• управление проектами – постановка и отслеживание выполнения заданий, в том числе с трекингом времени, диаграммы Гантта и канбан-доски для визуализации, разнообразные отчеты, общие календари и расписания;
• CRM – создание лидов, автоматическое ведение истории контактов (для этого используется интеграция Битрикс 24 с телефонией, электронной почтой и мессенджерами), счета и сделки, инструменты автоматизации маркетинговых кампаний, отчёты;
• интеграция с сайтом на CMS Битрикс 24, с 1С, системами колл-трекинга и многими другими;
• маркетплейс приложений, расширяющих возможности Битрикс 24.

Чтобы сделать более удобным ваше первоначальное знакомство с этой системой, предлагаем краткую инструкцию по работе в Битрикс 24.

CRM Битрикс 24: инструкция для начинающих

Что делать после того, как вы зарегистрировались:

• завести структуру компании и подключить других своих сотрудников
• создавать задачи
• вести рабочую переписку в чатах, звонить прямо из CRM
• заводить лиды и начинать вести карточки клиента в Битрикс 24

Руководство по Битрикс 24: как подключить сотрудников и создать структуру компании

Чтобы ваши сотрудники тоже начали обучение Битрикс 24, а затем и совместную работу, добавьте их в систему. Для этого:

1. Зайдите в меню “Компания” и там выберите вкладку “Структура компании”. Создайте все необходимые подразделения, укажите руководителя компании.
2. Здесь же нажмите кнопку “Пригласить сотрудников” для добавления сотрудников в текущее подразделение. В открывшемся окне введите адрес электронной почты нужного человека и нажмите “Пригласить”.

Разумеется, работа в компании подразумевает присутствие нескольких сотрудников. Когда ваш Битрикс24 создан, необходимо пригласить ваших коллег! Сделать это можно прямо из Живой ленты с помощью кнопки в правой части экрана.

Вы можете добавить новых пользователей одним из 3х способов.

 Быстрая регистрация

Быстрая регистрация – cамый простой путь добавить сотрудников. Просто скопируйте ссылку на регистрацию и разошлите всем предполагаемым коллегам любым удобным способом:)

Перейдя по этой ссылке, они смогут зарегистрироваться на вашем Битрикс24

Укажите, какой будет Формат регистрации:

1. Открытая – все зарегистрировавшиеся пользователи будут сразу добавлены в сотрудники.
2. Закрытая – администратор должен будет подтвердить добавление каждого пользователя.

Если вам нужна закрытая регистрация, но с некоторых доменов вы хотите добавлять без проверки, то укажите их в поле Разрешить вход без подтверждения email для доменов.

Пригласить по e-mail

Если вы хотите пригласить на ваш Битрикс24 какого-то определенного человека, то отправьте ему приглашение прямо на почту.

На указанный e-mail придет приглашение со ссылкой, и человеку нужно будет пройти по ней и авторизоваться на вашем Битрикс24.

Здесь вы можете сразу определить в какой отдел и рабочие группы будет добавлен новый сотрудник.

На всех коммерческих тарифах также есть возможность поменять Текст приглашения, чтобы отправить пользователю индивидуальное сообщение 🙂

На тарифах Команда и Компания есть возможность пригласить не сотрудника, а внешнего пользователя (например, кого-то из ваших подрядчиков, с кем вы вместе работаете над проектом). Он будет ограничен в правах доступа, но сможет принимать участие в работе в рамках экстранет-группы.

Зарегистрировать

Вы можете самостоятельно зарегистрировать нового сотрудника на вашем Битрикс24. Это особенно полезно, если вы хотите сразу создать для него ящик в вашей корпоративной почте.

Введите почту, на которую будет отправлены все данные для входа. Либо создайте новый корпоративный ящик, с помощью которого сотрудник сможет зайти на ваш Битрикс24. Придумайте для него пароль, а после входа сотрудник сможет его поменять.

Здесь же укажите как зовут нового сотрудника, а также его будущую должность в компании.

Ввод данных о всех компаниях и контактах внутри данных компаний (в карточках)

Для создание новой компании перейдите в вкладку «CRM»

Далее перейдите в вкладку «Компании»

• Далее нажмите на кнопку «добавить компанию»

• Заполните все пустые строки в карточке компании и нажмите кнопку «сохранить»
• Тоже действие можно проделать с Контактами

Как звонить в Битрикс 24. Входящие звонки.

Что происходит при входящем звонке от нового клиента?

• При входящем звонке от нового клиента создается новый ЛИД. Просмотреть его можно в CRM-> Лиды
• Прослушать разговор вы сможете, открыв Лид

Что происходит при входящем звонке от уже введенного в систему клиента?

• Данный разговор записывается в карточку клиента, который уже заведен в базу, и прослушать его можно если перейти в его карточку

 Перехват звонков, переадресация, конференц звонок

• Для перехвата звонков нажмите *11 или позвонить на номер 40
• Для перевода звонка с голосовым уведомлением нажмите * внутренний номер и #, например: *101#
• Альтернативный вариант: Для выполнения перевода звонка необходимо нажать клавишу Xfer, набрать номер абонента на которого выполняется перевод и завершить набор нажатием клавиши Xfer. Дождавшись соединения и надписи на экране «положите трубку» – перевод будет выполнен
• Для организации конференции, позвоните первому абоненту и нажмите на соответствующую кнопку под дисплеем телефона («Конф»), далее наберите номер телефона следующего абонента и нажмите кнопку «объединить» *

*название может отличаться в зависимости от прошивки телефона

Как звонить в Битрикс 24. Исходящий звонок.

Что происходит при исходящем звонке новому клиенту?

• При исходящем звонке новому клиенту создается новый ЛИД. Просмотреть его можно в CRM-> Лиды

Что происходит при исходящем звонке уже введенного в систему клиента?

• Данный разговор записывается в карточку клиента, который уже заведен в базу, и прослушать его можно если перейти в его карточку.

 Звонки по телефону с несколькими SIP аккаунтами (Телефонными номерами)

Для совершения звонков с разных ИСХОДЯЩИХ номеров, после поднятия трубки, нажмите на одну из кнопок на панели далее наберите требуемый номер и ждите вызова.

Каждая кнопка отвечает за определенный номер телефона.

При нажатии на кнопку на экране отобразится с какого номера вы хотите совершить звонок.

Звонок через Web-версию

Звонки совершать в Битрикс24 просто:

Наберите на спец-панели номер телефона:

Или можете нажать на телефон для вызова клиента

После набора номера и нажатия кнопки Позвонить будет осуществлен звонок:

E-mail переписка. Прием писем.

Все письма с вашего почтового ящика попадают в CRM.

Если вы уже общались с данным клиентом и он был занесен в контакты или компанию, тогда всю переписку с клиентом вы сможете посмотреть в Лидах

E-mail переписка. Отправка писем.

Как написать письмо?

Письма можно отправлять следующим образом:

• На странице Мои дела выбрать команду Добавить – Письмо.

В данном случае одновременно с отправкой письма будет создаваться новое дело.

• Выбрать пункт E-mail в Ленте CRM.

На детальной странице элемента (контакта, компании, лида или сделки) пролистайте вниз, перейдите на вкладку Лента и нажмите E-mail. Либо во вкладке Дела создайте Письмо.

Вся переписка для данного элемента CRM также будет храниться на детальной странице.

• Письма можно отправить прямо из списка элементов. Рассмотрим на примере Контактов. Кликните по меню действий рядом с нужным контактом и выберите Написать письмо.

Если вы хотите отправить письма сразу нескольким контактам из списка, то укажите их все и выберите для них действие Отправить письмо.

Можно ли узнать, было ли прочитано мое письмо?

Согласитесь, очень важно не только отправить письмо, но и убедиться, что получатель с ним ознакомился. В правом верхнем углу письма вы можете проверить, не было ли оно проигнорировано.

Сослаться на то, что “ой я не увидел” при прочитанном сообщении не получится! Данная функция решает очень много коммуникационных проблем:)

Для входящих и исходящих писем в CRM, на данный момент, действует ограничение на размер прикрепляемых файлов: 16 Мб.

Как создать чат в Битрикс 24 и написать сообщение

1. Откройте меню “Чат и звонки”. В открывшемся окне у вас будет список всех публичных и ваших личных чатов. Создать новый чат вы можете кнопкой вверху этого списка.

Как поставить задачу в Битрикс 24

• Откройте меню “Задачи” и нажмите “Новая задача”.

• Откроется окно создания новой задачи. В этом окне укажите тему и описание задачи, исполнителя (по умолчанию это вы сами), срок выполнения и прочие необходимые атрибуты.

• Это не обязательно, но если задача сложная и включает много этапов, то добавьте в нее чеклист – разбейте ее на более простые пункты, которые будут отмечаться по мере выполнения. Кнопка “Чеклист” находится под описанием задачи. Нажмите “Добавить задачу”. Всем задействованным сотрудникам придут уведомления о ней.

 Битрикс 24 – как настроить лиды

Все предварительные настройки лидов находятся в меню “CRM” – “Настройки”. Там в справочниках вы можете настроить статусы лидов и сделок, типы компаний, валюты и т.д. После настройки можно начинать добавлять лиды.

Чтобы добавить лид вручную:

1. Откройте меню “CRM”, перейдите на вкладку “Лиды” и нажмите “Добавить лид”.
2. Заполните название, состояние и все необходимые сведения о лиде, в том числе ответственного за него сотрудника.
3. Нажмите “Сохранить”.

При большом количестве лидов мы рекомендуем автоматизировать их регистрацию, то есть настроить интеграцию с телефонией и почтой так, чтобы по каждому звонку автоматически создавался лид и регистрировался контакт в карточке клиента.

Надеемся, эта небольшая инструкция по Bitrix поможет вам освоить и оценить этот безусловно интересный инструмент.

А если у вас возникнут какие-либо вопросы или понадобится более подробная консультация по вопросам внедрения Битрикс в вашей компании, обращайтесь к специалистам “Интегруса”.

integrus.ru

что это такое? Описание, подключение и настройка

Довольно многим людям, задействованным в предпринимательстве, пожалуй, неизвестно о приложении «Битрикс24». Что это такое? Для чего оно необходимо?

Общая информация

Приложение «Битрикс24» является системой управления и автоматизации отношений с клиентами. Она может быть применена не только для большого бизнеса, но и по отношению к малым и средним предприятиям. В рамках статьи будут оценены и позитивные, и негативные стороны этой системы. Итак, давайте же определимся, для чего используется и что собой представляет «Битрикс24».

Бизнес-процессы, автоматизация взаимодействия и оптимизация занятости персонала предприятия – так коротко можно охарактеризовать эту систему. Она является огромным корпоративным порталом, который пробует охватить почти всё, что только возможно. Здесь можно найти функции социальных сетей, строить проекты, обговаривать задачи, управлять персоналом и делать много чего другого. Всем новым пользователям в помощь предлагается весьма полезное руководство. Его мы рассматривать не будем, поскольку это выходит за рамки статьи.

Тариф использования

Читая про приложение «Битрикс24» отзывы, сложно не заметить, что среди негативного часто проскакивает такой параметр, как необходимость обязательно купить систему. Увы, использование на бесплатной основе не предусмотрено. Существует два основных варианта:

• приобретение коробочного решения;
• работа в облаке.

В первом случае приобретается отдельный экземпляр программного продукта для последующей установки на свой собственный сервер. Работа в облаке подразумевает использование под нужды предприятия предлагаемые компанией сетевые ресурсы. Подключение к «Битрикс24» в таком случае может быть осуществлено из любой точки земного шара, был бы только интернет.

Если ознакомиться с выбором, что присутствует на официальном сайте, то можно заметить, что есть ещё и бесплатный тарифный план. Но не радуйтесь раньше времени – это скорее маркетинговый ход, нежели пригодные к использованию наработки. Важно понимать, что это предлагается целая многофункциональная корпоративная система, поэтому не стоит удивляться, что за неё необходимо заплатить.

Первичная установка

Итак, мы уже знаем, что собой представляет «Битрикс24». Как использовать в бизнесе эту систему, мы сейчас разберёмся. Итак, первоначально необходимо запустить рабочую область. В результате будут отображаться общие инструменты портала. Первоначально представлены следующие компоненты:

• сообщения;
• мой диск;
• задачи;
• календарь;
• лента.

Многие люди в связи с этим недоумевают. Мол, есть рабочая область приложения «Битрикс24», вход же в саму систему управления отсутствует! Где он? Не волнуйтесь, мы разберёмся и с этим. Следует заметить, что первоначально пользователю отображается список функций. И только после этого можно входить в саму систему.

Последствия

Итак, пользователь запустил приложение «Битрикс24». «Что это такое?» – первая у него мысль. Но со временем со всем можно спокойно разобраться. Такой подход компании имеет и позитивную, и негативную стороны. К первой можно отнести то, что пользователи получают значительно больше, чем они планировали, благодаря чему можно развернуться в полную силу. Первоначально это вызывает неподдельное восхищение. Но со временем приходит понимание, что наличие большого количества ненужных инструментов затрудняет передвижение и работу человека в системе.

К тому же присутствие дополнительных функций всегда требует ресурсов. И это при том, что они не используются! Проблемой рассматриваемой системы является и то, что убрать ненужные инструменты чрезвычайно сложно. Это под силу только программистам, что специализируются на «Битрикс24». Что это такое значит для рядового предпринимателя? Если есть желание доработать систему управления под свои конкретные нужны, нужно раскошелиться на дополнительного специалиста.

Возможности

Но, несомненно, главное преимущество рассматриваемой системы управления – это широкие возможности. Так, она направлена не столько на продажи и работу с клиентами предприятия, сколько на иные задачи. Некоторые из них признаются нужными и чрезвычайно полезными, для других это мусор. Но если почитать про «Битрикс24» отзывы, то очень часто можно встретить нарекания, что в таких случаях нерационально используется труд человека.

Так, пользователь постепенно распыляет свои усилия, когда начинает работать с разными возможностями, что предоставляются системой. И то, ради чего и покупался «Битрикс24», постепенно отходит на второй план. И вместо продаж пользователь начинает хранить файлы, писать сообщения, экспериментировать с вариантами контроля рабочего времени для своих сотрудников и так далее. Вот такой недостаток, по мнению людей, имеет «Битрикс24». Процессы эти, конечно, можно минимизировать, но полностью избежать их вряд ли получиться.

О программном обеспечении замолвим слово

Рассматривать приложение «Битрикс24» (что это такое и как работает) без составляющей ПО малоэффективно и малоценно. Но будет уделено внимание не всему комплексу, а непосредственно системе управления. Ведь по продукту «Битрикс24» можно написать целую книгу. А мы ограничены размером статьи. Итак, первоначально необходимо заметить, что «Битрикс24» – это полноценный портал. Он предоставляет широкие возможности и для рядовых пользователей, и для администраторов. Важно, чтобы за приложением «Битрикс24» следил опытный человек, который разбирается в том, что он делает. Ведь перед администратором, что будет настраивать программу, стоит большое количество вопросов, на которые необходимо дать ответы.

Конечный результат и его качество во многом зависят от того, определились ли сами клиенты, для чего им нужна система и как она будет работать. Вот, есть модуль, отвечающий за документооборот. Безусловно, эта функция полезна. Но переход на электронный документооборот требует значительного количества времени, сил и ресурсов. Готово ли предприятия потратить их? Или может отключить эту возможность? Но ведь рано или поздно (всё идёт к тому) придётся воспользоваться ей. И что, тогда ее опять активировать?

Структура работы

Давайте уделим внимание работе системы управления продаж. Как всё происходит? Последовательность действий во время процесса продажи выглядит примерно так:

1. Система получает запрос о том, что кто-то желает сделать покупку. Он, а также полученные контактные данные клиента (пока что потенциального) регистрируются, и свободный продавец получает уведомление о нём. Для этого может использоваться как сама система, так и почта.
2. Создаётся потенциальная сделка. На её основании формируется счет, который отправляется вместе с коммерческим предложением.
3. После получения согласия со стороны клиента и заключения договора, создаётся контакт.
4. На основании данных из пункта 3 оформляется продажа по внутренним документам, отгружают продукцию и проводят оплату.
5. Сделка закрывается.

Как всё это реализовано?

Для ответа на этот вопрос давайте рассмотрим содержимое рабочей области системы управления. В рамках процесса продажи для нас интерес предоставляют три пункта:

• Потенциальные клиенты. Сюда относятся люди, которые всё ещё не являются покупателями, но уже проявили определённый интерес к компании и предлагаемым ею товарам или услугам настолько, что решился оставить свои данные.
• Контакты и компании. Сюда относят тех людей и организации, которые находятся в процессе обработки. То есть их заказ уже исполняется.
• Потенциальная сделка. Может создавать на основе отдельных клиентов или контактов.

В целом для осуществления процесса продаж может использоваться любой из этих пунктов. Основной вопрос состоит в том, что же при этом придётся заполнять (то есть какую информацию указывать в блоках данных). Чтобы настроить работу с системой, практикуется приглашение специалистов, которые прорабатывают организационные вопросы. Например, они часто рекомендуют совершать разделение по такому принципу:

1. Потенциальные клиенты. Люди, что заинтересовались деятельностью компании, но пока что ничего не приобрели.
2. Контакты. Люди, которые уже что-то приобрели или находятся в процессе покупки.
3. Компании. То же, что и контакты, но уже на уровне юридических лиц.

Отзывы

Вот и подходит к логическому окончанию статья. Что собой представляет приложение «Битрикс24», было рассмотрено. Но необходимо отметить, что при решении применять эту систему управления необходимо хорошо подготовиться к этому шагу. Так, по мнению пользователей, следует решить, какие функции предприятия можно перенести в «Битрикс24», чтобы в последующем облегчить деятельность. Это может быть и формирование отчетов, и установление связи между различными отделами или просто составление единой системы календарных планов. Людям нравится, что можно добавить отдельный модуль контроля рабочего времени сотрудников.

Но, как уже выше говорилось, за всеми этими заботами необходимо проследить, чтобы они не затмили собой основное предназначение системы – продажи. Всё остальное – это просто дополнения. Они должны только облегчать работу предприятия. Так, по мнению пользователей, формирование электронных отчетов позволит экономить на принтерах, краске и времени, необходимом для того, чтобы отнести документ. Но вот если добавить возможность написания сообщений, то может возникнуть ситуация, когда сотрудники вместо работы будут заниматься разговорами на произвольную тематику.

fb.ru

Как я работаю в Битрикс24

Как вы знаете, я большой фанат программы для личного тайм-менеджмента MyLifeOrganized.

У меня есть целый платный большой курс по этому делу.

А что с командным планированием? Что с постановкой задач другим людям, а затем и контролем? Что с отчетами подчиненных?

В этой статье я расскажу про свой опыт работы с CRM Битрикс24.

Вот их официальный сайт.

Не хочу очернять другие CRM

Я чуть-чуть работал с Мегапланом, немножко с Trello, но все — поверхностно. По-большому счету я на всех работах сидел только в Битриксе24.

Неудивительно, что я и в личных проектах начал его использовать. Сейчас, помимо корпоративного, у меня есть личный аккаунт, куда заведены мой ассистент, несколько фрилансеров и партнеров, с которыми я работаю. И даже моя жена, которая иногда мне помогает))

Чем мне нравится Битрикс24?

• Он бесплатен для небольших коллективов (до 12 сотрудников) — без каких-либо ограничений

• У него удобный и логичный интерфейс:

Вот, например, я ставлю новую задачу:

1 — название задачи

2 — кто выполняет

3 — можно выставить крайний срок

4 — приоритет задачи

И много других настроек.

• Тут же к любой задаче вы можете прикрепить файлы

Нажимаем “Загрузить документы” и прикрепляем файл или картинку. Например, я ставлю задачу расшифровать аудиозапись и тут же прикрепляю аудиофайл.

• Далее, и это важно, когда какая-то задача поставлена, к ней можно оставлять комментарии

Вот пример небольшого рабочего диалога под задачей:

Что мы здесь видим? У исполнителя возник вопрос. Да, он мог бы написать его по почте, в WhatsApp или во Вконакте, но тогда все это было бы разбросано. А так все обсуждение по задаче находится прямо под задачей. Это логично и удобно. Особенно, когда с задачей работают сразу 3-4 человека.

• Удобно реализован общий чат

На прошлой работе у нас был оживленный общий чат. В таком чате сотрудники могут обсуждать, например, какие улучшения можно внести в процессы компании. Этакий мозговой штурм.

• Функция «Колокольчик»

С ее помощью я организовал сбор и разбор своеобразной папки Входящие, как учит GTD (подробнее об этой системе тайм-менеджмента я писал здесь). На самом деле здесь нет такой папки, зато есть колокольчик:

В котором высвечиваются все уведомления:

Вы можете закрыть каждое из уведомлений, но я не делаю этого пока этой задаче не принято какое-то решение. И до этим пор оно весит в колокольчике.

Спасибо Александру Мазному, который и показал мне этот простой, но мощный прием!

• Если хотите вы можете отслеживать загрузку сотрудников по задачам

Часто бывает, что сотрудник говорит: “Я не успел. У меня нет времени, не дошли руки до задач”. В таких ситуациях часто помогает хронометраж (я писал о нем тут). Он помогает понять, чем сотрудник занимался в течение дня. Может, от каких-то задач стоит отказаться или сократить их продолжительность?

Вот так выглядит отчет сотрудника (или ваш собственный) по задачам:

• Еще нравится, что платформа динамично развивается, т.е. постоянно выпускаются новые функции, что-то улучшается.
• Нравится, что есть куча обучалок и вебинаров:

• Обучиться Битрикс24 новичку не составляет труда

По крайней мере, все мои коллеги и подчиненные быстро схватывали основные принципы работы. Интерфейс интуитивно понятный.

Резюме

Все принципы тайм-менеджмента и GTD, о которых вы читали на этом блоге и в книгах, они применимы в Битрикс24 и удобно реализованы.

На самом деле функций в Битрикс24 намного больше. Например, в компании, где я сейчас работаю, туда выведены все контакты с клиентами и телефонные звонки…

Я рекомендую Битрикс24 всем малым командам и даже простым фрилансерам в общем-то. Почему нет?

Еще раз напоминаю их официальный сайт.

Пишите в комментариях!

Как вы ставите задачи подчиненным и затем контролируете их?

Или вы сами подчиненный? Как вы получаете задачи от руководителя?

 

Похожие записи:

Друзья, подписывайтесь на рассылку блога, чтобы получить доступ к скрытым статьям, доступным только подписчикам. И чтобы не пропустить ближайшие материалы блога:

• Как ускорить свой компьютер? Обязательно ли покупать новое мощное железо?
• Как отключить надоедливую рекламу. Рассмотрим все способы

n-man.ru

Управление сайтом и администрирование проектов

1С Битрикс: Управление сайтом – специализированная профессиональная платформа с обширными функциональными возможностями для создания, поддержки и последующего сопровождения интернет-проектов.

1С Битрикс подходит для реализации:

• Магазинов;
• Информационных порталов;
• Сайтов сообществ;
• Социальных сетей;
• Корпоративных порталов;
• Других тематических ресурсов.

В наличии восемь различных редакций, среди них , к примеру: стандарт, старт, бизнес, из которых можно подобрать оптимальную, ориентируясь на требования конкретной задачи. Каждая версия включает свой набор модулей для эффективной работы.

Среди основных функций 1С Битрикс для управления сайтами:

• Автоматизация повседневных технических процессов;
• Высочайший уровень защищенности от взлома и общей безопасности;
• Адаптивный и доступный интерфейс «Эрмитаж»;
• Готовый функционал для управления всеми структурными элементами;
• Высокая производительность, автоматическая диагностика и оптимизация распределения ресурсов;
• Использование облачных сервисов для сохранения резервных копий;
• Интеграция с 1С для торговых площадок;
• Мобильное администрирование.

Основные возможности платформы

Для работы с контентом пригодятся:

• Информационные блоки для публикации разнородных материалов;
• Несколько видов поиска;
• Коллективная база wiki-знаний;
• Календарь событий и мероприятий;
• Фотогалерея и медиаплеер;
• Управление документооборотом;
• Управление маркетинговыми кампаниями;
• SEO-модуль для продвижения;
• Разработка структурированных списков.

Для коммуникации используются:

• Мессенджер;
• Форумы и социальная сеть;
• Блоги;
• Подписки и рассылки;
• Почта;
• Организация и автоматизация рабочих процессов;
• Опросы и анкетирование;
• Веб-формы;
• Техподдержка.

Магазинам пригодится:

• Управление каналами продаж;
• Торговый каталог с гибкими настройками обновления;
• Ведение отчетности;
• Интеграция с CRM;
• Управление валютными операциями.

Кроме того существует и другие сервисы, выбирать которые следует, руководствуясь целесообразностью и актуальностью для конкретного проекта. 

Административная панель

Управление сайтами осуществляется через основной административный раздел. Каждый сайт представлен в виде отдельной записи.

Важная особенность системы – поддержка многосайтовости, за счет чего одна копия продукта позволяет работать сразу с несколькими ресурсами, согласно условиям лицензии. Все порталы имеют собственный домен, оформление, интерфейс и контент.

Настройка многосайтовости осуществляется по двум схемам:

1. На одном домене, когда каждый сайт размещается в отдельном разделе общего каталога;
2. На разных доменах, от отдельных веб-серверов.

Для добавления в систему Битрикс нового сайта используется соответствующая кнопка. Параметры указываются через контекстную панель. Изменения также вносятся через одноименный пункт.

При создании сайта необходимо заполнить поля с информацией о проекте. После сохранения данных форма закроется автоматически, а администратор сможет оценить результат.

Для достижения максимального результата при разработке и управлению сайта перед использованием 1-С Битрикс лучше пройти обучение с видео-уроками.

  К содержанию ↑

Функции административной панели

Административная панель позволяет работать со многими блоками. В первую очередь, это публикация и редактирование контента:

• Создание новых страниц и управление их свойствами;
• Шаблонизация статических блоков и материалов;
• Расширенные настройки меню;
• Распределение прав доступа;
• Загрузка и работа с файлами.

Визуальный редактор подключается через настройки управления структурой. Его использование можно отдельно настроить для разных модулей либо оставить общее разрешение.

В основе системы управления пользователями – принцип разделения прав доступа между различными категориями. Каждый посетитель относится к определенным группам, на основе которых распределяются права и возможности.

Среди преимуществ такого подхода:

• Назначение нескольких администраторов для сайта или отдельных разделов;
• Создание адресной рассылки;
• Предоставление сторонним пользователям возможности самостоятельно выполнять определенные операции.

Система 1С Битрикс позволяет настраивать интерфейс административной панели.

Многоязычность обеспечивает беспрепятственное создание проектов на разных языках.

Удаление сайта – еще одна возможность, доступ к которой открыт только через административную панель. Для этого необходимо выбрать проект в списке сайтов через настройки продукта. Предварительно удаляются все связанные с ним сущности и элементы.

Выводы

1С Bitrix – универсальное решение для создания и последующей поддержки интернет-проектов любой сложности, например для малого и среднего бизнеса, а также предназначения.

На данный момент можно купить лицензионную версию 1 С Битрикс.

 К содержанию ↑

storecms.ru

Как создать проект в битрикс24?

За свою жизнь и сам-лично автор этих строк был свидетелем, и от других людей тоже слышал, как для планирования и ведения проектов в каких-то компаниях начинали использовать MS Project, но… «не покатило», «не взлетело», «больше отнимал времени, чем помогал» и пр.

Не будем в подробностях вспоминать причины этих «неудач». Более того, не будем охаивать MS Project  — в своем роде это отличный продукт. Просто он для узкой цели. Это, примерно, как очень мощная высококачественная кофемолка с кучей режимов и программ, но она только мелет кофе. Если вам нужна «кофемашина» — это Битрикс24. Да, мелет, возможно, чуть хуже, но выдает вполне неплохой по качеству готовый кофе.

Сразу!

Чтобы закрыть негодование скептиков, которые некоторое время назад изучали Битрикс24 на предмет его использования в проектной работе и «точно знают», что здесь «глухо» — подтвердим, что еще год назад сами говорили вопрошавшим, что для настоящий проектной работы Битрикс не дотягивает.

За этот год всё СИЛЬНО ИЗМЕНИЛОСЬ! Сказать, что Битрикс24 прям-таки готовый инструмент для ведения больших сложных проектов, пока остережемся. Но он уже обладает набором инструментов, которые позволяют в абсолютном большинстве случаев вести проектную работу лучше, чем в MS Project.

В чем проигрывает Project

MS Project  — это достаточно сложный для пользования продукт, когда речь идет о его «широком» использовании. Фактически, это хороший инструмент для руководителя проекта. Когда же его пытаются расширить на группу частников – начинаются проблемы разного толка: кто-то не понимает и постоянно ошибается, кто-то не может вообще зайти, кто-то не видит то, что нужно, у кого-то отнимает время на заполнение без видимой пользы и пр. Наверняка, это всё были решаемые проблемы, но сколько времени на них тратилось?

А главное, в нем НЕТ КОММУНИКАЦИЙ! То есть история выполнения задач отсутствует, участники проекта (что старые, что новые) не помнят, не понимают, не знают — что было, как решалось, о чем договорились и т.д.

(И это мы еще опускаем момент стоимости лицензии на каждого сотрудника.)

Что может Битрикс 24

Что вообще нужно для нормальной проектной работы? Три основные вещи:

1. Инструмент планирования и мониторинга загруженности рабочих ресурсов;
2. Инструмент постановки и контроля исполнения задач;
3. Инструмент коммуникаций по проекту.

(Есть, правда, еще управление бюджетом, но это немножко отдельный вопрос).

Год назад Битрикс24 был силен в 3-м пункте, хорош во 2-м и почти не имел 1-го.

Где-то полгода назад он уже был почти безупречен во 2-м и 3-м пункте, а по 1-му – в нем уже появилась Диаграмма Ганта с взаимосвязями по задачам. Но для законного признания его инструментом ведения проектной работы в нем не хватало планирования ресурсов. То есть, примерно планировать и мониторить проекты с помощью Диаграммы Ганта теоретически было возможно, но загруженность участников на единицу времени не отражалась. А это важная «тема» для проектов.

Но уже тогда мы предлагали по этому вопросу решение: можно взять за основу график отсутствий и «допилить» его до вполне информативного монитора занятости персонала в проекте.

Сегодня Битрикс24 уверенно шагает в направлении к готовому инструменту ведения проектной работы. Пока еще он таким не стал, но в самом ближайшем будущем обещает стать. Уже анонсированы новые возможности Битрикс24: система управления ресурсами проекта – можно учитывать время, затраченное исполнителями на выполнение задач, сравнивать его с планово заложенными сроками.

Будучи людьми осторожными в обещаниях, не будем никого сейчас уверенно обнадеживать: нужно сначала увидеть и опробовать инструмент в действии. Но! Битрикс24 уверенно движется в правильном направлении, и его достижение нужной «кондиции» для использования в проектной работе – это вопрос ближайшего будущего.

При этом напоминаем: мы его можем доработать до проектного инструмента уже сейчас.

Александр Жикин

===========================================

Воспользуйтесь нашим БЕСПЛАТНЫМ предложением:
1. Зарегистрируйтесь в Битрикс24: https://www.bitrix24.ru/create.php?p=652531
2. Свяжитесь с нами для получения диагностической сессии, заполнив форму: https://goo.gl/9Y8gO1
По формату это может быть очная или skype-встреча, на которой мы сможем дать четкое видение применимости Битрикс24 в вашей компании.

______________________________________________________

Мы также готовы выслать подробное описание внедренных проектов. Для этого вам нужно перейти по ссылке и заполнить форму: https://goo.gl/xChVWh
После этого мы оперативно подготовим все подходящие для вас материалы.

Запись опубликована автором blueocean в рубрике корпоративные порталы с метками битрикс24, совместная работа.

rpilot62.ru