Историческая справка для архивного фонда
Чтобы облегчить работу с документацией архивного фонда, в обязательном порядке составляется особый документ, называемый исторической справкой. Справка сопровождает документы на всех этапах документооборота, начиная с момента их первой обработки, и содержит три обязательных раздела.
История организации – важнейший раздел исторической справки
Согласно основным правилам работы с архивами, организацию, выпускающую документацию, именуют фондообразователем. В справке в первую очередь приводятся сведения о его истории – с момента его основания, с соблюдением четкой хронологии событий. К основным данным относят:
- дату создания фондообразователя, даты пережитых им преобразований и ликвидации (если она имела место) с обязательным подтверждением в виде ссылок на соответствующие документы;
- перенесенные в ходе реорганизаций фондообразователя структурные изменения;
- изменения его названия и подчиненности;
- при ликвидации фондообразователя – название его преемника;
- описание выполняемых на разных этапах деятельности задач и функций, включая вносимые в них изменения;
- описание масштаба деятельности и места, занимаемого фондообразователем в профильной системе;
- его позиции в системе госаппарата и различных слоях жизни общества (экономика, политика, культура и пр.).
Исторические сведения о составе сформированного фонда
Весь комплекс выпущенной организацией-фондообразователем документации называют фондом. Для него важна краткая историческая справка, включающая:
- дату первого архивного поступления и объем хранимой документации с ее хронологическими границами;
- описание особенностей формирования фонда и систематизации образующих его материалов;
- описание структуры фонда;
- краткая характеристика содержания документации по профильным темам, отражающим сферу деятельности фондообразователя.
Характеристика документации фонда
- Изменения, которым подвергались состав и объем фонда с указанием их первопричин (например, проведения экспертиз ценности, утраты документации, наличия незадокументированных периодов и т.п.).
- Характеристика степени сохранности документации.
- Информация о документах, не вписывающихся в хронологические рамки фонда.
- Данные о документации фондообразователя, переданной на хранение в другие фонды, архивохранилища с указанием мест ее хранения.
- Данные о наличии фондовых включений – документации других организаций и лиц.
По завершению каждой описи историческая справка должна быть представлена в государственный архив.
.
standarta.su
Историческая справка — образец 2019
-------¬
¦ Герб ¦
¦Москвы¦
L-------
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
КОМИТЕТ ПО КУЛЬТУРНОМУ НАСЛЕДИЮ ГОРОДА МОСКВЫ
(МОСКОМНАСЛЕДИЕ)
__________________________________________________________________
ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА
"___" _______ 20_ г. _______________________________________
N ________________ (полное наименование лица, направившего
_______________________________________
обращение)
Настоящая историческая справка выполнена на основании данных
государственного учета объектов, представляющих
историко-культурную ценность, по состоянию на "__" _______ 20__ г.
в соответствии с обращением ______________________________________
(указать заявителя, дату и номер
__________________________________________________________________
обращения, в соответствии с которым сформирована настоящая
__________________________________________________________________
историческая справка)
на объект ________________________________________________________
(указать охранный статус, вид, категорию и наименование
_________________________________________________________________,
объекта, включая его датировку и авторство)
расположенный ____________________________________________________
(местонахождение (адрес) объекта)
__________________________________________________________________
1. Исторические сведения об объекте: _________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
2. Характер современного использования объекта: ______________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
3. Перечень информационных источников, использованных при
подготовке настоящей исторической справки: _______________________
__________________________________________________________________
Приложения:
1. Акт сдачи-приемки информационной услуги от "__" ____ 20_ г.
N ______ - на ___ л.
2. Дополнительные сведения об объекте - на ____ л.
Председатель __________________________ (_______________________)
(подпись) (расшифровка подписи)
"____" ___________ 20__ г. М.П.
Руководитель структурного
подразделения _____________ (________________________)
(подпись) (расшифровка подписи)
Ответственный исполнитель _____________ (_______________________)
(подпись) (расшифровка подписи)
dogovor-obrazets.ru
Составление исторической справки для архива
Историческая справка – документ, в котором содержится информация об архиве (архивном фонде). В основных разделах исторической справки описаны: история создания архива, его структура, а также информация о фондообразователе. Составление исторической справки к архивному фонду – часть разработки научно-справочного аппарата архива. Это один из сопроводительных, учетных документов архива, часть так называемого дела фонда.
Как необходимость составления архивных справок, так и структура справки к архивному фонду зафиксированы в «Основных Правилах работы архивов организаций» и в Федеральном законе 125-ФЗ «Об архивном деле…». Определения и структура справки дается в ГОСТ Р 7.0.8-2013 (с изменениями от 13.07.2017).
Для чего нужно составление архивных справок
Составление исторической справки позволяет упростить работу с архивным фондом, ускорить обработку архивируемых документов и составить представление о ценности архива и его состоянии (в том числе – вскрыть факт нехватки документов, недостаточного внимания фондообразователя к ведению дел).
Справка дополняется с каждой описью, поэтому куда правильней – начать её составление немедленно после формирования архива и появления первой описи.
Структура и содержание документа
Формат и состав исторической справки закреплены в «Основных Правилах…». Согласно пункту 7.6 главы, посвященной научно-справочному аппарату архива, историческая справка должна иметь трехчастную структуру:
- первый раздел включает данные о фондообразователе, его предшественниках (юридически), деятельности и изменениях в работе и структуре организации;
- второй раздел – датировку первого и последнего документов архивного фонда, данные о справочно-научном аппарате фонда, сведении о состоянии документов, аннотацию по структуре архива, в нем фиксируются изменения архивного фонда в заданных временных рамках;
- третий раздел посвящен содержанию и составу документов и дел, описывает виды носителей информации в архиве, включает и данные о документах, которые не включены в фонд, но имеют отношение к архиву.
Услуги составления справки
В компании «Архивный Эксперт» можно заказать составление исторической справки на любом этапе работы архива: в том числе и при первичном формировании фонда или дела фонда.
Составление исторической справки к архивному фонду проходит тем быстрей, чем раньше фондообразователь обращается за услугой. С момента её создания будут требоваться лишь периодическое расширение документа – что куда проще, чем написание справки для дела фонда после нескольких описей и изменений в архиве.
archivexpert.ru
пример исторической справки. структура исторической справки. понятие историческая справка
Понятие Историческая Справка.
Итак, разберемся что это такое. Отталкиваясь от названия- совершенно очевидно, что это некий упорядоченный массив информации о некотором объекте. Упорядоченный — как правило по этапам исторического развития объекта: с момента его образования и по настоящий день.
Объектом исторической справки может выступать не только конкретный физический объект(здание, земельный участок, город и т.п.) но и некоторое связное событие(эпоха, век и прочее).
Применительно к проектным и инженерным изысканиям, понятие Историческая Справка имеет узкое практическое значение. Это упорядоченный массив информации о конкретном объекте строительства или проектирования, с подробным описанием момента основания, исторических этапов развития и видоизменения, с анализом исторического картографического материала, описанием геофизических характеристик района расположения и выводами о исторической значимости объекта.
Историческую справку разрабатывает профессиональный специалист-историк, на основании изучения и анализа бибиографического фонда, государственного архивного и музейного фонда, материалов предыдущих исторических и археологических изысканий, исторических карт и материалов натурного обследования(при необходимости).
В составе исторической справки в обязательном порядке присутствуют сквозные ссылки на источники информации, причем специалист, разрабатывающий историческую справку, несет персональную ответственность за объективность и достоверность итоговых материалов.
Необходимость в разработке Исторической Справки бывает обусловлена законодательными нормативами к подаваемому в государственные органы пакету документов(например историческая справка для КГИОП), необходимостью оценки инвестиционной привлекательности земельного участка или здания, необходимостью проведения строительных работ связанных с объектами культурного наследия.
Бывают ситуации, когда разработку Исторической Справки на участок или здание у нас заказывают собственники данных объектов- просто с целью для себя узнать историческую составляющую недвижимости, разобраться «что здесь было раньше», понять историческую ценность.
Часто, особенно в нашем исторически насыщенном регионе, материалы исторической справки раскрывают неизвестные собственнику удивительные страницы истории о принадлежащем ему здании или участке. Не случайно еще Ломоносов сказал «не знающий своего прошлого не имеет будущего».
Структура исторической справки.
Историческая справка есть научный отчет, выполняемый специалистом историком и имеющим целью всесторонне осветить историю какого либо объекта, начиная с древнейших времен и по настоящее время.
Структура исторической справки, как правило имеет четко организованную структуру:
- Список источников
- Введение
- Краткая характеристика района расположения объекта исследований
- Геофизические характеристики района исследований
- Краткая история района исследований
- Исторический Период …-… век
- Исторический Период …-… век
- Исторический Период …-… век
- Современный период
- Анализ исторической картографии
- Анализ Государственного Архивного фонда
- Анализ библиографического фонда
- Анализ материалов предыдущих исторических/археологический исследований
- Тезисы и выводы
- Список иллюстраций
- Альбом иллюстраций
В отдельных случаях, структура исторической справки может меняться. Так например при разработки исторической справки КГИОП в её состав будут входить дополнительно опорный план и материалы фотофиксаций.
В случае разработки Краткой Исторической Справки — напротив: её структура будет сокращена, некоторые разделы будут приведены в менее подробном виде или полностью ликвидированы.
Не стоит путать при этом узкоспециализированные исторические справки: так например «историческая справка организации» разрабатывается по другим нормативам.
Пример исторической справки.
Историческая справка- это научный отчет в виде тома, имеющий обычно 50-80 печатных листов(включая альбом иллюстраций). Затруднительно привести на страницах сайта пример исторической справки, однако, при такой необходимости, мы всегда готовы продемонстрировать образцы разработанных нами ранее исторических справок в нашем офисе или на встрече с заказчиком.
ciivs.ru
Справка для архивного хранения — скачть пример. Советы по заполнению
Добавлено в закладки: 0
Архив государственного, муниципального учреждения, организации, предприятия (ведомственный архив) – архив, созданный органом государственной власти, местного самоуправления, государственным, муниципальным учреждением, организацией, предприятием для хранения и использования образовавшихся в его деятельности архивных документов.
Основными задачами архива организации являются:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций – источников комплектования архива;
принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях – источниках комплектования;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях – источниках комплектования архива.
Архив совместно с руководителем организации
несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
утрату и несанкционированное уничтожение документов;
необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.
На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.
Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).
При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.
Образец справки для архивного хранения
Скачать образец справки для архивного хранения в формате .doc
biznes-prost.ru
Делопроизводство и архивное дело | Образец — бланк — форма
В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:
- центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций;
- центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
- объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
- архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:
- архив управленческой документации;
- научно-технический архив;
- аудиовизуальный архив;
- архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
К основным решаемым задачам архива организации относятся:
- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
- учет и обеспечение сохранности документов;
- создание научно-справочного аппарата к документам архива;
- использование хранящихся в архиве документов;
- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.
В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:
- ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
- принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
- организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
- организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
- участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов.
Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.
Перечень документов которыми оперирует архив в работе:
blanker.ru
Услуги по составлению исторической справки для архива от компании Архивный Центр
В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду — документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.
Историческая справка, ее структура, цель и методика создания
Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
Цели исторической справки
Историческая справка помогает ориентироваться в материалах фонда. Справка должна быть краткой и содержать основные сведения о деятельности фондообразователя. К этим сведениям относятся – даты возникновения, реорганизации, ликвидации фондообразователя, его ведомственная подчиненность, задачи и функции. Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей. В случае особо крупных фондов могут даваться отдельные справки по отдельным частям фонда.
Историческая справка для фондов личного происхождения
Для фондов личного происхождения указывается Ф.И.О лица-фондообразователя, его псевдоним, партийная кличка, даты жизни, служебное и общественное положение, почетные звания. В отдельных случаях, в особенности для политических деятелей, указывается классовая принадлежность, классовая направленность деятельности. Сведения о фондообразователях семейных и родовых фондов приводятся или последовательно в общей исторической справке, или в отдельной исторической справке перед материалами фонда каждого члена семьи или рода. В конце исторической справки находится обобщенная характеристика фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации. Здесь же содержатся сведения по истории архивного фонда, степени сохранности, утраченным документам или документам, хранящимся находящихся в другом месте (в этом случае нужно указать, где именно).
Заверение и хранение исторической справки
Историческая справка подписывается исполнителем (т.е. ответственным за ее составление) и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив). Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.
Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91
или отправьте запрос на [email protected]
a-centr.ru