Визы на распорядительных документах проставляются на – : «»

Согласование проектов распорядительных документов

5.1.39. Проект распорядительного документа до представления на подпись должен быть, как правило, согласован и завизирован:

руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа;

руководителями структурных подразделений которым предписывается осуществление соответствующих действий (выполнение заданий), а также представители которых включены в состав комиссий, рабочих групп и т.п.;

начальником отдела защиты информации;

начальником юридической службы;

начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства;

другими должностными лицами по усмотрению начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России.

В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (отпуск, командировка, болезнь) распорядительные документы могут быть согласованы с должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения в установленном порядке.

5.1.40. Проект распорядительного документа, предусматривающий расходы за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования (в том числе и командировочные расходы), либо предполагающий возникновение дополнительных обязанностей по финансированию расходов в результате его применения, в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем финансовой службы территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

5.1.41. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего (подписного) листа проекта документа. Допускается проставлять визы на отдельном листе согласования.

Лист согласования (приложение № 20) должен содержать заголовок проекта приказа или распоряжения, наименование структурного подразделения, инициалы и фамилию руководителя структурного подразделения или лица, исполняющего его обязанности, подпись руководителя структурного подразделения, дату согласования. В примечании могут быть представлены в краткой форме замечания или предложения к проекту документа. Если предложения не могут быть представлены в краткой форме, то излагаются подробно в приложении к листу согласования.

ГДЕ ВИЗА НАЧ. УПР. ПОДГОТОВИВШЕГО ДОКУМЕНТ?

Лист согласования и приложение к нему являются неотъемлемой частью приказа, распоряжения.

5.1.42. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа внесены изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию со структурными подразделениями, интересов которых коснулись эти изменения, и с юридической службой.

5.1.43. Порядок подготовки документа к согласованию внутри структурного подразделения определяет руководитель структурного подразделения.

Представление проектов распорядительных документов на подпись

5.1.44. Представление проектов распорядительных документов на подпись осуществляется в соответствии с порядком, установленным в органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.

5.1.45. К проектам распорядительных документов, представляемым на подпись, прилагаются:

а) основание для подготовки проектов распорядительных документов, за исключением распорядительных документов, разработанных в инициативном порядке;

б) записки с особыми мнениями при наличии разногласий по проектам распорядительных документов;

в) указатель рассылки распорядительного документа, содержащий перечень адресатов, подписанный руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения.

РАСЧЁТ РАССЫЛКИ ПРИЛАГАЕТСЯ К

ПРОЕКТУ Р.Д.

5.1.46. Контроль за соблюдением структурными подразделениями порядка оформления, согласования и представления на подпись проектов распорядительных документов осуществляется должностным лицом по определению начальника территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

Регистрация и рассылка распорядительных документов

5.1.47. Регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности осуществляется в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в том числе и распорядительных документов с отметкой «Для служебного пользования».

Регистрация приказов по личному составу и по строевой части осуществляется структурным подразделением по работе с кадрами.

5.1.48. Регистрация распорядительных документов производится в день подписания документа. Порядковые номера присваиваются им в пределах календарного года. Приказы и распоряжения регистрируются отдельно друг от друга.

5.1.49. Распорядительные документы доводятся до должностных лиц, структурных подразделений и подчиненных территориальному органу воинских частей и организаций в соответствии с указателем рассылки. Ответственность за составление указателя рассылки возлагается на исполнителя документа.

5.1.50. Распорядительные документы допускается доводить в электронном виде при условии сканирования и сохранения документов в графическом формате (JPG, BMP, TIF). При невозможности выполнения этих условий отправка распорядительного документа с помощью факсимильной связи или по электронной почте возможна только для решения оперативных вопросов с последующим направлением указанного документа на бумажном носителе.

НЕ МОЖЕМ ОЗНАКАМЛИВАТЬСЯ Ч/З СЕТЬ?

ФАКС-ЭТО НЕ БУМАЖНЫЙ НОСИТЕЛЬ?

ТОЛЬКО о.п.?

5.1.51. При необходимости может быть оформлена выписка из приказа.

Выписка из приказа по вопросам основной деятельности должна содержать все реквизиты приказа до распорядительной части и часть требуемого текста распорядительной части. При этом выше слова «приказ» справа должно быть написано слово «ВЫПИСКА». В конце выписки (после реквизита «подпись») проставляется заверительная надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Должностное лицо, которому предоставлено право заверять копии документов, определяется начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России.

5.1.52. Копии распорядительных документов (кроме распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и по личному составу) рассылаются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства.

5.1.53. Рассылка распорядительных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности.

5.1.54. Проекты приказов, издаваемых территориальным органом МЧС России совместно с другой организацией (совместные приказы), оформляются без бланка на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), с указанием наименований территориального органа и организации.

Наименования территориального органа и организации печатается прописными буквами центровано относительно правого и левого полей и располагаются каждое на отдельной строке.

Констатирующая часть текста совместного приказа должна заканчиваться словом «п р и к а з ы в а е м».

Подписи руководителей территориального органа и организации располагаются ниже текста на одном уровне в порядке наименования этих органов на первом листе документа (приложение № 24).

5.1.55. Проект совместного приказа готовится в необходимом количестве экземпляров (по одному для каждого автора документа). Подписи руководителей территориального органа и другой организации (либо лиц, замещающих их в установленном порядке) проставляются на каждом экземпляре.

5.1.56. Визы должностных лиц территориального органа МЧС России, осуществляющих согласование совместного приказа, располагаются на экземпляре территориального органа МЧС России.

5.1.57. Ответственность за согласование и подписание совместного приказа, основным разработчиком которого является территориальный орган МЧС России, другой организацией возлагается на исполнителя документа. Проект совместного приказа может быть направлен по почте либо представлен лично исполнителем в другую организацию.

5.1.58. В случае, если территориальный орган МЧС России является одним из соисполнителей совместного приказа (не разработчиком), согласование документа должностными лицами территориального органа МЧС России осуществляет структурное подразделение, которому было поручено принять участие в разработке совместного приказа.

5.1.59. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров территориального органа МЧС России и другой организации — авторов приказа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований организаций. Датой совместного приказа является дата наиболее поздней подписи.

studfiles.net

визы на приказах

пункт 61 Инструкции по делопроизводству:
61. Реквизит «Визы».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий
25.06.2008

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Например:

Начальник отдела кадров
Подпись А.В.Смирницкий
25.06.2008
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Например:

Начальник отдела кадров
Подпись Н.Б.Скворцова
20.06.2008

Зав. отделом документоведения
Подпись А.В.Сидорцов
20.06.2008

Зав. отделом архивоведения
Подпись Т.И.Боброва
21.06.2008

Юрисконсульт
Подпись Н.С.Швец
22.06.2008

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным пунктом 60 настоящей Инструкции.
Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

kadrovik.by

Иллюстрированный самоучитель по офисной работе с документами › Оформление организационно-распорядительных документов › Оформление переменных реквизитов [страница — 14] | Самоучители по офисным пакетам

Оформление переменных реквизитов

23. «Визы согласования документа» (визы) – реквизит, включающий в себя личную подпись специалиста и дату оценки документа. При необходимости указывают должность и расшифровку подписи визирующего.

При наличии у визирующего замечаний или возражений по содержанию документа виза включает в себя указание на это. Например:

…или:

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо).

Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа документа (распорядительный документ, единственный экземпляр письма, отправляемого по факсу) или на отдельном листе согласования. На листе согласования указывают наименование, автора, дату и номер согласованного документа.

Предварительная оценка содержания документа специалистами необходима руководителю для принятия единственно верного управленческого решения. Право руководителя – принять во внимание мнение специалистов и вернуть проект документа на доработку или взять на себя ответственность и подписать документ.

Последовательность сбора виз: исполнитель (автор текста), его руководитель, руководители структурных подразделений, к деятельности которых содержание документа имеет отношение, заместитель руководителя организации, в чьем подчинении находится структурное подразделение исполнителя, другие заместители руководителя организации. Порядок визирования представлен на рис. 1.

Рис. 1. Схема порядка визирования документов

24. Реквизит «Печать». Воспроизведение на печати Государственного герба Российской Федерации свидетельствует о принадлежности организации к органам государственной власти или государственного управления и регламентируется положением «О Государственном гербе Российской Федерации».

Частная коммерческая структура воспроизводить Государственный герб на своих печатях не имеет права.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) субъектов Федерации.

Частная коммерческая структура воспроизводить герб субъекта Федерации на своих печатях не имеет права.

Печать организации, не имеющей права изображать государственную символику, должна включать в себя наименование организации. Допускается изображение на печати эмблемы организации (реквизит 03).

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах и проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и часть личной подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в Приложении.

samoychiteli.ru

Гриф согласования и Виза

Согласование документа проводится как внутри организации (внутреннее согласование), так и вне ее (внешнее согласование).

Внутреннее согласованиеоформляется визой. При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего, например:

Начальник финансово-планового отдела ПодписьА. Г. Петров

Дата

Визируют экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве учреждения, ниже подписи должностного лица. Дата визирования ставится под визой. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись «Замечания прилагаются».

На внутренних документах визы ставят в левом углу последней страницы документа. Иногда на оригинале документа, поступившего из другого учреждения, ставят визы те лица, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа. Размещают эти визы в левом нижнем углу документа. Соответствие копии оригиналу заверяется проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной подписью, состоящей из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности лица, заверяющего копию, подписи, ее расшифровки и даты. Дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать на отпусках исходящих документов, остающихся в деле.

Верно

Подпись

При визировании распорядительных документов допускается проставлять реквизит «Виза» на оборотной стороне последнего листа документа.

Внешнее согласованиеобычно оформляется грифом согласования, включающим следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, ее расшифровку и дату. Слово «СОГЛАСОВАНО» следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор гормолзавода № 5

ПодписьД.Г.Федоров

Дата

Если согласование производится коллегиальным органом или письмом согласования, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания профкома

от 20.10.89 № 28

или

СОГЛАСОВАНО

письмо Минздрава Республики Беларусь

от 12.08.89 № 02-01/180

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на последнем листе документа слева.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

При этом делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается.

Подпись, дата.

Подпись

После визирования документы подписываются. Подпись – обязательный реквизит документа и состоит из наименования должности лица, расшифровки подписи (ее не заключают в скобки и пишут на уровне последней строки наименования должности), а между ними – личной подписи. При этом в расшифровке подписи инициалы должны проставляться перед фамилией.

Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется, например:

Директор института А.П.Петров

Если документ изготовлен не на бланке, в состав наименования должности включается полное название учреждения, например:

Директор хлебозавода № 3 Подпись И.В.Васильев

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При размножении документов на множительных аппаратах, также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически (факсимиле).

Две или более подписей ставятся на документе, за содержание которого несет ответственность несколько лиц. При этом подпись старшего по должности ставится выше. При подписании документов должностными лицами, не соподчиненными по службе, их подписи на документе располагаются на одном уровне.

Если документ составлен комиссией, то при его подписании указываются не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке).

Наименование должности в реквизите «подпись» пишется строчными буквами, кроме заглавных, например:

Начальник Технического управления

Подпись располагается ниже реквизита «текст», не отступая от границы левого поля документа. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В реквизите «Подпись» инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего документ (расшифровка подписи), следует печатать на уровне последней строки наименования должности (без скобок).

Подпись является одним из реквизитов, при отсутствии которого, документ не имеет юридической силы. При оформлении документа на бланке в реквизите «Подпись» наименование должности указывается без наименования организации, например:

Директор завода ПодписьЛ.В.Андреев

В документах, оформленных не на бланке, в реквизите «Подпись» наименование должности дастся с указанием наименования организации, например:

Начальник Управления кадров

Министерства транспорта и

коммуникаций

Республики Беларусь Подпись Е.А.Лавникевич

В научных и учебных организациях в составе реквизита «Подпись» могут указываться ученые степени и звания, например:

Ректор,

профессор Подпись П.Д.Кухарчик

На документах, принимаемых коллегиальными органами (постановлениях высших органов государственной власти и управления, протоколах и др.), как правило, проставляются две подписи – председателя и секретаря.

Документы финансового характера имеют две подписи. Право первой подписи принадлежит руководителю организации или его заместителям в соответствии с должностными обязанностями, а право второй – главному бухгалтеру или лицу, уполномоченному на это, например:

Ректор Подпись П.Д.Кухарчик

Главный бухгалтер Подпись Е.С.Белевич

Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии Подпись В.Н.Кривцов

Члены комиссии Подпись А.К.Андреев

Подпись М.С.Севрук

Если документ подписывает несколько должностных лиц, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании исходящих документов, подписывается, как правило, первый экземпляр документа, в организации остаются заверенные копии.

Если подписываются распорядительные документы, то допускается подписание только первых экземпляров, а последующие тиражируются. При оформлении актов и протоколов подписи проставляются на всех экземплярах документов.

В подписанные документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

studfiles.net

Визирование документов — это что такое? Правила визирования

Деятельность предприятий и организаций подпадает под действие определенных законов. Нарушение их недопустимо. С этим возникают определенные проблемы, избегать которые позволяет специальная процедура – визирование документов. Это процесс, направленный на выявление недостатков в проекте и их устранение. Порядок его обычно определяется отдельным правилом. Давайте во всем разберемся.

Что такое визирование документов?

Это только дома можно решить все проблемы беседой с близкими, на предприятии такой порядок действий приводит к нарушениям, караемым штрафами, а иногда и более серьезными мерами. Все дело в том, что нынче принята узкая специализация. Бухгалтер, к примеру, прекрасно знает свою часть законодательства, но путается в кадровых документах. А ведь работа любой организации – процесс довольно сложный, регламентируемый кучей постановлений, распоряжений и иных документов. Все нюансы их не знает никто из специалистов, да и не положено им. Ведь каждый выполняет свои обязанности, прописанные в должностной инструкции. А многие распоряжения или приказы начальства связаны сразу с несколькими отраслями деятельности. Потому и нужен процесс «сведения знаний» узких специалистов. Его придумали и назвали визирование документов. Это процедура проведения экспертной оценки проекта специалистами, включающая высказывание замечаний и предложений.

Организация работы

Любая деятельность структурных подразделений предприятия регламентируется документами. В нашем случае издается приказ о визировании документов. На основании текста этой бумаги и проводится процедура. Приказ должен содержать порядок визирования и перечень должностей, к которым поступает на экспертизу или ознакомление проект. Без проведения указанной в приказе процедуры документ начальником не подписывается, так как он может содержать в себе ошибки. Как правило, подготовкой проекта данного документа занимается юридическое подразделение совместно с руководителем аппарата. Необходимо учесть все нюансы деятельности организации, ничего не упустить. Логика приказа такова: руководство издает приказы по кадровой и основной деятельности. Следует просмотреть образцы каждого из названных видов и определить, каких должностей они касаются. Последнее следует из должностных инструкций. Разберем пример.

Визирование кадровых приказов

Мы посмотрим с самой обывательской точки зрений. Когда человека принимают на работу, ему устанавливают объем работ, выплат, определяют порядок инструктирования, подчиненности и другое. За каждый из перечисленных этапов отвечает отдельный специалист. Кадровик должен посмотреть квалификацию, бухгалтер проверить оклад и тарификацию, другой специалист – провести инструктаж, начальник определит обязанности. Пример упрощенный, но уже видно, что один работник не должен нести ответственность за все перечисленные данные, содержащиеся в проекте. Получается, что каждую часть должен проверить соответствующий специалист. Кроме того, он несет ответственность за включение правильных данных в проект. Для этого и проводится визирование документов в организации. Нужно отметить, что приказы по основной деятельности еще сложнее. Но суть остается той же. Визирование документов – это процедура изучения и подтверждения правильности их должностными лицами.

Порядок проведения

Те, кто не сталкивался никогда с работой аппарата, вряд ли себе представляют, что собой представляет процесс создания любой важной бумаги. Проект готовит одно подразделение или специалист по поручению начальства. Как правило, эта работа ложиться на плечи человека, в чьи обязанности она входит согласно должностным инструкциям. Далее необходимо передать его другим специалистам. В вышеприведенном примере ими являются: бухгалтер, юрист, непосредственный руководитель и тот, кто отвечает за технику безопасности. Каждый внимательно изучает проект и делает свое заключение. Согласие с текстом подтверждается подписью, сопровождаемой датой. Если есть замечания, их следует изложить в письменном виде, с указанием нормативно-правовых актив, нарушаемых текстом проекта. Когда специалист соберет все подписи, бумага передается на суд начальника. Тот принимает решение, что делать дальше. Исходя из этого можем сказать, что визирование документов – это процесс разделения ответственности между специалистами различных отраслей.

Когда проводится согласование

С документом, как мы уже выяснили, работают эксперты, которых он касается. Делается это до того, как он будет подписан. То есть эксперты проверяют проект на соответствие законодательству и локальным актам. Этот процесс называется согласованием. Как правило, подписи специалисты ставят на первом экземпляре приказа с обратной стороны, если иное не предусмотрено порядком. Этот документ остается на предприятии, впоследствии сдается в архив. Срок его хранения определяется номенклатурой дел. К примеру, кадровые приказы нельзя уничтожать семьдесят пять лет. Весь этот период они могут быть востребованы и проверены на законность. Видите, как высока ответственность тех, кто согласовывает текст!

Визирование документов: образец

С обратной стороны проекта документа необходимо выделить место для того, чтобы специалисты смогли оставить свои данные. К ним относятся:

• должность;
• подпись;
• расшифровка Ф.И.О.;
• дата.

Если замечания объемны, то следует сделать отметку о том, что их текст приложен в специальном документе. Довольно часто все спорные вопросы решаются в процессе обработки проекта. Но бывает, что приходиться «переписываться». Тогда право принятия окончательного решения предоставляется руководству, которое должно изучить замечания, в случае необходимости, выслушать пояснения специалистов. Визирование-согласование документа выглядит так:

Начальник юридического отдела _________________ (Сергеев М.М.)

Дата, подпись

Виза ознакомления

Есть иной вид работы с документами на производстве. Он называется ознакомление. То процесс, предполагающий получение письменного подтверждения того, что работники поняли смысл приказа или иной бумаги. Порядок визирования документов в данном случае иной. Сначала его подписывает руководитель, только после этого соответствующие специалисты с ним знакомятся. Кроме уже указанных данных, этот вид визирования должен содержать специальную фразу, подтверждающую, что человеку понятен смысл бумаги. Например, необходимо написать «С актом ознакомлен». Далее перечисляют должность, подпись, расшифровку Ф.И.О. и дату. Таким образом, специалист подтверждает, что он читал документ и согласен с ним.

Сложные распоряжения

Государственные учреждения, занимаясь подготовкой нормативно-правовых актов, тоже проводят визирование документов в организации. Только зачастую времени и сил на это уходит намного больше. Дело в том, что распорядительные документы должны получить экспертную оценку множества подразделений, иногда и сторонних учреждений. Проект отправляют по порядку в каждое. Дождавшись замечаний, исполнитель направляет оба документа следующему эксперту. И так продолжается до тех пор, пока каждый не выскажет свое мнение. Их записки необходимо обработать, провести корректировку текста и все провести заново с самого начала. Принятие документов затягивается надолго. Однако это необходимо делать, так как государственные учреждения издают акты, обязательные к исполнению. А это касается жизней многих людей. Легкомыслие и торопливость в таком важном вопросе недопустимы.

fb.ru

Визируем документы правильно

Новая страница 6

Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходи­мости — утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. Согласование произ­водится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действу­ющим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц данной организации и т.п.

Согласование проекта документа про­водится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отно­шение к вопросам, содержащимся в проекте документа. Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее — с подчиненными и неподчиненными организа­циями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее — грифом согласования. Рассмотрим порядок и правила оформления внутрен­него согласования документов (визирования).

Виза официального документа — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Требования к оформлению визы и порядок визирования документов определены следующими нормативными правовыми актами:

§         Государственным стандартом Респу­блики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республи­ки Беларусь. Система организационно-рас­порядительной документации. Требования к оформлению документов»;

§         Примерной инструкцией по делопро­изводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприяти­ях Республики Беларусь, утвержденной при­казом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству).

При этом следует руководствоваться также Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденными при­казом Председателя Комитета по архивам и дело­производству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41, в которых конкретизированы положения СТБ 6.38-2004.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие.

На внутренних документах визы простав­ляют ниже подписи слева на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра доку­мента. При визировании проектов распорядительных документов (приказов, распоря­жений, указаний, постановлений, решений) Примерная инструкция по делопроизводству  рекомендует располагать визы на оборот­ной стороне последнего листа документа  (п. 2.3.11), т.к. при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся.

В исходящих документах (письмах, справ­ках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в организации (так называемые  «отпуски»). Виза оформля­ется по тем же правилам, что и при согласова­нии внутренних документов.

При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования, который прилагается к визовому экземпляру и в последующем хра­нится вместе с ним в деле.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 1 (60), январь 2006 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

otdelkadrov.by

Для документа, подлинник которого остается в органи­зации, визы проставляются

Не регламентируется, но обычно выбирается вариант 1 — чтобы руководитель при нехватке времени удостоверился в изучении документа ответственными подчинёнными перед утверждением.

.см. выдержку:
Подготовка и регистрация отправляемых документов.
Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях) , подписание (утверждение) , регистрацию и отправку.

В начале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.

После подписания руководителем документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ. ) Например:

20.01.2000 №259-02/36

На № 2054-02/5 от 05.01.2000

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй — с визами согласования остается в деле организации.

На отправляемый документ заводится регистрационная карточка которая включает в себя такие элементы, как: порядковый регистрационный номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер реестра- дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата.

otvet.mail.ru