Разное

Учетная карточка работника: Личная карточка работника: оставить или отказаться

Содержание

заполнение и хранение формы № П-2

22 червня 2021 р. Автор: Світлана Іванова

Речь в сегодняшнем материале пойдет про личную карточку работника, которая является главным документом по учету личного состава предприятия, организации или учреждения. Обязательно ли иметь личную карточку на каждого работника? Какие требование к ее заполнению и хранению? Ответы на эти и другие вопросы читайте в статье.

Типовая форма № П-2 «Личная карточка работника»: все разделы и их заполнение

Типовая форма первичной учетной документации № П-2 «Личная карточка работника» была утверждена 25 декабря 2009 объединенным приказом Госкомстата и Министерства Обороны Украины №495 / 656. Форма № П-2 стандартная и используется большинством работодателей, в том числе в бюджетных учреждениях. Для некоторых категорий работников, например, судей и госслужащих, утверждены свои формы личных карточек, о них мы поговорим позже. А теперь рассмотрим подробнее типовую форму № П-2, которая необходима большинству работодателей.

Состоит она из следующих разделов:

  • I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ (здесь указываем основную информацию о работнике: ФИО, дату рождения и гражданство, сведения об образовании и последипломной профессиональной подготовке, общий стаж работы, семейное положение и состав семьи, место прописки и фактического проживания, а также паспортные данные. Информация вносится на основе предоставленных работником документов: паспорта, документов об образовании, заключении брака, трудовой книжки).
  • II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ (заполняем раздел только в том случае, если работник является военнообязанным или призывником, на основе предоставленных документов: военного билета, временного удостоверения или удостоверения пpо приписке к призывному участку).
  • III. ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ НА ПРОИЗВОДСТВЕ (в этом разделе указываем информацию о профессиональном образовании работника, которое осуществлялось за счет работодателя).
  • IV. НАЗНАЧЕНИЯ И ПЕРЕВОД (здесь содержится информация о назначении работника на ту или иную должность, дата принятия или перевода, название должности и код по Классификатору профессий. Все данные заполняем на основании приказа о приеме работника на работу и / или приказа о переводе. С каждой записью работник должен знакомится лично под подпись).
  • V. ОТПУСКА (в этом разделе отмечаем отпуска всех видов, предоставляемых работнику во время его работы на предприятии, например, ежегодный отпуск или социальный отпуск на детей, а также указываются даты этих отпусков).

Для данных, которые не были зафиксированы в основных разделах, предусмотрена графа «Дополнительные сведения». Здесь можем указывать информацию о наличии у работника государственных наград, знании иностранных языков, участии в боевых действиях и т.д..

Если работник увольняется, в графе «Дата и причина увольнения (основание)» указываем соответствующую информацию согласно приказу об увольнении. Не забываем указать причину (основание) для увольнения и соответствующую статью КЗоТ, на основе которой произошло прекращение трудовых отношений. Информация подтверждается личной подписью работника.

Общие требования к личным карточек работников

Личная карточка в обязательном порядке заводится на каждого работника, с которым заключен трудовой договор, в том числе на совместителей, работников для временной или сезонной работы.

Как правило, за заполнение и хранение личных карточек отвечают специалисты кадровой службы предприятия.

Если во время работы на предприятии у работника меняется фамилия, место жительства, семейное положение (и т.д.), новую информацию необходимо отразить в личной карточке.

Все личные карточки хранятся на предприятии или в его структурных подразделениях, если таковые предусмотрены штатным расписанием, в общей картотеке по фамилиям работников в алфавитном порядке.

Карточки военнообязанных работников и призывников хранятся в отдельной картотеке в следующем порядке: военнообязанные офицерского состава (1), военнообязанные рядового, сержантского и старшинского состава (2), военнообязанные женщины (3) и призывники (4). Если работник снят с воинского учета по возрасту или состоянию здоровья, его личная карточка переводится в общую картотеку предприятия.

После увольнения работника его форма № П-2 сохраняем в отделе кадров еще 3 года, а в кадровом архиве — 75 лет.

Если работник повторно принят на работу, рекомендуется отразить соответствующую информацию в старой личной карточке, а не заводить новую.

Штрафы за нарушение требований к заполнению личной карточки работника?

Если работодатель не завел личную карточку по типовой форме № П-2 на работника, или указал не всю информацию, специалисты Гоструда могут применить к нему санкции на основе ч. 2 ст. 265 КЗоТ (за нарушение других требований трудового законодательства) и наложить штраф в размере одной минимальной заработной платы (

примечание: до 1 декабря 2021 — 6000 грн., после 1 декабря 2021 — 6500 грн.)

Личная карточка работника в SMARTFIN.UA

Пользователи программы SMARTFIN.UA имеют возможность сформировать личную карточку на каждого работника по типовой форме № П-2 всего за несколько секунд. Для этого перейдите в раздел «Кадры» на нажмите кнопку Создать.

В блоке документов, касающихся Приема на работу, выберите «Личная карточка работника» и определите, для кого ее сформировать. В сформированный документ автоматически подтянется та информация, которую пользователь заполнил, создавая работника. Остальные поля нужно будет заполнить вручную в соответствии с требованиями заполнения личных карточек работников.

Личная карточка работника форма Т-2 — образец и бланк

Личная карточка работника (форма Т-2) – документ, который обязан вести каждый работодатель. В статье расскажем, как правильно заполнить личную карточку и можно ли пользоваться самостоятельно разработанной формой.

Рекомендации по теме

Когда оформляется личная карточка работника

Крайний срок оформления личной карточки работника по форме Т-2 законодательно не установлен. Но мы рекомендуем сделать это в момент внесения записи в трудовую книжку, то есть не позднее одной недели с момента приема человека на работу в вашу компанию.

Личную карточку лучше всего вести в бумажном виде. Ведь ее реквизиты предусматривают подтверждение записей личными подписями работников, например, графа 6 третьего раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». Однако законодательство не запрещает вести личные карточки и в электронном виде. Но в любом случае их придется распечатывать для того, чтобыознакомитьсотрудника с записями под подпись. Работодатель ведет личную карточку в течение всего времени, пока человек у него работает. 

При увольнении сотрудника работодатель закрывает карточку, но продолжает ее хранить:

  • 75 лет, если ее закончили вести до 01.01.2003; 
  • 50 лет, если ее закончили вести после 01.01.2003. 

Обратите внимание! Личная карточка работника содержит его персональные данные. Работодатель обязан исключить к ней свободный доступ посторонних лиц.

Унифицированная форма Т-2

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 содержит унифицированные формы для ведения кадрового учета. С 01.01.2013 они перестали быть обязательными, поэтому каждый работодатель может самостоятельно разработать форму личной карточки работника. Необязательно использовать форму Т-2, утвержденную постановлением. Но, как показывает практика, проще воспользоваться готовыми формами, чем ломать голову при разработке собственных бланков.

Порядок заполнения карточки

Личная карточка по форме Т-2 заполняется на каждого человека отдельно. Для этого вам потребуются следующие документы:

  • приказ о приеме на работу;
  • паспорт;
  • ИНН;
  • СНИЛС;
  • документы об образовании, например дипломы, аттестаты;
  • трудовая книжка;
  • военный билет; 
  • иные документы, например, об инвалидности.

В верхнем правом углу формы Т-2 вы увидите два кода. Один из них – код по ОКУД, который всегда имеет значение «0301002», второй – код ОКПО, который необходимо указать вместе с полным наименованием компании.

В шапке личной карточки также необходимо отразить дату начала ее ведения, табельный номер нового работника, его ИНН, СНИЛС, первую букву фамилии («Алфавит»), характер и вид работы, пол человека.

После того как шапка документа будет оформлена, нужно перейти к разделам формы Т-2. Их одиннадцать. Рассмотрим некоторые особенности заполнения каждой части личной карточки более подробно.

Наименование раздела

Особенности заполнения раздела

I. Общие сведения

Самый объемный раздел, который содержит общую информацию о сотруднике. При заполнении нужно указывать коды, которые берутся из соответствующих справочников (ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР).

II. Сведения о воинском учете

Заполняется на основании военного билета или удостоверения человека, который подлежит призыву. С 08.01.2022 работодатели обязаны заполнять форму №10 на каждого военнообязанного работника.

III. Прием на работу и переводы на другую работу

Вносятся данные в соответствии с приказами, например, о приеме на работу.

IV. Аттестация

Заполняется в том случае, если работодатель проводил аттестацию сотрудника. Здесь указывают дату аттестации, решение комиссии, дату и номер протокола заседания комиссии, в графе «Основание» – дату и номер приказа о проведении аттестации.

V. Повышение квалификации

Заполняется в соответствии с документом о повышении квалификации,например, сведения об образовательном учреждении и длительности обучения (длительное – более 100 часов – и краткосрочное – от 72 до 100 часов).

VI. Профессиональная переподготовка

Заполняется в том случае, если работник прошел профпереподготовку и предоставил соответствующий документ, например диплом, свидетельство.

VII. Награды (поощрения), почетные звания

Содержит информацию о поощрениях работника (указываются номер и дата приказа) и наградах (указывается наименование наградного документа).

VIII. Отпуск

Вносятся сведения обо всех отпусках работника.

IХ. Социальные льготы

Заполняется в том случае, если работник имеет право на соцльготы и предъявил соответствующие документы, например, справку об инвалидности, справку о наличии ребенка-инвалида, удостоверение участника войны, «донорскую» справку и т. д. В качестве основания необходимо указать реквизиты соответствующего закона.

Х. Дополнительные сведения

Предназначен для указания сведений, которые не вошли в предыдущие разделы, например, наличие прав на вождение автомобиля, загранпаспорта и т.п.

ХI. Основание прекращения трудового договора (увольнения)

Заполняется при увольнении работника. Например, информацию можно внести следующим образом:«пункт 3 части 1 статьи 77 ТК Трудового кодекса Российской Федерации».

Построчный алгоритм заполнения личной карточки вы найдете в Путеводителе по кадрам от «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демодоступ бесплатно.

Таким образом, личная карточка по форме Т-2 заполняется при приеме человека на работу и ведется на каждого сотрудника отдельно. Работодатель может использовать самостоятельно разработанный бланк, однако проще заполнить унифицированную форму. Для оформления личной карточки вам потребуются документы нового работника.

Образец заполнения личной карточки

Основным учетным документом для любого работника является его личная карточка. Их оформляют на всех работников, которые работают по трудовым договорам независимо от срока трудового договора.

Внимание!

На совместителей — как на «внешних», так и «внутренних» — личные карточки также заводят.

Сведения о работнике вносятся в личную карточку на основании оригиналов личных документов, предоставленных при заключении трудового договора.

Заполнения раздела І «Общие сведения»

Так, на основании паспорта заполняют пункты 1-3, 12 раздела І «Общие сведения» личной карточки (фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, место жительства за государственной регистрацией, паспортные данные). Пункты 4-5 (сведения об образовании) заполняем на основании документов об образовании, а пункты 6-8 — на основании трудовой книжки. Сведения пункта 9 вносим на основании пенсионного удостоверения.

Отдельные сведения могут быть внесены в личную карточку со слов работника (например, сведения о фактическом месте проживания, контактный телефон). Также со слов работника можно указать сведения о семейном положении и членах семьи, но только в том случае, если работник не претендует на льготы, связанные с семейным положением и наличием детей, которых отнесены к определенным («льготных») категорий.

Информация, которая указывается в пунктах 10-12 раздела І «Общие сведения» личной карточки, со временем может меняться. Для удобства внесения исправлений в эти сведения соответствующие записи лучше делать карандашом.

Раздел II «Сведения о воинском учете»

Раздел II «Сведения о воинском учете» заполняют в личных карточках только тех работников, которые являются военнообязанными или призывниками, на основании военно-учетных документов, предоставленных работниками. Это:

  • военный билет или временное удостоверение, которое выдают вместо военного билета — для военнообязанных;
  • удостоверение о приписке к призывному участку — для призывников.

Внимание!

Для целей воинского учета придется создать еще одну картотеку.

Раздел III «Профессиональное образование на производстве (за счет организации-работодателя)»

Информацию к Разделу III «Профессиональное образование на производстве (за счет организации-работодателя)» вносят на основании документов о профессиональном обучении работников (формальное и неформальное).

Согласно статье 6 Закона Украины «О профессиональном развитии работников» от 12.01.2012 № 4312-VI и пункта 2.1 Положения о профессиональном обучении работников на производстве, утвержденное приказом Минтруда и Минобразования Украины от 26.03.2001 № 127/151 работодатель может осуществлять формальное и неформальное профессиональное обучение работников.

Внимание!

По результатам формального профессионального обучения работников выдается документ об образовании, образец которого утвержден постановлением КМУ «О документах об образовании и ученых званиях» от 12.11.1997 № 1260.

По результатам неформального обучения выдается справка, в которой указываются профессия (специальность), по которой осуществлялось обучение, направление повышения квалификации, сроки обучения.

Результаты неформального обучения по рабочим профессиям подтверждаются в установленном законодательством порядке (Порядок подтверждения результатов неформального профессионального обучения лиц по рабочим профессиям утверждены постановлением КМУ от 15.05.2013 № 340).

Раздел IV «Назначение и переводы»

Раздел IV «Назначение и перевод» (обратная сторона личной карточки заполняют в соответствии с приказом о приеме на работу. В графе «Дата» указываем дату принятия на работу. В графе «Профессия, должность» указываем название профессии и ее код согласно Национального классификатора Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий». В случае перевода работника на другую должность указываем необходимые сведения со ссылкой на приказ о переводе, а в графе «Дата» указываем дату перевода.

Изменение названия должности работника, например, в связи с приведением наименований должностей в штатном расписании в соответствие с Классификатором профессий, также должна быть отражена в личной карточке.

Не забывайте, что согласно пункта 2.5 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58, владелец или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под подпись в личной карточке с каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, перевода и увольнения.

С записями о приеме и переводе необходимо ознакомить работника в соответствующей графе раздела «Назначение и перевод». А вот сведения об увольнении в этот раздел вносить не нужно. Для этого в личной карточке предусмотрено отдельную графу «Дата и причина увольнения (основание)».

После внесения записи об увольнении работник кадровой службы указывает в специальной графе свою должность, инициалы, фамилию, поставляет подпись.

В графе «Дополнительные сведения», размещенной на оборотной стороне карточки, целесообразно указать, принадлежит ли работник к определенных особых категорий (инвалиды, чернобыльцы, одинокие матери и др. ), указать документы, подтверждающие определенный статус, дают право на льготы (наименование документа, его серия, номер, дата выдачи). Впрочем, если на предприятии внедрен отдельный учет работников особых категорий, то сведения о документах, подтверждающих право на льготы, можно отмечать в личной карточке, а в соответствующих учетных формах.

Последнюю графу личной карточки — «Подпись работника» — заполняют только при увольнении. Подписью в этой графе работник подтверждает факт ознакомления с записью об увольнении.

Впрочем, согласно пункта 7.1 Инструкции № 58, в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник также должен расписаться в личной карточке. Формами личной карточки, действовавшие ранее, было предусмотрено отдельное ознакомление работника под роспись с записью об увольнении и удостоверения факта получения трудовой книжки с указанием даты получения, что соответствовало требованиям Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников.

В типовой форме № П-2 нет графы для заверения факта получения трудовой книжки. Однако, по мнению экспертов, ознакомления с датой и причиной увольнения не свидетельствует, что трудовую книжку получил в день увольнения, как это предусмотрено статьей 47 Кодекса законов о труде Украины. Так, в личных карточках, где нет графы о получении трудовой книжки, целесообразно указывать соответствующую информацию.

Если работник не согласен с увольнением и отказался от получения трудовой книжки, уместно сделать запись об этом на нижнем берегу обратной стороны личной карточки (ниже графы, предусмотренной для подписи работника) со ссылкой на дату и номер акта об отказе от ознакомления с приказом об увольнении и получения трудовой книжки.

В случае если трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, указание сведений об увольнении и получения трудовой книжки будет иметь определенные особенности.

Личную карточку умершего работника размещают в отделении картотеки, где хранят личные карточки работников, уволенных в текущем календарном году.

Образец заполнения личной карточки работника


СКАЧАТЬ

Стаття підготовлена за матеріалами журналу «Кадровик-01»

Как создать шаблоны записей о сотрудниках для вашей компании с помощью Writer

Опубликовано от rhema.r

3 минуты чтения

Сбор информации о новых сотрудниках и ее систематизация не должны быть утомительными — с помощью Writer вы можете легко создавать шаблоны записей о сотрудниках, чтобы упростить процесс адаптации.

Давайте рассмотрим пример: Сьюзан, старший представитель отдела кадров, должна подготовить документы для всех новых сотрудников и отправить их для сбора подписей на следующей неделе, но на самом деле она собирается в это время в отпуске, поэтому она хочет быстро подготовить и настроить шаблон, который ее коллеги могут использовать от ее имени.
 

Давайте посмотрим, как быстро она сможет сделать это с помощью Writer и как легко она сможет сделать так, чтобы ее коллеги могли использовать его в будущем.

1. Все сведения о новых сотрудниках хранятся в Zoho Sheet, поэтому Сьюзен сначала открывает шаблон профиля сотрудника компании в Writer.

2. Затем она переходит на вкладку Automate > Merge Template > Prepare > и выбирает Zoho Sheet unde r Data Source . Затем она выбирает лист, содержащий все данные о новых сотрудниках.

 

2″ data-list-id=»85070178″ data-list-info=»{"id":85070178,"l":0}»> 3. Все поля слияния теперь появятся в разделе Управление полями . Она просто добавляет поля в нужные ей места в шаблоне.

 

4. Поскольку поле Дата вступления в компанию кажется слишком длинным, Сьюзан сокращает имя до DOJ . Она нажимает на поле и находит параметр Set Short Name . Она устанавливает короткое имя DOJ и нажимает Modify 9.0021 . Это изменит имя поля в шаблоне, не затрагивая источник данных.

 

2″ data-list-id=»85070178″ data-list-info=»{"id":85070178,"l":0}»> 5. Что касается поля с изображением сотрудника, Сьюзан хочет использовать подходящее изображение-заполнитель, чтобы коллегам было понятнее. Нажав на поле Изображение > вкладку Изображение справа > Изображение-заполнитель и, наконец, Изменить изображение , она может изменить изображение-заполнитель на изображение-заполнитель профиля пользователя.

 

6. Теперь пришло время настроить документ для сбора подписей. В разделе Настройки вывода нажмите  Отправить для сбора знаков . Сьюзен вводит все данные, такие как адрес электронной почты подписывающего лица, срок действия, напоминания и т. д.

 

7. Теперь, когда Сьюзен завершила настройку шаблона слияния для последующего использования коллегами, она также должна добавить в шаблон свою подпись, поскольку она является одним из авторизаторов. Она идет в Insert > Signature и загружает свою подпись.

 

5in» data-text-indent=»-0.25in» data-margin-bottom=»0pt» data-line-height=»1.2″ data-list-id=»85070178″ data-list-info=»{"id":85070178,"l":0}»> 8. Теперь все, что ей нужно сделать, это сохранить все сделанные ею настройки. На вкладке Automate она нажимает на опцию Save . Это позволит ее коллегам позже просмотреть настроенный документ, проверить все перед объединением, при необходимости что-то отредактировать и быстро отправить на подпись вновь принятым сотрудникам.


 
9. Сьюзен сохранила конфигурацию, но как ей сохранить документ таким образом, чтобы все ее коллеги имели к нему доступ? Она идет в Файл > Сохранить как шаблон > как орг. шаблон. Это позволит всем сотрудникам в ее организации получить доступ к шаблону в любое время.

Сьюзен теперь может спокойно отправиться в отпуск, пока ее коллеги легко позаботятся обо всем остальном.

Оставайтесь с нами, чтобы узнать больше о различных способах использования Writer для выполнения повседневной работы за считанные минуты!

2″> Приятного письма!

Читать предыдущее: Как создавать счета с помощью Writer

CategoriesWriter