Разное

Совокупность документов относящихся к одному вопросу или участку: Словарь — Южно-Уральский государственный университет

Словарь — Южно-Уральский государственный университет

ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ


КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ

            Автор документа  — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

            Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

            Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

            Вид (письменного) документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

            Виза (официального) документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

            Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

            Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

            Дата (официального) документа – реквизит официального документа, содержащий указанной на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

            Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

            Делопроизводство; документационное обеспечение (управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в организации.

            Документ внутренний – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

            Документ входящий; документ поступивший – документ, поступивший в учреждение.

            Документ исходящий; документ отправляемый – официальный документ, отправляемый из учреждения.

            Документ личного происхождения (личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

            Документ машинописный – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

            Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

            Документ официальный – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

            Документ письменный – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

            Документ подлинный – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

            Документ служебный – документ, используемый в текущей деятельности организации.

            Документ электронный – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

            Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

            Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

            Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

            Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

            Заголовок документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

            Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документа в деле.

            Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

            Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

            Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

            Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

            Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

            Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

            Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

            Организация работы с документами – организация документооборота, хранения  и использования документов в текущей деятельности учреждения.

            Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными  правилами.

            Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

            Переменная часть реквизита – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

            Подлинник документа – первичный или единичный экземпляр документа.

            Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.

            Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

            Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

            Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

            Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

            Резолюция (документа) – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

            Реквизит  документа – обязательный элемент оформления официального документа.

            Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

            Срок исполнения документа – установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией срок исполнения документа.

            Текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

            Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

            Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

            Формуляр документа – набор реквизитов письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

            Формуляр-образец (документа) – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

            Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Как правильно заполнить графу 3 номенклатуры дел структурного подразделения «Отдел кадров»? :: Profiz.ru

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Как правильно заполнить графу 3 номенклатуры дел относительно таких дел, как трудовые книжки, личные дела, карточки Т-2, трудовые договоры, для расчета итоговой записи? Если в графу «в том числе переходящих» итоговой записи к номенклатуре дел организации заносится только количество переходящих дел, а не количество переходящих томов, то в графу «в том числе с отметкой ЭПК» – аналогично? Как правильно отметить в графе 3 количество дел с трудовыми книжками (не уволенных) и к какой категории дел их отнести (до или свыше 10 лет)?

Ответ

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации (п.

4.15 Правил 2015[1]).

Рассмотрим шапки бланков номенклатур дел, данные в Правилах 2015.

Номенклатура дел организации дана в Приложение № 25 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:

Номенклатура дел структурного подразделения дана в Приложении № 26 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:

Бланк итоговой записи о категориях и количестве дел приведен в Приложении № 25 к Правилам 2015 и имеет такую шапку:

Как видим, во всех формах даны разные термины.

В бланке номенклатуры дел и итоговой записи речь идет о категориях и количестве дел, в бланке номенклатуры дел структурного подразделения – о количество томов (частей).

Чтобы разобраться в определениях и понятиях, обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013[2].

Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Важно, что дело может состоять из нескольких томов. При этом в томе дела может быть один документ (как раз случай с трудовыми книжками).

Каждый том дела вносится в опись поединично. При этом не будем забывать, что в соответствии с Правилами 2015 том дела на бумажном носителе не должен содержать более 250 листов при толщине не более 4 см. Нужно руководствоваться этим положением для расчета количества томов дел всех сроков хранения – постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно).

Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение (п. 130 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Если дело состоит из одного тома, то единица хранения равно дело. Если дело состоит из несколько томов, то единица хранения равно том.

Единицей хранения дело становится, когда вы вносите его в опись (то есть описываете) и каждому делу присваиваете соответствующий порядковый номер (графа № 1 описи дел).

Подтверждение этому мы находим в п. 4.32 Правил 2015.

Таким образом, в данном случае при расчете количества дел в итоговой записи к номенклатуре дел нам необходимо помнить, что в графе № 3 номенклатуры структурного подразделения необходимо указывать количество томов, заведенных по каждому делу, в том числе дел с отметкой «ЭПК».

Приложение № 26 к Правилам 2015 подтверждает данное положение, поскольку графа № 3 номенклатуры дел структурного подразделения озаглавлена как «Количество томов (частей)».

При этом в бланке этой номенклатуры есть сноска, в которой сказано, что к номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в Приложении № 25 к Правилам 2015, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу документационного обеспечения управления организации.

Исходя из вашего вопроса, скорее всего, речь идет о номенклатуре дел отдела кадров или аналогичного ему структурного подразделения.

На наш взгляд, несмотря на то что в итоговой записи мы говорим о категориях и количестве дел, на самом деле имеем в виду тома дел, заведенные в делопроизводственном году, с учетом так называемых переходящих дел (за предыдущие годы) при их наличии.

Примеры переходящих дел приведены в Методических рекомендациях по применению Правил 2015[3]. Среди них:

  • судебные дела;
  • личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
  • документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва;
  • документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон;
  • дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

При этом заголовки томов дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел в зависимости от вида документа либо по дате заведения (например, для таких документов, как программа развития, перспективный план на несколько лет и т. п.), либо по дате завершения (например, для переходящих дел).

Примеры заголовков дел

  • Перспективный план развития отдела продаж и документы по его выполнению (сводки, анализ, сведения) на 2019–2021 годы.

  • Документы (переписка, отчеты, таблицы и др.) по реализации региональной программы «Качественные дороги» за 2018–2020 годы.

Таким образом, в графе № 3 номенклатуры дел структурного подразделения нам необходимо отразить именно количество томов с учетом того, что некоторые дела будут состоять из нескольких томов. Посмотрим, как это будет отражено в номенклатуре дел структурного подразделения (Пример 1) и итоговой записи номенклатуры дел организации (Пример 2).

Приказы по личному составу

Если в графе № 3 дела с индексом 05-01 мы ставим «4», это значит, что в 2021 году было заведено 4 тома со следующими заголовками:

1. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т. п.), том 1

Крайние даты документов тома № 1:       11.01.2021

                                                                             30.03.2021

2. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 2

Крайние даты документов тома № 2:       05.04.2021

                                                                             30.06.2021

3. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 3.

Крайние даты документов тома № 3:       02.07.2021

                                                                             29.09.2021

4. Приказы № 1–231 генерального директора по личному составу работников (прием, перевод, увольнение, совмещение и т.п.), том 4.

Крайние даты документов тома № 4:       03.10.2021

                                                                             30. 12.2021.

Приказы по личному составу – дела с индексом 05-01 – будут учитываться в итоговой записи к номенклатуре дел в строке «Временного срока хранения (свыше 10 лет)».

Личные дела

Заводятся на каждого работника персонально (то есть на Иванова И.И., Петрова П.П., Сидорова С.С. и т.д.) и являются самостоятельным томом дела «Личные дела работников»[4].

Например, в организации на начало 2021 года работало 157 человек (переходящие личные дела с предыдущего года). В течение года на работу были приняты шесть новых сотрудников, а восемь сотрудников уволились. То есть 157 + 6 = 163 личных дел имеется в наличии в отделе кадров на момент закрытия 2021 года с учетом уволенных, поскольку 8 дел уволенных сотрудников будут закрыты в 2021 году и не будут переходящими на 2022 год.

В графе Примечание делаем отметку о переходящих делах.

Трудовые договоры

Дел с индексом 05-17 было заведено два тома, то есть заполнилось трудовыми договорами два регистратора (из расчета одно дело – это приблизительно 250 листов).

Трудовые книжки каждого работника помещаются в отдельный том дела «Трудовые книжки», заголовок дела «Трудовые книжки работников» и учитываются отдельно на каждого сотрудника аналогично личным делам, поскольку они содержат информацию, которая относится к категории персональных данных.

В нашем примере на начало 2021 года работало 157 человек (переходящие личные дела с предыдущего года). В течение года приняли на работу шесть новых сотрудников, а восемь сотрудников уволились. То есть 157 + 6 – 8 = 155 трудовых книжек имеется в наличии в отделе кадров на момент закрытия 2021 года.

Личные карточки уволенных работников

Хранить личные карточки уволенных работников правильнее, объединив их в наряды.

Иногда, при ведении и наличии личных дел работников, карточка уволенного работника вкладывается в его личное дело. Если вы решили хранить личные карточки томами (то есть формируя несколько личных карточек уволенных сотрудников в одно дело), то необходимо помнить, что максимальная толщина тома должна быть в пределах 4 см и в нем должно быть не более 250 листов.

Часто бывает, что личные карточки выполнены типографским способом на плотной бумаге. Соответственно, в дело может войти не более 150–200 таких карточек. Если заполненный бланк личной карточки распечатан на офисной бумаге с обычными техническими характеристиками (плотность 80 гр/м, толщина 104 мкм), то возможно применение традиционного подхода к формированию томов дел с личными карточками уволенных работников.

Обратите внимание

Трудовые книжки работающих сотрудников целесообразно относить к переходящим делам временного (до 10 лет включительно) срока хранения. Отнесение к категории «переходящих, до 10 лет включительно» объясняется тем, что, во-первых, сотрудник еще работает, а значит, эта книжка «переходит» в следующий календарный год, и поэтому это дело нельзя назвать завершенным делопроизводством, а во-вторых, поскольку дело не завершено, оно ближе к тем, что «до 10 лет включительно», то есть в помещение архива оно, скорее всего, не будет передано.

Приказы по личному составу – дела с индексом 05-01 – будут учитываться в итоговой записи к номенклатуре дел в строке «Временного срока хранения (свыше 10 лет)».

Трудовые книжки работающих сотрудников в итоговой записи к номенклатуре дел организации относим к переходящим делам временного (до 10 лет включительно) срока хранения.


[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[2] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[3] Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).

[4] При этом при подготовке документов к длительному хранению и научно-технической обработке личное дело некоторых сотрудников, работающих длительно в компании или имеющих большой послужной список, можно разбить на несколько томов, из расчета, что в одном томе 250 листов.

10.02.2022, 09:27

Подписаться на журнал

Что такое архив? | Национальный архив

Архивы — это место, куда люди могут пойти, чтобы собрать из первых рук факты, данные и свидетельства из писем, отчетов, заметок, меморандумов, фотографий и других первоисточников.

Национальный архив — это собрание документов правительства США, в котором зафиксированы важные события американской истории. Национальное управление архивов и документации (NARA) — это государственное учреждение, которое сохраняет и поддерживает эти материалы и делает их доступными для исследований.

Осознаете вы это или нет, но у вас дома наверняка есть архив. Она может быть в картотеке в вашем кабинете, в ящике в подвале, в сундуке на чердаке. Это ваш личный архив: собрание материалов, в которых записаны важные события из истории вашей семьи.

И семейный архив, и национальный архив

  • сохранить элементы, чтобы служить доказательством того, что событие произошло;
  • объяснить, как что-то произошло, будь то по личным, финансовым или сентиментальным причинам;
  • может находиться более чем в одном месте.

Семейные архивы и Национальный архив могут совместно рассказать историю вашей семьи. Например, в вашем семейном архиве может быть итоговый сертификат на усадьбу вашего прапрадеда; Национальный архив может хранить оригинальные заявки на усадьбу. В архивах вашей семьи может быть фотография, сделанная в тот день, когда ваша бабушка стала гражданином США; Национальный архив содержит заявления правительства о натурализации лиц, желающих стать гражданами США.

Личные архивы против федеральных архивов

Каждый день правительственные учреждения создают новые записи, которые могут быть переданы в Национальный архив. Холдинги NARA создаются либо федеральным правительством, либо для него. Материал поступает из законодательной, исполнительной и судебной ветвей власти. В то время как архивы вашей семьи являются личными, те, что хранятся в Национальном архиве, являются официальными. В архивах вашей семьи может быть ваше свидетельство о рождении. В Национальном архиве хранится оригинал подписанного «свидетельства о рождении» нашей нации — Декларации независимости. Для получения дополнительной информации посетите Что такое запись?

Архивы вашей семьи доступны только вам и членам семьи. Фонды Национального архива доступны почти каждому.

О рекордах нашей страны

Более 95 процентов записей в Национальном архиве рассекречены, то есть доступны всем исследователям. В NARA работает около 3000 сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, чтобы облегчить использование своих активов. Многие записи в Национальном архиве доступны на микрофильмах, а в онлайн-каталоге NARA можно просмотреть более 1,8 миллиона цифровых изображений документов.

Некоторые из самых старых материалов в Национальном архиве находятся на пергаменте и относятся ко времени основания Соединенных Штатов Америки. К ним относятся отчеты Континентального Конгресса и Конгресса Конфедерации. Некоторые из последних фондов включают электронные файлы, переданные из Государственного департамента, и доступны в Интернете через доступ к архивным базам данных (AAD).

Сохранение записей

Чтобы помочь сохранить материал, NARA хранит архивные записи в бескислотных папках внутри бескислотных ящиков, которые помещаются в темные помещения с постоянной температурой и влажностью.

В течение многих лет федеральные записи создавались на бумаге и хранились в папках и ящиках. В наши дни электронные записи создаются государственными учреждениями с поразительной скоростью. Чтобы справиться с этой задачей, Национальный архив находит новые способы управления электронными материалами и их сохранения. Узнайте больше о нашей инициативе «Архивы электронных записей».

Любой человек старше 14 лет, имеющий действительное удостоверение личности, может проводить исследования в любом из учреждений NARA.

Определение, типы и принцип работы

К

Крис Б. Мерфи

Полная биография

Крис Б. Мерфи — редактор и финансовый обозреватель с более чем 15-летним опытом работы в сфере банковского дела и финансовых рынков.

Узнайте о нашем редакционная политика

Обновлено 06 июля 2022 г.

Факт проверен

Викки Веласкес

Факт проверен Викки Веласкес

Полная биография

Викки Веласкес — исследователь и писатель, которая руководила, координировала и руководила различными общественными и некоммерческими организациями. Она провела углубленное исследование социальных и экономических вопросов, а также пересмотрела и отредактировала учебные материалы для района Большого Ричмонда.

Узнайте о нашем редакционная политика

Что такое документальное собрание?

Документарное инкассо — это форма торгового финансирования, при которой экспортер получает оплату за свои товары от импортера после того, как банки двух сторон обмениваются необходимыми документами. Банк экспортера получает средства от банка импортера в обмен на документы, подтверждающие право собственности на отгруженные товары, как правило, после прибытия товаров на местонахождение импортера.

Основные выводы

  • Документарное инкассо – это метод торгового финансирования, при котором банк экспортера направляет документы в банк импортера и получает оплату за отгруженные товары.
  • Документарное инкассо менее распространено, чем авансовый платеж наличными и условия открытого счета, особенно в странах со слабым обеспечением соблюдения договоров.
  • Документы против платежа требуют от импортера оплаты суммы тратты по предъявлении. Документы против принятия требуют оплаты к указанной дате.

Понимание сбора документов

Документарное инкассо называется так потому, что экспортер получает оплату от импортера в обмен на товаросопроводительные документы. Отгрузочные документы необходимы покупателю, чтобы пройти таможенную очистку товара и принять доставку. Они включают в себя коммерческий счет, сертификат происхождения, страховой сертификат и упаковочный лист.

Ключевым документом в документарном инкассо является переводной вексель или тратта, которая представляет собой официальное требование об оплате от экспортера к импортеру.

Документарное инкассо менее распространено, чем другие формы торгового финансирования, такие как аккредитивы и авансовые платежи. Это дешевле, чем некоторые методы, но также несколько более рискованно, поэтому обычно ограничивается транзакциями между сторонами, которые установили доверие или находятся в странах с сильными правовыми системами и обеспечением соблюдения контрактов.

Вексель до предъявления снижает риск экспортера, поскольку банк покупателя не выдает документы без платежа от покупателя, но ни один из банков не берет на себя никакой финансовой ответственности в операции документарного инкассо.

Два вида инкассо документов

Документарные инкассо делятся на две основные категории, в зависимости от того, когда производится платеж экспортеру:

  1. Документы против платежа требуют от импортера оплаты номинальной суммы тратты по предъявлении. Другими словами, платеж должен быть произведен в банк, когда покупателю предоставляется тратта и до того, как будут выпущены какие-либо отгрузочные документы. Это наиболее распространенная форма документарного инкассо из-за меньшего риска для продавца.
  2. Документы против принятия требуют от импортера оплаты в указанную дату. Как только покупатель принимает временную тратту, банк выдает документы покупателю.

Этапы вывоза и сбора документов

Ниже приведен пошаговый процесс:

  1. Продажа осуществляется, когда покупатель и продавец договариваются о сумме к оплате, деталях доставки и о том, что сделка будет документарным инкассо. Затем экспортер доставляет товары в порт или место, откуда товары будут экспортироваться, что обычно осуществляется через экспедитора.
  2. Документы подготовлены и отправлены в банк экспортера, который также известен как банк-ремитент. Затем банк экспортера направляет документы в банк импортера, известный как инкассирующий банк.
  3. Банк импортера или покупателя получает документы и уведомляет покупателя о получении документов. Банк покупателя запрашивает оплату у покупателя в обмен на документы.
  4. После того, как банк покупателя получил платеж или покупатель принял временную тратту, банк выдает документы покупателю. Покупатель использует документы для получения товара.

Другие соображения: риски документарного инкассо

Риск экспортера выше при срочной тратте по сравнению с траттой до предъявления, поскольку банк покупателя выпустил бы документы после принятия покупателем срочной тратты, что означает, что покупатель уже мог завладеть товаром к моменту платежа.

Риск продавца ограничен драфтом до предъявления. Это связано с тем, что банк покупателя не выдает документы, необходимые для вступления во владение товаром, до осуществления платежа. В худшем случае продавцу придется найти другого покупателя или заплатить за отправку товара обратно.

Источники статей

Investopedia требует, чтобы авторы использовали первоисточники для поддержки своей работы. К ним относятся официальные документы, правительственные данные, оригинальные отчеты и интервью с отраслевыми экспертами.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *