Реквизит 23 — гриф согласования документа
Сазонова Е.В. > Документационное обеспечение управления > Раздел 2 — оформление документов >
Назад к списку реквизитов Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например: СОГЛАСОВАНО коммерческий директор Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо ЗАО «Термика» или СОГЛАСОВАНО Протокол общего собрания от 06.04.2009 № 10
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. Лист согласования может оформляться следующим образом:
Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:
Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
04.2009 № 430
Г. Цицин
Оформляем согласование
Показываем, как оформить гриф и визу согласования на бумажном проекте документа, как сделать отдельный лист согласования, как эту процедуру можно провести в электронном виде при помощи MS Outlook или в СЭД.
Давайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.
Связанный материал
Согласование документов в СЭД
№ 10 / 2021
Связанный материал
Порядок согласующих лиц при разных способах проведения согласования
№ 10 / 2022
Внешнее согласование
Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.
23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
Пример 1. Образец грифа согласования, который чаще всего используется на практике
Пример 2. Образец грифа согласования (с расположением на документе и составом элементов по ГОСТ 6.
30-2003)
Внутреннее согласование
1. Визирование документа (виза согласования)
Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.
Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации – авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Пример 3. Образец визирования документа
2. Лист согласования
На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.
Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.
Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.
к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.
Пример 4. Образец листа согласования, который используется в нашей кредитной организации
Пример 5. Образец классического листа согласования
3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)
Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.
Связанный материал
Контроль исполнения документов в MS Outlook
№ 06 / 2015
статью «Контроль исполнения документов в MS Outlook»Кратко поясню, как этим можно пользоваться:
- При создании письма в разделе «ПАРАМЕТРЫ» выбираем «КНОПКИ ГОЛОСОВАНИЯ». При нажатии нам будет предложен выбор ответа «Одобрить / Отвергнуть», «Да / нет», «Да / нет / возможно» или другой, который вы зададите сами:
Рисунок 1
Рисунок 2
Рисунок 3
Рисунок 4
Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:
- либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
- либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой компьютер, а покидая, блокировать его паролем.
4. Согласование в СЭД
Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:
- Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
- Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
- Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.
* * *
У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:
- сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
- согласование в СЭД – при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).
Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.
к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно заверяется подписью руководителя СДОУ.
Пример 6. Лист согласования, выведенный из СЭД
Связанный материал
Согласование документов в кредитной организации (часть 1)
№ 02 / 2016
Связанный материал
Согласование документов в кредитной организации (часть 2)
№ 03 / 2016
Визы США
Посетите наш отдел новостей для получения информации о текущем статусе визовых услуг и визовых ограничениях, связанных с глобальной пандемией COVID-19
Что такое виза в США?
Гражданин иностранного государства, желающий въехать в Соединенные Штаты, как правило, должен сначала получить визу США, которая вставляется в паспорт путешественника, проездной документ, выданный страной гражданства путешественника.
Некоторые международные путешественники могут иметь право путешествовать в Соединенные Штаты без визы, если они соответствуют требованиям для безвизового въезда. Раздел Visa на этом веб-сайте посвящен визам в США для иностранных граждан для поездки в Соединенные Штаты.
(Примечание: гражданам США не требуется виза США для поездки, но при планировании поездки за границу может потребоваться виза, выданная посольством страны, которую они хотят посетить. В этой ситуации, планируя поездку за границу, узнайте о визе требования по странам, см. информацию о странах в разделе «Международные поездки» на этом веб-сайте.)
Дополнительная информация о визах
Указы президента 9645 и 9983 (отменены 20 января 2021 г.) .
Примечание. Пожалуйста, проверьте веб-сайт конкретного посольства или консульства, чтобы определить, имеет ли ваше дело право на отказ от личного собеседования.
Заявители, записывающиеся на прием для получения визы в месте, отличном от места их проживания, должны проверять почтовые веб-сайты на предмет времени ожидания для нерезидентов.
Выберите посольство или консульство США:
Время ожидания в посольстве/консульстве
| Тип неиммиграционной визы | Время ожидания встречи |
|---|---|
| Интервью Необходимые посетители (B1/B2) | — | дней
| Интервью Требуются студенты/посетители по обмену (Ж, М, Дж) | — | дней
| Требуется собеседование Временные работники на основании петиции (H, L, O, P, Q) | — | дней
| Посетители, отказавшиеся от собеседования (B1/B2) | — дней |
| Студенты, отказавшиеся от собеседования/посетители по обмену (Ж, М, ТУ) | — | дней
| Отказ от собеседования с временными работниками на основании ходатайства (H, L, O, P, Q) | — | дней
Подробная информация о наличии мест на прием и времени обработки
Время ожидания международной визы
Travel to the United States
Forms & Fees
Rights & Protections for Temporary Workers
Fraud Protection
Glossary, A-Z Index, & FAQs
Electronic System for Заявление на получение разрешения на въезд
Права и меры защиты невест(ы) иностранного гражданина(ей)
Проверить визовый бюллетень
Чего ожидать после одобрения и выдачи визы
После получения иммиграционной визы вы должны въехать в Соединенные Штаты в течение срока действия визы, чтобы получить квитанцию о регистрации иностранца или «зеленую» карту (форма I -151 или I-551), что позволит вам жить и работать в США.
- Вы получите паспорт в курьерской службе.
- Ваша виза будет вклеена в ваш паспорт. Пожалуйста, проверьте информацию, содержащуюся как на визе, так и на письме, приклеенном к пакету, чтобы убедиться, что информация верна. Если нет, пожалуйста, свяжитесь с нами.
- Если вы получили запечатанный пакет с паспортом, НЕ ОТКРЫВАЙТЕ запечатанный пакет с визой. Вы должны принести его в нераспечатанном виде сотруднику иммиграционной службы в порту въезда вместе с паспортом и действующей визой. Это связано с тем, что ваше дело представляет собой заявление на иммиграционную визу на бумажной основе.
- Если в вашей визе есть аннотация «IV Docs in CCD», вы НЕ получите запечатанный пакет. Это связано с тем, что ваше дело представляет собой электронную заявку на получение иммиграционной визы, и вы можете путешествовать только с паспортом и действующей визой.
- Перед въездом в США вам придется оплатить сбор USCIS (если вы не соответствуете одному из исключений, перечисленных ниже). Информацию об этой плате смотрите ниже.
- Обратите внимание на срок действия вашей визы. Вы должны въехать в Соединенные Штаты до этой даты.
- В порту въезда сотрудники DHS возьмут пакет иммиграционной визы и присвоят вам «номер иностранца». Должностные лица проштампуют ваш паспорт с этим номером и сделают отметку о том, что вы зарегистрированы для получения регистрационной карты иностранца.
- Обычно DHS обрабатывает и отправляет вам регистрационную карточку иностранца в течение нескольких месяцев. Тем временем штамп в паспорте позволяет работать и путешествовать до тех пор, пока не будет получена карта. Вы можете выехать и вернуться в США до того, как получите регистрационную карточку иностранца, если срок действия штампа DHS в вашем паспорте не истек. Если вы хотите покинуть США, срок действия вашего штампа истек, и вы еще не получили карту иностранца, вам следует связаться с DHS в США ДО отъезда, чтобы получить разрешение на возвращение в США. В противном случае вас не пустят на борт самолета для возвращения в США.
- Если в будущем вы планируете жить за пределами США более 12 месяцев, вы должны подать заявление на получение разрешения на повторный въезд в США ДО отъезда. Максимальный срок действия этого документа составляет два года. Если переезд является постоянным, вы должны официально отказаться от статуса постоянного жителя, вернув свою «зеленую карту» с заполненной формой I-407 (PDF-653 КБ) в местное посольство или консульство США. Без разрешения на повторный въезд любое отсутствие в США в течение 12 месяцев или более или любое место жительства за пределами США считается основанием для потери статуса постоянного жителя.
- Пожалуйста, ознакомьтесь с правами и обязанностями законного постоянного жителя США.
Информацию об этой плате смотрите ниже.
Важное примечание для молодоженов: Если на момент въезда в США вы не отметите вторую годовщину брака, которая является основанием для вашего иммиграционного статуса, на вас распространяются положения раздела 216 Иммиграционного и Закон о гражданстве. В соответствии с этими положениями сотрудник Министерства внутренней безопасности (DHS) предоставит вам условное постоянное место жительства во время вашего въезда в Соединенные Штаты.
Вы и ваш супруг должны будете подать совместную петицию (форма I-751) в USCIS об удалении условного основания вашего статуса.
Эта петиция должна быть подана в течение 90-дневного периода , непосредственно предшествующего второй годовщине предоставления вам условного статуса постоянного жителя. Если петиция об отмене условного основания вашего статуса не будет подана в течение этого периода, ваш условный постоянный статус будет автоматически аннулирован, и вы будете подвергнуты депортации из Соединенных Штатов.
Новый сбор USCIS
С 1 февраля 2013 г. все лица, получившие иммиграционные визы за границей, должны оплатить иммиграционный сбор USCIS в размере 220 долларов США перед поездкой в Соединенные Штаты. Только потенциальные приемные родители, чей ребенок (дети) въезжает в Соединенные Штаты в рамках либо Сиротского, либо Гаагского процесса, иракские и афганские специальные иммигранты, которые были наняты правительством США, возвращающиеся резиденты и лица, получившие визы K, освобождаются от нового платеж.
На приведенном ниже веб-сайте USCIS есть более подробная информация о новом сборе, включая контактную информацию USCIS, если есть дополнительные вопросы: www.USCIS.gov/immigrantfee
Вопросы и ответы о сборе USCIS
Когда я должен оплатить иммиграционный сбор USCIS?
Вы должны оплатить сбор до отъезда в США. USCIS не выдаст вашу грин-карту, пока USCIS не получит оплату. Однако, даже если вы не уплатили пошлину, сотрудники таможни и пограничной службы США пропустят вас, если вы имеете право на въезд.
Что делать, если мне выдали иммиграционную визу до 1 февраля 2013 г.? Должен ли я платить сбор?
Нет. Только заявители, получившие визу 1 февраля 2013 г. или позднее, будут платить новый сбор. Сотрудники Таможенно-пограничной службы США (CBP) в аэропорту или на сухопутной границе просматривают иммиграционные записи, чтобы определить, когда была выдана ваша иммиграционная виза. Если виза была выдана 1 февраля 2013 года или позже, но сбор не был оплачен, пакет иммиграционной визы будет получен в пункте въезда, но USCIS не выдаст грин-карту до тех пор, пока не будет оплачен сбор за иммиграционную визу USCIS.