Папка секретарь: Папка-регистратор СЕКРЕТАРЬ Эконом

Папка на подпись — незаменимый аксессуар руководителя

Для чего нужна папка на подпись? Ответ на этот вопрос Вам с легкостью даст секретарь компании. Традиционно считается, что человек этой профессии – лицо любого офиса. Секретарь встречает посетителей, ведет их в кабинет, предлагает чай или кофе. Выглядеть такой сотрудник должен безупречно и такой же безупречный порядок всегда должен быть на его столе, да и в офисе в целом.

Тут никак не обойтись без огромного количества аксессуаров, помогающих и дополнять образ фирмы, и грамотно организовывать документооборот в компании. Одним из таких аксессуаров-помощников и является папка на подпись.

Вы руководитель солидной компании. На согласование нарочным Вам передали важные документы. Согласитесь, что работать с ними в папке будет гораздо комфортнее, нежели просто со стопкой бумаги. Без папки мало того, что бумажки могут рассыпаться, но и всегда существует вероятность, что кто-то прочтет конфиденциальную информацию, предназначенную только руководителю.

Часто распорядок дня директора компании организован таким образом, что документы он просматривает и подписывает в строго выделенное для этого время. А во все остальное время секретарь накапливает такие документы. Сложенные в папку на подпись такие бумаги точно попадут на стол руководителя, а не затеряются среди других.

Папка на подпись пригодится Вам, если вдруг выпала случай выступить с докладом или речью. Читать текст с помятой бумажки давно стало моветонов в деловых кругах. Этикет не позволяет.

Папка первого лица обычно выдержана в классическом стиле. При ее изготовлении используют дорогую отделку. Например, внутри такого аксессуара вполне уместны бархат или велюр. Снаружи они чаще всего покрыты кожей или кожзамом высокого качества. Балакрон, бумвинил и лен используются реже, но тоже встречаются.

Тиснение выполняется фольгой или блинтовым тиснением. Папка, при необходимости может иметь несколько листов.

Для ежедневной работы можно подобрать папку на подпись яркого цвета. Все сотрудники, да и сам руководитель, должны знать, что вот она, та самая, главная.

Хотя большинство больших компаний несколько консервативны в этом плане и выбирают кожаные папки на подпись весьма сдержанной цветовой гаммы. Иногда цвет этого аксессуара обусловлен корпоративным деловым стилем компании. Папки на подпись выбираются в тон прочим канцелярским товарам.

Лицевая сторона папки чаще украшается логотипом компании, гербом страны, если это папка государственного служащего. Некоторые фирмы заказывают папки просто с тиснением слов «На подпись».

Несмотря на стремительный технический прогресс, лучшего способа для хранения важных бумаг в порядке, человечество пока не придумало. Да и вряд ли изобретет что-то в ближайшем будущем. Папки используют руководители всех уровней предприятий разных форм собственности. Полюбился этот аксессуар и государственным организациям. И даже на международной арене ни один договор не подписывается без папки.

Компания «Норгис Пресс» предлагает широкий ассортимент папок на подпись. Мы поможем Вам определиться с материалом, подскажем варианты рисунка или тиснения.

регистраторы — Энциклопедия по экономике

Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа скоросшиватель здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности.  [c.271]
Дела по 1995 г. переданы в архив документы за 1996-1998 гг. находятся в папках-регистраторах личные дела в папках-скоросшивателях номенклатура дел отсутствует.  [c.177]

Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем.  [c.232]

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).  [c.295]

Папка-регистратор конторский служит для временного и длительного систематизированного хранения различного рода документов и информационных материалов. Выполнена из плотного картона и рассчитана на документы формата -11. Имеет простой и  [c.339]

Средства хранения включает в себя специализированное оборудование для хранения документов (блоки подвесного хранения, специализированные шкафы, секционные и подвижные стеллажи), картотеки и картотечное оборудование. Для хранения документов используется большое количество папок разнообразных конструкций простые обложки, папки из картона, папки-регистраторы с механическим зажимом, папки для подвесного хранения, скоросшиватели. Для хранения микрофильмов и магнитных лент применяют коробки, помещаемые в специализированные шкафы-фильмостаты.  [c.39]

Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготовляются из менее плотной бумаги, имеют больший формат. Хранят их в особых папках-регистраторах заводятся, как правило, на месяц или квартал.  [c.30]

Папка-регистратор (конторская) 40 25 5  [c.266]

Подшитые документы хранят в папках-регистраторах в специализированных шкафах, на стеллажах, во вращающихся регистраторах (рис. 27). На корешок папки-регистратора выносят поисковые данные документов дела. С целью сохранения нужного порядка размещения дел используют цветные полоски бумаги (для каждой полки свой цвет), наклеенные на корешке  [c.98]

В текущей работе с документами для подшивки документов могут быть использованы папки-регистраторы, внутри которых устанавливают разделители. Перед сдачей в архив эти дела расшиваются на тома по количеству листов.  [c.337]

Документы подшивают в твердые обложки, оформленные в соответствии с ГОСТ 17914—72 и номенклатурой дел, или в папки-регистраторы. Папки устанавливают на полках шкафа в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатыми друг к другу. Папки устанавливают в вертикальном положении корешками наружу. При таком хранении основное давление направлено на корешок и листы документов внутри дела давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко и удобно.  [c.365]

Документы, поступающие в текущий архив отдела, секретарь хранит в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях и папках со шнурками, а справочно-информационные пособия — в шкафах-витринах.  [c.35]

Какие канцелярские принадлежности вы знаете Где хранятся папки-регистраторы, скоросшиватели и другие папки Где размешается картотека формата А5 Где размещается диктофон Где хранятся личные вещи  [c.36]

Папка-регистратор с разъемным замком, картонная, арт. 5103-Лит. Предназначена для формирования документов в дела. Механизм замка позволяет легко вынимать и вкладывать необходимые документы без изъятия остальных.

На корешок наклеивается специальный цветной индикатор с указанием необходимых сведений о хранящихся материалах. Цветные индикаторы облегчают поиск нужных папок-регистраторов. Хранятся папки в вертикальном или горизонтальном положении.  [c.95]

Расскажите о назначении папки-регистратора. Расскажите о назначении папки с быстродействующим замком. Расскажите о назначении папки подвесного хранения документов.  [c.97]

Картотека механизированная 860-А/14 предназначена для хранения папок и механизированного поиска документов, размещенных в папках-регистраторах, которые располагаются на полках. Подача полки с требуемыми папками осуществляется по команде с пульта.  [c.98]

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.  [c.159]

Объекты хранения Количество хранимых единиц Число полок Масса, кг Папки-регистраторы толщиной 80 мм 299 13 1075,0 Магнитные ленты 624 13 % 1075,0  [c. 244]

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.  [c.186]

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.  [c.186]

Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях. Справочно-информационные пособия — в специальных шкафах.  [c.209]

Средства транспортировки папки, регистраторы, сшиватели, дыроколы  [c.464]

Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими устройствами (замками), которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы. Таким образом появляется возможность соединения нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архив остается только изъять документы из регистратора и подшить их в другие папки, а освобожденную от документов папку-регистратор можно вновь использовать в делопроизводстве.  [c.161]

Папки-регистраторы 161 Пейджер 183 Письмо 54  [c.257]

Элементы делопроизводства фирменные бланки (для международной переписки, для коммерческого письма, для приказов, для внутренней переписки и т. д.), фирменные папки-регистраторы, фирменные блоки бумаг для записей и т. д.  [c.222]

Папка-регистратор еженедельник) уличный)  [c.93]

Если я в течение следующих трех минут получу информацию, я сразу выполню это задание Вы будете приятно удивлены, что всего лишь за эти смешные 3 минуты удалось сделать все звонок по телефону, обзор документов в папке-регистраторе, ПОИСКЕ Интернете. Точно также большинство решений можно принять в течение трех минут короткий вопрос коллеге — и вы уже знаете, какой кофейный аппарат приобрести.  [c.45]

Документы в текущем делопроизводстве хранятся в твердых папках — скоросшивателях или в папках-регистраторах, получивших в последние годы широкое распространение.  [c.163]

Большие удобства для хранения и работы с документами представляет папка, известная под названием регистратор , описанная выше. Для защиты документов регистраторы помещают в картонные футляры и хранят в шкафах или в стеллажах в вертикальном положении. На корешке регистратора указывают состав, содержание документов и индексы.  [c.139]

Свободные листы представляют собой разновидность карточек и отличаются от последних размером и формой. Для их хранения используют специальные папки или регистраторы с закрепляющим устройством. Свободные листы используются для составления накопительных ведомостей, сводных мемориальных ордеров, применяются при механизированной обработке информации.  [c.42]

Для подшивки документов в папки-скоросшиватели и регистраторы используются дыроколы конторские (ГОСТ 13143 — 76), которые делятся на три типа  [c. 91]

Применяемые технические средства хранения документов подразделяются на средства для механизированного хранения документов, картотеки и картотечное оборудование. Кроме того, на рабочих местах секретарей, исполнителей, инспекторов и других работников в течение продолжительных периодов времени (от одного года до нескольких лет) некоторые документы хранятся в папках, скоросшивателях, регистраторах.  [c.98]

К регистраторам относят разграфлённые в определённом порядке листы бумаги, на которых производят учётные записи. По мере заполнения регистраторов учётными данными их обычно подшивают в особые папки.  [c.578]

Передвижные перегородки Автографические регистраторы машины Переплеты и папки для свободных листов рабочего времени Радио н радиотелефонная Управляющие машины и устройства с применением средства вычислительной техники  [c.464]

При работе с бумагами рекомендуется использовать подвесные регистраторы, обеспечивающие быстрый доступ. Блоки остаются обзорными и небольшого объема, но не годятся для архивирования. Преимущества папки перед регистраторами заключаются в том, что их можно взять с собой и открываются они гораздо быстрее.  [c.117]

Папки-скоросшиватели, папки-регистраторы и папки с быстродействующим прижимом предназначены для хранение служебных документов в подразделениях предприятий и учреждений. Широкую номенклатуру папок выпускает объединение Нотснаб (Рига), куда входят папки для горизонтального, вертикального и подвесного хранения документов.  [c.91]

Иными методами контролируется исходящая из организации документация. Ее целесообразно контролировать децентрализованно, в соответствующих структурных подразделениях по исполнителям, которые готовили необходимые документы и заинтересованы в скорейшем получении ответа. Техника контроля в данном случае проста. В сроковую картотеку или в папку-регистратор, каждая из которых имеет 31 ячейку, вкладываются копии документов, на которые должны быть получены ответы.  [c.184]

Первой советской формой учета была карточно-ордерная (1925—1927 гг. ). Основным регистром были карточки-ордера, или карточки-счета, составляемые в трех экземплярах на каждую хозяйственную операцию. Карточки раскладывались по папкам-регистраторам хронологического и систематического учета, что, конечно, упрощало работу и давало возможность широкого разделения труда. Записи в главной книге делались на основании ордеров. Сверка синтетического учета с аналитическим производилась при ломощи сортовых оборотных ведомостей.  [c.183]

Свободные листы — это разновидность карточек. Но они делаются из менее плотной бумаги и хранятся не в картотеке, а в спе-Щшльных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета. Регистры в виде листов обычно больше карточек и используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях механизации учета.  [c.166]

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных реестров. Их отличие от карточек заключается в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из регистратора для записей, подсчета, выборок и т.п. Отдельные листы применяются для ведения журналов, ведомостей и машинограмм.  [c.191]

Практика делопроизводства подсказала решение и этой задачи путем использования для группировки документов так называемых регистраторов (в последнее время их выпускают в Риге). Они представляют собою папку из твердого картона. Папка снабжена специальным устройством ( замком ) для брошировки докуметнов, позволяющим без затруднений помещать в регистратор и изымать из него документы. Внутри регистратора имеются прокладки, которыми и группируют корреспонденцию по предметно-вопросному признаку.  [c.90]

Унифицированные документы в отделе не разработаны. Оснащение рабочих мест калькулятор у инженера 1980 г. выпуска, пишущая машинка имеется только у машинистки, постоянно выходит из строя (изготовлена в 1981 г.), столы 1967 г. выпуска, у машинистки стол канцелярский однотумбовый, одна на комнату машинка для заточки карандашей, один дырокол, телефон. Имеются по 5 футляров для документов (у инженера нет), лотки для документов, по 3 папки для бумаг, по 10 папок регистраторов (у инженера — 2), по 4 папки с быстродействующим зажимом. Каждое рабочее место оснащено полумягким стулом, табуреткой. Имеются 2 сортировочные ячейки.  [c.264]

Работа с файлами клиентов в качестве юридического секретаря

I Введение

Для каждого клиента, который нанимает адвоката или юридическую фирму, существует файл. Это базовый факт правового поля. Во многих случаях в файлах может быть несколько файлов, содержащих документацию, относящуюся к каждому делу или вопросу, касающемуся клиента. Чем дольше клиент работает с фирмой или адвокатом, тем больше будет файл и тем больше файлов будет существовать для этого клиента. Большинство фирм посвящают большую часть своего офисного пространства файлам клиентов. После непродолжительного периода работы в адвокатском бюро вы быстро поймете, почему. Бумажная волокита собирается довольно быстро в сфере права. Письма, сводки, опросные листы, ходатайства, отложения и множество другой корреспонденции будут храниться в виде печатных копий в файле клиента, независимо от того, сохранены ли копии этих элементов на жестком диске компьютера где-нибудь в офисе. Добавьте к корреспонденции, поступающей из вашего офиса, дополнительные документы от адвокатов противоположной стороны и/или других сторон, вовлеченных в дело, и легко понять, сколько документов может накопиться. Важно, чтобы у вас было четкое представление о том, как работать с файлами клиента.

В большинстве других офисов манильские или желтые папки используются для организации записей; однако юридические файлы чаще всего запускаются в так называемой «папке файлов аккордеона». Эти большие расширяемые файлы позволяют добавлять множество документов, что необходимо при работе с юридическими файлами; у них также есть эластичная или другая прикрепленная застежка, которая удерживает файл закрытым и содержимое внутри, когда он не используется. Это важно, так как файлы часто могут быть доставлены в другие офисы, в суд или в дороге с адвокатом, когда это необходимо. Большинство юридических офисов будут использовать какой-либо тип расширяемой папки с файлами в дополнение к манильским папкам.

Важность юридического файла

Крайне важно вести точный учет всей корреспонденции, созданной от имени любого клиента или поданной против клиента. Независимо от того, насколько неважным может показаться конкретный пункт, копии каждой части корреспонденции должны быть добавлены в файл клиента, включая все юридические документы, письма, заказные почтовые квитанции, квитанции FedEx и все остальное, что относится к делу или делу. разбирается.

В отношении любого клиента может быть совершено одно или несколько юридических действий от его или ее имени. У давних бизнес-клиентов будут постоянные юридические вопросы, возникающие в течение года, и для каждого вопроса требуется отдельный подфайл. Адвокаты будут хранить «горячие» или очень активные файлы в своем кабинете, в вашем офисе или где-то поблизости, чтобы им не нужно было каждый день доставать их из картотеки. Часто вы обнаружите, что у адвоката, на которого вы работаете, есть стопки файлов, разбросанных по его или ее офису, так что они могут легко жонглировать несколькими делами и делами быстро и по мере необходимости. Для очень крупных дел папки с файлами вскоре превратятся в коробки с файлами по мере увеличения количества документов и продвижения дела.

Создание новых файлов

Как только ваш адвокат будет нанят клиентом, вы должны создать файл для этого клиента. Методы будут варьироваться от фирмы к фирме, и вы всегда должны строго следовать процедуре фирмы или отдельного офиса; однако существуют стандартные правила создания файлов. Стандартная процедура запуска нового файла следующая:

1. Приобретите новую папку с файлами аккордеона

2. Добавьте имя клиента, написав его черным маркером или добавив печатную метку. Имя должно быть написано или этикетка должна быть прикреплена к верхнему левому или правому углу папки, в зависимости от используемой системы хранения (имя должно быть видно из любого внешнего угла, когда оно удалено). Следуйте следующему порядку в маркировке: фамилия, имя, инициал отчества, если применимо. Если этого требует файловая система офиса, добавьте номер дела в противоположном углу и название дела под ним, например, Роу против Уэйда. В некоторых офисах номер дела также может быть добавлен снаружи папки.

3. В папке с файлами аккордеона должна быть добавлена ​​папка манила, которую вы можете или не можете сразу пометить. Внутри этой папки должна быть копия авансового чека, любые записи, сделанные адвокатом во время первоначальной консультации, и контактная информация клиента, включая мобильный телефон, служебный адрес и номер телефона, а также домашний адрес. Кроме того, добавьте оригиналы или копии любой корреспонденции, доставленной в офис клиентом по данному вопросу.

4. Оставьте этот файл доступным в течение дня на тот случай, если ваш адвокат захочет дополнить его перед подачей. Если, в конце концов, в нем нет необходимости, заполните его любым способом, стандартным для вашего конкретного офиса.

В зависимости от канцелярских процедур в папку из манильской бумаги может быть добавлен органайзер из металлической бумаги, чтобы каждый лист бумаги можно было проколоть, добавить в хронологическом порядке и скрепить. Это предотвратит выпадение или перетасовку бумаг и упрощает быстрый и легкий поиск определенного фрагмента корреспонденции. Многие небольшие фирмы будут использовать внутреннюю часть манильской папки, чтобы делать заметки и / или отслеживать часы, потраченные на вопрос или дело. По мере продвижения дела может возникнуть необходимость добавить манильские папки и начать маркировать их любым способом, который имеет смысл или является стандартным для вашего конкретного офиса. Если возникают разные вопросы, то для каждого вопроса или случая, связанного с этим клиентом, должна быть назначена отдельная папка. Некоторым офисам потребуется отдельная папка с файлами-аккордеонами для каждого отдельного дела. Для более старых клиентов с несколькими крупными делами может потребоваться отдельная папка с файлами для каждого дела.

Обновление существующих файлов

Как уже упоминалось, копия каждой корреспонденции должна быть добавлена ​​в файл по мере его выхода. Из-за постоянного ажиотажа в юридических конторах секретари часто выделяют определенные дни недели для хранения документов в «теплых» или «холодных» файлах (файлах, которые не являются срочными или в настоящее время «горячими»). Таким образом, они будут накапливать документы в папках на своих столах до тех пор, пока не появится время для их хранения. В этом случае вы можете обнаружить, что копий за несколько дней накопилось в одной папке; когда придет время хранить все в файле, убедитесь, что вы помещаете их в файл в хронологическом порядке, а последний отправленный или полученный документ находится в самом верху. Убедитесь, что все файлы полностью обновлены к концу каждой недели. Горячие файлы должны обновляться в конце каждого дня. Это очень важно, так как адвокат, на которого вы работаете, может каждый день просматривать этот файл, чтобы увидеть, как обстоит дело с противной стороной.

Если вы обнаружите, что объем документов начал превышать ограничения по размеру для первой, второй или третьей папки-аккордеона, не стесняйтесь создать новую папку для этого случая. Придерживайтесь исходных соглашений об именах и обязательно пометьте папку номером файла, которым она является. Например, если это третий файл, который вы запускаете по конкретному делу или вопросу, поставьте тройку в папке после имени клиента, имени дела или номера файла. Это предпочтительнее, чем иметь дело с разорванной, порванной или выпуклой папкой, которая разбрасывает бумаги при открытии.

Подшивка и архивирование неиспользуемых файлов

Подшивка документов в соответствующие места должна производиться не реже одного или двух раз в неделю по активным файлам; однако часто в деле наступает затишье, оно завязывается, откладывается, закрывается или иным образом откладывается. В этом случае эти файлы, иногда называемые классными файлами, хранятся в соответствующем шкафу или на полке до тех пор, пока они не потребуются.

Если дело было выиграно, проиграно, урегулировано, прекращено или закрыто, а файл больше не нужен или не используется, его можно заархивировать. Ни один файл никогда не должен быть выброшен. Обычно существует раздел файлового пространства, выделенный для файлов, которые необходимо заархивировать. Для определенного файла могут быть незавершенные документы или документы, которые должны быть заархивированы, в этом случае оставьте файл в области текущих файлов, пока файл не будет завершен. Как только копии всех соответствующих документов будут добавлены, поместите их в область архива.

Конфиденциальность

Документы, содержащиеся в файле клиента, всегда должны считаться личными, независимо от того, насколько незначительным является вопрос или дело. Как профессионал, важно, чтобы содержимое любого файла оставалось в строжайшей тайне. Вы будете осведомлены о большом количестве информации, которая не предназначена для общего пользования, поэтому вы всегда должны помнить, что ваша работа требует от вас сохранения конфиденциальности клиентов вашего адвоката. Это означает, что вы никогда не должны раскрывать, делиться, обсуждать или сплетничать о деле или вопросе, которым занимается ваш начальник, и вы не должны обсуждать этот вопрос напрямую с клиентом, если только ваша работа не требует от вас этого.

Заключение

Юридические файлы являются жизненно важной частью любой юридической конторы и бизнеса по представлению интересов клиентов. Вы обнаружите, что в любой юридической конторе очень быстро накапливаются документы. Ваша работа заключается в том, чтобы правильно организовать дела для адвоката, на которого вы работаете. Она или он должны иметь возможность просто взять файл и найти все необходимое. Таким образом, убедитесь, что вы поддерживаете актуальность всех горячих файлов, загружая их ежедневно, а другие файлы обновляете, отправляя их по крайней мере один или два раза в неделю. Потратьте время, чтобы изучить конкретный метод подачи документов в любое юридическое бюро, в котором вы работаете, и следуйте этому формату буквально, независимо от того, изучали ли вы другой метод в другом месте или нет. Имейте в виду, что вы обязаны сохранять конфиденциальность клиента вашего адвоката, и вы никогда не должны раскрывать подробности их юридических дел или содержание их файлов кому-либо, если только ваша работа не требует от вас этого.

Юридическая документация

Введение

Юридическая документация несколько отличается от стандартных офисных документов. Поскольку часто в одном деле участвует много сторон, важно, чтобы каждое участвующее лицо получило копию любого документа, отправленного или поданного от имени клиента. Важные документы почти всегда отправляются через специальный мессенджер, FedEx, United Parcel Service (UPS) или заказным письмом с уведомлением о вручении.

Существует множество юридических формl; тем не менее, мы включили образец базового формата ходатайства об отклонении, а также образец того, как будет выглядеть сопроводительное письмо для такого документа. Ознакомьтесь с ними. Помните, что большинство форм зависят от состояния. Правильное форматирование станет для вас второй натурой по мере приобретения опыта юридической работы. Мы закончим статью обсуждением задачи копирования; в юридической работе это так же важно, как и редактирование во многих случаях. Если все вовлеченные стороны не получат надлежащие копии юридического документа или письма, это может создать проблемы для дела в дальнейшем. Вы будете проинформированы о некоторых основных стандартах копирования, поскольку они применимы к юридической работе.

Правильное форматирование различных стандартных документов

Поймите, что если вы работаете в средней или крупной фирме, любая правовая форма, которая вам нужна, уже будет доступна в офисе в виде шаблона на компьютере или сервере или в файле, из которого вы можете скопировать основной план. Формы часто зависят от штата и должны быть заполнены соответствующим образом. Если вы работаете в небольшом или индивидуальном офисе, рекомендуется при создании новой формы в Word или WordPerfect сделать ее шаблон, прежде чем добавлять конкретную информацию. Если вы создаете шаблон, то вам придется выполнить эту задачу только один раз. После этого эта форма будет у вас под рукой, и вам нужно будет только заполнить специфику конкретного дела, чтобы заполнить ее. Все письма всегда должны быть напечатаны на фирменных бланках, если таковые имеются, и должны иметь базовую блочную форму, что означает выравнивание всех писем по левому краю, за исключением информации об отправителе, которая размещается по центру вверху страницы. Если фирменный бланк недоступен, то следует ввести имя/фирму адвоката, адрес, номера телефона и факса. Ниже приведен образец сопроводительного письма и форма ходатайства в Апелляционный отдел.

Формат письма сверху вниз следующий:

1. Если нет фирменного бланка, введите внутренний адрес или имя отправителя, адрес и контактную информацию в центре вверху страницы.
2. Введите дату в развернутом виде
3. Введите «RE» для относительно, заглавными буквами.
4. Введите «Номер дела», а затем номер дела. Обратите внимание, что в зависимости от офисного стиля могут использоваться все заглавные буквы или комбинация прописных и строчных букв.
5. Приветствие. Если имя или титул недоступны, введите «Уважаемый господин или госпожа».
6. Вставьте текст письма.
7. Добавьте закрытие и имя отправителя.
8. Введите «Приложения», если к письму прилагаются дополнительные документы.
9. Введите «CC», что означает «копии в».
10. Имя документа обычно следует в конце. (Эта строка подлежит офисной процедуре и должна соответствовать правилам и соглашениям по наименованию фирмы.)

Примечание , что между каждой частью письма есть только один жесткий возврат или строка, за исключением закрытия; закрытие имеет три строки между закрытием и именем. Правило трех строк оставляет достаточно места для подписи.

Форма Motion очень стандартна; многие формы будут следовать этому общему формату. Он включает в себя сверху вниз:

1. Конкретный суд или юрисдикция, к которой обращаются.
2. Поле для имени адвоката и фирмы, а также адреса и телефона для добавления.
3. Слева идет название дела, сначала имя истца, аббревиатура «v.» для «против», а затем имя ответчика, «Истец против ответчика» или «Я против вас». Справа от названия дела идет «Уведомление» или особенности вида судебного дела.
4. Пробел для внутреннего адреса получателя.
5. Строка для заказа.
6. Строка для поддержки приказа или ходатайства вместе с датой и строкой подписи.
7. Подтверждение уведомления всех сторон с датой и строкой подписи

Обратите особое внимание на использование в этом документе заглавных букв, двойного интервала и выравнивания по центру. Это будет варьироваться от формы к форме; однако структура очень похожа. Вы обнаружите, что большинство форм следуют одним и тем же правилам интервалов, использования заглавных букв и центрирования.

ОБРАЗЕЦ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА

Хотите узнать больше? Почему бы не пройти онлайн-курс юридического секретаря?

Яман Адвокат, эсквайр.

Юридические офисы WE-Sue-U

123 Perry Mason Lane

Lawville, KY 77777

Телефон: 123,456,7890

Факс: 123,456.4545

Клерк Клерка Аппллера.

1234 Justice Lane

Fair, WI 77777

7 июля 2007 г.

RE: WE v. YOU

Номер протокола: D123456

) копии ходатайства об увольнении и сопроводительной записки, а также чек на сумму XX долларов США.

Я отправил две (2) копии этого письма вместе с Ходатайством об увольнении и сопроводительной запиской сторонам, указанным ниже.

Спасибо за внимание к этому вопросу.

С уважением,

Яман Адвокат, эсквайр.

Корпуса: (6)

c: Sheisa Laywer, Esq.

Heisa Юрист, эсквайр.

Мистер Невиновный

MFD_WeVYou_7707

Копии: сколько и кто что получает

Очень важно сделать правильное количество копий перед отправкой любого документа. В дополнение к созданию копии для каждого человека, отмеченного как «копия» в письме или сопроводительном письме, вы также должны сделать копию для файла. Во многих случаях, как, например, в приведенном выше образце ходатайства, оригинал и несколько копий должны быть переданы суду и другим сторонам. В приведенном выше случае оригинал и четыре копии были переданы клерку и по две копии другим сторонам. В дополнение к этим копиям должна быть сделана одна копия файла. Во всех случаях используйте сопроводительное письмо, продиктованное или написанное вашим начальником, в качестве руководства, если вы находитесь на этапах обучения. Когда вы приобретете больше опыта в юридической сфере, вы будете автоматически знать, сколько копий необходимо отправить в суд и другим сторонам. Всегда включайте копию сопроводительного письма при отправке копий другой юридической документации другим сторонам и/или клиентам. Практически во всех случаях все без исключения адвокаты, представляющие противную сторону, должны получить копию в установленный срок. Сделать копии и подготовить исходящие юридические документы не так просто, как может показаться. В качестве примера рассмотрим, как Ходатайство об увольнении будет скопировано, если вы отправите этот документ:

1. Прочтите сопроводительное письмо и ходатайство. В письме указано, что оригинал и четыре (4) копии должны быть отправлены клерку, а две (2) копии каждая должны быть отправлены на имя, указанное в сертификате. Кроме того, копия должна быть отправлена ​​клиенту, а копия должна быть сделана для файла. Наконец, вам понадобится копия чека для файла.

2. Подсчитайте итоги: четыре копии секретарю, по две каждому адвокату, указанному в копии, одна для клиента и одна для дела. Всего необходимо 10 копий ходатайства и брифа, 4 копий сопроводительного письма и 1 копия чека.

3. Сделайте свои копии.

4. Оставьте оригинальное сопроводительное письмо, оригинальное предложение и оригинальную краткую информацию.

5. Для всех 10, свяжите, скрепив по одному экземпляру ходатайства в верхней части каждого экземпляра сводки.

6. Для продавца: свяжите четыре копии скрепкой и положите все оригиналы сверху. Прикрепите чек скрепкой к передней или задней части сопроводительного письма.

7. Для двух указанных адвокатов приложите по две копии каждого вместе с копией каждого сопроводительного письма.

8. Клиенту отправьте по одному экземпляру каждого документа (одно ходатайство, одно краткое и одно сопроводительное письмо).

9. Поместите копию каждого документа с пришитой к нему копией чека в папку.

10. Сделай перерыв!

Не для всех отправляемых документов требуется такое количество копий, но для большинства документов, отправляемых в суд, требуется оригинал и не менее двух копий для подачи. При рассылке писем вам потребуется всего по одному экземпляру для каждого из входящих в cc и по одному для файла. Важно, чтобы вы следовали описанной выше процедуре с каждым исходящим документом. Тщательно подсчитайте необходимое количество копий и не забудьте одну дополнительную для файла. Организуйте свои копии по ходу дела и сложите их в копировальной комнате, чтобы облегчить себе работу.

Заключение

Работа с документацией является очень важным аспектом обязанностей юридического секретаря. Прежде чем претендовать на должность в этой области, убедитесь, что вы полностью знакомы с различными стандартами, изложенными в этой статье. Если вы уже являетесь юридическим секретарем, многие из этих пунктов уже будут частью вашей работы; однако это нельзя переоценить: независимо от того, опытны вы или новичок в этой области, вы должны быть первоклассным редактором, чтобы преуспеть и продвинуться в любой юридической конторе. Вы также должны уметь готовить документы к отправке, создавая нужное количество копий для нужных лиц. Чтобы зарекомендовать себя как высококомпетентный и ценный юридический секретарь, вы должны обладать высокой квалификацией в создании, подготовке и копировании документов. Наличие и оттачивание этих навыков даст вам преимущество перед другими кандидатами и предоставит множество возможностей для продвижения по службе.

Walnut Directory Secretary For Sale at 1stDibs

Items Similar to Walnut Directory Secretary

Biedermeier Walnut Secretary

Italian Walnut Secretary

English Walnut Secretary

Biedermeier Figured Walnut Secretary

Danish Modern Walnut Secretary Desk

Petit 19 в. Секретарь из орехового дерева

1 из 7

6 720 $

О

Этот секретарь-справочник был изготовлен в 1810 году, но состояние этого стола кажется практически новым. Цвет темного дерева – красивый мореный орех. Есть два больших нижних ящика и три маленьких центральных ящика. Когда вы открываете шкаф, внутри есть еще 3 ящика меньшего размера. Внутри дверцы шкафа находится тёмно-зелёная пластиковая крышка. Вся оригинальная латунная фурнитура находится в рабочем состоянии, но износ соответствует возрасту изделия. Вы не ошибетесь с этой частью! Это действительно уникально.

Подробная информация

• Размеры

  Высота: 40,5 дюйма (102,87 см) Ширина: 47 в (119,38 см). 21 в (53,34 см)

• Материалы и методы

• Материалы и методы

• Материалы и методы

• . Происхождение

  Франция

• Период

  XIX век

• Дата изготовления

  1810

9

Состояние износа и использования в соответствии с возрастом

.

• Расположение продавца

  Madison, MS

• Справочный номер

  1stDibs: LU6188229228592

  View Invoice

. работать с вами и продавцом, чтобы сделать это правильно. Узнать больше

О продавце

Пока нет отзывов

Расположен в Мэдисоне, штат Миссисипи

Проверенный продавец

Эти опытные продавцы проходят всестороннюю оценку нашей командой штатных экспертов.

1stDibs продавец с 2022 года

Типичное время ответа: 6 часов

Еще от этого продавца

• Комод из отбеленного ореха Это действительно уникальная вещь! Имеет 4 выдвижных ящика. Два ящика имеют тяжелую прочную фурнитуру. Э…

  Категория

  Античному 19 -го века Commodes and Swerts of Cramers

  Материалы

  Walnut

  БЕСПЛАТНЫЙ УСС красивое темное пятно и множество уникальных резных деталей. Есть два верхних ящика с оригинальной фурнитурой и рабочими замками и ключами. Две низкие…

  Категория

  Антиквариат 19th Century French Louis XIII Buffets

  Materials

  Walnut

  Louis XIII Walnut Cabinet

  $7,560

• Louis XIII Walnut Buffet

  Located in Madison, MS

  This walnut buffet is a truly beautiful and one of a добрый кусок. Детали, вырезанные вручную, потрясающие, а отделка пятна придает этому сундуку темный и угрюмый вид. Есть 3 …

  Категория

  Старинные буфеты Людовика XIII начала 18 века

  Материалы

  Walnut

  Louis XIII Walnut Buffet

  $ 7,257

• Louis Philippe Walnut Sainet

  Расположенный в Мэдисоне, MS

  . это выделяется. Он поставляется с оригинальной фурнитурой и рабочим замком и ключами.

  Категория

  Старинные французские шкафы Луи-Филиппа XIX века

  Материалы

  Орех

  Кабинет из ореха Луи-Филиппа

  4 480 $

• Буфет из лаймированного ореха Deux Corps

  Расположен в Мэдисоне, штат Миссисипи

  Этот красивый буфет из лаймированного ореха происходит из Англии. Оригинальные стеклянные дверцы шкафа имеют изогнутую вверх деталь, придающую этому столу особую уникальность.0300 Limed Walnut Buffet Deux Corps

  $7,700

• Журнальный столик XIX века из орехового дерева, около 1880 года

  Находится в Мэдисоне, штат Массачусетс. Отделка и цвет этого предмета очень красивы, а оригинальная золотая ручка ящика добавляет элегантности. …

  Категория

  Старинные кофейные и коктейльные столики из Франции Наполеона III конца XIX века

  Материалы

  Ореховый орех

  19 -й век кофейный столик из орехового дерева, около 1880

  $ 2724

Вы также можете вроде

Biedermeier Walnuter Secretary

, расположенный в Hudson, NY

Biederme Secretarier. Стол имеет четыре небольших ящика и полку для писем. Тумба комплектуется одной внутренней полкой. Прекрасные …

Категория

Старинные чешские бидермейерные секретеры XIX века

Материалы

Орех

Орех бидермейер Секретарь

$10 500

Орех итальянский Секретарь

Расположен в Чарльстоне, Южная Каролина

Итальянский орех

Категория

Старинные итальянские секретеры XVIII века и ранее

Секретарь из итальянского ореха

$16 000

Секретарь из английского ореха

Расположен в Уилсоне, Северная Каролина

Секретарша из английского ореха, верхняя часть с карнизом в виде бухты над двойными панелями с надгробной плитой и выдвижными направляющими для свечей; Встроенный интерьер с регулируемыми полками, Cubby Holles …

Категория

Antique 1760S English Secretaires

Материалы

Brass

Английский секретарь Walnut Figure

.

Прямоугольная столешница с отделкой над выдвижным ящиком и откидной письменный стол с отделениями и поверхностью для письма над другими градуированными выдвижными ящиками. Плинтусное основание.

Категория

Античный 1830-е годы Австрийские столы Бидермейер

Материалы

Мать-пирог, Walnut

Biedermeier. Современный секретарь из орехового дерева, стоящий за столом Выдвижной шкаф, который может служить стоячим столом Одна полка Четыре конические ножки из массива ореха

Категория

Старинные европейские секретеры середины века 1960-х годов

Материалы

Тик

Секретарский стол из датского ореха модерн

2 Petit 1909

th Секретарь из орехового дерева

Находится в Новом Орлеане, штат Луизиана.03:00 Пети 19 в. Секретарь из орехового дерева

$5,500

Империя XIX века Секретарь из орехового дерева

Расположен в Хьюстоне, штат Техас

Первый во Франции период империи Secretaire à Abattant, также известный как секретер с откидным фасадом, откидной или консольный стол. Под столешницей из темно-серого мрамора находится потайной ящик с антаблементом…

Категория

Антикварные секретеры Французской Империи начала XIX века

Материалы

Мрамор, ормолю

Секретарь 19-го века из орехового дерева в стиле ампир

$8,500

Кабинет секретаря в стиле итальянского рококо из орехового дерева

Расположен в Сайпрессе, Калифорния

Привлекательный кабинет секретаря в стиле итальянского рококо из орехового шпона, начало 20 века. Верхняя часть шкафа над наклонной передней стойкой с письменными отделениями, сплошная бомба для…

Категория

Итальянские шкафы в стиле рококо начала ХХ века

Материалы

Бронза

Итальянский шкаф-секретарь из орехового дерева в стиле рококо

$4,200

Орех XVIII века Секретарь Scriban

Находится в Марселе, Франц.

Категория

Старинные французские секретеры Людовика XV 18 века

Материалы

Орех

Орех 18 века Скрибан Секретарь

Французский орех 9299$

009

Расположен в Батон-Руж, штат Луизиана.

Замечательный секретарский стол из орехового дерева. Стол можно разделить на две части: нижнюю письменную поверхность и верхнюю стеклянную тумбу. Письменная поверхность покрыта Beautifu …

Категория

Античный французский 19 -й век. Другие секретары

Материалы

Ореховый орех

Французский 19 -й век.

1stDibs обещание

Узнайте больше

опытные продавцы

Доверие при оформлении

Гарантия ценовой матчи

Особость

Защита Покупателя

Доверенная глобальная доставка

Подробнее для Browsse

Antique Deliver

.