Как хранить личные карточки уволенных работников
Работодатель обязан оформлять личные карточки на каждого своего сотрудника, а после увольнения сохранять длительный срок. Как долго хранить личные карточки сотрудников после увольнения? С какой даты отсчитывается этот срок? Как быть с личными карточками, если работодатель ликвидируется? Ответы — в материале.
Как хранить личные карточки до увольнения
Личная карточка работника относится к документам по личному составу, отражающим трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
Обычно для этого применяется унифицированная форма № Т-2 (№ Т-2 ГС (МС) для государственных или муниципальных служащих). Содержит личная карточка информацию о сотруднике: паспортные данные, сведения о составе его семьи, переводах, дисциплинарных нарушениях и других кадровых событиях, произошедших за все время его работы у данного работодателя.
Весь период работы сотрудника в компании его личная карточка хранится в кадровой службе в несгораемом шкафу, закрывающемся на ключ, или в сейфе с трудовыми книжками и другими важными бумагами.
Порядок хранения личных карточек уволенных работников
В день увольнения сотрудника в личной карточке производится последняя запись — о выдаче трудовой книжки на руки. Затем специалисты кадровой службы должны изъять личную карточку сотрудника из общей картотеки и подготовить к передаче в архив.
Перед тем, как отправить личные карточки на хранение, их нужно систематизировать ─ сформировать отдельное дело с личными карточками уволенных сотрудников, которое будет закрыто после окончания календарного года. Личные карточки уволенных работников систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий (п. 2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв.
Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Требования к формированию и оформлению дел содержатся в п. 4.19-4.26 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, и в разделах 1.1.2 и 1.2 Методических рекомендаций к Правилам.
Срок хранения личных карточек после увольнения
Личные карточки работников нужно хранить 50 лет, если работники уволены после 01.01.2003 года. Если увольнение произошло ранее указанной даты, срок хранения личных карточек составляет 75 лет (п. 444 Перечня типовых архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Начало течения срока хранения личных карточек следует исчислять с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Что делать с личными карточками сотрудников при ликвидации или реорганизации компании?
Для компаний, деятельность которых прекращена (в результате ликвидации, при банкротстве и т.
д.), предусмотрен следующий порядок (ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):
- документы, образовавшиеся в процессе деятельности (в том числе личные карточки работников) подлежат упорядочению и передаче на хранение в государственный или муниципальный архив;
- передача документов осуществляется ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на основании договора с архивом.
При реорганизации компании условия и место дальнейшего хранения архивных документов (в том числе личных карточек уволенных работников) определяет учредитель компании или органы, уполномоченные на такие действия учредительными документами (ч. 9 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Хранение личных карточек в электронном виде
Ведение личной карточки в электронном виде законом не запрещено. В условиях перехода работодателей к безбумажной технологии работы с документами этот вопрос особенно актуален.
Но с личной карточкой не все так просто, так как работодатель обязан знакомить работника под роспись с записями в карточке, продублированными из трудовой книжки.
В итоге с каждой записью в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе на другую работу или увольнении, в личной карточке работника должна появиться дублирующая запись и личная подпись сотрудника. В том числе уволенный работник должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки при увольнении (п. 12, абз. 3 п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Выполнить эту обязанность работодатель не сможет, если заполняет и хранит личные карточки сотрудников в электронном виде. Такую позицию высказали специалисты Роструда на портале «Онлайнинспекция.рф» (ответ на вопрос № 143718 от 03.02.2021).
Наказание работодателя за отсутствие личных карточек
Если контролеры обнаружат, что работодатель не позаботился о надлежащем хранении личных карточек работника, и они отсутствуют в компании, его могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства по ч.
1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Подводим итоги
- Пока работник трудится у работодателя, его личная карточка хранится в кадровой службе — в специально оборудованном помещении, несгораемом шкафу или сейфе.
- После увольнения личная карточка закрывается и передается в архив компании, где хранится 50 лет или 75 лет (если увольнение произошло до 01.01.2003).
- При ликвидации компании личные карточки уволенных работников передаются в государственный архив для дальнейшего хранения.
Сколько лет хранятся личные карточки?
Статьи › Выдача › Как правильно заполнять карточку выдачи сиз личную учета?
Личные карточки работников нужно хранить 50 лет, если работники уволены после 01.01.2003 года. Если увольнение произошло ранее указанной даты, срок хранения личных карточек составляет 75 лет (п. 444 Перечня типовых архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
- Можно ли хранить личные карточки в личном деле?
- Сколько лет в архиве в настоящий момент хранятся карточки Т 2?
- Сколько хранить карточки Т 2?
- Сколько хранятся личные?
- Что нельзя хранить в личном деле?
- Нужно ли вести журнал учета личных карточек?
- Какие документы должны храниться 75 лет?
- Сколько хранятся карточки в архиве?
- Сколько лет хранится мед карта в архиве?
- Нужно ли ИП вести личные карточки сотрудников?
- Как правильно сдать в архив личные карточки?
- Что такое личные карточки Т 2?
- Где хранится личная карточка?
- Нужно ли распечатывать личные карточки?
- Где должны храниться карточки Т 2?
Можно ли хранить личные карточки в личном деле?
Хранить личные карточки можно как объединяя в 1 дело, так и по отдельности (но как правило, их объединяют в наряды).
Эти документы систематизируются по годам увольнения сотрудников, а внутри каждого тома располагаются строго по алфавиту фамилий.
Сколько лет в архиве в настоящий момент хранятся карточки Т 2?
Сроки хранения личных карточек Т-2 определены в Перечне типовых архивных документов, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года. Согласно этому нормативному акту личные карточки Т-2 относятся к документам длительного хранения. Личные карточки формата Т-2 хранятся в течение 75 лет.
Сколько хранить карточки Т 2?
Сколько хранить Т-2. Личные карточки уволенных сотрудников надо хранить 50 лет. Срок установлен в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019. Карточки работников, уволенных до 19.02.2020, хранят еще дольше — 75 лет.
Сколько хранятся личные?
Сейчас, согласно ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», документы по личному составу хранятся 75 лет после увольнения сотрудника.
Что нельзя хранить в личном деле?
4 ст. 21 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).Так, нельзя хранить в личном деле копии документов, которые содержат персональные данные сотрудника:
- паспорта;
- карточки СНИЛС или свидетельства АДИ-РЕГ;
- военного билета;
- диплома об образовании;
- свидетельств о заключении и расторжении брака, о рождении ребенка, о перемене имени.
Нужно ли вести журнал учета личных карточек?
Журнал учета личных карточек относят к рекомендуемым (ст. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Поэтому работодатель сам решает, вести такой журнал в организации или нет.
Какие документы должны храниться 75 лет?
Какие документы хранятся 75 лет:
- Хранение документов:
- Акт на уничтожение документов
- Акт об уничтожении бланков строгой отчетности
- Архив организации
- Архивная справка
- Архивная справка образец
- Показать все →
Сколько хранятся карточки в архиве?
Сроки хранения амбулаторных карт в архиве приказ устанавливает в 5 лет, для стационарных карт он увеличен до 25 лет.
приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 года.
Сколько лет хранится мед карта в архиве?
Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у) — 25 лет Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025-1/у) — 1 год Медицинская карта ребенка (форма № 026/у) — 10 лет
Нужно ли ИП вести личные карточки сотрудников?
Личная карточка работника, обязательная для всех юридических лиц и ИП с сотрудниками, стала необязательной. Продолжать вести карточки можно — это не считается нарушением.
Как правильно сдать в архив личные карточки?
При передаче личных карточек в архив оформляется сдаточная опись с присвоением номера, который состоит из порядкового номера подразделения (кадровая служба — 06), буквенного кода «л/с», обозначающего принадлежность к личному составу, и год увольнения сотрудников.
Что такое личные карточки Т 2?
Личные карточки работников (Форма Т-2) применяются в организациях для полного и всестороннего учёта персонала.
На их основании формируется картотека личного состава. В качестве бланка применяется унифицированная форма № Т-2, которая отражает все необходимые сведения о личности работника и его трудовой деятельности.
Где хранится личная карточка?
Подводим итоги
Пока работник трудится у работодателя, его личная карточка хранится в кадровой службе — в специально оборудованном помещении, несгораемом шкафу или сейфе. После увольнения личная карточка закрывается и передается в архив компании, где хранится 50 лет или 75 лет (если увольнение произошло до 01.01.2003).
Нужно ли распечатывать личные карточки?
Означает ли это, что с 1 сентября 2021 года работодатель вправе вести личную карточку в электронном виде? Ответ: В Приказе Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, который вступил в силу 01.09.2021 не содержится обязанность работодателя вести личные карточки работников.
Где должны храниться карточки Т 2?
Соответственно, по мнению Роструда, существующие карточки Т-2 должны храниться как архивные документы.
Такие разъяснения приведены на официальном сайте ведомства.
Руководство по дебетовой карте для расчета заработной платы для сотрудников
Руководство по дебетовой карте для расчета заработной платы для сотрудников
Сотрудники, у которых есть банковские счета и с которых списывается их заработная плата, могут не знать, что такое дебетовые карты для расчета заработной платы. В разных компаниях разная технология учета и расчета заработной платы.
Предоплаченные зарплатные карты – одна из них. Это один из вариантов, который компании используют для оплаты труда своих сотрудников. Думайте об этом как о дебетовой карте, которую работодатель предоставляет своим сотрудникам.
Зарплатные карты для малого бизнеса прекрасно работают из-за их низкой стоимости.
Что такое зарплатная дебетовая карта для сотрудников?
Дебетовые карты Payroll работают так же, как и любые другие дебетовые карты. Работодатели выдают его своим работникам и загружают в него свою ежемесячную заработную плату.
Сотрудники могут использовать эту карту для онлайн-транзакций, покупок, снятия средств в банкоматах и других финансовых нужд. Работодатели также могут добавить другие средства и возмещения на этот счет.
Платежные дебетовые карты для сотрудников очень полезны, когда у них нет банковского счета, но они хотят использовать банковские функции.
Работодатели не могут обязывать сотрудников получать дебетовые карты заработной платы работодателя. Вместо этого они должны сделать прямой депозит или отправить зарплату.
Эмитентами карт, которые помогают работодателям предоставлять дебетовые карты для расчета заработной платы для сотрудников, являются Visa и Mastercard.
Различные типы платежных карт для сотрудников?
Несмотря на то, что функция зарплатных карт для сотрудников по-прежнему остается базовой, они по-прежнему могут служить различным потребностям. Существует четыре различных платежных дебетовых карты в зависимости от их типа и использования.
1. Фирменные зарплатные карты
Фирменные зарплатные карты выпускаются известными компаниями-эмитентами карт, такими как Visa. Они имеют более широкое признание и доступность, чем другие.
Сотрудники могут использовать их для покупок в магазине, банкоматов, оплаты счетов и банковских переводов. Фирменные зарплатные карты также работают за границей, где принимаются карты Visa/Mastercard.
Можно отправлять платежи на международные счета по цене ниже, чем обычные банковские переводы. Помимо этого, с помощью фирменных платежных карт можно оплачивать что угодно, начиная от счетов в ресторанах, бронирования отелей, бронирования билетов и любых других платежей.
Фирменные дебетовые карты для расчета заработной платы для сотрудников повышают уровень опыта сотрудников и ценность бренда компании.
2. Персонализированные карты
Часто можно увидеть платежные дебетовые карты с именами сотрудников на них. Их можно назвать персонифицированными картами.
Но у настоящих персонализированных карт есть еще одно преимущество.
Эти карты могут скрывать личную информацию и информацию о расходах сотрудников от их работодателей.
3. Карты мгновенного выпуска
Как следует из названия, это карты, которые можно мгновенно создать без имен сотрудников, но назначить их для использования. Допустим, сотрудник должен отправиться в командировку.
Админ может создать карту специально для этой цели и пополнить ее необходимыми деньгами. Эти карты мгновенного выпуска являются самым востребованным продуктом в последние дни.
Одноразовые карты-прожигатели обеспечивают большую гибкость и меньший контроль для работодателей и удобство для сотрудников.
4. Мобильные карты
Мобильные платежные дебетовые карты — это карты, которые не ограничиваются одним работодателем. Если сотрудник работает у двух работодателей, он может получать выплаты от обоих на одну карту.
Помимо зарплаты, портативные карты также позволяют получать средства из других источников.
Как правило, предоплаченная зарплатная карта перестает действовать, когда сотрудник больше не работает.
Он/она может использовать оставшуюся часть хранящихся денег, но не может использовать карту после того, как баланс достигнет нуля. Но портативные карты работают наоборот и дают пользователю максимальную гибкость.
Как работают платежные дебетовые карты?
Простая и эффективная замена бумажным платежным чекам — дебетовые карты. Они привлечены для полной оцифровки процесса начисления заработной платы.
Работодатель сотрудничает с эмитентом карт для предоставления дебетовых карт для расчета заработной платы для сотрудников. Они разговаривают с разными поставщиками, рассчитывают их требования и подписываются на идеальный план.
Для перевода зарплаты на зарплатную карту работодателю не нужны банковские реквизиты своих сотрудников. Независимо от того, платят ли они ежедневно или ежемесячно, они добавляют средства на эту карту, к которой сотрудник может получить мгновенный доступ.
Единственное отличие состоит в том, что зарплатная карта не привязана ни к какому банковскому счету. Ежемесячная плата за использование платежных карт для малого бизнеса не взимается. Его принимают везде, так как каждая карта имеет пин-код, номер карты и CVV.
Положительными сторонами платежных карт работодателя являются
Прием платежей
Не у всех есть банковские счета и не у всех есть доступ к банковским услугам. Зарплатная дебетовая карта была бы для них очень удобной и полезной. Получение наличными или зарплаты обременительно для сотрудников.
Говоря о работодателях, печать чеков для каждого работника требует времени. Чеки тоже дорогие. Выдача зарплаты наличными снова приведет к ручной обработке.
Даже если они используют приложения для расчета заработной платы или обращаются за помощью к сторонним менеджерам по заработной плате, это снова будет стоить бомбы. Доступ к дебетовым картам для расчета заработной платы для малых предприятий может помочь их сотрудникам получать мгновенную заработную плату в день выплаты жалованья.
Доступ к заработной плате
Существует процент комиссии за обналичивание чеков, которую банки взимают при обработке чеков. Трудно избежать этой платы, когда у сотрудников нет банковского счета. Карты предоплаченной заработной платы сокращают все это и предоставляют сотрудникам доступ к полной заработной плате.
Управление финансами
Платежные карты для работодателей не только экономят деньги, но и дают доступ к отслеживанию счетов, платежей и снятия средств. Даже сотрудники могут видеть свои расходы через платежную ведомость и планировать свои бюджеты.
Недостатки использования зарплатных карт для малого бизнеса
Взимаются сборы
Предприятия могут не нести никаких сборов, связанных с использованием услуг зарплатных карт. Но нагрузка ложится на плечи сотрудников.
Они должны платить комиссию за снятие денег в банкоматах, проверку баланса, замену карты или выполнение международных транзакций.
Проблемы с утерянными и украденными картами
Если сотрудник теряет свою карту, работодателю потребуется некоторое время, чтобы организовать для него замену карты. Поскольку у них нет банковского счета и банка, в который они могли бы пойти, они не могут получить доступ к своей зарплате другими способами.
Отсутствие функций
Дебетовая карта, которая поставляется с банковским счетом, имеет множество инновационных функций. Они могут получить доступ к мобильному телефону, онлайн-банкингу, личной поддержке, кредитной карте и многому другому.
Но дебетовые карты работодателя не могут предложить ничего, кроме основных транзакционных услуг.
Volopay как программа для расчета заработной платы для вашего бизнеса
Карты для расчета заработной платы для работодателей — это достойный способ сортировки расходов на заработную плату. Но это не будет разумно, если вы посмотрите на это как на долгосрочное решение.
Платежные карты имеют ограниченные возможности и могут быть дорогими, если в вашей компании больше сотрудников. Но оплата труда не должна быть такой сложной.
Познакомьтесь с Volopay, программой организованного и автоматизированного управления расходами. Это может оптимизировать вашу заработную плату по цене в рамках вашего бюджета.
Наши безлимитные виртуальные карты могут быть назначены вашим сотрудникам для регулярных выплат заработной платы каждый месяц. Они также хороши, когда речь идет о возмещении деловых расходов сотрудников.
Возможны как местные, так и международные платежи по самой низкой комиссии за обмен валюты. Таким образом, оплата иностранных сотрудников не будет проблемой. Не только начисление заработной платы, разумно управляйте любыми расходами с помощью программного обеспечения Volopay.
Рекомендуем прочитать: Преимущества и недостатки аутсорсинга расчета заработной платы
Быстрая и безопасная обработка внутренних и международных транзакций
Зарегистрируйтесь сейчас
Global
Карточки сотрудников | Bento
Что такое кредитная карта для сотрудников?
Карты сотрудников — это кредитные или дебетовые карты, которые предприятия выдают определенным работникам.
Работники могут использовать карты сотрудников для совершения покупок или платежей, связанных с бизнесом, без необходимости заполнять формы заявок и ждать одобрения.
Поскольку это кредитные карты, карты сотрудников привязаны к возобновляемой кредитной линии предприятия. Они также требуют, чтобы предприятия и владельцы бизнеса прошли процесс утверждения кредита, прежде чем предприятия получат их. Многие бизнес-кредитные карты имеют высокие годовые процентные ставки. По данным Creditcards.com, средняя процентная ставка по корпоративным кредитным картам, включая карты сотрудников, по состоянию на 9 октября 2018 года составляла 14,70 процента.
Кто использует карты сотрудников?
Предприятия всех размеров полагаются на карты сотрудников, которые помогают им совершать платежи и покупки, необходимые для бесперебойной работы. Согласно обзору кредитования малого бизнеса, проведенному Федеральной резервной системой в 2017 году, бизнес-кредитные карты были вторым по популярности видом финансирования, к которому обращались малые предприятия (27 процентов).
Небольшие и новые компании могут столкнуться с большими трудностями при получении разрешения на получение карточек сотрудников. По данным SBCS, 70 процентов малых предприятий с годовой выручкой менее 100 000 долларов США и 61 процент начинающих компаний, которые были в бизнесе от нуля до пяти лет, сообщили, что им либо было отказано в кредите, либо они получили меньше суммы, чем предполагалось. они просили.
Как работает кредитная карта сотрудника?
Предприятия, которые хотят выдавать кредитные карты своим сотрудникам, должны сначала подать заявку на их получение. Если они одобрены, они могут заказать необходимое количество карточек сотрудников и раздать их. Все карты сотрудников будут привязаны к кредитной линии компании. Когда сотрудники осуществляют платежи или покупки с помощью кредитных карт сотрудников, а не дебетовых карт сотрудников, суммы будут списаны с кредитной линии.
Компаниям, которые не погасят остатки по своим счетам в полном объеме к концу каждого месяца, будут начисляться проценты.
Многие компании, выпускающие карты сотрудников, также взимают высокие ежегодные сборы. Однако использование кредитных карт может позволить вашей компании зарабатывать такие привилегии, как мили и другие вознаграждения.
Как кредитная карта сотрудника может помочь мне в развитии моего бизнеса?
Предоставление служебных карт вашему сотруднику может помочь в развитии вашего бизнеса. Когда вы используете карты сотрудников, вы можете отказаться от дорогостоящих процессов, таких как возмещение расходов и одобрение покупок. Карты сотрудников дают вашим сотрудникам возможность тратить деньги для вашей компании, когда необходимы поставки, а не прерывать ваши бизнес-операции в ожидании одобрения.
Использование карточек сотрудников также может помочь укрепить репутацию вашей компании среди поставщиков и продавцов, а также повысить репутацию вашего бизнеса. Экономя деньги и увеличивая свой кредит, вы можете направить больше своего дохода на развитие своего бизнеса.
Как узнать кредитные карты сотрудников?
Чтобы определить лучшие карты сотрудников, важно изучить различные доступные предложения.
Вы можете начать с чтения статей о кредитных картах и чтения обзоров на различных надежных сайтах. Посмотрите на карты, получившие самые высокие оценки от других бизнес-клиентов, и сравните предлагаемые ими функции.
Вам следует искать кредитные карты с самыми низкими процентными ставками и комиссиями. Некоторые карты имеют функции, которые позволяют вам создавать отчеты о расходах в электронном виде, чтобы вашей бухгалтерии не приходилось пытаться выслеживать сотрудников, которые опаздывают с их отправкой.
Какие функции включены в лучшую карточку расходов для сотрудников?
Другим вариантом карты сотрудника является дебетовая карта сотрудника. Вместо привязки к возобновляемой кредитной линии карты расходов сотрудников привязаны к вашей учетной записи и используют средства вашей компании при совершении покупок. Это делает их хорошим выбором для малого или нового бизнеса, а также для владельцев бизнеса, которые не хотят влезать в долги.
В лучших карточках расходов для сотрудников используются интеллектуальные технологии, которые дают вам полный контроль над тем, как они используются.
Например, дебетовые карты Bento for Business Visa позволяют владельцам бизнеса ограничивать, когда их сотрудники могут использовать свои карты, сколько они могут тратить в течение дня или недели и где карты могут использоваться для совершения покупок или платежей.
Другие преимущества дебетовой карты для сотрудников
Использование карт для расходов сотрудников также может принести пользу вашему бизнесу и вашим сотрудникам другими способами. Когда вы распространяете карты сотрудников среди своих сотрудников, вы можете прекратить возмещение. Процессы возмещения могут разозлить сотрудников, которые вынуждены ждать возмещения своих собственных денег. Если сотрудник использовал личную кредитную карту, чтобы купить что-то для вашего бизнеса, и ваш процесс занимает слишком много времени, сотруднику могут быть начислены проценты за покупку, которую он или она сделал для вашей компании.
Прекращение возмещения также может помочь вашей компании избежать потенциального завышения отчетов о расходах или мошеннических запросов на возмещение.
Возмещения являются основными источниками расточительства, злоупотреблений и мошенничества. Когда вы закончите их, вы можете вообще избежать связанных с этим потерь. Наконец, прекращение возмещения расходов с помощью карточек сотрудников может помочь вам сэкономить время и деньги, которые в противном случае были бы потрачены на обработку запросов.
Кому больше всего выгодна дебетовая карта сотрудника?
Небольшие компании могут получить наибольшую выгоду от перевода своих процессов покупки и оплаты на карты расходов сотрудников. Многие малые предприятия имеют более слабый внутренний контроль из-за нехватки ресурсов. Когда вы ограничиваете доступ ваших сотрудников к своим счетам и даете им карты для использования, вы можете контролировать свои расходы и предотвращать мошенничество.
Выдача карточек сотрудникам также может помочь вам убедиться, что ваши платежи будут произведены в срок, а ваши товары можно будет заказать, когда они потребуются. Это может помочь обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса и свести к минимуму ваши потери.
Почему важна дебетовая карта сотрудника?
Дебетовые карты для ваших сотрудников помогут улучшить управление вашими расходами. Когда вы даете карты своим сотрудникам, вы можете снизить транзакционные издержки, которые в противном случае были бы понесены при совершении основных покупок.
Карточки сотрудников также могут сделать расходы в вашей компании более прозрачными. Вся информация о транзакциях будет доступна вам в ежемесячных отчетах. Некоторые карты позволяют просматривать историю транзакций в режиме реального времени на защищенной онлайн-панели, что позволяет быстро выявлять проблемы и устранять их.
Как дебетовая карта сотрудника связана с потребностями бизнеса?
Большинство людей слышали поговорку о том, что «чтобы делать деньги, нужны деньги». Пословица верна как для бизнеса, так и для людей. Чтобы ваш бизнес был успешным, важно, чтобы ваши сотрудники могли своевременно совершать покупки. Карты сотрудников позволяют вашим сотрудникам тратить деньги от имени бизнеса.
Служебные карты для предприятий могут дать вашим сотрудникам возможность совершать покупки, связанные с работой, не дожидаясь утверждения их заявок и выдачи чеков. Это может позволить вашему бизнесу избежать замедления или остановки, которые в противном случае могли бы произойти в процессе ожидания. Хорошие карты сотрудников также могут помочь вам контролировать свои расходы и точно знать, где находится ваша компания, когда захотите.
Дебетовая карта для сотрудников и кредитная карта для бизнеса
Дебетовые карты для сотрудников отличаются от бизнес-кредитных карт тем, что они не увеличивают ваш долг. Когда ваши сотрудники используют свои карты, деньги будут вычитаться из средств вашей компании, а не из вашей кредитной линии.
Покупки по дебетовой карте также не облагаются процентами. Однако они похожи на кредитные карты в том, что их можно использовать в тех же местах, где принимаются кредитные карты, и они являются безналичными формами оплаты.
Пример коммерческого мошенничества
Деловое мошенничество очень распространено и может иметь место во множестве различных отраслей.
В недавнем случае, который произошел в районе Большого Чикаго, 48-летняя женщина из Тинли-Парка по имени Мишель Патрас украла 59 000 долларов у своего работодателя, городка Орланд. Патры украли деньги со счетов муниципалитета, в том числе из продовольственного фонда и фонда общей помощи. Оба этих фонда предназначены для помощи малоимущим жителям в оплате счетов за коммунальные услуги и обеспечении едой.
Патрас изменила записи и выдала дубликаты чеков, чтобы замести следы. Патрас использовала деньги, которые она присвоила, для оплаты своей личной кредитной карты и других счетов. Она работала помощником по административным вопросам в городском округе с января 2016 года, пока ее кражи не были обнаружены в марте 2018 года.
Другое дело о мошенничестве в бизнесе
Канадский юрист, представляющий компанию Service Mold and Aerospace, предупреждает предприятия, чтобы они не полагались на одного бухгалтера для управления своими расходами. Компания потеряла почти 1 миллион долларов после того, как бывший бухгалтер Нада Халаф подделала чеки и присвоила средства, чтобы утолить свою зависимость от азартных игр.
Согласно сообщениям, Халаф проиграл почти 1 миллион долларов, играя в азартные игры в Caesars Windsor. Ранее в 2018 году она признала себя виновной по двум пунктам обвинения в мошенничестве и в сентябре начала отбывать 24-месячный тюремный срок. Компания подает в суд, пытаясь вернуть потерянные деньги. Халаф был доверенным лицом, работавшим в малом бизнесе с 2008 года. В целом, использование отслеживаемых бизнес-дебетовых карт, где это возможно, может помочь снизить риск мошенничества в бизнесе.
Карты сотрудников позволяют удаленно закрыть карту
Одна из больших проблем с бизнес-кредитными картами заключается в невозможности их удаленного закрытия предприятиями, когда они обнаруживают, что их сотрудники злоупотребляют картами, или когда они узнают, что карты были потерянный. Компании должны звонить эмитентам карт и просить эмитентов деактивировать карты вместо того, чтобы сделать это самостоятельно, в отличие от легкости, которую приносит карта сотрудника.
Дебетовые карты Bento for Business Visa решают эту проблему для своих клиентов.
Владельцы бизнеса могут заходить в свои личные кабинеты в любое время дня и ночи со своих смартфонов или ноутбуков. Они могут просмотреть, как используется каждая карта. Если возникла проблема с картой или если карта была утеряна, деактивировать карту так же просто, как нажать кнопку на смартфоне.
Карты сотрудников позволяют вам ограничивать место проведения и сумму на каждого сотрудника.
Еще одна проблема, с которой сталкиваются предприятия с кредитными картами, заключается в том, что они не могут помешать сотрудникам тратить слишком много денег или ограничить магазины, в которых они могут быть использованы. Например, если сотруднику выдается кредитная карта Mastercard, он или она сможет использовать ее где угодно и тратить до лимита карты компании.
Дебетовая карта Bento for Business Visa решает эту проблему, предоставляя предприятиям возможность устанавливать лимиты расходов на день или неделю. Вы также можете выбрать, где можно использовать карты Bento. Например, вы можете ограничить использование карты, которую вы даете подрядчику по кровельным работам, только для совершения покупок в определенном магазине товаров для дома по вашему выбору.
Если подрядчик попытается использовать карту в другом месте, карта будет отклонена.
Как работает возмещение расходов: проблемы и подводные камни
Возмещение расходов может быть серьезной проблемой для бизнеса. На предприятиях, которые их используют, сотрудники тратят собственные деньги на покупку товаров для компании. Затем сотрудники представляют отчеты о расходах и квитанции, чтобы их можно было возместить.
Процессы возмещения могут означать, что сотрудники вынуждены ждать, чтобы вернуть свои деньги. Некоторые сотрудники заполняют свои отчеты о расходах или представляют мошеннические отчеты о расходах, в которых они утверждают, что личные расходы были сделаны для бизнеса. Использование карт может позволить вам прекратить возмещение, чтобы вы могли избежать этих ловушек.
Преимущества дебетовой карты Visa Bento for Business
Bento for Business предлагает несколько различных пакетов, чтобы предприятия могли заказать необходимое количество карт.
Предприятия могут заказать две карты бесплатно или до 10 за ежемесячную плату в размере 29 долларов США. Карты предлагают преимущества для малого бизнеса для контроля расходов.
Вы можете выдать сотруднику, который водит машину в рамках своей работы, карточку с дневным лимитом в 50 долларов, которую он может использовать на заправочной станции для покупки топлива. Другой сотруднице может быть выдана карта с месячным лимитом в 500 долларов, которую она может использовать для оплаты счетов за коммунальные услуги офиса. Если какой-либо работник попытается использовать карту в другом месте, транзакции будут отклонены.
О Bento
Bento for Business — это компания, созданная с целью предоставления малым предприятиям интеллектуальных решений для управления расходами и предотвращения мошенничества. Дебетовая карта Bento for Business Visa предлагает надежные решения для контроля расходов и получила отличные отзывы от национальных изданий, таких как Forbes, и от пользователей.