Как в outlook 2019 добавить адресную книгу: Добавление или удаление адресной книги

Добавление или удаление адресной книги

Outlook для Microsoft 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Еще…Меньше

Адресная книга Outlook — это набор адресных книг и списков адресов, созданных на основе папок контактов. С помощью адресной книги можно находить и выбирать имена, адреса электронной почты и списки рассылки при отправке сообщений электронной почты.

Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange Server, список адресной книги будет включать Глобальный список адресов (GAL). Gal содержит имена и адреса электронной почты всех, у кого есть учетная запись с этой учетной записью Exchange Server и настраивается автоматически Exchange.

Задачи

Представлением по умолчанию обычно является глобальная адресная книга.

1. org/ListItem»>

   На вкладке Главная в группе Найти нажмите кнопку Адресная книга.

2. В поле Адресная книга выберите нужную адресную книгу.

1. На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

2. org/ListItem»>

   В диалоговом окне Настройка учетных записей на вкладке Адресные книги нажмите кнопку Создать.

   Примечание: Появится список существующих адресных книг.

3. Вам будет предложено выбрать один из двух типов адресных книг:

   • Добавление адресной книги с помощью службы каталогов Интернета (LDAP)

     • Щелкните Служба каталогов Интернета (LDAP) и нажмите кнопку Далее.

     • org/ListItem»>

       В поле Имя сервера введите имя сервера, предоставленное поставщиком услуг Интернета или системным администратором.

     • Если указанный сервер защищен паролем, установите флажок Требуется вход на сервер и введите имя пользователя и пароль.

     • Нажмите кнопку Больше параметров.

     • В поле Отображаемое имя введите имя адресной книги LDAP, которое будет отображаться в списке Адресная книга диалогового окна Адресная книга.

     • В группе Сведения о подключении введите номер порта, предоставленный поставщиком услуг Интернета или системным администратором.

     • Откройте вкладку Поиск и внесите в параметры сервера необходимые изменения.

     • Если поле База поиска в разделе Параметры поиска не заполнено, введите различающиеся имена, предоставленные администратором.

     • org/ListItem»>

       Нажмите кнопки ОК, Далее и Готово.

   • Добавление дополнительной адресной книги

4. Чтобы использовать добавленную адресную книгу, необходимо закрыть и перезапустить Outlook.

Примечание: Дополнительные Outlook 2016 и Outlook 2013см. в этой статьи.

1. org/ListItem»>

   На вкладке Файл выберите Настройка учетных записей > Настройка учетных записей.

2. На вкладке Адресные книги выберите адресную книгу, а затем нажмите кнопку Удалить.

Задачи

При первом открытии адресной книги отображается стандартная адресная книга. Если у вас есть учетная запись Microsoft Exchange, обычно это глобальный список адресов. Для учетных записей IMAP, POP3 и других типов чаще всего это адресная книга Outlook. Вы можете изменить стандартную адресную книгу и настроить ее параметры, например указать, в какой адресной книге нужно прежде всего искать адреса при отправке сообщений и где хранить личные адреса.

Чтобы просмотреть другие адресные книги, необходимо выбрать их в списке адресных книг Outlook.

Дополнительные сведения

Хотя в Microsoft Office Outlook 2007 больше нельзя создавать и использовать личные адресные книги, вы можете импортировать старые личные адресные книги и преобразовать их. Рекомендуется преобразовать личную адресную книгу в Outlook контакты, которые могут отображаться в Outlook книге. Outlook Контакты обеспечивают гибкость и настройки, недоступные в личной адресной книге. Например, добавьте личные профили для каждого контакта, включая дни рождения, номера телефонов, годовщины и адреса веб-сайтов.

Поддерживаются следующие типы адресных книг:

• Глобальный список адресов   
  Чтобы отобразить эту адресную книгу, необходимо использовать учетную запись Microsoft Exchange Server. Глобальный список адресов содержит имена и адреса электронной почты всех людей в организации. Он настраивается автоматически при наличии учетной записи Exchange. Адресную книгу создает и обслуживает администратор Exchange или администратор сети. Он также может содержать адреса электронной почты внешних контактов, списков рассылки, конференц-залов и оборудования. Подмногаи глобального списка адресов отображаются в адресной книге при выборе записи в списке Все списки адресов в списке Адресная книга. Вы можете скачать глобальный список адресов для использования в автономном режиме.

  Примечание: Если вы используете Microsoft Office Outlook 2007 с учетной записью Exchange в режиме кэширования, автономная адресная книга по умолчанию загружается и обновляется каждые 24 часа.

• Outlook адресной книге   
  Для использования этой адресной книги не требуется учетная запись Exchange. Адресная Outlook создается автоматически и содержит контакты из папки «Контакты» по умолчанию, которые содержат адреса электронной почты или номера факса. Эти контакты отображаются в диалоговом окне Адресная книга

  при выборе значения Контакты в списке Адресная книга. При Outlook учетной записи Exchange в режиме кэшации Exchange адресная книга Outlook также доступна в автономном режиме.

  Если вы создали дополнительные папки контактов, можно настроить свойства для каждой из них, чтобы включить контакты в адресную книгу Outlook.

• Службы каталогов Интернета (LDAP)   
  Службы каталогов Интернета используются для поиска адресов электронной почты, которые не находятся в локальной адресной книге или корпоративном каталоге, например в глобальном списке адресов. Каталог LDAP подключается к LDAP-серверу через Интернет.

• Сторонние адресные книги   
  Вы можете добавлять сторонние адресные книги Outlook с помощью программы установки сторонних поставщиков. Outlook сторонние адресные книги отображаются в списке Дополнительные типы адресных книг.

1. В меню Сервис выберите элемент Настройка учетных записей.

2. org/ListItem»>

   На вкладке Адресные книги нажмите кнопку Создать.

3. Вам будет предложено выбрать один из двух типов адресных книг. Чтобы добавить адресную книгу нужного типа, выполните одно из следующих действий:

   • Добавление адресной книги с помощью службы каталогов Интернета (LDAP)

     • Щелкните Служба каталогов Интернета (LDAP) и нажмите кнопку Далее.

     • org/ListItem»>

       В поле Имя сервера введите имя сервера, предоставленное поставщиком услуг Интернета или системным администратором.

     • Если указанный сервер защищен паролем, установите флажок Требуется вход на сервер и введите имя пользователя и пароль.

     • Нажмите кнопку Больше параметров.

     • В поле Отображаемое имя введите имя адресной книги LDAP, которое будет отображаться в списке Адресная книга диалогового окна Адресная книга.

     • В группе Сведения о подключении введите номер порта, предоставленный поставщиком услуг Интернета или системным администратором.

     • Откройте вкладку Поиск и внесите в параметры сервера необходимые изменения.
       Параметр поиск Time-Out определяет, сколько секунд Outlook поиска в каталоге LDAP для разрешения имен в сообщении. Вы также можете ограничить количество имен, которые выводятся в результатах поиска по адресной книге.

     • Если поле База поиска в разделе Параметры поиска не заполнено, введите различающиеся имена, предоставленные администратором.

     • Нажмите кнопки ОК, Далее и Готово.

   • Добавление дополнительной адресной книги

4. Чтобы использовать добавленную адресную книгу, необходимо закрыть и перезапустить Outlook.

Примечание: Если вы хотите добавить имена или адреса в адресную книгу, см. статью Добавление пользователей в адресную книгу. Сведения о том, как изменить адресную книгу, см. в статье Изменение записей адресной книги.

1. В меню Сервис выберите элемент Настройка учетных записей.

2. На вкладке Адресные книги выберите адресную книгу, которую вы хотите удалить.

3. Нажмите кнопку Удалить.

4. org/ListItem»>

   Нажмите кнопку Готово.

Создание адресной книги

Outlook для Microsoft 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Еще…Меньше

При отправке электронного письма вам может потребоваться найти и выбрать адрес электронной почты в определенной группе контактов, например из коллег, родственников или членов клуба. Чтобы упростить поиски, вы можете создать личную адресную книгу с именами из папок контактов Outlook.

Для этого создайте папку в разделе Контакты, а затем преобразуйте ее в адресную книгу.

1. Откройте вкладку Люди в нижней части окна Outlook.

2. На вкладке Главная в разделе Мои контакты щелкните правой кнопкой мыши папку Контакты и выберите команду Создать папку.

3. В диалоговом окне Новая папка введите название каталога, выберите необходимое расположение и нажмите кнопку ОК. Вероятно, лучше всего поместить новую папку в каталог Контакты.

4. Чтобы убедиться, что созданная папка доступна в качестве адресной книги, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите пункт Свойства в контекстном меню.

5. org/ListItem»>

   Откройте вкладку Адресная книга Outlook и убедитесь, что установлен флажок Показать эту папку как адресную книгу.

6. Убедитесь, что новая папка с контактами добавлена в качестве адресной книги. Для этого на вкладке Главная нажмите кнопку Адресная книга.

   В диалоговом окне Адресная книга проверьте, отображается ли новая адресная книга в списке Адресная книга.

Добавление контактов в адресную книгу

После создания личной адресной книги или группы контактов вы можете добавить в нее контакты.

См. также

Добавление и использование контактов (видео)

Добавление контакта

Создание группы контактов

Работа с адресными книгами и контактами в Outlook 2019

Приложение электронной почты было бы неполным без возможности хранить контакты. Outlook называет свой список контактов адресной книгой. Термин «список контактов» и «адресные книги» взаимозаменяемы в мире электронной почты.

Создайте адресную книгу для своей учетной записи

Если вы не используете корпоративную учетную запись, которая использует сервер Microsoft Exchange, вам необходимо создать адресную книгу, прежде чем вы сможете добавлять какие-либо записи контактов. При настройке Outlook для работы с внешней службой электронной почты, такой как Gmail, настраивается только учетная запись без адресной книги. Вы должны создать свой собственный, который затем сохранится на вашем локальном компьютере.

Параметры для создания новой адресной книги находятся в настройках Outlook.

(кнопка «Настройки учетной записи»)

Перейдите на вкладку «Файл». В разделе «Информация» на этой странице вы найдете кнопку «Настройки учетной записи». Отображается раскрывающийся список параметров. Нажмите «Настройки учетной записи» в раскрывающемся списке, и появится окно настроек Outlook.

(Конфигурации адресной книги в настройках Outlook)

Щелкните вкладку «Адресные книги», и отобразятся все настроенные и сохраненные адресные книги. На изображении выше нет адресных книг, поэтому мы должны их создать. Нажмите «Создать», и откроется окно, которое проведет вас по этапам создания новой адресной книги.

В первом окне выберите «Дополнительные адресные книги» и нажмите «Далее». В следующем окне нажмите «Адресная книга Outlook», а затем нажмите «Далее». Всплывающее окно сообщит вам, что вы должны перезапустить Outlook, поэтому закройте и перезапустите приложение.

Добавление контакта в адресную книгу

После добавления адресной книги вы можете добавлять, просматривать и удалять записи. Кнопка для открытия адресной книги находится в меню «Найти» на вкладке «Главная».

(Найти категорию меню)

Эта категория имеет две опции, связанные с адресной книгой. Опция «Поиск людей» будет искать определенную запись. При нажатии на кнопку «Адресная книга» она откроется. В раскрывающемся списке «Фильтровать электронную почту» будут отображаться параметры для фильтрации электронной почты по указанному критерию, но это не связано с вашей адресной книгой.

Хотите узнать больше? Почему бы не пройти онлайн-курс по Outlook 2019?

Нажмите кнопку «Адресная книга», чтобы открыть адресную книгу.

(адресная книга Outlook)

Адресная книга Outlook проста, поэтому в этом окне не так много параметров. При открытии адресной книги отображается список контактов в алфавитном порядке. На изображении выше показан только один контакт, но при добавлении контактов вы увидите несколько.

В раскрывающемся списке «Адресная книга» отображаются все адресные книги, настроенные в Outlook. При создании контакта необходимо выбрать адресную книгу для его сохранения. Поскольку у вас может быть несколько учетных записей, настроенных с Outlook, вы также можете настроить несколько адресных книг. Эти адресные книги обычно связаны с учетными записями электронной почты, но вы можете настроить несколько адресных книг со своими учетными записями. Это позволяет хранить контакты отдельно от других. Например, у вас может быть одна учетная запись электронной почты на работе, но у вас есть адресная книга для деловых контактов и одна для личных контактов.

Функция поиска позволяет найти контакт по имени. Эта функция ускоряет поиск контакта, если вы знаете имя контакта, но не можете вспомнить адрес электронной почты.

Чтобы добавить контакт, нажмите пункт меню «Файл» и выберите «Новая запись». Откроется окно, в котором вы решите создать новый контакт или новую группу контактов. Адресные книги Outlook позволяют группировать контракты. При выборе «Новая контактная группа» откроется окно, в котором вы можете создать группу. При нажатии «Новый контакт» откроется окно, в котором вы можете создать новый контакт для своей адресной книги. Нажмите «Новый контакт», и появится окно, в котором вы можете добавить новую запись.

(Создать новую запись в адресной книге)

Объем добавляемой информации не является обязательным. Вы должны добавить имя к контакту, чтобы вы могли ссылаться и находить контакт при создании электронных писем в будущем. В запись электронной почты вы добавляете адрес электронной почты контакта, и именно этот адрес Outlook использует для отправки электронной почты, когда вы выбираете этот контакт в качестве получателя.

Любая информация, которую вы добавите в эту форму, будет сохранена для использования в будущем. Обратите внимание, что у вас также есть раздел «Заметки», поэтому вы можете вводить любые заметки, связанные с контактом.

Над формой вы увидите несколько опций меню. Некоторые из них важны при работе с адресной книгой. В разделе «Теги» вы можете установить категорию для контакта и установить его как личную запись. Обратите внимание, что в разделе «Параметры» вы можете создать визитную карточку. Нажмите кнопку «Визитная карточка», откроется окно.

(Создание визитной карточки для контакта)

Используя визитную карточку, вы можете создать более персонализированную запись для вашего контакта. Вы можете создать изображение со стилизованными шрифтами и текстом. Одним из вариантов Outlook по сравнению с другим программным обеспечением электронной почты является стилизованный контент, который вы можете создать, чтобы настроить каждую часть взаимодействия с клиентом с помощью собственных цветов, шрифтов, изображений и макетов.

После создания контакта у вас есть несколько вариантов. Эти параметры показаны в разделе «Действия» на вкладке «Контакты».

(Категория Действия в окне «Новая запись»)

Нажав кнопку «Сохранить и закрыть», вы сохраните контакт и закроете текущее окно. Если вы решите, что контакт вам больше не нужен, нажмите кнопку «Удалить», и он будет удален из вашей адресной книги. Кнопка «Сохранить и создать» сохраняет текущий контакт и очищает форму, чтобы вы могли создать новый контакт.

Использование адресной книги для отправки электронной почты

После создания адресной книги и записей ее можно использовать при создании электронных писем. Когда вы создаете новое электронное письмо, кнопка «Кому» отображается рядом со списком получателей. Нажмите эту кнопку, и откроется ваша адресная книга. Вы также можете открыть это окно, нажав кнопку «CC» или кнопку «BCC», если она включена.

(Адресная книга открывается из окна «Новая электронная почта»)

На изображении выше вы можете видеть кнопки «Кому», «Копия» и «СК». Это позволяет назначить контакт каждому списку получателей непосредственно из вашей адресной книги. Вместо того, чтобы запоминать адреса электронной почты и вручную вводить их в эти текстовые поля, вы можете использовать интерфейс Outlook и просто дважды щелкнуть каждый элемент, отображаемый в адресной книге. Выбранный элемент будет добавлен в соответствующий список получателей. Это одно из основных преимуществ Outlook по сравнению с другими программными клиентами электронной почты.

После того, как вы выбрали каждое электронное письмо, нажмите кнопку «ОК», и Outlook вернет вас в главное окно создания электронного письма. После того, как вы закончите составлять электронное письмо, создать строку темы и назначить получателей, нажмите кнопку «Отправить», чтобы упаковать его и передать на сервер исходящей электронной почты. Если передача прошла успешно, вы увидите электронное письмо в папке «Отправленные».

Как добавить контакты в Outlook 2019

Автор: Фейт Вемпен и

Обновлено: 28 февраля 2019 г.

Из книги: Office For Seniors For Dummies

Office For Seniors For Dummies

Исследовать книгу Купить на Amazon

Outlook относится к хранимой вами информации о людях и организациях как контактную информацию, , и сохраняет ее в папке «Контакты». Чтобы получить доступ к папке «Контакты», щелкните значок «Контакты» (который выглядит как два человека) в левом нижнем углу окна Outlook.

В папке «Контакты» отображается каждый контакт, который вы ввели в Outlook 2019..

Хотя на изображении выше показано несколько контактов, в начале у вас их нет. Вы должны вводить каждый по отдельности.

Чтобы сохранить чью-либо контактную информацию, выполните следующие действия:

1. В окне «Контакты» нажмите кнопку «Новый контакт» в верхнем левом углу.

   Появится новое окно «Без названия — контакт».

   На шаге 1 вы также можете выбрать Главная → Новый контакт или нажать Ctrl+N, чтобы создать новый контакт. Ознакомьтесь с другими сочетаниями клавиш Outlook 2019.

2. Заполните информацию, которую вы хотите сохранить для человека или организации.

   Вы можете заполнить столько, сколько хотите.

   Чем полнее вы сделаете запись для человека, тем полезнее может быть Outlook. Однако для ввода всех данных, необходимых для полной записи, требуется больше времени, чем просто для ввода имени и адреса электронной почты. Ни одно из полей не является обязательным.

3. Нажмите кнопку «Сохранить и закрыть» на ленте. Контакт будет добавлен в ваш список контактов.

Вот несколько советов, которые следует учитывать при вводе контактной информации в Outlook 2019:

• Все, что вы вводите в поле «Полное имя», немедленно заменяет Без названия в строке заголовка диалогового окна.
• В поле «Файл как» укажите алфавитный порядок этой записи. По умолчанию используется фамилия, поэтому все, что вы указываете в поле «Полное имя», меняется на противоположное. Например, если вы введете Джон Доу в поле «Полное имя», поле «Файл как» будет выглядеть как Доу, Джон 9.0105 . Для имен людей это обычно лучший способ. Однако для названия компании (например, ACME Corporation) вы, вероятно, не хотите, чтобы оно располагалось в алфавитном порядке как Corporation, ACME. Чтобы это исправить, откройте раскрывающийся список «Файл как» и выберите ACME Corporation .
• Если вы введете название компании (в поле «Компания»), в списке «Файл как» будет доступно еще больше вариантов. Например, вы можете расположить в алфавитном порядке название компании, а не имя человека, и поместить имя человека или компании в круглые скобки, как показано ниже:
  • Корпорация ACME (Доу, Джон)
  • Доу, Джон (Корпорация ACME)

• Вы можете сохранить несколько адресов электронной почты для одного и того же человека. Обратите внимание, что электронная почта — это не просто метка поля, но и раскрывающийся список. Откройте список и выберите «Электронная почта 2», «Электронная почта 3» и т. д. для дополнительных адресов.
• Все поля номеров телефонов также имеют раскрывающиеся списки, связанные с их метками. Вы можете сохранить четыре телефонных номера для человека и выбрать, какие ярлыки будут носить каждый из них. Например, можно присвоить метку Мобильный одному из телефонных номеров.
• У человека может быть три адреса: рабочий, домашний и другой. Переключайтесь между ними с помощью выпадающего списка в разделе Адреса.
• Когда вы вводите адрес, но не вводите его в правильном почтовом формате (адрес, город, штат и почтовый индекс), в диалоговом окне вам будет предложено ввести их. Это сделано для вашей собственной защиты: убедитесь, что каждый адрес, который вы вводите, можно использовать.
• Используйте панель «Примечания» для хранения дополнительной информации о человеке, которая не совпадает ни с одним из полей.
• Поля, которые появляются по умолчанию, называются общими полями. Доступно больше полей. На вкладке «Контакты» в группе «Показать» нажмите «Подробнее», чтобы увидеть других.
• Чтобы настроить внешний вид ваших контактов, выберите один из наборов полей, отличных от полей по умолчанию.

Эта статья взята из книги:

• Office For Seniors For Dummies ,

Об авторе книги:

Фейт Вемпен является адъюнкт-инструктором Университета Пердью в Индианаполисе (IUPUI). Она является автором более 150 книг по компьютерному оборудованию и программному обеспечению, а также разработчиком онлайн-курсов по технологиям, чьи курсы обучили более четверти миллиона человек.