Как создать правило в outlook: Создание правил с дополнительными действиями в Outlook для Windows

Создание правил с дополнительными действиями в Outlook для Windows

Правило — это действие, которое Outlook автоматически выполняет с отправленными или полученными сообщениями электронной почты на основании заданных вами условий. Например, все сообщения от определенного человека могут перемещаться в папку, отличную от папки Входящие.

Некоторые сторонние разработчики создают надстройки с правилами для дополнительных действий. Это библиотеки динамической компоновки (DLL-файлы), которые перед использованием необходимо установить на компьютере приложением Outlook. Корпорация Майкрософт не предоставляет надстройки для дополнительных действий.

Примечание:  Правило с дополнительным действием выполняется только на том компьютере, где оно установлено, и только при запущенном приложении Outlook.

1. Откройте вкладку Файл.

2. В правой области щелкните Управление правилами и оповещениями.

3. В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

4. В разделе Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям или Применение правила к отправленным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

5. В группе Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны соответствовать сообщения, чтобы было применено правило.

6. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для условия, которое вы добавили, укажите значение и нажмите кнопку Далее.

7. В группе Шаг 1. Выберите действия установите флажок выполнить настраиваемое действие.

8. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните Настраиваемое действие.

9. В диалоговом окне Выбор настраиваемого действия в списке Выберите действие укажите нужное действие.

   Примечание:  если надстройка не отображается, возможно, она была неправильно установлена для использования в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows. Чтобы получить дополнительные сведения, обратитесь к разработчику надстройки.

10. Чтобы изменить действие по умолчанию, нажмите кнопку Изменить.

11. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к мастеру правил, а затем нажмите кнопку Далее.

12. В группе Шаг 1. Укажите исключения выберите исключения из правила и нажмите кнопку Далее.

13. В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый элемент для любого добавленного исключения, укажите значение и нажмите кнопку Далее.

14. В окне Шаг 1. Задайте имя правила введите имя для правила.

15. В окне Шаг 2. Выберите параметры правила установите флажки для нужных параметров.

    • Чтобы применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке

      Входящие, установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие».

    • Теперь новое правило автоматически включено. Чтобы отключить его, снимите флажок Включить правило.

    • Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты в Outlook, установите флажок Создать правило для всех учетных записей.

16. Нажмите кнопку Готово.

Использование правил для папки «Входящие» в Outlook.com

Правила применяются к входящим сообщениям и могут создаваться в любой папке.

1. Чтобы быстро создать правило, перемещающее все сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку, в списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши письмо, для которого вы хотите создать правило, и выберите команду

   Создать правило.

2. Выберите папку, в которую должны перемещаться все сообщения от этого отправителя или набора отправителей, и нажмите кнопку ОК.

3. Нажмите кнопку ОК.

Если вы хотите, чтобы помимо перемещения сообщения от определенного отправителя или набора отправителей в папку выполнялись какие-либо другие действия, выберите Дополнительные параметры.

1. Чтобы создать совершенно новое правило, в верхней части страницы выберите Параметры  > Просмотреть все параметры OutlookПараметры  > Просмотреть все параметры Outlookправила> почта .

2. Нажмите кнопку Добавить новое правило.

У каждого правила должно быть как минимум три элемента: имя, условие и действие. Правила также могут содержать исключения для условий. На каждом этапе можно добавить несколько условий, действий или исключений с помощью кнопок Добавить условие, Добавить действие и Добавить исключение.

Если вы не хотите, чтобы после этого правила обрабатывались другие, установите флажок Остановить дальнейшую обработку правил. Дополнительные сведения можно найти в разделе остановка обработки дополнительных правил в Outlook.com.

Нажмите кнопку Сохранить, чтобы создать правило, или кнопку Отклонить, чтобы отменить создание правила.

Как настроить правила электронной почты в Outlook 2016?

Перед просмотром видео, пожалуйста войдите в учетную запись электронной почты.

Теперь давайте узнаем, как настроить почтовые правила в Outlook.

 Выбрав вкладку Главная, нажмите Правила.

Затем нажмите Создать правило.

Здесь вы можете настроить правила для автоматической доставки входящих сообщений в определенные папки или воспроизведения определенного звука, когда сообщения приходят от определенных людей или если тема содержит определенный текст.

Это открытое окно Create Rule содержит некоторые общие правила, которые вы, возможно, захотите настроить, но если здесь ничего не соответствует тому, что вы хотите сделать, нажмите кнопку Advanced Options.

Сначала на этапе 1 выберите условие из предложенных вариантов. В этом случае мы хотим настроить правило, для электронной почты приходящей с определенного адреса.

Затем на этапе 2 нажмите, чтобы изменить описание правила.

Найдите адрес электронной почты, для которого вы хотите установить правило, если его еще нет в вашей адресной книге, просто введите его внизу.

Затем нажмитеОК.

Нажмите кнопку Далее.

Выберите подходящее вам действие. В этом случае мы собираемся переместить его автоматически в определенную папку.

Затем нажмите, чтобы отредактировать описание правила и выберите папку, в которую вы хотите переместить эти сообщения.

Нажмите кнопку Далее.

Если есть какие-либо исключения из этого правила, мы можем ввести их здесь.

Нажмите кнопку Далее.

Укажите имя для правила.

Отметьте здесь, если вы хотите запустить правило для сообщений, которые вы уже получили и убедитесь, что правило включено.

Когда все будет готово, нажмите Готово.

Вот и все! Правило было настроено и будет применяться по мере поступления сообщений в наш почтовый ящик.

Правила для электронной почты. Инструменты для упорядочивания писем в Outlook.

Сразу оговорюсь, эта статья не имеет отношения к макросам VBA, тем не менее использование инструментов, которые в ней описаны, помогут повысить эффективность при работе с письмами в приложении Microsoft Office Outlook. При работе с почтовым приложением Microsoft Office Outlook, пользователи зачастую оставляют без внимания такой удобный и полезный инструмент как «Правила и оповещения», позволяющий быстро, качественно и надолго навести порядок в личных папках с корреспонденцией. 

Правила – это набор условий, действий и исключений для обработки сообщений электронной почты. Правилами определяются действия, которые должны выполняться автоматически для писем, удовлетворяющих определенным условиям.

 

Напомню о том, что при выборе любой папки с письмами пользователю доступны несколько полей для сортировки писем, кликая по которым левой кнопкой мыши, можно изменять сортировку по возрастанию на сортировку по убыванию и обратно.

Кликнув на одном из этих полей правой кнопкой мыши, пользователь может упорядочить письма по выбранной категории, выбрать способ сортировки, сгруппировать письма по заданному полю, удалить и добавить поля, а также форматировать столбцы.

Рассмотрим применение и действие правил на конкретном практическом примере в приложении Outlook пакета MS Office 2007. На мой адрес электронной почты ежемесячно приходят счета от оператора сотовой связи. Настроим работу почтового приложения так, чтобы эти письма поступали и хранились в отдельной папке. Приступим!

Запускаем почтовое приложение, кликаем правой кнопкой мыши на элементе «Личные папки» и выбираем пункт «Создать папку…»

Создаем новую папку с именем «МТС», которая будет располагаться в личных папках.

Подготовительная работа завершена, приступаем к созданию нового правила. Новое правило можно создать двумя способами, начнем с того, который проще. В папке «Входящие» выбираем письмо от нужного нам отправителя, в моем случае это оператор сотовой связи МТС, находим в панели инструментов кнопку с изображением папки и нажимаем ее.

Появляется окно «Создание правила» в котором остается проставить галочки. Для решения моей задачи это две галочки.

После нажатия кнопки ОК появляется окно, информирующее нас об удачном завершении. Если в этом окне поставить галочку, то правило применится ко всем письмам текущей папки.

Созданные правила можно просматривать, изменять, копировать, удалять, менять порядок применения, а также импортировать и экспортировать. Для того чтобы совершить с правилами какие либо из перечисленных действий, заходим в меню «Сервис»/ «Правила и оповещения»

Открывается окно «Правила и оповещения» в котором можно производить действия с правилами, отсюда же можно создать новое правило, используя Мастер правил, это и есть второй способ.

Мастер правил представляет из себя средство, помогающее создавать правила для обработки сообщений электронной почты. Думаю, что с мастером правил Вы разберетесь уже без моего участия.

Другие материалы по теме:

Управление почтовыми правилами в ящике Exchange с помощью PowerShell

Правила Outlook позволяют пользователям организовать различные условия обработки для входящей почты. Можно по определенным критериям переместить письма от конкретных отправителей в нужную папку, поставить флаг важности, перенаправить письмо другому пользователю и т.д. Пользователи обычно создают и управляют правилами через графический интерфейс Outlook. В Exchange 2010 / 2013 / 2016 администратор может управлять правилами в ящиках пользователей через консоль PowerShell. В этой статье мы рассмотрим создавать, удалять, отключать и изменять правила для входящей почты Outlook через Exchange Management Shell.

Клиентские и серверные правила Outlook

Администратору Exchange следует отличать правила Outlook, которые функционируют на стороне клиента (Client-side rules) и на стороне сервера (Server-side rules).

• Серверные правила Outlook отрабатывают на стороне сервера при получении письма. При этом не важно, запущен ли Outlook у пользователя или нет (правила, которые создаются через Outlook Web App всегда выполняются на стороне сервера). На стороне сервера могут выполняться следующие виды правил: установка флага важности письма, перемещение письма в другую папку ящика, удаление сообщения, пересылка письма в другой ящик.
• Клиентские правила выполняются только в запущенном клиенте Outlook: например, перемещение письма в PST файл, пометить письмо прочитанным, вывести оповещение или воспроизвести звук. Этими правилами управлять из PowerShell нельзя. В интерфейсе Outlook у таких правил указан статус «только клиент».

Просмотр правил в ящике Exchange

Чтобы вывести список правил в ящике Exchange, запустите консоль EMS и выполните следующую команду PowerShell:

Get-InboxRule –Mailbox abivanov

Как вы видите, для каждого правила выводится его имя, статус (Enabled: True/False), приоритет (Proirity) и RuleIdentity.

Можно вывести более подробную информацию о конкретном Inbox правиле, указав его имя:

Get-InboxRule -Mailbox abivanov -Identity "HelpDesk"| fl

Обычно содержание правила можно понять по полю Description:

Get-InboxRule -Mailbox abivanov -Identity "HelpDesk "| Select Name, Description | fl

Поиск правил в ящиках пользователей Exchange

В некоторых случаях администратору нужно найти определенные правила в ящике пользователя. Например, вам нужно найти все правила, в которых выполняется удаление писем:

Get-InboxRule -Mailbox abivanov | ?{ $_.DeleteMessage }

Также может быть сценарий, когда по запросу службы информационной безопасности, вам нужно найти во всех ящиках организации правила автоматической пересылки почты:

foreach ($i in (Get-Mailbox -ResultSize unlimited)) { Get-InboxRule -Mailbox $i.DistinguishedName | where {$_.ForwardTo} | fl MailboxOwnerID,Name,ForwardTo >> C:\PS\All_Mailbox_Forward_Rules.txt }

В итоговом тестовом файле будет присутствовать список ящиков, имен правил пересылки и адресатов, которым пересылаются сообщения.

Создаем правило для входящей почты Outlook с помощью PowerShell

Создать новое правило Outlook для входящей почты можно с помощью командлета Exchange New-InboxRule. К примеру, вы хотите переслать все письма с определенными ключами в теме письма в другой ящик. Выполните команду:

New-InboxRule -Name ZenossAlerttoHelpdesk -Mailbox rootadmin -SubjectContainsWords "Zenoss Alert" -ForwardTo "Helpdesk"

Следующее правило поставит красную категорию и высокую для всех писем с ключом «Годовое собрание» в теме от отправителя [email protected]:

New-InboxRule -Mailbox abivanov –name SecretaryRule -From [email protected] –SubjectContainsWords “Годовое собрание" -ApplyCategory {Red Category} -MarkImportance 2

Для всех пользователей в определенном OU создадим правило, которое автоматически перемещает письма с темой «Казино» в каталог «Нежелательная почта» (Junk Email).

$mbxs = Get-mailbox -organizationalUnit Managers
$mbxs | % { }
$mbxs | % { New-inboxrule -Name SpamMail -mailbox $_.alias -subjectcontainswords “[казино]” -movetofolder “$($_.alias):Junk Email” }

Список все доступных условий (Conditions), которые вы можете использовать в правилах Exchange можно вывести так:

Get-InboxRule -Mailbox abivanov | get-member

ApplyCategory
BodyContainsWords
CopyToFolder
DeleteMessage
Description
Enabled
FlaggedForAction
ForwardAsAttachmentTo
ForwardTo
From
FromAddressContainsWords
FromSubscription
HasAttachment
HasClassification
HeaderContainsWords
Identity
InError
IsValid
MailboxOwnerId
MarkAsRead
MarkImportance
MessageTypeMatches
MoveToFolder
MyNameInCcBox
MyNameInToBox
MyNameInToOrCcBox
MyNameNotInToBox
Name
Priority
ReceivedAfterDate
ReceivedBeforeDate
RecipientAddressContainsWords
RedirectTo
RuleIdentity
SendTextMessageNotificationTo
SentOnlyToMe
SentTo
StopProcessingRules
SubjectContainsWords
SubjectOrBodyContainsWords
SupportedByTask
WithImportance
WithinSizeRangeMaximum
WithinSizeRangeMinimum
WithSensitivity

Чтобы изменить какое-то правило Outlook, нужно использовать командлет Set-InboxRule, например:

Set-InboxRule -Mailbox abivanov –identity SecretaryRule -FromAddressContainsWords {mail.ru}

Совет. Размер правил в ящике Microsoft Exchange ограничен (см. статью). В Exchange 2003 размер правил ограничен 32 Кб, а в Exchange 2016/2013/2010 – под правила выделяется 64 кб. Если при редактировании правил появляется ошибка:

Некоторые правила невозможно загрузить в Microsoft Exchange, и они были отключены. Некоторые параметры не поддерживаются, или не хватает места для хранения всех ваших правил

Вы можете изменить размер квоты под правила (RulesQuota) до 256 Кб, выполнив команду:

Set-Mailbox -identity abivanov -RulesQuota 256Kb

Как отключить и удалить входящее правило Outlook из PowerShell

Чтобы отключить конкретное правило Outlook, нужно указать:

Disable-Inboxrule –Mailbox abivanov -Identity “SecretaryRule”

При этом его статус (Enabled) меняется False и оно более не применяется ко входящим письмам.

Чтобы удалить правило, выполните:

Remove-Inboxrule –Mailbox abivanov -Identity SecretaryRule

Команда запросит подтверждение, просто введите Y. Чтобы удалить все правила в определенном ящике, выполните:

Get-inboxrule -mailbox abivanov | disable-inboxrule

Outlook. Как создать корпоративную почту. Электронный ящик

Как создать корпоративную почту с помощью Outlook

Для многих пользователей Outlook является просто почтовым клиентом, который может принимать и отправлять письма. Однако этим его возможности не ограничиваются. И сегодня мы поговорим о том, как пользоваться аутлуком и какие еще есть возможности в этом приложении от компании Майкрософт.

Конечно, прежде всего, Outlook это почтовый клиент, который предоставляет расширенный набор функций для работы с почтой и управления почтовыми ящиками.

Для полноценной работы программы необходимо создать учетную запись для почты, после чего, можно приступать к работе с корреспонденцией.

Главное окно программы разделено на несколько областей – ленточное меню, область списка учетных записей, список писем и область самого письма.

Таким образом, чтобы просмотреть сообщение достаточно его выделить в списке.

Если же кликнуть по заголовку письма два раза левой кнопкой мышки, то откроется окно с сообщением.

Отсюда доступны различные действия, которые связанны с самим сообщением.

Из окна письма можно как удалить его, так и поместить в архив. Также, отсюда можно написать ответ или просто переслать сообщение другому адресату.

С помощью меню «Файл» можно при необходимости сохранить сообщение в отдельный файл или отправить его на печать.

Все действия, которые доступны из окна сообщения, можно выполнять и из главного окна Outlook. Более того, их можно применять к группе писем. Для этого достаточно выделить нужные письма и кликнуть по кнопке с нужным действием (например, удалить или переслать).

Еще один удобный инструмент для работы со списком писем – это быстрый поиск.

Если у вас собралось очень много сообщений и нужно быстро найти нужное, то на помощь придет быстрый поиск, который расположен как раз над списком.

Если в поисковую строку начать вводить часть заголовка письма, то Outlook тут же отобразит все письма, которые удовлетворяют поисковой строке.

А если в поисковой строке ввести «кому:» или «от кого:» и далее указать адрес, то Outlook отобразит все письма, которые были отправлены или получены (в зависимости от ключевого слова).

Для того, чтобы создать новое сообщение, необходимо на вкладке «Главная» кликнуть по кнопке «Создать сообщение». При этом, откроется окно нового сообщения, где можно не только ввести нужный текст, но и отформатировать его по своему усмотрению.

Все инструменты для форматирования текста можно найти на вкладке «Сообщение», а для вставки различных объектов, таких как рисунки, таблицы или фигуры, можно воспользоваться набором инструментов вкладки «Вставка».

Видео на тему: Outlook — знакомство с продуктом и возможности настройки [0+] Обучение для пользователей Office 365

Для того, чтобы отправить файл вместе с сообщением можно воспользоваться командой «Вложить файл», которая находится на вкладке «Вставка».

Для указания адресов получателя (или получателей) можно воспользоваться встроенной адресной книгой, в которую можно войти, нажав на кнопку «Кому». Если же адрес отсутствует, то его можно ввести вручную в соответствующем поле.

Как только сообщение будет готово, его необходимо отправить, нажав на кнопку «Отправить».

Помимо работы с почтой, Outlook также можно использовать и для планирования своих дел и встреч. Для этого здесь имеется встроенный календарь.

Для перехода к календарю, необходимо воспользоваться навигационной панелью (в версиях 2013 и выше, навигационная панель располагается в нижней левой части главного окна программы).

Из основных элементов, здесь можно создавать различные события и встречи.

Для этого можно либо кликнуть правой кнопкой мыши по необходимой ячейке в календаре или же, выделив нужную ячейку, выбрать нужный элемент на панели «Главная».

Если вы создаете событие или встречу, то здесь есть возможность указать дату и время начала, а также дату и время окончания, тему собрания или события и место проведения. Также, здесь можно написать какое-либо сопроводительное сообщение, например, приглашение.

Здесь же можно и пригласить участников собрания. Для этого достаточно кликнуть по кнопке «Пригласить участников» и выбрать необходимых, кликнув по кнопке «Кому».

Таким образом, вы можете не только планировать свои дела с помощью Outlook, но и приглашать других участников при необходимости.

Итак, мы с вами рассмотрели основные приемы работы с приложением MS Outlook. Конечно же, это не все возможности, которые предоставляет этот почтовый клиент. Однако, даже с этим минимум вы сможете вполне комфортно работать с программой.

Дорогой читатель! Добавьте этот сайт в закладки своего браузера и поделитесь с друзьями ссылкой на этот сайт! Мы стараемся показывать здесь всякие хитрости и секреты. Пригодится точно.

Это тоже интересно:

Электронная почта — что это такое, что нужно знать и как пользоваться?

Как сделать в Word эффект анимации.

Управляйте сообщениями электронной почты с помощью правил

Квитанции о доставке, ответы на голосование и автоматические ответы

При применении правил квитанции о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и автоматические ответы (уведомления об отсутствии на работе) обрабатываются, как если бы они были сообщениями. Правило, которое перемещает сообщения со словом «встреча» в поле Тема в определенную папку, например, также перемещает все квитанции о доставке, ответы на голосование или автоматические ответы в ту же папку.

Примечание: Когда правило перемещает ответы на голосование из папки Входящие в другую папку, это влияет на отслеживание голосов. При открытии отправленного сообщения, содержащего кнопку голосования, информация отслеживания не будет включать счетчик ответов, перемещенных правилом. Перемещение или удаление ответа вручную не влияет на отслеживание.

Приглашения на собрания, запросы задач и документы

Приглашения на собрания, запросы задач и документы считаются сообщениями.Если вы создаете правило, которое перемещает элемент в определенную папку на основе определенных условий (критериев), которые выполняются (совпадают), то любой запрос на собрание и задачу, соответствующий этим условиям, также перемещается. Однако помните о следующих ограничениях при создании правил, влияющих на эти типы элементов:

• Если элемент перемещен в папку, отличную от почтовой, он может не работать должным образом после перемещения. Например, если сообщение перемещается в папку Calendar , новая встреча не создается.

• Если ответ встречи или задачи перемещается в папку Deleted Items с помощью правила, ответ не отслеживается исходным элементом.

• Если приглашение на встречу автоматически перемещается в папку Deleted Items , встреча не добавляется в календарь .

• Правила, влияющие на отправляемые вами сообщения, не применяются к запросам задач и встреч.

Контактные группы

Правило, которое включает группу контактов, может вести себя иначе, чем другие правила, в зависимости от того, как правило создано.

• Перемещение сообщений, отправленных в общедоступную группу, в папку
  Это правило доступно, только если вы используете учетную запись Exchange Server. В указанную папку перемещаются только сообщения, отправленные в контактную группу.Сообщения от людей, входящих в контактную группу, не перемещаются в указанную папку.

Использовать правила для входящих сообщений в Outlook.com

Правила применяются к входящим сообщениям и могут быть созданы из любой папки.

1. Чтобы быстро создать правило, которое перемещает всю электронную почту от определенного отправителя или группы отправителей в папку, щелкните правой кнопкой мыши сообщение в списке сообщений, для которого вы хотите создать правило, и выберите Создать правило .

2. Выберите папку, в которую вы хотите переместить все сообщения от этого отправителя или группы отправителей, а затем выберите OK .

3. Выберите ОК .

Если вы хотите сделать больше, чем просто переместить сообщение от определенного отправителя или группы отправителей в папку, выберите Дополнительные параметры .

1. Чтобы создать совершенно новое правило, вверху страницы выберите Настройки > Просмотреть все настройки Outlook > Почта > Правила .

2. Щелкните Добавить новое правило .

Каждое правило требует как минимум трех вещей: имени, условия и действия. Правила также могут содержать исключения из условий.На каждом шаге можно добавить несколько условий, действий и исключений, выбрав Добавить условие , Добавить действие и Добавить исключение .

Если вы не хотите, чтобы какие-либо правила выполнялись после этого, установите флажок Остановить обработку дополнительных правил . Дополнительные сведения см. В разделе Прекращение обработки дополнительных правил в Outlook.com.

Нажмите Save , чтобы создать правило, или Discard , чтобы отменить создание правила.

Создание правил настраиваемых действий в Outlook для Windows

Правило — это действие, которое Outlook автоматически выполняет с отправленными или полученными сообщениями электронной почты в зависимости от указанных вами условий, таких как перемещение всех сообщений от определенного человека в папку, отличную от папки входящих сообщений .

Существуют сторонние разработчики, которые пишут надстройки правил настраиваемых действий в виде библиотеки динамической компоновки (файлы .dll), которые необходимо установить на компьютер, на котором выполняется Outlook, прежде чем вы сможете их использовать.Microsoft не предоставляет надстройки с настраиваемыми действиями.

Примечание. Правило с настраиваемым действием выполняется только на компьютере, на котором оно установлено, и только при запущенном Outlook.

1. Щелкните вкладку Файл .

2. На правой панели щелкните Управление правилами и предупреждениями .

3. В поле Rules and Alerts на вкладке Email Rules щелкните New Rule .

4. В разделе Начать с пустого правила щелкните либо Применить правило к сообщениям, которые я получаю , либо Применить правило к сообщениям, которые я отправляю , а затем щелкните Далее .

5. В разделе Шаг 1: Выберите условие (я) , выберите условия, которым должны соответствовать сообщения для применения правила.

6. В разделе Шаг 2. Отредактируйте описание правила , щелкните подчеркнутое значение для любого добавленного условия, укажите значение и щелкните Далее .

7. В разделе Шаг 1: Выберите действие (я) , установите флажок выполнить настраиваемое действие .

8. Под Шаг 2: Измените описание правила , щелкните настраиваемое действие .

9. В поле Select Custom Action под Выберите действие для выполнения щелкните действие.

   Примечание: Если надстройка не отображается, надстройка не установлена ​​правильно для использования в Outlook 2013 или Outlook 2016 для Windows. Для получения дополнительных сведений обратитесь к разработчику надстройки.

10. Чтобы изменить действие по умолчанию, щелкните Изменить .

11. Нажмите OK , чтобы вернуться в мастер Rules Wizard , и нажмите Next .

12. Под Шаг 1. Выберите исключения , выберите любые исключения из правила и нажмите Далее .

13. В разделе Шаг 2. Отредактируйте описание правила , щелкните подчеркнутое значение для любого добавленного исключения, укажите значение и нажмите Далее.

14. В соответствии с Шаг 1: Укажите имя для этого правила , введите имя.

15. В разделе Шаг 2: Установите параметры правила , установите флажки для нужных параметров.

    • Чтобы запустить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке «Входящие» , установите флажок Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в поле «Входящие» .

    • Новое правило включается автоматически. Чтобы отключить правило, снимите флажок Включить это правило .

    • Чтобы применить это правило ко всем учетным записям электронной почты, настроенным в Outlook, установите флажок Создать это правило для всех учетных записей .

16. Нажмите Готово .

Как создать правила Outlook на основе определенных слов?

В этой статье описывается процесс создания правила в Outlook.Например, нам нужно отделить сообщения, которые доставляются на псевдонимы электронной почты, от сообщений, доставленных на основной адрес электронной почты. Прочтите статью базы знаний «Что такое псевдонимы электронной почты для почтового ящика Exchange?» для получения дополнительной информации о дополнительных адресах электронной почты.

Например, у вас есть адрес электронной почты [email protected] и псевдоним [email protected] , назначенный вашему почтовому ящику. Вы хотите разделить сообщения, которые были отправлены на адрес info @ domain.com из сообщений, отправленных на адрес [email protected]. Вы можете настроить правило для перемещения сообщений, отправленных на псевдоним, в отдельную папку. Следуйте приведенным ниже инструкциям для Outlook или вашей версии Outlook Web Access (OWA).

Outlook:

1. Outlook 2010/2013/2016/2019 : Файл> Информация> Управление правилами и предупреждениями> вкладка Правила электронной почты . Outlook 2007 : перейдите в Инструменты > Правила и предупреждения.
2. Щелкните Новое правило , ​​чтобы открыть Мастер правил.
3. В разделе Начать с пустого правила выберите Применить правило к сообщениям, которые я получаю , ​​и нажмите Далее .
4. В разделе Шаг 1. Выберите Условие , ​​выберите с определенными словами в заголовке сообщения .
5. В разделе Шаг 2. Отредактируйте описание правила , ​​щелкните конкретных слов . В окне «Текст поиска» введите псевдоним (в нашем примере info @ domain.com ) > Добавить> ОК> Далее.
   Примечание: вы можете указать несколько слов или фраз, добавляя их в список поиска
   
6. Выберите , переместите его в указанную папку и укажите папку, в которую вы хотите переместить сообщения. Если вы еще не создали папку, вы можете сделать это сейчас. Нажмите Далее .
7. Укажите исключения, если необходимо, и нажмите Далее .
8. Укажите, следует ли запускать правило для уже полученных сообщений, и нажмите Готово .

Прочтите статью базы знаний Microsoft здесь для получения дополнительной информации о правилах Outlook.

OWA 2013

1. В OWA нажмите Settings (значок шестеренки)> Options> Organize email> Inbox rules.
2. Щелкните значок Plus > Создать новое правило для получения сообщений …> Дополнительные параметры.
3. Назовите правило, выберите Когда придет сообщение и Оно включает эти слова> в заголовок сообщения… > добавьте свой псевдоним (например, [email protected]) > нажмите +> ОК .
4. Под Выполните следующие действия: выберите Переместить, скопировать или Удалить > Переместить сообщение в папку … > укажите папку, в которую вы хотите переместить сообщение.
5. Нажмите Сохранить
   

OWA 2016/2019:

1. В OWA нажмите Settings (значок шестеренки)> Options> Mail> Inbox and sweep rules .
2. Щелкните значок Plus , ​​чтобы создать новое правило.
3. Назовите правило, для Когда приходит сообщение и оно соответствует всем этим условиям выберите Он включает эти слова> в заголовок сообщения …> добавьте свой псевдоним (например, [email protected]) > щелкните + > ОК.
4. Под Выполните все следующие действия: выберите Переместить, скопировать или удалить > Переместите сообщение в папку…> укажите папку, в которую вы хотите переместить сообщение.
5. Нажмите Сохранить
   
   

Вы можете создавать разные правила на основе определенных слов. Правила выполняются в том порядке, в котором они появляются в списке, правило в верхней части списка запускается первым. Вы можете изменить порядок правил, используя стрелки вверх и вниз.

Если вы хотите, чтобы к сообщению применялось только одно правило, используйте , остановите обработку дополнительных правил, условие при создании правила.

Правила, для которых прекращают обработку большего количества правил, включено условие , ​​отмечены значком в Outlook.

Создание правил в Outlook | ИТ-услуги

Согласно отчету за 2012 год Глобального института Маккинси, сотрудники в среднем проводят 28% своей рабочей недели за чтением и ответами на электронные письма. Чтобы эффективно использовать электронную почту, крайне важно сохранять организованность. Outlook дает нам возможность систематизировать эти электронные письма для более эффективной работы с использованием правил и папок.Однако важно отметить, что, если вы не преподаватель или сотрудник, использующий учетную запись Microsoft Exchange, эти папки и правила доступны только на той машине, на которой вы их создаете.

1. На вкладке «Домашняя страница» щелкните «Правила», , ​​а затем «Управление правилами и предупреждениями».

2. В диалоговом окне «Правила и предупреждения» на вкладке «Правила электронной почты» щелкните «Новое правило».

3. В разделе «Шаг 1: Выберите шаблон» выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов «Оставайтесь организованными» или «Будьте в курсе».В этом примере мы выбрали шаблон « Переместить сообщения от кого-то в папку» из коллекции «Оставаться организованной». Нажмите «Далее».

4. В разделе «Шаг 2: изменение описания правила» щелкните ссылку «люди или общественная группа» , ​​откроется Адресная книга.
.

5. Дважды щелкните имена в списке, чтобы выбрать их, чтобы они отображались в поле «От ->» в нижней части окна. Вы можете добавить более одного имени.Нажмите «ОК» после того, как закончите добавлять имена.

6. В разделе «Шаг 2: редактировать описание правила» щелкните подчеркнутое значение для «указанной» папки , ​​и откроется окно со списком доступных папок.

7. Выберите папку, в которую вы хотите переместить сообщения для этого правила, и нажмите «ОК».

8. Проверьте утверждение в «Шаг 2: Параметры правила настройки». описывает, как вы хотите, чтобы правило обрабатывало почту.Нажмите «Готово» , ​​если правило кажется выполненным. Вы можете нажать «Далее» , ​​если вы хотите добавить исключения для создания более сложного правила.

Создайте правило для удаления почты через определенное количество дней

Вы можете объединить правило мастера правил с функцией автоархивации Microsoft Outlook для автоматического удаления сообщений по мере их старения. Это можно сделать двумя способами:

1. Создайте правило, которое перемещает сообщения, удовлетворяющие определенным критериям, в папку.Настройте параметры архива папки для удаления сообщений.
2. Установка даты истечения срока действия сообщений по мере их поступления.

В любом случае AutoArchive удалит сообщения, когда они устареют.

Если вам нужна помощь в настройке параметров автоархивации, просмотрите руководство: Настройка параметров автоархивации в Microsoft Outlook.

Примечание. Если вы используете Microsoft Exchange Server 2010 с онлайн-архивами почтовых ящиков, вы не сможете использовать автоархивирование в Outlook 2007 и 2010.

Установить срок действия сообщений

Выполните следующие действия, чтобы создать правило запуска сценария для добавления даты истечения срока действия, а затем настройте автоархивирование для удаления сообщений.

Когда срок действия сообщения истек, оно отображается в списке сообщений серым зачеркнутым шрифтом.

Проверьте настройки безопасности макросов. Во время тестирования макробезопасность должна быть установлена ​​на Низкую. Убедившись, что макрос работает, вы можете использовать SelfCert для подписи макроса, после чего вы измените параметр безопасности, чтобы разрешить только подписанные макросы.

В Outlook 2010 и 2013 щелкните Файл , Параметры, Центр управления безопасностью . Нажмите кнопку Trust Center Settings , ​​затем Macro Settings . Выберите нижний вариант для низкого уровня безопасности. В Outlook 2007 найдите в меню «Инструменты », «» , Центр управления безопасностью, , ​​затем «Безопасность макросов , ». В более старых версиях Outlook перейдите в Инструменты , Макросы, Безопасность макросов .

1. Нажмите Alt + F11 , ​​чтобы открыть редактор VBA.
2. Щелкните правой кнопкой мыши Project1 и выберите Insert> Module
3. Добавьте макрос, указанный ниже, в новый модуль.
4. Создайте правило, выбрав в качестве действия Запустить сценарий . Если вы установите все условия в правиле, вы можете удалить строки If … Then и End If.
5. Создайте фильтр для вашего представления, который скрывает просроченные сообщения между запусками автоархивации.
   
6. Настройте AutoArchive для удаления просроченных сообщений.
   

Макрос устанавливает срок действия сообщения через 1 день. Вы можете использовать .5, чтобы истечь сообщение через 12 часов.

Если вы используете в правиле условия для фильтрации сообщений, вы можете удалить If…Then и End If строки из кода.

Sub SetExpire (элемент как Outlook.MailItem)

Если Left (LCase (Item.Subject), 7) = "погода" Тогда
    Item.ExpiryTime = Сейчас + 1
    Item.Save
Конец, если

Концевой переводник 

Если вы используете Outlook 2013 или Outlook 2016 и в правилах не видите параметр «Запуск сценария», см.

Переместить сообщения в новую папку

1. Создайте правило, перемещающее сообщения в папку.
2. Перейдите в эту папку, затем щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите Свойства .
3. На вкладке AutoArchive выберите, как часто очищать элементы и следует ли их архивировать или удалять.