Где хранятся личные карточки работников: Срок хранения личных карточек работников в 2023 году

Содержание

Где и как хранятся личные карточки Т2 работников? Обязательно ли в личном деле иметь личный листок сотрудника?

Уважаемый пользователь!

Исходя из изложенной Вами информации, для ответа на ваш вопрос необходимо руководствоваться положениями Трудового Кодекса РК (далее по тексту – Кодекс) а именно:

Условия и порядок вахтового метода работы прописаны в статье 135 Трудового кодекса.

Вахтовый метод является особой формой осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение к постоянному месту жительства.

Что же такое вахта?

Вахта – это период, который включает в себя рабочее время всех смен и время междусменного отдыха.

При этом вахта должна длиться не более 15 календарных дней, однако допускается увеличение срока вахты до 30 календарных дней с письменного согласия работника.

При вахтовом методе работы необходимо составлять график вахт, в котором отражаются рабочие дни и дни отдыха.

Работодатель обязан вести учёт рабочего времени и времени отдыха каждого работника, работающего вахтовым методом.

Бывают ситуации, как вы описали, когда требуется выход сотрудника на работу в период межвахтового отдыха. Давайте рассмотрим такую ситуацию на вашем примере:

В компании вахта длится 30 календарных дней, из которых: 15 рабочих дней и 15 дней межвахтового отдыха. После очередного рабочего периода (15 дней) у сотрудника начался межвахтовый отдых – 15 календарных дней.

Сотрудник отдохнул 1 день и по производственной необходимости его вызывают на следующую вахту 15 календарных дней. Так как вы его отзываете в дни которые приходятся на межвахтовый отдых , то согласно ст.85 ТК РК, работа за эти дни будет оплачена в 1,5( ст. 109 ТК РК ) размере, оставшиеся дни выпадают на следующую вахту, поэтому оплачиваются как обычно в одинарном размере.

Для восстановления обычного графика сменности, то есть 15/15 необходимо утвердить новый график в соответствии с п. 3 ст. 73 ТК РК и ознакомить с новым графиком работников, в течение 10 календарных дней до введения его в действие.

В случае если сотрудник хочет отгулять положенные дни, а не получить оплату в 1,5 размере, то вахта в 15 дней будет оплачена в одинарном размере, а после предоставлен межвахтовый отдых в размере 15 календарных дней:

Относительно работа конвейерщиком и замена на выполнение работ упаковщиком, это совмещение п.3 ст.111 РК цитирую : « исполнения (замещения) обязанностей временно отсутствующего работника — выполнения работником наряду со своей основной работой, предусмотренной трудовым договором (должностной инструкцией), дополнительной работы как по другой, так и по такой же должности.»

При совместительстве учитывается отработанное время, и оплата производится за фактически отработанные часы!

п.1ст. 111. РК , Работникам, выполняющим в одной и той же организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой или такой же должности либо обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата

При совмещении работнику производится доплата (сверх должностного оклада по основной должности)!

При работе на условии совмещения должностей заключение отдельного трудового договора не требуется!

Поэтому, если Ваш Иванов согласен, то теоретически это возможно, если работник согласен.

Но на практике я не рекомендую этого делать. Т.к. с финансовой точки зрения – оплата в полуторном размере будет дополнительной финансовой нагрузкой для компании. Но гораздо больший риск в том, что работник совсем остается без отдыха. Так как он уже отработал 15 дней, если сейчас он останется на следующую вахту – это еще 15 дней и затем его следующая рабочая вахта. Итого 3 вахты по 15 дней без отдыха. Работник остается без полноценного отдыха, что вполне допускаю может сказаться на его здоровье, работоспособности и может привести к производственной травме, аварии или несчастному случаю. Вся ситуация может закончиться судебным разбирательством, которое может повлечь расходы по возмещению нанесенного вреда здоровью работника.

Личная карточка Т-2

Как правильно заполнить Т-2 и организовать картотеку личных карточек граждан, пребывающих в запасе?

Картотека личных карточек граждан, пребывающих в запасе строится по форме Т-2, но сортируется по составу:

отдельно личные карточки офицеров запаса;
отдельно личные карточки прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов запаса;
отдельно личные карточки граждан, пребывающих в запасе, женского пола;
отдельно личные карточки граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Все карточки Т-2 граждан, подлежащих запасу и работающих/работавших сотрудников, должны быть зафиксированы в журнале учета карточек Т-2. Форма журнала приведена в методических указаниях по организации и ведению воинского учета и бронирования ГПЗ и является обязательной. По форме журнала предусмотрены графы для отметок о постановке на учет и снятии с учета ГПЗ в организации. Обратите внимание, что ведение журнала допустимо в электронном виде. Однако во время проверки его нужно будет распечатать и представить инспектору в качестве подтверждения соблюдения требований. При увольнении сотрудника, карточка Т-2 переносится в архив. В отличие от карточек Т-2 по учету сотрудников, карточки Т-2 картотеки военнообязанных хранятся 3 года (карточки Т-2 работников – 75 лет) после увольнения.

При приеме сотрудника, а также при построении картотеки военнообязанных, обратите внимание на корректность заполненных данных о воинском учете в карточке Т-2:

Состав (профиль) заполняется без сокращений исходя из данных документа воинского учета: командный, инженерный и технический, военно-гуманитарный,педагогический, юридический, медицинский, ветеринарный.
Полное кодовое обозначение ВУС также указано в документе воинского учета, вносится в карточку в полном соответствии с военным билетом.
Категория годности к военной службе также представлена на соответствующей странице в военном билете. При этом, если запись о годности отсутствует, то проставляется категория годности «А» (так часто бывает у офицеров запаса).
Наименование военного комиссариата проставляется в соответствии с последней записью в военном билете.
Графа «Состоит на воинском учете» заполняется по следующим строкам: а) в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; б) на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время (разд. I п. 4 военного билета).
Отметка о снятии с воинского учета производится в личной карточке тех граждан, которые достигли предельного возраста пребывания в запасе или признаны не годными к военной службе по состоянию здоровья.
Граждане, подлежащие призыву на военную службу (до 27 лет): графы «Категория запаса», «Состав (профиль)», «Полное кодовое обозначение ВУС» и «Состоит на воинском учете» не заполняются. В графе «Воинское звание» делается запись простым карандашом «подлежит призыву».
Категория годности к военной службе записывается буквами в соответствии с данными документа воинского учета:

А — годные к военной службе.
Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями.
В — ограниченно годные к военной службе.
Г — временно не годные к военной службе (срок переосвидетельствования).
Д — не годные к военной службе (снимаются с воинского учета).
(При отсутствии записей проставляется категория годности «А»)

При построении картотеки нужно также обратить внимание на такие поля карточки, как «знание иностранных языков» и «образование». Военные комиссары обращают внимание на информацию в этих полях и считают, что они в обязательном порядке должны быть заполнены, несмотря на 152-ФЗ (О защите персональных данных) и на отсутствие требований к образованию по занимаемой должности работника. Данное мнение мотивировано тем, что эти данные военкоматам будут крайне необходимы на случай мобилизации или военного времени.

Возврат к списку

Карточка сотрудника

Карточка сотрудника является центральным хранилищем всей информации о сотрудниках. Доступ к нему можно получить, щелкнув ссылку имени сотрудника в базе данных сотрудников или в любом другом месте системы.

По умолчанию он содержит разделы для сведений о занятости, контактных данных, личных данных, информации о разнообразии и равенстве, производительности и преемственности и образования. Однако эти разделы вместе с его полями можно настроить с помощью Дизайнер карточек сотрудников . Исключением является раздел «Сведения о зарплате» , который заполняется автоматически и содержит предопределенные поля. В следующих разделах описаны некоторые из основных полей карты сотрудника по умолчанию и параметры ленты.

Поля карты сотрудника

Поля карты сотрудника можно полностью настроить с помощью Designer Card Designer . Ниже приведены описания некоторых полей, которые могут быть включены в карточку сотрудника:

ФИО , Имя , Фамилия , Инициал отчества — ФИО сотрудника может быть сформировано из имени и фамилии и, при необходимости, от инициала отчества. Для этого настройте шаблон создания полного имени. Кроме того, в Конструкторе карточек сотрудников поля Имя , Фамилия и Средний инициал должны быть настроены для отображения в формах «Создать» и «Редактировать», а Полное имя — в форме «Просмотр».
Статус сотрудника — текущий статус занятости. Подробнее см. в теме Статусы сотрудников .
Тип занятости — тип занятости текущего сотрудника (например, неполный рабочий день, полный рабочий день и так далее). Для получения информации о настройке параметров типа занятости см. Типы занятости .
Учетная запись AD — учетная запись Active Directory, под которой текущий сотрудник может получить доступ к Lanteria HR.
Global Employee ID — уникальный идентификатор сотрудника, используемый в основном для интеграции с другими системами.
Название визитной карточки — альтернативное название должности сотрудника, которое будет отображаться рядом с именем сотрудника в организационной структуре и при поиске сотрудников. Подробнее об отображении заголовка визитной карточки см. в описании настройки Quick Employee Info .
Менеджер — непосредственный руководитель сотрудника, который имеет доступ к информации о сотруднике, может одобрять отсутствие и другие запросы, а также выполнять другие действия, доступные в меню Менеджер. Чтобы сменить руководителя сотрудника, используйте функцию «Сменить менеджера».
Дополнительные менеджеры — дополнительный менеджер имеет доступ к информации о сотрудниках. Шаги рабочего процесса запроса на утверждение и проверки производительности могут быть назначены дополнительному менеджеру. Дополнительные менеджеры также меняются с помощью функции Change Manager.
Должность Роль — тип должности текущего сотрудника, например, Представитель отдела кадров, Специалист по маркетингу. В Lanteria HR многие настройки основаны на должностной роли сотрудника (например, набор требуемых компетенций, должностные требования и обязанности, требования к обучению и так далее). Для получения более подробной информации см. Должности и должности. Роль работы меняется с помощью опции «Сменить работу» на ленте карточки сотрудника.
Org Unit — организационная единица (например, отдел, отдел и т.п.), к которой принадлежит сотрудник. Организационное подразделение изменяется с помощью параметра «Изменить работу» на ленте карточки сотрудника.
Job Position — должность, основанная на должностной роли и организационном подразделении, представляет собой конкретную «вакансию», занимаемую сотрудником (например, представитель отдела кадров в отделе кадров Швеции). Для получения более подробной информации см. Должности и должности. Чтобы изменить должность, нажмите «Изменить работу» на ленте карточки сотрудника.

Примечание. В зависимости от настроек Lanteria HR, сотрудники могут иметь только должностную роль или и должностную роль, и должность.
Employment Date — дата, с которой сотрудник начал работать в компании. Дата трудоустройства используется в ряде отчетов (например, отчете об обороте персонала, отчете об организационных изменениях и т. д.). Также начисление пособия по отсутствию может основываться на дате трудоустройства.
Дата службы — дата, с которой работник имеет право начать начисление пособия за отсутствие. Эта дата указывается пользователем вручную и может быть окончанием пробного периода или иным периодом, установленным законодательством. Обратите внимание, что это поле недоступно в карточке сотрудника по умолчанию и должно быть добавлено с помощью дизайнера карточки сотрудника.

На испытательном сроке — установите флажок, если сотруднику будет назначен испытательный срок с совещанием по его завершению.
Дата начала испытательного срока — если у сотрудника есть испытательный срок, укажите дату начала этого периода. Если флажок «На испытательном сроке» установлен, но дата начала не указана, началом испытательного срока будет считаться дата трудоустройства.
Дата окончания испытательного срока — укажите дату окончания испытательного срока или оставьте поле пустым, чтобы он автоматически рассчитывался на основе даты начала испытательного срока и созданных этапов испытательного срока.
Примечание. Значение поля «Дата окончания испытательного срока» автоматически рассчитывается на основе даты начала испытательного срока и этапов испытательного срока (значение извлекается из поля «Дата собрания») только при условии, что в Конструкторе карточек сотрудника установлен флажок «Новая форма». выбрано для поля «Дата окончания испытательного срока» в разделе «Данные сотрудника», что является настройкой по умолчанию. Если флажок «Новая форма» снят для поля «Дата окончания испытательного срока» в конструкторе карточек сотрудников, дату окончания испытательного срока в карточке сотрудника можно будет заполнить или обновить только вручную.
Схема работы — выберите схему работы для сотрудника.
План отсутствия — выберите план отсутствия для сотрудника, если сотрудник должен быть назначен на личный план (не план по умолчанию или тот, который применим к части компании, к которой он принадлежит). Подробную информацию см. в правилах распределения плана отсутствия.

Местонахождение — укажите местонахождение сотрудника, если оно отличается от местонахождения его организационного подразделения.
Страна — укажите страну сотрудника, если она отличается от страны его организационного подразделения.
Право на проверку эффективности — выберите, должна ли форма оценки эффективности создаваться для текущего сотрудника при запуске проверки эффективности для той части компании, к которой он принадлежит.

Параметры ленты

На ленте карточки сотрудника имеется ряд вкладок меню для следующих действий:

Просмотр вкладки:

Стандартные параметры элемента SharePoint

Общие вкладка:

Изменить информацию о сотруднике
Загрузить фото сотрудника
Назначить работника на другую должность
Уволить сотрудника
Просмотр информации об отсутствии сотрудника
Просмотр и загрузка документов сотрудников
Просмотр кадровых процессов, открытых для сотрудника
Доступ к истории занятости, включая текущие, будущие и прошлые задания
Проверить информацию об изменениях, внесенных в карточку сотрудника
Открыть должностную инструкцию сотрудника
Управление конфиденциальными данными сотрудника

Расширенные сведения вкладка:

Просмотр примечаний к личному файлу
Просмотр трудовых договоров сотрудников
Управление списком иждивенцев сотрудника
Управление списком активов компании, которыми в настоящее время владеет сотрудник
Управление списком дисциплинарных взысканий
Просмотр и регистрация жалоб на этого сотрудника
Просмотр и редактирование списка навыков сотрудника
Управление списком экстренных контактов сотрудника
Анонимизировать данные сотрудников

Компенсация вкладка:

Посмотреть историю зарплат
Просмотр сведений о зарплате сотрудника

Производительность вкладка:

Просмотр целей сотрудника
Просмотр KPI сотрудника
Посмотреть компетенции сотрудника
Просмотр обзоров производительности сотрудника, включая обзоры за предыдущие периоды и диаграмму тенденций производительности
Просмотр карьерных целей сотрудника
Просмотр 360 оценок сотрудника

Обучение вкладка:

Назначение учебных материалов сотрудникам
Управление планом развития сотрудника
Просмотр журнала оценок сотрудника, т. е. статистики по компетенциям и обучению сотрудника
Управление планом развития и обучения сотрудника
Просмотр и управление планом компетенций сотрудника
Просмотр сертификатов сотрудника, загруженных и созданных системой
Проверить соответствие сотрудника должностным обязанностям

Заявления вкладка:

Сделать сотрудника кандидатом на одну из открытых вакансий
Посмотреть историю обращений сотрудника

Сохранение и хранение | USCIS

Работодатели должны иметь заполненную форму I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» для каждого лица, получающего заработную плату (или иным образом получающего вознаграждение), которое требуется для заполнения формы. Работодатели также должны хранить заполненные формы I-9 в течение определенного периода времени после того, как их сотрудники перестанут на них работать. Никогда не отправляйте формы I-9 по почте в USCIS или иммиграционную и таможенную службу США.

После того, как работник перестанет работать на работодателя, работодатель должен определить, как долго еще хранить форму I-9 работника..

Чтобы рассчитать, как долго должна храниться форма I-9 сотрудника, введите следующее:

1. Дата, когда сотрудник начал оплачиваемую работу	1. ________________________
A. Добавьте 3 года к дате в строке 1.	А. ___________________________________
2. Дата увольнения	2. _______________________
B. Добавьте 1 год к дате в строке 2.	Б. _____________________
3. Какая дата более поздняя; А или Б?	3. _______________________
C. Введите более позднюю дату.	К. _____________________

Работодатель должен сохранить форму I-9 до даты, указанной в строке C.

Работодатель обязан сохранить страницу формы, на которой работодатель и работник ввели данные. Если копии документов, представленных вашими сотрудниками, были сделаны, их следует хранить вместе с соответствующей формой I-9..

Вы также можете сохранить инструкции и страницы со списком допустимых документов. Формы I-9 могут храниться на бумаге, микрофильме, микрофише или в электронном виде.

Для заполнения формы I-9 «Подтверждение права на трудоустройство» требуется сбор личной информации о сотрудниках. Работодатели должны помнить об этом при определении того, как сохранить и хранить заполненную форму I-9 и любую соответствующую документацию, чтобы личная информация не попала в чужие руки. Вы должны хранить заполненную форму I-9и любую соответствующую документацию, такую как копии документов, в соответствии с потребностями вашего бизнеса и требованием о предоставлении формы I-9 для проверки. Не отправляйте формы I-9 по почте в USCIS или иммиграционную и таможенную службу США.

Как хранить Форма I-9:

На объекте или в хранилище за пределами объекта
В одном формате или в комбинации форматов, например:
- бумага
- микрофильм или микрофиша
- электронный

Сотрудники Министерства внутренней безопасности, сотрудники Отдела прав иммигрантов и работников (IER) Министерства юстиции и сотрудники Министерства труда могут запросить проверку этих форм.

Независимо от того, как вы решите хранить форму I-9, вы должны иметь возможность представить ее государственным чиновникам для проверки в течение 3 рабочих дней с даты запроса форм.

Форма I-9 содержит личную информацию о сотрудниках. При хранении этих форм (независимо от выбранного вами формата) Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) рекомендует работодателям обеспечить надлежащие меры безопасности для защиты информации о сотрудниках.

Хранение оригинала бумажной формы I-9

Работодатели, решившие хранить бумажные копии документов, представленных их сотрудниками, могут хранить их вместе с формой I-9 сотрудника или вместе с записями сотрудников. Тем не менее, USCIS рекомендует работодателям хранить форму I-9 отдельно от личных дел, чтобы упростить запрос на проверку.

Хранение формы I-9 на микрофильме или микрофише

Работодатели могут хранить копии оригинала подписанной формы I-9 на микрофильме или микрофише. Выберите кинопленку, которая сохранит изображение и разрешит доступ к нему и его использование в течение всего срока хранения.

Микрофильм или микрофиша должны:

Демонстрировать высокую степень разборчивости и удобочитаемости при отображении на устройстве для чтения (просмотре) или воспроизведении на бумаге; и
Включите подробный указатель всех данных, чтобы можно было получить немедленный доступ к любой конкретной записи.

Если должностное лицо уведомляет работодателя о проведении проверки, работодатель должен предоставить микрофильм или микрофишу и устройство для чтения/печати, которое:

Обеспечивает безопасность;
Находится в чистом состоянии, правильно обслуживается и находится в хорошем рабочем состоянии; и
Может отображать и печатать полную страницу информации.

После того как работодатели сохранили Форму I-9 на микрофильме или микрофише, они могут уничтожить бумажные оригиналы.

Хранение формы I-9 в электронном виде

Работодатели могут использовать бумажную систему, электронную систему или комбинацию бумажной и электронной систем для хранения формы I-9.