Для чего нужен компьютер секретарю: Компьютер для секретаря — Компьютер в работе секретаря

Компьютер для секретаря — Компьютер в работе секретаря

Программы для работы секретаря Секретарь проводит за компьютером большую часть рабочего времени. Он составляет документы, работает с электронной почтой, ведет отчеты и журналы. Компьютер значительно облегчает ему работу. Существуют различные полезных программах, которые могут сделать работу секретаря еще более эффективной. Программа "Секретарь" Программа для секретарей организаций. Позволяет автоматизировать работу секретаря. Удобный интерфейс. Значительное количество функций позволяет в большинстве случаев освободить секретаря от поиска документов: электронные копии находятся в течение нескольких секунд. Основные функции программы Напоминать о днях рождения, юбилеях и круглых датах сотрудников организации. Регистрировать,сохранять и в последствии быстро находить ск анированные копии входящих документов. Создавать исходящие документы не только секретарю, но и всем сотрудникам организации, при этом шапка документа заполняется автоматически. Просматривать входящие, исходящие документы не только секретарю, но и всем сотрудникам организации. Регистрировать счета и прочие документы. Печатать на конвертах адреса организаций. Учитывать затраты на конверты и другие почтовые расходы. Имеется разграничения прав доступа. Много других полезных функций, которые постоянно обновляются и д ополняются. В платной версии: приказы, распоряжения, договора и многое другое. Power Phones Book Enterprise — это мощный, удобный, простой в использовании, органайзер, с возможностью многопользовательской работы, рассчитанный прежде всего на применения в сфере бизнеса, и очень удобный для личных целей. Power Phones Book Enterprise позволяет вести совместную работу практически неограниченному количеству пользователей, кроме того Вы можете с его помощью получать данные с удалённого рабочего места. Так же данная программа позволяет хранить и эффективно использовать следующую информацию: Названия организаций, вид деятельности, организационно правовую форму. Фамилии, имена отчества, фотографии ,дни рождения, должности, место работы и т.д. Номер мобильного телефона, до 4-х рабочих и 2-х домашних телефонов, номера рабочего и домашнего факсов, номер пейджера, номера других средств связи. Рабочие и домашние адреса Адреса электронной почты, ICQ и Интернет И другую полезную информацию С помощью  Power Phones Book Enterprise Вы можете набрать нужный номер, запустить почтовую программу, ICQ и Интернет броузер. Таким образом Вы можете хранить всю необходимую информацию в одном месте и легко её пользоваться в нужный момент. Power Phones Book Enterprise содержит очень мощную и очень простую и удобную в использовании поисковую систему, удобный планировщик данной программы позволит Вам эффективнее использовать Ваше время.. В программе предусмотрен экспорт данных в файлы Excel и HTML.

СЕКРЕТАРЬ И ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОМПЬЮТЕР — Энциклопедия по экономике

СЕКРЕТАРЬ И ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОМПЬЮТЕР  [c.164]

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются персональный компьютер», телефон, телефакс и копировальный аппарат,  [c.18]

У секретаря офиса, работу которого вы в настоящее время осваиваете, рабочее место, как правило, оснащено множеством технических устройств. Это и персональный компьютер, и различные средства телефонной связи телефон, факс-  [c.119]

На должность секретаря назначаются лица, имеющие среднее образование, а также окончившие курсы секретарей и работы на персональном компьютере.  [c.111]

Работа ежедневная, без выходных, по скользящему графику. Имеющиеся в офисе 20 персональных компьютеров (ПК) закреплены за переводчиками и работают в две смены с 8.00 до 22.00. В таком же режиме обязаны работать и секретари-операторы. Предусмотрен обеденный перерыв на полчаса.  [c.213]

На должность секретаря назначаются лица, имеющие среднее образование, а также окончившие курсы машинописи и работы на персональном компьютере и обладающие опытом практической работы.  [c.206]

Ряд программ предоставляет пользователю возможность вести с помощью ПК ежедневный рабочий календарь. Такой календарь можно использовать для проведения контроля за исполнением документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, фамилия исполнителя и его телефон, содержание поручения (если необходимо). Персональный компьютер не только выдаст предварительное напоминание секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать эти данные на компьютер исполнителя.  [c.157]

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. И если совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», «правой рукой руководителя», то сегодня его уже можно сравнить с «центральной нервной системой предприятия», регулирующей многие происходящие на нем процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь между руководителем и его деловыми партнерами, отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами. С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако, в последнее время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.  [c.3]

Как уже отмечалось, для современного делопроизводства характерно внедрение новых информационных технологий. Оснащенность служб делопроизводства компьютерами и современной оргтехникой делает труд секретаря более продуктивным. Роль секретаря, владеющего новыми информационными технологиями, неизмеримо возрастает. Но растет также и информационная культура инженерно-технического персонала. Те документы, которые традиционно создавались и продвигались только службами документирования, в настоящее время могут быть оформлены и переданы руководителями среднего и нижнего звена, а также инженерами, имеющими на своем рабочем месте персональный компьютер, подключенный к сети. Это приводит к сокращению персонала, занятого в делопроизводстве предприятий и организаций, и интегрирует делопроизводство вокруг секретарей.  [c.35]

Секретарь отдела (офиса) — принимает и производит первичную обработку всей входящей корреспонденции, готовит документацию и ведет ее учет на персональном компьютере. Является, по сути дела, координатором работы отдела (офиса).  [c.36]

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.  [c.52]

Речь идет о коренной реконструкции технологической базы менеджмента, которая произошла в России за последние годы. На вооружении у советского директора были служебная машина, телефон и секретарь. На вооружении у современного российского менеджера — персональные компьютеры, новейшие системы связи, базы данных с удаленным доступом, различные программные средства. Кроме того, часть фирм восприняла и многие внешние атрибуты западной модели управления красивые секретарши, вежливые менеджеры, хорошая мебель. Но дальше внешней формы и технологического вооружения дело не пошло. Продвижения в сторону использования собственно западных технологий внутрифирменного управления, корпоративного управления, межгруппового взаимодействия — почти нет. Иными словами, западный менеджмент заметно повлиял на форму и техническую сторону и пока не оказывает заметного воздействия на существо российского менеджмента.  [c.7]

Рабочий день большинства из нас изменился. Мы можем общаться с нашими коллегами и клиентами посредством электронной почты, через Интернет, WWW и по телефону. Нам не нужны секретари, поскольку многие из нас научились пользоваться персональным компьютером для написания писем, планирования своей работы и своего времени. Используя программное обеспечение коллективного пользования, позволяющее координировать работу команды, мы можем даже разрабатывать и производить товары. Если мы захотим увидеть своих коллег, к нашим услугам — видеоконференции или видеотелефон. Значительно сократилась потребность в поездках куда-либо — даже на работу. Телеработники , или работники, не выходящие из дома, позволяют организациям существенно снизить затраты на содержание дорогостоящих зданий. Мы неизбежно приходим к выводу, что инфраструктура, дающая возможность сотрудникам работать более эффективно и с большим удовольствием, является активом. Технологии, допускающие работу на расстоянии, означают, что целые группы людей, не способные смириться с жестким режимом работы с 9-00 до 17-00, могут теперь выполнять задания на дому .

Это относится, например, к пенсионерам, людям с ограниченной трудоспособностью или проживающим в отдаленных районах, которым прежде пришлось бы тратить много времени и сил на дорогу.  [c.121]

В современной деловой практике часто используются для представления визитные карточки. На карточке указаны фамилия, имя, отчество посетителя, его ученое звание, должность, местб работы, служебный телефон и адрес организации. Секретарь должен с благодарностью принять карточку и внимательно ознакомиться с ней. Затем, данные с визитной карточки заносятся в персональный компьютер или в картотеку.  [c.139]

Зарплата PR-менеджер, его помощники, редактор внутрифирменного издания, фотограф, секретарь другие сотрудники ххх.хх.хх Накладные расходы арендная плата, налоги, коммунальные платежи за отопление, освещение, кондиционирование, уборку территорий, часть расходов, связанных с деятельностью телефонного коммутатора и пр. ххх.хх.хх Амортизация отчисления на амортизацию мебели и оборудования (текстовых процессоров, персональных компьютеров, множительной техники, видеоаппаратуры и фотокамер, офисных печатающих устройств, автомобилей). ххх.хх.хх Расходы по страхованию страхование автомобилей и оборудования от всякого рода рисков, страхование поездок, пенсионное страхование, частное медицинское страхование ххх.хх.хх Расходы по проведению мероприятий с представителями прессы стоимость раздаваемых материалов, питание, расходы по аренде помещений и оплата средств, взятых напрокат. ххх.хх.хх Издания для персонала затраты на редактирование, дизайн, фотографирование, оплата работы художника, затраты на печать и распространение ххх.хх.хх Затраты на выпуск внешнего издания те же самые составляющие, что и в предыдущей статье ххх.хх.хх Затраты на организацию слайдовых презентаций расходы на обработку слайдов, написание сценариев презентаций, фотографирование, гонорары за создание музыкального оформления, расходы на изготовление, размножение, распространение и содержание слайдового материала ххх.хх.хх Затраты на проведение видеопрезентаций затраты на обработку видеоматериалов, написание текста, оплата актерских работ, оплата музыки, затраты на проведение съемок, на редактирование, на компоновку передач, на размножение, на распространение, на хранение видеоматериалов, а также затраты на издание пояснительных листовок с кратким обзором содержания материала. ххх.хх.хх Затраты, связанные с выпусками новостных релизов оплата исследовательских работ, издержки, связанные с написанием, изготовлением, составлением списка адресатов для рассылки релизов, расходы по их распространению. ххх.хх.хх  [c.177]

Нынешние дерзкие планы Mi rosoft предусматривают развитие ПК с масштабированием его за рамки достигнутого любыми существующими компьютерами. Они включают в себя создание машин, способных смотреть, слушать и учиться , и программного обеспечения для устройств нового типа — персональных секретарей. Эти инициативы стали ответом Mi rosoft на вызов электронной конвергенции — внедрения электронных технологий в самые различные устройства, породившего потребность в обеспечении их взаимодействия друг с другом. Увенчаются они успехом или нет, пока неизвестно. Ясно одно связанный с ними риск необходим, чтобы не лишиться будущего в долгосрочной перспективе.  [c.272]

Повысьте уровень своих секретарских обязанностей с помощью компьютера

Повысьте уровень своих секретарских обязанностей с помощью компьютера

Сегодня, с появлением компьютеров, роль секретаря вышла за рамки простого ответа на телефонные звонки и приема сообщений, систематизации документов и бумажной работы, а также набора документов , создание базы данных для запросов, организация и планирование онлайн-встреч, отправка электронных писем, чат с клиентами в Интернете, ресурсные материалы для проекта в случае необходимости и многое другое. В настоящее время секретарь может также полагаться на разнообразные навыки работы с компьютером [Просмотреть полный пакет офисного пакета здесь], чтобы помочь вам добиться успеха в своей работе.

Обязанности и ответственность секретаря

Обязанности секретаря могут различаться в зависимости от того, где он работает, и иногда секретари превышают свои должностные обязанности.

• Прием и направление телефонных звонков
• Проверка и ответ на сообщения
• Ведение графиков компании
• Систематизация документов и файлов
• Документирование финансовой информации
• Обслуживание и заказ канцелярских товаров
• Планирование совещаний и конференций
• Осуществление административных процедур

 

**** Запишитесь на курс Skilltouch Certified Office Suite Package в Абудже, FCT

****Пройдите обучение передовым методикам использования компьютера. Просмотреть курс

 

1. Ответы на телефонные звонки и их направление

Одной из основных функций секретаря может быть ответ на телефонные звонки в офисе и направление каждого звонка соответствующему лицу. Часто секретари — это лица, которые обрабатывают звонки с запросами, звонки клиентов и принимают сообщения, а также общаются с соответствующим лицом или отделом для принятия мер.

 

2. Проверка сообщений и ответы на них

Сегодня секретари непосредственно отвечают за проверку и распространение служебных записок, заметок, электронных сообщений (электронной почты) и других письменных сообщений. Кроме того, секретари могут обладать исключительными коммуникативными и аналитическими навыками для выполнения таких коммуникативных задач, как эти

 

3. Ведение графиков компании

Секретари также обычно отвечают за назначение встреч с клиентами, поставщиками и акционерами. Секретари также могут быть людьми, которые держат сотрудников в курсе с помощью напоминаний и предупреждений о предстоящих конференциях или встречах, которые являются наиболее эффективным средством общения как в Интернете, так и в автономном режиме.

**** Запишитесь на курс Skilltouch Certified Office Suite Package в Абудже, FCT

****Пройдите обучение передовым методикам использования компьютера. Просмотреть курс

4. Систематизация документов и файлов

Хранение документов, записей и файлов в порядке — еще одна важная задача, которую должны выполнять секретари. Часто документы, файлы и другие записи компании хранятся в компьютерной базе данных, и часто ожидается, что секретари обладают техническими навыками, необходимыми для использования этих типов систем хранения.

 

5. Документирование финансовой информации

Еще одна очень важная задача, которую могут выполнять секретари, — это документирование расходов, доходов и другой финансовой информации. Например, секретарь в торговой корпорации может нести ответственность за документирование доходов и продаж из отчетов отдела продаж, а также за расходы и операционные расходы компании. Затем секретарь может использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, чтобы организовать финансовые данные в конкретные финансовые отчеты для генерального директора компании для анализа и утверждения.

 

6. Обслуживание и заказ канцелярских принадлежностей

Секретарями также могут быть лица, ответственные за ведение инвентарного учета, подборку и хранение канцелярских принадлежностей. Секретарь также может нести ответственность за размещение заказов на товары, которых нет в наличии. Отслеживание поставщиков и связь при необходимости.

 

7. Организация и проведение совещаний

Наряду с планированием совещаний и конференций секретари также могут брать на себя ответственность за организацию и проведение совещаний, не только физических, но и электронных, в зависимости от обстоятельств, отправку совещаний. ссылки на участников или клиентов. Затем секретарь может также провести собрание, обсудив важные моменты конференции и сделав заметки для генерального директора и других лиц, принимающих решения в компании.

 

8. Осуществление административных процедур

Секретари также могут играть роль в разработке и внедрении политик компании и различных административных процедур. Например, медицинский секретарь может разработать процедуру документирования планов лечения пациентов, которая включает выполнение ряда шагов для документирования медицинской информации в базе данных. Затем секретарь может внедрить эту новую процедуру, обучив медсестер и персонал тому, как выполнять директивы политики.

Поскольку секретари могут брать на себя множество различных задач и обязанностей, для секретарей может быть крайне важно обладать широким спектром навыков, таких как административные навыки, навыки общения, навыки обслуживания клиентов, технические навыки, аналитические навыки и навыки решения проблем. Секретари также могут полагаться на свои лидерские качества в организации и руководстве офисным персоналом и процедурами.

Использование офисного оборудования в качестве генерального секретаря

Работая секретарем, вам потребуется использовать офисное оборудование для выполнения своих задач. Чем лучше вы разбираетесь в оборудовании, тем легче вам будет использовать эти системы для достижения своих повседневных целей.

Со временем вы обнаружите более высокий уровень комфорта, и многие из систем, используемых сегодня, также можно найти в частных домах, что позволит вам получить общее представление, которое поможет вам в выполнении ваших обязанностей.

Компьютерные системы

Компьютер, который вы используете в своем офисе, позволит вам выполнять различные задачи:

• подготовка документов;
• связь по электронной почте и в печатной корреспонденции;
• управление электронными таблицами и их создание;
• специфических для компании задач.

В идеале вам нужен компьютер, способный помочь вам со всеми задачами, которые вам необходимо выполнить. Этот компьютер может выглядеть как настольный компьютер или ноутбук, в зависимости от необходимой вам мобильности.

Некоторые основные требования к вашей компьютерной системе включают:

• память хорошего размера 2 ГБ или выше;
• более быстрый процессор с тактовой частотой 3,6 ГГц или выше;
• эргономичная клавиатура;
• несколько жестких дисков для сохранения файлов;
• высококачественная видеосистема для просмотра визуальных инструментов и программ.

Вам также следует подумать о различных типах программного обеспечения, которое вы можете использовать для рутинных и не очень рутинных задач. Сюда могут входить:

• обработка текстов;
• электронных таблиц;
• редакторов цифровых изображений;
• систем управления проектами;
• систем управления клиентами.

Большую часть времени вы входите в офис, в котором работаете, и получаете компьютер, на котором есть все необходимое. Со временем будет полезно делать заметки о любых системах, которые работают хорошо, или о системах, которые должны работать более эффективно, чтобы облегчить вашу работу.

Многие из этих программных пакетов будут дорогими, поэтому, когда у компании ограниченный бюджет, может потребоваться некоторое время, чтобы включить все программные системы. Тем не менее, в Интернете есть ряд бесплатных программных инструментов, которые могут оказаться полезными.

Вы также можете подумать о том, какой компьютер лучше подходит для ваших вычислительных потребностей: персональный компьютер (ПК) или Macintosh. Во многих типичных организациях наличие ПК будет работать, чтобы помочь вам с задачами, которые вам нужно выполнить, в то время как Mac лучше подходит для компаний, которым необходимо решать творческие задачи.

Размышляя о том, нужен ли вам ноутбук или настольный компьютер, вы можете подумать о следующем:

• должна ли компьютерная система быть дешевле, и в этом случае настольный компьютер подойдет для удовлетворения этой потребности;
• должна ли компьютерная система быть портативной, и в этом случае портативный компьютер является лучшим вариантом;
• , будете ли вы постоянно находиться в одном месте.
• будете ли вы работать дома несколько недель.

Проверяя, соответствует ли текущая конфигурация компьютера вашим потребностям, составьте список задач, которые вы выполняете в течение обычной недели, а затем оцените, какие задачи сложнее других.

Предоставьте эту информацию команде менеджеров, чтобы узнать, есть ли способ, которым вы могли бы получить дополнительную поддержку в этих областях, через настройку вашего компьютера.

Подключение к Интернету

Поскольку вы, вероятно, будете использовать Интернет для различных задач, очевидно, что для выполнения ваших обязанностей секретаря вам необходимо иметь надлежащее подключение к Интернету.

Большинство офисов будут иметь высокоскоростное подключение к Интернету, а не коммутируемое соединение, что поможет пользователям получить лучший опыт и максимально быстрый доступ.

Вы можете подключиться к Интернету через проводную линию, которая обычно более безопасна, или через беспроводную точку доступа или маршрутизатор. Маршрутизатор — это то, что будет установлено в центральном месте вашего офиса, помогая всем членам вашей команды подключаться к Интернету при необходимости.

Для настройки Интернета вам потребуется выбрать местного интернет-провайдера в вашем регионе. Это позволит вам иметь Интернет, готовый к работе, и даст вам возможность расширить свои возможности Интернета по мере необходимости.

Со временем вы можете обнаружить, что вам требуется повышенная скорость Интернета для обработки больших загрузок или потокового видео для видеовызовов, общих видео и т. д.

Также может помочь несколько типов подключения к Интернету, Интернет-сервис не работает или работает медленно в данный момент.

Настройка точек доступа MiFi может быть хорошим способом решения этой проблемы. Это небольшие портативные точки доступа в Интернет, которые используют спутниковые или сотовые технологии для выхода в Интернет.

Телефоны

Хотите узнать больше? Почему бы не пройти онлайн-курс Генерального секретаря?

Поскольку часть вашего общения будет осуществляться по телефону, рекомендуется иметь надежную систему. В зависимости от количества звонков, которые вам нужно принять, вы захотите рассмотреть различные варианты на своем рабочем месте.

• многоканальные телефонные системы;
• однолинейных телефонных систем;
• сотовые телефоны;
• интернет-телефонных систем.

Если вам нужно обработать несколько вызовов в течение дня, вам может помочь наличие нескольких линий. У каждой из этих линий может быть свой номер телефона, или все линии могут исходить от одного основного номера телефона.

Такие системы позволят вам переходить с одной линии на другую, отвечая на звонки в порядке их поступления. Ответив на один звонок, вы можете перейти к следующему или перевести звонки в офисы, которые смогут помочь звонящему.

Для работы с такой телефонной системой может помочь:

• Изучить функции телефона. Когда вы отвечаете на телефонные звонки, вам нужно изучить функции телефона, чтобы убедиться, что вы используете их, когда они нужны. Это могут быть «Удержание», «Перевод», «Отключение звука» и другие функции. Попробуйте их самостоятельно, чтобы увидеть, когда вам нужно нажимать кнопки и как вы можете отключить эти функции, когда это необходимо.
• Тренируйтесь в ненастный день. В идеале, вы легко вступите в роль генерального секретаря, чтобы научиться делать дела правильно, прежде чем вам придется делать их быстро. Попробуйте запланировать время, когда вы можете разговаривать по телефону, когда громкость звонков не такая высокая.
• Смотреть, как кто-то другой работает на телефонных линиях. Если вы вступаете в роль, где большую часть времени наблюдается большая нагрузка по звонкам, то вам следует понаблюдать за кем-то еще, кто имеет опыт в этом процессе, прежде чем браться за задачу. Делайте заметки о том, что они делают и как они справляются с процессом, чтобы было ясно, какие у вас могут быть ожидания.
• Пометьте разные линии. Иногда может быть трудно вспомнить, какая линия какая, поэтому может быть полезно прикрепить к линиям метки, чтобы упростить идентификацию. Со временем ярлыки вам не понадобятся, но они пригодятся, когда кому-то понадобится заменить вас в день вашего отсутствия.
• Имейте список номеров перевода. Если вы обнаружите, что вам нужно часто переводить вызовы, может быть полезно иметь рядом с телефоном номера или коды переадресации, чтобы вы могли легко их увидеть и использовать.

Ключевым моментом многоканальной телефонной системы является то, что вам нужно сосредоточиться на том, какие вызовы поступают первыми, чтобы никто из абонентов не ждал больше, чем должен. Хотя, безусловно, бывают случаи, когда вам нужно проводить больше времени с одним звонящим, чем с другим, чем больше вы можете распределить это время, тем лучше будет обслуживание клиентов.

Еще одна хитрость, о которой следует помнить, заключается в том, что когда вы разговариваете по телефону с трудным абонентом или с кем-то, кому нужно долго с вами разговаривать, обязательно проверяйте другие линии, чтобы сообщить им, что они не забыты.

В однолинейных телефонных системах, которые встречаются редко, вам нужно будет просто отвечать на входящие вызовы, что поможет вам сосредоточиться на каждом вызове и удовлетворить потребности этого абонента, прежде чем двигаться дальше.

Технология сотовой связи, доступная сейчас, может работать так же, как традиционные телефонные системы. Возможно, вам потребуется несколько линий, и вы можете захотеть, чтобы этот телефон перенаправлял определенные вызовы на определенные линии, если это возможно.

Кроме того, вы можете использовать сотовую связь только в случае необходимости. Поскольку большую часть дня вы, как правило, проводите за рабочим столом, возможно, это не то, что вам нужно использовать на регулярной основе.

Вы также можете использовать системы интернет-телефонии, такие как Skype или Google Voice. Эти системы позволяют вам использовать Интернет как способ общения с другими людьми в удаленных местах, а также видеть других людей, которые разговаривают по телефону, используя видеочаты.

Вы можете настроить эти телефонные звонки, получив доступ к информации об учетной записи каждого, которая будет участвовать в звонке, а затем назначив встречу для звонка.

Существуют варианты подключения нескольких абонентов к звонку через Интернет, но для этих вариантов часто требуется платная учетная запись.

Фотокопировальные аппараты

Хотя фотокопии становятся все менее необходимыми в сегодняшнюю цифровую эпоху, вам все равно нужно знать, как использовать фотокопировальный аппарат в роли секретаря. Они предоставят вам ряд функций, в том числе:

• копирование;
обвязка
• ;
• многократное копирование пакетов;
• дизайнерские услуги.

Если вы работаете в компании, которой необходимо часто распространять печатные материалы, фотокопировальный аппарат может помочь вам создать эти документы самостоятельно, вместо того, чтобы заставлять вас заключать договор на эти услуги через типографию.

Изучение специфики вашего текущего фотокопировального аппарата будет полезным способом определить, как он может помочь вам и как он может повысить вашу эффективность в качестве секретаря.

Вы также захотите узнать, как заменить картриджи с тонером и бумагу, чтобы вы могли продолжать использовать копировальный аппарат во время больших проектов печати.

Хорошей отправной точкой является просмотр руководства пользователя, а также приглашение представителя копировальной компании в ваш офис, чтобы показать вам, как лучше всего использовать аппарат для выполнения необходимых вам задач.

Чем больше вы будете знакомы с копировальным аппаратом, тем легче будет подготовить ваш проект к печати, а затем вы сможете уйти, чтобы выполнить другие задачи, которые необходимо выполнить.

Сканеры

Чаще всего сканеры используются для создания необходимых документов и копий. Сканер создает цифровую копию файлов, которые необходимо скопировать, и часто может заменить традиционный фотокопировальный аппарат.

Как и в любой другой офисной машине, функции сканера зависят от системы, которую вы приобрели или используете. Многие сканеры:

• имеют большой планшет для больших проектов сканирования;
• сканировать по одной странице за раз;
• имеют устройство подачи, позволяющее сканировать большие стопки документов.

Сканер можно использовать несколькими способами, часто заменяя факсимильный аппарат, который раньше выполнял многие из этих функций.

Например, вместо отправки документа по факсу вы можете отсканировать документ, а затем отправить файл по электронной почте получателю.

Несколько моментов, о которых следует помнить при сканировании:

• Плотно прижмите документ к платформе сканера.
• Проверьте предварительный просмотр перед тем, как принять сканирование.
• Увеличьте качество сканирования, если хотите получить более четкую копию.
• Решите, что лучше всего подходит для данного документа: черно-белое или цветное сканирование.

При использовании сканера полезно также помнить о ваших системах управления документами и файлами. При создании сканов убедитесь, что вы правильно пометили файлы, чтобы их было легко найти и получить.

Вы также можете использовать сканер для создания цифровой файловой системы. Сканируя старые квитанции и документы, вы можете иметь цифровые копии этих страниц на своем компьютере вместо больших картотечных шкафов. Или вы можете обнаружить, что хорошей идеей будет иметь печатные копии, а также цифровые копии, чтобы гарантировать, что вы защищены независимо от того, когда вам нужен файл.

Принтеры

Сегодня во многих офисах принтер — это больше, чем просто принтер, который берет информацию с компьютера и затем выводит ее на бумагу. Многие принтеры теперь многофункциональны, а это означает, что вы можете не только печатать, но также копировать и сканировать.

Эти системы более экономичны и могут быть более эффективными для нужд вашего секретаря.