Делопроизводство документы: ДОКУМЕНТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, КАДРАМ И АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

ДОКУМЕНТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, КАДРАМ И АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Контакты ↵     ПрофБанкинг ↵

ДОКУМЕНТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, КАДРАМ И АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Вы здесь:  
1. Главная
2. ДОКУМЕНТЫ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ, КАДРАМ И АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

ПОИСК ПО БИБЛИОТЕКЕ

Электронная библиотека по делопроизводству, кадрам и архивному хранению

нормативные акты, по делопроизводству, кадрам и архивному хранению, доступны бесплатно для зарегистрированных пользователей

Дата актуализации документов в библиотеке 24 января 2022 года

Все нормативные акты в области делопроизводства (включая кадровое делопроизводство и архивное дело) в единой электронной библиотеке. Бесплатно! Для быстрого поиска нормативного акта введите номер документа в строке ПОИСК ПО БИБЛИОТЕКЕ.   Все документы подготовлены для двусторонней печати. Библиотека содержит основные законы о делопроизводстве и архивном деле, Трудовой кодекс, а также иные правовые акты, ГОСТы и общероссийские классификаторы. Виакадемия даёт краткую аннотацию к каждому нормативно-правовому акту (НПА), регламентирующему делопроизводство. Для удобства пользователей на главной странице отраслевой библиотеки мы указываем дату актуализации нормативных актов об архивном и кадровом делопроизводстве, а также общих законов о делопроизводстве. При скачивании документа – в верхней его части указана дата, с которой действует представленная редакция правового акта.   Содержание Электронной библиотеки по делопроизводству, архивному делу и кадрам: Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство. ЕГСД. ГСДОУ. ГОСТЫ. Общероссийские классификаторы. Кадровое делопроизводство. Трудовые книжки. Прочие документы по делопроизводству, кадрам, архивному хранению. НПА, утратившие силу, в области делопроизводства, архивного дела и кадров.

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 1304

Вы здесь: РАЗДЕЛ 1 «Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.»

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 11341

125-ФЗ – регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Учим грамотно и правильно вести документооборот

на дистанционном курсе повышения квалификации

«Делопроизводство (документационное обеспечение)»

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 1587

53-ФЗ – направлен на обеспечение использования государственного языка РФ на всей территории России, обеспечение права граждан РФ на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры. В законе также закреплены нормы по обязательному использованию государственного языка по ведению делопроизводства.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 01. 06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 1135

1807-1 закон

– содержит нормы, регламентирующие использование государственного языка и государственных языков республик в различных сферах деятельности: в официальном делопроизводстве, в судопроизводстве и делопроизводстве в судах, делопроизводстве в правоохранительных органах и многих других.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 1096

2-ФКЗ – закон содержит рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах, а также устанавливает порядок официального использования герба РФ.

В частности, допускается использование изображение герба России гражданами, общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями, если такое использование не является надругательством над Государственным гербом Российской Федерации.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 1152

1268 Постановление Правительства – устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»

Официальные реквизиты документа:

ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования.

(утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 « 573-ст)

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 973

5485-1 закон – регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Текст закона можно скачать из нашей электронной ИТ-библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 1176

1009 Постановление Правительства – содержит правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации. В частности, предусмотрено, что нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде Постановлений, Приказов, Правил, Инструкций и Положений на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ. Издание нормативных правовых актов в виде писем, распоряжений и телеграмм не допускается.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Постановление Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 1056

63-ФЗ – закон, который регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. Закон дает определение терминам «электронная подпись», «ключ электронной подписи», «удостоверяющий центр», «средства электронной подписи», «сертификат ключа проверки электронной подписи» и др., а также подробно регламентирует виды электронных подписей: простую электронную подпись (ПЭП), неквалифицированную электронную подпись (НЭП), квалифицированную электронную подпись (КЭП). Закон устанавливает условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Текст закона можно скачать из нашей электронной ИТ-библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 1572

162-ФЗ – закон устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, и направлен на обеспечение проведения единой государственной политики в сфере стандартизации. К документам по стандартизации в соответствии с 162-ФЗ относятся: документы национальной системы стандартизации, общероссийские классификаторы, стандарты организаций, в том числе технические условия, своды правил и иные документы по стандартизации.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 1004

98-ФЗ – содержит перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, а также список сотрудников, имеющих доступ к ней и степень ответственности за распространение конфиденциальных данных.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Подробнее. ..

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 863

208-ФЗ – определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров.

Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон № 208-ФЗ от 26.12.1995 «Об акционерных обществах»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 780

14-ФЗ – определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества.

Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон № 14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 971

59-ФЗ – регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Подробнее. ..

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 999

293 Указ Президента – утверждает положение о Федеральном архивном агентстве, согласно которому Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере. Также данное положение определяет полномочия Росархива.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Указ Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 2381

71 Приказ Росархива – Правила делопроизводства в госорганах. Разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления. Действие Правил распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

Подробнее. ..

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 1499

44 Приказ Росархива – утверждает примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. Содержит требования к полям, размеру шрифта, абзацному отступу и т.п. Документ содержит множество примеров оформления грифов к документам, примеров оформления подписей должностных лиц, в том числе визирующих документ, резолюций, а также образцы приказов, распоряжений, протоколов, писем, актов.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Росархива от 11. 04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 1385

236 Приказ Росархива – главный нормативный акт о сроках архивного хранения документов, в том числе образующихся в деятельности коммерческих организаций (акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью). Приказ содержит Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, в Приказе 236 указаны сроки архивного хранения бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, связанных с трудовыми отношениями и прочих.

Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 860

526 Приказ Минкультуры – содержит правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Приказ имеет 30 приложений с различными формами документов для организации архивного хранения.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Минкультуры России от 31. 03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 532

03-33/пс Постановление ФКЦБ – действует до момента, пока Банк России не утвердит новые правила. В настоящее время устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

Подробнее. ..

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 501

23 Постановление Минтруда – крайне интересный и полезный документ, в котором указаны нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, но он также может применяться в обычных организациях всех форм собственности в качестве основы для учета затрат по времени, необходимых для разных работ по делопроизводству. Так, например, в данном Постановлении указано, сколько времени требуется на подготовку проекта внутреннего положения, на его утверждение, сколько времени требуется на печать, на копирование, на регистрацию обращений, подготовку писем  и т.п; указано, как проводить расчет нормативной численности работников, занятых документационным обеспечением.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Постановление Минтруда РФ от 26. 03.2002 № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 953

142 Приказ Росархива – утверждает Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Росархива от 28.12.2021 № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»

Подробнее…

1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Просмотров: 396

146 Приказ Росархива – утверждает Регламент Федерального архивного агентства (Росархива), и, в частности, касается полномочий Росархива и его руководителей, структуры и штатного расписания Росархива, порядка планирования и организации работы, порядка подготовки и принятия нормативных правовых актов при осуществлении Росархивом регулирования в установленной сфере деятельности, порядка обеспечения доступа к информации о деятельности Росархива

Официальные реквизиты нормативного акта:

Приказ Росархива от 15.12.2016 № 146 «Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства»

Подробнее…

ОБЛОЖКИ ДЛЯ ДИПЛОМОВ:

• Высшее образование (бордовые, бордовые с золотом, ярко-красные, синие, голубые) • Среднее профобразование (бордовые, синие) • Профпереподготовка с гербом (бордовые, ярко-красные, синие, голубые) • Профессиональная переподготовка (бордовые, синие, голубые) • Универсальные с гербом (бордовые, ярко-красные, синие, голубые) • Универсальные (бордовые, синие) • Об окончании аспирантуры (бордовые, синие) • Об окончании адъюнктуры, ординатуры • Диплом Кандидата наук, Доктора наук

ОБЛОЖКИ ДЛЯ УДОСТОВЕРЕНИЙ:

• Повышение квалификации с гербом (бордовые, ярко-красные, синие, голубые, зеленые) • Повышение квалификации (бордовые, синие, голубые) • Удостоверение кадета • Удостоверение гимназиста

ОБЛОЖКИ ДЛЯ СЕРТИФИКАТОВ:

• Сертификат специалиста (медицинский) • Сертификат бордового цвета (формат А5) • Сертификат ярко-красного цвета (формат А5) • Сертификат темно-синего цвета (формат А5)

ОБЛОЖКИ ДЛЯ СВИДЕТЕЛЬСТВ:

• Свидетельство универсальное зеленого цвета (формат А6) • Свидетельство универсальное бордового цвета (формат А6) • Свидетельство универсальное ярко-красного цвета (формат А6) • Свидетельство бордового и ярко-красного цвета (формат А5) • Свидетельство бордового цвета с гербом (формат А5) • Свидетельство о профессии рабочего, должности служащего • Свидетельство о должности служащего • Свидетельство окончании детского сада (персиковая, зеленая, селадоновая)

ОБЛОЖКИ ДЛЯ АТТЕСТАТОВ:

• Аттестат Доцента синего и красного цвета • Аттестат Профессора • Для аттестата 9 класса ярко-красного и фиолетового цвета • Для аттестата 11 класса бордового и сине-голубого цвета

БЛАНКИ:

• Для диплома о профпереподготовке и приложения к диплому о профпереподготовке • Для удостоверения о повышении квалификации • Свидетельство

Перейти в интернет-магазин

 

ВСЕ РАЗДЕЛЫ САЙТА                                                             Ви Академия, учебные курсы ВИА Академия, учебные курсы ВИААкадемия

КУРСЫ ВИАКАДЕМИИ

ОБУЧЕНИЕ БАНКОВСКОМУ ДЕЛУ «Мастер банковского дела» «Основы бухгалтерского учета в банке» «Банковский аналитик» «Подлинность и платежеспособность денежных знаков для кассовых работников кредитных организаций» КУРСЫ ПО РАЗРАБОТКЕ ПРОГРАММЫХ РОБОТОВ (RPA) «Разработчик программных роботов на платформе Лексема» ЭКОНОМИКА И МЕНЕДЖМЕНТ «Бухгалтерский учет на предприятии» «Основы проектной деятельности» «Цифровой маркетинг и социальные сети» SOFT SKILLS «Управление эмоциями и эмоциональный интеллект»

ОБУЧЕНИЕ В СФЕРЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ «Java-разработчик веб-приложений» «Enterprise Java-разработчик» «Веб Java-разработчик» «Сетевой администратор» «Беспроводные сети Wi-Fi: технологии, настройка и безопасность» «Передача и коммутация данных в компьютерных сетях» «Технологии TCP/IP» HR И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО «Управление человеческими ресурсами» «Делопроизводство (документационное обеспечение)» BIM ПРОЕКТИРОВАНИЕ, АРХИТЕКТУРА И ДИЗАЙН «Специалист по BIM-проектированию в среде ArchiCAD» КУРСЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ В ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ «Деятельность аэропортов»

Делопроизводство

*Часть решений, представленных в ролике, находятся на стадии MVP-версии и требует доработки под конкретный проект.

Легкое занесение и регистрация документов

В Directum RX можно быстро занести документы, полученные по электронной почте, с курьером или через сервисы обмена.

Допустим, контрагент прислал скан-копии исходящего письма и договора поставки. Делопроизводителю достаточно выбрать основной документ комплекта и инициировать занесение документов.

При занесении в систему искусственный интеллект за человека заполняет карточки документов, например определяет вид документа и содержание, указывает данные корреспондента и адресата. Также с помощью искусственного интеллекта формируются связи между письмом и приложениями. Делопроизводителю остается проверить корректность и полноту занесения комплекта. Система помогает ему в этом, подсвечивая поля карточки, правильность которых вызывает сомнение. Для использования интеллектуальных сервисов необходима дополнительная лицензия.

Занесение документов из Microsoft Outlook

Проверка данных, извлеченных искусственным интеллектом

Если на этапе проверки делопроизводитель находит ошибку в комплекте, например, нарушение порядка следования или ориентации страниц, ее легко исправить. Кроме того, Directum RX помогает быстро выделить приложения в отдельные документы или, наоборот, объединить их.

Перекомплектование документов в системе

После формирования верного комплекта делопроизводитель за пару кликов регистрирует документ в системе. Регистрационный номер документа сразу проставляется в нужном для компании формате.

Рассмотрение документов и выдача поручений

Directum RX организует работу с документом на протяжении всего жизненного цикла: рассмотрение, выдача поручений, их исполнение и контроль выполнения работ. После регистрации входящего документа создается задание на рассмотрение руководителю. В карточке задания он может быстро ознакомиться с документами и принять решение по ним.

Задание на рассмотрение руководителем

Задание на исполнение поручения

Список «Поручения»

Отчет «Контроль сроков исполнения поручений»

Чтобы упростить работу руководителя, в системе предусмотрена роль помощника. Они могут создавать в Directum RX проект резолюции — предварительный вариант решения по входящему документу — и отправлять его на утверждение. Также проект резолюции может быть подготовлен с помощью интеллектуальных сервисов, которые за помощника заполнят предполагаемых исполнителей, текст резолюции и сроки исполнения.

Формирование проекта резолюции с применением искусственного интеллекта

По вынесенной резолюции система формирует поручения. С их помощью можно контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы. Также для мониторинга используются списки поручений, наглядные виджеты и отчеты. Всё это помогает соблюдать нормативные требования к срокам. А когда исполнитель не успевает выполнить работы, он может запросить продление срока или передать работы другому сотруднику.

По завершении работ система оповещает контролера и автора поручения.

Отправка исходящих документов

Для создания документов в системе есть шаблоны, в них данные подставляются автоматически. Это сокращает время на подготовку документов.

Документ не нужно носить по кабинетам, собирая подписи. Достаточно отправить его на согласование по регламенту. Он настраивается под каждую компанию индивидуально.

Благодаря интеграции Directum RX с сервисами обмена документы могут отправляться из системы внешним адресатам. Это помогает организовать прозрачное согласование с контрагентами, сократить время обработки и доставки, контролировать возврат документов.

Для отправки бумажных документов в системе можно подготовить лист рассылки с перечнем адресатов, конверты или реестр почтовых отправлений. Сотруднику остается распечатать конверты и вложить в них документы.

Карточка исходящего письма

Список рассылки

Лист рассылки с перечнем адресатов и их адресов

Работа с внутренними документами

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. Оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в Directum RX.

После подписания документ отправляется на ознакомление. Можно выбрать вариант отправки в электронном или в бумажном виде под личную подпись. Также в системе можно:

• быстро формировать бланк сотрудникам под подпись — составлять список вручную уже не придется;
• сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
• контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

В системе легко отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в компании и контролировать их возврат. Для этого ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку в карточке.

За день до срока возврата система отправляет ответственному задание на контроль. После его выполнения ставится отметка о получении документа.

Цифровизация процессов делопроизводства в Directum RX помогает упорядочить работу с документами с полной поддержкой их юридической значимости. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки.

Документы по делопроизводству 2021

Какими документами по делопроизводству и архивному делу пользоваться в 2021 году?

За последние годы законодатели утвердили много нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу. В них легко запутаться и трудно выбрать тот, который необходим вам именно сейчас. Мы подготовили для вас список основных документов, актуальных на начало 2021 года, на которые нужно ориентироваться при выстраивании и ведении делопроизводственных процессов в организации.

Документы для каждого делопроизводственного процесса 

В таблице 1 соотнесем документы, о которых пойдет речь в статье, с соответствующими делопроизводственными процессами, без которых не обходится деятельность ни одной организации.

Обязательно ли соблюдать положения всех этих документов? 

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится.

Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Что изучить об организации делопроизводства?

Документы этой категории следует изучать для того, чтобы грамотно регламентировать делопроизводственные процессы организации. Руководствуясь ими, в организациях создают положения о делопроизводстве и разделы «Термины и определения» локальных нормативных актов по делопроизводству.

Правила делопроизводства (нормативный документ для государственных органов, органов местного самоуправления)

                                                                                      

Правила делопроизводства устанавливают основное: делопроизводством необходимо заниматься, причем делать это следует системно. В частности, Правила делопроизводства декларируют необходимость разработки инструкций по делопроизводству, созданию в организациях специальных структурных подразделений (служб делопроизводства), а в территориальных органах (филиалах, подразделениях, если речь идет об организациях) – ответственных за делопроизводство.

В Правилах делопроизводства перечислены документы, которые должны существовать в организации и сопровождать процессы документационного обеспечения управления. К ним относятся:

• инструкция по делопроизводству;
• положение о службе делопроизводства;
• должностные инструкции работников службы делопроизводства;
• при смене руководителя службы делопроизводства – акт приема-передачи документов и дел.

Также в Правилах делопроизводства установлено, что их требования также применимы к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами[5]. 

Это говорит о том, что делопроизводители могут и должны взаимодействовать с другими структурными подразделениями, а также требовать от них выполнения общих правил делопроизводства: учета и оборота документов, создания и соблюдения номенклатуры дел и т.д.

В Таблице 2 приведены основные тезисы разделов Правил делопроизводства. Обратите внимание: в этом документе говорится о том, что нужно делать, а о том, как именно это делать, написано в других документах. О них мы расскажем далее.

 

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (носит рекомендательный характер)

Можно сказать, что ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – это скорее теоретический документ, так как в нем содержится информация о целях функционирования системы делопроизводства в любой организации. Здесь нет практических рекомендаций, которые помогали бы понять, что конкретно нужно делать. Зато документ содержит описание образцовой системы делопроизводства, к которой следует стремиться.

На основе положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 можно формулировать принципы делопроизводства и поместить их в Положение о делопроизводстве организации (Пример 1).

ГОСТ Р 7.0.8-2013 (носит рекомендательный характер)

ГОСТ Р 7.0.8-2013 представляет собой словарь делопроизводственных терминов. Он очень удобен для составления разделов «Термины и определения» к локальным нормативным актам по делопроизводству (Пример 2).

[1] ВНИИДАД, 2018.

[2] В ред. от 08.12.2020.

[3] В ред. от 28.04.2011.

[4] ВНИИДАД, 2016.

[5] См. п. 1.4 Правил делопроизводства.

 

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2021.

Как использовать последнюю версию Office.com для работы с файлами и документами

Как использовать последнюю версию Office.

com для работы с файлами и документами

Microsoft недавно усовершенствовала сайт Office.com для образовательных и бизнес-клиентов. Вот как воспользоваться новейшими функциями.

Изображение: Microsoft

Microsoft предлагает веб-сайт Office.com, через который вы можете запускать все ключевые приложения Office и получать доступ к различным файлам и документам. Для последней версии Office.com Microsoft добавила несколько новых функций, чтобы упростить поиск файлов и работу с ними. Хотя Office.com доступен для любого пользователя Office, новые функции специально предназначены для образовательных и бизнес-пользователей Microsoft 365.

Обязательная к прочтению информация о Windows

• Виндовс 11 22х3 уже здесь
• Контрольный список: защита систем Windows 10
• Защитите свою сеть с помощью внешних служб безопасности Майкрософт
• Как очистить кеш DNS в Windows 10

На главном экране есть раздел быстрого доступа для получения ключевых файлов и документов. Новая панель «Мое содержимое» помогает находить файлы и другое содержимое, связанное с текущими проектами, собраниями и людьми. А новая панель «Создание» позволяет вам видеть все ваши приложения в одном месте, чтобы вы могли быстрее создавать новые документы и контент. Давайте взглянем.

SEE: Руководство пользователя iPhone, iPad и Mac по Microsoft 365 (бесплатный PDF) (TechRepublic)

Сначала перейдите на веб-сайт Office.com и войдите в него с помощью своей деловой или образовательной учетной записи. В верхнем разделе отображаются все рекомендуемые файлы и документы, которые, как правило, недавно открывались и могут потребоваться для повторного просмотра. В следующем разделе для быстрого доступа показаны другие файлы, которые вы недавно открывали. Помимо отображения документов Word, электронных таблиц Excel и других типичных файлов Office, в списке быстрого доступа отображаются файловые вложения для последних сообщений электронной почты Outlook, что позволяет легко найти и открыть определенное вложение ( Рисунок А ).

Рисунок А

В разделе «Быстрый доступ» щелкните один из других заголовков, чтобы сузить список, выбрав «Недавно открытые», «Общие» и «Избранное». Отсюда вы также можете управлять отдельными файлами. Щелкните значок с многоточием для определенного файла в разделе быстрого доступа. Во всплывающем меню перейдите к «Открыть» и выберите «Открыть расположение файла», чтобы увидеть источник файла. Если вы используете приложение Microsoft To Do и хотите добавить файл в свой список дел, наведите указатель мыши на «Добавить в» и выберите «To Do». Выберите «Избранное», чтобы добавить файл в список «Избранное». Выберите Скрыть, чтобы удалить файл из раздела быстрого доступа ( Рисунок B ).

Рисунок В

Затем щелкните значок «Мое содержимое» на левой панели инструментов. Помимо просмотра файлов, которые были недавно открыты, опубликованы и добавлены в избранное, вы можете просматривать файлы на основе людей и проектов. Щелкните параметр «Люди», чтобы просмотреть файлы, отправленные или переданные определенными людьми. Щелкните параметр «Собрания», чтобы просмотреть все файлы, связанные с собранием. Кроме того, вы можете просматривать файлы в зависимости от местоположения. Выберите параметры «Облачные файлы», «Локальные файлы» и «Вложения», чтобы просмотреть файлы в этих местах ( Рисунок C ).

Рисунок С

Наконец, щелкните значок «Создать» на левой панели инструментов. Теперь вы можете создать новый файл или документ в зависимости от типа файла и приложения. Щелкните один из значков вверху, чтобы начать файл с нуля. В противном случае выберите один из эскизов шаблона, чтобы создать файл на основе определенного шаблона ( Рисунок D ).

Рисунок D

 

Лэнс Уитни

Опубликовано: 8 апреля 2022 г. , 10:01 по тихоокеанскому времени Изменено: 8 апреля 2022 г., 10:01 по тихоокеанскому времени Увидеть больше Программное обеспечение

См. также

• Учитывая Microsoft 365? Что тебе нужно знать (ТехРеспублика Премиум)
• Google Workspace и Microsoft 365: параллельный анализ (ТехРеспублика)
• Памятка: Windows 10 (бесплатный PDF) (ТехРеспублика)
• Как повысить продуктивность работы в Интернете, используя новые параметры условного форматирования для выделения дат в Excel (ТехРеспублика)
• Получите пожизненный доступ к Microsoft Office 2021 всего за 50 долларов (Академия TechRepublic)

Поделиться: Как использовать последнюю версию Office. com для работы с файлами и документами

• Майкрософт
• Программного обеспечения

Выбор редактора

• Изображение: Rawpixel/Adobe Stock ТехРеспублика Премиум

  Редакционный календарь TechRepublic Premium: ИТ-политики, контрольные списки, наборы инструментов и исследования для загрузки

  Контент TechRepublic Premium поможет вам решить самые сложные проблемы с ИТ и дать толчок вашей карьере или новому проекту.

  Персонал TechRepublic

  Опубликовано: 3 октября 2022 г., 9:30 по тихоокеанскому времени Изменено: 3 октября 2022 г., 12:25 по тихоокеанскому времени Читать далее Узнать больше
• Изображение: diy13/Adobe Stock Программного обеспечения

  Виндовс 11 22х3 уже здесь

  Windows 11 получает ежегодное обновление 20 сентября, а также ежемесячные дополнительные функции. На предприятиях ИТ-отдел может выбирать, когда их развертывать.

  Мэри Бранскомб

  Опубликовано: 20 сентября 2022 г., 10:00 по тихоокеанскому времени Изменено: 20 сентября 2022 г., 10:17 по тихоокеанскому времени Читать далее Увидеть больше Программное обеспечение
• Изображение: Кто такой Дэнни/Adobe Stock Край

  ИИ на переднем крае: 5 трендов, за которыми стоит следить

  Edge AI предлагает возможности для нескольких приложений. Посмотрите, что организации делают для его внедрения сегодня и в будущем.

  Меган Краус

  Опубликовано: 19 сентября 2022 г. , 11:46 по тихоокеанскому времени Изменено: 19 сентября 2022 г., 11:46 по тихоокеанскому времени Читать далее Увидеть больше
• Изображение: яблоко Программного обеспечения

  Шпаргалка по iPadOS: все, что вы должны знать

  Это полное руководство по iPadOS от Apple. Узнайте больше об iPadOS 16, поддерживаемых устройствах, датах выпуска и основных функциях с помощью нашей памятки.

  Персонал TechRepublic

  Опубликовано: 30 августа 2022 г., 7:00 по тихоокеанскому времени Изменено: 14 сентября 2022 г. , 11:07 по тихоокеанскому времени Читать далее Увидеть больше Программное обеспечение
• Изображение: Worawut/Adobe Stock
• Изображение: Bumblee_Dee, iStock/Getty Images Программного обеспечения

  108 советов по Excel, которые должен усвоить каждый пользователь

  Независимо от того, являетесь ли вы новичком в Microsoft Excel или опытным пользователем, эти пошаговые руководства принесут вам пользу.

  Персонал TechRepublic

  Опубликовано: 18 августа 2022 г., 13:00 по тихоокеанскому времени Изменено: 9 сентября 2022 г., 10:56 по тихоокеанскому времени Читать далее Увидеть больше Программное обеспечение

Создать подпись Документы Microsoft Office

Вы можете использовать свой сертификат подписи документа DigiCert®, чтобы добавить видимую цифровую подпись в документ Word или книгу Excel. Ваша подпись появляется в документе, чтобы получатели знали, что документ был подписан. Дополнительные сведения о сертификатах подписи документов DigiCert® см. в разделе Сертификаты подписи документов DigiCert.

Вы также можете использовать свой сертификат подписи документов DigiCert® для добавления невидимой цифровой подписи в документ Word, книгу Excel и презентацию PowerPoint. См. статью Как подписывать документы Microsoft Office: Office 2013, 2010 и 2007.

• Майкрософт Офис 2013

• Майкрософт Офис 2010

• Майкрософт Офис 2007

Майкрософт Офис 2013

Скриншоты, представленные в этой инструкции, взяты из Microsoft Word и практически идентичны скринам в Excel.

1. Подключите токен сертификата подписи документа.

2. В Microsoft Word или Excel откройте документ, который вы хотите подписать.

3. В текстовом документе или на листе поместите курсор (указатель) в то место, где должна появиться строка подписи.

4. Нажмите Вставьте .

5. На вкладке Вставка в разделе Текст щелкните Строка подписи > Строка подписи Microsoft Office .

6. В окне Signature Setup введите информацию, которая должна отображаться под строкой подписи:

   Предлагаемый подписывающий	Введите полное имя подписывающего лица.
   Предлагаемая должность подписывающего лица	Введите должность подписывающего лица.
   Предлагаемый адрес электронной почты подписывающей стороны	Введите адрес электронной почты подписавшего.
   Инструкция подписывающему	Добавьте все необходимые инструкции для подписывающей стороны.
   Разрешить певцу добавлять комментарии в диалоговом окне подписи	Установите этот флажок, чтобы разрешить подписывающему лицу ввести цель подписания.
   Показать дату подписи в строке подписи	Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы дата подписи отображалась вместе с подписью.

7. Закончив ввод информации, нажмите OK .

   Поле для подписи должно появиться в текстовом документе или на листе.

   Примечание: Вы можете перетащить поле подписи, чтобы расположить его в нужном месте на странице или на листе.

8. Чтобы вставить свою подпись, щелкните правой кнопкой мыши строку подписи, а затем в раскрывающемся списке нажмите Знак .

9. В окне Подписать в поле X введите свое имя и/или нажмите Выбрать изображение , чтобы выбрать изображение для подписи.

10. В раскрывающемся списке Тип обязательства выберите тип обязательства, который лучше всего соответствует роли подписывающей стороны.

    • Никто

    • Создан и одобрен этот документ

    • Утвердил этот документ

    • Создал этот документ

11. В поле Цель подписания этого документа введите цель подписания документа.

12. Чтобы добавить информацию о подписывающей стороне, нажмите Детали . Затем в окне Дополнительная информация для подписи введите информацию и нажмите OK .

13. Далее в окне Подписать нажмите Изменить .

14. В окне Безопасность Windows выберите сертификат, который вы хотите использовать для подписи документа, а затем нажмите OK .

15. В окне Sign нажмите Sign .

16. Если вы используете сертификат подписи документа DigiCert®, введите свой токен-пароль и нажмите OK .

17. В окне Подтверждение подписи прочтите сообщение и нажмите OK .

    Примечание: Если вы отметили Больше не показывать это сообщение , это окно не появляется.

18. Подпись должна быть вставлена ​​в ваш документ.

19. Чтобы проверить подпись, щелкните правой кнопкой мыши строку подписи и выберите Сведения о подписи .

Microsoft Office 2010

Скриншоты, представленные в этой инструкции, взяты из Microsoft Word и практически идентичны скринам в Excel.

1. Подключите токен сертификата подписи документа.

2. В Microsoft Word или Excel откройте документ, который вы хотите подписать.

3. В текстовом документе или на листе поместите курсор (указатель) в то место, где должна появиться строка подписи.

4. Нажмите Вставьте .

5. Вкладка «Вставить », в разделе Текст щелкните Строка подписи > Строка подписи Microsoft Office .

6. Если появится окно Цифровые подписи Microsoft Office …, нажмите OK .

7. В окне Signature Setup введите информацию, которая должна отображаться под строкой подписи:

   Предлагаемая подписывающая сторона	Введите полное имя подписывающего лица.
   Предлагаемая должность подписывающего лица	Введите должность подписывающего лица.
   Предлагаемый адрес электронной почты подписывающей стороны	Введите адрес электронной почты подписавшего.
   Инструкция подписывающему	Добавьте все необходимые инструкции для подписывающей стороны.
   Разрешить певцу добавлять комментарии в диалоговом окне подписи	Установите этот флажок, чтобы разрешить подписывающему лицу ввести цель подписания.
   Показать дату подписи в строке подписи	Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы дата подписи отображалась вместе с подписью.

8. Закончив ввод информации, нажмите OK .

   Поле для подписи должно появиться в текстовом документе или на листе.

   Примечание: Вы можете перетащить поле подписи, чтобы расположить его в нужном месте на странице или на листе.

9. Чтобы вставить свою подпись, щелкните правой кнопкой мыши строку подписи, а затем в раскрывающемся списке нажмите Знак .

10. Если появится окно Цифровые подписи Microsoft Office …, нажмите OK .

11. В окне Подписать в поле X введите свое имя и/или нажмите Выбрать изображение , чтобы выбрать изображение для подписи.

12. В Цель подписания данного документа 9В поле 0172 введите цель подписания документа.

13. Далее в окне Подписать нажмите Изменить .

14. В окне Безопасность Windows выберите сертификат, который вы хотите использовать для подписи документа, а затем нажмите OK .

15. В окне Sign нажмите Sign .

16. Если вы используете сертификат подписи документа DigiCert®, введите свой токен-пароль и нажмите OK .

17. В окне Подтверждение подписи прочтите сообщение и нажмите OK .

    Примечание: Если вы отметили Больше не показывать это сообщение , это окно не появится.

18. Подпись должна быть вставлена ​​в ваш документ.

19. Чтобы проверить подпись, щелкните правой кнопкой мыши строку подписи и выберите Сведения о подписи .

Майкрософт Офис 2007

Скриншоты, представленные в этой инструкции, взяты из Microsoft Word и практически идентичны скринам в Excel.

1. Подключите токен сертификата подписи документа.

2. В Microsoft Word или Excel откройте документ, который вы хотите подписать.

3. В текстовом документе или на листе поместите курсор (указатель) в то место, где должна появиться строка подписи.

4. Нажмите Вставьте .

5. На вкладке Вставка в разделе Текст щелкните Строка подписи > Строка подписи Microsoft Office 9.0172 .

6. Если появится окно Цифровые подписи Microsoft Office …, нажмите OK .

7. В окне Signature Setup введите информацию, которая должна отображаться под строкой подписи:

   Предлагаемая подписывающая сторона	Введите полное имя подписывающего лица.
   Предлагаемая должность подписывающего лица	Введите должность подписывающего лица.
   Предлагаемый адрес электронной почты подписывающей стороны	Введите адрес электронной почты подписавшего.
   Инструкция подписывающему	Добавьте все необходимые инструкции для подписывающей стороны.
   Разрешить певцу добавлять комментарии в диалоговом окне подписи	Установите этот флажок, чтобы разрешить подписывающему лицу ввести цель подписания.
   Показать дату подписи в строке подписи	Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы дата подписи отображалась вместе с подписью.

8. Закончив ввод информации, нажмите OK .

   Поле для подписи должно появиться в текстовом документе или на листе.

   Примечание: Вы можете перетащить поле подписи, чтобы расположить его в нужном месте на странице или на листе.

9. Чтобы вставить свою подпись, щелкните правой кнопкой мыши строку подписи и затем в раскрывающемся списке выберите Подписать .

10. Если появится окно Цифровые подписи Microsoft Office …, нажмите OK .

11. В окне Подписать в поле X введите свое имя и/или нажмите Выбрать изображение , чтобы выбрать изображение для подписи.

12. В поле Цель подписания этого документа введите цель подписания документа.

13. Далее в окне Подписать нажмите Изменить .

14. В окне Безопасность Windows выберите сертификат, который вы хотите использовать для подписи документа, а затем нажмите OK .

15. В окне Sign нажмите Sign .

16. Если вы используете сертификат подписи документа DigiCert®, введите свой токен-пароль и нажмите OK .

17. В окне Подтверждение подписи прочтите сообщение и нажмите OK .

    Примечание: Если вы отметили Больше не показывать это сообщение , это окно не появится.

18. Подпись должна быть вставлена ​​в ваш документ.

19. Чтобы проверить подпись, щелкните правой кнопкой мыши строку подписи, а затем нажмите 9.0171 Детали подписи .

Безбумажный офис: как обойтись без бумаги на работе

Поскольку изменение климата продолжается, организации должны внести свой вклад в преобразование культуры одноразового использования в офисе. Мы прошли долгий путь со времен бумажных кабин и шкафов, но нам еще предстоит пройти долгий путь.

Перейти на работу без бумаги не должно быть сложно. Цифровые технологии, такие как решения для управления посетителями, программное обеспечение для электронной подписи и облачные инструменты для совместной работы, сделали нас менее зависимыми от бумаги на работе. И по мере того, как все больше и больше людей возвращаются на работу, создание лучшего и более экологичного рабочего места имеет решающее значение.

Давайте рассмотрим 10 способов построить безбумажный офис и сократить выбросы углекислого газа.

1. Создайте политику безбумажного офиса

Когда люди вернутся к работе, лучше всего начать с создания собственной политики безбумажного офиса. Сделайте это официальным и четко сообщите об этом своим сотрудникам. Ваша политика безбумажного офиса может устанавливать определенные ограничения для ваших сотрудников, такие как количество бумаги, упаковки и канцелярских принадлежностей, используемых каждый месяц. Или он может просто обрисовать ожидания, которые вы возлагаете на людей, которые внесут свой вклад в ваши усилия по обеспечению устойчивого развития в офисе. Что бы вы ни выбрали, общение с вашей командой является ключом к успеху и широкому внедрению политики безбумажного офиса.

Горячий совет: Выберите в офисе сторонника безбумажной работы или защиты окружающей среды, чтобы создать импульс и повысить результаты. Этот человек может документировать прогресс и добавить свою страсть к безбумажному делу.

2. Поощряйте переработку и повторное использование

Содействие переработке и повторному использованию бумаги может помочь вам создать более экологичное рабочее место. Разместите в офисе мусорные баки для сбора макулатуры и рассмотрите возможность использования переработанной бумаги для принтера.

Предоставление замены широко известным офисным товарам, таким как бумажные полотенца, также является небольшим, но эффективным способом перехода к безбумажному офису. Подумайте о сушилках для рук в ванных комнатах и ​​многоразовых полотенцах на кухне. Также не забудьте предоставить многоразовые столовые приборы, стаканы и тарелки для использования в офисе вместо бумаги или пластика.

3. Замените бумажные копии облачным хранилищем

Сегодня многие организации перешли с хранения на жестких дисках на облачное хранилище. Программы облачного хранения включают Google Drive, Sharepoint и Box, каждая из которых имеет разные уровни хранения и возможности. Облачное хранилище помогает вам работать без бумаги, предлагая возможность совместной работы над документами в цифровом виде. Он также обеспечивает надежное хранение и резервное копирование документов, что экономит ваше время и избавляет от хлопот, связанных с печатью бумажных копий на всякий случай.

4. Используйте цифровые приложения

Для этого есть приложение. Это правда — чем бы вы ни хотели заниматься на рабочем месте, наверняка для этого есть приложение.

Использование приложений и цифровых решений поможет вам отказаться от бумаги в офисе. Будь то инструменты управления проектами, такие как Asana, инструменты для общения, такие как Slack или Teams, или инструменты для создания заметок, такие как Evernote, нет оправдания полагаться на бумажные или печатные документы. Такие элементы, как повестки дня собраний, можно создавать и обновлять с помощью цифровых приложений, помогая вам создать безбумажный офис, который будет удобен для всех.

Горячий совет: Поощряйте свою команду использовать одно и то же приложение для повседневной работы. Рассмотрите такие приложения, как Trello или Asana, которые могут быть хороши для списков дел, как индивидуальных, так и общих.

5. Откажитесь от журналов с ручкой и бумагой

В настоящее время бумажные журналы являются устаревшим способом отслеживания посетителей. Люди пишут свое имя и компанию на бумажном листе регистрации. Это кажется простым, но у этого метода есть проблемы с эффективностью и безопасностью. Не говоря уже о том, что кто-то, вероятно, позже напечатает информацию для цифровой записи. В наши дни программное обеспечение для цифрового входа — это более быстрый, безопасный и эффективный способ входа и выхода людей из вашего здания. Кроме того, это также экономит бумагу.

6. Внедрение системы управления посетителями

Говоря о программном обеспечении для цифровой регистрации, решение для управления посетителями — это отличный способ превратить процесс регистрации в эффективный безбумажный процесс. Посетители могут войти в систему в электронном виде, введя необходимые данные, такие как подтверждение вакцинации, личные данные и подписи на iPad. Это избавляет вас от необходимости иметь разные бумажные формы для разных посетителей. Это также позволяет вам отслеживать посетителей в цифровом виде и вести точные и безопасные записи о том, кто пришел на сайт.

7. Используйте программное обеспечение для электронной подписи

Технология, позволяющая юридически действительные документы с электронной подписью, хорошо известна. Такие компании, как DocuSign, предлагают цифровые подписи для таких вещей, как контракты и юридические документы. Это не только повышает безопасность, сохраняя все в одном месте и надежно храня в Интернете, но и устраняет необходимость распечатывать, подписывать и физически хранить бумажные версии на рабочем месте.

Горячий совет: Ищите программное обеспечение для управления посетителями и электронной подписи, которое легко интегрируется друг с другом. Это не только экономит бумагу, но и экономит ваше время.

8. Перевести финансы в цифровой формат

Финансовый отдел всегда сложнее всего переводить в онлайн из-за огромного количества исторических данных. Распечатанные бумажные счета, соглашения и чеки могут быть расточительны. Они также могут представлять серьезную угрозу безопасности, если ценная информация распечатывается и остается в офисе или теряется.

Хорошая новость заключается в том, что переход на удаленную работу заставил многие финансовые отделы использовать более совершенные облачные системы для выставления счетов, отслеживания и аналитики. Если вы еще не полностью перешли в онлайн, есть несколько онлайн-систем, которые вы можете использовать для выставления счетов: Bill.com, Square, FreshBooks и Xero, и это лишь некоторые из них.

Горячий совет: Ищите поставщиков программного обеспечения, которые предлагают универсальную платформу, чтобы ваша система управления персоналом и финансами была одинаковой. Это помогает сэкономить любую бумагу, которая может потребоваться для печати и обмена между отделами.

9. Пересмотрите безбумажный маркетинг

Подумайте о способах цифрового общения с потенциальными клиентами и клиентами вместо традиционных бумажных методов. Прямые почтовые кампании могут быть эффективными, но постарайтесь найти другие способы найти отклик у вашей аудитории. Кампании по электронной почте, электронные книги, сообщения в блогах, сообщения в социальных сетях, видео и цифровая реклама — все это проверенные маркетинговые тактики.

10. Будьте осторожны с канцелярскими товарами

Разработайте правила закупок, поощряющие предотвращение отходов. Сосредоточьтесь на долговечных, многоразовых, переработанных и высококачественных материалах. Контролируйте запасы канцелярских товаров и отслеживайте их использование для оптимизации будущих заказов.

–

Создание безбумажного офиса не должно быть большой проблемой – и, честно говоря, с переходом мира на удаленную работу во время пандемии вы уже должны быть на полпути к этому.