Связь excel и access – Десять основных причин для использования Access в Excel

Десять основных причин для использования Access в Excel

Несмотря на то, что Excel не является базой данных, он широко используется для хранения данных, и часто используется для решения простых проблем с базами данных. Однако Excel — это плоская база данных, а не реляционная база данных. Когда простые таблицы необходимо развивать в несколько таблиц связанных данных, Microsoft Access является первым выбором для сотрудников, которые должны быстро создать приложение для работы с базами данных. Access всегда получил замечательную «информационную панель данных» для сбора и консолидации разрозненных данных в масштабах всего предприятия, большая часть которых находится в книгах Excel. Когда данные будут находиться в Access, вы можете добавлять дополнительные таблицы и присоединяться к ним, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных, чтобы обеспечить целостность данных, предоставлять общий доступ к данным и обновлять их среди многих пользователей, а также создавать мощные отчеты и формы.

В отличие от простого макета электронной таблицы в Excel, Access организован по-разному с использованием нескольких взаимосвязанных объектов, которые могут показаться на первый взгляд. Но вам не нужно быть экспертом для использования Access. Access предназначен для всех видов пользователей, и вы можете сделать это только так, как нужно.

Поменяйте одновременный доступ к слою.

1. использовать Access можно тремя способами: в качестве отдельного пользователя, опытного пользователя или разработчика.

2. таблицы, запросы, формы и отчеты строится на основе друг друга и составляют основу приложения для работы с базами данных.

3. пользователи с случайными возможностями имеют мастеры, построители свойств, элементы пользовательского интерфейса Office Fluent и функции, подобные Excel, чтобы быстро приступить к работе.

4. опытные пользователи имеют макросы, область свойств, выражения и средства проектирования баз данных для углубленного углубления и многое другое.

5. разработчики могут работать с модулями и разрабатывать код VBA для создания пользовательских решений для баз данных и развертывания приложений среды выполнения.

support.office.com

Создание связи между двумя таблицами в Excel

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Вы применяли функцию ВПР, чтобы переместить данные столбца из одной таблицы в другой? Так как в Excel теперь есть встроенная модель данных, функция ВПР устарела. Вы можете создать связь между двумя таблицами на основе совпадающих данных в них. Затем можно создать листы Power View или сводные таблицы и другие отчеты с полями из каждой таблицы, даже если они получены из различных источников. Например, если у вас есть данные о продажах клиентам, вам может потребоваться импортировать и связать данные логики операций со временем, чтобы проанализировать тенденции продаж по годам и месяцам.

Все таблицы в книге указываются в списках полей сводной таблицы и Power View.

При импорте связанных таблиц из реляционной базы данных Excel часто может создавать эти связи в модели данных, формируемой в фоновом режиме. В других случаях необходимо создавать связи вручную.

1. Убедитесь, что книга содержит хотя бы две таблицы и в каждой из них есть столбец, который можно сопоставить со столбцом из другой таблицы.

2. Отформатируйте данные в виде таблицы или

   импортируйте внешние данные как таблицу на новый лист.

3. Присвойте каждой из таблиц понятное имя: На вкладке Работа с таблицами щелкните Конструктор > Имя таблицы и введите имя.

4. Убедитесь, что столбец в одной из таблиц имеет уникальные значения без дубликатов. Excel может создавать связи только в том случае, если один столбец содержит уникальные значения.

   Например, чтобы связать продажи клиента с логикой операций со временем, обе таблицы должны включать дату в одинаковом формате (например, 01.01.2012) и по крайней мере в одной таблице (логика операций со временем) должны быть перечислены все даты только один раз в столбце.

5. Щелкните Данные> Отношения.

Если команда Отношения недоступна, значит книга содержит только одну таблицу.

1. В окне Управление связями нажмите кнопку Создать.

2. В окне Создание связи щелкните стрелку рядом с полем Таблица и выберите таблицу из раскрывающегося списка. В связи «один ко многим» эта таблица должна быть частью с несколькими элементами. В примере с клиентами и логикой операций со временем необходимо сначала выбрать таблицу продаж клиентов, потому что каждый день, скорее всего, происходит множество продаж.

3. Для элемента Столбец (чужой) выберите столбец, который содержит данные, относящиеся к элементу Связанный столбец (первичный ключ). Например, при наличии столбца даты в обеих таблицах необходимо выбрать этот столбец именно сейчас.

4. В поле Связанная таблица

   выберите таблицу, содержащую хотя бы один столбец данных, которые связаны с таблицей, выбранной в поле Таблица.

5. В поле Связанный столбец (первичный ключ) выберите столбец, содержащий уникальные значения, которые соответствуют значениям в столбце, выбранном в поле Столбец.

6. Нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения о связях между таблицами в Excel

Примечания о связях

Пример. Связывание данных логики операций со временем с данными по рейсам авиакомпании

«Могут потребоваться связи между таблицами»

Шаг 1. Определите, какие таблицы указать в связи

Шаг 2. Найдите столбцы, которые могут быть использованы для создания пути от одной таблицы к другой

Примечания о связях

• Вы узнаете, существуют ли связи, при перетаскивании полей из разных таблиц в список полей сводной таблицы. Если вам не будет предложено создать связь, то в Excel уже есть сведения, необходимые для связи данных.

• Создание связей похоже на использование Влукупс: вам понадобятся столбцы с соответствующими данными, чтобы приложение Excel могло перекрестно ссылаться на строки в одной таблице с помощью других таблиц. В примере логики операций со временем в таблице клиента должны быть указаны значения даты, которые также есть в таблице операций со временем.

• В модели данных связи таблиц могут быть типа «один к одному» (у каждого пассажира есть один посадочный талон) или «один ко многим» (в каждом рейсе много пассажиров), но не «многие ко многим». Связи «многие ко многим» приводят к ошибкам циклической зависимости, таким как «Обнаружена циклическая зависимость». Эта ошибка может произойти, если вы создаете прямое подключение между двумя таблицами со связью «многие ко многим» или непрямые подключения (цепочку связей таблиц, в которой каждая таблица связана со следующей отношением «один ко многим», но между первой и последней образуется отношение «многие ко многим»). Дополнительные сведения см. в статье Связи между таблицами в модели данных.

• Типы данных в двух столбцах должны быть совместимы. Подробные сведения см. в статье Типы данных в моделях данных.

• Другие способы создания связей могут оказаться более понятными, особенно если неизвестно, какие столбцы использовать. Дополнительные сведения см. в статье Создание связи в представлении диаграммы в Power Pivot.

Пример. Связывание данных логики операций со временем с данными по рейсам авиакомпании

Вы можете узнать о связях обеих таблиц и логики операций со временем с помощью свободных данных на Microsoft Azure Marketplace. Некоторые из этих наборов данных очень велики, и для их загрузки за разумное время необходимо быстрое подключение к Интернету.

1. Запустите надстройку Power Pivot в Microsoft Excel и откройте окно Power Pivot.

2. Нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace. В мастере импорта таблиц откроется домашняя страница Microsoft Azure Marketplace.

3. В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).

4. В разделе Category (Категория) нажмите Science & Statistics (Наука и статистика).

5. Найдите DateStream и нажмите кнопку Subscribe (Подписаться).

6. Введите свои учетные данные Майкрософт и нажмите Sign in (Вход). Откроется окно предварительного просмотра данных.

7. Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).

8. Нажмите кнопку Далее.

9. Чтобы импортировать данные, выберите BasicCalendarUS и нажмите Готово. При быстром подключении к Интернету импорт займет около минуты. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 73 414 строк. Нажмите кнопку Закрыть.

10. Чтобы импортировать второй набор данных, нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace.

11. В разделе Type (Тип) нажмите Data Данные).

12. В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).

13. Найдите US Air Carrier Flight Delays и нажмите Select (Выбрать).

14. Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).

15. Нажмите кнопку Далее.

16. Нажмите Готово для импорта данных. При быстром подключении к Интернету импорт займет около 15 минут. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 2 427 284 строк. Нажмите Закрыть. Теперь у вас есть две таблицы в модели данных. Чтобы связать их, нужны совместимые столбцы в каждой таблице.

17. Убедитесь, что значения в столбце DateKey в таблице BasicCalendarUS указаны в формате 01.01.2012 00:00:00. В таблице On_Time_Performance также есть столбец даты и времени FlightDate, значения которого указаны в том же формате: 01.01.2012 00:00:00. Два столбца содержат совпадающие данные одинакового типа и по крайней мере один из столбцов (DateKey) содержит только уникальные значения. В следующих действиях вы будете использовать эти столбцы, чтобы связать таблицы.

18. В окне Power Pivot нажмите Сводная таблица, чтобы создать сводную таблицу на новом или существующем листе.

19. В списке полей разверните таблицу On_Time_Performance и нажмите ArrDelayMinutes, чтобы добавить их в область значений. В сводной таблице вы увидите общее время задержанных рейсов в минутах.

20. Разверните таблицу BasicCalendarUS и нажмите MonthInCalendar, чтобы добавить его в область строк.

21. Обратите внимание, что теперь в сводной таблице перечислены месяцы, но количество минут одинаковое для каждого месяца. Нужны одинаковые значения, указывающие на связь.

22. В списке полей, в разделе «Могут потребоваться связи между таблицами» нажмите Создать.

23. В поле «Связанная таблица» выберите On_Time_Performance, а в поле «Связанный столбец (первичный ключ)» — FlightDate.

24. В поле «Таблица» выберитеBasicCalendarUS, а в поле «Столбец (чужой)» — DateKey. Нажмите ОК для создания связи.

25. Обратите внимание, что время задержки в настоящее время отличается для каждого месяца.

26. В таблице BasicCalendarUS перетащите YearKey в область строк над пунктом MonthInCalendar.

Теперь вы можете разделить задержки прибытия по годам и месяцам, а также другим значениям в календаре.

Советы:  По умолчанию месяцы перечислены в алфавитном порядке. С помощью надстройки Power Pivot вы можете изменить порядок сортировки так, чтобы они отображались в хронологическом порядке.

1. Таблица BasicCalendarUS должна быть открыта в окне Power Pivot.

2. В главной таблице нажмите Сортировка по столбцу.

3. В поле «Сортировать» выберите MonthInCalendar.

4. В поле «По» выберите MonthOfYear.

Сводная таблица теперь сортирует каждую комбинацию «месяц и год» (октябрь 2011, ноябрь 2011) по номеру месяца в году (10, 11). Изменить порядок сортировки несложно, потому что канал DateStream предоставляет все необходимые столбцы для работы этого сценария. Если вы используете другую таблицу логики операций со временем, ваши действия будут другими.

«Могут потребоваться связи между таблицами»

По мере добавления полей в сводную таблицу вы получите уведомление о необходимости связи между таблицами, чтобы разобраться с полями, выбранными в сводной таблице.

Хотя Excel может подсказать вам, когда необходима связь, он не может подсказать, какие таблицы и столбцы использовать, а также возможна ли связь между таблицами. Чтобы получить ответы на свои вопросы, попробуйте сделать следующее.

Шаг 1. Определите, какие таблицы указать в связи

Если ваша модель содержит всего лишь несколько таблиц, понятно, какие из них нужно использовать. Но для больших моделей вам может понадобиться помощь. Один из способов заключается в том, чтобы использовать представление диаграммы в надстройке Power Pivot. Представление диаграммы обеспечивает визуализацию всех таблиц в модели данных. С помощью него вы можете быстро определить, какие таблицы отделены от остальной части модели.

Примечание:  Можно создавать неоднозначные связи, которые являются недопустимыми при использовании в сводной таблице или отчете Power View. Пусть все ваши таблицы связаны каким-то образом с другими таблицами в модели, но при попытке объединения полей из разных таблиц вы получите сообщение «Могут потребоваться связи между таблицами». Наиболее вероятной причиной является то, что вы столкнулись со связью «многие ко многим». Если вы будете следовать цепочке связей между таблицами, которые подключаются к необходимым для вас таблицам, то вы, вероятно, обнаружите наличие двух или более связей «один ко многим» между таблицами. Не существует простого обходного пути, который бы работал в любой ситуации, но вы можете попробоватьсоздать вычисляемые столбцы, чтобы консолидировать столбцы, которые вы хотите использовать в одной таблице.

Шаг 2. Найдите столбцы, которые могут быть использованы для создания пути от одной таблице к другой

После того как вы определили, какая таблица не связана с остальной частью модели, пересмотрите столбцы в ней, чтобы определить содержит ли другой столбец в другом месте модели соответствующие значения.

Предположим, у вас есть модель, которая содержит продажи продукции по территории, и вы впоследствии импортируете демографические данные, чтобы узнать, есть ли корреляция между продажами и демографическими тенденциями на каждой территории. Так как демографические данные поступают из различных источников, то их таблицы первоначально изолированы от остальной части модели. Для интеграции демографических данных с остальной частью своей модели вам нужно будет найти столбец в одной из демографических таблиц, соответствующий тому, который вы уже используете. Например, если демографические данные организованы по регионам и ваши данные о продажах определяют область продажи, то вы могли бы связать два набора данных, найдя общие столбцы, такие как государство, почтовый индекс или регион, чтобы обеспечить подстановку.

Кроме совпадающих значений есть несколько дополнительных требований для создания связей.

• Значения данных в столбце подстановки должны быть уникальными. Другими словами, столбец не может содержать дубликаты. В модели данных нули и пустые строки эквивалентны пустому полю, которое является самостоятельным значением данных. Это означает, что не может быть несколько нулей в столбце подстановок.

• Типы данных столбца подстановок и исходного столбца должны быть совместимы. Подробнее о типах данных см. в статье Типы данных в моделях данных.

Подробнее о связях таблиц см. в статье Связи между таблицами в модели данных.

К началу страницы

support.office.com

Excel и Access

ВВЕДЕНИЕ

Впервые Windows была выпущена в свет в 1985 году фирмой Microsoft. В течение 1987-1989 гг. появилось большое количество мощных и удобных программ, работающих в среде Windows, например, Microsoft Word для Windows, Excel, Aldus PageMaker и т.д., что обусловило все растущую популярность Windows у пользователей. А начиная с версии 3.0, созданной в 1990 г. и предоставившей дополнительные удобства пользователям, Windows начала свое победоносное шествие, став фактически стандартом для IBM PC — совместимых компьютеров.

Windows — это графическая оболочка, которая открывает новые возможности в использовании персонального компьютера. Windows представляет собой интегрированную среду, которая позволяет создать удобное окружение для запуска программ, обеспечив при этом одновременную работу сразу нескольким приложениям.

Каждая программа в Windows имеет хотя бы одно окно, которое предназначено для связи пользователя с данной программой. Экран монитора представляется в Windows как рабочий стол, на котором располагаются окна работающих в данный момент программ. Программа также может быть представлена в виде небольшого изображения — иконки. Соответственно, любое окно (программа) может быть сжато до иконки и восстановлено в нормальных размерах. Это существенно повышает информационную емкость экрана при работе с Windows. Все это объединяется удобным управлением, рассчитанным, в основном, на применение мыши.

Помимо большого набора программ, характерных для интегрированной среды, текстового и графического редактора, базы данных и т.п., — Windows поддерживает обширный программный интерфейс, что позволяет создавать свои собственные программы для работы в среде Windows. Изучение этого программного интерфейса важно уже и потому, что этот интерфейс стал

стандартом и поддерживается многими производителями вычислительной техники и программного обеспечения.

Ниже мы рассмотрим один из наиболее распространенных и популярных среди пользователей персональных компьютеров программный пакет Microsoft Office и покажем некоторые возможности одной из его программ управления данными Access, предназначенную главным образом для программистов и поставляемую только в составе профессионального издания пакета Office.

1. Microsoft Office

Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами. Например, вы используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами — другой, программу деловой графики — третьей, а производительность вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не предназначены для совместной работы.

К счастью, решение у этой проблемы есть: пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого программного обеспечения.

Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и “общаются“ друг с другом на одном и том же языке.

Пакет Office — это нечто большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.

Но самое привлекательное в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино, — все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных. К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр — Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.

В состав пакета Office входят:

1.1. Большие прикладные программы

1. WORD — мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру.

Это уже общепризнанно — редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен “быстрыми“ командами и самыми современными средствами такими, как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.

2. EXCEL — производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Программу Excel используют для составления бюджетов и финансовых отчетов, для превращения цифр в наглядные диаграммы и графики, для проведения анализа типа «А что будет, если?», а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды.

С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

3. PowerPoint — позволит профессионально подготовить презентацию, выгодно отличающуюся броской графикой и эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное, можно превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши. Если работа состоит в том, чтобы рекламировать изделия, идеи или проекты, то PowerPoint будет просто необходим.

4. ACCESS — представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

1.2. Программы — помощники:

· Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.

· Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.

· Программа Equation Editor кажется довольно сложной, если нет базового образования по математике.

· Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

· Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации.

1.3. Система оперативной помощи:

· Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

· Талантливые Мастера (Wizards) проведут шаг за шагом к решению сложных задач.

· Карточки — шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые

постоянно будут перед глазами во время работы.

· Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач.

1.4. Диспе т чер Microsoft Office (MOM):

МОМ позволяет запустить любую программу пакета Office. Его можно даже использовать для управления всей работы ПК.

2. Microsoft Access

2.1. Основные сведения

Приложение Microsoft Access 97/2000 (далее Access) является мощной и высокопроизводительной 32-разрядной системой управления реляционной базой данных (далее СУБД).

База данных – это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных.

Реляционная база данных. Практически все СУБД позволяют добавлять новые данные в таблицы. С этой точки зрения СУБД не отличаются от программ электронных таблиц (Excel), которые могут эмулировать некоторые функции баз данных.

Существует три принципиальных отличия между СУБД и программами электронных таблиц:

1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.

2. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.

3. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

Access – мощное приложение Windows. При этом производительность СУБД органично сочетаются со всеми удобствами и преимуществами Windows.

Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет одновременно использовать несколько таблиц базы данных. Можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBase.

Работая в среде Microsoft Office, пользователь получает в своё распоряжение полностью совместимые с Access текстовые документы (Word) , электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). С помощью новых расширений для Internet можно напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web и транслировать представление данных на языке HTML, обеспечивая работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Access специально спроектирован для создания многопользовательских приложений, где файлы базы данных яв

mirznanii.com

Excel и Access — часть 2

3. Добавление и изменение данных . Эта функция требует разработки и реализации представленных данных, отличных от табличных (формы).

4. Представление данных . Access позволяет создавать различные отчёты на основе данных таблиц и других объектов базы данных.

5. Макросы . Использование макросов позволяет автоматизировать повторяющиеся операции. В последних версиях Access макросы используют для совместимости.

6. Модули . Модули представляют собой процедуру или функцию, написанные на Access VBA (диалект Visual Basic Application). Эти процедуры можно использовать для сложных вычислений. Процедуры на Access VBA превышают возможности стандартных макросов.

7. Защита базы данных . Эти средства позволяют организовать работу приложения в многопользовательской среде и предотвратить несанкционированный доступ к базам данных.

8. Средства печати . С помощью этой функции Access позволяет распечатать практически всё, что можно увидеть в базе данных.

Access так же позволяет создавать дистрибутивные диски для распространения готового приложения (с помощью Office Developer Edition Tools). Распространение подразумевает поставку всех необходимых файлов на каком-либо носителе.

Пакет ODE Tools включает мастер установки, автоматизирующий создание средств распространения и программы установки. Он так же позволяет выполнение приложения на компьютерах, на которых не установлен Access.

2.4. Элементы базы данных

1. Таблицы . В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы.

2. Запросы . При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц. В запрос можно включать до 255 полей.

3. Формы . Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

4. Отчёты . Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.

5. Макросы (см. выше)

6. Модули . Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями, т.е. добавление VBA-кода позволяет создать полную базу данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и другими возможностями. Модули снимают с пользователя приложения необходимость помнить последовательность

выбора объектов базы данных для выполнения того или иного действия и повышают эффективность работы.

База данных может содержать до 32768 объектов.

В состав Access входит множество мастеров, построителей и надстроек, которые позволяют упростить процесс создания объектов базы данных.

2.5. Таблицы

1. Создание таблицы в режиме Мастера таблиц

Процесс создания объекта базы данных при помощи мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые ха­рактеристики создаваемого объекта. Мастер таблиц позволяет создать но­вую таблицу на основе 33 образцов таблиц делового применения и 20 об­разцов таблиц личного применения (для английской версии Access со­ответственно 77 и 44). Многие таблицы базы данных Борей созданы на основе образцов Мастера таблиц.

Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяю­щим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возмож­ности в настоящих приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц ис­пользуется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.

2. Создание таблицы в режиме Конструктора таблиц

Если импортировать или связать данные нельзя, то чаще всего таблицы создаются в режиме конструктора, который позволяет определить требуемую струк­туру таблицы. В режиме конструктора таблиц можно увидеть названия, типы данных, описания назначения, а также некоторые дополнительные свойства полей таблицы. То, что появляется в верхней части окна таблицы, открытой в режиме конструктора, называется бланком структуры таблицы или просто бланком таблицы. В нижней части ок­на таблицы, открытой в режиме конструктора, выводятся свойства полей таблицы, а также краткое описание активного свойства таблицы.

3. Создание таблицы непосредственно в режиме таблицы

Access дает возможность создания таблиц непосредственно в режиме таблицы. При этом Access создает пустую таблицу на основе таблицы, используемой по умолчанию, со структурой, имеющей 20 полей и 30 пустых записей. После этого можно вводить данные прямо в таблицу. При ее сохранении Ac­cess анализирует данные и выбирает тот тип для каждого поля, который больше всего соответствует введенным данным. Создание таблиц в режиме таблицы имеет ограниченное применение. Поля таблицы не имеют содержательных имен, так что почти всегда нужно будет редактировать структуру, чтобы переименовать поля.

Кроме того, из примера Access не всегда может правильно определить тип данных. Таблицы, которые созданы в режиме таблицы, не могут включать объекты OLE и мемо-поля. Если есть желание иметь такие поля, вам нужно изменить структуру таблицы. При создании таблицы в режиме таблицы не происходит экономии времени по сравнению с традиционным способом оп­ределения полей и установки их свойств в структуре пустой таблицы.

При разработке структуры таблицы необходимо указать, какую информа­цию она должна содержать. После того как определена информация, которая должна быть включена в таблицу, ее следует разбить по полям. Этот процесс включает в себя выбор имени поля, которое в таблице должно быть уникальным. Необходимо включать в имя поля как можно больше информации о его содержимом, но в то же время стараться избегать длинных имен. Обычно при разработке баз данных в различных таблицах могли содержаться поля с одинаковыми именами (чаще всего таблицы связывались по этим полям). Access также позволяет использовать одинаковые имена полей в различных таблицах, но по причине того, что Access использует имена полей при определении условий целостно­сти данных, лучше не допускать повторения имен полей.

Перед началом заполнения таблицы нужно определить связи этой таблицы с другими таб­лицами базы данных, определить ключевое поле и соз­дать индексы.

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответ­ствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют по­лем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое по­ле, называется главной , а таблица, содержащая внешний ключ — связанной. Существует четыре вида отношений:

· Один к одному . При использовании отношения «один к одному» за­пись в таблице «А» (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в таблице «В» (связанной таблице) и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один к одному» используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах свя­занных отношением «один к одному» ключевые поля должны быть уникальными.

· Один ко многим . Связь с отношением «один ко многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице «А» могут соответствовать не­сколько записей в таблице «В», а запись в таблице «В» не может иметь более одной

· соответствующей ей записи в таблице «А». В таб­лице «А» ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отноше­нием «один ко многим» таблиц «А» и «В» можно рассматривать как связь с отношением «многие к одному» таблиц «В» и «А».

· Многие к одному . При использовании отношения «многие к одному» одной записи в таблице «А» может соответствовать одна запись в таблице “B”, а запись в таблице «В» может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице «А». В таб­лице «А» ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отноше­нием «один ко многим» таблиц «А» и «В» можно рассматривать как связь с отношением «многие к одному» таблиц «В» и «А».

· Многие ко многим . При использовании отношения «многие ко мно­гим» одной записи в таблице «А» могут соответ

mirznanii.com