Как работать access: Обучение работе с Access

Содержание

Создание базы данных

В этой статье описана обычная процедура запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на компьютере, а не в Интернете. В ней рассказано о том, как создать классическую базу данных на основе шаблона или с нуля с собственными таблицами, формами, отчетами и другими объектами. Кроме того, в статье рассмотрены способы импорта существующих данных в новую базу данных.

В этой статье

Обзор
Создание базы данных с помощью шаблона
Создание базы данных без использования шаблона
Копирование данных из другого источника в таблицу Access

Импорт, добавление или связывание данных из другого источника
Добавление части приложения
Открытие существующей базы данных Access

Обзор

При первом запуске Access, а также при закрытии базы данных без завершения работы Access отображается представление Microsoft Office Backstage.

Представление Backstage является отправным пунктом для создания новых и открытия существующих баз данных, просмотра релевантных статей на сайте Office.com и т. д., то есть для выполнения любых операций с файлом базы данных или вне базы данных, но не в ней.

Создание базы данных

Когда вы открываете Access, в представлении Backstage отображается вкладка «Новое». Создать базу данных можно несколькими способами:

Пустая база данных При этом вы можете начать с нуля. Это хороший вариант, если у вас есть очень конкретные требования к проектированию или есть данные, которые необходимо учитывать или включить.
org/ListItem»>
Шаблон, установленный в Access Если вы хотите начать новый проект и начать его, рассмотрите возможность использования шаблона. В Access по умолчанию установлено несколько шаблонов.
Шаблон из Office.com В дополнение к шаблонам, поставляемым с Access, много других шаблонов доступно на сайте Office.com. Для их использования даже не нужно открывать браузер, потому что эти шаблоны доступны на вкладке Создать.

Добавление объектов в базу данных

При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.

Части приложения — это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных как один объект. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно одновременно добавить в базу данных таблицу и форму.

Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы — любые объекты базы данных, необходимые для работы.

Создание базы данных с помощью шаблона

В Access есть разнообразные шаблоны, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.

Если один из этих шаблонов вам подходит, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных.

Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, возможно, будет проще создать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.

Если база данных открыта, нажмите на вкладке Файл кнопку Закрыть. В представлении Backstage откроется вкладка Создать.
На вкладке Создать доступно несколько наборов шаблонов. Некоторые из них встроены в Access, а другие шаблоны можно скачать с сайта Office.com. Дополнительные сведения см. в следующем разделе.
org/ListItem»>
Выберите шаблон, который вы хотите использовать.
Access предложит имя файла для базы данных в поле «Имя файла». При этом имя файла можно изменить. Чтобы сохранить базу данных в другой папке, отличной от папки, которая отображается под полем «Имя файла», нажмите кнопку , перейдите к папке, в которой ее нужно сохранить, и нажмите кнопку «ОК». При желании вы можете создать базу данных и связать ее с сайтом SharePoint.
Нажмите кнопку Создать.

Access создаст базу данных на основе выбранного шаблона, а затем откроет ее. Для многих шаблонов при этом отображается форма, в которую можно начать вводить данные. Если шаблон содержит примеры данных, вы можете удалить каждую из этих записей, щелкнув область маркировки (затененное поле или полосу слева от записи) и выполнив действия, указанные ниже.

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.
Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Для открытия других необходимых форм или отчетов используйте область навигации. Некоторые шаблоны содержат форму навигации, которая позволяет перемещаться между разными объектами базы данных.

Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компьютере с помощью шаблона.

К началу страницы

Создание базы данных без использования шаблона

Если использовать шаблон не имеет ничего интересного, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев это может быть связано с одним или обоими из следующих случаев:

Ввести, вставить или импортировать данные в таблицу, которая создается вместе с базой данных, и повторить эту процедуру для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание.
Импортировать данные из других источников, при этом создав таблицы.

Создание пустой базы данных

На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.
В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы сохранить файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажмите кнопку Поиск расположения для размещения базы данных (рядом с полем Имя файла), откройте нужную папку и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Создать.

Access создаст базу данных с пустой таблицей «Таблица1» и откроет ее в режиме таблицы. Курсор будет помещен в первую пустую ячейку столбца Щелкните для добавления.
Чтобы добавить данные, начните вводить их или вставьте из другого источника (см.
раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).

Ввод данных в представлении таблицы аналогиен вводу данных на листах Excel. Структура таблицы создается при вводе данных. При добавлении нового столбца в таблицу в таблице определяется новое поле. Access автоматически задает тип данных каждого поля на основе введите данные.

Если на этом этапе вводить данные в таблицу «Таблица1» не нужно, нажмите кнопку Закрыть . Если вы внесли изменения в таблицу, будет предложено сохранить их. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения, кнопку Нет, чтобы не сохранять их, или кнопку Отмена, чтобы оставить таблицу открытой.

Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке [диск установки]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049\Access\. Если он существует, blank.accdb является шаблоном для всех новых пустых баз данных. Все новые базы данных наследуют содержимое этого файла. Это отличный способ распространения содержимого по умолчанию, например номеров компонентов или заявлений об отказе от ответственности и политик компании.

Важно: Если хотя бы один раз закрыть таблицу «Таблица1» без сохранения, она будет удалена полностью, даже если в нее введены данные.

Добавление таблицы

Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.

Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.), а тип данных автоматически задается с учетом вводимых данных.

на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

Access создаст таблицу и выделит первую пустую ячейку в столбце Щелкните для добавления.
На вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите нужный тип поля. Если нужный тип поля не отображается, нажмите кнопку Другие поля .
Откроется список часто используемых типов полей. Выберите необходимый тип поля, и Access добавит в таблицу новое поле в точке вставки.

Поле можно переместить путем перетаскивания. При этом в таблице появляется вертикальная полоса вставки, указывающая место, где будет расположено поле.
Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).
Для переименования столбца (поля) дважды щелкните его заголовок и введите новое название.

Присвойте полям значимые имена, чтобы при просмотре области Список полей было понятно, что содержится в каждом поле.
Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок для выделения столбца и перетащите столбец в нужное место. Можно выделить несколько смежных столбцов и перетащить их одновременно. Чтобы выделить несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.

Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.

На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.
Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.
При желании можно ввести описание для каждого поля в столбце Описание. Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.
Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:
Вы можете начать вводить данные в таблицу в любое время, переключившись в таблицу и щелкнув первую пустую ячейку. Вы также можете вкопировать данные из другого источника, как описано в разделе «Копирование данных из другого источника в таблицу Access».

Задание свойств полей в режиме конструктора. Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, другие можно настроить только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы отобразить свойства поля, щелкните его в сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля.

Щелкните свойство поля, чтобы просмотреть его описание рядом со списком Свойства поля. Более подробные сведения можно получить, нажав кнопку справки.

В следующей таблице описаны некоторые наиболее часто изменяемые свойства полей.

Свойство	Описание
Размер поля	Для текстовых полей это свойство указывает максимально допустимое количество знаков, сохраняемых в поле. Максимальное значение: 255. Для числовых полей это свойство определяет тип сохраняемых чисел («Длинное целое», «Двойное с плавающей точкой» и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомендуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить.
Формат поля	Это свойство определяет формат отображения данных. Оно не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Вы можете выбрать встроенный формат или задать собственный.
Маска ввода	Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в поле. Это позволяет обеспечить правильный ввод и нужное количество знаков для всех данных. Для получения справки по созданию маски ввода нажмите кнопку справа от поля свойства.
Значение по умолчанию	Это свойство позволяет задать стандартное значение, которое будет отображаться в этом поле при добавлении новой записи. Например, для поля «Дата/время», в котором необходимо записывать дату добавления записи, в качестве значения по умолчанию можно ввести «Date()» (без кавычек).
Обязательное поле	Это свойство указывает, обязательно ли вводить значение в поле. Если для него задано значение Да, невозможно будет добавить запись, если в это поле не введено значение.

К началу страницы

Копирование данных из другого источника в таблицу Access

Если ваши данные хранятся в другой программе, например Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных «Дата/время». Если же вставляемое поле содержит только слова «Да» и «Нет», для этого поля выбирается тип данных «Логический».

Access называет имена полей в зависимости от того, что находится в первой строке в полученных данных. Если первая строка с данными похожа на последующие, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена (F1, F2 и т. д.). Если первая строка с данными не похожа на последующие строки, Access определяет, что первая строка состоит из имен полей. Access применит имена полей соответствующим образом и не включит первую строку в данные.

В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:

Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить таблицу.
В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите описательное имя поля для каждого столбца.
Еще раз сохраните таблицу.

Примечание: Кроме того, для изменения имен полей можно переключиться в режим конструктора. Для этого в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.

К началу страницы

Импорт, добавление или связывание данных из другого источника

Возможно, у вас есть данные, хранящиеся в другой программе, которые вы хотите импортировать в новую таблицу Access или добавить в существующую. Кроме того, если ваши коллеги хранят данные в других программах, может потребоваться создать связь с такими данными. В обоих случаях работа с данными из других источников не представляет сложности. Вы можете импортировать данные из листа Excel, таблицы в другой базе данных Access, списка SharePoint и других источников. Процесс импорта для разных источников немного различается, однако всегда начинается так, как описано ниже.

В Access на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите команду для типа файла, который необходимо импортировать.

Например, чтобы импортировать данные с листа Excel, нажмите кнопку Excel. Если вы не видите нужный тип программы, нажмите кнопку Дополнительно.

Примечание: Если не удается найти нужный тип формата в группе Импорт и связи, может потребоваться запустить программу, в которой созданы эти данные, а затем сохранить в ней данные в файле общего формата (например, как текстовый файл с разделителями) перед импортом данных в Access.
org/ListItem»>
В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти исходный файл данных, или введите в поле Имя файла полный путь к нему.
Выберите нужный параметр (все программы разрешают импорт, а некоторые — для их связываия) в области «Укажите, как и где нужно хранить данные в текущей базе данных». Вы можете создать новую таблицу, использующую импортируемые данные, или (в некоторых программах) данные в существующую таблицу или связанную таблицу, которая поддерживает связь с данными в программе-источнике.
Если будет запущен мастер, следуйте инструкциям на экране. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

При импорте объектов или связывании таблиц из базы данных Access открывается диалоговое окно Импорт объектов или Связь с таблицами. Выберите нужные элементы и нажмите кнопку ОК.

Точная последовательность действий зависит от выбранного способа обработки данных: импорт, добавление или связывание.
Access предложит сохранить сведения о только что завершенной операции импорта. Если вы планируете повторить ее, нажмите кнопку Сохранить шаги импорта и введите нужные сведения. Позже для повторения этой операции достаточно будет нажать кнопку Сохраненные операции импорта на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи. Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку Закрыть.

Если вы решили импортировать таблицу, Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в группе Таблицы в области навигации. Если выбрано добавление данных к существующей таблице, данные добавляются к ней. Если вы связываете данные, в группе Таблицы в области навигации создается связанная таблица.

К началу страницы

Добавление части приложения

Части приложения можно использовать для расширения функциональности баз данных. Часть приложения может быть просто отдельной таблицей, а может включать несколько объектов, таких как таблицы и связанные формы.

Например, часть приложения «Примечания» состоит из таблицы с полем идентификатора, имеющим тип «Счетчик», поля даты и поля MEMO. Ее можно добавить в базу данных и использовать как есть или с минимальными изменениями.

Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.
org/ListItem»>
Откройте вкладку Создание.
В группе Шаблоны нажмите кнопку Части приложения. Появится список доступных частей.
Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.

К началу страницы

Открытие существующей базы данных Access

На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.
org/ListItem»>
В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую нужно открыть.
Выполните одно из следующих действий.
- Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).
- Нажмите кнопку Открыть, чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять в ней чтение и запись.
- org/ListItem»>
  Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.
- Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно, чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Если ее затем попытается открыть другой пользователь, он получит сообщение «Файл уже используется».
- Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.

Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.

Советы

Чтобы открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, щелкните Последние на вкладке Файл и выберите имя файла базы данных. Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использовавшихся файлов не отображается, щелкните Параметры на вкладке Файл. В диалоговом окне Параметры Access нажмите кнопку Параметры клиента. В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке «Последние документы» (не больше 50).

Кроме того, на панели навигации представления Backstage можно отдемонстрировать последние базы данных (1) вкладка «Файл», часть 2) базу данных, которую вы хотите открыть. В нижней части вкладки «Последние» выберите поле «Число последних баз данных», а затем укажите нужное количество.
При открытии базы данных с помощью команды Открыть на вкладке Файл можно просмотреть список ярлыков недавно открывавшихся баз данных, нажав в диалоговом окне Открыть кнопку Последние.

К началу страницы

MS Access — Краткое руководство

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД) от Microsoft, которая объединяет реляционный Microsoft Jet Database Engine с графическим интерфейсом пользователя и инструментами разработки программного обеспечения. Он входит в набор приложений Microsoft Office, включенных в профессиональные и более поздние выпуски.

Microsoft Access – это только часть общей стратегии Microsoft по управлению данными.
Он хранит данные в своем собственном формате на основе ядра базы данных Access Jet.
Как и реляционные базы данных, Microsoft Access также позволяет легко связывать связанную информацию. Например, данные клиента и заказа. Однако Access 2013 также дополняет другие продукты баз данных, поскольку он имеет несколько мощных функций подключения.
Он также может импортировать или связывать напрямую с данными, хранящимися в других приложениях и базах данных.
Как следует из названия, Access может работать напрямую с данными из других источников, включая многие популярные программы баз данных на ПК, со многими базами данных SQL (язык структурированных запросов) на настольном компьютере, на серверах, на мини-компьютерах или на мэйнфреймах, а также с данными, хранящимися на Интернет или интранет веб-серверы.
Access также может понимать и использовать множество других форматов данных, включая множество других файловых структур базы данных.
Вы можете экспортировать данные и импортировать данные из файлов текстовой обработки, электронных таблиц или файлов базы данных напрямую.
Access может работать с большинством популярных баз данных, поддерживающих стандарт Open Database Connectivity (ODBC), включая SQL Server, Oracle и DB2.
Разработчики программного обеспечения могут использовать Microsoft Access для разработки прикладного программного обеспечения.

Microsoft Access – это только часть общей стратегии Microsoft по управлению данными.

Он хранит данные в своем собственном формате на основе ядра базы данных Access Jet.

Как и реляционные базы данных, Microsoft Access также позволяет легко связывать связанную информацию. Например, данные клиента и заказа. Однако Access 2013 также дополняет другие продукты баз данных, поскольку он имеет несколько мощных функций подключения.

Он также может импортировать или связывать напрямую с данными, хранящимися в других приложениях и базах данных.

Как следует из названия, Access может работать напрямую с данными из других источников, включая многие популярные программы баз данных на ПК, со многими базами данных SQL (язык структурированных запросов) на настольном компьютере, на серверах, на мини-компьютерах или на мэйнфреймах, а также с данными, хранящимися на Интернет или интранет веб-серверы.

Access также может понимать и использовать множество других форматов данных, включая множество других файловых структур базы данных.

Вы можете экспортировать данные и импортировать данные из файлов текстовой обработки, электронных таблиц или файлов базы данных напрямую.

Access может работать с большинством популярных баз данных, поддерживающих стандарт Open Database Connectivity (ODBC), включая SQL Server, Oracle и DB2.

Разработчики программного обеспечения могут использовать Microsoft Access для разработки прикладного программного обеспечения.

Microsoft Access хранит информацию, которая называется базой данных. Чтобы использовать MS Access, вам нужно будет выполнить следующие четыре шага:

Создание базы данных – создайте базу данных Microsoft Access и укажите, какие данные вы будете хранить.
Ввод данных – после того, как ваша база данных создана, данные каждого рабочего дня могут быть введены в базу данных Access.
Запрос – это причудливый термин для описания процесса извлечения информации из базы данных.
Отчет (необязательно) – информация из базы данных организована в виде удобной презентации, которую можно распечатать в отчете о доступе.

Создание базы данных – создайте базу данных Microsoft Access и укажите, какие данные вы будете хранить.

Ввод данных – после того, как ваша база данных создана, данные каждого рабочего дня могут быть введены в базу данных Access.

Запрос – это причудливый термин для описания процесса извлечения информации из базы данных.

Отчет (необязательно) – информация из базы данных организована в виде удобной презентации, которую можно распечатать в отчете о доступе.

Архитектура

Access вызывает все, что может иметь имя объекта. В базе данных рабочего стола Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, макросы данных и модули.
Если вы работали с другими системами баз данных на настольных компьютерах, возможно, вы видели термин «база данных», используемый для обозначения только тех файлов, в которых вы храните данные.
Но в Access база данных настольных компьютеров (.accdb) также включает все основные объекты, связанные с хранимыми данными, включая объекты, которые вы определяете для автоматизации использования ваших данных.

Access вызывает все, что может иметь имя объекта. В базе данных рабочего стола Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, макросы данных и модули.

Если вы работали с другими системами баз данных на настольных компьютерах, возможно, вы видели термин «база данных», используемый для обозначения только тех файлов, в которых вы храните данные.

Но в Access база данных настольных компьютеров (.accdb) также включает все основные объекты, связанные с хранимыми данными, включая объекты, которые вы определяете для автоматизации использования ваших данных.

Microsoft Access имеет внешний вид и другие продукты Microsoft Office в том, что касается его компоновки и навигационных аспектов, но MS Access – это база данных, а точнее, реляционная база данных.

До MS Access 2007 расширение файла было * .mdb , но в MS Access 2007 расширение было изменено на расширение * .accdb .
Ранние версии Access не могут читать расширения accdb, но MS Access 2007 и более поздние версии могут читать и изменять более ранние версии Access.
Настольная база данных Access (. accdb или .mdb) является полнофункциональной СУБД.
Он предоставляет все функции определения данных, манипулирования данными и управления данными, необходимые для управления большими объемами данных.
Вы можете использовать настольную базу данных Access (.accdb или .mdb) либо в качестве автономной СУБД на одной рабочей станции, либо в режиме общего клиента / сервера по сети.
База данных настольных компьютеров также может выступать в качестве источника данных для данных, отображаемых на веб-страницах в корпоративной сети вашей компании.
Когда вы создаете приложение с настольной базой данных Access, Access является СУБД.

До MS Access 2007 расширение файла было * .mdb , но в MS Access 2007 расширение было изменено на расширение * .accdb .

Ранние версии Access не могут читать расширения accdb, но MS Access 2007 и более поздние версии могут читать и изменять более ранние версии Access.

Настольная база данных Access (.accdb или .mdb) является полнофункциональной СУБД.

Он предоставляет все функции определения данных, манипулирования данными и управления данными, необходимые для управления большими объемами данных.

Вы можете использовать настольную базу данных Access (.accdb или .mdb) либо в качестве автономной СУБД на одной рабочей станции, либо в режиме общего клиента / сервера по сети.

База данных настольных компьютеров также может выступать в качестве источника данных для данных, отображаемых на веб-страницах в корпоративной сети вашей компании.

Когда вы создаете приложение с настольной базой данных Access, Access является СУБД.

Определение данных

Давайте теперь поймем, что такое определение данных –

В документе или электронной таблице у вас обычно есть полная свобода определять содержимое документа или каждой ячейки в электронной таблице.
В документ можно включить абзацы текста, таблицу, диаграмму или несколько столбцов данных, отображаемых с несколькими шрифтами.
В электронной таблице у вас могут быть текстовые данные вверху, чтобы определить заголовок столбца для печати или отображения, и у вас могут быть различные числовые форматы в одном и том же столбце, в зависимости от функции строки.
СУБД позволяет вам определять тип имеющихся у вас данных и способ их хранения.
Вы также можете обычно определять правила, которые СУБД может использовать для обеспечения целостности ваших данных.
Например, правило проверки может гарантировать, что пользователь не сможет случайно сохранить буквенные символы в поле, которое должно содержать число.

В документе или электронной таблице у вас обычно есть полная свобода определять содержимое документа или каждой ячейки в электронной таблице.

В документ можно включить абзацы текста, таблицу, диаграмму или несколько столбцов данных, отображаемых с несколькими шрифтами.

В электронной таблице у вас могут быть текстовые данные вверху, чтобы определить заголовок столбца для печати или отображения, и у вас могут быть различные числовые форматы в одном и том же столбце, в зависимости от функции строки.

СУБД позволяет вам определять тип имеющихся у вас данных и способ их хранения.

Вы также можете обычно определять правила, которые СУБД может использовать для обеспечения целостности ваших данных.

Например, правило проверки может гарантировать, что пользователь не сможет случайно сохранить буквенные символы в поле, которое должно содержать число.

Манипуляция данными

Работа с данными в СУБД сильно отличается от работы с данными в программе обработки текстов или электронных таблиц.

В текстовом редакторе вы можете включить табличные данные и выполнять ограниченный набор функций для данных в документе.
Вы также можете искать текстовые строки в исходном документе и, с помощью элементов управления ActiveX, включать таблицы, диаграммы или изображения из других приложений.
В электронной таблице некоторые ячейки содержат функции, которые определяют желаемый результат, а в других ячейках вы вводите данные, которые предоставляют исходную информацию для функций.

СУБД предоставляет вам множество способов работы с вашими данными. Например,

Вы можете искать информацию в одной таблице или запросить сложный поиск по нескольким связанным таблицам.
Вы можете обновить одно поле или несколько записей с помощью одной команды.
Вы можете писать программы, которые используют команды СУБД для извлечения данных, которые вы хотите отобразить, и позволяют пользователю обновлять данные.

В текстовом редакторе вы можете включить табличные данные и выполнять ограниченный набор функций для данных в документе.

Вы также можете искать текстовые строки в исходном документе и, с помощью элементов управления ActiveX, включать таблицы, диаграммы или изображения из других приложений.

В электронной таблице некоторые ячейки содержат функции, которые определяют желаемый результат, а в других ячейках вы вводите данные, которые предоставляют исходную информацию для функций.

СУБД предоставляет вам множество способов работы с вашими данными. Например,

Вы можете искать информацию в одной таблице или запросить сложный поиск по нескольким связанным таблицам.

Вы можете обновить одно поле или несколько записей с помощью одной команды.

Вы можете писать программы, которые используют команды СУБД для извлечения данных, которые вы хотите отобразить, и позволяют пользователю обновлять данные.

Access использует мощный язык баз данных SQL для обработки данных в ваших таблицах. Используя SQL, вы можете определить набор информации, которая вам нужна для решения конкретной проблемы, включая данные из, возможно, множества таблиц.

Контроль данных

Электронные таблицы и текстовые документы отлично подходят для решения однопользовательских задач, но их трудно использовать, когда более чем одному человеку нужно делиться данными.

Когда вам нужно поделиться своей информацией с другими, RDBMS предоставляет вам гибкость, позволяющую нескольким пользователям читать или обновлять ваши данные.
СУБД, предназначенная для совместного использования данных, также обеспечивает функции, гарантирующие, что два человека не смогут одновременно изменять одни и те же данные.
Лучшие системы также позволяют вам группировать изменения (которые также известны как транзакции), так что либо все изменения, либо ни одно из изменений не появятся в ваших данных.
Вы также можете быть уверены, что никто другой не сможет просмотреть какую-либо часть заказа, пока вы не введете ее полностью.
Поскольку вы можете делиться своими данными Access с другими пользователями, вам может потребоваться установить некоторые ограничения на то, что различным пользователям разрешено просматривать или обновлять.

Когда вам нужно поделиться своей информацией с другими, RDBMS предоставляет вам гибкость, позволяющую нескольким пользователям читать или обновлять ваши данные.

СУБД, предназначенная для совместного использования данных, также обеспечивает функции, гарантирующие, что два человека не смогут одновременно изменять одни и те же данные.

Лучшие системы также позволяют вам группировать изменения (которые также известны как транзакции), так что либо все изменения, либо ни одно из изменений не появятся в ваших данных.

Вы также можете быть уверены, что никто другой не сможет просмотреть какую-либо часть заказа, пока вы не введете ее полностью.

Поскольку вы можете делиться своими данными Access с другими пользователями, вам может потребоваться установить некоторые ограничения на то, что различным пользователям разрешено просматривать или обновлять.

MS Access использует «объекты», чтобы помочь пользователям составить список и упорядочить информацию, а также подготовить специально разработанные отчеты. При создании базы данных Access предлагает вам таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Базы данных в Access составляются из многих объектов, но следующие основные объекты –

таблицы
Запросы
формы
Отчеты

Вместе эти объекты позволяют вам вводить, хранить, анализировать и компилировать ваши данные. Вот краткое изложение основных объектов в базе данных Access;

Таблица

Таблица – это объект, который используется для определения и хранения данных. Когда вы создаете новую таблицу, Access просит вас определить поля, которые также называются заголовками столбцов.

Каждое поле должно иметь уникальное имя и тип данных.
Таблицы содержат поля или столбцы, в которых хранятся различные виды данных, такие как имя или адрес, и записи или строки, которые собирают всю информацию о конкретном экземпляре субъекта, например всю информацию о клиенте или сотруднике и т. Д.
Вы можете определить первичный ключ, одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи, и один или несколько индексов в каждой таблице, чтобы помочь быстрее получать ваши данные.

Каждое поле должно иметь уникальное имя и тип данных.

Таблицы содержат поля или столбцы, в которых хранятся различные виды данных, такие как имя или адрес, и записи или строки, которые собирают всю информацию о конкретном экземпляре субъекта, например всю информацию о клиенте или сотруднике и т. Д.

Вы можете определить первичный ключ, одно или несколько полей, которые имеют уникальное значение для каждой записи, и один или несколько индексов в каждой таблице, чтобы помочь быстрее получать ваши данные.

запрос

Объект, который предоставляет настраиваемое представление данных из одной или нескольких таблиц. Запросы – это способ поиска и компиляции данных из одной или нескольких таблиц.

Выполнение запроса похоже на подробный вопрос о вашей базе данных.
Когда вы создаете запрос в Access, вы определяете конкретные условия поиска, чтобы найти именно те данные, которые вам нужны.
В Access вы можете использовать графический запрос в качестве примера или написать оператор языка структурированных запросов (SQL) для создания ваших запросов.
Вы можете определить запросы для выбора, обновления, вставки или удаления данных.
Вы также можете определить запросы, которые создают новые таблицы из данных в одной или нескольких существующих таблицах.

Выполнение запроса похоже на подробный вопрос о вашей базе данных.

Когда вы создаете запрос в Access, вы определяете конкретные условия поиска, чтобы найти именно те данные, которые вам нужны.

В Access вы можете использовать графический запрос в качестве примера или написать оператор языка структурированных запросов (SQL) для создания ваших запросов.

Вы можете определить запросы для выбора, обновления, вставки или удаления данных.

Вы также можете определить запросы, которые создают новые таблицы из данных в одной или нескольких существующих таблицах.

форма

Форма – это объект в базе данных рабочего стола, предназначенный, главным образом, для ввода или отображения данных или для контроля выполнения приложения. Вы используете формы для настройки представления данных, которые ваше приложение извлекает из запросов или таблиц.

Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей.
Причиной того, что формы используются так часто, является то, что они являются простым способом помочь людям правильно вводить данные.
Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные попадают именно туда, куда ее хочет поместить дизайнер базы данных, в одну или несколько связанных таблиц.

Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей.

Причиной того, что формы используются так часто, является то, что они являются простым способом помочь людям правильно вводить данные.

Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные попадают именно туда, куда ее хочет поместить дизайнер базы данных, в одну или несколько связанных таблиц.

отчет

Отчет – это объект в настольных базах данных, предназначенный для форматирования, расчета, печати и обобщения выбранных данных.

Вы можете просмотреть отчет на своем экране, прежде чем распечатать его.
Если формы предназначены для ввода, то отчеты для вывода.
Все, что вы планируете распечатать, заслуживает отчета, будь то список имен и адресов, финансовая сводка за период или набор почтовых ярлыков.
Отчеты полезны, потому что они позволяют вам представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате.
Вы даже можете настроить внешний вид отчета, чтобы сделать его визуально привлекательным.
Access предлагает вам возможность создать отчет из любой таблицы или запроса.

Вы можете просмотреть отчет на своем экране, прежде чем распечатать его.

Если формы предназначены для ввода, то отчеты для вывода.

Все, что вы планируете распечатать, заслуживает отчета, будь то список имен и адресов, финансовая сводка за период или набор почтовых ярлыков.

Отчеты полезны, потому что они позволяют вам представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате.

Вы даже можете настроить внешний вид отчета, чтобы сделать его визуально привлекательным.

Access предлагает вам возможность создать отчет из любой таблицы или запроса.

Другие объекты MS Access

Давайте теперь посмотрим на другие объекты MS Access.

макрос

Этот объект представляет собой структурированное определение одного или нескольких действий, которые Access должен выполнять в ответ на определенное событие. Макрос доступа – это скрипт для выполнения некоторой работы. Например, чтобы создать кнопку, которая открывает отчет, вы можете использовать макрос, который будет запускать действие OpenReport.

Вы можете включить в макросы простые условия, чтобы указать, когда одно или несколько действий в макросе должны быть выполнены или пропущены.
Вы можете использовать макросы для открытия и выполнения запросов, для открытия таблиц или для печати или просмотра отчетов.
Вы также можете запускать другие макросы или процедуры Visual Basic из макроса.
Макросы данных могут быть прикреплены непосредственно к событиям таблицы, таким как вставка новых записей, редактирование существующих записей или удаление записей.
Макросы данных в веб-приложениях также могут быть автономными объектами, которые можно вызывать из других макросов данных или макро-объектов.

Вы можете включить в макросы простые условия, чтобы указать, когда одно или несколько действий в макросе должны быть выполнены или пропущены.

Вы можете использовать макросы для открытия и выполнения запросов, для открытия таблиц или для печати или просмотра отчетов.

Вы также можете запускать другие макросы или процедуры Visual Basic из макроса.

Макросы данных могут быть прикреплены непосредственно к событиям таблицы, таким как вставка новых записей, редактирование существующих записей или удаление записей.

Макросы данных в веб-приложениях также могут быть автономными объектами, которые можно вызывать из других макросов данных или макро-объектов.

модуль

Модуль – это объект в базах данных рабочего стола, содержащий пользовательские процедуры, которые вы кодируете с помощью Visual Basic. Модули обеспечивают более дискретный поток действий и позволяют отлавливать ошибки.

Все, что можно сделать в макросе, можно также выполнить в модуле, но вы не получите интерфейс макроса, который подсказывает вам, что необходимо для каждого действия.
Модули намного мощнее и необходимы, если вы планируете писать код для многопользовательской среды, поскольку макросы не могут включать обработку ошибок.
Модули могут быть автономными объектами, содержащими функции, которые могут быть вызваны из любого места в вашем приложении, или они могут быть напрямую связаны с формой или отчетом для ответа на события в связанной форме или отчете.

Все, что можно сделать в макросе, можно также выполнить в модуле, но вы не получите интерфейс макроса, который подсказывает вам, что необходимо для каждого действия.

Модули намного мощнее и необходимы, если вы планируете писать код для многопользовательской среды, поскольку макросы не могут включать обработку ошибок.

Модули могут быть автономными объектами, содержащими функции, которые могут быть вызваны из любого места в вашем приложении, или они могут быть напрямую связаны с формой или отчетом для ответа на события в связанной форме или отчете.

В этой главе мы рассмотрим базовый процесс запуска Access и создания базы данных. В этой главе также объясняется, как создать настольную базу данных с использованием шаблона и как создать базу данных с нуля.

Чтобы создать базу данных из шаблона, нам сначала нужно открыть MS Access, и вы увидите следующий экран, на котором отображаются различные шаблоны базы данных Access.

Чтобы просмотреть все возможные базы данных, вы можете прокрутить вниз или использовать окно поиска.

Давайте введем проект в поле поиска и нажмите Enter. Вы увидите шаблоны базы данных, связанные с управлением проектом.

Выберите первый шаблон. Вы увидите больше информации, связанной с этим шаблоном.

После выбора шаблона, соответствующего вашим требованиям, введите имя в поле « Имя файла», и вы также можете указать другое местоположение для вашего файла, если хотите.

Теперь нажмите кнопку «Создать». Access загрузит этот шаблон базы данных и откроет новую пустую базу данных, как показано на следующем снимке экрана.

Теперь нажмите на панель навигации с левой стороны, и вы увидите все другие объекты, которые поставляются с этой базой данных.

Нажмите «Проекты» и выберите «Тип объекта» в меню.

Теперь вы увидите все типы объектов – таблицы, запросы и т. Д.

Создать пустую базу данных

Иногда требования к базе данных могут быть настолько конкретными, что использование и изменение существующих шаблонов требует больше работы, чем просто создание базы данных с нуля. В таком случае мы используем пустую базу данных.

Шаг 1 – Давайте начнем с открытия MS Access.

Шаг 2 – Выберите пустую базу данных рабочего стола. Введите имя и нажмите кнопку «Создать».

Шаг 3 – Access создаст новую пустую базу данных и откроет таблицу, которая также полностью пуста.

Каждое поле в таблице имеет свойства, и эти свойства определяют характеристики и поведение поля. Наиболее важным свойством для поля является его тип данных. Тип данных поля определяет, какие данные он может хранить. MS Access поддерживает различные типы данных, каждый с определенной целью.

Тип данных определяет тип значений, которые пользователи могут хранить в любом заданном поле.
Каждое поле может хранить данные, состоящие только из одного типа данных.

Вот некоторые из наиболее распространенных типов данных, которые вы найдете в типичной базе данных Microsoft Access.

Тип данных	Описание	Размер
Короткий текст	Текст или комбинации текста и чисел, включая числа, которые не требуют вычисления (например, номера телефонов).	До 255 символов.
Длинный текст	Длинный текст или комбинации текста и чисел.	До 63 999 символов.
Число	Числовые данные, используемые в математических расчетах.	1, 2, 4 или 8 байт (16 байт, если задан идентификатор репликации).
Дата / время	Дата и время для лет от 100 до 9999.	8 байт
валюта	Значения валют и числовые данные, используемые в математических вычислениях, включают данные с одним до четырех десятичных знаков.	8 байт
AutoNumber	Уникальный последовательный (с шагом в 1) номер или случайное число, назначаемое Microsoft Access при каждом добавлении новой записи в таблицу.	4 байта (16 байтов, если установлен идентификатор репликации).
Да нет	Значения Да и Нет, а также поля, содержащие только одно из двух значений (Да / Нет, Истина / Ложь или Вкл / Выкл).	1 бит

Если вы используете предыдущие версии Access, вы заметите разницу для двух из этих типов данных.
В Access 2013 у нас теперь есть два типа данных – краткий текст и длинный текст. В предыдущих версиях Access эти типы данных назывались text и memo.
Текстовое поле называется кратким текстом, а поле заметки теперь называется длинным текстом.

Если вы используете предыдущие версии Access, вы заметите разницу для двух из этих типов данных.

В Access 2013 у нас теперь есть два типа данных – краткий текст и длинный текст. В предыдущих версиях Access эти типы данных назывались text и memo.

Текстовое поле называется кратким текстом, а поле заметки теперь называется длинным текстом.

Вот некоторые другие специализированные типы данных, которые вы можете выбрать в Access.

Типы данных	Описание	Размер
прикрепление	Файлы, такие как цифровые фотографии. Несколько файлов могут быть прикреплены к записи. Этот тип данных недоступен в более ранних версиях Access.	Примерно до 2 ГБ.
OLE объекты	Объекты OLE могут хранить изображения, аудио, видео или другие большие двоичные объекты (большие двоичные объекты)	Примерно до 2 ГБ.
Гиперссылка	Текст или комбинации текста и чисел, хранящиеся в виде текста и используемые в качестве адреса гиперссылки.	До 8 192 (каждая часть типа данных Hyperlink может содержать до 2048 символов).
Мастер поиска	Запись мастера поиска в столбце «Тип данных» в представлении «Дизайн» на самом деле не является типом данных. Когда вы выбираете эту запись, мастер начинает помогать вам определить простое или сложное поле поиска. Простое поле поиска использует содержимое другой таблицы или списка значений для проверки содержимого одного значения в строке. Сложное поле поиска позволяет хранить несколько значений одного и того же типа данных в каждой строке.	Зависит от типа данных поля поиска.
вычисленный	Вы можете создать выражение, которое использует данные из одного или нескольких полей. Вы можете указать различные типы данных результата из выражения.	Вы можете создать выражение, которое использует данные из одного или нескольких полей. Вы можете указать различные типы данных результата из выражения.

прикрепление

Файлы, такие как цифровые фотографии. Несколько файлов могут быть прикреплены к записи. Этот тип данных недоступен в более ранних версиях Access.

Примерно до 2 ГБ.

OLE объекты

Объекты OLE могут хранить изображения, аудио, видео или другие большие двоичные объекты (большие двоичные объекты)

Примерно до 2 ГБ.

Гиперссылка

Текст или комбинации текста и чисел, хранящиеся в виде текста и используемые в качестве адреса гиперссылки.

До 8 192 (каждая часть типа данных Hyperlink может содержать до 2048 символов).

Мастер поиска

Запись мастера поиска в столбце «Тип данных» в представлении «Дизайн» на самом деле не является типом данных. Когда вы выбираете эту запись, мастер начинает помогать вам определить простое или сложное поле поиска.

Простое поле поиска использует содержимое другой таблицы или списка значений для проверки содержимого одного значения в строке. Сложное поле поиска позволяет хранить несколько значений одного и того же типа данных в каждой строке.

Зависит от типа данных поля поиска.

вычисленный

Вы можете создать выражение, которое использует данные из одного или нескольких полей. Вы можете указать различные типы данных результата из выражения.

Это все различные типы данных, которые вы можете выбирать при создании полей в таблице Microsoft Access.

Когда вы создаете базу данных, вы сохраняете свои данные в таблицах. Поскольку другие объекты базы данных так сильно зависят от таблиц, вы всегда должны начинать проектирование базы данных с создания всех ее таблиц и последующего создания любого другого объекта. Прежде чем создавать таблицы, тщательно продумайте ваши требования и определите все таблицы, которые вам нужны.

Давайте попробуем создать первую таблицу, в которой будут храниться основные контактные данные сотрудников, как показано в следующей таблице.

Имя поля	Тип данных
EmployeelD	AutoNumber
Имя	Короткий текст
Фамилия	Короткий текст
Адрес 1	Короткий текст
Адрес 2	Короткий текст
город	Короткий текст
государственный	Короткий текст
застежка-молния	Короткий текст
Телефон	Короткий текст
Тип телефона	Короткий текст

Давайте теперь будем иметь краткий текст в качестве типа данных для всех этих полей и откроем пустую базу данных в Access.

Это где мы оставили вещи. Мы создали базу данных, а затем Access автоматически открыл это представление таблицы-таблицы-таблицы для таблицы.

Теперь перейдем на вкладку «Поле», и вы увидите, что она также создается автоматически. Идентификатор, который является полем AutoNumber, действует как наш уникальный идентификатор и является первичным ключом для этой таблицы.

Поле идентификатора уже создано, и теперь мы хотим переименовать его в соответствии с нашими условиями. Это таблица сотрудников, которая будет уникальным идентификатором для наших сотрудников.

Нажмите на опцию « Имя и подпись» на ленте, и вы увидите следующее диалоговое окно.

Измените имя этого поля на EmployeeID, чтобы сделать его более конкретным для этой таблицы. Введите другую дополнительную информацию, если хотите, и нажмите Ok.

Теперь у нас есть поле идентификатора сотрудника с заголовком Идентификатор сотрудника. Для этого автоматически устанавливается автоматический номер, поэтому нам не нужно менять тип данных.

Давайте теперь добавим еще несколько полей, нажав на кнопку, чтобы добавить .

Выберите « Короткий текст» в качестве поля. Когда вы выбираете краткий текст, Access автоматически выделяет это имя поля, и все, что вам нужно сделать, это ввести имя поля.

Введите FirstName в качестве имени поля. Аналогичным образом добавьте все обязательные поля, как показано на следующем снимке экрана.

Как только все поля будут добавлены, нажмите значок Сохранить.

Теперь вы увидите диалоговое окно Сохранить как , где вы можете ввести имя таблицы для таблицы.

Введите имя вашей таблицы в поле Имя таблицы. Здесь префикс tbl обозначает таблицу. Позвольте нам нажать Ok, и вы увидите свою таблицу в панели навигации.

Представление дизайна таблицы

Как мы уже создали одну таблицу, используя Datasheet View . Теперь мы создадим другую таблицу, используя представление « Дизайн таблицы» . Мы будем создавать следующие поля в этой таблице. Эти таблицы будут хранить некоторую информацию для различных книжных проектов.

Имя поля	Тип данных
Идентификатор проекта	AutoNumber
Название проекта	Короткий текст
ManagingEditor	Короткий текст
автор	Короткий текст
PStatus	Короткий текст
контракты	прикрепление
ProjectStart	Дата / время
ProjectEnd	Дата / время
бюджет	валюта
ProjectNotes	Длинный текст

Теперь перейдем на вкладку «Создать».

В группе таблиц нажмите «Таблица», и вы увидите, что это выглядит совершенно иначе, чем представление таблицы. В этом представлении вы можете видеть имя поля и тип данных рядом.

Теперь нам нужно сделать ProjectID первичным ключом для этой таблицы, поэтому давайте выберем ProjectID и выберем опцию Primary Key на ленте.

Теперь вы можете увидеть маленький значок ключа, который будет отображаться рядом с этим полем. Это показывает, что поле является частью первичного ключа таблицы.

Давайте сохраним эту таблицу и дадим ей имя.

Нажмите Ok, и теперь вы можете увидеть, как эта таблица выглядит в Datasheet View.

Давайте нажмем кнопку просмотра таблицы данных в верхнем левом углу ленты.

Если вы когда-нибудь захотите внести изменения в эту таблицу или любое другое конкретное поле, вам не всегда нужно возвращаться в представление конструктора, чтобы изменить его. Вы также можете изменить его из таблицы данных. Давайте обновим поле PStatus, как показано на следующем снимке экрана.

Нажмите Ok, и вы увидите изменения.

База данных Access не является файлом в том же смысле, что и документ Microsoft Office Word или Microsoft Office PowerPoint. Вместо этого база данных Access – это набор объектов, таких как таблицы, формы, отчеты, запросы и т. Д., Которые должны работать вместе, чтобы база данных функционировала должным образом. Теперь мы создали две таблицы со всеми полями и свойствами полей, необходимыми в нашей базе данных. Для просмотра, изменения, вставки или удаления данных в таблице в Access можно использовать представление таблицы данных.

Таблица данных – это простой способ просмотра ваших данных в строках и столбцах без какого-либо специального форматирования.
Всякий раз, когда вы создаете новую веб-таблицу, Access автоматически создает два представления, которые вы можете сразу начать использовать для ввода данных.
Таблица, открытая в представлении таблицы данных, напоминает рабочий лист Excel, и вы можете вводить или вставлять данные в одно или несколько полей.
Вам не нужно явно сохранять ваши данные. Access фиксирует ваши изменения в таблице, когда вы перемещаете курсор в новое поле в той же строке или когда вы перемещаете курсор в другую строку.
По умолчанию поля в базе данных Access настроены на прием данных определенного типа, таких как текст или числа. Вы должны ввести тип данных, который поле должно принимать. Если нет, Access отображает сообщение об ошибке –

Таблица данных – это простой способ просмотра ваших данных в строках и столбцах без какого-либо специального форматирования.

Всякий раз, когда вы создаете новую веб-таблицу, Access автоматически создает два представления, которые вы можете сразу начать использовать для ввода данных.

Таблица, открытая в представлении таблицы данных, напоминает рабочий лист Excel, и вы можете вводить или вставлять данные в одно или несколько полей.

Вам не нужно явно сохранять ваши данные. Access фиксирует ваши изменения в таблице, когда вы перемещаете курсор в новое поле в той же строке или когда вы перемещаете курсор в другую строку.

По умолчанию поля в базе данных Access настроены на прием данных определенного типа, таких как текст или числа. Вы должны ввести тип данных, который поле должно принимать. Если нет, Access отображает сообщение об ошибке –

Давайте добавим некоторые данные в ваши таблицы, открыв базу данных Access, которую мы создали.

Выберите « Виды» → « Просмотр таблицы» на ленте и добавьте некоторые данные, как показано на следующем снимке экрана.

Аналогично, добавьте некоторые данные во вторую таблицу, как показано на следующем снимке экрана.

Теперь вы можете видеть, что вставка новых данных и обновление существующих данных очень просты в Datasheet View, как и работа с электронной таблицей. Но если вы хотите удалить какие-либо данные, вам нужно сначала выбрать всю строку, как показано на следующем снимке экрана.

Теперь нажмите кнопку удаления. Появится подтверждающее сообщение.

Нажмите Да, и вы увидите, что выбранная запись сейчас удалена.

Запрос – это запрос результатов данных и действий над данными. Вы можете использовать запрос, чтобы ответить на простой вопрос, выполнить вычисления, объединить данные из разных таблиц или даже добавить, изменить или удалить данные таблицы.

Поскольку таблицы увеличиваются в размере, они могут иметь сотни тысяч записей, что делает невозможным для пользователя выбирать конкретные записи из этой таблицы.
С помощью запроса вы можете применить фильтр к данным таблицы, чтобы получить только ту информацию, которая вам нужна.
Запросы, которые вы используете для извлечения данных из таблицы или для выполнения расчетов, называются запросами выбора.
Запросы, которые добавляют, изменяют или удаляют данные, называются запросами действий.
Вы также можете использовать запрос для предоставления данных для формы или отчета.
В хорошо спроектированной базе данных данные, которые вы хотите представить с помощью формы или отчета, часто находятся в нескольких разных таблицах.
Сложная часть запросов заключается в том, что вы должны понять, как их создать, прежде чем сможете их реально использовать.

Поскольку таблицы увеличиваются в размере, они могут иметь сотни тысяч записей, что делает невозможным для пользователя выбирать конкретные записи из этой таблицы.

С помощью запроса вы можете применить фильтр к данным таблицы, чтобы получить только ту информацию, которая вам нужна.

Запросы, которые вы используете для извлечения данных из таблицы или для выполнения расчетов, называются запросами выбора.

Запросы, которые добавляют, изменяют или удаляют данные, называются запросами действий.

Вы также можете использовать запрос для предоставления данных для формы или отчета.

В хорошо спроектированной базе данных данные, которые вы хотите представить с помощью формы или отчета, часто находятся в нескольких разных таблицах.

Сложная часть запросов заключается в том, что вы должны понять, как их создать, прежде чем сможете их реально использовать.

Создать запрос выбора

Если вы хотите просматривать данные только из определенных полей в таблице или просматривать данные из нескольких таблиц одновременно или просто просматривать данные по определенным критериям, вы можете использовать запрос Выбрать . Давайте теперь рассмотрим простой пример, в котором мы создадим простой запрос, который будет извлекать информацию из таблицы tblEmployees . Откройте базу данных и нажмите на вкладку « Создать ».

Нажмите Query Design .

На вкладке « Таблицы » в диалоговом окне « Показать таблицу » дважды щелкните таблицу tblEmployees, а затем закройте диалоговое окно.

В таблице tblEmployees дважды щелкните все те поля, которые вы хотите видеть в результате запроса. Добавьте эти поля в сетку запроса, как показано на следующем снимке экрана.

Теперь нажмите « Выполнить» на вкладке « Дизайн », затем нажмите « Выполнить» .

Запрос выполняется и отображает только данные в том поле, которое указано в запросе.

Критерий запроса помогает вам извлекать определенные элементы из базы данных Access. Если элемент соответствует всем введенным критериям, он появляется в результатах запроса. Если вы хотите ограничить результаты запроса на основе значений в поле, вы используете критерии запроса.

Критерий запроса – это выражение, которое Access сравнивает со значениями поля запроса, чтобы определить, включать ли запись, содержащую каждое значение.
Некоторые критерии просты и используют базовые операторы и константы. Другие являются сложными и используют функции, специальные операторы и включают ссылки на поля.
Чтобы добавить некоторые критерии в запрос, необходимо открыть запрос в представлении «Дизайн».
Затем вы определяете поля, для которых вы хотите указать критерии.

Критерий запроса – это выражение, которое Access сравнивает со значениями поля запроса, чтобы определить, включать ли запись, содержащую каждое значение.

Некоторые критерии просты и используют базовые операторы и константы. Другие являются сложными и используют функции, специальные операторы и включают ссылки на поля.

Чтобы добавить некоторые критерии в запрос, необходимо открыть запрос в представлении «Дизайн».

Затем вы определяете поля, для которых вы хотите указать критерии.

пример

Давайте рассмотрим простой пример, в котором мы будем использовать критерии в запросе. Сначала откройте базу данных Access, затем перейдите на вкладку «Создать» и нажмите «Дизайн запроса».

На вкладке «Таблицы» в диалоговом окне «Показать таблицу» дважды щелкните таблицу tblEmployees и закройте диалоговое окно.

Теперь давайте добавим поле к сетке запросов, например EmployeeID, FirstName, LastName, JobTitle и Email, как показано на следующем снимке экрана.

Давайте теперь запустим ваш запрос, и вы увидите только эти поля в качестве результата запроса.

Если вы хотите видеть только тех, чей JobTitle является координатором по маркетингу, вам нужно будет добавить критерии для этого. Давайте снова перейдем к Query Design и в строке Criteria JobTitle введите Marketing Coordinator.

Позвольте нам теперь выполнить ваш запрос еще раз, и вы увидите, что получено только название должности координаторов по маркетингу.

Если вы хотите добавить критерии для нескольких полей, просто добавьте критерии в несколько полей. Допустим, мы хотим получить данные только для «Координатора по маркетингу» и «Помощника по бухгалтерскому учету»; мы можем указать оператор строки OR, как показано на следующем скриншоте –

Давайте теперь запустим ваш запрос еще раз, и вы увидите следующие результаты.

Если вам нужно использовать функциональные возможности оператора AND , то вам нужно указать другое условие в строке Criteria. Допустим, мы хотим получить всех помощников по бухгалтерскому учету, но только те должности координатора по маркетингу с фамилией «Поллард».

Давайте теперь запустим ваш запрос еще раз, и вы увидите следующие результаты.

В MS Access и других системах СУБД запросы могут выполнять намного больше, чем просто отображение данных, но на самом деле они могут выполнять различные действия с данными в вашей базе данных.

Запросы действий – это запросы, которые могут добавлять, изменять или удалять несколько записей одновременно.
Дополнительным преимуществом является то, что вы можете предварительно просмотреть результаты запроса в Access, прежде чем запускать его.
Microsoft Access предоставляет 4 различных типа запросов действий –
- присоединять
- Обновить
- удалять
- Сделать стол
Запрос действия не может быть отменен. Вам следует рассмотреть возможность создания резервной копии любых таблиц, которые вы будете обновлять с помощью запроса на обновление.

Запросы действий – это запросы, которые могут добавлять, изменять или удалять несколько записей одновременно.

Дополнительным преимуществом является то, что вы можете предварительно просмотреть результаты запроса в Access, прежде чем запускать его.

Microsoft Access предоставляет 4 различных типа запросов действий –

присоединять

Обновить

удалять

Сделать стол

Запрос действия не может быть отменен. Вам следует рассмотреть возможность создания резервной копии любых таблиц, которые вы будете обновлять с помощью запроса на обновление.

Создать запрос на добавление

Вы можете использовать запрос «Добавить» для извлечения данных из одной или нескольких таблиц и добавления этих данных в другую таблицу. Давайте создадим новую таблицу, в которую мы добавим данные из таблицы tblEmployees . Это будет временная таблица для демонстрации.

Давайте назовем его TempEmployees, и он содержит поля, как показано на следующем снимке экрана.

На вкладке « Таблицы » в диалоговом окне «Показать таблицу» дважды щелкните таблицу tblEmployees и закройте диалоговое окно. Дважды щелкните поле, которое вы хотите отобразить.

Позвольте нам выполнить ваш запрос для отображения данных в первую очередь.

Теперь вернемся к дизайну запросов и нажмите кнопку « Добавить» .

В поле «Тип запроса» нажмите кнопку «Добавить». Это отобразит следующее диалоговое окно.

Выберите имя таблицы в раскрывающемся списке и нажмите «ОК».

В сетке запросов вы можете видеть, что в строке « Добавить к» по умолчанию выбраны все поля, кроме « Адрес1» . Это потому, что это поле Address1 недоступно в таблице TempEmployee . Итак, нам нужно выбрать поле из выпадающего списка.

Давайте посмотрим в поле адреса.

Позвольте нам выполнить ваш запрос, и вы увидите следующее подтверждающее сообщение.

Нажмите Да, чтобы подтвердить свое действие.

Когда вы откроете таблицу TempEmployee , вы увидите, что все данные добавляются из tblEmployees в таблицу TempEmployee.

Давайте разберемся, как создавать запросы в этой главе.

Создать запрос на обновление

Вы можете использовать запрос на обновление, чтобы изменить данные в ваших таблицах, и вы можете использовать запрос на обновление, чтобы ввести критерии, чтобы указать, какие строки должны быть обновлены. Запрос на обновление дает вам возможность просмотреть обновленные данные перед выполнением обновления. Давайте снова перейдем на вкладку «Создать» и нажмите «Дизайн запроса».

На вкладке « Дизайн » в группе «Тип запроса» нажмите «Обновить» и дважды щелкните поле, в котором вы хотите обновить значение. Допустим, мы хотим обновить FirstName «Rex» на «Max».

В строке « Обновление » сетки « Дизайн» введите обновленное значение, а в строке «Критерии» добавьте исходное значение, которое вы хотите обновить, и выполните запрос. Появится подтверждающее сообщение.

Нажмите « Да» и перейдите в «Представление таблицы», и вы увидите первую запись – имя FirstName теперь обновлено до «Max».

Создать запрос на удаление

Вы можете использовать запрос на удаление, чтобы удалить данные из ваших таблиц, и вы можете использовать запрос на удаление, чтобы ввести критерии, чтобы указать, какие строки должны быть удалены. Запрос на удаление дает вам возможность просмотреть строки, которые будут удалены перед выполнением удаления. Давайте снова перейдем на вкладку « Создать » и нажмите « Дизайн запроса» .

На вкладке « Дизайн » в группе « Тип запроса » нажмите « Удалить» и дважды щелкните по EmployeeID .

В строке Criteria Design Grid введите 11. Здесь мы хотим удалить сотрудника, у которого EmployeeID равно 11.

Давайте теперь запустим запрос. Этот запрос будет отображать подтверждающее сообщение.

Нажмите « Да» и перейдите к представлению «Таблица данных», и вы увидите, что указанная запись сотрудника удалена.

Создать запрос на создание таблицы

Вы можете использовать запрос make-table для создания новой таблицы из данных, которые хранятся в других таблицах. Давайте снова перейдем на вкладку «Создать» и нажмите « Дизайн запроса» .

Выберите все те поля, которые вы хотите скопировать в другую таблицу.

В поле «Тип запроса» нажмите кнопку «Создать таблицу» .

Вы увидите следующее диалоговое окно. Введите имя новой таблицы, которую вы хотите создать, и нажмите ОК.

Теперь запустите ваш запрос.

Теперь вы увидите следующее сообщение.

Нажмите Да, и вы увидите новую таблицу, созданную на панели навигации.

Лучшая часть запросов заключается в том, что вы можете снова и снова сохранять и запускать один и тот же запрос, но когда вы снова и снова запускаете один и тот же запрос, изменяя только критерии, вы можете рассмотреть запрос на прием параметров.

Если вы часто хотите запускать варианты определенного запроса, рассмотрите возможность использования запроса параметра
Запрос параметров извлекает информацию в интерактивном режиме, предлагая конечному пользователю предоставить критерии перед выполнением запроса.
Вы также можете указать, какой тип данных должен принимать параметр.
Вы можете установить тип данных для любого параметра, но особенно важно установить тип данных для числовых данных, валют или данных даты / времени.
Когда вы указываете тип данных, который должен принимать параметр, пользователи видят более полезное сообщение об ошибке, если вводят неверный тип данных, например ввод текста, когда ожидается получение валюты.
Если параметр настроен на прием текстовых данных, любой ввод интерпретируется как текст, и сообщение об ошибке не отображается.

Если вы часто хотите запускать варианты определенного запроса, рассмотрите возможность использования запроса параметра

Запрос параметров извлекает информацию в интерактивном режиме, предлагая конечному пользователю предоставить критерии перед выполнением запроса.

Вы также можете указать, какой тип данных должен принимать параметр.

Вы можете установить тип данных для любого параметра, но особенно важно установить тип данных для числовых данных, валют или данных даты / времени.

Когда вы указываете тип данных, который должен принимать параметр, пользователи видят более полезное сообщение об ошибке, если вводят неверный тип данных, например ввод текста, когда ожидается получение валюты.

Если параметр настроен на прием текстовых данных, любой ввод интерпретируется как текст, и сообщение об ошибке не отображается.

пример

Давайте теперь рассмотрим простой пример, создав запрос параметра. Позвольте нам открыть вашу базу данных и выбрать Query Design на вкладке Create table.

Дважды щелкните tblProjects и закройте диалоговое окно Show .

Выберите поле, которое вы хотите видеть в качестве результата запроса, как показано на следующем снимке экрана.

В сетке дизайна запросов в строке Критерии столбца ProjectStart введите [Введите данные начала проекта] . Строка [Введите данные начала проекта] – это подсказка вашего параметра. Квадратные скобки указывают, что вы хотите, чтобы запрос запрашивал ввод, а текст – Ввод данных начала проекта , когда отображается запрос параметра.

Позвольте нам выполнить ваш запрос, и вы увидите следующее приглашение.

Давайте теперь введем следующую дату.

Нажмите OK, чтобы подтвердить.

В результате вы увидите детали проекта, который начался 1. 02.2007. Давайте перейдем в представление конструктора и снова запустим запрос.

Введите дату как на скриншоте выше и нажмите Ok. Теперь вы увидите детали проекта, который начался 01.05.2008.

Запросы имеют много преимуществ. Вы можете сохранять и выполнять один и тот же запрос снова и снова, и много раз вы хотите добавить альтернативные критерии.

Вы можете добавить альтернативные критерии двумя следующими способами:

Вы можете использовать оператор ИЛИ для объединения двух наборов критериев.
Вы также можете использовать сетку запроса, но вместо того, чтобы указывать критерии в одной строке, вам нужно будет разделить ее на несколько строк.

пример

Давайте посмотрим на простой пример альтернативных критериев. Откройте базу данных и на вкладке Создать выберите Query Design .

Дважды щелкните tblEmployee и закройте диалоговое окно «Показать таблицу».

Дважды щелкните все поля, которые вы хотите видеть в качестве результата запроса.

Теперь вы можете видеть, что альтернативный критерий указан в разных строках поля LastName . Когда вы выполните этот запрос, вы увидите сотрудников, чья фамилия – Поллард или Мэннинг . Давайте теперь запустим этот запрос.

Как видите, только два сотрудника были извлечены из-за альтернативных критериев.

Если вы хотите добавить альтернативные критерии в несколько полей, вам придется использовать разные строки для всех полей. Давайте теперь добавим еще один альтернативный критерий, в котором мы можем получить информацию о сотрудниках, чья фамилия – Поллард или Мэннинг, или название должности – Помощник по бухгалтерскому учету .

Давайте теперь запустим этот запрос.

Теперь вы увидите следующий результат.

В этой главе мы поймем основы связанных данных. Прежде чем говорить и создавать отношения между различными данными, давайте рассмотрим, зачем нам это нужно. Все восходит к нормализации.

нормализация

Нормализация базы данных, или просто нормализация, – это процесс организации столбцов (атрибутов) и таблиц (отношений) реляционной базы данных для минимизации избыточности данных. Это процесс разделения данных по нескольким таблицам для повышения общей производительности, целостности и долговечности.

Нормализация – это процесс организации данных в базе данных.
Это включает в себя создание таблиц и установление связей между этими таблицами в соответствии с правилами, разработанными как для защиты данных, так и для повышения гибкости базы данных за счет устранения избыточности и противоречивой зависимости.

Нормализация – это процесс организации данных в базе данных.

Это включает в себя создание таблиц и установление связей между этими таблицами в соответствии с правилами, разработанными как для защиты данных, так и для повышения гибкости базы данных за счет устранения избыточности и противоречивой зависимости.

Давайте теперь посмотрим на следующую таблицу, которая содержит данные, но проблема в том, что эти данные довольно избыточны, что увеличивает шансы опечатки и непоследовательной фразы при вводе данных.

CustID	название	Адрес	печенье	Количество	Цена	Всего
1	Этель Смит	12 Main St, Арлингтон, Вирджиния 22201 S	Шоколадные чипсы	5	$ 2,00	$ 10,00
2	Том Уилбер	1234 Дуб Доктор, Пекин, IL 61555	Choc Chip	3	$ 2,00	$ 6,00
3	Этил кузница	12 Main St., Arlington, VA 22201	Шоколадные чипсы	5	$ 2,00	$ 10,00

Чтобы решить эту проблему, нам нужно реструктурировать наши данные и разбить их на несколько таблиц, чтобы устранить некоторые из этих избыточностей, как показано в следующих трех таблицах.

Здесь у нас есть одна таблица для клиентов, ^вторая – для заказов, а ^третья – для файлов cookie.

Проблема здесь в том, что простое разделение данных на несколько таблиц не поможет понять, как данные из одной таблицы связаны с данными в другой таблице. Чтобы соединить данные в нескольких таблицах, мы должны добавить внешние ключи в таблицу Orders .

Определение отношений

Связь работает путем сопоставления данных в ключевых столбцах, обычно столбцах с одинаковыми именами в обеих таблицах. В большинстве случаев отношение соответствует первичному ключу из одной таблицы, которая предоставляет уникальный идентификатор для каждой строки, с записью во внешнем ключе в другой таблице. Существует три типа отношений между таблицами. Тип создаваемой связи зависит от того, как определены соответствующие столбцы.

Давайте теперь посмотрим на три типа отношений –

Отношения один ко многим

Отношения «один ко многим» являются наиболее распространенным типом отношений. В этом типе отношений строка в таблице A может иметь много совпадающих строк в таблице B, но строка в таблице B может иметь только одну соответствующую строку в таблице A.

Например, таблицы «Клиенты» и «Заказы» имеют отношение «один ко многим»: каждый клиент может разместить много заказов, но каждый заказ поступает только от одного клиента.

Отношения многие ко многим

В отношении «многие ко многим» строка в таблице A может иметь много совпадающих строк в таблице B, и наоборот.

Вы создаете такую связь, определяя третью таблицу, называемую соединительной таблицей , первичный ключ которой состоит из внешних ключей из таблицы A и таблицы B.

Например, таблица «Клиенты» и таблица «Cookies» имеют отношение «многие ко многим», которое определяется отношением «один ко многим» из каждой из этих таблиц к таблице «Заказы».

Индивидуальные отношения

В отношении «один к одному» строка в таблице A может иметь не более одной совпадающей строки в таблице B, и наоборот. Отношение один к одному создается, если оба связанных столбца являются первичными ключами или имеют уникальные ограничения.

Этот тип отношений не распространен, потому что большая часть информации, связанной таким образом, будет находиться в одной таблице. Вы можете использовать отношения один к одному с –

Разделите таблицу на множество столбцов.
Из соображений безопасности изолируйте часть стола.
Храните данные, которые недолговечны и могут быть легко удалены простым удалением таблицы.
Хранить информацию, которая относится только к подмножеству основной таблицы.

В этой главе мы поймем необходимость создания отношений между связанными таблицами. Одной из целей хорошего проектирования баз данных является устранение избыточности данных.

Для достижения этой цели вы делите свои данные на множество тематических таблиц, чтобы каждый факт был представлен только один раз.
Для этого все общие поля, которые связаны друг с другом, помещаются в одну таблицу.
Чтобы сделать этот шаг правильно, вы должны сначала понять отношения между вашими таблицами, а затем указать эти отношения в вашей базе данных Access.

Для достижения этой цели вы делите свои данные на множество тематических таблиц, чтобы каждый факт был представлен только один раз.

Для этого все общие поля, которые связаны друг с другом, помещаются в одну таблицу.

Чтобы сделать этот шаг правильно, вы должны сначала понять отношения между вашими таблицами, а затем указать эти отношения в вашей базе данных Access.

Зачем создавать отношения таблиц?

MS Access использует связи таблиц для объединения таблиц, когда вам нужно использовать их в объекте базы данных. Существует несколько причин, по которым вам следует создавать отношения таблиц перед созданием других объектов базы данных, таких как формы, запросы, макросы и отчеты.

Чтобы работать с записями из более чем одной таблицы, вам часто необходимо создать запрос, объединяющий таблицы.
Запрос работает путем сопоставления значений в поле первичного ключа первой таблицы с полем внешнего ключа во второй таблице.
Когда вы разрабатываете форму или отчет, MS Access использует информацию, которую он собирает из уже определенных вами взаимосвязей таблиц, чтобы предоставить вам осознанный выбор и предварительно заполнить настройки свойств соответствующими значениями по умолчанию.
При разработке базы данных вы делите свою информацию на таблицы, каждая из которых имеет первичный ключ, а затем добавляете внешние ключи в связанные таблицы, которые ссылаются на эти первичные ключи.
Эти пары внешний ключ-первичный ключ образуют основу для табличных отношений и многостоловых запросов.

Чтобы работать с записями из более чем одной таблицы, вам часто необходимо создать запрос, объединяющий таблицы.

Запрос работает путем сопоставления значений в поле первичного ключа первой таблицы с полем внешнего ключа во второй таблице.

Когда вы разрабатываете форму или отчет, MS Access использует информацию, которую он собирает из уже определенных вами взаимосвязей таблиц, чтобы предоставить вам осознанный выбор и предварительно заполнить настройки свойств соответствующими значениями по умолчанию.

При разработке базы данных вы делите свою информацию на таблицы, каждая из которых имеет первичный ключ, а затем добавляете внешние ключи в связанные таблицы, которые ссылаются на эти первичные ключи.

Эти пары внешний ключ-первичный ключ образуют основу для табличных отношений и многостоловых запросов.

Теперь давайте добавим еще одну таблицу в вашу базу данных и назовем ее tblHRData, используя Table Design, как показано на следующем снимке экрана.

Нажмите на значок Сохранить, как на скриншоте выше.

Введите tblHRData в качестве имени таблицы и нажмите Ok .

tblHRData теперь создается с данными в нем.

Давайте теперь поймем отношения один-к-одному в MS Access. Это отношение используется для связи одной записи из одной таблицы с одной и только одной записью в другой таблице.

Теперь перейдем на вкладку « Инструменты базы данных ».

Нажмите на параметр Отношения .

Выберите tblEmployees и tblHRData, а затем нажмите кнопку «Добавить», чтобы добавить их в наше представление, а затем закройте диалоговое окно « Показать таблицу ».

Чтобы создать связь между этими двумя таблицами, используйте мышь, щелкните и удерживайте поле EmployeeID из tblEmployees и перетащите это поле в поле, которое мы хотим связать, наведя указатель мыши на EmployeeID из tblHRData . Когда вы отпустите кнопку мыши, Access откроет следующее окно –

Приведенное выше окно связывает EmployeeID из tblEmployees с EmployeeID из tblHRData. Теперь давайте нажмем кнопку « Создать» , и теперь эти две таблицы связаны.

Теперь отношения сохраняются автоматически, и нет необходимости нажимать кнопку «Сохранить». Теперь, когда у нас созданы самые основные отношения, давайте теперь перейдем к таблице, чтобы посмотреть, что произошло с этими отношениями.

Давайте откроем таблицу tblEmployees .

Здесь, в левой части каждой записи, вы увидите небольшой знак плюс по умолчанию. Когда вы создаете связь, Access автоматически добавит вспомогательную таблицу в эту таблицу.

Давайте нажмем на знак плюс, и вы увидите информацию, относящуюся к этой записи, в таблице tblHRData .

Нажмите на значок Сохранить и откройте tblHRData, и вы увидите, что введенные нами данные уже здесь.

Подавляющее большинство ваших отношений, скорее всего, будут отношениями один ко многим, где одна запись из таблицы потенциально может быть связана со многими записями в другой таблице.

Процесс создания отношения один-ко-многим точно такой же, как и при создании отношения один-к-одному.

Давайте сначала очистим макет, нажав опцию « Очистить макет» на вкладке «Дизайн» .

Сначала мы добавим еще одну таблицу tblTasks, как показано на следующем скриншоте.

Нажмите на значок Сохранить и введите tblTasks в качестве имени таблицы и перейдите в представление Отношения .

Нажмите на опцию Показать таблицу .

Добавьте tblProjects и tblTasks и закройте диалоговое окно Показать таблицу .

Мы можем снова пройти тот же процесс, чтобы связать эти таблицы. Нажмите и удерживайте ProjectID из tblProjects и перетащите его до ProjectID из tblTasks. Кроме того, окно отношений появляется, когда вы отпускаете мышь.

Нажмите кнопку Создать. Теперь у нас созданы очень простые отношения.

В этой главе давайте разберемся в отношениях «многие ко многим». Чтобы представить отношение многие-многие, вы должны создать третью таблицу, часто называемую соединительной таблицей, которая разбивает отношение многие-ко-многим на два отношения один-ко-многим. Для этого нам также нужно добавить соединительную таблицу. Давайте сначала добавим еще одну таблицу tblAuthers .

Давайте теперь создадим отношения « многие ко многим» . У нас есть более одного автора, работающего над несколькими проектами, и наоборот. Как вы знаете, у нас есть поле Author в tblProjects, поэтому мы создали для него таблицу. Нам больше не нужно это поле.

Выберите поле Автор и нажмите кнопку удаления, и вы увидите следующее сообщение.

Нажмите Да . Теперь нам нужно создать соединительную таблицу. Эта соединительная таблица содержит два внешних ключа, как показано на следующем снимке экрана.

Эти поля внешнего ключа будут первичными ключами из двух таблиц, которые были связаны вместе – tblAuthers и tblProjects .

Чтобы создать составной ключ в Access, выберите оба эти поля, и на вкладке дизайна инструментов таблицы вы можете щелкнуть непосредственно по первичному ключу, и он помечает не одно, а оба этих поля.

Комбинация этих двух полей является уникальным идентификатором таблиц . Давайте теперь сохраним эту таблицу как tblAuthorJunction .

Последний шаг в сближении отношений «многие ко многим» – возврат к представлению об этих отношениях и создание этих отношений, нажав « Показать таблицу» .

Выберите три вышеуказанные таблицы и нажмите кнопку «Добавить», а затем закройте это диалоговое окно.

Нажмите и перетащите поле AuthorID из tblAuthors и поместите его поверх таблицы AuthorID таблицы tblAuthorJunction .

Отношения, которые вы создаете, – это отношения, которые Access будет рассматривать как отношения «один ко многим». Мы также обеспечим ссылочную целостность. Теперь давайте включим Cascade Update и нажмите кнопку Create , как на скриншоте выше.

Давайте теперь возьмем ProjectID , перетащите его прямо поверх ProjectID из tblAuthorJunction .

Мы обеспечим обязательное использование ссылочной целостности и каскадного обновления .

Ниже приведены отношения многие ко многим.

Подстановочные знаки – это специальные символы, которые могут заменять неизвестные символы в текстовом значении и удобны для поиска нескольких элементов с похожими, но не идентичными данными. Подстановочные знаки также могут помочь с получением базы данных в соответствии с указанным шаблоном.

Access поддерживает два набора символов подстановки, поскольку он поддерживает два стандарта языка структурированных запросов.

ANSI-89
ANSI-92

Как правило, вы используете подстановочные знаки ANSI-89 при выполнении запросов и операций поиска и замены для баз данных Access, таких как файлы * .mdb и * .accdb .

Подстановочные знаки ANSI-92 используются при выполнении запросов к проектам Access. Доступ к файлам, подключенным к базам данных Microsoft SQL Server. Проекты Access используют стандарт ANSI-92, поскольку SQL Server использует этот стандарт.

Подстановочные знаки ANSI-89

В следующей таблице перечислены символы, поддерживаемые ANSI-89.

символ	Описание	пример
*	Соответствует любому количеству символов. Вы можете использовать звездочку (*) в любом месте строки символов.	что * находит, что, белый и почему, но не какое-то время или часы.
?	Соответствует любому алфавитному символу.	Балл находит шар, колокол и счет.
[]	Соответствует любому отдельному символу в скобках.	B [ae] ll находит шар и колокол, но не Билл.
!	Соответствует любому символу, не указанному в скобках.	b [! ae] найдет Билла и Быка, но не мяч или колокол.
–	Соответствует любому из ряда символов. Вы должны указать диапазон в порядке возрастания (от A до Z, а не от Z до A).	b [ac] d находит bad, bbd и bcd.
#	Соответствует любому одному числовому символу.	1 # 3S находит 103, 113 и 123.

Подстановочные знаки ANSI-92

В следующей таблице перечислены символы, поддерживаемые ANSI-92.

символ	Описание	пример
%	Соответствует любому количеству символов. Он может использоваться как первый или последний символ в строке символов.	wh% находит что, белый и почему, но не какое-то время или часы.
_	Соответствует любому алфавитному символу.	B_ll находит мяч, колокол и счет.
[]	Соответствует любому отдельному символу в скобках.	B [ae] ll находит шар и колокол, но не Билл.
^	Соответствует любому символу, не указанному в скобках. ae] ll найдет счет и быка, но не шар или колокол.
–	Соответствует любому из ряда символов. Вы должны указать диапазон в порядке возрастания (от A до Z, а не от Z до A).	b [ac] d находит bad, bbd и bcd.

пример

Давайте теперь посмотрим на простой пример использования этих символов подстановки, открыв дизайн запроса.

Добавьте выделенные таблицы и закройте диалоговое окно « Показать таблицу ».

Добавьте поля в сетку запроса, которые вы хотите видеть в качестве результата запроса.

Запустите ваш запрос.

Давайте снова перейдем к дизайну запроса и добавим приглашение для имени проекта.

Теперь запустите ваш запрос и позвольте нам предположить, что вы не знаете точное имя проекта, но знаете, что имя проекта содержит слова «зелье». Нажмите Ok .

Вышеуказанный шаг не дает никакого результата. Это связано с тем, что Access ищет точное совпадение в поле имени проекта . Он ищет тот проект, в названии которого есть слово зелье .

Если вы хотите, чтобы пользователи могли вводить подстановочные знаки для замены неизвестных символов, то вам нужно настроить критерии и включить оператор как .

Когда вы запускаете запрос, пользователи могут использовать подстановочные знаки для замены любого количества символов.

Предположим, вы знаете, что слово зелье появляется где-то в названии, но вы не совсем уверены, где именно.

Вы можете добавить *, чтобы заменить любое количество символов перед словом зелье, а затем добавить еще один * после. Нажмите Ok .

Пользователям всегда полезно знать подстановочные знаки, в которые они могут войти. Но есть пользователи, которые могут не знать подстановочные знаки, которые они могут и не могут ввести. В этом случае вы можете ввести символы подстановки самостоятельно.

В этой ситуации, между оператором Like и нашей подсказкой параметров, мы можем добавить эти шаблоны, и теперь есть очень специфический способ написать это. После слова как в кавычках введите подстановочный знак, который мы используем. В этом случае мы использовали «*» для замены любого количества символов. Теперь мы добавим это к параметру. Для этого нам понадобится символ амперсанда (&) и пробел. Теперь мы повторим этот шаг и добавим еще один амперсанд (&), потому что мы присоединяем этот подстановочный знак к любому критерию, введенному пользователем для этого имени проекта, а затем кавычкам «*».

Теперь давайте снова запустим наш запрос. Введите слово зелье в командной строке без подстановочных знаков.

Теперь запрос будет отслеживать эти шаблоны по обе стороны от того, что введено здесь. Нам нужно просто набрать зелье и нажать ввод.

Теперь мы получаем результаты, которые искали, и результаты будут одинаковыми, независимо от того, что вводят пользователи.

Допустим, мы хотим найти каждый проект со словом «the» в названии. Затем вам нужно просто ввести слово и ввести или нажмите кнопку ОК .

С помощью этого запроса становится легче искать проекты со словом «the» в их именах. 2- ^й уровень результатов может также включать названия проектов со словом «мать», где «the» является частью слова.

В MS Access выражение похоже на формулу в Excel. Он состоит из ряда элементов, которые можно использовать по отдельности или в комбинации для получения результата. Выражения могут включать операторы, константы, функции и идентификаторы.

Выражения могут использоваться для выполнения различных задач: от получения значения элемента управления или предоставления критериев до запроса, до создания вычисляемых элементов управления и полей или определения уровня группы для отчета.
В этой главе мы сосредоточимся на создании очень специфического вида выражения, называемого вычисляемым выражением. Мы создадим несколько вычисляемых полей, которые будут вычислять и отображать данные, которые нигде не хранятся в самой базе данных, но вычисляются из отдельных сохраненных полей.

Выражения могут использоваться для выполнения различных задач: от получения значения элемента управления или предоставления критериев до запроса, до создания вычисляемых элементов управления и полей или определения уровня группы для отчета.

В этой главе мы сосредоточимся на создании очень специфического вида выражения, называемого вычисляемым выражением. Мы создадим несколько вычисляемых полей, которые будут вычислять и отображать данные, которые нигде не хранятся в самой базе данных, но вычисляются из отдельных сохраненных полей.

Теперь у нас есть новая база данных Access, которая содержит больше данных для расчета.

пример

Давайте попробуем пример, чтобы понять это. Мы будем извлекать некоторую информацию из различных таблиц – tblCustomers, tblOrders, tblOrdersDetails и tblBooks и анализировать различные поля.

Давайте теперь запустим запрос, и вы увидите следующие результаты.

Мы хотим очень простой расчет для промежуточного итога, который будет принимать количество заказанных книг и умножать его на розничную цену книги. Хорошей идеей будет начинать каждое выражение или любое выражение с имени для вызова этого поля. Давайте назовем этот промежуточный итог .

Полное выражение (промежуточный итог: [tblOrdersDetails]! [QTY] * [tblBooks]! [RetailPrice]) включает в себя имя таблицы, сначала tblOrdersDetails в квадратных скобках, потому что именно там находится наше поле количества. Теперь восклицание говорит Access, чтобы заглянуть в эту таблицу для поля QTY и умножить его на поле розничной цены в tblBooks.

Давайте попробуем выполнить ваш запрос, и в конце вы увидите поле промежуточных итогов.

Допустим, мы хотим рассчитать наш налог с продаж. В таблице запросов мы будем действовать точно так же, как раньше, и на этот раз мы назовем поле просто Налог и давайте умножим Итого на девять процентов.

Позвольте нам выполнить ваш запрос еще раз, и в конце вы увидите новое поле «Налог» .

Индекс – это структура данных, специальная структура данных, предназначенная для повышения скорости поиска данных. Если вы часто выполняете поиск в таблице или сортируете ее записи по определенному полю, вы можете ускорить эти операции, создав индекс для поля. Microsoft Access использует индексы в таблице, так как вы используете индекс в книге для поиска данных.

В некоторых случаях, например для первичного ключа, Access автоматически создает индекс для вас.
В других случаях вы можете захотеть создать индекс самостоятельно.
Индекс хранит расположение записей на основе поля или полей, которые вы выбираете для индексации.
После того как Access получит местоположение из индекса, он сможет извлечь данные, перейдя непосредственно в правильное местоположение.
Таким образом, использование индекса может быть значительно быстрее, чем сканирование всех записей для поиска данных.
Индексы могут ускорить поиск в запросах, но они также могут снизить производительность при добавлении или обновлении записей.

Давайте теперь рассмотрим, какие индексы Microsoft Access создает по умолчанию и как их создавать сами, и узнаем, как удалять любые ненужные индексы. Откройте таблицу tblEmployees в базе данных Access, которую мы создали.

Мы действительно не играли с индексами в этой базе данных, но это не значит, что у нас их нет.
Фактически, любое поле, заданное в качестве первичного ключа в Access, автоматически индексируется.
Access создает дополнительные вторичные индексы в зависимости от имен ваших полей.

Теперь перейдем в меню «Файл» и выберите «Параметры».

Вы увидите окно «Параметры доступа».

Перейдите к конструкторам объектов, и вы увидите раздел с меткой AutoIndex при импорте / создании, а в текстовом поле вы увидите ID; ключ; код; номер. По умолчанию, доступ автоматически добавляет вторичный индекс к полям, которые начинаются или заканчиваются этими именами, и это касается полей, которые вы импортировали, а также полей, которые вы создали вручную.

Если вы хотите сделать любое поле проиндексированным, вы можете перейти на вкладку Поле .

Выберите любое поле, которое вы хотите проиндексировать, и установите флажок Индексированный в разделе Проверка поля. У вас также есть альтернативные варианты для создания или удаления индекса. Вы можете вернуться к представлению « Дизайн» .

Вы можете настроить индексы, выбрав любое поле. Вы также можете увидеть, как они индексируются в области свойств поля ниже. Любое поле, которое не выбрано рядом с индексированным, означает, что для данного поля нет индекса. Вы можете изменить это, щелкнув раскрывающееся меню и выбрав два других параметра – Да (Дублировать ОК) и Да (Без дубликатов) .

Последний параметр Да (Нет Дубликатов) означает, что Access автоматически запретит повторяющиеся значения в этом поле. Давайте теперь создадим индекс для нашего поля фамилии.

Давайте выберем LastName для индексации и скажем « Да» (Дубликаты ОК) . При сохранении Access создаст этот индекс. Еще одна область, где вы можете просматривать и настраивать свои индексы для таблицы, – это область разработки таблиц в группе « Показать / Скрыть ».

Если вы нажмете на эту кнопку «Индексы», появится специальное представление, отображающее все индексы, созданные для этой таблицы.

Теперь у нас есть два индекса для tblEmployees – один, который был создан автоматически на основе поля первичного ключа, и один, который мы только что создали для поля LastName. Это разные способы работы с индексами в таблицах Microsoft Access.

В этой главе мы расскажем, как рассчитать группу записей в Access. Мы создали поле, которое вычисляет строку за строкой или запись за записью, чтобы создать итоговое поле или поле промежуточных итогов, но что, если бы мы хотели вычислять по группам записей, а не по отдельным. Мы можем сделать это, создав так называемый совокупный запрос .

Совокупный запрос

Совокупный запрос, также известный как итоговый или сводный запрос, представляет собой сумму, массу или групповые данные. Это может быть общая или полная сумма или группа или подмножество записей. Агрегированные запросы могут выполнять ряд операций. Вот простая таблица, в которой перечислены некоторые способы суммирования по группе записей.

S.No	Агрегатные функции и описание
1.	сумма Добавляет значения поля
2.	в среднем Среднее значение поля
3.	Min Минимальное (минимальное) значение поля
4.	Максимум Наибольшее (максимальное) значение поля
5.	подсчитывать Количество значений (записей)
6.	StDev Стандартное отклонение значений полей, включая поля даты / времени
7.	Var Дисперсия значений поля, включая дату / время

сумма

Добавляет значения поля

в среднем

Среднее значение поля

Min

Минимальное (минимальное) значение поля

Максимум

Наибольшее (максимальное) значение поля

подсчитывать

Количество значений (записей)

StDev

Стандартное отклонение значений полей, включая поля даты / времени

Var

Дисперсия значений поля, включая дату / время

Позвольте нам открыть вашу базу данных и перейти к Query Design и включить следующие таблицы –

Закройте это диалоговое окно, и будут показаны следующие два поля, как показано в сетке запросов на следующем снимке экрана.

Это простой запрос, и мы отображаем только два поля – название книги и количество, и когда мы запускаем его, мы видим каждый отдельный заказ в нашей базе данных.

Давайте теперь запустим этот запрос, и вы увидите следующие результаты.

Вот почему названия книг повторяются. Отдельные заказы были размещены здесь для каждой из этих книг, и они были заказаны в разных количествах. Предположим, мы хотим увидеть сводку только того названия книги, которое было указано только один раз. А затем сумма количества, указанного рядом с ним.

Теперь перейдем к представлению «Дизайн» и на вкладке «Дизайн» вы увидите символ Sigma. Это ваша общая кнопка.

Щелкните по символу сигмы, который откроет другую строку под вашим полем в строке таблицы, и отсюда вы можете указать, как вы группируете этот запрос.

Теперь мы сгруппируемся по названию книги, а также суммируем поле количества.

Если мы щелкаем по группам по областям и далее нажимаем на раскрывающееся меню, все опции будут перечислены внизу. В этом случае мы выберем опцию Сумма и затем запустим ваш запрос.

Теперь вы можете видеть каждую отдельную книгу, а также все отдельные заказы, отображаемые рядом с названием книги.

Конкатенация в Access

Мы изучили процесс нормализации, хранения информации в отдельных полях. Иногда вы хотите видеть или просматривать данные вместе, например, объединяя поля имени и фамилии в одно поле. Вы можете отобразить эту информацию вместе, создав вычисляемое поле, объединяющее одну или несколько строк. Вы также можете добавить другие символы, такие как запятая или точка, которую вы можете захотеть.

Для объединения в Access есть два разных оператора, которые можно использовать с амперсандом (&) и знаком плюс (+) .
Амперсанд объединит две строки в одну, тогда как знак плюс объединит две строки и распространит значения NULL, например, если одно значение равно NULL, все выражение будет равно нулю.

Для объединения в Access есть два разных оператора, которые можно использовать с амперсандом (&) и знаком плюс (+) .

Амперсанд объединит две строки в одну, тогда как знак плюс объединит две строки и распространит значения NULL, например, если одно значение равно NULL, все выражение будет равно нулю.

пример

Давайте рассмотрим простой пример, чтобы понять процесс создания нового запроса с использованием дизайна запроса. Это будет очень простой запрос, который извлекает информацию из таблицы наших клиентов.

Теперь давайте добавим таблицу tblCustomers, чтобы закрыть диалоговое окно отображения таблицы. Мы попробуем объединить некоторые простые именованные поля.

Давайте теперь добавим поля имени и фамилии и запустим запрос.

Как видите, имя и фамилия разделены на два разных поля.

Нам нужно отобразить эту информацию вместе.

Вернитесь в представление конструктора и в третьем поле создайте новое поле с именем полное имя . Теперь добавьте полное имя и введите выражение, объединяющее эти два поля.

Давайте запустим запрос, и вы увидите новое вычисляемое поле.

Он может объединять информацию из этих двух полей вместе, но не совсем так, как мы этого хотим. Он запускает весь этот текст вместе, потому что он работает так, как мы его просили. Теперь нам нужно попросить Access добавить пробел между информацией из этих двух полей.

Давайте теперь вернемся к представлению «Дизайн» и добавим еще один раздел к этому выражению.

Добавьте пробел внутри кавычек и еще один амперсанд. Это заставляет Access брать информацию из этого поля имени; добавьте его с пробелом, а затем добавьте информацию из поля фамилии в самом конце. Теперь запустите запрос еще раз, и вы увидите следующие результаты.

Агрегатные запросы хороши, если вы ищете только одно конкретное число, но если вы хотите получить сводную информацию, такую как сводка в виде электронной таблицы, вы можете рассмотреть возможность запроса кросс-таблицы. Если вы хотите реструктурировать сводные данные, чтобы их было легче читать и понимать, рассмотрите возможность использования перекрестного запроса .

Кросс-таблица является типом запроса выбора . При выполнении запроса кросс-таблицы результаты отображаются в таблице данных. Эта таблица данных имеет структуру, отличную от других типов данных.
Структура перекрестного запроса может облегчить его чтение, чем простой запрос на выборку, отображающий те же данные, как показано на следующем снимке экрана.

Кросс-таблица является типом запроса выбора . При выполнении запроса кросс-таблицы результаты отображаются в таблице данных. Эта таблица данных имеет структуру, отличную от других типов данных.

Структура перекрестного запроса может облегчить его чтение, чем простой запрос на выборку, отображающий те же данные, как показано на следующем снимке экрана.

Безусловно, самый простой способ создания запроса кросс-таблицы в Access – просто использовать мастер, который поставляется вместе с Access, для создания запроса кросс-таблицы. Теперь перейдем на вкладку «Создать», в группы запросов и нажмите «Мастер запросов».

В приведенном выше диалоговом окне вы можете увидеть все виды специальных запросов. Вы можете создать простой мастер запросов, например, как мы работали так далеко от представления конструктора. Второй – тот, который нам нужен – запрос кросс-таблицы, который отображает данные в виде компактной электронной таблицы. Теперь выберите запрос кросс-таблицы и нажмите «ОК».

На первом экране мастера будет предложено указать, какая таблица или запрос содержит поля, которые вы хотите получить для результатов кросс-таблицы. Нажмите переключатель « Запросы » и выберите « qryOrdersInformation» – это тот, который мы создали ранее, который содержит промежуточный итог, налог с продаж и т. Д. Нажмите « Далее» .

Теперь мы рассмотрим доступные поля из этого запроса. Он предложит вам ввести значения полей, которые вы хотите в качестве заголовков строк. Допустим, мы хотим простой список всех наших различных названий книг. Теперь выберите поля названия книги и отправьте это в выбранную область поля и нажмите Далее .

В приведенном выше диалоговом окне вопрос заключается в том, что вы хотите использовать в качестве заголовков столбцов, и это действительно зависит от того, что вы хотите оценить. Предположим, что вы хотите просмотреть наши продажи по дате , выберите TransactionDate и нажмите Next .

Вопрос в диалоговом окне выше – это специализированный вопрос, основанный на поле, которое мы ранее выбрали, так как мы выбрали столбец даты и времени. Он спрашивает, хотим ли мы сгруппировать информацию в столбце даты и времени по определенному интервалу. Выберите опцию года и нажмите Далее .

Следующий вопрос в приведенном выше диалоговом окне спрашивает, какое число вы хотите рассчитать для каждого столбца в пересечении строк. В этом случае мы можем перейти к количеству проданных книг, выбрав количество (QTY) и сумму в функциях и нажав Далее .

На последнем экране вашего мастера будет задан вопрос о том, как вы хотите назвать свой запрос, а затем нажмите « Готово», чтобы просмотреть этот запрос .

Теперь у нас есть информация по каждой книге, а также информация об общих продажах, например, когда каждый из этих продаж произошел.

База данных представляет собой набор таблиц данных, которые позволяют логические отношения друг с другом. Вы используете отношения для связи таблиц по полям, которые у них общие. Таблица может быть частью любого числа отношений, но каждое отношение всегда имеет ровно две таблицы. В запросе отношение представлено соединением.

Что такое Join

Объединение определяет, как объединять записи из двух или более таблиц в базе данных. Концептуально объединение очень похоже на табличное отношение. На самом деле, соединения – это запросы, которые связаны с таблицами.

Ниже приведены два основных типа соединений, которые мы будем обсуждать в этой главе.

Внутреннее соединение
Внешнее соединение

Оба из них могут быть легко созданы из представления дизайна запросов .

Внутреннее соединение

Позвольте нам теперь понять Внутреннее Присоединение –

Наиболее распространенный тип объединения – это внутреннее соединение, которое также является типом соединения по умолчанию в Microsoft Access.
Внутреннее объединение будет отображать только те строки или записи, где объединенные поля из обеих таблиц равны.
Этот тип соединения просматривает эти общие поля и данные, содержащиеся в них. Он отображает только совпадения.

Внешнее соединение

Давайте теперь поймем, что такое Внешнее Соединение –

Внешнее объединение отображает все строки из одной таблицы и только те строки или записи из другой таблицы, где объединенные поля равны.
Другими словами, внешнее соединение показывает все строки из одной таблицы и только соответствующие строки из другой таблицы.

Есть и другие типы соединения –

Левое внешнее соединение и правое внешнее соединение

Давайте теперь поймем левое внешнее соединение и правое внешнее соединение –

Вы можете выбрать таблицу, которая будет отображать все строки.
Вы можете создать левое внешнее соединение, которое будет включать все строки из первой таблицы.

Вы можете создать правое внешнее объединение, которое будет включать все строки из второй таблицы.

Теперь перейдем на вкладку « Создать » и создадим запрос из представления « Дизайн» . Выберите tblProjects и tblTasks и закройте диалоговое окно Show Table, как показано на следующем снимке экрана.

Добавьте поле ProjectName из tblProjects и TaskTitle, StartDate и DueDate из таблицы tblTasks .

Давайте теперь запустим запрос.

Мы показываем только записи из нескольких проектов. У нескольких из этих проектов много задач, связанных с этим проектом, и эта информация связана с полем ProjectID .

Когда мы создаем этот запрос в Microsoft Access, Access берет эту связь из созданных нами отношений.
По умолчанию он создает так называемое внутреннее соединение между этими двумя полями , между этими двумя таблицами, и именно так он связывает эту информацию вместе из этих двух таблиц.
Он показывает нам только совпадения, поэтому, когда мы запускаем этот запрос, в tblProjects появляется много других проектов, которые не отображаются как часть нашего набора записей в этом запросе, и это из-за того, как эти две таблицы объединены вместе, через это Внутреннее Соединение, которое снова является тем Соединением по умолчанию для любого запроса.

Когда мы создаем этот запрос в Microsoft Access, Access берет эту связь из созданных нами отношений.

По умолчанию он создает так называемое внутреннее соединение между этими двумя полями , между этими двумя таблицами, и именно так он связывает эту информацию вместе из этих двух таблиц.

Он показывает нам только совпадения, поэтому, когда мы запускаем этот запрос, в tblProjects появляется много других проектов, которые не отображаются как часть нашего набора записей в этом запросе, и это из-за того, как эти две таблицы объединены вместе, через это Внутреннее Соединение, которое снова является тем Соединением по умолчанию для любого запроса.

Однако, если вы хотите изменить отношение, допустим, вы хотите создать внешнее объединение, или, другими словами, показать все проекты из tblProjects , каждую запись в этой таблице, а также все задачи из tblTasks – Открыть свойства соединения; мы можем сделать это, просто дважды щелкнув по строке отношения.

Access отобразит имя левой таблицы и имя правой таблицы в диалоговом окне «Свойства соединения».

Имя левого столбца, а также имя правого столбца и первый переключатель должны включать только те строки, в которых поля объединения из обеих таблиц равны, и это внутреннее соединение, и именно это выбирается по умолчанию при создании отношений при создании соединения. в запросе, но вы можете изменить его.
У нас также есть два других варианта; мы можем включить все записи из tblProjects и только те записи из tblTasks, в которых объединенные поля равны, а эта – Left Outer Join.
У нас есть третий вариант, включающий все записи из tblTasks и только те записи из tblProjects, где объединенные поля равны, и эта является правым внешним соединением.

Имя левого столбца, а также имя правого столбца и первый переключатель должны включать только те строки, в которых поля объединения из обеих таблиц равны, и это внутреннее соединение, и именно это выбирается по умолчанию при создании отношений при создании соединения. в запросе, но вы можете изменить его.

У нас также есть два других варианта; мы можем включить все записи из tblProjects и только те записи из tblTasks, в которых объединенные поля равны, а эта – Left Outer Join.

У нас есть третий вариант, включающий все записи из tblTasks и только те записи из tblProjects, где объединенные поля равны, и эта является правым внешним соединением.

Это различные типы объединений, которые вы можете легко создавать в режиме конструктора. Давайте выберем второй вариант, который называется Left Outer Join, и нажмите Ok .

Давайте теперь посмотрим на другие шаги –

Когда вы посмотрите на линию отношений, вы увидите маленькую стрелку, указывающую на ProjectID в tblTasks . Когда вы выполните этот запрос, вы увидите следующие результаты.

Как вы можете видеть, он показывает нам каждое название проекта, независимо от того, имеет ли оно связанную задачу. Вы также увидите кучу пустых полей. Все это будет пустым, потому что в tblTasks нет связанной информации, откуда берутся эти поля. Теперь давайте снова перейдем к представлению « Дизайн» и дважды щелкните строку отношения.

В диалоговом окне «Свойства соединения» выберите третий параметр для правого внешнего соединения и нажмите « ОК» .

Теперь посмотрим на нашу линию отношений. Вы увидите, что маленькая стрелка теперь указывает на ProjectID в tblProjects . При выполнении этого запроса вы увидите следующие результаты.

Самосоединения

Самостоятельное присоединение – это еще один тип объединения. Самостоятельное соединение связывает совпадающие поля из одной и той же таблицы. Например, посмотрите на таблицу сотрудника с полем супервизора, которое ссылается на тот же тип номера, который хранится в другом поле той же таблицы – идентификатор сотрудника.

Если мы хотим узнать, кто является супервайзером Кейтлин Расмуссен, нам нужно взять число, хранящееся в этом поле супервизора, и посмотреть его в той же самой таблице в этом поле идентификатора сотрудника, чтобы узнать, что Charity Hendricks является супервизором.

Эта таблица не является идеальной структурой для реляционной базы данных, потому что она не нормализована.

Если у нас возникнет ситуация, когда мы захотим создать запрос, который будет просто перечислять имена сотрудников вместе с именами их руководителей, мы не сможем сделать простой запрос, если не создадим Self-join.

Чтобы увидеть самостоятельное соединение, создайте таблицу со следующими полями и введите некоторые данные.

Здесь мы хотим снова создать список с именем сотрудника, а затем с именем руководителя. Давайте создадим запрос из представления дизайна запроса .

Теперь добавьте таблицы tblEmployees .

Закройте это диалоговое окно.

Теперь добавьте имя и фамилию для наших сотрудников.

Теперь нам нужен способ создать связь между этой таблицей и самим собой. Для этого нам нужно открыть диалоговое окно show table и еще раз добавить tblEmployees.

Мы создали еще одну копию той же таблицы в этом представлении запроса. Теперь нам нужно создать Self-join. Для этого нажмите Supervisor в таблице tblEmployees, удерживайте кнопку мыши и перетащите ее прямо поверх EmployeeID в этой скопированной таблице – tblEmployees_1 . Затем добавьте имя и фамилию из этой скопированной таблицы.

Давайте теперь запустим ваш запрос, и вы увидите следующие результаты.

Он отображает имена сотрудников вместе с именами их руководителей. И это, как вы создаете самостоятельное соединение в Microsoft Access.

В этом уроке мы создали множество запросов на выборку, в основном из представления конструктора. Но в Access мы можем использовать некоторые специальные мастера запросов для создания пары конкретных запросов select. Первым из них является Мастер поиска дубликатов запросов. Мастер поиска дубликатов запросов создаст запрос, который найдет записи с дублирующимися значениями полей в одной таблице или запросе.

Как мы уже говорили, реляционные базы данных предназначены для того, чтобы избежать хранения дублирующейся информации. Но, несмотря на такой дизайн, иногда пользователи случайно вводят дублирующую информацию.

пример

В таблице клиента один и тот же клиент может быть случайно добавлен дважды. В таких случаях у клиента будет один и тот же адрес, но разные идентификаторы клиента, что может создать проблемы с отчетностью. В этой ситуации вы можете использовать мастер запросов дубликатов, чтобы быстро найти возможные дубликаты записей .

Теперь давайте откроем нашу базу данных Access, которая содержит таблицу tblAuthers, перейдем на вкладку « Создать » и в группе запросов выберите мастер запросов .

Если вы видите следующий скриншот, у вас есть четыре разных мастера на выбор. Выберите мастер поиска дубликатов и нажмите « ОК» .

На первом экране мастера поиска дубликатов будет задан вопрос, по какой таблице или по какому запросу вы хотите найти возможные дубликаты. Допустим, мы хотим проверить таблицу нашего автора, чтобы убедиться, что один и тот же автор не был случайно введен дважды. Итак, выберите tblAuthors и нажмите Далее .

Второй экран мастера спросит, какие поля могут содержать дублирующую информацию.
Как правило, вы не будете использовать свое поле первичного ключа, потому что, опять же, когда вы определяете поле в Access в качестве первичного ключа, Access не позволяет вводить дубликаты.
Мы рассмотрим любое другое поле или комбинацию полей.

Второй экран мастера спросит, какие поля могут содержать дублирующую информацию.

Как правило, вы не будете использовать свое поле первичного ключа, потому что, опять же, когда вы определяете поле в Access в качестве первичного ключа, Access не позволяет вводить дубликаты.

Мы рассмотрим любое другое поле или комбинацию полей.

Мы можем искать по фамилии или имени и фамилии, или вы можете искать по их почтовому адресу, или, если точнее, по номеру телефона или дню рождения.

Теперь давайте выполним поиск по имени, фамилии и дню рождения и нажмите Далее .

На следующем экране в этом мастере будут отображаться поля, которые мы хотим отобразить в нашем запросе. Для этого нажмите двойную стрелку, все поля переместятся в область дополнительных полей запроса и будут добавлены в результаты нашего запроса.

Давайте теперь нажмите кнопку Далее . Это приведет нас к последнему экрану в этом мастере запросов.

На следующем экране введите, как вы хотите назвать свой запрос.

По умолчанию он назовет дубликат для плюс для любого имени объекта, который вы запрашиваете . В этом случае, tblAuthors , но вы также можете дать ему любое другое имя и нажать « Готово» .

Здесь Access обнаружил возможный дубликат, и это будет автор Хосе Калин, у которого тот же день рождения, тот же адрес, тот же номер телефона, но разные AuthorID.

Этот был определенно введен дважды случайно. Теперь мы добавили все поля в наш запрос, мы могли бы просто пойти и удалить запись. Мы также должны убедиться, что у нас нет связанных записей в другой таблице.

Выберите любую запись и выберите «Удалить», как в следующем диалоговом окне.

Access выдает подсказку «Вы собираетесь удалить одну запись». Нажмите «Да», если хотите продолжить.

Если вы хотите увидеть, как этот мастер создал этот запрос, перейдите в представление конструктора и посмотрите, что все было добавлено в этот запрос.

Как вы можете видеть на скриншоте выше, у нас есть поля и некоторые конкретные критерии под полем имени.

Вот как этот мастер ищет эту дублирующую информацию. На сегодняшний день это самый простой способ найти дубликаты.

В Access есть еще один очень полезный мастер – мастер поиска несопоставленных запросов . Мастер поиска несоответствующих запросов создает запрос, который находит записи или строки в одной таблице, которые не имеют связанных записей в другой таблице.

Как мы уже обсуждали, как данные объединяются в запросах и как большинство запросов ищет совпадения между двумя или более таблицами.

Это соединение по умолчанию в Access, например, если мы разработаем запрос с двумя таблицами tblCustomers и tblOrders и соединим эти две таблицы с помощью идентификаторов CustomerID, этот запрос будет возвращать только совпадающие результаты. Другими словами, клиенты, которые разместили заказы.
Временами мы не хотим видеть совпадения, например, мы можем не захотеть видеть ни одного клиента в нашей базе данных – клиентов, которые еще не разместили заказы.

Это соединение по умолчанию в Access, например, если мы разработаем запрос с двумя таблицами tblCustomers и tblOrders и соединим эти две таблицы с помощью идентификаторов CustomerID, этот запрос будет возвращать только совпадающие результаты. Другими словами, клиенты, которые разместили заказы.

Временами мы не хотим видеть совпадения, например, мы можем не захотеть видеть ни одного клиента в нашей базе данных – клиентов, которые еще не разместили заказы.

Это именно то, что делает поиск несопоставимого.

Существует также много других возможных применений для этого вида запроса.

В нашей базе данных мы можем использовать его, чтобы увидеть, какие авторы еще не написали проект, или вы можете использовать его, чтобы узнать, какие сотрудники еще не выбрали какую-либо пользу для здоровья. Давайте теперь откроем вашу базу данных, которая содержит таблицу клиентов и заказов ; перейдите на вкладку «Создать» и нажмите кнопку мастера запросов.

Выберите Мастер поиска несопоставленных запросов и нажмите ОК .

В этом сценарии мы будем следить за теми клиентами, которые не разместили заказ. На первом экране спрашивается, какая таблица или запрос содержит записи, которые вы хотите в результатах запроса.

Теперь мы хотим список клиентов от tblCustomers . Выберите эту опцию и нажмите Далее .

На следующем экране необходимо указать, какая таблица или запрос содержит связанные записи . Другими словами, какую таблицу вы используете для сравнения с первой. Для этого нам нужно найти те, которые не разместили заказы. Нам нужно выбрать таблицу, которая содержит информацию обо всех заказах – tblOrders . Теперь нажмите Next .

На следующем экране вам необходимо указать, какая часть информации находится в обеих таблицах.

Обычно это будет какой-то первичный ключ, внешний ключ, поле или отношение.
Если у вас есть существующие отношения в вашей базе данных, Access выберет и сопоставит эти поля для вас.
Но если у вас есть другие поля, которые вы можете объединить, содержащие аналогичную информацию, вы также можете выбрать это здесь.

Здесь у нас есть CustID, выбранный по умолчанию в обоих полях в ‘tblCustomers’ и в полях в ‘tblOrders’. Теперь нажмите Next .

На следующем экране вы можете выбрать поля, которые вы хотите видеть в результатах запроса.

Теперь давайте выберем все доступные поля и кликните на двуглавой стрелке. Это переместит все доступные поля в выбранную область полей . Теперь нажмите Next .

Последний экран позволит вам выбрать имя для вашего запроса и нажать кнопку « Готово» .

Здесь мы указали одного клиента, который еще не разместил у нас заказ.

Вы также можете увидеть, как был создан этот запрос. Для этого вам нужно вернуться в представление конструктора .

Этот мастер создал внешнее соединение между tblCustomer и tblOrders, и критерии C Null добавлены в CustID из tblORders. Это исключает определенные записи. В данном случае это клиенты, которые разместили заказы или у которых есть связанная информация в tblOrders.

Формы в Access похожи на витрины в магазинах, которые облегчают просмотр или получение нужных вам предметов. Поскольку формы – это объекты, с помощью которых вы или другие пользователи можете добавлять, редактировать или отображать данные, хранящиеся в вашей базе данных рабочего стола Access, дизайн вашей формы является важным аспектом. Есть много вещей, которые вы можете сделать с помощью форм в Microsoft Access. Вы можете создать два основных типа форм –

Связанные формы
Несвязанные формы

Связанные формы

Давайте теперь поймем, что такое Связанные формы –

Связанные формы связаны с неким базовым источником данных, таким как таблица, запрос или оператор SQL.
Связанные формы – это то, о чем обычно думают люди, когда думают о цели формы.
Формы заполняются или используются для ввода или редактирования данных в базе данных.
Примерами связанных форм обычно являются то, что пользователи используют для ввода, просмотра или редактирования данных в базе данных.

Несвязанные формы

Давайте посмотрим на несвязанные формы –

Эти формы не связаны с базовой записью или источником данных.
Несвязанные формы могут быть диалоговыми окнами, панелями переключателей или навигационными формами.
Другими словами, несвязанные формы обычно используются для навигации или взаимодействия с базой данных в целом, в отличие от самих данных.

Типы связанных форм

Есть много типов связанных форм, которые вы можете создать в Access. Позвольте нам понять типы –

Форма одного предмета

Это самый популярный вариант, и именно здесь отображаются записи – по одной записи за раз.

Форма для нескольких предметов

Это отображает несколько записей одновременно из этого связанного источника данных.

Сплит Форма

Форма делится на две половины, вертикально или горизонтально. Одна половина отображает один элемент или запись, а другая половина отображает список или предоставляет представление таблицы нескольких записей из базового источника данных.

Создание форм

Есть несколько методов, которые вы можете использовать для создания форм в Access. Для этого откройте свою базу данных и перейдите на вкладку «Создать» . В группе «Формы» в правом верхнем углу вы увидите кнопку «Мастер форм».

Нажмите на эту кнопку, чтобы запустить мастер форм.

На этом первом экране в мастере вы можете выбрать поля, которые вы хотите отобразить в своей форме, и вы можете выбрать из полей из более чем одной таблицы или запроса.

Допустим, мы хотим просто иметь быструю форму, которую мы собираемся использовать для ввода данных для информации о наших сотрудниках.

В раскрывающемся списке Таблицы / Запросы выберите таблицу tblEmployees . Нажмите на двойную стрелку, чтобы переместить все поля одновременно.

Давайте просто оставим это за одной таблицей и нажмем Далее .

На следующем экране мастера форм будет запрошен макет, который нам нужен для нашей формы. У нас есть столбчатые, табличные, таблицы данных и обоснованные макеты. Здесь мы выберем расположение столбцов и затем нажмите « Далее» .

На следующем экране нам нужно дать название для нашей формы. Давайте назовем это frmEmployees .

После того, как вы дали своей форме заголовок, вы можете открыть форму, чтобы увидеть, как эта форма выглядит, или вы можете начать вводить информацию в вашу таблицу. Или вы можете выбрать вариант, чтобы изменить дизайн формы. Давайте выберем первый вариант, чтобы открыть форму для просмотра или ввода информации, и нажмите « Готово» .

Теперь взгляните на следующий скриншот. Вот как выглядит ваша форма. Это форма отдельного элемента, то есть одна запись отображается за раз, и далее внизу вы можете видеть кнопки навигации, которые говорят нам, что это отображает запись 1 из 9. Если вы нажмете эту кнопку, она будет перемещена. к следующей записи.

Если вы хотите перейти к самой последней записи в этой форме или этой таблице, вы можете использовать кнопку рядом с этой стрелкой вправо, стрелку с линией после нее, то есть кнопку последней записи. Если вы хотите добавить информацию о новом сотруднике, перейдите в конец этой записи, а затем после 9 записей вы увидите пустую форму, в которой вы можете начать ввод информации о новом сотруднике.

Это один из примеров того, как вы можете создать форму с помощью мастера форм. Давайте теперь закроем эту форму и перейдем на вкладку «Создать». Теперь мы создадим немного более сложную форму с помощью мастера. Нажмите «Мастер форм», и на этот раз мы выберем поля из нескольких разных таблиц.

В этом мастере форм давайте выберем tblProjects для таблиц / запросов и выберем несколько доступных полей, таких как ProjectID, ProjectName, ProjectStart и ProjectEnd. Эти поля теперь будут перемещены в выбранные поля.

Теперь выберите tblTasks для таблиц / запросов и отправьте через TaskID, ProjectID, TaskTitle, StartDate, DueDate и PercentComplete. Нажмите Далее .

Здесь мы хотим получить данные из нескольких разных объектов. Мы также можем выбрать один из вариантов того, как мы хотим оформить нашу форму. Если мы хотим создать плоскую форму, мы можем выбрать упорядочение с помощью tblTasks , которая создаст эту единственную форму со всеми полями, расположенными в плоском виде, как показано выше.

Однако, если мы хотим создать иерархическую форму, основанную на этом отношении «один ко многим», мы можем выбрать размещение наших данных по tblProjects.

В вышеприведенном окне у нас есть возможность включить подчиненную форму для tblTasks , или мы можем сделать ее связанной формой. В этой связанной форме tblProjects будет иметь кнопку, которая будет запускать вторую форму, отфильтрованную по проекту, который мы выбрали в этой форме базовых проектов. Давайте теперь выберем Форму с подформой (формами) и затем нажмите Далее .

На следующем экране вы можете выбрать макет для вашей подчиненной формы. Представление таблицы данных выбирается по умолчанию. Представление таблицы данных аналогично представлению таблицы. Теперь нажмите Next .

На следующем экране вам нужно указать имя для ваших форм. Введите желаемое имя и нажмите Готово .

Access даст вам предварительный просмотр того, как выглядит ваша форма. Кроме того, у вас есть элементы управления в главной форме, которая находится в нашей таблице Projects . Когда вы спуститесь вниз, вы увидите подчиненную форму. Это как форма внутри формы.

Форма для нескольких предметов

Вы также можете создать конкретный вид формы. Для этого вы можете нажать на раскрывающееся меню Больше форм .

Из меню вы можете создать форму « Несколько элементов», форму « Таблица данных», форму « Разделение» или даже форму « Модальное диалоговое окно» . Это обычно связанные формы; выберите объект, который вы хотели бы привязать к этой форме. Это не относится к модальным диалоговым формам.

Чтобы создать форму такого типа, вам нужно сначала выбрать объект на панели навигации. Давайте выберем здесь сотрудников.

Нажмите кнопку « Больше форм» и « Несколько элементов» .

Вышеуказанный шаг далее создаст форму Multiple Items, в которой перечислены все сотрудники.

Сплит Форма

Этот тип формы разделен на равные половины, вертикально или горизонтально. Одна половина отображает один элемент или запись, а другая половина отображает представление списка или таблицы из нескольких записей из базового источника данных.

Теперь давайте выберем tblEmployees на панели навигации и затем на вкладке Create . Выберите опцию « Разделить форму» в меню «Дополнительные формы», и вы увидите следующую форму, в которой форма разделена по вертикали.

Мы узнали несколько способов создания простых форм ввода данных. Хотя формы облегчают процесс ввода данных; они могут не служить другим целям, которые вы хотели бы. Они могут не быть броскими или удобными для того, что вы намеревались.

При создании формы первое, что вы, вероятно, захотите сделать, это изменить размер или переместить элементы управления.
Вам также может понадобиться добавить элемент управления или удалить его.

Теперь мы обсудим, как легко изменить вашу форму.

управления

Это просто общий термин, используемый для описания любого объекта в форме или отчете, который отображает данные, выполняет действия или элементы, используемые для художественных оформлений, таких как линия. Другими словами, элемент управления – это почти все, что помещено в форму или отчет.

Следующие могут рассматриваться как элементы управления –

Объекты, такие как метки.
Несвязанные или связанные текстовые поля, которые можно использовать для добавления, редактирования или даже вычисления выражения.
Командные кнопки, которые выполняют такие действия, как Сохранить, Открыть электронную почту или Печать, и эти кнопки также называются элементами управления.
Это просто общий термин для любого объекта в форме или отчете.

Теперь мы рассмотрим различные аспекты создания презентабельной формы и поймем, как редактировать и изменять форму. Давайте теперь откроем нашу форму Multiple Items, в которой перечислены все сотрудники из tnlEmployees .

Как вы можете видеть список сотрудников, но на самом деле это не очень удобный список. Наши элементы управления негабаритны. Они слишком большие, разнесены друг от друга и не обеспечивают очень полезного представления списка.

Чтобы изменить внешний вид элементов управления в этой форме, у вас есть два вида формы, которые вы можете использовать. На вкладке «Главная» щелкните раскрывающийся список « Вид» .

У вас есть Layout View или Design View, и оба эти вида используются для редактирования вашей формы. Форма просмотра открывается по умолчанию; это представление, которое вы будете использовать для взаимодействия или редактирования базового источника данных.

Чтобы отредактировать внешний вид самой формы, нам нужно сначала перейти к представлению макета.

Когда вы переключитесь на Layout View, вы увидите ряд контекстных вкладок.

В верхней части Access вы увидите область с пометкой « Инструменты макета формы» с тремя вкладками: вкладкой «Дизайн», вкладкой «Упорядочить» и вкладкой «Формат», и каждая из этих вкладок имеет различные параметры для форматирования внешнего вида или внешнего вида формы.

Когда вы возьмете мышку и нажмете на любой из этих элементов управления, вы заметите, что Access выделит определенную область этой формы, а все элементы управления в этой области будут затенены светло-оранжевым, тогда как выбранный вами элемент управления будет затенен темнее, чем предыдущий или иметь более темную оранжевую рамку вокруг, где вы нажимаете.

Здесь вы можете изменить размеры ваших элементов управления, как вы хотите, щелкая и перетаскивая мышь, чтобы изменить размер высоты или ширины или обоих этих одного элемента управления.

В этой конкретной форме, когда вы изменяете размер любого отдельного элемента управления, вы также изменяете размер остальных элементов управления в вашей форме, это связано с тем, как эти элементы управления сгруппированы. Теперь давайте настроим все поля так, как вы хотите, используя функцию мыши и перетаскивания мышью.

Это один из быстрых способов редактирования высоты и ширины элементов управления в вашей форме из этого вида макета.

Темы

В Access есть несколько основных способов форматирования форм с помощью встроенных тем, цветов и стилей шрифтов, настройки цветов заливки и затенения альтернативных строк. Давайте теперь откроем frmEmployees .

Формы, которые создает Access, просты и понятны. У них есть синяя полоса сверху и белый фон.

Если вы хотите узнать, как еще можно стилизовать эти формы, вы можете перейти в представление «Дизайн» или «Просмотр макета» и изучить некоторые параметры на вкладке «Дизайн» в области «Темы».

Если вы щелкнете по раскрывающейся галерее Тем, у вас есть много предварительно созданных тем, которые можно попробовать. Если навести указатель мыши на любой из них, вы сможете просмотреть изменения таких вещей, как цвета и размеры шрифта, а также фактический используемый шрифт. Чтобы применить определенный стиль, просто нажмите на него мышью, и вы увидите, как это выглядит.

Если вам нравится тема, но вы хотите изменить цвета, вы можете отрегулировать цвета, вернувшись к группе «Темы» на вкладке «Дизайн» и выбрав нужный вам цвет. Вы также можете создавать собственные цвета в соответствии с цветами вашей компании.

Точно так же у вас есть ряд стилей шрифтов на выбор. Вы можете выбрать один из множества встроенных в Office Suite или настроить эти шрифты, выбрав определенный шрифт заголовка, шрифт основного текста и даже создав собственное имя для этой группы шрифтов и сохранив его.

Давайте вернемся к frmEmployees . В этой форме вы увидите, что каждый альтернативный ряд закрашен светло-серым цветом.

Параметр форматирования называется « Цвет альтернативной строки», и если вы хотите настроить его в многократной форме, перейдите в представление « Дизайн» .

Выберите этот подробный раздел и перейдите на вкладку «Формат», а в фоновой группе вы увидите опцию « Цвет альтернативной строки» . Вы можете изменить цвета для альтернативных рядов. Чтобы увидеть, как это выглядит, просто перейдите в представление формы или представление макета.

Если вам вообще не нужна заливка, вы можете выбрать « Нет цвета» в качестве цвета альтернативной строки, и это более традиционный вид из предыдущих версий Access.

Доступ включает в себя навигационный элемент управления, который позволяет легко переключаться между различными формами и отчетами в вашей базе данных. Форма навигации – это просто форма, которая содержит элемент навигации. Навигационные формы являются отличным дополнением к любой настольной базе данных.

Microsoft Access предлагает несколько функций для управления тем, как пользователи перемещаются по базе данных.
Мы уже использовали панель навигации для навигации по всем создаваемым объектам Access, таким как формы, запросы, таблицы и т. Д.
Если вы хотите создать свою собственную навигационную структуру и упростить пользователям поиск нужных им объектов, вы можете создать навигационную форму, которая использует элементы управления навигацией, чтобы пользователи могли использовать или просматривать формы и отчеты. прямо из этой главной навигационной формы.

Microsoft Access предлагает несколько функций для управления тем, как пользователи перемещаются по базе данных.

Мы уже использовали панель навигации для навигации по всем создаваемым объектам Access, таким как формы, запросы, таблицы и т. Д.

Если вы хотите создать свою собственную навигационную структуру и упростить пользователям поиск нужных им объектов, вы можете создать навигационную форму, которая использует элементы управления навигацией, чтобы пользователи могли использовать или просматривать формы и отчеты. прямо из этой главной навигационной формы.

пример

Давайте теперь возьмем простой пример, в котором мы создадим форму навигации. Для этого перейдите на вкладку «Создать»; в группе форм вы увидите это раскрывающееся меню навигации.

В этом меню вы увидите различные макеты для организации ваших форм и отчетов, которые вы хотели бы встроить в эту навигационную форму.

Одна с горизонтальными вкладками, другая с вертикальными вкладками – где все вкладки выровнены по левому краю, вертикальная раскладка вкладок, где все вкладки выровнены по правому краю.
Существует горизонтальный макет вкладок, который имеет два уровня, поэтому, если у вас есть много объектов, которые вы хотите отобразить в верхней части, вы можете использовать это.
У вас может быть один, где у вас есть как горизонтальные вкладки, так и вертикальные вкладки, выровненные влево или вправо.

Одна с горизонтальными вкладками, другая с вертикальными вкладками – где все вкладки выровнены по левому краю, вертикальная раскладка вкладок, где все вкладки выровнены по правому краю.

Существует горизонтальный макет вкладок, который имеет два уровня, поэтому, если у вас есть много объектов, которые вы хотите отобразить в верхней части, вы можете использовать это.

У вас может быть один, где у вас есть как горизонтальные вкладки, так и вертикальные вкладки, выровненные влево или вправо.

В следующем примере мы будем использовать горизонтальные вкладки и вертикальные вкладки. Чтобы создать этот макет или форму навигации, просто нажмите на нее, и Access создаст несвязанную форму с элементом управления навигацией.

Чтобы добавить объекты в эту форму навигации, проще всего сделать это через представление макета, просто перетаскивая объекты туда, где вы хотите, чтобы они появлялись.

Давайте теперь перетащим форму frmProjects из панели навигации и поместим ее в [Добавить новый] вверху.

Аналогичным образом перетащите форму frmAuthers из области навигации и поместите ее слева от кнопки «Добавить новую».

Давайте теперь добавим другие формы, связанные с проектами, такие как frmSubTasks, frmCurrentProjects и т. Д.

Давайте теперь добавим дополнительные вкладки в верхней части. Сначала мы добавим форму frmEmployees .

Теперь вы увидите, что другие ваши кнопки проекта исчезли слева, и это потому, что они прикреплены к вкладке Проект. Все кнопки, которые вы видите слева, связаны с тем, что вы выбрали вверху. Теперь, выбрав вкладку «Сотрудник», давайте перетащим информацию о сотрудниках влево.

Теперь у нас есть информация о проекте на одной вкладке, информация о сотрудниках на другой. Точно так же вы можете добавить больше вкладок в соответствии с вашими требованиями. Как видите, название вкладок не подходит, поэтому давайте начнем переименовывать некоторые из этих вкладок, чтобы сделать их более удобными для пользователя. Самый простой способ – дважды щелкнуть любую вкладку или любую кнопку слева и переименовать ее, как показано на следующем снимке экрана.

Когда вы вводите данные в любой форме, выбор значения из списка может быть быстрее и проще, чем запоминание значения для ввода. Список вариантов также помогает убедиться, что значение, введенное в поле, является подходящим. Элемент управления списком может подключаться к существующим данным или отображать фиксированные значения, которые вы вводите при создании элемента управления. В этой главе мы расскажем, как создать поле со списком в Access.

Поле со списком

Поле со списком – это объект или элемент управления, который содержит раскрывающийся список значений, из которых пользователь может выбрать.

Элемент управления combo box предоставляет более компактный способ представления списка вариантов.
Список скрыт, пока вы не нажмете стрелку раскрывающегося списка.
Поле со списком также дает вам возможность ввести значение, которого нет в списке.
Таким образом, элемент управления комбинированного окна объединяет функции текстового поля и списка.

пример

Давайте теперь возьмем простой пример создания поля со списком. Мы создали форму для сотрудника, как показано на следующем снимке экрана.

Теперь мы хотим создать поле со списком для типа телефона, потому что мы знаем, что тип телефона должен быть домашним , сотовым или рабочим . Эта информация должна быть доступна в раскрывающемся списке, и пользователю не нужно вводить эту информацию.

Теперь перейдем к представлению « Дизайн» для этой формы. Выберите поле « Тип телефона» и нажмите «Удалить».

Как только поле «Тип телефона» будет удалено, перейдите на вкладку «Дизайн».

Теперь давайте выберем опцию Use Wizards в меню Controls и затем выберите Combo Box Control из меню, как показано на следующем скриншоте.

Теперь нарисуйте поле со списком, где вы хотите, и когда вы отпустите кнопку мыши, вы увидите диалоговое окно мастера со списком.

Здесь у вас есть другой вариант для данных; давайте выберем второй вариант, в котором мы добавим значения и нажмите Далее.

Введите значения, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке, и нажмите Далее .

Нажмите Далее еще раз.

Введите метку для вашего поля со списком и нажмите « Готово» .

Вы можете видеть, что поле со списком создано, но оно не выровнено с другим полем. Давайте сделаем это сначала, выбрав все поля, а затем перейдем на вкладку «Упорядочить».

Слева вы увидите опцию Stacked . Нажмите эту кнопку.

Теперь вы можете увидеть поля выровнены.

Чтобы сделать размер каждого поля одинаковым, у нас есть разные варианты, давайте нажмем кнопку «Размер / Пространство».

В раскрывающемся списке нажмите « Наименьший» .

Теперь перейдите к представлению формы .

Теперь пользователь может легко выбрать любую опцию для типа телефона.

В этой главе мы рассмотрим представление SQL. Всякий раз, когда вы создаете запрос в структуре запроса, Access автоматически создает запрос SQL для вас. Это на самом деле извлекает данные из таблиц. Чтобы увидеть, как ваш запрос создается в SQL при его создании в дизайне запросов, давайте откроем вашу базу данных.

Выберите Query Design на вкладке Create и добавьте таблицу tblEmployees .

Выберите поле, которое вы хотите видеть в качестве результата запроса, а затем выполните запрос.

Теперь вы можете видеть всю информацию о сотрудниках как результат запроса. Вы выбрали определенные поля в сетке запросов; в то же время MS Access также создал SQL-запрос с результатами, полученными из вашей таблицы запросов.

Чтобы просмотреть SQL, перейдите на вкладку Главная. Выберите SQL View из меню View, и вы увидите SQL вашего запроса.

пример

Ниже приведен еще один пример, в котором мы увидим проекты в процессе выполнения.

Давайте теперь запустим ваш запрос.

Чтобы увидеть SQL, выберите SQL View из меню View.

Вы можете увидеть SQL-запрос, который автоматически генерируется Access. Это помогает получать данные из двух таблиц.

Одним из особенно полезных инструментов форматирования в Access является возможность применять условное форматирование для выделения определенных данных. Давайте возьмем простой пример условного форматирования.

пример

В этом примере мы будем использовать форму fSubCurrentProjects в нашей базе данных.

У нас есть список всех проектов в этой базе данных, и у нас также есть пара новых полей, таких как Статус в срок и Количество опоздавших задач . Эта форма создана из другого запроса.

В этом запросе мы имеем соединение между таблицей и запросом, в котором будет отображаться количество сроков выполнения или количество выполненных проектов с просроченными задачами. У нас также есть вычисляемое поле, которое использует функцию IF, чтобы определить, больше или нет значение срока оплаты больше нуля. Затем отобразятся слова « Поздно», если проект опаздывает, или « Вовремя», если в этом конкретном проекте нет просроченных задач.

Пример 1

В этом примере мы будем использовать вышеуказанную форму, чтобы понять, как вы можете использовать условное форматирование для выделения определенных фрагментов информации. Теперь мы выделим каждый проект, который в настоящее время опаздывает. Чтобы применить условное форматирование к одному или нескольким полям, нам нужно переключиться на представление «Макет».

Теперь выберите поле On Time Status .

Теперь перейдите на вкладку Формат.

На этой вкладке «Формат» вы увидите группу «Форматирование элементов управления» и специальную кнопку «Условное форматирование». Давайте теперь нажмите на условное форматирование.

Теперь вы увидите Диспетчер правил условного форматирования, и в настоящее время у нас нет правил, примененных к этому элементу управления. Теперь давайте создадим новое правило, нажав кнопку «Новое правило».

Теперь вы увидите диалоговое окно «Новое правило форматирования». Сначала мы укажем тип правила, которое мы будем создавать, и здесь у нас есть два варианта. Первый вариант – проверить значения в текущей записи или использовать выражение , а второй – сравнить эту запись с другими записями .

Теперь у нас есть только одно из двух значений в нашей форме; либо по времени, либо по слову поздно, и это из данного запроса. Теперь давайте выберем « Значение поля » в первом поле со списком, а затем выберите « равно » во втором поле со списком. Теперь введите слово « Поздно » в кавычках.

Теперь мы можем установить наше условное форматирование, как мы хотим, чтобы это поле выглядело, если в этом поле появляется слово Late . Давайте теперь изменим цвет шрифта на красный и сделаем его жирным, курсивом и подчеркиванием , и это наше условное правило. Давайте теперь нажмем Ok и затем нажмите Apply , и снова Ok .

Вы можете видеть, что слово Late отформатировано сейчас. Это один из примеров того, как создать очень простое правило условного формата.

Пример 2

Давайте возьмем другой пример. Здесь мы сделаем название или название проекта красным и жирным, курсивом и подчеркиванием . Выберите элемент управления именем проекта в вашей форме.

Теперь мы вернемся на вкладку «Формат» и нажмите «Условное форматирование» и создадим новое правило для этого конкретного элемента управления, как показано на снимке экрана выше.

Здесь мы не будем проверять значение текущего поля, которое мы выбрали, но мы будем сравнивать его с другим полем в этой форме. Выберите Expression Is в первом поле со списком, а затем нажмите кнопку… в конце, как на скриншоте выше.

В категориях выражений у вас есть каждый объект, который находится в этой форме. Дважды щелкните на CountofDueDate . Это отправит ссылку на этот элемент управления или это поле до нашего построителя выражений и условия, если оно больше нуля. Теперь нажмите Ok.

Давайте теперь нажмите Ok, а затем нажмите Apply и Ok снова.

Это был пример условного форматирования поля, основанного на значениях в другом поле.

Пример 3

Давайте теперь посмотрим на другой пример условного форматирования. Предположим, мы хотим увидеть, какие проекты более поздние или имеют более поздние задачи, чем другие поздние проекты. Выберите параметр условного форматирования.

Нажмите на кнопку New Rule, чтобы создать новое правило, а затем нажмите Ok, как на скриншоте выше.

В новом правиле форматирования мы теперь выберем тип правила « Сравнить с другими записями ». Давайте дополнительно изменим цвет бара на красный . Мы хотим, чтобы наш самый короткий столбец представлял самое низкое значение, а самый длинный столбец представлял самое высокое значение. Давайте теперь нажмите Ok, а затем нажмите Apply и Ok снова.

Теперь вы можете видеть, как применяется условное затенение, как на скриншоте выше. Давайте теперь перейдем к представлению формы.

В этой главе мы рассмотрим элементы управления и свойства, доступные в Access. Мы также узнаем, как добавить элементы управления в формы. Элементы управления – это части формы или отчета, которые вы используете для ввода, редактирования или отображения данных. Элементы управления позволяют просматривать и работать с данными в приложении базы данных.

Наиболее часто используемым элементом управления является текстовое поле, но другие элементы управления включают кнопки команд, метки, флажки и элементы управления подчиненной формы / подчиненного отчета.
Существуют различные виды и типы элементов управления, которые вы можете создавать, но все они попадают в одну из двух категорий – привязанные или не связанные.

Наиболее часто используемым элементом управления является текстовое поле, но другие элементы управления включают кнопки команд, метки, флажки и элементы управления подчиненной формы / подчиненного отчета.

Существуют различные виды и типы элементов управления, которые вы можете создавать, но все они попадают в одну из двух категорий – привязанные или не связанные.

Связанные элементы управления

Давайте теперь поймем, что такое Bound Controls –

Связанные элементы управления – это элементы, которые связаны с конкретным источником данных в вашей базе данных, таким как поле и таблица или запрос.
Значения могут быть либо текстом, датами, числом, флажками, изображениями или даже графиками.
Вы используете связанные элементы управления для отображения значений, поступающих из полей в вашей базе данных.

Несвязанные элементы управления

Давайте теперь поймем, что такое Unbound Controls –

С другой стороны, несвязанные элементы управления не привязаны к источнику данных и существуют только в самой форме.
Это может быть текст, рисунки или фигуры, такие как линии или прямоугольники.

Типы управления

Вы можете создавать различные типы элементов управления в Access. Здесь мы обсудим несколько распространенных, таких как текстовое поле, метка, элементы управления вкладками кнопок и т. Д.

Текстовое окно

Как правило, все, что находится в текстовом поле, будет связано, но не всегда.
Вы можете использовать эти элементы управления для взаимодействия с данными, хранящимися в вашей базе данных, но у вас также могут быть несвязанные текстовые поля.
Вычисляемые элементы управления будут выполнять какие-то вычисления на основе написанного вами выражения, и эти данные нигде не хранятся в вашей базе данных.
Он рассчитан на лету и живет только в этой форме.

Как правило, все, что находится в текстовом поле, будет связано, но не всегда.

Вы можете использовать эти элементы управления для взаимодействия с данными, хранящимися в вашей базе данных, но у вас также могут быть несвязанные текстовые поля.

Вычисляемые элементы управления будут выполнять какие-то вычисления на основе написанного вами выражения, и эти данные нигде не хранятся в вашей базе данных.

Он рассчитан на лету и живет только в этой форме.

Этикетки

Ярлыки всегда будут текстовыми и несвязанными.
Обычно метки не связаны ни с одним источником в вашей базе данных.
Метки используются для обозначения других элементов управления в вашей форме, таких как текстовые поля.

кнопка

Это еще один тип популярного контроля; эти командные кнопки обычно выполняют макрос или модуль.
Кнопки обычно используются для взаимодействия с данными или объектами в вашей базе данных.

Управление вкладками

Элементы управления вкладками дают вам представление вкладок элементов управления или других элементов управления в вашей форме.
Добавление вкладок в форму может сделать ее более упорядоченной и простой в использовании, особенно если форма содержит много элементов управления.
Размещая связанные элементы управления на отдельных страницах элемента управления вкладками, вы можете уменьшить беспорядок и упростить работу с данными.

Гиперссылка

Гиперссылка создает гиперссылку в вашей форме на что-то другое. Это может быть веб-страница или даже другой объект или место в вашей базе данных.

Некоторые другие элементы управления

Давайте теперь посмотрим на некоторые другие элементы управления –

Вы также можете создать веб-браузер управления и навигации, группы, разрывы страниц, поля со списком.
Вы можете создавать диаграммы, линии, кнопки-переключатели, списки, прямоугольники, флажки, несвязанные рамки объектов, вложения, кнопки выбора, подчиненные формы и вложенные отчеты, связанные рамки объектов и даже размещать изображения в своей форме.

Вы также можете создать веб-браузер управления и навигации, группы, разрывы страниц, поля со списком.

Вы можете создавать диаграммы, линии, кнопки-переключатели, списки, прямоугольники, флажки, несвязанные рамки объектов, вложения, кнопки выбора, подчиненные формы и вложенные отчеты, связанные рамки объектов и даже размещать изображения в своей форме.

пример

Давайте теперь посмотрим на простой пример некоторых из этих элементов управления, создав новую пустую форму. Перейдите на вкладку « Создать » в группе форм и нажмите « Бланк» .

Приведенный выше шаг откроет несвязанную форму, которая еще не прикреплена ни к одному элементу в нашей базе данных.

По умолчанию он открывается в режиме макета, как показано на скриншоте выше.

Теперь давайте перейдем к представлению «Дизайн», чтобы добавить поля.

На вкладке «Дизайн» нажмите «Список свойств».

В окне свойств щелкните стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что выбрана форма, а затем перейдите на вкладку «Данные».

На вкладке «Данные» вы увидите, что источник записи остается пустым. Предположим, мы хотим создать форму, которая будет привязана к двум разным таблицам в нашей базе данных. Теперь нажмите на кнопку … В дальнейшем он откроет свой собственный построитель запросов.

Выберите таблицы, которые содержат данные, которые вы хотите отобразить; нажмите кнопку Добавить, а затем закройте это диалоговое окно.

Теперь давайте выделим все поля из tblEmployees и перетащим в таблицу запросов, а также добавим все поля из tblHRData.

Теперь нажмите «Сохранить как» и присвойте этому запросу имя.

Давайте назовем его qryEmployeesData и нажмите « ОК», а затем закройте построитель запросов.

Теперь вы можете видеть запрос в качестве источника записи. Теперь мы связали эту форму с объектом в нашей базе данных, в данном случае qryEmployeesData. Теперь мы можем начать с добавления некоторых элементов управления в эту форму и добавить любой из этих элементов управления, перейдите на вкладку «Дизайн» и просмотрите параметры из группы элементов управления.

В меню «Элементы управления» вы увидите, что мастер использования элементов управления выделен, как показано на снимке экрана выше. Эта маленькая кнопка имеет выделенную рамку вокруг нее по умолчанию. Это означает, что мастера управления включены. Это похоже на тумблер. При нажатии на тумблер мастера отключаются. Повторное нажатие включит волшебников.

Теперь давайте кликнем на Метку и перетащим эту метку и введите Информация о сотруднике, а затем перейдите на вкладку Формат, чтобы отформатировать ее, как показано на следующем снимке экрана.

Вы можете применить жирный стиль или изменить размер шрифта текста внутри этого ярлыка и т. Д. Этот элемент управления отображается в разделе сведений вашей формы. Имеет смысл разместить этот ярлык внутри раздела заголовка формы, который пока не виден.

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте фона этой формы и выберите заголовок формы, как на скриншоте выше.

Переместите этот элемент управления в область заголовка формы. Теперь давайте создадим некоторые другие элементы управления на вкладке «Дизайн». На данный момент, скажем, мы хотим распределить все наши поля на две разные вкладки.

В меню элемента управления вы можете увидеть элемент управления вкладками, который будет создавать вкладки в вашей форме. Нажмите на элемент управления вкладкой и нарисуйте его на форме в разделе сведений, как на скриншоте выше.

Это создаст две вкладки – страницу 2 и страницу 3, как на скриншоте выше.

Давайте начнем с добавления некоторых элементов управления к этой вкладке.

Если мы хотим просмотреть некоторую информацию, которая хранится в нашем базовом запросе, щелкните параметр « Добавить существующие поля» в группе «Лента в инструментах», чтобы просмотреть все доступные поля из нашего базового запроса.

Чтобы перенести существующие поля на страницу, выберите все поля, доступные в списке полей, как показано на следующем снимке экрана.

Теперь перетащите поля на страницу 2 элемента управления вкладками, как показано на следующем снимке экрана.

Теперь перейдите на вкладку Arrange и выберите Stacked layout.

На второй странице давайте теперь добавим остальные поля из этого запроса.

Вы можете пройти и внести любые изменения в размер и ширину этих элементов управления, чтобы они выглядели так, как вам нравится.

Как только вы закончите форматирование, нажмите на значок Сохранить как, чтобы сохранить форму с нужным именем.

Нажмите Ok и перейдите в представление формы, чтобы просмотреть всю информацию в этой форме.

Элемент управления вкладками разделяет наши элементы управления или поля на два экрана, чтобы упростить просмотр и добавление информации.

В этой главе мы расскажем об основах отчетов и о том, как создавать отчеты. Отчеты позволяют просматривать, форматировать и обобщать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, вы можете создать простой отчет о телефонных номерах для всех ваших контактов.

Отчет состоит из информации, извлекаемой из таблиц или запросов, а также информации, хранящейся в дизайне отчета, такой как метки, заголовки и графика.
Таблицы или запросы, которые предоставляют базовые данные, также известны как источник записей отчета.
Если все поля, которые вы хотите включить, существуют в одной таблице, используйте эту таблицу в качестве источника записи.
Если поля содержатся в более чем одной таблице, вам нужно использовать один или несколько запросов в качестве источника записи.

Отчет состоит из информации, извлекаемой из таблиц или запросов, а также информации, хранящейся в дизайне отчета, такой как метки, заголовки и графика.

Таблицы или запросы, которые предоставляют базовые данные, также известны как источник записей отчета.

Если все поля, которые вы хотите включить, существуют в одной таблице, используйте эту таблицу в качестве источника записи.

Если поля содержатся в более чем одной таблице, вам нужно использовать один или несколько запросов в качестве источника записи.

пример

Теперь мы возьмем простой пример, чтобы понять процесс создания очень простого отчета. Для этого нам нужно перейти на вкладку «Создать».

Прежде чем нажать кнопку «Отчет», чтобы создать базовый отчет, убедитесь, что выбран правильный запрос. В этом случае qryCurrentProjects выбирается на вашей панели навигации. Теперь нажмите на кнопку «Отчет», которая сгенерирует отчет на основе этого запроса.

Вы увидите, что отчет открыт в режиме макета. Это позволяет быстро настроить размер или ширину любого из ваших полей, которые вы видите в отчете. Давайте теперь отрегулируем ширину столбцов, чтобы все было лучше.

Прокрутите вниз и настройте управление страницей внизу.

Это был очень быстрый способ создать очень простой отчет. Вы также можете внести незначительные изменения и корректировки в представлении дизайна отчета.

Как и формы, отчет состоит из множества различных разделов.
У вас есть подробный раздел, где все ваши данные по большей части хранятся.
Вы также увидите верхний и нижний колонтитулы страницы; они появляются вверху и внизу каждой страницы вашего отчета.

Давайте теперь изменим заголовок отчета и присвоим ему другое имя.

Нажмите на значок сохранения, чтобы сохранить отчет.

Вы получите диалоговое окно выше.

Введите имя для вашего отчета и нажмите ОК. Если вы хотите посмотреть, как на самом деле будет выглядеть этот отчет, в режиме предварительного просмотра вы можете вернуться к кнопке «Просмотр» и нажать «Предварительный просмотр», чтобы увидеть, как будет выглядеть этот отчет при печати на бумаге или в формате PDF.

Используя инструменты в правом нижнем углу, вы можете увеличивать или уменьшать масштаб. У вас также есть несколько кнопок на вкладке «Предварительный просмотр», которые отображаются автоматически при переключении в режим предварительного просмотра. В разделе увеличения у вас есть просмотр одной страницы, двух страниц; или, если у вас более длинный отчет, вы можете просматривать сразу четыре страницы, восемь страниц или двенадцать страниц. Вы также можете настроить простые вещи, такие как размер бумаги, которую вы используете для печати, поля для отчета, ориентация, количество столбцов, настройка страницы и т. Д. И так вы можете создавать очень быстро. простой отчет с помощью кнопки «Отчет» на вкладке «Создать».

Создать отчет, используя дизайн отчета

Дизайн отчетов – это еще один метод создания быстрого отчета в Access. Для этого нам нужно использовать кнопку «Представление дизайна отчета», которая похожа на кнопку «Дизайн формы». Это создаст пустой отчет и откроет его непосредственно в представлении «Дизайн», что позволит вам изменить источник элемента управления и добавить поля непосредственно в представление «Дизайн» отчета.

Теперь перейдем на вкладку «Создать» и нажмите кнопку «Дизайн отчета».

Он откроет пустой отчет или несвязанный отчет, то есть этот отчет не связан ни с одним другим объектом в нашей базе данных.

На вкладке «Дизайн» в группе «Инструменты» выберите «Лист свойств». Это откроет панель свойств.

На вкладке «Данные» назначьте источник отчета этому отчету, чтобы подключить его к объекту базы данных, как показано на следующем снимке экрана.

Выберите qryLateProjects из выпадающего списка , и теперь следующий шаг – пройти и добавить некоторые поля в этот отчет, нажав кнопку Добавить список существующих полей на вкладке Дизайн.

Выберите поля, как на скриншоте выше.

Перетащите поля в отчет, как на скриншоте выше. Перейдите на вкладку «Упорядочить», и в группе «Таблица» у вас есть несколько вариантов выбора.

Существует макет с накоплением и табличный макет, который очень похож на электронную таблицу. Давайте выберем табличный макет.

Вы можете видеть, что он перемещает все метки в область заголовка страницы. Эти метки будут отображаться только один раз в верхней части каждой страницы, и запрос данных будет повторяться для каждой записи в разделе «Сведения». Теперь вы можете выполнить некоторые настройки, чтобы расширить поле ProjectName.

Как вы можете видеть на скриншоте выше, между разделом Detail и нижним колонтитулом есть много места.

Давайте перетащим Нижний колонтитул страницы вверх, чтобы уменьшить пространство, как на следующем скриншоте. Теперь перейдем на вкладку «Дизайн», нажмите кнопку «Вид» и выберите «Просмотр отчета».

Теперь вы можете видеть, что некоторые имена проектов не являются полными; Вы можете настроить это либо в режиме конструктора, либо в макете, чтобы сделать это.

Именно так мы создаем простой отчет только из представления конструктора.

В этой главе мы научимся форматировать отчеты. Вы обнаружите, что существует много общего между форматированием отчетов и формами форматирования, но есть несколько инструментов и приемов, специфичных для отчетов. Давайте теперь рассмотрим концепцию разделов и групп отчетов.

Для этого нам нужно открыть отчет, который мы создали в предыдущей главе. Здесь мы увидим, как часть этой информации отображается в отчете.

Здесь мы начнем с раздела отчета и группировки.

Теперь перейдем к представлению «Дизайн» данного отчета.

Вы можете видеть, что там не так много, и здесь видны только верхний колонтитул страницы, раздел сведений и нижний колонтитул страницы. Вы можете легко добавить дополнительную пару разделов.

Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте этого отчета, и вы увидите верхний / нижний колонтитул страницы и верхний / нижний колонтитул отчета. В этом конкретном отчете этот верхний / нижний колонтитул не отображается. Давайте выберем эту опцию и вернемся к представлению отчета.

Вы можете видеть, что он просто добавляет небольшую цветную область в самом верху отчета. В представлении «Дизайн» разверните эту область, наведя указатель мыши вверху разделителя заголовка страницы, щелкая и перетаскивая его вниз. Это добавит больше области к заголовку отчета.

В представлении отчета теперь вы увидите больше области в самом верху отчета, как на следующем снимке экрана.

Элементы управления «Верхний и нижний колонтитулы отчета» отображаются в верхней части первой страницы отчета. Нижний колонтитул отчета контролирует то, что вы видите на самой последней странице в нижней части отчета.

Верхний и нижний колонтитулы отчета отличаются от верхнего и нижнего колонтитула страницы. Все, что помещено в заголовок страницы, будет отображаться в верхней части каждой страницы. Точно так же все, что находится в нижнем колонтитуле, будет повторяться внизу каждой страницы.

Теперь вы можете добавить дополнительные уровни группировки, и для этого вы должны убедиться, что у вас включена сортировка группы и общая площадь.

В разделе «Группировка и итоги» на вкладке «Дизайн» нажмите кнопку «Группировать и отсортировать», которая откроет область «Группировка», «Сортировка» и «Итого» внизу, как показано на следующем снимке экрана.

Теперь вы можете добавить дополнительные группы или группы на любой элемент управления, который у вас есть в вашем отчете. Давайте теперь нажмите на Добавить группу.

На приведенном выше снимке экрана вы можете видеть базовый источник управления для отчета с названием проекта, названием задачи, сроком выполнения и процентом выполнения. Давайте теперь скажем, что мы хотим сгруппировать все наши поздние задачи по проектам, поэтому выберите Project Name из списка.

Теперь вы увидите дополнительный уровень группировки ProjectName Header над разделом с вашими данными. Вместо того, чтобы имя проекта появлялось рядом с каждой опоздавшей отдельной задачей, теперь мы можем переместить этот элемент управления в заголовок этого проекта. Вы можете выбрать его, а затем нажать Ctrl + X на клавиатуре, чтобы вырезать его из этого раздела сведений, и щелкнуть в любом месте фона фонового заголовка проекта, а затем нажмите Ctrl + V, чтобы вставить этот элемент управления в заголовок этого проекта.

Теперь вы можете перейти к представлению отчета и просмотреть изменения, внесенные для группировки элементов в отчете, как на следующем снимке экрана.

Каждый отдельный проект имеет свой собственный маленький уровень на своей линии, а затем под этой областью вы увидите все задачи, которые опаздывают на вышеуказанный проект. Теперь, когда это изменилось, вы можете перейти к форматированию отчета в представлении макета.

Если вы хотите увеличить имя проекта, перетащите строку ниже и измените размер шрифта на 20 на вкладке «Формат».

Вы можете увеличить ширину элемента управления, чтобы охватить всю ширину страницы.

Чтобы удалить границу вокруг элемента управления, щелкните контур формы на вкладке «Формат», как показано на следующем снимке экрана.

Выберите опцию Прозрачный .

Теперь перейдем к представлению «Дизайн», как показано на следующем снимке экрана.

Настройте заголовок задачи слева от вашей страницы, как показано на следующем снимке экрана.

Теперь давайте перенесем данные из раздела « Верхний колонтитул страницы» в раздел заголовка « ProjectName », используя Ctrl + X и Ctrl + V.

Давайте теперь вернемся к представлению отчета. Теперь вы увидите, что метки появляются прямо над элементами управления, которые они описывают.

Если вы заметите, вы увидите, что между задачами и именем следующего проекта нет пробела. Между ними должно быть дополнительное пространство. Для этого нам нужно добавить ProjectName Footer .

Теперь перейдите к представлению «Дизайн».

В области «Группа», «Сортировка» и «Итого» нажмите кнопку «Дополнительно» рядом с названием проекта.

Теперь вы найдете все параметры для группировки и сортировки по названию проекта, как на следующем снимке экрана.

Здесь у нас есть свойство без раздела нижнего колонтитула . Давайте изменим эту опцию, нажав на эту маленькую стрелочку рядом со словами « Без нижнего колонтитула» .

Измените его на раздел нижнего колонтитула .

Как вы можете видеть на скриншоте выше, добавлен раздел Нижний колонтитул ProjectName под разделом Подробности. Это будет действовать в качестве нижнего колонтитула для этой группы имен проекта.

Давайте теперь вернемся к представлению отчета.

Чтобы удалить затенение или появление фона для чередующихся областей как в разделе «Сведения», так и в области «Имя проекта», снова перейдите в представление «Дизайн».

Давайте сначала изменим раздел «Сведения», щелкнув разделитель сведений, а затем откройте страницу «Свойства».

На вкладке «Формат» измените « Альтернативный задний цвет» на « Нет цвета», как показано на следующем снимке экрана.

Аналогичным образом измените «Альтернативный задний цвет» на «Нет цвета» для заголовка ProjectName и нижнего колонтитула ProjectName и перейдите к представлению отчета.

Теперь вы можете увидеть, как выглядит отчет. Чтобы увидеть, как ваши данные будут распечатываться постранично, перейдем к предварительному просмотру.

Вот как это будет выглядеть при печати.

В этой главе мы будем работать со встроенными функциями. В Access доступно около сотни встроенных функций, и практически невозможно охватить каждую из них. В этой главе мы расскажем об основной структуре, синтаксисе и использовании некоторых из наиболее популярных функций, а также о подводных камнях, чтобы вы могли самостоятельно изучить некоторые другие функции.

функции

Функция – это процедура VBA, которая выполняет задачу или вычисление и возвращает результат. Функции обычно можно использовать в запросах, но есть и другие места, где вы можете использовать функции.

Вы можете использовать функции в свойствах таблицы, например, если вы хотите указать значение по умолчанию для поля даты / времени, вы можете использовать функцию date или Now, чтобы вызвать информацию о текущей дате / времени из вашей системы, и ввести это значение автоматически.
Вы также можете использовать функции в выражении при создании вычисляемого поля или использовать функции внутри формы или элементов управления отчетом. Вы можете использовать функции даже в макросах.
Функции могут быть довольно простыми, не требующими вызова другой информации, или просто ссылаться на одно поле из таблицы или запроса.
С другой стороны, они также могут быть довольно сложными, с несколькими аргументами, ссылками на поля и даже другими функциями, вложенными в другую функцию.

Вы можете использовать функции в свойствах таблицы, например, если вы хотите указать значение по умолчанию для поля даты / времени, вы можете использовать функцию date или Now, чтобы вызвать информацию о текущей дате / времени из вашей системы, и ввести это значение автоматически.

Вы также можете использовать функции в выражении при создании вычисляемого поля или использовать функции внутри формы или элементов управления отчетом. Вы можете использовать функции даже в макросах.

Функции могут быть довольно простыми, не требующими вызова другой информации, или просто ссылаться на одно поле из таблицы или запроса.

С другой стороны, они также могут быть довольно сложными, с несколькими аргументами, ссылками на поля и даже другими функциями, вложенными в другую функцию.

Давайте теперь посмотрим на некоторые примеры использования встроенных функций.

Функции даты и времени

Давайте теперь поймем функции даты и времени –

Функция Date () предназначена для возврата текущей системной даты. Эта функция не требует никаких аргументов функции или дополнительной информации. Все, что вам нужно сделать, это написать имя функции, а также открыть и закрыть скобки.
Есть две очень похожие встроенные функции Time () и Now ().
Функция Time () возвращает только текущее системное время, а функция Now () возвращает как текущую системную дату, так и время.
В зависимости от данных, которые вы хотите отслеживать, или хранить, или запрашивать, у вас есть три встроенные, простые в использовании функции, которые помогут с этой задачей.

Функция Date () предназначена для возврата текущей системной даты. Эта функция не требует никаких аргументов функции или дополнительной информации. Все, что вам нужно сделать, это написать имя функции, а также открыть и закрыть скобки.

Есть две очень похожие встроенные функции Time () и Now ().

Функция Time () возвращает только текущее системное время, а функция Now () возвращает как текущую системную дату, так и время.

В зависимости от данных, которые вы хотите отслеживать, или хранить, или запрашивать, у вас есть три встроенные, простые в использовании функции, которые помогут с этой задачей.

Теперь давайте откроем вашу базу данных и создадим новый запрос, используя дизайн запроса, и добавим tblProjects и tblTasks.

Добавьте ProjectName из tblProjects и TaskTitle, StartDate и DueDate из tblTasks и выполните свой запрос.

Теперь вы можете увидеть все различные задачи из всех проектов. Если вы хотите просмотреть задачи проекта, которые выполняются по состоянию на сегодняшнюю дату, то мы должны указать критерий, используя функцию Date () для просмотра проектов, которые начинаются в или после сегодняшней даты.

Давайте теперь укажем критерии под StartDate.

Критерий начинается с оператора, большего, чем символ , за которым следует символ равенства, а затем функция даты .

Когда мы запустим этот запрос, все задачи будут выполнены в текущую дату или в будущем, как показано на следующем снимке экрана.

Это был пример того, как вы можете использовать функцию Date () в качестве критерия запроса.

Давайте теперь скажем, что этот запрос должен быть более гибким с точки зрения дат, которые он запрашивает, начиная с этой недели.
У нас есть несколько разных задач, которые начались на этой неделе, и которые не отображаются в этом списке из-за наших критериев. Он смотрит на даты начала, которые равны сегодня или выше.

Давайте теперь скажем, что этот запрос должен быть более гибким с точки зрения дат, которые он запрашивает, начиная с этой недели.

У нас есть несколько разных задач, которые начались на этой неделе, и которые не отображаются в этом списке из-за наших критериев. Он смотрит на даты начала, которые равны сегодня или выше.

Если мы хотим просмотреть задачи, которые начались на этой неделе, которые еще не выполнены или должны быть выполнены сегодня, вернемся к представлению «Дизайн».

Здесь мы добавим дополнительную информацию к этим критериям. На самом деле, мы хотим, чтобы оно было больше или равно сегодняшней дате минус семь дней.

Если мы введем минус семь и запустим запрос, вы сможете увидеть задачи, которые начались на этой неделе.

Функция DateDiff ()

Функция DateDiff () – еще одна очень популярная функция даты / времени. Функция DateDiff возвращает Variant (long), указывающий количество временных интервалов между двумя указанными датами. Другими словами, он вычисляет разницу между двумя датами, и вы выбираете интервал, по которому функция рассчитывает эту разницу.

Давайте теперь скажем, что мы хотим рассчитать возраст наших авторов. Для этого нам сначала нужно создать новый запрос и добавить таблицу авторов, а затем добавить поля FirstName, LastName и BirthDay.

Мы можем рассчитать возраст людей, вычислив разницу между их датой рождения или днем рождения и какой бы ни была сегодняшняя дата.

Давайте попробуем использовать функцию DateDiff в новом поле.

Давайте назовем его Age, затем двоеточие, а затем напишем DateDiff Function.

Первым аргументом функции для функции DateDiff является интервал, поэтому введите «гггг».
Следующий аргумент функции – это первая дата, по которой мы хотим вычислить, которая в этом случае будет полем дня рождения.
Третий аргумент функции – какая бы ни была сегодняшняя дата.

Теперь запустите ваш запрос, и вы увидите новое поле, в котором указан возраст каждого автора.

Функция Format ()

Функция Format () возвращает строку, содержащую выражение, отформатированное в соответствии с инструкциями, содержащимися в выражении формата. Вот список пользовательских форматов, которые можно использовать в функции Format ().

настройка	Описание
гггг	Год
Q	четверть
м	Месяц
Y	День года
d	День
вес	будний день
WW	Неделю
час	Час
N	минут
s	второй

Давайте теперь вернемся к вашему запросу и добавим в него дополнительные поля с помощью функции Format ().

Введите функцию форматирования. Первым аргументом функции будет выражение, которое может быть почти любым. Давайте теперь будем иметь поле дня рождения первым, а следующее – написать наш формат. В этом случае нам нужен месяц, месяц, день, день. Напишите «mmdd» в кавычках, а затем выполните запрос.

Теперь он берет дату из поля дня рождения, 4 – месяц, а 17 – день.

Давайте добавим «mmm» и «mmmm» вместо «mmdd» в следующих полях, как на следующем скриншоте.

Запустите ваш запрос, и вы увидите результаты, как на следующем скриншоте.

В следующем поле возвращаются первые 3 символа из названия месяца для этого дня рождения, а в последнем поле вы получите полное название месяца.

Чтобы увидеть месяц, за которым следует год от дня рождения, давайте добавим «гггг», а также показано на следующем скриншоте.

Позвольте нам снова запустить ваш запрос.

Теперь вы увидите месяц с запятой, а затем год.

IIf () Функция

Функция IIf () является аббревиатурой от «Immediate If», и эта функция оценивает выражение как true или false и возвращает значение для каждого. Имеет до трех аргументов функции, все из которых являются обязательными.

Первый аргумент – это любое выражение, которое вы хотите оценить.
Следующий аргумент обозначает истинную часть, которая может быть значением или выражением, возвращаемым, если ваше первое выражение истинно.
Последний аргумент – это то, что вы хотите вернуть, если ваше выражение ложно.

пример

Давайте возьмем простой пример. Мы создадим новый запрос, используя дизайн запроса, добавим таблицу tblAuthors, а затем добавим следующие поля.

Теперь вы можете видеть, что у нас есть три поля – FirstName, MiddleInitial, LastName, а затем это объединенное поле, которое объединяет все три поля. Давайте запустим ваш запрос, чтобы увидеть результат этого запроса.

Теперь вы можете увидеть результат запроса, но вы также заметите, что некоторые записи не имеют среднего начального значения. Например, запись Джойса Дайера не имеет средней инициалы, но в поле FullName вы увидите период, который действительно не должен быть там. Итак, вернитесь к представлению «Дизайн». Здесь мы сцепим имя другим способом, используя функцию IIf.

Давайте напишем имя в другом поле и назовем его FullName1, а затем наберем функцию IIf.

Первым аргументом функции для Immediate If будет ваше выражение. В выражении мы увидим, является ли среднее начальное поле пустым или нулевым.
Следующий аргумент – это истинная часть. Итак, если средний инициал равен нулю, мы бы хотели отобразить FirstName и LastName.
Теперь для нашей ложной части – если MiddleInitial не равно NULL, то мы бы хотели отобразить FirstName, MiddleInitial и LastName.

Первым аргументом функции для Immediate If будет ваше выражение. В выражении мы увидим, является ли среднее начальное поле пустым или нулевым.

Следующий аргумент – это истинная часть. Итак, если средний инициал равен нулю, мы бы хотели отобразить FirstName и LastName.

Теперь для нашей ложной части – если MiddleInitial не равно NULL, то мы бы хотели отобразить FirstName, MiddleInitial и LastName.

Теперь давайте запустим ваш запрос, и вы увидите результаты, как на следующем скриншоте.

В этой главе мы рассмотрим основы макросов в Access. Макрос – это инструмент, который позволяет автоматизировать задачи и добавлять функциональность к формам, отчетам и элементам управления.

Макросы в Access работают несколько иначе, чем макросы в Word или Excel, где вы по сути записываете последовательность нажатий клавиш и воспроизводите их позже.
Макросы Access создаются из набора предопределенных действий, позволяя автоматизировать общие задачи и добавлять функциональные возможности к элементам управления или объектам.
Макросы могут быть автономными объектами, которые можно просматривать на панели навигации, или встроенными непосредственно в форму или отчет. После того как вы создали объекты базы данных, такие как таблицы, формы и отчеты, макросы могут предоставить быстрый и простой способ связать все эти объекты вместе, чтобы создать простое приложение базы данных, которое каждый может использовать или даже изменять, с относительно небольшим обучением.
Макросы предоставляют способ запуска команд без необходимости писать или даже знать код VBA, и вы можете многого достичь только с помощью макросов.

Макросы в Access работают несколько иначе, чем макросы в Word или Excel, где вы по сути записываете последовательность нажатий клавиш и воспроизводите их позже.

Макросы Access создаются из набора предопределенных действий, позволяя автоматизировать общие задачи и добавлять функциональные возможности к элементам управления или объектам.

Макросы могут быть автономными объектами, которые можно просматривать на панели навигации, или встроенными непосредственно в форму или отчет. После того как вы создали объекты базы данных, такие как таблицы, формы и отчеты, макросы могут предоставить быстрый и простой способ связать все эти объекты вместе, чтобы создать простое приложение базы данных, которое каждый может использовать или даже изменять, с относительно небольшим обучением.

Макросы предоставляют способ запуска команд без необходимости писать или даже знать код VBA, и вы можете многого достичь только с помощью макросов.

Создание макроса

Давайте начнем с создания очень простого макроса, который открывает форму при нажатии кнопки команды. Для этого нам нужно открыть вашу базу данных и форму frmEmployeeData, в которой мы создали две вкладки.

В этой форме мы можем добавить кнопку, позволяющую пользователям открывать всю информацию о работе.

Теперь перейдем к представлению «Дизайн» этой формы и кнопке «Добавить» в меню «Элементы управления». Когда вы отпустите кнопку мыши, вы увидите диалоговое окно Command Button Wizard.

Существует несколько способов создания этого действия макроса, но самый простой способ – просто использовать мастер кнопок команд.

Для обычных действий, таких как открытие формы, выберите «Операции с формой» в списке «Категории», затем выберите «Открыть форму» в списке «Действия» и нажмите «Далее», как показано на снимке экрана выше.

Вы должны указать, какую форму вы хотите открыть с помощью кнопки. А пока давайте выберем frmJobs и нажмите « Далее» .

На этом экране у нас есть два варианта: мы можем открыть форму и отобразить очень конкретную запись , или мы можем открыть форму и показать все записи . Давайте выберем второй вариант и нажмите Далее, как на скриншоте выше.

Мы могли бы заставить командную кнопку отображать картинку, или вы можете выбрать Показать текст. Здесь мы хотим, чтобы текст View Jobs отображался, и теперь нажмите Next.

Теперь вы можете дать значимое имя вашей командной кнопке, как на скриншоте выше. Это может быть использовано в других кодах или других макросах. Давайте назовем это cmdViewJobs и нажмите Finish .

Теперь перейдите к представлению формы.

Теперь вы увидите кнопку «Просмотр вакансий» в вашей форме. Давайте нажмем на это.

Теперь у вас есть открытая форма, но вы не будете просматривать какую-либо информацию. Вернемся к представлению «Дизайн» формы frmEmployeeData. Убедитесь, что выбрана командная кнопка, и щелкните вкладку «Событие» в окне свойств.

При нажатии вы увидите встроенный макрос, созданный мастером. Если вы хотите изменить этот макрос, нажмите кнопку…, чтобы открыть макрос, созданный мастером.

Это конструктор макросов, а справа вы увидите каталог действий. Здесь все ваши действия будут жить в папках. У вас есть опции ввода данных, импорт / экспорт данных и т. Д., А слева в основной области у вас есть другой макрос. Он содержит только одно действие, и, нажав на это одно действие, вы можете просмотреть другие свойства для этого конкретного действия.

Вы увидите имя формы и можете нажать на стрелку раскрывающегося списка, чтобы просмотреть формы, доступные в вашей базе данных. Вы можете изменить способ просмотра этой формы, вы можете открыть ее для просмотра формы, дизайна, предварительного просмотра. Вы можете применить имя фильтра или условие Где. Здесь мы хотим изменить режим данных, потому что frmJobs установлен в режим добавления, который позволяет только добавлять новые записи. Мы можем переопределить это здесь в этом макросе, изменив его на режим редактирования.

Теперь сохраните свой макрос, а затем закройте конструктор макросов и вернитесь в представление формы.

Давайте снова кликнем на View Jobs.

Теперь вы можете видеть, что он открывает вашу форму frmJobs и позволяет вам просматривать все доступные вакансии в нашей базе данных.

В этой главе мы поговорим об импорте данных в Access и о том, какие типы данных вы можете импортировать с помощью Access. Обычно данные хранятся в различных форматах, файлах и местах, что затрудняет их получение и использование. Если у вас есть данные в электронной таблице, списке SharePoint или в каком-либо другом формате, вы можете импортировать их в базу данных Access всего за несколько шагов, что делает их гораздо более доступными в Access.

Команда Сохранить как обычно используется для сохранения документа в другом формате, чтобы вы могли открыть его в другой программе.
В Access вы не можете использовать команду «Сохранить как» таким же образом, вы можете сохранить объекты Access как другие объекты Access, но вы не можете сохранить базу данных Access в виде файла электронной таблицы.
Чтобы сохранить Access в виде файла электронной таблицы, вам потребуется использовать функцию импорта на вкладке «Внешние данные».

Команда Сохранить как обычно используется для сохранения документа в другом формате, чтобы вы могли открыть его в другой программе.

В Access вы не можете использовать команду «Сохранить как» таким же образом, вы можете сохранить объекты Access как другие объекты Access, но вы не можете сохранить базу данных Access в виде файла электронной таблицы.

Чтобы сохранить Access в виде файла электронной таблицы, вам потребуется использовать функцию импорта на вкладке «Внешние данные».

Различные типы доступа к данным могут импортировать

Чтобы понять, какие данные вы можете импортировать в данные Access, давайте откроем вашу базу данных и перейдем на вкладку «Внешние данные».

В группе импорта и ссылок вы можете увидеть различные виды параметров, доступных для импорта данных в Access. Ниже приведены наиболее часто используемые форматы импорта данных.

Microsoft Office Excel
Microsoft Office Access
Базы данных ODBC (например, SQL Server)
Текстовые файлы (с разделителями или фиксированной ширины)
XML-файлы

пример

Давайте рассмотрим простой пример импорта данных из файла Excel. Вот данные в файле Access.

Чтобы импортировать данные в Access, сначала нужно открыть базу данных Access, а затем перейти на вкладку «Внешние данные», как показано на следующем снимке экрана.

В группе Импорт и ссылка вы увидите опцию Excel. Давайте нажмем на эту опцию.

Просмотрите файл Excel, из которого вы хотите импортировать данные, и тогда у нас есть различные варианты для хранения данных. Давайте выберем первый вариант и нажмите Ok.

Здесь вы увидите предварительный просмотр ваших данных. Теперь нажмите Next.

Теперь в предварительном просмотре видно, что первая строка содержит заголовки столбцов. Давайте теперь установим флажок и нажмите Далее.

Теперь вы увидите диалоговое окно, в котором вы можете установить тип данных для каждого столбца / поля. Если вы не хотите импортировать какое-либо поле, просто установите флажок «Не импортировать поле». Как только вы закончите с полем FirstName, просто нажмите на поле MiddleInitial.

Давайте теперь пройдемся по всем полям и затем нажмите Далее.

Вот различные варианты первичного ключа. Давайте выберем первый вариант и нажмите «Далее».

В последнем диалоговом окне вы можете ввести имя таблицы по вашему выбору и нажать кнопку «Готово».

Если вы хотите сохранить все эти шаги, установите флажок и закройте диалоговое окно.

Давайте теперь перейдем к панели навигации. Вы увидите, что новая таблица добавлена здесь, и когда вы откроете новую добавленную таблицу, вы увидите все свои данные в Access.

пример

Давайте теперь посмотрим на другой пример импорта данных из базы данных Access. Давайте снова перейдем на вкладку «Внешний».

В группе «Импорт и связь» нажмите «Доступ».

Просмотрите базу данных Access, из которой вы хотите импортировать данные, а затем выберите первую опцию, которая говорит Импорт таблиц, запросов, форм и т. Д. Теперь нажмите кнопку ОК.

В приведенном выше диалоговом окне вы можете увидеть различные вкладки для таблиц, запросов, форм и т. Д., Из которых вы можете выбрать, какой тип данных вы хотите импортировать.

Давайте перейдем на вкладку Отчеты и выберите любой отчет, который вы хотите импортировать; Вы также можете выбрать все данные, нажав на кнопку Выбрать все . Давайте выберем Проекты и нажмите ОК .

Теперь закройте диалоговое окно. В области навигации вы увидите, что добавлен новый отчет. Давайте откроем этот отчет, и вы увидите все данные в этом отчете.

В этой главе мы поймем, как экспортировать данные из Access. Экспорт данных фактически противоположен импорту данных. При импорте данных мы переносим данные из других форматов в Access, а при экспорте мы сохраняем данные в других форматах.

Чтобы понять, какие данные вы можете экспортировать из данных Access, позвольте нам открыть вашу базу данных и перейти на вкладку «Внешние данные».

В группе «Экспорт» вы можете увидеть различные варианты экспорта данных из Access. Ниже приведены наиболее часто используемые форматы экспорта данных –

Microsoft Office Excel
Microsoft Office Access
Базы данных ODBC (например, SQL Server)
Текстовые файлы (с разделителями или фиксированной ширины)
XML-файлы

пример

Давайте посмотрим на простой пример экспорта данных из Access. Откройте базу данных, из которой вы хотите экспортировать данные. В области навигации выберите объект, из которого вы хотите экспортировать данные.

Вы можете экспортировать данные из объектов таблицы, запроса, формы, отчета и т. Д. Давайте выберем объекты qryAllProject, а затем перейдем на вкладку Внешние данные.

На вкладке «Внешние данные» выберите тип данных, в которые вы хотите экспортировать данные. Например, чтобы экспортировать данные в формате, который может быть открыт в Microsoft Excel, щелкните Excel.

Access запускает мастер экспорта. В мастере вы можете установить такую информацию, как имя и формат файла назначения, включать ли форматирование и макет, какие записи экспортировать. Как только вы закончите с необходимой информацией, нажмите Ok.

На этом экране мастера Access обычно спрашивает вас, хотите ли вы сохранить детали операции экспорта. Если вы считаете, что вам нужно будет выполнять одну и ту же операцию периодически, установите флажок Сохранить шаги экспорта и закройте диалоговое окно.

Откроется следующий файл Excel.

Предположим теперь, что вы хотите экспортировать данные в текстовый файл. На вкладке «Внешние данные» нажмите «Текстовый файл».

Укажите параметры экспорта и нажмите «ОК». Вы увидите диалоговое окно Encode, в которое мы хотим экспортировать данные в кодировке по умолчанию.

Выберите первый вариант и нажмите Ok.

Теперь вы увидите, что текстовый файл открыт.

Точно так же вы можете изучить и другие варианты. Поэтому настоятельно рекомендуется поиграть с другими функциями импорта и экспорта.

Как пользоваться программой access

Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Приложение пакета Microsoft Office — Access — служит для работы с базами данных

Создание новой базы данных

Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.

Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы, пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса. Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки [] и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм, пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

Отчёт — будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
Пустой отчёт — не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
Мастер отчётов — поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Базы данных Access на компьютере помогут вам хранить и отслеживать практически с любого типа данных, например запасов, контакты или бизнес-процессов. Давайте подробное описание пути, которые можно использовать для создания базы данных Access, добавьте в нее данные и затем изучить следующие шаги по направлению к настройке и использованию новой базы данных.

Выбор шаблона

Шаблоны Access содержат встроенные таблицы, запросы, формы и отчеты, готовые к работе. Доступные шаблоны — первое, что вы видите при запуске Access, а дополнительные варианты можно загрузить из Интернета.

В Access на вкладке Файл выберите команду Создать.

Выбор шаблона базы данных рабочего стола и введите имя в поле Имя файла . базы данных (Если вы не видите шаблона, который будет работать для вас , использовать Поиск шаблонов в Интернете поле.)

Можно использовать расположение по умолчанию, указанное под полем Имя файла, или выбрать другое, щелкнув значок папки.

Нажмите кнопку Создать.

В зависимости от выбранного шаблона, до начала работы вам, возможно, нужно будет выполнить какие-либо из перечисленных ниже действий.

Если Access отображает диалоговое окно Вход с пустым списком пользователей:

Нажмите кнопку нового пользователя.

Заполните форму Сведения о пользователе.

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Выберите только что имя пользователя введены и нажмите кнопку входа.

Если Access отображает сообщение Предупреждение системы безопасности в панели сообщений, а также шаблон из надежного источника, нажмите кнопку Включить содержимое. Если база данных требует входа в систему, войдите в систему.

Создание базы данных с нуля

Если ни один из шаблонов вам не подходит, вы можете начать с пустой базы данных на компьютере.

В Access выберите команду Создать, а затем — пункт Пустая база данных рабочего стола.

Введите имя базы данных в поле Имя файла.

Нажмите кнопку Создать.

Добавление таблиц

В базе данных данные сохраняются в несколько связанных таблиц. Чтобы создать таблицу:

При открытии базы данных в первый раз, вы увидите пустой таблицы в режиме таблицы, где можно добавить данные. Чтобы добавить другую таблицу, перейдите на вкладку Создать > Таблица. Можно начать вводить данные в пустое поле (ячейка) или Вставка данных из другого источника, например книгу Excel.

Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.

Совет: Рекомендуется выбирать значимые имена, чтобы определять назначение полей, не изучая их содержимое.

Нажмите Файл > Сохранить.

Чтобы добавить другие поля, начните вводить текст в столбце Щелкните для добавления.

Чтобы переместить столбец, выделите его, щелкнув заголовок, и перетащите в нужное место. Вы можете проделать эту операцию и с несколькими смежными столбцами.

Копирование и вставка данных

Вы можете скопировать данные из другой программы, например Excel или Word, и вставить их в таблицу Access. Лучше всего, если они организованы в столбцы. Если данные находятся в текстовом редакторе, например Word, перед копированием разделите столбцы данных с помощью табуляции или преобразуйте данные в таблицу.

Если данные нужно изменить, например разделить полные имена на имена и фамилии, сделайте это в исходной программе.

Откройте источник и скопируйте данные (CTRL+C).

Откройте таблицу Access, в которую вы хотите добавить данные, в режиме таблицы и вставьте данные (CTRL+V).

Дважды щелкните заголовок каждого из столбцов и укажите значимые имена.

Выберите файл > Сохранить и присвойте имя новой таблицы.

Примечание: В зависимости от того, какие данные вы вставляете в первой строке столбца, Access присваивает каждому полю тип данных. Следите за тем, чтобы данные в остальных строках относились к тому же типу.

Импорт или связывание данных

Вы можете импортировать данные из других источников или можно связать данные из Access без перемещения информацию из которой он хранится. Связывание может быть хорошим вариантом при наличии нескольких пользователей, обновление данных и вы хотите убедиться, что вы видите последнюю версию, или если вы хотите сохранить дисковое пространство. Вы можете ли вы хотите связать с или импортировать данные для большинства форматов. Импорт или связывание с данными из другой базы данных Access более подробные сведения.

Процесс немного различается в зависимости от источника данных, но всегда начинается с описанной ниже процедуры.

На Внешних данных нажмите кнопку Формат данных, вы будете импорта или связывания с. Если вы не видите необходимый формат, нажмите кнопку Дополнительные .

Примечание: Если его все равно нет, возможно, вам понадобится сначала экспортировать данные в формат файла, поддерживаемый Access (например, в текстовый файл с разделителями).

Следуйте инструкциям в статье диалоговое окно « Внешние данные ».

При связывании некоторые форматы доступны только для чтения. Ниже перечислены внешние источники, данные которых можно импортировать или связывать.

Microsoft Access — это программа для создания баз данных, которая позволяет с легкостью управлять и редактировать базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для ввода и хранения данных, поскольку пользователю не нужно иметь дело с таблицами и графиками. Приступайте к чтению, чтобы научиться использовать Microsoft Access максимально эффективно.

Работа в Microsoft Access — презентация онлайн

Похожие презентации:

Общие сведения о Microsoft Access

Создание базы данных в MicroSoft Access 2007

Общая характеристика СУБД Access

СУБД. Microsoft Access

Основы работы с СУБД MS Access: ввод и редактирование данных

Система управления базами данных Access. Лекция 1

Создание базы данных при помощи конструктора и мастера

СУБД. Microsoft Access

Создание таблиц в MS Access. (Тема 4)

Базы данных и системы управления базами данных

1. Общие сведения о Microsoft Access

2. позволяет хранить большие массивы данных , обрабатывать их, автоматизировать часто выполняемые операции , разрабатывать удобные

Система управления базами
данных Microsoft Access
позволяет хранить большие массивы
данных , обрабатывать их,
автоматизировать часто
выполняемые операции ,
разрабатывать удобные формы ввода
и просмотра данных, составлять
сложные отчеты

3.

База данных Access содержит Объекты четырех типов:Структура базы данных
База данных Access содержит
Объекты четырех типов:
Таблицы
Запросы
Формы
Отчеты
Что бы начать работать в Microsoft
Access выполните следующие действия:
1. Нажмите на кнопку Office
выберите пункт создать
2. Нажмите на кнопку Новая база данных
«Начало работы с Microsoft Access»
3. Укажите имя файла
на странице
и нажмите на кнопку создать
Таблицы
Таблицы служат для хранения данных,
рассортированных по рядам и столбцам
Таблица-совокупность записей. Столбцы в
таблице называются полями, а строки записями
Способы создания
таблицы
С
помощью
мастера
В
режиме
конструктора
Посредством
ввода данных
и определения
полей в режиме
таблицы
Поля
Поле-значение определенного атрибута данного объекта
(например фамилия пациента , год рождения, диагноз),
дата поступления
Параметры поля
Имя полясодержит до 64
символов(буквы
цифры пробелы
Тип данных
служит для ограничения
сведений, которые
можно ввести в поле,
и их описания (например
назначение для поля
числового типа
предотвращает
ошибочный ввод текста
Свойства поляявляется
атрибутом поля,
отвечающим за
отображение
данных и их ввод
пользователем
Содержание
поля
(собственно
данные)
Ключ таблицы
Ключ таблицы представляет собой одно , или несколько полей ,
однозначно идентифицирующих записи в таблицах.

В таблице
не может быть записей с одинаковыми значениями ключей.
Примером часто используемого
ключа является табельный
номер сотрудника, т.к. каждому
сотруднику присваивается
уникальный номер.
Ключ записи служит нескольким целям.
Если сортировка таблицы не задана,
записи упорядочиваются по значению
ключа. Кроме того , ключи используются
при определении взаимосвязи таблиц, с
помощью
которой
устанавливается
соответствие между записями двух
таблиц , состоящих из нескольких полей.

9. Создание таблицы в режиме конструктора

Для создания таблицы выполните следующие
действия:
• На вкладке Создание нажмите на кнопку
таблица
• Щелкните на вашей таблице правой
кнопкой мыши и выберите пункт
Конструктор
• Укажите имя таблицы и нажмите на кнопку
OK
• Укажите имя поля и тип данных ,который
будет
соответствовать
этому
полю
(например текстовый , числовой , дата/
время , логический)
• Щелкните правой кнопкой мыши на том
поле, которое вы хотите сделать ключевым
и поставьте ключ
• Закройте вашу таблицу и нажмите
сохранить
Формы
Служат для ввода и просмотра
данных.

В
них
представлены
визуальные подсказки, упрощающие
работу с данными

12. Создание формы с помощью мастера

• Щелкните на вкладку Создание выберите
кнопку Другие формы ,затем Мастер
форм
• Выберите таблицу или запрос для которой
построите форму
• С помощью стрелочки
добавьте поля
для будущий формы и нажмите на кнопку
Далее
• Выберите внешний вид формы (например в
один столбец и нажмите на кнопку Далее
• Выберите стиль формы и нажмите на
кнопку Далее
• Задайте имя формы и нажмите на кнопку
Готово
Запросы
Служат для извлечения и обработки
данных.С их помощью можно
объединять данные из разных таблиц

15. Создание запроса с помощью конструктора

• На вкладке создание выберите пункт
Конструктор запросов
• Добавьте таблицы , которые послужат
источником для запроса
• Закройте окно добавления таблицы
• Удерживая левую кнопку мыши перетащите
поле из вашей таблицы в Поле будущего
запроса
Отчеты
Служат для подведения
итогов и печати данных

17.

Создание отчета с помощью мастера• на вкладке Создание нажмите на кнопку
Мастер отчетов
• Выберите таблицу или запрос, для которой
вы хотите построить отчет
• С помощью стрелочки
добавьте поля ,
которые будет содержать отчет и нажмите
на кнопку Далее
• Вы можете добавить уровни группировки(если
нет в этом необходимости, пропустите этот пункт)
и нажмите на кнопку Далее
• Задайте порядок сортировки (если нет в этом
необходимости, пропустите этот пункт) и
нажмите на кнопку Далее
• Выберите вид макета (например в столбец или
табличный) и нажмите на кнопку Готово

19. Автор: Парфенова Н.В.

Используемая литература:
Т.И. Немцова , Ю.В. Назарова Практикум по
информатике

English Русский Правила

Microsoft Access. Работа с таблицами из VBA

Работа с таблицами в Microsoft Access может осуществляться как мастерами, так и через язык программирование. В этой части книги рассказывается об этом способе разработки.

Вы научитесь создавать таблицу, проверять ее наличие в базе данных, создавать поля и изменять их свойства средствами VBA.

Наверное, Вы уже научились создавать таблицу с помощью мастера, этот способ указан слева. Теперь давайте попробуем создать ее программным способом. Иногда этот способ становится более предпочтительным, чем стандартный. В качестве переменной создаваемой таблицы будем использовать имя StrTable = «Калькулятор»

На этом снимке экрана показан интерфейс Microsoft Access 2016 для создания таблиц. Для этого в панели меню находится кнопка Конструктор таблиц

Public Function funCreateTable(strTable As String) As Boolean

Dim dbs As Database, tdf As TableDef

On Error GoTo 999 ‘Назначаем переход по ошибке

funCreateTable = False ‘Возвращаем результат при ошибке

If funVerifyTable(strTable) = False Then ‘Проверяем таблицу

dbs = appAccess. CurrentDb ‘Находим базу данных

tdf = dbs.CreateTableDef(strTable) ‘Создаем таблицу

tdf.Fields.Append tdf.CreateField(«Пункт», dbLong) ‘Создаем 1 поле

dbs.TableDefs.Append tdf ‘Добавляем таблицу

funCreateFields strTable ‘<3> Создаем поля

funCreateTable = True ‘Возвращаем результат

End If

Exit Function

999:

MsgBox(Err.Description, vbCritical, «Создание таблицы») ‘Сообщаем красиво об ошибке

Err.Clear() ‘Очищаем поток от ошибок

End Function

Проверка таблицы

Очень часто при работе с базой данных Вам надо проверить наличие в базе данных объекта. На данном примере указан способ проверки таблицы в базе данных.

Если объекта нет, то случается ошибка и программа очищает поток от ошибок, возвращая значение False.

На этом снимке экрана в Access 2016 отображается таблица Калькулятор. Помните, что системные и другие таблицы в разных базах данных могут быть скрыты от просмотра.

Public Function funVerifyTable(strTable As String) As Boolean

Dim tdf As TableDef

On Error GoTo 999 ‘Назначаем переход по ошибке

funVerifyTable = False ‘Возвращаем результат при ошибке

tdf = appAccess.CurrentDb.TableDefs(strTable) ‘Находим объект

If (tdf Is Nothing) = False Then funVerifyTable = True ‘Проверяем объект

tdf = Nothing ‘Уничтожаем переменную

Exit Function ‘Выходим из программы

999:

Err.Clear() ‘Очищаем поток от ошибок

End Function

Создание полей таблицы

Создание полей с помощью программы является важным элементом программирования баз данных.

Так как в складском и бухгалтерском учете очень сложно учесть все поля таблиц из-за часто меняющихся требований к учету, естественно Вы должны предусмотреть в своих программах изменение базы данных различных версий по шаблону (метод называется репликацией). В данном примере в таблицу «Калькулятор», переменная strTable, добавляются два новых поля Выражение иИтог, а также изменяются свойства поля Пункт

На этом снимке экрана таблица Калькулятор в Access 2016 находится в режиме проектирования полей. Мы видим три поля, тип данных и описание.

Public Function funCreateFields(strTable As String) As Boolean

Dim dbs As Database, tdf As TableDef, fld As Field

On Error GoTo 999 ‘Назначаем переход по ошибке

funCreateFields = False ‘Возвращаем результат при ошибке

dbs = appAccess.CurrentDb ‘Определяем базу данных

tdf = dbs.TableDefs(strTable) ‘Находим таблицу

With tdf ‘Выбираем таблицу для изменения

.Fields.Append.CreateField(«Выражение», dbText, 75) ‘Создаем поле Выражение

. Fields.Append.CreateField(«Итог», dbDouble) ‘Создаем поле Итог

End With

fld = tdf.Fields(«Пункт») ‘Изменяем свойства поля «Пункт»

funChangeProperty(fld, «Description», dbText, «Номер выражения в калькуляторе») ‘Изменяем описание

funChangeProperty(fld, «Format», dbText, «Fixed») ‘Назначаем фиксированный формат

funChangeProperty(fld, «DecimalPlaced», dbByte, 0) ‘Отключаем десятичные знаки

fld = Nothing ‘Уничтожаем переменную поля

tdf = Nothing ‘Уничтожаем переменную таблицы

funCreateFields = True ‘Возвращаем результат

Exit Function ‘Выходим из программы

999:

MsgBox(Err.Description, vbCritical, «Создание таблицы») ‘Сообщаем об ошибке

Err.Clear() ‘Очищаем поток от ошибок

End Function

Изменение свойств таблицы

Когда Вы создаете поле программным методом, некоторые его свойства, например, Описание (Description) не создаются автоматически.

Вам необходимо научиться изменять свойства полей базы данных, а в случае необходимости добавлять их в базу данных.

На этом примере показано, как изменить значение свойства поля базы данных. В данной программе также предусмотрено, что если свойство отсутствует, то оно будет добавлено в базу данных.

У каждого поля кроме его имени и типа данных есть дополнительные свойства. На этой форме в Access 2016 показано, что их можно увидеть в конструкторе таблицы

‘Параметры:

‘ fld — поле в таблице (Объект Field)

‘ strName — имя свойства (Description, Format …)

‘ varType — тип свойства (dbText, dbLong …)

‘ varValue — значение свойства

‘

Function funChangeProperty(fld As Field, strName As String, varType

As Variant, varValue As Variant) As Boolean

Dim prp As Object

On Error GoTo 999 ‘Назначаем переход по ошибке

funChangeProperty = False ‘Возвращаем результат при ошибке

fld. Properties(strName) = varValue ‘Присваиваем значение полю

funChangeProperty = True ‘Возвращаем результат

Exit Function ‘Выходим из программы

999:

If Err = 3270 Then ‘Свойство не найдено

prp = fld.CreateProperty(strName, varType, varValue) ‘Создаем свойство

fld.Properties.Append prp ‘Добавляем свойство

Err.Clear() ‘Очищаем поток от ошибки

Resume Next ‘Возвращаемся к следующему оператору

End If

Err.Clear() ‘Очищаем от незнакомой ошибки

End Function

Проверка знаний

Теперь Вы научились создавать таблицы и поля базы данных, а также изменять из свойства.

Ваш результат обучения Вы можете увидеть, нажав кнопку [Проверка N3] внизу экрана. Перед Вами отобразится база данных, в которой будет пустая таблица «Калькулятор». На следующем этапе программирования мы будем создавать запросы SQL, которые нужны для управления формой калькулятора. Итак для изучения следующей лекции нажмите кнопку Вперед>

ОГЛАВЛЕНИЕ

ССЫЛКИ ПО ТЕМЕ

Введение в проектирование
Определение переменных
Cоздание базы данных
Работа с таблицами
Работа с SQL запросами
Создание модуля
Создание формы
Создание макроса
Создание панели меню

Вся книга в интернете

Форум по Microsoft Access

Книга для чтения в формате RSS

Загрузить книгу в pdf формате

Загрузить исходники по теме (скоро …)

Подписка на новости по Email

Сообщество Microsoft Access в Google +

Заказ обучения или разработки программы

Автор: Виктор Leadersoft на 8:33

Отправить по электронной почте Написать об этом в блоге Опубликовать в Twitter Опубликовать в Facebook Поделиться в Pinterest

Ярлыки: 3. Обучение , Access , BookAccess , VBA

1. Интерфейс MS Access — Web

Установка связей между таблицами‎ > ‎

1. Интерфейс MS Access

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.

Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Пользовательский интерфейс MS Access 2003

Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.

После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».

При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».

При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb.

В главном окне появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных (формат Access 2000). В Access2003 для новых баз данных по умолчанию используется формат файла Access 2000, необходимый для обеспечения совместимости с базами данных предыдущих версий. Для того чтобы изменить формат файлов Access 2000, необходимо в меню главного окна выбрать команду «Сервис / Служебные программы / Преобразовать базу данных» и указать нужный формат.

Для изменения используемого по умолчанию формата файлов при создании новой базы данных необходимо выбрать команду Сервис / Параметры, активизировать вкладку «Другие» и в списке «Формат файла по умолчанию» выбрать из списка Access 2002—2003.

Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:

строка заголовка;

строка меню;

панель инструментов;

окно базы данных;

строка состояния.

1) В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access».

2) Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.

3) Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов.

4) Окно базы данных имеет:

строку заголовка;

панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица;

панель «Объекты»: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули

область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.

д.)

5) Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы.

Рассмотри более подробнее окно БД.

В строке заголовка окна базы данных отображается ее имя.

Команды панели инструментов окна БД:

Открыть – открытие выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме страницы;

Конструктор — открытие выделенного объекта в режиме конструктора;

Создать – создание объекта базы данных;

Удалить – Удаление выделенного объекта;

Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица – представление объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде.

Панель «Объекты»:

Таблица – двумерные таблицы, которые используется для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые состоят из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, студентах).

Запрос — средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям.

С помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию

Форма – средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации.

Отчет — средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.

Страницы — страницы доступа к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server.

Макрос — набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций.

Модуль — объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.

Область со списком возможных режимов создания объектов.

В этой области кроме списка режимов создания объектов отображаются созданные объекты (например, таблицы, формы и т.д.), которые можно просматривать или редактировать. Для этого необходимо выделить требуемый объект, например, таблицу и нажать кнопку «Открыть» или «Конструктор».

Нажатие кнопки “Открыть” активизирует режим таблицы, в котором можно просматривать и редактировать данные в выбранной таблице. Нажатие кнопки “Конструктор” открывает таблицу в режиме конструктора, предназначенном для просмотра и изменения структуры таблицы.

источник

Основные задачи для базы данных Access для настольных ПК

Базы данных для настольных компьютеров Access могут помочь вам хранить и отслеживать практически любую информацию, такую как инвентаризация, контакты или бизнес-процессы. Давайте рассмотрим пути, по которым вы можете создать настольную базу данных Access, добавить в нее данные, а затем узнать о следующих шагах по настройке и использованию вашей новой базы данных.

В этой статье

Выберите шаблон
Создать базу данных с нуля
Добавить таблицу
Скопируйте и вставьте данные
Импорт или ссылка на данные
org/ListItem»>
Организуйте данные с помощью Table Analyzer
Следующие шаги

Выберите шаблон

Шаблоны Access содержат встроенные таблицы, запросы, формы и отчеты, готовые к использованию. Выбор шаблонов — это первое, что вы заметите при запуске Access, и вы можете искать в Интернете дополнительные шаблоны.

В Access щелкните Файл > Новый .
Выберите шаблон базы данных для настольных компьютеров и введите имя для вашей базы данных под номером 9. 0045 Имя файла . (Если вы не видите подходящего шаблона , , используйте поле Поиск онлайн-шаблонов .)
Вы можете либо использовать расположение по умолчанию, которое Access показывает под полем Имя файла , либо щелкнуть значок папки, чтобы выбрать его.
Щелкните Создать .

В зависимости от шаблона для начала работы вам может потребоваться выполнить одно из следующих действий:

Если Access отображает диалоговое окно Login с пустым списком пользователей:
1. Нажмите Новый пользователь .
2. Заполните форму Сведения о пользователе .
3. Нажмите Сохранить и закрыть .
4. Выберите только что введенное имя пользователя и нажмите Войти .
Если Access отображает предупреждение системы безопасности на панели сообщений, и вы доверяете источнику шаблона, нажмите Включить содержимое . Если база данных требует входа в систему, войдите снова.

Дополнительные сведения см. в разделе Создание базы данных Access для настольных ПК из шаблона.

Создать базу данных с нуля

Если ни один из шаблонов не подходит вам, вы можете начать с пустой базы данных рабочего стола.

В Access щелкните Новый > Пустая база данных рабочего стола .
Введите имя базы данных в поле Имя файла .
Вы можете либо использовать расположение по умолчанию, которое Access показывает под полем Имя файла , либо щелкнуть значок папки, чтобы выбрать его.
Нажмите Создать .

Добавить таблицу

В базе данных ваша информация хранится в нескольких связанных таблицах. Для создания таблицы:

При первом открытии базы данных вы увидите пустую таблицу в режиме таблицы, в которую можно добавить данные. Чтобы добавить другую таблицу, щелкните вкладку Создать > Таблица . Вы можете либо начать вводить данные в пустое поле (ячейку), либо вставить данные из другого источника, например из книги Excel.
Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя.

Совет. Значимые имена помогают узнать, что содержит каждое поле, не видя его содержимого.

Щелкните Файл > Сохранить .

Чтобы добавить дополнительные поля, введите в столбце Щелкните, чтобы добавить .
Чтобы переместить столбец, выберите его, щелкнув заголовок столбца, а затем перетащите его в нужное место. Вы также можете выбрать смежные столбцы и перетащить их все в новое место.

Дополнительные сведения см. в разделе Знакомство с таблицами.

Скопируйте и вставьте данные

Вы можете копировать и вставлять данные из другой программы, например Excel или Word, в таблицу Access. Лучше всего это работает, если данные разделены на столбцы. Если данные находятся в текстовом редакторе, таком как Word, используйте теги для разделения столбцов или преобразуйте их в табличный формат перед копированием.

Если данные нуждаются в редактировании, например, в разделении полных имен на имена и фамилии, сначала сделайте это в исходной программе.
Откройте источник и скопируйте (Ctrl + C) данные.
org/ListItem»>
Откройте таблицу Access, в которую вы хотите добавить данные в режиме таблицы, и вставьте их (Ctrl + V).
Дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите значимое имя.
Щелкните Файл > Сохраните и дайте новой таблице имя.
Примечание. Access устанавливает тип данных каждого поля на основе информации, которую вы вставляете в первую строку каждого столбца, поэтому убедитесь, что информация в следующих строках соответствует первой строке.

Импорт или ссылка на данные

Вы можете либо импортировать данные из других источников, либо ссылаться на данные из Access, не перемещая информацию из того места, где она хранится. Связывание может быть хорошим вариантом, если у вас есть несколько пользователей, обновляющих данные, и вы хотите убедиться, что видите последнюю версию, или если вы хотите сэкономить место для хранения. Вы можете выбрать, хотите ли вы связать или импортировать данные для большинства форматов. Дополнительную информацию см. в разделе Импорт или ссылка на данные в другой базе данных Access.

Процесс немного отличается в зависимости от источника данных, но эти инструкции помогут вам начать работу:

На вкладке Внешние данные щелкните формат данных, из которого вы будете импортировать данные или на которые будете ссылаться. Если вы не видите нужный формат, нажмите Еще .

Примечание. Если вы по-прежнему не можете найти правильный формат, вам может потребоваться сначала экспортировать данные в формат файла, поддерживаемый Access (например, текстовый файл с разделителями).

Следуйте инструкциям в диалоговом окне Получить внешние данные .

При связывании некоторые форматы доступны только для чтения. Вот внешние источники, из которых вы можете импортировать данные или ссылки:

	Импорт	Ссылка
Microsoft Excel	Да	Да (только чтение)
Microsoft Access	Да	Да
Базы данных ODBC, такие как SQL Server	Да	Да
Текстовые файлы или файлы со значениями, разделенными запятыми (CSV)	Да	Да (добавлять только новые записи)
Список SharePoint	Да	Да
XML	Да
Службы данных		Да (только чтение)
HTML-документ	Да	Да
Папка Outlook	Да	Да

Дополнительные сведения см. в разделе Импорт или ссылка на данные в другой базе данных Access.

Организация данных с помощью Table Analyzer

Вы можете использовать мастер анализа таблиц для быстрого выявления избыточных данных. Затем мастер предоставляет простой способ организовать данные в отдельные таблицы. Access сохраняет исходную таблицу в качестве резервной копии.

Откройте базу данных Access, содержащую таблицу, которую вы хотите проанализировать.
Щелкните Инструменты базы данных > Анализ таблицы .
Первые две страницы мастера содержат краткое руководство с примерами. Если вы видите флажок Показать вводные страницы? , установите флажок, а затем дважды щелкните Назад , чтобы просмотреть введение. Если вы не хотите снова видеть вводные страницы, снимите флажок Показать вводные страницы?

Верх страницы

Следующие шаги

Остальная часть процесса проектирования зависит от того, что вы хотите сделать, но вы, вероятно, захотите рассмотреть возможность создания запросов, форм, отчетов и макросов. Эти статьи могут помочь:

Знакомство с таблицами
Введение в запросы
Создать форму доступа
org/ListItem»>
Введение в отчеты в Access
Защитите свои данные с помощью процессов резервного копирования и восстановления

Верх страницы

Как использовать Microsoft Access Business Productivity Tool

Microsoft Access — это популярное средство управления информацией, которое помогает хранить все виды информации для отчетов, анализа и справок. Microsoft Access позволяет более эффективно управлять данными и анализировать большие объемы информации. Для бизнеса использование Microsoft Excel может оказаться недостаточным. В этом руководстве мы обсудим, как работает Microsoft Access и его основные преимущества для бизнеса. Microsoft Access предоставляет вам одно из самых гибких и простых решений СУБД, доступных на рынке.

Людям, давно использующим учетную запись Майкрософт, нравится привычный интерфейс и внешний вид. В дополнение к этому люди также получают выгоду от интеграции с другими продуктами семейства Microsoft Office. Широкий набор мастеров снижает сложность различных административных задач. В дополнение к этому вы также можете использовать помощник Microsoft Office. Перед покупкой Microsoft Access необходимо убедиться, что ваша система соответствует стандартным требованиям Microsoft.

Как работает MS Access?

Стоит отметить, что Microsoft Access работает так же, как и другие базы данных. Он хранит связанную информацию вместе и позволяет создавать связи между разными вещами. В базе данных эти соединения называются отношениями. Отношения между двумя вещами в Microsoft Access могут быть простыми или сложными. Независимо от того, хотите ли вы установить связь между прогрессом вашей компании и финансовыми отчетами или контактным именем клиента с его адресом, у вас не возникнет никаких проблем.

В Microsoft Access данные хранятся в таблицах. Проще говоря, таблицы — это мини-таблицы, в которых хранится информация только одного типа. Таблица может содержать множество полей, которые аналогичны столбцам в электронной таблице. Каждое поле в таблице можно легко настроить, чтобы запретить или разрешить пользователям вводить некоторую информацию. Например, вы можете настроить поле так, чтобы оно принимало только даты. Точно так же можно настроить другое поле для приема числовых значений. Это обеспечивает большее удобство и простоту использования.

После правильной настройки полей, таблиц и взаимосвязей Microsoft Access можно создать несколько форм ввода данных, которые используют таблицы для хранения информации. Эти формы ввода данных также могут создавать отчеты с актуальными и полезными данными. Формы Microsoft Access очень забавны и просты в разработке. Вы можете использовать простой инструмент проектирования, чтобы создать исключительную базу данных и сделать свой бизнес более продуктивным и эффективным.

Для чего используется Microsoft Access?

Формы Microsoft Access — идеальный способ упростить ввод данных для всех типов пользователей. Связанные поля сгруппированы вместе и скрывают поля, не требующие внимания. Microsoft Access содержит мастер кнопок команд, который поможет вам создать несколько простых кнопок для форм ввода данных. Самое главное, вам не нужно иметь никаких технических знаний о Visual Basic или о том, как создавать макросы.

MS Access 2007 или MS Access 2010

Даже на современном рынке Access 2003 и Access 2000 широко используются бизнес-организациями. Таким образом, вам не нужно переходить на Access 2010 или Access 2007, чтобы воспользоваться преимуществами использования базы данных. В дополнение к этому, когда вы разрабатываете базу данных в Access XP, Access 2003 или Access 2000, вы можете легко перейти на Access 2010 или Access 2007, если вы решите купить лицензию на обновление.

OpenGate создал очень полезное сравнение различных версий Microsoft Access с 2000 по 2010 год. Чтобы повысить производительность и эффективность, вам нужно будет выбрать версию в соответствии с вашими конкретными потребностями, требованиями и бюджетом.

Ключевые преимущества MS Access

За последние несколько лет многие предприятия осознали важность использования Microsoft Access. Тем не менее, некоторые компании все еще задаются вопросом, как Microsoft Access повышает производительность и эффективность. В этом руководстве мы также обсудили некоторые из наиболее важных преимуществ использования Microsoft Access для повышения производительности вашего бизнеса.

Важно понимать, что Microsoft Access доступен в популярном пакете Microsoft Office Professional Suite. Таким образом, вашей компании не требуется дополнительное программное обеспечение для работы с базами данных. Компании достаточно приобрести пакет Microsoft Office Professional Suite, чтобы удовлетворить все потребности и требования.

Поскольку Microsoft является ведущей компанией-разработчиком программного обеспечения в мире, база данных Microsoft Access, вероятно, будет поддерживаться и быть доступной в течение многих лет. Таким образом, вашему бизнесу не нужно беспокоиться об использовании какой-либо другой программы. Стоит отметить, что Microsoft Access является одной из наиболее широко используемых и популярных программ для настольных баз данных в мире.

Поддержка базы данных чрезвычайно важна для большинства коммерческих организаций. Если вы один из них, Microsoft Access будет вашим лучшим выбором. У MS Access больше консультантов по разработке и поддержке, чем у любой другой популярной настольной системы баз данных. Стоит отметить, что Microsoft Access дешевле в обслуживании и внедрении, чем более крупные системы баз данных, такие как SQL Server или Oracle.

В дополнение к этому, цены на консультации по Microsoft Access также более доступны для консультантов по Access по сравнению с консультантами по SQL Server или Oracle. Даже сложные базы данных можно легко настроить и запустить с меньшими затратами времени и средств по сравнению с другими системами баз данных. Когда система базы данных проста, она предлагает лучшее преимущество в стоимости.

Преимущество использования Microsoft Access заключается в том, что он очень хорошо интегрируется с другими продуктами из семейства Microsoft Office, такими как Word, Outlook, Excel и другими. Другие производители, скорее всего, предоставят интерфейс для Microsoft Access, а не другие настольные системы баз данных. При правильном проектировании базы данных Microsoft Access могут быть перенесены на Oracle или SQL Server. Это чрезвычайно важно, когда вы хотите запустить небольшую или разработать пилотную систему базы данных и перейти на более крупные системы управления базами данных.

Важно понимать, что систему баз данных Microsoft Access можно легко разместить на веб-сайте для доступа к удаленным пользователям. Страница доступа к данным в Microsoft Access позволяет разрабатывать простые экраны. Полная функциональность и контроль могут быть реализованы с помощью программирования Active Server Page. Стоит отметить, что ваш бизнес по-прежнему будет пользоваться теми же одновременными ограничениями, которые упоминались ранее. Чтобы воспользоваться преимуществами Microsoft Access, вы даже можете провести ценное обучение своих сотрудников для достижения желаемых результатов.

Как установить Microsoft Access

Установка Microsoft Access — относительно простой процесс, который можно выполнить всего за несколько минут. Вот что вам нужно сделать:

Чтобы установить Microsoft Access в Windows, выполните следующие действия:

Загрузите установочный файл Microsoft Access с веб-сайта Microsoft.
Дважды щелкните загруженный файл, чтобы начать процесс установки.
Следуйте инструкциям для завершения установки.
После завершения установки запустите Microsoft Access из меню «Пуск».
Следуйте инструкциям, чтобы создать новую базу данных или открыть существующую.

Хотя MS Access изначально не поддерживается на платформе Mac, существует несколько способов запустить программу на устройстве Mac.

Одним из способов установки и использования Microsoft Access на Mac является использование программного обеспечения для виртуализации, такого как Parallels Desktop или VMware Fusion. Программное обеспечение для виртуализации создает на вашем Mac виртуальную среду, в которой можно запускать Windows и приложения на базе Windows. Чтобы использовать этот метод, вам необходимо приобрести и установить копию Windows, а также программное обеспечение для виртуализации.

Другой способ установить Microsoft Access на Mac — использовать CrossOver. CrossOver — это программа, позволяющая запускать программы Windows на Mac без лицензии Windows. CrossOver доступен как в бесплатной, так и в платной версии.

После того, как вы установили Microsoft Access на свой Mac, вы можете использовать его для создания баз данных и управления ими так же, как на ПК с Windows. Access — это мощное приложение для работы с базами данных, которое может помочь вам организовать и отслеживать большие объемы данных. С помощью Access вы можете легко создавать настраиваемые отчеты и формы, которые помогут вам принимать более обоснованные решения в отношении вашего бизнеса.

Загрузка Microsoft Access

Вы можете загрузить последнюю версию Access с веб-сайта Microsoft. Чтобы скачать Access, перейдите на сайт Microsoft и нажмите на кнопку «Скачать». Затем следуйте инструкциям на экране, чтобы завершить установку. После загрузки и установки Access вы сможете создавать базы данных и управлять ими.

Как использовать Microsoft Access Online

Если у вас есть подписка на Microsoft Office 365, вы можете использовать веб-приложение Microsoft Access для работы с базами данных с любого компьютера, подключенного к Интернету. Чтобы создать новую базу данных в ядре базы данных Microsoft Access онлайн, нажмите кнопку «Создать» на главном экране. Затем выберите «База данных» из списка вариантов.

Вам будет предложено ввести имя для вашей базы данных. Введите имя, отражающее назначение базы данных. Например, если вы создаете базу данных для отслеживания заказов клиентов, вы можете назвать ее «Заказы клиентов». После того, как вы ввели имя для своей базы данных, нажмите кнопку «Создать». Ваша новая база данных будет создана и открыта в веб-приложении Access.

Мы предлагаем полную гарантию трудоустройства и возврат денег, если вы не найдете работу в течение 6 месяцев после выпуска. Подготовьтесь к собеседованию с помощью интенсивных и всесторонних занятий по карьерному наставничеству в рамках нашей программы Full Stack Java Developer Program. Запишитесь СЕГОДНЯ!

Повышение квалификации для вашего будущего

Microsoft Access имеет множество приложений, включая разработку программного обеспечения. Если вы хотите улучшить свою существующую карьеру или начать новую, повышение квалификации в Интернете — отличный вариант. Несколько вариантов включают нашу магистерскую программу Full Stack Java Developer и учебный курс Caltech Coding Bootcamp. Что бы вы ни выбрали, у Simplilearn есть много вариантов для рассмотрения.

Зачем ждать?

Access: Работа с таблицами

Урок 5: Работа с таблицами

/en/access/managing-databases-and-objects/content/

Введение

Хотя в Access существует четыре типа объектов базы данных, таблицы , возможно, являются наиболее важными. Даже когда вы используете формы, запросы и отчеты, вы по-прежнему работаете с таблицами, потому что именно там хранятся все ваши данные . Таблицы лежат в основе любой базы данных, поэтому важно понимать, как их использовать.

В этом уроке вы узнаете, как открывать таблицы , создавать и редактировать записи и изменяют внешний вид вашей таблицы, чтобы упростить просмотр и работу с ней.

В этом руководстве мы будем использовать образец базы данных. Если вы хотите продолжить, вам необходимо загрузить нашу базу данных Access. Чтобы открыть пример, на вашем компьютере должен быть установлен Access.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о работе с таблицами в Access.

Основы таблиц

Чтобы открыть существующую таблицу:

Откройте базу данных и найдите панель навигации .
В области навигации найдите таблицу, которую хотите открыть.
Дважды щелкните нужную таблицу.
Таблица откроется и появится в виде вкладки на вкладках документов панели .

Понимание таблиц

Все таблицы состоят из горизонтальных строк и вертикальных столбцов с маленькими прямоугольниками, называемыми ячейки в местах пересечения строк и столбцов. В Access строки и столбцы называются записями и полями .

Поле — это способ организации информации по типу. Думайте о поле с именем как о вопросе, а о каждой ячейке в этом поле — как о ответе на этот вопрос. В нашем примере выбрано поле Last Name , которое содержит все фамилии в таблице.

Запись — это единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки. В нашем примере выбрана запись Квинтона Бойда, которая содержит всю информацию, относящуюся к нему в таблице.

Каждая запись имеет свой собственный идентификационный номер . В таблице каждый идентификационный номер уникален для своей записи и относится ко всей информации в этой записи. Идентификационный номер для записи не может быть изменен.

Каждая ячейка данных в вашей таблице является частью поля и записи . Например, если бы у вас была таблица имен и контактной информации, каждый человек был бы представлен записью, и каждая часть информации о каждом человеке — имя, номер телефона, адрес и т. д. — содержалась бы в отдельном поле. в строке этой записи.

Нажмите кнопки в интерактивном ниже, чтобы узнать, как перемещаться по таблице.

горячие точки редактирования

Навигация внутри таблиц

Панель в нижней части таблицы содержит несколько команд, которые помогут вам искать или прокручивать записи:

Для навигации по записям в таблице вы можете использовать вверх и вниз клавиши со стрелками , прокрутка вверх и вниз или используйте стрелки на панели навигации по записям , расположенной в нижней части таблицы.
Вы можете создать новую запись с помощью команды новая (пустая) запись на панели навигации записи .
Вы можете найти любую запись в текущей открытой таблице, выполнив поиск с помощью окна поиска записей . Поместите курсор в поле поиска, введите любое слово, которое появляется в записи, которую вы хотите найти, и нажмите клавишу Enter .

Для перехода между полями можно использовать клавиши со стрелками влево и вправо или прокрутка влево и вправо .

Добавление записей и ввод данных

Ввод данных в таблицы в Access аналогичен вводу данных в Excel. Для работы с записями вам придется ввести данные в ячейки . Если вам нужна помощь в вводе данных в записи, вы можете просмотреть наш урок «Основы работы с ячейками» из нашего учебника по Excel.

Чтобы добавить новую запись:

Есть три способа добавить новую запись в таблицу:

В группе Records на вкладке Home нажмите команду New .
На панели навигации по записям в нижней части окна нажмите кнопку Новая запись .
Начните вводить строку под последней добавленной записью.

Иногда, когда вы вводите информацию в запись, появляется всплывающее окно с сообщением о том, что введенная вами информация недействительна. Это означает, что поле, с которым вы работаете, имеет правило проверки , которое представляет собой правило о типе данных, которые могут отображаться в этом поле. Нажмите OK , затем следуйте инструкциям во всплывающем окне, чтобы повторно ввести ваши данные.

Для сохранения записи:

Access предназначен для автоматического сохранения записей. После ввода записи вы можете либо выбрать другую запись, либо закрыть объект, и Access сохранит запись. Однако в некоторых ситуациях вам может понадобиться сохранить запись вручную. Например, если вам нужно отредактировать существующую запись, вы можете сохранить запись, чтобы убедиться, что ваши изменения сохранены.

Выберите вкладку Главная и найдите группу Записи .
Щелкните команду Сохранить . Запись будет сохранена.

Редактирование записей

Чтобы быстро отредактировать любую запись в таблице, вы можете щелкнуть ее и ввести свои изменения. Access также позволяет вам 90 563 находить и заменять 90 564 слово в нескольких записях и 90 563 полностью удалять 90 564 записи.

Чтобы заменить слово в записи:

Вы можете редактировать несколько вхождений одного и того же слова, используя Найти и заменить , который ищет термин и заменяет его другим термином.

Выберите вкладку Главная и найдите группу Найти .
Выберите команду Заменить . Появится диалоговое окно «Найти и заменить ».
В поле Найти что: введите слово, которое вы хотите найти, затем в поле Заменить на: введите слово, которым вы хотите заменить исходное слово. В нашем примере мы найдем экземпляры слова Осень и замените его на Осень .
Щелкните стрелку раскрывающегося списка Искать в: , чтобы выбрать область, в которой вы хотите выполнить поиск. Выберите Текущее поле , чтобы ограничить поиск текущим выбранным полем. Выберите Текущий документ для поиска по всей таблице.
Щелкните стрелку ниспадающего списка Match: , чтобы выбрать, насколько близко вы хотите, чтобы результаты соответствовали вашему поиску. Выберите Любая часть поля , чтобы выполнить поиск по ключевому слову в любой части ячейки. Выберите Целое поле для поиска только тех ячеек, которые точно соответствуют вашему поисковому запросу. Выберите Начало поля для поиска только тех ячеек, которые начинаются с вашего поискового запроса.
Щелкните Найти далее . Если текст найден, он будет выделен .
Просмотрите текст, чтобы убедиться, что вы хотите его заменить. Щелкните Заменить , чтобы заменить исходное слово новым.
Доступ переместится к следующему экземпляру текста в объекте. Когда вы закончите замену текста, нажмите Отменить , чтобы закрыть диалоговое окно.

Опция Заменить все является мощной, но она может фактически изменить некоторые вещи, которые вы не хотите менять. В приведенном ниже примере слово осень не относится к сезону, поэтому замена его на осень будет некорректной. Использование обычной опции Заменить позволяет проверять каждый экземпляр перед заменой текста. Вы можете щелкнуть Найти далее , чтобы перейти к следующему экземпляру без замены текста.

Чтобы удалить запись:

Выберите всю запись, щелкнув серую рамку в левой части записи.
Выберите вкладку Главная и найдите группу Записи .
Щелкните команду Удалить .
Появится диалоговое окно. Нажмите Да .
Запись будет удалена навсегда.

Идентификационные номера, присвоенные записям, остаются прежними даже после удаления записи. Например, если вы удалите 205-ю запись в таблице, последовательность номеров идентификаторов записей будет выглядеть как … 204, 206 , 207 … вместо … 204, 205 , 206, 207 …

Изменение внешнего вида таблицы

Access предлагает различные способы изменения внешнего вида таблиц, включая изменение размера полей и строк и временное скрытие информации, которую вам не нужно видеть. Эти изменения нужны не только для того, чтобы ваша таблица выглядела хорошо; они также могут облегчить чтение таблицы.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать больше о настройке таблиц.

Изменение размеров полей и строк

Если ваши поля и строки слишком малы или велики для данных, содержащихся в них, вы всегда можете изменить их размер, чтобы отображался весь текст.

Чтобы изменить размер поля:

Поместите курсор на правую линию сетки в заголовке поля . Ваша мышь превратится в двойную стрелку .
Щелкните и перетащите линию сетки вправо, чтобы увеличить ширину поля, или влево, чтобы уменьшить ширину поля, затем отпустите кнопку мыши. Ширина поля изменится.

Чтобы изменить размер строки:

Наведите курсор на нижнюю линию сетки в серой области слева от строки. Ваша мышь превратится в двойную стрелку .
Щелкните и перетащите линию сетки вниз, чтобы увеличить высоту строки, или вверх, чтобы уменьшить высоту строки, затем отпустите кнопку мыши. Высота строки будет изменена.

Скрытие полей

Если у вас есть поле, которое вы не планируете редактировать или не хотите, чтобы другие люди редактировали его, вы можете скрыть это. Скрытое поле невидимо, но все же является частью вашей базы данных. Доступ к данным в скрытом поле по-прежнему возможен из форм, запросов, отчетов и любых связанных таблиц.

Чтобы скрыть поле:

Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля , затем выберите Скрыть поля .
Поле будет скрыто.

Если вы решите снова сделать поле видимым, вы можете отобразить его . Просто щелкните правой кнопкой мыши заголовок любого поля и выберите 9.0563 Показать поля . Появится диалоговое окно. Установите флажки для всех полей, которые вы хотите снова отобразить, затем нажмите Закрыть .

Параметры форматирования таблицы

Альтернативный цвет строки

По умолчанию фон каждой второй строки в таблице Access на несколько оттенков темнее фона остальной части таблицы. Этот более темный альтернативный цвет строки облегчает чтение таблицы, предлагая визуальное различие между каждой записью и записями непосредственно над ней и под ней.

Чтобы изменить альтернативный цвет строки:

Выберите вкладку Главная , найдите группу Форматирование текста и щелкните стрелку раскрывающегося списка Альтернативный цвет строки .
Выберите цвет в раскрывающемся меню или выберите Нет цвета , чтобы удалить альтернативный цвет строки.
Альтернативный цвет строки будет обновлен.

Изменение линий сетки

Еще один способ сделать ваши таблицы более удобными для чтения — добавить линии сетки , которые отмечают границы каждой ячейки. Линии сетки — это 90 563 тонких линии, 90 564 которые появляются между каждой ячейкой, строкой и столбцом таблицы. По умолчанию линии сетки темно-серые и отображаются с каждой стороны ячейки, но вы можете изменить их цвет и скрыть нежелательные линии сетки.

Чтобы настроить отображаемые линии сетки:

Выберите вкладку Главная , найдите группу Форматирование текста и щелкните Линии сетки стрелка раскрывающегося списка.
Выберите линии сетки, которые вы хотите отобразить. Вы можете выбрать 90 563 горизонтальных 90 564 линий сетки между строками, 90 563 вертикальных 90 564 линий сетки между столбцами 90 563 , оба типа линий сетки 90 564 или 90 563 ни одного 90 564 вообще.
Линии сетки на вашем столе будут обновлены.

Дополнительные параметры форматирования

Чтобы просмотреть дополнительные параметры форматирования, щелкните стрелку Форматирование таблицы данных в правом нижнем углу окна .0563 Форматирование текста группа.

Диалоговое окно Datasheet Formatting предлагает несколько расширенных параметров форматирования, включая возможность изменения цвета фона, цвета линии сетки, а также стиля границы и линии. Он даже включает в себя возможность просмотра образца таблицы с вашими вариантами форматирования, поэтому поэкспериментируйте с различными параметрами форматирования, пока ваша таблица не будет выглядеть так, как вы хотите.

Вызов!

Откройте нашу базу данных практики.
Откройте таблицу Customers .
Добавить в таблицу новую запись . Не забудьте ввести данные для каждого поля.
Найдите запись с именем Sula Smart , затем замените на имя по вашему выбору.
Скрыть поле, затем показать его.
Изменить цвет альтернативной строки .

Продолжать

Предыдущий: Управление базами данных и объектами

Далее:Работа с формами

/en/access/working-with-forms/content/

Как работает Access 2019 и как вы с ним работаете

При просмотре всех приложений в Microsoft Office 2019 — Word, Excel, PowerPoint, Outlook и т.

д. конечно, Access — вы увидите некоторые функции, которые одинаковы во всем пакете. Access имеет несколько общих черт с остальными приложениями пакета Microsoft Office. Вы найдете одинаковые кнопки на нескольких вкладках, а панель быстрого доступа появляется во всех приложениях.

Если вы уже знаете, как открывать, сохранять и печатать, скажем, в Word, вы, вероятно, готовы делать то же самое в Access без каких-либо затруднений.

Чтобы убедиться, что вы полностью готовы к работе с Access, рассмотрим основные процедуры, которые могут дать вам прочную основу для дальнейшего развития.

Как открыть Access

Доступ открывается любым из нескольких способов. Таким образом, как в ресторане с очень обширным меню, некоторым людям понравится весь выбор, а другие скажут: «Я не могу решить! Слишком много вариантов на выбор!»

Теперь вы столкнетесь с ситуациями, в которых один из способов будет явно лучшим выбором — безоговорочно, и это будет путь. Но что, если вы никогда не слышали об этом? Вы будете пытаться найти мой номер телефона (меня нет в списке — ха!), чтобы поделиться со мной своим мнением. Итак, чтобы познакомить вас с всеми вашими вариантами (чтобы вы были готовы к любой ситуации), вот все способы, которыми вы можете открыть доступ:

Пользователи Windows 8.1 могут запускать приложение любым из нескольких способов: щелкните в нижнем левом углу экрана, чтобы отобразить значок «Пуск», нажмите клавишу Windows на клавиатуре или, если у вас сенсорный экран, коснитесь кнопки «Пуск». . Когда появится начальный экран, коснитесь плитки приложения Access.

Если вы недавно использовали Access, вы увидите его в списке в левой части меню «Пуск». Просто выберите «Пуск» → «Microsoft Access 2019», и откроется Access.

Дважды щелкните любой существующий файл базы данных Access на рабочем столе или в папке (как показано). Доступ открывается автоматически.

Дважды щелкните файл базы данных Access, и Access сразу откроется.

Хорошие новости: Access 2019 будет открывать файлы базы данных, созданные вами в предыдущих версиях Access, и должен поддерживать любые функции, используемые в этих файлах базы данных. Все ваши таблицы должны открываться правильно, а отчеты, формы и запросы также должны работать нормально.

Если какой-то полезный человек добавил Access на панель быстрого запуска (на панели задач), вы можете щелкнуть значок Access 2019 (он выглядит как буква A на обложке книги), и готово. Доступ открывается для вас прямо здесь и сейчас.

Как выбрать начальную точку в Access

Итак, Access открыт, и (при условии, что вы открыли его из меню «Пуск» или из части «Быстрый запуск» на панели задач) вы смотрите на интерфейс Access. Вы можете увидеть функции, назначение которых ускользает от вас, или которые вы еще не знаете, как использовать.

Посмотрите, какие способы Access предлагает вам начать работу с вашей базой данных, будь то существующая, требующая доработки, или новая, которую вы все спланировали и готовы к работе.

Открытие существующей базы данных

Ну, это легко. Если база данных уже существует, вы можете открыть ее, щелкнув вкладку «Файл» (в левом верхнем углу рабочей области) и выбрав «Открыть» в появившемся списке команд.

Как показано здесь, открывается панель, отображающая типы файлов, которые вы можете открыть (справа от длинной красной панели «Файл»), и базы данных, которые вы использовали в последний раз. Щелкните слово Recent в списке слева, а затем щелкните базу данных в списке Recent, и она откроется со списком текущих таблиц, запросов, отчетов и форм в дальней левой части окна.

Выберите недавно использовавшуюся базу данных из списка «Последние» справа.

Когда база данных откроется, вы сможете открыть и просмотреть ее различные части, просто дважды щелкнув их на самой левой панели; все, что вы открываете, появляется в главной, центральной части окна. На следующем рисунке показан пример: таблица, готовая к редактированию.

Существующая таблица готова для дополнительных записей.

После открытия таблицы вы можете начать вводить или редактировать записи. Если вы хотите поработать с любыми существующими запросами, вы также можете открыть их, просто щелкнув их в списке в левой части рабочей области.

Запуск новой базы данных с нуля

Итак, у вас нет базы данных для открытия, а? Что ж, пусть это вас не останавливает. Чтобы начать новый, все, что вам нужно сделать, это открыть доступ.

Файл базы данных содержит все компоненты вашей базы данных. Все, что связано с данными, является частью базы данных, в том числе:

Все таблицы, содержащие ваши данные
Запросы, помогающие искать и использовать данные
Отчеты, показывающие, что представляют собой ваши данные и что они означают
Формы, которые позволяют людям просматривать, вводить и редактировать данные

После открытия Access нажмите команду «Создать» на вкладке «Файл» (если это еще не активная команда). В появившемся окне вы можете нажать кнопку Пустая база данных рабочего стола (показана здесь), чтобы начать работу.

Нажмите кнопку Пустая база данных рабочего стола в группе Создать.

Затем дайте вашей базе данных имя (см. диалоговое окно, которое появляется на следующем рисунке) и нажмите кнопку «Создать».

Назовите базу данных так, чтобы она заменяла общий DatabaseX.accdb.

X в заголовке представляет число; Access присваивает последовательные номера именам по умолчанию. На рисунке показана цифра 1, добавленная к имени файла.

Если это ваша первая база данных в новой установке Access, имя файла, предлагаемое на этой панели, будет Database1. Обратите внимание, что вам не нужно вводить здесь расширение файла; Access добавит правильный для вас.

Что это за маленькая желтая папка в диалоговом окне, где вы назвали свою новую базу данных? Это позволяет вам выбрать папку (отличную от папки «Документы» по умолчанию в Windows 8/8.1), в которой вы можете сохранить свою базу данных. Щелкните значок папки после ввода имени базы данных, а затем используйте появившееся диалоговое окно «Файл новой базы данных», чтобы выбрать местоположение — существующую подпапку в «Документах», рабочий стол, сетевой диск (если вы находитесь в сети, скажем, по адресу ваш офис) или Office 365 OneDrive. Диалоговое окно выглядит очень знакомым для всех, кто использовал какое-либо приложение Windows, так что это не будет для вас новой территорией.

На этом этапе, когда ваша новая база данных открыта, вы можете начать вводить записи в свою первую таблицу или присваивать имена своим полям и настраивать их. Имена полей идут в самой верхней строке (поле идентификатора уже создано по умолчанию в новой таблице), а метка «Нажмите, чтобы добавить» находится над столбцом с активной ячейкой. Если вы решите сохранить таблицу сейчас (щелкните правой кнопкой мыши вкладку Таблица1 и выберите Сохранить), вы можете назвать свою таблицу более удобным именем, чем Таблица1.

Начиная с шаблона

Доступ обеспечивает шаблоны (подготовленные файлы, которые работают как формочки для печенья базы данных) для нужд вашей новой базы данных. Вы найдете набор значков шаблонов на той же панели New, где мы только что выбрали пустую базу данных рабочего стола. Как показано, вы можете выбрать категорию шаблона, щелкнув любое слово в поле поиска «Поиск шаблонов в Интернете», и выполнить поиск шаблонов в этой категории в Интернете.

Просмотрите шаблоны баз данных для выбранной категории.

После завершения онлайн-поиска (при условии, что вы в это время находитесь в сети) появляется ряд больших кнопок, по одной для каждого найденного шаблона, соответствующего вашему запросу. Обратите внимание, что справа отображается более крупный список категорий, который будет использоваться, если вы хотите снова выполнить поиск шаблонов другой категории.

Об этой статье

Эта статья взята из книги:

Access 2019 For Dummies,

Об авторах книги:

Лори Энн Ульрих обучила более 20 000 человек более эффективному и творческому использованию своих компьютеры. Она создала онлайн-курсы и написала более 30 книг.

Кен Кук создал и управляет компьютерным консалтинговым бизнесом, который помогает пользователям уже более 20 лет. Он является экспертом в создании решений для баз данных Microsoft Office и Access и ведет онлайн-курсы по Access.

Эту статью можно найти в категории:

Access ,

Обучение Microsoft Access — бесплатные учебные пособия

Доступ к основам

Создание и работа с базой данных

Поиск, фильтрация и форматирование данных

Столы

Создание реляционных баз данных

Работа с запросами

Работа с формами

Работа с отчетами

Расширенные темы

Работа с конструктором запросов Microsoft Access

Одним из основных преимуществ Microsoft Access по сравнению с Excel является мощность запросов доступа и отчетности. Понимание доступа запросы, однако, не всегда легко. Эта статья дает вам введение в конструктор запросов Access и советы по созданию расширенные запросы доступа, чтобы сэкономить часы вашего времени.
Добавить эту страницу в закладки

Что такое запрос в MS Access?

Проще говоря, запрос — это способ объединения информации, хранящейся в отдельных таблицы, чтобы избежать дублирования в самих таблицах. За например, у вас есть таблица для клиентов и таблица для контактов. Но нужно отправить рассылку каждому контакту с помощью клиентского адрес. Вы можете использовать запрос, чтобы показать каждый контакт, клиент имя и почтовый адрес заказчика. Данные из отдельных (но связанные) таблицы, без необходимости дублировать что-либо в таблица контактов.
Запросы доступа очень эффективны, позволяя вам просматривать, вставлять, удалять и вычислять записи и поля из многочисленных таблицы в вашей базе данных.

Создание базового запроса

Мы начнем с создания простого запроса Access, объединяющего три таблицы. Скажем, ваша база данных содержит таблицу для клиентов, типов клиентов и Заказы. Начните с выбора вкладки ленты «Создать». Выберите «Дизайн запроса»

Вам будет предложено выбрать таблицы и/или запросы для включения в вашем запросе. Выберите каждую таблицу и нажмите «Добавить» или дважды щелкните их. Не забудьте нажать «Закрыть», когда вы добавлены ваши таблицы/запросы. Если ваши отношения с базой данных были определены правильно, Access автоматически нарисует взаимосвязь линии между вашими столами.

Если вы не видите линии связи между вашими таблицами

когда вы их добавите, вы захотите нарисовать их вручную. Для этого вы нужно выбрать одно поле и перетащить его в соответствующее поле в другой стол. Без этого шага Access не поймет как связать записи между таблицами. Немного Ключевые моменты, которые следует помнить при построении линий связи:

Два связанных поля должны иметь одинаковый тип данных (например, текст или цифра)
Обычно поле будет первичным ключом таблицы, а другой будет соответствующим внешним ключом.
Если вы используете запрос в своем запросе, вам всегда потребуется для определения отношений к любой другой таблице/запросу вручную.

Теперь вы можете начать перетаскивать поля из каждой таблицы/запроса в раздел поля окна разработки запроса.

Как показано выше, мы добавили название компании, тип клиента, дату заказа, Дата отгрузки и номер заказа из трех отдельных таблиц в одно представление. Затем щелкните значок «Выполнить» на ленте (красный восклицательный знак). отметка) и мы видим Query View:

Представление выше очень похоже на стандартную таблицу Access, хотя на самом деле это объединение нескольких таблиц. В этом представлении вы можете экспортируйте свои данные в Microsoft Excel, PDF или другие форматы.

Сортировка и фильтрация данных

Когда у вас будет базовый запрос, вы захотите иметь возможность фильтровать ваши записи, чтобы, возможно, отображать только определенные записи, которые соответствуют вашим критериям или сортировать по одному или нескольким полям.

На экране выше мы отсортировали записи по CompanyName (по возрастанию означает A-Z) и по OrderDate (по убыванию означает самые новые даты). Обратите внимание, что поле CompanyName указано первым слева, поэтому список будет отсортирован по названию компании, тогда, если есть несколько записей для компании самый новый заказ будет показан первым. В критериях раздел, мы фильтруем, чтобы показать любую запись, где название компании содержит «Исследование». заявление «Мне нравится» очень мощная функция, позволяющая находить записи, начинающиеся со слова (например, «Привет*»), заканчиваться словом (например, «*Hello») или содержать слово (например, «*Hello*»). Все зависит от того, где вы поместите звездочку. Обратите внимание, что название компании является текстовым полем, поэтому критерии должны быть заключены в кавычки. Далее мы собираемся исключить все записи, где CustomerType имеет значение «Residential». с помощью знака «Не равно» (<>). Мы также хотим только записи если Дата заказа меньше 01. 01.2008. Обратите внимание, что фунт знак (#) используется для хранения дат в Access.
Наконец, обратите внимание, что вторая строка раздела «Критерии» начинается с «или:» и мы ввели критерий. Вы можете использовать вторую строку, чтобы содержать отдельные наборы критериев. В этом случае мы хотим, чтобы любая компания с «Исследования» в имени, которое не является клиентом-резидентом тип и заказы до 01.01.2008 ИЛИ любая запись, в которой дата отгрузки пуста (это то, что «Is Null» означает).
Если в вашем запросе есть поля, которые вы хотите отфильтровать или отсортировать by, но вы не хотите видеть их в реальном представлении результатов, просто снимите флажок «Показать» для этого поля. Доступ будет по-прежнему использовать его в качестве критерия для сортировки/фильтрации, но скрыть его в запросе Вид.

Редактирование данных в запросе

В зависимости от того, насколько сложен ваш запрос Access, вы можете редактировать данные. Но не пугайтесь, если вы получите сообщение «Запись Заблокировано» или «Невозможно добавить запись». При объединении нескольких таблицам, Access может потребоваться дополнительное руководство по обработке правок или новая запись. И помните, что в реляционной базе данных редактирование одна строка в запросе может фактически изменить значение для всех записей. Возьмем, к примеру, наше поле «CustomerType». изменение значение в одной строке фактически изменит текстовое значение во всех записях так как мы модифицируем поле в таблице tblCustomerType, а не поле базового идентификатора в таблице Customer:

Зачем нужны записи Отсутствует в моем запросе на доступ!

Вы можете быть встревожены, обнаружив, что создали запрос, возвращающий нет рекордов, или намного меньше, чем вы ожидаете! Либо ваши критерии слишком строг, вы неправильно объединили таблицы или вам нужно определить отношения между полями точнее. Принимая наши пример запроса, напомним, что мы соединили поля CustomerTypeID и fk_CustomerTypeID в таблицах «Тип клиента» и «Клиент» соответственно.