Управление закупками 1с: Управление закупками | 1С:Управление торговлей 8

Автоматизируйте управление закупками и активами в «1С:Управления холдингом 8»

Управление закупками — это подсистема «1С:Управления холдингом 8», предназначенная для консолидации потребности бизнес-единиц в запасах и услугах, ее централизованного или децентрализованного обеспечения. Подсистема включает в себя средства для проведения заявочных кампаний или импорта сформированной потребности из других информационных систем, ее последующей консолидации и унификации.

Система позволяет определить источники покрытия потребности, автоматизировать проведение закупочных процедур, процессы контрактации и контроля исполнения заключенных договоров. «1С:Управление холдингом 8» может использоваться в условиях групп компаний, бизнес-единицы которых используют различные системы управления запасами.

Функциональная архитектура решения

Планирование закупок

Потребность бизнес-единиц может быть введена в ходе заявочной кампании или загружена с помощью развитых средств интеграции из внешних систем (ERP, SCM, WMS, EAM, TMS).

При необходимости система позволяет заменить заказанные позиции на унификаты или аналоги. Поддерживается работа как с отдельными позициями, так и товарными категориями.

Заявленная потребность автоматически контролируется на соответствие лимитам по бюджетам. Консолидированная потребность может быть покрыта за счет:

• действующих договоров;
• складских запасов группы компаний;
• проведения закупочных процедур.

Результатом первичной обработки потребности являются уточненные календарные план покрытия потребности и план закупок, которые также могут использоваться при расчете показателей финансовых бюджетов группы компаний.

Интеграция с учетными решениями

«1С:Управление холдингом 8» ориентировано на эффективную работу в типичных для групп компаний неоднородных ИТ-ландшафтах и может быть интегрировано как с системами на платформе «1С», так и других вендоров.

Имеющиеся средства по управлению мастер-данными позволяют унифицировать эталонные справочники, необходимые для организации закупочного процесса в группе компаний.

Интеграция с ЕИС «Госзакупки» и ЭТП

Система разработана с учетом требований:

• Федерального закона N 223-ФЗ от 18.07.2011;
• Постановлений правительства № 1352 от 11.12.2014, № 616 21.06.2012 и других.

Интеграция с ЕИС «Госзакупки» существенно снижает трудозатраты на предоставление обязательной отчетности субъектами 223-ФЗ. Возможная интеграция с электронными торговыми площадками кардинально снижает объем рутинных операций.

Аккредитация поставщиков. Сервисы самообслуживания

Предварительное формирование базы поставщиков (особенно по сложным товарным категориям) позволяет сократить сроки проведения закупочных процедур и транзакционные издержки в том числе за счет эффективных сервисов самообслуживания поставщиков.

Потенциальный поставщик, пройдя процедуру авторизации, получает доступ в личный кабинет, где может:

• познакомиться с правилами, регламентами и закупочной документацией организации;
• указать регистрационную информацию и разместить пакет документов;
• пройти процедуру аккредитации;
• получить информацию о конкурсных процедурах и принять в них участие;
• оформить претензию;
• отслеживать оплаты и состояние взаиморасчетов по заключенным контрактам.

Подготовка закупочной процедуры

Успех закупочной процедуры во многом зависит от предварительной проработки требований к поставщикам, номенклатуре, условиям контракта, способу выбора поставщика, форме проведения торгов, методу оценки предложений. В помощь закупщику в системе реализован электронный аналог положения о закупках, на основании которого формируются лоты и проводятся закупочные процедуры.

Кроме того, система предлагает:

• мастер создания лотов;
• гибкие шаблоны заполнения условий контрактов;
• инструменты определения начальной максимальной цены;
• средства согласования закупочной документации.

Субъекты 223-ФЗ могут из системы выгрузить план-график закупок на ЕИС «Госзакупки» или электронную торговую площадку.

Проведение закупочной процедуры

Проведение конкурентных торгов позволяет добиться оптимальных условий поставки, значительно повысить прозрачность закупочной процедуры. Благодаря унификации процедуры и наличию базы аккредитованных поставщиков система позволяет сократить сроки ее проведения.

«1С:Управление холдингом 8» поддерживает процесс от подготовки документации до заключения договора с победителем. Автоматизировано проведение процедур различных форматов, включая многоэтапные, реализованы два метода оценки предложений участников торгов (по критериям, по ценам). В системе можно сформировать протоколы событий закупочной процедуры. Автоматические напоминания и оповещения позволяют закупщику сосредоточиться на действительно важных и срочных задачах.

Автоматизация закупочной процедуры

Управление договорами, взаиморасчетами и финансовыми рисками

Взаимодействие подсистемы «Закупки» с подсистемами «Управление договорами» и «Казначейство» обеспечивает закупщика своевременной информацией об оплатах и взаиморасчетах, предоставляет инструменты по управлению валютными и кредитными рисками (включая интеграцию со «Спарк-риски»), различными видами обеспечительных мер, а также претензионно-исковой работой.

Анализ закупочной деятельности

Программа включает в себя:

• расширенный типовой пакет отчетов для анализа эффективности закупочной деятельности;
• пакет регламентированных отчетов для субъектов 223-ФЗ;
• сбалансированную систему показателей, которая позволяет разработать систему KPI, увязанную с бюджетной моделью и системой мотивации, проводить анализ отклонений KPI с помощью наглядных дашбордов и карт целей, а также информировать ответственных об изменении ключевых показателей в их зоне ответственности.

Централизованное управление активами

Подсистема «Централизованное управление активами» позволяет хранить подробную информацию по ключевым контролируемым внеоборотным активам и организационным единицам группы компаний.

Пример внеоборотного актива

Это позволяет оперативно принимать касающиеся их решения в управляющей компании, анализировать состояние активов и осуществлять контроль над ними.

Пример внеоборотного актива

Управление закупками | Презентации | Полезные методические материалы

Фильтры

Видео

Книги

Презентации

Буклеты

Статьи

Все разделы 1С:Корпорация1С:ERP. Управление холдингом 1С:Управление холдингом 81С:ERP Управление предприятием1С:Государственные и муниципальные закупки 81С:Документооборот 8

Публикации с

Показаны , но фильтр можно выключить.

«1С:ERP. Управление холдингом» – обзор функциональных возможностей и ключевых преимуществ

13.04.2022
pptx, 12.04 Мб

Скачать

Расчетные критерии при оценке предложений поставщиков

22.06.2021
pptx, 1.68 Мб

Скачать

Корпоративные закупки. Попозиционные закупки

22.12.2020
pptx, 2.65 Мб

Скачать

Лимитирование и контроль операций. Архитектура.

12.10.2020
ppt, 950.50 Кб

Скачать

Корпоративные закупки. Мастер-класс.

10. 07.2020
pptx, 4.84 Мб

Скачать

Корпоративные закупки. Новое в редакции 3.2

22.07.2022
pptx, 3.73 Мб

Скачать

Корпоративные закупки — для требовательных

08.06.2020
pptx, 10.31 Мб

Скачать

Особенности обеспечения и резервирования заказов клиентов

10.03.2020
ppt, 5.99 Мб

Скачать

Учет возвратной тары

05.03.2020
ppt, 1.31 Мб

Скачать

Управление закупками

05.03.2020
ppt, 810.00 Кб

Скачать

Оптимизация процесса закупок энергетической компании в 1С:Документообороте

06. 12.2019
pdf, 1.65 Мб

Скачать

«1C:ERP. Управление холдингом» — новая реальность корпоративных закупок

27.09.2019
pdf, 3.08 Мб

Скачать

Новая реальность корпоративных закупок

30.07.2019
pptx, 3.45 Мб

Скачать

«1С:ERP» — практика планирования продаж, управления закупками и складом на предприятии по производству мебели

26.07.2019
pdf, 1.53 Мб

Скачать

Развитие E-commerce в «1С:ERP»

26.07.2019
pdf, 2.68 Мб

Скачать

Эффективное управление закупками в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ

18.06.2019
pptx, 655.41 Кб

Скачать

Внедрение блока регламентированного учета и блока управления закупками

14.

06.2019
pptx, 1.17 Мб

Скачать

Корпоративное казначейство. Обзор

15.08.2022
pptx, 5.80 Мб

Скачать

Что такое управление закупками? | Oracle

Управление закупками также называют процессом «от источника до расчета». Он включает в себя оценку, выбор и заключение официальных договорных соглашений, а также управление текущими отношениями компании с поставщиками.

Закупки — сложная дисциплина, охватывающая множество взаимосвязанных действий. Процесс управления закупками включает в себя транзакционную покупку товаров и услуг и интегрируется с кредиторской задолженностью для завершения цикла «от источника до расчета» путем предоставления подтверждающих документов, помогающих в обработке счетов поставщика на оплату.

Финансовые закупки

Закупки цепочки поставок

 

Основные функции облачного решения для закупок

В условиях все более сложного и динамичного рынка компаниям нужны гибкие инструменты, которые помогут им улучшить процессы закупок. Организации, занимающиеся стратегическими закупками, все чаще внедряют интегрированные облачные программные пакеты, которые сочетают в себе управление поставщиками, поиск поставщиков, управление контрактами и упреждающее управление рисками с транзакционными возможностями от закупки до оплаты.

С помощью комплексного решения для закупок компании могут использовать критически важную информацию при принятии решений, одновременно активно управляя текущими операциями на протяжении всего цикла «от источника до расчетов». Интегрированное облачное решение для управления закупками состоит из следующих элементов:

Управление поставщиками

Стратегические закупки начинаются с определения и квалификации поставщиков до начала переговоров. Он включает в себя сбор, оценку и мониторинг данных о поставщиках, чтобы гарантировать, что поставщики соблюдают бизнес-политику. С помощью программного обеспечения для управления закупками вы можете собирать важную информацию о квалификации поставщиков с помощью внутренних и внешних анкет и профилей самообслуживания. Выберите лучших поставщиков, оценив их квалификацию, факторы риска и соответствие политике.

Облачное решение позволяет отделам закупок активно управлять взаимоотношениями с поставщиками. Используйте встроенный обмен сообщениями в социальных сетях для более эффективной совместной работы и достижения согласованности с бизнесом при планировании и создании документов для переговоров. Получайте оповещения, когда становится доступной новая информация, которая может повлиять на управление поставщиками, возможности или факторы риска. Поставщики и отделы снабжения в режиме реального времени получают информацию о транзакциях, а также о текущих и предстоящих действиях по поиску поставщиков.

Sourcing

Определение требований, составление и сравнение предложений поставщиков вручную может занять много времени и оставляет много места для ошибок. Это может даже отсрочить важные покупки.

Интеллектуальная разработка документов, переговоры и выбор поставщиков использует передовой опыт ведения переговоров для достижения итоговых результатов. Встроенная социальная совместная работа позволяет легко объединять усилия и создавать более эффективные документы для отрицания. Инструменты анализа вознаграждения позволяют быстро оценивать предложения поставщиков на основе заранее определенных факторов, таких как цена, качество и стоимость, что позволяет вам принять наилучшее возможное решение о вознаграждении на основе ваших уникальных бизнес-требований.

Управление контрактами

Эффективное управление контрактами на поставку имеет решающее значение. Ручное управление процессом может занять много времени. Но с современной системой управления закупками создание контрактов может быть упрощено с помощью управляемой авторской разработки, в которой используются предварительно утвержденные библиотеки статей, стандартизированные шаблоны и встроенная социальная совместная работа.

Стандартизация и автоматизация процесса управления контрактами помогают быстрее создавать качественные контракты. Вы можете получить полную информацию о своих контрактах, контролируя расходы. Аналитика выявляет предлагаемые отклонения языка контракта от установленных стандартов. Поддающиеся аудиту рабочие процессы обеспечивают утверждение документов. Безопасный репозиторий контрактов с возможностью поиска и полной историей отслеживания и аудита позволяет пользователям быстро находить то, что им нужно. Автоматизированные возможности управления продлением позволяют специалистам по закупкам заблаговременно уведомлять об истечении срока действия контрактов, чтобы они могли заранее принять необходимые меры и избежать потенциального риска.

Заявка

Экономия, достигнутая в результате переговоров, быстро теряется, если покупка не управляется должным образом в течение цикла «от закупки до оплаты». Современное программное обеспечение для управления закупками гарантирует, что договорная экономия реализуется с помощью бизнес-политик, средств контроля и утверждений.

Внеконтрактные расходы можно сократить, предоставив сотрудникам самообслуживание, ориентированное на потребителя. Благодаря удобному интерфейсу сотрудники могут легко и быстро просматривать и покупать товары или услуги. Требуется небольшое обучение или оно вообще не требуется. Надежные возможности поиска, интеллектуальные формы, списки покупок и персонализированный опыт покупки гарантируют, что согласованные цены и условия автоматически применяются с помощью каталогов поставщиков и настраиваемых рабочих процессов утверждения, предназначенных для контроля расходов и сокращения затрат.

Закупки

Автоматизация рутинных операций от закупки до оплаты, таких как создание заказа на поставку, освобождает вас для поиска новых возможностей экономии. С помощью облачной системы управления закупками вы можете оптимизировать процесс, одновременно обеспечивая согласованное ценообразование и соблюдение политик. Создавайте заказы на покупку из утвержденных заявок без ручного вмешательства. Предоставьте своим командам по закупкам информацию об исключениях, статусе и необходимых действиях. Общайтесь со своими поставщиками с помощью встроенных социальных инструментов.

Кредиторская задолженность

Обработка счетов поставщиков часто выполняется вручную, подвержена ошибкам и занимает много времени. Комплексное решение «от источника до расчета» оптимизирует и автоматизирует эту важнейшую функцию. В интегрированной системе управления закупками вы можете воспользоваться скидками за досрочную оплату и снизить трудозатраты. Это включает в себя надежную систему управления платежами, которая обеспечивает электронную передачу счетов от поставщиков и более быструю обработку с помощью оптического сканирования, машинного обучения и автоматического сопоставления заказов на покупку. Проверка счета на уровне строки полностью автоматизирована для более быстрой обработки. Исключения управляются с помощью предупреждений и социального сотрудничества с совместным доступом к документам, чтобы ускорить время разрешения проблем.

Улучшить управление поставщиками. Управляйте затратами. Обеспечьте соблюдение.

Компании вкладывают средства в решения по управлению закупками, чтобы упростить и автоматизировать процесс «от источника до расчета». Программное обеспечение для управления закупками играет важную роль в управлении затратами за счет увеличения экономии за счет заключения соглашений о закупках с поставщиками. Расходы управляются путем направления покупок утвержденным поставщикам через приложения, которые также применяют политику закупок. Решения «от источника до расчетов» также повышают эффективность закупок за счет оптимизации внутренних процессов и снижения рисков за счет более эффективного управления поставщиками и контрактами.

Автоматизируя и оптимизируя процессы закупок, системы управления закупками обеспечивают следующие преимущества:

Уменьшение затрат

Экономия средств начинается с поиска поставщиков; процесс выявления и оценки потенциальных поставщиков и ведения с ними переговоров о покупке товаров и услуг. Эти мероприятия гарантируют, что компания получит конкурентоспособные цены и лучшую ценность. Для большинства компаний переговоры ведутся через процесс торгов, когда несколько поставщиков конкурируют за бизнес компании. Хотя было бы чрезмерным упрощением сказать, что экономия затрат является единственным фактором, она находится в верхней части списка критериев, по которым оцениваются закупочные организации. Когда поставщик выбран и контракт подписан, он становится утвержденным поставщиком определенного продукта или услуги. Обеспечивая соблюдение требований в отношении расходов, компании могут максимизировать экономию средств и повысить прибыльность.

Увеличение влияния на расходы

Многие организации по-прежнему борются с закупками, происходящими вне установленных процессов, у поставщиков, не имеющих контракта на предоставление конкурентоспособных цен. Обычно их называют «индивидуальными» или внеконтрактными расходами. Решения по управлению закупками предназначены для контроля этой деятельности путем обеспечения закупок у утвержденных поставщиков в соответствии с требованиями.

Закупки, соответствующие требованиям, управляются через несколько уровней с помощью систем закупок, которые используют как стимулы, так и сдерживающие факторы. Во-первых, они обеспечивают потребительский опыт покупки. Это позволяет сотрудникам легко находить то, что им нужно, и совершать покупки исключительно у авторизованных поставщиков. Товары или услуги отображаются в удобном для пользователя интерфейсе покупки. Эти системы также используют настраиваемые политики, правила и средства управления расходами, состоящие из рабочих процессов и утверждений менеджеров, чтобы обеспечить соответствие закупок и повысить экономию средств.

Повышение эффективности и автоматизация процессов закупок

Громоздкие ручные процессы не позволяют отделам закупок обеспечивать большую стратегическую ценность. Неэффективные процессы закупок могут привести к потере документов, неконтролируемым расходам и упущенным возможностям скидок.

Решения для управления закупками стандартизируют, оптимизируют и автоматизируют обычно ручные бумажные процессы и сокращают трудозатраты, необходимые для их выполнения. Компании могут быстрее заключать лучшие контракты и могут максимизировать ценность заключенных соглашений. Эффективность повышается на протяжении всего процесса управления закупками: квалификация поставщиков, ускорение переговоров, заключение контрактов и мониторинг закупочной деятельности. В результате заявки на закупку утверждаются быстрее, а счета поставщиков обрабатываются и оплачиваются быстрее. Ценные ресурсы высвобождаются для более стратегических действий, таких как управление поставщиками, переговоры о более выгодных ценах и поиск новых источников поставок.

Улучшение управления поставщиками

Поставщики являются важными деловыми партнерами, которые предоставляют продукты или услуги, необходимые вашей компании. Квалификация потенциального поставщика в качестве делового партнера имеет ключевое значение. Программное обеспечение для управления закупками упрощает процесс оценки важнейших факторов, таких как финансовая состоятельность, соблюдение кодекса поведения компании и других факторов, определяющих статус делового партнера.

После квалификации система помогает управлять текущими отношениями с поставщиками, например, подсказывает специалистам по закупкам, когда срок действия квалификации поставщика истекает. Система также уведомляет пользователей, когда становится доступной новая информация, которая может негативно повлиять на квалификацию и возможности поставщика и изменить его профиль риска.

Стандартизация и оптимизация жизненного цикла контракта

Контракты на поставку завершают процесс поиска поставщиков. Они формализуют деловые отношения между компанией и ее поставщиками, их обязанности, ценообразование и определяют условия разрешения споров. Современная система управления закупками помогает вам взять под контроль процесс управления контрактами, чтобы получить представление о соглашениях, сократить время цикла и управлять соблюдением.

Процесс разработки контракта выполняется быстрее и с меньшим риском благодаря предопределенным языкам, шаблонам и рабочим процессам. Во время переговоров рецензенты контрактов могут быстро определить предлагаемые отклонения от стандартного языка, чтобы выделить риски, внести необходимые изменения и получить необходимые утверждения до завершения. После исполнения контрактов система обеспечивает электронное хранение и поиск. Менеджеры уведомляются оповещениями о событиях, таких как истечение срока действия контрактов, чтобы обеспечить своевременные действия и свести к минимуму задержки.

Oracle Fusion Cloud Procurement

Procurement Cloud модернизирует бизнес-процессы закупок, чтобы вы могли проактивно управлять отношениями с поставщиками и действиями на протяжении всего цикла от источника до расчета. Это комплексное, интегрированное и облачное решение позволяет преобразовать вашу организацию по закупкам, чтобы предоставлять быстрые и соответствующие требованиям услуги по закупкам во всех областях вашей организации.

Используя цифровые возможности, такие как встроенная аналитика, социальная совместная работа и мобильные устройства, Procurement Cloud позволяет снизить риски поставщиков, повысить эффективность поиска, контролировать расходы и повысить рентабельность вашей организации.

Простой	Интуитивно понятные приложения способствуют быстрому внедрению пользователями
Эффективный	Упрощенные процессы обеспечивают большую производительность
Экономия средств	Увеличить сбережения и контролировать расходы
Подключено	Беспрепятственно сотрудничайте с внутренними командами и вашими поставщиками
Простота использования	Потребительский пользовательский интерфейс обеспечивает внедрение

Что такое управление закупками? — Полное руководство

Содержание

• Что такое управление закупками?
• Какова цель закупок?
• Преимущества облачных решений для закупок
• Каков жизненный цикл закупок?
• Основные виды деятельности системы управления закупками
• Модули эффективной системы закупок

• Основные функции, которые следует искать в системе управления закупками
• Пять столпов процесса закупок
• Почему важно управлять закупками
• Автоматизация процесса закупок
• Будущее закупок

По мере того, как мы постоянно развиваемся в безбумажном обществе, должен быть способ ужесточить поводья по учетным процессам. Закупки вручную полны проблем от потерянных документов до медленных согласований и высоких затрат на обработку.

Отношения с поставщиками также могут пострадать из-за плохого управления, задержек платежей и неэффективного разрешения споров. Суть в том, что если вы хотите иметь успешную бухгалтерию, у вас должен быть надежный план управления закупками.

Это помогает создать среду, которая отслеживает покупки, создает возможности, обеспечивает рост и контролирует расходы.

Что такое управление закупками?

Управление закупками — это стратегическое управление расходами организации, включая закупку товаров и услуг. Управление закупками включает в себя проверку качественных продуктов, услуг и поставщиков из установленного бюджета в течение определенного периода времени.

Какова цель закупки?

Основной целью управления закупками для компании является поиск и приобретение наилучших товаров и услуг для выполнения бизнес-целей.

При правильном выполнении команда по закупкам может сэкономить время и деньги компании, договорившись о выгодных условиях и ценах с потенциальными поставщиками. Этот отдел отвечает за такие задачи, как:

• Заказы на поставку
• Разработка срочных контрактов
• Приобретение товаров и услуг
• Утилизация избыточного имущества и оборудования

Отдел закупок хорошо осведомлен обо всех требованиях проекта и подотчетности в расходовании государственных средств.

Преимущества облачных решений для закупок

В облаке все лучше, и ваше решение для закупок ничем не отличается. Стандарты качества могут быть значительно улучшены, поскольку облако позволяет полностью контролировать расходы.

Предприятия могут более эффективно управлять процессом подачи заявок, поиска, закупок и оплаты. Модернизация службы закупок обеспечивает ряд преимуществ, которые могут включать:

Оптимизация расходов

Управление закупками на основе облачных технологий невероятно рентабельно. Вам не нужно платить огромные авансовые платежи или плату за обслуживание решения для закупок SaaS.

Это позволяет организациям любого размера оптимизировать процесс закупок, сводя к минимуму операционные расходы. Это одно из главных преимуществ использования облака. Он обеспечивает бесконечно мало места для хранения по небольшой цене.

Современные закупки через облако позволяют бизнесу держать расходы под контролем, выбирать наиболее ценных поставщиков и оценивать риски за небольшую цену. Независимо от масштаба проекта облачные закупки помогают сократить затраты и время на обработку, соблюдая политику компании и устраняя избыточные расходы.

Расширенная видимость

Облако — это общая среда, поэтому по своей природе оно всегда будет улучшать видимость и эффективность закупок. Решения по управлению закупками обычно поставляются с интуитивно понятной информационной панелью, которая обеспечивает 360-градусный обзор всего процесса от закупки до оплаты. Пользователи могут сразу проверить статус любой покупки или результатов.

Это помогает бизнесу выявлять пробелы в процессе и устранять их в режиме реального времени для повышения эффективности. Простые для интерпретации и быстро доступные отчеты позволяют бизнесу принимать решения на основе данных с более стратегическим планированием.

Целенаправленное сотрудничество

Облачная система закупок обеспечивает беспрепятственный поток информации по всей организации. Это происходит независимо от конкретной роли, отдела или местоположения. Проще говоря, облако позволяет всем общаться в любое время и в любом месте.

Облако — это лучший цифровой мост. Это помогает ускорить процесс принятия решений и сократить общее время обработки. Это может произойти только благодаря быстрому поиску данных и беспрепятственному сотрудничеству.

Предоставляя сотрудникам доступ к облачным системам закупок, вы создаете единое пространство, в котором каждый может получить именно то, что ему нужно. Это также позволяет контролировать все в соответствии с политикой компании.

Простота использования

Автоматизированная облачная система закупок помогает организации быстро удовлетворять меняющиеся потребности рынка без необходимости платить за дорогостоящие обновления.

Гибкий характер облачного управления закупками означает ускорение выхода на рынок. Графики проектов сокращаются. Меньше времени уходит на внедрение и адаптацию продукта/услуги к процессам, обеспечивая при этом экономию времени и средств.

Кроме того, облако позволяет сократить общее количество ручных транзакций на протяжении всего цикла «от закупки до оплаты». Критерии выбора позволяют платформе автоматически выполнять такие задачи, как:

• Управление изменениями в документах на поставку
• Взвешивание договорных цен
• Создание заказов на поставку
• Обработка неручных счетов поставщиков

Непрерывная интеграция лицензируется, часто представляет собой отдельный фрагмент кода, стоящий отдельно от существующих инструментов от закупки до оплаты.

Сегодня все больше платформ тяготеют к облачному управлению. Это обеспечивает беспрепятственную интеграцию возможностей и возможностей через интеграцию API. Это также помогает устранить ручное вмешательство и избыточность данных и предлагает единую версию правды без каких-либо проблем.

Удовлетворенность сотрудников

Облачные закупки также могут принести пользу сотрудникам организации. Предоставление людям автономии для совершения собственных покупок и возможности контролировать расходы повышает вовлеченность сотрудников и удовлетворенность работой.

Когда у сотрудников есть инструменты для немедленного обращения к проверенным поставщикам, это повышает удобство работы во всем мире. Чем быстрее сотрудники получают доступ к необходимым им расходным материалам, тем быстрее выполняется работа. Это также обеспечивает соблюдение требований, сокращает ненужные расходы и помогает бизнесу добиться экономии средств.

Дополнительные преимущества включают:

• Улучшение соответствия и регулирования
• Устранение узких мест в процессе утверждения 
• Разумное перераспределение труда

Что такое Закупки Жизненный цикл ?

Чтобы бизнес работал эффективно, руководство должно полностью понимать систему, в которой получаются продукты и услуги. Подобно продажам или маркетингу, процесс закупок имеет определенный жизненный цикл, который требует ответственного управления как государственными, так и корпоративными средствами.

Существует пошаговая стратегия, используемая для определения требований к желаемому продукту или контракту. Важно соблюдать жизненный цикл закупок, поскольку он гарантирует, что компания успешно достигает своих целей и задач.

Шаг 1 – Признание потребности

Процесс закупок всегда начинается, когда бизнес понимает, что ему необходимо получить товары или услуги от другой компании.

Имея это в виду, первым шагом будет рассмотрение бизнеса в целом. Затем продолжайте осознавать потребности каждого отдела и проектной группы. Это обеспечивает более высокий уровень прозрачности всех расходов, необходимых для бизнеса.

Таким образом, «потребность» является универсальным катализатором планирования закупок.

Продукт или услуга, представляющие решение, могут быть получены как из внутренних, так и из внешних источников. Это может быть товар, который нужно заказать заново, или совершенно новый бренд.

Цель состоит в том, чтобы сначала обратить внимание на тот факт, что для выполнения работы не хватает инструментов. Начав с «потребности», вы заложите основу для процесса жизненного цикла закупок.

Шаг 2. Определение потребности

Теперь пришло время подробно изучить, как именно можно удовлетворить потребности вашего бизнеса. Здесь вы вникаете в детали, чтобы найти продукт и/или услугу, которая выполняет свою работу.

Поиск подходящего продукта или рынка является важным шагом на пути к успеху в бизнесе. Во многих отраслях существуют заранее определенные стандарты для определения требуемых спецификаций, в то время как на других рынках вообще нет точки отсчета.

Возможно, компания уже заказывала такой же продукт в прошлом, но в противном случае необходимо уточнить некоторые характеристики, например:0134

И т. д.

Наличие заранее определенных спецификаций облегчит весь этот процесс. Как только это будет сделано, вы также должны изучить окружающий рынок. Это может помочь вам оценить позиционирование продукта и определить потенциальных конкурентов.

Шаг 3. Варианты поиска

Теперь пришло время рассмотреть список поставщиков. Это начало важных деловых отношений. Если вы решите работать с неправильным поставщиком, это может создать множество проблем, которые могут повлиять на ваш успех.

Без исследования бизнес может в конечном итоге заплатить больше, чем должен, или заключить контракты с неприемлемыми сроками поставки. Это только задержит операции и задержит вас.

При поиске поставщиков всегда взвешивайте свои возможности. Сравнительный анализ предназначен для того, чтобы определить, какой бренд лучше всего подходит для вашего бизнеса. Некоторые факторы, которые следует учитывать, включают:

• Производственные возможности
• Ответственность
• Стоимость и ценообразование
• Этика
• Простота общения
• Договорные обязательства

Это лишь небольшой список для начала. У каждого бизнеса есть определенные потребности, которые можно добавить в этот список. Важным шагом является то, что у вас есть список, для начала.

Некоторые компании создают список утвержденных поставщиков. Это отличная идея, если она постоянно обновляется новой информацией или изменениями.

Шаг 4. Обсуждение условий

После того, как вы выбрали идеального поставщика, пришло время поговорить о бизнесе. Это шаг «сделай или сломай», потому что, даже если поставщик может поставить все галочки, если контракт не подходит, отношения недействительны. Этот этап также важен, потому что именно здесь вы договариваетесь о цене.

После завершения технического задания предприятие может отправить запрос предложений, что приведет к процессу переговоров. Однако контракты выходят за рамки ценообразования. Вы также должны учитывать такие положения, как:

• Сроки и условия
• Сроки
• Стандартные операционные процедуры (СОП)
• Объем проекта

Обе стороны должны всегда хранить копию контракта, чтобы его можно было легко найти на протяжении всей работы.

Установление цены и условий

Если вы хотите лучше понять среднерыночные показатели и способы оптимизации затрат, может помочь анализ предыдущих контрактов. Если вы чувствуете, что в прошлом соглашались на высокую цену или несправедливые условия, учитесь на этих ошибках.

Рассмотрим скользящий контракт, в котором фиксируются цены и условия. Это не только избавит вас от пересмотра условий, но также может привести к скидкам за раннюю оплату и другим преимуществам. Это потому, что вы, по сути, обещаете деньги поставщику с течением времени.

Поиск лучшей цены и условий часто зависит от непосредственных потребностей компании. Бизнес также должен учитывать продукты, которые уже есть на складе, и любые необходимые специализированные материалы.

Это нормально, когда компания изучает трех разных поставщиков, прежде чем принять окончательное решение. Важно копаться и проводить исследования, а не соглашаться на первого встречного поставщика.

Шаг 5 – Заказ на покупку

Следующим шагом является оформление заказа на покупку между двумя сторонами. Заказ на поставку (P.O.) размещается, чтобы разрешить покупку материалов у продавца покупателю.

А.П.О. определяет многие факторы процесса закупок и включает: 

• P.O. номер для справки
• Описание товаров и/или услуг
• Спецификации продукта
• Количество
• Все цены и затраты
• Рабочий процесс утверждения
• Сроки и условия
• Любые дополнительные обязательства всегда следует читать менеджеру проекта

4444444444 любые дополнительные обязательства над заказом на покупку, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Контракт на работу обычно согласуется со всем сотрудничеством, в то время как заказ на поставку по контракту согласовывается с отдельными работами. В настоящее время P.O. поставляется в цифровой форме и обычно отправляется по электронной почте.

После внутреннего утверждения заказа на поставку он передается поставщику, чтобы он мог подготовить заказ и отсортировать платеж.

Шаг 6. Обработка счета-фактуры

После того, как поставщик получит заказ на поставку, компания получит счет-фактуру с подробной согласованной ценой и инструкциями по оплате.

Счет-фактура будет содержать подробную информацию о заказе, поэтому всегда записывайте ее для дальнейшего использования. В зависимости от контракта у предприятия будет определенное время для осуществления платежа.

Большинство платежных циклов составляют 30 дней, когда компания получает заказ и имеет 30 дней для оплаты и выполнения обязательства. Однако все зависит от вашего контракта. Некоторые счета подлежат оплате сразу после получения, несмотря на предоставленные товары или услуги.

Лучше всего оплачивать счета по мере их получения. Чем дольше вы держитесь за них, тем больше вещей может встать у вас на пути. Оплата счетов при получении также обеспечит своевременную компенсацию поставщикам. Это помогает установить постоянные позитивные отношения между обеими сторонами.

Шаг 7 – Проверка доставки и заказа

Теперь пришло время выполнить заказ на поставку. Доставка может осуществляться лично, почтой или электронной почтой, в зависимости от оказываемых товаров или услуг. Конкретный способ доставки всегда должен быть указан в заказе на поставку.

Обязательно записывайте время доставки заказа по отношению к времени его заказа. Это помогает бизнесу отслеживать, выполняет ли поставщик свою часть сделки (т. е. соблюдает ли согласованные условия поставки). Если это не так, то у вас есть проверенная запись.

Крайне важно всегда перепроверять доставку после ее прибытия. Никогда не думайте, что все есть. Недостаточный инвентарь может разочаровать клиентов из-за того, в чем вы не виноваты.

Стандартная практика должна заключаться в том, что при поступлении заказа весь товар сверяется со счетом-фактурой. Если что-то отсутствует, свяжитесь с поставщиком как можно скорее. Это не только сокращает потенциальное время простоя, но и укрепляет доверие поставщиков и даже может привести к скидкам.

В конечном итоге компания может принять или отклонить доставку. Если товары приняты, это означает, что вы соглашаетесь с ответственностью за оплату. Поставка также может быть отклонена, если товары не соответствуют номиналу или не соответствуют ожидаемому качеству.

Шаг 8 – Утверждение и оплата счета

Если поставка принята, квитанция об отправке и заказ на покупку должны быть сопоставлены со счетом. Это иногда называют PO-сопоставлением или трехсторонним сопоставлением. Эти документы подтверждаются и согласовываются как получателем, так и поставщиком для завершения процесса закупки.

Любые проблемы, возникающие на этом этапе, должны быть решены до того, как получатель перейдет к оплате стоимости полученного. Оплата продукции обычно осуществляется одним из следующих способов:

• Кредитные или дебетовые карты
• Чеки
• Банковские переводы
• ACH

Шаг 9. Ведение точных записей

В случае аудита бизнес-процесса крайне важно сохранить все записи из процесса закупок . Это скажет вам, сколько было потрачено за отведенное время, что можно использовать для определения будущих бюджетов.

Ведение записей включает в себя надзор за всеми документами по закупкам, которые могут использоваться для проверки налоговой информации и заказов на поставку. Эти записи также могут быть использованы для подтверждения любой информации о гарантии.

Эти документы помогут вам в будущих покупках, например, в случае повторного заказа. Когда это происходит, цикл закупок начинается заново.

Цикл закупок имеет определенную структуру с важными шагами, которые необходимо выполнять по порядку. Вы не можете оплатить счет, не приняв поставку, или купить товары без заказа на покупку. От выявления ведущих поставщиков до управления и анализа производительности — это согласованная система.

Почему платежи имеют решающее значение для авторов и влиятельных лиц

Предприятия, которые полагаются на цифровую экономику, должны уделять первоочередное внимание удовлетворению своих влиятельных партнеров.

Основные виды деятельности Система управления закупками

Ниже перечислены основные компоненты системы управления закупками.

1. Управление поставщиками
2. Снабжение
3. Управление контрактами
4. Заявки
5. Оплата
6. Закупки

Модули эффективной системы закупок0130

Независимо от того, какой тип инструмента вы используете для управления закупками, он должен выполнять некоторые общие задачи, такие как:

Заявки на покупку

Вы должны иметь возможность легко создавать заявки на покупку и проверять обновления статуса в реальном времени -время, из любого места.

Управление поставщиками

Должна существовать универсальная и централизованная база данных для сбора всех данных о поставщиках и предотвращения дублирования. Ваша система управления закупками должна позволять персоналу регистрировать новых поставщиков из P. O. процесс генерации. Это помогает сэкономить время и снизить трудозатраты.

Заказы на покупку

Выбранная вами система закупок должна позволять пользователям создавать заказы на покупку из утвержденных заявок на покупку.

Утверждение счета-фактуры

Вы должны иметь возможность сопоставлять данные во всех заявках, заказах на покупку и счетах-фактурах для быстрого утверждения и своевременных платежей.

Гибкая интеграция

Выбранная вами система управления закупками должна обеспечивать беспрепятственную интеграцию со сторонними бизнес-приложениями. Это означает, что сотрудникам не нужно тратить массу времени на переключение между различными программами.

Метрики и аналитика

Идеальная система закупок должна обеспечивать практическое понимание данных, полученных в процессе закупок. Это позволяет компании отслеживать ключевые показатели производительности и создавать настраиваемые отчеты.

Основные функции, которые следует искать в системе управления закупками

Чтобы найти наилучшее решение для вашего процесса закупок, компания должна сначала понять, какие функции может предложить это программное обеспечение. Лучший подход — составить список бизнес-требований, а затем найти инструмент, который лучше всего им соответствует.

Вот некоторые из наиболее распространенных преимуществ эффективной системы закупок:

Облачный доступ

Если вам нужен быстрый процесс утверждения, другого способа добиться этого нет. Выбирайте систему, которая работает через облако. Вы должны иметь доступ к платформе в любое время, из любого места и с любого устройства. Вам нужен такой уровень гибкости.

Это позволяет бизнесу получать уведомления в режиме реального времени и возвращать их с быстрыми утверждениями на каждом этапе процесса закупок.

Настраиваемая информационная панель и рабочие процессы

У каждой организации свой процесс заказа на покупку. Выбранная вами система должна позволять компании настраивать элементы управления, настраивать панель мониторинга и формировать рабочие процессы вокруг своего уникального процесса.

Автоматизация счетов

Бухгалтерское программное обеспечение должно быть способно автоматизировать трехстороннее сопоставление счетов. Это означает проверку и сопоставление данных из заказов на покупку, накладных (GRN) и счетов-фактур, чтобы убедиться в отсутствии расхождений.

Отслеживание бюджета

Эффективный инструмент управления закупками позволит бизнесу принимать более взвешенные решения о закупках и ускорить весь процесс утверждения. Это дает вам правильные данные в нужное время, чтобы заинтересованные стороны могли сказать «да» в отношении бюджета.

Простая интеграция

Ваша система закупок должна обеспечивать беспрепятственную интеграцию со сторонними инструментами учета. Это означает, что вы можете легко подключить существующие платформы ERP и поддерживать рабочий процесс в рабочем состоянии.

Управление жизненным циклом поставщиков

Снижение рисков цепочки поставок и управление отношениями с поставщиками — одна из основных функций отдела закупок. Вот почему выбранное вами решение должно обеспечивать постоянную адаптацию, мониторинг и управление производительностью поставщика. Если что-то изменится, автоматические оповещения могут уведомить вас с текущими данными.

Индивидуальные наглядные отчеты

Чтобы получить действенные результаты, необходимо визуализировать усилия. Наиболее эффективные платформы управления закупками позволяют бизнесу извлекать и создавать настраиваемые отчеты.

Наглядные отчеты помогают бизнесу лучше понимать операции и принимать более точные решения на основе данных.

Пять столпов процесса закупок

Независимо от того, ведете ли вы дела с продавцом на соседней улице или покупаете товары со всего мира, в процессе закупок по-прежнему существуют некоторые универсальные принципы и стандарты. Они называются «Пять столпов» и выглядят так:

#1) Соотношение цены и качества

Не всегда поставщик с самой низкой ценой должен выиграть тендер. Если самая низкая цена означает некачественный продукт, вы можете подумать еще раз. Продукт или услуга всегда должны представлять собой хорошую ценность для ваших денег.

#2) Открытый конкурс

Каждый имеет шанс побороться за свой доллар. Убедитесь, что процесс закупок является прозрачным и полностью понятным. Не должно быть фаворитизма по отношению к любому участнику торгов.

#3) Этика и добросовестное ведение бизнеса

От потенциальных поставщиков нельзя принимать взятки или подарки. Это может испортить честную систему закупок.

#4) Отчетность и отчетность

Вы всегда должны иметь возможность отчитываться за действия и планы. Должны использоваться эффективные методы отчетности, и все стороны должны нести ответственность за действия по закупкам.

#5) Капитал

Содействие развитию бизнеса среди малоимущих. Любая хорошая политика закупок может сыграть большую роль в развитии лучшей экономики и разнообразного общества.

Why Managing Procurement is Important

Managing the procurement process is typically divided into four major components:

• Planning
• Selection
• Administering
• Closing

Закупки — одна из самых важных систем в бизнесе, поскольку она связана с получением ресурсов. Без процесса закупок у вашей компании не было бы материалов или инструментов для работы. Это стратегическая функция, направленная на повышение прибыльности по всем направлениям.

Закупочная деятельность помогает бизнесу:

• Снизить цены на материалы и затраты
• Выявить лучшие источники поставок
• Поддерживать бесперебойную работу
• Обеспечить правильное приобретение всех товаров и услуг
• Экономить время и ресурсы
• Поддерживать хорошие отношения с поставщиками

В сущности, все в жизненном цикле закупок служит увеличению прибыли. Надлежащие закупки гарантируют, что все проекты и процессы могут работать эффективно и иметь ресурсы для достижения успеха.

Во многих случаях важность закупок признается путем помещения руководителя закупок на уровень исполнительного совета. Это делает заинтересованную сторону человеком, который в конечном итоге решает, как компания тратит деньги.

Автоматизация процесса закупок

Конечной целью современных закупок является максимальная автоматизация. Чем больше лечебных задач вы сможете «поставить и забыть», тем легче будет жизнь.

Ручное управление закупками изобилует такими вещами, как:

• Высокие сборы за обработку
• Неконтролируемые расходы
• Беспорядочные процессы управления
• Утерянные или неуместные документы
• Вялые циклы утверждения
• Пропущенные скидки

. Использование ручных инструментов создает неточный и неоднородный процесс, который приводит к утечке доходов, упущенным возможностям для роста и откровенному воровству.