Партионный учет в 1с: Учет по партиям в 1С 8.3

Содержание

Система упрощения партионного учета (СУПУ)

Что упрощать?

Партионный учет, пожалуй, самая сложная подсистема любой конфигурации 1С.

Простое проведение документа, списывающего партии, ощутимо по времени. И чем больше в нем строк, тем существеннее время ожидания проведения документа.

Но это ещё полбеды. Дальше могут возникать ситуации, когда товар не распределился по партиям. Причины этого могут быть различными: непоследовательное занесение поступления партий и их списание, пересорт товара, просто отсутствие партий и т.д. Но результат этого всегда один и тот же — невозможность определить себестоимость списанного товара и, следовательно, некорректная информация по валовой прибыли, затратам и т.п. Следовательно, такие ситуации необходимо отслеживать и своевременно корректировать. Первая же проблема на пути корректировки: информация по не распределенным товарам выдаётся только непосредственно при перепроведении документов! Даже при однопользовательской работе на процесс сбора такой информации без жалости смотреть невозможно.

Что уж говорить о многопользовательском варианте… Процесс же корректировки ситуаций нераспределения по партиям — вообще творческая и кропотливая работа!

И, наконец, актуальность полученных данных. Да, да! Корректировкой дело не заканчивается. Работа с документами «задним числом» (корректировка, добавление, изменение, удаление) приводит к неактуальности текущего распределения партий товаров. Например, себестоимость уже списанной партии может просто изменится, либо появится новая партия, а то и, вообще, списанная партия может быть удалена. В любом случае, данные о списанной себестоимости товара уже не будут отвечать выбранному методу распределения (FIFO, LIFO, По-среднему) и снова будут вводить в заблуждение менеджеров, изучающих отчеты, устанавливающих цены, закупающих товар… Во избежание такого развития событий предусмотрен механизм восстановления последовательности партий товаров. Но, как правило, работа с ним не отличается удобством: требуется монопольный режим, невозможно прервать восстановление, любое перепроведение документа (даже без внесения изменений) расценивается как нарушение последовательности и т.

д.

Как упрощать?

Предлагаем систему, позволяющую значительно упростить работу с партионным учетом в Вашей конфигурации! Упрощение идет по таким направлениям, как поиск не распределенных, корректировка не распределенных, восстановление последовательности.

Система состоит из модулей:

  • Быстрое восстановление последовательности партий товаров.
  • Отчет по товарам, не распределенным по партиям.
  • Автокорректировка ситуаций нераспределения.
  • Корректировка методом буфера.

Указанные модули позволяют забыть о проблемах партионного учета и переводят работу с базой данных на качественно новый уровень. Актуальность последовательности восстанавливается незаметно в реальном времени или раз в день, отнимая 5-15 минут. Информация по товарам, нераспределенным по партиям появляется за секунду нажатием кнопки. Рутинные работы по корректировке не распределения автоматизированы.

И это не далекое будущее — для наших клиентов это счастливое настоящее! Наша система приносит радость людям и, безусловно, окупает себя многократно.

Быстрое восстановление последовательности партий товаров.

Данные о списанных партиях критичны к правильной последовательности проведения документов – они только тогда отражают действительное положение вещей, когда документы проводятся последовательно!

Если в Вашем оперативном учете Вы используете учет партий товаров, тогда Вы наверное знаете, что периодически, вследствие проведения документов задним числом, последовательность партий может быть нарушена и данные по списанной себестоимости могут быть неактуальны.

Различные варианты нарушения последовательности (корректировка, добавление, удаление, изменение даты документа) очень часто встречаются в оперативном учете. И, чтобы получать актуальную информацию, необходимо восстанавливать последовательность каждый день и чаще.

Стандартная обработка в случае нарушения последовательности будет перепроводить ВСЕ документы последовательности, начиная с даты нарушения. Данная процедура может занять достаточно длительное время в зависимости от объёма базы и даты нарушения (зачастую, не успевает выполнится за ночь). Она будет восстанавливать последовательность даже тогда, когда актуальность восстановления попросту отсутствует (просто перепровели документ, не изменяя его товарной составляющей). К тому же, нет необходимости перепроводить все документы — нам важно восстановление партий только по определенным товарам.

Наша система оптимизированного (ускоренного) восстановления, выполняя ту же задачу, что и стандартная, позволяет восстановить последовательность значительно быстрее, поскольку:

  • Отслеживает, была ли действительно нарушена последовательность партий при перепровадении документа задним числом и по каким товарам.
  • Перепроводит только документы, содержащие товары, по которым последовательность была нарушена.
  • При перепроведении тратит время только для восстановления партионного учета – остальные алгоритмы проведения нет нужды задействовать (для типовых конфигураций). Не перепроводит документы образования партий («Поступление», «Оприходование» и пр.) по аналогичным соображениям.
  • Не требует монопольного режима (отсутствия других пользователей в базе). Удивительно, но для восстановления даже не требуется, чтобы перепроводимый документ был закрыт пользователем!
  • Позволяет прерывать выполнение восстановления и продолжать дальше в более удобное время.
  • Позволяет автоматически поддерживать актуальность партий товаров в реальном времени либо автозапуск восстановления по расписанию (*опция при приобретении «Системы автозапуска задач»).

Резюмируя, мы оптимизировали восстановление путем введения детального анализа на стадии нарушения последовательности. Основное преимущество — уникальный алгоритм, отслеживающий, было ли нарушение последовательности при перепроведении документа. В сочетании с остальными методами оптимизации разработка позволяет для восстановлении последовательности перепроводить в среднем на 85-95% меньше документов! Другими словами, не перепроводятся те документы, которые после этого заведомо не изменят свои движения по партиям.

Мы предлагаем лучшую систему, которая идеально выполнит задачи восстановления любых последовательностей документов!

Отчет по товарам, не распределенным по партиям.

При проведении документа иногда возникают ситуации не распределения товара по партиям (нехватка партий для списания). В этих случаях появляются соответствующие сообщения.

Наверняка Вы задавались вопросом, как быстро посмотреть эти сообщения без перепроведения документов?

Вот и ответ: для того, чтобы в любой момент за считанные секунды увидеть все ситуации не распределения (документ, товар, недостающее количество) служит данный отчет.

Теперь проверка списания товаров по партиям станет удобным и увлекательным занятием!

Автокорректировка ситуаций нераспределения.

При обнаружении ситуаций нераспределения из-за разницы во времени прихода и расхода, находящихся в одном дне, данная обработка перемещает приход на секунду раньше расхода.

Корректировка методом буфера.

Иногда, чтобы не разбираться в прошлых периодах с распределением партий, проще оприходовать определенное количество товара до момента возникновения ошибок нераспределения, чтобы списать его позже, когда череда ошибок пройдёт. Определением оптимальных параметров такой операции с попутным созданием документов Оприходования / Списания и занимается этот модуль.

Как видите, управлять партиями при наличии такого инструмента легко! А успешное внедрение этой системы на десятках баз данных, преимущественно крупных и очень крупных, позволяет нам уверенно предлагать её Вам в качестве надёжного помощника!

Сомневаетесь в безопасности и эффективности работы СУПУ? Данный продукт более двух лет успешно работает в промышленной эксплуатации на множестве предприятий самого различного профиля. За всё это время мы не получили никаких нареканий относительно его функционала — только пожелания по улучшению сервисных механизмов, которые реализовываем в новых версиях. К тому же СУПУ не меняет данные, он просто перепроводит документы, используя их стандартный алгоритм проведения. И в отличие от типовых аналогов, далеко не все, а только необходимые. СУПУ — абсолютно безопасный и эффективный помощник!

  • Система встраивается в типовые конфигурации 1С 8.0-8.1 «Управление торговлей», «Управление производственным предприятием», «Бухгалтерии предприятия».
  • Для версий платформы 1С 8.1 разработка устанавливается «сбоку» и не требует внесения изменений в типовой код конфигурации. Т.е. обновление новыми версиями типовых конфигураций происходит как обычно. Установка занимает 10 минут.

Вернуться в статью «Почему в «Бухгалтерии предприятия» требуется восстанавливать последовательность партий?»

1С Комплексная автоматизация 2 и 1 1

Опубликовано 19. 02.2019 15:19
Автор: Administrator
Просмотров: 10492

В 2019 году 1С прекращает поддержку Комплексной автоматизации 1.1. В связи с этим, естественно, возник большой интерес к программе 1С: Комплексная автоматизация 2. Мы предполагаем, что новая версия 2 – логическое продолжение Комплексной автоматизации 1.1. Но на самом деле это более мощный программный продукт, в котором больше возможностей во всех областях учета.  

При первом знакомстве все выглядит по-другому, как совсем новая программа. А приглядевшись, пользователи обращают внимание на то, что названия и функции документов похожи. А значит, и в учете принципиальных отличий не будет. Просто «бантиков» больше. Эта «оптическая иллюзия» приводит к тому, что компании при переходе с Комплексной автоматизации 1.1 на Комплексную автоматизацию 2 недооценивают предстоящие изменения и наталкиваются на неожиданные проблемы. 

На самом деле, при поверхностном знакомстве не сразу видны существенные внутренние различия в организации учета в программах. А они достаточно серьезны и необходимо внимательно анализировать, какие изменения в процессах учета повлечет переход на новую программу.

В одной статье мы, конечно, не охватим все различия. Для начала познакомимся с самыми ключевыми, которые затрагивают концепцию учета. Их нужно рассматривать при переходе обязательно и обойти настройками программы невозможно. 

Первое отличие: метод оценки стоимости товаров

По простому, как рассчитываем себестоимость при выбытии и стоимость остатка товаров.

В Комплексной автоматизации 1.1 есть два варианта оценки стоимости товаров: РАУЗ и партионный учет.

При этом в Комплексной автоматизации 1.1 партионный учет не поддерживает учет производства. Важно, что для учета производства возможен только РАУЗ, так как документ «Расчет себестоимости» не работает при партионном учете.

Теоретически, учет по ФИФО в расширенной аналитике тоже предусмотрен. Но он применяется только для оценки стоимости остатков. Стоимость списания в течение месяца все равно усреднена. В случае применения РАУЗ нельзя определить конкретную партию списания или проследить дальнейшую судьбу партии поступления товара.

В Комплексной автоматизации 2 возможен полноценный учет по ФИФО (скользящий) независимо от того, используете вы производство или нет.

Более того, в новой версии учета производства 2.2 партионный учет есть и в незавершенном производстве. При учете по ФИФО можно проследить судьбу поступившей партии материалов через все переделы в производстве вплоть до себестоимости конкретной продукции.

По идее, в новой программе всегда ведется партионный учет. Технически его отключить возможно, но разработчики наложили такое количество ограничений, что эта возможность потеряла смысл.

Таким образом, даже если мы начали вести учет запасов по средней, партионный учет версии 2.2 в программе останется включен. Это позволяет легко переходить с одного метода оценки запасов на другой в Комплексной автоматизации 2.

Второе отличие: управленческий и регламентированный учет

В Комплексной автоматизации 2 организация управленческого учета и разделение с регламентированным отличается от Комплексной автоматизации 1.1.

В Комплексной автоматизации 1.1 управленческий учет ведется в регистрах параллельно с регламентированным. Причем при партионном учете он может вестись практически независимо. В РАУЗ есть настройка ведения учетов в одном и том же регистре учета затрат, но возможно настроить и параллельное ведение управленческого и регламентированного учетов.

Для пользователя это разделение сделано таким образом, что он может в явном виде в документе указать — проводить его по управленческому, бухгалтерскому и налоговому учету или нет.

Многие в Комплексной автоматизации 1.1 активно используют эту возможность для проведения параллельных документов в разных учетах, например, чтобы получить по одной операции движения с разной аналитикой.

При переходе на Комплексную автоматизацию 2 приходится поломать голову, как переложить привычную логику работы в новый вариант учета.

В Комплексной автоматизации 2 есть две опции управленческого учета.

Во-первых, это параллельный управленческий учет на отдельных регистрах. Он ведется для формирования управленческих отчетов по финансовому результату и управленческого баланса. Базируется учет на настройках, указанных в справочниках статей расходов и доходов и статей баланса (активов/пассивов).

Такие движения можно отключить только в настройках всей программы. В отдельном документе это сделать нельзя. В принципе, по мере развития программы настройки статей становятся все более гибкими и во многих случаях нужные различия в аналитике можно заложить именно в настройках статей расходов или активов/пассивов. Тогда вопрос параллельного ввода документов отпадает.

Но есть ведь еще основная аналитика документа: организация, склад, контрагент, номенклатура. Одно движение в управленческом учете может разбиваться в бухгалтерском на несколько совершенно разных по смыслу и наоборот. И потребность в введении отдельных документов есть.

Формально в Комплексной автоматизации 2 существует и такой механизм. Для этого в программе можно включить учет по «Управленческой организации». Для торговых операций возможно отдельно ввести документы по одному и тому же событию в бухгалтерском и управленческом учетах с разной аналитикой и суммами. Да вот только в производственном учете и учете затрат этого сделать нельзя. Кроме того, и в торговых операциях возможность доступна только для базовых операций закупок и продаж. Поэтому механизм этот имеет очень ограниченное значение и подходит немногим.

Единственное, что возможно вести с помощью этого механизма полноценно, — это управленческие операции, которые никак не отражаются в регламентированном учете.

Вывод: о независимом ведении управленческого и бухгалтерского учета в Комплексной автоматизации 2 придется забыть. И задуматься о формализации правил и настройке аналитики управленческого учета, которая позволит получать нужный результат, не прибегая к раздельному вводу документов.

Кстати, такая организация учета приводит и к ограничению в выборе метода оценки стоимости товаров.

В Комплексной автоматизации 1.1 мы выбираем метод оценки стоимости товаров, а дальше в управленческом и бухгалтерском учете отдельно настраиваем оценку стоимости по средней или ФИФО. В управленческом для всей компании в целом, а в бухгалтерском для каждого юр. лица в отдельности, как удобно бухгалтерии.

Каждое движение товаров при нужной настройке может у нас отражаться по разному. Например, в бухучете по средней,

а в управленческом — по ФИФО.

В Комплексной автоматизации 2 мы настраиваем оценку стоимости для всех регистров и учетов в управленческой политике организации.

То есть по факту мы не можем в рамках одной программы по организации вести полноценный партионный учет в управленческом учете, а бухгалтерии упростить жизнь и оставить ее на учете по средней. Если в Комплексной автоматизации 1.1 было так, то всем придется как-то договариваться.

Третье отличие: регламентированный учет

В первую очередь, это — план счетов. В Комплексной автоматизации 1.1 мы привыкли видеть отдельные планы счетов в бухгалтерском и налоговом учетах. В Комплексной автоматизации 2 используется единый план счетов. Соответствие счетов устанавливать не нужно, но свобода действий бухгалтеров существенно ограничена.

Учет в системе организован так, что оперативные документы проводятся независимо от того, настроены для них счета регламентированного учета или нет. То есть в программе можно работать, не настроив бухучет совсем, и разобраться со счетами учета уже непосредственно при закрытии месяца.

Идеология в том, что регламентированный учет настраивается независимо в специальном рабочем месте, где можно указать все счета учета для существующих в компании операций.

Проведение по настроенным счетам происходит автоматически, и бухгалтер контролирует только те документы, при проведении которых у системы возникли проблемы.

Чтобы такой функционал был возможен, нужен механизм тонкой настройки счетов учета. Одного варианта для всей номенклатуры или контрагентов будет мало. И такой механизм в новой версии Комплексной автоматизации есть: для настройки учета по номенклатуре, расчетов, внеоборотных активов используются справочники Групп финансового учета. Они похожи по смыслу на регистры «Счета учета номенклатуры» и «Контрагенты организаций» в Комплексной автоматизации 1.1.

Вывод: Группы финансового учета надо включать в настройках программы и использовать активно – это базовый механизм организации бухгалтерского учета в Комплексной автоматизации 2.

Четвертое отличие: производственный учет

Больше всего в версии Комплексной автоматизации 2.4 поражает наличие целых двух версий учета производства.

Версия 2.1 — «старый» механизм, уникален для Комплексной автоматизации 2, нигде такого нет. Имеет что-то общее с Комплексной автоматизации 1.1 по документообороту.

Версия 2.2 — новый механизм. В нем принципиально изменена концепция учета незавершенного производства, механизмов формирования себестоимости продукции. Да и сам документооборот совсем другой. Он совсем не похож внутри на учет производства в Комплексной автоматизации 1.1. Но этот механизм унифицирован с упрощенным учетом производства в ERP 2.

Очевидно предположение, что именно версию 2.2 будет развивать 1С в дальнейшем. Тем не менее свои преимущества и недостатки есть и в той, и в другой версии учета производства. И многие не торопятся переходить на новую версию.

Подробнее о различиях производственного учета в 1С Комплексной автоматизации 2 и 1.1 мы поговорим в одной из следующих статей.

Автор статьи: Дарья Мошкина

консультант, бизнес-аналитик, руководитель проектов 1С,

автор проекта Практика-учета.рф

Бесплатный курс «Учет производства в 1С Комплексной автоматизации 2 за 6 шагов»

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов 

Добавить комментарий

Проблематика перехода на полуфабрикатный партионный учет в производстве — Раздолье Внедренческий-Центр на vc.

ru

Автор: руководитель Внедренческого центра «Раздолье» Евгений Грибков

223 просмотров

Довольно часто перед специалистами ВЦ Раздолье встает вопрос автоматизации производства в 1С:ERP. При этом большое количество заводов не ведут подробный учет в производстве. Мы подготовили настоящую статью с дорожной картой перехода на полуфабрикатный метод учета. В материале дается как дорожная карта организационных изменений, так и сделаны акценты на то, что требуется доработать в 1С:ERP для успешного запуска системы.

Термины и сокращения

ДСЕ – деталь/сборочная единица: деталь, узел, агрегат, который производится на предприятии.

ТМЦ – товарно-материальная ценность.

Цеха диспетчера – цеха, которые в целом отвечают за производство партий ДСЕ по всей цепочке производства, которая может включать работу других цехов или подрядных организаций. На разных заводах цехом диспетчером может быть:

  • Цех, который запускает новую партию ДСЕ в производство.
  • Цех, который выпускает готовую партию ДСЕ на склад.
  • Цех, который производит наибольший объем работы в процессе производства ДСЕ.

ПДО – планово-диспетчерский отдел завода – подразделение, которое отвечает за планирование производства и координацию работы цехов.

БТЗ – бюро труда и занятости цеха – отдел цеха, который считает зарплату сотрудников цеха.

Цели внедрения полуфабрикатного партионного учета в производстве

  • Получение точной себестоимости каждой производимой партии ДСЕ и актуализация нормативов для расчета плановой себестоимости производимой продукции.
  • Борьба со сверхнормативными затратами:Выявление причин брака и перераспределение затрат на его исправление на ответственных.Выявление «брошенных» партий ДСЕ – партий которые были начаты и почему-то остановлены в процессе производства.Выявление хищений материалов и ДСЕ.

Проблематика

Описание примеров

Пример 1:

Предположим, наш ДСЕ — это вал электродвигателя, и он производится в несколько переделов:

  • нарезка заготовок из стального прутка в заготовительном цехе;
  • мехобработка заготовки (фрезерование, сверловка) в цехе мехобработки;
  • закалка заготовки в термическом цехе;
  • шлифовка в цехе мехобработки;
  • нанесение защитного покрытия в цехе гальванических процессов.

Рисунок 1. Вал Электродвигателя

Пример 2:

Предположим, наш ДСЕ – это сам электродвигатель, который собирается на нескольких участках сборочного цеха: причем вначале собираются подузлы:

  • клеммная коробка;
  • корпуса в сборе со статором;
  • ротора в сборе.

Рисунок 2. Конструкция электродвигателя

Затем из узлов собирается сам электродвигатель.

Нам нужно организовать точный учет затрат по всем переделам производства/сборки, а точнее:

  • отслеживать какая партия ДСЕ где находится;
  • отслеживать какие затраты на какую партию отнесены;
  • отслеживать все отклонения в процессе производства по партиям – брак, перерасход материалов/трудозатрат, остановка работы.

Текущее состояние дел в учете

На большинстве машиностроительных заводов учет производимых партий ДСЕ ведется в табличной форме, следующего вида:

  • В конце месяца каждый цех подает информацию (закрытые заказ наряды) в ПДО о том сколько и каких ДСЕ он обработал за месяц. Информация сводится сотрудниками ПДО завода в таблицу примерно такого вида:
  • БТЗ цехов проверяют заказ-наряды на правильность оформления и подает данные для начисления зарплаты в расчетный отдел завода.

У этой учетной схемы есть несколько важных недостатков:

  • Мы не понимаем, почему именно столько ДСЕ оказалось в том или ином цехе – нет идентификатора партии, который бы показывал, что по этой партии все операции заготовительного цеха завершены, поэтому это количество теперь действительно находится в цехе мехобработки.
  • Мы не можем отследить сколько ДСЕ у нас где-то «застряли» — нет идентификатора партии, который бы показал нам, что данная партия, например, пришла в цех мехобработки и находится в этом цехе уже полгода без движения.
  • Мы не можем проверить обоснованность закрытых заказ-нарядов – нет идентификатора партии, относительно которого мы бы видели норму трудозатрат, сколько трудозатрат уже было списано на эту партию, а сколько еще может быть списано.
  • Мы не можем проверить, сколько ДСЕ ушло по факту в брак, потому что у нас нет идентификатора партии, по которому было бы видно, что изначально в производство по этой партии было запущено 100 штук заготовок, а до цеха термообработки добралось только 80.
  • Мы не можем обоснованно контролировать расход материалов, потому что он списывается котлом на общее количество ДСЕ в цехе (у нас нет партий), а это могут быть ДСЕ, которые ушли в брак и им не нужна часть материалов, или это могут быть ДСЕ, которые давно лежат в цеху и материалы уже были списаны ранее.

Аналогичная ситуация у нас есть и в сборочном цехе, но ситуация зачастую хуже, потому что видна только готовая продукция (в нашем примере сколько электродвигателей собрано), а сколько и каких узлов на участках было собрано, а сколько ушло в брак и как посчиталась зарплата на участках мы не понимаем вообще.

Реестр основных вопросов, которые требуют решения

  • Необходимость физической идентификации каждой партии производимых ДСЕ по всей цепочке производства.
  • Необходимость управления изменениями партий ДСЕ в процессе производства.
  • Забалансовый партионный учет ДСЕ, которые были сняты с изделия в процессе ремонта.
  • Необходимость организации партионного списания материалов, покупных комплектующих и ДСЕ в процессе производства.
  • Необходимость организации партионного отнесения сдельной заработной платы.

Необходимость физической идентификации каждой партии ДСЕ в процессе производства

Требования

Требуется чтобы в момент запуска партии в производство создавался уникальный идентификатор партии (например, печатается сопроводительный лист на партию), в котором указывался объем запускаемых в работу ДСЕ и переделы, примерный вид на рисунке ниже:

Рисунок 3. Лист сопроводительный на партию

В данном документе указывается:

  • сколько ДСЕ было запущено в работу и кем;
  • сколько ДСЕ было обработано в том или ином цехе;
  • роспись контролера, подтвердившего факт окончания работ в цехе по партии;
  • роспись кладовщика, который принял готовую деталь на склад.

Сопроводительный лист в обязательном порядке прикладывается к каждой производимой партии в момент запуска, его наличие обязательно на всех этапах обработки. Требуется регулярный контроль того, что сопроводительные листы не теряются и не путаются.

ДСЕ из разных партий физически отделены друг от друга, чтобы можно было понять какую партию мы в данный момент обрабатываем. Ведется регулярный контроль такого разделения. Это фундаментальное требование, без которого все остальное теряет смысл, потому что иначе на местах производства мы получим «кучу» железа, которая непонятно как и когда в цех пришла и непонятно, что с ней сейчас делается и мы вернемся к исходному состоянию дел.

Задача может быть решена и без автоматизации: выписка и печать сопроводительных листов может вестись и из Excel, а контроль их наличия – это физическая проверка нужной идентификационной бумаги рядом с партией ДСЕ.

Данный этап рекомендован к внедрению в момент, когда идет обследование завода и проектирование автоматизированной системы учета – задолго до начала обучения и опытно-промышленной эксплуатации – это долгий процесс и чем раньше он начнется, тем лучше.

Контроль

Контроль ведется независимыми службами – экономистами завода, бухгалтерами центральной бухгалтерии завода. Контроль может вестись по следующей схеме:

  • Выборочный контроль наличия физического сопроводительного листа у случайной партии.
  • Выборочна проверка того, что мастер участка может физически указать к какому листу какая партия заготовок относится.
  • В случае, если контроль по п.1 и п.2 не прошел, – тотальный пересчет ДСЕ на участке и в цехе и перевыпуск сопроводительных листов с наказанием виновных.
  • Также желательно привязать ведение сопроводительных листов партий к должностным обязанностям мастеров и кладовщиков производства с выплатой штрафа при его отсутствии или несоблюдении правил ведения листов.

Риски

Производство будет всячески противиться появлению таких сопроводительных листов, потому что это делает их работу абсолютно подконтрольной и сразу выявляет все их проблемы в организации и контроле работ.

Возможные возражения и ответы на них:

Нужно быть готовым к тому, что сотрудники производства в итоге начнут угрожать увольнением и пр. – бесконтрольный бардак удобная среда для всяческих злоупотреблений и в том числе хищений. Возможно, это и к лучшем.

Важный риск – это необходимость сквозной идентификации партий, при передаче ДСЕ в обработку подрядчикам – в этом случае при получении обработанных ДСЕ обратно партии не должны обнуляться или смешиваться – это вопрос требует обязательной проработки с подрядчиком.

Необходимость управления изменениями партий ДСЕ в процессе производства

Требования

В процессе производства партия может:

  • Делиться: часть оставаться на участке, часть передаваться для обработки дальше для ускоренного обеспечения сборки.
  • Менять номенклатуру выпуска: в процессе производства изменилась конструкторская документация и изменилось обозначение целевой производимой ДСЕ.
  • Выпускаться брак.
  • Меняться объем выпуска: из исходного материала может получаться меньше/больше ДСЕ чем по норме.
  • Меняться технология выпуска: добавляться/убираться переделы производства.

Все эти изменения должны быть оперативно отражены в сопроводительных листах на партии:

  • При делении распечатаны новые сопроводительные листы на новые партии.
  • При изменении количества (брак/объем выпуска) внесены изменения в сопроводительные листы.
  • При изменении технологии/номенклатуры выпуска должны быть аннулированы текущие и созданы новые сопроводительные листы.

Это фундаментальное требование, без которого остальное не работает: нет актуальных сопроводительных листовè — Нет учета затрат по партиям — Происходит возврат к исходному состоянию.

Контроль

Аналогичен контролю в предыдущем требовании.

Риски

В дополнение к рискам из предыдущего требования, если изменении много, то без наличия удобных автоматизированных рабочих мест ведения учета в цехах на участках производства, решить эту проблему не получится (слишком много новых дополнительных действий для сотрудников производства) – иначе они просто встанут.

Забалансовый партионный учет ДСЕ, которые были сняты с изделия в процессе ремонта

Требование

Если производственное предприятие оказывает услуги по ремонту изделий, то в процессе их разборки образуются партии ДСЕ, которые были сняты и отправлены в исправление. На эти партии распространяются все те же требования, что и на партии производства новых ДСЕ: идентификация, управление изменениями, партионное списание затрат.

Ситуация здесь усугубляется тем, что эти ремонтные партии ДСЕ чужие (мы ремонтируем чужое изделие и снятые с него ДСЕ тоже чужие), то есть требуется вести забалансовый учет партий таких ДСЕ, который для большинства завод вообще не ведется ни в каком виде (зачем учитывать, если это без цены – забаланс ведь).

Это фундаментальное требование — иначе партии собственных ДСЕ будут мешаться с партиями забалансовых ДСЕ и мы придем в исходное состояние.

Контроль

Аналогичен контролю для партий собственных ДСЕ.

Риски

Аналогичен рискам для партий собственных ДСЕ.

Дополнительно потребуется организационно ввести на заводе регламент учета забалансовых ДСЕ, которого раньше не было.

Необходимость организации партионного списания материалов, покупных комплектующих и ДСЕв процессе производства.

Требования

После появления на производстве идентификаторов партий (сопроводительных листов) необходимо, чтобы кладовщики цеха указывали на какую партию какие материалы и комплектующие были отпущены. Причем делаться это должно оперативно (ежедневно), иначе информация будет забываться и вместо фактического списания затрат, будет подбор любой подходящей партии, куда эти затраты можно списать, что приведет к перекосу в расчете себестоимости и обесценит всю работу.

Без автоматизации данную задачу решить практически невозможно – в программе должны быть видны открытые партии производства и кладовщик должен указывать на какую партию он что списывает. Рекомендуется установить у кладовщиков автоматизированные рабочие места в местах их работы для своевременного внесения документов.

Контроль

  • В момент начала выполнения производственных операций по партии, партия блокируется для списания материалов (кладовщик должен физически отдать все материалы, иначе производству не из чего будет производить).
  • Для досписания материалов кладовщик пишет объяснительную в адрес бухгалтерии почему он не сделал это своевременно, бухгалтерия на время открывает документ партии для списания.
  • Проводится выборочная инвентаризация независимыми службами остатков ТМЦ в кладовых производства – если необъяснимые расхождения есть – тотальная инвентаризация цеха и наказание виновных.

Риски

Аналогичный рискам в предыдущем пункте.

Возможные возражения и ответы на них:

В части случаев, возражения обоснованные и без автоматизированных рабочих мест кладовщика Вы эту задачу не решите.

Необходимость организации партионного отнесения сдельной заработной платы

Требования

После появления на производстве идентификаторов партий (сопроводительных листов) необходимо, чтобы мастера производства вносили информацию по выполненным операциям в разрезе партий. Причем делаться это должно оперативно (ежедневно), иначе информация будет забываться и вместо фактического списания затрат, будет подбор любой подходящей партии, куда эти затраты можно списать, что приведет к перекосу в расчете себестоимости и обесценит всю работу.

Без автоматизации данную задачу решить практически невозможно – в программе должны быть видны открытые партии производства и мастер должен указывать по какой партии какую операцию он производит. Чтобы исключить лишнее хождение по цеху с каждой операцией нужны автоматизированные рабочие места на участках (рядом с производственным оборудованием), где сотрудник будет отчитываться о выполненной работе.

Контроль

  • По окончанию работ в цеху по партии — партия блокируется для внесения трудозатрат.
  • Для досписания трудозатрат мастер пишет объяснительную в адрес бухгалтерии почему он не сделал это своевременно, бухгалтерия на время открывает документ партии для списания.
  • Экономисты контролируют нормативы трудозатрат и факт их списания п партиям.

Риски

Обязательным условием реального и своевременного списания трудозатрат по правильным партиям будет наличие автоматизированных мест в цехах – иначе производство остановится – операций много, производство не сможет отчитываться за них детально на «бумаге».

Дорожная карта для перехода на партионный полуфабрикатный учет

Партионный учет 1С для программистов

Рейтинг статьи

Загрузка…

Пример решения задачи 1С Специалист по платформе — Оперативный учет

Ниже я приведу пример решения типовой задачи для аттестационного билета «1С Специалист по платформе».

Условие задачи: оперативный учет

Компания занимается оптовой торговлей. Поступление товаров отражается документом «Приходная накладная», продажа — «Расходная накладная». Помимо продажи товара могут оказываться дополнительные услуги, например, по доставке. И услуги, и товары указываются в одной табличной части.

Складской учет товаров не ведется.

При проведении расходной накладной при нехватке товара необходимо выдавать соответствующее предупреждение с указанием количества нехватки и не позволять проводить документ.

Списание себестоимости должно быть организовано по партиям, в зависимости от текущего значения принятого в учетной политике метода списания себестоимости (FIFO, по средней или LIFO). Учетная политика может меняться каждый день, ее изменение фиксируется соответствующим документом.

Считается, что документы задним числом не вводятся, но старые документы могут неоперативно перепроводиться.

Необходимо построить отчет но продажам товаров за период и остаткам товара на указанную дату.

Продажи с 01.01.2010 по 31.03.2010

Прибыль рассчитывается как:

«Сумма продаж» — «Себестоимость» Остатки товаров па 01.01.2010

Решение задачи оперативного учета 1С Специалист 8

Структура хранения данных

Первая задача — определиться со структурой хранения данных.

Лучше всего при решении любой задачи отталкиваться от требуемых отчетов. В нашем случае нам необходимо показать пользователю себестоимость товаров в разрезе приходных накладных и отобразить продажи за период.

Для хранения данных об остатках будем использовать регистр накопления «ОстаткиНоменклатуры» (тип — «Остатки»): измерения (разрезы) хранения у которого — «Номенклатура» и «Партия» (документ, которым был оприходован товар). В разрезе партий будет рассчитываться себестоимость товара.

Для хранения информации о продажах нам потребуется регистр накопления «Продажи» (тип — «Обороты»). Измерение одно — «Номенклатура». Ресурса три — «Количество», «Сумма», «Себестоимость». Решение хранить в регистре продаж «Себестоимость» достаточно спорное. В принципе, в вышеуказанном отчете можно было соединять два регистра для получения информации. Однако я считаю, что скорость и простота получения информации должны оцениваться выше, чем место на диске.

Списание себестоимости должно быть организовано по партиям, в зависимости от текущего значения принятого в учетной политике метода списания себестоимости (FIFO, по средней или LIFO). Учетная политика может меняться каждый день, ее изменение фиксируется соответствующим документом.

Для хранения настройки будем использовать регистр сведений «МетодСписанияТоваров» с периодичностью — один день. На закладке Данные укажем только ресурс — МетодСписания, а измерением будет период установки настройки. Для установки значения регистра сведений используем документ «УстановкаМетодаСписания», у которого укажем единственный реквизит — МетодСписания. В обработке проведения укажем следующий код:

Чтобы понимать, какая номенклатура является услугой, сделаем у справочника реквизит «Услуга», тип — булево:

С хранением данных мы разобрались. Приступим к отражению хозяйственных операций с помощью Документов.

Для решения данной задачи нам понадобится два документ — приходная накладная и расходная накладные. Рассмотрим их подробнее:

Приходная накладная

С точки зрения поступления товара тут всё просто. В документе необходимо указать, в какое время, сколько товара и по какой стоимости пришло. Структура поступления такая:

Следует обратить внимание на важный момент — если учетная политика установлена как «средняя», то не следует писать в регистр ссылку на текущий документ. Потом, при списании, у нас будет взята себестоимость в разрезе «пустой» партии, т.е. по средней.

Расходная накладная

Структура метаданных документа Расходная накладная аналогична приходной, его можно полностью скопировать. Но с обработкой проведения расходной накладной 1С для списания партий всё немного сложнее.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Прежде всего, необходимо установить управляемую блокировку на данные. Делается это с той целью, чтобы защитить прочитанные данные от изменения другими пользователями. Делается это с помощью объекта «БлокировкаДанных» следующим программным кодом:

В качестве источника данных у нас будет использоваться табличная часть документа «СписокНоменклатуры».

Далее необходимо узнать, какой метод списания установлен для текущего периода:

После определения метода списания определяем количество товара для списания и формируем движения:

Тут необходимо отметить следующие моменты:

  1. В зависимости от метода списания мы меняем текст запроса с помощью следующей конструкции: Запрос.Текст = СтрЗаменить(Запрос.Текст, «ВОЗР», «УБЫВ»).
  2. Не забудьте проиндексировать поля временной таблицы, по которой будете соединять таблицы (ИНДЕКСИРОВАТЬ ПО Номенклатура).
  3. Не забудьте проверять значения в запросах на NULL с помощью конструкции ЕСТЬNULL. NULL может возникнуть при соединении с другими таблицами при отсутствии значения в присоединяемой таблице.
  4. Решение проблемы копеек: если количество списываемого товара по данной партии равно остатку под данной партии, то списать всю сумму. Это позволит избавиться от остатка от деления. В нашем примере: СуммаСписания = ?(ВыборкаНоменклатура.КоличествоОстаток = КСписанию, ВыборкаНоменклатура.СуммаОстаток, ВыборкаНоменклатура.СуммаОстаток/ВыборкаНоменклатура.КоличествоОстаток * КСписанию).
  5. Если не хватает какой-либо номенклатуры, мы устанавливаем параметр «Отказ» в значение «Истина», однако продолжаем движения по строкам документа, чтобы вывести все сообщения о нехватке товара.
  6. Количество товара проверяется только для товара, без учета услуг.
  7. В цикле мы списываем до тех пор, пока не погасили потребность из документа (ОсталосьСписать 0).
  8. Если списание производится «по средней», то НЕ указываем документ партии.
  9. Если списание производится «по средней», сумму необходимо брать из итоговой строки группировки.

Отчеты

С данной структурой регистров отчеты получаются элементарные:

Скачать решение задачи оперативного учета 1С специалист по платформе

Скачать вышеописанное решение Вы можете по ссылке.

Я буду рад Вашей критике, вопросам и замечаниям в комментариях, спасибо!

Удачи при подготовке!

Если Вы начинаете изучать 1С программирование, рекомендуем наш бесплатный курс (не забудьте подписаться на YouTube — регулярно выходят новые видео):

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Оперативный учет. Задача №1

Первая задача раздела «Оперативный учет»

Для начала, давайте выделим основные моменты из условий задачи:

  • Используется 2 документа (Приходная накладная, Расходная накладная)
  • Компания продает И товары И услуги. И товар и услуга находятся в одной табличной части
  • Аналитика по складам не требуется
  • Необходим контроль количества при продаже товаров
  • Применяется партионный учет (ФИФО или ЛИФО)
  • Учетная политики действует в пределах ГОДА
  • Плюс необходимо реализовать два отчета (Продажи, Остатки товаров)

Готовый пример решения

Справочник «Номенклатура»

Учетная политика

В задаче ПОДЧЕРКИВАЕТСЯ! Учетная политика действует в пределах года. Значит нам нужен регистр сведений, с периодичностью «В пределах года». Структура регистра довольно простая, это один ресурс «МетодСписания» с типом «ПеречислениеСсылка.УчетнаяПолитика»

Регистр накопления «ОстаткиНоменклатуры»

Документ «Приходная накладная»

Т.к. учет в разрезе складов не ведется, то и в документе нет необходимости добавлять реквизит склад (тем более что справочника такого в каркасной конфигурации нет). Раз не требуется, то и не делаем. Вообще на экзамене лучше не отклоняться от условий задачи, и не делать свыше того что указано в задаче.
Таким образом, все что от нас требуется сделать в этом документе, это описать обработчик проведения (процедура в модуле объекта «ОбработкаПроведения»).
Воспользуемся конструктором движений

Вот так выглядит результат работы конструктора движений Но можно (так будет лучше, выше производительность) сделать по-другому. Получить все поля в запросе, и загрузить готовый результат в движения. Например вот так: И последний штрих! Будем заполнять реквизит «СуммаПоДокументу» перед записью. Для этого в модуле объекта используем процедуру «ПередЗаписью»

Документ «Расходная накладная»

Теперь самое интересное! Читаем задачу 1.1, и отмечаем основные моменты которые необходимо учитывать при проведении документа «Расходная накладная»:

  • Учитывать порядок списания себестоимости товаров, указанный в учетной политике (ФИФО или ЛИФО)
  • При проведении расходной накладной, необходимо контролировать остатки товаров
  • В случае нехватки товаров, выводить предупреждение, и не проводить документ
  • В табличной части могут быть как товары так И услуги, но нас интересуют только ТОВАРЫ и остатки по ним

Теперь давайте по-порядку! Открываем модуль объекта документа «Расходная накладная», и работаем с процедурой «ОбработкаПроведения».
Первое что определим, это порядок списания себестоимости! Далее напишем запрос для получения товаров из табличной части, и остатков по партиям товаров Немного поясним что здесь происходит. Итак:

  1. Первое что нужно сделать, это поместить выборку товаров из табличной части во временную таблицу. Это нужно для того чтобы во-первых оставить там только товары, во-вторых получить общее количество по каждому товару (т.к. один и тот же товар может быть в двух и более строках табличной части, тогда при левом соединении с таблицей остатков мы получим ошибочные данные по остаткам
  2. К выборке товаров, получаем остатки из виртуальной таблицы «Остатки» регистра накопления «ОстаткиНоменклатуры»
  3. В параметрах виртуальной таблицы указываем период, а также ограничиваем номенклатуру по которой нужно остатки получить
  4. Упорядочиваем выборку по дате партии
  5. И делаем итоги по номенклатуре. Т.е. при обходе сразу будет видно, достаточное ли количество на остатках

Теперь делаем обход результата выборки, и формируем движения по регистру, либо не формируем и ставим флаг отказа
Запустив конфигурацию в режиме «Предприятие», и создав документ «Расходная накладная» с необходимым количеством, можно убедиться что написанный алгоритм работает


Так же, рекомендуем посмотреть решение задачи 5. 1 (Просмотр движений документа «Расходная накладная», для контроля правильности)

Система упрощения партионного учета для 1С 8.1

Материал предоставлен компанияей ИТЦ «Мотива»

Что упрощать?

Партионный учет, пожалуй, самая сложная подсистема любой конфигурации 1С.

Простое проведение документа, списывающего партии, ощутимо по времени. И чем больше в нем строк, тем существеннее время ожидания проведения документа.

Но это ещё полбеды. Дальше могут возникать ситуации, когда товар не распределился по партиям. Причины этого могут быть различными: непоследовательное занесение поступления партий и их списание, пересорт товара, просто отсутствие партий и т.д. Но результат этого всегда один и тот же — невозможность определить себестоимость списанного товара и, следовательно, некорректная информация по валовой прибыли, затратам и т.п. Следовательно, такие ситуации необходимо отслеживать и своевременно корректировать. Первая же проблема на пути корректировки: информация по не распределенным товарам выдаётся только непосредственно при перепроведении документов! Даже при однопользовательской работе на процесс сбора такой информации без жалости смотреть невозможно. Что уж говорить о многопользовательском варианте. Процесс же корректировки ситуаций нераспределения по партиям — вообще творческая и кропотливая работа!

И, наконец, актуальность полученных данных. Да, да! Корректировкой дело не заканчивается. Работа с документами «задним числом» (корректировка, добавление, изменение, удаление) приводит к неактуальности текущего распределения партий товаров. Например, себестоимость уже списанной партии может просто изменится, либо появится новая партия, а то и, вообще, списанная партия может быть удалена. В любом случае, данные о списанной себестоимости товара уже не будут отвечать выбранному методу распределения (FIFO, LIFO, По-среднему) и снова будут вводить в заблуждение менеджеров, изучающих отчеты, устанавливающих цены, закупающих товар. Во избежание такого развития событий предусмотрен механизм восстановления последовательности партий товаров. Но, как правило, работа с ним не отличается удобством: требуется монопольный режим, невозможно прервать восстановление, любое перепроведение документа (даже без внесения изменений) расценивается как нарушение последовательности и т. д.

Как упрощать?

Компания ИТЦ «Мотива» предлагает систему, позволяющую значительно упростить работу с партионным учетом в Вашей конфигурации! Упрощение идет по таким направлениям, как поиск не распределенных, корректировка не распределенных, восстановление последовательности.

Система состоит из модулей:

* Быстрое восстановление последовательности партий товаров.

* Отчет по товарам, не распределенным по партиям.

* Автокорректировка ситуаций нераспределения.

* Корректировка методом буфера.

Указанные модули позволяют забыть о проблемах партионного учета и переводят работу с базой данных на качественно новый уровень. Актуальность последовательности восстанавливается незаметно в реальном времени или раз в день, отнимая 5-15 минут. Информация по товарам, нераспределенным по партиям появляется за секунду нажатием кнопки. Рутинные работы по корректировке не распределения автоматизированы.

И это не далекое будущее — для использующих эту систему это счастливое настоящее! Наша система приносит радость людям и, безусловно, уменьшает трудозатраты многократно.

Быстрое восстановление последовательности партий товаров.

Данные о списанных партиях критичны к правильной последовательности проведения документов – они только тогда отражают действительное положение вещей, когда документы проводятся последовательно!

Если в Вашем оперативном учете Вы используете учет партий товаров, тогда Вы, наверное, знаете, что периодически, вследствие проведения документов задним числом, последовательность партий может быть нарушена и данные по списанной себестоимости могут быть неактуальны.

Различные варианты нарушения последовательности (корректировка, добавление, удаление товаров или документов, изменение даты документа) очень часто встречаются в оперативном учете. И, чтобы получать актуальную информацию, необходимо восстанавливать последовательность каждый день и чаще. В идеале — перед каждым формированием отчёта по прибыли и ему подобных.

Стандартная обработка в случае нарушения последовательности будет перепроводить ВСЕ документы последовательности, начиная с даты нарушения. Данная процедура может занять достаточно длительное время в зависимости от объёма базы и даты нарушения (зачастую, не успевает выполнится за ночь). Она будет восстанавливать последовательность даже тогда, когда актуальность восстановления попросту отсутствует (просто перепровели документ, не изменяя его товарной составляющей). К тому же, нет необходимости перепроводить все документы — ведь важно восстановление партий только по определенным товарам.

Система оптимизированного (ускоренного) восстановления, которую предлагает компания ИТЦ «Мотива», выполняя ту же задачу, что и стандартная, позволяет восстановить последовательность на порядок быстрее, поскольку:

· Отслеживает, была ли действительно нарушена последовательностьпартий при перепровадении документа задним числом и по каким товарам.

· Перепроводит только документы, содержащие товары, по которым последовательность была нарушена.

· При перепроведении тратит время только для восстановления партионного учета – остальные алгоритмы проведения нет нужды задействовать. Не перепроводит документы образования партий («Поступление», «Оприходование» и пр.) по аналогичным соображениям.

· Не требует монопольного режима(отсутствия других пользователей в базе). Для восстановления даже не требуется, чтобы перепроводимый документ был закрыт пользователем!

· Позволяет прерывать выполнение восстановления и продолжать дальше в более удобное время.

· Позволяет автоматически поддерживать актуальность партий товаров в реальном времени либо автозапуск восстановления по расписанию.

Резюмируя, эта система оптимизирует восстановление путем введения детального анализа на стадии нарушения последовательности. Основное преимущество — уникальный алгоритм, отслеживающий, было ли нарушение последовательности при перепроведении документа. В сочетании с остальными методами оптимизации разработка позволяет для восстановлении последовательности перепроводить в среднем на 85-95% меньше документов! Другими словами, не перепроводятся те документы, которые после этого заведомо не изменят свои движения по партиям.

Компания ИТЦ «Мотива» предлагает Систему упрощения партионного учета (далее СУПУ), которая наилучшим образом выполнит задачи восстановления любых последовательностей документов!

Отчет по товарам, не распределенным по партиям.

При проведении документа иногда возникают ситуации нераспределения товара по партиям (нехватка партий для списания). В этих случаях в момент проведения документа выдаются соответствующие сообщения.

Вероятно Вы задавались вопросом, как быстро посмотреть эти сообщения без перепроведения документов?

Вот и ответ: для того, чтобы в любой момент за считанные секунды увидеть все ситуации не распределения (документ, товар, недостающее количество) служит данный отчет. Теперь проверка списания товаров по партиям станет удобным и увлекательным занятием! Удивительно, но отчёт способен работать с любыми периодами документов сразу после установки. Так что если Вам предстоит битва с запущенной последовательностью за последние N лет — Система упрощения партионного учета Вам окажет неоценимую помощь!

Автокорректировка ситуаций нераспределения.

При обнаружении ситуаций нераспределения из-за разницы во времени прихода и расхода, находящихся в одном дне, данная процедура перемещает приход на секунду раньше расхода.

Корректировка методом буфера.

Иногда, чтобы не разбираться в прошлых периодах с распределением партий, проще оприходовать определенное количество товара до момента возникновения ошибок нераспределения, чтобы списать его позже, когда череда ошибок пройдёт. Определением оптимальных параметров такой операции с попутным созданием документов Оприходования / Списания и занимается этот модуль.

Как видите, управлять партиями при наличии такого инструмента легко! А успешное внедрение этой системы на десятках баз данных, преимущественно крупных и очень крупных, позволяет нам уверенно предлагать её Вам в качестве надёжного помощника!

Сомневаетесь в безопасности и эффективности работы СУПУ? Данный продукт начиная с 2006 года и 1с версии 8. 0 успешно работает в промышленной эксплуатации на многих предприятиях самого различного профиля. За всё это время мы не получили нареканий относительно его функционала — только пожелания по улучшению сервисных механизмов, которые реализовываем в новых версиях. К тому же СУПУ не меняет данные, он просто перепроводит документы, используя их стандартный алгоритм проведения. И в отличие от типовых аналогов, далеко не все, а только необходимые. Система упрощения партионного учета — абсолютно безопасный и эффективный помощник!

* Система встраивается в конфигурации на базе типовых 1С 8.1 «Управление торговлей», «Управление производственным предприятием». О возможности использования в других конфигурациях или для восстановления других последовательностей документов уточняйте.

* Продукт устанавливается «сбоку» и не требует внесения изменений в типовой код конфигурации. Т.е. обновление новыми версиями типовых конфигураций происходит как обычно. Установка занимает 10 минут.

Оценка статьи:

Загрузка. ..

Adblock
detector

РАУЗ на пальцах или 5 аспектов технологии РАУЗ в программе 1С:Управление торговлей редакция 11

В программе 1С:Управление торговлей 8 редакция 11.0 много чего нового по сравнению с ред.10.3. Но самым загадочным является расширенная аналитика учета затрат, РАУЗ. Эта технология впервые появилась уже в далеком 2008 году в конфигурации 1С:Управление персоналом, затем она появилась в 1С:Комплексная автоматизация. Теперь РАУЗ доехал и до управления торговлей. Тем не менее, найти понятные объяснения, что же это такое трудно.

При знакомстве с многочисленными статьями, посвященными РАУЗ, складывалось впечатление, что РАУЗ это оценка себестоимости путем решения системы линейных уравнений, СЛУ. Другими словами РАУЗ сводился к решению СЛУ. Подсознание как-то противилось такому пониманию.

На мой взгляд, есть три источника информации, заслуживающие высокой степени доверия. Пусть другие авторы не обижаются. Возможно, я плохо искал.

  1. Е.Абрашина, И.Емельянов. Использование механизма расширенной аналитики в 1С:Управление производственным предприятием. Москва, ООО «1С-Паблиишинг», 2011.
    Эта книга написана все-таки для внедренцев. В ней очень подробно описано, как правильно пользоваться технологией РАУЗ, как правильно настроить программу. Однако в ней вы не найдете, как конфигурация составляет СЛУ и, что это за уравнения. Если вы впервые знакомитесь с РАУЗ, то понять на сущностном уровне что же это такое очень трудно. Лично я стал понимать содержимое этой книги и ценить ее лишь после прохождения курса 1С:Управление торговлей – Быстрый старт: Затраты, Себестоимость, Финансы .
  2. Поляков А.В. опубликовал ряд очень интересных и познавательных статей, посвященных РАУЗ. Здесь есть и статья, описывающая, как формируется СЛУ. Но для ее понимания требуются элементарные познания в теории графов.
  3. 1С:Управление торговлей – Быстрый старт: Затраты, Себестоимость, Финансы Только после прохождения ‘этого курса у меня стало появляться понимание того, что же такое РАУЗ. Авторами этого курса являются известные специалисты Евгений Гилев и Фарит Насипов. У них есть курсы по КА8 и УПП, где также рассматривается РАУЗ. К слову сказать, в быстром старте тоже не приводится определение РАУЗ, типа РАУЗ это то-то и то-то. Зато на многочисленных примерах, которые тесно связаны с технологией РАУЗ, наглядно выясняется сущность этой технологии.

Данная статья ни в коей мере не может заменить курс «1С:Управление торговлей – Быстрый старт: Затраты, Себестоимость, Финансы». Она является попыткой привести в порядок полученные знания, на пальцах объяснить самому себе и другим желающим, что же такое РАУЗ. Разумеется, статья не претендует на истину в последней инстанции. Возможно, что вы с чем-то будете не согласны. Буду очень признателен за любые замечания, вопросы и дополнения. Начнем.

Часто разговор о РАУЗ начинается и заканчивается описанием его достоинств и недостатков. Из подобных статей создается впечатление такое, что все знают, что такое РАУЗ, но не все знакомы с его преимуществами. Но, как можно оценивать нечто, что выходит за рамки известных нам представлений!

Другие фактически ставят знак тождества между понятием РАУЗ и оценкой себестоимости путем решения системы линейных уравнений. В одной книжке прочел замечательный совет пользователям УПП: если вы желаете рассчитывать себестоимость итерационным методом, включите РАУЗ.

Так и представляю себе рассуждения финансового директора: эх, надоел мне что-то партионный метод, буду считать себестоимость итерационным методом. Так и хочется автора спросить. А, что так скудно? Может быть, предложить финансовому директору на выбор сотню приближенных методов. А почему только приближенный. Матрица СЛУ, скорее всего, является разреженной. Так может быть его обеспечить еще и точными методами решения СЛУ, обладающими разреженными матрицами. Пусть сидит, развлекается.

Можно попытаться угадать смысл РАУЗ в его наименовании – расширенная аналитика учета затрат. Но это далеко не полностью отражает существо технологии, хотя звучит очень красиво. Предположим раньше затраты учитывались по пяти аналитикам, а теперь по тридцати пяти. Ну и, что? Это далеко не все, что можно сказать о РАУЗ. После прохождения курса 1С:Управление торговлей – Быстрый старт: Затраты, Себестоимость, Финансы у меня сложилось следующее представление о РАУЗ.

РАУЗ это технология, включающая в себя несколько принципиально важных взаимозависимых новаций.

Рассмотрим эти аспекты.

Управленческий учет.

Документы ред. 10.3 при проведении могут производить записи в разных видах учета. Для этого в них предусмотрены флаги «Управленческий учет», «Бухгалтерский учет» и «Налоговый учет». В документах ред.11.0 подобные флаги отсутствуют. Это косвенно свидетельствует о том, что

Редакция 11 позиционируется, как программа управленческого учета.

А это означает, что в целях управленческого учета руководитель или владелец предприятия самостоятельно определяет характер и состав затрат. При этом проблем при переносе данных в конфигурацию Бухгалтерия быть не должно.

Между конфигурациями Управление торговлей и Бухгалтерия предприятия предусмотрен обмен данными на уровне документов и справочной информации. При таком обмене в конфигурацию Бухгалтерия предприятия не переносится информация, отражаемая только в оперативном учете (например, информация об ордерах на товары). Однако автоматически добавляется информация, которая необходима для правильного отражения документов в бухгалтерском и налоговом учете (счета учета товаров, счета учета расчетов с контрагентами и т.д.).

Если на предприятии есть операции, которые не должны отражаться в регламентированном учете, то их следует отражать в организации «Управленческая организация». Такая организация создается системой автоматически, если в административном разделе, в настройках параметров учета, на закладке Финансы установить флаг «Использовать раздельные операции закупки и продажи для упр. и регл. учета». Данные по управленческой организации не переносятся из конфигурации Управление торговлей в конфигурацию Бухгалтерия.

Важным следствием того, что ред. 11 это управленческая конфигурация является следующая новация.

Запасы это затраты предприятия.

В целях управленческого учета запасы логично перевести в разряд затрат организации. Именно это и сделано в ред. 11. Действительно, на приобретение тех или иных запасов, например, товаров организация понесла определенные затраты. В целях бухгалтерского и/или налогового учета такие затраты могут носить отложенный характер. То есть признаваться затратами в будущих периодах.

Например, расходы на приобретение материалов превращаются в затраты после их использования в производстве продукции. Расходы на приобретение товаров превращаются в затраты после их продажи. Однако для владельца бизнеса это затраты, которые он понес в момент оплаты запасов (материалов, товаров).

Другими словами запас это тоже затрата. Такое понимание позволило разработчикам отказаться от множества регистров накопления. Например, в конфигурации 1С:Управление производственным предприятием 8 без технологии РАУЗ только учет себестоимости запасов и затрат учитывался в 32 регистрах накопления. С применением технологии РАУЗ их стало всего два (Е.Абрашина, И.Емельянов.).

В рамках технологии РАУЗ используется единый подход к учету запасов и затрат. Запас и затрата это единый объект учета — затрата.

Например, расходы на закупку товаров и расходы на их доставку – все это затраты предприятия.

Расширенный учет затрат.

В программе ут10.3 расходы, связанные с приобретением товаров, документом «Поступление доп. расходов» списываются на себестоимость, указанных в документе товаров. Пользователь может управлять только составом номенклатуры, на которую следует распределить дополнительные расходы.

Иное дело ут11. В ней аналогом этого документа является документ «Поступление услуг и прочих активов». Однако его возможности на порядок выше. Во-первых, он предоставляет три варианта распределения затрат:

  • На себестоимость товаров,
  • На направления деятельности,
  • На расходы будущих периодов.

Во-вторых, при выборе любого варианта система предлагает обширный список аналитик. Например, при распределении на себестоимость товаров дополнительные затраты можно списать на конкретный склад, на товары в конкретном документе поступления или в документе перемещения между складами и т.д.

При распределении на направление деятельности дополнительные затраты можно списать на склад, на номенклатуру, на подразделение, на претензию клиента, на маркетинговое мероприятие, на физическое лицо и другие аналитики. В принципе тоже самое относится и при распределении затрат на расходы будущих периодов.

В рамках технологии РАУЗ финансовому директору предоставляется мощный инструмент управления дополнительными затратами.

Обратите внимание, что в наименовании РАУЗ отражен лишь данный аспект этой технологии.

Отказ от ресурсоемких вычислений – Партия и партия образующий документ.

Вероятно, главной задачей, которую перед собой ставили разработчики, являлась задача кардинального увеличения производительности системы. Не на 10-20%, а в разы.

Проблема производительности чрезвычайно актуальна для крупных торговых компаний. Ее суть в следующем. В конце месяца, после ввода всех поступлений, всех отгрузок и регистрации дополнительных затрат необходимо рассчитать фактическую себестоимость.

На практике в течение месяца, как правило, много документов вводится задним числом. В результате нарушается последовательность проведения документов. А списание по ФИФО или ЛИФО предполагает восстановить эту последовательность. В крупных организациях на это уходят часы, и даже сутки.

Это не только ресурсоемкая задача, но и очень нервная. Представьте. Ответственный пользователь на выходные дни запустил обработку восстановления последовательности и ушел отдыхать. В понедельник приходит и видит, что обработка аварийно остановилась на 4-ом часе работы. Надо найти ошибку, исправить ее и заново запустить обработку. И так много раз.

Есть и менее масштабные проблемы, но не менее важные. В крупном торговом предприятии десятки менеджеров с утра до вечера набивают накладные. В ут10.3 все они делают многочисленные и ресурсоемкие движения по многочисленным регистрам. В это же время финансовому директору и руководителю предприятия тоже интересно знать, что у них происходит. Однако на формирование нужных им отчетов тратится очень много времени.

Выходом из этого тупика разработчики увидели в отказе от партионного учета.

В В ут11 отсутствуют такие понятия, как партия и партия-образующий документ.

Это обстоятельство позволило отказаться от ресурсоемких вычислений и значительно увеличить производительность системы. Для небольших организаций этот прирост может оказаться микроскопическим. А вот крупные организации могут спокойно вздохнуть.

Те, кто уже знакомился с ред. 11.0 могут возразить. В периодическом регистре сведений «Настройка методов оценки стоимости товаров» можно указать метод оценки «Средняя за месяц» или «ФИФО». Но ведь списание методом ФИФО предполагает наличие партий. Что-то автор мутит. Не мутит!

Никакого списания по партиям нет, так как нет самих партий. Названные методы оценки на самом деле задают лишь алгоритм, по которому рассчитывается суммовой остаток в соответствующем центре затрат. В дальнейшем он используется при построении системы линейных уравнений баланса (СЛУ) относительно неизвестного вектора себестоимости.

В следующей статье мы познакомимся, как работают эти алгоритмы и, как составляется СЛУ. А пока еще раз подчеркнем

В ут11.0 нет партий. И именно это обстоятельство позволило резко увеличить производительность системы.

В ред. 10.3 себестоимость товаров рассчитывается в момент проведения документа отгрузки. В ут11 фактическую себестоимость можно рассчитать только в конце месяца.

Сторонники партионного учета данный факт считают большим минусом технологии РАУЗ. Ведь получается, что до расчета фактической себестоимости в конце месяца невозможно определить валовую прибыль по данной отгрузке. Что на это можно ответить.

Во-первых, на крупном торговом предприятии партионный учет требует просто колоссальных вычислительных ресурсов.

Во-вторых. Оценка себестоимости при каждой отгрузке товара, как правило, очень и очень приблизительная. То есть до тех пор, пока не будут распределены на себестоимость товаров все дополнительные затраты, до тех пор, пока мы не восстановим последовательность поведения документов говорить о точности оценки себестоимости весьма проблематично.

В третьих. Если не терпится прямо сейчас оценить себестоимость, то технология РАУЗ это позволяет сделать. Для этого регламентный документ «Расчет себестоимости товаров» необходимо провести в режиме предварительного расчета себестоимости.

Себестоимость оценивается путем решения системы линейных уравнений.

Отказ от партионного учета отменил необходимость регистрации движений по многочисленным регистрам. Но возникла другая задача. А, как же теперь оценивать себестоимость. Партий то нет.

Найдено было следующее решение. Система по известным аналитикам и движениям документов поступления автоматически формирует центры затрат. Для каждого из этих центров затрат система опять же автоматически формирует уравнение баланса. В результате получается система линейных уравнений с неизвестными себестоимостями. Остается только решить ее, что и делается регламентным документом «Расчет себестоимости товаров».

Внимание. СЛУ это не РАУЗ. Это очень важная, но, тем не менее, составная часть технологии РАУЗ.

Матрица СЛУ не зависит от того, в какой последовательности товары поступали и выбывали. А это означает, что не надо беспокоиться о хронологической последовательности проведения документов. При любой последовательности значение себестоимости остается одинаковой.

В заключение еще раз обратим внимание на следующие моменты.

  1. В конфигурациях 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление производственным персоналом у пользователя есть возможность отказаться от технологии РАУЗ и применять традиционный партионный учет. У пользователей 1С:Управление торговлей редакция 11.0 не возможности выбора, только РАУЗ. В ближайшее время ожидается выпуск новой редакции 11.1. Возможно, в ней появится выбор.
  2. Программа 1С:Управление торговлей редакция 11 это программа управленческого учета. С точки зрения учета запасы не отличаются от затрат. В силу этого владелец бизнеса может сразу видеть все свои затраты.
  3. В рамках технологии РАУЗ редакция 11 предоставляет финансовому директору мощный настраиваемый инструмент для управления дополнительными затратами.
  4. При использовании технологии РАУЗ отсутствует учет партий. Для крупных торговых предприятий это обстоятельство приводит к кардинальному увеличению производительности системы.
  5. Себестоимость товаров оценивается путем решения автоматически сформированной системы линейных уравнений, СЛУ. Последовательность поступлений и не оказывает влияние на себестоимость.

PS. Привычка – вторая натура. Многим пользователям привычен и понятен партионный учет. При желании они всегда могут отследить цепочку партий и проверить расчет себестоимости. При использовании РАУЗ программа сама формирует какую-то систему уравнений, сама ее решает. Даже, если пользователь знает, как это делается, проверить результат на реальных данных весьма проблематично. И, что же делать?

Да ничего! Многие, наверное, видели приборную доску пилота авиалайнера или блочный щит управления атомной электростанцией. На них десятки приборов. Вы думаете, что пилот или оператор профессионально разбирается в том, как устроен тот или иной датчик, преобразователь, прибор. Нет, конечно. Он владеет другими знаниями. Он знает, что если давление упадет, а температура теплоносителя поднимется, то произойдет то-то и то-то. Значит надо предпринять такие-то действия.

То же самое и с расчетом себестоимости. Какая разница, как она рассчитывается. Главное, чтобы с известной погрешностью она отражала истинное значение. Здесь остается довериться разработчикам. Тем не менее, очень важно знать основные Принципы расчета себестоимости товаров в 1С:Управление торговлей редакция 11.

В следующей статье покажем, как составляется система линейных уравнений.

Какие настройки в «1С:Управление торговлей» нежелательно изменять после начала ведения учета — ЦДРиП

Ранее мы описывали базовые настройки в «1С: Управление торговлей 8» (ред. 11.3). Сегодня расскажем о настройках, которые не рекомендуется изменять после начала работы в программе, так как это может привести к некорректным результатам.

Содержание:

  • Валюта
  • Учет по нескольким организациям, валютам, складам
  • Версия партионного учета
  • Обособленный учет себестоимости и его детализация

Настройка валюты

Выбор валюты управленческого и регламентированного учета доступен в настройках предприятия, так же как и включение использования нескольких валют.

НСИ и администрирование / Настройка НСИ и разделов / Предприятие, подраздел «Валюты»

Регламентированный учет в нашей стране ведется в рублях. Валюту управленческого учета пользователь выбирает на свое усмотрение. Ее рекомендуется установить перед началом учета в 1С.

Предупреждение. Программа не поддерживает изменение валюты управленческого учета после того, как учет начат. Если все же ее изменить, ранее созданные документы станут некорректными. Для их исправления может потребоваться написание дополнительной программной обработки.

Прежде чем приступить к работе, точно определите, в какой валюте будет вестись управленческий учет!

Учет по нескольким организациям, валютам, складам

Программа поддерживает функции «многовалютного», «многофирменного», «многоскладского» учета. Их можно включать и отключать, каждый из видов учета настраивается отдельно.

  • Если эти функции включены, в 1С возможно отразить несколько валют, несколько складов, несколько организаций, и регистрировать операции с их участием.
  • Если они отключены, программа «думает», что в информационной базе ведется учет по одной организации, одному складу, одной валюте.

Принцип настройки таков: включение учета по нескольким организациям, валютам, складам возможно как до, так и после начала работы в программе. Отключение после начала работы не рекомендуется.

Совет. Если «множественный» учет по какому-либо из разрезов (организаций, валют, складов) не требуется, перед началом работы отключите эту опцию. В случае необходимости можно будет позже ее включить.

Соответствующие настройки производятся в следующих формах.

  • Учет по нескольким организациям –
НСИ и администрирование / Настройка НСИ и разделов / Предприятие, подраздел «Организации», флаг «Несколько организаций».

  • Учет по нескольким валютам –
  • НСИ и администрирование / Настройка НСИ и разделов / Предприятие, подраздел «Валюты», флаг «Несколько валют».
  • Учет по нескольким складам –
НСИ и администрирование / Настройка НСИ и разделов / Склад и доставка, подраздел «Склад», флаг «Несколько складов».

Внимание! В случае, если учет был начат с этими настройками, а затем они были отключены, возможна некорректная работа программы.

Пример:

Предположим, в нашей организации было несколько складов, в 1С были отражены поступления товаров на эти склады и отгрузки с них. Затем мы решили вести весь учет товаров на одном складе. Если в 1С просто отключить учет по нескольким складам, список складов останется в информационной базе, хоть и не будет виден в интерфейсе. Результаты работы системы могут быть некорректными.

Если все же возникла необходимость отключить учет по нескольким складам (организациям, валютам) уже после начала его ведения, это может потребовать дополнительных действий в программе. Рекомендуем проконсультироваться с квалифицированными специалистами!

Версия партионного учета

В настройках финансового результата и контроллинга доступен выбор версии режима партионного учета.

НСИ и администрирование / Настройка НСИ и разделов / Финансовый результат и контроллинг, подраздел «Учет товаров», поле «Партионный учет».

Рекомендуется использовать версию 2. 2 (она явлется последней и устанавливается по умолчанию при автоматическом создании информационной базы). Версия 2.1 служит лишь для совместимости с базами «1С:Управление торговлей» предыдущей редакции – 11.2.

Версия партионного учета также должна быть выбрана до начала работы в программе.

Обособленный учет себестоимости и его детализация

В настройках финансового результата и контроллинга также возможно включить обособленный учет себестоимости товаров и настроить его детализацию – например, по группам финансового учета, по поставщикам, по подразделениям или менеджерам, по сделкам.

НСИ и администрирование / Настройка НСИ и разделов / Финансовый результат и контроллинг, подраздел «Учет товаров».

Для настройки служат флаги в подгруппе «Обособленный учет себестоимости товаров по видам запасов». В случае необходимости такого учета следует установить флаги до начала работы в программе.

Если обособленный учет себестоимости и его опции включить после начала работы, это не повлияет на правильность ведения учета. Однако при формировании отчетов аналитические данные будут некорректными, так как в ранее созданных документах обособленный учет не был отражен.

Пакетная обработка Определение

Что такое пакетная обработка?

Пакетная обработка – это обработка транзакций в группе или в пакете. Во время пакетной обработки взаимодействие с пользователем не требуется. Это отличает пакетную обработку от обработки транзакций, которая включает обработку транзакций по одной за раз и требует взаимодействия с пользователем.

Хотя пакетную обработку можно выполнять в любое время, она особенно подходит для обработки в конце цикла, например, для обработки банковских отчетов в конце дня или создания ежемесячных или двухнедельных платежных ведомостей.

Ключевые выводы

  • Пакетная обработка — это метод автоматизации и обработки нескольких транзакций как единой группы.
  • Пакетная обработка помогает выполнять такие задачи, как начисление заработной платы, сверка в конце месяца или расчеты по сделкам в ночное время.
  • Системы пакетной обработки могут сэкономить деньги и трудозатраты с течением времени, но их предварительное проектирование и внедрение могут быть дорогостоящими.

Понимание пакетной обработки

Для крупных предприятий пакетная обработка стала обычным способом сбора, организации и создания отчетов примерно в середине 20-го века с появлением мэйнфреймов. Ранняя механика обработки пакета заключалась в том, чтобы подавать компьютеру стопку перфокарт, содержащих команды или указания, которым должен следовать компьютер.

Герману Холлериту (1860–1929) приписывают разработку перфокарты примерно в 1890 году, когда он работал статистиком в Бюро переписи населения США. Именно эта перфокарта стала основой для широко распространенной пакетной обработки примерно 50 лет спустя.

Задания пакетной обработки запускаются в запланированное время (например, ночью) или по мере необходимости. Например, счета за коммунальные услуги и другие услуги, полученные потребителями, обычно формируются путем пакетной обработки каждый месяц. Пакетная обработка выгодна, потому что это экономичный способ одновременной обработки больших объемов данных. Одно предостережение заключается в том, что входные данные для обработки должны быть правильными, иначе результаты всей партии будут ошибочными, что приведет к пустой трате времени и денег.

История пакетной обработки

Определяющей характеристикой пакетной обработки является минимальное вмешательство человека, при этом требуется небольшое количество ручных процессов, если они вообще требуются. Это часть того, что делает его таким эффективным, хотя так было не всегда.

Пакетная обработка началась с перфокарт, которые были преобразованы в инструкции для компьютеров. Целые колоды или партии карт будут обрабатываться одновременно. Эта система, созданная Германом Холлеритом, восходит к 189 г.0. Холлерит разработал его для обработки данных переписи населения США. Перфорированная вручную карта подавалась и считывалась электромеханическим устройством. Холлерит запатентовал свое изобретение как «Электронную табулирующую машину», а позже присоединился к группе других изобретателей и инвесторов, чтобы сформировать Computing-Tabulating-Recording Company (CTR), которая в конечном итоге стала International Business Machines или IBM.

Пакетная обработка началась с использования бумажных перфокарт.

В отличие от более ранних итераций, функции современной пакетной обработки полностью автоматизированы для соблюдения определенных условий времени. В то время как некоторые задачи выполняются немедленно, другие выполняются в режиме реального времени и контролируются на регулярной основе. Если в процессе возникают какие-либо проблемы, система уведомляет соответствующий персонал с помощью предупреждений управления на основе исключений. Эта автоматизация дает менеджерам время для других обязанностей.

Программное обеспечение идентифицирует исключения через систему мониторов и зависимостей, что приводит к запуску пакетной обработки. Исключения могут включать онлайн-заказы клиентов или запрос системы на новые расходные материалы.

Поскольку пакетная обработка включает одновременную обработку больших объемов данных, если входные данные каким-либо образом отключены, весь пакет будет содержать ошибки, что приведет к пустой трате времени и денег.

Преимущества пакетной обработки

Быстрее и дешевле

Эксплуатационные расходы, такие как рабочая сила и оборудование, сокращаются при пакетной обработке, потому что это снижает потребность в физическом оборудовании, таком как компьютеры, под контролем человека. А поскольку пакетная обработка должна быть быстрой, эффективной и безошибочной, персонал может сосредоточиться на других обязанностях.

Автономные функции

В отличие от других, системы пакетной обработки работают в любом месте и в любое время. Это означает, что они продолжают работать в нерабочее время. Они также могут работать в фоновом режиме в автономном режиме, поэтому даже в периоды простоя они по-прежнему будут работать, не нарушая повседневную жизнь организации.

Автоматический подход

Как упоминалось выше, наличие системы пакетной обработки дает менеджерам и другому ключевому персоналу время для выполнения своей работы без необходимости тратить время на надзор за партиями. Оповещения отправляются при возникновении проблем. Это позволяет работникам не предпринимать никаких действий при пакетной обработке.

Недостатки пакетной обработки

Владельцы бизнеса могут захотеть рассмотреть несколько подводных камней пакетной обработки, прежде чем внедрять такую ​​систему.

Развертывание и обучение

Как и во многих других технологиях, для управления системами пакетной обработки требуется обучение. Менеджеры должны будут узнать, что запускает пакет, как запланировать обработку и что означают уведомления об исключениях, среди прочего.

Отладка

Системы часто бывают сложными, и требуется, чтобы кто-то из сотрудников был знаком с программой. В противном случае компаниям или организациям может потребоваться помощь специалиста по информационным технологиям.

Стоимость

Инфраструктура пакетной обработки может быть дорогостоящим первоначальным вложением. Для некоторых предприятий затраты могут показаться неосуществимыми.

Пакетная обработка счетов к оплате: тактическое практическое руководство

Отделы по работе с кредиторами могут быстро перегрузиться, если попытаются обработать, оплатить или скорректировать каждый счет по мере его поступления. Это называется обработкой счета в режиме реального времени.

Это вопрос объема: 92% предприятий в отчете об опросе Stampli и Treasury Webinars за 2021 год отметили, что они получают не менее 100 счетов-фактур каждый месяц. Это также может стоить дороже и обрабатывать счета по отдельности, хотя в некоторых бухгалтерских ситуациях требуется обработка счетов в режиме реального времени.

С другой стороны, существует более эффективный метод обработки счетов по сравнению с поэтапным методом вручную: пакетная обработка счетов к оплате. Присоединяйтесь к нам, чтобы узнать, почему, как и когда компаниям следует готовить горячие партии при обработке, оплате и корректировке счетов, а также как может помочь автоматизация AP от Stampli.

Пакетная обработка кредиторской задолженности: основы

Во-первых, давайте рассмотрим несколько основ пакетной обработки кредиторской задолженности, включая краткое определение, объяснение того, как этот процесс может работать, и когда — и когда — нет выбора. пакетная обработка.

Определение пакетной обработки кредиторской задолженности

Короче говоря, пакетная обработка кредиторской задолженности позволяет компаниям управлять счетами, обрабатывать платежи между предприятиями (B2B) и массовые корректировки.

Вместо того, чтобы просто выполнять каждый этап обработки по отдельности, что требует отдельных записей в журнале бухгалтерского учета, компании могут группировать каждый счет, платеж и корректировку в пакеты, которые будут обрабатываться как единый платеж поставщику. Размеры партии могут быть как большими, так и маленькими.

Пакетная обработка может стандартизировать процесс ввода данных счета, оплаты и корректировки. Вместо специальной, потенциально неустойчивой обработки каждого счета, пакетная обработка помещает все в более унифицированный график, позволяя осуществлять платежи в согласованные даты и время.

Не существует определенного типа платежа, необходимого для пакетной обработки кредиторской задолженности, поскольку это можно сделать с помощью различных форм, включая кредитные карты и через одноранговые платежные сайты, такие как PayPal. Со своей стороны, Stampli, как мы немного рассмотрим, позволяет производить платежи по пакетной обработке кредиторской задолженности с помощью безболезненного бумажного чека или через автоматизированную расчетную палату (ACH) с Stampli Direct Pay или даже вне системы Stampli.

Как работает пакетная обработка: шаг за шагом или платежи создаются и проверяются на наличие возможных несоответствий. Пакеты готовятся к отправке в один момент времени, что может помочь снизить комиссию за оплату и сэкономить время;
  • Пакеты размещаются в системе автоматизации AP или другом бухгалтерском программном обеспечении и связаны с главной книгой в системе бухгалтерского учета;
  • Пакеты резервируются с помощью журналов учета кредиторской задолженности и отчетов о транзакциях главной книги, что является полезной практикой для подготовки к аудиту и обеспечения согласованности и точности данных.

При правильном программном обеспечении пакетная обработка кредиторской задолженности не должна быть слишком сложной задачей. Это должно упростить работу АП. Если кажется, что это не так, это может быть признаком того, что что-то не так.

Когда и когда не использовать пакетную обработку расчетов с поставщиками

Когда приходит счет, у компании обычно есть два варианта дальнейших действий с расчетами с поставщиками.

Один из вариантов: компания может попросить специалиста по AP отказаться от того, что они делают, чтобы вручную обработать отдельный счет. Иногда это имеет смысл сделать, например, если у компании есть известный поставщик, которому требуется немедленная оплата. Другой экземпляр AP будет обрабатывать счета по мере их поступления, когда им необходимо утвердить счета одним или несколькими лицами, утверждающими счета. Пакетная обработка выполняется немного медленнее, и ее расчет занимает немного больше времени, чем в режиме реального времени, поэтому в определенных сценариях она не всегда будет идеальной.

Когда речь идет о срочной, крупной или другой важной сделке, обращение в финансовое учреждение для организации одноразового банковского перевода может быть гораздо более логичным, чем сохранение платежа для пакета. . Просто нет причин рисковать, что крупная транзакция потеряется или задержится в пакете.

С другой стороны, рутинные счета, которые могут быстро накапливаться для компаний среднего и крупного бизнеса — и даже малых предприятий с большим количеством поставщиков — могут быть кошмарными для обработки индивидуально или даже вручную. В этих сценариях пакетная обработка кредиторской задолженности может творить чудеса, обрабатывая бухгалтерский учет для такого количества транзакций одновременно, как хотелось бы компании.

3 Причины для выбора пакетной обработки кредиторской задолженности

Существует ряд преимуществ, связанных с пакетной обработкой кредиторской задолженности. Вот три из самых больших, чтобы рассмотреть.

1. 

Пакетная обработка экономит время и деньги

Не всегда быстро или дешево обрабатывать счета или готовить их к оплате, особенно для компаний, которые делают это вручную.

Отчет об исследовании 2021 года, подготовленный Stampli and Treasury Webinars, «Как и почему компании выбирают типы платежей»  выяснилось, что примерно 70 % компаний платят более 5 долларов США за обработку каждого счета. Между тем, в другом отчете Stampli and Treasury Webinars за 2021 год, «AP Today: узкие места, контрольные показатели и передовой опыт» , говорится, что малым предприятиям в среднем требуется 15 дней с момента получения счета до оплаты, компаниям среднего размера требуется 17 дней, а корпоративным фирмам — 20 дней.

Пакетная обработка кредиторской задолженности выгодна компаниям в значительной степени, потому что она может сэкономить время и деньги, когда дело доходит до ручного процесса. Платежи с помощью таких методов, как ACH, могут ограничивать комиссию, делая затраты особенно низкими в расчете на счет достаточно большими партиями. Пакетная обработка кредиторской задолженности экономит время, потому что выполнение работы в пакетном режиме может быть более эффективным и позволяет специалистам AP наращивать темпы. Меньше остановок и стартов.

2. 

Позволяет вести более аккуратный бухгалтерский учет и лучше просматривать данные

Главные бухгалтерские книги и вспомогательные бухгалтерские книги могут быть настоящими пиратскими картами бухгалтерского учета, каждый месяц пронизанными бесчисленными транзакциями. Получите несколько дубликатов или неточных счетов-фактур, и сверка кредиторской задолженности может стать более или менее невозможной.

На самом деле, компании испытывают большие трудности, когда дело доходит до прозрачности данных о кредиторской задолженности. В отчете об опросе Stampli and Treasury Webinars за 2021 год «Как, почему и окупаемость инвестиций в автоматизацию AP»  примерно 30 % малых и средних компаний заявили, что были вынуждены инвестировать в автоматизацию из-за отсутствия данных о платежах и счетах.

Однако при пакетной обработке кредиторской задолженности компании получают чистые и сжатые бухгалтерские записи. Вместо множества разрозненных транзакций, которые нужно ежемесячно просматривать в бухгалтерской книге, их может быть всего несколько. Излишне говорить, что это хорошо не только для повседневной работы с кредиторской задолженностью, но и для подготовки к аудиту.

3. 

Платежные циклы станут более предсказуемыми

Продавцам и поставщикам не всегда легко. Средний человек может скользить по узкой марже, в зависимости от компаний, с которыми они работают, чтобы оплачивать счета, когда они говорят, что они будут делать это, или, по крайней мере, через предсказуемые промежутки времени, чтобы поддерживать положительный денежный поток. Некоторые сообразительные поставщики даже хорошо изучают циклы кредиторской задолженности своих компаний-партнеров, помогая им узнать, когда платеж может быть в пути.

Пакетная обработка кредиторской задолженности упрощает эти прогнозы, позволяя сократить количество возможных дней, в течение которых происходит перевод денег.

Однако выгоду получают не только поставщики. Последовательно обрабатывая в пакетном режиме, компании могут создать доверительные отношения со своими поставщиками и уменьшить количество тревожных телефонных звонков и электронных писем, которые могут наводнить отделы кредиторской задолженности. Предприятия также могут делать более точные собственные прогнозы, имея возможность лучше прогнозировать свои денежные потоки и потребности в кредитах, используя пакеты.

Как Stampli обеспечивает пакетную обработку кредиторской задолженности

Компаниям, готовым вывести свои операции AP на новый уровень с помощью пакетной обработки кредиторской задолженности, Stampli может помочь.

Помощь компаниям в пакетной обработке счетов с помощью AP Automation

Первое, что делает Stampli, чтобы помочь компаниям более эффективно обрабатывать счета, — это исключает ручную практику из уравнения. Благодаря использованию облачного программного обеспечения Stampli предоставляет программное обеспечение как услугу или платформу на основе SaaS, которая автоматизирует многие части процесса от закупки до оплаты (P2P). Это включает в себя пакетную обработку кредиторской задолженности.

Благодаря волшебству Stampli специалистам по работе с кредиторской задолженностью не приходится вручную обрабатывать каждый счет, платеж или корректировку.

Когда дело доходит до обработки счетов, Stampli автоматизирует сбор и кодирование и даже маршрутизацию утверждений, поэтому AP не нужно вручную кодировать каждый отдельный счет по мере его поступления. Более того, AP может обрабатывать счета партиями в Stampli. Затем, когда дело доходит до утверждений, Stampli позволяет утверждающим также утверждать счета партиями, что может сэкономить время в зависимости от процесса. То же самое касается AP, когда речь идет об авторизации нескольких счетов для оплаты, пометке нескольких счетов как оплаченных, а также об отмене нескольких отклоненных счетов. Этот метод ускоряет платежи, предоставляя легкий доступ ко всем соответствующим деталям и сопроводительным документам для беспрепятственного утверждения платежей.

Пакетная обработка и утверждение счетов может выполняться быстрее с помощью программного обеспечения для автоматизации AP, такого как Stampli. В этом опросе Stampli and Treasury Webinars 2021 о рентабельности инвестиций в автоматизацию 57% компаний заявили, что они наблюдают более быстрое утверждение счетов, в то время как 37% сообщили о более высокой производительности, а 27% указали на меньшие штрафы за просрочку платежа.

Stampli Direct Pay для простых, пакетных платежей ACH

Иногда оплата может быть неуклюжей даже с лучшим программным обеспечением для автоматизации AP, когда компании выполняют всю обработку своих счетов вплоть до оплаты счета. но затем приходится использовать другое программное обеспечение или идти в другое место для оплаты. Однако это не относится к Stampli, который делает возможным оплату непосредственно на своей платформе автоматизации AP.

С помощью Stampli компании могут пакетно обрабатывать платежи ACH с выверкой отдельных транзакций в своей банковской выписке. Вам больше не придется беспокоиться о загадочных транзакциях в этих выписках для вас или ваших поставщиков. Stampli также помогает упростить пакетные платежи чеками с помощью своего программного обеспечения, причем процесс такой же беспроблемный.

Stampli предлагает платежи в качестве дополнительной услуги для нашей платформы, потому что Stampli считает, что клиенты заслуживают вариантов оплаты, которые не ограничивают их поставщиков, не усложняют согласование и не удерживают данные в заложниках.

Безболезненное согласование

Stampli также помогает избежать проблем при согласовании пакетных транзакций. Пакетные платежи ACH проходят как отдельные сверки транзакций, поэтому не возникает вопросов о том, для чего был совершен платеж. Это мгновенная подготовка к аудиту, которая может помочь содержать бухгалтерские книги в чистоте изо дня в день.

Это часть того, как Stampli помогает оптимизировать пакетную обработку кредиторской задолженности, позволяя компаниям, с которыми она работает, получать более чистый, быстрый и экономичный учет.

Игра, набор, партия. Работайте со Stampli сегодня, чтобы упростить пакетную обработку вашей кредиторской задолженности .

Что такое пакетный отчет? (с изображением)

`;

А. Леверкун

Пакетный отчет — это финансовый отчет, который включает различные отдельные элементы за указанный диапазон дат или другие параметры. Часто пакетный отчет будет включать то, что некоторые финансовые специалисты называют информацией о производительности, относящейся к определенному бизнес-процессу. Одним из наиболее распространенных применений пакетных отчетов является предоставление информации о транзакциях по кредитным картам для различных видов бизнеса.

С пакетными отчетами знакомы многие работники. Даже относительно неформальный или локализованный учет, такой как учет отдельных ресторанов и отелей, будет включать эти элементы в ежедневный или еженедельный учет финансовых операций. Например, ночные аудиторы отеля часто знакомы с использованием простых пакетных отчетов для оценки информации о транзакциях по кредитным картам. Обычно сотрудники регулярно запускают эти отчеты для просмотра аспектов ежедневных операций или для подтверждения и обработки транзакций.

Новая технология позволяет создавать множество различных типов пакетных отчетов, которые по-разному помогают предприятиям. Индивидуальные автоматизированные процессы пакетных отчетов возможны с большей частью доступного в настоящее время современного программного обеспечения для бухгалтерского учета. Это помогает предприятиям более точно анализировать свои финансовые операции.

При использовании пакетных отчетов для бухгалтеров очень важно иметь инструменты, необходимые им для представления определенного диапазона элементов, которые они хотят. Для них также важно знать, на чем сосредоточиться, будь то ежедневные отчеты, еженедельные отчеты или презентации на конец года для налоговой декларации. Профессиональные бухгалтеры понимают, как использовать пакетные отчеты таким образом, чтобы это принесло наибольшую пользу их работодателям или клиентам.

Частично проблема с учетом пакетных отчетов связана с методом хранения, который используется для этих отчетов. После их просмотра бизнес-лидеры должны выяснить, как безопасно и эффективно хранить эти элементы или данные, стоящие за ними, в файле. Отчасти это облегчается с помощью современных методов, таких как «Программное обеспечение как услуга» (SaaS). Другие предприятия полагаются на свои собственные внутренние серверы, расположенные в любой точке мира, которые эффективно хранят всю полезную информацию о финансовых операциях, которая необходима компании или предприятию для оценки прибыли, предоставления налоговых деклараций или для других целей.

Кредиторская задолженность — Пакетные платежи (DAS)

Последний месяц
Кредиторская задолженность

Дрейк Бухгалтерия ® : Как организовать пакетный платеж?

 

Погасить несколько счетов кредиторской задолженности одним платежом. Это позволит погасить оставшиеся остатки по счетам, а не понемногу платить по каждому из них. Пример того, когда это можно использовать, — если вам нужен один чек с несколькими позициями для разных услуг или продуктов, полученных от одного и того же поставщика. Вы должны выбрать хотя бы один счет, который будет включен в пакетный платеж.

Чтобы оплатить несколько счетов одним платежом:

  1. Перейдите к Кредиторская задолженность > Платежи > Пакетные платежи .
  2. В сетке данных Поставщик щелкните поставщика, к которому вы хотите применить пакетный платеж.
    • Здесь будут показаны только те поставщики, у которых есть счета с балансом.
  3. Параметры фильтра счетов
       
  • Вы можете фильтровать по дате счета, используя параметр Использовать диапазон дат .
    • Введите дату начала и дату окончания , чтобы получить счета за этот диапазон дат.
  • Вы можете фильтровать счета, используя Статус счета .
    • Аннулированные или оплаченные счета здесь не отображаются.
    • Выберите статус (или несколько), если применимо.
  • Сумма платежа
    • Это поле нельзя редактировать, оно заполняется валовыми суммами из выбранных счетов-фактур.
  • Варианты оплаты
       
    • Тип платежа
      • В раскрывающемся списке Тип платежа по умолчанию будет выбрано то, что было выбрано в Метод оплаты раскрывающийся список для этого конкретного поставщика в разделе Кредиторская задолженность > Опции > Номера счетов GL или Кредиторская задолженность > Настройка поставщика > Счета GL .
      • Вы можете изменить тип в раскрывающемся списке.
    • АТФ
      • Установите этот флажок, чтобы произвести оплату постфактум (ATF).
      • ATF — это когда ваш клиент распечатывает чеки по заработной плате сотрудника или поставщика и предоставляет вам данные транзакций, которые вы вводите в Drake Accounting для целей бухгалтерского учета.
      • Вы не печатаете живые чеки при выполнении ATF; вы записываете, что они были напечатаны.
    • Способ оплаты
      • Это настраивается в разделе Финансы > Способы оплаты .
      • Нажмите, чтобы настроить новый способ оплаты, если это необходимо.
    • Дата платежа
      • Выберите дату пакетного платежа.
    • Контрольный номер
      • Это поле доступно, если выбран Тип платежа Чек и ATF .
    • Платежный код
      • Должен быть уникальным для каждого созданного платежа.
      • Когда вы редактируете или создаете платеж, он должен иметь Код платежа , чтобы либо получить существующий платеж, либо создать новый.
      • Может включать буквы, цифры и символы.
  • Прямой депозит
    • Чтобы использовать эту функцию, фирма и поставщик должны быть настроены на прямой платеж, а Тип платежа должен быть Чек .
    • При выборе этого параметра платеж (чек) будет отображаться на экране Передача Прямой депозит .
    • Если вы не установили флажок Подавить печать корешка чека для прямого депозита  в разделе ( Кредиторская задолженность > Опции ), вам потребуется распечатать чеки в разделе Кредиторская задолженность > Печать чека .
  • Удержание
       
    • Эти поля нельзя редактировать и заполнять валовыми суммами федерального удержания, удержания штата, любого дополнительного удержания и чистой суммы.
    • Удержание должно быть настроено ( Кредиторская задолженность > Настройка поставщика > Удержание вкладка), чтобы увидеть эти поля.
  • Счета вкладка
    • Щелкните пустое поле слева от счета, чтобы выбрать его. Вы можете выбрать столько, сколько необходимо.
  • Бухгалтерские операции вкладка
    • Выбрав счет-фактуру на вкладке «Счета», убедитесь, что информация о транзакции указана в Бухгалтерские операции вкладка так, как она должна быть указана в журнале транзакций.
  • Когда выбраны все счета, к которым вы хотите применить платеж, нажмите Сохранить .
  • Чтобы просмотреть сделанный вами платеж, перейдите на страницу Кредиторская задолженность > Платежи > Счет Платежи .
  •  

    Статью просмотрели 462 раза.

    Последнее изменение: в прошлом месяце

    Опции

    Распечатать статью

    Пакетный ввод денежных поступлений

    Пакетный ввод денежных поступлений

    Пакетная запись кассовых чеков

     

    Назначение:   Для оплаты наличными или Проверьте. Каждая ассоциация сама определяет, что включено в каждую денежную единицу. партия. Теоретически все деньги за сутки можно ввести в одну кассовую партию. В качестве альтернативы можно создавать денежную партию для каждого отдела каждый день. Или же, одну кассовую партию в день можно было установить для сейфа, а другую – для депозит вручную.

     

    Примечание: денежных пакетов обрабатываются в три этапа. процесс; Запись пакета денежных поступлений , распечатайте список редактирования денежных поступлений, и закрыть пакеты открытых денежных поступлений.

     

    Точка запуска: Это подпрограмма может быть запущена из следующих мест:

     

    • Коммунальные услуги → Подпрограммы → Кассовые поступления →

     

    Пример:   При запуске подпрограммы окно откроется

     

    Если вы используете итоговые значения партий и требуют, чтобы общая сумма партии была настроена до ввода денежной партии, введите соответствующий Дата транзакции и выберите Номер депозита из выпадающий список. В противном случае введите соответствующий Дата транзакции , Депонировано на счет и Ссылка на депозит . После входа в информации о партии, нажмите кнопку Открыть партию .

     

    Примечание:   Номер партии будет автоматически на «01», а затем последовательно увеличивать каждый раз, когда это окно открывается на конкретная дата. Если вы входите в партию, которая уже частично введен, убедитесь, что номер партии совпадает с исходной записью.

     

    Окно ввода партии будет открытым. Начните с ввода информации о чеке, а затем распространите Проверьте.

     

    В группе Check Item Entry выберите либо Лицо или Фирма кнопка в зависимости от того, кто является плательщиком по чеку. Если фирма прислала чек, который оплачивает более чем одного сотрудника, мы рекомендуем разбить чек и внести разделенную сумму на каждого человека, под каждого человека. В этом случае обязательно установите Paid By и Плательщик на фирму.

     

    Введите Чек № , Сумма (это должно быть полную сумму чека, если только, как описано выше, это не фирма, оплачивающая несколько сотрудников). Оплачено по умолчанию будет человеком, если вы выбрали кнопку Person и подтвердите, если вы выбрали кнопку Firm . Плательщик по умолчанию будет использовать имя физического лица, если вы выбрали Кнопка Person и название фирмы, если вы выбрали Фирма кнопка.

     

    Если вы выбрали Человек кнопка и чек пришел от фирмы выберите «фирма» из раскрывающегося списка Оплачено . Если человек имеет связанную фирму, Плательщик изменится с имени физического лица на название связанной фирмы. Если в поле плательщика нет названия фирмы или это не имя на чеке, вы можете ввести соответствующее имя Payor .

     

    Теперь вы готовы выдать чек. Это должно быть сделано прежде чем вы сможете ввести следующий чек или выйти из пакета. Введите сумму платежа в соответствующем Применить к платежному окну. Если чек оплачивается несколько областей, введите первую сумму частичного платежа, выберите следующую Применить к , а затем введите следующую сумму частичного платежа в этом поле. окно оплаты.

     

    Кнопки «Применить к » включены, а параметры доступны для некоторые кнопки «Применить к » различаются. Если модуль конкретный Применить к кнопка относится к не установленному на тот же период, что и дата денежной партии в Календарь бухгалтерского учета, соответствующие Кнопка «Применить к » будет инвалид. Таким образом, если в календаре бухгалтерского учета Сборы установлены на апрель и дата выдачи наличных – май, кнопка «Оплата взносов применяется к » будет инвалид. Только те кнопки Apply To , для которых установлен соответствующий модуль. Май в Учетном календаре будет включен с даты выдачи кассы находится в мае.

     

    Если в элементе проверки выбрана кнопка Person Запись 9В группе 0538 будут показаны эти кнопки «Применить к». Оплата взносов, Мероприятие Платежи, платежи за продукты, обзор платежей, MOA имен, MOA фирм (отключено, если лицо не связано с фирмой) и «Разные кассовые чеки».

     

    Если в элементе проверки выбрана кнопка Фирма В группе Entry будут показаны эти кнопки Apply To. Взносы Платежи будут иметь варианты «Применить к связанным участникам», «Фирменный вклад» и «Групповой платеж», «Событие» Платежи будут иметь варианты «Применить к связанным лицам», «Групповой платеж» и «Групповой платеж». Регистрация (с оплатой), платежи за продукты, обзорные платежи, MOA фирм и Разный кассовый чек.

     

    Выберите «Платежи взносов» для применения взносов и взносов, «Платежи взносов — Применить к Связанные участники для применения сборов и взносов для сотрудника, взносы Платежи — Группа Оплата за применение взносов и взносов для нескольких сотрудников одного фирма, Платежи по событиям для применения платежей к регистрациям на мероприятия, Платежи за мероприятия — Применить к связанным лицам для применения платежей к регистрации событий для сотрудника, Платежи за события — Групповой платеж для применять платежи к регистрации событий для нескольких сотрудников фирмы, Event Платежи — Регистрация группы (с оплатой), чтобы добавить несколько новых регистраций и применять платежи для нескольких сотрудников фирмы, Платежи за продукт, чтобы применять платежи к продажи продуктов, Review Payments для применения платежей за рецензирование, Имена MOA для перечисления денег непосредственно на денежные средства лиц на счет (MOA), Фирмы MOA для зачисления денег на счет Фирмы (MOA) и Разное Кассовый чек для внесения денег непосредственно на счет главной бухгалтерской книги. Как ты применить проверку к различным модулям, для проверки будут добавлены подробные строки, показывая выплату.

     

    Когда полная сумма чек был выплачен, появится это сообщение. Нажмите ОК к перейти к следующей проверке или выйти из пакета.

     

    Пока партия не будет официально закрыта, у вас есть возможность удалить чек из пакета.

     

    Если вы еще не распределили всю сумму чека, Вы можете удалить весь чек из пакета, нажав кнопку Cancel/Delete Кнопка Текущий элемент . Если вы просто хотите удалить одну из строк сведений, щелкните знак «плюс» справа от контрольной строки в сетке, чтобы развернуть ряды деталей. Щелкните правой кнопкой мыши строку сведений, которую вы хотите удалить, и выберите Удалите эту запись партии из контекстного меню.

     

    Если чек уже полностью выплачен, то выделите чек в сетке и нажмите Cancel/Delete Current Item или щелкните правой кнопкой мыши строку с флажком в сетке и выберите Удалить это Пакетный элемент из контекстного меню.

     

    Это сообщение будет отображаться, если вы удаляете весь Проверьте. Нажмите Да , чтобы удалить чек из пакета.

     

    Количество введенных чеков и общая сумма чеков в пакете, отображается над группой Check Item Entry . Также, после ввода чека разница между суммой чека и уже выплаченная сумма отображается как Непримененная в контрольной позиции Вход группы.

     

    Вы можете выйти из пакета, нажав кнопку Выход . Это можно сделать в любое время, если все введенные чеки были полностью выплачено. Вы можете вернуться к пакету, если он не был закрыт.

     

    Когда все чеки в пакете введены, вы можете управлять деньгами квитанции редактировать отчет о листинге из окна ввода партии, щелкнув значок Кнопка «Печать редактирования листинга » в правом нижнем углу окна. Вы также можете запустить отчет из ЖКХ → отчеты → кассовые чеки → кассовые чеки редактировать листинг. Этот отчет является вашей печатной копией, которую можно использовать как для проверки того, что все был введен правильно, а также запись для сохранения в ваших файлах.

     

     

    Смотреть видео о пакетном вводе кассовых чеков:

     

     

    Что такое пакетная обработка платежей? Полное руководство

    Что такое пакетный платеж?

    Пакетный платеж представляет собой группу платежей нескольким поставщикам, которые оплачиваются с одного и того же банковского счета. Пакетные платежи могут обрабатываться вручную или автоматически. Однако компании, которые все еще полагаются на ручные процессы, столкнутся с проблемами, связанными с временными ограничениями, несколькими процессами для разных типов платежей, а также рисками безопасности и мошенничества.

     

    Что такое пакетная обработка платежей?

    Пакетная обработка платежей описывает, когда программное обеспечение автоматизации AP обрабатывает все авторизованные платежи клиента и начинает процесс оплаты поставщикам. Платформа, такая как MineralTree, объединит все авторизованные платежи в одну транзакцию, чтобы упростить процесс сверки платежей в выписке из банка клиента, при этом оплачивая каждого поставщика с использованием их предпочтительного метода (чек, ACH или виртуальная карта).

    Каковы шаги для пакетной обработки платежей?

    Для автоматизированного процесса пакетной оплаты выполняются следующие шаги:

    1. Счета утверждаются и создаются платежи по указанным счетам
    2. Затем платежи авторизуются для выпуска контролером, финансовым директором или генеральным директором
    3. Платформа автоматизации AP выполняет обработка пакетных платежей для консолидации платежей
    4. Платформа автоматизации AP затем облегчает платежи поставщикам в виде виртуальных карт, ACH или чеков

    Также можно выполнять пакетные платежи неавтоматизированным способом, но ручные процессы могут создавать дополнительную работу для сотрудников. Многие компании проводят еженедельные платежи, в ходе которых им необходимо утвердить счета, получить платежи перед финансовым директором или генеральным директором и выполнить проверки. Ручные операции также более подвержены человеческим ошибкам, что может привести к дублированию платежей и напряженным отношениям с поставщиками.

    Поскольку 45% компаний по-прежнему используют бумажные чеки в качестве основного способа оплаты, группы по работе с кредиторами также печатают чеки и заполняют конверты. Это не только долго, но и дорого. На каждый обработанный чек компания тратит в среднем 5 долларов. Даже если бы только эта часть процесса была оцифрована, компании могли бы сэкономить 1000 долларов на каждых 200 обработанных чеках.

    Автоматизированная и ручная обработка пакетных платежей

    Ручные процессы стоят больше денег и требуют больше времени для сотрудников. Ниже приведены дополнительные различия между ручным рабочим процессом и автоматизированным.

    Ручная пакетная обработка платежей:

    Ручная пакетная обработка платежей обычно выполняется через определенные промежутки времени, что требует дополнительных подтверждений. Эти платежи по счетам обычно сосредоточены в еженедельной и трудоемкой работе.

    В процессе, когда отдел AP выполняет платежи как с ACH, так и с чеком, сотрудники должны подписывать чеки вручную, направляясь в свой банк, чтобы настроить каждую транзакцию ACH, а затем вручную создавать записи журнала в своей системе учета, чтобы отметить эти транзакции. счета как оплаченные. Различные типы платежей требуют новых рабочих процессов и шагов. Кроме того, нет стандартного расписания. Команды AP должны содействовать всему процессу.

    Автоматическая пакетная обработка платежей:

    Автоматическая пакетная обработка позволяет оплачивать счета в более щадящем режиме, позволяя компаниям платить поставщикам с использованием различных способов оплаты в рамках одного рабочего процесса. Компании также получают выгоду от стандартного графика платежей, повышенной безопасности и укрепления отношений с поставщиками.

    Каковы преимущества автоматизированной обработки пакетных платежей

    Существует множество преимуществ для отделов расчетов с кредиторами, желающих перейти на автоматизированный процесс пакетных платежей, включая следующие:

    Простая сверка:

    Отделы AP выигрывают от единой транзакции, поэтому в их банковских выписках нет потока отдельных транзакций. В результате получается краткий и консолидированный платежный отчет.

    Обработка без помощи рук:

    Отделам AP не нужно выполнять несколько шагов, чтобы начать поток средств. В гибридных и удаленных рабочих средах процесс без помощи рук может быть особенно полезен. Фактически, 58% респондентов согласились с тем, что пандемия стала катализатором оцифровки финансовой функции. Сокращение шагов и консолидация рабочего процесса приносят пользу сотрудникам и создают лучший процесс для обеспечения своевременной отправки платежей.

    Стандартные сроки платежей:

    При ручном рабочем процессе нет стандартных сроков платежей. Команды AP должны быть практическими и управлять графиком вручную. В рамках автоматизированного пакета решение для автоматизации AP примет все ваши платежи и создаст для них стандартные сроки оплаты.

    Стандартные сроки платежей также облегчают отделам AP обеспечение своевременной доставки платежей по счетам поставщикам. В мире, где 58% поставщиков отмечают, что отношения с поставщиками становятся все более стратегически важными, своевременные платежи имеют большее значение.

    Один рабочий процесс для разных типов платежей:

    Традиционный ручной рабочий процесс потребует нового процесса для каждого метода оплаты. Однако автоматизированная пакетная обработка может обрабатывать различные типы платежей. Даже если поставщики требуют разных способов оплаты (таких как ACH, виртуальная карта или чек), все они могут быть обработаны в одном рабочем процессе AP, что еще больше сокращает ручной процесс.

    Улучшенная безопасность:

    Платежи переходят сразу после их авторизации и могут быть рискованными, если есть мошенники или неправильные платежные реквизиты. Благодаря автоматизированной пакетной обработке платежей стандартные временные шкалы позволяют лучше контролировать время обработки платежей, что повышает безопасность. Рабочий процесс платежей также включает встроенные элементы управления, такие как разделение обязанностей, двухфакторная аутентификация и двойное одобрение платежей на определенные суммы.
    Платформа автоматизации AP, такая как MineralTree, берет на себя бремя управления платежными реквизитами поставщиков, включая номера банковских счетов для платежей ACH. MineralTree также оптимизирует набор платежей для электронных платежей, таких как виртуальные карты, которые более безопасны, чем чеки и даже ACH.

    С какими проблемами сталкиваются отделы AP при пакетных платежах?

    Отделы AP сталкиваются со многими проблемами при пакетных платежах. К ним относятся следующие:

    Ручные процессы:

    Многие команды по-прежнему полагаются на ручные процессы для проведения пакетных платежей. В результате отделы AP подвергаются повышенному риску безопасности, человеческим ошибкам и напряженным отношениям с поставщиками.

    Вера в то, что новые способы оплаты означают больше процессов:

    В ручном мире различные платежные процессы приводят к созданию новых процессов. Многие команды считают, что цифровые платежи и автоматизация AP будут иметь те же проблемы.

    Однако, когда команды перейдут на электронные платежи и автоматизированный процесс, у них будет меню доступных вариантов оплаты, которые не нарушат и не изменят их рабочий процесс. С помощью программного обеспечения для автоматизации AP, такого как MineralTree, весь этот рабочий процесс консолидируется, что сокращает ручные процессы. Затем это решение будет работать с поставщиками, чтобы платить им предпочтительным способом оплаты, будь то ACH, виртуальная карта или чек.

    Однократное дебетование:

    Некоторые отделы AP могут захотеть увидеть отдельные платежи, списываемые с их счетов. Для поддержки этого в MineralTree есть отчеты, в которых показаны платежи, включенные в единый дебет пакетного платежа. Это позволяет клиентам видеть идентификатор транзакции в MineralTree и сопоставлять его со своими банковскими выписками.

    Автоматизированная обработка пакетных платежей с помощью MineralTree TotalAP

    Решение TotalAP от MineralTree автоматизирует весь сквозной процесс расчета кредиторской задолженности. MineralTree объединяет групповые платежи в единую дебетовую транзакцию с банковского счета, поэтому в выписке по счету отображается только одна строка вместо нескольких транзакций. MineralTree предоставляет услугу, которая позволяет клиентам группировать все свои платежи, а затем MineralTree облегчает платежи поставщикам предпочитаемыми ими способами — виртуальная карта, ACH или чек.

    В MineralTree также есть отчеты, чтобы клиенты могли видеть отдельные дебеты в своих пакетных платежах. Для получения дополнительной информации запланируйте демонстрацию с нашей командой.

    Рокко Донохью

    Рокко Донохью — менеджер по платежам MineralTree. Rocco возглавляет разработку новых платежных функций и возможностей, чтобы повысить эффективность работы с кредиторской задолженностью, повысить безопасность платежей и повысить прозрачность ваших платежей. До прихода в MineralTree Рокко занимал предыдущие должности в области корпоративной стратегии и улучшения процессов в консалтинговой фирме по розничным брендам и бутикам в Бостоне. Рокко имеет степень бакалавра делового администрирования Бостонского университета и получает степень магистра делового администрирования в Школе бизнеса Questrom Бостонского университета.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.