Начисление заработной платы в 1с: Начисление зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Начисление зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

Загрузка

К списку статей

Зарплата и кадры в 1С Бухгалтерии

14 июля 2022 

Ирина Попова

Методист отдела 1С Scloud

Рассмотрим пошагово, как оформить начисление заработной платы в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для этого выбираем в меню программы вкладку «Зарплата и кадры», далее раздел «Зарплата» и заходим в пункт «Начисление зарплаты». Нажимаем клавишу «Создать». Заполняем поля:

• Месяц начисления – за какой месяц будет начислена зарплата;

• Дата – дата расчета за указанный месяц;

• Подразделение – меняется по необходимости.

Далее нажимаем клавишу «Заполнить». Программа выведет список всех сотрудников по выбранному подразделению.  

Обратим внимание на графу «Начисление». Указано, что начисление зарплаты по окладу. Этот вид указывается в карточке сотрудника при приеме на работу. Проверим настройки. Вернемся в меню на вкладку «Зарплата и кадры», раздел «Кадровый учет», пункт «Приемы на работу» и зайдем в карточку сотрудника, где и выбран вид начисления «По окладу». Двойным нажатием на надпись заходим в настройки. Здесь есть пункт «Отражение в бухгалтерском учете», если он не заполнен, то создаем новый «Способ учета зарплаты».

  

Прописываем наименование «Оклад (20 счет)», в скобках обозначаем номер счета. Это нужно для того, чтобы программа понимала на какой счет и по какой статье затрат производилось начисление данной заработной платы. Указываем статью затрат «Оплата труда». Нажимаем «Записать и закрыть». В поле «Отражение в бухгалтерском учете» отобразился веденный счет.

Нажимаем еще раз «Записать и закрыть» и возвращаемся к начислению зарплаты. В документе будут отображаться фамилии сотрудников, наименование подразделения, вид начисления, размер заработной платы, количество отработанных дней и часов. 

Если в организации предусмотрены какие-либо удержания у сотрудников, то они будут автоматически добавлены во вкладке «Удержания». Заполнение можно произвести также и вручную, через клавишу «Добавить»:

Следующая вкладка «НДФЛ». Здесь автоматически рассчитаны начисления на доходы физического лица. При необходимости их можно скорректировать, если отметить флагом «Корректировать НДФЛ». В поле справа можно просмотреть все вычеты у сотрудника или добавить новые. Для этого нужно выбрать код вычета и указать сумму:

  

В следующей вкладке «Взносы», которая также заполнится автоматически, можно увидеть все начисления, которые произведутся за сотрудника. При необходимости, их можно изменить, установив флажок возле пункта «Корректировать взносы».

Теперь данные о начислении, удержании и вычетах отображаются в соответствующих полях. При нажатии на знак вопроса, программа расшифрует, за что и куда перечислится указанная сумма:

Проведем документ и посмотрим проводки. Отражается одна проводка по начислению, одна проводка по НДФЛ и четыре проводки по начисленным взносам:

Для контроля можно просмотреть регистр накопления во вкладке «Взаиморасчеты с сотрудником». Здесь отображается сумма начисления и сумма удержания:

Также можно проверить заполнение последующих вкладок. Начисление зарплаты произведено. Теперь нужно ее выплатить через кассу. Переходим на вкладку меню «Зарплата и кадры», журнал «Ведомости в кассу». Если ранее сотруднику выплачивался аванс, то запись о нем будет отражена здесь. Создадим выплату зарплаты через клавишу «Создать». Открывается документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу».

Заполняем:

Далее нажимаем клавишу «Заполнить». Возле фамилии сотрудника будет стоять остаточная сумма, которую необходимо ему выплатить. Программа высчитывает все самостоятельно на основании введенного ранее документа на аванс и созданного документа «Начисление зарплаты»:

Проведем и посмотрим проводки. Можно увидеть, что бухгалтерскому учету никаких проводок нет. Есть только пункты «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате»:

Осталось только выплатить денежные средства сотруднику. Через клавишу «Создать на основании» выбираем «Выдача наличных». Здесь заполнять ничего не нужно, только проверить и провести. Если посмотреть проводки, то будет отображаться одна проводка на выдачу зарплаты:

(Рейтинг: 2.7 ,  Голосов: 7 )

Поделиться

Оформление аренды для физических лиц

Зарплата и кадры в 1С Бухгалтерии

07 декабря 2021 г.

Дата запрета изменений по организациям БП 3.0

Администрирование в 1С Бухгалтерии

13 сентября 2022 г.

Учет по партиям в 1С 8.3

Учет ТМЦ, складские операции в 1С Бухгалтерия

17 августа 2022 г.

Месяц аренды
1С в подарок

ФРЕШ

Скидка
на 1С: Фреш

1667839137

Начисление и выплата заработной платы в 1С:БП

Учет зарплаты возможен как в самой программе 1С: Бухгалтерия предприятия, так и во внешней. Однако если установлен вариант “во внешней программе” то интерфейс блока “Зарплата и кадры” будет отличаться и будет возможен только сводная проводка или с детализацией по сотрудникам.

Если в организации общее количество сотрудников не превышает 60, то данная конфигурация позволит пользователю начислять и выплачивать заработную плату. Одна стоит заметить что в 1С: Бухгалтерии не сильно расширенный функционал, если необходим дополнительный функционал рекомендуется воспользоваться иной конфигурацией “1С Зарплата и управление персоналом”.

Рассмотрим основные моменты в работе с данной конфигурацией и как настройки нужно проделать пользователю.

Настройки учета зарплаты

Воспользовавшись пунктом меню “Администрирование “ и выбрав “Параметры учета”, пользователю необходимо пройти по гиперссылке “Настройка зарплаты”.

Также данный блок доступен из пункта меню “Зарплата и кадры” — “Настройка зарплаты”.

Перейдя в раздел можно установить нужный вариант ведения учета.

Гиперссылка “Порядок учета зарплаты” позволяет пользователю указать нужные настройки.

Вкладка “Зарплата” — в ней указываются основные настройки.

Настройка “Способ отражения в бух .учете” — выбор значения, который будет действовать для всех начислений и сотрудников автоматически.

Выплата зарплаты и авансов указываются даты до которых необходимо начислить зарплату.

Если в организации будет вести учет по депонентов, тогда необходимо выбрать “Списание депонированных сумм”. Данный вид списания в программе не предусмотрен изначально, поэтому пользователю нужно будет его создать самостоятельно в справочнике “Способ учета зарплаты”.

Настройка “Пилотный проект ФСС” — используется при начислении и учету пособий по обязательному социальному страхованию, также данная настройка используется при выплате больничных.

Вкладка “Резервы отпусков” — если на предприятии используются резервы, то необходимо активировать данную вкладу , после чего сделать необходимые настройки.

Вкладка “Территориальные условия” — данная настройка будет актуальна, если на предприятии осуществляются надбавки по выбранным районам.

Выплата аванса

В программе возможно два способа выплаты аванса, через кассу или банк. (Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Порядок учета зарплаты)

Выплата через кассу осуществляется документом “Ведомость в кассу”. Создаем документ и заполнить следующие реквизиты.

В шапке документа можно выбрать вид выплаты, в данном случае выбираем “Аванс”

Нажав на кнопку “Заполнить” программа автоматически подберет сотрудников и проставить суммы авансов.

Проводим документ. На его основании можно сформировать следующие документы:

• Выдача наличных
• выдача наличных (на каждого сотрудника)
• Депонирование зарплаты

Создаем на основании “Выдача наличных”

Программа автоматически заполняет все необходимые поля. проведя документ он формирует следующие проводки.

Если выплата производится через банк, тогда пользователю необходимо создать документ “Ведомость в банк”. В данном документе, программа предлагает два способа “На счет сотруднику” или “ По зарплатному проекту”.

Создаем документ “На счет сотруднику”.

Документ оформляется также как и “Ведомость в кассу”.

Сформируем документ “Платежное поручение”, который доступен также с документа “Ведомость в банк”.

Если у сотрудника в его карточке не заполнен банковский счет, программа его не будет отображать в документе.

Если нажать на кнопку “Оплатить ведомость” программа автоматически создаст документ “Списание с расчетного счета” по каждому сотруднику.

Начисление зарплаты

Документ “Начисление зарплаты“ («Зарплата и кадры» — раздел «Зарплата» — «Все начисления»).

В данном документе необходимо указать организацию, выбрать месяц за который начисляется зарплата сотрудникам.

После нажав на кнопку “Заполнить “ программа автоматически добавить сотрудников и рассчитает им все суммы.

.Из документа пользователь может просмотреть все начисления по сотруднику нажав на сумму, которые находится в колонках “Начислено”, “НДФЛ” и “Взносы”.

Также из данного документа, предварительно проведя его, пользователь может сформировать отчеты и произвести выплату.

Что такое заработная плата с пошаговым расчетом налогов на заработную плату

Что такое заработная плата?

Заработная плата — это компенсация, которую предприятие должно выплатить своим сотрудникам за установленный период или на определенную дату. Обычно им управляет бухгалтерия или отдел кадров компании. Начисление заработной платы в малом бизнесе может осуществляться непосредственно владельцем или партнером.

Все чаще расчет заработной платы передается на аутсорсинг специализированным фирмам, которые занимаются обработкой заработной платы, вознаграждениями работникам, страхованием и бухгалтерскими задачами, такими как удержание налогов. Многие финтех-компании по расчету заработной платы, такие как Atomic, Bitwage, Finch, Pinwheel и Wagestream, используют технологии для упрощения процессов расчета заработной платы. Эти решения позволяют платить сотрудникам с большим удобством и скоростью и предоставляют цифровые документы, связанные с заработной платой, с инновационными технологическими услугами, необходимыми для экономики свободного заработка и аутсорсинга.

Заработная плата также может относиться к списку сотрудников компании и сумме компенсации, причитающейся каждому из них. Заработная плата является основным расходом для большинства предприятий и почти всегда подлежит вычету, что означает, что расходы могут быть вычтены из валового дохода, что снижает налогооблагаемый доход компании. Заработная плата может отличаться от одного периода оплаты к другому из-за сверхурочной работы, оплаты больничного и других переменных.

Key Takeaways

• Заработная плата — это компенсация, которую компания должна выплатить своим сотрудникам за определенный период и на определенную дату.
• Процесс начисления заработной платы может включать в себя отслеживание часов, отработанных сотрудниками, расчет заработной платы и распределение платежей посредством прямого депозита или чека.
• Однако компании также должны вести учет и вести учет, а также откладывать средства на Medicare, социальное обеспечение и налоги на безработицу.
• Компании могут пользоваться профессиональными услугами и отдавать начисление заработной платы на аутсорсинг или использовать облачное программное обеспечение, если они не хотят делать это самостоятельно.
• Расчет заработной платы включает в себя множество компонентов и может быть сложным.

Понимание расчета заработной платы

Заработная плата — это процесс оплаты труда сотрудников компании, который включает в себя отслеживание отработанного времени, расчет заработной платы сотрудников и распределение платежей путем прямого перечисления на банковские счета сотрудников или чеком. Однако компании также должны выполнять бухгалтерские функции для учета заработной платы, удержанных налогов, премий, оплаты сверхурочных, больничных и отпускных. Компании должны откладывать и регистрировать сумму, подлежащую уплате правительству в виде налогов Medicare, Social Security и пособий по безработице.

Многие компании используют программные решения для управления своей заработной платой. Сотрудник вводит свои часы через API, а его заработная плата обрабатывается и зачисляется на его банковские счета.

Многие средние и крупные компании передают услуги по расчету заработной платы на аутсорсинг, чтобы упростить процесс. Работодатели отслеживают количество часов, отработанных каждым сотрудником, и передают эту информацию в службу расчета заработной платы. В день выплаты зарплаты служба расчета заработной платы рассчитывает общую сумму, причитающуюся сотруднику, на основе количества часов или недель, отработанных в течение периода оплаты, и ставки заработной платы. Служба вычитает налоги и другие удержания из заработка, а затем платит работникам.

Особые указания

На работодателей с валовым объемом продаж от 500 000 долларов в год распространяются требования Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA), принятого в 1938 году. Это закон США, который защищает работников от определенных видов несправедливой оплаты труда. FLSA устанавливает различные трудовые нормы, включая минимальную заработную плату, требования к оплате сверхурочной работы и ограничения на использование детского труда. Например, правила FLSA определяют, когда работники считаются отработанными, а когда им следует платить за сверхурочную работу.

Закон требует, чтобы сверхурочная работа — часы, отработанные сверх 40 часов в неделю, — оплачивалась в полтора раза больше обычной почасовой ставки. Некоторые сотрудники освобождены от FLSA, и закон не распространяется на независимых подрядчиков или волонтеров, поскольку они не считаются сотрудниками.

Некоторые почасовые работники не подпадают под действие FLSA, но подпадают под действие других правил. Например, железнодорожники регулируются Законом о труде на железной дороге, а водители грузовиков подпадают под действие Закона об автомобильных перевозчиках.

FLSA также устанавливает, как относиться к работам, которые в основном оплачиваются чаевыми. В случае с работниками сферы услуг работодатель должен выплачивать работнику минимальную заработную плату, если только он регулярно не получает более 30 долларов в месяц в виде чаевых.

Преимущества и недостатки использования профессиональных услуг по расчету заработной платы

Одним из основных преимуществ услуг по расчету заработной платы является их способность составлять различные отчеты, которые упрощают процедуры бухгалтерского учета и помогают компаниям обеспечить соблюдение юридических и налоговых требований. Служба расчета заработной платы может также вести учет того, сколько отпускных или личного времени сотрудники использовали.

Что касается недостатков, когда компании передают на аутсорсинг свою систему расчета заработной платы, они должны полагаться на лиц, не связанных с бизнесом, для точного учета. В случае ошибки персонал компании на месте должен разобраться с расстроенными сотрудниками. Компании также могут столкнуться с налоговыми штрафами за ошибки, допущенные службой расчета заработной платы.

Еще одним недостатком является то, что услуги по расчету заработной платы стоят дороже, чем расчет заработной платы внутри компании. Услуги могут взимать фиксированную ежемесячную плату или предлагать различные схемы оплаты для разных уровней обслуживания. Из-за своей стоимости услуги по расчету заработной платы могут быть не лучшим вариантом для небольших компаний с ограниченным операционным бюджетом.

Плюсы профессиональных услуг по расчету заработной платы

• Доступ к различным отчетам

  Упрощенный бухгалтерский и налоговый учет

• Учет времени отпуска и личного времени сотрудников

Минусы профессиональных услуг по расчету заработной платы

• Лица, не связанные с бизнесом, имеют доступ к финансовой и налоговой информации.

  Внутренний персонал должен по-прежнему помогать сотрудникам с проблемами заработной платы.

• Компания может столкнуться с налоговыми штрафами из-за ошибок службы расчета заработной платы.

• Услуги по расчету заработной платы могут быть дорогими, что является проблемой для малого бизнеса.

По мере роста бизнеса потребности в бухгалтерском учете усложняются. Более крупным фирмам может потребоваться инвестировать в собственную систему планирования ресурсов предприятия (ERP) для своих функций бухгалтерского учета и расчета заработной платы.

Программное обеспечение для расчета заработной платы

Вместо использования специализированных услуг по расчету заработной платы некоторые компании предпочитают полагаться на программное обеспечение для расчета заработной платы. После того, как компания приобретет программное обеспечение, дополнительные ежемесячные платежи не взимаются. Программное обеспечение обычно включает печатные налоговые формы и таблицы удержания налогов.

В дополнение к финансовой экономии, внутренние системы расчета заработной платы помогают компаниям сохранять конфиденциальность финансовой информации в тайне. Однако программное обеспечение может занимать много времени, что может представлять проблему для небольших компаний с небольшим штатом сотрудников.

Владельцы малого бизнеса получают выгоду от программного обеспечения для бухгалтерского учета, поскольку оно помогает им отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность, оценивать свою прибыльность и готовиться к налоговому сезону. Малый бизнес — это тот, который может использовать готовое программное обеспечение, не требуя обширных настроек. По мере роста бизнеса его потребности в бухгалтерском учете усложняются, и часто требуется специальная система планирования ресурсов предприятия (ERP).

Для малого бизнеса доступно множество различных типов облачного программного обеспечения для бухгалтерского учета. Тип отрасли и количество сотрудников — это два фактора, которые будут определять, какое бухгалтерское программное обеспечение подходит. Например, фрилансеру не нужны те же функции программного обеспечения для бухгалтерского учета, что и владельцу ресторана.

Investopedia провела обзор программного обеспечения для управления заработной платой и бухгалтерского учета для малого бизнеса и оценила его стоимость, простоту использования, функции, интеграцию и масштабируемость. QuickBooks Online считался лучшим программным обеспечением в целом, а Xero считался лучшим для владельцев микробизнеса. FreshBooks лучше всего подходил для компаний, предоставляющих услуги, а QuickBooks Self-Employed — для фрилансеров, работающих неполный рабочий день, а Wave — лучшее бесплатное программное обеспечение.

Как рассчитать налог на заработную плату

Способ расчета налога на заработную плату будет зависеть от вашего бизнеса и местных законов. Тем не менее, вот некоторые общие рекомендации, предоставленные QuickBooks. Первым шагом является расчет брутто-зарплаты ваших сотрудников.

1. Рассчитайте валовую заработную плату ваших сотрудников

Вы можете определить валовую заработную плату сотрудника, используя его ставку заработной платы и запланированные периоды оплаты. Большинство предприятий будут платить сотрудникам еженедельно, каждые две недели или ежемесячно. Чтобы рассчитать почасовую валовую заработную плату работника, умножьте количество часов, отработанных в период оплаты, на их почасовую ставку оплаты. Формула выглядит следующим образом:

Почасовая ставка х общее количество часов, отработанных в период оплаты = валовая заработная плата.

Чтобы рассчитать валовую заработную плату наемного работника, разделите его годовую заработную плату на количество периодов оплаты в году. Формула выглядит следующим образом:

Годовая заработная плата / количество периодов оплаты в году = валовая заработная плата

Например. Сотрудник зарабатывает 50 000 долларов в год. Их компания платит сотрудникам каждые две недели, в общей сложности 26 периодов оплаты. Таким образом, валовая заработная плата работника составляет 1 923,08 доллара США.

2. Вычет доналоговых вычетов

После определения брутто-зарплаты вам нужно будет учесть отчисления. Это налоговые вычеты, но могут применяться и другие доналоговые вычеты. К доналоговым вычетам относятся:

• 401(k) и некоторые пенсионные планы
• Планы медицинского страхования
• Взносы на Медицинский сберегательный счет (HSA) или Гибкий расходный счет (FSA)
• Некоторые планы страхования жизни

3.

Вычет налогов (FICA, налог на безработицу и подоходный налог)

После того, как вы вычли доналоговые вычеты, оставшаяся зарплата облагается налогом. Налоговая ставка FICA составляет 7,65% — 1,45% для Medicare и 6,2% для налогов на социальное обеспечение. Ставки других налогов будут определяться федеральным законодательством, законами штата или местными законами, а также формой W-4 вашего сотрудника.

Рассчитайте федеральный подоходный налог, используя налоговые таблицы IRS. Чаще всего вы будете платить федеральные налоги вместе с налогами на социальное обеспечение и Medicare. Сообщайте обо всех платежах в форме IRS 941.

Вычтите налог FICA в размере 7,65% из общей заработной платы работника. Вы, как работодатель, должны соответствовать вкладу каждого работника. Бизнес отправляет взносы как сотрудника, так и компании в фонды социального обеспечения и Medicare.

Например, сотрудник получает 1923 доллара валовой заработной платы за последний платежный период. Чтобы рассчитать налоговый взнос работника на социальное обеспечение, умножьте 1923 доллара на 0,062, чтобы получить 119,26 доллара. Чтобы рассчитать налоговый взнос работника в Medicare, умножьте 1923 доллара на 0,0145, чтобы получить 27,88 доллара. В общей сложности налоговый взнос работника по программе FICA составляет 147,14 долларов США за период оплаты, который работодатель должен уплатить. В этом случае работодатель должен заплатить 294,28 доллара США в IRS. Половина является прямым расходом компании, а другая половина удерживается из зарплаты работника.

Работодатели не соответствуют вычетам подоходного налога, но они платят федеральные налоги по безработице. Помощник по удержанию дохода IRS поможет вам определить, сколько федерального подоходного налога должны уплатить ваши сотрудники.

4. Любые добровольные вычеты должны производиться из оставшейся части заработной платы

К ним могут относиться:

• Roth 401(k) взносы
• Планы страхования жизни
• Планы долгосрочного страхования по инвалидности
• Наложение ареста на заработную плату
• Союзные взносы

После всех налогов и отчислений оставшаяся сумма — это то, сколько работник забирает домой в день зарплаты.

Что такое налоги на заработную плату?

Налоги на заработную плату включают социальное обеспечение, которое составляет 6,2% вашего дохода до 132 900 долларов США. Налоги с заработной платы также идут на оплату Medicare, которая составляет 1,45% от вашего дохода. Работодатели также платят налоги с заработной платы. Они платят 6,2% от вашего дохода, поэтому государство получает 12,4% от вашего общего дохода, а ваш работодатель платит 1,45% от вашего дохода в пользу Medicare.

Что такое снижение налога на заработную плату?

Сокращение налога на заработную плату будет означать, что из заработной платы удерживается и вычитается меньше налогов на социальное обеспечение и медицинскую помощь. Идея состоит в том, что рабочие и предприятия будут приносить домой немного больше с каждой зарплатой, что будет побуждать их тратить больше и стимулировать экономику.

Что такое отпуск по налогу на заработную плату?

Отпуск по налогу на заработную плату — это отсрочка сбора налога на заработную плату до более поздней даты, когда эти налоги подлежат уплате. Отсрочка налога на заработную плату предназначена для временного финансового облегчения труда работников путем временного повышения их заработной платы.

Является ли начисление заработной платы частью отдела кадров или бухгалтерского учета?

Хотя начисление заработной платы, по сути, является практикой бухгалтерского учета, оно касается оплаты труда людей внутри компании, что относит его к сфере управления персоналом (HR). Таким образом, в большинстве компаний отдел кадров занимается расчетом заработной платы и связанными с этим вопросами. Однако некоторые компании могут размещать расчет заработной платы внутри финансового или бухгалтерского отдела, а некоторые более крупные компании могут даже выделить отдельный офис по расчету заработной платы.

В чем разница между начислением заработной платы и окладом?

Это вопрос перспективы: для работника деньги, полученные от компании в качестве компенсации, часто представляют собой заработную плату (а также бонусы, опционы на акции, комиссионные и т. д.). Для фирмы эти платежи являются расходом, который учитывается как фонд заработной платы.

Практический результат

Обработка платежной ведомости — сложная и трудоемкая задача, требующая соблюдения строгих федеральных и государственных правил и положений. Это требует обширного ведения записей и внимания к деталям. Малые предприятия часто сами рассчитывают заработную плату, используя облачное программное обеспечение. Другие компании предпочитают передавать свои функции расчета заработной платы на аутсорсинг или инвестировать в интегрированную систему ERP, которая управляет общим бухгалтерским учетом и расчетом заработной платы.

Как сделать начисление заработной платы? | Настройка для малого бизнеса и ООО

Знание того, как начислять заработную плату , необходимо для выживания любого малого бизнеса, даже если у него всего несколько сотрудников. Есть несколько способов выполнить эту задачу, но тот, который подходит именно вам, будет зависеть от нескольких факторов. Вам нужно будет тщательно взвесить размер вашей организации, ваш бюджет и количество времени, которое у вас есть. Полное понимание того, что входит в фонд заработной платы, также необходимо для принятия стратегического решения. Это руководство охватывает:

• Как работает начисление заработной платы
• Настройка расчета заработной платы
• Сделай сам расчет заработной платы
• Поставщики услуг по расчету заработной платы
• Полезные инструменты расчета заработной платы
• Распространенные ошибки расчета заработной платы

Несмотря на то, что самостоятельное начисление заработной платы включает множество шагов, они не являются показательными для процесса при работе с ADP. Мы используем автоматизацию, чтобы упростить ручной труд и высвободить ваше время.

Как работает начисление заработной платы?

Расчет заработной платы состоит из множества расчетов. Вы должны учитывать заработную плату, часы, льготы, налоговые вычеты и штрафы, а также соблюдать федеральные и государственные правила на каждом этапе. Ключ к успеху — с самого начала настроить процесс, который поможет решить проблемы с соблюдением нормативных требований. В противном случае вы можете столкнуться с дорогостоящими штрафами за неправильную подачу налогов на заработную плату или нарушение сроков. Вывод — начисление заработной платы требует гораздо большего, чем просто выписывание чека каждые несколько недель.

Как настроить платежную ведомость

Независимо от того, как вы решите запустить платежную ведомость, настройка в основном одинакова. Для начала вам необходимо предоставить федеральным и местным органам власти информацию о вашем бизнесе и ваших сотрудниках. Также важно составить график начисления заработной платы и решить, какие льготы предлагать, а также приобрести компенсационное страхование работников и открыть банковский счет, предназначенный для начисления заработной платы.

Шаг 1. Подайте заявку на EIN

В глазах правительства люди идентифицируются по их номеру социального страхования. То же самое относится и к предприятиям, за исключением того, что он известен как идентификационный номер работодателя (EIN) или идентификационный номер федеральной налоговой службы. Он понадобится вашей организации для подачи налогов на заработную плату. Получить EIN можно бесплатно и легко сделать через Интернет или по почте, используя форму SS-4, Заявление на получение идентификационного номера работодателя. После утверждения он становится постоянным и не может быть отменен.

Шаг 2. Получите идентификационный номер вашего местного или государственного предприятия

Правительства штатов и местные органы власти, которые производят начисление подоходного налога, также требуют, чтобы предприятия имели идентификационный номер. Способы его получения различаются, поэтому для получения подробной информации обратитесь в соответствующее агентство в вашем регионе. Как правило, вам следует сначала подать заявку на получение федерального EIN, поскольку в некоторых штатах этот номер может использоваться для идентификации вашей компании.

Кроме того, во многих штатах требуется идентификационный номер штата по безработице, который должен отличаться от номера подоходного налога штата. Вы будете использовать этот номер для подачи налоговых деклараций штата по безработице от имени ваших сотрудников.

А если ваш бизнес базируется в Нью-Мексико, Вашингтоне или Вайоминге, вам потребуется отдельный идентификационный номер, чтобы подать заявку на страхование компенсации работникам.

Шаг 3. Соберите документы сотрудников

После того, как вы подготовите данные о своей компании, ваши сотрудники должны заполнить некоторые документы для государственных учреждений. Большинство этих документов обычно заполняется в первый день работы нового сотрудника:

• Форма I-9, Подтверждение права на работу
  В США используйте форму I-9 для проверки личности и разрешения на работу лиц, нанятых для работы.
• Форма W-4, Свидетельство работника об удержании подоходного налога
  Чтобы определить, какую сумму федерального подоходного налога удерживать из заработной платы работника, каждый работник должен заполнить форму W-4. Он включает в себя несколько шагов для ввода личной информации и статуса подачи, нескольких работ или работающих супругов, заявленных иждивенцев и других корректировок, если это необходимо.
• Свидетельства штата об удержании подоходного налога
  В большинстве штатов вы обязаны удерживать налоги штата, а также федеральные подоходные налоги из заработной платы сотрудников. Для этой цели вашим сотрудникам необходимо будет заполнить сертификат штата об удержании налогов или форму IRS W-4. Обратите внимание, что на Аляске, Флориде, Неваде, Нью-Гемпшире, Южной Дакоте, Теннесси, Техасе, Вашингтоне и Вайоминге заработная плата не облагается подоходным налогом штата.

В дополнение к заполнению государственной документации ваши сотрудники должны предоставить свои домашние адреса и номера социального страхования, чтобы вы могли подготовить и предоставить их ежегодную форму W-2, отчет о заработной плате и налогах. И если вы предлагаете льготы, вам понадобится их выбор, чтобы сделать надлежащие вычеты из заработной платы.

Шаг 4. Выберите периоды оплаты

Когда дело доходит до выбора графика расчета заработной платы, у вас есть четыре общих варианта: еженедельно, раз в две недели, раз в полгода и ежемесячно. Выбор, однако, может не полностью зависеть от вас, потому что в некоторых юрисдикциях требуется определенная частота оплаты труда для разных типов сотрудников, работодателей или обстоятельств.

Например, работодатели-производители или те, на кого распространяется действие коллективного договора, могут требовать более частого графика оплаты, чем это предусмотрено положениями общей юрисдикции. Эти правила также обычно включают требования о том, как скоро сотрудники должны быть оплачены после окончания периода оплаты.

При сужении вариантов помните, что чем чаще вы запускаете платежную ведомость, тем больше вы платите за учет и обработку. Постарайтесь найти баланс между экономичностью и удобством, соблюдая при этом требования юрисдикции.

Еженедельная оплата

Еженедельная оплата, распространенная в производственной, строительной и ресторанной отраслях, подходит для ручного труда с низкой оплатой труда. Этим типам работников нужно платить чаще, чтобы соответствовать их жизненному положению.

Оплата за две недели

Этот метод оплаты может быть лучшим для почасовых работников, поскольку сверхурочная работа обычно оплачивается по рабочей неделе. Работникам розничной торговли иногда платят таким образом.

Полумесячная оплата

Наемные работники часто предпочитают полумесячную оплату из-за ее постоянства и предсказуемости денежных потоков. Эта модель оплаты используется во многих отраслях, включая финансовые услуги и здравоохранение.

Ежемесячная оплата

Поскольку она обрабатывается реже, ежемесячная оплата является наименее затратным вариантом расчета заработной платы и обычно предназначена для руководителей с высокой заработной платой.

Этап 5 – Приобретение страховки компенсации работникам

Компенсация работникам – это регулируемая государством программа, которая оплачивает медицинское обслуживание, реабилитацию и часть потерянного дохода для работников, которые заболели или получили травму на работе. Кроме того, иждивенцы могут иметь право на пособия в случае смерти работника в результате производственной травмы.

В некоторых районах страны от вас требуется страхование компенсации работникам, даже если у вас есть только один сотрудник. Вы можете приобрести полисы через частных страховых компаний, государства или обоих.

Компенсация работникам не вычитается из заработной платы, но при подаче требования вы должны подать отчет в свой штат.

Шаг 6. Предложите сотрудникам дополнительные льготы

Льготы, такие как медицинское страхование, стоматологическая помощь, страхование жизни и пенсионные планы, могут сделать ваш бизнес привлекательным местом для работы. Сотрудники обычно оплачивают часть стоимости, которая вычитается из их зарплаты. Сколько зависит от типов планов, которые вы предлагаете, и уровня покрытия, которое выбирает человек. Некоторые льготы, например те, которые предлагаются в рамках плана кафетерия, который соответствует конкретным требованиям и положениям раздела 125 Налогового кодекса, могут предлагаться на основе до уплаты налогов. Другие, такие как пенсионные планы Roth IRA, вычитаются после уплаты налогов.

Шаг 7. Открытие расчетного счета в банке

Многие предприятия предпочитают открывать банковский счет отдельно от своего делового счета только для целей начисления заработной платы. Если вы это сделаете, используйте этот счет только для оплаты труда сотрудников и выполнения налоговых обязательств. Это позволит вам вести более точный учет транзакций по заработной плате.

Как рассчитать и начислить заработную плату самостоятельно

Многие малые предприятия начинают начислять заработную плату самостоятельно, и если у вас всего несколько сотрудников, это может быть экономически выгодным вариантом. Однако, сможете ли вы сделать это правильно, будет зависеть от ваших индивидуальных навыков и опыта. Любые просчеты могут привести к дорогостоящим штрафам, которые могут повлиять на вашу прибыль. Чтобы избежать этого, вам необходимо тщательно вести все записи о заработной плате, дважды проверять ввод данных и соблюдать все сроки подачи налоговых деклараций.

Шаг 1. Расчет отработанных часов и брутто-зарплаты

Первым шагом при обработке платежной ведомости вручную является расчет общего количества часов, отработанных каждым из ваших сотрудников в течение заданного периода оплаты. Бумажные табели учета рабочего времени, электронные таблицы и хронометры — все это способы отслеживания этой информации. Затем общее количество отработанных часов умножается на ставку заработной платы каждого работника или, по крайней мере, на применимую минимальную заработную плату, чтобы определить валовую заработную плату.

Если ваши сотрудники не освобождены от налога, не забудьте учитывать любые чаевые, которые они получают, и сверхурочные часы. Чтобы рассчитать оплату за сверхурочную работу в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), умножьте каждый час, отработанный свыше 40 часов в течение рабочей недели, не менее чем в полтора раза по сравнению с обычной ставкой заработной платы работника. Хотя вы можете определить, когда ваши рабочие недели начинаются и заканчиваются, они должны состоять из семи последовательных 24-часовых периодов. Также обратите внимание, что в некоторых штатах действуют разные требования к выплате сверхурочной работы. Например, некоторые требуют оплаты сверхурочной работы после восьми часов работы в день.

Шаг 2. Обработка вычетов из заработной платы

После расчета брутто-зарплаты начните обработку вычетов из заработной платы на основе информации о сотрудниках, которую вы собрали ранее.

Сначала сделайте отчисления до уплаты налогов. Если вы предлагаете своим сотрудникам квалифицированные медицинские льготы, пенсионные планы 401(k) или групповое страхование жизни, именно тогда вы будете удерживать эти взносы.

Затем рассчитайте обязательные отчисления, включая федеральный подоходный налог и налог штата, а также налог на социальное обеспечение и медицинскую помощь, также известный как налоги на Федеральный закон о страховых взносах (FICA). Часть зарплаты каждого работника идет на оба налога FICA (до тех пор, пока не будет достигнута базовая заработная плата социального обеспечения), которую вы должны уплатить как работодатель. Вы также обязаны платить федеральный налог на безработицу (FUTA), но он не вычитается из заработной платы сотрудников и является исключительно вашей ответственностью. Обратите внимание, что в некоторых штатах и ​​местных юрисдикциях действуют дополнительные налоги, которые должны удерживаться с работников и/или оплачиваться работодателями.

Наконец, вычтите отчисления после уплаты налогов. Эти удержания распространяются на сотрудников с наложением ареста на заработную плату по решению суда, пенсионных планов Roth IRA и профсоюзных взносов.

Шаг 3. Рассчитайте чистую заработную плату и заработную плату сотрудников

Когда все доналоговые и посленалоговые вычеты вычитаются из брутто-зарплаты работника, вы получаете чистую заработную плату или получаете заработную плату. У вас есть несколько вариантов распределения чистой заработной платы, если вы придерживаетесь различных федеральных законов и законов штата, регулирующих выплаты заработной платы.

Если вы используете электронную доставку, вы должны быть знакомы с особыми требованиями для каждой юрисдикции, где у вас есть сотрудники. В большинстве штатов также требуется, чтобы работодатели включали отчет о заработной плате при каждой выплате заработной платы. Законы штатов различаются в отношении того, как отчет о заработной плате может быть доставлен сотрудникам.

В дополнение к соответствию требованиям сегодня на первое место выходят гибкость и стоимость. Многие работодатели отказываются от традиционных чеков, потому что бумага, материалы и почтовые расходы увеличивают операционные расходы на заработную плату. Альтернативные варианты, такие как прямой депозит и платежные карты, дешевле, удобнее и могут помочь привлечь в ваш бизнес перспективные таланты.

Шаг 4. Подача налоговой отчетности

Удержание налогов из заработной платы ваших сотрудников — это только полдела. Вы также должны подать их в различные агентства, включая федеральное правительство.

Как правило, вы можете использовать Форму 941, Ежеквартальную федеральную налоговую декларацию работодателя, чтобы уплатить свою долю налогов FICA и указать сумму подоходного налога, налога на социальное обеспечение и налога на медицинскую помощь, которую вы удержали из заработной платы сотрудников.

Возможно, вам также придется подать форму 940, ежегодную федеральную налоговую декларацию работодателя по безработице (FUTA). Помните, что только работодатели платят налог FUTA, поэтому не вычитайте его из заработной платы сотрудников.

Помимо FUTA, большинство работодателей платят государственные налоги по безработице. Они должны быть поданы в соответствии с местными правилами.

Шаг 5. Документирование и хранение записей о заработной плате

Помимо правильного расчета заработной платы, лучший способ избежать проблем с соблюдением требований — серьезно относиться к ведению документации. Для каждого работника платежная ведомость ¹ должна включать:

• Имя и род занятий
• Адрес
• Номер социального страхования
• День и время начала рабочей недели сотрудника
• Количество часов, отработанных каждый день и рабочую неделю
• Основание для выплаты заработной платы работнику
• Стандартная почасовая ставка
• Общий ежедневный или еженедельный заработок
• Оплата сверхурочной работы за каждую рабочую неделю
• Валовая заработная плата
• Вычеты из заработной платы
• Заявленные пособия
• Чистая заработная плата
• Дата каждого платежа и платежный период, который он охватывал
• Удержанные налоги
• Форма W-4

Записи, необходимые для целей налогообложения, должны храниться не менее четырех лет. Все остальные должны быть сохранены в соответствии с федеральными требованиями или требованиями юрисдикции, в зависимости от того, что больше. Если вы сомневаетесь, обратитесь в соответствующее федеральное, государственное или местное учреждение, чтобы убедиться, что вы храните нужные документы в течение нужного периода времени.

Кроме того, во многих штатах действуют законы о предотвращении хищения заработной платы, которые требуют, чтобы вы в письменном виде предоставляли своим сотрудникам конкретную информацию об их заработной плате и других льготах. Как правило, это должно быть сделано в день найма и всякий раз, когда есть обновления. Вы должны хранить эти уведомления в течение периода времени, установленного государством.

Шаг 6. Сообщите о новых сотрудниках

Отчеты о новых сотрудниках передаются в Национальный каталог новых сотрудников (NDNH) и сопоставляются с записями об алиментах на уровне штата и на федеральном уровне для определения местонахождения родителей. По этой причине в соответствии с федеральным законом вы обязаны собирать и сообщать о семи элементах данных в течение 20 дней с момента найма нового сотрудника в назначенное агентство штата. Некоторые штаты требуют дополнительных данных или имеют более короткие сроки, поэтому уточните это у местных властей.

Как произвести расчет заработной платы с помощью профессиональных услуг

По мере того, как ваш малый бизнес растет и вы нанимаете больше сотрудников, расчет заработной платы своими руками может стать слишком трудным и трудоемким. Или вы можете решить, что ваши усилия лучше направить на улучшение ваших продуктов и услуг, а не на административные задачи. В этот момент имеет смысл передать расчет заработной платы на аутсорсинг.

В этом отношении у вас есть несколько вариантов: работать с поставщиком услуг по начислению заработной платы, отдать весь свой отдел кадров на аутсорсинг профессиональной организации работодателей (PEO) или нанять бухгалтера. Из этих трех поставщиков услуг по расчету заработной платы, как правило, наиболее рентабельны и предлагают множество преимуществ, включая точность, поддержку соответствия и безопасность данных.

Шаг 1. Предоставление налоговой информации и документации

Когда вы определились с поставщиком услуг по расчету заработной платы, вам необходимо предоставить ему все свои платежные ведомости. Сюда могут входить:

• Личная информация о сотруднике
  Сейчас самое подходящее время, чтобы ваши сотрудники проверили правильность всех своих данных. Поставщик, который предлагает самообслуживание, упростит будущие обновления. Также не забудьте предоставить информацию о сотрудниках, которые могли покинуть организацию в предыдущем году, чтобы они получили форму W-2.
• Информация о работе
  Помимо прочего, вам потребуется классификация работников, освобожденный статус, компенсация, дата найма, данные формы W-4 и приказы о награждении для каждого сотрудника.
• Информация о компании
  Ваш идентификационный номер федерального налогоплательщика и налогоплательщика штата, а также итоговые суммы налоговых платежей за текущий год и за квартал потребуются поставщику для подачи налогов на заработную плату от вашего имени.
• Применимые правила
  Сообщите своему новому поставщику услуг обо всех государственных правилах, применимых к вашему бизнесу.

Шаг 2. Сообщите об авторизации агента

Налоговое управление требует, чтобы вы уведомили их, если вы решите работать с поставщиком услуг по расчету заработной платы. Это делается с помощью формы 8655, формы авторизации подотчетного агента. Это позволяет вашему провайдеру выполнять задачи по расчету заработной платы от вашего имени, например:

• Оплата труда сотрудников
• Подготовка и доставка форм W-2
• Подавать определенные налоговые декларации (например, формы 940 и 941)
• Получение корреспонденции по заработной плате и налоговым депозитам
• Оплата федеральному правительству от имени вашего бизнеса

Шаг 3. Обработайте платежную ведомость

Благодаря автоматизации программное обеспечение для расчета заработной платы значительно упрощает процесс расчета заработной платы. В большинстве случаев все, что вам нужно сделать, это ввести данные о сотрудниках и бизнесе в систему один раз и обновлять только по мере необходимости. Затем программное обеспечение обрабатывает расчеты, выплаты сотрудникам и налоговые декларации от вашего имени.

Чтобы получить максимальную отдачу от вашей покупки, рассмотрите возможность интеграции расчета заработной платы с другими функциями отдела кадров. Многие провайдеры могут синхронизировать свое программное обеспечение для расчета заработной платы с часами, главной бухгалтерской книгой и администрированием льгот. Такие интеграции могут повысить эффективность и упростить задачи как для вас, так и для ваших сотрудников.

Полезные инструменты для расчета заработной платы

Независимо от того, выполняете ли вы расчет заработной платы вручную или работаете с поставщиком услуг, вы не одиноки в этом. ADP предлагает множество инструментов, которые могут помочь вам и вашим сотрудникам управлять финансами, связанными с заработной платой:

• Калькуляторы заработной платы
  Расчет заработной платы, почасовой оплаты и стоимости опционов на акции.
• Пенсионные калькуляторы
  Посмотрите, сколько вы должны внести в 401 (k), спланируйте процент снятия и многое другое.
• Глоссарий терминов
  Получите простые для понимания определения распространенных налоговых терминов и сокращений.
• Налоговые справочники и формы
  Найдите копии последних документов, необходимых для соблюдения налогового законодательства.

Распространенные ошибки при расчете заработной платы

Автоматизация расчета заработной платы — лучший способ устранить ошибки при расчете заработной платы. Кроме того, вы можете сэкономить деньги и избежать головной боли, избегая этих распространенных ошибок в расчете заработной платы:

• Неверный статус работника
  Неправильная классификация работников как независимых подрядчиков, когда они на самом деле являются наемными работниками, может привести к штрафным санкциям.
• Неточные платежные ведомости
  Как долго вы должны хранить платежные ведомости, так и на уровне штата, и на федеральном уровне. Узнайте, что требуется от вашего бизнеса, прежде чем уничтожать документацию.
• Просроченные налоговые платежи
  Если вы используете календарь расчета заработной платы, отслеживайте даты платежей и создавайте напоминания о сроках уплаты налогов, чтобы избежать несвоевременной подачи налоговых деклараций.
• Неправильно обработанные гарниры
  Вы можете быть оштрафованы за невычет гарниров или их неправильное удержание.
• Неучтенная налогооблагаемая компенсация
  Если вы предлагаете опционы на акции или скидки для сотрудников, об этом необходимо сообщить правительству.
• Мошенничество с платежной ведомостью
  Обновления банковских счетов сотрудников и формы W-4 следует делать лично, а не по электронной почте, чтобы предотвратить мошенничество с платежной ведомостью.

Часто задаваемые вопросы о расчете заработной платы

Несмотря на то, что достижения в области технологий упростили расчет заработной платы, постоянное развитие рабочей силы и нормативно-правовые акты продолжают усложнять его. Наши часто задаваемые вопросы помогут вам понять основы расчета заработной платы.

Что такое начисление заработной платы?

Термин «зарплата» может означать разные вещи для разных людей. Сотрудник может думать об этом с точки зрения того, как часто и сколько ему платят. В то время как вы, как работодатель, можете видеть более широкую картину процесса — расчеты, классификации работников и налоговые вычеты — которые входят в создание зарплаты. На самом деле заработная плата — это все.

Как начать и начислять зарплату?

Чтобы начать обработку платежной ведомости, вам необходимо собрать информацию о каждом из ваших сотрудников и вашей компании. Это включает в себя классификацию работников, сведения об удержании налога, номера социального страхования, идентификационные номера налогоплательщика и многое другое. Вам также нужно будет определить частоту начисления заработной платы и виды льгот, которые вы будете предлагать сотрудникам, поскольку они обычно вычитаются из их заработной платы. Если вы переходите с процесса начисления заработной платы вручную на поставщика услуг по начислению заработной платы, вам может потребоваться обучение, чтобы вы могли освоить этот продукт.

Каковы преимущества использования системы начисления заработной платы?

Одно из основных преимуществ партнерства с поставщиком услуг по расчету заработной платы заключается в том, что это дает вам больше времени, чтобы сосредоточиться на операциях малого бизнеса, а не на обременительных административных задачах. Это также может сэкономить вам деньги, потому что вы с меньшей вероятностью допустите просчеты или пропустите сроки подачи налоговых деклараций, что может привести к дорогостоящим штрафам. Все это возможно благодаря автоматизации. Программное обеспечение для расчета заработной платы платит сотрудникам и регистрирует налоги от вашего имени и может помочь вам идти в ногу с меняющимися нормативными требованиями.

Как рассчитываются налоги с заработной платы?

Налоги на заработную плату обычно рассчитываются путем вычета следующих сумм из общей заработной платы работника:

• Федеральный подоходный налог на основании данных формы W-4
• Налог на социальное обеспечение (6,2% от заработной платы)
• Налог на Medicare (1,45% от заработной платы)
• Государственные и местные налоги

Как работодатель вы должны уплачивать налоговые отчисления на социальное обеспечение и Medicare и платить дополнительные 6% к федеральному налогу на безработицу, хотя эта ставка может быть меньше, если применяется налог штата на безработицу.