Word

Как вставить поле в word 2019: Как сделать поля в ворде

Содержание

Как сделать вертикальный текст в MS Word (показываю на примере)

Здравствуйте!

При работе с определенными документами в Word — требуется некоторые участки текста расположить вертикально, например, для подписания схем, при оформлении табличек и т.д.

Некоторые пользователи, конечно, подписывают всё карандашом (после распечатки), но зачем делать так, если в MS Word есть встроенные инструменты? Вот о них сегодня и будет сказано «пару слов»…

 

📌 Кстати!

Часто вместе с вертикальным написанием текста — требуется лист расположить горизонтально. О том, как сделать альбомный лист в MS Word, расскажет моя предыдущая заметка — https://ocomp.info/albomnyiy-list-word.html

 

*

Содержание статьи

  • 1 Пару способов написания теста вертикально
    • 1.1 Способ 1
    • 1.2 Способ 2
    • 1.3 Способ 3
    •  → Задать вопрос | дополнить 

Способ 1

Сначала ставите курсор в то место страницы, где хотите вставить текстовый блок. Далее открываете раздел «Вставка», нажимаете «Тестовое поле / простая надпись».

Вставка — текстовое поле — Word 2019

 

Затем вы можете легко (с помощью значка поворота) развернуть текстовое поле в любое положение: хоть вертикально, хоть горизонтально (да и на любой угол, который вам потребуется). Кстати, чтобы отредактировать текст в этом поле — просто сделайте по нему двойной щелчок левой кнопкой мыши…

Поворачиваем поле на нужный градус и пишем свой текст!

*

Примечание: кстати, вместо текстового поля — можно использовать фигуру.

 

*

Способ 2

Сначала вставляем таблицу — она может состоять и из одного столбца и строки (я такую и создам).

Прим.: чтобы вставить таблицу, откройте раздел «Вставка», затем выберите «Таблица», и укажите кол-во столбцов и строк (рекомендую по 1 — если вам всего лишь нужно вертикально написать текст).

Таблица 1 на 1 — Word 2019

 

Далее щелкаем правой кнопкой по любому месту в таблице (рекомендую туда уже написать пару слов для наглядности), и выбрать во всплывшем меню «Направление текста».

Затем указать направление текста (например, вертикальный) и нажать «OK». Текст станет в ячейке вертикальным — задача решена (см. скрин ниже). 👌👇

Направление текста — Word 2019

 

Кстати, чтобы убрать рамку таблицы — поставьте курсор на текст в ячейке, затем в появившемся меню «Конструктор таблиц / Границы» укажите, что вам не нужны границы.

Все! 👌

Поставить курсор на текст в таблице — Word 2019

 

*

Способ 3

Также можно воспользоваться граф. элементом «SmartArt»

, который есть в меню «Вставка».

SmartArt — Word 2019

 

В нем достаточно много фигур и рисунков, можно подобрать под любой документ/проект.

Выбор фигуры

 

А основная суть в том, что подобные фигуры можно повернуть на любой угол, написать в них нужный текст, придать им определенный стиль. Весьма удобно не только для вертикального написания текста, но и для различных блок-схем, пояснений и т. д.

Оформление текста и положение самой фигуры — Word 2019

 

*

Замечания и дополнения — можно оставить в комментариях ниже!

Удачи!

👋

RSS  (как читать Rss)

Полезный софт:

  • Видео-Монтаж

    • Отличное ПО для создания своих первых видеороликов (все действия идут по шагам!).
    Видео сделает даже новичок!
  • Ускоритель компьютера

    • Программа для очистки Windows от «мусора» (удаляет временные файлы, ускоряет систему, оптимизирует реестр).

Другие записи:

Повышаем эффективность работы с Word

В данной статье собраны основные операции и алгоритмы работы, позволяющие повысить эффективность разработки документации в редакторе Microsoft Word как индивидуально, так и при командной работе.

Несмотря на то что материала на подобную тематику написано достаточно, многие продолжают использовать компьютер на уровне печатной машинки не задумываясь о том, что половину рутинной работы можно переложить на тот самый Word.

В статье намеренно не рассматриваются подходы с использованием Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence как более сложные и узкоспециализированные, а статью хотелось сделать доступной и понятной не только молодым людям, но и людям старших возрастов.

Все описанные действия выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В предыдущих версиях Word последовательность и названия команд могут отличаться, но описанная функциональность так или иначе существует. По минимуму использованы макросы и автоматизация с помощью сторонних средств (в частности Python, использована версия 3.6).

Описанные операции

Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка

Ссылка на номер рисунка (таблицы, разделы, пункты)

Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

Карта стилей

Перенос стилей между документами и очистка стилей

Автоматическое содержание (оглавлениие)

Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

Сравнение документов

Python. Пакетное сохранение документов в PDF

Список сокращений

Горячие клавиши

Заключение

Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

Классическая проблема: нужно объединить 4 файла, насыщенные рисунками, в один документ. Если это делать «в лоб», после объединения нумерация рисунков собьется. Восстановить ее — большая грустная задача.

Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).

Word умеет делать это автоматически, причем не только для рисунков, а еще и для таблиц, параграфов, разделов, абзацев и др.

Чтобы присвоить рисунку (таблице) номер в автоматическом режиме, нужно нажать непосредственно на рисунок (1), после чего выбрать пункт меню «Ссылки» (2) ⟶ «Вставить название» (3) ⟶ Снять галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ «Ок» (5). Под рисунком появится подпись «Рисунок 1», где 1 — это поле автоматической нумерации рисунка (таблицы) (6). Справа от номера, в зависимости от правил именования рисунков, рисунку можно дать название.

Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Думаете, что повторить данную процедуру для 1000 рисунков долго? Читаем ниже.

Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)

Для быстрой вставки поля автоматического номера рисунка (таблицы) необходимо выделить любое сформированное ранее название рисунка (таблицы) (см. пункт выше), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, перевести курсор под нужный рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет скопировано с полем автоматической нумерации с исходным номером. Его нужно будет обновить. Не обязательно делать это сразу. Пока скопированный текст находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа, после чего выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.

Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)

Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.  

Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.

Данный подход приходит в голову первым, однако Word и это умеет делать автоматически. Если в тексте встречаются ссылки на рисунки, то крайне полезно делать их именно ссылкой, а не вручную вписанным номером. Это позволяет отказаться от механической проверки актуальности ссылок, которые обязательно начнут сбиваться при малейшем редактировании документа, и переложить указанную работу исключительно на Word. Более того, при перестановке рисунка по тексту или же вставке новых рисунков ссылки обновляются в соответствии с обновленной нумерацией. Если вдруг ссылка дана на несуществующий объект, то вместо номера рисунка (таблицы) появится сообщение вида »Ошибка! Источник ссылки не найден.». Используя поиск, можно быстро отследить корректность всех перекрестных ссылок по фразе «Ошибка».

Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).

Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.

Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.

Для отображения только номера объекта необходимо выделить поле ссылки (1) и нажать «SHIFT+F9», при этом откроется код ссылки (2), в него нужно дописать сочетание » \# \0 » и обязательно поставить в конце пробел (3). Чтобы увидеть номер рисунка (таблицы), необходимо обновить содержимое поля нажатием «F9» (4).

Если у Вас сложилось впечатление, что это слишком долго, то читаем ниже, как можно немного ускориться.

Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.

По аналогии можно быстро изменить отображение перекрестных ссылок на рисунки (таблицы). Для этого выделяем весь текст нажатием «Ctrl+A», отображаем коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», копируем в буфер обмена текст » \# \0 » (пробел в конце обязателен) и вставляем его в конце требуемых полей. Обновляем поля нажатием «F9», когда документ обработан до конца.

Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.

Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.

Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.

Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат. 

Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.

Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.

 Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.

Карта стилей

Классическая проблема: два человека разрабатывают части документа, в которых используется нумерация разделов и пунктов, выделение заголовков и особое форматирование абзацев. Один человек поддерживал нумерацию механически, второй — используя автонумерацию. При объединении нумерация съезжает, равно как и форматирование.

Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.

Это, пожалуй, самая распространенная проблема, которая влечет за собой много нудной, монотонной и неинтересной работы по форматированию документа. Возникает она по причине того, что мало кто знает и пользуется одной из базовых возможностей Word — стилями. Правильно подготовленная карта стилей позволяет экономить уйму времени. Вы знали, что при изменении параметров существующего стиля они применяются ко всему тексту документа, который отформатирован в этом стиле?

Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:

  • Заголовок 1,2,3,4,5,6 уровней

  • Текст

  • Нумерованный список

  • Список

  • Название таблицы

  • Текст таблицы

  • Название рисунка

  • Рисунок

  • Программный код

Шаблон документа с указанными стилями раздается всем членам команды, а еще лучше сохраняется в корпоративном облаке или Confluence.

При таком подходе вставка новых материалов в документ не нарушает целостность форматирования.

Перенос стилей между документами и очистка стилей

Классическая проблема: вы отдаете документ на проверку по отделам организации. И один из сотрудников вносит свои правки в Libre в Ubuntu, а другой делает то же самое, но используя Mac. Потом документы возвращаются к вам, вы обнаруживаете в них 10000 стилей, текст в непонятных шрифтах и нарушение исходного форматирования.

Классическое решение (взято из интернета): нажимаем галочку в правом нижнем углу раздела «Стили» (или «Ctrl» + «Shift» + «Alt» + «S»), затем «Очистить стили».

Проблема такого подхода в том, что сами стили не удаляются из документа. Происходит сброс примененного форматирования текста, а оставшиеся стили в списке стилей мешают нормально форматировать документ. Очистить документ от мусора в виде тысяч стилей можно, однако автоматически присвоить необходимые стили абзацам не получится (тут уже в ход необходимо пускать Markdown и прочие подходы к разработке документации).

Документ в формате *. docx — это самый обыкновенный архив, который спокойно открывается архиватором (например, WinRAR).

Чтобы открыть документ в WinRAR открываем непосредственно сам архиватор, находим искомый документ, нажимаем правой клавишей мыши и выбираем «Показать содержимое архива». Нам откроется структура папок вида: _rels, customXml, docProps, word. В большей степени нас интересует каталог «Word». Переходим в него. За стили в документе отвечает файл «styles.xml».

Чтобы перенести стили из исходного шаблона документа в требуемый, достаточно заменить файл со стилями в требуемом документе аналогичным файлом из исходного шаблона документа. В требуемом документе стили будут сброшены до тех, что были созданы в шаблоне, зато появится возможность не настраивать карту стилей заново.

Если же есть острое желание очистить документ от всех стилей, файл «styles.xml» нужно удалить.

Если совсем не хочется открывать документ в WinRar, вот скрипт (для Windows):

@ECHO OFF
SET Winrar=C:\Program Files\WinRAR\WinRAR. exe
FOR %%I IN (*.docx) DO (
 "%WinRAR%" d "%%I" word\styles.xml
)

Открываем блокнот, вставляем туда указанный текст и сохраняем в формате *.bat. Переносим полученный файл в каталог с документами, в которых необходимо удалить стили и запускаем.

По-хорошему, чтобы не доводить до подобного, лучше сравнивать документы на предмет выявления правок, и переносить их вручную в документ с нормальным форматированием. Еще лучше ­– отдавать документ на вычитку в формате *.pdf, чтобы не нарушать правило, что изменения в документ вносит только ответственный за документацию.

Автоматическое содержание (оглавление)

Классическая проблема: Вы работаете над документом размером, например, в 300 страниц. По завершении листаете документ и собираете содержание, проставляете номера страниц. Срочно возникает необходимость вставить в текст новый раздел.

Классическое решение: вставляете необходимый текст, актуализируете нумерацию разделов и всего, что должно быть пронумеровано, актуализируете содержание, заново листаете документ и проставляете новые номера страниц заголовков разделов.

Подход в целом обычный, но зачем проходить такой долгий путь, если можно его избежать. Автособираемое оглавление — стандартная функция Word. По своей сути это еще одно автозаполняемое поле, но с некоторыми нюансами. Оно позволяет переносить из документа абзацы, отформатированные специальным образом, в содержание и автоматически указывать номер страницы, на которой этот абзац расположен.

Делается это достаточно просто, особенно при наличии преднастроенных стилей для заголовков. Если же таких стилей нет, то нужно немного изменить параметры абзаца (а лучше сразу стиля).

Предположим, что у нас есть текст (1). Выделяем в нем нужный заголовок (для нашего примера сразу все), который можно отнести к заголовку первого уровня, и заходим в настройки абзаца (2). Для выбранных абзацев в выпадающем списке «Уровень» (3) выбираем «Уровень 1» и нажимаем «Ок» (4). То же самое проделываем для всех оставшихся абзацев, присваивая им соответствующий уровень.

После того как уровни заголовков проставлены, переходим в пункт меню «Ссылки» (1), «Оглавление» (2), «Настраиваемое оглавление» (3). Здесь в окне «Параметры» (4) можно выполнить более точную настройку параметров содержания или включить в него стили, которым не были заданы уровни. По умолчанию достаточно указать число уровней, которые должны быть перенесены в содержание, нажать «Ок» и посмотреть, все ли, что Вы хотели, оказалось в содержании.

После завершения работы с документом обновление содержание осуществляется, как и любое другое автозаполняемое поле. Необходимо выделить его и нажать «F9». Однако при работе с содержанием будет предложено два варианта: «Полностью» и «Только номера страниц». При выборе параметра «Полностью» форматирование будет сброшено и надо будет править его заново. При обновлении только номеров страниц форматирование не съезжает и выполняется только пересчет страниц.

Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

Классическая проблема: в начале проекта не до конца утверждена терминология. Названия изделий, ряд сокращений и прочее выполнено в виде обычного текста, а заказчик требует выделить все эти элементы кавычками.

Классическое решение: открываете все документы один за одним и читаете. Все, на чем сделан акцент, выделяете кавычками.

Выделить одно слово кавычками не выглядит чем-то сложным, однако если вы работали в какой-нибудь IDE, то скорее всего знаете, насколько удобнее, когда ставится сразу две кавычки (открывающая и закрывающая). Аналога подобной функции в Word мне найти не удалось, зато встроенный инструментарий работы с макросами позволяет это реализовать. А чтобы полученный макрос можно было быстро применять, нужно назначить ему горячую клавишу.

Если изначально написать макрос кодом, моя сборка Word не позволяет назначить ему горячую клавишу. Это можно обойти следующим образом: переходим в пункт меню «Вид» (1), «Макросы» (2), «Запись макроса». Откроется окно «Запись макроса», где нужно ввести имя макроса и назначить его клавишам (4). Откроется окно «Настройка клавиатуры» (5), где нужно задать сочетание клавиш для выполнения макроса (например «Ctrl+2», так как кавычки задаются смежным сочетанием «Shift+2») (6), нажать «Назначить» (7) и «Закрыть» (8). Начнется запись макроса. Ее нужно остановить, для чего заходим в меню «Макросы» (2) и нажимаем «Остановить запись».

Теперь в созданный пустой макрос необходимо добавить код. Для этого переходим в «Макросы» (2), выбираем наш макрос из списка и нажимаем «Изменить». Откроется окно редактирования Visual Basic, содержимое которого необходимо заменить кодом ниже.

Sub Кавычки
'
'Кавычки макрос
'
'
If Right(Selection.Text, 1) = Chr(32) Or _
  Right(Selection.Text, 1) = Chr(13) Then
  Selection.MoveLeft wdCharacter, 1, wdExtend
End If
With Selection
  .InsertBefore Chr(171)  'вместо Char(171) можно использовать '('
  .InsertAfter Chr(187)  'вместо Char(171) можно использовать ')'
End With
End Sub

Теперь при выделении текста и нажатии «Ctrl+2» он будет обрамлен кавычками с обеих сторон.

Сравнение документов

Классическая проблема: вы отдали документ на проверку и вам внесли в него правки. Вы не знаете, что было изменено, так как коллега поленился включить режим записи исправлений или хотя бы выделить их цветом.

 Классическое решение: узнаете у человека, что он исправил, или же открываете два окна со старым и новым документ и начинаете сравнение.

Если вы не пользуетесь программами контроля версий (SVN) вроде GIT, где изменения можно просмотреть в логах, то Word аналогично может подсветить различия двух документов.

Для этого необходимо нажать пункт меню «Рецензирование» (1), «Сравнить» (2), выбрать исходный файл (3), измененный файл (4) и нажать «ОК» (5).

Откроется новое окно Word, в котором в виде комментариев и правок будут доступны все изменения между двумя документами.

Python. Пакетное сохранение документов в PDF

Классическая проблема: передаете комплект документов, а при открытии форматирование начинает съезжать, потому что не хватило шрифтов или еще чего-то.

Классическое решение: передавать документы в формате *.pdf. Для этого вы открываете сначала один документ, нажимаете «Сохранить как», выбираете тип файла «PDF», сохраняете. И так с каждым документом.

Данную процедуру можно автоматизировать с помощью Python, и запуском одного скрипта сохранить пакет документов в формате *.pdf.

Устанавливаем Python, открываем блокнот и вставляем в него следующий код:

import sys
import os
import comtypes.client
def decode_doc_to_pdf(filename):
    wdFormatPDF = 17
    in_file = os.path.abspath(filename+'.docx')
    out_file = os.path.abspath(filename+'.pdf')
    word = comtypes.client.CreateObject('Word.Application')
    doc = word.Documents.Open(in_file)
    doc.SaveAs(out_file, FileFormat=wdFormatPDF)
    doc.Close()
    word.Quit()
def get_list_of_docx_files():
    list_of_all_files = os.listdir('.')  
    list_of_docx_files = []
    for filename in list_of_all_files:
        if filename[-4:] == 'docx':
            list_of_docx_files.append(filename[:-5])
    return list_of_docx_files
docx_list = get_list_of_docx_files()
for filename in docx_list:
    decode_doc_to_pdf(filename)

Сохраняем документ с расширением *.py. Все что нужно сделать дальше, это положить скрипт в папку с документами в формате *. docx и запустить его. Если запуск исполняемого файла скрипта не проходит, то выполнить скрипт через командную строку.

Список сокращений

Классическая проблема: необходимо сформировать актуальный список сокращений, использованных в документе.

Классическое решение: читаем весь документ от начала до конца, выписываем все сокращения в отдельном файле, перечитываем документ сначала на предмет корректного применения сокращения (проверяем, что сокращение не используется раньше, чем оно введено)

Подобный процесс можно упростить. Подход не совершенный, так как программно отличить слово в верхнем регистре от сокращения без использования словаря невозможно, а делать подобное макросом в Word — бессмысленно.

Чтобы не нарушать форматирование в основном документе, необходимо сделать его копию. В копии исходного документа необходимо сбросить все форматирование, так как
будет необходимо использовать поиск с подстановочными знаками. Далее нажимаем «Заменить» (1), затем в поле «Найти» (2) вставляем текст » » (» » для поиска только русских слов в верхнем регистре). & », после чего нажимаем «Заменить все» (6). Все слова в верхнем регистре будут выделены полужирным шрифтом.

Далее необходимо выделить весь найденный текст в верхнем регистре. Для этого выделяем любое сокращение, отформатированное жирным, нажимаем «Выделить», затем «Выделить текст, имеющий такой же формат». Копируем выделенный текст в буфер обмена (Ctrl+C).

Отсеять слова в верхнем регистре от сокращений и дубликатов можно используя Excel. Если не знакомы с такой процедурой, то открываем Excel, вставляем скопированный текст из буфера обмена в левую верхнюю ячейку. Чтобы удалить дубликаты из получившейся колонки, выделяем ее, переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Удалить дубликаты».

Появится сообщение вида «Найдено и удалено….осталось». Далее с полученным списком нужно немного поработать руками.

Горячие клавиши

Нельзя было опустить в подобной статье тему горячих клавиш. Учитывая, что есть много достойных статей, как например на официальном сайте Microsoft или же уже готовая шпаргалка, из общего списка горячих клавиш можно лишь выделить минимальный набор часто используемых сочетаний.

Выравнивание

  • CTRL+E — Переключение абзаца между выравниванием по центру и выравниванием по левому краю

  • CTRL+J — Переключение абзаца между выравниванием по ширине и выравниванием по левому краю

  • CTRL+R — Переключение абзаца между выравниванием по правому краю и выравниванием по левому краю

  • CTRL+L — Выравнивание абзаца по левому краю

Перемещение курсора

  • CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — На одно слово влево

  • CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — На одно слово вправо

  • CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На один абзац вверх

  • CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — На один абзац вниз

Удаление слова

Начертание текста

  • CTRL+B — Добавление полужирного начертания

  • CTRL+I — Добавление курсивного начертания

  • CTRL+U — Добавление подчеркивания

  • CTRL+[ — Уменьшение размера шрифта на 1 пункт

  • CTRL+] — Увеличение размера шрифта на один пункт

  • CTRL+SHIFT+> — Увеличение размера шрифта

  • CTRL+SHIFT+ — Уменьшение размера шрифта

Прописные буквы

Прочее полезное

Заключение

Какими бы банальными не казались описанные выше операции, это — 90% косяков и ошибок в документах, связанных с оформлением, которые действительно трудно контролировать с ростом объема без четких правил командной работы. Все понимают причины таких ошибок, но не всегда знают, как с ними бороться.

Кто-то просто способен договориться внутри команды о подобных вещах и поделиться опытом, у кого-то подобные правила входят в СМК (Система менеджмента качества), у кого-то описано на уровне СТП (Стандарт предприятия).

Надеюсь, статья оказалась полезной и займет место в закладках не только технических писателей и аналитиков, но и специалистов других областей, которые значительную часть времени проводят в данном текстовом редакторе.

© Habrahabr.ru

Использование полей даты в Microsoft Word

Расчетные даты

Почему он (не) меняется, когда я снова открываю документ?

Эта страница последняя исправлено: Вторник, 03 января 2023 г. Для Версии Word 97-2019 (365).

Загружаемое меню Надстройка для полей даты

Простой (но, вероятно, неправильный) способ поставить дата в вашем документе: Вставить —> Дата и время.

Если вы не отметите «Обновлять автоматически», это то же самое, что и вводить дату самостоятельно (только сложнее). Если вы проверите «Обновлять автоматически» он будет обновляться при печати (если у вас есть параметр в параметрах принтера как «Обновить поля», который используется по умолчанию). Таким образом, если вы используете документ в будущем, он будет другим. Ты можно вручную принудительно обновить, поместив точку вставки в дату и нажав [F9] ключ.

Если вы хотите поместить дату в шаблон, который обновляется до текущей даты, когда документ создается на основе шаблон, или хотите изменить формат или сделать что-то еще с датой вместо этого вы хотите использовать Вставка —> Поле —> Дата и время. Используя варианты здесь, вы можете либо выбрать формат, либо ввести свои собственные символы (называется картинка) для формата. Варианты типа даты включают:

{

ДАТА } — Дата, когда вы просматриваете документ. Всегда сегодня (хотя может и не показывать на экране как сегодня, пока вы не обновите поле).

{ ДАТА СОЗДАНИЯ } — Дата создания документа (или сохранения с помощью Сохранить как). Когда используется в шаблоне, он будет обновлен в новом документе на основе шаблона, до даты создания документа.

{ ДАТА ПЕЧАТИ } — Дата последней печати документа.

{ ДАТА СОХРАНЕНИЯ } — Дата последнего сохранения документа.

{ ВРЕМЯ } — По существу то же самое, что и поле DATE. При использовании без «картинки» это даст вам текущее время. С «картинкой» даёт то же самое информация в виде поля DATE.

Обратите внимание, что фигурные скобки {} для этих, как все поля коды, не могут быть просто набраны. Если вы хотите ввести поле, вы должны использовать Ctrl + F9 , чтобы вставить фигурные скобки. Вы можете ввести поле и переключатели, выберите то, что вы набрали, и нажмите Ctrl + F9 , чтобы сделать его полем, или вы можно вставить фигурные скобки, а затем печатать между ними.

Выше приведены коды полей, которые будут вставлено для вас с помощью I nsert —> Поле —> Дата и время без использования каких-либо параметры. Если вы выберете варианты, они могут включать следующие «картинки»:

 Изображение

 Отображается Дата

 \@ «ММММ д, гггг»

 август 1, 2022

 \@ «МММ дд, гггг»

01 августа 2022 г.

 \@ «ММ/дд/гг»

01. 08.16

\@ «дддд, ММММ д»

вторник, 1 августа

 \@ «ддд, МММ. д, гггг»

Вт, 1 августа 2022 г.

 \@ «ММ/дд/гг чч:мм:сс д/п»

01.08.16 22:36:12

\@ «д» \* порядковый номер

1-й

\@ «д» \* ортекст

первый

\@ «гггг» \*cardtext

две тысячи шестнадцать

\@ «yyyy» \*cardtext \* заглавные буквы

Две тысячи шестнадцать

пример: { CREATEDATE \@ «МММ дд, гггг» } = 01 августа 2022 г.

Если Вам не нравятся предложенные фотографии, выберите тот, который ближе всего к тому, что вы хотите, а затем измените его в меню «Вставка». Диалоговое окно поля (или в самих кодах с помощью переключателя кодов поля).

Вы также можете разбить дату на несколько полей. Это можно сделать, используя специальное форматирование или если вы используете клавишу F11 (следующее поле) для редактирования вручную. Примеры первой причины:

{ ДАТА СОЗДАНИЯ \@ «дддд» }, {  CREATEDATE \@ «d» \*порядковый номер } день {  CREATEDATE \@ «MMMM» } года {  ДАТА СОЗДАНИЯ \@ «гггг» } = Вторник, 1 августа 2022 года.

Это { CREATEDATE \@ «d» \* ortext \* caps } день { CREATEDATE \ @ «MMMM» } , { ДАТА СОЗДАНИЯ \@ «гггг» \* текст карты \* заглавные буквы } = Этот первый день августа, две тысячи Шестнадцать

Помните, что поля в верхних и нижних колонтитулах не обновляются так же предсказуемо. Они отлично работают с CREATEDATE, но могут имеют ту же проблему, что и номера страниц (см. эту тему) с ДАТА. Если у вас есть дата в любом месте вашего документа, вы лучше всего обслужены используя Поле StyleRef в верхнем или нижнем колонтитуле, чтобы подобрать его, а не помещать поле в верхнем/нижнем колонтитуле.

Дополнительные сведения о «изображениях» и датах форматирования см. Переключатели полей.

Если вы пытаясь создать специальный формат для даты в онлайн-форме, возьмите посмотри как для создания порядковых (допустимых) дат в полях формы (KB)

См. также Обширная страница Грэма Мэра на Форматирование полей Microsoft Word с переключателями, особенно раздел о Поля даты с порядковыми номерами. Он (и Macropod) показывает, как делать верхний индекс порядковые номера, т.е. 1 ст или 3 ст вместо 1-й или 3-й.

Вот вариация одного из полей Macropod; перейдите к исходному документу, чтобы скопировать это как поле. Помните, что фигурные скобки { } не могут быть просто набраны. Показанные парные фигурные скобки соответствуют цвету.

{ ЦИТАТА { ДАТА СОЗДАНИЯ \@ «dddd ‘the’ d» }{ IF { =(MOD( { = { ДАТА СОЗДАНИЯ \@ д } +89 } ,100)>2)*(MOD( { = { ДАТА СОЗДАНИЯ \@d } +9 } ,10)<3) } = 1 { =МОД( { ДАТА СОЗДАНИЯ \@d } ,10)-2 \# rd ; ст ;

й } -й }{ ДАТА СОЗДАНИЯ \@ «‘ из’ ММММ, гггг» } }

Если вы думаете это сложно, проверить рассчитано даты!

Если вы проверите поле для автоматического обновления в версиях ленты, вы не только получаете дату Поле (обычно не то, что вы хотите), но и элемент управления содержимым. Это добавляет сложность без известной выгоды.

(Без «Автоматическое обновление» вы не получите ни поле, ни Контент Контроль, а почему бы просто не набрать дату?)

 

Надстройка Legal Toolbars (бесплатно ниже) предоставляет следующие меню, которые включить панель инструментов с меню, показанным ниже. Это дает доступ к количество этих полей в различном форматировании.

Это самодокументирующийся глобальный шаблон. и включает в себя следующие поля в различных форматах в меню, которое может быть используется без остальной части юридической панели инструментов: 

Дата создания (вероятно тот, который вы захотите использовать в большинстве форм)
Дата сохранения/изменения
Дата печати
Всегда сегодня (изменения всякий раз, когда документ открывается/печатается)

Вы можете загрузить надстройку без макросов, которая просто вставляет поле CreateDate, когда вы нажимаете Alt+Shift+D вместо поля Поле даты.

После того, как вы создали поле даты в формате вы хотите использовать, вы также можете выбрать его и сохранить как отформатированный Запись автозамены называется что-то вроде «моя дата». Видеть Автоматизированный шаблон с использованием Microsoft Word.

SAVEDATE и PRINTDATE не обновлены.

Обратите внимание, что в этих полях указывается дата и время, когда документ был последним сохраненным или распечатанным. Когда вы печатаете документ, PRINTDATE, скорее всего, будет отражать дату, когда вы печатаете документ. Вместо этого он покажет, когда он был ранее напечатан. Если вы сохраните свой документ после печати, а затем обновите поле, оно покажет дату та печать.

Аналогично, поле SAVEDATE не изменится при сохранении документа до тех пор, пока поле не будет обновлено позже. Таким образом, если SAVEDATE включает в себя время, это никогда не будет правильным.

Эти поля обычно обновляются в режиме предварительного просмотра.

Грег Макси написал процедуру для присвоения порядковой даты с помощью аббревиатуры с верхним индексом в элементе управления содержимым. Вы можете найти это здесь (пост №7).

См. также «Свидание» Сюзанны Барнхилл, MVP.

Как создавать заполняемые формы в Microsoft Word

04 мая 2016 г.   Отредактировано

Если вы работаете в компании, которой необходимо встроить функции форм в существующие процессы или рабочие процессы, наша команда разработчиков пользовательских приложений может помочь. Мы можем помочь — от пользовательских решений Microsoft .NET до разработки Office 365 и SharePoint.

Но если вы ищете базовую форму для личного использования, выполните следующие действия.

Когда вы слышите о заполняемых формах, вы, вероятно, думаете о документах Adobe и PDF. Однако, если у вас есть Microsoft Office, вы можете добиться аналогичного результата с помощью MS Word.

1. Включить вкладку «Разработчик». Откройте Microsoft Word, затем перейдите на вкладку «Файл» > «Параметры» > «Настроить ленту» > проверьте вкладку «Разработчик» в правом столбце > нажмите «ОК».

Будет заполнена вкладка разработчика. В разделе «Элементы управления» есть около восьми различных параметров, которые можно добавить в документ Word: Форматированный текст, обычный текст, изображение, галерея стандартных блоков, флажок, поле со списком, раскрывающийся список и средство выбора даты.

2. Вставьте элемент управления. Нажмите на элемент управления, и он появится там, где находился ваш курсор.

В приведенном ниже примере два текстовых поля вставлены в простую таблицу для имени и фамилии.

По умолчанию каждый элемент управления имеет собственный текст-заполнитель. Для элемента управления с простым текстом это «Нажмите или коснитесь здесь, чтобы ввести текст».

3. Отредактируйте текст-заполнитель. Настройте текст-заполнитель для любого элемента управления, нажав Режим разработки .

Вокруг вашего заполнителя появятся синие заполнители. Выберите текст и измените его на любой другой. Нажмите кнопку

Design Mode еще раз, чтобы выйти из режима.

4. Настройте элементы управления контентом. Выделите новое поле формы, а затем нажмите  Свойства , непосредственно под кнопкой Режим разработки.

Здесь вы можете дать элементу управления заголовок, изменить цвет, стиль текста и указать, можно ли редактировать или удалять элемент управления. В самом низу находятся специальные параметры элемента управления, поэтому, если у вас настроен элемент управления простым текстом, вы можете указать, сколько строк вы хотите разрешить. Этот последний вариант полезен, если вам нужно, чтобы кто-то набрал абзац текста.

Элемент управления «Обычный текст» и элемент управления «Форматированный текст»

В элементе управления «Форматированный текст» можно изменить настройки шрифта/цвета для каждого слова отдельно, тогда как элемент управления «Обычный текст» применит форматирование ко всему тексту. . Элементы управления с обычным текстом допускают изменение жирного шрифта, шрифта или цвета.

Добавить раскрывающийся список

Если вам нужно добавить раскрывающееся поле в форму, вставьте раскрывающийся список. Выделите поле и снова перейдите в «Свойства», чтобы добавить настраиваемые параметры раскрывающегося списка.

По умолчанию отображаемое имя и значение одинаковы, но при желании их можно изменить. На самом деле нет причин изменять значение, если только вы не пишете макросы Word и не обращаетесь к элементам управления в коде.

Совет. Если раскрывающееся поле не отображается, убедитесь, что вы не находитесь в режиме разработки.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *