Автотекст в word: Как создать элемент автотекста в редакторе Word

Если вы решили, наконец, почистить свое рабочее место, будет очень разумно начать с удаления элементов Автотекст . Найдите в списке элемент, подлежащий удалению, щелкните на нем кнопкой мыши, чтобы выделить, а затем — на кнопке Удалить. Если есть настроение, можете удалить таким же образом еще несколько элементов.

Добавление сочетаний клавиш в записи Word для автотекста

Автор Глеб Захаров На чтение 4 мин. Просмотров 146 Опубликовано 16.08.2019

Авто-текстовые записи – это биты текста, которые вы можете вставить в разные документы Word, но знаете ли вы, что с помощью сочетаний клавиш вы можете вставлять авто-текстовые записи еще быстрее?

С помощью сочетания клавиш вставка записей Auto Text в документ Word выполняется простым нажатием кнопки, а не вводом имени записи. Это может сэкономить время, особенно если вы используете много записей Auto Text.

Создание автоматического ввода текста

Первое, что вам нужно сделать, это создать запись Auto Text. Есть также довольно много записей Auto Text по умолчанию, которые предустановлены и настроены с помощью MS Word. Для ваших записей Auto Text по умолчанию также могут быть применены ярлыки. Если вы не знаете, как вставить текстовую запись, выполните следующие действия.

Word 2003

1. Нажмите Вставить в верхнем меню.

2. Наведите указатель мыши на автотекст . В дополнительном меню нажмите Автотекст. . Откроется диалоговое окно «Автозамена» на вкладке «Автотекст».

3. Введите текст, который вы хотите использовать в качестве автотекста, в поле, помеченное «Введите здесь записи автотекста». Нажмите Добавить .

4. Нажмите OK .

Word 2007

1. Выберите текст, который вы хотите добавить в свою галерею автотекста.

2. Нажмите кнопку Автотекст , которую вы добавили на панель быстрого доступа (см. Инструкции выше).

3. Нажмите Сохранить выделенное в галерее автотекста в нижней части меню автотекста.

4. Заполните поля * в диалоговом окне «Создать новый строительный блок».

5. Нажмите OK .

Word 2010 и более поздние версии

Записи автотекста называются строительными блоками в Word 2010 и более поздних версиях. Выполните следующие шаги, чтобы создать запись автотекста:

1. Выберите текст, который вы хотите добавить в свою галерею автотекста.

2. Нажмите на вкладку Вставить .

3. В группе «Текст» нажмите кнопку Быстрые детали .

4. Наведите указатель мыши на автотекст. В открывшемся дополнительном меню нажмите Сохранить выделенное в галерее автотекста в нижней части меню.

5. Заполните поля в диалоговом окне «Создать новый строительный блок» (см. Ниже).

6. Нажмите OK .

Поля в диалоговом окне Создать новый строительный блок:

• Поле Имя будет выбранным вами текстом.
• Для Галерея должно быть установлено значение «Автотекст».
• Категория является общим по умолчанию, хотя вы можете создать свой собственный.
• Описание – это место, где вы можете добавить текст для идентификации записи.
• Сохраните его в шаблоне, в котором вы хотите сохранить запись. По умолчанию установлено значение Normal.
• Параметры позволяет вам выбрать, чтобы автотекст вставлялся обычным образом, в своем собственном абзаце или между разрывами страниц, давая ему собственную страницу.

Применение ярлыка для автоматического ввода текста

В нашем уроке мы добавим ярлык к автоотексту «Адрес», который мы создали сами. Мы начнем с открытия нового документа Word (вы также можете открыть уже существующий).

Затем мы перейдем к «Файл», затем нажмите «Параметры», затем нажмите «Параметры Word». Появится всплывающее окно. Нажмите «Настроить ленту», а затем нажмите кнопку «Настроить» рядом с сочетаниями клавиш.

Появится меню настройки клавиатуры. В меню «Категории» прокрутите вниз до «Строительные блоки» и выберите его. Справа вы увидите все доступные вам варианты Building Blocks. Прокрутите и выберите запись Auto Text, к которой вы хотите применить ярлык (в нашем случае это будет «Адрес»).

Нажмите «Адрес» и перейдите в поле «Нажать новую комбинацию клавиш» под списком ввода «Автотекст». Здесь мы будем вводить сочетание клавиш, которое мы хотим применить к «Адресу». Если сочетание клавиш уже используется другой записью Auto Text, оно будет отображаться под полем Current Keys слева, рядом с «Назначено в настоящее время». к. »(Если вы хотите, вы можете переназначить сочетания клавиш в это время.)

Мы использовали комбинацию клавиш «Alt + Ctrl + A» для нашего ввода текста «Адрес». Далее все, что нам нужно сделать, это нажать «Назначить и закрыть». Это возвращает нас к окну меню Word Options, которое мы теперь можем закрыть.

Это оно! Теперь, когда мы нажмем «Alt + Ctrl + A», в нашем документе Word появится текстовая запись «Address».

Назначить ярлык

Если вы решите назначить новую комбинацию клавиш для своей записи Auto Text, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть на текущем назначенном параметре, и в появившемся всплывающем окне вы назначите комбинацию клавиш, нажав нужные клавиши.

Автозамена и автотекст в Word

15.htm

Автотекст и автозамена

В этом уроке вы узнаете, как работать с автотекстом и автозаменой

Что такое автотекст и автозамена

Автотекст и автозамена — очень удобные средства, которые сохранят вам много времени. Они связаны между собой, но у них разные цели.

• Автозамена ищет часто встречающиеся ошибки набора и правописания в вашем документе и автоматически исправляет их, как только они появляются. К примеру, вы можете указать, что слово венигрет всегда нужно заменять на винегрет.

• Автотекст позволяет определить и сохранить часто используемые текстовые блоки и/или графические объекты и вставлять их в документ по мере надобности. Например, вы можете указать в качестве элемента автотекста свое полное имя и адрес и вставлять его в документ с помощью всего лишь нескольких клавиш.

Определение элемента автозамены

Элемент автозамена выполняет две основные функции. Одна из них выявляет ошибки в использовании прописных букв (например, вы, возможно, постоянно забываете писать предложение с прописной буквы). Вторая функция связана с исправлением орфографических ошибок и добавлением специальных символов. Таким образом, автозамена может автоматически заменять тектс на текст и -> на символ стрелки. В Word есть множество элементов автозамены, используемых по умолчанию, — вы можете дополнить этот список своими элементами.

Текст автозамены может быть обычным текстом, который будет отформатирован так же, как и текст абзаца, в который он будет вставлен, или же текстом, сохраняющим собственное форматирование. Для того чтобы создать элемент автозамены, выполните следующее.

1. Если вы хотите сохранить параметры форматирования вместе с текстом, выделите отформатированный текст в документе. Если вы хотите создать текст автозамены в виде отдельного абзаца, убедитесь, что выделили специальный символ конца абзаца. Если же вы хотите создать элемент автозамены в виде обычного текста, выделять его необязательно.

2. Выберите команду Сервис -> Автозамена для открытия диалогового окна Автозамена (рис. 15. 1).

3. Введите текст, который должен быть заменен в поле Заменить. Это тот текст, который будет заменен, если вы наберете его в документе.

4. Если вы выделили текст документа на первом шаге, он уже будет выведен в текстовом поле На. В противном случае наберите нужный текст в поле На.

5. Выберите переключатель Форматированный текст, если хотите сохранить форматирование заменяющего текста, или Обычный текст для вставки текста без форматирования.

6. Щелкните на кнопке Добавить. Если заменяющий текст, только что определенный вами, уже внесен в список, Word спросит, хотите ли вы заменить его. Если да — щелкните на кнопке Да, иначе — на кнопке Нет.

7. Щелкните на кнопке ОК.

В процессе редактирования документа автозамена выбирает только целые слова. Например, если вы набираете доукмент. Word не заменит его словом документ до тех пор, пока вы не введете после него пробел, точку или не нажмете какую-нибудь другую клавишу, указывающую на конец слова.

Рис. 15. 1. Диалоговое окно Автозамена

Изменение параметров автозамены

Параметры автозамены можно менять так, чтобы они удовлетворяли вашим нуждам. Для этого нужно сделать следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Автозамена, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена (см. рис. 15. 1).

2. Выполните что-нибудь из нижеперечисленного (в зависимости от того, что вам нужно).

• Для изменения действий автозамены по исправлению прописных букв установите или снимите три верхние флажка диалогового окна.

• Чтобы сделать возможной или, наоборот, недоступной автоматическую замену текста, установите или снимите флажок Заменять при вводе.

• Для уничтожения элемента автозамены выделите его в списке, отредактируйте текст в поле На и щелкните на кнопке Заменить.

• Для изменения текста автозамены выберите его в списке и щелкните на кнопке Удалить.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Word позволяет настроить такие функции автозамены: Устранять две прописные буквы в начале слова и Делать первые буквы предложений прописными.

• Обычно инициалы и другие аббревиатуры состоят из двух прописных букв и более, поэтому автозамену можно отменить в таких случаях.

• Word изменяет на прописную первую букву предложения, исходя из того, что предыдущее предложение заканчивается точкой или другим символом конца предложения. Однако может получиться, что предложение содержит сокращение с точкой (например, см.), и вы совсем не собираетесь писать следующее слово с прописной буквы. В Word есть список аббревиатур, которые по умолчанию игнорируются, вы можете изменить его.

Вот как настроить параметры исправления прописных букв.

1. Выберите команду Сервис -> Автозамена для открытия диалогового окна Автозамена.

2. Щелкните на кнопке Исключения, чтобы открыть диалоговое окно Исключения при автозамене.

3. Щелкните на корешке вкладки ДВе ПРописные, затем введите аббревиатуру, которую нужно игнорировать, в текстовое поле Не заменять и щелкните на кнопке Добавить. Выделите неиспользуемое вами сокращение из списка и щелкните на кнопке Удалить, чтобы удалить его из списка.

4. Щелкните на корешке вкладки Первая буква и введите аббревиатуру, которую следует игнорировать, в текстовое поле Не заменять прописной буквой после, затем щелкните на кнопке Добавить. Выделите аббревиатуру в списке и щелкните на кнопке Удалить для удаления ее из списка.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Автозамена.

Заметьте, что автозамена работает только с текстом, который вы набираете. При открытии уже созданного документа автозамена не исправляет ошибки в нем.

Создание элемента автотекста

Word позволяет сохранять любой текст и рисунки в виде поименованного элемента автотекста. Потом вы легко сможете вставить рисунок или текст в документ, набрав или выделив имя соответствующего ему элемента.

Рис. 15. 2. Создание нового элемента автотекста

Когда вы создаете элемент автотекста, он связан со стилем абзаца исходного текста, послужившего основой при его создании. Если вам нужно вставить элемент автотекста, можете вывести только те элементы, стиль которых соответствует стилю текущего абзаца. Исключение составляет только стиль Normal, для которого приемлемы любые элементы автотекста. Таким образом, если вы создаете элемент автотекста на основе абзаца, отформатированного в стиле Formal, этот элемент будет доступен, только если курсор находится в абзаце, отформатированном в этом же стиле.

Для создания элемента автотекста выполните следующее.

1. Выделите текст и/или рисунок, который станет элементом автотекста. Если вы хотите сохранить форматирование абзаца как атрибут этого элемента, убедитесь, что символ конца абзаца попал в маркировку.

2. Нажмите клавиши <Alt+ F3> или щелкните на кнопке Создать на панели инструментов Автотекст, или выберите команду Вставка-> Автотекст -> Создать. Появится диалоговое окно Создание элемента автотекста (рис. 15. 2).

3. Вы можете принять имя элемента автотекста, которое предложит Word, или набрать любое другое в текстовом поле Имя элемента автотекста.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Вставка элемента автотекста

Существует несколько способов вставки элемента автотекста.

• Если в окне Word отображается панель инструментов автотекста, щелкните на средней кнопке. Эта кнопка помечена стилем текущего абзаца или же, если стиль текущего абзаца — Normal, на ней написано Все элементы. Затем выберите нужный элемент автотекста из списка.

• Если включен режим автозаполнения (как это сделать описано ниже), набирайте имя элемента автотекста. Когда вы введете достаточно букв для того, чтобы найти элемент. Word выведет соответствующий элемент автотекста в маленьком текстовом окне рядом с курсором, как показано на рис. 15. 3. Для вставки этого элемента нажмите <F3> или <Enter>, чтобы проигнорировать его — просто продолжайте вводить текст.

• Выберите команду Вставка -> Автотекст, а затем соответствующий элемент автотекста из подменю.

Если текущему абзацу присвоен стиль иной, чем Normal, в список элементов автотекста войдут только те, которые отформатированы этим же стилем. В этой ситуации, чтобы вывести все элементы автотекста, удерживайте клавишу <Shift> при щелчке на кнопке панели инструментов автотекста или при выборе подменю Автотекст в меню Вставка.

Рис. 15. 3. Использование автозаполнения для вставки элемента автотекста

Рис. 15. 4. Вкладка Автотекст

Установить режим автозаполнения можно с помощью вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена. Эту вкладку можно также использовать при удалении элементов автотекста. Вот как пользоваться этой вкладкой.

1. Выберите команду Вставка -> Автотекст -> Автотекст или щелкните на самой левой кнопке панели инструментов автотекста, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена (рис. 15. 4).

2. Установите или снимите флажок Автозаполнение для автотекста и дат.

3. Чтобы удалить элемент автотекста, выделите его в списке и щелкните на кнопке Удалить.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Использование автотекста при автозамене

Как вы уже догадались, при автозамене можно использовать элементы автотекста (кроме рисунков). К примеру, если ваше имя — Васисуалий Ло-ханкин, определите элемент автозамены ел для автоматической вставки вашего имени. Главное отличие состоит в том, что элементы автозамены вставляются автоматически, а вставка элементов автотекста требует подтверждения пользователя.

В этом уроке вы узнали, как в Word использовать средства автотекста и автозамены. В следующем уроке рассказывается об автоматическом форматировании.

Как использовать автотекст в Microsoft Word

Автотекст — это простой способ ускорить создание документов в Microsoft Word. Используйте автотекст для автоматической вставки предопределенного текста в документы, такие как даты, приветствия и многое другое. Он также может обрабатывать большие фрагменты текста, такие как заголовки, подписи и форматирование абзацев. Вот, как использовать это в своей работе.

Инструкции в этой статье относятся к Word для Office 365, Word Online, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Word 2007.

Как использовать существующие записи Word для автотекста

Word включает в себя несколько предопределенных записей автотекста. Например, введите свое имя или дату. Вот как:

1. Выберите вкладку « Вставка ».

2. В группе « Текст » выберите « Быстрые детали» > « Автотекст» .

3. Выберите одну из предопределенных записей автотекста, чтобы добавить ее в документ.

4. Чтобы добавить строку даты, выберите « Вставка» > « Дата и время» и выберите шаблон.

Как создать свою собственную запись автотекста

Если предопределенные записи автотекста не соответствуют вашим потребностям, создайте свои собственные записи и вставьте эти записи в документы. Вот как:

1. Выделите текст в документе, который вы хотите превратить в фрагмент многократного использования.

2. Нажмите Alt + F3 .

3. Заполните информацию в диалоговом окне « Создать новый строительный блок ». Вы можете оставить большинство параметров по умолчанию как есть, но дать элементу автотекста уникальное и описательное имя.

5. Новая запись автотекста доступна для добавления в ваш документ.

Создание многоразовых фрагментов текста — Word

Создание и использование записи автотекста

1. В документе выделите текст, который нужно преобразовать в фрагмент многократного использования.

2. Нажмите Alt + F3.

3. Заполните информацию в диалоговом окне Create New Building Block .Большинство значений по умолчанию подходят, но включение уникального имени и описания упрощает поиск и использование автотекста.

Для использования автотекста

Чтобы использовать текст, перейдите к Insert > Quick Parts ,> AutoText и выберите нужную запись.

Настроить и использовать запись автозамены

1. В документе выберите до 255 символов, которые вы хотите превратить в фрагмент многократного использования.

2. Перейдите в Файл > Параметры > Проверка и выберите Параметры автозамены .

3. На вкладке Автозамена установите флажок Заменять текст при вводе , если он еще не установлен.

4. В разделе Заменить введите символы, которые должны запускать автоматический текст.Текст, который вы выбрали в своем документе, должен отображаться под с .

5. Выберите Добавить и ОК и снова ОК .

Чтобы использовать текст, введите символы, которые вы ввели в поле Заменить . Нажмите клавишу «Пробел» или «Ввод», чтобы заменить введенные символы фрагментом, который можно использовать повторно.

недоступен в веб-приложении, и эта автозамена не поддерживает записи с заменой текста.

Для этого выберите Открыть в Word и отредактируйте там.

Использование быстрых частей и автотекста в Word

Вы можете изменить быструю деталь, заменив строительный блок. Вы вставляете строительный блок, вносите необходимые изменения, а затем сохраняете строительный блок с тем же именем.

Важно: Чтобы заменить исходную запись в галерее, имя, категория и галерея должны быть такими же, как у оригинала.

1. Щелкните в том месте, где вы хотите вставить строительный блок.

2. На вкладке Insert в группе Text щелкните Quick Parts , а затем щелкните Building Blocks Organizer . Если вы знаете имя строительного блока, щелкните Имя для сортировки по имени.

3. Щелкните Вставить .

4. Внесите изменения в строительный блок

5. Выберите измененный текст.

   Чтобы сохранить форматирование абзаца — включая отступ, выравнивание, межстрочный интервал и разбивку на страницы — с записью, включите знак абзаца (¶) в выделенный фрагмент.

   Примечание: Чтобы просмотреть знаки абзаца, на вкладке Домашняя страница в группе Абзац щелкните Показать / скрыть .

6. На вкладке Вставка в группе Текст щелкните Быстрые детали , а затем щелкните Сохранить выделение в галерее быстрых деталей .

7. В диалоговом окне Create New Building Block введите исходное имя, категорию и галерею для записи стандартного блока, а затем нажмите OK .

8. Когда вас спросят, хотите ли вы переопределить запись стандартного блока, нажмите Да .

Word автотекст; Экономьте время с помощью многоразового текста в Microsoft Word

Вы устали многократно печатать одни и те же блоки текста в Word? Как можно легко добавить в документы Word часто используемый текст или графику? В этом посте и видео мы рассмотрим, как сэкономить время, создавая повторяющиеся записи в Microsoft Word с помощью автотекста.

В Word вы можете использовать галерею быстрых частей для создания, хранения и повторного использования частей содержимого, включая автотекст, свойства документа (такие как заголовок и автор) и поля. Эти повторно используемые блоки контента также называются строительными блоками. Примеры включают адрес или логотип вашей организации, стандартные параграфы для контрактов и блоки подписей для юридических документов. В этом обучении мы сосредоточимся на автотексте, который является распространенным типом строительных блоков, в которых хранятся текст и графика.

Создание записей автотекста Word

Чтобы создать запись автотекста Word:

1. Откройте документ, содержащий текст или графику, которые вы хотите использовать в других документах Word. В моем примере я хочу сохранить адрес и логотип вымышленного города Колумбайн-Хиллз.
2. Выберите фразу, предложение или другую часть, которую вы хотите сохранить как многоразовые быстрые части. Ваша запись может включать форматирование, текст и изображения.
3. Перейдите на вкладку Insert и в группе Text выберите Quick Parts .
4. Выбрать Автотекст . Или, что еще проще, нажмите [Alt] + F3 . Поскольку записи автотекста являются строительными блоками, отображается диалоговое окно Create New Building Block .
5. Введите уникальное имя для записи автотекста. Это может быть обычное слово или фраза или специальный ярлык.
   Если вы хотите использовать ярлыки для воспроизведения этой записи, выберите короткое имя из одного слова. Хотя вы можете использовать даже только одну букву или цифру для своего имени записи, имя, состоящее из 4 или более символов, вызовет функцию автозаполнения, которая введет запись автотекста в ваш документ, просто набрав несколько символов.В дальнейшем я покажу вам, как это сделать.
   Для оптимальной работы автозаполнения сделайте начало имени записи автотекста отличным от других записей автотекста. Если какие-либо имена похожи, вам нужно будет ввести больше символов.
6. В моем примере я использовал CHAddress для адреса Columbine Hills. Более короткое имя, такое как CHAdd , также подойдет. Он будет добавлен в галерею автотекста. Галерея Quick Parts также будет работать.
7. При желании добавьте эту запись в новую или другую категорию.Мы сохраним этот раздел в целом, хотя вы можете создавать категории для организации, например, «Контракты», «Клиенты» или «Маркетинг».
8. Добавьте краткое описание, которое будет всплывать на экране при наведении курсора на доступные записи автотекста. В моем примере я буду использовать логотип Columbine Hills и адрес .
9. Выберите Сохранить в . Вы можете сохранить в обычном шаблоне или в файле Normal.dotm, в котором хранятся ваши настройки, такие как изменения макета, макросы и другие настройки, специфичные для вас, или стандартные блоки.dotx файл.
   Совет: Выберите Normal.dotm, если вы хотите повторно воспроизвести записи автотекста, введя ярлык или сокращение (см. Ниже). Если вы создаете записи автотекста, которыми хотите поделиться с другими людьми в вашей организации, выберите вместо него файл Building Blocks, который можно скопировать на другой компьютер, не передавая другие пользовательские настройки.
10. Нажмите OK для завершения.

Использование записей автотекста

Далее давайте посмотрим, как можно легко добавить записи автотекста в документ Word.

Как использовать запись автотекста:

1. Переместитесь в место, куда вы хотите перенести содержимое автотекста.
2. Используйте один из четырех способов добавления записи:
   • Вставка> Быстрые части> Автотекст . Выберите свою запись из списка.
   • Введите созданную вами сокращенную запись, например CHAddress. Не вводите пробелы и знаки препинания. Если длина вашей записи автотекста составляет не менее 4 символов и включено автозаполнение (см. Ниже), Word отображает предложение автозаполнения, из которого вы можете выбрать, чтобы вставить запись автотекста.
   • Введите сокращение и нажмите функциональную клавишу F3 независимо от того, отображается ли запрос автозаполнения.
   • Добавьте автотекст на панель быстрого доступа. ( Конкретные шаги по работе с панелью быстрого доступа описаны во временном коде 5:53 в приведенном выше видео ).

Существует метод 5 ^th , доступный при настройке ленты, но более сложный, чем вам, вероятно, понадобится.

Если функция автозаполнения не работает, значит, длина вашей записи меньше 4 символов, она не была сохранена в обычном режиме.dotm или функция автозаполнения не включена.

Чтобы подтвердить, что автозаполнение включено:

1. Выберите Файл> Параметры> Дополнительно .
2. Перейти в раздел Опции редактирования .
3. Нажмите / включите Показать предложения автозаполнения.

Редактирование записей автотекста Word

Что делать, если вам нужно изменить созданную запись автотекста?

Чтобы изменить содержимое записи автотекста:

1. Выберите новый или измененный текст или графику.
2. Повторите шаги, которые вы использовали ранее для создания записи автотекста, и используйте то же имя .
3. Word предложит вам переопределить запись стандартного блока. При этом не изменяются никакие документы, содержащие содержимое предыдущей записи автотекста.

Как можно изменить свойства существующей записи автотекста, такие как имя или описание?

Чтобы переименовать, обновить или удалить запись автотекста Word:

1. На вкладке Insert в группе Text щелкните Quick Parts , а затем щелкните Building Blocks Organizer .
2. Щелкните имя строительного блока, который нужно переименовать, а затем щелкните Изменить свойства .
3. В диалоговом окне Modify Building Block введите новое имя для записи и нажмите OK .
4. Когда вас спросят, хотите ли вы переопределить запись стандартного блока, нажмите Да .

Вы также можете удалить запись автотекста из этого места.

Когда вы закроете Word, вы, скорее всего, увидите включенную опцию, предлагающую вам сохранить шаблон Normal или шаблон Building Blocks.Если вы это видите, просто выберите «Сохранить».

Записи автотекста в Microsoft Word — отличный способ сэкономить время и уменьшить количество ошибок при добавлении текста и содержимого в документы. Как вы будете использовать функцию Word AutoText? Узнайте больше о способах сэкономить время на редактировании и форматировании документов Word по адресу: TheSoftwarePro.com/Word.

By Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
, сертифицированный инструктор Microsoft, профессиональный докладчик, сертифицированный виртуальный докладчик

Использование автотекста для вставки шаблонного текста в документ

Предоставлено Молли Пелл, старшим системным аналитиком

Часто для документов требуется шаблонный текст и / или изображения, например заявления об отказе от ответственности, условия лицензии, строки для подписи и т. д.В течение многих лет я был виновен в одно из худших нарушений Word: я нашел последний документ, над которым работал, скопируйте нужный мне текст и вставьте его в новый документ. Мало того, что это неэффективно, но это также совершенно опасно, так как спешащие люди могут забудьте заменить текст документа (например, имя получателя), когда копирование в новый документ.

Лучшим способом является создание записей автотекста для такого стандартного шаблонного текста.

Word поставляется со списком стандартных записей автотекста (справочные строки, приветствия и т. д.). Кроме того, вы можете добавлять свои собственные записи, следуя эти шаги:

1. Выделите текст, который вы хотите добавить как запись, включая знаки абзаца. Убедитесь, что в тексте нет текст для конкретного документа. Однако он может содержать изображения и ссылки на поля.
2. В меню Word выберите Вставить> Автотекст> Создать (или используйте Alt + F3 как ярлык).
3. Когда появится форма «Создать автотекст», введите имя, которое вы хотите использовать для записи автотекста, и нажмите OK.Убедитесь, что имя состоит более чем из четырех символов, если вы хотите, чтобы Word отображал автозаполнение предложения (см. ниже).

Есть несколько вариантов вставки автотекста. Ниже приведены три методы, которые я считаю самыми простыми:

• Предложения автозаполнения: Просто начните вводить имя записей автотекста. После четыре символа, Word всплывает с предложением нажмите Enter или F3, чтобы вставить автотекст:
  Если предложения автозаполнения не отображаются, выберите Вставить> Автотекст> Автотекст и сделайте убедитесь, что установлен флажок Показать предложения автозаполнения.
• Вставить автотекст: В меню Word выберите «Вставка»> «Автотекст»> «Автотекст». Найдите свою запись в списке и нажмите Вставить:

• Панель инструментов автотекста: Отобразите панель инструментов автотекста, открыв Инструменты> Настроить и включение панели инструментов Автотекст. Если вы хотите добавить запись, отпустите вниз Все записи и найдите нужный элемент. Ваши записи классифицируется по стилю первого абзаца в автотексте (в основном нормальный).

При создании и использовании автотекста следует учитывать следующее:

• После создания вы не можете редактировать записи автотекста. Вместо этого замените существующую запись следующей шаги, описанные в разделе «Создание записей автотекста» выше. Присвойте новой записи то же имя, что и исходное, а старое перезаписывается.
• Для переименования автотекста записи, откройте Инструменты> Шаблоны и надстройки.Щелкните Организатор и используйте параметр «Переименовать» на вкладке «Автотекст».
• записей автотекста сохранены с вашим шаблоном документа. Вы можете копировать записи в другой шаблон, используя Инструменты> Шаблоны и надстройки. Щелкните Организатор и используйте параметры на вкладке Автотекст для копирования записей.
• Автотекст не является замена шаблонов документов. Если в нескольких документах используется один и тот же структура, стиль или макет, создавать и использовать шаблоны документов.
• Эта статья содержит дополнительная полезная информация и советы по функции автозамены: Что такое автотекст и как его использовать?

Вернуться на страницу советов и приемов

Как создавать и использовать записи автотекста в Microsoft Word

Вы устали многократно печатать одни и те же блоки текста в Word? Сэкономьте время с помощью записей автотекста в Word. Сохраняйте общие блоки текста, которые вы набираете несколько раз.

Вы устали многократно печатать одни и те же блоки текста в Word? Если вы часто набираете такие вещи, как название и адрес вашей компании или абзацы текста, общие для многих типов документов, которые вы создаете, автотекст в Word — ваш друг.

Вы можете хранить блоки текста в записях автотекста и вставлять их в любой документ Word несколькими простыми способами. Сегодня мы покажем вам, как создавать, редактировать и удалять записи автотекста, а также несколько способов легко вставить их в любой документ Word.

Показать метки абзацев в документе

Если вы хотите, чтобы форматирование для всех абзацев, включая последний, сохранялось вместе с текстом в записи автотекста, выберите последний знак абзаца.Знак абзаца в конце каждого абзаца сохраняет форматирование этого абзаца. Если вы применили какое-либо форматирование символов, например полужирный или курсив, оно автоматически сохраняется в записи автотекста.

Если вы не видите в документе знаки абзаца, перейдите на вкладку Home . В разделе Абзац щелкните символ абзаца. Теперь вы можете увидеть последний знак абзаца и выделить его.

Создание новой записи автотекста

Чтобы создать новую запись автотекста, выберите текст, который вы хотите добавить в свою коллекцию записей автотекста.Или, если у вас нет текста, введите текст в документ и затем выберите его.

На вкладке Insert щелкните Quick Parts в разделе Text . Затем наведите указатель мыши на автотекст и выберите Сохранить выделение в галерее автотекста из подменю.

Вы можете видеть другие элементы в галерее автотекста, например, элементы, которые вы скопировали в Spike.

Примечание: Вы также можете заметить опцию Сохранить выделение в галерее быстрых деталей , доступную в нижней части меню Быстрые детали .Этот параметр добавляет выделенный текст как запись быстрых частей, а не как запись автотекста. Быстрые части и записи автотекста являются строительными блоками и хранят текст для последующего использования. Вы можете сохранить запись как быструю часть, но в этой статье мы будем работать с записями автотекста.

Поскольку записи автотекста являются стандартными блоками, отображается диалоговое окно Create New Building Block .

Введите уникальное имя для записи автотекста. Позже в этой статье мы покажем вам, как ввести автотекст в документ, просто набрав несколько символов.Для этого необходимо, чтобы начало имени записи автотекста отличалось от других записей автотекста. Если это похоже на названия других записей, вам нужно будет ввести больше символов, чтобы Word знал, какую запись вы хотите вставить.

Убедитесь, что автотекст выбран в раскрывающемся списке Галерея. Это должно быть по умолчанию.

Общий выбран по умолчанию в раскрывающемся списке Категория . Изначально это единственный выбор, и мы собираемся выбрать категорию General для нашего примера.Но вы можете создать настраиваемую категорию, выбрав Создать новую категорию из раскрывающегося списка Категория . Введите имя для своей настраиваемой категории в диалоговом окне Create New Category и нажмите OK . Новая категория добавляется и выбирается автоматически в раскрывающемся списке Категория .

Вы можете ввести Описание для записи автотекста, если это помогает уточнить, для чего эта запись. Если запись не требует пояснений, вам не нужно вводить описание.

Записи автотекста сохраняются в шаблонах, а не в документах. Таким образом, они будут доступны в любом документе на основе шаблона, в котором они сохранены. Шаблон Normal является выбором по умолчанию в раскрывающемся списке Save in . Вы можете сохранять записи автотекста в пользовательских шаблонах, но мы собираемся принять значение по умолчанию, чтобы сохранить нашу новую запись в шаблоне «Normal.dotm».

Примечание: Чтобы сохранить запись автотекста в настраиваемом шаблоне, этот шаблон должен быть открыт, чтобы он был доступен в раскрывающемся списке Сохранить в .

Наконец, есть несколько вариантов на выбор:

• Чтобы вставить запись автотекста на отдельную страницу документа, выберите Вставить содержимое на собственную страницу . Это отключит текст из записи автотекста от остальной части документа с разрывами страниц.
• Чтобы вставить запись автотекста в отдельный абзац, даже если курсор находится в середине абзаца, выберите Вставить содержимое в отдельный абзац .
• Для всего остального содержимого выберите Вставить только содержимое .

Нажмите ОК .

Когда вы закрываете последний открытый документ Word, следующий документ может отображаться, если у вас включена опция, предлагающая вам сохранить шаблон Normal.

Нажмите Сохранить , чтобы сохранить шаблон «Normal.dotm» с добавленной записью автотекста.

Примечание: Если Word не предлагает вам сохранить шаблон Normal при его изменении, см. Ниже, чтобы включить этот параметр.

Если вы не видите диалоговое окно, показанное выше, и хотите, чтобы вас попросили сохранить шаблон Normal при его изменении, перейдите в Файл> Параметры> Дополнительно .В разделе Сохранить справа установите флажок Подсказка перед сохранением стандартного шаблона . Нажмите ОК .

Вставка записи автотекста с вкладки «Вставка»

Есть несколько простых способов вставить запись автотекста в документ Word. Один из способов — использовать кнопку Quick Parts .

В разделе Текст на вкладке Вставка щелкните Quick Parts .

Наведите указатель мыши на автотекст в меню и щелкните запись автотекста, которую вы хотите вставить, из подменю.

Вставка записи автотекста с помощью автозаполнения

Другой способ вставить запись автотекста — начать вводить имя записи автотекста. Появится небольшое всплывающее окно, показывающее часть соответствующей записи автотекста и предлагающее нажать Введите для вставки. Нажмите Введите , чтобы вставить запись в документ под курсором. Вы также можете нажать F3 , чтобы вставить соответствующую запись.

Содержимое записи автотекста будет вставлено в документ, включая исходное форматирование и разрывы строк.

Если вы не видите предложение автозаполнения, когда начинаете вводить имя записи автотекста, опция Показать предложения автозаполнения не включена.

Чтобы включить эту опцию, перейдите в Файл> Параметры> Дополнительно .

В разделе Параметры редактирования установите флажок Показывать варианты автозаполнения .

Нажмите ОК .

Теперь вы должны увидеть, что ваша запись автотекста всплывает, когда вы начинаете вводить ее имя.Нажмите Введите , чтобы вставить его.

Добавление автотекста на панель быстрого доступа

Вы можете ускорить и упростить вставку записей автотекста, добавив кнопку автотекста на панель быстрого доступа.

Щелкните стрелку вниз на панели быстрого доступа и выберите Дополнительные команды .

Экран панели быстрого доступа отображается в диалоговом окне Параметры Word .

Выберите Все команды из раскрывающегося списка Выберите команды из .

Затем выберите Автотекст в списке слева и нажмите Добавить , чтобы добавить кнопку Автотекст в список справа.

Нажмите ОК .

Чтобы вставить запись автотекста, нажмите кнопку автотекста на панели быстрого доступа и щелкните запись в меню.

Создание ярлыка для записи автотекста

Если вы предпочитаете использовать клавиатуру, вы можете добавить сочетание клавиш для созданной записи автотекста.

Щелкните ленту правой кнопкой мыши и выберите Настроить ленту .

Откроется экран Настроить ленту в диалоговом окне Параметры Word .

Внизу списка команд слева щелкните Настроить рядом с Сочетания клавиш .

В поле Categories диалогового окна Customize Keyboard выберите Building Blocks .

Затем выберите запись автотекста в поле Building Blocks справа.Например, мы выбираем нашу запись автотекста MyAddress .

Поместите курсор в поле Нажмите новую комбинацию клавиш и нажмите сочетание клавиш, которое хотите использовать.

Щелкните Назначить .

Ваш ярлык будет добавлен в поле Текущие ключи .

Нажмите Закройте .

Нажмите ОК в диалоговом окне Параметры Word , чтобы закрыть его.

Теперь вы можете использовать новое сочетание клавиш для вставки записи автотекста.

Изменение содержимого записи автотекста

Что делать, если вам нужно изменить созданную вами запись автотекста? Возможно, вы переехали и вам нужно изменить адрес Автотекста.

Сначала введите всю измененную запись в новом или существующем документе Word. Затем выберите его с последним знаком абзаца, если вы хотите сохранить форматирование.

На вкладке Insert щелкните Quick Parts в разделе Text . Затем наведите указатель мыши на автотекст и выберите Сохранить выделение в галерее автотекста в нижней части подменю.

В диалоговом окне Create New Building Block введите то же имя в поле Name , что и существующий автотекст, который вы хотите изменить.

Нажмите ОК .

Нажмите Да , когда вас спросят, хотите ли вы переопределить запись стандартного блока.

Теперь вы можете вставить обновленную запись автотекста в любой новый или существующий документ Word.

Примечание: Изменение записи автотекста НЕ изменяет содержимое той записи, в которую вы ее уже вставили.Измененная запись автотекста используется только каждый раз, когда вы вставляете ее после изменения.

Редактирование свойств существующей записи автотекста

Помимо изменения содержимого записи автотекста, вы также можете изменить свойства записи автотекста, такие как ее категория и описание, а также шаблон, в котором она сохранена.

Для редактирования свойств записи автотекста щелкните Quick Parts в разделе Text на вкладке Insert и выберите Building Blocks Organizer .

В диалоговом окне Building Blocks Organizer вы увидите полный список всех доступных строительных блоков с именем каждого из них, и каждый из которых Gallery , Category и Template каждый. дюймов. Они перечислены в алфавитном порядке по номеру Gallery , который определяет тип каждого строительного блока.

Вверху списка находятся записи автотекста. Выберите тот, свойства которого вы хотите изменить, и затем нажмите Изменить свойства .

Отображается диалоговое окно «Изменить стандартный блок » с теми же параметрами, что и в диалоговом окне « Создать новый стандартный блок », которое вы использовали для создания записи автотекста.

Внесите любые изменения в галерею , Категория , Описание , Сохранить в полях и Параметры . Дополнительные сведения об этих полях см. В разделе «Создание новой записи автотекста» в начале этой статьи.

Нажмите ОК .

Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения, чтобы сохранить изменения и переопределить запись автотекста.

Удаление записи автотекста

Если вы решите, что запись автотекста вам больше не нужна, вы можете удалить ее.

Чтобы удалить запись автотекста из списка стандартных блоков, щелкните Quick Parts в разделе Text на вкладке Insert , а затем выберите Building Blocks Organizer .

Выберите запись автотекста, которую вы хотите удалить, в списке Building Block .

Затем нажмите Удалить .

Щелкните Да в диалоговом окне подтверждения, чтобы удалить запись и удалить ее из списка Building Block .

Нажмите Закройте в диалоговом окне Building Blocks Organizer , чтобы вернуться к документу.

Сэкономьте время и уменьшите количество ошибок с помощью автотекста

Записи автотекста — отличный способ сэкономить время и уменьшить количество ошибок при вводе текста в Word.Вы также можете автоматизировать задачи в Word с помощью макросов, чтобы сэкономить время и повысить производительность.

Создание записей для сохранения часто используемого текста в документах Word

Сохранение часто повторяющихся фраз или абзацев в легкодоступном месте является ключом к использованию повторного использования текста для более быстрого создания или редактирования документов Word. Один из инструментов для этого: AutoText.

В этом видео вы увидите, что у меня уже напечатано стандартное возражение против обнаружения.Я хочу сохранить это, чтобы при вводе букв @OBJ Word автоматически предлагал ввести всю эту фразу в мой документ. Это очень удобно с повторяющейся фразой, которую вы часто используете. Вместо того, чтобы искать другой пример, вырезать и вставлять его или вводить все самостоятельно, вы можете запрограммировать автотекст, который сделает это за вас.

Создание стандартного блока автотекста

Чтобы избежать беспорядка при форматировании, первое, что я собираюсь сделать, это перейти на вкладку «Главная» и включить «Показать / скрыть», чтобы я мог видеть символ «конца абзаца».Это важно, потому что вы хотите убедиться, что при копировании текста в автотекст вы не поднимаете символ конца абзаца, который а) начинает новую строку и б) содержит информацию о форматировании абзаца, которой вы не хотите быть. встроен в запись автотекста.

Используйте левую кнопку мыши, чтобы выделить весь этот текст. Помните: отступите от этого маркера «конца абзаца» (используйте Shift + стрелка влево), потому что это приведет к жесткому возврату в автотекст.

После того, как вы выбрали текст, перейдите на вкладку Insert , перейдите к Quick Parts , перейдите к AutoTex t и затем нажмите Save Selection to AutoText Gallery , которая вызывает создание нового Диалоговое окно «Строительный блок».

Word попытается назвать этот строительный блок на основе текста, который он видит, но вы можете ввести все, что захотите, при условии, что это не менее четырех символов и что-то особенное, что вы можете запомнить. Я использую @OBJ, потому что это не то, что я бы набирал в обычном процессе работы, поэтому его можно безопасно использовать в качестве подсказки автотекста.

Я собираюсь оставить эту запись в категории «Общие» в моих строительных блоках. И поскольку я хочу, чтобы этот автотекст вставлял его в середину существующего абзаца, я собираюсь оставить для этого параметра «Вставить только содержимое», а не «Вставить содержимое в собственный абзац», а затем нажмите «ОК», чтобы создать Автотекст.

Теперь я удалю этот текст с экрана, чтобы показать вам, как это работает.

Когда я набираю @OBJ, сразу над буквами появляется небольшая подсказка «Нажмите Enter, чтобы вставить». Если я нажму клавишу Enter, этот текст будет вставлен туда автоматически.

Я мог бы определить некоторые из этих возражений и назвать их @ OBJ1, @ OBJ2 и так далее. Вы можете сделать то же самое, если у вас есть набор возражений, которые могут отличаться друг от друга, которые вы будете использовать повторно — и вы можете сделать это для любого текста, который вы часто используете.

Надеюсь, вы найдете этот совет полезным для вставки часто используемых фрагментов текста. Если вы сможете получить набор подобных строительных блоков, которые можно использовать снова и снова, вы обнаружите, что создание документа становится намного быстрее.

Щелкните здесь, чтобы узнать больше о советах Деборы по Microsoft Office.

Иллюстрация © iStockPhoto.com

Автотекст (Microsoft Word)

Если у вас есть блоки текста, которые вам нужно часто печатать в документах, вы можете использовать автотекст в Word, чтобы вставить их, набрав вместо этого сокращенный код.В следующих статьях обсуждается использование автотекста в Word, эффективное хранение записей и многое другое. Как только вы разберетесь с автотекстом, вставлять блоки текста в документ будет несложно.

Советы, приемы и ответы

Следующие статьи доступны по теме «Автотекст». Щелкните значок название статьи (выделено полужирным шрифтом ), чтобы просмотреть связанную статью.

Добавление записи автотекста
Создание пользовательских записей автотекста не только чрезвычайно полезно, но и очень просто.Этот совет объясняет, как это сделать.

Автотекст работает неправильно
Автотекст Word — отличный инструмент для добавления обычного текста или фраз с минимальными усилиями. Что делать, если записи автотекста ведут себя не так, как вы от них ожидаете? Этот совет описывает несколько вещей, которые вы можете проверить, чтобы исправить любое нестабильное поведение, которое вы можете заметить.

Записи автотекста не прилипают
Автотекст может быть отличным инструментом, но от него мало толку, если вы не можете заставить Word запоминать созданные вами записи автотекста.Этот совет исследует некоторые вещи, которые вы можете проверить, если ваши записи автотекста исчезают каждый раз при перезапуске программы.

Ограничения автотекста
Существуют ли ограничения на записи автотекста в Word? Если у вас возникают проблемы с сохранением записей, это может быть не из-за ограничений, налагаемых Word.

Автотекст недоступен в верхних и нижних колонтитулах
При создании верхних и нижних колонтитулов для документа вы можете захотеть использовать некоторые из ваших записей автотекста.Но что, если эти записи вам недоступны?

Резервное копирование записей автотекста
Есть несколько записей автотекста, определенных для вашей системы? Вы, несомненно, захотите когда-нибудь сделать резервную копию. Вот как это сделать.

Изменение шрифтов для записей автотекста
Если вы часто используете записи автотекста, вы можете задаться вопросом, можете ли вы изменить форматирование, сохраненное с вашими существующими записями. Ответ заключается в неспособности Word разрешить любое редактирование записей автотекста.

Создание списка автотекста
Поле AUTOTEXTLIST — одно из тех эзотерических полей, о которых вы, возможно, ничего не знаете. Самое интересное, что он позволяет вам определить раскрывающийся список, который автоматически отображает параметры на основе записей автотекста в вашем документе.

Создание справочного списка автотекста
Нужен быстрый и простой способ составить список всех записей автотекста, которые вы определили? Этот совет предлагает два способа добиться одного и того же результата, и оба они быстрые и легкие.

Создание пользовательских категорий автотекста
Хотите распределить записи автотекста по категориям? Вы можете легко сделать это, используя методы, описанные в этом совете.

Определение защищенных разделов как автотекста
Автотекст — очень полезный инструмент. Но что, если текст, который вы хотите использовать при создании записи автотекста, защищен, и вы хотите, чтобы он оставался защищенным при вставке в Word? Этот совет объясняет эту концепцию и ее ограничения.

Удаление записи автотекста
В какой-то момент вы можете захотеть удалить ранее созданную запись автотекста. Вот шаги, которым нужно следовать.

Удаление нескольких записей автотекста
Автотекст — отличная функция в Word; это поможет вам быстро собрать документы. Если вам нужно удалить несколько записей автотекста одновременно, Word упрощает это с помощью Организатора.

Разработка стандартных таблиц
Если у вас есть общий макет таблицы, который вы хотите использовать снова и снова, вы выиграете, имея простой способ сохранить этот макет.Самый простой способ — использовать стандартные блоки автотекста или Word 2007.

Различные записи автотекста в верхнем и нижнем колонтитулах
При большом количестве записей автотекста, определенных в вашей системе, вы можете задаться вопросом, почему вы не можете видеть все из них, которые вам нужны при создании верхнего или нижнего колонтитула. Причина кроется в том, как Word обрабатывает «стилизованные» записи автотекста, как описано в этом совете.

Простое резервное копирование записей автотекста
Многие люди используют автотекст, чтобы улучшить использование Word.Если вы потратили много времени на настройку автотекста, чтобы сделать его более продуктивным, вам должно быть интересно создать резервную копию своих записей автотекста, чтобы вы могли их защитить.

Редактирование записи автотекста
После того, как вы создали запись автотекста, вы можете подумать, что она «высечена в камне» и не может быть изменена. Не так! Вы можете очень легко переопределить его, следуя инструкциям в этом совете.

Редактирование записей автотекста напрямую
Редактирование записей автотекста, особенно их удаление, может быть обременительным, если вам нужно внести много изменений.Есть несколько более простых способов избавиться от множества нежелательных записей автотекста, как описано в этом совете.

лишних пробелов после замены автотекста
автотекст — отличный инструмент для вставки стандартной информации в ваши документы. Однако также возможно получить результаты, которых вы не совсем ожидаете от создаваемых вами записей автотекста. Внимание к мельчайшим деталям может быть важным, как показано в этом совете.

Инструмент «Вставить автотекст» недоступен на панели инструментов верхнего и нижнего колонтитула
При создании верхних или нижних колонтитулов вы можете в какой-то момент заметить, что инструмент «Вставить автотекст» на панели инструментов верхнего и нижнего колонтитула недоступен.Это может быть неприятно, если вы действительно хотите добавить запись автотекста в верхний или нижний колонтитул. Вот почему это происходит.

Вставка текста с помощью сочетания клавиш
Возможности Word с помощью автотекста достаточно мощные, позволяя вставлять в документ всевозможные «шаблонные» данные. Расширение записи автотекста легко при использовании клавиши F3, но есть способы создать специальные сочетания клавиш для отдельных записей автотекста.

Макро-вставленный автотекст не задает стиль
Вставка автотекста из макроса может дать нежелательные результаты, особенно когда речь идет о любом стиле, который может быть сохранен с записью автотекста.Решение состоит в том, чтобы убедиться, что ваш макрос использует параметр RichText, как описано в этом совете.

Организация записей автотекста
Хотите сделать записи автотекста более организованными? Вот как вы можете воспользоваться организационными функциями, встроенными прямо в Word.

Быстрая установка даты по-своему
Устали возиться с вставкой даты, а затем менять ее на формат, который вам больше нравится? Вы можете быстро настроить Word, чтобы можно было вводить даты так, как вы хотите, как описано в этом совете.

QuickWords в Word
WordPerfect Пользователи WordPerfect могут пропустить функцию QuickWords. В этом совете рассматриваются некоторые способы обойти отсутствие этой функции в Word.

Восстановление макросов и записей автотекста из Normal.dot
Многие из ваших пользовательских конфигураций Word, в первую очередь макросы и записи автотекста, хранятся в шаблоне Normal.dot. Когда вы пытаетесь переместить эти записи из одной системы в другую, вы можете столкнуться с проблемами.В этом совете объясняется, что делать, если при попытке передачи макросов и записей автотекста ваша система зависает.

Переименование записи автотекста
Существует несколько способов переименовать существующую запись автотекста. Этот совет описывает методы, которые вы можете использовать, а также предостережения.

Восстановление или воссоздание записей автотекста
При первой установке Word он включает ряд предварительно определенных записей автотекста.Если вы удалите любую из этих записей (намеренно или по ошибке), вы можете задаться вопросом, как их вернуть. Этот совет объясняет несколько вещей, которые вы можете попробовать, чтобы получить то, что вам нужно.

Сохранение записей автотекста с каждым документом
Автотекст может быть отличным способом добавить единообразный общий текст в документ. К сожалению, вы не можете сохранить записи автотекста с отдельным документом. Вместо этого вам нужно сосредоточиться на сохранении их в шаблонах, как описано в этом совете.

Совместное использование записей автотекста
Записи автотекста могут сделать ваше письмо более продуктивным при эффективном использовании. По этой причине для всех людей в рабочей группе может быть выгодно иметь доступ к одному и тому же набору записей автотекста. Этот совет дает некоторые рекомендации о том, как вы можете реализовать план совместного использования для своей группы.

Совместное использование записей автотекста в сети
Создание записей автотекста может быть отличным способом повышения продуктивности работы с Word.В какой-то момент вы можете захотеть поделиться этими записями с другими. Вот несколько идей о том, как можно поделиться.

Сохранять общие адреса в записях автотекста
Вы пишете письма множеству разных людей? Хорошее место для хранения этих адресов — записи автотекста. Их легко создать, применяя методы, описанные в этом совете.

Сохранение записей автотекста в документе
Записи автотекста могут обеспечить некоторую гибкость и мощность в документе.Если вы хотите поделиться этими записями с другими, вам нужно помнить, что записи хранятся в шаблонах, а не в документах. Этот совет объясняет, как поделиться желаемыми записями с другими.

Система не сохраняет автотекст
В некоторых случаях Word может фактически отказать в сохранении любых записей автотекста в шаблоне Normal.dot. Есть несколько вещей, которые нужно проверить, если это произойдет, наиболее вероятной причиной является конфликт с Adobe Acrobat.Этот совет объясняет, что вам нужно проверить.

Границы таблиц не сохраняются в автотексте
Многие люди создают таблицы и сохраняют эти таблицы в записях автотекста для дальнейшего использования. Если форматирование этих таблиц отображается неправильно, когда вы позже вставляете их в документ, это может быть связано со стилями таблиц, как описано в этом совете.

Отключение автозаполнения для дат
Функция автозаполнения может быть полезной.Однако бывают случаи, когда предложения Word не соответствуют вашим требованиям. Этот совет объясняет, почему вы можете только включать или выключать эту функцию, без каких-либо переходов между ними.

Использование автотекста
Автотекст — это функция экономии времени, которая позволяет назначить слово, фразу, абзац или изображение мнемоническому имени. Введите имя, нажмите сочетание клавиш, и мнемоника будет заменена словом, фразой, абзацем или изображением. Узнайте, как можно воспользоваться этим мощным инструментом.

Использование органайзера для управления автотекстом
Бывают случаи, когда вам нужно переместить записи автотекста из одного шаблона или документа в другой. Используйте Организатор, чтобы сделать это с легкостью.

Неправильная предложенная дата
Когда вы начинаете вводить дату в документ, Word услужливо предлагает полную дату, которую вы можете принять.