Word

Автотекст в word: Как создать элемент автотекста в редакторе Word

Содержание

Как сделать автотекст в word 2016?

Функция Автотекст это очень удобный способ экономии времени при работе в программе Microsoft Word. Одним нажатием кнопки Вы можете вставить часто используемые фразы или имена в ваши документы. Например, Вы можете использовать автотекст, чтобы вставить приветствие, адрес или подпись в письмах. Узнайте, как начать работу с автотекстом в Word сейчас! Это очень просто!

Для использования Автотекста в Word 2007 и выше, нужно добавить его на панель быстрого доступа. Затем Вы легко сможете создавать и вставлять свои собственные элементы автотекста.

Добавление Автотекста на панель быстрого доступа

Для добавления функции автотекста на панель быстрого доступа следуйте инструкции ниже:

1. В меню Файл выберите «Параметры».

 

2. В открывшемся окне Параметры Word нажмите по вкладке «Панель быстрого доступа».

3. В поле «Выберите команды из» поставьте «Все команды», а в списке ниже кликните по «Автотекст» и нажмите кнопку «Добавить».

4. Нажмите «ОК». Теперь кнопка Автотекст появится на панели быстрого доступа:

Добавление текста в Автотекст

1. Выделите текст, который Вы хотите добавить. Это может быть несколько слов, абзацев, поля, графики, таблицы или другие объекты.

2. Нажмите кнопку Автотекст, а затем щелкните «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста» или нажмите ALT+F3.


 

3. В открывшемся окне «Создание нового стандартного блока» в поле «Имя» введите имя для автотекста. Вы сможете использовать это имя для идентификации данного автотекста в списке или для ручного ввода автотекста, введя его имя (об этом Вы узнаете чуть позже).

4. Коллекция должна оставаться «Автотекст».

5. С помощью поля Категория можно поделить Ваши блоки автотекста по своим категориям.

6. Поле Описание служит только напоминанием для Вас о содержании автотекста. Его можно не вводить.

7. Поле «Сохранить в:» показывает в какой файл будет сохранен Ваш автотекст. Оставляем как есть.

8. В поле Параметры можно выбрать, как будет вставляться блок автотекста: вставлять только содержимое (так как оно было создано), вставлять в новый абзац и вставлять на новую страницу.

9. Нажмите «ОК» чтобы сохранить.

Вставка автотекста в документ

Установите курсор там, где должен быть вставлен автотекст. Есть два способа его вставки:

1. Вручную: Введите имя автотекста и нажмите F3. Также Word может Вам предложить нажать клавишу Ввод (Enter) для вставки.

2. Мышью: Нажмите кнопку Автотекст, кликните по нужной записи, чтобы ее вставить, или нажмите по записи правой кнопкой мыши и выберите, куда вы хотите ее вставить.


 

Редактирование и удаление записей автотекста

1. Редактирование. Для редактирования свойств автотекста, таких как имя, категория, описание, нажмите правой кнопкой мыши по записи автотекста выберите «Изменить свойства…». Чтобы изменить или переделать сам автотекст его нужно вставить, изменить, а затем сохранить его, так же как новую запись, но с таким же именем. И программа перезапишет старый автотекст на новый.

2. Удаление. Чтобы удалить запись автотекста, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Упорядочить и удалить…». У Вас откроется окно «Организатор стандартных блоков», в нем выделите нужную запись автотекста и нажмите кнопку «Удалить». Подтвердите удаление, затем нажмите «Закрыть», чтобы закончить.

При работе в Word в редактируемые текстовые документы нередко приходится вставлять «дежурные» фразы, адреса, наборы терминов, имена и тому подобные блоки текста. Вводить их каждый раз вручную — значит терять драгоценное время, вставлять из заранее подготовленного файла стандартными методом копировать/вставить — это уже лучше, но опять же нужно этот файл открыть, найти в нём нужный элемент, скопировать его, вернуться в Word и только потом вставить.

В общем, опять всё сводится к потере времени.

К счастью, в Word есть функция, позволяющая вставлять в документ блоки текста быстро и без лишних хлопот. Называется она Автотекст. Суть её работы заключается в следующем. Выделенные в Word фрагменты текста сохраняются в специальный файл Normal.dotm, служащий шаблоном, к которому в случае необходимости вставки текста обращается пользователь нажатием всего лишь одной кнопки. А теперь представим, что у вас есть некий текст и его нужно добавить в шаблон Автотекста.

Выделите в документе нужный участок текста, переключитесь на вкладку «Вставка» и в блоке «Текст» кликните по верхней средней иконке «Экспресс блоки»

. В открывшемся меню выберите «Автотекст» -> «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста».

В появившемся диалоговом окошке «Создание нового текстового блока» присвойте ему (если хотите) подходящее имя и сохраните его нажатием «ok». Прочие параметры менять не нужно.

Теперь вы можете вставлять сохранённый текст из «Автотекста» в документы в каком угодно месте, при этом исходное форматирование шаблона будет сохранено. А чтобы избавить себя от необходимости каждый раз переключаться на вкладку «Вид» и вызывать «Автотекст», добавьте его на панель быстрого доступа Word для чего кликните по элементу меню «Автотекст» правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню соответствующую опцию.

Вполне вероятно, что со временем у вас накопится много текстовых заготовок и вы захотите удалить ненужные. Делается это также очень просто. Вызовите шаблон из «Автотекста», кликните по ненужной более записи правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт

«Упорядочение и удалить…».

При этом откроется окно организатора стандартных блоков.

Нажмите в нём кнопку «Удалить» и запись будет удалена из файла-шаблона Normal.dotm.

MS Word обладает большим набором различных функций, которые способны облегчить работу пользователя в нем. И автозамена входит в это число. Она позволяет пользователю исправлять слова, написанные с ошибками. Если Вы печатаете быстро, используя десятипальцевый набор текста, автозамена поможет исправить слова, в которых перепутаны буквы. Кроме того, настроить ее можно таким образом, чтобы после набора определенных комбинаций букв или цифр в текст вставлялись специальные знаки или символы.

Теперь давайте подробно рассмотрим, как сделать автозамену в MS Word. Кликните по кнопочке «Файл» или по эмблеме ворда в левом верхнем углу и выберите из открывшегося меню «Параметры».

Дальше перейдите на вкладку «Правописание» и в разделе «Параметры автозамены» кликните по одноименной кнопке.

Появится следующее диалоговое окно. В нем откройте вкладку «Автозамена». Теперь поставьте галочку в поле «Заменять при вводе». Ниже, в строке «заменить», напишите нужное слово, а в строке «на», правильное слово, которое будет в документе.

Нажимаем на кнопку «Добавить» и ставим галочку в поле «Автоматически исправлять орфографические ошибки». Для сохранения настроек нажмите «ОК».

Как видите, в окне уже присутствуют различные слова и знаки, для которых также будет выполняться автозамена. Обычно там такие слова, в которых пользователь может допустить ошибку или перепутать порядок букв. Вы можете пополнить данный список самостоятельно.

Если Вам не нужны некоторые из предложенных вариантов, выделяйте их мышкой по очереди и нажимайте «Удалить».

Если Вы много печатаете, и в тексте часто повторяются одинаковые фразы или длинные слова, то настройте автозамену и для них. Для этого в поле «заменить» лучше писать такие комбинации букв и цифр, которые в языке не используются.

Например, после того, как я напечатаю «трм» и нажму пробел, в тексте появится словосочетание «теперь рассмотрим».

Сделать автозамену в Ворде можно и для специальных знаков. Например, Вы часто используете знак «S» в тексте. Открываем знакомое нам окно, и заполняем поля «заменить» и «на». Знак суммы я просто скопировала из текста документа. Обратите внимание, что в строке «форматированный текст» должен стоять маркер.

Теперь, когда я наберу «*сум» и нажму пробел, в текст автоматически будет вставлен знак S (вместо S должен быть знак суммы).

Если Вы скопировали большой фрагмент текста, а там стоят короткие тире, или не те кавычки – можно сделать замену слов или символов в Ворде.

Рассмотрим на примере короткого фрагмента. Здесь обычные тире нужно заменить длинными, и фамилию Рибина поменять на Рыбина.

Нажимам комбинацию клавиш Ctrl+H. Откроется окно «Найти и заменить». Перейдите на вкладку «Заменить». В поле «Найти» вводим неправильную фамилию, в поле «Заменить» – правильную. Нажимаем «Заменить все».

Теперь выполним замену для тире. Вместо короткого тире в документе могут стоять дефисы, которые используются в обычных словах – так-то. Их ведь заменять не нужно. Но в таких словах, не ставятся пробелы до дефиса и после него.

Кликаем по кнопочке «Больше», откроется окно дополнительных параметров. В поле «Найти» ставим курсив и нажимаем на пробел. Теперь нажимаем на кнопку «Специальный» и выбираем из списка «Короткое тире», оно отобразится символами. Снова жмем пробел.

В поле «Заменить на» делаем тоже самое, только в списке выбираем «Длинное тире». Нажимаем «Заменить все».

Текст после замены выглядит следующим образом.

На этом все. Настраиваете параметры автозамены в Ворд, или пользуйтесь заменой в Ворде. Поначалу будет непривычно, но со временем Вы привыкните, и работать с документами будет намного легче.

Поделитесь статьёй с друзьями:

[Инструкция] Автозамена и Автотекст в Microsoft Word

Чтобы сэкономить время при создании документов в Ворде, используйте автотекст или автозамену. С их помощью можно быстро заменять слова и символы, а также вставлять целые текстовые фрагменты, чтобы не набирать их каждый раз заново.

На скриншотах инструкции — работа с Microsoft Word, но при работе с другими версиями действия будут аналогичными.

Автозамена

Эта функция позволяет заменять буквы или символы в процессе ввода текста. С её помощью можно существенно ускорить время работы с документами Ворд:

  • заменять слово, введённое на одном языке, его вариантом на другом, чтобы не переключать раскладку клавиатуры — например, Ворд на Microsoft Word
  • менять сокращение или аббревиатуру на полное слово или словосочетание — например, MSO на Microsoft Office Word
  • автоматически изменять слова, при написании которых вы часто делаете ошибки, на правильные — например, если Ворд их не исправляет или заедают кнопки клавиатуры
  • быстро вводить символы, которые поддерживаются вордовскими документами, но отсутствуют на клавиатуре — например, чтобы при вводе (с) подставлялся значок ©

Как активировать

Чтобы настроить функцию автозамены:

1

Нажмите Файл (или значок MS Office) в левом верхнем углу.

2

Затем кликните Параметры.

3

Откройте вкладку Правописание, кликните Параметры автозамены.

4

В открывшемся окне убедитесь, что стоит галочка Заменять при вводе. Затем перейдите к полю заменить — там введите слово, которое вы хотите заменять. В поле на, соответственно, введите то, которое хотите подставлять вместо него. Затем нажмите Добавить — функция активируется.


Введенное слово или фраза будут заменяться на указанное после нажатия пробела или клавиши Enter.

Обратите внимание, что функция чувствительна к регистру. Если при настройке ввести заменяемое слово с прописной (большой) буквы — при вводе его со строчной буквы автозамена не сработает. Но если ввести его со строчной (маленькой) буквы — то автозамена сработает вне зависимости от того, с какой буквы вы его напишете.

Помните, что функция будет активна для всех ваших вордовских документов, а не только для текущего.

Как отключить

Для удаления автозамены:

1

Через указанные выше шаги перейдите к окну настройки.

2

Введите в поле «заменить» слово, замену которого вы хотите отключить, чтобы найти его среди всех сохраненных в памяти Ворда автозамен.

3

Выделите нужную строку, нажмите Удалить.

Альтернатива: найти и заменить

Автозамена активируется только когда вы вводите текст сами, на уже набранном тексте она не сработает. Поэтому если нужно, например, внести исправления в текст, который был скопирован из другого источника, воспользуйтесь альтернативой — функцией Заменить (для ранних версий MS Office Word — Найти и заменить).

Узнать, как ей пользоваться, можно из видео ниже.

ВИДЕО: Функция «Замена» в Word
Автозамена и автотекст в ворд (Microsoft Word) | Пошаговая инструкция

Автозамена и автотекст в ворд (Microsoft Word) | Пошаговая инструкция

Автотекст

Функция пригодится, когда при работе с документом часто нужно вставлять типовые, повторяющиеся фрагменты. Например, при составлении договоров, заявлений, инструкций, писем и других документов, где используются текстовые шаблоны.

Она работает как буфер обмена и связанная с ним функция Копировать-Вставить. Но содержимое буфера сбрасывается, когда вы выходите из приложения или перезагружаете компьютер. А сохраненные фрагменты автотекста будут доступны в памяти пакета Microsoft Office, пока вы их не удалите.

Вам нужно один раз создать шаблон, а потом сохранить его как экспресс-блок. После чего можно вставлять сохраненные фрагменты в любой вордовский документ.

Шаблон может включать в себя не только текстовые, но и графические элементы.

Управлять элементами автотекста можно с помощью кнопки Экспресс-блоки. Она находится на панели инструментов, вкладка Вставка, поле меню Текст.

Как добавить

1

Наберите фрагмент текста, который хотите сохранить как экспресс-блок. Отформатируйте его, вставьте дополнительные элементы — рисунки, значки, графические символы. Выделите готовый блок указателем мыши. Откройте меню управления автотекстом, выберите Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста.

2

Введите параметры сохраняемого фрагмента. Для простоты можно оставить по умолчанию все, кроме поля Имя. Имя каждого блока должно быть уникальным и запоминающимся — это позволит не запутаться, а также быстро вставлять сохраненные фрагменты при вводе.

3

Чтобы вставить нужный фрагмент, можно также воспользоваться меню управления автотекстом на панели инструментов. При клике по значку открывается список всех созданных вами фрагментов.

4

Также вы можете начать вводить название блока, которое вы указали ранее в поле Имя — отобразится примечание, где Ворд предложит вставить его автоматически по нажатию Enter.

Управлять блоком можно, кликнув по нему правой клавишей мыши, а потом выбрав нужный пункт из контекстного меню.

Чтобы открыть список всех фрагментов, которые вы сохранили — кликните Организатор стандартных блоков. Откроется полный список — там будут как доступные по умолчанию вордовские блоки автотекста, так и созданные вами.


Как удалить

1

Откройте Организатор стандартных блоков. Сделать это можно не только с помощью соответствующей кнопки. Можно также кликнуть правой клавишей мыши по любому элементу автотекста, который вы сохранили ранее, и выбрать из контекстного меню Упорядочить и удалить.

2

Откроется окошко организатора. Найдите нужный текстовый фрагмент в списке, выделите его указателем мыши и нажмите Удалить.

Альтернатива: специальное ПО

Если стандартных встроенных инструментов Microsoft Office недостаточно — используйте сторонние программы. Они вставляют в текст сохраненные элементы с помощью команд, введенных с клавиатуры. Сами команды и параметры вставки гибко настраиваются, что позволяет полностью адаптировать программу под пользователя.

Как правило, они содержат также дополнительные функции. Например, быстрое переключение языка ввода или раскладки, изменение регистра символов и т.д.

Существенный плюс таких программ — то, что они работают не только с текстовыми редакторами, но и с другими приложениями, в том числе — браузерами.

Для ОС Windows можно использовать:

ЧАВО

  1. У меня старая версия MS Office, где искать указанные инструменты?

MSO Word 2003:

  • Автозамена: Сервис — Параметры автозамены
  • Найти и заменить: Правка — Заменить
  • Автотекст: Вставка — Автотекст

MSO Word 2007:

  • Автозамена: Значок MS Office (в левом верхнем углу) —  Параметры Word — Правописание — Параметры автозамены
  • Найти и заменить: Вкладка Главная — Редактирование — Заменить
  • Автотекст: Вставка — Экспресс-блоки

MSO Word 2010:

  • Автозамена: Файл — Параметры — Правописание — Параметры автозамены
  • Найти и заменить: Вкладка Главная — Редактирование — Заменить
  • Автотекст: Вставка — Экспресс-блоки

Что такое автотекст. Что такое Автотекст в Word и как с ним работать. Настройка и использование элемента автозамены

Если вы часто пользуетесь в письмах или в тексте одними и теми же устоявшимися выражениями, например «Добрый день», или другими подобными, можно немного облегчить работу с помощью имеющейся функции автотекста или автозамены . Эти функции обладают одинаковым свойством , они добавляют в документ уже подготовленный текст-шаблон . Различие у них лишь в способе вызова. работает в автоматическом режиме и при вводе сочетания букв при условии, что в списке автозамены имеется готовый элемент – предлагается вариант для вставки.
Автотекст работает в ручном режиме, и для вставки нужный элемент выбираете вы сами из списка предложенного программой. Для применения автотекста в документе перейдите на вкладку "Вставка" на ленте и нажмите пункт "Экспресс-блоки".

Наведите курсор мыши на строчку "Автотекст" и в раскрывшемся списке выберете нужный вариант.

Что бы самостоятельно добавить элемент в автотекст напечатайте вариант слова или словосочетания, выделите его и нажмите "Экспресс-блоки" и выберете пункт "Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков".

Откроется окно "Создание нового стандартного блока" где следует выбрать необходимые параметры, то есть выбрать или создать новую категорию, указать в какую коллекцию следует поместить данный фрагмент и т.д., затем нажать ОК.

Если вы часто используете сокращения , аббревиатуры , можно так же настроить ввод определенных сокращений . Нажмите пункт "Файл" и выберете "Параметры". Перейдите "правописание" и нажмите "Параметры автозамены".

В открывшемся окне на вкладке "Автозамена" введите в поле: слева сокращение, справа полный текст. Нажмите "Добавить" и ОК.

Теперь после ввода в тексте сокращения и нажатия на пробел, сокращения автоматически будут заменены полным текстом.

На панели инструментов Колонтитулы имеется кнопка Автотекст , позволяющая вставлять часто используемые слова и выражения, например, фамилию автора, дату создания документа, имя файла в текст колонтитулов.

Как отобразить верхний и нижний колонтитулы в первом разделе

В документе отчёта Lesson06 Вы решили включить в колонтитул первого раздела фамилию автора и имя файла, чтобы облегчить процесс поиска документа при необходимости его редактирования в будущем.

Дважды щёлкните на области нижнего колонтитула на первой странице документа. Будет отображён нижний колонтитул для первого раздела документа.

Как вставить элемент автотекста в колонтитул

1. На панели инструментов Колонтитулы щёлкните на кнопке Автотекст . Появится список элементов автотектста для колонтитулов.

2. Щёлкните на Имя файла , затем нажмите клавишу пробела (Spacebar ). В тексте нижнего колонтитула появится имя файла документа. После имени файла Word вставляет пробел.

3. На панели инструментов Колонтитулы щёлкните на кнопке Автотекст , щёлкните на , затем нажмите клавишу Spacebar . Текст будет вставлен в колонтитул после именит файла.

4. Щёлкните на кнопке Закрыть , чтобы вернуться в основной документ.

5. Сохраните документ.

Microsoft Word

Лабораторная работа № 5

Макрос

Макрос – последовательность типичных действий, которой мы присваиваем название и поручаем её выполнение компьютеру. Чтобы создать простенький макрос, не требуется никаких знаний о программировании, и научиться этому можно за несколько минут. Рассмотрим простой пример. Если в тексте появляется слово, которого нет в словаре Word’a, это слово подчеркивается красной волнистой чертой, и ошибку легко обнаружить. Однако Word 97 имеет неприятное свойство путать языки текста, если Вы часто переключаетесь с латинского на русский и обратно, что-то удаляете, вставляете из буфера латинские слова в русский текст и тому подобное. И если Вы набираете русский текст, а Word полагает, что Вы вводите английские слова, то он ищет их в своем английском словаре, не находит и начинает подчеркивать всё подряд. В этом случае приходится выделять подчёркнутый текст, затем в меню Сервис выбирать пункт Язык , в нём – пункт Выбрать язык… , а затем долго прокручивать появившийся список, добираясь до слова «Русский» . Чтобы избавиться от этого, запишем всю эту последовательность действий в виде макроса.

Запись макроса

Итак, предположим, что имеется фрагмент текста, который должен быть обозначен как русскоязычный.

1. Выделите этот фрагмент.

2. Вменю Сервис выберите последовательно пункты Макрос и Начать запись . В результате открывается диалоговое окно, в котором нужно присвоить макросу имя (например, Ru ).

3. Щёлкните на кнопке OK и возвратитесь к исходному тексту, где в уголке появилось маленькое окошко с надписью Остановка . Это означает, что запись идёт.

4. Нужный фрагмент текста уже был выделен перед началом записи макроса, поэтому обратитесь в меню Сервис , затем выберите Язык Þ Выбрать язык… Þ Русский .

5. Щёлкните на кнопке OK и уберите выделение, установив курсор где-либо в тексте и щёлкнув левой клавишей мыши.

6. Все нужные действия выполнены, осталось только остановить запись – для этого щёлкните по чёрному квадратику в окошке Остановка .

Макрос готов. Когда в следующий раз понадобится указать Word’у, что он имеет дело с русским текстом, выделите этот текст и выполните макрос Ru .

Создание кнопки на панели инструментов

Создайте для нашего макроса кнопку на панели инструментов.

Аналогично создайте кнопку для английского текста, назвав её En .

1. В меню Сервис выберите команду Настройка .

2. Активизируйте вкладку Команды .

4. Вынесите кнопку Макросы Ru на панель инструментов.

5. Нажмите на кнопке Изменить выделенный объект .

6. В открывшемся окне выберите пункт Основной стиль .

7. Ещё раз щёлкните на кнопке Изменить выделенный объект .

8. Выберите Изменить значок на кнопке , после чего появится окно Редактор кнопок .

9. В левой его части – заготовка рисунка. Выберите на палитре нужный цвет, щёлкните мышкой по заготовке – и маленький квадратик на ней закрасится выбранным цветом.

10. Для макроса Ru нарисуйте Ru , а для макроса En - En .

Таблицы. Диаграммы. Вывод команд на панели инструментов

· Для объединения ячеек таблицы необходимо произвести следующие действия: выделить объединяемые ячейки Þ Таблица Þ Объединить ячейки .

· Для выравнивания ячеек таблицы необходимо произвести следующие действия: выделить выравниваемые ячейки Þ Таблица Þ Выровнять ширину столбцов или Выровнять высоту строк .

· Для суммирования, умножения, нахождения максимума, минимума данных в ячейках необходимо произвести следующие действия: в нужную ячейку поместить курсор Þ Таблица Þ Формула Þ Вставить функцию Þ (Выбрать необходимую функцию, после чего она появится в строке Формула ) Þ В скобках указать ячейки (имена ячеек), с которыми производятся операции Þ OK .

Имена ячеек состоят из сочетания букв и цифр. Буквы – по горизонтали, цифры – по вертикали (как в шахматах, игре «Морской бой», «Охота на лис» и т.д.). В качестве примера см. следующую таблицу:

Работа с таблицей

1. Изобразите следующую таблицу.

Сопоставление прогнозов социально-экономического развития государства на период до 2000 года, разработанных автором в 1990-м и в 1998-м годах (млн р)

2. В ячейке G4 посчитайте сумму данных в ячейках B4 и C4 .

3. В соответствии с напечатанным произведите действия в остальных ячейках таблицы.

Примечание . 1. Заголовок необходимо напечатать 14 -м шрифтом Times New Roman (или Times New Roman Cyr ), полужирными буквами и выровнять по центру.

2. Первый столбец и две первые строки таблицы необходимо напечатать 14 -м шрифтом Arial (или Arial Narrow ).

3. Числовые данные таблицы необходимо напечатать 12 -м шрифтом Arial (или Arial Narrow ).

Старайтесь не перебирать часто используемые текст в документах автотекстом и автозаменой.

Автотекст обрабатывает большие фрагменты текста и сохраняется вместе с шаблоном Word.

Функция автозамены может заменять несколько символов до 255 символов в полном тексте, а также будет доступно во всех приложениях Office.

Создание и использование элемента автотекста

    Выделите в документе текст, который вы хотите преобразовать в повторно используемый фрагмент.

    Нажмите клавиши ALT + F3.

    Введите необходимые данные в диалоговом окне Создание нового стандартного блока . Большая часть значений по умолчанию подходит, но в том числе уникальное имя и описание позволяют легко находить и использовать Автотекст.

Использование автотекста

Чтобы использовать текст, перейдите на вкладку вставка > Экспресс-блоки , > Автотекст и выберите нужный элемент.

Настройка и использование элемента автозамены

    В документе выберите до 255 знаков, которые нужно преобразовать в повторно используемый фрагмент.

    Перейдите в раздел > Параметры > Правописание и нажмите кнопку Параметры автозамены .

    На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе , если он еще не установлен.

    В разделе заменить введите знаки, которые нужно инициировать для автоматического ввода текста. Текст, выделенный в документе, должен появиться в поле на .

    Нажмите кнопку Добавить , а затем - кнопку ОК и снова нажмите кнопку ОК .

Чтобы использовать текст, введите символы, введенные в поле заменить . Нажмите клавишу пробел или ввод, чтобы заменить введенные символы на повторно используемый фрагмент.

Автотекст недоступен в веб-приложении, и эта функция автозамены не поддерживает записи для замены текста.

Для этого нажмите кнопку Открыть в Word и измените текст.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).

Автотекст - это готовые поименованные фрагменты документа, которые могут использоваться для их вставки в документ под управлением пользователя.

Когда вы начинаете печатать слово, являющееся элементом Автотекста, рядом с вводимым текстом появляется список вариантов возможного окончания этого слова. Печатаете Сент ., а Автотекст предложит Сентябрь , вместо того, чтобы печатать, нажмите Enter.

Автотекст заканчивает следующую группу слов:

    Текущую дату.

    Дни недели.

    Название месяца.

    Элемент Автозамены.

Задание 4

В качестве примера в документе приведите вышеуказанные элементы Автотекста.

Автотекст служит одним из инструментов хранения и быстрой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, и других часто используемых элементов. В программе Word имеется список встроенных элементов Автотекста, классифицированных по различным категориям. При создании письма можно воспользоваться такими элементами списка Автотекста, как Приветствие, Прощание, Подпись.

Вставка элементов Автотекста:

    Вывести на экран ПИ Автотекст . Правой кнопкой мыши щелкаете на любой ПИ и выбираете Автотекст, далее раскрыть список Все элементы и щелчок на нужном элементе.

    Можно использовать меню Вставка/Автотекст ,выбрать с списке один из разделов и щелчок на нужном элементе.

    Ввести команду Вставка/Автотекст и на вкладке Автотекст выбрать в списке элемент автотекста и щелкнуть на кнопке Вставить.

    Ввести с клавиатуры имя автотекста и нажать клавишу.

Для создания нового элемента автотекста нужно выделить в документе весь элемент автотекста, а затем использовать один из способов:

    Вывести на экран ПИ Автотекст ищелкнуть по кнопке Создать , а затем ввести имя Автотекста.

    Ввести команду Вставка /Автотекст/Создать, а затем ввести имя элемента Автотекст.

Задание 5

Для создания элемента Автотекста введите следующий текст:

Московский Государственный Открытый Университет (КИ)

Выделите этот текст и введите команду Вставка/Автотекст/Создать в текстовом поле введите имя МГОУ - имя элемента этого автотекста.

Вставить в документ элемент автотекста можно следующим способом:

    Ввести имя автотекста МГОУ и нажать клавишу F 3 ;

    Ввести команду Сервис/Параметры автозамены/Автотекст , в диалоговом окне выбрать нужный элемент и нажать кнопку Вставить .

Упражнение 3

Электронные формы(эф)

С помощью ЭФ можно создавать особые документы (договора, анкеты, контракты, бизнес- планы, деловые формы), в которых в конкретные области вводится часть информации, а остальной текст защищен от всех изменений.

Задание 1

Скопировать из папки преподавателя в свою папку бланк договора. В бланке договора есть места, подлежащие заполнению: вставить в подчеркнутые места объекты, называемые полями формы.

Работа с полями формы производится с помощью ПИ ФОРМЫ

Пройти по документу сверху вниз в порядке заполнения договора и вставить соответствующие поля формы.

    Первое поле - номер договора. Выделить два символа подчеркивания справа от символа № в первой строке и выполнить следующие действия:

    вставить текстовое поле из ПИ формы;

    далее на щелкнуть на кнопке Параметры поля формы и в диалоговом окне(ДО), задать ТИП- Число , Формат числа- 0 , Число по умолчанию =1 ;

    задать текст справки Строка состояния : Ведите номер договора;

    клавиша F1- текст справки: Номер договора – это целое число ОК/ОК.

    Следующая часть договора – это дата. Дату вставить как поле даты, которое будет заполняться автоматически. Выполните команду ВСТАВКА/ДАТА И ВРЕМЯ и в ДО у становить флажок - Обновлять автоматически.

    Следующее исполняемое поле – фамилии исполнителя, оформить это поле как список:

    вставить в это место поле со списком из ПИ и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы;

    вДОПараметры поля формы из ПИ, задать элементы списка:

Петров А.

Иванов Г.

Воронков И.

срок сдачи работы – это тоже текстовое поле, вставьте его, и в ДО Параметры поля формы залайте: ТИП – ДАТА и Формат даты : дд.мм.гг(.dd.mm.yy)

далее ввести текстовые поля в месте «Вознаграждение за авторский лист » и «Вознаграждение за иллюстрацию », в этих текстовых полях должны вводится числа, необходимо в ДО Параметры поля формы задать значение по умолчанию и формат значений: Тип Число , Число по умолчанию := число , Формат числа установить 0,00.

Прочие условия, Фамилия Имя Отчество Исполнителя, Фамилия Инициалы – Паспортные данные – установить простые текстовые поля .

Из простого документа в интерактивную форму документ превращается двумя способами:

          Нажать кнопку Защита формы на панели инструментов.

          Меню Сервис/ Защитить документ в ДО установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа в раскрывающемся списке выбрать

После чего обычный текст в документе недоступен для редактирования, курсор ввода находится в первом поле формы, при нажатии клавиши курсор ввода перемещается в следующее поле формы, поле ввода со списком приобретает характерную кнопку раскрывающегося списка и позволяет выбирать нужное значение. Кнопки на панели Форма становятся недоступными, кроме кнопок Затемнение полей и Защита формы .

Задание 2

Открыть свой файл шаблона и заполнить все поля формы и сохранить как документ .

Задание 3

Создать электронную анкету студента. Курс, название факультета и семейное положение сделать поле со списком, вставить текущую дату в поле над анкетой. Заполнить анкету.

Защитить анкету паролем.

Вы в любой момент можете просмотреть словари функций Автозамена и Автотекст - просто из любопытства, а также чтобы добавить новые элементы, или удалить старые. Для этого вызовите на экран диалоговое окно Автозамена . Выберите команду Сервис>Параметры автозамены . (Если вы не видите этой команды, то щелкните в нижней части меню на стрелке, направленной вниз.) Щелкните на ярлыке вкладки Автозамена (рис. 7.4).

С помощью параметров, перечисленных в верхней части вкладки Автозамена , вы можете заставить программу исправлять наиболее распространенные ошибки (опечатки). Например, Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова (для тех, кто быстро печатает), Делать первые буквы предложений прописными, Устранять последствия случайного нажатия CAPS LOCK.

Излагая материал следующих разделов этой главы, мы предполагаем,- что диалоговое окно Автозамена у вас открыто и готово к работе.

Как самому добавить новый элемент в словарь функции Автозамена

Вкладка Автозамена одноименного диалогового окна предоставляет пользователю возможность создавать новые элементы, в частности, вводить текст, который должен исправляться при вводе, и текст, который является правильным вариантом первого текста. Первый текст вводится в поле Заменить, второй - в поле На.

  • Опечатки и привычные ошибки вводятся в поле Заменить .
  • Правильный вариант вводится в поле На . (Установите флажок опции Обычный текст , чтобы признаки форматирования не менялись.)
  • Щелкните на кнопке Добавить , чтобы ввести новый элемент в действие.
  • Щелкните на кнопке ОК , и окно Автозамена закроется.

Примечание

Учтите, Автозамена - инструмент, пользоваться которым необходимо с большой осторожностью, особенно если вы имеете привычку вводить текст, не глядя на экран.

Как удалить элементы из словаря Автозамена

Сначала найдите элемент, который хотите удалить. Например, Автозамена заменяет слово "итти" на "идти", но вы используете слово ИТТИ в качестве сокращенного названия одного из своих документов и не хотите, чтобы программа исправляла его.

После того, как вы найдете это слово в списке элементов Автозамена, подведите к нему указатель мыши и щелкните на нем. Щелкните на кнопке Удалить . Готово .

Теперь щелкните на кнопке ОК , и окно автозамены будет закрыто. После этого программа не будет заменять слово "итти" (набранное прописными или строчными буквами, а также разными комбинациями строчных и прописных) словом "идти".

Добавление элементов в словарь Автотекст

Чтобы пополнить словарь Автотекст (как вы помните, функция Автотекст используется тогда, когда Word должен вводить вместо вас, окончания слов или фраз), щелкните на ярлыке вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена (рис. 7.7).

Рис. 7.7. Вкладка Автотекст диалогового окна Автозамена

На вкладке Автотекст нет полей Заменить и На, как на вкладке Автозамена . На рисунке мы видим только поле Имя элемента, куда вводится слово или фраза, которые Word будет "дописывать" вместо вас (например, реквизиты вашей фирмы или ваш адрес). Попробуйте ввести в это поле такой текст:

Фирма "Рога и копыта", адрес в Интернет WWW.ROGATY.COZ

Щелкните на кнопке Добавить, и текст будет занесен в словарь Автотекст . Теперь, стоит вам набрать в документе слово Фирма, Автотекст перехватит вашу работу и немедленно предложит весь этот текст целиком. Нажмите клавишу , и реквизиты знаменитой фирмы будут введены автоматически.

Закройте диалоговое окно Автозамена щелчком на кнопке ОК .

  • Быстрее всего вкладку Автотекст можно отобразить с помощью команды Вставка>Автотекст>Автотекст .
  • Любой выделенный непосредственно в документе текст отображается в окне Автозамена на вкладке Автотекст . Выделите текстовый фрагмент и щелкните на ярлыке вкладки Автотекст . Выделенный вами текст появится в поле Имя элемента диалогового окна Автотекст . Щелкните на кнопке Добавить, затем - на ОК , и выделенный текст окажется в словаре Автотекст .
  • Если вы не хотите, чтобы в качестве записи добавлялся текст из документа, то перед выбором команды Вставка>Автотекст>Автотекст не выделяйте в документе ни единого символа.
  • Записи автотекста систематизируются в соответствии со стилями форматирования. Если необходимо отнести запись автотекста к определенной категории, то определите ей соответствующее форматирование. Имя стиля предопределяет категорию, в которой отображается запись автотекста.

Как удалить элемент из словаря Автотекст

Если вы решили, наконец, почистить свое рабочее место, будет очень разумно начать с удаления элементов Автотекст . Найдите в списке элемент, подлежащий удалению, щелкните на нем кнопкой мыши, чтобы выделить, а затем - на кнопке Удалить. Если есть настроение, можете удалить таким же образом еще несколько элементов.

Добавление сочетаний клавиш в записи Word для автотекста

Автор Глеб Захаров На чтение 4 мин. Просмотров 146 Опубликовано

Авто-текстовые записи – это биты текста, которые вы можете вставить в разные документы Word, но знаете ли вы, что с помощью сочетаний клавиш вы можете вставлять авто-текстовые записи еще быстрее?

С помощью сочетания клавиш вставка записей Auto Text в документ Word выполняется простым нажатием кнопки, а не вводом имени записи. Это может сэкономить время, особенно если вы используете много записей Auto Text.

Создание автоматического ввода текста


Первое, что вам нужно сделать, это создать запись Auto Text. Есть также довольно много записей Auto Text по умолчанию, которые предустановлены и настроены с помощью MS Word. Для ваших записей Auto Text по умолчанию также могут быть применены ярлыки. Если вы не знаете, как вставить текстовую запись, выполните следующие действия.

Word 2003

  1. Нажмите Вставить в верхнем меню.

  2. Наведите указатель мыши на автотекст . В дополнительном меню нажмите Автотекст. . Откроется диалоговое окно «Автозамена» на вкладке «Автотекст».

  3. Введите текст, который вы хотите использовать в качестве автотекста, в поле, помеченное «Введите здесь записи автотекста». Нажмите Добавить .

  4. Нажмите OK .

Word 2007

  1. Выберите текст, который вы хотите добавить в свою галерею автотекста.

  2. Нажмите кнопку Автотекст , которую вы добавили на панель быстрого доступа (см. Инструкции выше).

  3. Нажмите Сохранить выделенное в галерее автотекста в нижней части меню автотекста.

  4. Заполните поля * в диалоговом окне «Создать новый строительный блок».

  5. Нажмите OK .

Word 2010 и более поздние версии

Записи автотекста называются строительными блоками в Word 2010 и более поздних версиях. Выполните следующие шаги, чтобы создать запись автотекста:

  1. Выберите текст, который вы хотите добавить в свою галерею автотекста.

  2. Нажмите на вкладку Вставить .

  3. В группе «Текст» нажмите кнопку Быстрые детали .

  4. Наведите указатель мыши на автотекст. В открывшемся дополнительном меню нажмите Сохранить выделенное в галерее автотекста в нижней части меню.

  5. Заполните поля в диалоговом окне «Создать новый строительный блок» (см. Ниже).

  6. Нажмите OK .

Поля в диалоговом окне Создать новый строительный блок:

  • Поле Имя будет выбранным вами текстом.
  • Для Галерея должно быть установлено значение «Автотекст».
  • Категория является общим по умолчанию, хотя вы можете создать свой собственный.
  • Описание – это место, где вы можете добавить текст для идентификации записи.
  • Сохраните его в шаблоне, в котором вы хотите сохранить запись. По умолчанию установлено значение Normal.
  • Параметры позволяет вам выбрать, чтобы автотекст вставлялся обычным образом, в своем собственном абзаце или между разрывами страниц, давая ему собственную страницу.

Применение ярлыка для автоматического ввода текста


В нашем уроке мы добавим ярлык к автоотексту «Адрес», который мы создали сами. Мы начнем с открытия нового документа Word (вы также можете открыть уже существующий).

Затем мы перейдем к «Файл», затем нажмите «Параметры», затем нажмите «Параметры Word». Появится всплывающее окно. Нажмите «Настроить ленту», а затем нажмите кнопку «Настроить» рядом с сочетаниями клавиш.

Появится меню настройки клавиатуры. В меню «Категории» прокрутите вниз до «Строительные блоки» и выберите его. Справа вы увидите все доступные вам варианты Building Blocks. Прокрутите и выберите запись Auto Text, к которой вы хотите применить ярлык (в нашем случае это будет «Адрес»).

Нажмите «Адрес» и перейдите в поле «Нажать новую комбинацию клавиш» под списком ввода «Автотекст». Здесь мы будем вводить сочетание клавиш, которое мы хотим применить к «Адресу». Если сочетание клавиш уже используется другой записью Auto Text, оно будет отображаться под полем Current Keys слева, рядом с «Назначено в настоящее время». к. »(Если вы хотите, вы можете переназначить сочетания клавиш в это время.)

Мы использовали комбинацию клавиш «Alt + Ctrl + A» для нашего ввода текста «Адрес». Далее все, что нам нужно сделать, это нажать «Назначить и закрыть». Это возвращает нас к окну меню Word Options, которое мы теперь можем закрыть.

Это оно! Теперь, когда мы нажмем «Alt + Ctrl + A», в нашем документе Word появится текстовая запись «Address».

Назначить ярлык


Если вы решите назначить новую комбинацию клавиш для своей записи Auto Text, все, что вам нужно сделать, это щелкнуть на текущем назначенном параметре, и в появившемся всплывающем окне вы назначите комбинацию клавиш, нажав нужные клавиши.

Автозамена и автотекст в Word


Если вы набираете документ, в котором часто встречаются длинные слова типа «экзистенциальный» или «общественно-политический», а также повторяющиеся логотипы, то этот выпуск рубрики RTFM — специально для вас.

Для быстрого ввода текста в Word существует автозамена и автотекст (Сервис > Параметры автозамены в Word 2002/2003 или Сервис > Автозамена в Word 97/2000).

В окне автозамены наберите удобное для вас сокращение и его «расшифровку», затем нажмите кнопку Добавить и OK. Теперь когда вы наберете сокращенный вариант, нажмете пробел или поставите любой знак препинания, Word заменит сокращение на выбранное вами слово.

Можно ввести все падежи сокращения, и тогда вам не придется исправлять окончания после автозамены (например, об-сть = общественность, об-сти = общественности, об-стью = общественностью).

В текстах по истории, философии сокращения весьма нежелательны; все термины рекомендуется выписывать полностью. Автозамена в этом случае оказывается очень полезной. Однако она может пригодиться не только гуманитариям. Если вы набираете текст на русском языке, в котором очень часто встречаются слова «Windows XP», «Office 2003», «Photoshop 7.0» и подобные им, то имеет смысл задать для них короткие сокращения из русских букв (например, ХП для Windows XP, О3 для Office 2003, ФШ для Photoshop 7.0 и так далее). Вы сэкономите массу времени и избавите себя от опечаток, возникающих при неверном переключении раскладки.

В стандартном списке автозамены приведены часто встречающиеся ошибки типа «больеш» вместо «больше». Если у вас есть свои «любимые» опечатки, занесите их в этот список. Например, я часто путал местами буквы Т и С в слове «ответственный». Автозамена решила эту проблему.

Кроме всего прочего, ее можно использовать и для быстрой вставки логотипов или другого оформления в текст. Вставьте или нарисуйте любую картинку, выделите ее, нажмите Сервис > Параметры автозамены (должен быть выделен пункт Форматированный текст) и укажите нужное сокращение.

Достарыңызбен бөлісу:

15.htm

15.htm

Автотекст и автозамена

В этом уроке вы узнаете, как работать с автотекстом и автозаменой

Что такое автотекст и автозамена

Автотекст и автозамена — очень удобные средства, которые сохранят вам много времени. Они связаны между собой, но у них разные цели.

• Автозамена ищет часто встречающиеся ошибки набора и правописания в вашем документе и автоматически исправляет их, как только они появляются. К примеру, вы можете указать, что слово венигрет всегда нужно заменять на винегрет.

• Автотекст позволяет определить и сохранить часто используемые текстовые блоки и/или графические объекты и вставлять их в документ по мере надобности. Например, вы можете указать в качестве элемента автотекста свое полное имя и адрес и вставлять его в документ с помощью всего лишь нескольких клавиш.


Определение элемента автозамены

Элемент автозамена выполняет две основные функции. Одна из них выявляет ошибки в использовании прописных букв (например, вы, возможно, постоянно забываете писать предложение с прописной буквы). Вторая функция связана с исправлением орфографических ошибок и добавлением специальных символов. Таким образом, автозамена может автоматически заменять тектс на текст и -> на символ стрелки. В Word есть множество элементов автозамены, используемых по умолчанию, — вы можете дополнить этот список своими элементами.

Текст автозамены может быть обычным текстом, который будет отформатирован так же, как и текст абзаца, в который он будет вставлен, или же текстом, сохраняющим собственное форматирование. Для того чтобы создать элемент автозамены, выполните следующее.

1. Если вы хотите сохранить параметры форматирования вместе с текстом, выделите отформатированный текст в документе. Если вы хотите создать текст автозамены в виде отдельного абзаца, убедитесь, что выделили специальный символ конца абзаца. Если же вы хотите создать элемент автозамены в виде обычного текста, выделять его необязательно.

2. Выберите команду Сервис -> Автозамена для открытия диалогового окна Автозамена (рис. 15. 1).

3. Введите текст, который должен быть заменен в поле Заменить. Это тот текст, который будет заменен, если вы наберете его в документе.

4. Если вы выделили текст документа на первом шаге, он уже будет выведен в текстовом поле На. В противном случае наберите нужный текст в поле На.

5. Выберите переключатель Форматированный текст, если хотите сохранить форматирование заменяющего текста, или Обычный текст для вставки текста без форматирования.

6. Щелкните на кнопке Добавить. Если заменяющий текст, только что определенный вами, уже внесен в список, Word спросит, хотите ли вы заменить его. Если да — щелкните на кнопке Да, иначе — на кнопке Нет.

7. Щелкните на кнопке ОК.

В процессе редактирования документа автозамена выбирает только целые слова. Например, если вы набираете доукмент. Word не заменит его словом документ до тех пор, пока вы не введете после него пробел, точку или не нажмете какую-нибудь другую клавишу, указывающую на конец слова.



Рис. 15. 1. Диалоговое окно Автозамена

Изменение параметров автозамены

Параметры автозамены можно менять так, чтобы они удовлетворяли вашим нуждам. Для этого нужно сделать следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Автозамена, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена (см. рис. 15. 1).

2. Выполните что-нибудь из нижеперечисленного (в зависимости от того, что вам нужно).

• Для изменения действий автозамены по исправлению прописных букв установите или снимите три верхние флажка диалогового окна.

• Чтобы сделать возможной или, наоборот, недоступной автоматическую замену текста, установите или снимите флажок Заменять при вводе.

• Для уничтожения элемента автозамены выделите его в списке, отредактируйте текст в поле На и щелкните на кнопке Заменить.

• Для изменения текста автозамены выберите его в списке и щелкните на кнопке Удалить.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Word позволяет настроить такие функции автозамены: Устранять две прописные буквы в начале слова и Делать первые буквы предложений прописными.

• Обычно инициалы и другие аббревиатуры состоят из двух прописных букв и более, поэтому автозамену можно отменить в таких случаях.

• Word изменяет на прописную первую букву предложения, исходя из того, что предыдущее предложение заканчивается точкой или другим символом конца предложения. Однако может получиться, что предложение содержит сокращение с точкой (например, см.), и вы совсем не собираетесь писать следующее слово с прописной буквы. В Word есть список аббревиатур, которые по умолчанию игнорируются, вы можете изменить его.

Вот как настроить параметры исправления прописных букв.

1. Выберите команду Сервис -> Автозамена для открытия диалогового окна Автозамена.

2. Щелкните на кнопке Исключения, чтобы открыть диалоговое окно Исключения при автозамене.

3. Щелкните на корешке вкладки ДВе ПРописные, затем введите аббревиатуру, которую нужно игнорировать, в текстовое поле Не заменять и щелкните на кнопке Добавить. Выделите неиспользуемое вами сокращение из списка и щелкните на кнопке Удалить, чтобы удалить его из списка.

4. Щелкните на корешке вкладки Первая буква и введите аббревиатуру, которую следует игнорировать, в текстовое поле Не заменять прописной буквой после, затем щелкните на кнопке Добавить. Выделите аббревиатуру в списке и щелкните на кнопке Удалить для удаления ее из списка.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Автозамена.

Заметьте, что автозамена работает только с текстом, который вы набираете. При открытии уже созданного документа автозамена не исправляет ошибки в нем.

Создание элемента автотекста

Word позволяет сохранять любой текст и рисунки в виде поименованного элемента автотекста. Потом вы легко сможете вставить рисунок или текст в документ, набрав или выделив имя соответствующего ему элемента.


Рис. 15. 2. Создание нового элемента автотекста

Когда вы создаете элемент автотекста, он связан со стилем абзаца исходного текста, послужившего основой при его создании. Если вам нужно вставить элемент автотекста, можете вывести только те элементы, стиль которых соответствует стилю текущего абзаца. Исключение составляет только стиль Normal, для которого приемлемы любые элементы автотекста. Таким образом, если вы создаете элемент автотекста на основе абзаца, отформатированного в стиле Formal, этот элемент будет доступен, только если курсор находится в абзаце, отформатированном в этом же стиле.


Для создания элемента автотекста выполните следующее.

1. Выделите текст и/или рисунок, который станет элементом автотекста. Если вы хотите сохранить форматирование абзаца как атрибут этого элемента, убедитесь, что символ конца абзаца попал в маркировку.

2. Нажмите клавиши <Alt+ F3> или щелкните на кнопке Создать на панели инструментов Автотекст, или выберите команду Вставка-> Автотекст -> Создать. Появится диалоговое окно Создание элемента автотекста (рис. 15. 2).

3. Вы можете принять имя элемента автотекста, которое предложит Word, или набрать любое другое в текстовом поле Имя элемента автотекста.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Вставка элемента автотекста

Существует несколько способов вставки элемента автотекста.

• Если в окне Word отображается панель инструментов автотекста, щелкните на средней кнопке. Эта кнопка помечена стилем текущего абзаца или же, если стиль текущего абзаца — Normal, на ней написано Все элементы. Затем выберите нужный элемент автотекста из списка.

• Если включен режим автозаполнения (как это сделать описано ниже), набирайте имя элемента автотекста. Когда вы введете достаточно букв для того, чтобы найти элемент. Word выведет соответствующий элемент автотекста в маленьком текстовом окне рядом с курсором, как показано на рис. 15. 3. Для вставки этого элемента нажмите <F3> или <Enter>, чтобы проигнорировать его — просто продолжайте вводить текст.

• Выберите команду Вставка -> Автотекст, а затем соответствующий элемент автотекста из подменю.

Если текущему абзацу присвоен стиль иной, чем Normal, в список элементов автотекста войдут только те, которые отформатированы этим же стилем. В этой ситуации, чтобы вывести все элементы автотекста, удерживайте клавишу <Shift> при щелчке на кнопке панели инструментов автотекста или при выборе подменю Автотекст в меню Вставка.


Рис. 15. 3. Использование автозаполнения для вставки элемента автотекста


Рис. 15. 4. Вкладка Автотекст

Установить режим автозаполнения можно с помощью вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена. Эту вкладку можно также использовать при удалении элементов автотекста. Вот как пользоваться этой вкладкой.

1. Выберите команду Вставка -> Автотекст -> Автотекст или щелкните на самой левой кнопке панели инструментов автотекста, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена (рис. 15. 4).

2. Установите или снимите флажок Автозаполнение для автотекста и дат.

3. Чтобы удалить элемент автотекста, выделите его в списке и щелкните на кнопке Удалить.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Использование автотекста при автозамене

Как вы уже догадались, при автозамене можно использовать элементы автотекста (кроме рисунков). К примеру, если ваше имя — Васисуалий Ло-ханкин, определите элемент автозамены ел для автоматической вставки вашего имени. Главное отличие состоит в том, что элементы автозамены вставляются автоматически, а вставка элементов автотекста требует подтверждения пользователя.

В этом уроке вы узнали, как в Word использовать средства автотекста и автозамены. В следующем уроке рассказывается об автоматическом форматировании.

Как использовать автотекст в Microsoft Word

Автотекст — это простой способ ускорить создание документов в Microsoft Word. Используйте автотекст для автоматической вставки предопределенного текста в документы, такие как даты, приветствия и многое другое. Он также может обрабатывать большие фрагменты текста, такие как заголовки, подписи и форматирование абзацев. Вот, как использовать это в своей работе.

Инструкции в этой статье относятся к Word для Office 365, Word Online, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 и Word 2007.

Lifewire / Лиза Фасоль

Как использовать существующие записи Word для автотекста

Word включает в себя несколько предопределенных записей автотекста. Например, введите свое имя или дату. Вот как:

  1. Выберите вкладку « Вставка ».

  2. В группе « Текст » выберите « Быстрые детали» > « Автотекст» .

  3. Выберите одну из предопределенных записей автотекста, чтобы добавить ее в документ.

  4. Чтобы добавить строку даты, выберите « Вставка» > « Дата и время» и выберите шаблон.

Как создать свою собственную запись автотекста

Если предопределенные записи автотекста не соответствуют вашим потребностям, создайте свои собственные записи и вставьте эти записи в документы. Вот как:

  1. Выделите текст в документе, который вы хотите превратить в фрагмент многократного использования.

  2. Нажмите Alt + F3 .

  3. Заполните информацию в диалоговом окне « Создать новый строительный блок ». Вы можете оставить большинство параметров по умолчанию как есть, но дать элементу автотекста уникальное и описательное имя.

  4. Новая запись автотекста доступна для добавления в ваш документ.

Создание многоразовых фрагментов текста - Word

Создание и использование записи автотекста

  1. В документе выделите текст, который нужно преобразовать в фрагмент многократного использования.

  2. Нажмите Alt + F3.

  3. Заполните информацию в диалоговом окне Create New Building Block .Большинство значений по умолчанию подходят, но включение уникального имени и описания упрощает поиск и использование автотекста.

Для использования автотекста

Чтобы использовать текст, перейдите к Insert > Quick Parts ,> AutoText и выберите нужную запись.

Настроить и использовать запись автозамены

  1. В документе выберите до 255 символов, которые вы хотите превратить в фрагмент многократного использования.

  2. Перейдите в Файл > Параметры > Проверка и выберите Параметры автозамены .

  3. На вкладке Автозамена установите флажок Заменять текст при вводе , если он еще не установлен.

  4. В разделе Заменить введите символы, которые должны запускать автоматический текст.Текст, который вы выбрали в своем документе, должен отображаться под с .

  5. Выберите Добавить и ОК и снова ОК .

Чтобы использовать текст, введите символы, которые вы ввели в поле Заменить . Нажмите клавишу «Пробел» или «Ввод», чтобы заменить введенные символы фрагментом, который можно использовать повторно.

Автотекст

недоступен в веб-приложении, и эта автозамена не поддерживает записи с заменой текста.

Для этого выберите Открыть в Word и отредактируйте там.

Использование быстрых частей и автотекста в Word

Вы можете изменить быструю деталь, заменив строительный блок. Вы вставляете строительный блок, вносите необходимые изменения, а затем сохраняете строительный блок с тем же именем.

Важно: Чтобы заменить исходную запись в галерее, имя, категория и галерея должны быть такими же, как у оригинала.

  1. Щелкните в том месте, где вы хотите вставить строительный блок.

  2. На вкладке Insert в группе Text щелкните Quick Parts , а затем щелкните Building Blocks Organizer . Если вы знаете имя строительного блока, щелкните Имя для сортировки по имени.

  3. Щелкните Вставить .

  4. Внесите изменения в строительный блок

  5. Выберите измененный текст.

    Чтобы сохранить форматирование абзаца - включая отступ, выравнивание, межстрочный интервал и разбивку на страницы - с записью, включите знак абзаца (¶) в выделенный фрагмент.

    Примечание: Чтобы просмотреть знаки абзаца, на вкладке Домашняя страница в группе Абзац щелкните Показать / скрыть .

  6. На вкладке Вставка в группе Текст щелкните Быстрые детали , а затем щелкните Сохранить выделение в галерее быстрых деталей .

  7. В диалоговом окне Create New Building Block введите исходное имя, категорию и галерею для записи стандартного блока, а затем нажмите OK .

  8. Когда вас спросят, хотите ли вы переопределить запись стандартного блока, нажмите Да .

Word автотекст; Экономьте время с помощью многоразового текста в Microsoft Word

Вы устали многократно печатать одни и те же блоки текста в Word? Как можно легко добавить в документы Word часто используемый текст или графику? В этом посте и видео мы рассмотрим, как сэкономить время, создавая повторяющиеся записи в Microsoft Word с помощью автотекста.

В Word вы можете использовать галерею быстрых частей для создания, хранения и повторного использования частей содержимого, включая автотекст, свойства документа (такие как заголовок и автор) и поля. Эти повторно используемые блоки контента также называются строительными блоками. Примеры включают адрес или логотип вашей организации, стандартные параграфы для контрактов и блоки подписей для юридических документов. В этом обучении мы сосредоточимся на автотексте, который является распространенным типом строительных блоков, в которых хранятся текст и графика.

Создание записей автотекста Word

Чтобы создать запись автотекста Word:

  1. Откройте документ, содержащий текст или графику, которые вы хотите использовать в других документах Word. В моем примере я хочу сохранить адрес и логотип вымышленного города Колумбайн-Хиллз.
  2. Выберите фразу, предложение или другую часть, которую вы хотите сохранить как многоразовые быстрые части. Ваша запись может включать форматирование, текст и изображения.
  3. Перейдите на вкладку Insert и в группе Text выберите Quick Parts .
  4. Выбрать Автотекст . Или, что еще проще, нажмите [Alt] + F3 . Поскольку записи автотекста являются строительными блоками, отображается диалоговое окно Create New Building Block .
  5. Введите уникальное имя для записи автотекста. Это может быть обычное слово или фраза или специальный ярлык.
    Если вы хотите использовать ярлыки для воспроизведения этой записи, выберите короткое имя из одного слова. Хотя вы можете использовать даже только одну букву или цифру для своего имени записи, имя, состоящее из 4 или более символов, вызовет функцию автозаполнения, которая введет запись автотекста в ваш документ, просто набрав несколько символов.В дальнейшем я покажу вам, как это сделать.
    Для оптимальной работы автозаполнения сделайте начало имени записи автотекста отличным от других записей автотекста. Если какие-либо имена похожи, вам нужно будет ввести больше символов.
  6. В моем примере я использовал CHAddress для адреса Columbine Hills. Более короткое имя, такое как CHAdd , также подойдет. Он будет добавлен в галерею автотекста. Галерея Quick Parts также будет работать.
  7. При желании добавьте эту запись в новую или другую категорию.Мы сохраним этот раздел в целом, хотя вы можете создавать категории для организации, например, «Контракты», «Клиенты» или «Маркетинг».
  8. Добавьте краткое описание, которое будет всплывать на экране при наведении курсора на доступные записи автотекста. В моем примере я буду использовать логотип Columbine Hills и адрес .
  9. Выберите Сохранить в . Вы можете сохранить в обычном шаблоне или в файле Normal.dotm, в котором хранятся ваши настройки, такие как изменения макета, макросы и другие настройки, специфичные для вас, или стандартные блоки.dotx файл.
    Совет: Выберите Normal.dotm, если вы хотите повторно воспроизвести записи автотекста, введя ярлык или сокращение (см. Ниже). Если вы создаете записи автотекста, которыми хотите поделиться с другими людьми в вашей организации, выберите вместо него файл Building Blocks, который можно скопировать на другой компьютер, не передавая другие пользовательские настройки.
  10. Нажмите OK для завершения.

Использование записей автотекста

Далее давайте посмотрим, как можно легко добавить записи автотекста в документ Word.

Как использовать запись автотекста:

  1. Переместитесь в место, куда вы хотите перенести содержимое автотекста.
  2. Используйте один из четырех способов добавления записи:
    • Вставка> Быстрые части> Автотекст . Выберите свою запись из списка.
    • Введите созданную вами сокращенную запись, например CHAddress. Не вводите пробелы и знаки препинания. Если длина вашей записи автотекста составляет не менее 4 символов и включено автозаполнение (см. Ниже), Word отображает предложение автозаполнения, из которого вы можете выбрать, чтобы вставить запись автотекста.
    • Введите сокращение и нажмите функциональную клавишу F3 независимо от того, отображается ли запрос автозаполнения.
    • Добавьте автотекст на панель быстрого доступа. ( Конкретные шаги по работе с панелью быстрого доступа описаны во временном коде 5:53 в приведенном выше видео ).

Существует метод 5 th , доступный при настройке ленты, но более сложный, чем вам, вероятно, понадобится.

Если функция автозаполнения не работает, значит, длина вашей записи меньше 4 символов, она не была сохранена в обычном режиме.dotm или функция автозаполнения не включена.

Чтобы подтвердить, что автозаполнение включено:

  1. Выберите Файл> Параметры> Дополнительно .
  2. Перейти в раздел Опции редактирования .
  3. Нажмите / включите Показать предложения автозаполнения.

Редактирование записей автотекста Word

Что делать, если вам нужно изменить созданную запись автотекста?

Чтобы изменить содержимое записи автотекста:

  1. Выберите новый или измененный текст или графику.
  2. Повторите шаги, которые вы использовали ранее для создания записи автотекста, и используйте то же имя .
  3. Word предложит вам переопределить запись стандартного блока. При этом не изменяются никакие документы, содержащие содержимое предыдущей записи автотекста.

Как можно изменить свойства существующей записи автотекста, такие как имя или описание?

Чтобы переименовать, обновить или удалить запись автотекста Word:

  1. На вкладке Insert в группе Text щелкните Quick Parts , а затем щелкните Building Blocks Organizer .
  2. Щелкните имя строительного блока, который нужно переименовать, а затем щелкните Изменить свойства .
  3. В диалоговом окне Modify Building Block введите новое имя для записи и нажмите OK .
  4. Когда вас спросят, хотите ли вы переопределить запись стандартного блока, нажмите Да .

Вы также можете удалить запись автотекста из этого места.

Сохранение работы

Когда вы закроете Word, вы, скорее всего, увидите включенную опцию, предлагающую вам сохранить шаблон Normal или шаблон Building Blocks.Если вы это видите, просто выберите «Сохранить».

Записи автотекста в Microsoft Word - отличный способ сэкономить время и уменьшить количество ошибок при добавлении текста и содержимого в документы. Как вы будете использовать функцию Word AutoText? Узнайте больше о способах сэкономить время на редактировании и форматировании документов Word по адресу: TheSoftwarePro.com/Word.

By Dawn Bjork, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
, сертифицированный инструктор Microsoft, профессиональный докладчик, сертифицированный виртуальный докладчик

Использование автотекста для вставки шаблонного текста в документ

Предоставлено Молли Пелл, старшим системным аналитиком

Часто для документов требуется шаблонный текст и / или изображения, например заявления об отказе от ответственности, условия лицензии, строки для подписи и т. д.В течение многих лет я был виновен в одно из худших нарушений Word: я нашел последний документ, над которым работал, скопируйте нужный мне текст и вставьте его в новый документ. Мало того, что это неэффективно, но это также совершенно опасно, так как спешащие люди могут забудьте заменить текст документа (например, имя получателя), когда копирование в новый документ.

Лучшим способом является создание записей автотекста для такого стандартного шаблонного текста.


Word поставляется со списком стандартных записей автотекста (справочные строки, приветствия и т. д.). Кроме того, вы можете добавлять свои собственные записи, следуя эти шаги:

  1. Выделите текст, который вы хотите добавить как запись, включая знаки абзаца. Убедитесь, что в тексте нет текст для конкретного документа. Однако он может содержать изображения и ссылки на поля.
  2. В меню Word выберите Вставить> Автотекст> Создать (или используйте Alt + F3 как ярлык).
  3. Когда появится форма «Создать автотекст», введите имя, которое вы хотите использовать для записи автотекста, и нажмите OK.Убедитесь, что имя состоит более чем из четырех символов, если вы хотите, чтобы Word отображал автозаполнение предложения (см. ниже).

Есть несколько вариантов вставки автотекста. Ниже приведены три методы, которые я считаю самыми простыми:

  • Предложения автозаполнения: Просто начните вводить имя записей автотекста. После четыре символа, Word всплывает с предложением нажмите Enter или F3, чтобы вставить автотекст:

    Если предложения автозаполнения не отображаются, выберите Вставить> Автотекст> Автотекст и сделайте убедитесь, что установлен флажок Показать предложения автозаполнения.
  • Вставить автотекст: В меню Word выберите «Вставка»> «Автотекст»> «Автотекст». Найдите свою запись в списке и нажмите Вставить:

  • Панель инструментов автотекста: Отобразите панель инструментов автотекста, открыв Инструменты> Настроить и включение панели инструментов Автотекст. Если вы хотите добавить запись, отпустите вниз Все записи и найдите нужный элемент. Ваши записи классифицируется по стилю первого абзаца в автотексте (в основном нормальный).

При создании и использовании автотекста следует учитывать следующее:

  • После создания вы не можете редактировать записи автотекста. Вместо этого замените существующую запись следующей шаги, описанные в разделе «Создание записей автотекста» выше. Присвойте новой записи то же имя, что и исходное, а старое перезаписывается.
  • Для переименования автотекста записи, откройте Инструменты> Шаблоны и надстройки.Щелкните Организатор и используйте параметр "Переименовать" на вкладке "Автотекст".
  • записей автотекста сохранены с вашим шаблоном документа. Вы можете копировать записи в другой шаблон, используя Инструменты> Шаблоны и надстройки. Щелкните Организатор и используйте параметры на вкладке Автотекст для копирования записей.
  • Автотекст не является замена шаблонов документов. Если в нескольких документах используется один и тот же структура, стиль или макет, создавать и использовать шаблоны документов.
  • Эта статья содержит дополнительная полезная информация и советы по функции автозамены: Что такое автотекст и как его использовать?

Вернуться на страницу советов и приемов

Как создавать и использовать записи автотекста в Microsoft Word

Вы устали многократно печатать одни и те же блоки текста в Word? Сэкономьте время с помощью записей автотекста в Word. Сохраняйте общие блоки текста, которые вы набираете несколько раз.

Вы устали многократно печатать одни и те же блоки текста в Word? Если вы часто набираете такие вещи, как название и адрес вашей компании или абзацы текста, общие для многих типов документов, которые вы создаете, автотекст в Word - ваш друг.

Вы можете хранить блоки текста в записях автотекста и вставлять их в любой документ Word несколькими простыми способами. Сегодня мы покажем вам, как создавать, редактировать и удалять записи автотекста, а также несколько способов легко вставить их в любой документ Word.

Показать метки абзацев в документе

Если вы хотите, чтобы форматирование для всех абзацев, включая последний, сохранялось вместе с текстом в записи автотекста, выберите последний знак абзаца.Знак абзаца в конце каждого абзаца сохраняет форматирование этого абзаца. Если вы применили какое-либо форматирование символов, например полужирный или курсив, оно автоматически сохраняется в записи автотекста.

Если вы не видите в документе знаки абзаца, перейдите на вкладку Home . В разделе Абзац щелкните символ абзаца. Теперь вы можете увидеть последний знак абзаца и выделить его.

Создание новой записи автотекста

Чтобы создать новую запись автотекста, выберите текст, который вы хотите добавить в свою коллекцию записей автотекста.Или, если у вас нет текста, введите текст в документ и затем выберите его.

На вкладке Insert щелкните Quick Parts в разделе Text . Затем наведите указатель мыши на автотекст и выберите Сохранить выделение в галерее автотекста из подменю.

Вы можете видеть другие элементы в галерее автотекста, например, элементы, которые вы скопировали в Spike.

Примечание: Вы также можете заметить опцию Сохранить выделение в галерее быстрых деталей , доступную в нижней части меню Быстрые детали .Этот параметр добавляет выделенный текст как запись быстрых частей, а не как запись автотекста. Быстрые части и записи автотекста являются строительными блоками и хранят текст для последующего использования. Вы можете сохранить запись как быструю часть, но в этой статье мы будем работать с записями автотекста.

Поскольку записи автотекста являются стандартными блоками, отображается диалоговое окно Create New Building Block .

Введите уникальное имя для записи автотекста. Позже в этой статье мы покажем вам, как ввести автотекст в документ, просто набрав несколько символов.Для этого необходимо, чтобы начало имени записи автотекста отличалось от других записей автотекста. Если это похоже на названия других записей, вам нужно будет ввести больше символов, чтобы Word знал, какую запись вы хотите вставить.

Убедитесь, что автотекст выбран в раскрывающемся списке Галерея. Это должно быть по умолчанию.

Общий выбран по умолчанию в раскрывающемся списке Категория . Изначально это единственный выбор, и мы собираемся выбрать категорию General для нашего примера.Но вы можете создать настраиваемую категорию, выбрав Создать новую категорию из раскрывающегося списка Категория . Введите имя для своей настраиваемой категории в диалоговом окне Create New Category и нажмите OK . Новая категория добавляется и выбирается автоматически в раскрывающемся списке Категория .

Вы можете ввести Описание для записи автотекста, если это помогает уточнить, для чего эта запись. Если запись не требует пояснений, вам не нужно вводить описание.

Записи автотекста сохраняются в шаблонах, а не в документах. Таким образом, они будут доступны в любом документе на основе шаблона, в котором они сохранены. Шаблон Normal является выбором по умолчанию в раскрывающемся списке Save in . Вы можете сохранять записи автотекста в пользовательских шаблонах, но мы собираемся принять значение по умолчанию, чтобы сохранить нашу новую запись в шаблоне «Normal.dotm».

Примечание: Чтобы сохранить запись автотекста в настраиваемом шаблоне, этот шаблон должен быть открыт, чтобы он был доступен в раскрывающемся списке Сохранить в .

Наконец, есть несколько вариантов на выбор:

  • Чтобы вставить запись автотекста на отдельную страницу документа, выберите Вставить содержимое на собственную страницу . Это отключит текст из записи автотекста от остальной части документа с разрывами страниц.
  • Чтобы вставить запись автотекста в отдельный абзац, даже если курсор находится в середине абзаца, выберите Вставить содержимое в отдельный абзац .
  • Для всего остального содержимого выберите Вставить только содержимое .

Нажмите ОК .

Когда вы закрываете последний открытый документ Word, следующий документ может отображаться, если у вас включена опция, предлагающая вам сохранить шаблон Normal.

Нажмите Сохранить , чтобы сохранить шаблон «Normal.dotm» с добавленной записью автотекста.

Примечание: Если Word не предлагает вам сохранить шаблон Normal при его изменении, см. Ниже, чтобы включить этот параметр.

Если вы не видите диалоговое окно, показанное выше, и хотите, чтобы вас попросили сохранить шаблон Normal при его изменении, перейдите в Файл> Параметры> Дополнительно .В разделе Сохранить справа установите флажок Подсказка перед сохранением стандартного шаблона . Нажмите ОК .

Вставка записи автотекста с вкладки «Вставка»

Есть несколько простых способов вставить запись автотекста в документ Word. Один из способов - использовать кнопку Quick Parts .

В разделе Текст на вкладке Вставка щелкните Quick Parts .

Наведите указатель мыши на автотекст в меню и щелкните запись автотекста, которую вы хотите вставить, из подменю.

Вставка записи автотекста с помощью автозаполнения

Другой способ вставить запись автотекста - начать вводить имя записи автотекста. Появится небольшое всплывающее окно, показывающее часть соответствующей записи автотекста и предлагающее нажать Введите для вставки. Нажмите Введите , чтобы вставить запись в документ под курсором. Вы также можете нажать F3 , чтобы вставить соответствующую запись.

Содержимое записи автотекста будет вставлено в документ, включая исходное форматирование и разрывы строк.

Если вы не видите предложение автозаполнения, когда начинаете вводить имя записи автотекста, опция Показать предложения автозаполнения не включена.

Чтобы включить эту опцию, перейдите в Файл> Параметры> Дополнительно .

В разделе Параметры редактирования установите флажок Показывать варианты автозаполнения .

Нажмите ОК .

Теперь вы должны увидеть, что ваша запись автотекста всплывает, когда вы начинаете вводить ее имя.Нажмите Введите , чтобы вставить его.

Добавление автотекста на панель быстрого доступа

Вы можете ускорить и упростить вставку записей автотекста, добавив кнопку автотекста на панель быстрого доступа.

Щелкните стрелку вниз на панели быстрого доступа и выберите Дополнительные команды .

Экран панели быстрого доступа отображается в диалоговом окне Параметры Word .

Выберите Все команды из раскрывающегося списка Выберите команды из .

Затем выберите Автотекст в списке слева и нажмите Добавить , чтобы добавить кнопку Автотекст в список справа.

Нажмите ОК .

Чтобы вставить запись автотекста, нажмите кнопку автотекста на панели быстрого доступа и щелкните запись в меню.

Создание ярлыка для записи автотекста

Если вы предпочитаете использовать клавиатуру, вы можете добавить сочетание клавиш для созданной записи автотекста.

Щелкните ленту правой кнопкой мыши и выберите Настроить ленту .

Откроется экран Настроить ленту в диалоговом окне Параметры Word .

Внизу списка команд слева щелкните Настроить рядом с Сочетания клавиш .

В поле Categories диалогового окна Customize Keyboard выберите Building Blocks .

Затем выберите запись автотекста в поле Building Blocks справа.Например, мы выбираем нашу запись автотекста MyAddress .

Поместите курсор в поле Нажмите новую комбинацию клавиш и нажмите сочетание клавиш, которое хотите использовать.

Щелкните Назначить .

Ваш ярлык будет добавлен в поле Текущие ключи .

Нажмите Закройте .

Нажмите ОК в диалоговом окне Параметры Word , чтобы закрыть его.

Теперь вы можете использовать новое сочетание клавиш для вставки записи автотекста.

Изменение содержимого записи автотекста

Что делать, если вам нужно изменить созданную вами запись автотекста? Возможно, вы переехали и вам нужно изменить адрес Автотекста.

Сначала введите всю измененную запись в новом или существующем документе Word. Затем выберите его с последним знаком абзаца, если вы хотите сохранить форматирование.

На вкладке Insert щелкните Quick Parts в разделе Text . Затем наведите указатель мыши на автотекст и выберите Сохранить выделение в галерее автотекста в нижней части подменю.

В диалоговом окне Create New Building Block введите то же имя в поле Name , что и существующий автотекст, который вы хотите изменить.

Нажмите ОК .

Нажмите Да , когда вас спросят, хотите ли вы переопределить запись стандартного блока.

Теперь вы можете вставить обновленную запись автотекста в любой новый или существующий документ Word.

Примечание: Изменение записи автотекста НЕ изменяет содержимое той записи, в которую вы ее уже вставили.Измененная запись автотекста используется только каждый раз, когда вы вставляете ее после изменения.

Редактирование свойств существующей записи автотекста

Помимо изменения содержимого записи автотекста, вы также можете изменить свойства записи автотекста, такие как ее категория и описание, а также шаблон, в котором она сохранена.

Для редактирования свойств записи автотекста щелкните Quick Parts в разделе Text на вкладке Insert и выберите Building Blocks Organizer .

В диалоговом окне Building Blocks Organizer вы увидите полный список всех доступных строительных блоков с именем каждого из них, и каждый из которых Gallery , Category и Template каждый. дюймов. Они перечислены в алфавитном порядке по номеру Gallery , который определяет тип каждого строительного блока.

Вверху списка находятся записи автотекста. Выберите тот, свойства которого вы хотите изменить, и затем нажмите Изменить свойства .

Отображается диалоговое окно «Изменить стандартный блок » с теми же параметрами, что и в диалоговом окне « Создать новый стандартный блок », которое вы использовали для создания записи автотекста.

Внесите любые изменения в галерею , Категория , Описание , Сохранить в полях и Параметры . Дополнительные сведения об этих полях см. В разделе «Создание новой записи автотекста» в начале этой статьи.

Нажмите ОК .

Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения, чтобы сохранить изменения и переопределить запись автотекста.

Удаление записи автотекста

Если вы решите, что запись автотекста вам больше не нужна, вы можете удалить ее.

Чтобы удалить запись автотекста из списка стандартных блоков, щелкните Quick Parts в разделе Text на вкладке Insert , а затем выберите Building Blocks Organizer .

Выберите запись автотекста, которую вы хотите удалить, в списке Building Block .

Затем нажмите Удалить .

Щелкните Да в диалоговом окне подтверждения, чтобы удалить запись и удалить ее из списка Building Block .

Нажмите Закройте в диалоговом окне Building Blocks Organizer , чтобы вернуться к документу.

Сэкономьте время и уменьшите количество ошибок с помощью автотекста

Записи автотекста - отличный способ сэкономить время и уменьшить количество ошибок при вводе текста в Word.Вы также можете автоматизировать задачи в Word с помощью макросов, чтобы сэкономить время и повысить производительность.

Создание записей для сохранения часто используемого текста в документах Word

Сохранение часто повторяющихся фраз или абзацев в легкодоступном месте является ключом к использованию повторного использования текста для более быстрого создания или редактирования документов Word. Один из инструментов для этого: AutoText.

В этом видео вы увидите, что у меня уже напечатано стандартное возражение против обнаружения.Я хочу сохранить это, чтобы при вводе букв @OBJ Word автоматически предлагал ввести всю эту фразу в мой документ. Это очень удобно с повторяющейся фразой, которую вы часто используете. Вместо того, чтобы искать другой пример, вырезать и вставлять его или вводить все самостоятельно, вы можете запрограммировать автотекст, который сделает это за вас.

Создание стандартного блока автотекста

Чтобы избежать беспорядка при форматировании, первое, что я собираюсь сделать, это перейти на вкладку «Главная» и включить «Показать / скрыть», чтобы я мог видеть символ «конца абзаца».Это важно, потому что вы хотите убедиться, что при копировании текста в автотекст вы не поднимаете символ конца абзаца, который а) начинает новую строку и б) содержит информацию о форматировании абзаца, которой вы не хотите быть. встроен в запись автотекста.

Используйте левую кнопку мыши, чтобы выделить весь этот текст. Помните: отступите от этого маркера «конца абзаца» (используйте Shift + стрелка влево), потому что это приведет к жесткому возврату в автотекст.

После того, как вы выбрали текст, перейдите на вкладку Insert , перейдите к Quick Parts , перейдите к AutoTex t и затем нажмите Save Selection to AutoText Gallery , которая вызывает создание нового Диалоговое окно "Строительный блок".

Word попытается назвать этот строительный блок на основе текста, который он видит, но вы можете ввести все, что захотите, при условии, что это не менее четырех символов и что-то особенное, что вы можете запомнить. Я использую @OBJ, потому что это не то, что я бы набирал в обычном процессе работы, поэтому его можно безопасно использовать в качестве подсказки автотекста.

Я собираюсь оставить эту запись в категории «Общие» в моих строительных блоках. И поскольку я хочу, чтобы этот автотекст вставлял его в середину существующего абзаца, я собираюсь оставить для этого параметра «Вставить только содержимое», а не «Вставить содержимое в собственный абзац», а затем нажмите «ОК», чтобы создать Автотекст.

Теперь я удалю этот текст с экрана, чтобы показать вам, как это работает.

Когда я набираю @OBJ, сразу над буквами появляется небольшая подсказка «Нажмите Enter, чтобы вставить». Если я нажму клавишу Enter, этот текст будет вставлен туда автоматически.

Я мог бы определить некоторые из этих возражений и назвать их @ OBJ1, @ OBJ2 и так далее. Вы можете сделать то же самое, если у вас есть набор возражений, которые могут отличаться друг от друга, которые вы будете использовать повторно - и вы можете сделать это для любого текста, который вы часто используете.

Надеюсь, вы найдете этот совет полезным для вставки часто используемых фрагментов текста. Если вы сможете получить набор подобных строительных блоков, которые можно использовать снова и снова, вы обнаружите, что создание документа становится намного быстрее.

Щелкните здесь, чтобы узнать больше о советах Деборы по Microsoft Office.

Иллюстрация © iStockPhoto.com

Вам также может понравиться:

Автотекст (Microsoft Word)

Если у вас есть блоки текста, которые вам нужно часто печатать в документах, вы можете использовать автотекст в Word, чтобы вставить их, набрав вместо этого сокращенный код.В следующих статьях обсуждается использование автотекста в Word, эффективное хранение записей и многое другое. Как только вы разберетесь с автотекстом, вставлять блоки текста в документ будет несложно.

Советы, приемы и ответы

Следующие статьи доступны по теме «Автотекст». Щелкните значок название статьи (выделено полужирным шрифтом ), чтобы просмотреть связанную статью.

Добавление записи автотекста
Создание пользовательских записей автотекста не только чрезвычайно полезно, но и очень просто.Этот совет объясняет, как это сделать.

Автотекст работает неправильно
Автотекст Word - отличный инструмент для добавления обычного текста или фраз с минимальными усилиями. Что делать, если записи автотекста ведут себя не так, как вы от них ожидаете? Этот совет описывает несколько вещей, которые вы можете проверить, чтобы исправить любое нестабильное поведение, которое вы можете заметить.

Записи автотекста не прилипают
Автотекст может быть отличным инструментом, но от него мало толку, если вы не можете заставить Word запоминать созданные вами записи автотекста.Этот совет исследует некоторые вещи, которые вы можете проверить, если ваши записи автотекста исчезают каждый раз при перезапуске программы.

Ограничения автотекста
Существуют ли ограничения на записи автотекста в Word? Если у вас возникают проблемы с сохранением записей, это может быть не из-за ограничений, налагаемых Word.

Автотекст недоступен в верхних и нижних колонтитулах
При создании верхних и нижних колонтитулов для документа вы можете захотеть использовать некоторые из ваших записей автотекста.Но что, если эти записи вам недоступны?

Резервное копирование записей автотекста
Есть несколько записей автотекста, определенных для вашей системы? Вы, несомненно, захотите когда-нибудь сделать резервную копию. Вот как это сделать.

Изменение шрифтов для записей автотекста
Если вы часто используете записи автотекста, вы можете задаться вопросом, можете ли вы изменить форматирование, сохраненное с вашими существующими записями. Ответ заключается в неспособности Word разрешить любое редактирование записей автотекста.

Создание списка автотекста
Поле AUTOTEXTLIST - одно из тех эзотерических полей, о которых вы, возможно, ничего не знаете. Самое интересное, что он позволяет вам определить раскрывающийся список, который автоматически отображает параметры на основе записей автотекста в вашем документе.

Создание справочного списка автотекста
Нужен быстрый и простой способ составить список всех записей автотекста, которые вы определили? Этот совет предлагает два способа добиться одного и того же результата, и оба они быстрые и легкие.

Создание пользовательских категорий автотекста
Хотите распределить записи автотекста по категориям? Вы можете легко сделать это, используя методы, описанные в этом совете.

Определение защищенных разделов как автотекста
Автотекст - очень полезный инструмент. Но что, если текст, который вы хотите использовать при создании записи автотекста, защищен, и вы хотите, чтобы он оставался защищенным при вставке в Word? Этот совет объясняет эту концепцию и ее ограничения.

Удаление записи автотекста
В какой-то момент вы можете захотеть удалить ранее созданную запись автотекста. Вот шаги, которым нужно следовать.

Удаление нескольких записей автотекста
Автотекст - отличная функция в Word; это поможет вам быстро собрать документы. Если вам нужно удалить несколько записей автотекста одновременно, Word упрощает это с помощью Организатора.

Разработка стандартных таблиц
Если у вас есть общий макет таблицы, который вы хотите использовать снова и снова, вы выиграете, имея простой способ сохранить этот макет.Самый простой способ - использовать стандартные блоки автотекста или Word 2007.

Различные записи автотекста в верхнем и нижнем колонтитулах
При большом количестве записей автотекста, определенных в вашей системе, вы можете задаться вопросом, почему вы не можете видеть все из них, которые вам нужны при создании верхнего или нижнего колонтитула. Причина кроется в том, как Word обрабатывает «стилизованные» записи автотекста, как описано в этом совете.

Простое резервное копирование записей автотекста
Многие люди используют автотекст, чтобы улучшить использование Word.Если вы потратили много времени на настройку автотекста, чтобы сделать его более продуктивным, вам должно быть интересно создать резервную копию своих записей автотекста, чтобы вы могли их защитить.

Редактирование записи автотекста
После того, как вы создали запись автотекста, вы можете подумать, что она «высечена в камне» и не может быть изменена. Не так! Вы можете очень легко переопределить его, следуя инструкциям в этом совете.

Редактирование записей автотекста напрямую
Редактирование записей автотекста, особенно их удаление, может быть обременительным, если вам нужно внести много изменений.Есть несколько более простых способов избавиться от множества нежелательных записей автотекста, как описано в этом совете.

лишних пробелов после замены автотекста
автотекст - отличный инструмент для вставки стандартной информации в ваши документы. Однако также возможно получить результаты, которых вы не совсем ожидаете от создаваемых вами записей автотекста. Внимание к мельчайшим деталям может быть важным, как показано в этом совете.

Инструмент «Вставить автотекст» недоступен на панели инструментов верхнего и нижнего колонтитула
При создании верхних или нижних колонтитулов вы можете в какой-то момент заметить, что инструмент «Вставить автотекст» на панели инструментов верхнего и нижнего колонтитула недоступен.Это может быть неприятно, если вы действительно хотите добавить запись автотекста в верхний или нижний колонтитул. Вот почему это происходит.

Вставка текста с помощью сочетания клавиш
Возможности Word с помощью автотекста достаточно мощные, позволяя вставлять в документ всевозможные «шаблонные» данные. Расширение записи автотекста легко при использовании клавиши F3, но есть способы создать специальные сочетания клавиш для отдельных записей автотекста.

Макро-вставленный автотекст не задает стиль
Вставка автотекста из макроса может дать нежелательные результаты, особенно когда речь идет о любом стиле, который может быть сохранен с записью автотекста.Решение состоит в том, чтобы убедиться, что ваш макрос использует параметр RichText, как описано в этом совете.

Организация записей автотекста
Хотите сделать записи автотекста более организованными? Вот как вы можете воспользоваться организационными функциями, встроенными прямо в Word.

Быстрая установка даты по-своему
Устали возиться с вставкой даты, а затем менять ее на формат, который вам больше нравится? Вы можете быстро настроить Word, чтобы можно было вводить даты так, как вы хотите, как описано в этом совете.

QuickWords в Word
WordPerfect Пользователи WordPerfect могут пропустить функцию QuickWords. В этом совете рассматриваются некоторые способы обойти отсутствие этой функции в Word.

Восстановление макросов и записей автотекста из Normal.dot
Многие из ваших пользовательских конфигураций Word, в первую очередь макросы и записи автотекста, хранятся в шаблоне Normal.dot. Когда вы пытаетесь переместить эти записи из одной системы в другую, вы можете столкнуться с проблемами.В этом совете объясняется, что делать, если при попытке передачи макросов и записей автотекста ваша система зависает.

Переименование записи автотекста
Существует несколько способов переименовать существующую запись автотекста. Этот совет описывает методы, которые вы можете использовать, а также предостережения.

Восстановление или воссоздание записей автотекста
При первой установке Word он включает ряд предварительно определенных записей автотекста.Если вы удалите любую из этих записей (намеренно или по ошибке), вы можете задаться вопросом, как их вернуть. Этот совет объясняет несколько вещей, которые вы можете попробовать, чтобы получить то, что вам нужно.

Сохранение записей автотекста с каждым документом
Автотекст может быть отличным способом добавить единообразный общий текст в документ. К сожалению, вы не можете сохранить записи автотекста с отдельным документом. Вместо этого вам нужно сосредоточиться на сохранении их в шаблонах, как описано в этом совете.

Совместное использование записей автотекста
Записи автотекста могут сделать ваше письмо более продуктивным при эффективном использовании. По этой причине для всех людей в рабочей группе может быть выгодно иметь доступ к одному и тому же набору записей автотекста. Этот совет дает некоторые рекомендации о том, как вы можете реализовать план совместного использования для своей группы.

Совместное использование записей автотекста в сети
Создание записей автотекста может быть отличным способом повышения продуктивности работы с Word.В какой-то момент вы можете захотеть поделиться этими записями с другими. Вот несколько идей о том, как можно поделиться.

Сохранять общие адреса в записях автотекста
Вы пишете письма множеству разных людей? Хорошее место для хранения этих адресов - записи автотекста. Их легко создать, применяя методы, описанные в этом совете.

Сохранение записей автотекста в документе
Записи автотекста могут обеспечить некоторую гибкость и мощность в документе.Если вы хотите поделиться этими записями с другими, вам нужно помнить, что записи хранятся в шаблонах, а не в документах. Этот совет объясняет, как поделиться желаемыми записями с другими.

Система не сохраняет автотекст
В некоторых случаях Word может фактически отказать в сохранении любых записей автотекста в шаблоне Normal.dot. Есть несколько вещей, которые нужно проверить, если это произойдет, наиболее вероятной причиной является конфликт с Adobe Acrobat.Этот совет объясняет, что вам нужно проверить.

Границы таблиц не сохраняются в автотексте
Многие люди создают таблицы и сохраняют эти таблицы в записях автотекста для дальнейшего использования. Если форматирование этих таблиц отображается неправильно, когда вы позже вставляете их в документ, это может быть связано со стилями таблиц, как описано в этом совете.

Отключение автозаполнения для дат
Функция автозаполнения может быть полезной.Однако бывают случаи, когда предложения Word не соответствуют вашим требованиям. Этот совет объясняет, почему вы можете только включать или выключать эту функцию, без каких-либо переходов между ними.

Использование автотекста
Автотекст - это функция экономии времени, которая позволяет назначить слово, фразу, абзац или изображение мнемоническому имени. Введите имя, нажмите сочетание клавиш, и мнемоника будет заменена словом, фразой, абзацем или изображением. Узнайте, как можно воспользоваться этим мощным инструментом.

Использование органайзера для управления автотекстом
Бывают случаи, когда вам нужно переместить записи автотекста из одного шаблона или документа в другой. Используйте Организатор, чтобы сделать это с легкостью.

Неправильная предложенная дата
Когда вы начинаете вводить дату в документ, Word услужливо предлагает полную дату, которую вы можете принять.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *