Советы и лайфхаки

Ворд автотекст – Как сделать автотекст в word 2016?

Содержание

Как сделать автотекст в word 2016?

Функция Автотекст это очень удобный способ экономии времени при работе в программе Microsoft Word. Одним нажатием кнопки Вы можете вставить часто используемые фразы или имена в ваши документы. Например, Вы можете использовать автотекст, чтобы вставить приветствие, адрес или подпись в письмах. Узнайте, как начать работу с автотекстом в Word сейчас! Это очень просто!

Для использования Автотекста в Word 2007 и выше, нужно добавить его на панель быстрого доступа. Затем Вы легко сможете создавать и вставлять свои собственные элементы автотекста.

Добавление Автотекста на панель быстрого доступа

Для добавления функции автотекста на панель быстрого доступа следуйте инструкции ниже:

1. В меню Файл выберите «Параметры».

 

2. В открывшемся окне Параметры Word нажмите по вкладке «Панель быстрого доступа».

3. В поле «Выберите команды из» поставьте «Все команды», а в списке ниже кликните по «Автотекст» и нажмите кнопку «Добавить».

4. Нажмите «ОК». Теперь кнопка Автотекст появится на панели быстрого доступа:

Добавление текста в Автотекст

1. Выделите текст, который Вы хотите добавить. Это может быть несколько слов, абзацев, поля, графики, таблицы или другие объекты.

2. Нажмите кнопку Автотекст, а затем щелкните «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста» или нажмите ALT+F3.


 

3. В открывшемся окне «Создание нового стандартного блока» в поле «Имя» введите имя для автотекста. Вы сможете использовать это имя для идентификации данного автотекста в списке или для ручного ввода автотекста, введя его имя (об этом Вы узнаете чуть позже).

4. Коллекция должна оставаться «Автотекст».

5. С помощью поля Категория можно поделить Ваши блоки автотекста по своим категориям.

6. Поле Описание служит только напоминанием для Вас о содержании автотекста. Его можно не вводить.

7. Поле «Сохранить в:» показывает в какой файл будет сохранен Ваш автотекст. Оставляем как есть.

8. В поле Параметры можно выбрать, как будет вставляться блок автотекста: вставлять только содержимое (так как оно было создано), вставлять в новый абзац и вставлять на новую страницу.

9. Нажмите «ОК» чтобы сохранить.

Вставка автотекста в документ

Установите курсор там, где должен быть вставлен автотекст. Есть два способа его вставки:

1. Вручную: Введите имя автотекста и нажмите F3. Также Word может Вам предложить нажать клавишу Ввод (Enter) для вставки.

2. Мышью: Нажмите кнопку Автотекст, кликните по нужной записи, чтобы ее вставить, или нажмите по записи правой кнопкой мыши и выберите, куда вы хотите ее вставить.


 

Редактирование и удаление записей автотекста

1. Редактирование. Для редактирования свойств автотекста, таких как имя, категория, описание, нажмите правой кнопкой мыши по записи автотекста выберите «Изменить свойства…». Чтобы изменить или переделать сам автотекст его нужно вставить, изменить, а затем сохранить его, так же как новую запись, но с таким же именем. И программа перезапишет старый автотекст на новый.

2. Удаление. Чтобы удалить запись автотекста, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Упорядочить и удалить…». У Вас откроется окно «Организатор стандартных блоков», в нем выделите нужную запись автотекста и нажмите кнопку «Удалить». Подтвердите удаление, затем нажмите «Закрыть», чтобы закончить.

При работе в Word в редактируемые текстовые документы нередко приходится вставлять «дежурные» фразы, адреса, наборы терминов, имена и тому подобные блоки текста. Вводить их каждый раз вручную — значит терять драгоценное время, вставлять из заранее подготовленного файла стандартными методом копировать/вставить — это уже лучше, но опять же нужно этот файл открыть, найти в нём нужный элемент, скопировать его, вернуться в Word и только потом вставить.

В общем, опять всё сводится к потере времени.

К счастью, в Word есть функция, позволяющая вставлять в документ блоки текста быстро и без лишних хлопот. Называется она Автотекст. Суть её работы заключается в следующем. Выделенные в Word фрагменты текста сохраняются в специальный файл Normal.dotm, служащий шаблоном, к которому в случае необходимости вставки текста обращается пользователь нажатием всего лишь одной кнопки. А теперь представим, что у вас есть некий текст и его нужно добавить в шаблон Автотекста.

Выделите в документе нужный участок текста, переключитесь на вкладку «Вставка» и в блоке «Текст» кликните по верхней средней иконке «Экспресс блоки». В открывшемся меню выберите «Автотекст» -> «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста».

В появившемся диалоговом окошке «Создание нового текстового блока» присвойте ему (если хотите) подходящее имя и сохраните его нажатием «ok». Прочие параметры менять не нужно.

Теперь вы можете вставлять сохранённый текст из «Автотекста» в документы в каком угодно месте, при этом исходное форматирование шаблона будет сохранено. А чтобы избавить себя от необходимости каждый раз переключаться на вкладку «Вид» и вызывать «Автотекст», добавьте его на панель быстрого доступа Word для чего кликните по элементу меню «Автотекст» правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню соответствующую опцию.

Вполне вероятно, что со временем у вас накопится много текстовых заготовок и вы захотите удалить ненужные. Делается это также очень просто. Вызовите шаблон из «Автотекста», кликните по ненужной более записи правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт «Упорядочение и удалить…».

При этом откроется окно организатора стандартных блоков.

Нажмите в нём кнопку «Удалить» и запись будет удалена из файла-шаблона Normal.dotm.

MS Word обладает большим набором различных функций, которые способны облегчить работу пользователя в нем. И автозамена входит в это число. Она позволяет пользователю исправлять слова, написанные с ошибками. Если Вы печатаете быстро, используя десятипальцевый набор текста, автозамена поможет исправить слова, в которых перепутаны буквы. Кроме того, настроить ее можно таким образом, чтобы после набора определенных комбинаций букв или цифр в текст вставлялись специальные знаки или символы.

Теперь давайте подробно рассмотрим, как сделать автозамену в MS Word. Кликните по кнопочке «Файл» или по эмблеме ворда в левом верхнем углу и выберите из открывшегося меню «Параметры».

Дальше перейдите на вкладку «Правописание» и в разделе «Параметры автозамены» кликните по одноименной кнопке.

Появится следующее диалоговое окно. В нем откройте вкладку «Автозамена». Теперь поставьте галочку в поле «Заменять при вводе». Ниже, в строке «заменить», напишите нужное слово, а в строке «на», правильное слово, которое будет в документе.

Нажимаем на кнопку «Добавить» и ставим галочку в поле «Автоматически исправлять орфографические ошибки». Для сохранения настроек нажмите «ОК».

Как видите, в окне уже присутствуют различные слова и знаки, для которых также будет выполняться автозамена. Обычно там такие слова, в которых пользователь может допустить ошибку или перепутать порядок букв. Вы можете пополнить данный список самостоятельно.

Если Вам не нужны некоторые из предложенных вариантов, выделяйте их мышкой по очереди и нажимайте «Удалить».

Если Вы много печатаете, и в тексте часто повторяются одинаковые фразы или длинные слова, то настройте автозамену и для них. Для этого в поле «заменить» лучше писать такие комбинации букв и цифр, которые в языке не используются.

Например, после того, как я напечатаю «трм» и нажму пробел, в тексте появится словосочетание «теперь рассмотрим».

Сделать автозамену в Ворде можно и для специальных знаков. Например, Вы часто используете знак «S» в тексте. Открываем знакомое нам окно, и заполняем поля «заменить» и «на». Знак суммы я просто скопировала из текста документа. Обратите внимание, что в строке «форматированный текст» должен стоять маркер.

Теперь, когда я наберу «*сум» и нажму пробел, в текст автоматически будет вставлен знак S (вместо S должен быть знак суммы).

Если Вы скопировали большой фрагмент текста, а там стоят короткие тире, или не те кавычки – можно

сделать замену слов или символов в Ворде.

Рассмотрим на примере короткого фрагмента. Здесь обычные тире нужно заменить длинными, и фамилию Рибина поменять на Рыбина.

Нажимам комбинацию клавиш Ctrl+H. Откроется окно «Найти и заменить». Перейдите на вкладку «Заменить». В поле «Найти» вводим неправильную фамилию, в поле «Заменить» – правильную. Нажимаем «Заменить все».

Теперь выполним замену для тире. Вместо короткого тире в документе могут стоять дефисы, которые используются в обычных словах – так-то. Их ведь заменять не нужно. Но в таких словах, не ставятся пробелы до дефиса и после него.

Кликаем по кнопочке «Больше», откроется окно дополнительных параметров. В поле «Найти» ставим курсив и нажимаем на пробел. Теперь нажимаем на кнопку «Специальный» и выбираем из списка «Короткое тире», оно отобразится символами. Снова жмем пробел.

В поле «Заменить на» делаем тоже самое, только в списке выбираем «Длинное тире». Нажимаем «Заменить все».

Текст после замены выглядит следующим образом.

На этом все. Настраиваете параметры автозамены в Ворд, или пользуйтесь заменой в Ворде. Поначалу будет непривычно, но со временем Вы привыкните, и работать с документами будет намного легче.

Поделитесь статьёй с друзьями:

word-office.ru

Настройка функции завершения ввода в Word

Примечание:  Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Можно сохранить и быстро вставлять текст, рисунки и другие часто используемые элементы. Приложение Word автоматически вставляет в документ сохраненные элементы при вводе первых нескольких символов или при выборе элемента в меню. Word поставляется с набором встроенных элементов автотекст, но вы также можете создавать собственные элементы.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Создание элемента автотекста

  1. Выделите текст или рисунок, который требуется сохранить в качестве элемента автотекста.

    Чтобы сохранить форматирование абзацев с элементом, выделите его вместе со знаком абзаца .

    Совет: Чтобы использовать знаки абзацев, на панели инструментов Стандартная выберите Показать  .

  2. В меню Вставка выберите команду Автотекст и нажмите кнопку Создать.

  3. В диалоговом окне Создание автотекста введите имя для элемента автотекста.

    Приложение Word сохранит элемент автотекста для последующего использования.

    Совет: Если вы собираетесь вставлять элементы автоматически, имя должно содержать не менее 4 символов, так как приложение Word вставляет элемент только после ввода четырех символов.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Примечание: Приложение Word сохраняет элемент автотекста в шаблоне "Обычный", который делает элемент доступным во всех документах. Если требуется ограничить применение элементов автотекста одним документом, при создании элемента автотекста в меню Вставка наведите указатель на пункт Автотекст, щелкните Автотекст и затем выберите другой шаблон во всплывающем меню Шаблоны.

Вставка элемента автотекста из меню

Автотекст можно использовать для вставки текста или рисунков в документ.

  1. Щелкните в том месте документа, где нужно вставить элемент автотекста.

  2. В меню Вставка наведите указатель на пункт Автотекст, а затем щелкните имя требуемого элемента автотекста.

    Совет: Добавляемые элементы автотекста отображаются во вложенных меню шаблона документа, такого как Обычный. Наиболее быстрый способ вставить автотекст — ввести первые четыре символа элемента и затем после отображения всплывающей подсказки нажать клавишу RETURN.

Редактирование элемента автотекста

  1. Вставьте элемент автотекста в документ.

  2. Внесите нужные изменения.

  3. Выделите в документе измененный элемент автотекста.

    Чтобы сохранить форматирование абзацев с элементом, выделите его вместе со знаком абзаца .

    Совет: Чтобы использовать знаки абзацев, на панели инструментов Стандартная выберите Показать  .

  4. В меню Вставка выберите команду Автотекст и нажмите кнопку Создать.

  5. Введите исходное имя элемента автотекста и нажмите кнопку ОК.

  6. При появлении на экране запроса о необходимости переопределить элемент автотекста, нажмите кнопку Да.

    Примечания: 

    • В следующий раз при вставке элемента автотекста приложение Word будет использовать измененный элемент.

    • Отменить изменение или удаление элемента автотекста невозможно.

Удаление элемента автотекста

  1. В меню Вставка наведите указатель на пункт Автотекст и затем щелкните Автотекст.

  2. В списке Имя элемента щелкните имя элемента автотекста, который требуется удалить.

  3. Нажмите кнопку Удалить.

    Примечание: Отменить изменение или удаление элемента автотекста невозможно.

Удаление нескольких элементов автотекста

  1. В меню Вид щелкните Черновик, Веб-документ, Структура или Режим разметки.

  2. В меню Сервис выберите пункт Шаблоны и надстройки.

  3. Щелкните Организатор, а затем откройте вкладку Автотекст.

  4. В поле В слева, удерживая клавишу , щелкните элементы автотекста, которые требуется удалить, а затем нажмите кнопку Удалить.

    Примечание: Отменить изменение или удаление элемента автотекста невозможно.

Дополнительные сведения

Добавление текущей даты при вводе

Копирование стилей и автотекста между документами и шаблонами

Отключение автоматических изменений

support.office.com

Автоматизация текстового набора в Word

На прошлой неделе постоянный читатель сайта задал мне вопрос об автоматизации своей работы с редактором Word. Потребовалось некоторое время, чтобы найти ответ. И в результате появилась очередная статья в онлайн-журнале "Компьютерра".

Теперь публикую и на сайте.

 

Вопрос:

Я знаю, что в Word есть функция, когда какая-либо комбинация клавиш меняется на текст, который я заранее ввел. Это удобно, если одна и та же фраза или слово много раз повторяется в документе. Мне казалось, что это в "Автозамене", но у меня ничего не получилось. Подскажите, пожалуйста правильный ответ.

Действительно, такая возможность есть. Правда, для того чтобы назначить какому-либо часто повторяющемуся словосочетанию "горячую клавишу" придется немного пощелкать мышкой.

 

Во-первых, определитесь со словосочетанием, которое вы постоянно используете в своих текстах. Возможно, оно у вас не одно.

 

Во-вторых, занесите это словосочетание в Автотекст

Автотекст. Текстовые или графические элементы, которые можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя. (из Справки Word)

Для этого создайте пустой документ и напечатайте ваше словосочетание. Затем выделите его и нажмите сочетание клавиш «Alt+F3». Появится подтверждающее окно Создание элемента автотекста (Create AutoText) с вашим словосочетанием, которое вы можете отредактировать или ввести иное словосочетание.

Нажмите кнопку OK для подтверждения. Все, ваше словосочетание занесено в Автотекст.

 

Создать новый элемент автотекста можно и другим, более трудоемким способом - через меню Вставка (Insert), в котором вам следует выбрать из подменю команды Автотекст (AutoText) такую же одноименную команду. Откроется окно Автозамена (AutoCorrect) как раз на вкладке Автотекст.

В поле шмя элемента (Enter AutoText entries here) введите вашу часто повторяющуюся фразу и нажмите кнопку Добавить (Add).

 

Итак, фраза для автоматической вставки в ваш документ создана, теперь необходимо присвоить ей какое-нибудь сочетание клавиш, используя которое вы легко и быстро добавите вашу фразу в документ.

 

Для этого:

  1. Выберите из меню Сервис (Tools) команду Настройка (Customize). Откроется диалоговое окно, внизу которого вы увидите кнопку Клавиатура (Keyboard). Нажмите ее и перед вами появится новое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard), как на скриншоте ниже:
  2.  

  3. В левой области окна выберите ((Выбрать - означает щелкнуть мышкой на нужном элементе, который сразу станет подсвеченным)) категорию Автотекст (AutoText) - она находится в самом низу категорий - а справа в поле Автотекст (AutoText) выберите вашу фразу/словосочетание.
  4. Чуть ниже, в поле Новое сочетание клавиш (Press new shortcut key), введите ваше сочетание клавиш, используя функциональные клавиши: Ctrl, Shift или Alt. Причем клавиша Shift может присутствовать только в сочетании с одной из двух своих подруг: Ctrl или Alt.

    Обратите внимание: если выбранное вами сочетание клавиш ("горячие клавиши") уже используются иным элементом автотекста, то ниже вы увидите неприметное поле Текущее назначение и тот элемент автотекста, за которым зарезервированы эти горячие клавиши. Просто выберите другое сочетание клавиш. Для этого достаточно очистить поле, нажав на клавитуре клавишу Delete и ввести новый вариант.

  5. Теперь осталось нажать кнопку Назначить (Assign) и закрыть все окна.

Таким образом, выполнив эти шаги, вы существенно увеличите эффективность своей работы в текстовом редакторе Word, и, быть может, поднимите свой авторитет среди коллег. Ведь они-то так не могут!

Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:

wordexpert.ru

особенности, пошаговое описание и рекомендации

Автозамена в «Ворде» – это великолепный помощник, исправляющий опечатки и грамматические ошибки пользователя при наборе текста. Эта опция присутствует в каждой версии текстового редактора. Для расширения ее возможностей требуется настройка.

Как сделать автозамену в "Ворде 2003"

Несмотря на то, что этому изданию редактора почти 15 лет (вышло в октябре 2003), оно по-прежнему активно используется на старых компьютерах. Автозамена в «Ворде» этой версии включена по умолчанию. Для того чтобы попасть в окно всех настроек этой функции, нужно в меню выбрать «Сервис» и перейти в подпункт «Настройки автозамены».

Чтобы выключить или включить этот компонент Word, нужно поставить галочку слева от строки «Заменять при вводе». Под последней находится пара небольших таблиц. Первая предназначена для добавления новых слов и управляющих сочетаний букв для автозамены в «Ворде». Вторая таблица содержит в себе все ранее добавленные слова и варианты их написания, при которых активируется автоматическая замена.

Для добавления новой пары активатор-слово нужно:

  1. Вписать в первую ячейку первой таблички подходящий по смыслу набор символов.
  2. Вторая ячейка заполняется текстом, который должен заменить введенные ранее символы.
  3. Нажать кнопку «Добавить» под правой половиной второй таблицы.

Размер каждой автозамены слов в «Ворде» ограничен только одним параметром – емкостью жесткого диска. Также, кроме кодирования слов и словосочетаний, можно этим способом вставлять специальные символы, не пользуясь окном «Символ», расположенном в меню «Вставка».

Для удаления добавленных слов для автозамены нужно:

  1. Во второй таблице выделить нужную пару.
  2. Нажать кнопку «Удалить».

Все добавленные пары активатор - слово доступны для использования и в других программах пакета MS Office.

Автоматический текст в MS Word 2003

Еще одной функцией, помимо автозамены букв в «Ворде», позволяющей ускорить набор текста, является автотекст. Его отличие от автоматической замены состоит в том, что достаточно ввести в документе 2-3 первые буквы из заготовленной фразы и нажать клавишу F3. После этого предложение завершит программа. Если же на кнопку не нажать, то ничего не произойдет.

Настройки этой функции редактора находятся в окне «Автозамена» во вкладке «Автотекст».

Для того, чтобы вставить в текст один из стандартных вариантов, достаточно выделить понравившийся и воспользоваться кнопкой «Вставить», располагающейся справа от списка. Для более быстрого использования этой опции можно вывести ее в виде панели быстрого использования. Для этого в окне настроек присутствует кнопка «Панель».

Для добавления собственных готовых предложений нужно ввести в строку «Имя элемента» весь требуемый текст и внести его в список вариантов автотекста при помощи кнопки «Добавить». Изменить уже имеющиеся шаблоны нельзя.

Чтобы удалить ненужный автотекст, его выделить в списке и нажать кнопку «Удалить».

Автоматическая замена в "Ворде 2007-2016"

Эта опция присутствует и в более поздних версиях редактора. Но то, где в "Ворде" автозамена находится, сильно отличается от ее расположения в Word 2003. Чтобы получить доступ к настройкам функции, нужно:

1. Нажать кнопку «Office» (круглая или прямоугольная кнопка в верхнем левом углу редактора).

2. Перейти в «Параметры Word» при помощи одноименной кнопки в правом нижнем углу меню.

3. В открывшемся окне перейти в раздел «Правописание», а затем нажать кнопку «Параметры автозамены» и вызвать одноименное окно.

Отличий в его использовании от версии "Word 2003" нет.

Автозамена математических символов в версиях 2007, 2010

В 2007 версии «Ворда» в автозамене появилась новая возможность – замена специальных математических символов текстовыми командами при составлении формул. Настройки этой функции редактора находятся во второй вкладке окна «Автозамена».

Отключается она аналогично обычной автозамене. Чтобы получить возможность пользоваться необычными символами при написании текста (например, ˚ или ÷), нужно поставить галочку возле строчки «Использовать правила автозамены вне математических формул».

Добавление новых и удаление ненужных символов делается так же, как и при изменении пар слов в текстовой автозамене

Автотекст в MS Word 2007, 2010

Эта возможность тоже была перенесена в следующие версии Word. Работает она так же, как и в редакторе 2003 года, а вот настроить ее стало сложнее. Для просмотра доступных готовых фраз надо следовать следующему порядку действий:

1. Нажать на кнопку «Экспресс-блоки», расположенную во вкладке «Вставка» блока «Текст».

2. Выбрать пункт «Организация стандартных блоков». Альтернативный способ вызова этого окна: Alt > С > Э > О.

3. В открывшемся окне кликнуть ЛКМ (левой кнопкой мыши) на столбце «Коллекция».

Все фразы и предложения, используемые для автотекста, относятся к одноименной коллекции. Для того, чтобы добавить в нее новые варианты, нужно:

1. Выделить текст на рабочем листе.

2. Активировать ЛКМ пункт меню «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков», находящийся в меню кнопки «Экспресс-блоки».

3. В новом окошке во второй строке в выпадающем списке изменить «Экспресс-блоки» на «Автотекст».

4. Нажать «Ок».

В Word 2007, в отличие от версии 2003 года, можно изменять уже созданные фразы для автотекста при помощи кнопки «Изменить свойства».

Для удобства можно вынести «Организатор стандартных блоков» на панель быстрого доступа. Делается это следующим образом:

  1. Нажать кнопку Office.
  2. Перейти в раздел «Настройки».
  3. В выпадающем списке слева выбрать строчку «Все команды».
  4. Найти среди команд «Организатор» и нажать кнопку «Добавить» справа от списка.

Этим же способом на панель быстрого доступа можно добавить кнопку «Сохранить выделенный текст в коллекцию "Автотекст"».

Перенос файла с настройками автозамены

При замене жесткого диска или переустановке операционной системы можно безвозвратно потерять коллекцию комбинаций того, как сделать автозамену в «Ворде». Для того, чтобы этого не случилось, рекомендуется периодически делать резервную копию файла настроек этой функции.

Хранится он в папке Office под названием MSxxxx.aci. хххх означает цифровой код языка:

  1. Русский: 1049.
  2. Украинский: 1058.
  3. Белорусский: 1059.
  4. Казахский: 1087.
  5. Английский: 1033, 3081 или 2058.
  6. Французский: 1036.
  7. Немецкий: 1031.

Расположение папки зависит от используемой операционной системы:

  1. Windows XP: C > Documents and Settings > «Имя пользователя» > Application Data > Microsoft.
  2. Windows 7: C > Users > «Имя пользователя» > Application Data > Microsoft.
  3. Windows 8: С > «Пользователи» > «Имя пользователя» > AppData > Roaming > Microsoft.

Примечание: Папка Application Data / AppData скрыта от пользователя по умолчанию. Чтобы сделать ее видимой, нужно зайти в «Панель управления» > «Параметры папок» > вкладка «Вид». В конце открывшегося списка поставить отметку у строчки «Показывать скрытые файлы и папки».

Способ того, как сделать автозамену в "Ворде", вне зависимости от версии, всего один. Но его с лихвой хватает для выполнения повседневных задач при работе с этим текстовым редактором.

fb.ru

Как сделать автозамену текста в документе Ворд

Текстовый редактор Microsoft Word содержит важную и полезную функцию, которая сделает работу в приложении удобной. Благодаря функции «автозамена» можно набирать текст быстро, не боясь, что в нем окажется много опечаток, в результате повышаются скорость набора при одновременном улучшении качества текста.

Зачем нужна функция «автозамена»

Полезная функция текстового редактора заменяет корректора. Она обнаруживает орфографические и грамматические ошибки и опечатки, и самостоятельно исправляет их.

Функция «Автозамена» важна при наборе текста «слепым» методом или при высокой скорости печати.

Автоматический поиск и исправление ошибок и опечаток

Функция «автозамена» избавит текст от опечаток, замены одних символов другими. Например, «врмея» вместо «время», «вт ексте» вместо «в тексте».

При наборе текста редактор автоматически подставит правильный вариант, и вам не нужно будет останавливаться и выискивать ошибки в тексте.

Самые часто встречающиеся ошибки можно систематизировать, что и сделано разработчиками приложения. Функция «автозамена» основана на выборе из подобного списка типовых ошибок правильный вариант написания слова или фразы и вставляет его в текст. То же самое происходит в случае необходимости постановки пробела.

Быстрая вставка символов

В некоторых текстах есть необходимость в регулярной подстановке различных символов, как например, вставить в текст значок ©, необходимо произвести несколько шагов:

  1. Открыть круглую скобку.
  2. На английской раскладке клавиатуры набрать букву «с».
  3. Закрыть круглую скобку.

Результат – необходимый значок. Если по умолчанию этот список не настроен, можно добавить необходимые символы в программу.

Быстрая настройка фраз (автотекст)

Удобная функция автозамены, когда настраивается вставка нужной фразы по определенному набору букв: если в документе необходимо часто употреблять определенную фразу (допустим, закрытое акционерное общество), можно настроить функцию автозамены таким образом, чтобы было достаточно набрать на клавиатуре ЗАО, чтобы в текст было введено полное наименование.

Такая функция удобна в деловых документах, когда таких фраз может быть много, запрещено употребление аббревиатур. Таким образом, можно сказать, что функция «автозамена» позволяет:

  • набирать текст без ошибок и опечаток;
  • экономить время и ускорить скорость набора.

Основа функции – в сравнении двух списков, уже встроенных в текстовый редактор или созданных дополнительно: в одном – возможные ошибки или введенные слова, в другом – то слово или фраза, которая должна быть вставлена в текст.

Список будет единым для всех приложений Microsoft Office, достаточно включить его в Word, чтобы во всех офисных приложениях происходила автоматическая замена.

Настройка параметров автозамены

Про автозамену уже многое сказано, пришло время приступить к настройке параметров.

  1. Нажмите на значок «Word», либо на кнопку «Файл».
  2. Выберите команду «Параметры».
  3. Откройте вкладку «Правописание».
  4. Для того чтобы увидеть, какие функции автозамены настроены, нужно открыть вкладку «Параметры автозамены».

Вкладка «Автозамена»

Она открывает список допустимых вариантов исправления ошибок, которые часто появляются при наборе текста:

  • исправление двух прописных букв в начале слова на одну;
  • автоматическое написание первой буквы предложения прописной;
  • исправление раскладки клавиатуры;
  • устранение последствий случайного нажатия CapsLk;
  • замена слов с типичными ошибками на правильные и другие функции.

Далее идет длинный список часто встречающихся ошибок и возможности их автоматического исправления. Список можно просмотреть.

Вкладка «Автозамена математическими символами»

Позволяет увидеть возможности замены линейных формул традиционными математическими символами. Во вкладке можно увидеть весь список кодов и математических символов, получаемых в результате автозамены.

Для того чтобы формула приняла привычный вид, нужно ввести код и разделитель (пробел, Enter либо любой знак препинания).

Вкладка «Автоформат при вводе»

Здесь можно увидеть стили и форматы заголовков, списков, написание некоторых отдельных знаков:

  • замена дефиса на тире,
  • написание кавычек и надстрочных знаков,
  • гиперссылки.

При необходимости любую функцию автозамены можно отменить, достаточно только убрать флажок в соответствующем окне.

Установленные параметры автоформатирования применяются ко всем файлам Word, но их нельзя применить к тем текстам в Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher и Visio, которые были введены ранее.

Если необходимо установить формат только для конкретного документа во время ввода текста, нужно использовать функцию «автоформат» на панели быстрого доступа. Она дает возможность установить форматирование, настройку списков и т.д. только для данного файла.

Как добавить новые записи в список автозамены

При необходимости можно дополнить встроенные списки автозамены слов дополнительными словами и символами. Алгоритм действий будет следующим:

  1. Открываем в меню «Word» («Файл») вкладку «Параметры».
  2. Переходим в диалоговом окне на вкладку «Правописание», затем «Параметры автозамены» и переходим на нужную вкладку.
  3. При необходимости добавить определенное слово в словарь нужно установить флажок «заменять при вводе» и указать параметры автозамены, ввода данные в диалоговое окно. Слово или фраза будут добавлены в словарь.

Подобным образом можно установить ввод автотекста. Его можно отформатировать под весь документ или сохранить собственный формат. Создать автоввод текста можно следующим образом:

  1. Выделить текст автозамены.
  2. Открыть с помощью команды «Параметры» диалоговое окно «Автозамена».
  3. Ввести текст, который нужно будет заменять при наборе, в поле «Заменить».
  4. Ввести текст, который будет вставляться с помощью функции «Автозамена», в поле «На…».
  5. Установить переключатель в нужное положение: обычный текст или форматированный.
  6. Щелкнуть на кнопку «Добавить».
  7. Сохранить изменения, щелкнув на кнопку ОК.

Редактирование записей в списке автозамены

При необходимости отменить установленные ранее параметры автозамены (исправление прописных или строчных букв, установку формата и т.д.) или вернуть их нужно убрать или установить флажок в соответствующее окно списка возможных функций.

Благодаря функции автозамены можно сделать текст грамотным, значительно и сократить время на его ввод.

wamotvet.ru

Автозамена в Word 2007, 2010

Для ускорения ввода текста в программе Word имеются специальные средства автоматизации — автозавершение и автозамена.

Разберем по порядку, когда нам понадобится автозамена в Word 2007, 2010 и автозавершение текста.

Автозавершение текста состоит в том, что при вводе нескольких символов слова — программа «догадывается», что должно быть введено, и автоматически предлагает вариант ввода. В более ранних версиях до Word 2007 можно было принять нажатием клавиши ENTER или отвергнуть — для этого надо просто продолжить ввод.

Автозавершение ввода было реализовано в виде специального средства — Автотекст в Word 2007 и Word 2010 данная функция можно сказать отсутствует, так как процедура Автотекст приносит больше затрат по времени, чем его экономию, через создание новых стандартных блоков, так как отсутствует всплывающее диалоговое окно с возможными вариантами — как в Word 2003, (ниже мы рассмотрим как и для чего использовать стандартные блоки). 

Каким образом тогда использовать автозавершение набираемого текста в Word 2007 рационально и с экономией времени, мы разберем на примере ниже, итак:

Настройка автозавершения в Word 2007.

Настройку автозавершения выполняют на вкладке Автотекст в диалоговом окне Меню > Параметры Word. Например, в этой статье достаточно часто повторяется выражение «диалоговое окно» и имеет смысл автоматизировать его ввод. Действуйте следующим образом.

1. Откройте диалоговое окно Автозамена (Меню > Параметры Word).

2. Откройте вкладку Параметры Word и далее по пронумерованным цифрам, как на рисунке ниже, последовательно выполняем действия, которые позволят включить функцию автозавершения текста — исправление орфографических ошибок.

3. Установите флажок — Автоматически исправлять орфографические ошибки.

4. В поле ввода элемента введите свой текст, например диал в левой части, а диалоговое окно в правой части, как на рисунке ниже. Таким образом при вводе текста «диал» нажмите ENTER и Word автоматически допишет за Вас полностью это словосочетание.

5. Нажмите кнопку Добавить.

6. Закройте окно Автозамена щелчком на кнопке ОК.

Чтобы еще более основательно использовать средство автозавершения, можно воспользоваться инструментальной панелью Автотекст. Как и прочие инструментальные панели, она открывается командой Вставка > Текст > Экспресс блоки > Сохранить выделенный фрагмент.

В следующем подменю на рисунке ниже, в графе «Коллекция» выбираем Автотекст, далее Ок. Тем самым мы сохранили ранее выделенное слово «привет» в коллекции автотекста и при следующей необходимости вызываем меню «Автотекст» и выбираем необходимое слово или слово сочетание, тем самым не набивая его вручную.

Для упрощения работы можно вывести кнопку Автотекст в панель быстрого запуска, для этого нажимаем: Меню > Параметры Word > Настройка > в левой колонке меню выбираем > Все команды > находим Автотекст выделяем и добавляем, смотрим панель быстрого запуска появилась кнопка — Автотекст.

При нажатии на появившуюся кнопку Автотекст появляется раскрывающийся список, позволяющий выбирать необходимые (введенные ранее Вами) слова и словосочетания. И наконец, в ней есть кнопка Сохранить выделенный фрагмент для быстрого создания новых элементов (слов и словосочетаний) автотекста.

На первый взгляд, нет особого смысла выбирать слова или группы слов из заготовок. Тот, кто хорошо владеет клавиатурой, быстрее введет нужный текст, чем выберет его мышью. Это действительно так, но не совсем. Тем, кто подолгу работают с текстами, важна не только скорость, но и комфорт. Автоматический ввод не утомляет, а позволяет расслабиться, и потому его применение дает в итоге положительный эффект.

Автозамена в Word 2007, Word 2010.

Для английского языка, не имеющего падежных окончаний, автозавершение при вводе — очень удобная функция. К сожалению, с русским языком дело обстоит несколько сложнее. Даже если мы и настроим автоматический набор слов «диалоговое окно», мы не облегчим ввод выражений «диалоговые окна», «диалогового окна» и т. п. Расставлять всюду слова «диалоговое окно», а потом вручную править окончания — это не слишком удобный прием. Уж лучше сразу набирать текст по буквам без всякой автоматики!

На помощь приходит еще одно удобное средство — Автозамена. Суть его состоит в том, что вместо нужного выражения можно набрать заданную последовательность символов, и она автоматически превратится в то, что требуется. Я, например, предпочитаю начинать такие последовательности с точки:

.до — — диалоговое окно;
.да- — диалогового окна;
.дн — — диалоговых окон;
.уин — Windows;
.осу — — операционная система Windows.

Выбор точки удобен, потому что этот знак всегда «под рукой». Отличить фиктивную точку от реальной программа может без труда, ведь после реальной точки всегда должен стоять либо пробел, либо конец абзаца, а в нашей записи пробела нет.

Приняв решение, далее действуйте так.

1. Открываем диалоговое окно Автозамена (как открыть меню автозамены мы разбирали выше в пункте - Настройка автозавершения в Word 2007 ).

2. На вкладке Автозамена установите флажок Заменять при вводе.

3. В поле Заменить наберите символьную комбинацию, например •до.

4. В поле — справа введите замещающий текст, например — диалоговое окно.

5. Ненужные комбинации выделите и удалите кнопкой Удалить.

6. Закройте диалоговое окно Автозамена и пользуйтесь удобным приемом.

Автоматический поиск и замена в Ворде.

Это средство применяют при редактировании текстов. Оно запускается командой Ctrl + F. В простейшем виде работать с ним очень просто.

Надо в поле Найти ввести текст, подлежащий замене, а в поле Заменить на — замещающий текст. Однако это еще далеко не все доступные возможности.

Можно создавать очень сложные поисковые комбинации, если с помощью кнопки Больше открыть дополнительную панель. На ней есть кнопки Формат и Специальный. Кнопка Формат позволяет учитывать не только код разыскиваемых символов, но и их шрифт, и начертание, например курсивное или полужирное. Кнопка Специальный предоставляет возможность разыскивать или вставлять специальные символы, например «конец абзаца», «длинное тире» и т. п.

Рассмотрим довольно сложный пример. Допустим, автор книги, не знающий правила использования специальных символов, всюду применил вместо знака «тире» знак «дефис». Автоматически заменить все дефисы на тире нельзя, ведь какие-то дефисы могут быть правильными. Однако мы можем воспользоваться тем фактом, что перед тире всегда есть либо пробел, либо символ «конец абзаца», а перед дефисом их быть не может.

В этом случае надо выполнить поиск и замену два раза. В первом случае разыскиваем пробел + дефис, а во втором случае — конец абзаца + дефис. В первом случае меняем их на пробел + тире, а во втором случае — на конец абзаца + тире.

Для ввода специальных символов в поля поиска и замены используем кнопку Специальный. К примеру, знак «конец абзаца» представляется комбинацией кодов «^p».

Непосредственно поиск и замену после настройки начинают нажатием кнопки Заменить или Заменить все.
Автоматический поиск, совмещенный с заменой, относится к опасным операциям. Достаточно чего-то не учесть или что-то не предусмотреть — и можно сделать непоправимую ошибку. Поэтому не экспериментируйте с единственным файлом. Сначала создайте его копию и работайте с ней.

Поиск и замену используют для правки рукописей, которые содержат многочисленные пробелы, идущие подряд. Для этого дают команду разыскать два пробела и заменить их одним. Операцию повторяют несколько раз, пока в документе не окажется лишних пробелов — в этом случае поступит сообщение о том, что произведено 0 замен.

Аналогично удаляют лишние символы «конец абзаца».

Более сложные операции поиска и замены могут выполняться с промежуточным преобразованием документа — в несколько этапов. Например, на первом этапе разные комбинации символов превращаются в какой-нибудь редкий знак, скажем, «#» или «&», а потом на втором этапе разыскивается этот знак и заменяется на комбинацию правильных символов.

abisab.com

"автозамена" в Word ’е это тоже, что и автотекст?

Автозамена и автотекст в Word Для быстрого ввода текста в Word существует автозамена и автотекст (Сервис > Параметры автозамены в Word 2002/2003 или Сервис > Автозамена в Word 97/2000). В окне автозамены наберите удобное для вас сокращение и его «расшифровку» , затем нажмите кнопку Добавить и OK. Теперь когда вы наберете сокращенный вариант, нажмете пробел или поставите любой знак препинания, Word заменит сокращение на выбранное вами слово. Можно ввести все падежи сокращения, и тогда вам не придется исправлять окончания после автозамены (например, об-сть = общественность, об-сти = общественности, об-стью = общественностью) . В текстах по истории, философии сокращения весьма нежелательны; все термины рекомендуется выписывать полностью. Автозамена в этом случае оказывается очень полезной. Однако она может пригодиться не только гуманитариям. Если вы набираете текст на русском языке, в котором очень часто встречаются слова «Windows XP», «Office 2003», «Photoshop 7.0» и подобные им, то имеет смысл задать для них короткие сокращения из русских букв (например, ХП для Windows XP, О3 для Office 2003, ФШ для Photoshop 7.0 и так далее) . Вы сэкономите массу времени и избавите себя от опечаток, возникающих при неверном переключении раскладки. В стандартном списке автозамены приведены часто встречающиеся ошибки типа «больеш» вместо «больше» . Если у вас есть свои «любимые» опечатки, занесите их в этот список. Например, я часто путал местами буквы Т и С в слове «ответственный» . Автозамена решила эту проблему. Кроме всего прочего, ее можно использовать и для быстрой вставки логотипов или другого оформления в текст. Вставьте или нарисуйте любую картинку, выделите ее, нажмите Сервис > Параметры автозамены (должен быть выделен пункт Форматированный текст) и укажите нужное сокращение. Если вы пишите учебник или методическое пособие, можно сделать так, чтобы при вводе «Й1» автоматически появлялся заголовок «Упражнения» и нумерованный список, в который можно начать вводить задания. Аналогично можно вставлять выделенные особым шрифтом или цветом фона врезки, стандартные предупреждения типа «Обратите внимание» , «Техническая подробность» или «Термины» . Впрочем, для этих целей чаще используют автотекст (Сервис > Параметры автозамены > Автотекст) . От автозамены он отличается тем, что вам не нужно запоминать сокращение — достаточно ввести первые буквы слова, и Word покажет подсказку: «Нажмите ВВОД для вставки» . После нажатия Enter или F3 программа автоматически завершит слово. В качестве сокращений автозамены лучше выбирать бессмысленные сочетания типа Й1 или ФШ, иначе автозамена часто будет срабатывать не там, где нужно. Если это произошло, достаточно нажать Ctrl+Z, Alt+Backspace или Правка > Отменить, чтобы вернуть исходное слово. В Word 2002 появилась возможность сразу же отключить замену: наведите курсор мыши на нужное слово, щелкните на появившемся под ним знаке «минус» и выберите соответствующий пункт меню.

нет. Автозамена - это замена word-ом неправильного слова на правильное

touch.otvet.mail.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о