Журнальная форма регистрации документов: Журнальная форма регистрации документов

Содержание

Журнальная форма регистрации документов

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. ¹

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, с оставляются следующие самостоятельные картотеки:

справочные, контрольно-справочные;
картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Журнальная форма — регистрация — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 1

Cтраница 1

Журнальная форма регистрации затрудняет контроль исполнения дкументов и требует много времени для проверки. Наряду с журнальной регистрацией дополнительно создают специальные контрольные карточки, при помощи которых следят за исполнением документов. [1]

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов.| Форма журнала регистрации приказов. [2]

Журнальная форма регистрации статична, не дает возможности формирования подвижного справочного аппарата, не пригодна для организации справочной работы в архиве. Невозможны при журнальной форме регистрации механизация справочно-информационной работы, использование для этих целей ЭВМ. [3]

При журнальной форме регистрации документы во всех структурных подразделениях находятся в процессе исполнения. Записи в журнале делают чернилами. Графы журнала заполняют только в хронологической последовательности. [4]

Общеприняты две формы регистрации: журнальная и карточная. Журнальная форма регистрации в России была введена в 1720 г. На протяжении почти 250 лет она не претерпела принципиальных изменений и широко применяется в наших учреждениях.

[5]

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов.| Форма журнала регистрации приказов. [6]

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат ( карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах. [8]

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат ( карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликат ом регистрационного формата.

При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах. [9]

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов. [10]

После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном Типовым положением. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации — учет, контроль и справочная работа — является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках и только в тех случаях, когда в учреждение, организацию или на предприятие поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и

журнальную форму регистрации.

[11]

Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации. [12]

В чем заключаются общие правила регистрации документов. Какие справочные материалы должен использовать секретарь при регистрации документов. Как осуществляется индексация документов. Какие недостатки характерны для

журнальной формы регистрации документов. Каким требованиям должен отвечать справочный аппарат секретаря в работе с документами. Как следует располагать разделы, рубрики в справочной картотеке на неисполненные документы. Как строится картотека на исполненные документы. Что является разделами и рубриками этой части картотеки. [13]

Страницы: 1

Выберите шаблон регистрации — Поддержка OSF

Эта статья находится под лицензией CCO для максимального повторного использования.

При создании новой регистрации появится окно, в котором можно выбрать шаблон регистрации. В этом окне вы можете навести курсор на значки и , чтобы узнать больше о каждом шаблоне.

Выберите шаблон регистрации, относящийся к вашему проекту

Каждый шаблон регистрации содержит собственные черновики вопросов. Пока Открытая регистрация является наиболее широкой и применимой к общим загрузкам. Предлагается несколько шаблонов, некоторые из которых ориентированы на разные этапы жизненного цикла исследования.

Определения шаблонов

Узнайте больше о каждой регистрации в нашей вики о регистрационных формах и шаблонах.

Предварительная регистрация в OSF: Это стандартный шаблон предварительной регистрации в OSF. Вам будет задан ряд вопросов, чтобы убедиться, что ваши планы отбора проб, дизайна и анализа утверждены до начала исследования.

Открытая регистрация: Вам будет предложено предоставить краткое описание того, что содержится в вашем проекте. Этот шаблон также можно использовать для архивации вашего проекта. Когда вы архивируете проект, связанные с ним файлы и любые дополнительные файлы, которые вы хотите загрузить, будут переведены в неизменное архивное состояние с отметками времени.

Качественная предварительная регистрация: Этот шаблон предназначен для предварительной регистрации качественного исследования. Вам будет задан ряд вопросов о дизайне вашего исследования и методах, которые вы собираетесь использовать при анализе данных.

Протокол зарегистрированного отчета Предварительная регистрация: Этот шаблон предназначен для тех, кто получил «принципиальное согласие» на зарегистрированный отчет из журнала (см. https://cos.io/rr). Вас попросят предоставить принятую вами рукопись протокола, название журнала и дату принципиального принятия.

Шаблон предварительной регистрации от AsPredicted.org: Этот шаблон является простым шаблоном предварительной регистрации , в котором вам будет задано восемь вопросов на основе процедур из AsPredicted. org .

Регистрация перед сбором данных по стандарту OSF: Вас спросят, идет ли сбор данных и просмотрели ли вы уже свои данные. Вам будет предоставлена возможность размещать другие комментарии о вашем проекте.

Рецепт репликации (Brandt et al., 2013): Предварительная регистрация: Этот шаблон предназначен для использования при проведении репликации. Вам будет задан ряд вопросов об исследовании, которое вы собираетесь воспроизвести.

Рецепт репликации (Brandt et al., 2013): После завершения: Этот шаблон предназначен для использования после завершения исследования репликации, как указано Брандтом и др., «Рецепт репликации: что делает убедительным Репликация?» Вам будет предложено ответить на ряд вопросов о результатах вашей репликации и о том, как они сравниваются с исходным исследованием.

Предварительная регистрация по социальной психологии (van’t Veer & Giner-Sorolla, 2016): Предварительная регистрация: Этот шаблон предназначен для использования при проведении предварительной регистрации. Вам будет предложено заполнить элементы для предварительной регистрации, как описано в: van’t Veer & Griner-Sorolla (2016).

Предварительная регистрация вторичных данных : Этот шаблон используется для проведения исследований, основанных на любых существующих наборах данных, которые вы еще не проанализировали. Это позволит вам задокументировать контекст вашего предстоящего исследования и может помочь в вашей практике, напомнив вам о некоторых шагах, которые необходимо предпринять, прежде чем копаться в этом наборе данных.

Используйте приведенную ниже диаграмму, чтобы выбрать лучший шаблон для своего проекта.

О Федеральном реестре | Национальный архив

Федеральный регистр (ежедневный журнал федерального правительства) публикуется каждый рабочий день Управлением Федерального регистра (OFR) Национального управления архивов и документации (NARA).

Федеральный регистр содержит:

Положения федерального агентства
Предлагаемые правила и уведомления, представляющие интерес для общественности
Распоряжения
Прокламации
Другие документы Президента

OFR готовит к публикации Федеральный регистр

в сотрудничестве с Правительственным издательством (GPO).

GPO распространяет Федеральный реестр в бумажном виде, на микрофишах и в Интернете в виде файлов PDF. Вы также можете получить доступ к нашей неофициальной версии Федерального реестра на сайте www.federalregister.gov.

Почему я должен читать Федеральный регистр ?

Федеральный реестр информирует граждан об их правах и обязанностях и обеспечивает доступ к широкому спектру федеральных льгот и возможностей финансирования.

Кто использует Федеральный регистр ?

Любой:

кому нужно знать о повседневной деятельности федерального правительства
чья деятельность регулируется федеральным агентством
, который является адвокатом, практикующим в регулирующем органе

кто посещает публичные слушания или собрания или подает заявку на получение гранта
, кто обеспокоен действиями правительства, которые влияют на окружающую среду, здравоохранение, финансовые услуги, экспорт, образование или другие важные вопросы государственной политики

Где находится Федеральный регистр ?

Чтобы прочитать или купить копии Федерального регистра :

Посетите веб-сайт GPO Govinfo. gov или Federalregister.gov, чтобы получить бесплатный онлайн-доступ к публикациям Федерального реестра
Посетите любую Федеральную депозитарную библиотеку для получения справочных копий Федерального реестра публикаций
Посетите книжный магазин правительства США GPO
Приобрести по телефону или факсу:
Телефон 202-512-1800, Пн-Пт, с 8:00 до 16:00.
Заказы и запросы по факсу: 202-512-2250 (в любое время)
Покупка по почте:
   Суперинтендант документации
   P.O. Box 371954
   Питтсбург, Пенсильвания 15250-7954
Вопросы и комментарии по услугам Федерального регистра направляйте по электронной почте: [email protected]

Как организован Федеральный регистр ?

Каждый выпуск Федерального реестра разбит на четыре категории:

Президентские документы, включая указы и прокламации
Правила и положения, включая заявления о политике и интерпретации правил
Предлагаемые правила, включая ходатайства о нормотворчестве и другие предварительные предложения
Уведомления, включая запланированные слушания и собрания, открытые для публики, заявки на гранты и административные распоряжения

Документы, опубликованные в Федеральном реестре в качестве правил, и предлагаемые правила включают ссылки на Свод федеральных правил (CFR), чтобы отослать читателей к затронутым частям CFR. CFR содержит полный и официальный текст нормативных актов агентства, разбитых на пятьдесят наименований, охватывающих широкие предметные области. CFR обновляется и публикуется один раз в год в печатном, фише и электронном форматах.

Как найти нужную информацию?

Вы можете найти указателей Федерального реестра , оглавлений и поисковых страниц в Федеральный реестр Индексы

Оглавление в начале каждого Федерального регистра организовано в алфавитном порядке по агентствам. В нем перечислены все документы в выпуске, включая диапазоны страниц. На сайте GPO Govinfo.gov оглавления со ссылками на документы доступны для выпусков, опубликованных с 1 января 1994 г.

Govinfo.gov также позволяет пользователям получать документы, используя различные критерии поиска.

Две ежемесячные публикации, доступные в Интернете и в печатном виде, содержат информацию о документах, опубликованных в прошлых выпусках 9-го0003 Федеральный реестр :

LSA (Список затрагиваемых разделов CFR), числовой список изменений CFR, упорядоченный по заголовку, части и разделу
The Federal Register Cumulative Index, индекс всех документов, опубликованных с 1 января этого года.

Я просматриваю документ в Федеральном регистре . Что это значит? Это относится ко мне?

Сотрудники OFR не могут толковать или объяснять какие-либо правила или опубликованные документы, кроме наших собственных или которые фигурируют в 1 CFR, глава I (выпущенном Административным комитетом Федерального реестра).
Если у вас есть конкретные вопросы о каком-либо документе в Федеральном реестре или Своде федеральных правил , обратитесь в агентство, выдавшее документ.

Как связаться с агентством?

Все документы о правилах и предлагаемых правилах, а также многие документы-уведомления включают имя и номер телефона должностного лица агентства в графе «ДЛЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ КОНТАКТЫ:»

Вы также найдете номера телефонов агентств и другую контактную информацию в Интернете:

USA.gov
Руководство правительства США
Федеральный информационный центр для граждан, Национальный контактный центр

Как я могу использовать Федеральный регистр , чтобы повлиять на федеральное нормотворчество?

Федеральные агентства обязаны публиковать уведомления о предлагаемом нормотворчестве в Федеральном реестре , чтобы граждане могли участвовать в процессе принятия решений правительством. Эта процедура уведомления и комментариев проста.

Предлагаемое правило, опубликованное в Федеральном реестре , уведомляет общественность о предстоящем регулировании.
Любое лицо или организация могут прокомментировать его напрямую, либо в письменной форме, либо устно на слушании. Многие агентства также принимают комментарии онлайн или по электронной почте. Срок комментирования варьируется, но обычно составляет 30, 60 или 90 дней. В каждом документе Федерального реестра орган, выдавший его, дает подробные инструкции о том, как, когда и где можно выразить точку зрения. Кроме того, агентства должны указать имя и номер телефона человека, с которым можно связаться для получения дополнительной информации.
Когда агентства публикуют окончательные постановления в Федеральном реестре , они должны рассмотреть важные вопросы, поднятые в комментариях, и обсудить любые изменения, внесенные в ответ на них. Агентства также могут использовать процесс уведомления и комментирования, чтобы оставаться на связи с избирателями и узнавать их мнение по различным вопросам политики и программы.

Как NARA использует Федеральный регистр ?

Как и все агентства, НАРА публикует документы в Федеральный регистр для выполнения своих уставных обязанностей. Эти обязанности включают сохранение, управление и доступ к федеральным и президентским записям. Например, NARA публикует для общественного обсуждения предложенные правила

Для установления стандартов для электронных, аудиовизуальных и микрографических записей
Объявить об открытии безвозмездно переданных исторических документов и Президентских материалов
На разработку стандартов оформления Президентских библиотек
Установить плату за копирование и часы работы

Принимая во внимание все комментарии, NARA разрабатывает окончательные правила, которые публикуются в Федеральном реестре , а затем кодифицируются в разделе 36 CFR. NARA также публикует уведомления о графиках записи агентства для общественного обсуждения в соответствии с требованиями 44 U. S.C. 3303а.

Другие документы, которые NARA публикует в Федеральном реестре , включают

Запросы комментариев по стратегическому плану
Запросы комментариев по предлагаемым мероприятиям по сбору информации
Приглашения на открытые заседания специальных рабочих групп по таким темам, как планирование пространства и электронные записи

Существуют ли ограничения авторского права на документы Федерального регистра ?

Нет, все, что указано в Федеральном реестре , может быть воспроизведено без ограничений.

Доступна ли информация Федерального реестра до публикации?

Документы хранятся в тайне до тех пор, пока они не будут представлены для публичного ознакомления по крайней мере за один рабочий день до публикации в Федеральном реестре . OFR ведет Список документов для публичного ознакомления , который включает краткое описание этих документов и дату их появления в Федеральном реестре .