Восстановление кадровой документации: услуги по восстановлению кадрового делопроизводства по доступной стоимости

Восстановление кадрового учета 2021: пошаговая инструкция

Содержание
Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов Восстановление обязательных локальных нормативных актов и обязательных кадровых документов Проверка и восстановление кадровых документов работников Проверка и восстановление документов по основным кадровым процедурам Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам? Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?

Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.

Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником.

К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.

В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.

По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:

1. Покупают готовый бизнес, где кадровый учет до этого не вели или вели с нарушениями, и новым хозяевам нужно восстановить кадровое делопроизводство после предшественников.
2. Разгорается трудовой спор, который выливается в проверки трудовой инспекции и других госорганов. В этом случае привести в порядок кадровую документацию нужно как можно быстрее, чтобы не нарваться на штрафы.
3. Вскрываются факты недобросовестной работы сотрудников, которые намеренно исказили или уничтожили кадровые документы.

План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.

Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:

• для чего понадобилось восстанавливать учет, и что к этому привело;
• какой режим работы, система оплаты труда и правила внутреннего распорядка действуют в компании;
• какие нормативные документы уже разработаны в компании, какие требуют доработки, а какие нужно разрабатывать с нуля.

После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).

Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя

Общие:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• журнал учета трудовых книжек;
• график отпусков;
• табель учета рабочего времени;
• положение об обработке персональных данных сотрудников

На каждого сотрудника:

• трудовой договор с дополнительными соглашениями на все изменения;
• трудовая книжка;
• личная карточка Т-2;
• приказ о приеме (перемещении, увольнении).

Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.

Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.

Подробнее

К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.

Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.

Пример 1

Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.

Пример 2

Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.

Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.

Что нужно сделать:

1. Разработать или привести в порядок имеющиеся обязательные локальные акты, которые регулируют трудовые отношения:
   • Правила внутреннего трудового распорядка. При составлении опирайтесь на содержание Раздела VIII ТК РФ «Трудовой распорядок. Дисциплина труда»;
   • Положение об оплате труда и премировании;
   • Положение о защите персональных данных;
   • Положение о командировках.
     Ознакомить с документами сотрудников под роспись.
2. Проанализировать действующий шаблон трудового договора и привести его в соответствие с трудовым законодательством.
3. Восстановить обязательные кадровые документы:
   • сформировать штатное расписание и приказ на утверждение. Если штатное расписание есть, но оно устарело, приказом утвердить изменения к нему. Но если изменений было много, целесообразнее утвердить новое;
   • проверить порядок ведения, а при необходимости, восстановить график отпусков;
   • выпустить приказ о возложении обязанностей на должностное лицо, работающее с трудовыми книжками;
   • подготовить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек.

В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.

Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:

1. Трудовые договоры и наличие в них обязательной информации, предусмотренной статьей 57 ТК РФ. Они должны быть составлены в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя. Если договора нет, нужно отправить сотруднику уведомление о необходимости оформить трудовой договор, а затем составить договор и подписать сторонами. Если руководитель организации сменился, договор подписывают текущей датой, а уведомление сотрудника подшивают вместе с договором в качестве оправдательного документа.
2. Должностные инструкции. Часто их бездумно скачивают из интернета, и реальные функции сотрудников не отвечают прописанным в инструкции, что потом может привести к проблемам. Нужно привести инструкции в соответствии с реальным положением дел, и ознакомить с ними сотрудников.
3. Согласие работников на обработку персональных данных.
4. Приказы о приеме на работу: соответствует ли информация в них содержанию трудовых договоров.
5. Приказы на переводы и сопутствующих документов-оснований для перевода.
6. Приказы на изменение заработной платы.
7. Дополнительные соглашения к трудовым договорам: все ли изменения оформлены доп.соглашениями.
8. Личные карточки Т-2: есть в ли в них персональная информация о сотруднике, о приеме и перемещениях, об отпусках, аттестациях и об увольнении. В карточке должна стоять подпись работника об ознакомлении. Если карточки велись в электронном виде, нужно их распечатать и ознакомить сотрудников.
9. Трудовые книжки: есть ли в них записи о трудоустройстве, внутренних перемещениях и поощрениях. Если трудовая книжка хранится на руках у сотрудника – это нарушение.

Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.

Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Пример

Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.

Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.

В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.

На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:

1. Предоставление очередных отпусков: имеется ли график отпусков, приказы с подписями, уведомления о начале отпуска, заявления работников (если отпуск вне графика) и т.д.
2. Предоставление других видов отпусков (дополнительный, без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком и т.д.): имеется ли приказ с подписями и документы-основания.
3. Направление в командировки: имеется ли правильно оформленный приказ с подписями.
4. Привлечение к работе в нерабочее время: есть ли приказ, уведомление и согласие работника.
5. Премирование: есть ли приказ на премию, указаны ли в нем основания и соответствуют ли они положению о премировании и условиям трудового договора.
6. Увольнение: имеется ли приказ с подписями и документ-основание.

   Обратите внимание!

   Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.

7. Больничные: правильно ли заполнены листки нетрудоспособности всеми сторонами и нет ли среди них подделок.

Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.

Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.

Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».

Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25. 08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.

Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.

Возьмем подготовку, контроль качества и
ответственность за кадровые документы на себя

Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.

Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.

А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.

В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.

Восстановление кадрового учета

Уверены ли Вы в том, что у Вас в компании имеется полный и правильно заполненный комплект документов по своим сотрудникам? В случае неправильного оформления кадровых документов по сотрудникам вашей компании или при их полном отсутствие вам срочно необходимо восстановление кадрового учета.

ЧТО ВХОДИТ В СТОИМОСТЬ ВОССТАНОВЛЕНИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА

Приведение в порядок всех кадровых документов по сотрудникам вашей компании, в соответствие с утвержденным планом и договором на восстановление кадрового учета.

Проверка личных дел сотрудников, доукомплектация их необходимыми копиями документов, формирование папки с личным делом сотрудника.

Проверка, исправление и заполнение личных карточек сотрудников.

Проверка правильности заполнение трудовых книжек, внесение исправлений, если это необходимо.

Исправление неправильно составленных приказов. В случае отсутствия каких-то приказов по личному составу или по основной деятельности, их подготовка.

Составление и заполнение формы графика отпусков в вашей компании, ознакомление с ним сотрудников компании.

Проверка трудовых договоров, а так же дополнительных соглашений к ним. При необходимости разрабатывается новая форма трудовых договоров и дополнительных соглашений с сотрудниками.

Формирование штатного расписания при его отсутствии или внесение изменений и исправление действующего.

Составление и заполнение табеля учета рабочего времени.

Проверка и исправление командировочных документов.

Проверка должностных инструкций, внесение корректировок и дополнений при необходимости. Разработка новых должностных инструкций под конкретную должность.

Проверка ведения кадровых журналов. Приобретение и заполнение недостающих журналов (журналы приобретаются за счет компании, в которой производится восстановление кадровой документации).

Внесение в базу 1С «ЗУП» информацию по сотрудникам.

Восстановление кадрового учета

Тарифный план «Минимальный 50»
Общая (ОСН) Производство, Строительство	5500.00
Общая (ОСН) Услуги, Торговля	4500.00
Упрощенка (УНС) Производство, Строительство	4500.00
Упрощенка(УНС) Услуги, Торговля	3500,00
Упрощенка (УНС) 6 % (для ИП)	2500,00

Тарифный план «Стандартный 50»
Общая (ОСН) Услуги, Торговля, анализ	7000. 00
Общая (ОСН) Производство, Строительство	5500.00
Упрощенка (УНС) производство, строительство, анализ	5500.00
Упрощенка (УНС) Услуги, Торговля	5000.00
Упрощенка (УНС) 6 % (для ИП).	3500.00

Тарифный план «Минимальный 150»
Общая ОСН строительство, производство	23000.00
Общая ОСН Торговля, Услуги	19000.00
Упрощенка УНС строительство, производство	15000. 00
Упрощенка УНС Торговля, Услуги	13000.00
Упрощенка УНС для ИП 6%	11000.00

Тарифный план «Минимальный 150»* + анализ предоставленной первичной документации на правильность оформления, подготовка первичной документации по запросу (до 5 документов в неделю),формирование и сдача отчётности в электронном виде, консультации аудитора 1 час в неделю.

Тарифный план Стандартный 150″
Общая Производство, Строительство	29000.00
Общая Услуги, Торговля	25000.00
Упрощенка Производство, Строительство	19000
Упрощенка Торговля, Услуги	16000. 00
Упрощенка для ИП 6%	14500.00

В тарифный план входит ведение бухгалтерского учёта, формирование и сдача отчётности, расчёт заработной платы и ведение кадрового учёта до 3 сотрудников*.

Тарифный план «Минимальный 350»
Общая для Производства, Строительства	33000.00
Общая для Услуг, Торговли	29000.00
Упрощенка для Строительства, Производства	25000.00
Упрощенка для Торговли. Услуг.	25000.00
Упрощенка 6% для ИП	19000. 00

Тарифный план «Минимальный 350»* + анализ предоставленной первичной документации на правильность оформления, подготовка первичной документации по запросу (до 5 документов в неделю),формирование и сдача отчётности в электронном виде, консультации аудитора 1 час в неделю.

Тарифный план «Стандартный 350»
ОСН(общая) Производство, Строительство	49000.00
ОСН(общая) Торговля, Услуги	38000.00
УНС (упрощенка) Строительство, Производство	35000.00
УНС (упрощенка) Торговля, Услуги	27000.00
УНС (Упрощенка) 6% (для ИП)	22 000. 00

В тарифный план входит ведение бухгалтерского учёта, формирование и сдача отчётности, расчёт заработной платы и ведение кадрового учёта до 3 сотрудников*.

Тарифный план «Минимальный 600»
ОСН (общая) Строительство, Производство	44 000.00
ОСН (общая) Услуги. Торговля	40 000.00
УНС (Упрощенка) Производство, Строительство	36 000.00
УНС (Упрощенка) Услуги, Торговля	35 000.00
УНС (Упрощенка) для ИП 6%	27 000.00

Тарифный план «Стандартный 600».
Тарифный план «Минимальный 600»* + анализ предоставленной первичной документации на правильность оформления, подготовка первичной документации по запросу (до 5 документов в неделю),формирование и сдача отчётности в электронном виде, консультации аудитора 1 час в неделю.

Тарифный план «Стандартный 600»
ОСН Производство, Строительство (общая)	62 000.00
ОСН Торговля, Услуги (общая)	48 000.00
УНС Строительство, Производство (Упрощенка)	45 000.00
УНС Торговля, Услуги (Упрощенка)	38 000.00
УНС для ИП 6% (Упрощенка)	30 000.00

Аудит и восстановление кадрового учета

Аудит и восстановление кадрового учета — ООО «НимаксСтрой»

Аудит кадрового делопроизводства (аудит кадров) – это комплексный анализ кадровой документации и проверка её соответствия требованиям российского законодательства и внутренних нормативных актов, устанавливающих порядок ведения кадрового делопроизводства.

Правильная организация деятельности отдела кадров является делом важным и безотлагательным, однако не все руководители уделяют на это особое внимание, что в будущем чревато потенциальными рисками. Кадровый аудит предусматривает профессиональные услуги по тщательной проверке и доскональному анализу кадровой документации. В процессе выполнения аудита кадровых документов производится полная проверка правильности оформления кадровой документации и её соответствия всем актуальным требованиям российского законодательства и нормативных актов локального характера. Аудит кадровой работы позволяет получить объективную информацию о состоянии кадрового делопроизводства и выявить потенциальные риски ведения кадровой работы.

Кадровый аудит организации – это эффективное средство для решения многочисленных проблем, неизбежно возникающих в процессе финансово-хозяйственной деятельности

Важнейшие цели кадрового аудита

 

Определение тактических и стратегических задач кадровой политики.

Оценка фактического состояния кадровой документации и правильности ведения кадрового делопроизводства (внутренний кадровый аудит)

Определение эффективности и результативности отдельных направлений в сфере управления персоналом организации

Оценка степени личного участия в управлении кадрами и эффективности работы каждого менеджера и линейного руководителя

Определение возможностей и последовательности реализации практических мероприятий по комплексному развитию и дальнейшему совершенствованию системы управления персоналом (аудит кадрового потенциала)

Кадровый аудит на производстве позволяет значительно минимизировать негативные последствия нарушений трудового законодательства, которые могут серьезно осложнить положение организации или отдельных должностных лиц из числа руководителей и ведущих специалистов.

Проведение кадрового аудита

Кадровый аудит персонала предприятия или организации направлен на выявление потенциальных рисков, нахождение возможных нарушений трудового законодательства и разработку детальных предложений по приведению кадровой документации в точное соответствие с требованиями федеральных законов и положениями локальных нормативных актов.

Аудит кадровой службы эффективен в следующих случаях:

При изменениях в составе руководства компании или при смене собственника

При увольнении или переходе на другую работу сотрудника отдела кадров

Для подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов

При оформлении кадровых документов для передачи на архивное хранение

При существенных изменениях в сфере законодательства, регламентирующего трудовые отношения

Кадровый аудит предприятия обязательно включает:

Проверку наличия и правильности оформления кадровой документации общего характера

Проверку трудовых договоров на предмет их соответствия российскому законодательству

Анализ нормативных локальных актов с проверкой их соответствия требованиям трудового законодательства

Проверка правильности оформления личной кадровой документации и документов, связанных с перемещением или увольнением сотрудников: трудовых книжек, приказов, распоряжений и др.

Проверка соблюдения правил хранения и архивации кадровой документации

Внесение предложений и практических рекомендаций по исправлению и доработке кадровой документации, в которой обнаружены ошибки и несоответствия.

Восстановление кадрового делопроизводства

Правильное ведение кадрового учета предусматривает содержание кадровой документации в полном порядке. Но иногда возникают ситуации, когда обнаруживается, что не все документы по кадрам соответствуют требованиям трудового законодательства. Чаще всего встречаются многочисленные нарушения по оформлению трудовых договоров, локальные нормативные акты составляются с серьёзными отклонениями, имеются недочёты при заполнении и ведении личной кадровой документации. Именно в таких случаях требуется обязательное восстановление кадрового делопроизводства, в процессе которого все кадровые документы приводятся в соответствие с действующим российским законодательством и учредительными документами, а недостающая документация по кадрам составляется заново.

Восстановление кадрового делопроизводства – это востребованная услуга, благодаря которой можно:

Уменьшить финансовые и временные затраты на постановку и ведение кадрового учета

Оформить все кадровые документы с учётом актуальных требований законодательства РФ

Выполнить грамотную оптимизацию кадрового делопроизводства и снизить до приемлемой величины общее количество кадровой документации

Перед восстановлением кадрового делопроизводства на предприятии проводится кадровая экспертиза, в процессе которой выполняется анализ локальной нормативной документации по кадрам на предмет установления соответствия этой документации действующим требованиям трудового законодательства. По результатам кадровой экспертизы даётся оценка фактического состояния кадрового учёта на предприятии и предлагаются мероприятия по корректному оформлению кадровой документации.

Восстановление кадровых документов

Наиболее частой причиной для принятия решения о восстановлении кадровых документов является утрата или неудовлетворительное состояние кадровой документации, отсутствие кадрового учета или существенные упущения при его ведении, невозможность сдачи отчетной документации в пенсионный фонд, отсутствие отдельных сведений по работникам, а также при существенных изменениях, произошедших в трудовом законодательстве

Услуга по восстановлению кадрового учета включает следующие мероприятия:

Восстановление важнейших кадровых документов (трудовые договора, правила внутреннего распорядка, приказы по отделу кадров, карточки личного учёта (форма Т2), договоры по материальной ответственности)

Восстановление личной кадровой документации (личных дел работников и оформление записей в трудовых книжках).

Составление локальных нормативных актов (должностные инструкции, графики очередных отпусков, штатное расписание и др.)

Оформление журналов и книг учета документов по кадровому делопроизводству

По выбору заказчика услуги по восстановлению кадровых документов выполняется полное восстановление кадровой документации или предоставляются подробные консультации и практические рекомендации по приведению кадрового документооборота в полный порядок

Предоставляем услуги кадрового учета и подбора персонала более 5 лет и закрываем любую потребность независимо от масштаба Вашей компании. Для получения подробной информации о составе и стоимости услуг, обращайтесь к нашим менеджерам. Всегда прозрачные и разумные цены!

Кадровая документация

 

Наше агентство издает общегосударственное руководство по документированию федеральной занятости физических лиц. OPM и отдел кадров агентства используют эти документы для принятия решений о правах и льготах сотрудников на протяжении всей их карьеры. Здесь вы найдете инструкции для отделов кадров федеральных агентств по подготовке кадровых мероприятий и ведению служебного кадрового дела.

Руководство, доступное на этом сайте, является самой последней версией. Руководство по обработке действий персонала в настоящее время пересматривается. По мере пересмотра каждой главы дата ее обновления указывается рядом с названием каждой главы. В этом документе содержится информация о том, как подготовить действия по персоналу, типовые формы 52 и 50.

• Титульный лист
• Содержание
• Глава 1. Руководство по обработке действий персонала (последнее обновление 15.07.22)
• Глава 2 — Зарезервировано
• Глава 3. Общие инструкции по обработке действий персонала
• Глава 4. Запрос и документирование действий персонала
• Глава 5 — Зарезервировано
• Глава 6 — Зачитываемая услуга по начислению отпуска
• Глава 7 — Документирование предпочтений ветеранов
• Глава 8 — Зарезервировано
• Глава 9. Карьера и назначения, обусловленные карьерой (последнее обновление 14.07.22)
• Глава 10. Нестатусные назначения на конкурсную службу (последнее обновление 14.07.22)
• Глава 11 — Исключенные служебные назначения
• Глава 12 — Зарезервировано
• Глава 13 — Служба высшего руководства (SES)
• Глава 14. Продвижение по службе, переход на более низкий класс, уровень или группу, переназначение, изменение должности и подробности
• Глава 15. Помещение в неоплачиваемый или неслужебный статус
• Глава 16 — Возвращение к службе после статуса неоплачиваемого
• Глава 17 — Оплата и пошаговые изменения
• Глава 18 — Исключения для сокращения силы, выпуск
• Глава 19 — Продолжение
• Глава 20 — Смена имени
• Глава 21 — Перестройка и перенос массы
• Глава 22 — Изменение группового страхования жизни федеральных служащих и выбор пособий на проживание
• Глава 23 — Изменение места службы
• Глава 24 — Изменение графика работы/изменение часов
• Глава 25 — Зарезервировано
• Глава 26 — Изменение срока владения
• Глава 27 — Поэтапный прием на работу/поэтапный выход на пенсию
• Глава 28. Изменение элемента данных
• Глава 29 — Бонусы и награды
• Глава 30 — Выход на пенсию
• Глава 31 — Увольнение по причине, отличной от выхода на пенсию
• Глава 32 — Временные меры по оказанию помощи, исправления, аннулирования и действия по замене аннулирования
• Глава 33 — Документация о волонтерской службе
• Глава 34 — Тематический указатель
• Глава 35. Глоссарий терминов, используемых при обработке действий персонала
• Задняя страница

В начало

Обновления, отражающие изменения страниц в Руководстве, представлены ниже. В совокупности Обновления уже включены в Руководство, доступное на этом сайте.

Обновления руководства по обработке действий персонала

Обновление	Дата
Обновление 74	15.07.22
Обновление 73	14.07.22
Обновление 72	05. 03.17
Обновление 71	10.01.16
Обновление 70	01.11.15
Обновление 69	11.01.15
Обновление 68	06.11.14
Обновление 67	06.11.14
Обновление 66	04.04.14
Обновление 65	09.02.14
Обновление 64	06.10.13
Обновление 63	28.07.13
Обновление 62	03.04.13
Обновление 61	27.01.13
Обновление 60	18.10.12
Обновление 59	10.07.12
Обновление 58	22.05.12
Обновление 57	11.03.12
Обновление 56	01.01.12
Обновление 55	09.10.11
Обновление 54	01. 03.11
Обновление 53	12.09.10
Обновление 52	28.03.10
Обновление 51	13.09.09
Обновление 50	07.06.09
Обновление 49	01.02.09
Обновление 48	21.10.08
Обновление 47	23.12.07
Обновление 45	06.08.06
Обновление 41	06.05.03
Обновление 40	30.06.02
Обновление 39	27.01.02
Обновление 38	04.11.01
Обновление 37	03.06.01
Обновление 36	31.12.00
Обновление 35	01.10.00

Наверх

Положение о кадровом учете содержится в части 293 раздела 5 Свода федеральных правил. Эти правила устанавливают политику и минимальные требования, регулирующие создание, разработку, обслуживание, обработку, использование и распоряжение.

Руководство по ведению кадрового делопроизводства написано простым языком и содержит рекомендации, помогающие агентствам выполнять повседневные требования к ведению кадрового делопроизводства.

Самые последние обновления, отражающие изменения страниц в этом Руководстве, отражены ниже. Обновления, недавние или нет, архивируются. В совокупности Обновления уже включены в Руководство, доступное на этом сайте.

Обновления к Руководству по кадровому делопроизводству

Обновление	Дата
Обновление 13 Руководство по кадровому учету	01.06.2011
Обновление 13a	01.07.2017
Обновление 8	14.12.2001
Обновление 7	31. 05.2001
Обновление 6	31.10.2000

Текущие сотрудники

Официальные папки персонала (OPF) и электронные официальные папки персонала (eOPF), включая SF 50, для текущих федеральных служащих хранятся в текущем агентстве по найму сотрудника. Если вы в настоящее время являетесь федеральным служащим и вам требуется помощь в отношении конкретных обстоятельств вашего трудоустройства, SF-50, записей или если вы хотите получить доступ к своему OPF или eOPF или у вас есть вопросы по этому поводу, обратитесь за помощью в отдел кадров вашего агентства-работодателя.

Поправки к OPF/eOPF

Если вы считаете, что ваша официальная папка персонала содержит ошибку, обратитесь в отдел кадров вашего агентства.

Бывшие сотрудники

Официальные личные дела (OPF), включая SF 50, для большинства бывших гражданских федеральных служащих хранятся по указанному ниже адресу. Пожалуйста, отправьте ваш запрос по адресу:

National Personnel Records Center (NPRC)
1411 Boulder Boulevard
Valmeyer, IL 62295

Или вы можете отправить по факсу собственноручно подписанный запрос в NPRC по телефону 618-935-3014. Более подробная информация доступна на сайте NPRC.

Место учета бывших военнослужащих различается в зависимости от рода войск и даты увольнения со службы. Пожалуйста, посетите сайт NARA в Официальных личных делах военнослужащих (OMPF) для получения подробной информации.

Поправки к OPF/eOPF

Если вы считаете, что ваша официальная папка персонала содержит ошибку, отправьте письменный запрос по адресу: U.S. Офис управления персоналом
Офис директора по информационным технологиям
Начальник отдела управления записями и политикой данных
1900 E Street, N.W.
Washington, DC 20415-7900

Ваш запрос должен содержать вашу собственноручную подпись и всю следующую информацию:

• Номер социального страхования
• Дата рождения
• Название последнего агентства, в котором работал
• Приблизительная дата ухода с Федеральной службы
• Подробная информация об ошибке, которую вы хотите устранить

Есть вопросы? Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами в нашей кадровой документации или свяжитесь с нами по адресу persdoc@opm. gov.

Восстановление кадрового учета | ACSOUR

Ведение кадрового документооборота должно осуществляться всеми компаниями, стремящимися строить свой бизнес грамотно, заведомо избегая проблем и вытекающих из них материальных последствий. Нередок случай, когда решение этого вопроса откладывается по ходатайству руководства, а процесс заметно «провисает»: бухгалтерский учет ведется без соблюдения норм и стандартов, либо кадровым делопроизводством занимаются сотрудники, не имеющие специальной подготовки. знания и навыки.

Но для каждой компании наступает момент взаимодействия с национальным надзорным органом. С точки зрения кадрового документооборота это, прежде всего, инспекция труда. Выезд работника Государственной инспекции труда может осуществляться в двух формах: плановая и внеплановая проверка. И если в первом варианте компания успеет подготовиться, то в случае ненадлежащего ведения учета вам вряд ли удастся избежать штрафных санкций при внеплановой проверке. При выявлении нарушений ведения кадровой документации на руководителей может быть наложен административный штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на индивидуальных предпринимателей в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо в размере от 30 000 до 50 000 рублей (статья 5.27 КоАП РФ). Кодекс Российской Федерации). При выявлении нарушений в отношении иностранных работников, либо выявлении факта недоплаты заработной платы и иных выплат, в каждом случае штрафные санкции индивидуальны.

Восстановление кадрового делопроизводства поможет вам избежать ответственности за ущерб и выстроить кадровую структуру компании в соответствии с необходимыми требованиями законодательства. Далее мы расскажем, какие этапы восстановления необходимо пройти.

Этап 1. Проведение кадрового аудита

В первую очередь необходимо проанализировать имеющиеся в кадровой службе документы. Это касается как внутренних нормативных документов, так и обязательных документов, а также комплекта документов на каждого работника. Для дальнейшего удобства при восстановлении всю информацию о сотрудниках можно привести в единый реестр, который покажет соотношение имеющихся документов к тем, которые необходимо восстановить.

Этап 2. Восстановление обязательных кадровых документов

Имеется перечень кадровых документов, наличие которых в организации требуется законодательством. Парадоксально, но именно эта часть документации компании обычно оформляется наиболее формально и небрежно. Но это тщательно проверяется инспекторами труда.

К обязательным кадровым документам относятся:

Данный перечень документов используется при проверках и трудовых спорах, а также при обращении в суд. Следует уделить пристальное внимание восстановлению этого блока документов.

Уточним некоторые детали по вышеперечисленным документам:

• Прием на работу сотрудников без заключения трудового договора – распространенное явление при несистемном ведении документооборота. Трудовой договор должен быть составлен в соответствии с нормами трудового законодательства в двух экземплярах, один из которых должен быть у работника. Также необходимо оформить дополнительные соглашения о кадровых изменениях на период трудоустройства работника. Урегулирование трудовых отношений должно начинаться с составления письменного уведомления работника об обязательном заключении трудового договора. После внесения изменений обязательно ознакомьтесь с приказом о приеме на работу сотрудника – в нем должна быть информация из трудового договора.
• Также часто имеет место несоответствие между должностными обязанностями и фактическим перечнем функций, выполняемых сотрудником. Необходимо внимательно сверить документ с действительностью и в случае несоответствия внести коррективы.
• Личная карточка работника (Т-2) должна содержать всю необходимую информацию: личные данные, трудоустройство, отпуска, прохождение аттестации, перевод и увольнение. Все бланки личных дел работников должны быть оформлены в бумажном виде, а работники должны быть уведомлены.
• Контроль наличия трудовой книжки на каждого работника организации и записей в ней (прием на работу, перевод) является обязательной процедурой. Если проверка обнаружит факт отсутствия у действующего работника трудовой книжки или у работника она есть, это будет считаться нарушением. Помимо самих трудовых книжек, в обязательном порядке повторяется процедура контроля с книгой учета движения трудовых книжек. И не забудьте издать приказ о возложении обязанностей на сотрудника, работающего с трудовыми книжками.
• Положения об обучении и формальной аттестации работников, а также должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, типовые рабочие регламенты по профессиям не являются обязательными, если информация из этих документов оговорена в трудовом договоре.

При восстановлении кадрового учета могут возникнуть сложности, связанные с уволенными работниками. Как правило, такие документы хранятся в неизмененном виде. Оптимальный вариант – оформить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Сделав это, вы будете освобождены от ответственности за нарушения ваших предшественников.

Этап 3. Ознакомление сотрудников

После создания отсутствующих документов или изменения существующих необходимо уведомить работников организации об обновлении в кадровой системе. Для полного ознакомления сотрудников компании с документами возможно издание соответствующего приказа компании о проведении кадровой проверки.

Восстановление кадрового делопроизводства – трудоемкий процесс, требующий системного подхода и глубоких знаний кадрового делопроизводства и трудового законодательства, что поможет найти решение в самых сложных случаях. Специалисты Acsour готовы взять на себя весь процесс реставрации или подключиться на определенном этапе. Наши специалисты, благодаря своему опыту и постоянному профессиональному развитию, не только выстроят всю кадровую систему вашей организации с нуля, в соответствии с правилами и стандартами, но и помогут разобраться в обновленных процессах для дальнейшего эффективного обслуживания документация.

Управление личными делами | Человеческие ресурсы

Перейти к основному содержанию

Калифорнийский университет, Санта-Барбара

Поиск

Сотрудник + трудовые отношения

Личные дела штатных сотрудников хранятся в Департаменте внутренних дел каждого сотрудника. Все учетные записи персонала должны храниться в надежном и конфиденциальном месте.

Полезные ссылки

• Сводка по хранению личных дел
• Как ответить на информационный запрос
• График размещения записей UC
• Бюллетени UCOP Business + Finance

UCSB
Политики

ELR
HR ServiceNow

Академический персонал
Контакты

Файл с персоналом должен содержать:

• Должностная инструкция
• Рекрутинговые документы (заявление, резюме и т.д.)
• Уведомления о действиях персонала (PAN), формы действий персонала (PAF) и другие документы, связанные с начислением заработной платы
• Оценки производительности (подписанные оригиналы)
• Табели учета рабочего времени за предыдущий год (годы)
• Награды, номинации, другие благодарственные письма
• Если применимо, исправительные меры или дисциплинарные письма

Доступ к личному делу – внутренние запросы

Доступ к личному делу сотрудника должен быть ограничен лицами, отвечающими за надзор за конкретным сотрудником, и/или теми, чьи должностные обязанности требуют доступа.

Сотрудники по письменному запросу могут просмотреть свое личное дело или получить его копию. Сотрудник должен подать письменный запрос вам или начальнику отдела, указав, хочет ли он / она просмотреть файл или иметь копию. Вы должны подтвердить письменный запрос и предоставить доступ или копию в разумные сроки. Сотрудники не имеют права на немедленный доступ или копию файла по требованию. Вы никогда не должны давать личное дело сотруднику или оставлять его/ее наедине для ознакомления. Личное дело должно постоянно находиться в распоряжении кафедры/университета.

Если штатный сотрудник претендует на должность в другом отделе, отдел найма может просмотреть его/ее текущее кадровое дело в рамках проверки рекомендаций. Вы должны сделать личное дело доступным для просмотра отделом найма в ваших офисах (или проверить файл по телефону в других местах UC), но вы не должны предоставлять файл или копии в потенциальный отдел найма. Информацию о передаче файла в другой отдел или другое место см. ниже в разделе «Передача личных дел».

Различные кадровые политики и коллективные договоры предъявляют различные требования к доступу к персональным файлам сотрудников. Если у вас есть вопросы, свяжитесь с отделом по работе с персоналом и трудовыми отношениями для получения помощи и рекомендаций.

Запросы на доступ или копии записей от бывших сотрудников UC должны обрабатываться так же, как и все другие внешние запросы, см. ниже.

Запросы на документы академического персонала (преподаватели) следует направлять по адресу:

• Академический персонал: 893-8332

 

Доступ к личным делам — внешние запросы

Внешний работодатель может попросить просмотреть личное дело сотрудника в рамках проверки рекомендаций. Вы можете предоставить доступ или копии файла сотрудника другому внешнему работодателю только в том случае, если просмотр или предоставление копий файла явно входит в сферу действия подписанного разрешения.

Для запросов на доступ, не связанных с проверками отзывов, ознакомьтесь с общим руководством по ответам на запросы о предоставлении информации. Это руководство относится к доступу к личным делам лиц, не входящих в состав отдела или университета, включая бывших сотрудников UC. Запросы на публичные записи следует направлять координатору, Информационное бюро публичных записей, 893-4169. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с Бюллетенем по бизнесу и финансам, Серия программ по управлению записями, Раздел 8, Юридические требования в отношении конфиденциальности и доступа к информации.

• Повестки в суд для записей — Управление рисками: 893-5837

 

Файлы жалоб / жалоб

В личном деле не должно содержаться официальных жалоб или жалоб, поданных сотрудником. Ваш отдел должен вести отдельный файл для файлов жалоб/жалоб, поданных штатными сотрудниками. Этот файл хранится только до тех пор, пока претензия/жалоба не будет разрешена или закрыта. Если сотрудник соглашается на другую должность в кампусе, любые ожидающие рассмотрения жалобы/жалобы не должны передаваться в новый домашний отдел. Пожалуйста, свяжитесь с сотрудниками и трудовыми отношениями через HR ServiceNow, чтобы получить инструкции по файлам жалоб / жалоб и их хранению.

Файлы о медицинских и/или компенсационных выплатах

Для защиты частной жизни сотрудника вы должны исключить из личного дела сотрудника любой документ, касающийся травмы или инвалидности. Такая информация, как материалы, относящиеся к заявлению о компенсации работникам, медицинская справка и документ об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни, должна храниться в файле отдельно от личного дела сотрудника. В некоторых случаях может быть допустимо хранить медицинскую карту в том же картотеке, что и личную картотеку сотрудника, если неуполномоченный персонал не может получить доступ к медицинским картам.

 

Конфиденциальность

Все записи о персонале должны храниться в безопасном и конфиденциальном месте в вашем отделе. Как правило, кадровый учет должен вестись в одном централизованном подразделении, а не распределяться между отдельными руководителями. Руководители могут вести «рабочие» файлы для непосредственных подчиненных, но все окончательные/завершенные документы должны храниться в файлах отдела.

Файлы медицинской документации и папки с жалобами/жалобами должны храниться отдельно от общей документации персонала, чтобы гарантировать, что только соответствующий персонал имеет доступ к этим типам записей.

Добавление или удаление документов

Все документы в личном деле сотрудника являются собственностью Университета. Хранение документов в личном деле регулируется Бюллетенями по бизнесу и финансам по управлению записями и Графиком хранения записей UC, а также соответствующими разделами применимой политики или коллективного договора.

Сотрудник может запросить добавление или удаление документов из своего личного дела.

В большинстве случаев руководство может по своему усмотрению одобрить или отклонить запрос  добавить документ. Если у вас есть вопросы о запросе сотрудника на добавление документов, обратитесь в отдел по работе с работниками.

Решение об удалении документа из личного дела обычно принимается руководством. В некоторых ограниченных обстоятельствах сотрудник может иметь право потребовать удалить документ. Заявление должно быть оформлено в письменной форме и направлено руководителю. Примечание. Сотрудник может потребовать удалить документ из личного дела, но это не означает, что документ будет уничтожен. Документы, удаленные из личного дела сотрудника, хранятся в разделе «Сотрудники и трудовые отношения» до конца соответствующего срока хранения записей.

После получения письменного запроса на удаление документов из файла руководитель или менеджер отдела должен связаться с отделом по трудовым отношениям (ELR) для рассмотрения запроса. Если удаление уместно или требуется по контракту/политике, ELR сообщит отделу о следующих шагах:

1. Департамент удалит письмо и сделает копию.
2. Департамент передает письмо сотруднику с сопроводительной запиской и оригинальным письменным заявлением сотрудника об увольнении. Департамент не хранит копии этих документов в личном деле сотрудника.
3. Департамент направляет ELR копию письма об удалении, копию сопроводительного письма и копию письменного заявления сотрудника об удалении.
4. ELR хранит документы до конца применимого срока хранения записей.

Передача личных дел

Когда сотрудник переходит в другой отдел кампуса, личное дело сотрудника должно быть передано лично новому руководителю домашнего отдела сотрудника. Не отправляйте по почте кампуса и не давайте сотруднику для доставки.

Что нужно передать? Все оригиналы документов, кроме табелей, в общем личном деле должны быть переданы в новый отдел сотрудника в кратчайшие сроки. Предыдущий домашний отдел пересылает копию последней карточки учета рабочего времени сотрудника, но все исходные карточки учета рабочего времени остаются в предыдущем домашнем отделе. (Учетные записи являются финансовыми документами. Пожалуйста, свяжитесь с Business & Financial Services для получения информации о требованиях к хранению записей для этих документов.)

Департамент внутренних дел сохраняет недействующие медицинские файлы, файлы FML и файлы по инвалидности, если таковые имеются. Эти файлы (или копии файлов) не должны передаваться или передаваться в новый отдел, если только вам не порекомендовал сделать это менеджер по вопросам инвалидности и реабилитации.

Если сотрудник переводится в другой кампус/медицинский центр университета, исходное личное дело сотрудника, за исключением конкретных документов, упомянутых выше, должно быть отправлено заказным письмом или доставлено FedEx новому местонахождению и руководителю. Мы рекомендуем вам сделать полную копию файла перед отправкой. Как только новое местоположение подтвердит получение, уничтожьте копию файла.

Хранение записей

Пожалуйста, ознакомьтесь с Бюллетенями по бизнесу и финансам по управлению записями, чтобы определить требования к хранению личных дел, включая файлы жалоб и жалоб.