Разное

Учет счетов фактур: Журнал регистрации счетов-фактур — образец-2021

Содержание

Учет счетов-фактур

Продукт «Учет счетов-фактур» позволяет формировать счета-фактуры (в т.ч. корректировочные) за оказанные клиентам услуги, регистрировать полученные от поставщиков, вести журнал, формировать книгу покупок/продаж, дополнительные листы к ним.

Продукт обеспечивает:

  • Ведение учета счетов-фактур (в т.ч. корректировочных), полученных от поставщиков (входящие) и выставленных за оказанные клиентам услуги (исходящие) с автоматической нумерацией в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по НДС в разрезе подразделений и налогового периода.
  • Формирование исходящих счетов-фактур:
    • путем ручного ввода;
    • автоматически при вводе первичного документа;
    • массовым начислением на основании первичных документов с использованием преднастроенных схем формирования счетов-фактур.
  • Регистрацию входящих счетов-фактур путем ручного ввода.
  • Формирование корректировчных счетов-фактур на основе ранее созданных в системе счетов-фактур.
  • Регистрацию исправленных счетов-фактур путем ручного ввода.
  • Возможность просмотра первичных документов, на основе которых был сформирован счет-фактура.
  • Ведение журнала счетов-фактур.
  • Автоматическое формирование книги покупок и книги продаж на основе информации о счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах.

В книге покупок отражаются:

  • Cчета-фактуры, в т.ч. исправленные, полученные покупателем.
  • Корректировочные счета фактуры:
    • выставленные продавцом в случае уменьшения стоимости;
    • полученные покупателем в случае увеличения стоимости.

В книге продаж отражаются:

  • Cчета-фактуры, в т.ч. исправленные, выставленные продавцом.
  • Корректировочные счета фактуры:
    • выставленные продавцом в случае увеличения стоимости;
    • полученные покупателем в случае уменьшения стоимости.

Отражение корректировочного или исправленного счета-фактуры после окончания текущего налогового периода, аннулирующего запись по счету-фактуре (в т.ч. корректировочному) производится в дополнительном листе книги покупок/продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в т.ч. корректировочный).

Продукт «Учет счетов-фактур» входит в решение Diasoft FA# Core Banking, Расчеты.


Заполнить журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Заполнить журнал учета счетов-фактур

Организации-посредники, не уплачивающие НДС или освобожденные от уплаты этого налога, должны сдавать в налоговую инспекцию «Журнал учета счетов-фактур». Посредники, уплачивающие НДС, освобождены от этой обязанности.

Срок сдачи

Отчет сдается ежеквартально до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Как сформировать

  1. В разделе «Отчетность/Налоговая» или «Учет/Отчетность/Налоговая» (в зависимости от конфигурации) создайте отчет «Журнал учета счетов-фактур».
  2. На титульном листе проверьте, правильно ли указана налоговая инспекция и реквизиты организации.
  3. В зависимости от того, какие счета-фактуры нужно добавить, перейдите в раздел «Выставленные» или «Полученные».
  4. Нажмите «Добавить сведения» и заполните сведения о счетах-фактурах.

Как заполнить

Подробнее о формулах расчета и содержании каждого раздела читайте здесь.

Как отправить

Сверьте данные счетов-фактур с контрагентами. Это снизит риск отказа от налогового органа.

Проверьте и отправьте отчет. Он считается принятым, когда инспекция пришлет извещение о вводе.

  1. В разделе «ФНС» создайте отчет «Журнал учета счетов-фактур».
  2. На титульном листе проверьте, правильно ли указана налоговая инспекция, и нажмите «Далее».
  3. Нажмите «Добавить», выберите раздел и кликните «Сохранить».
  4. Откройте созданную папку.
  5. Нажмите «Добавить» и заполните сведения о счетах-фактурах.

    Чтобы добавить еще один раздел, нажмите «

  6. Когда все данные будут заполнены, нажмите «Готово».

Как заполнить

Подробнее о формулах расчета и содержании каждого раздела читайте здесь.

Также вы можете посмотреть встроенную справку по заполнению.

Как отправить

Сверьте данные счетов-фактур с контрагентами. Это снизит риск отказа от налогового органа.

Проверьте и отправьте отчет. Он считается принятым, когда инспекция пришлет извещение о вводе.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter или свяжитесь с нами.

Баланс-2: Счета-фактуры Плюс

Обнаружив в тексте ошибку, выделите ее и нажмите Ctrl + Enter

Программа «Баланс-2: Счета-фактуры Плюс» предназначена для составления и учета счетов-фактур, журналов учета счетов-фактур, книг покупок и продаж, универсальных передаточных документов и других первичных документов.

Возможности

Программа G«Баланс-2: Счета-фактуры ПЛЮС» предназначен для составления и учета счетов-фактур (универсальных передаточных документов) в соответствии с требованиями законодательства, других первичных документов, журналов учета счетов-фактур, книг покупок и продаж. А так же позволяет выполнять следующие функции:

  1. Формирование (заполнение) первичных документов для налогового учета по налогу на добавленную стоимость. Для этого реализованы такие формы документов как:
    1. Счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость.
    2. Корректировочный счет-фактура, применяемый при расчетах по налогу на добавленную стоимость.
    3. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
    4. Книга покупок.
    5. Дополнительный лист книги покупок.
    6. Книга продаж.
    7. Дополнительный лист книги продаж.
    8. Универсальный передаточный документ — электронный счет-фактура и первичный документ об отгрузке товаров, выполнении работ, передаче имущественных прав, оказании услуг.
  2. Выгрузка вышеуказанных документов в виде xml-файлов, в соответствии с утвержденными ФНС РФ форматами.
  3. Заполнение, учет и формирование печатных форм следующих первичных документов:
    1. Счета.
    2. Расходные накладные.
    3. Приходные накладные.
    4. Товарно-транспортные накладные.
    5. Товарные накладные (ТОРГ-12).
    6. Акты сдачи-приемки работ (услуг).
    7. Акт о приемке товарно-материальных ценностей.
  4. Выгрузка последних 3-х типов документов в виде xml-файлов, в соответствии с форматами, утвержденными ФНС РФ
  5. Загрузка в программу полученных xml-файлов счетов-фактур, товарных накладных, актов сдачи-приемки работ (услуг).

  6. Отправка и получение электронных счетов фактур от контрагентов по телекоммуникационным каналам связи через Web-сервис обмена электронными документами — систему Диадок.

Счет-фактура, нужна ли, выставление счет-фактура по НДС, заполнение журнала учета, корректировочный счет-фактура

Счет-фактура — документ, дающий право на применение вычетов по НДС. Если вы не являетесь плательщиком НДС, можно не выписывать счет-фактуру, однако это возможно только в том случае, если вторая сторона сделки также не нуждается в счете-фактуре.

Содержание

Скрыть
  1. Нужна ли счет-фактура?
    1. Счет-фактура по НДС
      1. Выставление счет-фактуры
        1. Журнал учета счетов-фактур
          1. Заполнение счет-фактуры
            1. Корректировочный счет-фактура

                Нужна ли счет-фактура?

                Этот документ нужен для подтверждения права на вычет по НДС. Покупатель, плательщик НДС, нуждается в оформлении счета-фактуры, так как именно этот документ дает покупателю право на применение вычета по НДС.

                При этом нужно понимать, что само по себе оформление счета-фактуры не подтверждает факт передачи товаров или услуг: для подтверждения используется либо акт приема-передачи работ (имущественных прав, услуг), либо товарная накладная. Что касается самого счета-фактуры, то налоговым и бухгалтерским кодексом он не признается первичным документом.

                Счет-фактура по НДС

                Счет-фактура по НДС необходим для учета хозяйственных операций, связанных со сделками купли-продажи товаров, оказанием услуг. В документе указываются:

                • сумма НДС;
                • сумма проводимой сделки;
                • информация о наименовании предмета договора;
                • информация о стоимости за единицу продукции;
                • измерители.

                При поступлении счета-фактуры бухгалтер отражает операцию в учете и регистрирует счет-фактуру в журнале покупок. При продаже выставленный счет-фактура регистрируется в журнале продаж.

                Выставление счет-фактуры

                В соответствии с НК РФ п.3, ст.168 при реализации товаров (услуг, работ) налогоплательщик НДС обязан выставить покупателю счет-фактуру в срок не позже пяти со дня отгрузки товара.

                При выставлении счетов-фактур необходимо принимать во внимание некоторые нюансы. Например, в случае непрерывного отпуска продукции, транспортировки одним и тем же покупателям газа, нефти, электроэнергии, при оказании банковских услуг, услуг электросвязи, при ежедневной реализации одному покупателю скоропортящихся продуктов питания допускается составление счетов-фактур в соответствии с условиями договора поставки. В вышеперечисленных случаях возможно выставление счетов-фактур одновременно с платежными документами, но не позднее пятого числа месяца, следующего за истекшим, и не реже раза в месяц.

                Журнал учета счетов-фактур

                Все полученные и выписанные счета-фактуры вносятся в специальные журналы, которые должны вести и покупатели, и поставщики.

                В октябре 2014 года была утверждена новая форма журнала. Теперь журнал учета ведется также теми, кто не платит НДС в случае получения или выставления счетов-фактур в рамках договоров комиссии, агентских договоров. При этом нет необходимости отражать в журнале операции, не облагаемые НДС, тем более, что на такие операции с 1 января 2014 года и сами счета-фактуры не составляются.

                С 2015 года журналы учета счетов-фактур посредникам нужно будет также дублировать в электронном варианте, так как они обязаны ежеквартально пересылать журналы в ИФНС по электронному каналу связи.

                Заполнение счет-фактуры

                Все требования, которые предъявляются к заполнению счета-фактуры, можно найти в НК, ст. 169. Документ может оформляться как в электронном виде, так и на бумажном носителе. В первом случае необходимо позаботиться о создании копии в бумажном виде со всеми штампами и подписями, так как налоговые инспекторы при проверке требуют именно бумажный документ.

                В соответствии с требованиями законодательства РФ, документ должен включать в себя:

                • информацию о поставщике и покупателе;
                • дату составления;
                • порядковый номер;
                • количество и наименование товара;
                • цену;
                • налоговую ставку;
                • сумму НДС.

                Если речь идет о счете-фактуре при сделке с иностранными компаниями, необходимо также указывать страну-изготовителя товара, номер таможенной декларации.

                Корректировочный счет-фактура

                Понятие «корректировочный счет-фактура» появился благодаря изменениям в ст. 168, 169 НК РФ. Оформляется корректировочный счет-фактура при предоставлении скидок с цены товара по прошлым отгрузкам; при уценке товара, отгруженного покупателю и оказавшегося с дефектами; при увеличении цены на продукт в соответствии с условиями договора, при увеличении или уменьшении стоимости работ или услуг.

                Что такое счет-фактура и для чего она нужна

                 

                 

                 Счет-фактура — это бухгалтерский документ, удостоверяющий факт отгрузки товаров или оказание услуг и их стоимость. Она необходима для подтверждения суммы НДС как по реализации продукции (услуг), так и для подтверждения факта покупки и входящего НДС. На данных счета-фактуры формируются Книги покупок и продаж для учета НДС в налоговом органе.

                 Счет-фактура выставляется (направляется вместе с товаром или по почте) продавцом покупателю (заказчику) после приема товара или услуги. Счет-фактура имеет строго определенный формат, утверждённый постановлением Правительства РФ от 26.12.2011№ 1137.

                 

                Вид счета-фактуры

                 

                 Первый вид документа называется стандартная счет-фактура. Она выставляется продавцом в случае отгрузки товара или оказании услуг. Стандартный вид счета-фактуры выставляется в случае полной оплаты товара или услуги со дня отгрузки товара, выполнения работы, но не позднее 5-ти календарных дней.

                 Также такая форма счет-фактуры выставляется в случае возврата товара поставщику.

                 

                 Второй вид документа называется авансовая счет-фактура, которая выставляется в случае предоплаты в счет будущей поставки. Данная форма не должна иметь таких данных, как грузоотправитель, грузополучатель, количество товара, услуг, цена и единица измерения.  Зато такие данные как: данные расчетно-платежного документа в ней должны обязательно присутствовать.

                 

                Обязательные реквизиты счета-фактуры

                 

                 Основные требования по заполнения счета-фактуры прописаны в статье 169 НК РФ. Счет-фактура должна содержать в себе обязательные реквизиты (для ее принятия в налоговом учете и утверждения в налоговом органе):

                 

                • порядковый номер и дата составления.

                 

                 Порядковые номера могут быть в любом виде, в котором хочется их видеть продавцу. Главное они должны быть по возрастающей и сквозные. Если организация нарушала систему порядковых номеров (например, после 66,67 выдала счет-фактуру под номером 15). То данный факт не как не отразиться на налоговом вычете.

                 Счет-фактуру выставляют в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг. Это правило прописано в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 в подпункте «а» пункта 1 приложения 1 и в пункте 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ.

                 

                • наименование продавца, его адрес и идентификационные номера;

                 

                • наименование покупателя (заказчика), его адрес и идентификационные номера.

                 

                 Наименование продавца (покупателя) прописывается в полном или сокращенном виде в соответствии с учредительными документами. Адрес прописывается полный с индексом в том виде, как он прописан в Уставе компании.

                 

                • наименование грузоотправителя и грузополучателя, его адрес.

                 

                 Данные по грузоотправителю и грузополучателю прописываются только в случае реализации товара. Если грузоотправителем является продавец, то полный адрес грузоотправителя прописывать не нужно, достаточно указать в строке «он же».  Если вы все-таки пропишите полностью полное или сокращенное наименование, почтовый адрес, то это не будет являться ошибкой.

                 Данные по грузополучателю необходимо указывать полностью: наименование, адрес в соответствии с уставными документами. Вне зависимости является ли грузополучатель и покупатель одним и тем же лицом или нет.

                 

                • название проданных товаров или описание оказанных услуг, единица их измерения.

                 

                • количество проданных товаров или объем оказанных услуг;

                 

                • валюта документа.

                 

                 В счете-фактуре необходимо указать код валюты документа, в соответствии с Общероссийским классификатором валюты.

                 

                а) 643- российский рубль, если цена документа в рублях;

                б) 840- доллар США, если цена документа в долларах;

                в) 978- евро, если цена документа в евро.

                 

                • цена за единицу товара или услуги без учета налога;

                 

                • полная стоимость проданных товаров, оказанных услуг;

                 

                • налоговая ставка;

                 

                 Налоговая ставка налога НДС бывает 0%, 10%, 20%. Если организация работает на упрощенке или освобождена от уплаты НДС по каким-либо другим причинам, данное значение заполняется словами «Без НДС».

                 

                 

                • полная стоимость товаров, оказанных услуг с учетом суммы налога;

                 

                • страна происхождения товара и номер таможенной декларации – только для импортных товаров.

                 

                Зачем нужна счет-фактура

                 

                 Так для кого и зачем нужна счет-фактура? В первую очередь она нужна для подтверждения, исходящего НДС при продаже товара, оказании услуг, а также для списания, входящего НДС при покупке товара, услуг.

                 При продаже мы регистрируем исходящую счет-фактуру в Книге продаж, при покупке мы регистрируем входящую счет-фактуру в Книге покупок. Данные декларации по НДС заполняются на основании этих Книг.

                 Обязательно необходимо помнить: Организации, применяющие УСН и ЕНВД, не обязаны выписывать счет-фактуру; по предоплате, которая получена для оплаты товара или услуг, отгрузка (выполнение) которых будет осуществлена позднее 5-ти календарных дней со дня оплаты, необходимо выписать авансовую счет-фактуру; в случае выявления ошибок вносить исправления нужно корректировочной счет-фактурой.

                 

                 

                Также читайте на сайте:

                 

                 

                Выставление счет-фактуры при УСН: каковы последствия?

                Выбрать журналАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложенияАктуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения: учет в сельском хозяйствеБухгалтер Крыма: учет в унитарных предприятияхБухгалтер Крыма: учет в сельском хозяйствеБухгалтер КрымаАптека: бухгалтерский учет и налогообложениеЖилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложениеНалог на прибыльНДС: проблемы и решенияОплата труда: бухгалтерский учет и налогообложениеСтроительство: акты и комментарии для бухгалтераСтроительство: бухгалтерский учет и налогообложениеТуристические и гостиничные услуги: бухгалтерский учет и налогообложениеУпрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложениеУслуги связи: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложениеАвтономные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераАвтономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеБюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтераБюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложениеКазенные учреждения: акты и комментарии для бухгалтераКазенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложениеОплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: акты и комментарии для бухгалтераОтдел кадров государственного (муниципального) учрежденияРазъяснения органов исполнительной власти по ведению финансово-хозяйственной деятельности в бюджетной сфереРевизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учрежденийРуководитель автономного учрежденияРуководитель бюджетной организацииСиловые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложениеУчреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение

                20192020

                НомерЛюбой

                Электронная версия

                Счет-фактура в электронном виде: как определить дату получения?

                Главная → Статьи → Счет-фактура в электронном виде: как определить дату получения?

                 

                С мая 2017 года организация начала активно обмениваться электронными документами. Электронный счет-фактура на услуги относится к апрелю 2017 года, а датой получения оператором со стороны покупателя значится 19.06.2017, так как с этого времени установилась связь в роуминге. На эту дату покупатель отразил счет-фактуру в книге покупок. О том, что поставщик отправил электронный документ, организации было известно еще с 23.05.2017. Какие даты будут для налоговой инспекции значимы? Какие риски существуют для поставщика в связи с рассматриваемой ситуацией при проведении встречных камеральных проверок?

                 

                Гражданско-правовые аспекты

                 

                В соответствии с п. 1 ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.

                Из анализа положений ст. 720 ГК РФ следует, что приемку результата оказанных услуг по договору возмездного оказания услуг возможно оформлять актом приемки результата оказанных услуг. Подписание этого документа обеими сторонами будет означать, что услуги оказаны исполнителем, а их результат принят заказчиком.

                 

                Дата отражения счета-фактуры у покупателя в книге покупок

                 

                Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (по корректировочным счетам-фактурам – п.п. 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ). Если счета-фактуры не соответствуют перечисленным требованиям, то по таким счетам-фактурам вычет покупателю не предоставляется (п. 2 ст. 169 НК РФ).

                Согласно п. 5 ст. 169 НК РФ в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, должна быть указана в том числе дата составления счета-фактуры.

                Счет-фактура, составленный в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утвержденным приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н (далее – Порядок), также является основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ (п.п. 1, 2 ст. 169 НК РФ, п. 1.2 Порядка, письмо Минфина России от 03.06.2015 № 03-07-09/31981, п. 2 письма ФНС России от 06.02.2014 № ГД-4-3/[email protected]), от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

                Согласно п. 1.10 Порядка датой выставления покупателю счета-фактуры в электронной форме по ТКС считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого Оператора ЭДО. Счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило указанное соответствующее подтверждение Оператора ЭДО.

                Датой получения покупателем счета-фактуры в электронной форме по ТКС считается дата направления покупателю Оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении Оператора ЭДО. Счет-фактура при этом считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее упомянутое подтверждение Оператора ЭДО (п. 1.11 Порядка).

                Тем самым момент получения организацией счета-фактуры и момент выставления счета-фактуры ее контрагентом, регламентированные Порядком, фактически зависят не только от действий сторон договора поставки, но и от действий упомянутого Оператора ЭДО, актуальности его программных средств и проч.

                Однако приказы Минфина России, включая касающиеся вопросов налогообложения (если к таковым отнести Порядок), являются подзаконными нормативными актами. Как указано в п. 1 ст. 4 НК РФ, в том числе в отношении нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных осуществлять функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере налогов и сборов, они не могут изменять или дополнять законодательство о налогах и сборах.

                С точки зрения бухгалтерского учета принятие к учету приобретенных товаров (работ, услуг) производится именно по дате составления и подписания первичных документов.

                В соответствии с п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров, работ или услуг организацией или индивидуальным предпринимателем признается соответственно передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, а в случаях, предусмотренных настоящим НК РФ, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу – на безвозмездной основе.

                Доход от реализации услуги определяется на дату ее фактического потребления заказчиком, то есть на дату фактического оказания услуги (письмо Минфина России от 27.05.2015 № 03-03-06/1/30408, письма УФНС России по г. Москве от 23.12.2009 № 16-15/136075, от 02.09.2008 № 20-12/083102, от 07.07.2008 № 20-12/064119, от 06.11.2007 № 20-12/105710, от 19.09.2007 № 20-12/089262, от 13.09.2006 № 20-12/81106, от 28.04.2006 № 09-14/34513). Поскольку услуга не отгружается, а потребляется заказчиком в момент ее оказания, днем оказания услуг может признаваться дата подписания исполнителем и заказчиком акта об оказании услуг (письмо УМНС России по г. Москве 07.09.2004 № 24-11/57756). При этом, как было отмечено ранее, услуга считается реализованной (оказанной) в момент окончания ее оказания (независимо от составления акта приемки) (письмо УФНС России по г. Москве от 05.06.2012 № 16-15/[email protected]).

                Согласно п. 6 ПБУ 10/99 “Расходы организации” расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности (с учетом положений п. 3 указанного ПБУ). Одним из условий признания расхода является условие о том, что расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота (п. 16 ПБУ 10/99). Расходы подлежат признанию в бухгалтерском учете независимо от намерения получить выручку, прочие или иные доходы и от формы осуществления расхода (денежной, натуральной и иной) в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п.п. 17, 18 ПБУ 10/99).

                Дата составления первичного учетного документа является одним из обязательных его реквизитов (п. 2 части 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, далее – Закон № 402-ФЗ). Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (часть 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

                При этом в п. 4 части 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ в качестве одного из обязательных реквизитов регистров бухгалтерского учета названа “хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета”. В качестве же объектов бухгалтерского учета в силу положений ст. 5 Закона № 402-ФЗ выступают как непосредственно факты хозяйственной жизни, так и обязательства, и расходы экономического субъекта (а также активы, доходы, источники финансирования).

                Как указано в части 1 ст. 8 Закона № 402-ФЗ, совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику. Так, необходимо учитывать нормы п. 6 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организации” (далее – 1/2008):
                – “требование полноты” – полнота отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (абзац 2 п. 6 ПБУ 1/2008). Полагаем, что применительно к рассматриваемой ситуации требование полноты можно трактовать таким образом, что стоимость услуг контрагента, потребленных на конец месяца, что подтверждается соответствующим первичным документом, датированным последним числом месяца, должна найти отражение в регистрах бухгалтерского учета именно на дату первичного документа. Соответственно, если контрагентом отражена отгрузка на указанную дату, а вашей организацией отражено обязательство по оплате данной отгрузки на дату первичного документа, то разницы при сверке расчетов возникнуть не должно;
                – “требование своевременности”, т.е. о необходимости своевременного отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (абзац 3 п. 6 ПБУ 1/2008).

                В равной степени вышесказанное можно отнести и к “требованию приоритета содержания перед формой” – отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (абзац 5 п. 6 ПБУ 6/01).

                Таким образом, с позиции бухгалтерского учета, по нашему мнению, отражение обязательства организации перед собственными контрагентами следует осуществлять именно по дате первичных документов. Именно на дату первичного документа организации следует принимать к учету оказанную ей услугу. В этом случае при сверке расчетов исключается возникновение разниц с контрагентами ввиду отсутствия временного разрыва отражения ими реализации и отражения организацией принятия к учету приобретенных ею товаров, работ, услуг.

                Разъяснения финансового ведомства в аналогичной ситуации приводятся в отношении случая, когда счет-фактура выставлен продавцом в одном налоговом периоде, а получен покупателем в следующем налоговом периоде (письма Минфина России письма Минфина России от 08.08.2014 № 03-07-09/39449, от 09.07.2013 № 03-07-11/26592, от 02.10.2013 № 03-07-09/40889, от 04.04.2013 № 03-07-09/11071, от 03.05.2012 № 03-07-11/132, от 03.02.2011 № 03-07-09/02, от 22.12.2010 № 03-03-06/1/794, от 07.12.2010 № 03-07-11/476, от 20.04.2010 № 03-07-09/24, от 02.04.2009 № 03-07-09/18, от 13.06.2007 № 03-07-11/160, п. 2 Письма ФНС России от 28.07.2014 № ЕД-4-2/14546, УФНС России по г. Москве от 03.08.2009 № 16-15/79275 и др.).

                Так, в п. 2 письма ФНС России от 28.07.2014 № ЕД-4-2/14546 говорится, что, если счет-фактура составлен продавцом в одном налоговом периоде, а получен покупателем в следующем, вычеты сумм налога необходимо отражать в декларации за тот период, в котором счет-фактура фактически был получен, при условии принятия на учет товаров (работ, услуг).

                При этом, говоря о бумажных счетах-фактурах, контролирующие органы уточняют, что вычет в периоде получения счета-фактуры можно применить только в том случае, если организация располагает документами, что счет-фактура был получен с опозданием (письма УФНС России по г. Москве от 03.08.2009 № 16-15/79275, Минфина России от 16.06.2005 № 03-04-11/133).

                С введением п. 1.1 ст. 172 НК РФ Федеральным законом от 29.11.2014 № 382-ФЗ, вступившим в силу с 01.01.2015 в письме Минфина России от 30.05.2016 № 03-03-06/1/31061, затрагивающем вопросы ЭДО, разъяснено, что при получении счетов-фактур до 25-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором товары (работы, услуги) приняты на учет, налогоплательщик вправе заявить к вычету НДС по таким товарам (работам, услугам) в том налоговом периоде, в котором товары (работы, услуги) были приняты на учет. Об этом же сказано в письмах Минфина России от 02.02.2016 № 03-07-11/4712, от 26.10.2015 № 03-03-06/1/61237, от 19.10.2015 № 03-07-11/59682.

                С учетом нормы абзаца второго п. 1.11 Порядка и приведенных разъяснений датой получения счета-фактуры в электронном виде организацией-покупателем является дата, указанная в подтверждении Оператора ЭДО. Форма книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, и Правила ее ведения (далее – Правила) во исполнение п. 8 ст. 169 НК РФ утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость” (далее – Постановление № 1137). В п. 2 Правил говорится о полученных счетах-фактурах, которые подлежат регистрации в книге покупок. То есть регистрация электронного счета-фактуры в книге покупок может быть произведена организацией-покупателем в рассматриваемой ситуации в II квартале 2017 года на дату, указанную в подтверждении Оператора ЭДО (при направлении покупателю Оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца).

                В силу пп. “е” п. 6 Правил в графе 3 книги покупок в общем случае подлежит отражению порядковый номер и дата счета-фактуры продавца. В рассматриваемой ситуации такой датой является дата, указанная в счете-фактуре продавца.

                К сведению:
                Как уже было отмечено, день оказания услуг, определяемый по дате подписания исполнителем и заказчиком акта об оказании услуг (письмо УМНС России по г. Москве 07.09.2004 № 24-11/57756), является датой отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг) и моментом определения налоговой базы по НДС (в данном случае – 30.04.2017), несмотря на то, что файл со счетом-фактурой отправлен оператору позже (п. 1 письма ФНС России от 28.07.2014 № ЕД-4-2/14546). Причем регистрация счета-фактуры в книге продаж производится в том квартале, в котором произошла их отгрузка. Следовательно, в рассматриваемой ситуации счет-фактура должен быть выставлен в момент окончания оказания услуги организацией-исполнителем услуги, которым, как мы поняли, является дата 30.04.2017. Если при этом счет-фактура отправлен оператору 23.05.2017, регистрация данного счета-фактуры в книге продаж организацией-продавцом производится на дату, на которую произошла отгрузка услуг, то есть на 30.04.2017.

                 

                Ответ подготовил: Графкин Олег, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
                Контроль качества ответа: Королева Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

                 

                Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

                 

                Хотите перейти на ЭДО?
                Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.
                 Оставить заявку >>

                 

                Определение счета

                Что такое счет-фактура?

                Счет-фактура — это коммерческий документ с отметкой времени, в котором перечисляются и регистрируются транзакции между покупателем и продавцом. Если товары или услуги были приобретены в кредит, в счете-фактуре обычно указываются условия сделки и приводятся сведения о доступных способах оплаты.

                Типы счетов-фактур могут включать бумажную квитанцию, счет продажи, дебетовую накладную, счет-фактуру продажи или электронную запись в Интернете.

                Ключевые выводы

                • Счет-фактура — это документ, который поддерживает запись транзакции между покупателем и продавцом, например бумажную квитанцию ​​из магазина или онлайн-запись из электронного магазина.
                • Счета-фактуры являются важным элементом системы внутреннего контроля и аудита бухгалтерского учета.
                • Расходы, указанные в счете-фактуре, должны быть одобрены ответственным руководящим персоналом.
                • Счета-фактуры обычно описывают условия оплаты, удельные затраты, доставку, обработку и любые другие условия, указанные во время транзакции.

                Основы счета-фактуры

                В счете-фактуре должно быть указано, что это счет-фактура на лицевой стороне счета. Обычно он имеет уникальный идентификатор, называемый номером счета, который используется для внутренней и внешней ссылки.Счет-фактура обычно содержит контактную информацию продавца или поставщика услуг на случай ошибки, связанной с выставлением счетов.

                Условия оплаты могут быть указаны в счете-фактуре, а также информация, касающаяся любых скидок, деталей досрочного платежа или финансовых сборов, начисленных за просрочку платежа. В нем также представлена ​​стоимость единицы товара, общее количество приобретенных единиц, фрахт, обработка, доставка и связанные с этим налоговые сборы, а также указана общая сумма задолженности.

                Компании могут просто отправить отчет на конец месяца в качестве счета-фактуры по всем невыполненным транзакциям.В этом случае в заявлении должно быть указано, что никакие последующие счета отправляться не будут. Исторически счета-фактуры регистрировались на бумаге, часто с созданием нескольких копий, так что покупатель и продавец имели запись транзакции для своих собственных записей. В настоящее время довольно распространены компьютерные счета-фактуры. Их можно распечатать на бумаге по запросу или отправить по электронной почте сторонам сделки. Электронные записи также позволяют упростить поиск и сортировку определенных транзакций или определенных дат.

                Счет-проформа — это предварительный счет-фактура, отправляемый покупателям до отгрузки или доставки товаров. В счете-фактуре обычно описываются приобретенные товары и другая важная информация, такая как вес доставки и транспортные расходы. Счета-проформы часто используются при международных операциях, особенно в таможенных целях при импорте.

                Счет-проформа является обязательным соглашением, хотя условия продажи могут быть изменены.

                Важность даты выставления счета

                Дата выставления счета представляет собой время и дату с указанием времени, когда на товары был выставлен счет и транзакция была официально зарегистрирована. Таким образом, дата счета-фактуры содержит важную информацию об оплате, так как она определяет продолжительность кредита и дату оплаты счета. Это особенно важно для организаций, предлагающих кредит, например, 30 нетто. Фактическая дата оплаты счета обычно составляет 30 дней после даты выставления счета. Точно так же компании предлагают покупателям возможность возврата товаров, как правило, с крайним сроком, основанным на определенном количестве дней с момента подтверждения покупки, как указано в счете-фактуре.

                Электронное выставление счетов

                С наступлением компьютерной эры людям и предприятиям стало проще полагаться на электронные счета-фактуры как на альтернативу бумажным документам. Электронное выставление счетов, или электронное выставление счетов, — это форма электронного выставления счетов для создания, хранения и отслеживания документов, связанных с транзакциями, между сторонами и обеспечения выполнения условий их соглашений.

                Эти электронные документы могут включать в себя счета-фактуры и квитанции, заказы на поставку, дебетовые и кредитовые ноты, условия и инструкции по оплате, а также квитанции о переводе.Цифровые счета обычно отправляются по электронной почте, через веб-страницу или через приложение. К преимуществам можно отнести следующее:

                • Постоянство и устойчивость к физическим повреждениям
                • Простота поиска и сортировки по конкретным именам, терминам или датам
                • Повышенная контролируемость
                • Возможность распечатать или воспроизвести по запросу
                • Возможность сбора данных и бизнес-аналитики
                • Сокращение использования бумаги

                Электронное выставление счетов включает в себя несколько технологий и вариантов входа и используется как общий термин для описания любого метода, с помощью которого счет в электронном виде представляется покупателю для оплаты.Несколько стандартов электронного выставления счетов, таких как EDIFACT и UBL, были разработаны во всем мире для облегчения внедрения и повышения эффективности.

                Счета и счета к оплате

                Счета-фактуры отслеживают продажу продукта для управления запасами, бухгалтерского учета и налогообложения, что помогает отслеживать кредиторскую задолженность и аналогичные причитающиеся обязательства. Многие компании отправляют товар и ожидают оплаты в более поздний срок, поэтому общая сумма к оплате становится кредиторской задолженностью покупателя и дебиторской задолженностью продавца.

                Современные счета передаются в электронном виде, а не на бумажных носителях. Если счет-фактура утерян, покупатель может запросить копию у продавца. Использование счета-фактуры означает наличие кредита, поскольку продавец отправил товар или предоставил услугу, не получив аванс наличными.

                Счета-фактуры отличаются от заказов на покупку, которые создаются до того, как клиент закажет товар или услугу.

                Счета и внутренний контроль

                Счета-фактуры являются важным элементом внутреннего контроля бухгалтерского учета.Расходы по счету должны быть одобрены ответственным управленческим персоналом. В качестве альтернативы счет-фактура сопоставляется с заказом на покупку, и после согласования информации производится оплата утвержденных транзакций. Аудиторская фирма обеспечивает внесение счетов в соответствующий отчетный период при тестировании на сокращение расходов.

                Как записывать платежи в бухгалтерию

                Как записывать платежи в бухгалтерию?

                Учет платежей в бухгалтерском учете иначе можно назвать «кредиторской задолженностью», что означает общую сумму, которую данная компания должна компаниям или поставщикам за продукты или услуги.Кроме того, остаток кредиторской задолженности отражается в балансе. Баланс. Бухгалтерский баланс является одним из трех основных финансовых отчетов. Эти отчеты являются ключевыми как для финансового моделирования, так и для бухгалтерского учета, особенно в разделе текущих обязательств, и включают все счета, подлежащие оплате.

                Например, компания, которая только что приобрела канцелярские товары у компании B и получила счет в размере 500 долларов США, должна записать сумму в свою вспомогательную бухгалтерскую книгу кредиторской задолженности и оплатить ее в установленный срок или раньше, чтобы улучшить свой денежный поток и избежать задержек. пени.

                Счета к оплате и дебиторская задолженность

                Счета к оплате и дебиторская задолженность — это концепции бухгалтерского учета, используемые в учете по методу начисления для записи операций, когда денежные средства не обмениваются. Счета к оплате Счета к оплате Счета к оплате — это обязательство, возникающее, когда организация получает товары или услуги от своих поставщиков в кредит. Кредиторская задолженность регистрируется компанией при покупке товаров и услуг в кредит и будет производить платежи в будущем.Кредиторская задолженность считается текущими обязательствами компании.

                Дебиторская задолженность Дебиторская задолженность Дебиторская задолженность (Дебиторская задолженность) представляет собой продажи бизнеса в кредит, которые еще не были получены от клиентов. Компании допускают обратное, поскольку именно в этом случае компания регистрирует продажу своих товаров или услуг другой стороне, но еще не собрала никаких средств. Дебиторская задолженность считается оборотными активами записывающей компании.

                Пример регистрации платежа в бухгалтерском учете

                Допустим, компания под названием Bags Unlimited продала 100 нейлоновых мешков компании B, и обе компании согласовали определенный срок платежа.Bag Unlimited отправляет свой счет-фактуру Исходные документы Бумажный след финансовых операций компании упоминается в бухгалтерском учете как исходные документы. Выписываются ли чеки с датой погашения 15 декабря по согласованию обеих сторон. Он регистрирует транзакцию как дебиторскую задолженность, в то время как Компания B записывает ее как кредиторскую задолженность.

                Счета к оплате — дебет или кредит?

                Приведенный выше вопрос действительно смущает некоторых из-за терминологии, используемой в бухгалтерском учете.Например, кредиторская задолженность считается долгом компании, поскольку связана с покупкой товаров в кредит. Однако в бухгалтерском учете с двойной записью увеличение кредиторской задолженности всегда записывается как кредит.

                Кредитовый остаток в кредиторской задолженности представляет собой общую сумму, которую компания должна своим поставщикам. После получения счета-фактуры сумма задолженности записывается, что, следовательно, увеличивает кредитовый баланс.

                При оплате счета сумма записывается как дебет счета кредиторской задолженности; тем самым снижая кредитный баланс.Чем выше кредиторская задолженность, тем выше ее кредитовое сальдо, а чем меньше кредиторская задолженность, тем ниже ее кредитовый баланс.

                Процесс расчетов с поставщиками

                Процесс расчетов с поставщиками выглядит как простая задача, но требует очень тщательной проверки счетов, поскольку малейшие ошибки могут обернуться огромными потерями для компании. Фактически, всем компаниям, особенно крупным и давно существующим, необходимо внедрить автоматизированную систему кредиторской задолженности, чтобы обеспечить точное выполнение следующего процесса.

                1. Получение счета-фактуры

                Первым шагом является получение счета-фактуры, которое может быть выполнено различными способами, например по электронной почте, факсу или курьером.

                2. Пересылка нужному лицу

                Поскольку письмо может быть доставлено просто по почте или по электронной почте компании, оно должно быть отправлено соответствующему лицу, которое может быть бухгалтером Бухгалтер Бухгалтер играет очень важную роль в организации. независимо от того, транснациональная это компания или небольшая отечественная.Менеджер, бухгалтерБухгалтерБухгалтер Основная задача бухгалтера — вести и регистрировать ежедневные финансовые события компании. Бухгалтер отвечает за регистрацию и ведение финансовых операций бизнеса, таких как покупки, расходы, выручка от продаж, счета-фактуры и платежи, или специалист по кредиторской задолженности, если такая должность есть.

                3. Ввод деталей

                Как только счет попадает в руки нужного человека, детали счета вводятся в файл, такой как электронная таблица или система бухгалтерского учета, который сохраняется.

                4. Утверждение счетов-фактур

                Утверждение счетов-фактур очень важно. В идеале, до того, как будут произведены платежи, каждый счет должен пройти строгую проверку, чтобы убедиться, что все счета действительны и авторизованы. Фактически, есть различные моменты, которые необходимо специально проверить, в том числе:

                • Предварительное утверждение расходов или заказа на поставку, выданного компанией
                • Прибытие товаров, приобретенных до оплаты, должно быть произведено
                • Уникальность накладной
                • Договоры и соглашения с поставщиками

                5.Выписка чеков

                После того, как этапы завершены и счет подтвержден, бухгалтер создает чеки и указывает сумму, подлежащую оплате по каждому чеку. Они запечатываются в конверты, помечаются соответствующими адресами и отправляются предполагаемым получателям.

                Вышеупомянутые шаги относятся к системе ручного управления кредиторской задолженностью. Поскольку это очень утомительно и требует много времени, с высокой вероятностью ошибок, настоятельно рекомендуется использовать автоматизированную систему.

                Характеристики хорошо отлаженной системы расчетов с поставщиками

                Точный процесс расчетов с поставщиками приводит к составлению точных финансовых отчетов, которые в конечном итоге приводят к успеху компании.Отлаженная система кредиторской задолженности обладает следующими характеристиками.

                • Законные счета обрабатываются не только точно, но и своевременно.
                • Счета записываются в правильные счета.
                • Необработанные расходы скорректированы.

                Ссылки по теме

                CFI является официальным поставщиком глобальной программы финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ®, чтобы помочь любому стать специалистом мирового класса финансовый аналитик.Для дальнейшего продвижения вашей карьеры вам будут полезны следующие дополнительные ресурсы CFI:

                • Теория финансового учета Теория финансового учета Теория финансового учета объясняет, почему стоит учет — причины, по которым транзакции сообщаются определенным образом. Это руководство будет
                • Руководство по записям журнала капитал, основные средства, заемный капитал и чистая прибыль.В этом руководстве подробно рассказывается, как рассчитать
                • T Accounts GuideT Accounts Guide Если вы хотите сделать карьеру в области бухгалтерского учета, T Accounts может стать вашим новым лучшим другом. Учетная запись T — это визуальное представление индивидуальных счетов

                Как обрабатывать счета AR в бухгалтерском учете | Малый бизнес

                К.А. Фрэнсис Обновлено 23 декабря 2018 г.

                Если вы разрешите клиентам оплачивать через счет-фактуру позднее, это будет практика учета по методу начисления. Существуют определенные счета, используемые для записи этих транзакций, поскольку процесс идет от открытия дебиторской задолженности и создания учетной записи счета до закрытия счета дебиторской задолженности.

                Записи журнала для обработки счетов

                Для всех транзакций требуется общая запись в журнале. Это первый шаг в бухгалтерском процессе. Записи в журнале состоят как минимум из одного дебета и одного кредита, и суммы дебетования и кредита должны совпадать. Если клиент купил товаров на сумму 1000 долларов США со счетом-фактурой, первоначальной записью в журнале будет дебет по счету дебиторской задолженности на 1000 долларов и кредит по выручке на 1000 долларов. Часть заметок в записи журнала должна включать имя клиента, напоминание о том, что было куплено, и номер счета-фактуры.

                Создать и разнести в Главную книгу дебиторской задолженности

                После завершения записи в журнале суммы должны быть разнесены по соответствующим счетам главной книги. У каждой учетной записи есть учетная запись главной книги, в которой хранится текущая сумма счета. Для этой транзакции для этого клиента будет создан счет дебиторской задолженности, а бухгалтерская книга будет дебетована на 1000 долларов. Также важно перенести информацию напоминания из записи журнала на счет главной книги, и она также должна включать условия транзакции, такие как период скидки, когда платежи подлежат оплате, и сумма каждого платежа.На счет доходов будет зачислено 1000 долларов.

                Проводка проводки при получении платежа в течение периода скидки

                Некоторые предприятия предлагают клиентам скидки, если они полностью оплачивают счет в течение определенного периода времени. Это называется чистыми условиями. Например, вы предлагаете 3-процентную скидку на общую сумму счета, если весь счет оплачивается в течение 15 дней с момента покупки, в противном случае общая сумма подлежит оплате в течение 30 дней. Часто это записывается как 3 процента / 15 чистых 30.Таким образом, если покупатель со счетом на 1000 долларов платит через 10 дней после продажи, он дисконтирует счет на три процента. Таким образом, вместо того, чтобы задолжать 1000 долларов, он должен всего 970 долларов (1000 долларов — 3 процента = 970 долларов). Когда вы получаете платеж, запись в журнале представляет собой дебетование по счету «Наличные» в размере 970 долларов, дебет по счету Скидок на продажу в размере 30 долларов и кредит по счетам к получению на сумму 1000 долларов. Эти суммы также записываются в главную книгу для каждого счета. Вы также можете создать запись журнала кредитового авизо, чтобы показать, что покупатель заплатил в течение периода скидки, и отправить ее покупателю для его учета.

                Проводка проводки при получении платежа после периода скидки

                Если платеж был произведен в полном объеме после истечения периода скидки, то это дебет денежных средств и кредит дебиторской задолженности. Это также относится к частичным платежам, поэтому, если клиент платит 500 долларов, дебетует наличными на 500 долларов и кредитует счет дебиторской задолженности на 500 долларов.

                Проводка записи при безнадежной задолженности

                Когда клиенты не платят, они становятся безнадежными долгами. Этого вы захотите избежать, но это одна из издержек ведения бизнеса.Если указанный выше покупатель никогда не совершает другого платежа, это означает, что вы не получили причитающиеся вам 500 долларов. Вы можете заниматься сбором, но сначала вы захотите закрыть его в своих бухгалтерских книгах. Существует специальная учетная запись, называемая «Расходы по безнадежным долгам», которая используется для записи транзакций, являющихся результатом неоплаченных счетов. Со счета расходов по безнадежной задолженности дебетуется 500 долларов, а со счета дебиторской задолженности кредитуется 500 долларов. Это удалило дебиторскую задолженность из ваших счетов и, следовательно, не приведет к ложному завышению ваших общих активов.

                Как отменить проводку безнадежной задолженности, если платеж получен

                Иногда клиентам нужно больше времени, чтобы заплатить, или они забывают, что они должны деньги. Если после того, как вы закрыли дебиторскую задолженность как безнадежную, вы получили платеж в размере 500 долларов, вы можете отменить проводку безнадежной задолженности и повторно открыть счет дебиторской задолженности. Чтобы выполнить сторнирование, дебетуйте дебиторскую задолженность на сумму 500 долларов и кредитуйте расходы по безнадежной задолженности на сумму 500 долларов. Затем вы можете дебетовать наличными на сумму 500 долларов и кредитовать дебиторскую задолженность на 500 долларов, закрывая таким образом счет.

                Что такое счет-фактура? Для чего это используется?

                6 мин. Читать

                Счет-фактура — это документ, в котором перечислены продукты и услуги, которые предприятие предоставляет клиенту, и устанавливается обязательство со стороны клиента оплатить предприятию эти продукты и услуги.

                Выставление счетов имеет решающее значение для малого бизнеса, потому что счета — это бизнес-документы, которые позволяют компаниям получать оплату за свои услуги.

                Популярный способ начать работу со счетами — использовать шаблоны счетов. Шаблоны счетов экономят ваше время, так что вам не нужно повторно вводить одну и ту же информацию каждый раз, когда вы выставляете счет. Если вы хотите стать немного более продвинутым, FreshBooks также делает программное обеспечение для выставления счетов, которое до смешного просто в использовании.

                Счета-фактуры служат важной цели как для бизнеса, отправляющего счет, так и для клиента, который его получает. Для малых предприятий счет-фактура помогает ускорить процесс оплаты, уведомляя клиентов о предстоящем платеже.Для клиентов счета-фактуры обеспечивают организованный учет расходов с подробными деталями и могут помочь в ведении учета.

                Эти темы помогут вам понять, что такое счет-фактура, чтобы вы могли создавать счета-фактуры для малого бизнеса :

                Что такое счет-фактура?

                Для чего используется счет-фактура?

                Что такое идентификатор счета?

                Как присвоить номера счетов

                Как выглядит счет-фактура?

                Что такое счет-фактура?

                Термин «счет-фактура» определяется в Оксфордском словаре английского языка как «список отправленных товаров или предоставленных услуг с указанием суммы, причитающейся за них; счет.”

                Счета — это основа бухгалтерской системы малого бизнеса. В счете-фактуре вашему клиенту будет указано, сколько он вам должен, когда должен быть произведен платеж и какие услуги вы предоставили.

                Для чего используется счет-фактура?

                Счета-фактуры используются как исходный документ для бухгалтерского учета. Счета-фактуры полезны для регистрации всех торговых операций, которые компания совершает со своими клиентами. Счета-фактуры используются предприятиями для различных целей, в том числе:

                • Требовать своевременную оплату от клиентов
                • Для отслеживания продаж
                • Для учета товарно-материальных ценностей, для предприятий, продающих продукцию
                • Для прогнозирования будущих продаж с использованием исторических данных
                • Для учета доходов от бизнеса для налоговой отчетности

                Что такое идентификатор счета?

                Идентификатор счета-фактуры, также называемый номером счета-фактуры, представляет собой уникальный номер, который присваивается каждому счету-фактуре, генерируемому бизнесом.Номер счета-фактуры является важным элементом счета-фактуры, поскольку он позволяет бизнесу легко идентифицировать отдельные транзакции с клиентами и ссылаться на них.

                Идентификатор счета-фактуры может включать как цифры, так и буквы. Хотя счета-фактуры не обязательно нумеровать последовательно, вам необходимо установить единую систему идентификаторов счетов и убедиться, что вы не присваиваете номер счета более одного раза.

                Как присвоить номера счетов

                Существуют различные подходы, которые компании могут использовать для присвоения номеров счетов-фактур.Вот несколько распространенных подходов к присвоению номеров счетов:

                ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙ

                Это самый простой способ присвоения номеров счетов-фактур, который используется по умолчанию в большинстве облачных программ для выставления счетов. Чтобы назначить последовательные номера счетов-фактур, вы должны начать с любого номера (обычно 1) и присвоить каждому продолжающемуся счету следующий номер в последовательности. Например:

                Счет-фактура № 001

                Счет-фактура № 002

                Счет-фактура № 003

                Последовательные номера счетов позволяют легко поддерживать единообразие и гарантировать, что вы никогда не назначите повторяющиеся идентификаторы счетов.

                ХРОНОЛОГИЧЕСКИЙ

                Чтобы присвоить номера счетов хронологическим методом, вы отсортируете все счета по дате их создания. Таким образом, первая серия чисел в идентификаторе всегда будет относиться к дате. После даты номер вашего счета также будет включать уникальные номера, присвоенные этому счету. Вы можете использовать любой формат даты для хронологических номеров счетов. Например, если счет создан 30 сентября 2018 г. и его уникальный номер — 0022, вы можете присвоить этот номер счету: 2018-09-30-0022.

                ПО ИД КЛИЕНТА

                Некоторые компании назначают уникальные идентификаторы клиентов каждому из своих клиентов, и вы можете использовать идентификатор клиента для присвоения номеров счетов-фактур. Процесс присвоения номеров счетов по идентификатору клиента аналогичен процессу хронологической нумерации. Идентификатор счета-фактуры начинается с идентификатора клиента, а затем следует уникальный номер. Например, если вы назначили своему клиенту идентификационный номер клиента 490, а уникальный номер, который вы используете, — 004, вы можете использовать подход, основанный на идентификаторе клиента, для присвоения номера счета 490-004.

                ПО НОМЕР ПРОЕКТА

                Если ваша компания работает над несколькими проектами одновременно и вы выставляете счета клиентам по проектам, вы можете назначить номера счетов по идентификатору проекта. Этот метод распространен в строительной отрасли. Чтобы назначить номера счетов по идентификатору проекта, первая часть вашего номера счета будет относиться к идентификатору проекта, а вторая часть будет порядковым номером, чтобы различать разные счета, выставленные для этого конкретного проекта. Например, если вы создавали счет-фактуру для своего проекта 6221, вы могли бы присвоить свой первый номер счета-фактуры для проекта как 6221-001.

                Как выглядит счет-фактура?

                Профессиональный счет-фактура будет выглядеть чистым, удобочитаемым и простым, но при этом будет содержать все подробности о предоставляемых услугах и оплате, требуемой клиентом. Профессиональный счет всегда должен включать:

                • Контактная информация вашей компании
                • Контактная информация вашего клиента
                • Идентификатор счета-фактуры или номер счета-фактуры
                • Условия и сроки оплаты
                • Детализированный перечень оказанных услуг
                • Сумма к уплате

                Вы ищете советы по дизайну, которые помогут вам создать профессиональный счет-фактуру, который будет выделяться? Ознакомьтесь с этим руководством для малого бизнеса о том, как оформлять счета-фактуры.

                Как выставить счет клиентам?

                Чтобы выставлять счета своим клиентам, вы должны создать и отправить счет, как только вы закончите работу над проектом. Таким образом, детали работы будут свежи в вашей памяти, и вы получите оплату как можно быстрее. Убедитесь, что ваш счет включает в себя все данные, которые ваши клиенты должны будут оплатить вам, включая название вашей компании, срок оплаты счета и общую сумму к оплате.

                Нужна дополнительная помощь? Вот полное руководство о том, как выставить счет, чтобы получить оплату быстрее.

                Какие бывают типы счетов-фактур?

                6 мин. Читать

                Существует множество различных типов счетов-фактур, которые компании могут выставлять своим клиентам, и тип счета, который вы выбираете, будет зависеть от вашей отрасли, от того, как вы выставляете счет за свои услуги и как часто вы планируете получать оплату.

                Узнайте, какой тип счета подходит для вашего бизнеса, изучив эти темы по выставлению счетов:

                Какие бывают типы счетов-фактур?

                Что такое счет-фактура закупок?

                Что такое счет-фактура продажи?

                Какие существуют типы счетов-фактур?

                Различные типы счетов-фактур, которые предприятия могут создавать для своих клиентов:

                1.Стандартный счет-фактура

                Стандартный счет выставляется компанией и отправляется клиенту. Это наиболее распространенная форма счетов-фактур, которые создают малые предприятия, и ее формат достаточно гибкий, чтобы соответствовать большинству отраслей и циклам выставления счетов. Стандартные счета включают следующую информацию о продаже:

                • Название компании и контактная информация
                • Имя и контактная информация клиента
                • Счет-фактура №
                • Сумма денег, которую клиент должен бизнесу за услуги

                2.Счет-фактура

                Кредитовый счет, также называемый кредитовым авизо, выдается компанией, которая должна предоставить клиенту скидку или возмещение либо исправить предыдущую ошибку в счет-фактуре. Счет-фактура всегда будет включать отрицательное общее число. Например, если вы предоставляете клиенту счет-фактуру с подробным описанием возмещения 50 долларов США, общая сумма в счете-фактуре будет составлять -50 долларов США.

                3. Дебетовый счет-фактура

                Дебетовый счет, также называемый дебетовым авизо, выдается бизнесом, которому необходимо увеличить сумму, которую клиент должен компании.Дебетовые счета могут быть полезны малым предприятиям и фрилансерам, когда им нужно внести небольшую корректировку в существующий счет. Например, если вы отправили клиенту счет на основе расчетного количества часов, и в итоге вы отработали дополнительные часы над проектом, вы можете отправить клиенту дебетовый счет за дополнительные часы, за которые выставлен счет. Дебетовые счета всегда записываются положительными числами.

                4. Смешанный счет-фактура

                Смешанные счета-фактуры объединяют кредитовые и дебетовые расходы в одном счете-фактуре, а общая сумма может быть выражена как положительное, так и отрицательное число.Малым предприятиям редко приходится выставлять смешанные счета за свои услуги, но это может быть необходимо, если вы уменьшаете сумму, которую должен клиент должен по одному из проектов, за который выставляете счет, и увеличиваете сумму, причитающуюся по другому проекту, счет за который выставляется по тому же выставленный счет.

                5. Коммерческий счет-фактура

                Коммерческий счет выставляется компанией на товары, которые она продает клиентам на международном уровне. В коммерческих счетах содержится подробная информация о продаже, необходимая для определения таможенных пошлин при продаже за границу.Информация, включенная в коммерческий счет, включает:

                • Количество в поставке
                • Вес / объем
                • Описание товара
                • Общая стоимость
                • Формат упаковки

                6. Табель учета рабочего времени

                Табель учета рабочего времени — это счет-фактура, который используется, когда компания или сотрудник выставляет счет на основе часов, которые они работают, и их стандартной ставки оплаты. Табели учета рабочего времени используются контрактными сотрудниками, которым их работодатель почасово оплачивает. Они также распространены в отраслях, где клиентам выставляются почасовые счета, в том числе по:

                • Юристы
                • Креативные агентства
                • Бизнес-консультанты
                • Психологи

                7.Отчет о расходах

                Отчет о расходах — это тип счета-фактуры, который сотрудник отправляет работодателю для возмещения расходов, связанных с бизнесом. Например, если вы отправляете сотрудника на обед с клиентом, он может создать отчет о расходах, чтобы выставить вашей компании счет на стоимость обеда, парковки и бензина, которые они оплатили заранее.

                8. Счет-проформа

                Счет-проформа — это расчетный счет, который компания отправляет клиенту перед предоставлением своих услуг.Счет-проформа предоставляет клиенту ориентировочную стоимость работ, которые необходимо выполнить. Счета-проформы, возможно, придется изменить после завершения проекта, чтобы точно отразить отработанные часы.

                9. Промежуточный счет-фактура

                Промежуточный счет-фактура используется для выставления счетов по крупным проектам, в которых бизнес и клиент согласовали условия, предусматривающие множественные платежи. Бизнес или фрилансер будет отправлять промежуточные счета-фактуры, когда будут выполнены определенные этапы в отношении более крупного проекта.Промежуточные счета-фактуры помогают малому бизнесу управлять своим денежным потоком при работе над проектами в течение длительных периодов времени.

                10. Окончательный счет-фактура

                Окончательный счет отправляется клиенту после завершения проекта для запроса оплаты. Окончательный счет обычно более подробный, чем предварительный или промежуточный счет, и обычно включает следующее:

                • Подробный перечень всех оказанных услуг
                • Общая стоимость проекта
                • Номер счета
                • Срок оплаты счета
                • Способы оплаты

                11.Просроченный счет

                Компания отправляет просроченный счет, если его клиент не производит оплату в срок, указанный в окончательном счете. Вы должны отправлять просроченные счета клиентам, как только они пропустят срок платежа. Просроченные счета включают все услуги и платежные реквизиты, указанные в окончательном счете, а также любые штрафы за просрочку платежа или проценты.

                12. Повторяющийся счет-фактура

                Периодический счет-фактура полезен для предприятий, которые периодически взимают с клиентов одинаковую сумму за свои услуги.Регулярные счета-фактуры распространены среди ИТ-компаний, которые ежемесячно взимают одинаковую сумму со своих клиентов за пакет ИТ-услуг. Или, если вы внештатный специалист по цифровому маркетингу, вы можете предлагать своим клиентам маркетинговые пакеты в социальных сетях по стандартной цене в месяц. Облачное программное обеспечение для выставления счетов позволяет автоматизировать процесс создания повторяющихся счетов и даже отправлять их в один и тот же день каждый месяц, поэтому вам не нужно об этом думать.

                13. Э-счет

                Электронный счет — это общий термин, применяемый к любому счету, отправляемому в электронном виде, независимо от конкретного типа отправляемого счета.Электронное выставление счетов становится стандартной практикой среди малых предприятий и фрилансеров. Электронные счета создавать быстрее и проще, чем стандартные распечатанные счета, и они помогают вам быстрее получать оплату за свои услуги.

                Что такое счет-фактура покупки?

                Счет-фактура покупки — это коммерческий документ, который продавец предоставляет покупателю, в котором указаны купленные товары или услуги, проданное количество и цена продажи. Счета-фактуры используются для подтверждения того, что продукт или услуга были куплены, и уплаченной за них суммы.

                Что такое счет-фактура продажи?

                Счет-фактура продажи — это документ, который компания отправляет клиенту для запроса оплаты своих продуктов или услуг. Счет-фактура продажи включает описание проданного продукта или услуги, количество и цену. Счета-фактуры продажи служат официальным отчетом о продаже как для покупателя, так и для продавца.

                Воспользуйтесь нашим пошаговым руководством по выставлению счетов для малого бизнеса, чтобы узнать, как создавать свои собственные счета и загружать простые профессиональные шаблоны счетов.

                Что такое счет-фактура? (Пример и шаблон)

                Эта статья написана нашими друзьями из FreshBooks.


                Что такое счет-фактура?

                Счет-фактура — это то, что вы отправляете клиенту после того, как доставили товар, но до того, как вам заплатят. Счет-фактура сообщает вашему клиенту, сколько он должен вам заплатить, и устанавливает условия оплаты, которым они должны следовать. Продавцы иногда называют это «счетом-фактурой».

                Если вы продаете предприятию, сумма, по которой выставлен счет-фактура, указывается как кредиторская задолженность на его стороне — деньги, выпадающие из его кармана.Для вашей бухгалтерии это становится статьей вашей дебиторской задолженности — деньгами, которые идут вам в карман.

                Счета-фактуры также оставляют бумажный след. Это хорошая вещь. В случае проверки вам потребуются систематизированные пронумерованные счета-фактуры, чтобы вы могли объяснить IRS, откуда поступили ваши деньги.

                Что такое счет-фактура

                , а не ?

                Есть несколько финансовых форм, которые похожи на счет-фактуру, но играют разные роли. Поскольку их часто путают предприниматели, плохо знакомые с выставлением счетов, о них стоит упомянуть здесь.

                Счет-фактура не является заказом на покупку

                Заказ на покупку отправляется покупателем поставщику с запросом товаров или услуг. Он отправляется до создания счета. Как поставщик вы получите заказ на покупку, выполните заказ, а затем отправите счет-фактуру для получения оплаты.

                Счет-фактура не является счетом

                Счет отправлен для получения немедленной оплаты. Например, когда вы идете в ресторан, сервер не выставляет вам счет в конце еды — он выставляет вам счет.

                Счет-фактура не является квитанцией

                Квитанция — это простое официальное подтверждение того, что заказ выполнен и оплачен. Если вы отправите клиенту квитанцию, вы сделаете это после того, как уже отправили счет и получили оплату.

                Что указано в счете?

                Каждый счет, который вы отправляете, должен включать следующее.

                Дата

                Вашему клиенту это нужно, чтобы он знал, сколько времени он должен вам заплатить. Каждый счет включает дату его отправки.В зависимости от используемого вами шаблона он также может включать дату платежа.

                Имена и адреса

                Это означает ваше имя и адрес, а также имя клиента. Даже если вы отправляете счет по электронной почте, вам следует попытаться указать почтовые адреса. Если вашему клиенту нужно отправить вам физическую копию налоговой формы (например, форма 1099 MISC), это упростит им задачу.

                Необходимо указать всю вашу контактную информацию на случай, если у клиента возникнет вопрос, и он не знает, как с вами связаться.

                Подробный список того, что вы взимаете за

                Показать, откуда поступает причитающаяся сумма. Каждый продукт, за который вы взимаете плату, следует вводить в виде отдельной позиции с ценой и количеством. Все позиции суммируются внизу и, при необходимости, применяется налог. Убедитесь, что «общая сумма» указана правильно и четко.

                Условия оплаты

                Это количество времени, которое клиент должен вам заплатить. Типичные термины — «Нетто 30» или «Нетто 14», что означает 30 или 14 дней, соответственно.

                Если вы предлагаете своим клиентам скидки за досрочную оплату, эта информация будет указана здесь. Отметка «2/10 Net 30» означает, что у клиента есть 30 дней на то, чтобы заплатить вам, но если он заплатит в течение десяти дней, вы дадите ему 2% скидку. Четко сообщайте о любых штрафах за просрочку платежа.

                В некоторых случаях вы можете захотеть использовать план платежей, при котором вы принимаете частичные платежи с течением времени. Это может помочь клиентам, которым сложно производить платежи.

                Чем короче сроки оплаты, тем лучше.Быстрая оплата отлично влияет на ваш денежный поток.

                Дополнительная литература: Краткое руководство по счетам-проформам

                Номер счета

                Каждый счет, который вы отправляете, должен быть четко обозначен уникальным номером. На самом деле это число может быть комбинацией букв и цифр. Номера счетов важны по двум причинам.

                1. Они держат вас в порядке. Номера счетов помогают отслеживать проделанную работу. Например, вы моете окна для местного YMCA.Формат вашего счета может быть «YMCA (номер)». Когда вы посмотрите на свои записи, вы узнаете, что счет YMCA001 был первым счетом, который вы отправили в YMCA, а YMCA046 был 46-м.

                2. Если вы пройдете аудит, IRS будет искать несоответствия в счетах-фактурах как признак того, что вы неверно указали доход.

                Как мне подготовить счет?

                Существует три распространенных способа составления счета.

                1. Используйте шаблон

                С помощью этого метода вы можете использовать шаблон программного обеспечения — например, в Microsoft Word или Excel — каждый раз, когда отправляете счет.Эти шаблоны просты в использовании, но выглядят как профессиональные счета. Вы можете прикрепить счет к электронному письму или распечатать его и отправить физическую копию. Ниже есть множество бесплатных шаблонов.

                2. Воспользуйтесь бухгалтерской программой

                Многие типы бухгалтерского программного обеспечения позволяют заполнять шаблоны счетов. Некоторые даже позволят вам отправить счет по электронной почте из приложения, чтобы упростить процесс. Такой подход имеет смысл только в том случае, если вы уже используете одно и то же программное обеспечение для обычных бухгалтерских нужд.В противном случае программное обеспечение для выставления счетов, такое как FreshBooks, может быть лучшим выбором.

                3. Заполните бумажный счет-фактуру

                Некоторые владельцы бизнеса хотели бы полностью исключить компьютеры. Вы всегда можете заполнить форму физического счета. Они поставляются в виде прокладок, и вы можете купить их в большинстве крупных магазинов канцелярских товаров. Или вы можете заказать их на Amazon.

                Шаблоны счетов

                Если у вас небольшой бизнес и вы не отправляете много счетов, возможно, вы не готовы к использованию специализированного программного обеспечения или такой услуги, как FreshBooks.В этом случае вы можете быстро создавать счета онлайн, используя бесплатные шаблоны и генераторы. Вот несколько самых простых и эффективных, упорядоченных по формату.

                Шаблон Microsoft Excel

                Здесь вы можете получить бесплатный базовый шаблон счета в формате .xlsx. Подходит для Excel 2007 или новее.

                Шаблон Microsoft Word

                Если вам не нравятся электронные таблицы, вы можете создать файл .docx с помощью этого бесплатного шаблона. Подходит для Word 2007 или более поздней версии.

                Шаблоны Google Doc и Google Sheets

                В Invoice Simple есть хороший выбор простых шаблонов счетов как для Google Doc, так и для Google Sheets.Вы можете найти список здесь. Открыв счет, который хотите использовать, просто перейдите в раздел «Файл» и выберите «Сделать копию…», чтобы создать копию, которую вы можете редактировать.

                Генератор счетов онлайн

                Вы можете создать очень простой счет-фактуру с помощью бесплатного генератора счетов-фактур. Когда вы используете этот инструмент, он автоматически сохраняет вашу информацию, поэтому вы можете быстрее создавать счета в будущем.

                Мы еще не говорили о лучшей части выставления счета клиенту: о получении оплаты. Как только ваш счет выставлен на продажу, к вам приходят деньги, и их нужно отслеживать в ваших книгах.Вы сможете справиться с этим быстро и эффективно, а также быстрее получать выплаты, если научитесь настраивать (и оптимизировать) процесс обработки дебиторской задолженности.

                Что такое обработка счетов? Определение, шаги, блок-схема и программное обеспечение

                Определение обработки счета

                Обработка счетов-фактур по определению — это бизнес-функция, выполняемая отделом кредиторской задолженности, которая состоит из ряда шагов по управлению счетами-фактурами поставщиков или поставщиков от поступления до платежа и регистрируется в главной книге.Обработка счетов-фактур часто выполняется с помощью программного обеспечения и обычно называется автоматизированной обработкой счетов-фактур или для краткости автоматизацией счетов-фактур. Блок-схема обработки счетов-фактур представляет собой структурированное руководство, в котором подробно описываются этапы обработки счетов-фактур поставщиками в кредиторской задолженности.

                Вот шаги для обработки счета:
                1. Захват, код главной книги (GL) и сопоставление подтверждающих документов , таких как заказ на покупку и / или квитанция о доставке
                2. Отправка счетов уполномоченным утверждающим лицам для утверждения или отклонения счетов
                3. Авторизация и отправка счетов для оплаты в финансовой системе
                4. Обработка счетов-фактур на оплату с помощью обычных способов оплаты, таких как чек, ACH или банковский перевод
                5. Архивировать счета-фактуры и платежную информацию в GL и для целей аудита

                Преимущества автоматизированной обработки счетов

                Программное обеспечение для автоматической обработки счетов используется отделом кредиторской задолженности для оптимизации процессов выставления счетов, добавления большего контроля над функциями внутренней обработки с функцией отслеживания и повышения скорости обработки счетов поставщиков.Программное обеспечение для автоматизированной обработки счетов сродни AP Automation. Эти автоматизированные системы обработки счетов помогают командам по работе с кредиторской задолженностью автоматизировать сбор, кодирование и отправку счета на утверждение в дополнение к автоматическому назначению утверждающих и отправке счетов в финансовые системы для оплаты.

                Руководство по программному обеспечению для обработки счетов

                В этом руководстве мы обсуждаем, как инструменты автоматизации обработки счетов позволяют отделам расчетов с поставщиками (AP) сохранять свои текущие рабочие процессы и как технология AP оптимизирует существующие процессы выставления счетов.Если вы хотите упростить работу отдела счетов к оплате и сэкономить время и деньги как для своей организации, так и для команды AP, вот подробное руководство по обработке счетов:

                1. Безбумажная обработка счетов-фактур

                Откровенно говоря, если вы не хотите отказываться от бумажных документов для обработки счетов, ваши возможности по оптимизации функции AP будут ограничены. Переход на безбумажный режим начинается со счетов, которые вы получаете от поставщиков, но если они не хотят отправлять электронные счета (электронные счета), у вас есть два варианта.Первый — убедить ваших поставщиков выставлять счета в электронном виде, указав на все преимущества. Второй — сканировать счета-фактуры поставщиков в вашу систему автоматизации AP.

                2. Централизуйте свои данные и процессы

                Прелесть безбумажной функции AP (помимо сохранения деревьев) заключается в том, что, когда все становится цифровым, счета-фактуры превращаются в данные для действий для автоматизации рабочих процессов, возможностей интеграции и унифицированного обмена данными поверх счета-фактуры.

                Например, допустим, у вас есть счет в вашей системе, который требует проверки.Если заказ на покупку (ЗП) можно получить из вашей интегрированной системы бухгалтерского учета, ваше программное обеспечение для автоматизации счетов поможет сопоставить данные вашего счета-фактуры с ЗП, чтобы убедиться, что он действителен. Таким образом, вы предоставите вашим утверждающим достаточную документацию, чтобы быстрее принять решение по самому счету.

                Но если ваши данные, документы и инструменты находятся в разных системах и не могут быть интегрированы, вам придется дублировать усилия и вручную вводить данные, чтобы обеспечить учет и обработку ваших счетов.Как только все будет под одной крышей, вы сможете осуществить магию AP.

                3. Установите (и отслеживайте!) КПЭ

                Если вы собираетесь предпринять шаги для улучшения процессов выставления счетов с намерением упростить работу вашего AP-отдела, вам лучше чертовски хорошо измерить свои усилия! Хорошая новость заключается в том, что если вы следуете двум передовым методам, перечисленным выше, устанавливать KPI становится легко.

                Безбумажные системы отслеживают все и создают отметки времени, когда произошли действия.Это оставляет контрольный след, который легко доступен для поиска с помощью расширенного поиска и создания отчетов.

                Журнал аудита

                обеспечивает большую подотчетность и контроль за счет регистрации всех действий в средней ленте , поэтому все пользователи находятся на одной странице, а действия можно проверять, если это необходимо для справки в более позднее время.

                Еще один способ отслеживать ключевые показатели эффективности — использовать функцию отчетности, доступную на панели управления, которая обеспечивает обзор всех действий и задержек, связанных с выставлением счетов, с высоты птичьего полета.

                Если вы обнаружите повторяющееся узкое место или утверждающий, который занимает слишком много времени в процессе утверждения, вы можете глубже взглянуть и выяснить, почему это происходит. После того, как вы внесете соответствующие изменения (например, увеличите частоту уведомлений для этого утверждающего), вы сможете отслеживать эффективность ваших оптимизаций.

                При определении ключевых показателей эффективности рассмотрите следующие вопросы:

                • Сколько времени в среднем уходит на оплату счета?
                • Сколько времени нужно, чтобы проверить и утвердить счет?
                • Сколько стоит обработка счета?
                • Как часто вы задерживаете платежи?
                • Как часто вы пользуетесь скидкой за досрочную оплату?
                • Как часто вы отправляете дублирующие платежи?

                Вы уловили идею.Начните думать о своих самых больших препятствиях на пути к утопии AP, назначьте каждому препятствию метрику, а затем приступайте к работе, двигая стрелку.

                4. Упростите обмен счетами

                Было ли у вас когда-нибудь такое ужасное чувство, что вы уже получили одобрение на счет, но не можете найти доказательства? Или, что еще хуже, вы получили информацию о счете, которая заставляет вас усомниться в его законности, но, опять же, не можете найти документацию.

                Копаться в электронной, текстовой и голосовой почте — это не только трудоемкий и утомительный процесс, но и совершенно ненадежный.

                Если вы собираетесь обсудить счет-фактуру в своей организации, вы действительно хотите, чтобы все эти коммуникации происходили в удобном и централизованном месте, на которое можно будет ссылаться позже. Это также доступно в упомянутом выше среднем канале , где все коммуникации по счетам централизованы — от комментариев и вопросов до ответов. Это не только упрощает передачу счетов-фактур, поскольку каждый счет-фактура имеет контекст, но также помогает с подотчетностью.

                Экономьте время и деньги за счет автоматизации обработки счетов

                Одна огромная ошибка, которую делают некоторые люди, рассматривая автоматизацию AP, — рассматривать систему в дихотомии — 100% автоматизированная или 0% автоматизированная.

                На самом деле обработка счетов состоит из нескольких более мелких процессов, некоторые из которых потребуют участия человека, например, утверждение стоимости или проверка точности. В то время как другие созрели для автоматизации, например, для рабочих процессов сбора данных и утверждения.

                С учетом сказанного, давайте выделим некоторые процессы AP, которые идеально подходят для автоматизации, и подробно расскажем, как и почему.Блок-схема обработки счетов также может помочь вам выявить и устранить неэффективность.

                Получение счетов

                Если вы еще не внедрили автоматизацию AP для обработки счетов, есть большая вероятность, что у вас есть счета, приходящие отовсюду из разных отделов и средств массовой информации — обычной почтой, факсом, прикрепленными изображениями электронной почты и электронным способом.

                Скорее всего, нам не придется сообщать вам, сколько времени ваши сотрудники тратят на сбор, систематизацию и сканирование счетов и насколько утомителен этот процесс, поэтому мы скажем вместо этого:

                Если вы можете получать счета в электронном виде, вы можете отправлять все счета поставщиков в вашу систему автоматизации AP, чтобы сэкономить время на получении счетов.

                И знаете что? На самом деле у ваших поставщиков есть множество преимуществ при отправке счетов в электронном виде.

                Сбор и извлечение данных

                Если у вас есть счета-фактуры, приходящие в электронном виде — отлично! Программное обеспечение для автоматизации точек доступа идеально подходит для сбора и извлечения этих данных без вмешательства человека. Верно; Вашим сотрудникам больше не нужно вручную вводить данные.

                Ручной ввод данных не только утомителен для вашей команды, но также требует много времени и подвержен опечаткам и человеческим ошибкам.С другой стороны, программное обеспечение, предназначенное для чтения и анализа данных в счете-фактуре, является очень точным и почти мгновенным после изучения ваших процессов.

                С помощью Stampli вы также можете собирать и извлекать данные счетов-фактур под заголовком, включая отдельные или настраиваемые позиции. И если по какой-то причине ваши поставщики еще не отправляют электронные счета-фактуры, вы все равно можете сканировать свои документы, и Stampli извлечет данные с помощью OCR с невероятной точностью.

                Кодировка главной книги

                Поскольку вы уже используете программное обеспечение для извлечения данных из счетов-фактур, почему бы ему также не закодировать его? Благодаря интеграции API ваша платформа автоматизации AP будет синхронизирована с вашей финансовой системой, чтобы классифицировать ваши счета и автоматически кодировать их с вашими счетами главной книги.

                Трехстороннее согласование

                Проверка счетов — огромная ответственность для отдела AP. Именно так мы избегаем дублирующих и мошеннических платежей. Однако при утверждении счетов-фактур вручную проверки становятся трудоемкими, и трехстороннее сопоставление может быть практически невозможно для счетов-фактур, в которых отсутствует такая информация, как номер заказа на поставку.

                Благодаря автоматизации AP, программное обеспечение может автоматически считывать данные по счетам и искать в своей центральной базе данных соответствующие данные в заказах на покупку или других сопроводительных документах.Более того, если ваш поставщик забыл указать номер заказа на поставку, вы можете искать открытые заказы на покупку в своих интегрированных системах учета с помощью решений AP, таких как Stampli.

                Программа для обработки счетов-фактур для маршрутизации и согласования

                Если счет-фактура теперь в вашей системе, он правильно закодирован, почему бы просто не отправить его автоматически человеку, которому нужно его утвердить? Подумайте об альтернативе:

                После кодирования один из членов вашей группы AP должен напечатать электронное письмо коллеге в другом отделе, приложить счет, а затем отправить электронное письмо… своими руками? Это практически варварство.

                С платформой автоматизации AP система согласовывается с вашими рабочими процессами утверждения обработки счетов, и все, что должна сделать AP, — это просмотреть любые предложения и проверить. Более того, в случае, если кто-то ушел из компании или находится в отпуске по семейным обстоятельствам, очень легко добавить / удалить утверждающих. После направления AP на утверждение счет-фактура отправляется соответствующему утверждающему (-ым) лицу (-ам) в правильном порядке. Использование автоматизации для утверждения маршрутов, включая последующие уведомления, может значительно сократить время, необходимое для утверждения счета.

                С программным обеспечением Stampli обработка счетов централизована, когда все утверждения и коммуникации происходят «поверх» фактического счета, поэтому, если есть проблема, которую необходимо решить, обработчик или утверждающий может писать заметки в контексте фактического счета — больше не нужно копаться в отдельных письмах, чтобы выяснить, почему что-то еще не было одобрено.

                Программное обеспечение для обработки счетов — просмотр утверждающего

                Отправка на оплату

                Вся причина, по которой мы делаем то, что мы делаем в AP, заключается в том, чтобы гарантировать, что счета действительны, а поставщики получают оплату.Это требует немалых усилий, учитывая количество этапов, средства защиты от мошенничества с кредиторской задолженностью и количество людей, задействованных на протяжении всего жизненного цикла обработки счетов.

                Итак, к тому времени, когда вы закончите длинный список задач и все будет идеально с вашими процессами выставления счетов, почему бы просто не сделать так, чтобы ваша платежная система автоматически переводила деньги?

                После успешного завершения этапов проверки и утверждения, наряду с внутренними средствами контроля кредиторской задолженности, установленными в вашей организации, ваше решение по автоматизации AP должно автоматически отправлять утвержденный счет на оплату непосредственно в вашу систему бухгалтерского учета.Затем, когда платеж будет обработан, обновите его обратно в вашей системе автоматизации AP.

                Опять же, выбор в пользу автоматизации многих из этих задач не вызывает затруднений — компьютеры просто более точны и более старательны, когда дело доходит до извлечения данных и т. Д., И не говоря уже о том, что ваша команда в любом случае обычно ненавидит такую ​​занятую работу!

                Стремление к повышению эффективности обработки счетов AP

                В сегодняшней деловой среде не только отдел продаж, маркетинга или операций ищут лучший вариант, когда дело касается их технологического стека.Финансовые отделы также входят в число бизнес-отделов, которые ищут лучшее программное обеспечение для автоматизированной обработки счетов, чтобы обеспечить больший контроль над своими внутренними процессами в удаленной реальности. Помимо оптимизации сбора и кодирования счетов, финансовые руководители рассматривают такие функции, как интеллектуальная маршрутизация утверждений с учетом контекста, при этом сохраняя свои текущие процессы, даже если их персонал распределен.

                Поскольку кредиторская задолженность не является центром прибыли, отделы ищут другие способы создания ценности, и ключом к добавлению стоимости является повышение эффективности, что означает экономию времени и сокращение операционных расходов.

                Автоматизация

                AP — отличный способ сэкономить время и деньги. Но для AP-групп эффективность означает нечто иное — сокращение количества невыплаченных счетов-фактур для отслеживания движения денежных средств в режиме реального времени, уменьшение количества ошибок и устранение повторяющихся ручных задач с помощью технологий.


                Автоматизация точки доступа — ключ к оптимизации рабочих процессов выставления счетов при одновременном повышении точности вашей работы. Посмотрите, как программное обеспечение Stampli для автоматизации кредиторской задолженности позволяет вам контролировать счета и их обработку.

                Часто задаваемые вопросы по обработке счетов

                Для чего используется обработка счетов?

                Обработка счета-фактуры — это функция счетов к оплате, которая обрабатывает жизненный цикл счета-фактуры, состоящий из поступления счета-фактуры, утверждения или отклонения счета-фактуры, оплаты счета-фактуры и процессов архивирования счетов-фактур.

                Каковы этапы обработки счета-фактуры?

                Вот шаги обработки счета:

                Захват. Счета-фактуры поставщиков принимаются по факсу, почте, электронной почте или регистрируются системой кредиторской задолженности.
                Регистр. Счета-фактуры готовятся к утверждению путем кодирования и обновления данных счета-фактуры.
                Отправка. Уполномоченным утверждающим отправляются счета для принятия решения об оплате.
                Утверждение / отклонение. Утверждающие лица утвердят или отклонят отправленный счет на оплату.
                Платеж. Утвержденные счета обрабатываются для оплаты.
                Архив. Оплаченные счета хранятся либо в картотеке, либо в онлайн-системе с историей обработки счетов для последующего использования или аудита.

                Что такое программа для обработки счетов?

                Программное обеспечение для обработки счетов по сравнению с ручным бумажным документооборотом — это цифровая технология, которая используется в счетах к оплате для электронной обработки счетов поставщиков от поступления до архива.

                Что такое автоматическая обработка счетов?

                Автоматическая обработка счетов-фактур или автоматизация обработки счетов-фактур использует программное обеспечение для автоматического выполнения шагов в жизненном цикле счета-фактуры, таких как сбор данных и отправка на утверждение.Обратите внимание, что программное обеспечение для обработки счетов-фактур может быть автоматизировано или выполнено вручную по счетам к оплате на компьютере.


                Блоги обработки счетов

                Средний бизнес постоянно стремится своевременно оплачивать счета, преодолевая множество препятствий в том, что должно быть, казалось бы, простым… читать дальше Кива оценила Стампли, Билл.com и MineralTree. Компания выбрала Stampli главным образом потому, что это было единственное решение, которое обеспечивало гибкость и адаптируемость, чтобы вписаться в… читать дальше Ключевым моментом является понимание того, что безбумажная обработка счетов — это ступенька к цифровой трансформации кредиторской задолженности, которая может привести к невероятным… читать дальше .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.