Разное

Учет личного состава в подразделении: Учет личного состава в подразделении

Содержание

Руководство по учету личного состава вооруженных сил \ Акты, образцы, формы, договоры \ КонсультантПлюс

  • Главная
  • Правовые ресурсы
  • Подборки материалов
  • Руководство по учету личного состава вооруженных сил

Подборка наиболее важных документов по запросу Руководство по учету личного состава вооруженных сил (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

  • Военнослужащие:
  • Аттестация военнослужащих
  • Военная и приравненная к ней служба
  • Военная ипотека
  • Военная ипотека при разводе
  • Военная полиция
  • Ещё…

Судебная практика: Руководство по учету личного состава вооруженных сил

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Кассационное определение Судебной коллегии по административным делам Верховного Суда Российской Федерации от 15. 07.2020 N 4-КА20-8-К1
Требование: О признании незаконным отказа в выдаче дубликата удостоверения ветерана боевых действий, возложении обязанности выдать дубликат удостоверения.
Обстоятельства: Отказ мотивирован непредставлением документов, подтверждающих участие в боевых действиях.
Решение: Требование удовлетворено ввиду наличия доказательств, подтверждающих первоначальную выдачу гражданину удостоверения ветерана боевых действий в связи с участием в интернациональной помощи Республике Афганистан, которое не аннулировалось и не признавалось недействительным.В соответствии с указанным постановлением Правительства Российской Федерации был разработан и утвержден приказом Министра обороны Российской Федерации от 11 августа 2012 года N 2288 Порядок выдачи удостоверений ветерана боевых действий в Вооруженных Силах Российской Федерации (далее — Порядок), действующий на момент принятия решения Комиссией западного военного округа и предусматривающий, что в целях рассмотрения обращений и принятия решений о выдаче (отказе в выдаче) удостоверений ветерана боевых действий в Вооруженных Силах Российской Федерации образовываются в том числе в военных округах комиссии военных округов по рассмотрению обращений для оформления и выдачи удостоверений ветерана боевых действий; в центральных органах военного управления Министерства обороны Российской Федерации — центральная комиссия Министерства обороны Российской Федерации по рассмотрению обращений для оформления и выдачи удостоверений ветерана боевых действий, на которую возложено руководство работой всех комиссий, контроль за их деятельностью (пункт 2 названного порядка).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Руководство по учету личного состава вооруженных сил

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: О необходимости изменения законодательства о материальной ответственности военнослужащих в свете судебных решений
(Харитонов С.С.)
(«Право в Вооруженных Силах», 2019, N 11)Отказывая в удовлетворении иска, суд исходил из того, что по результатам плановой инвентаризации указанного имущества по состоянию на 2 июня 2017 г. оно имелось в наличии. Поскольку 17 мая 2017 г. Б. сдал дела и должность, а затем до 29 июля 2017 г убыл в отпуск с последующим исключением из списков личного состава части, он не должен нести ответственность за сохранность полученного имущества.

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
«Комментарий к Федеральному закону от 25. 12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции»
(постатейный)
(Агешкина Н.А., Бельянская А.Б., Смушкин А.Б.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2017)Поляков И.В. в период с 13 июля 2015 года по 23 февраля 2016 года, являясь должностным лицом — командиром противотанкового взвода первого мотострелкового батальона войсковой части N, дислоцированной в , будучи наделенным в связи с этим организационно-распорядительными функциями, в нарушение требований ст. ст. 26, 27 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», ст. ст. 16, 24, 25, 75, 76, 78, 79, 84, 152 и 153 Устава внутренней службы Вооруженных Сил РФ, ст. ст. 5 — 7 Дисциплинарного устава Вооруженных Сил Российской Федерации, п. п. 5 и 6 Приказа Министра обороны РФ от 09.09.2015 «Об утверждении руководства по учету личного состава Вооруженных Сил Российской Федерации», п. п. 19, 25, 33 Инструкции по организации учета сведений о преступлениях (происшествиях) и грубых дисциплинарных проступках в Вооруженных Силах РФ, утв. Приказом Министра обороны РФ от 15.12.2010, а также п. п. 17 и 27 Инструкции по организации учета сведений о преступлениях (происшествиях) в Вооруженных Силах РФ, утв. Приказом Министра обороны РФ от 30.12.2015, а также п. п. 3.1 и 5.2 Инструкции об организации работы и порядка розыска и задержания военнослужащих, самовольно оставивших службу или место несения службы (уклонившихся от военной службы) в органах военного управления, объединениях, соединениях и воинских частях Северного флота, утвержденной Приказом командующего Северным флотом от 17.12.2014, действуя из личной заинтересованности, выразившейся в желании приукрасить действительное положение воинской дисциплины и состояния преступности в подчиненном ему подразделении, с целью избежать ответственности за непринятие мер по предупреждению и пресечению совершенного его подчиненным преступления, не доложил в установленном порядке командованию войсковой части N о совершенном его подчиненным Варакиным С.В. в период с 13 июля 2015 года по 23 февраля 2016 года, преступлении в виде дезертирства.

Нормативные акты: Руководство по учету личного состава вооруженных сил

Организация учета личного состава в роте (батарее), батальоне (дивизионе) презентация, доклад

Слайд 1
Текст слайда:

ДОКЛАД
ВрИО начальника отделения организационного
и комплектования штаба 68 АК
майора МЯСНИКОВА Виталия Владимировича


Слайд 2
Текст слайда:

Тема и учебные вопросы

2

ДСП


Слайд 3
Текст слайда:

Вопрос № 1
Организация учета личного состава в подразделениях воинской части, доведение требований приказа командующего войсками округа № 033 – 2016 года.


Слайд 4
Текст слайда:

Приказы, директивы Министра обороны РФ

Директивы командующего войсками Восточного военного округа

г. Хабаровск
2015 г.


Слайд 5

Слайд 6
Текст слайда:

6

ОСНОВНЫЕ НЕДОСТАТКИ СТРОЕВЫХ ЗАПИСОК:

575 АвБ 11 армии ВВС и ПВО — формы документов учета личного состава
не соответствуют приказу КВВО № 033


25 пРХБЗ 5 армии — в подразделениях отсутствует контроль убытия военнослужащих по контракту в командировки (на полигоны)

71 зрбр 35 армии — формы документов
учета личного состава ( подразделениях бригады не соответствуют приказу КВВО № 033

Сведения об отсутствующем личном
составе ежедневно не уточняются
(Форма №5)

Развернутые строевые записки (Форма 1/УЧ)

ежедневно в делопроизводстве
установленным порядком не регистрируются

Книги учета личного состава
в подразделениях соединений ведутся
с нарушением приказа КВВО № 033

НЕДОСТАТКИ ВЫЯВЛЕННЫЕ НА АРСЕНАЛЕ (РАВ, 1 РАЗРЯДА) 1063 ЦМТО


Слайд 7
Текст слайда:

ДСП

О Б Р А З Е Ц


Слайд 8
Текст слайда:

ДСП

Неправильно


Слайд 9
Текст слайда:

Основные задачи учета личного состава
(статья 2 Руководства по учету личного состава)


Слайд 10
Текст слайда:

Требования, предъявляемые к учету личного состава
(статья 3 Руководства по учету личного состава)

УЧЕТ ЛИЧНОГО СОСТАВА ДОЛЖЕН ОТВЕЧАТЬ
ТРЕБОВАНИЯМ

ОТРАЖАТЬ


Слайд 11
Текст слайда:

Организация и ведение учета личного состава

(статья 4 Руководства по учету личного состава)


Слайд 12
Текст слайда:

Виды учета личного состава
(статья 4 Руководства по учету личного состава )

УЧЕТ ЛИЧНОГО СОСТАВА
ПОДРАЗДЕЛЯЕТСЯ

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ УЧЕТ


ШТАТНО-ДОЛЖНОСТНОЙ УЧЕТ


КОЛИЧЕСТВЕННЫЙ
(СТАТИСТИЧЕСКИЙ) УЧЕТ


Слайд 13
Текст слайда:

Ответственность должностных лиц за организацию
и состояние учета личного состава
(статья 6 Руководства по учету личного состава)

в подразделениях

командиры подразделений

Организовать ведение учета личного состава

Следить за
правильным
отражением численности личного состава

Принимать
меры к сбережению учетных документов

ОНИ ОБЯЗАНЫ:


Слайд 14
Текст слайда:

Обязанности командиров (начальников) по организации учета личного состава

(статья 10 Руководства по учету личного состава)


К ОЗНАКОМЛЕНИЮ СО СВЕДЕНИЯМИ О ЧИСЛЕННОСТИ ЛИЧНОГО СОСТАВА

ДОПУСКАЕТСЯ:
ДОЛЖНОСТНЫЕ ЛИЦА ПО СПИСКУ, УТВЕРЖДЕННОМУ НАЧАЛЬНИКОМ ШТАБА, В ОБЪЕМЕ, КАСАЮЩЕМСЯ ИХ НЕПОСРЕДСТВЕННОЙ СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

КОМАНДИРЫ И НАЧАЛЬНИКИ ВСЕХ СТЕПЕНЕЙ ДОЛЖНЫ:


Слайд 15
Текст слайда:

Периодичность проведения проверок учета личного состава
(статья 9 Руководства по учету личного состава)

Командир отделения

ЕЖЕДНЕВНО

ЕЖЕНЕДЕЛЬНО

ЕЖЕМЕСЯЧНО


Слайд 16
Текст слайда:

В ОТДЕЛЕНИИ, ВЗВОДЕ

В РОТЕ (БАТАРЕЕ) И ИМ РАВНЫХ

В БАТАЛЬОНЕ (ДИВИЗИОНЕ) И ИМ РАВНЫХ


Слайд 17
Текст слайда:

РАПОРТ
военнослужащего о добровольной сдаче паспорта на хранение на период прохождения военной службы


Начальнику штаба в/ч 10222

РАПОРТ

Прошу Вас принять на время прохождения военной службы на хранение в отделение комплектования паспорт гражданина Российской Федерации Иванова Андрея Сергеевича.
Паспорт серии 12 00 № 123456, выдан 12.05.2014 г. ОВД Центрального округа города Екатеринбург.

20.06.2016 г.
рядовой Иванов А.С.
(в/звание, подпись, фамилия и инициалы)

ИЗВЛЕЧЕНИЕ
из Положения о паспорте
Гражданина Российской Федерации
(Постановление правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 828 )

ВЕДОМОСТЬ
на прием от военнослужащих документов удостоверяющие их личность и гражданство,

17

ДСП


Слайд 18
Текст слайда:

В дополнение к Положению о паспорте:
статья 7.
Военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, паспорта выдаются или заменяются по окончании установленного срока военной службы по призыву

статья 20.
Найденный паспорт подлежит сдаче в территориальные органы Федеральной миграционной службы или в органы внутренних дел.
статья 22.
Запрещается изъятие у гражданина паспорта, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Порядок сдачи и хранении паспортов (документов удостоверяющие личность и гражданство) гражданина Российской Федерации в воинской части.
В соответствии с Федеральным законом «О статусе военнослужащих» (статья 1, пункт 3) военнослужащим выдаются документы, удостоверяющие их личность и гражданство, а также документы, удостоверяющие личность и правовое положение военнослужащих, паспорта у граждан, призванных на военную службу и отправляемых в войска, не изымаются.
В соответствии с Приложением № 2 к директиве командующего войсками Восточного военного округа от «30» марта 2016 г. № Д-7 для сохранности документов, удостоверяющих личность и гражданство, военнослужащие по призыву по прибытии к месту службы могут сдавать их на хранение в штаб воинской части на период прохождения военной службы. Для принятия на хранения документов, военнослужащий подает рапорт на начальника штаба воинской части. При этом в штабе воинской части в обязательном порядке составляется ведомость на прием от военнослужащих перечисленных выше документов и на возвращение им этих документов при увольнении с военной службы или при переводе их к новому месту службы, в которой принимающий и сдающий расписываются с указанием даты приема и выдачи документа.

Эта ведомость хранится в воинской части 3 года.

18

ДСП


Слайд 19
Текст слайда:

ВК субъекта

Южно-Сахалинск

НШ батальона уточняет у начальника отделения комплектования номер приказа о зачислении в списки части, получает военные билеты военнослужащих (с отметкой о прибытии в в/ч, назначении на должность с указанием ВУС и кода должности, датой зачисления в списки части и номером приказа)


Слайд 20
Текст слайда:

В штабе батальона заполняет раздел № 2 книги штатно-должностного учета личного состава (форма № 4)

125

пулемётчик

101627

рядовой

рядовой

Петров
Иван Иванович

10.02.1992 г.
1-2015

1.11.2015 г.

2. Штатно-должностной расчет


Слайд 21
Текст слайда:

Вносит изменения в раздел № 1 книги штатно-должностного учета личного состава (формы № 4)

1.

Краткие сведения о численности состава на « __ » ____________ 20 __ г.

Управление

5

1

6

4

1

5

1

апреля

11

16

1 мср

5

11

58

76

5

11

60

9

29

15

2

42

2

2


Слайд 22
Текст слайда:

мсб

ВК субъекта

Южно-Сахалинск

мср

мср

НШ батальона передает командирам рот личный состав, их военные билеты, доводит, на какие должности они назначены, дату и номер приказа о зачислении в списки части.

Командиры рот в канцелярии роты заполняют разделы №2, №3 и вносят изменения в раздел №1 книги учета личного состава, записывают прибывших в/сл в именной список формы № 1-вп для производства вечерних поверок, в военных билетах производят запись о закреплении оружия, материальных средств и вызывают командиров взводов.


л/с


Слайд 23
Текст слайда:

В штабе батальона заполняет раздел № 2 книги учета личного состава (форма № 1)

125

пулемётчик

101627

рядовой

рядовой

Петров
Иван Иванович

10.02.1992 г.
1-2015

1.11.2015 г.

2. Штатно-должностной расчет


Слайд 24
Текст слайда:

3. Список личного состава

1

пулемётчик
рядовой

12.01.2015 г.
№ 13

10.02.1992 г.
русский

11 кл

отец-Петров Иван Сергеевич, 1964гр. мать-Петрова Людмила Петровна 1966г.р. Приморский край, г.Дальнереченск ул.Советская д.21 кв.8

1.11.2015 г.
отдел ВК Приморского края по Дальнереченскому р-ну

Петров
Иван
Иванович,
СУ — 854712


Слайд 25
Текст слайда:

1. Краткие сведения о численности состава на « __ » ____________ 200 __ г.

1

1

2

1

командировка

наряд по парку

1

3

4

3

11

апреля

16

5

2

11

58

5

42

11

18

9

15

Управление

2

4

10

3

1 мсв

1

3

18

22

1

3

19

5

8

5

15

61

2

2

2

4

10

2

2

3

76

2

2

11


Слайд 26
Текст слайда:

ИМЕННОЙ СПИСОК _______________________ для вечерней поверки

Командир роты _________________________

1

рядовой

Мухин И. А.

+

2

рядовой

Сидоров А.А.

1 мотострелковой роты

ноября

+

+

+

3

рядовой

Петров И.И.

капитан Прокопенко

+

+

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

х

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+

+


Слайд 27
Текст слайда:

мсб

ВК субъекта

Южно-Сахалинск

мср

мср

Командиры рот в канцелярии роты заполняют разделы №2, №3 и вносят изменения в раздел №1 книги формы №1 учета личного состава, записывают прибывших в/сл в именной список формы
№ 1-вп для производства вечерних поверок, в военных билетах производят запись о закреплении оружия, материальных средств и вызывают командиров взводов

Командиры взводов заполняют именной список формы №1-а и вызывают своих заместителей.
Заместители командиров взводов (командиры отделений) заполняют именной список формы №1-а.


Слайд 28
Текст слайда:

Именной список военнослужащих

1

1.11.2015 г.
отдел ВК Приморского края по Дальнереченскому р-ну

пулемётчик
рядовой

Петров
Иван
Иванович,
СУ — 854712

10.02.1992 г.
русский

11 кл.

отец-Петров Иван Сергеевич, 1964гр. мать-Петрова Людмила Петровна 1966г.р. Приморский край, г.Дальнереченск ул.Советская д.21 кв.8


Слайд 29
Текст слайда:

Командиры рот
представляют заполненные книги учета личного состава формы №1, именные списки формы №1-вп для производства вечерних поверок и военные билеты военнослужащих – начальнику штаба батальона.

Начальник штаба батальона
убедившись в правильности заполнения представленных документов, в штабе воинской части заверяет гербовой печатью закрепление оружия и средств защиты за военнослужащим и передает военные билеты командирам рот.

Командиры рот
передают военные билеты военнослужащим


Слайд 30
Текст слайда:

ДОКЛАД ЗАКОНЧИЛ


Разделение обязанностей Обзор – Финансы и бухгалтерский учет

Что такое «разделение обязанностей»?

Разделение обязанностей — это средство, с помощью которого ни одно лицо не имеет единоличного контроля над сроком действия транзакции. В идеале никто не должен:

  • Инициировать транзакцию
  • Одобрить транзакцию
  • Записать транзакцию
  • Согласовать транзакцию
  • Обработка связанного актива
  • Обзор отчетов

На каждую транзакцию должно быть по крайней мере два набора глаз.

Почему это важно?

Разделение обязанностей имеет решающее значение для эффективного внутреннего контроля, поскольку снижает риск как ошибочных, так и ненадлежащих действий.

Все подразделения должны попытаться разделить функциональные обязанности, чтобы гарантировать, что ошибки, преднамеренные или непреднамеренные, не могут быть совершены без обнаружения другим лицом. Кроме того, разделение обязанностей является сдерживающим фактором от мошенничества, поскольку для совершения мошеннического действия требуется сговор — работа с другим лицом.

Как насчет небольших отделов?

Если разделение обязанностей невозможно из-за небольшого размера отдела, необходимо внедрить компенсирующий контроль. Детальный обзор деятельности Уровня 2 и/или Уровня 3 необходим, чтобы компенсировать отсутствие разделения обязанностей.

Азбука разделения обязанностей

Как правило, ни один сотрудник не должен выполнять должностные функции более чем в одной из следующих трех категорий обязанностей:

  1. в состоянии контролировать, куда направлен актив
    • Активы включают наличные деньги, билеты и пропуска, карты PCard, материалы, оборудование, книги, чеки поставщиков и платежных ведомостей, а также заказы на покупку
    • Управление активом включает в себя инициирование платежа поставщика или заработной платы в myUFL, настройку нового сотрудника в системе управления персоналом (HRMS), внесение корректировок в транзакцию по счету студента, размещение заказа на расходные материалы, распределение чеков по заработной плате и указание где должны быть доставлены заказы на поставку
  2. B просмотр или запись транзакций в главную книгу или вспомогательную книгу myUFL: запись или проводка финансовой операции в главную книгу myUFL
    • Запись финансовых транзакций в myUFL происходит при утверждении счета-фактуры поставщика, прямого платежа или журнала
  3. C сравнение или проверка транзакций или балансов: сверка и проверка транзакций, фигурирующих в главной книге myUFL, на предмет достоверности и обоснованности.
    • Требуется ежемесячная сверка в качестве основного внутреннего контроля для обеспечения точности данных в myUFL — официальной бухгалтерской записи университета Флориды

 Как это выглядит?

При распределении обязанностей между людьми, участвующими в процессе финансовых транзакций, примите во внимание следующее:

  1. Предпочтительное количество людей, которые должны быть вовлечены в выполнение финансового процесса, не менее трех – при таком уровне штатного расписания удовлетворительное разделение обязанностей может получить довольно легко
  2. Минимальное количество людей, которые могут успешно управлять финансовым процессом, равно двум. При таком уровне штатного расписания может быть достигнуто удовлетворительное разделение обязанностей, но не без тщательного планирования.
    • Для некоторых процессов некоторые обязанности могут выполняться совместно обоими сотрудниками
  3. На лицо, участвующее в нескольких финансовых процессах, должны быть возложены обязанности в рамках одной категории обязанностей, например, управление активами, в разных процессах. Например, людям с обязанностями по управлению активами в процессе обработки наличности следует назначить только обязанности по управлению активами в других финансовых процессах.

Примечание. Сотрудник, выполняющий «запасную» роль, должен быть компетентным и иметь те же полномочия, что и лицо, обычно выполняющее свои обязанности.

Пример – Работа с наличностью

Ответственность Категория службы Идеально: 4 человека Хорошо: 3 человека Минимум: 2 человека
Прием наличных денег (кассовое обслуживание) и подсчет наличных денег при закрытии денежного ящика Управление активами Сотрудник 1 Сотрудник 1 Совместная работа — сотрудники 1 и 2*
Подготовка депозита и регистрация прихода наличных денег в депозитных документах/журналах Бронирование Сотрудник 2 Сотрудник 2 Совместная работа — сотрудники 1 и 2*
Запись депозита в myUFL Бронирование Сотрудник 3 Сотрудник 3 Инициация: Сотрудник 1

Одобрение:

Сотрудник 2

Внесение наличных в кассу университета Управление активами Сотрудник 1 Сотрудник 1 Сотрудник 1
Сравнение денежных депозитов, зарегистрированных в главной бухгалтерской книге, с суммами депозитов, указанными в копиях ведомственных записей/журналов Сравнение/обзор Сотрудник 4 Сотрудник 3 Сотрудник 2**

*Закрытие денежного ящика производится совместно с обоими сотрудниками, наблюдающими за подсчетом и удостоверяющими сумму вклада, фигурирующую в записях/журналах отдела. Сотрудник 2 сохраняет и защищает копию записи/журнала для проверки бухгалтерской книги.

**В идеале кто-то, кроме сотрудников 1 или 2, должен проверять и удостоверять ежемесячную сверку

Пример — Покупка

Ответственность Категория службы Идеал: 4 человека Хорошо: 3 человека Минимум: 2 человека
Инициация заказа Управление активами Сотрудник 1 Сотрудник 1 Сотрудник 1
Утверждение заказа Бронирование Сотрудник 2 Сотрудник 2 Сотрудник 2
Подтверждение получения товара Управление активами Сотрудник 3 Сотрудник 1 Сотрудник 1
Оплата счета Бронирование Сотрудник 2 Сотрудник 2 Сотрудник 1
Проверка и сертификация бухгалтерской книги Сравнение/обзор Сотрудник 4 Сотрудник 3 Сотрудник 2**

**В идеале, кто-то, кроме сотрудников 1 или 2, должен проверять и удостоверять ежемесячную сверку

Пример – выставление счетов и дебиторская задолженность

Ответственность Категория службы Идеально: 4 человека Хорошо: 3 человека Минимум: 2 человека
Проверка и утверждение платежных данных, включенных в счета Бронирование Сотрудник 1 Сотрудник 1 Сотрудник 1
Выдача корректировки счетов, включая выдачу кредита по счету и разрешение на списание остатка безнадежной задолженности Управление активами Сотрудник 2 Сотрудник 2 Сотрудник 2
Книга транзакций корректировки выставления счетов или система выставления счетов, регистрирующая платежи Бронирование Сотрудник 3 Сотрудник 1 Сотрудник 1
Сравнение баланса AR, зарегистрированного в главной книге, с общими счетами, отраженными в биллинговой системе или записях Сравнение/обзор Сотрудник 4 Сотрудник 3 Сотрудник 2

Последний рассмотренный

30. 09.2022: Обзор содержимого

. 1321

Управление аудита, соблюдения нормативных требований и конфиденциальности

Разделение обязанностей

Разделение обязанностей является ключевым средством внутреннего контроля, предназначенным для сведения к минимуму возникновения ошибок или мошенничества путем обеспечения того, чтобы ни один сотрудник не имел возможности совершать и скрывать ошибки или мошенничество при обычном исполнении своих обязанностей. Как правило, основными несовместимыми обязанностями, которые необходимо разделить, являются:

  • Разрешение или одобрение
  • Хранение активов
  • Регистрация транзакций
  • Деятельность по выверке/контролю

Некоторые примеры несовместимых обязанностей:

  • Получение денежных средств (чеками или наличными) и утверждение списания дебиторской задолженности
  • Сверка банковских выписок/счетов и проводок в главной бухгалтерской книге
  • Депонирование наличных и сверка банковских выписок
  • Утверждение табелей учета рабочего времени и хранение платежных чеков
  • Для обеспечения эффективности внутреннего контроля необходимо адекватное разделение обязанностей между теми, кто выполняет учетные процедуры или контрольную деятельность, и теми, кто которые управляют активами. В идеале отдельные сотрудники будут выполнять каждую из четырех основных обязанностей. В целом поток обработки транзакций и связанных с ним действий должен быть спроектирован таким образом, чтобы работа одного человека была либо независимой, либо служила для проверки работы другого. Такие меры снижают риск необнаруженной ошибки и ограничивают возможности неправомерного присвоения активов или сокрытия умышленных искажений в финансовой отчетности.

    Когда обязанности не могут быть в достаточной степени разделены из-за небольшого размера подразделения, важно внедрить смягчающие меры, такие как подробный надзорный анализ деятельности, чтобы снизить риски.

    Делегирование полномочий

    В сегодняшней загруженной и динамичной среде одному человеку невозможно выполнять все обязанности и задачи, необходимые для достижения целей Университета. Чтобы удовлетворить потребности своих клиентов, менеджеры делегируют полномочия персоналу, чтобы решения и связанные с ними действия могли приниматься своевременно. Делегирование полномочий (DOA) — это формальный процесс, в котором одно лицо делегирует полномочия и ответственность другому лицу для выполнения определенных действий. Обычно менеджер делегирует подчиненному определенные полномочия для конкретной транзакции (например, утверждает возмещение до 500 долларов США). Однако лицо, делегировавшее работу, остается ответственным за результат делегированной работы. Если DOA выполнено правильно, университет может сэкономить время и деньги, повышая квалификацию своей рабочей силы. Менеджеры должны разработать структуру, в которой они документируют типы транзакций и связанные с ними пороги в долларах, в которых они делегируют свои полномочия другому лицу. Эту документацию необходимо поддерживать по мере смены персонала в своем подразделении. Он должен включать как минимум: указанный период времени не более одного года, имя и должность физического лица, тип транзакций и соответствующие лимиты в долларах, а также объем полномочий. Руководители должны убедиться, что лица, получившие делегированные полномочия, прошли надлежащую подготовку и хорошо знакомы с политиками Университета, регулирующими делегированные полномочия. По крайней мере, ежегодно структуру DOA необходимо пересматривать на предмет ее соответствия, чтобы гарантировать достижение целей Университета при ограничении риска до приемлемого уровня.

    Мониторинг карточек для закупок

    Ключевым элементом контроля эффективности программы карточек для закупок в вашем подразделении является строгий надзорный процесс проверки и утверждения. Роли и обязанности при покупке карт требуют, чтобы лица, утверждающие транзакции, подтверждали транзакции держателей карт на законность и соответствие политикам Университета. Этого легче всего добиться посредством ежемесячной надзорной проверки выписки со счета держателя карты и подтверждающей документации, что подтверждается подписью проверяющего.

    Выполняйте ежемесячную надзорную проверку по телефону:

    • Убедитесь, что имеются надлежащие квитанции и они соответствуют всем покупкам, указанным в ежемесячном отчете владельцев карт.
      • Если подтверждающая документация не предоставлена, попросите держателя карты предоставить ее или получите копию у продавца.
    • Подтверждение деловой целесообразности приобретенных товаров.
      • При выявлении сомнительных транзакций обратитесь к держателю карты для объяснения транзакции.
      • Подтвердите объяснение с другими сотрудниками отдела, если это возможно (например, предоставленное объяснение заключалось в том, что предмет был приобретен по просьбе доктора Смита).
      • Если владелец карты не может должным образом поддержать или объяснить сомнительную транзакцию, свяжитесь со старшим коммерческим директором (или его представителем) и администратором карты для закупок.
    • Убедитесь, что соблюдаются политики закупок:
      • Транзакции не разделены, чтобы избежать ограничений на одну транзакцию
      • Приобретенные товары не включают ограниченных товаров или не были приобретены через ограниченных поставщиков .
      • Карта покупки была подходящим методом покупки для транзакции (см. BEN Financial  Матрица товаров ).
    • Подпишите и поставьте дату в ежемесячном отчете, подтверждающем факт проверки.

    Управление наличностью

    Любое подразделение, занимающееся сбором или хранением наличности, должно обеспечить достаточную сохранность инкассо. «Наличные деньги» для целей обсуждения средств контроля включают валюту, монеты, чеки, денежные переводы и подарочные сертификаты/карты. Типы наличных денег, которые обычно находятся в кассе, включают денежные квитанции, мелкие денежные счета и сдачу. Более подробно будут обсуждаться следующие принципы правильного обращения с наличностью: разделение обязанностей, безопасность, согласование, анализ со стороны руководства, документация.

    Разделение обязанностей: Обязанности по обработке наличности можно разделить на четыре этапа: получение, внесение, регистрация и сверка. В идеале все четыре этапа должны выполняться разными людьми. Цель такого разделения обязанностей состоит в том, чтобы свести к минимуму возможность присвоения сотрудником средств не по назначению и избежать обнаружения. В небольшом отделе может оказаться невозможным полностью разделить все обязанности, связанные с денежными средствами. В этих обстоятельствах отдел может полагаться на компенсирующие средства контроля для снижения риска неправомерного присвоения денежных средств (например, усиление контроля).

    Служба безопасности:  Держите все наличные деньги в сейфе, пока они не будут сданы на хранение. Для районов с регулярными денежными поступлениями рекомендуется использовать складной сейф, чтобы ограничить доступ к содержимому сейфа. Независимо от типа используемого сейфа, ограничьте доступ к нему только контролирующим и уполномоченным персоналом. Разместите сейф там, где он будет постоянно виден сотрудникам отдела, но вне поля зрения других людей. Меняйте комбинацию сейфа регулярно (например, ежегодно) и при увольнении работника, знающего комбинацию сейфа. Если используются кассовые ящики, убедитесь, что они могут быть заперты, огнестойки, их нельзя легко передвигать или прятать, а доступ ограничен лицом, собирающим наличные деньги. Денежные ящики не могут быть разделены между сотрудниками, поскольку ответственность за наличные деньги будет уменьшена, и руководство не сможет легко возложить ответственность за нехватку на соответствующего сотрудника. Если собираются крупные суммы денег и/или собираются наличные деньги в районе с интенсивным движением, рассмотрите возможность установки камеры и системы сигнализации.

    Сверка и документация:  Инкассация должна ежедневно сверяться с кассовым аппаратом/кассовой системой для обеспечения полноты квитанций. Ежемесячно сотрудник, который не собирает средства, должен сверять депозитные квитанции со счетами главной книги, чтобы убедиться, что все суммы были депонированы должным образом, и сверять остатки главной книги с банковскими записями, чтобы гарантировать, что депозиты были надлежащим образом зачислены банком. См. ниже дополнительную информацию о документировании сверок.

    Требования к ведению учета существуют на протяжении всего процесса инкассации. Учет полученных денежных средств должен вести работник, ответственный за прием денежных средств. Это может быть кассовая лента, журнал доходов, предварительно пронумерованная книга квитанций и т. д. Эта запись будет сравниваться с фактическими наличными деньгами во время ежедневной балансировки кассы или кассы. Записи о внесенных депозитах должны быть задокументированы и сохранены для облегчения проведения сверки. Сверки между бухгалтерскими и банковскими остатками должны выполняться ежемесячно, и документация о том, что сверка была проведена, что вопросы сверки были исследованы и решены, должна быть сохранена.

    Проверка со стороны руководства:  Надзорные органы должны инициализировать и датировать все сверки, чтобы продемонстрировать, что они были рассмотрены и утверждены.

    Политики и процедуры

    В соответствии с Политикой Университета 2701 – Политика внутреннего контроля руководство несет ответственность за установление, поддержание и продвижение эффективной деловой практики и эффективного внутреннего контроля. Разработка письменных политик и процедур отдела является эффективным способом поддержания надежной системы внутреннего контроля. Используйте задокументированные политики и процедуры, чтобы четко разграничить контрольные действия, выполняемые в рамках различных бизнес-процессов подразделения. Это поможет в ориентации новых сотрудников, поможет обеспечить непрерывность бизнеса в случае текучести кадров и поможет обеспечить соблюдение применимых законов и правил.

    Документация о деловых целях

    Ожидается, что все расходы будут производиться для обычной, разумной и фактической деловой деятельности в рамках миссий университета и системы здравоохранения. Кроме того, Penn получает значительное финансирование от федеральных спонсоров и других источников, которые несут существенные фидуциарные обязательства. Если внутренние рецензенты не потребуют подтверждающую документацию, подтверждающую деловую цель, это может привести к тому, что неправомерные расходы останутся незамеченными. Непредоставление подтверждающей документации в деловых целях внешним рецензентам может привести к запрету, штрафам, санкциям, которые имеют финансовые и репутационные последствия для Университета.

    Адекватная деловая цель должна описывать причину, по которой произошла транзакция, а не просто пересчитывать приобретенный товар. Например, «морозильник» не будет достаточным объяснением деловой цели. Подходящим объяснением может быть: «Морозильник для хранения исследовательских образцов в лаборатории доктора Смита». Объяснения деловых целей должны быть достаточно подробными, чтобы рецензент, независимо от того, является ли он внутренним контролером, федеральным аудитором, агентом IRS и т. д., мог установить, что транзакция была совершена исключительно в интересах и для использования Университетом в соответствии с его не облагаемая налогом миссия.

    Утверждение табелей учета рабочего времени

    В целях обеспечения надлежащего учета рабочего времени, табели учета рабочего времени сотрудников должны быть утверждены их руководителем в качестве подтверждения того, что часы/работа действительно выполнялись в соответствии с отчетом. Если возможно, сверхурочная работа должна быть одобрена заранее. Руководители должны подписывать или ставить инициалы и дату на табелях учета рабочего времени, чтобы задокументировать их рассмотрение и утверждение. Не возвращайте утвержденные табели учета рабочего времени сотрудникам для передачи табельщику для ввода. Это дает людям возможность изменить уже утвержденную табель учета рабочего времени и получить несоответствующую дополнительную оплату.

    Проведение ежегодной оценки эффективности

    Оценка эффективности является ценным инструментом, позволяющим сотрудникам получать отзывы об их работе и достижениях за предыдущий год. Они также помогают сотрудникам понять свои должностные обязанности и ожидания руководителя в отношении эффективности. Ожидается, что оценки будут справедливыми, отражающими фактическую производительность, написанными и проводимыми на ежегодной основе. Непредоставление документально подтвержденных оценок может осложнить последующие дисциплинарные процессы.

    Счета мелкой наличности

    Мелкая наличность легко может быть присвоена, если бизнес-процессы и внутренний контроль не установлены и не соблюдаются. Следующие меры контроля и концепции помогут вам обеспечить надлежащее использование и защиту ваших счетов мелкой наличности:

    • Не позволяйте использовать наличные деньги для операционных целей, включая оплату счетов или различных сумм, для выплаты заработной платы или заработной платы или делать авансы или ссуды персоналу.
    • Разрешить доступ к средствам только установленному хранителю. Если это лицо недоступно в течение длительного периода, обратитесь в Управление казначея, чтобы передать ответственность кому-то другому.
    • Требовать квитанции/документы для возмещения всех мелких расходов.
    • Требовать, чтобы ваучеры на мелкие расходы были одобрены руководителем запрашивающего сотрудника или другим соответствующим лицом, знакомым с деятельностью, которая привела к первоначальным расходам.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *