SPbPU EL — Кадровое делопроизводство и стандартизация труда: учебное пособие
|
Allowed Actions: – Action ‘Read’ will be available if you login or access site from another network Group: Anonymous Network: Internet |
291.6-21я73;
65.291.212.8я73;
67.405я73
18720/SPBPU/2/id20-183
Annotation
Соответствует требованиям к содержанию дисциплины «Кадровое делопроизводство».
В пособии представлены основные сведения о кадровом делопроизводстве, об организации документооборота предприятия и оформлении основных кадровых документов, а также об основных объектах стандартизации труда
и составе соответствующих документов. При использовании пособия следует учитывать, что значительная часть информации по кадровому делопроизводству основана на требованиях законодательства РФ, действующего на момент написания пособия. Законодательные требования меняются, а сведения, в которых сделаны ссылки на нормативные акты, требуют уточнения на соответствие требованиям законодательства на момент использования пособия. Пособие предназначено для использования в различных дисциплинах при получении профессионального образования на уровне бакалавриата и магистратуры. Пособие будет полезно всем, изучающим управление персоналом,
в том числе по программам повышения квалификации и дополнительного высшего образования.
The manual corresponds to the content requirements of the discipline “Staff Records Management”.
Document access rights
| Network | User group | Action | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ILC SPbPU Local Network | All | |||||
| All | ||||||
| External organizations N1 | All | |||||
| Internet | Authorized users SPbPU | |||||
| Internet | Authorized users (not from SPbPU) | |||||
| Internet | Anonymous |
Table of Contents
- ОГЛАВЛЕНИЕ
- ВВЕДЕНИЕ
- Часть 1.
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - 1. КАДРОВОЕ ДЕЛО ПРОИЗВОДСТВО КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ РАБОТ ПО «ОБЕСПЕЧЕНИЮ И РАЗВИТИЮ ПЕРСОНАЛА»
- 1.1. Основные термины и определения
- 1.2. Делопроизводство и документооборот,документопотоки и требования к ним
- 1.3. Принципы рациональной организации документооборота
- 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
- 2.1. Этапы документооборота в организации
- 2.2. Схема документооборота и ее составление
- 2.3. Модель «жизненный цикл работника» как способ определения важнейших потоков кадровых документов
- 3. ВАЖНЕЙШИЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
- 3.1. Источники права в делопроизводстве
- 3.2. Трудовой кодекс РФ – основной документ федерального уровня
- 3.3. Законодательство о защите персональных данных работников
- 3.4. Законодательство об информации ограниченного доступа
- 3. 5. Законодательство об использованиигосударственной символики РФ
- 3.6. Законодательство о языках, используемых в делопроизводстве
- 3.7. Законодательство, учитывающее отраслевые и другие особенности отдельных категорий организаций
- 3.8. Краткие сведения о других нормативных документах, необходимых для осуществления кадрового делопроизводства
- 4. КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
- 4.1. Обязательные кадровые документы и особенности их подготовки
- 4.2. Трудовой договор
- 4.3. Трудовая книжка
- 5. КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ПРИ ОПРЕДЕЛЕННЫХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ
- 5.1. Обстоятельства, при которых необходимо оформление определенных видов документов
- 5.2. Локальные нормативные акты
- 5.3. Требования к оформлению кадровых документов
- Часть 2. СТАНДАРТИЗАЦИЯ ТРУДА
- 6. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СТАНДАРТИЗАЦИИ ТРУДА В ОРГАНИЗАЦИЯХ
- 6. 1. Стандартизация и виды стандартов
- 6.2. Стандарты организации: виды и технология разработки системы стандартов организации
- 7. СТАНДАРТИЗАЦИЯ РАБОТ: РЕГЛАМЕНТАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ И СОСТАВЛЕНИЕ РАБОЧИХ ИНСТРУКЦИЙ
- 7.1. Стандартизация сложных работ: регламенты бизнес-процессов
- 7.2. Стандартизация простых работ: рабочие инструкции
- 8. СТАНДАРТИЗАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ЕДИНИЦ
- 8.1. Общие сведения о документах, стандартизирующих подразделения и должности
- 8.2. Положение о структурном подразделении
- 8.3. Должностная инструкция
- 9. ДРУГИЕ ВИДЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ
- 9.1. Стандартизация результатов (продукции)
- 9.2. Стандартизация квалификации (профессиональные стандарты)
- 9.3. Стандартизация норм поведения
- БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
- ПРИЛОЖЕНИЯ
- Приложение 1
- Приложение 2
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
5. Законодательство об использованиигосударственной символики РФ
1. Стандартизация и виды стандартовUsage statistics
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ1. |
||
бакалавров образования организация основы практикум управления учебник учебный |
||
Абрамова, Н. Юридическое делопроизводство: Учебное пособие для бакалавров / Н. Абрамова. — М.: Проспект, 2019. — 224 c.
— 350 c.
М. Вялова. — М.: Инфра-М, 2012. — 364 c.
Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов. — М.: Флинта, 2009. — 296 c.
Кузнецов, Д.Л. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я. Белицкая, Ю.С. Корякина . — М.: Инфра-М, Контракт, 2013. — 239 c.
Н. Куняев. — М.: Логос, 2015. — 500 c.
— 96 c.
М. Пожникова. — М.: Академия, 2017. — 224 c.
В. Стенюков. — М.: Приор, 2004. — 128 c.Контрольный список ведения документации
Ряд федеральных, государственных и местных законов определяют, какие записи работодатели должны хранить, как долго и кто должен иметь доступ к этим записям.
Вот контрольный список, который поможет вам проанализировать практику ведения документации в вашей компании:
Заполнены ли личные дела каждого сотрудника?
Просмотрите каждое личное дело, чтобы убедиться, что оно включает всю необходимую информацию о занятости. Как правило, личные дела должны содержать записи, относящиеся к:
- Прием на работу (резюме, письмо с предложением и т. д.) и адаптация, продвижение по службе, понижение в должности, перевод, увольнение или увольнение
- Статус освобожденного или не освобожденного
- Ставки заработной платы и история окладов
- Записи о тренировках
- Должностные инструкции
- Справочник сотрудника Благодарности
- Проверка эффективности и любые дисциплинарные меры, принятые в отношении сотрудника
Ведете ли вы отдельные файлы для медицинской и другой конфиденциальной информации?
Некоторые законы требуют, чтобы определенные записи хранились в отдельном конфиденциальном файле.
НЕ В личных делах должна храниться следующая информация:
- Любая информация, отражающая принадлежность сотрудника к защищаемой группе, такая как его добровольное самоопределение пола, этнической принадлежности или расы, статус ветерана или лица с инвалидность.
- Любой документ, касающийся здоровья или состояния здоровья работника, в том числе справки от врача и формы медицинского освидетельствования, результаты анализов на наркотики, а также запросы на размещение и отпуск в связи с травмой или инвалидностью работника.
- Формы I-9 и подтверждающие документы, удостоверяющие личность и разрешение на работу. Лучше всего хранить все формы I-9 вместе в одном файле, так как они должны быть подготовлены сразу после официального запроса.
- Записи, касающиеся расследований на рабочем месте (письменные заявления всех соответствующих сторон, протоколы допросов, окончательный отчет о расследовании и т. д.), должны храниться в отдельном файле о расследовании на рабочем месте.
Есть ли у вас заполненная форма I-9 для каждого сотрудника?
Работодатели должны заполнить и хранить форму I-9 для каждого сотрудника, нанятого в США 6 ноября 1986 г. или после этой даты. Работодатели должны хранить формы I-9 не менее трех лет или в течение одного года после увольнения работника из компании, в зависимости от того, что наступит позже. Если форма I-9 никогда не заполнялась или отсутствует, как можно скорее заполните текущую версию формы . Если вы обнаружите, что во время найма была заполнена неправильная версия формы I-9, но представленная документация была приемлемой в соответствии с действующими на тот момент правилами, вы можете:
- Прикрепите устаревшую заполненную форму к пустой копии текущей версии; и
- Подпишите текущую пустую версию и обратите внимание, почему текущая пустая версия прикреплена (например, при приеме на работу использовалась неправильная версия).
Примечание: В 2017 году Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) выпустила пересмотренную версию формы I-9.
Работодатели должны были начать использовать его до 18 сентября 2017 года. Последняя версия датирована 17.07.17.
Насколько это возможно, вы избегаете использования SSN?
Для защиты от кражи личных данных или другого мошенничества примите соответствующие меры, чтобы по возможности избегать передачи, печати и использования номеров социального страхования (SSN) сотрудников. Например, рассмотрите возможность присвоения каждому сотруднику идентификационного номера, который можно использовать в качестве уникального идентификатора в табелях рабочего времени сотрудников и личных делах. Примечание: Во многих юрисдикциях действуют особые правила, ограничивающие использование SSN работодателями. Например, штат Нью-Йорк, за некоторыми исключениями, обычно запрещает работодателям требовать от сотрудников использовать или печатать их SSN или любой номер, полученный из их SSN (например, последние четыре цифры).
Хранятся ли записи хотя бы в течение минимального периода времени, требуемого законом?
Различные законы устанавливают минимальные сроки хранения, некоторые из которых продолжаются намного дольше прекращения действия.
Некоторые федеральные требования к хранению документации приведены ниже, но требования штата и/или местные требования могут различаться.
Тип записи | Минимальный срок хранения |
Документы о приеме на работу (включая описания вакансий, объявления, заявления, резюме, вопросы и заметки для интервью, материалы для проверки биографических данных и рекомендаций) | 1 год с даты внесения записей (наем и отказ от найма). Если жалоба на дискриминацию подана, записи, относящиеся к делу, должны храниться до окончательного решения по жалобе или судебному иску. |
Отчеты о производительности (включая записи, касающиеся продвижения по службе, дисциплинарных взысканий, понижения в должности, увольнения или увольнения) | 1 год с даты, когда были сделаны записи, или с даты, связанной с персоналом, в зависимости от того, что наступит позднее. |
Заявки на размещение (в связи с беременностью, инвалидностью или религиозными обрядами) | 1 год с даты принятия решения, но работодатели могут захотеть сохранить их на время работы работника. Если подается жалоба на дискриминацию, записи, относящиеся к делу, должны храниться до принятия окончательного решения. |
Отчеты о воздействии на сотрудников (токсичные вещества) | 30 лет |
Медицинские карты сотрудников | Стаж работы плюс 30 лет |
Отчеты ERISA и льгот (включая сводные описания плана, годовые отчеты, уведомления о событиях, подлежащих отчету, и документы о прекращении действия плана) | 6 лет |
Отчеты об отпуске по семейным обстоятельствам и болезни (включая даты отпуска, медицинские справки, уведомления, предоставляемые работодателем, и страховые взносы) | 3 года |
Форма I-9 (Форма подтверждения права на работу) | Через 3 года после начала работы или через 1 год после увольнения, в зависимости от того, что наступит позднее |
Журналы OSHA (включая отчеты об инцидентах и годовые сводки: формы 300, 300A и 301) | 5 лет после года, к которому они относятся |
Отчеты о заработной плате и налогах (включая имя сотрудника, профессию, адрес, номер социального страхования, ставку заработной платы, количество часов, отработанных ежедневно и еженедельно, валовую заработную плату, отчисления, заявленные надбавки, чистую заработную плату, сверхурочные, дату каждого платежа, федеральные удержан подоходный налог и FICA, форма W-4 и т. | 4 года для записей, необходимых для целей налогообложения. В противном случае 3 года. |
Если подается жалоба на дискриминацию, записи, относящиеся к делу, должны храниться до принятия окончательного решения.
д.)Надежно ли хранятся записи?
Установить надлежащий административный, технический, электронный и физический контроль для надлежащей защиты документации сотрудников. Бумажные записи должны храниться в закрытом месте, доступ к которому должен иметь только один человек, который несет основную ответственность за ведение файлов. Электронные записи должны быть зашифрованы, защищены паролем (который следует часто менять) и храниться на защищенном сервере. Регулярно проверяйте электронные системы, чтобы гарантировать, что новые технологии и вирусы не нарушат безопасность.
Доступ к записям ограничен теми, кому это необходимо?
Убедитесь, что доступ разрешен только тем, кому необходимо знать информацию. Например, менеджерам должен быть предоставлен доступ только к информации о производительности, такой как записи о посещаемости их сотрудников и обзоры производительности.
Ведите журнал о том, кто получает доступ к записям сотрудников, дату доступа и почему. Если записи о сотрудниках хранятся в электронном виде, убедитесь, что программное обеспечение может контролировать и регистрировать, когда и кем осуществляется доступ к записям. Часто проверяйте бумажные и электронные системы регистрации, чтобы обеспечить надлежащее отслеживание доступа.
Предоставляется ли сотрудникам доступ к своим личным делам в соответствии с законодательством штата?
В некоторых штатах работодатели обязаны предоставлять сотрудникам доступ к их собственному личному делу по запросу. Если на вас не распространяются требования такого типа, вы можете решить, предоставлять ли сотрудникам доступ к их файлам. Однако эта практика должна применяться последовательно — то есть, если вы разрешаете одному сотруднику просматривать свои записи, вы должны разрешить доступ на тех же условиях для всех сотрудников, которые запрашивают его. Рекомендуется вести записи о том, когда сотрудники запрашивают и получают доступ к своим файлам.
Правильно ли удаляются записи?
Как правило, по истечении срока хранения работодатели должны уничтожить все записи о сотрудниках, чтобы их нельзя было прочитать или восстановить. Примеры включают, помимо прочего, сжигание, измельчение или измельчение записей; обеспечение уничтожения или изъятия электронных носителей, содержащих информацию о сотрудниках; и заключение контракта с уважаемым сторонним поставщиком для надлежащего уничтожения записей в соответствии со всеми применимыми правилами.
Заключение:
При ведении бизнеса документы могут быстро накапливаться. Убедитесь, что вы тратите время и ресурсы на то, чтобы ваша практика ведения документации соответствовала федеральным, государственным и местным законам.
Электронные HR-записи: ведение электронных записей для специалистов по кадрам
Управление файлами и записями вашей организации может быть пугающим. По мере принятия новых законов и правил, которые определяют, что и как долго вы должны хранить, а также какая информация должна быть уничтожена и
как, ответственность может показаться огромной.
С таким количеством информации и такими строгими процедурами обработки всего этого, вы
уверены, что у вас есть программа электронных записей, которая удовлетворяет потребности вашей организации и соответствует требованиям законодательства.
стандарты соответствия?
Процесс организации, хранения, архивирования и уничтожения важные деловые документы организации — это те документы, к которым нельзя относиться легкомысленно. Крайне важно, чтобы вы могли расшифровать, какие информация должна храниться в электронном виде и какие проверки должны быть на месте для обеспечения безопасности этих данных. Важно не только знать, какая информация хранится и где, вы должны уверенно поддерживать свою программу управления записями в соответствии с государственными правила для защиты вашей организации. Всего за один неверный шаг вы можете столкнуться с юридической опасностью и риском быть оштрафованным, расследования и возможного судебного разбирательства.
В дополнение к обеспечению безопасности и
эффективно, вы должны иметь возможность беспрепятственно адаптироваться к изменяющимся правилам и сохранять всю свою информацию, политики и процедуры.
Текущий. Очевидно, что, будучи занятым HR-специалистом, у вас есть своя работа, но знать, с чего начать, — это полдела.
боевой.
Знакомы ли вы с:
- Текущие дела, связанные с электронными документами, которые могут повлиять на вашу систему управления документами?
- Почему электронные и голосовые сообщения могут быть важными темами для хранения записей?
- Меры предосторожности для мониторинга и сохранения веб-контента?
- Рекомендации по физическому хранению для различных типов носителей?
- Советы и методы разработки эффективных политик и процедур, поддерживающих управление записями система?
- Как обрабатывать решения по управлению записями для аварийного восстановления?
Если вы приостановили хотя бы один пункт из списка выше, этот часовой веб-семинар
это именно то, что вам нужно для оценки состояния ваших электронных записей и создания успешной программы для продвижения вперед. С помощью информации, предоставленной в этой мощной программе, откройте для себя стратегии и методы планирования, разработки и реализации
система управления электронными записями, которая оптимизирует хранение и доступ ко всей критически важной бизнес-информации — в то же время
поддержание вашей организации в соответствии с законом.