Разное

Создать список рассылки в outlook: Как создать и использовать список рассылки в Outlook?

Содержание

Как создать список рассылки в Outlook 2013

Вы часто отправляете электронные письма одной и той же группе людей? Но эта группа людей довольно большая, и ручное добавление каждого адреса электронной почты отнимает много времени?

Это не только может напрасно тратить время, но очень легко забыть включить кого-то, когда вы вручную добавляете много адресов электронной почты. Это может привести к тому, что кто-то не в курсе важной темы, и они могут даже подумать, что вы забыли включить их намеренно.

Уезжаете в отпуск и хотите, чтобы люди знали? Узнайте, как создать ответ об отсутствии на работе в Outlook 2013.

Одним из способов решения этой проблемы является создание списка рассылки. По сути, вы создаете список адресов электронной почты, которые можно добавить к электронному письму как один «контакт», а не как группу отдельных контактов. Это быстрее, менее подвержено человеческим ошибкам и, как правило, сделает вашу жизнь немного легче.

Шаги, описанные в этой статье, были выполнены в Microsoft Outlook 2013, но будут работать и в других версиях Outlook. Обратите внимание, что мы на самом деле создаем нечто, называемое группой контактов, а не списком рассылки, но функционально это одно и то же. Первая часть этого раздела содержит краткий обзор того, как создать список рассылки. Продолжайте чтение для получения дополнительной информации, включая изображения для каждого шага.

  • Существующие контакты Outlook или список адресов электронной почты
  • Откройте Outlook 2013.
  • Нажмите кнопку Адресная книга.
  • Выберите вкладку «Файл», затем нажмите «Новая запись».
  • Нажмите Новая группа контактов, затем нажмите ОК.
  • Нажмите Добавить участников, затем выберите способ добавления контактов в список рассылки.
  • Дважды щелкните существующие контакты и добавьте новые адреса электронной почты по мере необходимости.
  • Введите имя для списка в поле «Имя», затем нажмите «Сохранить и закрыть».
  • Создайте новое электронное письмо, введите имя списка рассылки в поле «Кому», «CC» или «BCC», щелкните список рассылки в списке результатов и завершите создание своего электронного письма.

    • Если вы не хотите, чтобы участники вашего списка рассылки видели дополнительных людей, которым вы отправили электронное письмо, обязательно добавьте список рассылки в поле BCC.

    У вас есть список контактов в Excel, который вы хотите получить в Outlook? Узнайте, как импортировать эти контакты.

    Шаг 1: Откройте Outlook 2013.

    Шаг 2: выберите «Адресная книга» вариант в ленте в верхней части окна.

    Шаг 3: Выберите «файл» в верхней части окна, затем выберите «Новая запись» вариант.

    Шаг 4: Нажмите «Новая контактная группа»затем нажмите «Хорошо»,

    Шаг 5: Нажмите «Добавить участников» Нажмите кнопку, затем выберите метод, для которого вы хотите добавить свой первый контакт.

    Шаг 6: Дважды щелкните по существующим контактам и добавьте новые адреса электронной почты по мере необходимости.

    Шаг 7: Введите имя для списка рассылки в «имя» поле, затем нажмите «Сохранить и закрыть» кнопка, когда вы закончили добавлять имена.

    Шаг 8. Создайте новое электронное письмо, затем введите имя списка рассылки в поле «к» поле в верхней части окна, затем выберите его из списка результатов. После этого вы можете продолжить вводить свою электронную почту как обычно.

    Вы уже создали подпись для своей учетной записи электронной почты? Узнайте, как создать подпись в Outlook 2013, и дайте людям всю контактную информацию, которая, по вашему мнению, может им понадобиться.

    Группа контактов в outlook. Создание группы в Outlook Express

    Outlook -это приложение, которое является важным элементом программного комплекса от производителя Майкрософт. У приложения имеется множество версий. Для большинства организаций это нужный инструмент для организации работы, а также необходим для удобства документооборота.

    Во многих фирмах порой приходится тратить много времени на отправку электронных сообщений и по этой причине возникает необходимость экономии времени. Такую возможность дает приложение, когда дело касается рассылки писем для определенной категории получателей (группы). С помощью Outlook можно создавать списки для рассылок.

    Как работать с приложением Outlook?

    Для начала работы нужно запустить Outlook, нужно два раза щелкнуть по значку приложения расположенному на мониторе или же нажать на «Пуск» и выбрать там из всех программ нужный элемент.

    После того как приложение загрузится в меню программы надо выбрать «Файл» и отыскать элемент «Создать».

    Затем при наведении курсора мышки на «Создать», там отобразятся подпункты для выбора. Где необходимо найти элемент «Список рассылки» и после нажать на этот элемент расположенной слева кнопкой мышки. После этих действий открывается окошко редактирования и создания новых списков получателей рассылок и писем.

    Далее необходимо ввести новое наименование в отображающемся поле – «Имя». Кроме того, программа позволяет создавать различные группы и беспроблемно переключаться с одной группы на другую. К примеру, «Друзья», «Заказчики» и т.д.

    Нажимаем на кнопку «Выберите членов», для того чтобы отобразилась адресная книга. Из списка ваших контактов выбираем необходимый адрес и нажимаем на ОК. После этих действий окошко выбора контактов закроется, а в вашем списке рассылок отобразится нужный получатель, процедуру необходимо повторять до заполнения всех нужных адресов. Подобный способ прекрасно подойдет в случае, когда адресная книга Outlook уже заполнена необходимыми адресами (e-mail). Но если нужного контакта не было в адресах, то придется воспользоваться другим способом.

    Щелкните кнопкой мышки, расположенной слева по «Добавить». В открывшемся окне, перед вами отобразится два поля «Адрес электронной почты» и «Краткое имя». Удобней всего будет скопировать адрес и имя добавляемого человека, если у вас есть от него уже письмо, в противном случае информацию придется ввести вручную, далее нажмите на ОК. После этого диалоговое окошко закроется и появится в списке новый контакт.

    В результате проделанного будет создан, список рассылки писем Outlook

    Напомню вам терминологию. Списком рассылки называется набор контактов. Такие списки упрощают отправку сообщений группам лиц. Например, если сообщения часто отправляются в отдел по продажам, удобно создать список рассылки с именем «Отдел по продажам», включающий имена всех работников этого отдела. Сообщение, отправляемое по адресам этого списка, направляется всем получателям, перечисленным в списке рассылки. При этом получатели видят в строке сообщения «Кому» не название списка рассылки, а имена всех лиц, входящих в список. Списки рассылки могут использоваться для сообщений, поручений, приглашений на собрания и в других списках рассылки.

    Имеется возможность добавлять имена в список рассылки и удалять их, отправлять список другим пользователям и печатать его. Списки рассылки отмечаются значком и хранятся по умолчанию в папке «Контакты», что позволяет сортировать их и назначать им категории. Если используется Microsoft Exchange Server, глобальный список адресов может содержать глобальные списки рассылки, доступные всем пользователям этой сети.

    Личные списки рассылки, создаваемые в папке «Контакты», доступны только одному пользователю, но могут копироваться и отправляться другим пользователям.

    Сообщение или Приглашение на собрание можно отправить только части списка рассылки. Для этого нужно выделить членов списка щелчком по знаку «плюс» (+) после имени списка, а потом удалить ненужные имена. Списки рассылки контакта в поле «Эл. Почта» не могут быть расширены.

    Добавление имени в список рассылки или удаление имени

    • Чтобы добавить адрес из адресной книги или папки «Контакты», нажмите кнопку «Выберите членов».
    • Чтобы добавить адрес не из папки контактов и не из адресной книги, нажмите кнопку «Добавить».
    • Чтобы удалить имя, щелкните его и нажмите кнопку «Удалить».

    Отправка сообщения части списка рассылки

    1. Выполните команду Файл → Создать → Сообщение .
    2. Нажмите кнопку «Кому» и в поле «Введите или выберите имя» выберите список рассылки, содержащий пользователей, которым необходимо послать сообщение.
    3. Списки рассылки помечаются значком.
    4. Нажмите кнопку «OK».
    5. Щелкните по знаку «плюс» (+) после имени списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение.

    Отправка списка рассылки

    1. Откройте новое сообщение.
    2. Щелкните в области текста сообщения.
    3. Выполните одно из следующих действий:
      • если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Word, перетащите список рассылки из раздела Контакты в сообщение;
      • если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Outlook, выберите в меню
        Вставка         команду Документ .
    4. В списке Папки щелкните папку, содержащую список рассылки, который требуется отправить. Списки рассылки по умолчанию сохраняются в папке «Контакты».
    5. В списке Элементы щелкните список рассылки, который требуется отправить, и нажмите кнопку «OK».
    6. Отправьте сообщение.

    Если требуется отправить список рассылки, содержащий членов глобального списка адресов (Глобальный список адресов – это адресная книга, содержащая адреса электронной почты всех пользователей, групп и списков рассылки в организации. Эту адресную книгу создает и обслуживает администратор. В нее также могут быть включены адреса электронной почты общих папок.), убедитесь, что получатель этого списка рассылки использует тот же глобальный список адресов.

    Отображение имен в списке рассылки

    1. Если создается новое сообщение, нажмите кнопку «Кому».
    2. В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую список рассылки, о котором необходимо получить сведения.
    3. В поле «Введите или выберите имя» введите имя списка рассылки. В этом списке щелкните на нужном имени.
    4. Последовательно нажмите кнопки «Дополнительно» и «Свойства».

    Для обновления адресов в списке рассылки, нужно открыть список рассылки в папке «Контакты» (списки рассылки помечаются значком), и щелкните на кнопке «Обновить». Если вам понадобиться переместить список рассылки из сообщения в папку «Контакты» выполните следующие действия.

    1. Откройте сообщение, содержащее список рассылки.
    2. Щелкните вложенный список рассылки и перетащите его в папку «Контакты».
    28.03.2015

    Использование группы контактов (ранее — «список рассылки») для отправки сообщения электронной почты нескольким людям — группы проекта, комиссия или даже просто группой друзей — без необходимости для добавления каждого имени Кому, копия или СК строки по отдельности.

    Сведения о группах контактов в Outlook для Mac см. в статье Создание списка рассылки или группы контактов в Outlook для Mac .

    Дополнительные сведения

    Создание группы контактов

    Примечание: Участник, добавляемый в группу контактов, может отсутствовать в адресной книге. Его имя и адрес электронной почты включаются при копировании и вставке из сообщения электронной почты.

    Добавление группы контактов, полученной от другого пользователя

    Если вы получили сообщение, которое содержит нужную вам группу контактов, сохраните ее в список контактов.

      Откройте сообщение электронной почты, содержащее группу контактов.

      В поле Кому или Копия щелкните правой кнопкой мыши группу контактов и выберите команду

      Добавить в контакты Outlook .

    Дополнительные сведения

    Создание списка рассылки

    Списки рассылки по умолчанию хранятся в папке Контакты . Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange, глобальный список адресов может содержать глобальные списки рассылки, которые доступны для всех пользователей сети. Личные списки рассылки, которые вы создаете в своей папке Контакты , доступны только вам, но вы можете

      Откройте сообщение электронной почты, содержащее список рассылки.

      В заголовке сообщения щелкните правой кнопкой мыши список рассылки и выберите в контекстном меню команду Добавить в контакты Outlook .

    Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.

    Как перенести адреса из Outlook

    Как экспортировать контакты

    Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.

    Экспорт контактов из Outlook 2013
    1. Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» — «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».
    2. Почтовый клиент предложит возможные варианты. Кликните на пункт «Экспорт в файл».

      3. Выберите нужную для записи информации папку.

      Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».

    Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.

    Экспорт контактов из Outlook 2010
    1. Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».

      Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook

      2. Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».

      Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».

    2. Выберите папку, в которой будет храниться информация о контакте.
    3. Подождите, пока процесс перемещения информации не закончится.

    При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».

    Экспорт контактов из Outlook 2007
    1. Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».
    2. Откроется «Мастер импорта», который понадобится для формирования документа. Отметьте «Экспорт в файл».
    3. В открывшемся окне выберите «Значения, разделённые запятыми (Windows)». Продолжите, нажав на кнопку «Далее».
    4. Обозначьте папку, которая будет местом для сохранения. Кликните на «Далее».
    5. Дождитесь окончания процесса перемещения.

    Как из Outlook перенести контакты в Excel

    Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.

    Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.

    После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.

    Как импортировать контакты во всех версиях Outlook

    1. Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» — «Открыть и экспортировать» — «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».

    3. После выбора действия нажмите «Далее». Ждите окончания процесса переноса.

    Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий

    1. Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».
    2. В открывшемся окне нажмите «Импорт адресов и почты интернета».
    3. Выберите из двух предложенных вариантов импортирования «Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x или почта Windows».
    4. Нажмите «Далее» и подождите, пока контакты импортируются.

    Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook

    1. После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.
    2. Появится окно с выбором параметров. Если хотите создать дубликаты, нажмите на пункт «Разрешить создание дубликатов».
    3. Выберите папку, откуда нужно взять информацию.
    4. Назначьте место, где будет храниться данные.
    Видео: инструкция по переносу контактов

    Где в Outlook расположилась адресная книга

    Вся информация об адресной книге, сообщениях, календарях и заметках хранится на компьютере в заархивированном виде. В случае если возникнет необходимость найти, копировать или перенести её, полезно будет знать, в каких папках располагается нужный PST-файл:

    • диск:/Пользователи/
    • диск:/Пользователи//Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
    • диск:/Users//Documents/Файлы Outlook;
    • диск:/Пользователи//Мои документы/Файлы Outlook;
    • диск:/Documents and Settings/

    В случае использования IMAP, Microsoft Exchange или outlook.com место сохранения вашей почтовой информации — пространство сервера. Данные записываются в формате PAB. В таком случае обнаружить их можно будет здесь:

    • диск:/Пользователи//AppData/Local/Microsoft/Outlook;
    • диск:/Documents and Settings.

    Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:

    • диск:/Пользователи//AppData/Local/Microsoft/Outlook;
    • диск:/Documents and Settings//Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

    Создание адресной книги в Outlook

    После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.

    Как добавить контакты в Outlook

    Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.

    После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.

    Добавление контакта из сообщения электронной почты

    Для начала необходимо открыть полученное сообщение, нажать правой кнопкой мыши на имя человека и выбрать «Добавить к контактам Outlook». Заполните требующуюся информацию согласно названиям полей, затем сохраните.

    Добавление контакта с нуля

    Видео: инструкция по добавлению контактов

    Как создать список рассылки в разных версиях Outlook

    Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».

    Создание списка рассылки в Outlook 2013


    Создание списка рассылки в Outlook 2010

    В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.

    Видео: как создать группу контактов в Outlook 2010

    В Outlook 2007 выполните путь «Файл» — «Создать» — «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.

    Выберите адресную книгу через «Файл» — «Создать» или воспользуйтесь командой Ctrl+Shift+L

    Скольким людям можно отправить послание за один раз, зависит от размера файлов имён. Ориентировочно, среднее количество — 100 контактов.

    Удаление контактов в Outlook

    Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.

    Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.

    Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.

    Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.

    Кроме одиночных контактов в папке можно размещать списки рассылки, которые являются группами контактов. Предположим, у вас есть четыре заместителя и большинство директив приходится рассылать всем четырем. Чтобы облегчить свою работу, подготовьте список рассылки и включите в него контакты заместителей. После этого при отправке очередной директивы не нужно будет последовательно указывать адреса всех четырех человек, достаточно выбрать соответствующий список рассылки. Для добавления списка выполните следующие шаги.

    1. В раскрывающемся списке кнопки Создать выберите команду Создать список рассылки .

    Примечание В Outlook XP имеется возможность объединять несколько контактов в списке рассылки, который, в свою очередь, может использоваться в операциях как одновременный контакт с несколькими людьми.

    Рис. 20.7. Добавление адресов в список рассылки Outlook

    2. В поле Имя введите название Четыре электронных адреса.

    3. Щелкните на кнопке Выберите членов .

    4. В списке Источник адресов окна добавления адресов, показанного на рис. 20.7, выберите пункт Контакты.

    Примечание Адреса для списка рассылки можно выбирать не только из папки контактов, но также из адресной книги Windows и из других адресных справочников, зарегистрированных в Outlook.

    5. В левом списке окна выделите строку Александр Петров (Эл. почта).

    6. Щелкните на кнопке Члены .

    7. Повторяя шаги 5 и 6, добавьте в список рассылки электронные адреса двух других людей.

    8. Щёлкните на кнопке ОК .

    10. В открывшемся окне диалога Добавление новой записи в поле Краткое имя введите Сергей Николаев. В поле Адрес электронной почты напечатайте электронный адрес. Установите флажок Добавить контакт , чтобы новый адрес автоматически был добавлен в папку контактов Outlook. Затем щелкните на кнопке ОК . Теперь окно списка рассылки будет выглядеть так, как показано на рис. 20.8.

    Примечание Чтобы удалить адрес из списка рассылки, выделите строку с этим адресом и щелкните на кнопке Удалить .

    Best Practices — Советы и рекомендации для списков в Office 365

    Office 365 предлагает различные параметры каталога пользовательского интерфейса и списков рассылки. Некоторые из этих каталогов и списков могут автоматически создаваться на основе институциональных данных. Варианты описаны ниже.

    Организационные представления

    В Office 365 используются «Организационные представления» или «Организационные представления». Можно просмотреть эти представления через адресную книгу и отправить отдельным лицам или группам.

    • ITS автоматически создаст представление «Организация» для каждой организации.
    • Каждый член Организации будет указан в этом представлении.
    • Имя будет таким же, как название отдела кадров для этой организации.
    • Все пользователи Office 365 могут просматривать это представление «Организация» и отправлять электронные письма каждому указанному лицу.

    Пользователь Outlook может установить это представление организации в качестве адресной книги по умолчанию.

    Outlook – нажмите значок Адресная книга . Выберите Инструменты | Опции. Выберите «Начать с глобального списка адресов».   В поле «При открытии адресной книги сначала показывать этот список адресов» нажмите кнопку  стрелка вниз  и выберите список, который нужно открыть. Нажмите ОК .

     

    Организационные группы безопасности

    Организационные группы похожи на списки рассылки или списки рассылки.

    ITS автоматически создаст организационную группу для каждой организации. Однако, если вам нужно его создать, вы можете использовать форму запроса списка рассылки отдела.

    • Имя будет таким же, как название отдела кадров для этой организации.
    • Эта группа на самом деле будет «суперсписком» отделов этой организации.
    • Каждый член Организации сможет отправлять сообщения отделам или всей Организации, но не одному отдельному лицу в этой Группе.
    • Только члены этой Организации смогут отправлять электронную почту в эту Организационную группу.
    • Только члены этой организации смогут отправлять сообщения электронной почты в подгруппы отделов.
    • Пользователи, не являющиеся пользователями Office 365, отправляющие сообщения со своего псевдонима, если они входят в ту же организацию, также могут отправлять сообщения в эти группы или подгруппы.

    Эти группы и подгруппы являются группами безопасности и поэтому могут использоваться для установки прав доступа к ресурсам и общим папкам.


    Listserv

    Listserv и Office 365 могут дополнять друг друга. Listserv предлагает модерируемые списки; онлайн архивы с возможностью поиска; подписка и отписка по инициативе пользователя. Если вам нужны эти параметры, мы рекомендуем listserv.


    Персональные списки рассылки

    Персональные списки рассылки очень полезны, поскольку они поддерживаются пользователем. Outlook и OWA, как для календаря, так и для электронной почты, могут получить доступ к одной и той же папке контактов и личным спискам рассылки.

    Примечание. Списки личной рассылки могут быть вложенными, то есть список рассылки может содержать другие списки. Разбейте большие списки на несколько меньших списков и создайте «суперсписок», содержащий «подсписки».

     

    Outlook (Win)