Шаблоны в outlook: Создание шаблона сообщения электронной почты

Проблематика

Очень часто у пользователей возникает потребность пересылать документы по электронной почте контрагентам непосредственно из 1С. Если сформировать в программе любую печатную форму и нажать на кнопку Отправить по почте, то автоматически открывается форма создания нового документа Исходящее электронное письмо:

Проблема №1: на каждый факт отправки письма контрагенту в системе создается новый документ, что естественно увеличивает размер базы (особенно эта проблема актуальна для файловых информационных баз).

Проблема №2: нельзя настроить шаблоны темы и текста сообщения, они всегда стандартные, приходится дополнительно заполнять сообщение.

Разработка решает обе проблемы: позволяет настроить шаблоны темы и текста сообщения, а также отменяет создание документа Исходящее электронное письмо (вместо этого сразу открывается Outlook).

Шаблоны электронных писем

Первым делом нужно настроить шаблоны, для этого выведена отдельная команда в разделе НСИ и администрирование.

В открывшейся форме добавляем новый шаблон в список.

Далее нужно выбрать тип документа и печатную форму, для которых настраивается шаблон.

В шаблоне темы и текста письма можно использовать не только произвольные символы, но и заменяемые параметры (в квадратных скобках). Перечень доступных параметров зависит от типа документа. Посмотреть его можно, нажав на одноименную кнопку командной панели формы.

Для документов товародвижения дополнительно к реквизитам самого документа можно выбрать содержимое табличной части товаров.

Для заполнения темы и текста воспользуемся одноименными командами.

При заполнении темы появляется такое окно:

При заполнении текста письма появляется более функциональное окно. Здесь уже можно помимо текста использовать оформление списков, выравнивание текста, менять начертание и размер шрифта.

Создаваемый шаблон можно при желании привязать к конкретному пользователю (отдельная колонка в таблице).

К примеру, для каждого менеджера по продажам можно создать уникальный шаблон отправки письма со счетом на оплату.

Отправка письма через Outlook

В нашем примере настроен шаблон отправки письма для печатной формы счета на оплату из документа Заказ клиента. Создаем новый заказ (или открываем существующий), формируем счет и нажимаем на кнопку отправки по почте.

В результате сразу откроется окно нового сообщения в программе Microsoft Outlook:

На скрине выше видно, что шаблоны темы и текста применены успешно (и вместо параметров шаблона подставлены значения реквизитов исходного заказа клиента).

Для коррректной работы расширения необходимо отключить Безопасный режим.

Дмитрий Медведков программист, консультант 1С
Работаю в 1С с 2012-го, специализируюсь на УТ 11
Имею 10 квалифиционных сертификатов 1C:Профессионал, 1С:Специалист и 1С:Специалист-консультант

Комментарии (0)

Чтобы оставить комментарий, зарегистрируйтесь и авторизуйтесь на сайте.

Отправить сообщение электронной почты на основе шаблона

Перспектива

Электронная почта

Напишите или ответьте

Напишите или ответьте

Отправить сообщение электронной почты на основе шаблона

Outlook для Microsoft 365 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007 Дополнительно.

Используйте шаблоны электронной почты для отправки сообщений, содержащих информацию, которая не меняется от сообщения к сообщению. Вы можете составить сообщение и сохранить его как шаблон, а затем повторно использовать его в любое время, добавляя новую информацию, если это необходимо. В этих инструкциях предполагается, что вы уже создали и сохранили шаблон сообщения. Инструкции по созданию шаблона сообщения см. в разделе Создание шаблона сообщения электронной почты.

В этих инструкциях предполагается, что вы уже создали шаблон сообщения. Чтобы создать шаблон сообщения электронной почты, см. раздел Создание шаблона сообщения электронной почты.

Чтобы использовать шаблон сообщения электронной почты, выполните следующие действия:

1. Выберите Новые элементы  > Дополнительные элементы  > Выберите форму .

2. В диалоговом окне Choose Form в Look In щелкните Пользовательские шаблоны в файловой системе .

3. Открыта папка шаблонов по умолчанию. Расположение папки (в Windows 7 и более поздних операционных системах) — c:\users\ имя пользователя \appdata\roaming\microsoft\templates . Если ваш шаблон сохранен в другой папке, нажмите Просмотрите и выберите шаблон.

4. Выберите шаблон и нажмите Открыть .

5. org/ListItem»>

   Внесите любые дополнения или изменения в получателей в полях To , Cc или Bcc , а также любые изменения темы и тела сообщения.

   Примечание. Внесенные изменения не сохраняются в шаблоне. Если вы используете команду Сохранить , это создает черновик вашего сообщения, но не обновляет шаблон. Чтобы обновить шаблон, выполните действия по сохранению нового шаблона в разделе Создание шаблона сообщения электронной почты.

6. Нажмите Отправить .

Важно: Office 2007 больше не поддерживается . Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать где угодно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Обновить сейчас

Создать шаблон

org/ItemList»>

1. В меню File выберите New , а затем щелкните Mail Message .

   Сочетание клавиш  Чтобы создать новое сообщение электронной почты, нажмите Ctrl+Shift+M.

2. В теле сообщения введите желаемое содержимое.

3. В окне сообщения нажмите кнопку Microsoft Office , а затем нажмите Сохранить как .

4. В диалоговом окне Сохранить как в Сохранить как список типа , щелкните Шаблон Outlook .

5. В поле Имя файла введите имя шаблона и нажмите Сохранить .

По умолчанию шаблоны сохраняются (в Windows Vista и более поздних версиях) в c:\users\ имя пользователя \appdata\roaming\microsoft\templates .

Отправить сообщение электронной почты на основе шаблона

1. В меню Инструменты выберите Формы и щелкните Выберите форму .

2. org/ListItem»>

   В диалоговом окне Choose Form в Look In нажмите Пользовательские шаблоны в файловой системе .

   Открыта папка шаблонов по умолчанию. Расположение папки (в Windows Vista и более поздних операционных системах) — c:\users\ имя пользователя \appdata\roaming\microsoft\templates . Если ваш шаблон сохранен в другой папке, нажмите Обзор и выберите шаблон.

3. Выберите шаблон и нажмите Открыть .

   1 Выберите шаблон, который хотите использовать.

   2 Нажмите Откройте , чтобы продолжить.

4. Внесите любые дополнения или изменения в получателей в поле Кому , Копия или Скрытая копия , Тема или текст сообщения, которые вы хотите.

   Примечание.  Вносимые вами изменения не сохраняются в шаблоне. Если вы используете команду Сохранить , это создаст черновик вашего сообщения, но не обновит шаблон. Чтобы обновить шаблон, выполните действия, описанные в первом разделе, Создайте шаблон , начиная с шага 3.

5. Нажмите Отправить .

Как создать и использовать шаблон электронной почты в Outlook

Если вы часто отправляете одно и то же письмо и устали от повторного ввода одного и того же сообщения, вы будете рады узнать, что существует инструмент Outlook, который поможет вам в этом: шаблоны электронной почты. Вы можете повторно использовать эти сообщения одним щелчком мыши, чтобы сэкономить время и усилия.

Их также легко и быстро сделать в веб-приложении Outlook или в настольном приложении. Итак, давайте рассмотрим, как создать шаблон электронной почты и использовать его для ежедневной переписки.

Если вы не хотите использовать базовые шаблоны Microsoft, вы должны создать собственный шаблон, соответствующий вашим потребностям. Вот как вы можете это сделать.

Создание шаблона электронной почты в Outlook Web App

Шаблоны электронной почты могут быть одним из продвинутых советов Microsoft Outlook, но создать их в веб-приложении Outlook на самом деле относительно просто.

Чтобы создать шаблон электронной почты в веб-приложении, сначала необходимо войти на сайт, если вы еще этого не сделали. Затем нажмите кнопку Новая почта в верхнем левом углу экрана.

Нажмите на три горизонтальные точки рядом с кнопками Отправить и Отменить в нижней части нового окна редактора электронной почты. Выберите Мои шаблоны в раскрывающемся меню.

В правой части экрана появится список готовых шаблонов. Здесь нажмите на + Шаблон . Введите заголовок для своего шаблона, затем введите сообщение. После этого выберите Сохранить .

Создание шаблона электронной почты в настольном приложении Outlook

Создать шаблон электронной почты в настольном приложении Outlook не так просто, как в веб-приложении. Вот что нужно сделать, чтобы его создать:

1. Запустите приложение Outlook на своем компьютере.
2. Нажмите кнопку New Email в верхнем левом углу.
3. В новом окне составьте электронное письмо, как обычно, но без получателей (без адресов электронной почты в полях «Кому», «Копия» и «Скрытая копия»). Вы также можете добавить тему, но это необязательно.
4. Когда электронное письмо будет готово, выберите вкладку Файл в верхней части ленты.
5. Нажмите Сохранить как .
6. Введите название шаблона в поле Имя файла .
7. В Сохранить как тип выберите Шаблон Outlook в раскрывающемся меню.
8. Нажмите Сохранить .
9. Закройте и удалите исходное письмо.

После того, как вы создали нужные вам шаблоны, вы можете легко добавить их в свои электронные письма. Вот как:

Вставка шаблонов электронной почты в Outlook Web App

Вы можете легко найти шаблоны электронной почты в веб-приложении. Перейдите на сайт и создайте новое электронное письмо или ответьте на него. Если служба электронной почты Microsoft не загружается в вашем веб-браузере, ознакомьтесь с некоторыми простыми исправлениями, если Outlook не загружается в Google Chrome.

После входа нажмите на три горизонтальные точки внизу и выберите Мои шаблоны . В списке шаблонов выберите тот, который вы хотите использовать, и он автоматически появится в качестве ответа. Вы по-прежнему можете редактировать сообщение по своему усмотрению, а если вы составляете новое электронное письмо, добавьте строку темы и получателей.

Когда вы закончите, нажмите Отправить , чтобы получить письмо получателю.

Использование шаблонов электронной почты в приложении Outlook для настольных ПК

В отличие от веб-приложения Outlook, в настольном приложении нет очевидного способа доступа к пользовательским шаблонам электронной почты. Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы использовать шаблоны электронной почты:

1. Откройте настольное приложение.
2. В левом верхнем углу выберите Новые элементы > Дополнительные элементы > Выбрать форму .
3. В Просмотр В раскрывающемся меню выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе .
4. Выберите нужный шаблон.
5. Нажмите кнопку Открыть .
6. При необходимости отредактируйте сообщение.