Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2003 [страница — 1] | Самоучители по офисным пакетам
Для начала… | Вы решили заняться изучением базы данных Access – программы, разработанной компанией Microsoft для операционной системы Windows. А возможно, вы попросту утонули в море информации и имеете надежду, что Access станет вашим спасителем. А может, кому-то просто понравилась обложка книги.
В этой главе… | Возможно, глядя на значок Microsoft Access в меню Пуск, вы уже пытались понять, зачем он нужен. А кому-то наверняка на ум пришла идея о создании базы данных, однако непонятно, с чего начать. В любом случае, Access – это именно то, что вам нужно!
В этой главе… | Зачастую именно начало работы с Access вызывает затруднения у новичков. Даже читателям, которым приходилось использовать электронные таблицы и текстовые редакторы, но никогда ранее не приходилось сталкиваться с Access, не всегда понятно, что делает база данных и как она функционирует.
В этой главе… | В главе 2, «Обзор основных функций Access», уже рассказывалось о пользовательском интерфейсе Access. В частности, описывались такие элементы, как панель задач, панели инструментов и меню. Теперь приступим к знакомству с главным его элементом – окном База данных.
В этой главе… | База данных – набор постоянных или взаимосвязанных объектов. Например, информацию о бытовой технике и прочем имуществе можно хранить в обычной тетради з клеточку. А личные сведения о друзьях и родственниках, такие как их адреса, даты вождения и телефоны, можно содержать в записных книжках или органайзерах. По сути, и записная книжка, и тетрадь – это базы данных упрощенного типа.
В этой главе… | Пришло время перейти от знакомства с Access к активной работе с ней. Мы рассмотрели основные функции и возможности программы, разработали логическую концепцию базы данных и теперь можем заняться созданием таблиц. Как известно, именно в таблицах содержатся данные Access.
В этой главе… | Термин взаимосвязь зачастую трактуется неоднозначно. В мире реляционных баз данных он означает связь между двумя записями. С одной стороны, использование связей в базах данных обеспечивает совершенно новые возможности, но с другой, нередко вызывает затруднение даже у бывалых пользователей. Запутанные связи Access могут вывести из себя кого угодно.
В этой главе… | На этом этапе ввод информации в таблицу не составит для вас никакого труда. Кроме того, из прошлых глав вы уже знаете, как создавать таблицы и работать с ними, как с помощью связей соединять между собой данные в разных таблицах.
В этой главе… | База данных способна выполнять различные задачи, и хранение информации лишь одна из них. Освоив принципы создания таблиц, требуется изучить способ ввода и изменения данных. Наиболее эффективным средством работы с ними являются формы, которые позволяют определить тип отображаемых данных и предоставить различные методы их изменения.
В этой главе… | На данный момент вы уже создали базу данных, а также несколько таблиц, содержащих основные данные, научились создавать запросы для получения необходимых сведений. Теперь вы знаете, как с помощью пользовательского интерфейса форм Access можно вводить, отображать и искать данные.
В этой главе… | Для одних людей Интернет – это место развлечений или любимое хобби. Другие подключаются к Всемирной сети с целью решения серьезнейших проблем. Читатели, изучающие Access по этой книге, едва ли смогут создать приложение с поддержкой Интернет, но это вовсе не повод для того, чтобы даже не поинтересоваться такой возможностью.
В этой главе… | К настоящему моменту пользовательский интерфейс Access уже перестал быть для нас чем-то загадочным. Мы научились создавать объекты, формирующие основу базы данных, приобрели некоторый опыт в их настройке.
В этой главе… | В предыдущих главах описывались методы создания и применения практически всех объектов Access. И хотя пройден уже немалый путь, до его конца очень далеко. | В настоящей главе мы поговорим о запросах, которые позволяют не только получать данные.
В этой главе… | К настоящему моменту мы уже изучили несколько способов управления данными в приложениях Access. Для хранения данных можно создавать таблицы, а для предоставления требуемой информации – специальные запросы.
В этой главе… | После того как определенные данные будут помещены в базу и отредактированы, у вас наверняка возникнет необходимость распечатать их – возможно, для передачи другим людям, а может быть, вы просто предпочитаете работать с бумажными документами. К счастью.
В этой главе… | Вы наверняка обратили внимание на ссылку Макросы в окне базы данных и начали уставать от необходимости выполнять одни и те же действия, такие как: открытие и закрытие форм, выбор отчета для запуска и т.д. Не стоит раздражаться.
Самоучитель Access 2010 (Бекаревич Ю.)
Предисловие
Эта книга предназначена для самостоятельного изучения новой версия прило-
жения по управлению реляционными базами данных — СУБД Microsoft Office
Access 2010.
Access 2010 позволяет создавать как простые, так и очень сложные приложения
баз данных. В новой версии стало еще проще разработать приложение, не зная
языков программирования и не имея предварительных навыков проектирования баз
данных. С помощью этого приложения отдельные пользователи, работающие с ин-
формацией, могут в кратчайшие сроки начать выполнять повседневные задачи, ра-
ботая с документами и реализуя деловые операции бизнес-процессов. В то же время,
используя функциональные возможности Access, специалисты отделов информаци-
онных технологий смогут обеспечить разработку и поддержку приложений Access,
создаваемых на уровне компаний. Access 2010 для любых пользователей имеет не-
обходимый набор функций.
Широкий круг пользователей в значительной степени знаком с возможностями
популярного приложения Microsoft Office Excel. Однако если объемы данных зна-
чительны, то для организации пользовательских таблиц Excel, так называемых баз
данных, целесообразно переходить к использованию специализированных средств
создания и использования баз данных Access. СУБД обладает мощным и удобным
аппаратом распределения данных по нескольким таблицам, реализуя практически
любую модель данных предметной области. При этом обеспечивается совместная
обработка и корректировка данных средствами форм и отчетов, обеспечивающими
эффективный доступ и представление данных. В основе этих средств лежит мощ-
ный реляционный язык структурированных запросов SQL. С помощью этого языка
пользователь может сформулировать практически любой запрос к базе данных и
решать разнообразные задачи обработки данных. Благодаря этому обеспечивается
возможность без помощи опытных программистов и администраторов разрабаты-
вать практические приложения базы данных в различных сферах.
Новая версия Access 2010, продолжая линию на модернизацию интерфейса
пользователя, заложенную в Access 2007, делает еще доступнее и удобнее использо-
вание средств СУБД для начинающих пользователей. Современный интуитивно понят-
ный интерфейс, многочисленные готовые решения, простые средства создания таблиц
базы данных, форм и отчетов в полной мере реализуют эту цель.
Работа с усовершенствованным интерфейсом, обеспечивающим быстрый поиск
необходимых инструментов, позволяет сразу включиться в подготовку профессио-
нальных документов, повышает эффективность, качество работы и сокращает сроки
ее выполнения. Команды стало легче находить благодаря тому, что они организо-
ваны в виде набора вкладок, которые четко соответствуют функциям, реализуемым
в Access.
Предисловие
2
Готовые приложения, доступные через шаблоны, поставляемые вместе с Access
или на веб-сайтах Microsoft, помогут пользователю, обладающему ограниченными
знаниями в области баз данных, познакомиться с самыми важными функциями и во
многих случаях начать работу с первого дня использования Access 2010. Можно
использовать эти стандартные приложения без каких-либо модификаций или на-
стройки, а можно взять их за отправную точку и адаптировать в соответствии
с задачами и способами обработки информации.
Access 2010 предоставляет гибкие средства для работы пользователя с разным
уровнем подготовки. Новичок может начать создавать таблицы с любым числом
полей непосредственным вводом данных без предварительного определения ее
структуры. Тип введенных данных определится автоматически. Тут же прямо в ре-
жиме таблицы можно вмешаться в этот процесс: присвоить имя, уточнить тип дан-
ных, его формат, создать столбцы подстановки.
Кроме создания новых таблиц в базе данных, Access позволяет организовать
связи с внешними данными с помощью интерфейса ODBC (Open Database
Connectivity). Связанные таблицы отображаются и функционируют аналогично
собственным таблицам. Возможность создания связанных таблиц обеспечивает
легкость, с которой пользователи Access могут перемещаться, объединять и обнов-
лять данные из нескольких разных источников. Через связанные таблицы возможно
взаимодействие и со всеми распространенными серверами реляционных баз дан-
ных, включая Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2, Informix и Sybase.
Интерактивные средства обеспечивают простоту разработки форм и отчетов.
Построить форму или отчет можно одним щелчком кнопки мыши. Режим пред-
ставления форм и отчетов — режим макета позволяет легко настроить их в соот-
ветствии с потребностями пользователя, наблюдая изменения этих объектов в ре-
альном времени. Разделенные формы с одной частью для ввода данных и другой
для быстрого просмотра данных в режиме таблицы существенно повышают удоб-
ства в работе. Простота изменения дизайна форм, отчетов, электронных докумен-
тов, сохраняемых в базе данных, обеспечивается объединением их элементов в ма-
кеты. Такие макеты обеспечивают настройку всех элементов в целом, например
макет в столбец позволяет изменять размеры сразу всех его элементов, а таблич-
ный макет обеспечивает смещение всех элементов строки при изменении размера
одного из элементов.
Простые в использовании и разнообразные средства фильтрации данных по-
зволяют, не перестраивая макет, получить отчеты, представляющие данные в са-
мых разных разрезах, и использовать их для анализа данных.
Защита Access 2010 для баз данных, созданных в новом формате (файлы с рас-
ширением accdb или accde), построена на доверии к происхождению ее выполняе-
мых объектов. Некоторые объекты Access, такие как запросы на изменение, макросы,
изменяющие базу данных, код VBA и элементы управления ActiveX, полученные
из ненадежных источников, выполняясь, могут повредить базу данных. Поэтому
база данных открывается для работы с полным набором функциональных возмож-
ностей только, если ее компоненты подписаны надежными издателями или пользо-
ватель придал ей состояние доверенной и берет на себя ответственность за безо-
zinref.ru
Начало работы в Microsoft Access 2010
Введение в Access 2010 | 31 |
Запуск Access
Для работы с Access 2010 на локальном компьютере пользователя должна быть установлена одна из настольных операционных систем Windows XP/Vista/7 и СУБД Access. Для того чтобы начать работу в СУБД Access, необходимо после загрузки операционной системы запустить ее. Это можно сделать, например, так: в нижней части рабочего стола Windows ХР на панели задач нажать кнопку Пуск (Start), в открывшемся меню выбрать Все программы (All programms). Из списка программ, установленных на данном компьютере, выбрать Microsoft Office | Microsoft Access 2010 и запустить СУБД. Access может быть запущен из списка недавно использовавшихся программ, также представленного в меню Пуск.
Для быстрого запуска Access удобно иметь ярлык этой программы на рабочем столе Windows. Создать ярлык можно разными способами. Например, выберите программу Microsoft Access, как при ее запуске. Нажмите правую кнопку мыши. В контекстном меню выберите команду Отправить и в ее меню выполните команду Рабочий стол (создать ярлык). Ярлык будет создан и отобразится на рабочем столе в виде, представленном на рис. 1.7.
Рис. 1.7. Ярлык для запуска Access 2010
Теперь запуск Access может быть выполнен двойным щелчком мыши на ярлыке. После запуска Access 2010 отображается представление Backstage — рис. 1.8.
ЗАМЕЧАНИЕ
Можно запустить Microsoft Access, дважды щелкнув по файлу базы данных Access. При этом сразу будет открыта база данных.
На странице представления Backstage можно создать новую базу данных, открыть базу данных, создать базу с помощью одного из локальных шаблонов или просмотреть новейшее содержимое Web-сайта Office.com. Таким образом, эта страница обеспечивает быстрый доступ к средствам, позволяющим начать работу,
втом числе с помощью комплектов профессионально разработанных шаблонов.
Влевой части открытого окна представления Backstage выбран элемент Создать (New). При этом в правой части достаточно нажать кнопку Создать (Create), чтобы был создан файл базы данных с указанным именем и в предлагаемой по умолчанию папке. Очевидно, что и имя и место размещения файла могут быть здесь же изменены.
Рис. 1.8. Окно представления Backstage
Открыть существующую базу данных можно, выбрав в левой части окна представления соответствующую команду. Открыть одну из баз данных, с которыми работал пользователь, можно выбрав ее из списка последних баз данных для быстрого доступа. Число документов в списке последних файлов для быстрого доступа устанавливается соответствующим параметром на странице Последние (Recent) (по умолчанию 4). Число документов в списке последних файлов на странице Последние устанавливается в окне Параметры Access (Access Options) на вкладке
Параметры клиента (Client Settings) в группе Вывод на экран (Display) (по умолчанию 17).
Представление Backstage можно открыть в любой момент щелчком на цветной вкладке Файл (File), заменившей кнопку Office (Office Button) предыдущих версий. При открытой базе данных представление содержит такие команды как: Со-
хранить (Save) базу данных; Сохранить базу данных как (Save Database As) —
сохранить копию базы данных в текущем формате или формате другой версии Access, или сохранить текущий объект базы данных как новый объект, например таблицу как форму; выполнить Печать (Print) текущего объекта базы данных; За-
крыть базу данных (Close Database). В разделе Сведения (Info) можно Сжать и
studfiles.net
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2003 › Обзор основных функций Access [страница — 11] | Самоучители по офисным пакетам
Обзор основных функций Access
В этой главе…
Зачастую именно начало работы с Access вызывает затруднения у новичков. Даже читателям, которым приходилось использовать электронные таблицы и текстовые редакторы, но никогда ранее не приходилось сталкиваться с Access, не всегда понятно, что делает база данных и как она функционирует. Программа Access называется системой управления реляционными базами данных, поскольку хранит данные и предоставляет инструменты для управления ими. К счастью, компания Microsoft проделала огромную работу, чтобы сделать Access удобной в применении системой, доступной даже для неопытных пользователей.
В этой главе рассказывается, как приступить к работе с Access. В частности, речь идет о методах запуска Access, создании, открытии базы данных и завершении работы с ней. Кроме того, описываются панели инструментов, панели задач и меню. Рекомендуем внимательно изучить эти базовые концепции – такого рода знания весьма пригодятся в дальнейшем, при переходе к более сложным темам.
После инсталляции значок меню Access должен быть добавлен Windows в список программ (рис. 2.1). Если в меню Пуск или в списке.программ значок Access отсутствует, выберите команду Пуск › Поиск и введите в поле запроса название файла msaccess.exe. Когда Windows найдет этот файл, перенесите его с диалогового окна Поиск в меню Пуск, чтобы создать необходимый ярлык.
Запуск Access
Запуск программы не вызовет никаких затруднений, особенно если вы ранее работали с программами пакета Office. Все они запускаются одинаково, с использованием панели администрирования.
Делается это следующим образом.
- Щелкните на кнопке «Пуск», расположенной на панели задач Windows. При частом использовании Access сразу откроется соответствующая строка меню (рис. 2.1).
- Если программа Access не указана в меню «Пуск», выберите команду Все программы › Microsoft Office › Microsoft Office Access 2003 (рис. 2.1). После запуска Access соответствующий элемент меню Windows будет добавлен в меню Пуск; кроме того, на панели задач появится небольшая кнопка запуска Access, показанная на рис. 2.2.
На панели администрирования вы видите основные элементы рабочего окна Access. Меню Файл и кнопка Создать позволяют открыть и создать новую базу данных. На панели задач Access содержится много элементов управления, позволяющих выполнять разнообразные задачи.
Рис. 2.1. Для запуска Access можно использовать меню Пуск^Все программы
samoychiteli.ru
Иллюстрированный самоучитель по Access [CHM]
Автор неизвестен. Microsoft, 2010. — 60 c. Девиз Microsoft Access 2010 — простота. С помощью готовых шаблонов можно быстро приступить к работе, а эффективные инструменты не потеряют своей актуальности даже при обработке очень больших объемов данных. Access дает возможность максимально полно использовать имеющуюся информацию, даже если вы не специалист в области баз данных…
- 2,43 МБ
- дата добавления неизвестна
- изменен
М.: Кудиц-Образ, 2004. — 272 с. — ISBN: 5-9579-0021-4 Книга посвящена созданию баз данных в широко используемом приложении. Приведены необходимые сведения об этой системе управления базами данных и особенностях ее работы. Рассказывается о том, как создавать таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, программы. Обсуждаются приемы обработки данных. В качестве…
- 3,10 МБ
- дата добавления неизвестна
- изменен
Автор не известен. Электронное учебное пособие. Книга состоит из пяти частей, каждая из которых посвящена отдельной теме. Авторы начинают изложение материала с основных понятий, но постепенно переходят к более сложным темам, например к настройке параметров базы данных или к взаимодействию Access с другими приложениями. Книгу можно читать последовательно, раздел за разделом, а…
- 7,69 МБ
- дата добавления неизвестна
- изменен
Работа с макросами. Использование макросов в базе данных Microsoft Access. Создание макросов. Конструктор макросов. Создание групп макросов. Применение условий в макросах. Выполнение и отладка макросов. Запуск макроса из окна Конструктора макросов. Запуск макроса из окна базы данных. Запуск макроса с помощью кнопки на панели инструментов. Запуск макроса с помощью команды…
- 508,93 КБ
- дата добавления неизвестна
- изменен
Учебно-методическое пособие. — Казань: КФУ, 2011. — 118 с. Содержание: Создание таблиц базы данных. Ввод данных в таблицы. Логическая структура базы данных. Однотабличные формы. Формы для загрузки двух таблиц. Многотабличные формы. Запросы. Отчет по одной таблице. Отчеты по двум таблицам. Многотабличные отчеты. Разработка отчета на основе запроса. Управление…
- 3,04 МБ
- добавлен
- изменен
М.: Бином-Пресс, 2008. — 592 с.: ил. — ISBN: 978-5-9518-0221-7 Программа баз данных Microsoft Office Access 2007 рассматривается на примере разработки и создания проекта электронной библиотеки. Книга содержит большое количество иллюстраций и подробное описание процедур выполнения конкретных заданий. Основное внимание уделено таким вопросам, как планирование баз данных,…
- 24,52 МБ
- дата добавления неизвестна
- изменен
www.twirpx.com
Access 2010 для чайников
Оглавление к книге Access 2010 для чайников
Об авторахВведение
Часть I. Базовые концепции Access
Глава 1. Знакомство с Access
Глава 2. Основные элементы интерфейса
Глава 3. Основы баз данных
Часть II. Работа с таблицами
Глава 4. Ключи, индексы и отношения
Глава 5. Управление таблицами
Глава 6. Управление параметрами полей
Часть III. Управление данными
Глава 7. Создание форм
Глава 8. Импорт и экспорт данных
Глава 9. Автоматическое редактирование данных
Глава 10. Выходим в Интернет
Часть IV. Создание запросов
Глава 11. Поиск, фильтрация и сортировка данных
Глава 12. Запросы
Глава 13. Логические операторы
Глава 14. Обобщающие запросы
Глава 15. Вычисляемые поля
Глава 16. Запросы на изменение
Часть V. Простые и красивые отчеты
Глава 17. Автоматическая генерация отчета
Глава 18. Настройка внешнего вида отчета
Глава 19. Заголовки, колонтитулы и группы
Глава 20. Автоматическое изготовление наклеек
Часть VI. Дополнительные возможности
Глава 21. Анализаторы базы данных
Глава 22. Навигационные формы
Часть VII. Великолепные десятки
Глава 23. Десять наиболее распространенных проблем
Глава 24. Десять простых советов
Приложение. Получение справочной информации
www.dialektika.com
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002 › Общие сведения о Microsoft Access 2002 › Microsoft Access как настольная СУБД реляционного типа [страница — 8] | Самоучители по офисным пакетам
Microsoft Access как настольная СУБД реляционного типа
Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.
В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Вы можете создать сколько угодно таблиц, используя те правила, которые были описаны выше. Самым важным правилом, которое необходимо соблюдать, является то, что в базе данных нужно хранить только необходимую информацию, и при этом все данные должны храниться только в одном месте.
Замечание
Из всякого правила могут быть исключения, поэтому иногда требуется сделать отступление и хранить, например, промежуточные расчетные данные. Это диктуется обычно соображениями производительности. Однако общее правило все-таки следующее: если вы определяете какое-либо поле в таблице, проверьте, не хранятся ли уже эти данные где-нибудь еще. Если хранятся, то их, как правило, можно так или иначе извлечь.
«Почему же плохо иметь в таблицах поля с повторяющимися данными?» – может спросить неискушенный в области баз данных читатель. Дело в том, что это очень неэффективный способ хранения данных. И не только потому, что они занимают лишнее место в памяти. Этот аргумент в последнее время не является таким сильным, как раньше из-за значительного снижения цен па микросхемы памяти. Основная причина – это то, что такие данные долго вводить и трудно анализировать. Если случайно-при вводе значения пользователь сделал грамматическую ошибку или даже просто ввел лишний пробел, то при запросах и группировках такое значение будет рассматриваться как самостоятельное, и строка, содержащая это значение, не попадет в нужную группу или просто не будет выведена на экран. Именно поэтому при проектировании структуры баз данных стараются избегать повторения данных и создают для них отдельные таблицы. Этот процесс называется нормализацией.
Рассмотрим на примере, как можно избежать повторения данных ь полях таблиц. На рис. 1.1 показан способ хранения данных об участниках семинара в одной таблице.
Рис. 1.1. Способ хранения информации в одной таблице
Как видно из таблицы, сведения об организациях (их названия, адреса и телефоны) повторяются в разных строчках таблицы.. Чтобы избежать дублирования данных, рекомендуется создать две таблицы и затем связать их. В первую таблицу включить сведения об организации – и это будет главная таблица. Во вторую (подчиненную) будут внесены участники семинара и их должности, а вместо полной информации о месте работы – код организации, равный порядковому номеру организации в первой таблице (см. третий столбец на рис. 1.2). Далее устанавливаем связь между таблицами по полю «Код организации». В результате главная таблица принимает вид, показанный на рис. 1.3, где реквизиты каждой организации записаны один раз и (под строкой организации) можно раскрыть список всех сотрудников данной организации, посетивших семинар (о работе с таблицами см. также гл. 2).
Если вы правильно определили поля таблиц, то связи между ними Access установит сама. Для этого нужно, чтобы поля в связанных таблицах, содержащие совпадающие данные (например, «Код организации» на рис. 1.2), имели одинаковое наименование и согласующиеся типы данных.
Вы можете просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах. Однако часто удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме таблицы отображается сразу несколько записей, так и показывать только одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах. При этом в большинстве случаев вам не нужно изучать язык Access SQL, т. к. вы всегда можете посмотреть тот запрос, который сформирует для вас Access в результате интерактивного процесса конструирования.
samoychiteli.ru