Учет расчетов с подотчетными лицами. Проводки по счету 71.
Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами — 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.
Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.
В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Подотчетные лица — это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.
Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.
Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.
Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.
В бухгалтерском учете проводка по выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50, выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать здесь).
Выдача подотчетной суммы безналичными денежными средствами учитывается проводкой Д71 К51.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71, данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в этой статье).
Если деньги выданы на командировкуСумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в этой статье. При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71).
Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.
Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71).
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из заработной платы сотрудника Д70 К94.
Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору.
Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.
Дебет | Кредит | Название операции |
71 | 50 | Выдана подотчетная сумма из кассы |
71 | 51 | Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника |
50 | 71 | Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу |
20 (26, 44) | 71 | Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции |
10 (15, 41) | 71 | Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом |
94 | 71 | Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок |
70 | 94 | Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника |
Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71.
Темой следующей статьи будет «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Как оформить авансовый отчет по командировке?
Отправляя сотрудника в поездку по делам предприятия, он получает под отчет средства и должен по возвращении отчитаться по тратам перед директором. Для этих целей бухгалтер заполняет авансовый отчет.
Если авансовые отчеты на предприятии частично заполняют сотрудники, то чтобы избежать ошибок предоставьте им инструкцию по заполнению. Важно заранее уведомить, чтобы работники предоставили отчет в течение 3 рабочих дней после возвращения и сохранили чеки или другие документы, которые подтвердят расходы во время командировки: билеты, бланк строгой отчетности из гостиницы.
Для правильного составления отчета необходимы:
- Бланк авансового отчета.
- Документы в подтверждение командировочных расходов сотрудника.
- Документы сотрудника.
- Документы организации.
- Кассовые ордера — приходный и расходный.
- Печать предприятия.
Инструкция по заполнению авансового отчета по командировке
В бланке авансового отчета укажите наименование организации и ОКВЭД предприятия.
Авансовый отчет получает порядковый номер, вносится дата составления. Далее указываем должность, название структурного подразделения, фамилию и инициалы подотчетного сотрудника.
Впишите в бланк сумму, которую выдали сотруднику, посчитайте расход средств по документам: билеты, чеки, счета и квитанции. Если сотрудник потратил меньше средств, чем ему выдали, укажите сумму остатка. Если сотрудник потратил больше, внесите разницу в графу перерасхода.
Укажите сумму, которую сотрудник потратил в командировке. А также количество документов, которые подтвердят расходы.
Заполните обратную сторону авансового отчета: впишите номер, дату и название каждого документа, которые подтвердят расход. Также укажите сумму расхода и бухгалтерские проводки по дебету счетов и субсчетов. Посчитайте итоговую сумму расхода по документам.
Затем ознакомьте сотрудника с авансовым отчетом под роспись.
Далее бухгалтер указывает свою должность, фамилию, инициалы и подписывает документ. Если на предприятии работает главный бухгалтер и кассир, они также подписывают авансовый отчет, и кассир принимает у работника остаток денег по приходному ордеру или же выдает деньги для закрытия перерасхода по расходному ордеру. Присвойте ордеру номер и поставьте дату. Если кассира на предприятии нет, это сделает бухгалтер.
Заграничные командировки
В загранкомандировке работник расходует валюту, поэтому отчет заполнить чуть сложнее. Внесите в отчет суммы в рублях и валюте. Документы, которые подтвердят расходы, должны быть переведены на русский язык. Перевод делается построчно, на отдельном листе. В остальном оформление «заграничного» авансового отчета не отличается.
Попробовать бесплатно 14 дней
ЗарегистрироватьсяРегистрируясь, вы принимаете условия лицензионного договора, соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Что такое отчет о расходах? [Почему это важно + шаблон]
Если вы путешествуете по делам или используете личный автомобиль для работы, скорее всего, вы несете некоторые расходы по бизнесу.
Чтобы получить справедливое возмещение, вам необходимо отслеживать расходы в отчете о расходах. С другой стороны, работодателям нужны отчеты о расходах, чтобы знать, сколько и где тратит бизнес.
Здесь мы рассмотрим основы отчета о расходах, как его заполнить и увидим пример в действии.
Что такое отчет о расходах?
В отчете о расходах отслеживаются товары и услуги, которые вы приобретаете во время работы. Они часто — но не исключительно — используются для деловых поездок.
Хотя отчет о расходах необходим любому сотруднику, который хочет получить компенсацию за деловые расходы, такие как проезд, бензин или питание, он одинаково важен для работодателя. И вот почему:
1. Точное возмещение.
Вот в чем загвоздка — сотрудники требуют возмещения расходов, которые они оплатили из собственного кармана.
Но, с другой стороны, работодатели хотят быть уверены, что эти расходы справедливы и законны. Отчет о расходах представляет собой стандартизированный процесс, который решает обе эти проблемы.
2. Контроль затрат
Отчеты о расходах позволяют вам отслеживать расходы с течением времени и определять, не ведет ли какая-либо конкретная категория расходов (например, транспорт или гостиницы) к чрезмерным затратам. Затем вы можете разработать стратегию сокращения или устранения этих затрат.
3. Упрощение налоговых вычетов
Многие коммерческие расходы не облагаются налогом. Однако вам необходимо точно записать их (с квитанциями), прежде чем требовать вычета. Здесь могут пригодиться отчеты о расходах, предоставляющие убедительные доказательства того, когда, где и как были понесены расходы.
Теперь давайте рассмотрим, что включать в отчет о расходах и популярные категории бизнеса.
Что включать в отчет о расходах
Отчет о расходах содержит разнообразную информацию, однако есть несколько деталей, которые вы должны включить, например:
- Идентифицирующая информация о лице, заполняющем отчет — это может быть ваше имя, должность или контактная информация.
- Дата — дата, когда вы понесли расходы.
- Сумма — общая стоимость понесенных расходов, включая налоги.
- Описание – краткий отчет о каждом коммерческом расходе.
- Категория — тип понесенных расходов (например, парковка, канцелярские товары или газ).
Отчет также может содержать полезную информацию, например, относятся ли расходы к конкретному клиенту или проекту, или место для объяснения определенных расходов, которые не вписываются четко в категорию.
Далее вы должны подсчитать (и записать) промежуточный итог для каждой категории расходов и общую сумму всех расходов.
Шаблон отчета о расходах
Скачать этот шаблон
Общие категории отчета о расходах
С помощью категорий расходов вы лучше поймете, какие расходы могут быть возмещены, а какие нет. Кроме того, вы также облегчите будущие головные боли для вашего бухгалтера или налогового инспектора.
Говоря о налогах, рекомендуется использовать категории IRS в вашем отчете о расходах. Вот список наиболее распространенных типов:
- Расходы на легковые и грузовые автомобили
- Комиссии
- Страхование
- Проценты
- Юридические и профессиональные услуги
- Членские взносы
- Товары для офиса
- Почтовые расходы и доставка
- Ремонт и техническое обслуживание
- Транспорт
- Командировочные расходы (гостиницы, питание, парковка и т. д.)
- Коммунальные услуги
- Транспортные средства, машины и оборудование
Правильный выбор категорий зависит от типа вашего бизнеса. Например, компания прямой доставки выделяет категории для доставки, печати и хранения, тогда как рекламная фирма может иметь категории для цифровых услуг.
Как заполнить отчет о расходах
Отчет о расходах можно заполнить вручную или в электронном виде с помощью бухгалтерского программного обеспечения или приложений.
Давайте сначала обсудим, как заполнить отчет о расходах вручную:
- Начните с заполнения обязательной информации в отчете, такой как ваше имя и должность.
- В хронологическом порядке перечислите все расходы в соответствующей категории.
- Наряду с каждым расходом укажите дату его возникновения, общую сумму и краткое описание.
- Подсчитать промежуточный итог по каждой категории и общую сумму всех расходов.
- Наконец, приложите к отчету соответствующие квитанции. В квитанциях должны быть четко указаны дата и общая сумма.
- Отправьте отчет своему линейному руководителю или руководителю отдела, который проверит его на наличие незаконных требований или нарушений политики.
Многие малые предприятия могут извлечь выгоду из использования стандартного шаблона отчета о расходах. Однако, в зависимости от вашего размера или отрасли, может иметь смысл использовать бухгалтерское программное обеспечение, такое как Xero, QuickBooks или FreshBooks, для отслеживания расходов.
Кроме того, бухгалтерские приложения, такие как Sunrise, ZoHo Books, GoDaddy Bookkeeping, упрощают сотрудникам регистрацию квитанций, пробега автомобиля и других расходов на ходу.
Заключительные мысли
Отчеты о расходах позволяют строить предположения о том, сколько денег тратит ваш бизнес и куда они идут. Сделав все правильно, вы сможете точно возместить расходы сотрудникам, упростить налоги и даже составить финансовые прогнозы на предстоящий год.
Не забудьте поделиться этим постом!
Разноска отчетов о расходах | Microsoft Узнайте
Редактировать Твиттер LinkedIn Фейсбук Электронная почта- Статья
После утверждения отчета о расходах и его переноса в главный журнал его можно разнести.
При разноске отчета о расходах определяются расходы, которые подлежат возмещению налога на добавленную стоимость (НДС). Задача проверки и возмещения платежей по НДС возложена на сотрудника, ответственного за проверку авансового отчета.
Если расходы в отчете о расходах отнесены на счет компании, отличной от компании, в которой работает сотрудник, вы должны проверить как компанию, которой причитаются эти расходы, так и компанию, которой они причитаются. Например, сотрудник, подавший отчет о расходах, работает в компании DAT, но отнес расходы компании DIR. В этом случае DAT — это компания, перед которой причитаются расходы, а DIR — это компания, от которой причитаются расходы. После того, как вы проверите эти строки журнала, вы можете разнести строки расходов в главную книгу.
Чтобы разнести отчет о расходах, на странице Утвержденные отчеты о расходах выберите отчет о расходах, а затем в области действий выберите Разместить .
Вы также можете разместить все отчеты о расходах в списке одновременно.