ТОП-10 полезных программ для оптимизации деятельности офисных работников » MSReview
Программное обеспечение для сотрудников офиса играет определяющую роль, когда встает вопрос об эффективности работы. Потому что ПО – это, по сути, рабочие инструменты сотрудников, и чем этих инструментов больше, чем они функциональнее – тем лучше сотрудник выполняет поставленную задачу. Кратко рассмотрим самые полезные программы, без которых сегодня не обойтись ни одному специалисту.
1) Microsoft Office
MS Office – не программа, а целый пакет типовых решений, которые позволяют создавать текстовые файлы (Word), таблицы (Excel), презентации (Power Point), заметки (OneNote) и тд. MS Office имеет массу встроенных функций, включая переводчик, распознавание речи, распознавание текста на картинках. Плюс всё это можно хранить не на рабочем ПК, а в облаке, чтобы при необходимости получить доступ к файлам с любого гаджета. Почти у всех приложений есть онлайновые версии.
ПО работает с Windows, macOS и мобильными операционными системами Android и iOS.
2) Google Docs
Технически это тот же набор базовых офисных программ, аналогичный Microsoft Office, но полностью вынесенный в онлайн. Отличие в том, что Google Docs позволяет открывать доступ к файлам неограниченному числу пользователей, и таким образом все задействованные специалисты могут вместе делать презентацию, таблицу или составлять бизнес-план. При этом не нужно устанавливать никакого дистрибутива, необходим только аккаунт в Google.
3) Evernote
Это кроссплатформенное приложение, предназначенное для систематизации заметок. Идея проста – вы можете заливать в приложение любые текстовые, графические и аудио-файлы, помечая их специальными тегами. Затем по тегам заметки можно группировать в любых последовательностях, есть поиск по заглавию, содержанию, дате создания. Встроен базовый текстовый редактор, возможна синхронизация между разными типами устройств, работа в онлайн и оффлайн-режиме.
4) Spark
Несмотря на тотальное распространение социальных сетей и мессенджеров, электронная почта всё равно остается одним из основных средств общения, особенно в бизнес-среде. Причем кто-то из партнеров использует Яндекс.Почту, кто-то Mail, а у кого-то только Google-аккаунт. Зачастую приходится заводить почтовые ящики на всех этих площадках, так как то, что они независимые, создает некоторые трудности с точки зрения систематизации переписки. Но Spark раз и навсегда решает эту проблему, сводя все ваши почтовые аккаунты под одну удобную программную оболочку с десятками настроек, включая оповещения. И даже можно синхронизироваться с watchOS.
5) Cold Turkey Blocker
Это приложение для самоорганизации – оно помогает не отвлекаться на сторонние факторы в процессе работы. Вы вручную задаете период, когда вам требуется максимальная концентрация, и указываете приложению, какие сайты и программы оно должно блокировать в это время. После запуска периода у вас не получится, например, зайти в ВК или запустить Телеграм.
В приложении масса возможностей, вплоть до планирования графика работы на недели вперед.
6) MindNode
Удивительно простое, но оттого лишь более востребованное приложение для мозговых штурмов. MindNote позволяет создавать карты мыслей и наглядно визуализировать любые ментальные схемы – как в детективах делают полицейские, только без ватманов, фотографий, ниток и цветных кнопок. В приложении есть базовые шаблоны и встроенные схемы, но вы можете свободно корректировать их и создавать свои. Это позволяет быстро и удобно систематизировать и оптимизировать работу команды в рамках конкретного проекта или группы проектов.
7) f.lux
Это приложение тоже оптимизирует вашу работу, но иначе. Подумайте о том, что в течение рабочего дня освещение в вашем офисе меняется, но яркость и контрастность экрана остаются неизменны. Это значит, что в какой-то момент экран может быть слишком ярким или наоборот – слишком тусклым, что приводит к усталости глаз, а это невозможность долго фокусироваться на одном объекте, дискомфорт, мигрень, желание поскорее закончить работу.
F.lux решает проблему, автоматически подстраивая параметры экрана под освещение, причем есть возможность тонкой настройки по множеству показателей вплоть до цветопередачи.
8) Paste
Незаменимое приложение для офисных сотрудников, которым постоянно приходится работать с большими объемами текстовых данных. Это модификатор буфера обмена, благодаря которому буфер может сохранять не один скопированный массив текста, а столько, сколько вам нужно. Более того – Paste позволяет записывать в память буфера обмена отдельные файлы, а для текста оно сохраняет исходное форматирование, так что можно копировать даже таблицы без потери данных. И всё это можно передавать в рамках всех ваших устройств, если они синхронизированы через Paste. Включая мобильные гаджеты.
9) GIMP
Трудно представить офисного сотрудника, который не работает с графическими изображениями. Например, контент-менеджеру нужно обрезать фото, чтобы залить его на сайт, или копирайтер пишет КП и нужно вставить в файл логотип компании, скорректировав изображение по цветности.
Звать для этого дизайнера из другого отдела? Самому учиться азам Photoshop? Всё куда проще – достаточно установить GIMP, и приложение поможет справиться с любой подобной задачей. Простой интуитивный интерфейс и полный перечень базовых возможностей по редактированию изображений существенно облегчат жизнь и ускорят рабочий процесс.
10) Bitcop, и другие подобные программы
О повышении производительности офисных сотрудников с помощью мотивации и планерок можно говорить очень долго. Но не лучше ли точно знать, чем занят каждый специалист в конкретный момент времени? Для этого создаются программы, позволяющие отслеживать все действия сотрудника за рабочим ПК в процессе трудового дня, включая его общение в мессенджерах, запуск приложений и сайтов, не связанных с работой. Всё это формируется в наглядные отчеты, которые доступны в режиме онлайн. Плюс в ответ на несанкционированные действия программы сделают скриншоты и сразу отправят их руководителю вместе с отчетом. Применительно к пользе для самого сотрудника, вполне можно говорить о развитии мотивации и самодисциплины.
8 бесплатных офисных программ — Delo.ua
Лучшее, что есть в 2018 году
Мы продолжаем сражаться с оккупантом на информационном фронте, предоставляя исключительно проверенную информацию и аналитику.
Война лишила нас возможности зарабатывать, просим Вашей поддержки.
Поддержать delo.ua
Кроме MS Office существует масса бесплатных программ, которые полноценно заменят привычный офисный пакет. Кроме того, практически все они совместимы с Microsoft Office. Представляем подборку бесплатных офисных пакетов — как загружаемые на ПК, так и браузерные. По версии Techradar, это лучшие пакеты на 2018 год.
В пакете есть все, что нужно для работы с офисными документами.
+ Огромный пакет программного обеспечения
Подписывайтесь на наш YouTube канал
+ Полная совместимость с MS Office
+ Полностью бесплатный
Свежие новости
Все новостиLibreOffice совместим со всеми форматами документов Microsoft и имеет почти все функции, которые есть в последних версиях Word, PowerPoint и Excel.
К пакету можно добавить большое количество расширений и шаблонов, которые сделают его еще более гибким. ПО бесплатно как для домашних пользователей, так и для бизнеса.
Кросс-платформенный пакет офисных программ с возможностью совместной работы.
+ Кросс-платформенный
+ Интегрирован с Google Drive
+ Есть мобильное приложение
Если вы параллельно с кем-то работаете с документами или переключаетесь между ПК и Mac, пакет приложений Google будет для вас отличным решением. Три основных инструмента пакета работают в любом веб-браузере и доступны как мобильные приложения для устройств Apple, так и для Android.
Бесплатный офисный пакет Google не предлагает расширенные инструменты, которые вы найдете в настольном программном обеспечении, таком как LibreOffice (например, нет сводных таблиц и нет инструмента базы данных), но все ваши файлы будут сохранены и синхронизированы автоматически, поэтому вам не придется беспокоиться о резервном копировании.
Основным недостатком пакета Google является то, что открытие файлов, созданных с использованием другого офисного программного обеспечения, занимает некоторое время и не всегда файлы корректно преобразуются. Отчасти это связано с тем, что офисные инструменты Google используют веб-шрифты, а не те, которые хранятся локально на вашем устройстве, а отчасти потому, что в документах Microsoft иногда содержатся функции, не поддерживаемые Google.
Ответ Microsoft на онлайн пакет Google.
+ Полностью совместим с настольными приложениями
+ Работает с OneDrive
Microsoft Office Online выглядит и работает так же, как и его эквивалент на локальном компьютере, хотя в онлайн-версии недоступные некоторые дополнительные инструменты, такие как сводные таблицы.
Для работы с пакетом нужно войти в свою учетную запись Microsoft (та же учетная запись, которой вы пользуетесь для входа в Windows 10) и можно начинать работать. Существует версия Office Online для Chrome, а также мобильные выпуски Office для iOS и Android.
Функциональный бесплатный офисный пакет для Windows, Linux и Android.
+ Поддерживает форматы файлов Microsoft
+ Кросс-платформенный
WPS Office Free — это уменьшенная версия офисного пакета премиум-класса, но это практически незаметно. Каждая из трех программ пакета интуитивно понятна, как и последние версии Word, Excel и PowerPoint, и оснащена таким же количеством функций.
Поддерживает огромное количество форматов файлов, в том числе и форматы Microsoft. В пакете нет программного обеспечения для баз данных, но зато есть отличный бесплатный PDF-ридер. Минус пакета в некотором количестве рекламных объявлений. Они не мешают работе и являются небольшой платой за полностью бесплатный офисный пакет программ.
Существуют версии WPS Office Free для систем Windows и Linux, а также приложения для устройств Android.
Кросс-платформенный офисный пакет, который сохраняет ваши файлы в облаке.
+ Доступен для настольных компьютеров и мобильных устройств
+ Включает 1 ГБ облачного хранилища
Если вы пользуетесь смартфоном Samsung, то можете быть знакомы с мобильной версией Polaris Office. Это кросс-платформенное бесплатное офисное программное обеспечение доступно для Windows, MacOS, Android и iOS и поставляется с некоторыми смартфонами Samsung. Оно совместимj со всеми форматами документов Microsoft и предлагает простой интерфейс с некоторыми базовыми настройками.
Чтобы начать работу с программами пакета нужно войти в систему с помощью Facebook или Google или создать учетную запись. Это необходимо, потому что Polaris Office является облачным сервисом. Ваша бесплатная учетная запись Polaris поставляется с возможностью ежемесячной передачи данных объемом 60 Мбайт, облачным хранилищем 1 ГБ и может использоваться на трех устройствах (один настольный ПК и два мобильных устройства).
Если этого недостаточно, вы можете подключить Polaris Office к Google Диску, Dropbox, Box, Microsoft OneDrive и Amazon Cloud Drive, или сохранить работу локально на вашем устройстве.
Бесплатная версия содержит практически все инструменты премиум-версии.
+ Поддерживает форматы Microsoft
+ Включает PDF reader
Как и WPS Office Free, SoftMaker FreeOffice предоставляет аналоги для Microsoft Word, Excel и PowerPoint (TextMaker, PlanMaker и Presentations соответственно). Пакет обеспечивает поддержку форматов Microsoft, а также предлагает легкое преобразование в формат PDF и Epub.
FreeOffice имеет несколько старомодный режим навигации, значительно отличающийся от уже привычной навигации последних пакетов Microsoft.
Больше, чем просто офисный пакет онлайн.
+ Полное решение с открытым исходным кодом.
Open365 — это полнофункциональный облачный настольный компьютер. Он включает в себя ключевые компоненты набора LibreOffice (Writer, Calc и Impress), а также редактор изображений Photoshop-esque GIMP, пакет электронной почты Kontact Linux и облачное хранилище Seafile.
Для работы с передачей файлов и создания зеркала облачного хранилища на вашем жестком диске есть локальный клиент, хотя вам все равно нужно запустить само программное обеспечение в браузере. Будучи полнофункциональным программным обеспечением, пакет достаточно тяжелый как с точки зрения времени загрузки, так и нагрузки, которую он оказывает на систему вашего ПК.
Прекрасная альтернатива Google Docs.
+ Отличное решение для среднего и малого бизнеса, а также для отдельных пользователей
В то время как Google Docs, благодаря силе своего бренда, более распространен, онлайн-решение Zoho является очень хорошей альтернативой. Пакет более похож на обычные офисные программы, его пользователями, к примеру, являются такие компании, как BBC и Nike.
Кроме стандартных офисных возможностей, Zoho Workplace включает мощный инструмент для создания сайтов, решение для управления файлами и множество инструментов для совместной работы.
Читайте также: Пять минут до офиса: Коворкинги Киева с удобным расположением
Обзор офиса Polaris | ТехРадар
ТехРадар Вердикт
Отличная альтернатива Microsoft Office с особенно впечатляющей бесплатной версией, если вы не обращаете внимания на случайную рекламу.
Если вам нужно работать с документами Office на ходу, это один из лучших вариантов.
Почему вы можете доверять TechRadar Наши эксперты-рецензенты часами тестируют и сравнивают продукты и услуги, чтобы вы могли выбрать лучшее для себя. Узнайте больше о том, как мы тестируем.
Если у вас смартфон Samsung, название Polaris Office (откроется в новой вкладке) может быть вам знакомо; многие телефоны корейского бренда поставляются с предустановленным приложением для Android.
Polaris Office — это кроссплатформенный офисный пакет, доступный для Windows, macOS, iOS и Android. Он включает в себя обычные инструменты для создания и редактирования текстовых документов, электронных таблиц и презентаций, а бесплатная версия (с поддержкой рекламы) позволяет вам делиться и синхронизировать свою работу на трех устройствах (одно настольное и два мобильных).
Polaris Office
Скачать здесь: Polaris Office (открывается в новой вкладке)
Разработчик: Infraware (открывается в новой вкладке)
Операционная система: : 2017
В отличие от большинства бесплатных пакетов офисного программного обеспечения, Polaris Office включает в себя облачное хранилище для ваших документов (стандартно 1 ГБ), но вы также можете подключить предпочитаемое облачное хранилище, чтобы получить больше места.
Все приложения совместимы с форматами файлов Microsoft и хорошо сохраняют форматирование.
Взаимодействие с пользователем
В отличие от LibreOffice и OpenOffice, проектов с открытым исходным кодом, разработанных добровольцами, Polaris Office является коммерческим продуктом. Поэтому разумно, что бесплатная версия поддерживается рекламой.
В мобильных приложениях это означает рекламу на экранах меню (но не на экранах редактирования документов), а в программном обеспечении для настольных ПК вы увидите дополнительные связанные программы, такие как расширения браузера, в программе установки.
Два варианта премиум-подписки снимают эти ограничения и добавляют дополнительные функции, включая возможность редактировать PDF-файлы и комментировать общие документы, как это делается в Google Docs.
Выбор предустановленных шаблонов довольно мал, и их нельзя загрузить отдельно, что очень обидно, но Polaris Office позволяет создавать собственные многократно используемые шаблоны — функция, которую вы не найдете во многих подобных пакетах. .
Интерфейс каждого приложения будет сразу знаком, если вы использовали современную версию Microsoft Office, с макетом ленты, который позволяет немного настроить в соответствии с тем, как вы предпочитаете работать.
Мобильные версии могут быть немного громоздкими — особенно по сравнению с онлайн-инструментами, такими как Google Docs, но это легко простить, поскольку все инструменты настольной версии втиснуты в такое маленькое пространство. Это вопрос личных предпочтений — Google Docs проще использовать для простых задач, но если вы работаете с документами Microsoft, Polaris Office — гораздо лучший и более гибкий вариант.
Если вам часто приходится работать в поездках или иметь доступ к документам, когда вы находитесь вдали от рабочего места, Polaris Office — отличный выбор.
Если вы уже используете его на своем телефоне, стоит обратить внимание на настольную версию для упрощения синхронизации документов.
Конкурс
- LibreOffice
- WPS Office Free (открывается в новой вкладке)
- SoftMaker Office (открывается в новой вкладке)
Кэт — редактор дочернего сайта TechRadar Advnture. Она квалифицированный лидер по легкой атлетике Великобритании, и в свободное время не любит ничего, кроме шнуровки обуви и катания по дорогам и тропам (чем грязнее, тем лучше)
Обзор офисного пакета Microsoft 365 (ранее Office 365)
ТехРадар Вердикт
Если вы начинаете с нуля, Microsoft 365 — лучший выбор программного обеспечения для повышения производительности и общения.
Почему вы можете доверять TechRadar Наши эксперты-рецензенты часами тестируют и сравнивают продукты и услуги, чтобы вы могли выбрать лучшее для себя. Узнайте больше о том, как мы тестируем.
Большинство людей знакомы с флагманским пакетом программного обеспечения Microsoft для повышения производительности, Microsoft 365 (открывается в новой вкладке).
Он включает в себя известные имена, такие как Word, Excel и PowerPoint, а также менее известные продукты, такие как Outlook, OneNote и OneDrive.
В течение многих лет он был стандартом в программном обеспечении для повышения производительности, что остается и по сей день. Однако во вселенной Microsoft 365 также есть много изменений.
В прошлом году Microsoft усилила свою приверженность модели ценообразования на основе подписки и постепенно отказалась от многих своих автономных продуктов. Это связано с тем, что Microsoft 365 предназначен для работы как экосистема, а не набор отдельных приложений. При правильном сочетании Microsoft 365 предоставляет компаниям комплексное цифровое рабочее пространство «все в одном», включая средства связи, облачное хранилище, резервное копирование и синхронизацию, а также приложения для повышения производительности.
В этой подробной статье мы рассмотрим все аспекты флагманских платформ пакета и обсудим, почему для вашего бизнеса стоит инвестировать в Microsoft 365.
Мы считаем, что это лучшее офисное программное обеспечение (открывается в новой вкладке), доступное в 2021 году, но если вы не уверены, вы можете ознакомиться с нашим руководством по лучшим альтернативам Microsoft 365 (открывается в новая вкладка) .
Microsoft 365 — лучшее офисное программное обеспечение. Период. (Изображение предоставлено Microsoft)Планы и цены
Цены на Microsoft 365 просты, и для предприятий существует несколько вариантов. Четыре подходят для малых и средних организаций, два — для крупных предприятий, а три — для рядовых сотрудников. Все планы покупаются на основе подписки с ежемесячными или ежегодными платежами.
Предприятия малого и среднего бизнеса могут выбрать один из четырех планов: «Базовый», «Стандартный», «Премиум» и «Приложения». С каждым из этих планов каждый пользователь получает 1 ТБ места в хранилище OneDrive.
Basic стоит 5 долларов США за пользователя в месяц и включает OneDrive и Teams, а также онлайн-версии Word, Excel и PowerPoint.
На самом деле это не подписка на Microsoft 365, поскольку она не включает настольные или мобильные приложения, но может удовлетворить потребности некоторых организаций.
Standard стоит 12,50 долларов США за пользователя в месяц и включает в себя все настольные и мобильные приложения Microsoft 365, включая Outlook, PowerPoint, Word, Excel, OneDrive, OneNote и Teams.
Premium стоит 20 долларов США за пользователя в месяц и предлагает все приложения, включенные в Standard, а также расширенную защиту от киберугроз и административный контроль. Это идеально подходит для организаций, управляющих конфиденциальными данными о клиентах или финансовыми данными.
Приложения стоят 8,25 долл. США за пользователя в месяц и подходят для компаний, которым нужны приложения Microsoft 365, описанные в этой статье, без некоторых более продвинутых функций совместной работы и облачных технологий.
Существует план Microsoft 365 для всех предприятий (Изображение предоставлено Microsoft).
Для предприятий существует два варианта: E3 и E5.
План E3 стоит 32 доллара США за пользователя в месяц. Он включает в себя все приложения Microsoft 365, неограниченное хранилище OneDrive, а также ряд функций кибераудита, защиты данных и управления идентификацией и доступом, не включенных в бизнес-планы Microsoft.
План E5 является самым дорогим в компании, его стоимость составляет 57 долларов за пользователя в месяц. За эту значительную цену вы получаете доступ ко всему, что может предложить Microsoft. Это все, что включено в план E3, а также еще более продвинутые и комплексные решения для управления учетными записями, аналитики использования и защиты от угроз. Он подходит только для крупных организаций с сотнями сотрудников.
Тарифные планы Enterprise стоят дорого, но содержат расширенные функции (Изображение предоставлено Microsoft)Если вам просто нужна подписка на Microsoft 365 для основного персонала, для этого также есть варианты.
План Microsoft 365 F3 стоит всего 10 долларов США за пользователя в месяц, в то время как план Office 365 F3 и план Legacy F1 стоят 4 доллара США за пользователя в месяц.
В 2020 году Word по-прежнему остается одним из лучших приложений для письма независимо от жанра. Он поставляется с обширным (а иногда и подавляющим) набором функций, широким набором шаблонов, а также производительностью и надежностью, которые можно ожидать от продукта Microsoft. Короче говоря, если вам нужно написать или отредактировать текстовый документ, вы мало что сможете сделать в Microsoft Word.
Платформа обладает лучшими в своем классе функциями совместной работы и просмотра, что делает ее идеальной для командного использования в организациях, особенно при использовании вместе с OneDrive и остальным пакетом Microsoft 365. Несколько человек могут совместно редактировать документы, получать доступ к предыдущим версиям файла, отслеживать изменения и предоставлять обратную связь в режиме реального времени для соавторов. OneDrive упрощает отправку ссылок коллегам, которым назначается соответствующий уровень разрешений в документе Word.
Еще одна сильная сторона Word — функции совместного использования и экспорта. Пользователи могут экспортировать документы в несколько типов файлов, включая OpenDocument Text (.odt), Portable Document Format (PDF) и формат Microsoft Word (.docx). Каждый из этих форматов широко поддерживается, а это означает, что у вас очень редко, если вообще когда-либо, возникнут проблемы с совместимостью. Это отличает Word от конкурента, такого как Apple Pages, который бесконечно страдает от проблем с совместимостью.
Хотя мы просто не можем перечислить все фантастические функции Word, некоторые из наших фаворитов включают встроенную функцию преобразования речи в текст, автоматический перевод и режим иммерсивного чтения. Добавление 3D-графики — еще одна особенность, которая отличает Microsoft Word от остальных его конкурентов.
Хотя платформа имеет некоторые возможности аннотирования и рисования, Word лучше всего подходит для текстовых проектов. Если вы хотите выразить свою творческую сторону, попробуйте Microsoft OneNote.
Приложения Microsoft Word доступны на большинстве платформ, включая Windows, Android, macOS, iOS и iPadOS. Хотя он лучше всего работает на настольных компьютерах и iPad, его мобильные приложения полезны для внесения последних изменений в документы на ходу или для записи важных идей.
Чтобы глубже изучить сильные и слабые стороны платформы, прочитайте наш недавно обновленный обзор Microsoft Word (откроется в новой вкладке).
Microsoft Word — основа пакета Microsoft 365 (Изображение предоставлено Microsoft). Хотя на бумаге он выглядит великолепно и может похвастаться впечатляющим набором функций, он изо всех сил пытался добиться популярности на других платформах, таких как Word, PowerPoint и Excel. Тем не менее, OneNote нашел применение среди студентов и ученых. Мы считаем, что это одна из лучших платформ для создания заметок, но она недостаточно используется в бизнес- и организационном контексте. Одна из самых сильных сторон OneNote заключается в том, что он позволяет систематизировать заметки в полном объеме.
Родительские категории верхнего уровня называются блокнотами. В записных книжках вы найдете разделы, а затем отдельные страницы. Мы использовали несколько приложений для создания заметок и считаем, что OneNote лучше всего подходит для хранения ваших мыслей и идей в порядке.
Еще одним преимуществом является то, что вы можете получить доступ к своим файлам, когда они вам нужны, потому что полная интеграция с Microsoft OneDrive означает, что ваши заметки, наброски и мозговые штурмы доступны на всех ваших устройствах благодаря мощной технологии облачной синхронизации. А с программным обеспечением, доступным для iOS, macOS, iPadOS, Windows и Android, мы уверены, что доступ к вашим файлам не будет проблемой. Существует также веб-приложение для создания заметок в пути.
Скорее всего, вам нужно будет поделиться своими заметками с коллегами или клиентами, и, к счастью, OneNote упрощает эту задачу. Можно пригласить других пользователей для просмотра и редактирования записной книжки, даже если у них нет собственной подписки на Microsoft 365.
Также можно экспортировать определенные страницы в формат PDF, который идеально подходит для прикрепления заметок к электронным письмам в Microsoft Outlook.
Пользовательский интерфейс OneNote также впечатляет и многофункционален. Он позволяет пользователям писать и выделять текст, делать наброски от руки, вставлять изображения, графики, наклейки, уравнения и даже добавлять аудиоклипы в свои заметки. Благодаря этим функциям, а также многим другим, о которых нам некогда упоминать, OneNote является одним из самых мощных средств создания заметок, доступных в 2020 году.
В нашем обзоре OneNote (открывается в новой вкладке) подробно рассматриваются преимущества OneNote и способы использования этого программного обеспечения в вашей организации.
Мы думаем, что OneNote, которого часто недооценивают, — это скрытая жемчужина набора Microsoft 365 (Изображение предоставлено Microsoft)Microsoft Excel
Microsoft Excel. Одно только это имя наполняет многих людей волнением, а других — страхом.
Однако мы не думаем, что кого-то стоит пугать Excel. Он проще в использовании, чем вы думаете, и более мощный, чем вы могли себе представить. Всего за несколько часов обучения вы будете достаточно уверены в себе, чтобы создавать и использовать расширенные электронные таблицы на платформе.
В Microsoft Excel вы можете работать с более чем 17 миллиардами ячеек в одной электронной таблице. Для сравнения, в Google Sheet их всего 5 миллионов. Такая необработанная вычислительная мощность означает, что даже крупные организации с обширными базами данных могут полагаться на Excel для выполнения тяжелой работы.
Еще одним преимуществом Excel является его обширный список функций, который в настоящее время насчитывает более 450. Они позволяют пользователям манипулировать данными и визуализировать их инновационными способами, обеспечивая глубокое понимание своих данных. Опытные пользователи также могут разрабатывать и реализовывать свои собственные макросы с помощью кода VBA.
Как и для всех приложений Microsoft 365, совместимость не является проблемой.
Приложения доступны почти во всех операционных системах, и пользователи могут экспортировать свои электронные таблицы в три формата: Microsoft (.xlsx), электронные таблицы OpenDocument (.ods) и Portable Document Format (.pdf). Также можно открывать документы Excel на других платформах, таких как Google Диск.
Но это не все хорошие новости. Хотя в последние годы Microsoft добавила совместное редактирование, эта область по-прежнему является явной слабостью платформы. Для совместной работы в режиме реального времени всем пользователям необходима подписка на Microsoft 365 и последняя версия Excel. Это не позволяет сотрудникам работать со многими людьми, не входящими в вашу организацию. Однако когда соавторство возможно, оно надежно, отзывчиво и невероятно полезно.
Microsoft — самый популярный и лучший создатель электронных таблиц и баз данных (Изображение предоставлено Microsoft)Microsoft OneDrive
Популярность облачных хранилищ в последние годы резко возросла, и OneDrive — новинка Microsoft на этом жестко конкурентном рынке.
Она входит в число лучших платформ облачного хранения как для потребителей, так и для бизнеса.
Платформа не только является безопасным местом для хранения ваших важных данных и документов, но ее интерфейсы просты и удобны в использовании. Миниатюры отображаются для широкого спектра форматов файлов, а интеллектуальные функции поиска AI позволяют легко найти то, что вы ищете.
Однако что действительно выделяет OneDrive, так это его полная интеграция со всеми другими приложениями Microsoft 365. Такая глубокая интеграция превращает Microsoft 365 в экосистему цифровой продуктивности, а не просто в набор отдельных приложений.
Во-первых, OneDrive безопасен. Все файлы зашифрованы как при передаче, так и при хранении. Уже одно это делает платформу более безопасной, чем многие конкуренты, и означает, что любой, кто украл или перехватил ваши данные, не получит ничего, кроме неразборчивого текста.
Однако Microsoft идет еще дальше. Personal Vault — это вложенная папка, обеспечивающая сквозное шифрование для ваших самых важных файлов.
Так что никто, даже Microsoft, не может расшифровать или получить доступ к этим данным.
Администраторы также могут усилить учетные записи своих сотрудников, применяя двухфакторную аутентификацию и периодическую смену паролей.
Эта передовая архитектура безопасности означает, что как крупные, так и малые предприятия могут доверять OneDrive свои самые важные документы и файлы.
Во-вторых, OneDrive легко получить и использовать. Приложения доступны на большинстве устройств и надежно работают. Также доступно отзывчивое и хорошо разработанное веб-приложение, которое, по нашему мнению, является одним из самых впечатляющих веб-приложений облачного хранилища, которые мы анализировали.
Наконец, платформа работает вместе со всеми другими приложениями Microsoft 365. Это место сохранения по умолчанию, позволяющее пользователям сотрудничать с коллегами в режиме реального времени. Когда изменения вносятся на другом устройстве, они одновременно появляются и на вашем устройстве.
Это означает, что OneDrive — это больше, чем просто облачная платформа для хранения, но и платформа для облачной синхронизации.
Пока мы говорим о совместной работе, давайте также поговорим об общих файлах и папках. OneDrive позволяет пользователям обмениваться файлами и папками с помощью настраиваемых ссылок. Эти общие файлы и папки затем появятся в специальной папке на главном экране OneDrive обоих пользователей. Поэтому, если вы представляете организацию, в которой важна командная работа, Microsoft 365 будет идеальным решением.
Если вы хотите узнать больше о OneDrive (открывается в новой вкладке), в нашем обзоре есть ответы на все вопросы.
OneDrive объединяет все другие приложения Microsoft 365 в облачную экосистему. (Изображение предоставлено Microsoft) . Мы по-прежнему считаем, что это лучшая платформа для создания презентаций, и мы расскажем вам, почему. PowerPoint предоставляет несколько инструментов для вдохновения. Наиболее очевидным является широкий набор шаблонов Microsoft, которые бесплатны для подписчиков Microsoft 365.
Сотрудники также могут использовать инструмент обучения презентациям, который даст советы и отзывы о вашем темпе и стиле презентации.
Еще одна мощная функция (также доступная в Microsoft Word) — это возможность вставлять трехмерные изображения и управлять ими. 3D-файлы можно поворачивать, инвертировать или наклонять, чтобы максимально использовать их в презентации. Это отличает PowerPoint от большинства его конкурентов.
Как и в других приложениях Microsoft 365, пользователи могут сотрудничать и оставлять отзывы в режиме реального времени. Интеграция с OneDrive также делает его идеальным для разработки презентаций и управления ими в бизнес-контексте.
Однако есть ограничение: совместная работа в PowerPoint возможна только в веб-приложении, а не в настольной или мобильной версиях программного обеспечения. Это довольно серьезное ограничение, и оно разочаровывает, учитывая, насколько хорошо платформа работает во всех других категориях.
Если вам не терпится узнать больше о платформе, наш обзор Microsoft PowerPoint (откроется в новой вкладке) был недавно обновлен и объясняет все, что вам нужно знать о программном обеспечении.
Microsoft Teams
Teams — новейшее дополнение к семейству Microsoft, но, возможно, самое важное. Короче говоря, Teams сочетает в себе аудио- и видеоконференции (например, Skype) с общением на рабочем месте (например, Slack). Это центральное место для координации и общения, что является неотъемлемой частью эффективности бизнеса, поскольку мы все чаще работаем удаленно.
Как и OneDrive, Teams призван быть связующим звеном, объединяющим все другие приложения и функции пакета Microsoft 365. Он использует облачные технологии, чтобы помочь сотрудникам работать совместно в режиме реального времени на нескольких платформах.
Впечатляющие возможности видеоконференций в Microsoft Teams позволяют сотрудникам организовывать и проводить индивидуальные беседы или встречи в масштабах всей компании. Возможна даже организация вебинаров и информационных сессий с участием до 10 000 человек.
Во время разговоров участники наслаждаются совместным использованием экрана и записью звонков, живыми субтитрами, технологией размытия фона и функциями чата.
Каналы связи соседствуют с видеоконференциями и позволяют пользователям общаться в группах, посвященных различным темам, таким как командный проект, общекорпоративные объявления или рождественская вечеринка в офисе. Это поддерживает актуальность сообщений и позволяет сотрудникам разделять свое общение.
О Microsoft Teams нужно знать так много, что мы не можем перечислить все это здесь. Тем не менее, наш подробный обзор Teams (открывается в новой вкладке) делает эту работу за нас.
Microsoft Teams объединяет множество функций для создания комплексной коммуникационной платформы (Изображение предоставлено Microsoft 365)Microsoft Outlook
Microsoft Outlook является основным продуктом пакета Microsoft и помогает пользователям организовывать свою электронную почту на протяжении десятилетий.
Хотя он не так популярен, как Gmail от Google или Mail от Apple, мы считаем, что это один из лучших почтовых клиентов, особенно если вы уже используете другие приложения Microsoft 365.
Включены блокировщики спама и вредоносных программ, хотя это стандартно для большинства почтовых клиентов. Компании также могут использовать групповые почтовые ящики, которые позволяют нескольким сотрудникам отправлять и получать электронные письма с одного адреса электронной почты.
Тем не менее, одна функция, которая нам особенно нравится, — это категоризация электронных писем по папкам: целевая папка «Входящие» и другая папка «Входящие». Целевая папка «Входящие» собирает сообщения, которые алгоритмы платформы считают особенно важными или срочными, что позволяет сотрудникам быстро отвечать на самые важные электронные письма.
И, конечно же, Outlook разработан от начала до конца, чтобы легко интегрироваться с другими приложениями Microsoft 365. Поэтому, если вам нужен простой, интегрированный и отзывчивый почтовый клиент, Microsoft 365 — одна из наших главных рекомендаций.
Хотя некоторые приложения позволяют пользователям получать доступ к поддержке непосредственно в приложении, мы рекомендуем посетить веб-сайт поддержки Microsoft. В этой обширной библиотеке практических руководств, видеоуроков и форумов сообщества есть ответы практически на все возможные вопросы. Это лучший центр онлайн-поддержки, который мы видели для этой категории программного обеспечения, и здесь можно получить значительное количество советов и поддержки по конкретным вопросам бизнеса.
Предприятия также могут связаться с Microsoft по телефону и в онлайн-чате, при этом более премиальные планы по понятным причинам предлагают более своевременное и оперативное обслуживание.
Квалифицированные технические специалисты и эксперты по кибербезопасности Microsoft также готовы принять участие в расширенных услугах по обнаружению киберугроз, предлагаемых в премиальных планах.
Microsoft 365 сочетает в себе многофункциональные приложения для создания документов и повышения производительности, такие как Word, OneNote, PowerPoint и Excel, с мощью облачных технологий в OneDrive. И мы не можем забыть Microsoft Teams, универсальную цифровую коммуникационную платформу, которая гарантирует, что ваши сотрудники будут работать максимально эффективно.
Мы также описали множество различных вариантов подписки, доступных для бизнеса. Существует план для всех организаций, будь то небольшая команда из пяти человек, команда из 50 сотрудников, работающих в нескольких местах, или крупное предприятие с сотнями или даже тысячами сотрудников.