Приходный ордер на товары: 1С:Профессионал по 1C:УТ – вопрос 4.04, Курсы по 1С

Как зарегистрировать поставку товаров на склад, если финансовые документы оформляет менеджер, а фактический прием товаров оформляет кладовщик?

Рассмотрим пример.

На предприятии имеется складская территория (Центральный склад), которая разделена на несколько помещений. В одном из помещений хранятся продукты (кондитерские изделия, бакалея и т. д.), а в другом помещении – коммерческие товары (бытовая техника, холодильники и т. д.). В помещении Продукты для каждого товара выделена отдельная ячейка, в которой хранится товар. Разделение товаров на ячейки в этом помещении используется справочно. Учет остатков товаров в ячейках и автоматическое распределение товаров в соответствии с весом и габаритами не производятся. При приеме нового товара на склад менеджер оформляет финансовый документ поставки, а кладовщик фиксирует поставку товаров на склад и вручную определяет ту ячейку, в которой будет храниться поступивший товар.

Важно!

Для ведения такого учета в разделе Администрирование – Склад и доставка должен быть установлен флажок Ордерные склады.

В справочнике Склады и магазины нужно ввести информацию о складской территории Центральный склад, который разделен на несколько помещений. Для того чтобы при приеме товаров можно было использовать разделение факта приема финансовых документов менеджером и фактический прием товаров на склад кладовщиком, для склада должна быть предусмотрена возможность использования ордерной схемы при поступлении товаров.

Для склада нужно определить помещения. В помещении Продукты следует отметить, что ячейки используются для справочного размещения номенклатуры.

В программе предусмотрено рабочее место кладовщика. В нем будут отражены те документы-распоряжения, в соответствии с которыми необходимо оформить приемку товаров на склад. Рабочее место кладовщика вызывается из раздела Склад – Приемка.

Для оформления поставки товаров кладовщик в рабочем месте указывает склад и помещение, в которое будет оформляться приемка товаров.

В рабочем месте кладовщика будет отражена информация о том, по какому документу-распоряжению необходимо оформить поступление товаров на склад и какие товары и в каком количестве нужно принять на склад.

Для оформления поставки товаров на склад кладовщик создает документ Приходный ордер на товары (кнопка Создать ордер).

Новый документ Приходный ордер на товары создается в статусе К поступлению. Задача кладовщика – указать в документе количество фактически принятого товара и проверить принятый товар. После проверки принятого товара кладовщик размещает товар в ячейках и устанавливает в документе Приходный ордер на товары статус Принято.

Примечание

Использование статусов позволяет более детально отследить процесс приемки товаров. Если этого не нужно, то использование статусов приходных ордеров можно отключить. Использование статусов указывается для конкретного склада. То есть можно реализовать такой режим работы, что на одном складе детально отслеживаются все этапы поставки (приемка, проверка, регистрация расхождений и т. д.), а на другом складе приемка товаров регистрируется сразу.

При приемке товаров на склад можно применять различные сценарии работы в зависимости от того, какая схема приемки применяется на складе конкретного предприятия. Рассмотрим несколько сценариев работы кладовщика.

Неавтоматизированная приемка товаров по распоряжению.

Водитель привез товар на склад в соответствии с распоряжением, по которому товар должен быть принят на склад. Предварительно этот документ-распоряжение введен менеджером в информационную базу.

1. Кладовщик находит в списке распоряжений нужное распоряжение и создает на основании его Приходный ордер на товары. В документе заполнилась информация о товарах в соответствии с документом распоряжения.
2. Для заполнения количества товаров, которые должны быть приняты в соответствии с распоряжением, кладовщик нажимает кнопку Заполнить – Только количество.


3. Количество заполняется в базовых упаковках. Кладовщик устанавливает ту упаковку, в которой реально принимается товар (ящик).
4. Кладовщик проводит документ и распечатывает бланк для проведения приемки (кнопка Печать – Приходный ордер). Документ может быть проведен и распечатан и без заполнения количества товаров.
5. Машина разгружается в зону приемки, товар пересчитывается, количество записывается в бланк. При этом уточняется качество принимаемых товаров. Товары, по которым есть подозрения в том, что они некачественные, отставляются в сторону, их количество записывается отдельно. Данные с бланка переносятся в документ Приходный ордер на товары. При необходимости корректируется ранее заполненное количество.
6. Дальнейшие действия кладовщика зависят от того, требуется ли дополнительная перепроверка принятых товаров:

• если перепроверка принятых товаров не требуется, то в документе Приходный ордер на товары устанавливается статус Принято. При необходимости документ распечатывается и подписывается;
• если требуется перепроверка принятых товаров, то после заполнения количества ордер проводится в статусе К поступлению и проводится дополнительная проверка
• принятых товаров.

Для дополнительной проверки принятых товаров кладовщик нажимает на пиктограмму Проверить. В появившемся диалоговом окне проверки товаров кладовщик повторно проверяет количество принятых товаров и указывает их фактическое количество. Проверка осуществляется с использованием сканера штрихкода. Если проверка осуществляется вручную, то для заполнения списка товаров используется команда Принять все без проверки.

Например, при повторной проверке не обнаружен один ящик муки, и этот факт зафиксирован (в поле Количество указываем 49 ящиков).

После завершения проверки кладовщик нажимает кнопку Завершить проверку. Программа покажет результаты проверки (недостачу одного ящика муки).

Кладовщик может вернуться к проверке или зарегистрировать фактическое наличие товаров, выбрав действие Удалить из документа. Программа автоматически откорректирует информацию о количестве товаров в приходном ордере в соответствии с фактически поступившим товаром.

Кладовщик устанавливает в документе Приходный ордер на товары статус Принят и распечатывает данный документ. Поскольку товар по документу был принят не полностью, то в рабочем месте кладовщика будет отражен факт недостачи приема товаров в соответствии с выданным распоряжением.

Если товара было принято больше, то информация об излишках будет отображена в графе Перепоставка. Информацию о состоянии приемки по всем невыполненным документам-распоряжениям можно увидеть в отчете Выполнение приемки товаров. Отчет вызывается кнопкой Выполнение приемки в рабочем месте кладовщика.

По факту расхождения приемки товаров оформляется документ Акт о расхождении товаров .По результатам этого акта принимаются соответствующие решения о корректировке финансовых документов поставки или о допоставке товаров поставщиком.

Неавтоматизированная приемка товаров по сопроводительному документу.

Данный вариант поставки отличается от предыдущего тем, что водитель предъявил сопроводительный документ, в соответствии с которым товар должен быть принят.

В этом случае приемка товаров производится в полном соответствии с тем сопроводительным документом, который был предъявлен водителем.

Машина разгружается в зону приемки, пересчитывается товар, количество сверяется с сопроводительными документами. При обнаружении расхождений исправляются сопроводительные документы или товар не принимается. Товары, по которым есть подозрения в том, что они некачественные, отставляются в сторону, их количество записывается отдельно.

При этом предлагается следующий порядок действий:

1. Менеджер в информационной базе создает документ-распоряжение.
2. На основании этого распоряжения создается документ Приходный ордер на товары.
3. Данные о количестве товаров, зарегистрированные в сопроводительном документе, переносятся в документ Приходный ордер на товары.
4. Производится проверка поступившего товара в соответствии с количеством по сопроводительным документам.

• если количество товара соответствует сопроводительному документу, то в ордере устанавливается статус Принято и документ проводится;
• если количество товара не соответствует сопроводительному документу, то корректируется количество товаров в сопроводительном документе и в приходном ордере на товары. После этого в ордере устанавливается статус Принято;
• если сопроводительные документы не допускают корректировки, то товар не принимается до уточнения данных в сопроводительных документах.

Автоматизированная приемка товаров

Для автоматизированной проверки товаров используются сканеры штрихкодов и терминалы сбора данных. Предварительно используемые модели торгового оборудования должны быть подключены в программе. Порядок действий должен быть следующий:

1. Кладовщик создает документ Приходный ордер на товары на основании распоряжения без указания количества.
2. Кладовщик сканирует принимаемый товар с помощью сканера штрихкода или терминала сбора данных:
3. Если поступает товар, на который не зарегистрирован штрихкод в информационной базе, то автоматически формируется новый штрихкод. При этом может быть зарегистрирован тот штрихкод, который напечатан на этикетке, или создан новый штрихкод. Для создания нового штрихкода при приемке товаров используется панель дополнительной информации.




4. После ввода нового штрихкода можно распечатать этикетку для нового товара (Печать этикеток). Этикетка будет распечатана по шаблону, который указан для товара. Шаблон этикетки может быть задан для вида номенклатуры или индивидуально для каждого товара. Более подробно о печати этикеток см.
5. После сканирования товаров можно осуществить дополнительную проверку товаров также с использованием сканеров штрихкодов и терминалов сбора данных.
6. После окончательной проверки документ Приходный ордер на товары проводится в статусе Принят.

После оформления приемки товаров на склад кладовщик должен положить товары в определенные ячейки склада (помещения). Структура ячеистого склада (помещения) задается заранее. То есть на момент приема товаров на склад (помещение) кладовщиком в справочнике Складские ячейки для данного помещения должна быть определена структура складских ячеек.

Размещение товаров по ячейкам

Для указания ячеек, в которых должен быть размещен товар, кладовщик на основании документа Приходный ордер на товары вводит документ Размещение номенклатуры по ячейкам (справочно).

В появившемся документе необходимо указать те ячейки, в которые нужно поместить товары. Для каждого товара можно указать несколько ячеек, одна из которых будет являться основной ячейкой, а остальные – дополнительными.

После записи информации о размещении кладовщик распечатывает задание на размещение товаров. В задании на размещении товары группируются в соответствии со структурой складских ячеек (по стеллажам, паллетам, ячейкам).

Товародвижение по складам. Ордерная схема

Загрузка

К списку статей

Учет ТМЦ, складские операции в 1С УТ

25 апреля 2022 

Маргарита Матевосова

Методист отдела 1С Scloud

В Управлении торговлей 11 товародвижение может происходить в разрезе складов и организаций. Товародвижение в разрезе складов обозначает фактическое движение товаров по складам, их поступления и списания. Товародвижение в разрезе организаций обозначает принадлежность товаров определенной организации. В данной статей рассмотрим первый вариант.

Очевидно, что товародвижение заключается в поступлении, списании и перемещении товаров по складам. Однако в зависимости от настроек программы принцип осуществления этих действий может различаться. Например, возможность использования ордерных складов напрямую влияет на движение товаров по складам. Использование ордерных складов обозначает, что по одному или нескольким складам приемка и отгрузка товаров может происходить раньше или позже даты оформления первичных документов.

При отключенной ордерной схеме поступление и отгрузка товаров производится первичными документами и складскими актами. При этом при списании товаров программа контролирует остатки товара на складке, если для склада включена опция «Контролировать обеспечение». Именно эта опция отвечает за контроль остатков по складу, причем даже при включенном контроле есть возможность указать номенклатуру, которая будет исключена из контролируемых товаров.

Возможность включения ордерной схемы включается в разделе «Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Склад и доставка».

При включении опции «Ордерные склады» открывается возможность настройки принципа работы приходных и расходные ордеров на товары:

• Порядок оформления накладных и расходных ордеров — согласно данному параметру осуществляется контроль порядка оформления документов отгрузки. Контроль является жестким, то есть нарушить выбранную последовательность оформления документов нельзя.

• Расходный ордер на товары формируется — определяет режим формирования расходного ордера на товары. Имеет три возможных настройки:

  • Автоматически — ордеры формируются и переформировываются автоматически при записи документа-основания. Обратите внимание, что при такой настройке расходные ордеры будут создаваться со статусом «Подготовлено». Это значит, что после формирования ордера необходимо вручную перевести документ в статус «Отгружен», который будет означать фактическое списание товара со склада.

  • Менеджером — ордеры формируются и переформировываются менеджером на основании распоряжения на отгрузку. Только при данной настройке доступно создание ордеров на основании первичных документов.

  • Кладовщиком — ордеры формируются и переформировываются кладовщиком из рабочего места «Отгрузка».

• Оформление приходного ордера доступно — определяет какой документ является распоряжением на приемку товара на склад.

Опция «Ордерные склады» включает только возможность использования ордерных складов в учете. Непосредственное использование ордерной схемы настраивается для каждого склада отдельно на вкладке «Ордерная схема и структура». Кроме настройки использования ордерного документооборота здесь есть возможность настройки структуры склада: использование помещений и ячеек.

При подобных настройка склада оформление ордеров требуется и при приемке товаров, и при их отгрузке, и при оформлении складских актов.

Оформление складских ордеров возможно из специальных рабочих мест «Приемка» и «Отгрузка», находящихся в разделе «Склад и доставка».

В рабочее место «Приемка» попадают все распоряжения на прием товара на склад, по которым нужно оформить приходный ордер на товар.

Складские ордера оформляются отдельно на каждый документ вручную, после чего товары попадают в свободный остаток на склад. Заметьте, что при оформлении приходного ордера количество товара по умолчанию остается пустым. Заполнить его можно с помощью команды «Заполнить» на вкладке «Товары» в документе.

На формирование расходных ордеров на товары напрямую влияют установленные настройки. Если в настройках было выбрано автоматическое создание расходных ордеров на товары, то в рабочем месте «Отгрузка», вы увидите список сформированных автоматически расходных ордеров на товары в статусе «Подготовлено». Сформированные ордера можно проверить, открыв документ или воспользовавшись специальным помощником, или сразу перевести в статус «Отгружен».

Если за создание расходные ордеров должен отвечать кладовщик, то в рабочем месте «Отгрузка» вы увидите список распоряжений на отгрузку.

Ордера необходимо сформировать вручную по всем сразу или по каждому распоряжению отдельно. При этом ордера будут сформированы в статусе «Подготовлено», после чего их можно будет проверить, открыв документ или воспользовавшись специальным помощником, или сразу перевести документ в статус «Отгружен».

Если же в настройках было указано, что ордера создаются менеджером, то расходные ордера создаются непосредственно на основании распоряжений с помощью команды «Создать на основании».

В этом случае аналогичным образом будет создан расходный ордер в статусе «Подготовлено», который необходимо проверить и перевести в статус «Отгружен».

Списание товара со склада происходит только тогда, когда расходный ордер на товары будет проведен в статусе «Отгружен».

Отследить движения и остатки товаров по складам можно отчетами «Ведомость по товарам на складах» и «Остатки и доступность товаров», которые находятся в разделе «Склад и доставка -> Отчеты по складу».

Подробнее эти отчеты будут рассмотрены в следующих статьях.

(Рейтинг: 5 ,  Голосов: 1 )

Поделиться

Изменения в настройке ставок НДС в 1С УТ 11

Общие вопросы по 1С: УТ

23 июня 2022 г.

Подарочные сертификаты в УТ 11. 4

CRM и маркетинг, цены в 1С УТ

30 июня 2021 г.

Настройка этикеток и ценников в УТ 11.4.

Общие вопросы по 1С: УТ

30 июня 2021 г.

на консультации и доработки 1С

1664798078

Приходный ордер — Энциклопедия по экономике

Доставленные на склад материалы подвергают количественной и качественной проверке путем пересчета, взвешивания, замера, осмотра внешнего вида, определения размеров, испытания механических свойств, анализа химического состава и т. д. Затем составляется приходный ордер или акт о приемке материалов. Приходный ордер (табл. IV. 1) как способ документального оформления поступления материалов применяется тогда, когда материал не требует технической приемки (экспертизы), а его количество ассортимент и качество целиком совпадают с данными сопроводительных документов. Приемный акт составляется в случае, когда по условиям договора на поставку необходима техническая экспертиза или лабораторное испытание качества поступивших материалов или же когда приемка обнаружила количественное или качественное расхождение между данными сопроводительных документов и фактически поступившими материалами недостачу, порчу н т. д., а также в случае отсутствия сопроводительных документов. Акт о приемке материалов служит основанием для предъявления претензий поставщику. Поэтому он должен быть подписан наряду с членами приемочной комиссии представителем поставщика или незаинтересованной организации.  [c.115]
Приходный ордер № 263 15 марта 198. .. г.  [c.116]

Учет поступления, расходования и наличия материалов ведет непосредственно материально ответственное лицо. На основании оформленных первичных документов (приходных ордеров, актов о приеме материалов, лимитно-заборных карт, расходных требований и т. д.) кладовщик в хронологическом порядке записывает операции по приходу и расходу материалов в карточки складского учета, указывая в них порядковые (с начала года) номера записей и остаток материала после каждой операции.  [c.122]

Если количество и качество прибывшего материала не соответствует данным сопроводительного документа, а также поступившего в испорченной упаковке или без счетов-фактур поставщиков, то составляются коммерческие акты. На основании этих актов отдел снабжения строительной организации предъявляет к поставщикам претензии (рекламации). Если материал от поставщика принят, то заведующий складом или кладовщик выписывает приходный ордер или приемный акт. Поступившие на склад строительные материалы записываются в приходные материальные книги. В них показывается поступление, выдача и остаток материалов на складе.  [c.329]

В настоящее время в строительных организациях в основном применяют механизированный учет материалов. Он позволяет ускорить обработку первичной документации и получить более полную информацию об их поступлении и расходовании. При организации машинного учета материальных ценностей все первичные документы (счета поставщиков, приходные ордера, требования, лимитно-заборные карты и др. ) направляются в машино-счетное бюро (МСБ) и на машино-счетные станции (МСС). В МСБ и МСС эти документы проверяются, регистрируются и обрабатываются на счетно-клавишных, счетно-перфорационных или электронно-вычислительных машинах (ЭВМ).  [c.330]

При количественной приемке проверяют соответствие количества поступающих материальных ценностей указанному в документах. Если сопроводительные документы отсутствуют, груз принимают по фактическому его наличию и составляют соответствующие акты.. При этом заведующий складом или кладовщик подсчитывает материальные ценности, взвешивает их, обмеряет и оформляет приходный ордер. При недостаче материальных ценностей составляют приемный акт, который служит основанием для предъявления претензий поставщику не позднее 10 дней после приемки груза.  [c.123]

Поступление и выдача денег из кассы должны быть оформлены приходными и расходными ордерами. Суммы операций записываются в ордера не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписываются главным бухгалтером, а расходные — руководителем организации и главным бухгалтером (или уполномоченными ими лицами).  [c.465]

Склад вносит полученные товары в приходные ордера или другие приходные документы и делает необходимые записи в соответствующей складской карточке (карточке складского учета) в графе Принято . Документы о получении товара передаются в отдел снабжения и в бухгалтерию. В ОМТС будет отмечено, что заказ выполнен, а в бухгалтерии документы о получении товара будут сверены со счетом поставщика, с тем чтобы оплату произвести только за те товары, которые были действительно получены. Счет от поставщика обычно сдается через несколько дней после получения товаров, и бухгалтерия использует данные этого счета, чтобы оценить каждый из видов материалов. Затем записи о поступивших товарах вносятся в соответствующую графу накопительной ведомости, где отражаются данные о запасах. Пример такой ведомости представлен на рис. 3.3.  [c.66]

Приходный ордер (ф. № М-4) — используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде.  [c.288]

При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений нет, то заведующий складом выписывает приходные ордера (ф. № М-4) на все количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров выдаются заведующему складом в заранее пронумерованном виде. Можно приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указанным в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.  [c.291]

Материалы могут поступать в организацию и от подотчетных лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения и т.д., заведующему складом, который приходует их, выписывая приходные ордера в общеустановленном порядке.  [c.292]

Ответы 1. 2. 3. 4. Доверенность. Приходный ордер. Лимитно-заборная карта. Требование-накладная.  [c.303]

Поступление материалов на склад покупателя оформляется Приходным ордером (ф. № М-4) ордер используется и при поступлении материалов из переработки. Выписывается ордер материально ответственным лицом в одном экземпляре. Бланки приходных ордеров передаются на склад в заранее пронумерованном виде бухгалтерией организации.  [c.127]

Основанием для корреспонденции счетов по передаче имущества являются авизо об оприходовании имущества товарищем, ведущим общие дела, или первичные учетные документы о получении имущества (копии накладных, квитанций к приходному ордеру и др.).  [c.396]

Приходный ордер (ф. № М-4) используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки.  [c.491]

Для выявления случаев неоприходования и присвоения денежных сумм, поступивших от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам, применяются процедуры  [c.515]

От различных физических и юридических лиц по приходным ордерам.  [c.518]

В качестве источников информации используются договоры на поставку товарно-материальных ценностей договоры подряда договоры на оказание услуг письма-запросы на поставку товарно-материальных ценностей счета и счета-фактуры поставщиков акты выполненных работ приходные документы (приходные накладные, приемные акты, приходные ордера).  [c.566]

Подтверждение применяется для установления фактической передачи и приема вкладов в совместную деятельность, уставные капиталы других организаций и т.п. Прием вкладов может подтверждаться различными накладными авизо квитанциями к приходным ордерам и т.д.  [c.607]

Форма № М-4 Приходный ордер используется для оформления учета запасов, поступивших на склад организации от поставщиков. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в пронумерованном виде. Приходные ордера составляются в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.  [c.92]

Однострочные приходные ордера выписываются на каждый номенклатурный номер запасов, а потому к одному счету поставщика может быть выписано несколько приходных ордеров. При большой номенклатуре поступления запасов такая работа весьма трудоемка и приводит к увеличению количества первичных документов, поэтому целесообразнее применять многострочные приходные ордера, особенно при использовании ЭВМ.  [c.92]

Ежедневно вся исходная информация о движении материалов, полученная по данным первичных документов (приходных ордеров, накладных-требований, лимитно-заборных карт и т.п.), отражается в карточках сортового учета с выведением остатка по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих запасов. На основании этих данных кладовщик своевременно информирует руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным номенклатурным позициям, а также об остатках запасов, длительно находящихся без движения.  [c.98]

К таким документам предъявляются особые условия хранения. Они должны храниться в сейфах, металлических шкафах. В учете их получение должно оформляться приходными ордерами с указанием наименований бланков, их номеров и количества.  [c.121]

Внутренние документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчеты подотчетных лиц, табели учета использования рабочего времени, инвентарные карточки учета основных средств, приходные ордера и пр.  [c.121]

Работник склада представил в бухгалтерию приходный ордер на поступивший груз.  [c.164]

Приходный ордер и платежное требование  [c.91]

Первый вид связан с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ПЭВМ появляется возможность формирования их машиной, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом. Второй вид информационного обеспечения — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПЭВМ (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).  [c.269]

Для каждого поступившего материала указывается количество, цена материала выбирается из справочника, рассчитывается сумма поступивших материалов и сумма НДС. Кнопка Печать выводит Приходный ордер (форма М4). При сохранении документа формируются проводки вида  [c.184]

Для отражения прочих затрат по приобретению материалов в журнале документов для Приходного ордера выполняется команда меню Действия > Ввод на основании. Выбирается документ Дополнительные расходы на приобретение, с помощью которого формируются проводки для дополнительных затрат. Для каждой проводки выбирается корреспондирующий счет, указывается аналитика, сумма затрат, включающая НДС. При проведении документа формируются проводки вида  [c.184]

Дополнительные расходы на приобретение материалов увеличивают первоначальную стоимость и среднюю стоимость материалов для их списания. Если документ Приходный ордер содержит несколько строк, дополнительные расходы распределяются следующим образом  [c.185]

Вычисляется суммарная стоимость без НДС всех материалов, поступивших по документу Приходный ордер.  [c.185]

Первичный учет поступления сырья и материалов на предприятиях ведут на основе товарно-сопроводительных документов, приемных актов, приходных ордеров и др. Наряду с этим на складах предприятий учитывают и оформляют расход сырья и материалов при отпуске их на производство или на сторону. Расход документально оформляют на лимитных картах, заборных книжках, складских карточках, разовых требованиях и прочее. Причем материальные ресурсы на складах предприятий учитывают по их видам и сорто-типоразмерам. Движение материальных ресурсов, в свою очередь, фиксирует бухгалтерия предприятия в синтетических счетах по группам ресурсов, а также в субсчетах дифференцированно по статьям затрат и видам продукции или работ, на производство которых использовались материалы.  [c.133]

Более прост порядок документального оформления поступления материалов от одногородних (местных) поставщиков. В таких случаях материалы принимают обычно непосредственно на складе поставщика. Принятые материалы приходуются складом предприятия-получателя на основании счета-фактуры или какого-либо-другого документа поставщика путем составления приходного ордера.  [c.116]

На основании акцептованных счетов-фактур1 и приходных документов склада (приемных актов, приходных ордеров и т. п.) определяется фактурная стоимость2 по видам материалов, поступивших на склад от поставщиков, которая записывается на указанных счетах бухгалтерского учета следующим образом  [c.125]

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица) или имеет место неотфактурованная поставка (поступление материалов без сопроводительных документов поставщика), заведующий складом вместе с представителем поставщика или независимой организации составляет акт о приемке материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах. В этих случаях приходные ордера не составляются и акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. Второй экземпляр акта передается поставщику.  [c.291]

Факт поступления материалов на склад регистрируется в Журнале учйта поступающих грузов (ф. № М-1), который ведется в отделе снабжения или в бухгалтерии организации. Журнал предназначен для обеспечения контроля за поступлением и оприходованием материалов. Записи в нем производят на основании данных транспортных и отгрузочных документов, приходных ордеров, актов о приемке ценностей. В журнале отмечают номера документов, дату поступления груза, факт оплаты счетов, полный или частичный отказ от акцепта и др. (последнее указывают в графе примечание ) отмечают запросьгпо  [c.126]

Период включения в себестоимость продукции (работ, услуг) для целей ьа-логообложения оплаты материальных ценностей (работ, услуг) не соответствует датам, указанным в оправдательных документах (накладным, счетам-фактурам, актам, товарным чекам, КЕИ-танциям к приходным ордерам)  [c. 345]

Ордерная схема документооборота в 1С:УТ 11.5

Одной из важнейших составляющих эффективной деятельности предприятия является грамотная организация складского учёта. Благодаря складскому учёту обеспечивается контроль за сохранностью и движением товарных запасов. Выбор оптимальной схемы складского учёта и подбор квалифицированных кадров оставляем за организацией, мы же раскроем возможности ведения складского учёта в программах 1С на примере конфигурации «Управление торговлей» ред. 11.5. Подробно остановимся на ордерной схеме учёта. Рассмотрим основные операции по движению товаров при ордерной схеме документооборота, особенности по сравнению с обычной схемой.

Главной особенностью ордерной системы является разделение складских и финансовых операций. Складской учёт товаров регистрируется приходными и расходными ордерами, а взаиморасчёты с контрагентами обеспечивают документы поступления и реализации. Разделение обязанностей между сотрудниками и (или) удалённость их друг от друга делает целесообразным использование ордерной схемы.

Переходим к рассмотрению ордерной схемы учёта товаров в 1С. Первым шагом включаем использование ордерной схемы. Для этого в конфигурации 1С:Управление торговлей ред. 11.5 заходим в «НСИ и администрирование» – «Настройка НСИ и разделов», переходим в настройки раздела «Склад и доставка». Здесь раскрываем гиперссылку «Склад» (рис. 1) и ставим галочку «Ордерные склады».

Также программа предлагает нам выбрать порядок оформления накладных и расходных документов: сначала заказы и накладные, затем ордера или наоборот. Нужно обратить внимание на настройку «Оформление поступления доступно» – «После оформления заказов» или «После оформления накладной». Она определяет, какой документ будет являться распоряжением на приёмку товара. Делаем выбор на основании того, используются ли в организации заказы, дополнительно её можно будет уточнить в договоре с контрагентом. Также нужно выбрать режим формирования расходных ордеров: автоматически, кладовщиком или менеджером.

После включения необходимых настроек переходим к созданию ордерного склада. Для этого открываем раздел «НСИ и администрирование», подраздел «НСИ» – «Склады и магазины». Создаём новый оптовый склад. Закладка «Основное» заполняется без особенностей по сравнению с обычным складом. Переходим в раздел «Ордерная схема и структура» (рис. 2).

Здесь галочками отмечаем операции, при которых будем использовать ордерную схему документооборота: при поступлении и при отгрузке. При необходимости можно указать дату, с которой применяется ордерная схема, например, если настройки склада были изменены и ранее ордерная схема не применялась. Для большей детализации есть возможность включить использование статусов приходных и расходных ордеров. Настройки склада готовы, записываем и сохраняем изменения. Если возникает необходимость редактирования настроек после записи можно воспользоваться подменю «Ещё», выбрав команду «Разрешить редактирование реквизитов».

Теперь проверим, как заданные нами настройки складского учёта будут применяться на практике. Создадим документ «Приобретение товаров и услуг» (рис. 3) в разделе «Закупки».

В поле «Склад» выбираем созданный нами ордерный склад. Закладку «Товары» заполняем в обычном режиме. Проводим документ. Проверим, как созданный документ отразился в учёте. Для этого сформируем отчёт «Ведомость расчётов с поставщиками» (рис. 4) в разделе «Закупки» – «Отчёты по закупкам».

Сумму по новому документу «Приобретение товаров и услуг» видим в графе «Увеличение нашего долга». Теперь сформируем складской отчёт «Остатки

и доступность товаров» (рис. 5) в разделе «Склад и доставка» – «Отчёты по складу».

Здесь видим, что указанного товара на складе пока нет.

Чтобы отразить движение поступившего товара на складе, создаём «Приходный ордер на товары». Сделаем это в разделе «Склад и доставка», подраздел «Ордерный склад», меню «Приёмка» (рис. 6).

Открывается рабочее место «Приёмка товаров на склад» (рис. 7).

В поле «Склад» делаем отбор по нашему ордерному складу. В табличной части видим созданный нами документ «Приобретение товаров и услуг» в качестве распоряжения к приёмке товара, состояние «Ожидается приёмка». Нажимаем кнопку «Создать ордер». Открывается форма создания нового документа «Приходный ордер на товары» (рис. 8).

В поле «Распоряжение» выбран документ приобретения, закладка «Товары» заполнена по документу-распоряжению. Проводим приходный ордер. Видим, что он отражается в рабочем месте «Приёмка» (рис. 9).

Теперь вновь формируем отчёт «Остатки и доступность товаров». Отчёт отражает фактическое поступление товаров на ордерный склад (рис. 10).

Для анализа состояний распоряжений на поступление можно сформировать отчёт «Выполнение приёмки товаров» (рис. 11).

Здесь можно сделать отбор по складу, выбрать интересующий период, а также отобрать конкретное распоряжение о приёмке. В отчёте видим детализацию по распоряжениям о приёмке, сколько товаров уже принято на склад, а сколько осталось принять.

Мы с вами рассмотрели, как реализована система складского учёта на ордерном складе в программе 1С:Управление торговлей ред. 11.5, подробно остановились на операции приёмки товаров. Надеемся, материал данной статьи окажется полезным,  поможет разобраться с особенностями ведения ордерной системы складского учёта. Если появятся дополнительные вопросы, будем рады ответить на них на Линии консультаций 1С по номеру +7 499 956-21-70.

Оптовая торговля. Управление торговлей. Управление производственным предприятием

В конфигурации автоматизированы торговые операции оптовых закупок и продаж товаров. Для достижения еще большей оперативности работы сотрудников отдела продаж может быть использован специальный инструмент — «Рабочее место менеджера по продажам». Все операции оптовой торговли автоматически отражаются в системах бухгалтерского и налогового учета.

Поступление товаров

Получение товаров от поставщика обычно фиксируется документом «Поступление товаров и услуг».

Этот документ позволяет регистрировать как поступление товарно-материальных ценностей, так и взаиморасчеты с контрагентом — повышение долга предприятия перед контрагентом или погашение контрагентом долга предприятию.

Для расчетов с контрагентом может быть использована иностранная валюта. При этом денежные суммы в иностранной валюте будут автоматически пересчитаны в рубли.

Документ «Поступление товаров и услуг» допускает возможность повторного использования введенной пользователем данных. Одним щелчком мыши по экранной форме документа можно сформировать приходную накладную в печатном виде.

Помимо этого, из экранной формы можно легко получить стандартные печатные формы: М-4 (приходный ордер), ТОРГ-12 (товарная накладная за поставщика), ТОРГ-4 (акт о приемке товара без счета поставщика).

Из экранной формы «Поступление товаров и услуг» можно создать и заполнить автоматически связанные логически документы. Например, «Заявку на расходование денежных средств» для использования в подсистеме управления денежными средствами последующей организацией оплаты, полученных по документу товаров.

Из формы «Поступление товаров и услуг» можно создать документ «Счет-фактура полученный» для отражения поступления продукции в подсистеме учета НДС, «Расходный кассовый ордер» для оплаты товаров наличными через кассу предприятия (подсистема управления денежными средствами), документ «Перемещение товаров» для регистрирования передвижения ценностей между различными подразделениями предприятия и др.

Организационная структура предприятия может иметь следующее разделение функций: снабженческие отделы и склады ответственны за прием и хранение материальных ценностей, учет их количества. За регистрацию фактов передачи права собственности и суммовой учет материальных ценностей отвечают экономические и финансовые подразделения. При этом работнику склада предприятия для фиксации факта поступления товарно-материальных ценностей более рациональным является использование документа «Приходный ордер на товары».

В этом документе не указывается денежная оценка товарно-материальных ценностей. Денежная оценка будет внесена в информационную базу позже сотрудником финансовой или экономической службы с помощью документа «Поступление товаров и услуг». Причем документ «Поступление товаров и услуг» ему будет удобно сформировать на основании документа «Приходный ордер на товары», введенного складским работником — для этого сотруднику финансовой или экономической службы потребуется открыть этот документ на экране своего компьютера.

Отгрузка товаров

Отпуск товаров фиксируется в информационной базе с помощью формы документа «Реализация товаров и услуг».

Из экранной формы можно также получить печатные формы в нескольких вариантах, а также оформить необходимую документацию (планируемое поступление денежных средств, счет-фактуру, приходный кассовый ордер и др. ).

Если ответственность за суммовой и количественный учет поделена между подразделениями предприятия, то регистрировать факта отпуска товара можно с помощью документа «Расходный ордер на товары».

Этот документ формируется работником склада на основе документа «Реализация товаров и услуг», который был предварительно введен в информационную базу сотрудником финансового или экономического отдела.

Рабочее место менеджера по продажам

Для сотрудников, специализирующимся на оптовых продажах имеется очень удобный инструмент — «Рабочее место менеджера по продажам». Этот инструмент отображает всю необходимую менеджеру информацию в удобной и понятной форме. Имея заявку от клиента, менеджер имеет возможность быстро проверить ее на выполнимость, уточнить подробности, сформировать заказ, выписать счет и оформить документ «Реализация товаров и услуг».

Возможности инструмента «Рабочее место менеджера по продажам»

быстрый отбор и поиск по базе номенклатуры;

просмотр значений основных реквизитов номенклатурной позиции и ее характеристик без необходимости открытия дополнительных окон;

просмотр текущих остатков продукции на складах в разрезе номенклатуры, характеристик номенклатуры и складов;

просмотр остатков по заказам в разрезе номенклатурных позиций и планируемых поставок;

выписка счетов на оплату и документов реализации, регистрация новых заказов.

Реализация ордерной схемы

28 Апреля 2015

Версия для печати

В этой статье я расскажу о технической реализации ордерной схемы в 1С управление торговлей 11.

Вы узнаете:

• Как включить ордерную схему в настройках УТ 11
• Как создавать ордера
• Какие движения по регистрам будут формировать складские ордера, а какие финансовые документы

Ещё хотелось бы рассказать об использовании упаковок и какие преимущества они дают, но это наверное уже в следующей статье.

Начнем

В предыдущей статье по введению в ордерную схему я рассказал о плюсах и минусах ордерной схемы в УТ11. Теперь же перейдем конкретно к пошаговой реализации.

Настройка ордерной схемы в 1С Управление торговлей 11

Для начало необходимо включить использование ордерной схемы в настройках 1С. Перейден раздел Администрирование — Склад и доставка. Необходимо поставить флажок Ордерные склады.

Но это ещё не все. Программа 1С Управление торговлей позволяет использовать ордерную схему на каждом складе индивидуально. Чтобы включить ордерную схему на конкретном складе, необходимо зайти в справочник Склады и магазины и поставить флажки Использовать ордерную схему документооборота.

Причем есть возможность не только включать или не включать ордерную схему для каждого склада, но и определить при каких операциях будет использоваться ордерная схема. например можно включить, что она будет использоваться только при оприходовании товара или только при отгрузки. Отражение излишек и недостач (это документы списания, пересорта и д.р.) тоже вы делено в отдельный флажок. И еще можно включать или отключать использование статусов для каждого вида операций.

А также есть возможность указать дату с которой начнет работать ордерная схема. Я считаю достаточно гибкие настройки предоставляет программа.

Вот теперь можно ужа начинать создавать складские ордера.

Работа ордерной схемы

  Наша фирма «ООО Ромашка» занимается торговлей и сборкой мебели. Имеет 2 склада в Москве и Санкт-Петербурге и один сборочный цех.

Для начало оформим обычное поступление на ордерный склад.

Посмотрим движения по регистрам которые сформировал или не сформировал документ.

Обратим внимание на следующее. Во-первых нет движений по складским регистрам, только по регистру Товары организации. А во-вторых добавилось 2 регистра Товары к оформлению поступления и Товары к поступлению. Именно наличие записей в последних 2х регистрах сигнализирует программе УТ11, о том что создалось Распоряжение на приемку товара. Да именно так будет для склада называется документ Поступление товаров. А для менеджеров в терминологии Ордерного склада этот документ будет называется Финансовым, т. к. он не делает движений по складским регистрам.

Давайте для наглядности посмотрим на движения этого же документа Поступление товаров если бы поступление происходило на без ордерный склад.

И мы видим, что нет регистров Товары к поступлению/оформлению, зато присутствуют движения по складским регистрам Товары на складах и Свободные остатки. О том, для чего нужны эти регистры я подробнее рассказывал в статье про использование резервов в 1С Управление торговлей 11 Заказ со склада и под заказ.

Ноя все же напомню, что регистр Свободные остатки показывают товар, который можно продать, а регистр Товары на складах показывает реальные остатки на складах. Т.е. не всегда свободные остатки и остатки на складах совпадают. Вот в ордерной схеме как раз не совпадают, но об это чуть ниже.

С поступление разобрались переходим к работе кладовщиков.

У кладовщиков есть специальный интерфейс для приёмки или отгрузки товара. Называется он Приемка товара на склад (или Отгрузка товара на склад) и открывается из раздела Склад по командам Приемка и Отгрузка соответственно.

Нажмем на команду приемка и нам откроется рабочее место Приемка товара на склад. В котором необходимо указать склад с которым планируется работать и отбор — это поля Показывать и Дата поступления.

В списке распоряжений на приемку будут отражены все поступления или другие документы, которые могут является распоряжениями на приемку (Перемещение, Оприходование). В правом списке отображается товар, который нужно принять. Причем если часть товара уже принята, то приняты товар не будет отображатся в списке.

Что дальше?

А дальше кладовщику необходимо нажать кнопку Создать ордер и создать Приходный ордер на товары.

Будет создан документ. Тут есть один момент, который наверняка удивит пользователей не очень вдумывающихся в бизнес-процесс ордерной схемы. Это то, что колонка количество в документе пустая. Но это не ошибка и не надо ждать исправления в ближайшем обновлении. так задумано в 1С УТ11. И сделано это для того, чтобы кладовщик собственноручно заполнил количество фактически принятого товара. Т.е. кладовщику необходимо пересчитать полученный товар и указать количество.

Но не так все страшно, можно упростить жизнь кладовщиков если воспользоваться сканером штрихкода. По кнопке Проверить можно открыть интерфейс, в котором можно будет просканировать количество товара по штрихкодам.

Ну а для самых ленивых и безответственных есть команда Заполнить. По которой можно заполнить количество, номенклатуру и номенклатуру вместе с количеством.

Если вы используете упаковки то по команде Показать дополнительную информацию развернется нижняя область Приходного ордера на товары в котором можно будет указать количество поступившего товара в конкретных упаковках. (О применении упаковок я напишу уже в следующей статье). А так же можно задать штрихкоды. Откорректировать или задать вес товара (упаковки) и даже завести изображение. Не подходящая работа для кладовщика? Может быть.. Как то принято, что именно менеджер заполняет эти данные. Но дело в том, что именно в момент приемки товара будет известно, как товара выглядит, сколько он весит и какой штрихкод на него наклеен. И получается что бы иметь достоверную информацию о товаре нужно вводить её для нового товара на этапе приемки. И вобще по моему опыту хачу сказать, что все идет к тому, что кладовщики должны становится более квалифицированные сотрудниками, чем принято думать о них.

И ситуация по товарам у нас будет следующая.

Т.е. первая машина привезла все 3 дивана, только 2 из 6-ти кресел и 15 из 20-ти стульев. В нашем примере будем считать, что диваны ещё подвезут, а вот стулья потерялись.

По смотрим на движения которые формирует Приходный ордер на товары. Во всех трех операциях К поступлению, В работе и Требуется обработка движения по регистрам будут одинаковые.

Не густо — в регистр Товары к поступлению добавляется количество в ресурс Принимается. Это своего рода статус приемки товара. если помните документ Поступления записал количество в ресурс К поступлению, это означало, что поступление ожидается. Теперь же видно какое количество уже принимается на складе.
Эти же данные можно увидеть в отчете по кнопке Выполнение приемки в рабочем месте Приемка товара на склад.

А также и в самом интерфейсе рабочего места.

Первое это в низу видно количество складских ордеров созданных на основании документа Поступление товаров. А в списке товаров можно увидеть какое количество принимается, а какое ещё будет приниматься. Колонки с количеством Принято нет, принятый товар не будет отображается в списке. А почему товар, который попал в ордер все ещё принимается? Потому что статус ордера стоит К поступлению. И будет считается, что товар находится в процессе приемки пока статус ордера не поменяется на Принят.
Давайте вызовем ордер на редактирование и переведем в статус Принят. Посмотрим движения по регистрам.

В регистре Товары к поступлению закрылось количество К поступлению (приход был сформирован документом Поступление), а главное появились остатки на складах и свободные остатки. Т.е. теперь товар фактически есть на складе и его реально можно продать.
Если теперь посмотреть на список товаров то  увидим, что диваны совсем исчезли, а по остальным позициям отражается только то количество которое осталось принять.

Далее нам подвезли ещё 4 диваны и мы их оприходовали. А стульев так и не привезли. Но складу в данном случае ничего делать не нужно, он принял товар по факту и все, далее просто проинформировала менеджера, что есть расхождения.
Отчетов для контроля отгрузки и расхождений не много, а точнее всего один Контроль оформления документов товародвижений.

Этот отчет формируется на начало текущего дня и показывает количество товара К поступлению. Т.е. даже если склад ничего не сообщил, менеджер может из этого отчета сделать вывод, что 5 штук товара непринято. (Если у вас нет поля номенклатура, просто включите в настройках отчета во вкладке структура).
Ну а далее менеджеру необходимо ввести расхождения в документ поступления. Причем это сделать можно автоматически по данным склада.
Первое, что нужно сделать это открыть документ и в табличной части товары выполнить команду Перезаполнить по приемке.

По данной команде табличная часть Товары по факту будет заполнена фактически оприходованным количеством на складе. Появится табличная часть Товары по данным поставщика и Расхождения.

В таблице Расхождения тоже необходимо нажать кнопку Заполнить расхождения — будет заполнено расхождение. В шапке появится сумма расхождения. После проведения товар уйдет из рабочего мета Приемка товара на склад и отчет Контроль оформления документов товародвижений тоже будет пустой.

На этом этап поступления товара на склад можно считать законченным. С недовозом будет разбираться уже бухгалтерия.

Заключение

Данный пример показывает, что ордерной схема вполне работоспособна и не сложна в использовании. Хотя и многие пользователи любят ругать функционал 1С Управление торговлей аргументирую, такими фразами: «а мы делаем не так», «а нам это не удобно» и т.д. Но это же не проблема 1С торговля, это проблема пользователей, которые не желают разбираться в существующем функционале и пользоваться им. На самом же деле если немного разобраться, то окажется, что ордерная схема работает справляется со своей задачей. Все остальное по большей части это проблемы организации труда и компетентности сотрудников компании.

В следующей статье я расскажу об использовании упаковок в ордерной схеме. Читайте, комментируйте, буду рад любой активности.

В начало…

В начало…

---

Возврат к списку

Картинка дня 😉

Рычаг аварийного останова сервера

Подпишитесь:

* Имя:
* E-mail:
* Секретный код:
* Введите секретный код:

Последние 10 подписчиков:

28. 02.2022  Горячев Иван
27.02.2022  vlad
31.01.2020  Саша
25.12.2019  gee12
26.08.2019  vlad
22.08.2019  Dima D
12.07.2019  Лилия Владимировна
22.05.2019  Azamat
19.05.2019  Надежда
14.05.2019  Александр

Всего подписчиков: 417

Что такое приходная накладная (GRN) и зачем она нужна

Закупки вашей организации являются важной частью ваших финансов. Он касается того, как вы используете средства бизнеса для приобретения материалов, необходимых для работы, и по самым выгодным ценам.

Учитывая, что закупки напрямую влияют на доход организации, составляющий до 70 %, очевидно, насколько тесно закупки связаны с финансовыми операциями вашей организации. В итоге нужно:

• Обеспечение эффективности на протяжении всего процесса закупок
• Постоянно искать возможности сэкономить на затратах
• Построение долгосрочных взаимовыгодных отношений с поставщиками и
• Тщательно отслеживать данные о поставках для будущих ссылок

Электронная книга: повысьте эффективность процесса закупок на 75%

Скачать бесплатную электронную книгу

Одним из таких данных, которые вам необходимо получить, является приток товаров в вашу организацию с использованием GRN. Товарная накладная (ГРН) — это двусторонний документ, который подтверждает поставку товаров поставщиком и их получение покупателем. Когда клиент размещает заказ на поставку, поставщик обязан доставить его в соответствии с условиями своего контракта.

При доставке клиент выдает три экземпляра накладной в отдел, запрашивающий поставки, оставляет один экземпляр в финансовом отделе и передает один поставщику.

Детали доставки подтверждаются тремя сторонами до авторизации.

Уведомление о получении товара подтверждает, что заказ был доставлен и получен, и он удовлетворил все вовлеченные стороны.

Зачем нужен товарный чек?

Уведомление о получении товаров выступает в качестве средства подтверждения того, что обе стороны выполнили свою часть договора, и сохраняет эту запись для дальнейшего использования, если это потребуется или возникнут разногласия. К таким ситуациям относятся:

Проверка качества и количества поставок

Когда поставщик осуществляет поставку заказанных товаров, предполагается, что это сделано добросовестно, т. е. предполагается, что все поставленные товары соответствуют требуемым спецификациям и пройдут проверку качества.

Но покупатель не может просто поверить поставщику на слово.

Затем отдел закупок/финансов передает доставленные товары в отдел, отправивший запрос, для проверки на соответствие их спецификациям и критериям качества.

Если рассматриваемые поставки являются приемлемыми, контрагентам выдаются расписки о получении товаров, подтверждающие соответствие поставок стандартам и помогающие избежать разногласий по поводу качества или количества поставленных товаров в будущем.

Электронная книга: создайте потрясающий стратегический план поиска поставщиков менее чем за 10 минут!

Скачать бесплатно

Контроль качества и управление проблемами

Предположим, что после доставки материалов отдел запрашивающей организации осознает какую-то проблему, на которую изначально не указал. Теперь при более внимательном рассмотрении записки о полученном товаре видно, что функциональность была протестирована и работала без нареканий.

☛Бесплатная электронная книга: узнайте, как взять под контроль свои расходы

На этом этапе поставщик освобождается от ответственности и может либо заменить добросовестно сделанные поставки, либо настаивать на том, чтобы покупатели нашли способ обойти это, поскольку товары были в отличном состоянии при доставке.

Проверка счетов во время трехэтапного сопоставления

Процесс трехэтапного сопоставления предлагает высокоэффективный инструмент для сокращения и устранения мошенничества с выставлением счетов в организациях любого размера.

С помощью процесса трехстороннего сопоставления счета-фактуры поставщиков сопоставляются с примечаниями о запросах на поставку и примечаниями о получении товаров. В совокупности они подтверждают, что:

• Заказчик запросил определенное количество и качество поставок (примечания к запросу на поставку)
• Поставщик удовлетворительно доставил запрошенные товары (примечание о получении товара), и
• Поставщик выставляет счет за поставленные поставки в указанном количестве и по указанной цене

С помощью этого метода легко обнаружить нарушения и поймать мошеннические счета.

Управление запасами и обновление уровней запасов

Среди прочего, уведомления о получении товаров являются констатацией того факта, что организация приняла требуемые поставки.

Затем это должно отражаться в складских данных о поставленных поставках. Таким образом, записи о поступлении товаров используются для управления запасами и ведения точного складского учета по мере осуществления поставок.

Какая информация должна быть указана в приходной накладной?

Уведомление о получении товаров помогает клиентам и поставщикам заключать и соблюдать обязывающие соглашения, а также дает организациям возможность вести учет уровней запасов. Вот функции, которые он использует для достижения этой цели.

• Наименование организации поставщика
• Сведения о продукте, такие как название, размер, тип, технические характеристики и т. д.
• Время и дата доставки
• Количество товара
• Имя и подпись представителя поставщика
• Наименование принимающей организации
• Имя и подпись получателя
• Номер заказа на поставку

В нем суммируется информация, необходимая в накладных на товары, необходимые для ведения записей, для которых они предназначены.

Проблемы, связанные с обработкой товаров, полученных расписками

Как и во всем, что касается закупок, всегда могут возникнуть проблемы.

Разумный подход заключается в том, чтобы предвидеть эти проблемы и создавать системы и процессы для их решения, обеспечивая обеим сторонам беспрепятственный опыт в отношениях между клиентом и поставщиком.

Вот некоторые из проблем, с которыми вы можете столкнуться при обработке накладных на товары, будь то заказ или поставка.

Электронная книга: автоматизируйте свой процесс, чтобы получить максимальную отдачу от закупок

Скачать бесплатно

Медленное время обработки

Как правило, GRN должен быть выдан, когда поставщик осуществляет поставку. Но во многих случаях это не так, поскольку отдел внутри организации, который заказывает товары, должен взять на вооружение поставленные товары и убедиться, что они соответствуют стандартам.

Это может привести к проблемам с выдающими поставщиками, которым придется ждать, пока клиент не проведет комплексную проверку. Хуже, если это более крупная организация, поскольку выдача GRN может занять до недели.

Своевременное общение с поставщиками по поводу запасов

Сообщить в процессе пробной эксплуатации поставленных товаров, что закупающая организация обнаруживает одну или две заминки с доставленными ей товарами.

Небольшие организации могут сразу связаться с поставщиками и проинформировать их. С другой стороны, более крупные организации могут просто поместить это в журнал проблем для обработки некоторым персоналом.

Это приводит к ненужной задержке в работе как клиента, так и поставщика, поскольку закупающая организация застряла с непригодными для использования товарами, в то время как у поставщика есть свои запасы и денежные средства, привязанные к покупателю.

Ошибки записи, приводящие к задержке выставления счетов

Три копии GRN выданы отделу заказов, отделу закупок и поставщику соответственно.

В процессе записи одна команда может легко упустить крошечную деталь в своей собственной копии, и когда приходит время оплачивать счет поставщика, это создает задержки, пока все не распутается вручную.

Что еще хуже, это может привести к тому, что в счетах поставщика будут начисляться проценты за просрочку платежа.

Управление рабочей нагрузкой администратора, необходимой для решения проблем с GRN

Управление GRN — тяжелая работа администратора. Решение проблем с GRN, тем более.

Теперь представьте ситуацию, когда вся эта работа перекладывается на отдел снабжения, чтобы он распутывал каждую проблему, вручную связываясь как с отделами заказов, так и с поставщиками, чтобы попытаться найти золотую середину.

Это усложняет закупку рабочей нагрузки администратора, не добавляя ничего к итоговому результату.

Оспаривание дефектной инвентаризации

Независимо от того, насколько строги ваши процессы проверки, может случиться так, что одна некачественная часть инвентаря останется незамеченной.

И когда это происходит, вы по понятным причинам пытаетесь возместить ущерб своим поставщикам.

Это может быть проблемой, поскольку данный поставщик уже провел обширные проверки для обеспечения соответствия качества и количества.

Таким образом, может быть трудно проглотить стоимость этих проблем, обнаруженных в будущем.

Управляйте GRN эффективнее с помощью Kissflow Procurement Cloud

Программное обеспечение Kissflow Procurement предоставляет вашей организации возможность комплексного управления процессами закупок, особенно GRN. Используя Kissflow, вы можете:

• Разрабатывать собственные процессы с помощью нашего конструктора с помощью перетаскивания
• Управляйте поставщиками прямо в одном месте
• Интеграция с остальной частью вашего бухгалтерского стека
• Общайтесь и сотрудничайте со своей командой, используя чат, уведомления и комментарии
• Назначайте задачи закупок и управляйте ими в рамках рабочего процесса
• Совместное использование и хранение документов и активов

Kissflow упрощает весь процесс закупок, чтобы вы могли по-настоящему поддерживать свои бизнес-операции, сокращая повторяющуюся административную работу.

Узнайте больше о том, как Kissflow может изменить ваши закупки здесь.

Нет связанных статей

` } результат.innerHTML = innerHtml;

Обзор

Характеристики

Ресурсы

Понимание полученных товаров Примечание

09 февраля 2021 г.

Ариэль Кушнер

Закупки — это многоэтапный процесс, который может иметь некоторые нюансы в зависимости от различных организаций или групп, которые на него полагаются. Однако с чем столкнется каждый, так это с получением товаров или услуг от поставщиков, то есть с фактической закупкой того, что нужно компании, чтобы принести пользу ее продукту или ее сотрудникам. Понимание того, как этот простой документ играет такую ​​важную роль в процессе закупок, необходимо, и его защита может в долгосрочной перспективе избавить от многих юридических проблем.

Что такое накладная о получении товара?

Накладная на получение товаров, также иногда называемая накладной, документирует официальное получение товаров или услуг покупателями. И поставщики, и покупатели могут ссылаться на этот документ как на доказательство доставки товаров. Уведомление о получении товара (GRN), которое часто отправляется вместе со счетом, всегда следует хранить и сохранять, чтобы группа закупок или AP могли вернуться к нему в любое время.

Как составить акт о получении товара? Существует множество различных форматов и шаблонов, которые можно использовать, но, как правило, в GRN выделяется следующая информация:

• Наименование поставщика (вместе с номером поставщика)
• Дата и время поставки
• Описание поставленных продуктов
  • Количество каждого продукта, например, ноутбук; 4
• Имя и подпись менеджера магазина
• Имя и подпись менеджера продавца средство; после доставки эта же накладная может называться накладной на получение товаров. В некоторых случаях небольшие компании просто используют счет-фактуру вместо накладной о получении товара, но становится все менее распространенным не проводить различие между ними.

  Узнайте, как решить проблемы с точкой доступа, оптимизировав процесс закупок
  с учетом сегодняшних реалий бизнеса.

  Куда попадает извещение о получении товара в процессе закупок?

  Общий процесс закупок выглядит следующим образом:

  1. Определите потребность → 2. Отправьте запрос на покупку → 3. Выберите или подключите поставщика → 4. Договоритесь о цене → 5. Создайте заказ на поставку (PO) → 6. Получить счет → 7. Получить товары или услуги → 8. Подтвердить трехстороннее совпадение

  Уведомление о получении товара приходит на шагах 6 и 7. Обычно оно отправляется вместе со счетом-фактурой, а также с фактической доставкой товара. Он будет сравнен со счетом-фактурой и номером заказа на покупку, чтобы убедиться, что они совпадают перед отправкой и обработкой платежа. Финансовая команда может ссылаться на GRN при подтверждении трехстороннего матча, но это не всегда необходимо.

  Почему уведомление о получении товара так важно

  Отслеживание шагов, предпринятых на этом пути, является важной частью процесса закупок, и автоматизированные решения упрощают его. Важная документация, такая как контракты и счета-фактуры, сообщения, отправляемые между командами или отделами, а также любые важные собранные данные должны всегда отслеживаться и сохраняться. Уведомление о получении товара ничем не отличается.

  Этот важный документ помогает финансовым специалистам проверять все счета перед оплатой, а также экономит время при обнаружении расхождений. GRN будет сравниваться со счетом-фактурой, связанным с ним, чтобы убедиться, что все товары действительно были доставлены и получены. Поскольку дата доставки и дата счета-фактуры часто отличаются, этот документ действует как связующее звено для подтверждения того, что то, что указано в счете-фактуре, действительно соответствует действительности. Если в счете-фактуре указано что-то, чего нет , также появится на GRN, он либо просто не будет оплачен, либо потребует дальнейшего взаимодействия между продавцом и различными заинтересованными сторонами.

  GRN можно рассматривать как дополнительный уровень безопасности как для поставщика, так и для получателя, которые могут дважды проверить свой заказ до и после доставки. Этот документ также помогает сэкономить время при работе с кредиторской задолженностью. Благодаря этому AP не нужно расспрашивать окружающих, чтобы подтвердить доставку или искать документы, точно отражающие счет-фактуру. Что наиболее важно, это действует как мера для предотвращения мошенничества со счетами и предотвращения ошибок при оплате.

  Кажется, этот небольшой документ не привлекает особого внимания, когда мы говорим о закупках или процессе закупок в целом. Но его влияние заслуживает внимания. Уведомление о получении товара помогает устранить ошибки и обеспечивает бесперебойную доставку товара покупателю. Защита всех вовлеченных сторон — важная часть процесса закупок.

  Часто задаваемые вопросы

  Почему уведомление о получении товара важно?

  Уведомление о получении товара важно, потому что оно дает компаниям способ подтвердить, что их заказ или поставка были отправлены поставщиком и помечены как полученные.

  Кто отправляет уведомление о получении товара?

  Уведомление о получении товара выдается и отправляется поставщиком и должно храниться финансовым отделом получателя или командой AP как часть их записей.

  Что следует после уведомления о получении товара?

  После того, как уведомление о получении товара будет выдано, команда AP получателя будет использовать его как часть процесса трехстороннего сопоставления, сравнивая его с исходным заказом на покупку и счетом до отправки платежа.

  Делиться:

  Заинтересованы во внедрении системы управления расходами, которая упрощает и оптимизирует существующие процессы вашего бизнеса? Посетите Approve.com и запросите бесплатную демоверсию уже сегодня!

  Что такое уведомление о получении товара? | Процесс | Важно

  Накладная на получение товаров (GRN) — это документ, отражающий получение товаров покупателями. Он также известен как накладная о доставке , которая используется в качестве доказательства того, что товары доставлены, а клиенты уже получены. Более того, как поставщики, так и покупатели используют GRN для сравнения количества заказа и поставки.

  В дальнейшем поставщик прикрепит GRN к счету и отправит его клиентам. Это весомое доказательство того, что товары уже были доставлены. С другой стороны, клиенты используют этот документ для учета запасов и кредиторской задолженности, поскольку счет-фактура может приходить с опозданием, и им необходимо регистрировать и отслеживать запасы.

  Полученные товары также используются внутри компании. Товары могут быть перемещены с завода на различные склады в разных местах. Строительный материал должен перемещаться со склада на строительную площадку. В этих обстоятельствах мы используем уведомление о получении товара в качестве подтверждающего документа, чтобы предотвратить мошенничество или ошибку. Бухгалтерии потребуют его для учета перемещения запасов с места на место.

  Есть некоторые проблемы с полученными товарами, так как это зависит от человека и человеческой ошибки. Когда есть ошибки, это повлияет на работу других в зависимости от уровня ошибки. Чтобы предотвратить человеческую ошибку, нам нужно, чтобы другой человек перепроверил того, кто готовит документ. Даже это не на 100% устранит ошибку, но уменьшить ее сможет.

  Обработка уведомления о получении товаров

  Чтобы понять весь процесс, мы кратко объясним процесс закупки материалов следующим образом:

  • Заявитель пишет запрос на закупку с подробным описанием материала и отправляет его начальнику отдела.
  • После одобрения письмо будет отправлено в отдел закупок для поиска наилучшего предложения.
  • Затем отдел закупок проведет переговоры с выбранным поставщиком об условиях. Они будут искать продукт наилучшего качества, который соответствует требуемой спецификации. В то же время они также ищут лучшую цену на рынке. Если материалы очень субъективны, запрашиваемое лицо будет привлечено для проверки качества.
  • После этого компания отправит заказ на поставку (PO), чтобы подтвердить свой заказ у поставщика. При этом они же передают информацию (копию ЗП) на склад, чтобы подтвердить, что товар скоро будет в пути.
  • Поставщик организует доставку материала клиенту (обычно на склад). Они скопируют всю информацию из PO в GRN, включая название материала, спецификацию и количество. Обычно в этой форме цена не указывается.
  • В день доставки курьер доставит материал на склад. Персонал склада будет сопоставлять ЗП, ГРН и фактический товар. Если все они совпадают, обе стороны подпишутся на GRN. Иногда количество на ГРН меньше количества на ЗП, так как поставщик поставляет их несколько раз.
  • Имеется три экземпляра ГРН, один экземпляр хранится на складе, один отправляется бухгалтеру для учета запасов, а другой хранится у поставщика.
  • Позже номер GRN будет включен в первоначальный счет в качестве счета для клиентов. Бухгалтер может проверить GRN, чтобы убедиться, что товар уже доставлен. Затем они примут счет и обработают платежную базу на срок.

  Важное примечание о полученном товаре

  Во избежание неправильной доставки

  Персонал склада может использовать GRN для сравнения с фактическим продуктом и заказом на поставку, чтобы убедиться, что правильные позиции поставки являются правильными. Будет очень полезно предотвратить неправильную доставку, когда товары похожи.

  Экономия времени

  Бухгалтеры могут ссылаться на эти документы без согласования поставки со складом. Поставщик также ссылается на этот документ, чтобы выставить счет, не звоня своим клиентам.

  Предотвращение мошенничества и ошибок

  Для поставщика станет очевидным, что его сотрудники должны обеспечить доставку товаров клиентам до выставления счета. Они также подтверждают, что товар не украден и не сломался при транспортировке. Клиент полагается на это, прежде чем принять счет, это докажет, что он платит только за те товары, которые он получил.

  Подтверждающий документ для бухгалтерской записи

  Существуют расхождения между датой поставки и датой выставления счета, поэтому клиентам необходимо будет регистрировать запасы или основные средства, поскольку риск и вознаграждение уже перенесены. GRN является единственным подтверждающим документом, подтверждающим эту транзакцию.

  Нам необходимо убедиться, что ответственность наступает, когда компания получает товары, и до оплаты выполняется сопоставление тремя способами.

  Кроме того, это также документ, подтверждающий дату окончания прибытия товара. Очень важно, когда товары поступают ближе к концу года, это может увеличить активы и пассивы в одночасье. Дата на товаре получает отметку для определения даты операции, которую бухгалтеры должны отразить в системе бухгалтерского учета.

  Эта проблема может отсутствовать, если доставка происходит в середине отчетного периода. Но если это произойдет ближе к концу года и баланс значителен, аудитор более внимательно изучит этот вопрос.

  Связь между складом и бухгалтером

  Этот документ является инструментом, которым склад подтверждает, что товар прибыл. Бухгалтеру не нужно подтверждать по почте или по телефону, что может сэкономить много времени.

  Товар получен Примечание Альтернатива

  В некоторых компаниях, из-за небольшого объема операций, они используют счет-фактуру в качестве приходной накладной. Они выставляют счет-фактуру одновременно с доставкой товара и просят клиентов расписаться на копии счета-фактуры, чтобы подтвердить их получение.

  Некоторые компании используют отчет о получении для подтверждения доставки, и они существенно не отличаются от GRN.

  Формат приходной накладной

  Накладная на приемку товаров имеет различный формат от одной компании к другой в зависимости от их оформления, но основной компонент остается одним и тем же. Соответствующая информация для примечания о получении товаров включает:

  • Имя поставщика
  • Информация о продукции, такая как название, тип, размер
  • Время и дата поставки
  • Количество продукции
  • Имя и подпись представителя поставщика
  • Имя и подпись получателя
  Номер заказа на поставку

  Загрузить уведомление о получении товара Форма Excel

  Отличие Между уведомлением о получении товара и уведомлением об отправке товара (GDN)

  Многие люди путаются между уведомлением о получении товара и уведомлением об отправке товара, они совершенно разные, пожалуйста, проверьте следующее сравнение .

  ГРН	ГДН
  Это документ, который оформляется на стороне заказчика, обычно складской отдел получает товар от поставщиков. Они должны подписать этот документ, чтобы гарантировать, что товары будут получены так же, как и заказанные товары.	Документ, подготовленный поставщиком перед поставкой товара покупателю. Они хотят гарантировать, что правильные товары и количество будут доставлены клиентам.
  Складской персонал использует этот документ для записи полученных запасов. Бухгалтер использует его для сравнения трех способов сопоставления перед осуществлением платежа поставщику.	Служащие склада используют это для утверждения перемещения запасов из компании. Отдел продаж использует это для выставления счетов клиентам.
  Порядковый номер позволяет аудитору проверить отсутствующий документ.	Находится в порядковом номере, что позволяет складу проверить недостающий документ и сравнить его с реальным товаром.
  Помогите предотвратить оплату поставщикам, которые еще не доставили товар.	Помогите предотвратить доставку товаров без выставления счетов.

  Заключение

  Уведомление о получении товара является убедительным доказательством того, что клиенты уже получили и проверили все условия продуктов. Это поможет и покупателям, и поставщикам предотвратить мошенничество, так как товары будут перемещаться от поставщиков к покупателям, они не окажутся в другом месте или не будут украдены. Клиент будет производить платежи по счетам, которые уже получены товаром. GRN следует предварительно распечатать и хранить в нескольких экземплярах для всех связанных сторон, иначе контроль не будет работать эффективно.

  сообщите об этом объявлении

  Что такое товарная накладная (GRN)? Полная форма GRN, формат и принцип работы

  GRN, также известная как уведомление о получении товара, подтверждает поставку товаров конкретным поставщиком и последующую приемку покупателем.

  Когда клиент делает заказ на покупку, а поставщик принимает его, он, как правило, обязан предоставить заказ в соответствии с условиями и сроками, указанными в документе.

  Вслед за заказом на покупку, когда товары позже доставлены, уведомление о получении товаров действует как подтверждение получения, которое указывает, что товарно-материальные запасы были получены и соответствуют выданному платежному поручению.

  Получение извещения о получении товара служит приемлемым уведомлением о том, что товары доставлены и должны быть зарегистрированы в бухгалтерских книгах.

  Знаете ли вы?

  Если по ошибке какие-либо товары не доставлены должным образом и повреждены, лицо, доставляющее груз, должно вместо этой накладной написать расписку. После этого поставщик может либо направить замену, либо выставить счет за поврежденный товар.

  Читайте также: Что такое дебет, кредит-нота и их форматы?

  Особенности GRN

  Наличие точного и полного GRN имеет решающее значение для процесса получения и оплаты товаров. Группа по работе с кредиторской задолженностью сверит GRN со счетом-фактурой, чтобы обеспечить точность. Вот наиболее важные признаки GRN:

  • Этот документ выступает в качестве записи о качестве и количестве полученного товара.
  • Накладная на получение товаров — это внутренний документ, который составляется отделами закупок и финансов, когда поставщик доставляет партию товаров.
  • Отдел запасов/склада использует этот документ для обновления инвентарных записей на основе информации, предоставленной в извещении о получении товаров. Следовательно, более быстрый вход на Склад сделает товары доступными для производства или продажи раньше.
  • В случае проблем с качеством, Примечание будет служить доказательством проверки качества и количества, которую поставщик провел перед поставкой.
  • Примечание помогает определить, были ли какие-либо товары заказаны ранее или отсутствовали на складе.
  • В случае возникновения разногласий по качеству, Уведомление о получении товара послужит источником разрешения конфликта, а также может предотвратить ненужные споры.
  • Из-за своей важности в этом процессе, получение накладной о получении товара является отличным способом избежать юридических ловушек.
  Что должно быть включено в уведомление о получении товаров?

  Узнав о значении уведомления о получении товара, давайте узнаем, что вы должны включить в него. Уведомление о получении товара — важный документ, выполняющий множество функций. Прежде всего, это помогает убедиться, что и клиенты, и поставщики компетентны отслеживать все вовремя. Он состоит из множества различных аспектов. К ним относятся:

  • Подробная информация о продукте и технические характеристики
  • Наименование организации – как для получателя, так и для поставщика товаров
  • Время и дата доставки
  • Номер заказа на поставку
  • Имя и подпись представителя поставщика
  • Количество товара
  • Имя и подпись получателя

  Уведомление о получении товара будет отображаться как неотфактурованная позиция в запросе поставщика. Уведомление о получении товаров состоит из заголовка, строки продуктов, строки обслуживания, строки мелких деталей, строки комментария и строки промежуточного итога.

  Процесс ГРН
  1. Прием заказов и накладных на товары.
  2. Контролировать разгрузку товаров в пункте доставки.
  3. Выполните физические проверки полученных товаров, чтобы подтвердить качество и количество материалов, соответствующих вашим заказам на поставку. Проведите тесты качества на нескольких товарах.
  4. Информировать поставщика о нехватке количества или споре (при наличии) по продукции.
  5. После проверки отдел магазина может выдать дубликаты GRN вместо товаров, прошедших согласование. Заметки должны быть подписаны руководителем отдела и проверяющим. Копия предоставляется поставщику для подтверждения получения товаров, а другие копии передаются ответственным отделам.
  6. При получении ГРН бухгалтерия вносит необходимые изменения в книгу учета счета магазина.
  Уведомление о важности полученных товаров

  Уведомление о полученных товарах является важным документом для поставщика и покупателя. Важно сохранить всю необходимую информацию в этом документе, чтобы гарантировать, что он оплачен должным образом. Ниже приведены основные аспекты извещения о получении товара:

  • Стандарты бухгалтерского учета требуют фиксировать транзакцию, когда риск переходит к покупателю.
  • Накладная о получении товара — важный документ, который помогает установить дату регистрации операции покупки.
  • В случае с поставщиками номер GRN особенно важен, поскольку он позволяет функции бухгалтерского учета обновлять записи без участия заведующего складом.
  • Уведомление о получении товара — это юридический документ, подтверждающий все обязательства к исполнению в заказе на поставку.
  • Этот документ необходим для бухгалтерского учета.
  • Крупная компания создаст форму заказа, в которой будет перечислено именно то, что им нужно. Поставщик должен сопоставить полученные товары в примечании к заказу на поставку. Однако у небольшой компании может не хватить бюджета для этого. Следовательно, товарная накладная является идеальным решением. Если вы хотите, чтобы ваши товары были доставлены вовремя и в хорошем состоянии, вы должны получить уведомление о получении товара.
  • Информация о полученном товаре помогает определить стоимость единицы продукции в мастер-файле продукта и запасы в наличии.
  Примечания о преимуществах полученных товаров

  Столь же важно, как значение примечания о полученных товарах, так же важно знать его преимущества. Накладная о получении товара (GRN) – это документ, который служит внутренним доказательством того, что вы получили товар. В нем будет указана дата и время получения товара, а также правильный адрес места, откуда товар должен быть доставлен.

  Хороший GRN будет очень полезен для вашей компании во многих отношениях. Эти преимущества описаны ниже. Тем не менее, вы должны помнить, что GRN не заменяет надлежащий счет.

  1). Это помогает избежать юридических проблем

  Преимущества уведомления о получении товара хорошо документированы в счете-фактуре. Он служит важным документом в процессе закупок, помогая избежать юридических проблем. Это примечание включает всю необходимую информацию для платежа поставщика. Следовательно, важно отслеживать и хранить документ для дальнейшего использования.

  2). GRN выступают в качестве внутреннего доказательства получения товаров

  Уведомления о получении товаров (GRN) выдаются уполномоченному персоналу для получения товаров или услуг. В отличие от накладной, которая представляет собой физическое действие, GRN действует как внутреннее подтверждение получения. Процедуры GRN также необходимы для обязательной отчетности перед таможней и акцизами Ее Величества.

  GRN обычно содержит код товара и индикатор для включения. Он также содержит информацию о физическом состоянии и количестве товаров. Покупатель подписывает и выдает GRN для подтверждения доставки товара, а продавец ведет запись о получении.

  3). Они показывают информацию, связанную с поставщиком

  Уведомление о получении товара является официальным юридическим документом, подтверждающим получение заказа. Заполняется покупателем после получения товара и принимается в качестве доказательства в суде. В нем указывается наименование поставщика и дата получения товара.

  Также показаны имя и адрес поставщика. В примечании о полученном товаре также указывается тип приобретенных товаров, их количество, тариф, цена и другие детали. Записка заканчивается подписью уполномоченного лица.

  4). Помощь в ведении бухгалтерского учета

  С помощью GRN бухгалтеры могут подтвердить остаток запасов и сверить инвентарную книгу с покупками. Это также может помочь в контроле кредиторской задолженности. Любые товары, не оплаченные в соответствии с GRN, могут быть вычтены, а поставщики могут оплатить оставшуюся часть.

  5). Они показывают дату и время выдачи и получения товаров

  Поступление товаров — это документ, который регистрирует физическое перемещение товаров на склад от внешнего поставщика. Менеджеры склада обычно используют его для планирования и контроля запасов материалов, заказанных или произведенных для продажи. В товарном чеке указывается дата и время выдачи и поступления. Это также важная часть инвентаризационной документации. Процесс поступления товаров можно автоматизировать с помощью программного обеспечения, такого как SAP.

  Что такое товарная накладная?

  Накладная на товар является записью поставщика для точного заказа. Это делается каждый раз, когда заказ выполнен или доставлен. Один экземпляр предоставляется в отдел, ответственный за диспетчеризацию, а другой отдается в бухгалтерию. Бухгалтерия использует его для создания счета-фактуры. Счета-фактуры пронумерованы в соответствии с порядком, чтобы обеспечить их отслеживание на всем протяжении.

  Заключение

  Создание записки о получении товара не так сложно, как может показаться. Уведомление о получении товара является подтверждением продавца покупателю о получении товара. Он действует как доказательство получения по сравнению с заказом на покупку.

  После того, как накладная о получении товара совпадет со счетом-фактурой, будет произведена оплата счета-фактуры. Хорошо полученная записка имеет важное значение в процессе закупок любой организации. Теперь следите за своим денежным потоком и с легкостью управляйте своими доходами и расходами с помощью приложения Cashbook от Khatabook.

  Отказ от ответственности:
  Информация, продукты и услуги, представленные на этом веб-сайте, предоставляются на условиях «как есть» и «по мере доступности» без каких-либо гарантий или заявлений, явных или подразумеваемых. Блоги Khatabook предназначены исключительно для образовательного обсуждения финансовых продуктов и услуг. Khatabook не дает гарантий, что сервис будет соответствовать вашим требованиям или что он будет бесперебойным, своевременным и безопасным, а ошибки, если таковые имеются, будут исправлены. Материалы и информация, содержащиеся здесь, предназначены только для общих информационных целей. Проконсультируйтесь со специалистом, прежде чем полагаться на информацию для принятия каких-либо юридических, финансовых или деловых решений. Используйте эту информацию строго на свой страх и риск. Khatabook не несет ответственности за любую ложную, неточную или неполную информацию, представленную на сайте. Несмотря на то, что прилагаются все усилия для обеспечения актуальности, актуальности и точности информации, содержащейся на этом веб-сайте, Khatabook не дает никаких гарантий относительно полноты, надежности, точности, пригодности или доступности в отношении веб-сайта или информации, продуктов, услуг или связанных с ними материалов. графические изображения, содержащиеся на веб-сайте, для любых целей. Khatabook не несет ответственности за временную недоступность веб-сайта из-за каких-либо технических проблем или по другим причинам, не зависящим от нее, а также за любые убытки или ущерб, понесенные в результате использования или доступа к этому веб-сайту или невозможности использования или доступа к этому веб-сайту. что угодно.

  Все, что вам нужно знать

  Поступление товаров относится к физическому перемещению товаров на склад от внешних поставщиков.3 min read

  1. Типы поступлений товаров в SAP
  2. Процесс поступления товаров в Система СУС
  3. Заказ на перемещение без проводки в IM
  4. Рабочий процесс поступления товаров
  5. Товары, признанные бракованными после оформления прихода товаров
  6. Преимущества эффективного процесса поступления товаров

  Поступление товаров относится к физическому перемещению товаров на склад от внешних поставщиков. Он всегда увеличивает запас товаров на вашем складе. Вы можете планировать и управлять поступлением товаров, а также контролировать запасы заказанных и произведенных материалов.

  Типы поступлений товаров в SAP

  Ниже приведены различные типы поступлений товаров в SAP:

  • Поступление товаров в соответствии с заказом на поставку
  • Поступление товаров по производственному заказу
  • Поступление товара в соответствии с поставкой
  • Поступление товаров без ссылки (Прочие поступления товаров)

  Поступления товаров, сделанные со ссылкой на покупку или производственный заказ, обычно содержат всю информацию, необходимую для планирования.

  Поступление товаров по заказу на поставку

  В модуле SAP Управление материальными потоками (MM) товары обычно поступают со ссылкой на заказ на поставку, выданный отделом закупок. Заказ на поставку является важным документом для контроля закупок и управления запасами.

  Производственный заказ Поступление материала

  В модуле планирования производства (PP) SAP товары обычно поступают со ссылкой на производственный заказ. Производственный заказ документирует причину производства материала. Это важный инструмент для планирования и мониторинга запасов.

  Другое Поступление материала

  Если вы создаете поступления материала без какого-либо заказа на покупку или производство, вы можете ввести зарезервированные количества для планирования поступления материала.

  Процесс поступления товаров в СУС

  Процесс приема товаров на склад через систему управления складом, как правило, автоматизирован. Система управления складом (WM) фиксирует все операции, начиная с момента сканирования штрих-кода на тарном листе и заканчивая размещением товара в ячейках хранения.

  При выполнении вручную процесс поступления материала включает следующие этапы:

  1. Инициировать процесс поступления материала в СУС путем проводки поступления материала в IM (Управление запасами).
  2. Как только вы выполняете проводку в IM, ячейке временного хранения присваивается количество и создается транспортная заявка.
  3. Затем система создает транспортный заказ.
  4. Система использует заранее определенный метод поиска, чтобы найти место для товаров и уложить их на поддоны.
  5. С помощью транспортного заказа система перемещает товары из ячеек временного хранения в ячейки складского хранения.
  6. Работник склада подтверждает передачу товара. Это можно сделать вручную или автоматически с помощью радиочастотного оборудования.
  7. Несоответствие между запрошенным и переданным количеством, если оно есть, фиксируется в СУС, которое выравнивается в компоненте IM.

  Заказ на перемещение без проводки в IM

  Вы также можете начать процесс поступления материала, создав заказ на перемещение вручную; для этого вам не нужны какие-либо требования о передаче. Затем можно провести поступление материала в IM.

  Рабочий процесс поступления товаров

  Поступление товаров представляет собой процесс сопоставления полученных товаров с заказом на поставку. Он включает в себя проверку того, подходят ли товары для той цели, для которой они были заказаны, и находятся ли они в хорошем состоянии.

  Неэффективный процесс поступления товаров может стать узким местом в производственном процессе. Это также может привести к ошибкам, таким как неправильный расчет соблюдения поставщиком графика поставок.

  Этапы получения товаров

  1. Заказ на поставку выдается с запросом на получение товаров.
  2. Когда товары получены, лицо, получающее товары, проверяет их на возможные повреждения.
  3. Если упаковка хорошая, получатель пересылает товар в отдел, который их заказал.
  4. Если отдел, заказавший товар, удовлетворен его пригодностью и состоянием, он выставляет товарный чек со ссылкой на заказ на поставку.
  5. Затем финансовый отдел оплачивает счет за полученные товары.

  Товары, признанные дефектными после выдачи товарной квитанции

  Если после выдачи товарной квитанции обнаруживается, что товары имеют дефекты, выданную товарную квитанцию ​​следует отменить как можно скорее, чтобы финансовый отдел или лица, ответственные за при оплате счета становится известно об этом.

  Преимущества эффективного процесса получения товаров

  Хотя получение товаров кажется сложным процессом, программное обеспечение, такое как SAP, делает его чрезвычайно простым благодаря электронной автоматизации.

  Наличие эффективного процесса получения товаров дает следующие преимущества:

  • Вы можете отслеживать время и место получения товаров.
  • Поставщикам не нужно дольше ждать авторизации платежа.
  • Снижает риск авторизации платежа за дефектные и поврежденные товары.
  • Снижает вероятность потери, кражи или неиспользования полученных товаров.
  • Облегчает разделение заказов на покупку и авторизацию оплаты счетов для частичных заказов.

  Если вам нужна помощь с получением товаров, вы можете опубликовать свою юридическую информацию на торговой площадке UpCounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы на UpCounsel приходят из юридических школ, таких как Гарвардский юридический и Йельский юридический, и в среднем имеют 14-летний юридический опыт, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.

  Товар получен Примечание | Товарная накладная

  Каждая компания получает и поставляет товары; будь то сырье, расходные материалы или готовая продукция. Таким образом, Товарная накладная / Товарная накладная / ГРН является важным документом для каждой закупочной компании. Это жизненно важная запись, которую ведет покупатель. Накладная на получение товаров служит внутренним документом, на основании которого выставляются счета-фактуры за полученные товары и производится их оплата.

  Теперь давайте разберемся во всех подробностях, что такое накладная на получение товара / накладная на получение товара / GRN, значение накладной на получение товара, важность накладной на получение товара, какую информацию должен содержать накладной на товар, как выглядит формат GRN, когда выдается ГРН, кто оформляет приходный ордер на товар и т.д.

  Что такое товарная накладная (GRN)? Что такое ГРН?

  Когда поставщик доставляет товары компании-заказчику, приемщик, ответственный за магазин или представитель магазина проводит физический осмотр полученных товаров. Он / она проверяет, что товары соответствуют условиям, указанным в заказе на поставку, в отношении заказанного количества, модели / марки, технических характеристик и характеристик качества, указанной цены и т. д. При необходимости они связываются с отделом инспекции / конечным пользователем для проверки и окончательного одобрение. Только после этого он подтверждает поставку и выдает GRN (извещение о получении товара)

  Таким образом, Накладная о приемке товара является документом, подтверждающим, что полученные товары точно соответствуют заказу на поставку, выставленному компанией, и служит внутренним документом, подтверждающим фактическое получение товаров от Поставщика.

  Копия ГРН направляется в бухгалтерию для сверки со счетом, который будет выставлен поставщиком. Это означает завершение цикла покупки.

  Когда выдается/составляется акт приема-передачи?

  Накладная о приемке товара выдается/составляется, когда полученные товары находятся в идеальном физическом состоянии и соответствуют требованиям, указанным в Заказе на поставку.

  С другой стороны, если все или некоторые из полученных товаров не соответствуют спецификациям, или некоторые из них повреждены при транспортировке, то представитель компании-получателя может забраковать всю партию или часть партии; как может быть дело.

  В случае такого события приходный ордер на товары будет подготовлен только для утвержденных товаров, а недостача станет частью отложенного/пересмотренного заказа на поставку.

  Кто/какой отдел подготавливает акт приема-передачи (ГРН)?

  Ответственность за подготовку накладной о получении товара лежит на отделе склада. Готовятся несколько копий для справки всех заинтересованных отделов, таких как склад/магазин, отдел закупок и финансовый/бухгалтерский отдел, для их справки, записей и необходимых действий (если таковые имеются).

  Какое значение имеет накладная о получении товара (GRN)?

  Накладная о приемке товаров, также иногда называемая накладной о приемке материалов, является важным документом, на который ссылаются несколько команд, таких как магазины/склад, отдел закупок и бухгалтерского учета/финансы. Почему товарный приходный ордер важен для каждого из них?

  Запас/Склад – Обновить инвентарные записи, как только товары поступят на основании GRN. Чем быстрее вход на Склад, тем раньше товары доступны для производства/продажи, в зависимости от обстоятельств.

  Закупки/закупки — для отметки о завершении выполнения Заказа на поставку и оценки работы отдела закупок

  Финансовая группа по счетам к оплате — для перекрестной проверки накладной о приемке товара со счетом-фактурой, выставленным поставщиком, перед осуществлением окончательного платежа . Своевременное получение GRN позволяет осуществлять своевременные и точные платежи.

  Какой формат приходного ордера на товар / Формат приходного ордера / (формат GRN)?

  Ниже приведена накладная на получение товаров или накладная на получение материалов в формате Excel. Пожалуйста, нажмите на ссылку ниже, чтобы загрузить уведомление о получении товара в формате Excel

  Какая информация содержится в сообщении о получении товара (ГРН)?

  • Имя и адрес поставщика
  • Детали заказа на поставку
  • Сведения о доставленных товарах – количество, марка, характеристики, цена
  • Дата и время доставки
  • Имя и подпись управляющего магазином/представителя
  • Имя и подпись конечного пользователя / пользовательского отдела

  Каковы преимущества создания GRN в электронном виде или с помощью программного обеспечения ERP?

  Ранее, когда приходные накладные готовились вручную, действия, связанные с GRN, такие как информирование каждого заинтересованного отдела, изготовление многочисленных бумажных копий и распространение по всем отделам, отнимали много времени и были громоздкими. Кроме того, существовала вероятность человеческих ошибок, потери документов и т. д. Все это могло привести к хаосу и медленной обработке приходных накладных. Информация о запасах не была актуальной, и иногда поставщики даже гонялись за платежами, споря о точном количестве запрошенных/поставленных товаров. иногда даже приводило к задержке платежей. Давайте теперь посмотрим, как генерировать уведомление о получении товаров через 9Программное обеспечение 0231 ERP помогает преодолеть все вышеупомянутые проблемы.

  1. Бизнес-дисциплина

  Задачи отдела закупок – получать материалы надлежащего качества в нужном количестве в нужное время. GRN обеспечивает деловую дисциплину, чтобы товары были получены только в том количестве, в котором они были заказаны, и в желаемые сроки. Точно в соответствии с качеством и условиями заказа на поставку. Таким образом, полученные товары не могут превышать количество и стоимость заказа на поставку. Вы можете установить такие правила, как «Закупка сырьевых материалов должна быть принята только после уведомления об инспекции» и т. д. GRN предоставляет механизм для установления деловой дисциплины получения материалов

  2. Упрощенный обмен информацией

  Когда отчеты о получении товаров генерируются через ERP, становится проще обмениваться информацией GRN одновременно со всеми заинтересованными отделами, включая конечных пользователей и/или отделы качества/инспекции, по электронной почте/SMS или предупреждениям/уведомлениям согласно рабочему процессу, указанному в ERP. Это обеспечивает более легкий и быстрый обмен информацией почти в реальном времени и экономит много бумажной работы и усилий при ручном распространении.

  3. Обновление запасов в режиме реального времени

  GRN обеспечивает разбивку приобретенных расходных материалов, сырья и активов. Как только уведомление о получении товаров вводится в ERP, количество и стоимость запасов немедленно обновляются через ERP в режиме реального времени. Это способствует надлежащему складскому учету и точному учету полученных товаров.

  4.

  Кредиторская задолженность 

  Накладная о приемке товара является базовым документом для различных целей, таких как бронирование счета-фактуры, счет-фактура за перевозку, дисконтирование аккредитива, транспортные платежи, ведение надлежащей информации о гарантии и т. д. Наличие цифрового/электронного GRN обеспечивает правильность и точные записи. Это также обеспечивает более быструю обработку, утверждение и оплату GRN.

  5. Отчеты, тенденции и анализ

  Благодаря хранящимся в цифровых форматах накладным о получении товаров и программному обеспечению ERP становится проще создавать различные отчеты в соответствии с желаемыми критериями. Например. Вы можете создавать отчеты, чтобы увидеть количество/количество полученных товаров, частоту получения товаров, еженедельно/раз в две недели/ежемесячно, были ли какие-либо задержки, отказы, если они касались конкретного материала или поставщика. Все это помогает выявлять проблемные зоны и предпринимать корректирующие действия для повышения эффективности управления цепочками поставок.