Поля в ворде 2019 как сделать: Страница не найдена — COMPSECURITY

Вы можете использовать Word для создания интерактивных цифровых форм, которые другие люди могут заполнить на своих компьютерах, прежде чем распечатать или отправить их вам. Это требует небольшой подготовки, но избавляет вас от необходимости разбирать грязный почерк! Некоторые из инструментов, которые вы будете использовать при создании формы, включают:

• Шаблоны : Формы обычно сохраняются как шаблоны, чтобы их можно было использовать снова и снова.
• Элементы управления содержимым : области, в которых пользователи вводят информацию в форму.
• Таблицы : Таблицы часто используются в формах для выравнивания текста и полей формы, а также для создания границ и полей.
• Защита : Пользователи могут заполнять поля формы, не имея возможности изменять текст и / или дизайн формы.

Показать вкладку разработчика

Прежде чем вы сможете создать форму, вам нужно включить вкладку «Разработчик», чтобы получить доступ к расширенным инструментам.

1. Щелкните вкладку Файл .
2. Выберите Опции .

   Откроется окно «Параметры Word».

3. Щелкните вкладку Настроить ленту слева.

   Столбец справа определяет, какие вкладки ленты включены.

4. Установите флажок Developer .
5. Щелкните ОК .

Вкладка «Разработчик» теперь отображается на ленте.Помимо расширенных инструментов для записи макросов, надстроек и защиты документов, теперь у нас есть доступ к элементам управления формами.

Создать форму

После того, как вы включили вкладку «Разработчик» и создали макет и структуру формы, вы можете начать добавлять поля формы в свой документ с помощью элементов управления содержимым.

1. Поместите текстовый курсор в то место, куда вы хотите вставить поле формы.
2. Щелкните вкладку Developer на ленте.

   Группа «Элементы управления» содержит различные типы элементов управления содержимым, которые можно добавить в форму, а также переключатель для режима «Дизайн».

3. Нажмите кнопку Design Mode в группе элементов управления.

   В режиме «Дизайн» вставленные элементы управления не будут активны, поэтому установка флажка, чтобы переместить его, не будет также проверять его. Вы также можете настроить текст-заполнитель для некоторых элементов управления.

4. Нажмите кнопку Content Control , чтобы вставить выбранный тип элемента управления.

   Элемент управления содержимым вставлен.

   Выберите поле формы и нажмите кнопку «Свойства» на ленте, чтобы изменить параметры элемента управления.В зависимости от типа вставленного элемента управления вы можете изменить его внешний вид, настроить параметры в списке или заблокировать элемент управления после редактирования.

5. Когда вы закончите, нажмите кнопку Design Mode еще раз, чтобы выйти из режима Design Mode.

После выхода из режима «Дизайн» можно использовать вставленные элементы управления содержимым.

Типы элементов управления формой

Существует множество различных типов элементов управления формы, которые вы можете добавить в форму, что позволит людям добавлять различные типы ответов.

Завершить заполнение формы

Когда вы готовы распространить форму, чтобы другие могли ее заполнить, вы можете ограничить форму, чтобы элементы управления содержанием не могли быть удалены или изменены теми, кто ее заполнил.

1. Нажмите кнопку «Ограничить редактирование» на вкладке «Разработчик».

   Панель «Ограничить редактирование» появится справа.

2. Установите флажок Ограничения редактирования .
3. Щелкните стрелку Список ограничений редактирования .
4. Выбрать Заполнение форм .

   Когда этот параметр включен, единственное изменение, которое кто-либо другой может внести в этот документ, — это заполнение полей формы. Они не смогут перемещать, удалять или редактировать сами поля, пока защита не будет отключена.

5. Нажмите кнопку Да, запустить принудительную защиту .

   Пароль не требуется для включения защиты, но вы можете добавить его, если хотите, чтобы никто не отключил эту защиту.

6. Введите пароль (необязательно), затем нажмите ОК .

Теперь документ ограничен, и любой, кому вы его отправите, сможет только заполнить формы.

Как вставлять поля в Word (встроенные или настраиваемые)

Вставить поля в документ Microsoft Word для отображения переменного содержимого

от Avantix Learning Team | Обновлено 10 января 2021 г. (

Применимо к: Microsoft ^® Word ^® 2010, 2013, 2016, 2019 или 365 (Windows)

Вы можете вставлять встроенные или настраиваемые поля в документы Word для отображения переменного содержимого, которое изменится при обновлении полей.Некоторые поля (например, номера страниц, поля слияния или перекрестные ссылки) вставляются автоматически при использовании функций Microsoft Word. Если вы хотите вставить настраиваемые поля, вам нужно будет создать настраиваемые свойства документа.

По умолчанию Word отображает результат поля, а не его коды. Вы можете щелкнуть поле правой кнопкой мыши и выбрать «Переключить коды полей», чтобы отобразить коды полей или результаты полей.

Рекомендуемая статья: Как скрыть комментарии в Word (или отобразить их)

Хотите узнать больше о Microsoft Word? Посетите наш виртуальный класс или живые классы Word>

Если вы работаете с полями в Microsoft Word, вы будете использовать довольно много функциональных клавиш (например, F9).На некоторых ноутбуках вам нужно будет нажать клавишу Fn на клавиатуре, чтобы активировать функциональные клавиши. Например, вместо нажатия F9 для обновления поля или полей вы должны нажать Fn + F9.

Вставка встроенных полей

Чтобы вставить поле, щелкните «Быстрые части» в группе «Текст» на вкладке «Вставка» на ленте. Команда «Поле» отображается в раскрывающемся меню «Быстрые детали» следующим образом:

Ниже находится диалоговое окно «Поле» в Microsoft Word с выбранной страницей:

Чтобы вставить встроенное поле с помощью диалогового окна Поле:

1. Перейдите в то место в документе Word, куда вы хотите вставить поле.
2. Щелкните вкладку «Вставка» на ленте, а затем щелкните «Быстрые части» в группе «Текст». Появится раскрывающееся меню.
3. Выбрать поле. Появится диалоговое окно.
4. В списке имен полей выберите поле. Вы можете отфильтровать список, щелкнув стрелку вниз в списке категорий и выбрав сначала категорию. Выберите «Все», чтобы отобразить все поля.
5. В разделе «Свойства поля» выберите необходимые свойства или параметры.
6. Чтобы просмотреть коды поля в поле «Поле», щелкните «Коды полей».Для некоторых полей эта кнопка нажата по умолчанию.
7. Убедитесь, что установлен флажок «Сохранить форматирование во время обновлений», чтобы применяемое форматирование не удалялось при обновлении полей.
8. Щелкните OK. Поле вставляется в документ.

Отформатируйте результаты поля, применив форматирование текста к полю с помощью вкладки «Главная» на ленте.

Вы можете просмотреть или скрыть все коды полей в документе, нажав Alt + F9. Коды полей заключены в фигурные или фигурные скобки {}, и вы не можете вводить эти фигурные скобки.Не забудьте снова скрыть коды полей, нажав Alt + F9.

Для редактирования встроенного поля в диалоговом окне «Поле»:

1. Щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите команду «Изменить поле». Появится диалоговое окно.
2. Измените свойства и параметры поля.
3. Щелкните OK.

Общие сведения о свойствах документа Word

В Word есть 3 различных типа свойств документа:

• Стандартные свойства документа (также называемые встроенными свойствами документа)
• Пользовательские свойства документа
• Свойства библиотеки документов

Документы Word содержат набор стандартных свойств документа, таких как заголовок, автор, ключевые слова и комментарии.Эти свойства используются для хранения метаданных о вашем документе. Вы не можете изменить названия стандартных свойств, но можете редактировать значения некоторых из них (например, Title). В других стандартных свойствах, которые нельзя редактировать, хранятся данные, которые обновляются автоматически (например, размер или последнее изменение).

Свойства библиотеки документов связаны с документами, которые хранятся в библиотеке документов на веб-сайте или в общей папке (например, файлы в SharePoint).

В дополнение к стандартным свойствам вы можете создавать собственные настраиваемые свойства документа.Эти свойства могут быть созданы для хранения дополнительной информации в документе, отличной от стандартных свойств документа. Например, пользовательские свойства документа могут быть созданы для Product1, Product2, Product3, Sponsor, Project Manager, Cell Phone или Disclaimer. Каждому настраиваемому свойству документа должно быть присвоено имя, тип данных и значение. Четыре типа данных: текст, дата, число и да или №

После создания настраиваемых свойств документа для документа Word их можно затем вставить как настраиваемые поля.

Добавление настраиваемого свойства документа

Чтобы добавить настраиваемое свойство документа:

1. Откройте документ Word, в который вы хотите добавить настраиваемое свойство документа.
2. Щелкните вкладку «Файл» на ленте, а затем щелкните «Сведения» слева. Информация обычно выбирается по умолчанию.
3. В правой части экрана щелкните Свойства. Появится раскрывающееся меню.
4. Выберите «Дополнительные свойства». Появится диалоговое окно.
5. Щелкните вкладку Custom в диалоговом окне.
6. Введите имя для настраиваемого свойства документа в поле «Имя». Вы также можете выбрать одно из других свойств, которые появятся в раскрывающемся списке.
7. Выберите «Текст», «Дата», «Число» или «Да» или «Нет» в качестве типа данных для настраиваемого свойства.
8. Введите значение свойства в поле «Значение».
9. Щелкните Добавить. Настраиваемое свойство отображается в списке внизу диалогового окна.
10. Щелкните OK.

После добавления настраиваемого свойства документа вы сможете вставить его в документ как поле.

В приведенном ниже примере мы добавляем поле для менеджера проекта:

После того, как вы нажмете «Добавить», в списке свойств появится настраиваемое поле:

Вставка настраиваемых полей свойств документа

Значение настраиваемого свойства документа можно вставить в документ Word с помощью полей DocProperty. Пользовательские свойства документа, которые были добавлены в документ, сохраняются вместе с документом независимо от того, вставлены они как поле DocProperty или нет.Вы можете вставлять поля DocProperty несколько раз в документ.

Чтобы вставить настраиваемое поле свойств документа с помощью диалогового окна «Поле»:

Перейдите в то место в документе Word, куда вы хотите вставить поле.

1. Щелкните вкладку «Вставка» на ленте, а затем щелкните «Быстрые части» в группе «Текст». Появится раскрывающееся меню.
2. Выбрать поле. Появится диалоговое окно.
3. В списке имен полей слева выберите DocProperty.
4. В разделе «Свойства поля» выберите имя свойства.
5. Чтобы просмотреть коды поля в поле «Поле», щелкните «Коды полей». Для некоторых полей эта кнопка нажата по умолчанию.
6. Убедитесь, что установлен флажок «Сохранить форматирование во время обновлений», чтобы применяемое форматирование не удалялось при обновлении полей.
7. Щелкните OK. Поле вставляется в документ.

В приведенном ниже примере мы вставляем настраиваемое поле Project Manager, которое мы создали в Advanced Properties:

Обновление встроенных и настраиваемых полей

Word должен автоматически обновлять поля при открытии документа.Многие поля также обновляются автоматически, когда вы переходите в режим предварительного просмотра (щелкните вкладку «Файл» и затем щелкните «Печать»). При желании вы можете обновить поля вручную.

Чтобы обновить поле вручную, щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите «Обновить поле» или нажмите F9.

Чтобы вручную обновить все поля в основной части документа, нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать все, а затем нажмите F9.

Некоторые поля в верхних, нижних колонтитулах или текстовых полях необходимо обновлять отдельно. Щелкните заголовок, нижний колонтитул или текстовое поле, нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все, а затем нажмите F9.Поля страницы не нужно обновлять вручную, потому что они обновляются, когда вы переходите в режим предварительного просмотра.

Если вы хотите отредактировать настраиваемое поле DocProperty, вам нужно будет отредактировать его в диалоговом окне «Дополнительные свойства».

Подпишитесь, чтобы получать больше подобных статей

Вы нашли эту статью полезной? Если вы хотите получать новые статьи, присоединяйтесь к нашему списку рассылки.

Дополнительные ресурсы

Как создавать, форматировать и обновлять оглавления в Word

Как создавать, сохранять, редактировать и использовать шаблоны в Word

Как вставлять, форматировать и обновлять перекрестные ссылки в Word

Связанные курсы

Microsoft Word: средний / продвинутый

Microsoft Word: создание динамических документов Word с использованием полей

Microsoft Word: длинные документы Мастер-класс

Microsoft Word: доступные документы Word

Microsoft Excel: средний / продвинутый

Microsoft PowerPoint: средний / продвинутый

ПРОСМОТРЕТЬ ДРУГИЕ КУРСЫ>

Как создавать заполняемые формы в Microsoft Word

Когда возникает потребность в заполняемых формах, люди часто обращаются к продвинутым редакторам PDF, которые имеют инструменты интерактивных форм. Однако не многие люди осознают, что создавать заполняемые формы в Word просто.

В Word это можно сделать двумя способами. Один из них — использовать текстовые поля повсюду, а затем создавать настраиваемые поля. Другой — использовать инструменты разработчика и различные доступные там элементы управления вводом данных.

Какой вариант выбрать?

Используемый метод зависит от того, какую форму вы создаете.

Вам следует использовать метод настраиваемого поля, если форма:

• Имеет только текстовые поля для заполнения
• Вы не против обучить своих пользователей тому, как заполнять настраиваемые поля
• Вам нужно быстро заполнять формы

Вам следует использовать инструменты разработчика, если форма:

• Требуются раскрывающиеся списки или флажки
• Вы отправляете отдельный файл каждому пользователю
• Вы не хотите обучать пользователей тому, как использовать форму

После того, как вы определились, какой подход вы хотите использовать, вы можете узнать, как использовать каждый вариант ниже.

Создание заполняемых форм в Word с настраиваемыми полями

Создать заполняемую форму с полями очень просто. Сначала создайте форму, введя имя для каждого поля и текст-заполнитель, указывающий, куда должны идти ответы.

Затем вам нужно создать настраиваемые поля для ввода данных. Для этого выберите File , Options и Properties . В разделе «Свойства» выберите Дополнительные свойства .

Откроется диалоговое окно «Свойства документа».Выберите вкладку Custom .

В этом окне вы создадите каждое из настраиваемых полей, которые войдут в вашу заполняемую форму. Назовите каждое поле по очереди и присвойте ему начальное значение.

Выберите Добавить , чтобы добавить каждое поле, а затем продолжите, введя все поля в вашей форме.

По завершении выберите OK .

В документе выделите первое поле формы. В меню Word щелкните меню Insert , щелкните раскрывающееся меню Quick Parts и выберите Fields .Если быстрые части не отображаются в меню «Вставка», вам нужно добавить быстрые части на ленту, чтобы получить доступ к элементу «Поле».

Во всплывающем окне щелкните DocProperty в разделе «Имена полей» и нажмите Your_Name (или другое название поля) в разделе «Свойство».

Продолжайте этот процесс для всех оставшихся полей в форме, пока все они не будут преобразованы в поля.

Вы можете узнать больше об использовании настраиваемых полей различными способами для автоматизации ваших документов.

Заполнение формы с помощью настраиваемых полей

Теперь все, что вашим пользователям нужно сделать, чтобы заполнить форму, — это пройти через все настраиваемые поля и ввести значения.

Для этого им нужно будет выбрать File , Options и Properties . В разделе «Свойства» выберите Дополнительные свойства . Откроется диалоговое окно «Свойства документа». Выберите вкладку Custom .

В окне «Свойства документа» вашим пользователям просто нужно выбрать каждое из свойств и ввести правильное значение для этих полей, а затем выбрать Изменить .

После ввода значений для всех настраиваемых полей, щелчок OK добавит эти значения в правильные поля формы.

Вы можете обновить каждую форму в поле, щелкнув ее правой кнопкой мыши и выбрав Обновить поле . Или вы можете выбрать все поля и нажать F9 .

После обновления настраиваемая форма Word будет содержать все ответы, введенные в настраиваемые поля.

После этого ваш пользователь может сохранить форму и отправить ее вам с правильно заполненными полями.

Как видите, такой подход экономит много времени, поскольку все значения полей можно быстро ввести в одном месте.

Создание заполняемых форм в Word с помощью инструментов разработчика

Если вам нужна более универсальная форма, вам лучше использовать инструменты разработчика в Word, чтобы создать необходимые поля для ввода формы. Прежде чем вы сможете это сделать, вам нужно включить меню разработчика в Word.

Выберите меню Файл и выберите Параметры . В диалоговом окне «Параметры Word» выберите Настроить ленту на левой панели навигации.В Выберите команды из , выберите Основные вкладки . Если Разработчик уже отображается на правой панели, установите флажок, чтобы включить его. Если это не так, выберите Developer на левой панели и нажмите кнопку Добавить >> , чтобы добавить его на правую панель.

Выберите OK для завершения. Теперь вы должны увидеть Developer в меню Windows.

Откройте новый документ Word, выбрав в меню Файл , выберите Новый и выберите Пустой документ .

Выберите Developer в меню и выберите Design Mode .

Вставить текстовое поле

Для ввода текстового поля выберите Plain Text Content Control .

Это вставит текстовое поле ввода в заполняемую форму.

Вставить раскрывающийся список

Чтобы добавить запись из раскрывающегося списка, выберите Элемент управления содержимым раскрывающегося списка .

Будет вставлен раскрывающийся список в заполняемую форму.Однако, чтобы заполнить поле списка, вам необходимо настроить список. Для этого щелкните правой кнопкой мыши раскрывающийся список и выберите Свойства . В поле «Свойства элемента управления содержимым» нажмите кнопку « Добавить », чтобы добавить новые элементы в список.

По завершении выберите OK . Теперь вы увидите, что раскрывающийся список появится в вашей заполняемой форме.

Вы не увидите раскрывающийся список, пока вы создаете форму в режиме дизайна. Но вы можете выбрать Design Mode , чтобы выключить его и проверить, как будет выглядеть раскрывающийся список.

Вставить средство выбора даты

Еще одним полезным инструментом, который можно использовать для заполняемой формы в Word, является элемент управления содержимым средства выбора даты. Выберите это, чтобы добавить опцию выбора даты в вашу форму.

Для настройки этого элемента управления ничего делать не нужно. Он будет работать так, как требуется, чтобы пользователь мог выбрать дату для этого поля.

Вставить флажки

Следующим элементом управления, который можно использовать в заполняемой форме, является элемент управления содержимым флажков.

Сначала вставьте необходимое количество флажков в форму после того, как напишите вопрос над ней.

Затем введите текст для каждого выбора рядом с каждым флажком.

Тестирование заполняемой формы в Word

Вы можете добавить любое количество элементов управления по всей заполняемой форме в соответствии с вашими потребностями. Когда вы закончите, просто выберите режим «Дизайн» в меню «Элементы управления», чтобы выключить режим «Дизайн» и просмотреть готовую заполняемую форму.

Протестируйте все элементы управления в форме, чтобы убедиться, что они работают должным образом.

Как видите, создать заполняемую форму в Word не так сложно, как может показаться.Выбранный вами подход зависит от сложности формы и типов ответов, которые вы ищете.

Попробуйте и посмотрите, какую форму вы можете создать в Word, используя любой из двух методов, описанных выше.

Word для каждого

Word — это способ добавить автоматизацию или автоматический контент в ваши документы. Простым примером является поле {ДАТА}, которое добавит текущую дату к письму.

Скорее всего, вы уже использовали коды полей и не осознавали этого.Дата, Дата печати, Нумерация страниц (текущих и общих страниц), названия глав в заголовке — это лишь некоторые функции Word, в которых используются коды полей. Word Mail Merge — это все о кодах полей.

Даже скромная веб-ссылка — это код поля — любая ссылка в Word при просмотре кодов полей выглядит так: {ГИПЕРССЫЛКА «https://office-watch.com/»} . Это важные знания, если вы хотите найти / заменить веб-ссылки или просто выяснить, почему ссылка не работает.

Вставить коды полей

Быстрый способ добавить код поля Word — это Вставить | Текст, щелкните значок «Быстрые части» и выберите «Поля…» в Word для Windows или Mac.

Затем выберите нужный код поля из списка слева.

Параметры в центральной и правой частях будут меняться в зависимости от выбранного кода поля. В приведенном выше случае список всех быстрых частей / строительных блоков.

Вот поле ДАТА с форматированием и другими параметрами:

Все параметры во Вставке | Диалог поля доступен через переключатели и настройки в самом поле.

Выберите нужные параметры и нажмите OK, чтобы вставить поле.

Показать код поля

Обычно Word показывает результат кода поля, если вы не щелкнете внутри него, затем он станет серым.

Часто вам нужно увидеть код поля и, возможно, изменить его. Нажмите Alt + F9 , чтобы отобразить коды полей, или Shift + F9 , чтобы отобразить только текущий выбранный код поля.

Теперь вы можете изменить код поля и детали. Alt + F9 еще раз, чтобы скрыть коды полей.

Ctrl + A (Выбрать все), затем F9 обновит все поля в документе.

Все варианты кода поля

Для некоторых, но не для всех, коды полей Word показывает более понятную версию параметров. Вот свойства поля для PrintDate, как показано вставкой поля

Выберите один из показанных вариантов. Чтобы увидеть больше вариантов или поработать с предустановленными параметрами, щелкните Коды полей в левом нижнем углу.

Теперь вы можете видеть точный код поля и можете его изменить. Мы изменили формат даты / времени от предустановленного выбора на что-то похожее.

В нижнем левом углу находится «Скрыть коды», который возвращает вас в главное окно свойств поля.
ИЛИ выберите «Параметры…», который отображается для некоторых кодов полей.

Теперь вы можете увидеть больше общих переключателей или форматов.

Коммутаторы специального назначения

На вкладке «Переключатели для конкретных полей» показаны параметры и их коды полей

Если вы хотите узнать больше о кодах полей и переключателях, этот диалог — хороший способ понять опции и соответствующие переключатели.

Код поля для ввода фигурных скобок

Фигурные скобки, которые вы видите, не соответствуют обычным {}, которые вы можете вводить с клавиатуры.

Сделайте скобки кода поля, нажав Ctrl + F9

Вставка | Команда поля — более надежный способ начать новый код поля.

Преобразовать поле в текст

Иногда нужно убрать код поля и оставить только результат. Сделайте это, чтобы код поля больше не обновлялся.

Обычно для этого используются поля DATE или PRINTDATE, которые вы можете оставить фиксированными на текущую дату, а не изменять.

Microsoft называет это «Отмена связи» полем. Остальные из нас сказали бы, что это преобразование кода поля в результат или текст.

доступно только с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + F9 .

Блокировка поля

Альтернативой отмене связи или преобразованию поля является его блокировка.

Заблокировать поле: Ctrl + F11

Разблокировать поле: Ctrl + Shift + F11

Блокировка поля предотвращает обновление поля при сохранении кода поля.Это означает, что отображаемый результат поля не изменится, пока поле не будет разблокировано и обновлено.

В заблокированном поле параметр «Обновить поле» неактивен.

Используете ли вы отключение или блокировку — решать вам.

Лично для окончательной версии письма или другого важного документа мы используем Отмена связи. Особенно это касается фиников. Всевозможные путаницы, смущения и обвинения могут возникнуть, если важная прошедшая буква появляется с неправильной датой, потому что код поля Word был обновлен.Отключение «фиксирует» дату, указанную в документе, без риска случайного обновления.

Дополнительные приемы поиска и поиска Word
Поиск и замена ссылок в документах Word
Показать коды полей gaffe
Форматирование полей слияния писем

Создание и использование полей для заполнения

Поле для заполнения создает «пробел» в шаблоне документа, который может быть заполнен пользователем. Разница между полем для заполнения и полем формы заключается в том, что поле для заполнения предлагает пользователю ввести данные, когда пользователь запускает новый документ с шаблоном.Если у вас есть несколько полей для заполнения в документе, каждое приглашение будет появляться и приостанавливаться для ввода пользователем, затем документ будет отображаться со всеми заполненными полями.

Для создания поля для заполнения

1. Поместите точку вставки в то место, где должен отображаться текст, который будет вводить пользователь.
2. Выберите «Вставить» → «Поле».

3. В списке Имена полей выберите Заполнить.
4. В поле «Подсказка свойств поля» введите текст, который должен отображаться, чтобы запрашивать у пользователя ввод.
5. При желании введите текст по умолчанию.
6. Щелкните OK.
7. Вам будет предложено один раз заполнить поле. Введите ответ. Хотя не имеет значения, что вы вводите, если вы настроили текст по умолчанию, вы должны ввести тот же текст.
8. Щелкните OK.

После вставки одного или нескольких полей для заполнения вы обрабатываете документ как другие формы Word.

• Сохраните форму как шаблон. Выбрать файл ? Сохранить как и в списке Тип файла выберите Шаблон документа.
• Используйте форму, выбрав Файл? Новый и запуск нового документа на основе шаблона.
• Когда новый документ запускается с использованием шаблона формы, вам будет предлагаться каждое поле для заполнения в документе.

Есть несколько важных различий между полями для заполнения и полями формы:

• Есть несколько типов полей формы: текстовое поле, флажок и раскрывающийся список. Поля формы также могут включать форматирование и вычисления.Поле для заполнения — это только текст.
• Поля для заполнения запрашивают пользователя перед тем, как полностью открыть документ. Пользователь должен перейти к каждому полю формы.
• Поля формы требуют, чтобы документ (или хотя бы часть документа с полями формы) был защищен. Документы с заполненными полями не нуждаются в защите, хотя вы можете сделать это по другим причинам.

Подобно полям формы, вы можете пометить поле для заполнения закладкой, а затем вставить ссылку на закладку в другом месте документа, что позволяет автоматизировать создание документа.

Как сделать документы Word заполняемыми, но не редактируемыми | Малый бизнес

Автор: Nicky LaMarco Обновлено 9 апреля 2019 г.

Как владелец бизнеса, бывают случаи, когда вам может потребоваться создать заполняемые формы для заполнения сотрудниками или клиентами. Наиболее распространенный способ сделать это — создать заполняемый PDF-файл. Однако для этого вам необходимо иметь возможность вставлять текстовое поле в Word 2016. Понятно, что не все знают, как это сделать сразу, поэтому может возникнуть необходимость объяснить, как это работает.Оказывается, это не очень сложный опыт, и, как только вы освоите его, вы сможете создать такую ​​форму за несколько минут.

Microsoft Word позволяет создавать бизнес-формы, которые можно попросить людей заполнить в электронном формате, а затем вернуть их вам. Эта функция очень полезна и позволит вам создавать множество различных форм, начиная от форм обратной связи и заканчивая счетами-фактурами, формами заявок на работу и опросами клиентов. Вы можете защитить формы от редактирования с помощью пароля, а также ограничить это редактирование областями, в которых вы хотите, чтобы получатель мог заполнить свои данные или другую информацию.

1. Запустите Word

2. Начните с запуска Microsoft Word. Вы можете сделать это, открыв вкладку Windows в левом нижнем углу рабочего стола и открыв папку Microsoft Office. Там вы найдете Microsoft Word как одно из приложений. Открыв приложение, нажмите кнопку «Офис», затем выберите «Параметры» и «Настроить ленту». Затем вам следует выбрать «Основные вкладки» и убедиться, что установлен флажок «Разработчик». Когда вы закончите, вы можете нажать «ОК.”

3. Введите вопросы

4. Следующий шаг — начать вводить вопросы, которые вы хотите включить в форму. Они могут включать вопросы и любой другой текст, который вы хотите, чтобы читатель видел, но не может редактировать.

5. Выберите заполняемые разделы

6. По завершении перейдите на вкладку «Разработчик» на ленте и щелкните ее. Теперь вы должны взять мышь и поместить курсор в самое первое место, где вы хотите, чтобы отображалось пространство для заливки.Выберите нужный вариант в разделе «Управление» на ленте. К ним относятся раскрывающиеся меню и другие типы меню, флажки и текстовые поля. Выберите то, что вам больше всего подходит. Когда вы закончите, вы можете продолжать повторять процесс, пока не заполните форму всеми необходимыми заполняемыми пространствами.

7. Защита заполняемых форм

8. Перейдите в раздел «Защитить» на ленте и нажмите кнопку «Защитить документ.»Затем следует нажать кнопку« Ограничить форматирование и редактирование ». В появившихся параметрах выберите вариант «Разрешить только этот тип редактирования в документе» и выберите «Заполнение форм». Когда вы закончите, нажмите кнопку с надписью «Да, начать усиление защиты». Он находится под заголовком «Начать принудительное исполнение».

9. Защита паролем

10. Теперь вам нужно защитить свою форму паролем. На экране появится поле с надписью «Введите новый пароль».Введите в него пароль. Вам действительно не нужно вводить пароль, но учтите, что если вы этого не сделаете, любой желающий сможет редактировать ваш защищенный документ.

11. Наконец, вы можете сохранить созданный файл. Назовите свой файл, чтобы его можно было легко найти позже.

Повторяющиеся данные (заполнение нескольких похожих полей)

Эта страница советов по Microsoft Word и справки по Microsoft Word предлагает несколько решений на вопрос: «Как мне ввести данные в одном месте документа и автоматически повторить их в других местах?» Я не собираюсь изобретать велосипед, поэтому после краткого обсуждения я могу просто отправить вас на существующую страницу советов или другие веб-статьи, содержащие полные объяснения некоторых из более всеобъемлющих методов.

Примечание. Многие из этих материалов были подготовлены и опубликованы до выпуска Word 2007 и введения элементов управления содержимым. В разделах с 1 по 6 адресуются методы, которые можно использовать во всех версиях Word (начиная с Word 2000). Некоторые элементы управления графикой и / или пользовательским интерфейсом, о которых я упоминал, могут быть взяты из Word 2003. Тем не менее, методы функционально те же.

См. Раздел 7 «Элементы управления содержимым», если вы хотите перейти непосредственно к информации об элементах управления содержимым, представленных в Word 2007.

Пользовательская форма предоставляет графический интерфейс пользователя (UI) с шаблоном документа, который вы можете использовать, чтобы побудить пользователя документа ввести все соответствующие данные. Введенные пользователем данные затем заполняются в одном или нескольких местах в документе.

2. Он-лайн форма

Если вы считаете, что пользовательская форма устрашает, или если вы хотите избежать использования VBA и макросов, вы можете попробовать онлайн-форму Word (защищенную).

Примечание: давние пользователи Word и особенно пользователи Word 2003, вероятно, будут думать об этом как о просто «защищенной» форме, использующей поля формы.Пользователи, знакомые с интерфейсом Word 2007/2010/2013, скорее всего, будут думать о нем как о «защищенной» форме, использующей «устаревшие» поля формы.

• Онлайн-формы — это документы Word с «заполнением пробелов». Они похожи на заранее напечатанную форму с «полями» на экране вместо пустых строк на бумаге.
• Прелесть онлайн-форм заключается в том, что вы можете заполнить одно поле, а Word автоматически заполнит или заполнит «большинство» других обозначенных «похожих» полей. Пример онлайн-формы представлен в следующем демонстрационном проекте.

Демонстрация онлайн-формы

Word 2003

• Откройте новый пустой документ. Щелкните Вид> Панели инструментов> Формы. Откроется панель инструментов форм.
• Тип — «Имя клиента:»
• Вставьте текстовое поле формы с помощью панели инструментов форм.
• Дважды щелкните поле текстовой формы, чтобы открыть диалоговое окно параметров. Обратите внимание на имя закладки (Text1) и установите флажок «Рассчитать при выходе».

Word 2007/2010/2013

• Откройте новый пустой документ.
• Тип — «Имя клиента:»
• Вставьте текстовое поле формы, используя вкладку «Разработчик», группу «Элементы управления», элемент управления «Устаревшие инструменты», галерею «Устаревшие формы».

Примечание. Если вкладка «Разработчик» не отображается (по умолчанию в Word 2007), ее можно отобразить с помощью Word> Параметры> Популярные> Показать вкладку «Разработчик» на ленте. Для Word 2010/2013 используйте параметры настройки ленты.

• Дважды щелкните поле текстовой формы, чтобы открыть диалоговое окно параметров. Обратите внимание на имя закладки (Text1) и отметьте «вычислять при выходе».«

Я изменил имя закладки. См. Примечание ниже.

Примечания:
Text1 — это имя по умолчанию для первого поля текстовой формы, вставленного в документ. Вы можете изменить это имя практически на все, что захотите, и вам следует изменить его, чтобы оно лучше соответствовало вашему приложению.

Если вы планируете использовать интерактивные (защищенные) формы в Word 2007/2010/2013, см. Мой: Элементы управления классической формой. С надстройкой Classic Forms Controls у вас есть прямой доступ с ленты ко всем старым элементам управления Word 2003 Forms Toolbar.

• Теперь введите одно или несколько полей REF в вашем документе, где вы хотите повторить имя клиента. Поля REF выполняют роль полей типа «нравится», о которых я упоминал ранее.

Примечание. При добавлении полей REF помните, что они должны указывать на правильную цель. Если вы переименовали имя закладки поля формы (например, с Text1 на CustomerName), тогда ваше поле REF должно указывать на CustomerName, например, {REF CustomerName}.

Бонусный совет: вы можете быстро ввести поля REF, набрав и выбрав «REF Text1» или «REF CustomerName» (без кавычек), а затем нажав CTRL + F9.

• После ввода одного или нескольких полей REF нажмите значок «Защитить форму» на панели инструментов «Формы».
• Введите имя в поле формы и нажмите TAB. Word заполнит поля REF Text1 именем, которое вы ввели в поле формы.

Word 2007/2010/2013

• После ввода одного или нескольких полей REF
• Защитить форму

1. Разработчик> Ограничить редактирование
2. Ограничения на редактирование> Установите флажок Разрешить только этот тип редактирования в документе.
3. В раскрывающемся списке выберите Заполнение форм
4. Нажмите Да, начать усиление защиты

Заключение

• Дополнительные примечания и осложнения.

1. Во введении к этому разделу я сказал, что Word будет заполнять или заполнять «большинство» других обозначенных «похожих» полей автоматически.Поля REF, расположенные за пределами основного текстового диапазона документа (например, верхние и нижние колонтитулы, текстовые поля и т. Д.), Не будут автоматически обновляться при выходе из поля. Тем не менее, есть несколько подходящих вариантов. Вы можете использовать поле STYLEREF, как описано в презентации MVP Сюзанны Барнхилл о полях STYLEREF, или вы можете запустить макрос при выходе из поля, который обновит все поля, включая поля REF, в любом месте документа. Дополнительные сведения о макросах для работы с коллекцией полей в Word см. В следующих разделах: Макросы поля.

2. По причинам, слишком сложным, чтобы описывать их здесь, коды REF и других полей не будут обновляться с использованием «вычислить при выходе», если поле REF следует за полем TOC в документе. При условии, что вам не нужно обновлять оглавление после защиты документа, вы можете просто заблокировать поле оглавления (выберите его и нажмите CTRL + F11) перед защитой документа. Когда вам нужно обновить оглавление, вы можете снять защиту с формы и разблокировать оглавление с помощью CTRL + SHIFT + F11. Если важно, чтобы само оглавление было «динамическим» и обновлялось на основе изменений текста поля формы в реальном времени, вы можете использовать метод, показанный ниже.

Поле TOC документа физически расположено после последнего поля REF

Видимое TOC отображается в поле REF

Для процесса требуется бит VBA

Код для выполнения

3. Закладки

Вероятно, самый простой способ — просто выделить и добавить в закладки текст, который вы хотите повторить, и использовать поля REF, как описано выше.

• Последовательность меню Вставить> Закладка открывает диалоговое окно Закладки.Здесь мы создаем закладку «bmCompanyName».

• Создайте поля REF, как описано выше, щелкните правой кнопкой мыши и выберите поле обновления

Бонусный совет: использование имени поля REF в перекрестных ссылках на имена закладок необязательно (т.е. вы можете использовать {REF bmCompanyName} или просто {bmCompanyName}, как я сделал в этом примере).

Бонусный совет: если вы измените значение закладки, просто нажмите CTRL + a, чтобы выбрать все поля, и нажмите F9, чтобы обновить.

4.Ссылка OLE

Просто скопируйте текст, который хотите повторить, и вставьте его в повторяющееся место, используя последовательность меню «Правка»> «Специальная вставка». Вставить как форматированный или неформатированный текст и установить переключатель «Вставить ссылку». Это автоматически создает закладку в исходном местоположении и создает поле ссылки в целевых местоположениях.

5. DocProperty

Почти все методы, описанные выше, применяют перекрестную ссылку к тексту, отмеченному закладкой. У каждого есть свои преимущества и недостатки.

• Даже самая простая форма пользователя требует элементарных макросов VBA.
• Онлайн-форма должна быть защищена соответствующими ограничениями
• Текст, отмеченный закладкой, легко и случайно удаляется

DocProperty прост в использовании и гораздо менее подвержен случайному изменению или удалению. Есть два типа DocProperties: встроенные и настраиваемые. Чтобы просмотреть и применить DocProperties, щелкните Файл> Свойства. На вкладке «Сводка» перечислены встроенные имена свойств DocProperty, на вкладке «Пользовательский» — около дюжины предварительно именованных свойств.Обе вкладки предоставляют пользовательский интерфейс для хранения информации о документе в виде свойств.

Демонстрация DocProperty

• Откройте диалоговое окно «Свойства» («Файл»> «Свойства»).
• Щелкните вкладку «Сводка».
• Заполните поля «Название», «Тема» и «Автор» и нажмите «ОК».

• Откройте диалоговое окно «Свойства» («Файл»> «Свойства»).
• Щелкните вкладку «Пользовательский».
• Введите уникальное имя настраиваемого свойства (например,г., номер значка).
• Применить тип (текст по умолчанию).
• Введите значение value (например, 0001).
• Щелкните «Добавить», затем щелкните «ОК».

• Теперь создайте свои поля. Мы собираемся использовать три встроенных поля (Заголовок, Тема, Автор) и настраиваемое свойство (Номер значка) с полями {DocProperty} для заполнения формы.

Примечание. Использование имени поля «DocProperty» не является обязательным для встроенных свойств DocProperties.Имя поля требуется с настраиваемыми свойствами документа, а имя свойства должно быть заключено в кавычки.

• Встроенные и настраиваемые поля DocProperty можно использовать один или несколько раз в каждом документе для заполнения записей формы и повторения текста. Когда все ваши поля введены, просто выберите все (CTRL + a) и F9, чтобы обновить поля.

6. Автоматические подсказки пользователю

Многие люди спрашивают: «Как мне настроить свой документ или шаблон так, чтобы мне предлагалось ввести информацию, когда я открываю документ или создаю новый документ.»Лучший ответ на этот вопрос — отправить вас обратно в пользовательскую форму. Это интерфейс Cadillac между человеком-пользователем и формой Word. Тем не менее, есть альтернативы. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки. Все они лучше всего использовать с помощью шаблонных тисков. индивидуальные документы.

ФИЛИН поле

• Поле FILLIN запускает запрос, когда новый документ создается на основе шаблона, содержащего поле FILLIN, когда открывается документ, содержащий поле FILLIN, и (к большому сожалению) при печати документа, содержащего поле FILLIN, если » Параметр «Обновить поля» отмечен в меню «Файл»> «Печать»> «Параметры»> «Параметры печати».С полем FILLIN не связана закладка.

Бонусный совет: Вы, конечно, можете вложить поле FILLIN в поле Set, чтобы создать закладку и использовать поля REF, как описано в методе закладки выше или в методе ASK ниже (например, {SET Name {FILLIN «Как вас зовут? «} {REF Name}).

Поля ASK & REF

• Поле ASK запускает запрос, когда поле специально указано на обновление. Как и поле FILLIN, это, к сожалению, происходит при печати.
• В отличие от полей FILLIN, поля ASK не вызывают автоматически запрос при создании нового документа или при открытии существующего документа.
• В дополнение к запуску приглашения поле ASK устанавливает закладку. Затем значение закладки можно использовать с полями REF для повторения данных в нескольких полях.
• На следующем рисунке поле ASK устанавливает значение закладки «bmName». Закладка используется с полями REF для заполнения формы.
• Как и большинство полей Word, поле ASK можно обновить (и, следовательно, запустить запрос), выбрав поле и нажав F9, или обновить все поля документа, нажав CTRL + a, а затем F9.

Бонусный совет. Для автоматического запуска поля ASK шаблона можно использовать следующую единственную строку кода VBA в шаблоне AUTONEW или AUTOOPEN: «ActiveDocument.Fields.Update

(CC) — это функция, представленная в Word 2007. Хотя им есть куда расти, они уже невероятно универсальны и, скорее всего, будут соответствовать или превосходить ваши потребности в повторении данных в документе.

Реальная сила элементов управления содержимым заключается в их способности быть привязанными (или отображенными) к настраиваемому узлу данных XML, содержащемуся в новом формате файла OfficeOpenXML.Через эту привязку:

• Все CC, сопоставленные с уникальным узлом данных, отражают одно и то же значение.
• Если вы изменяете значение в документе CC, который сопоставлен с узлом данных, то значение узла данных также обновляется и изменяется.
• Следовательно, все другие CC, сопоставленные с этим узлом данных, обновляются и изменяются.

Вы видите огромное влияние и преимущество? Это означает, что «любые и все» из ваших повторяющихся полей данных могут служить полем основных данных.Например, если вы находитесь в конце длинного документа и замечаете орфографическую ошибку в имени клиента, вы можете изменить его тут же, и все предыдущие сопоставленные CC обновятся !! Вам не нужно возвращаться к началу документа, повторно открывать форму или диалоговое окно свойств, чтобы обновить данные.

Встроенные элементы управления содержимым основных / расширенных / титульных страниц

• Очень простой метод повторения данных с элементами управления содержимым, не требующий каких-либо знаний в области программирования XML и VBA или других сторонних инструментов, заключается в использовании одного или нескольких встроенных элементов управления содержимым Core / Extended / Cover Page Property.
• Коллекция состоит из 15 предопределенных элементов управления содержимым, сопоставленных с внутренними узлами данных в файловой структуре OpenOfficeXMLFormat документа.
• Вставьте элементы управления в документ, используя вкладку «Вставка»> «Текст»> «Быстрые части»> «Свойства документа».

Примечание. Эти элементы управления фактически сопоставлены с 15 подобными именованными встроенными свойствами ядра, расширенными или титульными страницами, и они могут обеспечить эффективный способ управления этими свойствами. Если вы вставляете один и вводите значение, а затем переходите к диалогу свойств документа, неудивительно, что там отражены данные.

• Но это ваше приложение, используйте его так, как вам будет проще работать. Если вам нужно повторяющееся поле данных и не требуется свойство титульной страницы «Аннотация» (например), вставьте элемент управления «Аннотация» в свой документ, используйте вкладку «Разработчик»> «Элементы управления»> диалоговое окно «Свойства», чтобы переименовать его в соответствии с требованиями. ваши потребности и ваша работа сделана.

Примечания:
1. Помните, что описанный выше метод использует элемент управления содержимым, разработанный для встроенного свойства титульной страницы «abstract.«Хотя мы переименовали его в« Имя клиента », он по-прежнему управляет титульной страницей« Аннотация ».
2. Некоторые свойства расширенной и титульной страницы в каком-то смысле не являются «чистыми» свойствами документа. Например, если вы попытались использовать поле {DocProperty «Abstract»} в своем документе, результат вашего поля вернет ошибку.

Простые связанные элементы управления содержимым

Хотя на самом деле это не было нанесено на карту, Аарон Марин предложил следующий быстрый и простой метод через отзывы пользователей на этой странице:

• Вставьте элемент управления содержимым в виде обычного текста.
• Выберите элемент управления (щелкнув небольшую вкладку элемента управления), затем «Разработчик»> «Элементы управления»> «Свойства» и определите заголовок для элемента управления.
• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Копировать».
• Поместите курсор в то место, где вам нужно повторить текст.
• На вкладке «Главная» нажмите «Вставить»> «Специальная вставка» и нажмите кнопку «Вставить ссылку». Затем в раскрывающемся списке «Как» выберите «Неформатированный текст» и нажмите «ОК».
• Теперь каждый раз, когда текст изменяется в исходном элементе управления и вы выходите из него, все связанные копии будут обновлены.

Примечание: К сожалению, просто связанные элементы управления очень хрупкие, что не очень практично в большинстве ситуаций. Если вы сохраните файл под новым именем, связь между элементами управления будет разорвана. Я оставил здесь метод в информационных целях.

Расширенное настраиваемое отображение

Полное обсуждение VBA и «скрытой» работы хранилища данных XML выходит за рамки этой страницы советов. Хорошее понимание того и другого требуется, если вы решите засучить рукава и создать собственное подробное хранилище данных настраиваемого управления контентом.Однако просто для полноты картины следующий сценарий VBA позволит вам создать несколько элементов управления содержимым, сопоставленных с одним узлом данных:

Скрипт VBA:

 Подложка AddContentControlAndMap ()
Dim oCC как Word.ContentControl
Dim oCustomPart как Office.CustomXMLPart
«Все новые документы уже имеют встроенные 3 зарезервированных customXMLParts. Создаем \ пользуемся 4-м.
'Если он не существует (и он не будет' 'при первом запуске этого кода _
 тогда мы выдадим ошибку и используем ее для ее создания.При ошибке Перейти к Err_NoXMLPart
Установите oCustomPart = ActiveDocument.CustomXMLParts (4)
Err_ReEntry:
'Создайте CC при выделении.
Установите oCC = ActiveDocument.ContentControls.Add (wdContentControlText)
С oCC
  'Дайте это по названию
  .Title = "Моя сопоставленная копия"
  'Сопоставьте CC с узлом данных customXMLPart.
  .XMLMapping.SetMapping "/ ccMap / ccData [1]"
Конец с
Выйти из подводной лодки
Err_NoXMLPart:
'Определите customXMLPart и узел данных.
Установите oCustomPart = ActiveDocument.CustomXMLParts.Add ("   ")
Возобновить Err_ReEntry
Конец подписки
     

См. Раздел «Установка макросов» для получения инструкций по настройке и использованию макросов на этой странице советов.

Добавляя дополнительные дочерние узлы к базовому XML и разумно управляя отображением, вы можете связать десятки или сотни элементов управления содержимым с десятками или сотнями уникальных узлов данных.

Для вашего удобства я включил инструменты для упрощения сопоставления элементов управления содержимым в надстройке шаблона Word: Инструменты управления содержимым.

8. Поля StyleRef

Текст, возвращаемый StyleRef, определяется несколькими факторами: 1) именем стиля, 2) применяемыми переключателями и 3) расположением поля в документе. В следующем примере я создал стиль символа с именем WordDef и применил его к первому слову в каждом из перечисленных определений:

Когда отображается результат полей, результирующий текст оценивается в соответствии со следующими правилами:

• Word ищет на текущей странице указанный стиль сверху вниз.
• Если стиль не найден, Word выполняет поиск от верха страницы до начала документа, а затем от низа страницы до конца документа.
• Если используется параметр \ l, Word выполняет поиск снизу страницы до начала, а затем до конца документа.

Примечание. Указанный стиль должен применяться к тексту в основной части документа. В противном случае поле вернет «Ошибка — в документе не найден текст указанного стиля.«

Полный список переключателей поля StyleRef и поведения положения см .: Поле StyleRef

9. Переменные документа

Наконец, «Скрытые жемчужины» в Word, переменные документа. Переменные документа, создаваемые, редактируемые и уничтожаемые только с помощью VBA, обеспечивают надежный метод хранения информации. Эта сохраненная информация остается частью документа и готова к повторному использованию, даже если документ был закрыт, а затем снова открыт. Эта информация легко извлекается и отображается в вашем документе с помощью поля DocVariable.Следующий шаблон содержит примеры переменных документа и полей DocVariable, используемых для создания простой формы. В шаблоне также представлены примеры настройки свойств документа с помощью VBA: шаблон VBA.

Примечание. Дополнительные сведения о переменных документа см. В разделе «Создание и использование пользовательской формы».

Вот и все! Я надеюсь, что вы нашли эту страницу советов полезной и информативной.