Поиск в документе: Поиск текста в документе — Служба поддержки Майкрософт

Урок 47. Поиск в документе – Эффективная работа в MS Office

Продолжаем работать с документом с урока 46. Если вы потеряли документ, то вот вам ссылка ‒ скачивайте! Документ получился неплохой с небольшим количеством стилей, с удачно вставленным оглавлением:

Практически в любом документе есть большое количество списков. В сущности список – это простейшее средство структурирования текста. Следовательно нам понадобиться стиль текста для маркированного списка. Разработчики Word побеспокоились заранее и создали несколько встроенных стилей для маркированных и нумерованных списков. Но не советую ими пользоваться. Нам важно понять: почему? Это первый вопрос.

На уроке 9 «Создание собственного стиля» мы как раз занимались созданием стиля «Список_тире». Так что вопросов с созданием нового стиля у нас быть не должно, но повторить не мешает. Второй вопрос.

После создания пользовательского стиля со списком нам предстоит применить стиль к нужным участкам текста. А если мы работаем с большим документом? Для меня документ в 200 страниц считается небольшим документом.

Конечно, можно тщательно пройти по всему документу, отыскивая нужные места. Если у вас документ в 20 страниц, то вы так и сделайте. А если 600 страниц? Вот и третий вопрос.

Я обозначила вопросы. Будем решать?

По окончании урока вы сможете:

1. Рассказать о нежелательности использования встроенных стилей маркированных и нумерованных списков
2. Создать пользовательский стиль текста «Список_тире»
3. Найти по всему документу места расположения списков и применить к ним стиль «Список_тире».

1. Нежелательность использования встроенных стилей маркированных и нумерованных списков

На уроке 13 «Встроенные стили. Первое знакомство» я рассказала, что такое встроенные стили. Я даже сделала скриншот с перечнем все встроенных стилей:

Как можете видеть стилей текста со списком там достаточно.

Я воспользовалась любезностью разработчиков Word и применила встроенные стили к нумерованному и вложенному маркированному списку:

Всё получилось хорошо и нумерация не поплыла. Но нужные мне стили в рабочем окне «Стили» размещаются в разных местах согласно алфавиту. Это страшно неудобно! Переименовать эти стили так, чтобы они располагались рядом, невозможно (см. урок 13 «Встроенные стили. Первое знакомство»).

Название Встроенного стиля нельзя заменить. Ваши изменения в названии Встроенного стиля только добавятся к названию Встроенного стиля.

Следовательно, надо делать пользовательские стили.

Понять и запомнить!

Называть пользовательские стили следует так, чтобы они сортировались в соответствии с алфавитом

Пример из моей практики:

Как видите в моих документах все стили списков начинаются со слова «Список». Поэтому они стоят рядышком в рабочем окне «Стили».

Тем более, что в моем случае это многоуровневые списки (урок 23 «Многоуровневый список»).

Я всегда называю пользовательские списки с учетом расположения имен списков в рабочем окне «Стили». Это позволяет сэкономить кучу времени при форматировании документа. Очень легко ориентироваться по перечню стилей, если они расставлены в определенном порядке. Посмотрите ещё один пример:

В документе есть абзацы с нумерацией приложения и абзацы с названием этого приложения. Эти абзацы по тексту документа всегда рядом. Поэтому я дала названия стилям соответственно «Приложение» и «Приложение_Название», а не «Название приложения»!

Понять и запомнить!

Теперь в рабочем окне «Стили» имена этих стилей рядышком и этим очень удобно пользоваться

2. Создание пользовательского стиля «Список_тире»

Повторяем урок 9 раздел 4, но уже с документом, который вы скачали.

Шаг 1. Находим в документе место списка (страница 8):

Как видите маркированный список назначен вручную, но стиль самих абзацев «Обычный».

Шаг 2. Задаем выравнивание абзацев по ширине (лента Главная → группа команд Абзац → команда Выравнивание по ширине):

Шаг 3. Открываем окно «Создание стиля» (лента Главная → группа команд Стили → кнопка выпадающего меню → команда Создать стиль…):

Шаг 4. Вводим в поле «Имя:» название «Список_тире»:

В рабочем окне «Стили» появится новый стиль «Список_тире:

А дальше задача: найти все списки по документу. Что характеризует список, как субъект текста? Наличие знака препинания «Двоеточие»! Можно ли найти этот знак? Да, Word’е есть такая команда (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Найти):

На этом уроке мы только знакомимся с этой командой. Команда «Найти» дают нам возможность увеличить производительность труда в разы! Приступим?

3. Поиск по всему документу места расположения списков

Для начала выясним вопрос: встречается ли знак препинания «двоеточие», которое не имеет отношение к списку? Очень и очень часто. Например:

Следовательно, стоит задача: создание уникальной записи для поиска списков. Посмотрите на список, который мы только что делали:

Предложение, открывающее список → двоеточие → непечатаемый символ конца абзаца → пункт списка. То есть искать надо знак препинания «двоеточие»+ символ конца абзаца. На уроке 1 «Непечатаемые символы» я сказала: «Непечатаемые служебные символы помогают правильно работать с документом».

Шаг 1. Открыть диалоговое окно «Найти и заменить» (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Найти → команда Расширенный поиск):

Шаг 2. Вводим знак препинания «двоеточие» с клавиатуры и увеличиваем диалоговое окно (нажать клавишу «Больше» в левом нижнем углу диалогового окна):

Шаг 3. Вводим непечатаемый символ конца абзаца (команда Специальный → команда Знак абзаца):

Команда « Специальный» открывает список специальных (непечатаемых) символов. Диалоговому окну «Найти и заменить» и в частности этому списку будет посвящен не один урок.

Шаг 4. Теперь только остается нажимать клавишу «Найти далее»:

Я свернула диалоговое окно «Найти и заменить» исключительно для того, чтобы размер скриншота был поменьше.

У этого диалогового окна есть одна исключительная особенность: диалоговое окно нет нужды закрывать. Вы можете спокойно «уйти» с этого окна на текст документа и вернуться обратно в диалоговое окно «Найти и заменить». Честно, я не знаю другого диалогового окна с таким свойством. Поэтому, не закрывая окна…

Шаг 5. Выделяем список и присваиваем ему стиль «Список_тире»:

Шаг 6. Повторяем Шаг 4 и Шаг 5. У меня эта процедура для документа в 600 страниц занимает минут 30.

И под занавес. Сейчас я уже не делаю так. Не ищу двоеточия. Я перехожу в окне поиска в режим «Постановочные знаки», в поле «Найти» записываю определенное выражение. Это позволяет мне выделить все части текста с подозрением на список по всему документу и одномоментно присвоить им стиль «Список».

Теперь вы можете:

1. Рассказать о нежелательности использования встроенных стилей маркированных и нумерованных списков
2. Создать пользовательский стиль текста «Список_тире»
3. Найти по всему документу места расположения списков и применить к ним стиль «Список_тире».

Поиск в тексте документа

Простой визуальный просмотр текста документа, а также переход по пунктам оглавления, не всегда позволяют быстро найти в документе интересующую информацию. В связи с этим в программе «ГРАНД-СтройИнфо» предусмотрена специальная функция для быстрого поиска в тексте документа отдельных ключевых слов или более сложных словосочетаний.

Для перехода к поиску необходимо нажать функциональную клавишу F3, комбинацию клавиш Ctrl+F, либо совершить одиночный щелчок левой кнопки мыши по специальной строке поиска, которая постоянно находится на экране, и расположена непосредственно под панелью инструментов. До этого момента строка поиска была в неактивном состоянии, зато после выполнения указанного действия в строке поиска появляется мигающий курсор, что означает возможность ввода текста.

Приступая к поиску, следует открыть на панели инструментов вкладку Главная, на которой расположены все необходимые команды и настройки (опции) для поиска.

Рис. 27. Поиск в тексте документа.

Многие необходимые рекомендации по поводу поиска информации в электронной библиотеке «ГРАНД-СтройИнфо» уже были даны в пункте, посвящённом поиску документов в базе. Поэтому здесь остаётся только напомнить основные положения и ещё кое-что добавить в дополнение к ранее написанному.

В качестве поискового запроса можно ввести одно или несколько слов, разделённых пробелами. При вводе очередного слова автоматически открывается выпадающий список, где предлагаются целые слова, которые начинаются с введённого фрагмента и присутствуют в тексте текущего открытого документа. Если в тексте документа не оказалось ни одного подходящего слова, то введённый фрагмент подчёркивается красным.

Как обычно, следует иметь в виду, что используя в поисковом запросе вместо целого слова только корневую часть без окончания, можно получить более полный результат поиска с учётом всех возможных форм данного слова. При этом опция Точное совпадение слов в группе Поиск на вкладке Главная обязательно должна быть отключена.

В дополнение к ранее написанному рассмотрим теперь особый случай, когда поиск в тексте документа выполняется по нескольким словам. Например, если при работе с МДС 81-35.2004 необходимо найти в данном документе информацию об особенностях определения сметной стоимости работ, выполняемых при ремонте и реконструкции зданий и сооружений. Приняв решение, что указанную тему определяют два ключевых слова – ремонт и реконструкция – мы вводим в строке поиска поисковый запрос ремонт реконст.

Ясно, что в соответствии с логикой наших действий все заданные слова из поискового запроса должны располагаться в тексте документа рядом друг с другом, в пределах относительно небольшого текстового фрагмента. Поэтому при поиске по нескольким словам необходимо выбрать какое-либо ограничение при помощи опций в группе Расположение слов на панели инструментов на вкладке Главная.

В рассматриваемом примере выбираем ограничение по дистанции (отмечаем флажком опцию Диапазон слов) и указываем количество слов в диапазоне, равное 5. В качестве альтернативного варианта здесь предлагается ограничение по параграфам – то есть, вместо опции Диапазон слов можно было бы отметить флажком опцию Количество параграфов и указать, что все заданные ключевые слова должны входить в один параграф (либо два последовательных параграфа, три последовательных параграфа и т. д.).

Для того чтобы запустить поиск в тексте документа с заданными настройками поиска, требуется нажать кнопку Поиск на панели инструментов, либо просто подтвердить введённый поисковый запрос нажатием клавиши Enter. После завершения поиска выполняется переход на найденный текст, при этом в документе выделяются слова, использованные в поисковом запросе.

Рис. 28. Результат выполненного поиска отображается в тексте документа.

В ситуации, когда в документе несколько раз встречается текст, удовлетворяющий заданному поисковому запросу, можно автоматически переходить на следующее либо предыдущее найденное совпадение. Для этого предназначены кнопки Поиск и Поиск назад, расположенные на панели инструментов на вкладке Главная.

Функции поиска документов

Быстро находите нужные файлы с помощью мгновенного полнотекстового поиска и поиска по метаданным документов .

Мгновенный поиск и извлечение документов с помощью технологии поиска документов в Document Locator.

Файлы легко извлекаются с помощью полнотекстового поиска по тегам содержимого и метаданных. Критерии поиска документа могут включать любую комбинацию содержимого, свойств или сведений о файле, таких как примечания или сведения о рабочем процессе. Все поиски документов выполняются быстро, а результаты возвращаются немедленно.

Электронный поиск документов является значительным преимуществом по сравнению с общими файловыми серверами, персональными дисками и картотеками, где часто трудно найти информацию.

Кроме того, поисковые запросы можно сохранять, чтобы их можно было использовать повторно и делиться ими с другими. Кроме того, технология предварительного просмотра документов позволяет просматривать содержимое файлов в результатах поиска еще до открытия файлов. Вы даже можете искать содержимое отсканированных бумажных файлов в системе.

Поиск отсканированных бумажных файлов

Бумажные файлы преобразуются в полнотекстовые цифровые документы с возможностью поиска в Document Locator. Технология сканирования OCR (оптическое распознавание символов) превращает печать на бумаге в текст с возможностью поиска. Вы можете искать все по словам или фразам в файле и быстро находить именно то, что ищете.

Несколько способов поиска файлов

Поиск файлов в системе с помощью одного из нескольких инструментов поиска: быстрый поиск, расширенный поиск, расширенный поиск или поиск в моей DL. Быстрый поиск — это удобный инструмент поиска, встроенный в панель инструментов Windows и навигацию в веб-браузере. Расширенный поиск также встроен в Windows и доступен в браузере. Power Search расширяет возможности поиска файлов в Document Locator из других приложений. My DL позволяет выполнять глобальный поиск по всем репозиториям.

Искомые термины выделяются в файлах

При поиске в локаторе документов поисковые термины автоматически выделяются в файле после его открытия. Это экономит время, позволяя легко сразу найти определенные области документа, где находится термин. Автоматическое выделение условий поиска работает с PDF, Word и другими файлами Microsoft Office. Просто выполните поиск в Document Locator, откройте документ, и когда документ откроется, искомые термины будут автоматически выделены. Кроме того, вы можете перейти непосредственно на страницу, где находится термин, используя навигацию по закладкам.

Функции поиска документов

• Полнотекстовый поиск по содержимому электронных документов, сообщений электронной почты, PDF-файлов, отсканированных документов OCR, чертежей САПР и многого другого.
• Мгновенный поиск документов по множеству критериев поиска. Результаты поиска возвращаются немедленно.
• Создать поиск с использованием нескольких критериев во всех категориях поиска.
• Ограничить поиск документов последней версией, всеми версиями или подмножеством предыдущих версий.
• Поиск по информации пользовательского профиля (метаданные).
• Поиск информации о файле, такой как описание, статус, диапазоны дат и т. д.
• Сохраняйте пользовательские поисковые запросы, чтобы их можно было использовать повторно, и делитесь сохраненными поисковыми запросами с другими.

Подробнее:

• Техническое описание поиска документов (PDF)
• Профилирование документов
• Полнотекстовое индексирование

Как искать в Документах Google слово или фразу

• Вы можете искать в Документах Google слово или определенные символы, а также находить и заменять выбранный текст в документе.
• Вы также можете использовать сочетания клавиш на Mac или ПК для поиска в Документах Google.
• Вот как выполнять поиск в Документах Google на компьютере или мобильном устройстве.
• Посетите домашнюю страницу Business Insider, чтобы узнать больше.

Документы Google очень просты в использовании.

Разработанные так же, как стандартное программное обеспечение для обработки текстов, они имеют те же инструменты, которые вы ожидаете от программы Microsoft Word или текстового процессора Apple Pages, такие как различные шрифты, полужирное начертание, курсив, управление отступами, списки, маркеры и т. д. вперед.

Как и следовало ожидать от любого хорошего текстового процессора, Google Doc также легко найти.

С помощью нескольких щелчков (или касаний, если вы используете мобильный телефон) вы можете найти любое слово или термин в документе и, если хотите, заменить его в одном или каждом случае, в котором оно встречается. Вот как.

Ознакомьтесь с продуктами, упомянутыми в этой статье:

MacBook Pro (от 1299,99 долларов США в Best Buy)

Samsung Chromebook (от 189 долларов США в Best Buy)

iPhone Xs (от 9 долларов США)99,99 в Best Buy)

Google Pixel 3 (от 799,99 долларов в Best Buy)

Поиск в Документах Google на компьютере

1. Откройте Документ Google на своем компьютере.

2. Нажмите на слово «Изменить» на панели задач и выберите «Найти и заменить».

Выберите «Найти и заменить» в меню. Стивен Джон/Business Insider

3. Затем во всплывающем окне вы можете ввести слово или слова, которые хотите найти, используя кнопку «Далее» по мере необходимости.

4. Если хотите, введите слово или термин, чтобы заменить выбранный экземпляр, а затем нажмите «Заменить» или «Заменить все».

Вы можете заменять опечатки во всем Документе Google с помощью функции «Найти и заменить». Стивен Джон/Business Insider

На Mac сочетание клавиш для поиска и замены — Command+Shift+H. На ПК это CTRL+H.

Чтобы найти термин, который вы не планируете заменять, выполните более простой поиск с помощью клавиш Command+F на Mac и CTRL+F на ПК.

Как искать в Документах Google на iPhone

1. Откройте Документ Google через мобильное приложение.

2. Коснитесь трех горизонтальных точек в правом верхнем углу.

Откройте меню в правом верхнем углу. Стивен Джон/Business Insider

3. В появившемся меню нажмите «Найти и заменить».

Выберите «Найти и заменить». Стивен Джон/Business Insider

4. Введите слова, которые нужно найти, в текстовую строку в верхней части экрана, затем нажмите «Поиск» внизу.

5. Если хотите, введите слово или термин для замены выбранной копии, затем нажмите «Заменить» для одной замены или «Все» для замены каждого экземпляра.

Найдите слово, выполнив поиск в верхней части экрана, а затем замените его, введя его в поле поиска. Стивен Джон/Business Insider

Как искать в Google Docs на устройстве Android

1. Откройте Google Doc.

2. Коснитесь трех вертикальных точек.

3. Затем нажмите «Найти и заменить».

4. Введите слово или фразу, затем коснитесь значка увеличительного стекла для поиска.

5. Теперь вы можете выбрать «Заменить» или «Заменить все».0086

Как изменить межстрочный интервал в любом тексте в Документах Google с рабочего стола или мобильного устройства

Как редактировать файлы Документов Google в автономном режиме, когда у вас нет Интернета или вы пытаетесь устранить отвлекающие факторы в Интернете

Как «отменить общий доступ» к документу Google, чтобы сделать его личным после того, как вы уже поделились им с другими

Стивен Джон

Внештатный писатель

Стивен Джон — независимый писатель, живущий недалеко от Нью-Йорка: 12 лет в Лос-Анджелесе, четыре в Бостоне и первые 18 лет в округе Колумбия.