Разное

Outlook как настроить автоархивацию в outlook: Архивация в Outlook для Windows — Outlook

Содержание

Архивация в Outlook для Windows - Outlook

Существует несколько способов архивации сообщений в Outlook. Выбор способа зависит от типа учетных записей электронной почты, настроенных в Outlook.

У всех учетных записей есть доступ к папке "Архив". Для учетных записей Microsoft 365, Outlook.com и Exchange папка "Архив" — это одна из стандартных папок Outlook, таких как "Входящие", "Отправленные" и "Удаленные". Эту папку невозможно удалить. Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange или Exchange Online, политики папок, например политики хранения, применяются к папке "Архив".

Для учетных записей POP и IMAP можно создать папку "Архив" или назначить существующую папку папкой архива.

Расположение папки "Архив" для учетных записей Microsoft 365 и Exchange невозможно изменить.

При перемещении сообщений в папку "Архив" с помощью кнопки "Архивировать" размер почтового ящика не уменьшается. Если вам нужно уменьшить размер почтового ящика, воспользуйтесь серверным архивом в Microsoft 365 для предприятий или архивацией элементов вручную.

Архивация сообщений с помощью кнопки "Архивировать"

Для перемещения одного или нескольких сообщений в папку "Архив" без их удаления можно использовать кнопку "Архивировать" в группе "Удалить" на ленте. Архивация обеспечивает целый ряд преимуществ.

  • Архивные элементы можно легко найти с помощью поля поиска или путем перехода в папку "Архив".

    По умолчанию при вводе условия в поле "Поиск" Outlook выполняет поиск во всех папках почтового ящика.

  • Элементы по-прежнему доступны на телефоне или другом устройстве в папке "Архив".

Архивация элементов в Outlook

  1. Выберите в папке одно или несколько сообщений, которые нужно архивировать.

  2. В группе Удалить нажмите кнопку Архивировать. Вы также можете использовать клавишу BACKSPACE для мгновенной архивации одного или нескольких выбранных сообщений.

    Примечание: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com папка Архив уже существует, даже если вы еще не пользовались этой функцией. Ее можно найти в списке папок Outlook. Если вы не видите папку в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, выберите

    Файл > Учетная запись Office > Параметры обновления > Обновить.

  3. Сообщения будут перемещены в папку "Архив". Если вы архивировали сообщение по ошибке, перейдите в папку "Архив" и переместите его обратно в папку "Входящие".

Примечание. Кнопка Архивировать отображается только в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. В предыдущих версиях Outlook на ленте нет кнопки Архивировать.

Архивация сообщений с помощью клавиатуры

Вы можете нажать клавишу BACKSPACE для архивации одного или нескольких выбранных сообщений. Если нажать клавишу DELETE, сообщения будут перемещены в папку

Удаленные. Изменить поведение клавиши BACKSPACE невозможно. 

Примечание. Если сообщение открыто в отдельном окне, а не в области чтения, нажатие клавиши BACKSPACE не приведет к архивации сообщения. Вам потребуется закрыть сообщение и просмотреть его в области чтения, чтобы выполнить архивацию с помощью клавиши BACKSPACE. Если сообщение открыто в новом окне, единственным способом его архивации является использование кнопки Архивировать на ленте.

Как отключить архивацию при нажатии клавиши BACKSPACE в Outlook для Microsoft 365?

Чтобы запретить перемещение элементов в папку "Архив" при нажатии клавиши BACKSPACE, можно добавить следующие записи реестра, чтобы отключить эту функцию.
 

Важно!
Будьте внимательны, выполняя действия, описанные в этом разделе. Ошибки при изменении реестра могут привести к серьезным проблемам. Прежде чем начинать, создайте резервную копию реестра для восстановления на случай неполадок.


Путь в реестре групповой политики:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Путь в реестре центра развертывания Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Примечание.

Это исправление не применяется к версиям Outlook с бессрочной лицензией.

Как найти папку "Архив"?

Папка "Архив" находится в списке папок. Чтобы отобразить список папок, выберите ВидОбласть папок > Обычный вид.

Как выполнить поиск в папке "Архив"?

По умолчанию при вводе запроса в поле в верхней части списка папок Outlook поиск выполняется во всем почтовом ящике.

Если вы хотите ограничить область поиска только папкой "Архив", сначала выберите ее в списке папок. После этого поиск будет выполняться только в папке "Архив".

Чем эта функция отличается от серверного архива?

Серверный архив — это функция, предназначенная для корпоративных клиентов Microsoft 365 с чрезвычайно большими почтовыми ящиками. Такие клиенты могут использовать серверный архив, чтобы не удалять старую почту. Серверный архив пользователя подобен второй учетной записи в Outlook с собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поиск в папке "Входящие".

Если серверный архив включен, администраторы и пользователи могут настроить почтовый ящик для автоматического перемещения старых сообщений в серверный архив с помощью политик архивации.

Когда следует использовать архивацию, а когда — серверный архив?

Рекомендуем использовать архивацию для перемещения из папки "Входящие" сообщений, которые больше не нужны. Архив можно считать папкой с документами. Вы можете хранить в нем элементы, но по-прежнему легко получать к ним доступ. Вы также можете удалять сообщения или перемещать их в определенные папки, если вам так удобнее.

Для пользователей организации Office 365 корпоративный с большими почтовыми ящиками советуем настроить политику архивации, которая перемещает элементы в серверный архив по истечении одного года (или более короткого периода, если пользователи превышают квоту почтового ящика быстрее). Благодаря этому пользователям не придется удалять старую почту, чтобы освободить место для новых сообщений.

Почту, хранящуюся дольше указанного времени, можно перемещать из папки "Входящие" и локальной папки архива.

Часто задаваемые вопросы об архивации

Если используется учетная запись Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com, вы не можете выбрать другую папку для архивации. "Архив" — это одна из стандартных папок Outlook, которую невозможно переименовать, переместить или удалить. Если используется учетная запись POP или IMAP, например Gmail, Yahoo или iCloud, вы можете изменить расположение папки "Архив", выбрав Файл > Параметры почтового ящика > Инструменты > Назначение папки архива.

Архивация — это знакомая функция, которая уже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com и даже в других почтовых службах, таких как Gmail. Так как это устоявшийся термин, а серверный архив существует давно, мы решили не менять эти имена.

Автоархивация —это более старая функция Outlook, которая обеспечивает автоматическое перемещение старых сообщений в PST-файл. При этом сообщения удаляются с сервера, а значит их труднее находить. Если жесткий диск, содержащий файл AutoArchive.pst, перестанет работать, сообщения будут потеряны. Сетевой архив — это возможность корпоративного уровня, которая заменяет автоархивацию.

Автоархивацию можно по-прежнему использовать , если у вас нет серверного архива, а ИТ-отдел не отключил ее. Дополнительные сведения об автоархивации в Outlook 2016 см. в статье Автоархивация старых элементов вручную в Outlook для Windows.

Архивация доступна в Outlook для Windows, Outlook Mobile, Outlook в Интернете и Outlook.com. Ее невозможно отключить с помощью групповой политики.

Нужна дополнительная помощь?

Поиск и управление элементов в Microsoft Outlook — Microsoft Office для женщин

Для открытия контакта, элемента календаря, задачи, заметки или полученного сообщения – в области переходов (Область переходов – это столбец в левой части окна Microsoft Outlook, содержащий такие группы, как «Ярлыки» и «Другие ярлыки», а также ярлыки или папки, находящиеся в каждой из этих групп. Для просмотра элементов в папке щелкните эту папку.) щелкните значок типа элемента, который требуется открыть.

Незаконченное сообщение – в области данных выберите Черновики. Запись в дневнике – в меню Перейти выберите команду Дневник. Дважды щелкните элемент, который требуется открыть. Чтобы открыть следующий или предыдущий элемент, нажмите на панели инструментов кнопку «Далее» или «Назад» .

Выделение нескольких элементов

Чтобы выделить соседние элементы, щелкните первый элемент, нажмите клавишу «Shift» и, удерживая ее, щелкните на последнем элементе. Чтобы выделить элементы, расположенные вразброс, нажмите клавишу «Ctrl» и, удерживая ее, щелкните нужные элементы. Чтобы выделить все элементы, выберите в меню Правка команду Выделить все.

Выбор определенных элементов можно упростить, изменив текущее представление. Например, если требуется найти все сообщения с одной темой, откройте папку, содержащую эти сообщения, выберите в меню Вид команду Упорядочить по, а затем – команду Тема. Выберите в представлении требуемые сообщения.

Сохранение сообщения

В Microsoft Outlook автоматически сохраняются все незавершенные сообщения. По умолчанию незавершенные сообщения сохраняются в папке «Черновики» каждые три минуты. Однако расположение и временной интервал могут быть изменены. Кроме того, сообщение может быть сохранено как файл или как шаблон. Изменение интервала времени или расположения для сохранения незавершенных сообщений – выберите в меню Файл команду Параметры. Нажмите кнопку «Параметры почты», а затем – кнопку «Дополнительные параметры». Выполните одно или несколько из следующих действий:

  • изменение расположения хранения черновиков – в области Сохранение сообщений в списке Сохранять неотправленные сообщения в папке щелкните папку «Черновики», «Входящие», «Отправленные» или «Исходящие»;
  • изменение частоты сохранения черновиков – в области Сохранение сообщений в поле «Сохранять неотправленные сообщения каждые» введите число от 1 до 99;
  • сохранение сообщения в виде файла – щелкните на элементе, сохраняемом в виде файла. В меню Файл выберите команду Сохранить как. В поле «Папка» щелкните в том месте, где требуется сохранить файл. В поле «Имя файла» введите имя файла. В поле «Тип файла» щелкните на необходимом типе файла;
  • сохранение сообщения в виде шаблона – если в качестве редактора сообщений используется Microsoft Word, для выполнения данной процедуры это средство необходимо временно отключить.
    1. В окне сообщения выберите в меню Файл команду Сохранить как.
    2. В поле «Имя файла» введите имя.
    3. В списке Тип файла выберите «Шаблон Outlook».
  • изменение формата файла по умолчанию для сохраняемых сообщений – если при сохранении сообщения оно всегда сохраняется по умолчанию в формате Юникод – например, чтобы иметь доступ к сообщениям совместно с сотрудниками, использующими другие языки, такие как греческий, русский, английский, японский или хинди, – то формат файла по умолчанию при сохранении сообщения можно изменить. Выберите в меню Файл команду Параметры. Выберите вкладку Дополнительно. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры». Установите флажок Сохранять сообщения в формате Юникод.
  • Сохранение элемента в виде файла

  1. Щелкните на элементе, сохраняемом в виде файла.
  2. В меню Файл выберите команду Сохранить как.
  3. В списке Папка щелкните папку, в которой требуется сохранить файл.
  4. В поле «Имя файла» введите имя файла.
  5. В списке Тип файла выберите необходимый тип файла.

Копирование элемента

  1. Копирование сообщения, контакта, задачи, заметки или записи в дневнике – Выберите один или несколько элементов в главном окне Microsoft Outlook.
  2. В меню Правка выберите команду Копировать.
  3. Откройте элемент, файл или папку, куда требуется вставить элемент, или оставьте курсор на том же месте.
  4. В меню Правка выберите команду Вставить.

Копирование встречи – в Календаре нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, перетащите элемент на новое время в календаре или на новую дату в календарике (это небольшой календарь, в котором отображается текущий месяц папки «Календарь». С его помощью можно быстро переносить встречи и просматривать другие даты.)

Удаление элемента

Удаление элементов из представления вручную:

  1. Откройте элемент. Выберите один или несколько элементов в главном окне Microsoft Outlook.
  2. Нажмите кнопку «Удалить» на панели инструментов. Элементы будут перемещены в папку «Удаленные».
  3. Чтобы удалить элементы без возможности восстановления, очистите папку «Удаленные». Выполните одно из следующих действий:
    • автоматическая очистка папки «Удаленные» – В меню Файл выберите команду Параметры, а затем откройте вкладку Дополнительно. Установите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе. Чтобы отключить автоматическую очистку папки «Удаленные», снимите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе.
    • очистка папки «Удаленные» вручную – В меню Перейти выберите команду Список папок. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку «Удаленные» и выберите в контекстном меню команду Очистить папку «Удаленные».

Архивация или удаление элементов с помощью автоархивации:

  • Установка параметров автоархивации, используемых для всех папок Microsoft Outlook по умолчанию – по умолчанию автоархивация включена. Однако параметры, используемые по умолчанию, могут быть изменены. В меню Файл выберите команду Параметры, а затем – вкладку Дополнительно. Нажмите кнопку «Автоархивация». Установите флажок Автоархивация каждые x дней и укажите частоту выполнения автоархивации. Выберите требуемые параметры. При изменении файла архива, указанного в поле «Перемещать старые элементы в папку», он изменяется для всех папок, в которых используются параметры автоархивации по умолчанию.
  • Установка параметров автоархивации для отдельных папок – В меню Перейти выберите команду Список папок.
    1. В области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой требуется указать параметры, и выберите в контекстном меню команду Свойства.
    2. Откройте вкладку Автоархивация.
    3. Если папку необходимо архивировать, укажите какие параметры автоархивации использовать – по умолчанию или свои собственные.
    4. Чтобы элементы архивировались не в файл, используемый по умолчанию, задайте другое имя файла в поле «Перемещать старые элементы в папку». При следующем выполнении автоархивации для этой папки для элементов этой папки будет автоматически создан новый файл архива.

Архивация элементов вручную: выберите в меню Файл команду Архивировать. Выберите архивацию всех папок согласно настройкам автоархивации (это либо настройки, используемые по умолчанию, либо настройки, заданные для отдельных папок) или архивацию отдельной папки с использованием параметров, заданных в этом диалоговом окне.

Чтобы элементы архивировались не в файл, используемый по умолчанию, задайте другое имя файла в поле «Файл архива».

Автоматическое удаление или перемещение нежелательных сообщений электронной почты: выберите в меню Файл команду Параметры. Щелкните по ссылке Нежелательная почта и выберите необходимые параметры.

Пропала архивная папка в Outlook 2010

Всем привет, большинство из нас, сотрудников офиса используют ту или иную программу для пересылки электронной корреспонденции. С уверенностью скажу что большинство из наших офис-менеджеров в качестве почтового клиента используют MS-Outlook 2010, а в крупных офисах в качестве почтового сервера также используется Microsoft Exchange с mapi или imap протоколами
, пересылая хоть и не большие письма или ведя переписку с сотрудниками рано или поздно выделенное место (квота) для почтового ящика заканчивается. Более старые письма переходят в архив, настройка автоматической архивации а также размер квоты почтового ящика устанавливается штатными системными администраторами или программистами. Но что делать если в один прекрасный момент папка с письмами которые были перенесены в архив просто исчезла, не отображается в боковой панели почтового клиента.
С такой проблемой столкнулся недавно один из моих сотрудников, из архива почты он пытался образец заявления на отпуск скачать но Архивная папка в почтовой программе пропала, предсказать что послужило причиной исчезновению Архивной папки сказать нельзя. Но вот попробовать вернуть её обратно попытаться можно.
Для начала необходимо определить архивировалась ли предыдущая почта или нет, со слов сотрудника – архивная папка присутствовала – он открывал её, письма в архиве также были за несколько предыдущих лет.
В MS-Outlook 2010 архивная почта хранится в отдельном файле, обычно он называется Archive.pst, конечно злые админы могли переименовать файл при настройке автоматической архивации. Итак – нам необходимо найти все файлы с расширением *.pst на компьютере, для этого сворачиваем все окна отображается рабочий стол – нажимаем F3 – открывается окно поиска – область поиска Компьютер, в строке поиска указываем *.pst

В моем случае нашлось аж три архива почты, по предыдущим записям я точно определил что в качестве текущего архивного файла был выбран Archive22.pst куда и сохранялась устаревшая электронная корреспонденция.

Для того чтобы проверить настройку архивации необходимо зайти в меню Файл и перейти в Параметры outlook

Далее выбираем Параметры и ищем пункт настройки Автоархивация – Настройка Авторахивации,

На панели настройки Автоархивации сразу видно два неверных параметра – 1) Отсутствует галка указывающая на отображение папки архива в списке папок 2) Указанный в настройках файл не соответствует физически имеющимся файлам. Необходимо использовать archive22.pst

После произведенных настроек – отвечаем утвердительно ОК на все вопросы о произведенных изменениях и на всякий случай перезапускаем программу

Запустив вновь почтовый клиент из скриншота видно что Архивная папка вернулась в список папок на боковой панели программы. Остается лишь удостовериться в присутствии всех необходимых файлов в архиве. Если у Вас в результате поиска архива (*.pst) также нашлось несколько файлов – а Вы не знаете какой из них Вам нужен – можно поочередно в настройке автоархивации указать названия архивных файлов и проверить содержимое архивов до нахождения нужного архива почты. Также будет не лишним сделать резервную копию архивных файлов.

Автоматически архивировать ваши старые элементы в Microsoft Outlook на Windows 10

Если вы использовали Microsoft Outlook на своем ПК с Windows , возможно, вы внезапно наткнулись на всплывающее окно с вопросом, хотите ли вы заархивировать старые элементы. Хотя Outlook будет периодически напоминать вам об этом, в этом посте мы увидим, как Автоматически архивировать ваши старые элементы , такие как электронная почта, задачи, заметки, контакты и т. Д., В Microsoft Outlook 2016/2013/2010/2007 для повышения производительности Outlook в Windows 10/8/7, по требованию.

Функция Автоархивация в Outlook помогает управлять пространством в вашем почтовом ящике или на используемом почтовом сервере, автоматически архивируя и перемещая старые элементы в следующее место и сохраняя его в формате .pst:

C: \ Users \ Имя пользователя \ Documents \ Файлы Outlook \ archive.pst

Хотя вы всегда можете вручную перенести старые элементы в файл хранилища, щелкнув Архив в меню Файл , вы также можете автоматически переносить старые элементы с помощью функции автоархивации.

Автоархивирование старых элементов в Outlook

Для этого откройте Outlook и нажмите Файл> Параметры, чтобы открыть следующее окно. Затем нажмите на Advanced в левой части.

Здесь вы увидите настройку AutoArchive. Нажмите на кнопку Настройки AutoArchive, чтобы открыть следующее окно.

Чтобы включить или отключить автоархивирование в Outlook, вам необходимо установить или снять флажок Запускать автоархивирование каждые… дней .

Здесь вы также сможете изменить параметры автоматического архивирования Outlook в соответствии с вашими предпочтениями.

Вы можете:

  • Выберите, как часто запускается Автоархив
  • Если вы хотите получить запрос первым
  • Определите период старения
  • Хотите ли вы удалить старые элементы или переместить их
  • И так далее.

После того, как вы установили их, нажмите OK и выйдите.

Период старения по умолчанию для каждого из элементов выглядит следующим образом, но вы всегда можете изменить его:

Папка TD> период старения td>
TR>
Входящие и черновики td> 6 месяцев td>
TR>
Отправленные и удаленные элементы td> 2 месяца td>
TR>
Исходящие TD> 3 месяца td>
TR>
Календарь TD> 6 месяцев td>
TR>
Задачи TD> 6 месяцев td>
TR>
Примечания TD> 6 месяцев td>
TR>
Журнал TD> 6 месяцев td>
TR>
Table>

Архивирование старых элементов также поможет ускорить и повысить производительность Outlook.

как настроить автоответчик на время отпуска?

Наверх
  • Рейтинги
  • Обзоры
    • Смартфоны и планшеты
    • Компьютеры и ноутбуки
    • Комплектующие
    • Периферия
    • Фото и видео
    • Аксессуары
    • ТВ и аудио
    • Техника для дома
    • Программы и приложения
  • Новости
  • Советы
    • Покупка
    • Эксплуатация
    • Ремонт
  • Подборки
    • Смартфоны и планшеты
    • Компьютеры
    • Аксессуары
    • ТВ и аудио
    • Фото и видео
    • Программы и приложения
    • Техника для дома
  • Гейминг
    • Игры
    • Железо
  • Еще
    • Важное
    • Технологии

как подключить и настроить почту

Почтовый клиент Microsoft Outlook входит в состав пакета программ Microsoft Office. Неудивительно, что многим пользователям привычно и удобно его использовать. Однако характер действий для работы этой программы с почтой от Google имеет некоторые отличия.

Подключение Outlook к Gmail отличается от обычной настройки почтового клиента для работы с известными сервисами Mail.ru или Яндекс. Она производится в две стадии. Сначала необходимо внести изменения в профиль Gmail. То есть активировать для почты возможность работать с протоколом IMAP. Только после этого меняются настройки самого почтового клиента.

Как включается протокол IMAP?

Чтобы подключить поддержку протокола IMAP зайдите в почту Gmail. В окне необходимо выбрать Настройки почтового ящика. Далее ищется раздел под названием «Доступ по протоколу IMAP», в котором надо щёлкнуть по ссылке «Пересылка и POP/IMAP». Остаётся только перевести переключатель в позицию «Включить IMAP» и сохранить изменения. Чтобы результат зафиксировался, нажимаем соответствующую кнопку — она расположена в нижней части страницы.

Профиль успешно настроен – теперь можно вносить изменения в Outlook.

Настройка почтового клиента Outlook

Прежде всего, понадобится завести учётную запись. Чтобы это сделать надо добраться до раздела «Настройка учётных записей» по пути: меню «Файл» — «Сведения». Теперь остаётся только нажать в окошке Настройки кнопку «Добавление учетной записи».

Автоматическая настройка

Дальнейшие действия зависят от того, будете ли Вы вносить данные учётной записи вручную или пожелаете, что Outlook сделал это за Вас автоматически. При выборе второго варианта переключатель в окне «Параметры учётной записи» следует выставить в позицию по умолчанию. Затем заполняются все поля, куда вносятся данные для входа в учётную запись.

Рассмотрим это подробнее: от вас требуется ввести свой электронный адрес, а также пароль учётной записи Gmail. Пароль надо подтвердить, так что ввод происходит в два поля – «Пароль», «Проверка пароля». Если Вы заполнили все поля, жмите «Далее».

Почтовый клиент начнёт подбирать параметры в автоматическом режиме и производить соединение с учётной записью.

Теперь обязательно проверьте свою почту Gmail. На неё должно прийти электронное письмо. В нём будет сообщено, что сервисом GMail заблокирован вход в почту.

Вам нужно разрешить доступ к Вашей почте при помощи Outlook. Чтобы это сделать

Открывается письмо;

Нажимается кнопка «Разрешить доступ»;

Меняется положение переключателя «Доступ к аккаунту» на «Включить»

Как только всё это проделано, повторите попытку подключения к своей почте из клиента Outlook.

Ручной ввод данных настройки

Рассмотрим теперь вариант ручного ввода параметров.

При выборе настройки вручную, переключатель в окне «Добавить учётную запись» надо поставить в позицию «Ручная настройка или дополнительные типы серверов». Щёлкнуть по кнопке «Далее».

Сейчас надо приступить к заполнению соответствующих полей данными.

В появившемся окне просто переводим переключатель в позицию «Протокол POP или IMAP». Сразу переходим на другой этап, нажимаем на кнопку «Далее».

Появится окно «Параметры учётных записей POP и IMAP». Тут от Вас требуется указать некоторые параметры почтового сервера для вашей учётной записи. Сейчас о них расскажем.

А пока заполните раздел «Сведения о пользователе», куда нужно ввести своё имя и адрес электронной почты.

Теперь о данных серверов. В разделе «Сведения о сервере» необходимо выбрать тип учётной записи, то есть значение IMAP. Поле «Сервер входящей почты» надо заполнить следующим адресом: imap.gmail.com. А в поле «Сервер исходящей почты (SMPT)» проставить: smtp.gmail.com.

Переходим в этом окошке к разделу «Вход в систему». Указываем тут имя пользователя (используем в данном случае адрес своей почты) и пароль (тоже от ящика Gmail).

Остальные галочки не трогаем и переходим к дополнительным настройкам. Надо сказать, что кнопка перехода «Другие настройки…» станет активной только при заполнении всех полей с основными данными. Если Вы всё заполнили, то жмите на эту кнопку.

Перед Вами на экране возникнет окно «Параметры интернет-почты», содержащую несколько разделов. Надо будет выбрать вкладку «Дополнительно» и ввести номер 993 в поле номера порта для сервера IMAP, а также 465 (или 587) в поле для сервера SMPT. Пролистываем стрелочку около надписи «Использовать следующий тип шифровального подключения» для порта IMAP и делаем выбор типа – SSL.

Осталось нажать «Ok», а после «Далее». Всё — ручная настройка завершилась. Можно начинать работу в Outlook с новым почтовым ящиком.

Описание функции автоархивации - Outlook

  • 5 минут на чтение
  • Применимо к:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook для Office 365, Outlook 2010 с Диспетчером контактов

В этой статье

Версия данной статьи для Microsoft Outlook 2002: 290847.

Оригинальный номер базы знаний: 830119

Дополнительная информация

Ваш почтовый ящик Outlook растет по мере создания элементов так же, как бумаги скапливаются на вашем столе. В бумажном мире вы можете время от времени пролистывать свои документы и хранить те, которые важны, но редко используются. Вы можете отказаться от менее важных документов, например газет и журналов, в зависимости от их возраста.

Вы можете быстро выполнить тот же процесс в Outlook 2003 и более поздних версиях.Вы можете вручную перенести старые элементы в файл хранилища, выбрав Архив в меню Файл . Или вы можете автоматически перенести старые элементы с помощью функции AutoArchive. Предметы считаются старыми по достижении указанного вами возраста. С помощью функции AutoArchive вы можете удалять или перемещать старые элементы. Outlook может архивировать все типы элементов, но он может находить только файлы, которые хранятся в папке электронной почты, например, в электронной таблице Microsoft Excel или документе Microsoft Word, вложенном в сообщение электронной почты. Файл, который не хранится в папке электронной почты, не может быть заархивирован.

Функция автоархивации состоит из двух этапов. Сначала вы включаете функцию автоархивации. Во-вторых, вы устанавливаете свойства функции AutoArchive для каждой папки, которую хотите заархивировать.

На уровне папки вы можете определить элементы, которые должны быть заархивированы, и как часто они архивируются. Вы можете автоматически архивировать отдельные папки или настроить автоархивирование по умолчанию для всех папок.Затем настройте параметры автоархивации для отдельных папок, для которых вы не хотите использовать параметры автоархивации по умолчанию. Функция автоархивации запускается автоматически при запуске Outlook. Outlook проверяет свойства автоархивации каждой папки по дате и перемещает старые элементы в файл архива. Элементы, перемещенные в папку «Удаленные», удаляются.

Outlook 2003 и Outlook 2007

По умолчанию несколько папок Outlook настроены с включенной функцией автоархивации. В следующем списке указаны папки, в которых включена функция автоархивации, и период устаревания каждой папки по умолчанию:

Папка «Календарь» (шесть месяцев)
Папка «Задачи» (шесть месяцев)
Папка журнала (шесть месяцев)
Папка «Отправленные» (два месяца)
Папка «Удаленные» (два месяца)

В папках «Входящие», «Заметки», «Контакты» и «Черновики» функция автоархивации не включается автоматически. Вы не можете использовать функцию автоархивации с папкой «Контакты», поскольку у папки «Контакты» нет свойства архивации.

Outlook 2010 и более поздние версии

По умолчанию функция автоархивации отключена в Outlook 2010 и более поздних версиях. Функция автоархивации включена в Outlook 2003 и Outlook 2007 по умолчанию. Если не отключить функцию автоархивации в Outlook 2003 или Outlook 2007 и выполнить обновление до Outlook 2010 или более поздних версий, функция автоархивации останется включенной.

Разница между архивированием и экспортом предметов

При архивировании элементов вы можете архивировать элементы только в личные папки (. pst) файл. При экспорте элементов вы можете экспортировать элементы во многие типы файлов, включая файлы .pst и текстовые файлы с разделителями. Существующая структура папок сохраняется в новом архивном файле. Если есть родительская папка над папкой, которую вы заархивировали, родительская папка создается в архивном файле. Но элементы, находящиеся в родительской папке, не архивируются. Таким образом, такая же структура папок существует между архивным файлом и вашим почтовым ящиком. Папки остаются на месте после архивирования, даже если они пусты.Вы можете заархивировать только один тип файла, файл .pst.

При экспорте элементов исходные элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются из текущей папки.

Как включить функцию автоархивации

Для Outlook 2010 и более поздних версий:

  1. Выберите вкладку Файл , а затем выберите вкладку Параметры в меню Файл .
  2. Выберите вкладку Advanced .
  3. Выберите Настройки автоархивации .
  4. Установите флажок « Автоархивировать каждые ». Введите число в поле дней, , чтобы указать, как часто запускается процесс автоархивации.
  5. Если вы хотите получать уведомление до архивации элементов, установите флажок Запрашивать перед автоархивированием .
  6. В поле Архивный файл по умолчанию введите имя файла для заархивированных элементов, в который нужно передать, или выберите Обзор , чтобы выбрать его из списка.
  7. Дважды нажмите OK .

Для Outlook 2007 и Outlook 2003:

  1. В меню Инструменты выберите Параметры , а затем выберите вкладку Другое .
  2. Выберите AutoArchive .
  3. Установите флажок « AutoArchive Every », а затем укажите, как часто будет запускаться процесс AutoArchive, введя число в поле « дней ».
  4. Если вы хотите получать уведомление до архивации элементов, установите флажок Запрашивать перед автоархивированием .
  5. В поле Архивный файл по умолчанию введите имя файла для заархивированных элементов, в который нужно передать, или выберите Обзор , чтобы выбрать его из списка.
  6. Дважды нажмите OK .

Теперь, когда вы включили функцию автоархивации, вы должны установить свойства автоархивации для каждой папки.

Важно

Файл данных Outlook (.pst), который вы выбрали в качестве файла архива по умолчанию, должен находиться на локальном компьютере.Использование сетевых файлов .pst поддерживается только в Outlook 2010 и при очень определенных условиях. Дополнительные сведения об ограничениях на использование файлов .pst по сети см. В разделе Ограничения на использование файлов личных папок (.pst) по каналам LAN и WAN.

Как установить свойства автоархивации для папки

Для Outlook 2010 и более поздних версий:

Метод 1:

  1. Выберите папку для автоархивации.
  2. Выберите вкладку Папка , а затем выберите Настройки автоархивации .

Метод 2:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой требуется автоархивирование, и выберите Свойства .
  2. Выберите вкладку AutoArchive .
  3. Чтобы установить свойства AutoArchive для этой папки, установите флажок Очистить элементы старше .
  4. Чтобы указать, когда элементы должны быть автоматически перенесены в файл архива, введите число в поле Месяца .
  5. Чтобы указать файл, в который будут перенесены заархивированные элементы, выберите Переместить старые элементы в .
  6. В поле Переместить старые элементы в введите имя файла для заархивированных элементов. Или выберите Обзор , чтобы выбрать из списка, а затем выберите ОК .

Для Outlook 2007 и Outlook 2003:

  1. В списке папок щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой требуется автоархивирование, а затем выберите Свойства .
  2. Выберите вкладку AutoArchive .
  3. Чтобы установить свойства автоархивации для этой папки, выберите Очистить элементы старше .
  4. Чтобы указать, когда элементы должны быть автоматически перенесены в файл архива, введите число в поле Месяца .
  5. Чтобы указать файл, в который будут перенесены заархивированные элементы, выберите Переместить старые элементы в .
  6. В поле Переместить старые элементы в введите имя файла для заархивированных элементов. Или выберите Обзор , чтобы выбрать из списка, а затем выберите ОК .

Объяснение настроек автоархивации - Outlook

AutoArchive помогает управлять пространством в вашем почтовом ящике или на почтовом сервере, который вы используете, автоматически перемещая элементы в место архива. В зависимости от параметров AutoArchive выполняет одно или оба следующих действия:

  • Перемещает элементы из исходного местоположения, обычно одной из ваших активных папок, в папку архива.

    Куда уходят мои вещи?

    Архивный файл представляет собой файл данных Outlook (.pst). При первом запуске AutoArchive файл архива автоматически создается в папке C: \ Users \ YourUserName \ Documents \ Outlook Files \ archive.pst

    Я не могу найти папки, перечисленные в этой статье

    Некоторые папки могут быть скрытыми. Дополнительные сведения о просмотре скрытых папок в Windows см. В разделе Отображение скрытых файлов.

  • Безвозвратно удаляет элементы, срок хранения которых истек.

Примечание: Если вы выбрали удаление элементов, они не архивируются.Если вы выбрали архивирование элементов, их нельзя будет удалить с помощью автоархивации. После того, как элементы заархивированы, их можно удалить только вручную.

Дополнительные сведения о функции автоархивации см. В разделе Автоматическое архивирование старых элементов.

Срок годности элементов Outlook

Любой элемент Outlook, срок хранения которого истек, включается в следующий автоархив, если только этот элемент не был специально помечен для исключения. По умолчанию период устаревания для каждой папки Outlook следующий:

Папка

Срок хранения

Входящие и черновики

6 месяцев

Отправленные и удаленные элементы

2 месяца

Исходящие

3 месяца

Календарь

6 месяцев

Задачи

6 месяцев

Банкноты

6 месяцев

Журнал

6 месяцев

Примечание. Создаваемые вами папки содержат элементы того же типа, что и папки «Входящие» , Календарь , Задачи , Заметки или Журнал имеют тот же период хранения по умолчанию - шесть месяцев.Например, почтовая папка, которую вы создаете для отчетов о состоянии, полученных от коллеги, или папка контактов, которую вы создаете для личных контактов.

Определить возраст предмета

Тип позиции

Когда начинается период старения

Электронное сообщение

Дата / время получения или время последнего изменения и сохранения сообщения, в зависимости от того, что наступит позже. Пометка сообщения как прочитанного или непрочитанного - это пример изменения сообщения.

Календарь встречи, мероприятия или встречи

Дата последнего изменения и сохранения элемента, в зависимости от того, что наступит позже. Повторяющиеся элементы не архивируются автоматически. Независимо от даты последнего сохранения будут заархивированы только те элементы календаря, которые уже произошли.

Задача

Дата завершения или время последнего изменения и сохранения задачи.Задачи, не отмеченные как завершенные, не архивируются автоматически. Задачи, назначенные другим людям, архивируются, только если они отмечены как завершенные.

Примечание

Когда вы в последний раз изменяли и сохраняли заметку.

Запись в журнале

Дата создания записи в журнале или время последнего изменения и сохранения записи.

Контакт

Контакты по умолчанию не архивируются. Однако вы можете заархивировать их вручную.

Верх страницы

Настройки и параметры автоархивации

См. Следующие описания настроек и параметров, которые можно применить при настройке автоархивации.

Запускать автоархивирование каждые n дней Выберите, как часто будет запускаться автоархивирование. Одновременное архивирование множества элементов может снизить производительность вашего компьютера. Поэтому лучше использовать AutoArchive чаще, чтобы уменьшить количество обрабатываемых элементов.

Чтобы отключить функцию автоархивации, снимите флажок Запускать автоархивирование каждые n дней .

Запрашивать перед запуском автоархивации Выберите, хотите ли вы, чтобы напоминание появлялось перед тем, как AutoArchive обработает элементы Outlook.Когда появятся подсказки, вы можете нажать в сообщении с напоминанием, чтобы отменить этот сеанс автоархивации.

Удалить элементы с истекшим сроком действия (только папки электронной почты) По умолчанию этот параметр отключен. Установите этот флажок, чтобы удалять сообщения по истечении срока их хранения.

Архивировать или удалять старые элементы Выберите этот параметр, если вы хотите установить или изменить следующие параметры. Если этот флажок снят, автоархивирование выполняется с настройками по умолчанию.

Показать папку архива в списке папок Установите этот флажок, чтобы папка архива была указана вместе с другими рабочими папками в области навигации. Если вы не используете этот параметр, вы все равно можете открыть папку архива - перейдите на вкладку Файл , затем на вкладке Открыть нажмите Открыть файл данных Outlook .

Удалить элементы старше Укажите возраст, в котором элементы должны быть заархивированы, в днях, неделях или месяцах. Вы можете настроить период от одного дня до 60 месяцев.

Переместить старые элементы в Установите этот флажок, чтобы архивировать старые элементы вместо их автоматического удаления. Папка по умолчанию появится в поле. Чтобы использовать другую папку, введите местоположение папки в поле или нажмите Обзор . Выбор этого параметра отменяет выбор параметра Удалить элементы без возможности восстановления .

Удалить элементы без возможности восстановления Этот параметр удаляет все элементы с истекшим сроком годности.Они не перемещаются и архивная копия не сохраняется. Выбор этой опции отменяет выбор опции Переместить старые элементы в .

Применить эти настройки ко всем папкам сейчас. Этот параметр применяет настройки автоархивации, включая ваши изменения, ко всем папкам. Чтобы указать уникальные настройки для одной или нескольких папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого щелкните папку правой кнопкой мыши, выберите Свойства , а затем перейдите на вкладку AutoArchive , чтобы изменить настройки для каждой папки, которую вы хотите изменить.

Верх страницы

Где находится автоархив в Microsoft Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 и 365

Где находится автоархивирование в Microsoft Outlook 2010 и 2013?

Кажется, немного сложно найти кнопку AutoArchive в Microsoft Outlook 2010 и 2013, если вы хотите управлять пространством почтового ящика. Как найти автоархив на ленте Outlook 2010 и 2013? Ниже приведены различные методы поиска AutoArchive, независимо от того, установлено ли программное обеспечение Classic Menu или нет.


Если вы используете классическое меню для офиса ...

С интерфейсом в классическом стиле меню на вкладке Меню щелкните меню Папка , и откроется раскрывающееся меню Папка, из которого вы можете легко увидеть Настройки автоархивации внизу.

См. Ниже:

Нажмите Настройки автоархивации , появится окно Автоархивация, в котором вы можете настроить автоархивирование.Обратите внимание, что данные Outlook будут автоматически архивироваться в файл archive.pst.

См. Ниже:


Если вы не используете классическое меню для Office ...

В Microsoft Outlook 2010 и 2013 есть несколько способов найти команду AutoArchive на новой ленте, как показано ниже:

Метод A:

  • Selce Advanced в окне параметров Outlook.
  • В AutoArchive щелкните AutoArchive Settings . Появится окно AutoArchive, такое как 2, установите флажок Run AutoArchive every n days , а затем укажите, как часто запускать AutoArchive.

См. Ниже:

Метод B:

  • Параметры автоархивации в группе «Свойства» в правом верхнем углу.

  • Щелкните Настройки автоархивации .
  • Откроется окно свойств папки «Входящие».
  • Щелкните вкладку Автоархивирование .

Метод 3:

  • Щелкните Очистка почтового ящика в раскрывающемся меню.
  • Нажмите кнопку AutoArchive , если вы хотите быстро переместить старые элементы в файлы архива на компьютере.

См. Ниже:



Что такое классическое меню для Office / Outlook

Возвращает знакомые классические меню и панели инструментов в Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и 365, помогает пользователям перейти с Office 2003 (или 2002, 2000) на Office 2007, 2010 или 2013 и сохраняет ваши деньги и силы на обучение, если вы обновляете свой Офис.


Классическое меню для офиса

Включает классическое меню для Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook , OneNote, Publisher, InfoPath, Visio и Project 2010, 2013, 2016, 2019 и 365.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *