Outlook 2019 автоархивация: Описание функции автоархивативирования — Outlook

Описание функции автоархивативирования — Outlook

Twitter LinkedIn Facebook Адрес электронной почты

• Статья
• 10/13/2022
• Чтение занимает 4 мин

• Применяется к:

  Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365, Outlook 2010 with Business Contact Manager

Исходный номер базы знаний: 830119

Размер почтового ящика Outlook увеличивается по мере того, как элементы создаются так же, как документы накапливаются на вашем рабочем столе. В мире на основе бумаги иногда можно перетасовывать документы и хранить важные, но редко используемые документы. В зависимости от возраста можно отменить менее важные документы, например журналы и журналы.

Вы можете быстро выполнить тот же процесс в Outlook 2003 и более поздних версиях. Старые элементы можно перенести в файл хранилища вручную, выбрав пункт « Архив» в меню «Файл

«. Кроме того, старые элементы могут автоматически передаваться с помощью функции автоархивативирования. Элементы считаются старыми по достижении задаваемой вами возраста. С помощью функции автоархивативирования можно удалять или перемещать старые элементы. Outlook может архивировать все типы элементов, но может находить только файлы, хранящиеся в папке электронной почты, например в электронной таблице Microsoft Excel или документе Microsoft Word, который присоединен к сообщению электронной почты. Невозможно архивировать файл, который не хранится в папке электронной почты.

Функция «Автоархивативная обработка» выполняется в два этапа. Сначала включите функцию автоархивативирования. Во-вторую, вы задаете свойства функции автоархиватора для каждой папки, которую требуется архивировать.

Примечание.

Если у вас несколько учетных записей Exchange в одном профиле Outlook, параметр автоархиватива по умолчанию будет применяться ко всем учетным записям. Чтобы избежать этого, примените параметр автоархиватива на уровне папки.

На уровне папки можно определить элементы, которые необходимо архивировать, и частоту их архивации. Вы можете автоматически архивировать отдельные папки или настроить параметр автоархиваации по умолчанию для всех папок. Затем настройте параметры автоархиватива для отдельных папок, которые не должны использовать параметры автоархиватива по умолчанию. Функция автоархивативирования запускается автоматически при каждом запуске Outlook. Outlook проверяет автоархивативные свойства каждой папки по дате и перемещает старые элементы в архивный файл. Элементы, перемещенные в папку «Удаленные», удаляются.

Outlook 2003 и Outlook 2007

По умолчанию несколько папок Outlook настроены с включенной функцией автоархивативирования. Ниже приведен список папок с включенной функцией «Автоархивативная обработка» и периодом по умолчанию для каждой папки.

• Папка «Календарь» (шесть месяцев)
• Папка «Задачи» (шесть месяцев)
• Папка «Журнал» (шесть месяцев)
• Папка «Отправленные» (два месяца)
• Папка «Удаленные» (два месяца)

Папки «Входящие», «Заметки», «Контакты» и «Черновики» не включены автоматически. Функцию автоархиваации нельзя использовать с папкой «Контакты», так как в папке «Контакты» нет свойства архива.

Outlook 2010 и более поздних версий

По умолчанию функция автоархиватива отключена в Outlook 2010 и более поздних версиях. Функция автоархивативирования включена в Outlook 2003 и Outlook 2007 по умолчанию. Если вы не отключите функцию «Автоархиватив» в Outlook 2003 или Outlook 2007 и не выполните обновление до Outlook 2010 или более поздних версий, функция автоархивативирования будет включена.

Разница между архивацией и экспортом элементов

При архивации элементов их можно архивировать только в файл личных папок (PST). При экспорте элементов можно экспортировать элементы в различные типы файлов, включая PST-файлы и текстовые файлы с разделителями. Существующая структура папок сохраняется в новом архивном файле. Если над архивной папкой находится родительская папка, родительская папка создается в архивном файле. Но элементы, которые находятся в родительской папке, не архивировать. Таким образом, между архивным файлом и почтовым ящиком существует та же структура папок. Папки слева на месте после архивации, даже если они пусты. Можно архивировать только один тип файла — PST-файл.

При экспорте элементов исходные элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются из текущей папки.

Включение функции автоархивативирования

Для Outlook 2010 и более поздних версий:

1. Откройте вкладку « Файл», а затем выберите вкладку «Параметры » в меню «Файл «.
2. Выберите вкладку Дополнительно.
3. Выберите параметры автоархиватива.
4. Установите флажок «Автоархивативная каждая «. Введите число в поле «Дни «, чтобы указать частоту выполнения автоархивативного процесса.
5. Если вы хотите получать уведомления перед архивированием элементов, установите флажок « Запрос перед автоархивативом».
6. В поле архива по умолчанию введите имя файла для архивных элементов, в которые необходимо перенести архивные элементы, или нажмите кнопку « Обзор», чтобы выбрать из списка.
7. Нажмите кнопку ОК два раза.

Для Outlook 2007 и Outlook 2003:

1. В меню «Сервис » выберите пункт «Параметры«, а затем откройте вкладку «Другие «.
2. Выберите «Автоархивативная».
3. Установите флажок « Автоархивативная каждая», а затем укажите, как часто будет выполняться процесс автоархиваации, введя число в поле «Дни «.
4. Если вы хотите получать уведомления перед архивированием элементов, установите флажок « Запрос перед автоархивативом».
5. В поле архива по умолчанию введите имя файла для архивных элементов, в которые необходимо перенести архивные элементы, или нажмите кнопку « Обзор», чтобы выбрать из списка.
6. Нажмите кнопку ОК два раза.

Теперь, когда вы включили функцию автоархиватора, необходимо задать свойства автоархиватора для каждой папки.

Важно!

PST-файл, который вы выбрали в качестве архивного файла по умолчанию, должен находиться на локальном компьютере. Использование сетевых PST-файлов поддерживается только в Outlook 2010 и при определенных условиях. Дополнительные сведения об ограничениях на использование PST-файлов по сети см. в разделе «Ограничения на использование файлов личных папок (PST) по каналам локальной сети и глобальной сети».

Установка свойств автоархиватора для папки

Для Outlook 2010 и более поздних версий:

Метод 1:

1. Выберите папку, для которой нужно выполнить автоархивирование.
2. Перейдите на вкладку « Папка», а затем выберите параметры автоархиватива.

Метод 2:

1. Щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой нужно выполнить автоархивирование, а затем выберите пункт «Свойства».
2. Выберите вкладку «Автоархивативная «.
3. Чтобы задать свойства автоархиватива для этой папки, установите флажок «Очистить элементы старше».
4. Чтобы указать, когда элементы должны автоматически передаваться в архивный файл, введите номер в поле «Месяцы «.
5. Чтобы указать файл для архивных элементов для передачи, выберите »
   Переместить старые элементы».
6. В поле «Переместить старые элементы » введите имя файла для архивированных элементов. Или нажмите кнопку « Обзор», чтобы выбрать из списка, а затем нажмите кнопку «ОК».

Для Outlook 2007 и Outlook 2003:

1. В списке папок щелкните правой кнопкой мыши папку, для которой нужно выполнить автоархивирование, а затем выберите пункт «Свойства».
2. Выберите вкладку «Автоархивативная «.
3. Чтобы задать свойства автоархиватива для этой папки, выберите пункт «Очистить элементы старше».
4. Чтобы указать, когда элементы должны автоматически передаваться в архивный файл, введите номер в поле «Месяцы «.
5. Чтобы указать файл для архивных элементов для передачи, выберите » Переместить старые элементы».
6. В поле «Переместить старые элементы » введите имя файла для архивированных элементов. Или нажмите кнопку « Обзор», чтобы выбрать из списка, а затем нажмите кнопку «ОК».

Видео: настройка автоархивации

Архивация и резервное копирование почтового ящика

Обучение работе с Outlook 2013

Архивация и резервное копирование почтового ящика

Архивация и резервное копирование почтового ящика

Настройка автоархивации

• Архивация и резервное копирование почтового ящика
  Видео
• Настройка автоархивации
  Видео
• Архивация почтового ящика вручную
  Видео
• Восстановление файлов личных папок (PST)
  Видео

Далее: Создание и использование личных папок (файлы данных Outlook)

Чтобы не тратить время на очистку почтового ящика вручную, поручите эту работу Outlook, настроив функцию автоархивации. Вот как это сделать.

Настройка автоархивации

Электронная почта может быстро заполнить ваш почтовый ящик Outlook — новые сообщения, ответы и перенаписи. До того, как вы поймете это, у вас уже могут скопиться тысячи сообщений. Контролируйте папку «Входящие» и папки Outlook, перемещая старые элементы, которые вы хотите сохранить, в архив. Чтобы это делалось автоматически, используйте автоархивацию.

Вы можете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных элементов и время хранения элементов до их архивации.

1. Щелкните «Файл>Параметры > «Дополнительные параметры».

2. В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

3. В поле «Автоархивировать каждые несколько дней» укажите, как часто будет запускаться автоархивировать.

4. Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.

   Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Кроме того, возможно, что в вашей организации есть политика хранения почты, которая переопределяет автоархивность. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Хотите узнать больше?

Архивация старых элементов вручную

Что такое AutoArchive в Microsoft Outlook и как его использовать Это?

Что такое автоархивация в Microsoft Outlook и как ее использовать Это?

Этот контент был заархивирован и больше не поддерживается Университетом Индианы. Информация здесь может быть неточной, а ссылки могут быть недоступны или ненадежны.

Примечание: Автоархивация недоступна в версиях Outlook для Mac OS X.

Автоархивация — это функция Outlook, которая перемещает старую почту и другие элементы в отдельную личную папку ( .pst ) файл на жесткий диск вашего компьютера, рабочая группа или сервер отдела. По по умолчанию он будет запрашивать вас перед архивированием элементов каждые 14 дней. и удалить сообщения электронной почты с истекшим сроком действия из вашего почтового ящика.

Папки Outlook с автоматической активацией автоархивации, а также с периодами устаревания по умолчанию:

• Календарь: Шесть месяцев
• Задачи: Полгода
• Журнал: Шесть месяцев
• Отправлено: Два месяца
• Удаленные позиции: Два месяца

Входящие , Заметки , Контакты , и Черновики папок не имеют активированной автоархивации автоматически.

Настройка автоархивации и доступ к сообщениям в Outlook

В Outlook 2010

1. Выберите папку для автоархивации.
2. Вверху выберите вкладку «Папка».
3. На ленте выберите Параметры автоархивации.
4. Выберите один из следующих вариантов:
   • Не архивировать
   • Архивировать с настройками по умолчанию
   • Архивировать с пользовательскими настройками
   • Безвозвратно удалить

Затем Outlook будет архивировать элементы в соответствии с выбранными вами настройками.

В более ранних версиях Outlook

1. В меню Сервис выберите Параметры….
2. Перейдите на вкладку «Другое», а затем щелкните Автоархив….
3. Установите или снимите первый флажок, чтобы включить или отключить Автоархив. Чтобы изменить настройки для отдельных папок (например, Входящие , Календарь , Отправленные , Задачи ) щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите Свойства, а затем перейдите на вкладку Автоархивация.

Доступ к сообщениям, хранящимся в AutoArchive

В Outlook 2010 ваши архивные папки будут перечислены в разделе «Архивы». на панели навигации вашего списка папок.

В Outlook 2007 и 2003 ваши архивные папки будут перечислены в «Архивные папки» на панели навигации списка папок.

Архивирование папок вручную

Кроме того, вы можете вручную перенести старые элементы в личную папку. Outlook может архивировать все типы элементов, например Microsoft Excel. электронные таблицы или документы Word, но только если эти файлы хранятся в папка электронной почты.

• В Outlook 2010 в меню «Файл» выберите «Очистка». Инструменты, а затем Архив….
• В Outlook 2007 и 2003 в меню «Файл» выберите Архив.

Это документ и в Базе знаний.
Последнее изменение: 07.09.2021 17:12:24 .

Отсутствует функция автоархивации — MSOutlook.

info

Если функция автоархивации отсутствует в Outlook, то есть 2 вероятные причины;

• Вы используете учетную запись Exchange с включенным онлайн-архивом.
• Эта функция отключена вашим администратором в соответствии с корпоративной политикой.

Примечание: Если автоархивация не работает должным образом, см.; Автоархив не работает.

Exchange с онлайн-архивом

Exchange имеет функцию «онлайн-архив», которая позволяет выполнять архивирование на стороне сервера. Это означает, что вы будете архивировать в специальный почтовый ящик Exchange, а не в (локальный) pst-файл.

Преимущество для вас в том, что вы можете иметь свой архив доступным на разных компьютерах с Outlook или даже через браузер при доступе к вашему почтовому ящику через Outlook в Интернете (OWA).

В результате включения этой функции для вашей учетной записи функции автоматического архивирования и ручного архивирования больше не будут доступны вам в Outlook.

Почтовый ящик Exchange с онлайн-архивом.

Автоматическое архивирование с помощью политик архивирования

Вместо этого с онлайн-архивом вы получите доступ к функциям «Политики архивирования» почтовых ящиков в следующих местах;

• Вкладка «Главная» -> «Назначить политику»
• Меню правой кнопки мыши на сообщении -> «Назначить политику»
• Щелкните правой кнопкой мыши папку-> Свойства-> вкладка Политика
• Управление правилами и предупреждениями-> Действие: применить политику хранения

элементы будут автоматически перемещены в онлайн-архив, когда придет их время. Вы можете установить те же политики через OWA.

Параметры политики архивирования Exchange Online на ленте.

Примечание: Функции «Политики архивирования» доступны только для папок и типов папок, которые подпадают под управление архивами, установленное вашим администратором Exchange. Сюда также входят доступные политики (политики хранения) и их имена (теги политики хранения).

Архивирование вручную

Разумеется, вы всегда можете вручную переместить сообщения или папки из основного почтового ящика в почтовый ящик онлайн-архива.

Кроме того, если в вашей среде не отключено создание pst-файлов, вы можете вручную создать pst-файл и переместить в него элементы для локального архивирования. Вы можете создать новый pst-файл следующим образом;

• Файл-> Настройки учетной записи-> Настройки учетной записи…-> вкладка: Файлы данных-> Добавить…

Автоархивация отключена групповой политикой

Другая вероятная причина отсутствия функций автоархивации заключается в том, что они отключен вашим корпоративным администратором с помощью групповой политики. Это довольно распространенная практика для предотвращения распространения данных почтовых ящиков по разным компьютерам по сети в виде pst-файлов.

Отключение этой функции часто сопровождается отключением использования pst-файлов в целом. Если это относится к вам, спросите у своего почтового администратора или менеджера, где вы должны архивировать свои данные и как долго они должны храниться.