Организационные документы виды: Организационные документы — что это такое: понятие, назначение и виды

Организационные документы — что это такое: понятие, назначение и виды

Организационные документы по своему определению – это отражённая на бумаге деятельность компании. Они нужны для того, чтобы отобразить весь рабочий процесс в удобном виде, и включают в себя целый перечень отдельных типов документации, а также требований к её составлению и оформлению.

Содержание

• 1 Понятие организационных документов, для чего это нужно
• 2 Виды организационных документов
  • 2.1 Устав
  • 2.2 Положение
  • 2.3 Инструкция
  • 2.4 Штатное расписание
  • 2.5 Структура и штатная численность
  • 2.6 Правила внутреннего трудового распорядка
• 3 Требования к оформлению организационной документации

Понятие организационных документов, для чего это нужно

Любая, даже самая мелкая система нуждается в наведении порядка и создании структуры. В современном мире идеальным примером таких систем являются предприятия, фирмы, организации и компании, которые нуждаются в том, чтобы их деятельность поддавалась постоянной систематизации.

Для того, чтобы привести рабочий процесс организации в порядок, составляются специальные организационные документы. Что же они из себя представляют?

Организационные документы – это описание организации, которое определяет порядок создания компании и диктует правила рабочего процесса, отражает его в терминах, нормах и предписаниях. Все эти правила отражены на бумаге. По сути, эта тема не занимает слишком большого места в организационной теории, но на практике чуть ли не закладывает фундамент для всей успешной деятельности компании.

В качестве примера необходимости организационных документов можно привести тот факт, что все они несут в себе некую юридическую и правовую значимость. Они способны регулировать всякие неприятные ситуации, то и дело возникающие в процессе работы.

Объём этих бумаг, их правила составления и структура очень сложны, поэтому зачастую составляются не одним человеком, а специальным уполномоченным органом (например, комиссией). Создание и оформление происходит ещё на этапе возникновения организации с целью сделать дальнейшую работу более элементарной и подчинённой общей цели.

После того, как документы были созданы, они утверждаются и действуют постоянно. Как правило, они не меняют свою структуру и содержание. Бывает так, что они подвергаются изменению или полному переосмыслению, но это встречается только тогда, когда компания либо переживает реорганизацию, либо прекращает свою деятельность (в этом случае документы полностью теряют силу).

Виды организационных документов

Все виды организационных документов, без исключения, должны присутствовать в организации. Они с разных сторон отражают все необходимые аспекты нормального функционирования какой бы то ни было системы. К документам в организации относятся:

• устав;
• положение;
• правила и инструкции;
• штатное расписание;
• структура и штатная численность;
• правила внутреннего трудового распорядка.

Каждая из вышеперечисленных позиций отвечает за отдельных процесс работы или аспект деятельности. Для полного понимания темы следует остановиться подробнее на каждой из них.

Устав

Первый документ, с которого и следовало бы начать – это устав. Устав фирмы или крупной компании включает в себя порядок её формирования, функции компании, основные свойства и компетенции, задачи и цели, которые она преследует, а также, правила деятельности.

Если какой-то документ и можно считать основополагающим для работы, то это, без сомнения, устав. Без устава невозможна работа ни одного государственного или частного учреждения.

Виды уставов классифицируются на следующие категории:

1. Типовые уставы.
2. Индивидуальные уставы (создаются на основе типовых).

Данный документ включает в себя такие разделы, как:

• общие положения,
• основные функции организации,
• права и обязанности,
• руководство,
• взаимоотношения и связи,
• производственная и коммерческая деятельность компании,
• имущество и основные средства,
• контроль и ревизия,
• реорганизация или ликвидация,
• порядок формирования уставного капитала или выпуска акций,
• порядок распределения прибыли,
• порядок образования организации, рабочего процесса и прекращения деятельности,
• внутренняя организационная структура.

Большинство типов уставов имеют настолько высокую значимость, что правила оформления Уставов определены на законодательном уровне. Для успешного создания ИП или открытия какой-либо организации необходимо составить данный документ правильно, включая все условности отдельного вида деятельности и требования к составлению и оформлению.

Положение

Первый раздел положений – общие положения. Этот раздел представляет собой основную информацию об учреждении. Общие положения представляют собой совокупность норм деятельности учреждения, его структурных подразделений.

Положения могут быть общие, типовые и индивидуальные. Общие положения разрабатываются для однородной организации, типовые для конкретной сферы или отрасли, а индивидуальные уже на основе типовых ограничивают какой-либо орган или должность.

Кроме всего прочего в общих положениях указывается наименование фирмы, цели её создания, официальные печати и бумаги, имя владельца или учредителей, а также список нормативных, инструктивных или директивных позиций, по которым данная компания осуществляет свою деятельность. Чаще всего встречаются Положение о структурном подразделении, которое должно быть создано для каждого отдела.

В акционерном обществе также имеется Положение о совете директоров, где говорится о статусе советов, о его составе, о компетенциях и ответственности его участников, о порядке собрания совета директоров и проведении заседаний, а также другие вопросы так или иначе связанные с порядком структуры совета и организации собраний.

Помимо общих положений (самого значимого раздела), в положения включены также следующие пункты:

1. Цели и задачи деятельности компании.
2. Структура подразделений и отделов компании.
3. Функции.
4. Права и обязанности участников в области выполнения функций учреждения.
5. Ответственность участников за невыполнение или не надлежащее выполнение задач.
6. Контроль и основные положения о руководстве организацией.
7. Ревизия деятельности и проверки.
8. Порядок реорганизации или прекращения деятельности.

Кроме вышеописанных норм, положения также могут представлять собой свод организационных норм, правил и предписаний, которые направлены на регулирование работы компании.

Примером таких правил является Положение по ведению бухгалтерского учёта и отчётности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по жалобам, заявлениям и предложениям граждан в различных учреждениях и прочие общие положения, установленные в РФ на уровне Федерального закона.

Инструкция

Инструкция является особым документом, который издаётся специально для того, чтобы урегулировать различные технологические, научные, финансовые и производственные вопросы, которые могут случайно возникнуть на предприятии или в учреждении и при ненадлежащем следовании правилам привести к негативным последствиям.

Предназначены эти инструкции для должностных лиц разных уровней. Они разъясняют позиции уставов, правил распорядка и приказов, и определяют порядок соблюдения всех остальных норм в организационной документации.

Существует также название Должностная инструкция. Это инструкция для конкретного лица, занимающего определённую должность и несущего некую долю ответственности за неисполнение служебных предписаний.

Инструкции также делятся на два вида: типовые и индивидуальные. К типовым инструкциям относятся такие документы как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Правила оформления таковы, что любой вид типовой инструкции приведён на общем бланке и утверждается только с разрешения какого-либо распорядительного акта или уполномоченного руководителя.

Стоит отметить также, что такие виды инструкций как должностная определяют права и обязанности, а также полномочия специалиста на рабочем месте. При помощи должностной инструкции появляется возможность урегулирования различных конфликтов на предприятии или в компании.

Инструкция содержит такие позиции, как:

1. Общие положения.
2. Функции и должностные обязанности участников компании.
3. Права участников.
4. Ответственность участников за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей.
5. Взаимоотношения внутри фирмы.
6. Оценка качества работы.

Действие должностной (как и любой другой) инструкции прекращается в момент её пересмотра. Пересмотренная и исправленная инструкция будет уже абсолютно другим документом.

Штатное расписание

Штатное расписание – это таблица, включающая в себя всю внутреннюю структуру компании, включая все имеющиеся должности, а также их заработные платы и надбавки. Содержащиеся сведения о количестве работников имеют также характеристики каждой должности.

Штатное расписание имеет исключительную важность, в основном благодаря тому, что таким образом можно узнать всё о любом сотруднике и найти то, что нужно в кратчайшие сроки. Иногда расписание помогает при неприятных ситуациях, возникающих в процессе работы, например, при судебных разбирательствах между начальником и работником.

Данный документ включает в себя следующие функции:

1. Упорядочивание рабочего графика.
2. Оформление на вакантные должности.
3. Начисление заработной платы.
4. Возможность карьерного роста сотрудников.
5. Составление правил внутреннего распорядка.

Официально, согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации штатное расписание не является обязательным документом в организации в отличие от того же Устава. Но на практике его применяют почти всегда, потому что такой документ существенно облегчает работу на предприятии.

Структура и штатная численность

В сфере организационной документации есть ещё одна похожая категория. Структура и штатная численность отличается от штатного расписания тем, что отображает состав подразделений и отделов в компании, а для каждого отдела определяется количество работников в штате. Наличие документа о численности и структуре предусматривается уставом и положениями в учреждении.

В таблице представлены следующие графы:

• название отдела,
• код отдела (структурного подразделения),
• численность штата.

В любой фирме или в любом учреждении должно быть штатное расписание, так как данный правовой акт чётко определяет структуру. Создание, оформление и утверждение, а также изменение акта производится с разрешения руководителя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Ну и наконец, не менее важный нормативный документ, который также утверждается исключительно руководителем – это правила внутреннего трудового распорядка. ПВТР должны быть абсолютно в любой компании, независимо от того, юридическое ли это лицо или же индивидуальный предприниматель.

Согласно Трудовому Кодексу в правилах внутреннего распорядка должны быть нормы, определяющие порядок найма и увольнения сотрудников, распорядок дня, режим работы и отдыха, права и обязанности работников. Также должны быть предусмотрены меры дисциплинарного взыскания по отношению к нарушителям и меры поощрения по отношению к хорошим работникам.

Как Устав и прочие нормативно-правовые положения ПВТР обязательно должны быть в организации. Несоблюдение этого правила преследуется по закону.

Требования к оформлению организационной документации

В современных реалиях существования организаций есть единые стандарты и требования к оформлению и составлению документов. Существует множество внутренних и общепринятых международных стандартов. Единые реквизиты, согласно которым составляется документация связаны с созданием, согласованием и подтверждением документов.

Существует такое понятие, как унифицированная система документации, согласно которой все документы должны быть составлены по единому образцу. На каждый организационный документ из описанных выше есть свой формуляр-образец.

Обозначенная структура Устава, положений, правил и штатных документов является обязательной к заполнению именно в таком виде, за исключением Устава банка, который, согласно ФЗ «О банках и банковской деятельности» должен содержать не только наименование банка и его реквизиты, но и перечень банковских операций.

Иные же документы регулируются в свою очередь статьями Трудового кодекса РФ. Например, правила внутреннего распорядка (статья 189), или инструкции, создание которых сопряжено с множеством юридических уточнений. К примеру, инструкция должна быть согласована с профессиональным юристом, а после утверждения в компании должна быть доведена до сведения сотрудника под расписку.

Так как большинство из этих документов по своей сути являются нормативно-правовыми актами, то правильное их оформление является единственно верным условием. В противном случае, за нарушение руководителя могут привлечь к ответственности на законных основаниях.

Организационные документы являются частью гражданской и административной сферы деятельности фирмы, а потому строго обязательны к исполнению как сотрудниками, так и руководителями.

В этом видео вы узнаете о документообороте в делопроизводстве:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Электронный учебный курс: ДОУ

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
	Тема 5. Системы документации. Цель изучения: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления   организационных, распорядительных и информационно-справочных документов Вопросы для изучения: 1. Система организационной документации. 2. Система распорядительной документации. 3. Система информационно-справочной документации. Система организационной документации. Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий — это функция организации системы и процессов управления. Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты. Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов. Организационные документы — комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия. Виды организационных документов:  Устав предприятия — свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав — это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.  Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста. Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1. Устав должен содержать следующие реквизиты: Наименование организации; Наименование вида документа; Дата документа; Место составления или издания документа; Гриф утверждения документа; Текст устава; Подпись лица, утверждающего документ. Положение — это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия. Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: Наименование организации; Наименование структурного подразделения; Наименование вида документа; Дата; Гриф утверждения документа. Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком. Текст Положения включает следующие разделы: общие положения. основные задачи. функции. права. организация работы. Инструкция — правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству) Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д. Инструкция содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст; подпись. На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция — документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,  согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы. Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом. В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей. В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист. Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы; подпись. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия. Структура и штатная численность — организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание). Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим. Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем предприятия. Система распорядительной документации. Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями. Распорядительные документы — документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.  Схема подготовки распорядительных документов: всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа; согласование текста и его подписание; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение) Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения. Основную нагрузку несет распорядительная часть. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ — приказы. ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)» Виды распорядительных документов: Постановление — это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения. Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий. Формуляр постановления имеет следующие реквизиты: герб РФ или субъекта; наименование организации, издавший документ; наименование вида документа; место составления; дата документа, регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подписи; визы согласования. Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ. Приказ (по основной деятельности) —  правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия; решения и поручения по организации работы; организационные мероприятия; итоги работы; результаты ревизии. Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. Распоряжение — правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами. Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления. К вопросам информационно-методического и организационного  характера относятся: А. Организация исполнения приказов; Б. Организация исполнения инструкций. Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии» распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ , в ней указываются предписываемые действия.           Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д. Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем — слово РЕШИЛ  на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие- исполнитель — срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.   Система информационно-справочной документации. Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными. Информационно-справочные документы — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений. Виды информационно-справочных документов: Акт — информационно-справочный документ, составляющийся  группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей. Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Протокол —  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная — слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля). Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора. Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ  ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С  красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения. Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания. Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные. В зависимости от адресата: внутренние, внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Текст докладной записки делится на две части: изложение фактов, послуживших причиной ее составления. Выводы, предложения организации или должностного лица. Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем. Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события. В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности. Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело. Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения. Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом. Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада: вступление основная часть выводы рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов. Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: Отметка о категории телеграммы; Адресат; Текст; Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму; Во второй части телеграммы — под чертой — указываются: Адрес и наименование организации — отправителя телеграммы; Наименование должности; Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; Печать; Дата Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст — не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.     Просмотреть или сохранить презентацию по теме лекции в формате MS PowerPoint

Что такое организационные документы для корпорации?

Организационные документы предприятия, как правило, включают учредительные или регистрационные документы, а также операционные документы, контролирующие деятельность предприятия. Чтение 3 мин. 12 октября 2020 г.:

Организационные документы корпорации включают следующее:

• Учредительный договор
• Корпоративный устав
• Акционерное соглашение

Обзор организационных документов корпорации

Организационные документы предприятия обычно включают формальные или регистрационные документы и операционные документы, которые контролируют деятельность предприятия. Типы используемых вами организационных документов зависят от типа вашей организации и юрисдикции, в которой вы находитесь.

В совокупности учредительные или организационные документы подаются в соответствующий государственный орган. Внутренние документы регулируют управление, операции и права акционеров. Корпорации используют свидетельство о регистрации, также известное как учредительный договор, и устав.

Независимо от того, регистрируете ли вы общую, благотворительную, закрытую или некоммерческую корпорацию, вы должны подать свидетельство о регистрации (или аналогичный документ) и устав. Вы можете или не можете подать акционерное соглашение. Учредительный документ является основным уставом корпорации. Цель устава состоит в том, чтобы наметить рабочие процедуры.

Устав распространяется как минимум на следующее:

• Название корпорации, адрес и основное местонахождение
• Условия использования
• Личность директоров и должностных лиц
• Процедуры выборов
• Акции, которые корпорация имеет право выпускать
• Процедуры собраний акционеров и директоров
• Ведение документации
• Действия директора, исполнительного директора и акционера
• Процедуры внесения поправок

В акционерном соглашении владельцы — или акционеры — излагают положения, касающиеся их доли участия в корпорации. Соглашения заключаются на основе консенсуса и обычно служат определенной цели или урегулированию вопросов. Как правило, акционерные соглашения не публикуются публично.

Цель вашей корпорации будет определять содержание вашего акционерного соглашения, но общие положения включают следующее:

• Кто может быть акционером
• Кому разрешено входить в совет директоров
• Права и обязанности акционеров
• Процедуры в случае ухода или смерти акционеров
• Управление компанией и операции
• Правила для акционеров
• Оценка запасов для внутренних целей
• Порядок выкупа акций

Положения Устава

Ниже приведены положения Устава.

Вы укажете название своей компании, которое обычно должно иметь какой-либо корпоративный идентификатор, например следующий:

• Корпорация
• Компания
• Инкорпорейтед
• Сокращения вышеуказанного

Включите деловую цель, которая объясняет, что ваша компания делает или предоставляет. Вы будете использовать один из двух пунктов о деловых целях:

• Общие положения: в некоторых штатах допускается использование пункта общего назначения, означающего, что корпорация занимается «всеми законными видами деятельности».
• Конкретно: в других штатах требуется более подробное объяснение типов продуктов и/или услуг, предоставляемых корпорацией.

Почти все штаты требуют, чтобы ваша корпорация имела зарегистрированного агента, также известного как официальный агент, агент по обслуживанию или процессу или агент-резидент. Это лицо или компания, которые принимают юридические и налоговые документы от имени корпорации. Все агенты должны иметь физический почтовый адрес в штате и быть доступны в рабочее время.

Учредители — это лица, ответственные за подачу учредительных документов корпорации. Укажите их имена и адреса. Учредители также должны подписать Устав.

В зависимости от штата вы назовете первых директоров вашей корпорации и перечислите их адреса. Директора — это лица, которые наблюдают за деловыми делами корпорации и несут ответственность за основные корпоративные решения. Акционеры избирают директоров, а директора назначают корпоративных должностных лиц.

Должностные лица включают казначея, секретаря, вице-президента и президента корпорации. Они несут ответственность за повседневную деловую активность. В некоторых штатах информация об офицерах не требуется, в других — требуется. То же самое касается предоставления юридического адреса корпорации. Не все штаты требуют, чтобы вы перечисляли эту информацию в своих статьях, но некоторые требуют.

Укажите количество разрешенных к выпуску акций вашей корпорации. Независимо от размера корпорации, у всех есть акции, потому что это то, что представляет собой право собственности на компанию. Если корпорация планирует разрешить как привилегированные, так и обыкновенные акции, эта информация должна быть включена в Устав вместе с информацией, касающейся права голоса.

Как правило, привилегированные акции дают акционерам право преимущественного распределения активов или выплаты дивидендов в случае прекращения деятельности корпорации. Многие владельцы малого бизнеса разрешают только обыкновенные акции.

Существуют различные организационные документы, необходимые для создания корпорации. Поскольку запуск этого типа бизнеса сложен, вы можете проконсультироваться со специалистами в области права и налогообложения, чтобы убедиться, что вы соблюдаете все правила и представляете все необходимые документы.

Если вам нужна помощь с организационными документами для корпорации, вы можете опубликовать свою юридическую потребность на торговой площадке Upcounsel. UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы на UpCounsel приходят из юридических школ, таких как Гарвардский юридический и Йельский юридический, и в среднем имеют 14-летний юридический опыт, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.

12 типов деловых документов, необходимых каждому предприятию

Документы и бизнес являются синонимами друг друга. Вам нужны документы, чтобы начать, управлять и расширять бизнес.

Короче говоря, их невозможно обойти. На самом деле вам нужна система для надлежащего ведения всех деловых документов, которые вы накопили за эти годы.

Если вы начинаете свой бизнес и задаетесь вопросом, какие типы деловых документов потребуются вашей компании, то это руководство для вас.

Давайте сделаем быстрый обзор.

1. Уставная документация

Будьте готовы изучить всевозможные юридические документы за годы работы в качестве владельца бизнеса. Один из этих деловых документов, который вам нужно иметь под рукой, — это письменный отчет о уставе.

Нет необходимости подавать это со своим штатом, однако необходимо иметь его под рукой. Что такое устав?

Это правила, которые компания устанавливает для управления собой. В некоторых штатах не требуется, чтобы предприятия имели устав, но все же рекомендуется их создавать. Он предоставит вашей компании рекомендации по решению определенных вопросов.

В этом документе подробно описана структура вашей компании, проблемы управления и отдельные роли. В случае, если ваша компания окажется в споре, ваши директора будут знать, что делать. Это также будет определять, требуется ли собрание правления для предварительного утверждения решения.

2. Операционное соглашение (ООО)

Если вы являетесь корпорацией с ограниченной ответственностью (ООО), рекомендуется иметь под рукой операционное соглашение. Это особенно необходимо, когда членов несколько.

Целью этого делового документа является определение функциональных и финансовых решений. Например, если есть несколько партнеров, в нем будет подробно описано, как следует принимать бизнес-решения и как будет происходить распределение прибыли и убытков.

Хорошо охватить все углы, например, что будет, если один из партнеров решит уйти из бизнеса.

Все члены компании должны подписать этот документ, и он становится юридически обязывающим контрактом. Вы можете сделать это с помощью онлайн-инструмента электронной подписи, такого как eversign.

Во-первых, поговорите со своими партнерами, чтобы определить, что следует включить в документ об операционном соглашении.

3. Соглашение о неразглашении

На протяжении всей вашей деловой карьеры вы будете работать с подрядчиками, фрилансерами, сотрудниками и деловыми партнерами. И во время этих отношений вам придется делиться информацией, которая имеет решающее значение для вашей компании.

Важно защитить свой бизнес, требуя от этих лиц подписать соглашение о неразглашении (NDA).

Некоторые важные данные, которыми вы можете поделиться, включают:

• Списки клиентов
• Детали проекта
• Финансовые отчеты
• Тарифные планы
• Дизайнерские идеи
• Любую информацию, которая будет интересна вашим конкурентам

2 их руки должны быть конфиденциальными. И один из способов обеспечить это — написать соглашение о неразглашении и использовать его для каждого нового найма или делового сотрудничества.

4. Протоколы деловых встреч

В большинстве штатов корпорации требуют ведения протоколов, но только для крупных встреч. Что касается формальных встреч, все, что вам нужно, — это официальный отчет, в котором указывается, что обсуждалось и какие решения (или предпринятые действия) были приняты.

Смысл протоколов собраний в том, что они могут помочь в урегулировании споров относительно того, что произошло во время конкретного собрания. Не забудьте подробно описать все, что можно, в протоколе собрания, включая список участников и голосов.

5. Трудовое соглашение

Каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника, вам необходимо подписать с ним трудовое соглашение. Это охватывает ожидания компании от работника и обязательства работодателя.

Этот документ также предназначен для разрешения споров в случае, если компания или сотрудник пытается скрыть ожидания от своих рабочих отношений.

Трудовой договор также может помочь удержать новых сотрудников, включив в него штрафы за слишком раннее увольнение или нарушение договора.

Вы также можете установить срок, в течение которого сотруднику разрешено работать на конкурента, например, через два года после увольнения из вашей компании. Это помогает гарантировать, что ваши деловые секреты не будут переданы вашим конкурентам.

Обязательно разрешите юристу по трудоустройству просмотреть документ перед его использованием.

6. Ваш бизнес-план

Это деловой документ, необходимый вам для начала бизнеса, получения кредитов и грантов, а также установления деловых партнерских отношений. Это то, что определяет цели компании и средства их достижения.

Прежде чем открывать магазин, необходимо провести тщательное исследование, чтобы убедиться, что вы находитесь в лучшей игре. Это включает в себя анализ ваших конкурентов, целевых клиентов и того, как вы планируете выделиться на своем рынке.

Ваш бизнес-план также не должен быть длинным. Это может быть одна страница или целых 200 страниц. Все зависит от того, сколько информации у вас есть, чтобы продемонстрировать дорожную карту будущего успеха вашего бизнеса.

7. Бизнес-отчеты

Приятно знать, насколько хорошо идет ваш бизнес. С помощью бизнес-отчетов вы можете узнать все о своей компании, ее командах и сотрудниках.

Они длиннее обычного письма и состоят из разных форм данных. Например, он может отображать данные о продажах, маркетинговые планы, соблюдение требований безопасности, технико-экономические обоснования, изображения, графики, тематические исследования и многое другое.

Бизнес-отчеты помогают вам и вашим управленческим командам принимать более обоснованные бизнес-решения. Они также могут пригодиться, если вы хотите привлечь новых инвесторов. Вы можете легко создать шаблон, чтобы упростить составление отчетов по прихоти.

8. Финансовые документы

Знание того, укладывается ли ваш бюджет в рамки бюджета или приближаетесь к долгу, является ключом к успеху. В ваших финансовых документах будет указано, перерасходовали ли вы средства или остались в рамках своего бюджета.

Эти записи также могут помочь вам в процессе составления бюджетных предложений и подачи налоговых деклараций. Некоторые примеры финансовой документации включают:

• Отчеты о прибылях и убытках
• Бухгалтерские балансы
• Банковские выписки
• Отчеты о заработной плате
• Отчеты о поступлениях

С помощью финансового отчета вы сможете определить, является ли отдел продуктивным или нет. Обычно финансовые отчеты составляются на ежегодной основе, чтобы дать вам широкий обзор успехов и неудач в течение этого года.

9. Транзакционные документы

Ключевым моментом является отслеживание денежных потоков, входящих и исходящих из вашего бизнеса. Как и финансовые документы, транзакционные документы помогают организовать финансы.

Транзакции, которыми вы хотите управлять, включают квитанции, счета-фактуры, формы заказов и страницы передачи.

Вы можете составить отчет на основе собранных документов по сделкам. Это поможет организовать все в один аккуратный документ вместо натиска бумажной работы.

Некоторые предприятия даже нанимают юриста для составления документа.

10. Документы о создании бизнеса

Никогда не знаешь, когда тебе придется доказывать законность своего бизнеса. К счастью, это так же просто, как показать три ключевых документа.

Одним из них является устав вашей компании или организации. Это когда ваша компания регистрируется как корпорация, например ООО, индивидуальный предприниматель или другой тип юридического лица.

В этих документах могут быть указаны протоколы собраний, имена первых должностных лиц и сертификаты акционеров.

Затем есть документ для вашего идентификационного номера работодателя, предоставленный IRS. Это номер, который вы используете, чтобы разделить свои личные и деловые финансы. Вы также можете использовать его для открытия отдельного банковского счета, кредитных карт и кредитов.

Подать заявку на EIN онлайн очень просто. Как только вы получите одобрение и получите свой EIN, сохраните его в своих деловых записях.

Наконец, вам необходимо иметь под рукой свои разрешения и документы с номером государственной налоговой. Существуют различные требования в зависимости от штата, в котором вы живете, и отрасли, в которой вы работаете.

Вы можете посетить местный налоговый совет штата или веб-сайт офиса контролера, чтобы узнать больше о руководящих принципах для идентификационных налоговых номеров, разрешений и налога на франшизу. Регистрация.

Все эти документы необходимы для учреждения вашей компании и должны храниться до тех пор, пока вы не закроете магазин.

11. Соответствие и нормативные документы

Ваш штат, отрасль бизнеса и характер вашей деятельности будут определять, какие документы вы должны хранить для соблюдения нормативных требований и требований.

Например, если у вас есть наемные работники, вам придется хранить данные о заработной плате, формы подтверждения ИНН и налоговые документы в течение определенного количества лет.

Любые документы, касающиеся соблюдения требований по обучению безопасности и разнообразию, должны быть подписаны сотрудниками и храниться в вашем отделе кадров.

12. Документы по страхованию бизнеса

Надеюсь, вы решили инвестировать в страхование бизнеса, чтобы не потерять свою компанию в случае стихийного бедствия. Важно хранить документацию в файле вашей страховки, включая номер полиса и сведения о страховом покрытии.

Вы обнаружите, что некоторые страховщики не предлагают покрытие в случае наводнений и землетрясений, но они покрывают вандализм, кражу, пожары и ущерб, нанесенный ветром.

Если вам нужны все виды страхования, вам нужно будет приобрести отдельную страховку от наводнений и землетрясений.

Защита ваших деловых документов

Это не исчерпывающий список деловых документов, которые вы должны иметь под рукой. Вы обнаружите, что есть некоторые документы, уникальные для вашего бизнеса, которые требуют ведения учета.

Хорошо организовать свои файлы на тот случай, если вам потребуются доказательства во время спора.