Оформление дела в архив образец: Делопроизводство и архивное дело

Содержание

Делопроизводство и архивное дело | Образец — бланк — форма

В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:

архив управленческой документации;
научно-технический архив;
аудиовизуальный архив;
архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

К основным решаемым задачам архива организации относятся:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Перечень документов которыми оперирует архив в работе:

Акт о выдаче дел во временное пользование
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Акт о миграции и перезаписи ЭД
Акт о неисправимых повреждениях документов
Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
Акт о технических ошибках в учетных документах
Акт об обнаружении документов
Акт об образовании объединенного архивного фонда
Акт описания документов личного происхождения

Акт приема — передачи документов на государственное хранение
Акт приема — передачи при смене руководителя архива
Акт проверки наличия и состояния дел фонда
Архивная справка
Внутренняя опись документов дела
Годовой план работы архива
Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
Журнал регистрации посещений пользователями читального зала
Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
Заказ на выдачу дел
Итоговая запись и заверительная надпись
Итоговая запись к номенклатуре дел организации
Карта-заместитель дела
Карточка пользователя
Карточка постеллажного топографического указателя
Карточка пофондового топографического указателя
Карточка учета работы с организацией
Книга выдачи дел из хранилища
Книга учета поступления и выбытия документов

Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
Лист использования документов
Лист фонда
Лист-заверитель дела
Номенклатура дел организации
Номенклатура дел структурного подразделения организации
Дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
Опись дел по личному составу
Опись дел постоянного хранения
Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации
Опись особо ценных дел
Опись страхового фонда
Опись электронных документов постоянного хранения
Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию
Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда
Реестр описей
Список фондов
Учетная карточка единицы учета ЭД

Тэги:

альбом

архив

делопроизводство

3.

6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив \ КонсультантПлюс

Главная
Документы
3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Документ не применяется. Подробнее см. Справку

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

3.5. Порядок формирования дел в организации 3.7. Составление и оформление описей дел

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Оформление дел — это подготовка дела к передаче на архивное хранение (пункт 99 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (пункт 3. 6.1 Основных правил).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пункт 3.6.3 Основных правил).

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (пункт 3.6.8 Основных правил).

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно (пункт 3. 6.9 Основных правил). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (пункт 3.6.13 Основных дел). В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела (пункт 3.6.7 Основных правил).

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки (пункт 3.6.16 Основных правил).

Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по установленной форме (Приложение 9 к Основным правилам), подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам), в которой указываются (пункт 3.6.18 Основных правил):

наименование организации;
наименование структурного подразделения;
индекс дела;
архивный шифр дела;
номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
заголовок дела;
крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (пункт 3. 7.25 Основных правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа (статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ)).

Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (статья 15. 6 КоАП РФ).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

«Кадровое делопроизводство» (3-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2017) {КонсультантПлюс}

Красноармейский район — Методические рекомендации

1. Ответственность за оформление дел лежит на работниках службы документационного обеспечения организации или ответственном за архив, согласно приказа руководителя организации.

При больших объемах обработки документов возможно привлечение специалистов на договорных условиях. Во избежание некачественной обработки по привлекаемым специалистам желательна консультация с архивным отделом администрации муниципального образования Красноармейский район.

2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

— подшивку или переплет дела;

— нумерацию листов дела;

— составление листа-заверителя;

— составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

5. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.

6. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.

7. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

8. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

9.Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

10. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

11. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

12. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

13. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

14. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

15. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

16. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

17. Обложка дела постоянного, временного хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу описи дел, заголовок дела.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за… год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Как правильно сделать опись документов образец 2022 года — «Мое Дело»

Оглавление Скрыть

В каких случаях требуется опись
Как составить опись документов: общие правила
Как сделать опись документов для госорганов: образец
Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец
Как сделать опись документов для почтового отправления

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Воспользуйтесь аутсорсингом бухгалтерии — мы возьмём на себя ответственность за ваш бухгалтерский и налоговый учёт.

Узнать подробнее

В каких случаях требуется опись

Опись помогает зафиксировать ключевые аспекты передачи бумаг:

Какой перечень был подан.
Когда произошла передача.
Кто и в каком объеме должен его получить.

Опись обычно используют:

при отправке документов в контролирующие органы — налоговую, фонды, инспекцию труда и другие;
чтобы передать дела и документы сотруднику, вступающему в новую должность;
при инвентаризации;
для почтовых отправлений документов;
для передачи их на проверку сторонним организациям и предпринимателям перед сделкой;
при отправке бумаг в архив;
перед утилизацией документов.

В каждом случае опись — своего рода подстраховка. Например, если важные документы затеряются после утилизации, ответственный сотрудник сможет доказать, что не уничтожил их по случайности. Если их потеряют проверяющие органы, бизнес сможет подтвердить отправку и избежать штрафа.

Как составить опись документов: общие правила

Обычно к описи прибегают, когда требуется передать не один документ, а сразу несколько. Составить ее можно:

самостоятельно, разработав собственный бланк и закрепив его во внутренней политике;
по унифицированным формам.

В любом случае, в описи обязательно нужно указать:

данные и реквизиты получателя: ФИО предпринимателя, наименование компании или учреждения;
дату оформления описи;
список передаваемых документов;
полное название каждого отдельного документа;
количество экземпляров и страниц каждого документа;
пометку о копии или оригинале для каждого документа;
срок их хранения;
общее количество листов.

Если нужно зафиксировать дополнительную информацию, в опись можно добавить другие реквизиты. В остальном — обязательных требований к оформлению документа нет. Бизнес может использовать для описи как собственные бланки, так и образцы от заказчиков/партнеров.

Визуально опись выглядит как таблица или список, в которой перечислены передаваемые бумаги. Документы стоит располагать в порядке приоритетности: сначала — самые важные (приказы, договоры), после — остальные (переписки, схемы, чертежи, планы). Пустые строки в таблице зачеркивают.

Опись обычно составляет сотрудник, выполняющий операцию. Затем документ обязательно закрепляют подписью ответственного за документооборот — руководителя или заместителя, секретаря, главбуха — и проставляют в нем печать, если фирма ее использует.

Если документы передают сторонним компаниям/предпринимателям или сотрудникам, можно использовать такой образец:

Образец 1.

Как сделать опись документов для госорганов: образец

Если документы отправляют или лично подают в ИФНС в бумажной форме, проводить опись нужно в обязательном порядке. Ее можно оформить отдельным документом или добавить в содержание сопроводительного письма.

Кроме перечисленных выше обязательных пунктов, в описи передаваемых документов стоит отразить:

цель подачи;
полные реквизиты компании;
реквизиты требования или другого документа от инспекции.

Если опись вышла на несколько листов, нужно проставить номера страниц. Это не обязательное требование, но в случае возможных споров с инспекцией из-за утери страниц будет свидетельствовать, что с самого начала список был длиннее. А также поможет быстрее найти нужные сведения и аргументы, если спор продолжится в суде.

Образец описи может выглядеть так:

Образец 2.

При подаче бумаг в суд опись не требуется — их укажут в исковом заявлении.

Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец

Перед тем, как отправить документы на хранение в архив, их обязательно нужно описать в сдаточном бланке. Опись оформляют в двух вариантах, и один из экземпляров прилагают к документам в архиве.

Информацию о самих документах указывают стандартно. Порядок сдачи бумаг в архив такой:

Ответственный работник архива оформляет опись.
Документ отправляют на рассмотрение комиссии.
Если комиссия утверждает перечень, список отправляют на рассмотрение руководству.
После того, как руководитель одобрит список и распишется в описи, ее прошивают, помещают в папку с твердой обложкой и отправляют на полку архива.

Образец можно использовать такой:

Образец 3.

Образец 4.

При утилизации документов их описывают примерно в том же порядке. Стандартно, бумаги уничтожают в двух случаях:

Если бизнес больше не будет с ними работать.
Когда закончится срок их хранения.

Опись также отправляют на проверку комиссии, которая должна рассмотреть список и составить протокол. Уже после этого документы можно утилизировать.

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Получить доступ

Как сделать опись документов для почтового отправления

Опись при почтовом отправлении всегда заполняют по форме 107 — это исключительный случай, когда требуется конкретный бланк. В описи указывают:

данные и реквизиты получателя;
стоимость отправки;
количество передаваемых документов.

Сотрудник отделения расписывается в документе и помечает его календарным штемпелем. Бумагу оформляют в двух вариантах. Один экземпляр описи пришлют получателю, другой — оставят в отделении почты.

Бланк для почтового отправления выглядит так:

Образец 5.

Образцы и формы для запросов или обращений

Версия для печати

Главная / Услуги / Образцы и формы для запросов или обращений

Выберите вид запроса или обращения:

Предварительный заказ документов для работы в читальном зале:

Форма заполнения письма в электронный адрес архива для предварительного заказа документов в читальный зал

Запросы социально-правового характера:

Подтверждение трудового стажа, заработной платы

Подтверждение награждений государственными и ведомственными наградами, присвоение почетных званий

Подтверждение факта применения политических репрессий

Тематические запросы:

О подтверждении имущественных прав (исполняются архивным учреждениям в порядке оказания ПЛАТНЫХ УСЛУГ).

Генеалогические запросы (исполняются архивными учреждениями в порядке оказания ПЛАТНЫХ УСЛУГ).

К рассмотрению принимаются запросы и обращения, отвечающие следующим требованиям:

В запросе или обращении в обязательном порядке должны быть указаны сведения о заявителе – фамилия, имя, отчество (ФИО), полный почтовый адрес с индексом, телефон.

Запрос или обращение должны быть понятными, не содержать нецензурных и других некорректных выражений.

Порядок исполнения запросов пользователей

5.8. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан — фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение в соответствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.

При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архив осуществляет прием граждан в приемной или столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

5.8.1. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

5.8.2. Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказа-
ния платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос мо-
жет исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в
отношении других лиц.

Информация пользователю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

5.8.3. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвоз-
мездно.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива — не более 15 дней с момента его регистрации.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Перечень документов, регламентирующих оказание платных услуг

Оптическое архивирование — примеры использования

NetBackup

В каждом бизнесе есть важная информация, которую нельзя потерять. Бедствия могут поразить ваши компьютеры и привести к потере данных. К сожалению, более 50% как среднего, так и малого бизнеса не имеют права резервного копирования. Но они не подозревают о надвигающейся опасности. Никто не знает, когда может произойти чрезвычайная ситуация, а когда несчастный случай может привести к проблемам в бизнесе. Вот почему надежное резервное копирование данных жизненно важно.

В идеале следует создавать резервные копии данных на отдельном носителе, отдельном от основного хранилища и недоступном для персонала для защиты от программ-вымогателей, вредоносных программ или вирусных атак.

Ваши резервные копии могут помочь вам возобновить бизнес-операции и восстановить данные из резервных копий, если:

Вы случайно удалили или повредили файл
У вас произошел сбой программного обеспечения
В вашем офисе или комнате с оборудованием произошла кража, пожар или наводнение
Ваш компьютер или сеть заражены вирусом или программой-вымогателем

Программное обеспечение для резервного копирования и восстановления NetBackup позволяет безопасно хранить данные на различных носителях в помещении или в облаке, включая Sony Optical Disc Archive, ленту LTO, диск SATA или общедоступное облачное хранилище, включая AWS S3, Microsoft® Azure, Google Cloud Platform Storage, Oracle Cloud Platform, Oracle Database Server, IBM Bluemix, Hitachi и SwiftStack.

Национальный центр кибербезопасности рекомендует хранить резервную копию вне офиса для защиты от вирусов или программ-вымогателей. Носители Sony Optical Disc Archive (ODA) представляют собой носители с однократной записью и многократным чтением (WORM), в то время как LTO обеспечивает программные функции WORM. Sony ODA имеет произвольный доступ, в отличие от ленты LTO, и позволяет быстро восстанавливать данные, файлы, приложения и операционную систему.

Резервное копирование в облаке зависит от скорости передачи данных в Интернете, и для восстановления больших наборов данных могут потребоваться недели или месяцы. Sony ODA имеет самую низкую общую стоимость владения по сравнению с LTO Tape и Cloud, когда данные хранятся более 5 лет благодаря обратно совместимым носителям, на которые Sony дает гарантию 100 лет.

Облако0049

	Оптический диск	Лента	Диск
Capital Outlay	Medium	Medium	High	None
Capacity Cost	Low	Low	High	Низкий
Долгосрочные затраты	Самый низкий	Низкий		4	40035	High
Shipping & Logistics	Medium	Medium	None	None
Networking Cost	None	Нет	Низкие	Meium
Расходы на персонал	Низкие	High	Low	Low
Recovery Cost	Low	Medium	Low	Low

Point.

de Data and Storage Management
В этом случае программное обеспечение Point Intelligent для управления хранением данных работает с объектным хранилищем NetApp, LTO Tape и Sony Optical Disc Archive, а также общедоступными облачными решениями для экономичного управления данными и соответствующего архивирования файлов.
Point Storage Manager позволяет разрабатывать политики для управления хранилищем данных и оптимизации затрат и производительности в течение жизненного цикла данных.
Три уровня имеют определенные характеристики стоимости и производительности: «уровень производительности», «уровень емкости» и «уровень архива». Доступ к данным, хранящимся на одном или нескольких уровнях, является прозрачным и осуществляется через «уровень производительности».
В то время как «уровень производительности» состоит из системы хранения, оптимизированной для максимальной производительности, «уровень емкости» отличается высокой емкостью. Таким образом, «уровень производительности» можно рассматривать как расширение «уровня производительности».
Напротив, «архивный уровень» предназначен для архивирования. Он предлагает свойства, которые необходимы для соблюдения соответствующих законов и правил. Гибкие функции «записать один раз, прочитать много» (WORM) этого уровня позволяют как долгосрочное управление данными на основе политик хранения, так и обеспечивают защиту от кибератак программ-вымогателей.
Благодаря многоуровневому хранению неактивные данные (до 80 % от общего пула данных) могут быть перенесены на другой уровень хранения с использованием предопределенных правил. Это снижает затраты на первичное хранение неактивных данных, перемещая их в более экономичное вторичное хранилище. Данные также могут быть заархивированы в соответствии с требованиями соответствия.
С помощью PoINT Storage Manager — Enterprise Edition можно избежать дорогостоящих расширений системы хранения, а предприятия могут сэкономить до 60 % затрат на хранение. PoINT Storage Manager — Enterprise Edition также может реализовать законную систему архивирования в соответствии с требованиями соответствия.
И, наконец, знаете ли вы, сколько данных в вашей системе хранения неактивно? Анализатор файловой системы PoINT предоставляет бесплатный программный инструмент, позволяющий пролить свет на ваше основное хранилище.
NetArchive
Архивируйте критически важные данные с помощью архива NETA , и вы УСТРАНИТЕ угрозу потери и уничтожения данных. Защита от кибератак, стихийных бедствий и даже электромагнитных импульсов (ЭМИ), которые могут уничтожить данные на магнитных запоминающих устройствах. NETArchive и его предшественник предложили ЕДИНСТВЕННОЕ решение для хранения данных, которое выдержит самые неблагоприятные условия. Сохранение данных — это наш бизнес, и наша уникальная защита НЕдоступна в решениях на основе магнитных дисков и лент. Созданный для малых, средних и крупных организаций, NETArchive предлагает корпоративную функциональность по доступной цене.
Комплексная защита данных и соответствие требованиям
Постоянная защита данных, которые нельзя изменить, выкупить или удалить. Специально разработан для малых, средних и крупных бизнес-архивов, которым необходимо соответствие электронным документам.
Активный архив с полной автоматизацией
Автоматизируйте все операции хранения архивов на дисках, в облаке и на носителях, совместимых с WORM. Прозрачное чтение и запись в облако в качестве уровня активного архива и хранилища резервных копий.
Самая низкая стоимость владения

Самое безопасное и экономичное решение для архивации данных, позволяющее хранить данные десятилетиями, а не только годами. Обеспечивает долговечность со 100-летним ожидаемым сроком службы носителя.
Примеры концепций архивирования
Справочник по проектированию
Настройка проекта
Инфраструктура истории
Примеры концепций архивирования
Перед тем, как начать архивирование, необходимо создать концепцию архивирования в соответствии с требованиями заказчика в базе данных. В рамках этого процесса вам необходимо определить концепцию архивирования, количество хранилищ и временные интервалы.
Есть действия, связанные с событиями. Если события заархивированы, действия также должны быть заархивированы для согласованности.
База данных истории позволяет создать до 64 пользовательских групп архивов и 32 репозитория долговременного хранения.
Все варианты архивирования также могут быть изменены позднее. Данные должны быть заархивированы в правильном хранилище с самого начала, поскольку информация, которая до этого момента была заархивирована в одном хранилище, не может быть перемещена в другое хранилище.
Вы можете уменьшить содержание данных для отдельных групп архивов.
Symbol
Legend of Symbols
Data Point
Activity Log Information
Информация журнала тревог
Информация о журнале инцидента
Журнал значений (онлайн или в автономном режиме) Информация
9136. , значения журнала группируются по типам данных и архивируются в краткосрочном хранилище, где они хранятся в течение минимального периода хранения и удаляются по истечении максимального периода хранения. Оба эти параметра должны быть установлены для любой группы архивов. Никакие данные не архивируются в долгосрочном хранилище.
По умолчанию: Удаление после пользовательского периода хранения
При включении функции Удалить записи журнала старая историческая информация может автоматически удаляться из краткосрочного хранилища. Удаление краткосрочного хранилища можно указать для каждой отдельной группы архивов по умолчанию или пользовательской группы архивов.

Удаление
Исторические данные удаляются навсегда и не могут быть восстановлены.
Определите автоматическое резервное копирование данных (см. Автоматическое резервное копирование данных) или настройте архивирование перед удалением.
Example Settings for Storage by Days
Max Retention Time of Data in the STS
Min Retention Span
Максимальный срок аренды
Период удаления
30 дней
10 дней
6
30 days
1 day
90 days
30 days
90 days
1 day
180 days
90 days
180 дней
1 неделя
Дополнительные сведения о расчете размера базы данных и временного интервала см. в разделе Значения и параметры емкости данных.
Значения и настройки объема данных
В следующих таблицах приведены общие рекомендации для различных томов данных, которые можно хранить в краткосрочном хранилище во время работы перед выполнением аварийного удаления. Для расчета используемого хранилища базы данных предполагается среднее значение 0,4 КБ на запись данных. Эффективное количество сохраненных записей данных может быть больше, чем указано в таблицах.
Применяемые параметры сильно зависят от максимального количества записей в день, группы данных, правовых норм и используемого SQL Server (максимум 10 ГБ для SQL Server Express или 250 ГБ для SQL Server).
Настройки только с максимальным периодом времени
Используйте следующую таблицу, если необходимо более точно рассчитать объемы данных.
User Storage per Data Group and Lines Rows
Data group
KB per data entry
Time Series
0,057
Activity log
0. 37
Alarm Log
0.38
Incidents
0.21
Concept 1: Simple Archiving with Single Storage
Этот вариант архивации требует минимальных технических затрат. Все регистрируемые данные архивируются в едином хранилище. Новое долгосрочное хранилище создается по истечении установленного временного интервала (здесь: один год) или когда предыдущее хранилище заполнено.
Принцип 1: Простое архивирование с одним хранилищем

Концепция 2: Простое архивирование с двойным хранилищем ожидается этот тип. В этом случае рекомендуется установить временной интервал равным одному месяцу. (См. Простой архив с двумя хранилищами)
Все данные журнала действий, журнала тревог и журнала инцидентов архивируются в одном хранилище.
Концепция 2: Простое архивирование с двойным хранилищем

Концепция 3. Архивирование с настраиваемыми периодами хранения
Концепция архивирования с настраиваемыми периодами хранения рекомендуется, когда проекту требуется несколько настраиваемых групп точек данных, зарегистрированные данные которых не могут быть сохранены в одном долгосрочном хранилище, но должны быть распределены между несколько. В приведенном ниже примере есть три настраиваемые группы архивов, в которых хранятся различные комбинации типов данных в трех единицах долгосрочного хранения с настраиваемыми интервалами временных интервалов. Данные всех точек данных, которые не были назначены пользовательской группе архивов, сохраняются в соответствии с концепцией архива по умолчанию, то есть в краткосрочном хранилище по умолчанию, и удаляются по истечении максимального периода хранения, установленного для групп архивов по умолчанию.
Некоторые зарегистрированные данные необходимо архивировать в хранилище ежемесячно или ежегодно. Все остальные данные архивировать не нужно.
Концепция 3. Архивирование с настраиваемыми периодами хранения

Концепция 4. Сохранение значений из отдельных точек данных
По юридическим причинам некоторые типы конфиденциальных данных могут храниться только в течение ограниченного периода времени. В приведенном ниже примере требуются три настраиваемые группы архивов. Создаются две группы архивов, одна со сроком хранения семь дней, а другая со сроком хранения три месяца. Возраст данных проверяется ежедневно. Установив максимальный срок хранения, например семь дней, самые старые данные удаляются автоматически без архивации. Все точки данных, которые не были назначены пользовательской группе архивов, сохраняются в долговременном хранилище. (См. Сохранение значений из отдельных точек данных)
Некоторые зарегистрированные данные необходимо архивировать ежемесячно или ежегодно. Все остальные регистрируемые данные архивируются в отдельном хранилище.
Концепция 4. Сохранение значений из отдельных точек данных

Концепция 5. Сохранение значений из отдельных точек данных и групп архивов по умолчанию
Краткосрочному хранилищу можно назначать пользовательские группы архивов, а также группы архивов по умолчанию. Для каждой группы архивов может быть установлен индивидуальный срок хранения. В приведенном ниже примере данные трех групп архивов, двух настраиваемых и одной по умолчанию, заархивированы в краткосрочном хранилище с различными сроками хранения. (См. Сохранение значений из отдельных точек данных и групп архивов по умолчанию)
Принцип 5. Сохранение значений из отдельных точек данных и архива по умолчанию

Принцип 6. Фильтрация с помощью групп фильтров
Некоторые зарегистрированные данные необходимо отфильтровать. Фильтрация используется для уменьшения количества сообщений и объема данных, регистрируемых в HDB.
Эта концепция фильтрации рекомендуется, когда проекту требуются группы точек данных, данные COV которых необходимо отфильтровать либо по значению, либо по времени. При фильтрации значения регистрируются только тогда, когда они соответствуют критериям фильтрации. Чтобы узнать, было ли какое-либо значение отфильтровано в прошлом, Отфильтрованный столбец в таблице HDB_DpIdsTs в HDB или в окончательной архивной базе данных (LTS).
Точке данных могут быть назначены следующие группы фильтров: не были назначены группе фильтров, регистрируются на основе фильтра сравнения значений. То есть система сравнивает новое системное значение и качество с последним зарегистрированным значением и качеством, и если есть какие-либо изменения, значение регистрируется или фильтруется.
Группа фильтров Не назначено
Нефильтровано : Когда точки данных назначаются группе фильтров Нефильтровано , данные регистрируются без сравнения значений и качества. Такие данные необходимы, когда одно и то же значение необходимо зарегистрировать для целей агрегирования.
Группа фильтров Без фильтрации
С фильтрацией : Когда точки данных назначаются группе фильтров с фильтрацией на основе значений, данные регистрируются на основе Процентов и Абсолютных значений зоны нечувствительности, и если они назначены группе фильтров типа регистрации временного интервала, данные регистрируются на основе заданного интервала. См. раздел «Рабочее пространство групп фильтров».
Группа фильтров Filtered
В приведенном ниже примере имеется группа фильтров, которая фильтрует значения на основе фильтрации значений.
Концепция 6. Фильтрация с помощью фильтров значений
Варианты использования группы фильтров регистрации временных интервалов
Вариант использования 1:
Для проектов, объединяющих различные подсистемы с быстро меняющимися значениями (например, изменение в секунду), количество Генерируемые онлайн-тенденции COV огромны и значительно влияют на размер HDB.
Пример: У нас есть быстро изменяющийся во времени объект, который генерирует следующие значения. В этом примере группу фильтров можно определить с временным окном в 1 минуту. Это гарантирует, что за 1 минуту будет создано не более одной записи HDB.
The result is the following:
Time (H/M/S)
COV — input from field sensor
Current HDB log
New HDB log
12:00:00
10
10
10
12:00:10
11
11

12:00:20
12
12

12:00:30
13
13

12:01:00

13
12:01:30
14
14

12:01:40
15
15

12:02:00

15
12:02:15
16
16

Вариант использования 2
Для проектов, которые объединяют различные подсистемы с медленно меняющимися значениями (например, изменение в час), запросить значения HDB за раз для такого объекта непросто.
Пример: У нас есть медленно изменяющийся во времени объект, который генерирует следующие значения. Для этого примера группу фильтров можно определить с временным окном в 1 минуту, в котором последнее доступное значение по-прежнему регистрируется в HDB каждую минуту. Это гарантирует, что всегда будет создаваться одна запись HDB за 1 минуту.
Результат — следующее:
. 0005
Время (ч/м/с)
COV — Вход.0035
Current HDB log
New HDB log
12:00:00
10
10
10
12:01:00
10
12:02:00
93999999999
939399999
9000 2
9000
93
10
12:02:10
11
11

12:03:00

11
12:04:00

11
12:05:00

11
12:05:20
12
12

12:06:00
12
Инициатива архивов наследия наследия | ИККРОМ
Изображение предоставлено Библиотекой Конгресса США.
Многие учреждения культурного наследия по всему миру, в том числе ИККРОМ, хранят архивы образцов материалов, включающих образцы, собранные с объектов и участков наследия, справочные материалы и копии. Эти исторические ресурсы невозобновляемы и имеют огромный потенциал для будущих исследований и дидактических целей, но они часто малоизвестны, а их ценность недооценивается. Кроме того, они создают особые проблемы, связанные с их физической защитой, доступом и использованием. В результате они находятся под критической угрозой.
Признавая эти проблемы, ICCROM в сентябре 2020 года запустил Инициативу архивов образцов наследия (HSAI), чтобы способствовать долгосрочному сохранению и использованию этих коллекций. На сегодняшний день более 20 организаций присоединились к ИККРОМ в качестве партнеров этой инициативы.
Цели
HSAI стремится улучшить признание, сохранение, управление, доступ и использование архивов образцов наследия, преследуя следующие цели:
Повышение осведомленности о ценности и важности архивов образцов.
Разработка передовой практики, политик, процедур, инструментов и методологий (например, с помощью руководящих документов и примеров тематических исследований) для управления образцами архивов.
Разработать дорожную карту для повышения доступности и использования архивов образцов, соединяя их через открытые цифровые платформы.
Изображение предоставлено Дрезденским университетом изящных искусств, Германия.
Как мы работаем?
Инициатива реализуется через следующие пять рабочих групп:
Ценность и значимость
Улучшить способы описания и передачи архивов образцов наследия, в частности, в отношении их ценности для различных заинтересованных сторон.

Каталогизация и управление архивами
Улучшить сохранность и использование архивов образцов наследия путем предоставления рекомендаций и инструментов для установления минимальных базовых требований к управлению архивами образцов.

Доступ и использование
Обеспечить расширенный доступ к архивам образцов наследия и их устойчивое использование путем предоставления практических рекомендаций по разработке политики предоставления доступа различным пользователям в рамках доступных ресурсов организации.

Соединение данных между коллекциями
Для обмена информацией об архивах образцов наследия через управляемую общую платформу, созданную на основе минимальной информации, необходимой для соединения архивов образцов, с учетом требований пользователей.

Возможности для исследований
Доказательство ценности архивов образцов наследия, содействие их использованию в качестве исследовательских ресурсов и определение способов укрепления исследовательского потенциала архивов образцов.
Кто наши партнеры?
Помимо ИККРОМ, в инициативе участвуют более 20 партнерских организаций:
ANTECIPA – Национальная ассоциация специалистов по технологиям и наукам, Бразилия
C2RMF – Центр исследований и реставрации музеев Франции 9 0014
Университет CEPT, Индия
CICS – Кёльнский институт охраны природы, TH Кёльн – Университет прикладных наук, Германия
DGPC – Direção-Geral do Património Cultural, Португалия
E-RIHS – Европейская исследовательская инфраструктура науки о наследии, Национальные узлы Бельгии, Италии и Португалии
GCI – Институт консервации Гетти, Соединенные Штаты Америки
GEM – Большой египетский музей, Египет
Лаборатория Геркулеса, Университет Эворы, Португалия
HfBK – Дрезденский университет изящных искусств, Германия
IPCE – Институт культурного наследия Испании, Испания
IPCH – Институт сохранения культурного наследия, Йельский университет, Соединенные Штаты Америки
Европейская исследовательская инфраструктура по науке о наследии
ISPC-CNR – Институт наук о наследии, Национальный исследовательский совет, Италия
KIK-IRPA – Королевский институт культурного наследия, Бельгия
LNEC — Национальная лаборатория гражданского строительства, Португалия
LOC — Библиотека Конгресса, Соединенные Штаты Америки
OPD — Opificio delle Pietre Dure, Италия
Центр консервации и технических исследований Штрауса, Гарвардские художественные музеи, Соединенные Штаты Америка
SUPSI – Университет прикладных наук и искусств Южной Швейцарии, Швейцария
Институт Кипра, Кипр
Национальная галерея, Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии
UCL — Университетский колледж Лондона, Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии
UCP — Католический университет Португалии
UFMG — Федеральный университет штата Минас-Жерайс, Бразилия
UL — Люблянский университет, Словения
?
Если вас интересует дополнительная информация о HSAI, обращайтесь: Мария Мата Каравака (archive@iccrom. org), Alison Heritage ([email protected]).
4 Возможные варианты использования архивации 2.0
Архивирование информации началось как решение, которое позволило организациям снизить нагрузку на почтовые серверы и решить проблему медленных и раздутых почтовых ящиков. В конце концов, по мере того как деловой мир становился все более сложным, архивирование стало скорее требованием, чем возможностью. Регулирующие органы потребовали, чтобы организации вели полный учет всей своей электронной почты, мобильных устройств, социальных сетей, мгновенных сообщений и других сообщений. Чтобы удовлетворить эти потребности, мы разработали Retain Unified Archive вместе с набором средств обнаружения электронных данных, поиска и управления, чтобы сделать информацию легкодоступной, полезной и безопасной.
В то время как сегодняшний архив обеспечивает отличную подготовку и защиту от судебных разбирательств и проверок, у нас гораздо более широкое видение того, что может сделать архивирование.
Архив содержит тысячи сообщений и лет данных. Будущее архивирования будет связано с активным извлечением информации, ценности и идей из этих данных . Мы называем это Архивированием 2.0, и для того, чтобы Архивирование 2.0 произошло, необходимы мощные аналитические инструменты.
Наше недавнее слияние с HPE Software объединяет широкий спектр программного обеспечения для архивирования и аналитики и экспертов, таких как платформа для архивирования Digital Safe и машинное обучение, аналитическое программное обеспечение IDOL, что позволяет нам сотрудничать и создавать программное обеспечение для архивирования, которое будет предоставлять больше информации для бизнеса. чем когда-либо прежде. Сочетание этих технологий определит будущее архивного дела.
Архивация 2.0 выйдет за рамки соответствия. Он будет обнаруживать закономерности, тенденции, взаимосвязи и аномалии в коммуникационных данных организации, позволяя компаниям понимать и реагировать на текущие события в режиме реального времени, максимально используя будущие возможности.
Что на самом деле может сделать архивация 2.0?
Аналитика Archiving 2.0 будет специфичной для каждого отдела, поскольку, например, отделы кадров, продаж, поддержки и отдела соблюдения нормативных требований получат выгоду от разных типов аналитики.
Взгляд в будущее. Представьте, что у каждого пользователя есть «панель управления коммуникациями», которая сообщает об искомых шаблонах, тенденциях, взаимосвязях и аномалиях, каждое из которых получено из единого архива бизнес-коммуникаций организации. Информация, которую они получают из этих отчетов, поможет каждому в выполнении их конкретных обязанностей. Вот несколько примеров:
Отдел кадров
Каждому руководителю знакомо чувство, которое возникает после проведения крупного собрания или объявления: вам нужна обратная связь, и вы хотите понять, как ваша организация на самом деле относится к тому, что должно произойти. Вы хотите оценить, собираются ли люди покупать, что им нравится и что им не нравится.
Проблема в том, что не все говорят. На самом деле, большую часть времени все просто улыбаются и кивают, пока не вернутся в свой офис и не отправят пару очень самоуверенных электронных писем.
Архивирование 2.0 поможет вам оценить, что происходит. Это не означает слежку; это означает анализ внутреннего общения в целом для понимания. Панель управления коммуникациями может сообщать о тенденциях — например, облако слов, содержащее тенденции в фразах, словах и тонах, которые дают вам общее представление о языке и настроениях, исходящих от сотрудников.
С помощью этой информации ваша организация сможет точно оценить настроения сотрудников и разрешить опасные ситуации до того, как они перерастут в проблемы.
Продажи и маркетинг
Представьте, что вы достигаете поставленных целей по продажам три квартала подряд, но в четвертом продажи начинают падать. Квартал после этого выглядит не намного лучше.
В попытке понять, что происходит, руководитель отдела продаж обращается к своей настраиваемой информационной панели. Сравнивая наборы данных за успешные кварталы и кварталы с трудностями, он мог найти тенденции и закономерности, такие как:
Сотрудники отдавали предпочтение общению по телефону в успешных кварталах, но предпочитали электронную почту в кварталах с трудностями
Они перестали отправлять активы определенного типа в кварталы борьбы
Их время отклика было намного больше в кварталах борьбы
Они постоянно говорили о другом продукте в первом наборе данных по сравнению со вторым.
Группы поддержки
Группы поддержки общаются с конечными пользователями по электронной почте, по телефону, в мгновенных сообщениях и т. д. Если бы менеджер службы поддержки мог анализировать все эти данные на наличие тенденций и отклонений, он мог бы решать проблемы в реальном времени. время.
Например, он/она может прийти на работу и посмотреть на коммуникационную панель, которая покажет облако слов самых горячих тем вчерашнего дня. Если бы все говорили о «пакете поддержки 2. 1», он бы сразу понял, что может возникнуть проблема. Углубившись в эти коммуникационные данные, он / она мог точно найти, что не так, и позаботиться об этом. К тому времени, когда традиционные информационные линии передали бы информацию, разработчики уже работали над исправлением.
ОГО и специалисты по комплаенсу/рискам
Было бы неплохо выявлять рискованное поведение до того, как оно произойдет? Это позволит компаниям проявлять инициативу в соблюдении требований, а не просто ждать и надеяться, что ничего плохого не произойдет. Смысл всего этого не в том, чтобы вторгнуться в частную жизнь пользователя, а скорее в том, чтобы обнаружить случаи крайней ненормальности, когда рискованное поведение почти наверняка.
Archiving 2.0 может предоставлять ОГО и специалистам по соблюдению требований/рискам оповещения о рисках в режиме реального времени, например:
Кто-то из бухгалтерии отправляет ненормальное количество электронных писем и вложений в финансовое учреждение прямо перед объявлением о слиянии
Аккаунт, который постоянно отправляет электронное письмо конкуренту
Фильтрация сообщений позволит заранее избежать рисков:
В социальных сетях можно установить фильтры, чтобы предотвратить неловкие ошибки до того, как они произойдут.
Система может быть настроена на задержку или отклонение сообщений, представляющих угрозу безопасности, например, когда имена пользователей и пароли отправляются не тем людям (например, хакеру, выдающему себя за банк).
Благодаря такому упреждающему предотвращению рисков и соответствию требованиям безопасность и реклама будут остановлены на своем пути. Даже если бы произошел инцидент, регулирующие органы были бы удовлетворены тем, что организация сделала все возможное, чтобы предотвратить его.
Интеграция Micro Focus/HPE создает идеальную основу для интеграции аналитики и архивирования для создания платформ Archiving 2.0 будущего.
Архивирование уже прошло такой долгий путь — от устаревшего хранилища данных до единого архива и инструмента подготовки и соответствия. Мы рады видеть преимущества и преимущества для бизнеса, которые Archiving 2.0 создаст для вашей организации.
Узнайте больше, загрузив информационный документ ниже!
Просмотры сообщений: 671
УВКБ – Архивы и отчеты
После снятия многих ограничений в связи с Covid-19 в Швейцарии с октября 2021 года снова можно записаться на исследование на месте в читальном зале архивов УВКБ ООН.
нормальная вместимость, поэтому настоятельно рекомендуется бронировать места заблаговременно до желаемых дат. Ограниченная услуга удаленного запроса и оцифровки, предлагаемая во время закрытия читального зала, будет продолжаться, учитывая текущие ограничения на поездки и здоровье. Пожалуйста, свяжитесь с [email protected] для получения дополнительной информации.
Архив занимает около 10 километров стеллажей на двух цокольных этажах в Женеве. Цифровые архивы, содержащие около 10 миллионов документов и постоянно растущие, хранятся и управляются на нескольких выделенных защищенных серверах.
Материалы, представляющие исторический интерес, составляют около половины бумажных архивов. Остальные, в основном внутренние документы, такие как финансовые отчеты, хранятся несколько лет, прежде чем их уничтожают. Цифровые архивы, такие как сообщения электронной почты и отчеты, также сортируются для постоянного или краткосрочного хранения.
Коллекции глобально и исторически уникальны по объему и содержанию. Они содержат множество подробностей о важных исторических событиях, в том числе, например, записи о восстании в Венгрии в 1956 году, о первой крупной чрезвычайной ситуации, в которой мы стали действовать, а также о чрезвычайных ситуациях в Чили и Аргентине в 1970-х годах и в бывшей Югославии. в 1990-х годах. В них содержатся, например, оригиналы письма покойного лидера Туниса Хабиба Бургибы с просьбой о международной помощи беженцам, спасающимся от конфликта в соседнем Алжире в 1919 г.57 — первое обращение к УВКБ ООН о помощи от страны за пределами Европы. УВКБ работает над тем, чтобы вернуть больше материалов с мест и внедрить современные системы сохранения цифровых материалов, чтобы сделать их более доступными.
Материал используется как персоналом, так и внешними исследователями. Записи о неразрешимых ситуациях, в которых УВКБ ООН работало десятилетиями, например, в Южном Судане, используются для инструктажа сотрудников, когда они отправляются на места. Открывая его архивы для общественности, мы демонстрируем приверженность прозрачности в отношении нашей роли гуманитарного агентства и способствуем тщательному изучению и пониманию беспокойной современной истории нашего мира.
Архивные фонды
Наши архивы содержат информацию с момента основания организации в 1950 году до наших дней. У них также есть несколько коллекций до УВКБ ООН, которые дают ценную основу для развития работы по защите.
Архивы организованы в «фонды», которые представляют собой группы документов из одного офиса или пожертвования документов извне УВКБ ООН. Список фондов постоянно расширяется, так как записи поступают из отделений на местах и штаб-квартиры.
Политика доступа к архивам УВКБ ООН открывает файлы исследований, которым более 20 лет. Прежде чем проводить исследования, УВКБ ООН должно просмотреть каждый файл, чтобы убедиться в отсутствии риска разглашения личной информации, касающейся беженцев или других лиц, которыми занимается УВКБ ООН.
Веб-архив УВКБ ООН
Интернет становится самым важным источником общедоступной информации в УВКБ ООН, а его веб-сайты содержат информацию и мультимедийный контент, представляющий ценность для организации и ее партнеров в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
Секция документации и архивов (RAS) архивирует многие из основных веб-сайтов УВКБ ООН, а также осуществляет специальные проекты по захвату институциональных веб-сайтов и учетных записей в социальных сетях, а также веб-сайтов и учетных записей в социальных сетях конкретных стран и сотрудников. Все это является частью нашего подхода к документированию чрезвычайных ситуаций.
Первый захват был сделан в декабре 2015 года и охватывает основные объекты, а также ситуацию в Сирии и Ираке. С тех пор RAS проводит регулярные захваты, которые можно найти в нашем онлайн-каталоге архивов с полными описательными метаданными. Также можно получить доступ к материалам УВКБ ООН через портал Mirrorweb. Пожалуйста, используйте Firefox или Chrome только для доступа к порталу Mirrorweb.
Доступ к порталу веб-архива УВКБ ООН можно получить здесь: https://webarchive.archive.unhcr.org/
Советы по использованию
Важно помнить, что заархивированные сайты не ведут себя и иногда отображаются как обычные живые сайты сайты, поэтому некоторые ссылки могут быть не захвачены, и может появиться страница «404 веб-страница не найдена». Вы также можете столкнуться с живыми сайтами, но вы узнаете архивный сайт по URL-адресу, который появляется, например. unhcr.org: https://webarchive.archive.unhcr.org/20180621010848/http://www.unhcr.org/
Также будет [ARCHIVED CONTENT] перед заголовком веб-страницы на верхней вкладке.
Многие сайты содержат видео в Facebook, Twitter, YouTube, некоторые фотогалереи и другие сайты социальных сетей, но не все они могут быть захвачены по техническим причинам. Оптимальный браузер для веб-архива — Firefox или Chrome.
Политика доступа к архивам и исследованиям УВКБ ООН
Если вы хотите использовать наши архивы, пожалуйста, обратитесь к онлайн-каталогу. Если вы не нашли интересующую вас информацию, пожалуйста, напишите нам. После того, как вы определили всю информацию, которую хотели бы просмотреть, отправьте форму заявки на исследование в архив УВКБ ООН с предполагаемыми датами исследования, предупредив об этом не менее чем за две недели, и списком материалов, которые вы хотите просмотреть, в порядке очередности. . После получения архивный отдел рассмотрит запрос и назначит встречу.
Архивы УВКБ ООН находятся в нашей штаб-квартире по адресу: 94 Rue de Montbrillant, CH-1202 Женева, Швейцария. Исследовательские центры открыты с понедельника по пятницу с 09:00 до 13:00. Пожалуйста, ознакомьтесь с Правилами исследовательской комнаты перед посещением. Для получения дополнительной информации напишите нам в Женеве или по электронной почте [email protected].
Архивирование образцов сточных вод временных рядов в виде биологических записей искусственной среды | BMC Infectious Diseases
Обзор
Открытый доступ
Опубликовано: 24 июня 2021 г.
Дэвид С. Талер ORCID: orcid. org/0000-0001-7248-5578 ^1,2,3 и
Томас П. Сакмар ³
BMC Инфекционные заболевания том 21 , Номер статьи: 601 (2021) Процитировать эту статью
7244 Доступ
44 Альтметрический
Сведения о показателях
Abstract
Этот комментарий призывает к регулярному архивированию серийных образцов сточных вод и/или нечистот, стабилизированных нуклеиновыми кислотами. Стабилизированные образцы облегчат ретроспективное восстановление биологических жидкостей искусственной среды. Биологические капсулы времени позволят проводить ретроспективный поиск нуклеиновых кислот таких вирусов, как SARS-CoV-2. Текущие ресурсы для тестирования не нужно отвлекать, если образцы сохраняются на случай, если они станут важными в будущем. Систематическое хранение облегчило бы расследование происхождения и распространенности вирусов и других агентов. Сравнение данных о распространенности из индивидуальных и клинических проб сточных вод сообщества позволит провести ценное сравнение, сопоставление и корреляцию между различными модальностями тестирования. В настоящее время интерес сосредоточен на SARS-CoV-2, но архивные образцы могут оказаться ценными во многих контекстах, включая исследования других инфекционных и химических агентов, личность которых в настоящее время неизвестна. Архивные временные ряды сточных вод займут свое место рядом с другими биологическими репозиториями и записями, в том числе из медицинских учреждений, музеев, eDNA, коллекций живых клеток и тканей. Вместе они окажутся бесценными записями эволюционирующего антропоцена.
Отчеты экспертной оценки
Исходная информация
Цель этого комментария — поощрение регулярного архивирования стабилизированных нуклеиновыми кислотами серийных образцов неочищенных сточных вод и сточных вод из множества систем и подсистем нашей искусственной среды. Имеется важная литература по сохранению проб сточных вод [1, 2] для химического анализа. Образцы, стабилизированные нуклеиновой кислотой, могут сохранить материалы, позволяющие в будущем получить представление о биологических жидкостях искусственной среды, включая доказательства наличия вирусов, таких как SARS-CoV-2. Представьте, если бы у нас была серия образцов до и во время прибытия SARS-CoV-2 в город, многоквартирный дом или круизный лайнер. Ретроспективный анализ обогатил бы исследование вопросов о происхождении и распространенности вируса, на которые можно было бы ответить более объективно, чем позволяют другие методы.
Имеется значительный и быстро растущий объем литературы по обнаружению вируса SARS-CoV-2 в сточных водах, включая отслеживание вируса до конкретных зданий; несомненно, будет больше использования сточных вод для анализа «в реальном времени» [3,4,5,6,7,8,9,10,11]. Кажется, уже слишком поздно, чтобы архивные образцы позволили отследить первую или вторую волны во многих регионах, но необходимость мониторинга инфекции, безусловно, сохранится. Ретроспективная информация будет использоваться для анализа и понимания мер общественного здравоохранения, например, как ограничения повлияли на последующую вирусную нагрузку в сообществе. Тестирование отдельных лиц уязвимо для различных погрешностей выборки, чем усреднение коллективной биологической жидкости более крупного сообщества. Сравнение данных о распространенности из индивидуальных и клинических проб с муниципальными сточными водами позволило бы получить ценную корреляцию, которая может помочь развеять критические замечания, такие как «Больше результатов тестирования в большем количестве положительных случаев». [12].
Биологические дневники, архивы и коллекции культур имеют неоценимое значение в таких контекстах, как медицинские хранилища, музеи, коллекции живых и оживляемых тканей и клеток в биобанках, банках семян биоразнообразия и во многих других контекстах [13, 14]. Биологические дневники искусственных сред, хранящиеся и анализируемые аналогично аналогичным хранилищам временных рядов из менее ориентированных на человека сред, могут синергетически углубить понимание динамичного и развивающегося антропоцена. Существует признанная потребность в улучшении биобанков из сложных микробных систем [15].
Основной текст
Исторические образцы оказались важными для отслеживания происхождения и распространения инфекционных заболеваний в предыдущих случаях. Однако в известных нам случаях биологические материалы изначально собирались для других целей. О молекулярных методах анализа, используемых, например, для изучения происхождения ВИЧ, в то время даже не мечтали [16]. Молекулярное повторное исследование медицинских образцов, полученных во время пандемии гриппа 1918–1919 годов, почти 100 лет спустя привело к интерпретации того, что большая часть смертности была вызвана вторичной бактериальной пневмонией [17]. Хранение и доступность образцов, готовых для изучения последовательностей нуклеиновых кислот, часто были случайными, возможно, из-за того, что их ценность была недостаточно четко сформулирована.
Существует множество контекстов, для которых должным образом сохраненные временные ряды биологических образцов антропогенной среды потенциально имеют неоценимую ценность. Археологи и физические антропологи хорошо используют информацию, полученную из древних туалетов, ценных биологических капсул времени, которые не были созданы преднамеренно [18,19,20,21,22]. Музеи и другие коллекции и хранилища содержат материалы, которые можно исследовать снова и снова по мере разработки новых методов и осознания ценности информации, получаемой из этих образцов.
Экологическая ДНК (эДНК) получает все большее признание и используется для анализа видов в водных системах в качестве дополнения или частичной замены траловых или других макроскопических методов учета [23, 24]. Методы совершенствуются, чтобы сделать архивирование и последующее извлечение информации более эффективным, но подходы для надежного архивирования микробиома и других биологических образцов на неопределенный срок при температуре окружающей среды уже хорошо зарекомендовали себя [25, 26]. Ключевым моментом является то, что даже не обязательно сразу выделять нуклеиновые кислоты.
Леонардо да Винчи считал Землю, а также архитектурные объекты, такие как города, родственными живым организмам [27]. Рассмотрение домов и городов как тел было важной частью новых и влиятельных концепций общественного здравоохранения, которые зародились в Англии в конце девятнадцатого века и продолжают влиять на архитектуру и городской дизайн [28, 29]. Перекрестное обогащение между инновациями точной медицины применительно к индивидуальному уходу за пациентами и «точным общественным здравоохранением» особенно актуально в контексте инфекционных заболеваний (и, в обнадеживающем будущем, инфекционного здоровья [30, 31]). Биологическое архивирование образцов перспективно как в контексте отдельных людей, так и в контексте окружающей среды, будь то искусственное, природное или любое их сочетание.
Аналитические методы, вероятно, улучшатся в ближайшие годы и увеличат объем информации, которую можно получить из архивных образцов. Самые интересные разработки могут оказаться неожиданными, но некоторые возможности для инноваций описаны ниже.
Контексты и сценарии, в которых могут помочь образцы сточных вод, стабилизированные нуклеиновыми кислотами
Ретроактивный анализ образцов сточных вод может помочь в эпидемиологии, кинетике в закрытых и полузакрытых системах, а также в понимании микробной эволюции в искусственных средах. Образцы сточных вод, заархивированные для других целей и хранящиеся при температуре -20 °C, были ретроактивно проанализированы на наличие SARS-CoV-2 и оказались положительными [32]. Когда вирус впервые начал распространяться в городе или на конкретном круизном лайнере, авианосце [33] или будущей межпланетной экспедиции? Как быстро изменился публичный титр вируса? Следует ли общедоступный титр вируса логистической кривой или другой кинетике, как это предсказывается различными моделями? Как различные меры общественного здравоохранения, такие как изоляция, карантин, ношение масок, повлияли на общественный пул вируса?
Рассмотрим споры о происхождении SARS-CoV-2 [34,35,36,37,38]. Архивные образцы строительных сточных вод из соответствующих лабораторий, рынков и окрестностей будут иметь неоценимую ценность, поскольку они дадут больше нитей, за которые можно будет потянуть, чтобы лучше понять, что произошло. Одно можно сказать наверняка: эта вспышка SARS-CoV-2 не будет последней пандемией, даже если она не первая, происхождение которой вызывает споры (например, [39,40,41]).
Количество положительных случаев, определенное в результате отдельных тестов, имеет несколько неопределенностей. Как отбирают людей для тестирования? Кинетика появления и исчезновения вирусов у людей является неопределенной переменной. Общая текучая среда искусственной среды является дополнительной стратегией выборки, которая объединяет всех людей, и было обнаружено, что со статистической квалификацией она достаточно хорошо согласуется с индивидуальной выборкой из сообщества [42]. В зависимости от того, как осуществляется выборка, источники могут быть определены как в пространстве, так и во времени, например, в точках ветвления в системе сбора.
Методы обнаружения вирусов, основанные на ПЦР и rtPCR, в настоящее время в значительной степени зависят от наличия целевой последовательности. Методы нецелевого обнаружения становятся все более изощренными, позволяя обнаруживать генетические элементы и агенты, которые ранее не были определены. Потенциальные мишени для нуклеиновых кислот включают вирусы, бактерии, протистов, паразитов и гены устойчивости к антибиотикам на плазмидах. Более спекулятивно и в зависимости от техники, выходящей за рамки сегодняшних норм, существует вероятность того, что вирусная нуклеиновая кислота в сточных водах присутствует внутри клеток-хозяев. Изоляция отдельных клеток может позволить идентифицировать инфицированных людей непосредственно из сточных вод. Эта будущая техническая возможность поднимает вопросы, касающиеся конфликтов частной жизни и общественного здравоохранения [31].
Хранение образцов для будущего анализа нуклеиновых кислот в настоящее время не так широко распространено, как предполагает его потенциал. Какие подталкивания [43] могут способствовать более широкой адаптации и какие препятствия можно устранить? В настоящее время стандарты сохранения образцов требуют либо постоянного хранения в замороженном состоянии, либо добавления стабилизирующих растворов нуклеиновых кислот, допускающих хранение при комнатной температуре [25]. Объемы хранения при комнатной температуре велики, поэтому любой метод требует значительных ресурсов. Очищенные нуклеиновые кислоты компактны и стабильны при хранении, но обработка образцов требует времени и ресурсов. Физические антропологические и судебно-медицинские подходы доказали способность восстанавливать ценную информацию о последовательностях из образцов, хранящихся различными способами и при различных обстоятельствах. Существует потребность в сближении подходов к архивированию образцов наряду с оценкой их будущих преимуществ и ресурсов для их применения.
Выводы
Текущий анализ сточных вод включает в себя некоторые фармацевтические препараты, косметику, запрещенные наркотики, вирусы, пестициды и другие опасные химические вещества [44,45,46,47]. В будущем, вероятно, будет еще более изощренный анализ и расширение числа целей, имеющих отношение к общественному здравоохранению, а также увеличение возможностей для анализа по мере роста ресурсов и/или их доступности после исчезновения чрезвычайных ситуаций. В ожидании мы поощряем дальнейшие выборки и сохранение из искусственной среды, чтобы подготовиться к будущему, которое сможет эффективно их использовать [48]. Доступность образцов обогатит более глубокое историческое понимание того, что вряд ли будет последней пандемией [49].]. Архивирование образцов сейчас позволит будущему понять свое прошлое и информировать о подготовке к будущим вызовам [50].
Наличие данных и материалов
Неприменимо.
Ссылки
Sd G, Adams GO. Сбор и сохранение проб сточных вод для анализа. J заразить дис. 1906; 3: 139–48.
Артикул Google ученый
«>
Kalkhajeh Y, Amiri B, Huang B, Khalyani A, Hu W, Gao H, et al. Методы отбора проб, хранения и анализа пресноводного фосфора. Вода. 2019;11(9). https://doi.org/10.3390/w11091889.
Разработка стратегии отбора проб сточных вод [https://www.cdc.gov/coronavirus/2019-ncov/cases-updates/wastewater-surveillance/developing-a-wastewater-surveillance-sampling-strategy.html].
Orive G, Lertxundi U, Barcelo D. Раннее выявление вспышки SARS-CoV-2 с помощью эпидемиологии сточных вод. Научная общая среда. 2020;732:139298. https://doi.org/10.1016/j.scitotenv.2020.139298.
КАС Статья пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Барсело Д. Взгляд на окружающую среду и здоровье в связи со вспышкой COVID-19: влияние метеорологии и качества воздуха, индикатор эпидемиологии сточных вод, дезинфекция больниц, медикаментозное лечение и рекомендации. J Environ Chem Eng. 2020;8(4):104006. https://doi.org/10.1016/j.jece.2020.104006.
КАС Статья пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Маллапати С. Как сточные воды могут выявить истинные масштабы вспышки коронавируса. Природа. 2020; 580 (7802): 176–7. https://doi.org/10.1038/d41586-020-00973-х.
КАС Статья пабмед Google ученый
Сен-Кроу Б., Бонева Д., Элкбули А. Тестирование муниципальных сточных вод на COVID-19: крайне необходимое профилактическое вмешательство общественного здравоохранения. Am Surg. 2020; 86: 1518–19.
Майкл-Кордату И., Караолия П., Фатта-Кассинос Д. Анализ сточных вод как инструмент реагирования на пандемию COVID-19 и управления ею: острая необходимость в оптимизированных протоколах для обнаружения и количественного определения SARS-CoV-2. J Environ Chem Eng. 2020;8(5):104306. https://doi.org/10.1016/j.jece.2020.104306.
КАС Статья пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Баранюк С. Мониторинг сточных вод — следующая защита Великобритании от covid-19. БМЖ. 2020;370:m2599.
Артикул Google ученый
Руни К.М., Моура И.Б., Уилкокс М.Х. Отслеживание COVID-19 через сточные воды. Curr Opin Gastroenterol 2020; 37:4–8.
Амахмид О., Эль Гуамри Й., Ракиби Й., Уизат С., Язид М., Разоки Б., Каид Рассу К., Асмама С., Бухум К., Белгити Д. Наличие SARS-CoV-2 в экскрементах, сточных водах и окружающей среде : эпидемиологическое значение и потенциальные риски. Int J Environ Health Res. 2021: 1–21. Опубликовано в Интернете до печати.
Трамп Д.: Стенограмма: интервью «Fox News Sunday» с президентом Трампом Президент Трамп появился в программе «Fox News Sunday» с Крисом Уоллесом 19 июля. В: Fox News. Под редакцией Уоллеса С. https://www.foxnews.com/politics/transcript-fox-news-sunday-interview-with-president-trump; 2020.
Schindel DE, Cook JA. Следующее поколение коллекций естественной истории. PLoS биол. 2018;16(7):e2006125. https://doi.org/10.1371/journal.pbio.2006125.
КАС Статья пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Шиндель Д. Коллекции. atESGotIWGoS: Экономический анализ федеральных научных коллекций: методы документирования затрат и выгод. Отчет. Вашингтон, округ Колумбия: Smithsonian Scholarly Press; 2020 г. https://doi.org/10.5479/si.13241612.
Книга Google ученый
Ryan MJ, Schloter M, Berg G, Kostic T, Kinkel LL, Eversole K, et al. Разработка микробиомных биобанков – проблемы и возможности. Тенденции микробиол. 2021;29(2): 89–92. https://doi.org/10.1016/j.tim.2020.06.009.
КАС Статья пабмед Google ученый
Worobey M, Gemmel M, Teuwen DE, Haselkorn T, Kunstman K, Bunce M, et al. Прямые доказательства большого разнообразия ВИЧ-1 в Киншасе к 1960 году. Природа. 2008;455(7213):661–4. https://doi.org/10.1038/nature07390.
КАС Статья пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Моренс Д.М., Таубенбергер Дж.К., Фаучи А.С. Преобладающая роль бактериальной пневмонии как причины смерти при пандемическом гриппе: последствия для готовности к пандемическому гриппу. J заразить дис. 2008;198(7):962–70. https://doi.org/10.1086/5
.
Артикул пабмед Google ученый
Почему археологи любят раскапывать тайники [https://archaeology.uiowa.edu/why-archaeologist-love-digging-privies].
Лармюсо М.Х., Бекарт Б., Баумерс М., Вензелерс Т., Дефорс Д., Борри П. и др. Биоисторические материалы и современные проблемы конфиденциальности — судебно-медицинское дело короля Альберта I. Forensic Sci Int Genet. 2016;24:202–10. https://doi.org/10.1016/j.fsigen.2016.07.008.
КАС Статья пабмед Google ученый
Борри М., Кордова Б., Перри А., Вибово М., Прасад Хонап Т., Ко Дж. и др. CoproID прогнозирует источник копролитов и палеофекалий, используя состав микробиома и содержание ДНК хозяина. Пир Дж. 2020;8:e9001. https://doi.org/10.7717/peerj.9001.
Артикул пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Буше Ф., Хартер С., Пейчелер Дж. К., Араужо А., Феррейра Л.Ф. Первое обнаружение яиц Schistosoma mansoni из туалета в Европе (15-16 вв.). J Паразитол. 2002;88(2):404–5. https://doi.org/10.1645/0022-3395(2002)088[0404:FROSME]2.0.CO;2.
КАС Статья пабмед Google ученый
ШПИОНЫ В КАНАЛИЗАЦИИ: визуализация неожиданного применения анализа сточных вод [https://www.wwdmag.com/spies-sewer-0].
Революция eDNA [https://phe.rockefeller.edu/wp-content/uploads/2019/07/Sea-Technology-eDNA-editorial.pdf].
Stoeckle BC, Beggel S, Cerwenka AF, Motivans E, Kuehn R, Geist J. Системный подход к оценке влияния условий окружающей среды на успех обнаружения эДНК в водных экосистемах. ПЛОС Один. 2017;12(12):e0189119. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0189119.
КАС Статья пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Талер Д.С., Липсич М. Коронавирус: взятие проб для будущего анализа. Природа. 2020;580(7805):590. https://doi.org/10.1038/d41586-020-01267-y.
КАС Статья пабмед Google ученый
Sharpe A, Barrios S, Gayer S, Allan-Perkins E, Stein D, Appiah-Madson HJ, et al. Деконструкция DESS: несет ли ЭДТА исключительную ответственность за защиту ДНК с высокой молекулярной массой в этом распространенном тканевом консерванте? ПЛОС Один. 2020;15(8):e0237356. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0237356.
КАС Статья пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Лауренза Д., Кемп М. Кодекс Леонардо да Винчи Лестер: набор новых изданий: издательство Оксфордского университета; 2020.
Google ученый
Адамс А. Доктора как архитекторы. В: «Архитектура по-семейному», «Врачи, дома и женщины», 1870–1900 гг.: издательство McGill-Queen’s University Press; 1996. с. 36–72.
Левин Х., Корси Р. Концептуальная основа построения науки в исследованиях микробиома в помещении. Индор Эйр Гонконг; 2014.
Талер Д.С. К микробной неолитической революции в зданиях. Микробиом. 2016;4(1):14. https://doi.org/10.1186/s40168-016-0157-2.
Артикул пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Thaler DS, Head MG, Horsley A. Точное общественное здравоохранение для предотвращения распространения болезней и движения к будущему, в котором микробы распространяют здоровье. BMC Infect Dis. 2019;19(1):120. https://doi.org/10.1186/s12879-019-3715-y.
Артикул пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Ла Роза Г., Манчини П., Бонанно Ферраро Г., Венери С., Яконелли М., Бонадонна Л. и др. SARS-CoV-2 циркулирует в северной Италии с декабря 2019 года: данные мониторинга окружающей среды. Научная общая среда. 2021;750:141711. https://doi.org/10.1016/j.scitotenv.2020.141711.
КАС Статья пабмед Google ученый
Каспер М.Р., Гейбе Дж.Р., Сирс С.Л., Риегодедиос А.Дж., Лусе Т., Фон Тун А.М. и др. Вспышка Covid-19 на авианосце. N Engl J Med. 2020;383(25):2417–26. https://doi.org/10.1056/NEJMoa2019375.
КАС Статья пабмед Google ученый
Коэн Дж. Уханьский охотник за коронавирусом Ши Чжэнли говорит. Наука. 2020;369(6503):487–8. https://doi.org/10.1126/science.369.6503.487.
КАС Статья пабмед Google ученый
Сингх Д., Йи С.В. О происхождении и эволюции SARS-CoV-2. Эксп Мол Мед. 2021;53(4):537–47. https://doi.org/10.1038/s12276-021-00604-z.
КАС Статья пабмед ПабМед Центральный Google ученый
«>
Саллард Э., Халлой Дж., Казан Д., Декроли Э., ван Хелден Дж. Прослеживание происхождения SARS-COV-2 в филогении коронавируса: обзор. Environ Chem Lett. 2021: 1–17. 4 февраля онлайн перед печатью.
Батлер С., Канард Б., Кэп Х., Чан Ю., Клавери Дж., Коломбо Ф., Куртье В., де Рибера Ф., Декроли Э., де Местр Р. и др. Письмо с просьбой провести международное расследование происхождения коронавируса. В: Нью-Йорк Таймс. 2021.
Блум Дж. Д., Чан Ю. А., Барич Р. С., Бьоркман П. Дж., Коби С., Деверман Б. Э. и др. Расследуйте происхождение COVID-19. Наука. 2021;372(6543):694. https://doi.org/10.1126/science.abj0016.
КАС Статья пабмед Google ученый
Мезельсон М., Гиймен Дж., Хью-Джонс М., Ленгмюр А., Попова И., Шелоков А. и др. Свердловская вспышка сибирской язвы 1979 г. // Наука. 1994; 266 (5188): 1202–8. https://doi.org/10. 1126/science.7973702.
КАС Статья пабмед Google ученый
Эштон П.С., Мезельсон М., Робинсон Дж.П., Сили Т.Д. Происхождение желтого дождя. Наука. 1983; 222 (4622): 366–8. https://doi.org/10.1126/science.222.4622.366.
КАС Статья пабмед Google ученый
Новикке Дж.В., Мезельсон М. Желтый дождь – палинологический анализ. Природа. 1984; 309 (5965): 205–6. https://doi.org/10.1038/309205a0.
КАС Статья пабмед Google ученый
Ахмед В., Энджел Н., Эдсон Дж., Бибби К., Бивинс А., О’Брайен Дж.В. и др. Первое подтвержденное обнаружение SARS-CoV-2 в неочищенных сточных водах в Австралии: подтверждение концепции наблюдения за COVID-19 в сточных водахв обществе. Научная общая среда. 2020;728:138764. https://doi.org/10.1016/j. scitotenv.2020.138764.
КАС Статья пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Thaler R, Sunstein C. Nudge: улучшение решений о здоровье, богатстве и счастье Издательство Йельского университета; 2008.
Google ученый
Gonzalez M, Mingorance MD, Sanchez L, Pena A. Адсорбция пестицидов на известняковой почве, модифицированной осадком сточных вод и катионными поверхностно-активными веществами четвертичного алкиламмония. Environ Sci Pollut Res Int. 2008;15(1):8–14. https://doi.org/10.1065/espr2007.02.387.
КАС Статья пабмед Google ученый
Сулей-Сухомская А.М., Клупчинская А., Дерезинский П., Матысяк Ю., Пшибыловски П., Кокот З.Я. Анализ городских сточных вод как эффективный инструмент мониторинга незаконных наркотиков, включая новые психоактивные вещества, в восточноевропейском регионе. Научный доклад 2020; 10 (1): 4885. https://doi.org/10.1038/s41598-020-61628-5.
КАС Статья пабмед ПабМед Центральный Google ученый
Перес-Лемус Н., Лопес-Серна Р., Перес-Эльвира С.И., Баррадо Э. Предварительная обработка проб и методология анализа для одновременного определения фармацевтических препаратов и средств личной гигиены в осадке сточных вод. Хемосфера. 2020;258:127273. https://doi.org/10.1016/j.chemosphere.2020.127273.
КАС Статья пабмед Google ученый
Головко О., Орн С., Соренгард М., Фриберг К., Нассацци В., Лай Ф.Ю. и др. Появление и удаление вызывающих опасения химических веществ на очистных сооружениях и их воздействие на принимающие системы водоснабжения. Научная общая среда. 2021;754:142122. https://doi.org/10.1016/j.scitotenv.2020.142122.
КАС Статья пабмед Google ученый
«>
Николс С., Бристоу Н., Юинг Э., Габриэль Дж., Монтойя Б., Утка Э. Переосмысление пандемии гриппа 1918–1919 годов в эпоху COVID-19. J Прогрессивная эра позолоченного века. 2020;19(4) опубликовано в Интернете: https://www.cambridge.org/core/journals/journal-of-the-gilded-age-and-progressive-era/article/reconsidering-the-191819-influenza-pandemic -в эпоху-ковида191819/191815E191815A196456FF191817A191788BFD199927B534004895.
Фридман Т. Год спустя у нас все еще нет плана по предотвращению следующей пандемии. В: Нью-Йорк Таймс. 2021.
Маркес Г. Знаменитое первое предложение «Много лет спустя, когда он столкнулся с расстрельной командой, полковник Аурелиано Буэндиа должен был вспомнить тот далекий день, когда его отец взял его исследовать лед». «Сто лет одиночества»; 1967.
Google ученый
Ссылки на скачивание
Благодарности
Спасибо Джесси Осубелю, Дэвиду Бургу, Томасу Хуберу, Мании Казми и Марку Штоклу за ценные обсуждения.
Финансирование
Программа для окружающей среды человека и Лаборатория химической биологии и передачи сигналов, Университет Рокфеллера, США.
Информация об авторе
Авторы и организации
Биоцентр, Базельский университет, CH-4056, Базель, Швейцария
David S. Thaler
Program for the Human Environment, Rockefeller University, New York, NY, USA
David S. Thaler
Лаборатория химической биологии и передачи сигналов, Rockefeller University, New York, NY , США
Дэвид С. Талер и Томас П. Сакмар
Авторы
Дэвид С. Талер
Просмотреть публикации автора
Вы также можете искать этого автора в PubMed Google Академия
Thomas P. Sakmar
Просмотр публикаций автора
Вы также можете искать этого автора в PubMed Google Scholar
Вклады
DST разработан, DST и TS оба внесли интеллектуальный вклад. Автор(ы) прочитал(и) и утвердил окончательный вариант рукописи.
Автор, ответственный за переписку
Дэвид С. Талер.
Декларации этики
Одобрение этики и согласие на участие
Не применимо.
Согласие на публикацию
Не применимо.
Конкурирующие интересы
Нет.
Дополнительная информация
Примечание издателя
Springer Nature остается нейтральной в отношении юрисдикционных претензий в опубликованных картах и институциональной принадлежности.
Права и разрешения
Открытый доступ Эта статья находится под лицензией Creative Commons Attribution 4.0 International License, которая разрешает использование, совместное использование, адаптацию, распространение и воспроизведение на любом носителе или в любом формате, при условии, что вы укажете соответствующую ссылку на оригинальный автор(ы) и источник, предоставьте ссылку на лицензию Creative Commons и укажите, были ли внесены изменения.

Symbol	Legend of Symbols
	Data Point
	Activity Log Information
	Информация журнала тревог
	Информация о журнале инцидента
	Журнал значений (онлайн или в автономном режиме) Информация

Example Settings for Storage by Days
Max Retention Time of Data in the STS	Min Retention Span	Максимальный срок аренды	Период удаления
30 дней	10 дней 6	30 days	1 day
90 days	30 days	90 days	1 day
180 days	90 days	180 дней	1 неделя

User Storage per Data Group and Lines Rows
Data group	KB per data entry
Time Series	0,057
Activity log	0. 37
Alarm Log	0.38
Incidents	0.21

Time (H/M/S)	COV — input from field sensor	Current HDB log	New HDB log
12:00:00	10	10	10
12:00:10	11	11
12:00:20	12	12
12:00:30	13	13
12:01:00			13
12:01:30	14	14
12:01:40	15	15
12:02:00			15
12:02:15	16	16

Время (ч/м/с)	COV — Вход.0035	Current HDB log	New HDB log
12:00:00	10	10	10
12:01:00			10
12:02:00		93999999999		939399999 9000 2	9000	93	10
12:02:10	11	11
12:03:00			11
12:04:00			11
12:05:00			11
12:05:20	12	12
12:06:00			12

Делопроизводство и архивное дело | Образец — бланк — форма

3.

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Красноармейский район — Методические рекомендации

Как правильно сделать опись документов образец 2022 года — «Мое Дело»

В каких случаях требуется опись

Как составить опись документов: общие правила

Как сделать опись документов для госорганов: образец

Как составить опись документов для передачи в архив или утилизации: образец

Как сделать опись документов для почтового отправления

Образцы и формы для запросов или обращений

Оптическое архивирование — примеры использования

NetBackup

Point.

NetArchive

Примеры концепций архивирования

6

Значения и настройки объема данных

Настройки только с максимальным периодом времени

Инициатива архивов наследия наследия | ИККРОМ

Цели

Как мы работаем?

Кто наши партнеры?

?

4 Возможные варианты использования архивации 2.0

Что на самом деле может сделать архивация 2.0?

Отдел кадров

Продажи и маркетинг

Группы поддержки

ОГО и специалисты по комплаенсу/рискам

УВКБ – Архивы и отчеты

Архивные фонды

Политика доступа к архивам и исследованиям УВКБ ООН

Архивирование образцов сточных вод временных рядов в виде биологических записей искусственной среды | BMC Infectious Diseases

Abstract

Исходная информация

Основной текст

Контексты и сценарии, в которых могут помочь образцы сточных вод, стабилизированные нуклеиновыми кислотами

Выводы

Наличие данных и материалов

Ссылки

Благодарности

Финансирование

Информация об авторе

Авторы и организации

Вклады

Автор, ответственный за переписку

Декларации этики

Одобрение этики и согласие на участие

Согласие на публикацию

Конкурирующие интересы

Дополнительная информация

Примечание издателя

Права и разрешения

Добавить комментарий Отменить ответ