Опись дел постоянного хранения | Делопроизводство
Помещено в тему: Описи дел
Опись дел постоянного хранения составляется в архиве на основе сдаточных описей структурных подразделений, по которым документы передавались в архив. Вообще-то описи принято при составлении подразделять по срокам хранения: постоянного, временного (> 10 лет), в том числе по личному составу и специфические дела, характерные для отдельно взятой организации (если имеются, например, налоговые дела индивидуальных предпринимателей, научные отчеты и т.п.). Здесь будет рассмотрен порядок составления описи дел постоянного хранения (образец оформления приведен в конце).
Основное предназначение описей – учет и оперативный поиск архивных дел. Архивная опись – это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе, включенных в нее единиц хранения (дел). В завершении процесса научно-технической обработки дел (т.е. после систематизации и подшивки документов в твердую обложку) по установленной форме составляют опись постоянного хранения (образец в статье соответствует регламентируемой нормативными актами форме).
Правила составления описи дел постоянного хранения
Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой «ЭПК». Для работы вам потребуется номенклатура дел организации и перечни с указанием сроков хранения, чтобы оценить полноту отбора дел и уточнения сроков их хранения.
Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. В дальнейшем допускается в уже оформленный годовой раздел описи дополнительно включать дела (впоследствии обнаруженные), при этом используют литерные номера (в приведенном примере – 253а).
Заполняют графы описи на основании сведений на обложке дел. Каждое дело должно иметь самостоятельный номер. Если фактически получилось несколько томов, то каждый том необходимо вносить под новым номером.
В описи дел обычно не повторяют одинаковые заголовки. Вначале заголовок должен быть воспроизведен в полном варианте (а также сверху каждого листа), в случае повторного написания часть его подлежит замене на «То же» (см.
образец – приказы).
Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в образце за 2011 год). В конце обязательно сделать итоговую запись (опять-таки проще посмотреть на образце, чем долго описывать словами).
К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящихся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывает его составитель и ответственный за архив.
При необходимости составляют оглавление (если большое количество подразделений), список сокращений (если использованы термины за пределами общеупотребительных слов).
Организациям, передающим свои документы на государственное или муниципальное хранение, требуется подготовить 4 экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных – исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра).
Незаконченную опись (т.е. предполагается вести ее в дальнейшем) не подшивают, ее хранят в папке с завязками (актуально для организаций-источников комплектования госархивов).
Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения
После утверждения годового раздела описи дел внесение изменений возможно только после принятия ЭПК об этом решения (касается организаций, передающих впоследствии документы на государственное (муниципальное) хранение).
Образец описи дел постоянного хранения
| Открытое акционерное общество «Кориандр» (ООО «Кориандр») Фонд № 854 Опись № 1 | УТВЕРЖДАЮ директор ОАО «Кориандр» ____________В.Н. Фунтикова 30.09.2014
|
| Общий отдел | |||||
| 252 | 01-07 | Приказы № 01-82 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год и документы к ним. Том 1
| 15 января- 22 июня 2011 | 234 | Связка |
| 253 | 01-07 | То же, № 83-128. Том 2 | 08 июля- 27 декабря 2011 | 187 | |
| 253а | 01-08 | Распоряжения № 01-34 директора ОАО «Кориандр» по основной деятельности за 2011 год | 02 февраля- 30 декабря 2011 | 40 | |
| 254 | 01-12 | Положения об отделах ОАО «Кориандр» | 11.01.2011 22.03.2011 | 86 | |
| … | … | … | … | … | |
| 288 | … | Последний заголовок в данном годовом разделе описи | … | … |
Итак, образец описи постоянного хранения имеется, основные моменты по составлению описи приведены.
Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу.
К записи 446 комментариев
« Старые комментарии
Опись документов: образец 2022
Газизова Евдокия
65881
Распечатать
Поделиться
Размер шрифта:
Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе. Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты.
Содержание
Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы. Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.
Нормы составления
Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций.
Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.
Включите в бланк следующие сведения:
- Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
- Дата составления.
- Собственно список в форме таблицы, с указанием:
- номера;
- полного наименования акта;
- количества его экземпляров;
- количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
- Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.
Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора). Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.
И.О., должность принявшего и дату.
Если документы передаются другой организации
Форма является простой табличной. Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т. п.).
При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.
Если дела передаются в архив
Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше. Составляется, даже если архивируется всего одно дело.
Подробнее: Правила ведения архивного делопроизводства
Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.
В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.
Если дела сдают в архив в электронном виде, опись тоже потребуется. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Скачать образец описи передаваемых документов
Скачать образец описи документов для передачи другой организации
Скачать образец описи документов для передачи в архив
‘;}
Распечатать
Поделиться
Газизова Евдокия
Все статьи автораВам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Подписаться
Пример: Архивация файлов
Пример: Архивация файлов В этом примере показано, как создать расширенный рабочий процесс, который объединяет группу документов в один файл и помещает его на общий диск.
Затем расширенный рабочий процесс можно вставить в правило событий, чтобы выполнять рабочий процесс по обычному расписанию.
Чтобы определить рабочий процесс и вставить его в правило событий
Откройте интерфейс AWE.
Перетащите действие «Сжать файлы» на правую панель. Появится диалоговое окно «Сжать файлы».
Сначала выберите файлы, которые вы хотите заархивировать.
Чтобы заархивировать только один файл, нажмите кнопку открытия папки справа от поля Файлы для сжатия. Перейдите в папку «Мои документы», выберите документ и нажмите «ОК». Полный путь к этому документу отображается в поле Файлы для сжатия.
Для сжатия нескольких файлов необходимо использовать подстановочный знак . Подстановочный знак заставляет Сервер использовать любой файл, соответствующий маске, заменяя звездочку любыми символами, необходимыми для соответствия файла. В этом примере мы хотим сопоставить любой файл, оканчивающийся на .
doc или .txt в нашей папке «Мои документы». Начните с выделения всего текста, который появляется после пути к Моим документам. В поле Файлы для сжатия введите *.doc, а затем *.txt. (Звездочка означает соответствие любому имени файла, в данном случае оканчивающемуся на .doc или .txt.)
Далее укажите, куда поместить zip-файл и как его назвать. В этом примере назовите его archive.zip и поместите в папку «Мои документы». Щелкните значок открытой папки справа от поля «Конечный файл» и перейдите в раздел «Мои документы».
В поле «Имя файла» введите archive.zip и нажмите «Открыть». Теперь диалоговое окно «Сжатие файлов» должно выглядеть так:
.Выберите текст в поле «Файлы для сжатия», щелкните правой кнопкой мыши выделенный фрагмент и нажмите «Копировать». Copy помещает полный путь к zip-файлу в буфер обмена, чтобы вы могли использовать его на следующем шаге. Нажмите OK, чтобы сохранить шаг сжатия файлов.
При запуске рабочего процесса Сервер архивирует указанные документы в архивный файл с именем archives.
В дереве «Доступные действия» разверните узел «Файл», затем перетащите действие «Переместить файл» на правую панель. Появится диалоговое окно «Переместить файл».
В диалоговом окне «Переместить файлы» необходимо указать, какой файл следует переместить и куда его переместить. Щелкните правой кнопкой мыши поле «Источник», затем нажмите «Вставить». Появится путь к archive.zip.
В поле «Назначение» найдите или введите расположение на общем диске (убедитесь, что у сервера есть разрешение на запись в это расположение) и введите то, что вы хотите назвать файлом, который вы перемещаете, в данном случае — archive.zip. (Вы можете переименовать его в пункте назначения, если хотите.)
Эти два простых шага сожмут все файлы в папке «Мои документы» в ZIP-файл, а затем скопируют ZIP-файл на общий диск. Рабочий процесс завершен, но теперь вам нужно вставить рабочий процесс в правило события.
Нажмите «Обновить и закрыть», чтобы сохранить изменения и закрыть интерфейс. Рабочий процесс отображается в узле «Расширенные рабочие процессы» и на правой панели.
(Необязательно) В области «Дополнительные параметры» установите флажок «Завершить процесс» и укажите количество секунд, по истечении которого рабочий процесс должен быть остановлен, если он не может быть выполнен.
(Необязательно) Укажите уровень ведения журнала отладки в поле Уровень журнала отладки: «Нет», «Минимальный», «Нормальный» или «Подробный» (по умолчанию — «Нет»).
Наконец, создайте правило планировщика (таймера) в интерфейсе администрирования EFT, чтобы выполнять рабочий процесс по расписанию. Завершенное правило события должно выглядеть примерно так, как показано на рисунке ниже.
doc или .txt в нашей папке «Мои документы». Начните с выделения всего текста, который появляется после пути к Моим документам. В поле Файлы для сжатия введите *.doc, а затем *.txt. (Звездочка означает соответствие любому имени файла, в данном случае оканчивающемуся на .doc или .txt.)
Действие «Сжатие файлов»
Действие «Переместить файл»
Использование расширенных рабочих процессов в правилах событий
Образцы файлов — Консорциум DAISY
Консорциум DAISY поддерживает следующий список файлов образцов для создателей содержимого DAISY, разработчиков и конечных пользователей, которым требуется образец содержимого для целей тестирования.
Меню
- Формат DAISY 2.02
- формат DAISY 3
- ДЭЙЗИ XML
- EPUB
DAISY Format 2.02
A Light Man
DAISY Производство: DAISY Consortium (июнь 2009 г.)
Автор: Henry James 1 навигация.
Авторское право: общественное достояние
Цель: пример простой книги DAISY 2.02
Скачать Формат Light Man. страницы вместе с пропускаемыми элементами, такими как боковые панели, сноски и примечания производителя.
Авторское право: общественное достояние
Цель: пример возможности пропуска и структурных элементов, таких как многоуровневые заголовки, страницы, сноски, примечания производителя и боковые панели.
Скачать Сказок Выпивший самый высокий горный формат: Размер молнии: 1,85 МБ
Брошюра Daisy 2009
Производство Daisy: Консорциум Daisy (октябрь 2009 г.)
Автор: Daisy Consortium
Представлен Divendra Manocha
Daisy 2.02 Full Text Audio
Anpvi.
DAISY Standard, DAISY Tools и DAISY Consortium.
Авторское право: sample-copyright
Цель: пример синхронизации изображения, текста и аудио, а также навигации на основе страниц, заголовков и предложений. Синтезированный голос, созданный с использованием DAISY Pipeline.
Загрузить DAISY Brochure 2009 Формат: zip Размер: 7 МБ
Пожарная безопасность
DAISY Производство: Национальная информационная библиотечная служба (декабрь 2003 г.)
Автор: Wendy Blaxland – Macmillan Education Aust Pty. Ltd. 2.02 Полный текст Полный звук
Эта книга содержит полный текст, изображения и аудиозапись, записанную человеческим голосом. Он имеет номера страниц и два уровня заголовков.
Авторское право: sample-copyright
Цель: Пример полнотекстовой аудиокниги с большим количеством изображений.
Скачать Формат пожарной безопасности. вертикальный текст и звук. В этой книге есть навигация по страницам, заголовкам и предложениям.
Авторские права: общественное достояние
Цель: пример Ruby (фонетическая информация китайских иероглифов) и вертикального текста (сверху вниз, справа налево).
Включает рассказ из учебника для начальной школы.
Download Gongitsune Format: zip Size: 9.11 MB
Microsoft FrontPage 2003
DAISY Production: CNIB (September 2005)
Author: Jim Byens – Microsoft Press
Submitted by George Kerscher
DAISY 2.02 Full Text Full Audio
A large книга с 835 элементами оглавления и более 1200 страниц. Продолжительность: около 40 часов.
Авторское право: sample-copyright
Цель: хорошая книга для проверки того, насколько хорошо ваша система справляется с большими цифровыми публикациями.
Загрузить Microsoft FrontPage 2003 Формат: zip Размер: 575 МБ
Valentin Haüy
DAISY Производство: Шведская библиотека говорящих книг и шрифта Брайля (TPB) (апрель 2003 г.) Text Full Audio
Один из наиболее часто используемых образцов, так как это полная книга и небольшая загрузка. Его богатая навигация с разметкой страниц для вводной части, последовательными номерами страниц в теле и заголовками на уровне 1, 2 и 3 делает его идеальным для демонстрации навигации DAISY.
Авторское право: sample-copyright
Цель: Пример книги с изображениями, текстом и аудио. В этой книге есть навигация по страницам, h2, h3 и h4.
Скачать Valentin Haüy Format: ZIP Размер: 118 МБ
WBU WIPO Договор об авторских правах (проект)
Производство Daisy: WBU (октябрь 2008)
Автор: WBU
Представлено Dipendra Manocha
Daisy 2.02 Text
. , уровень заголовка 1 и навигация по страницам.
Авторское право: общественное достояние
Цель: это образец только для текста, полезный для тестирования систем воспроизведения, способных читать книги с помощью программного обеспечения для преобразования текста в речь.
Загрузить Соглашение WBU ВОИС об авторском праве (проект) Формат: zip Размер: 28 КБ
DAISY Формат 3
Вы готовы?
DAISY Производство: Консорциум DAISY (апрель 2009 г.)
Автор: wikiHow
Представлено Prashant Ranjan Verma
DAISY 3 Полный текст Полный аудио
Книга по снижению риска бедствий, составленная из статей, находящихся в открытом доступе.