На какой счет отнести услуги сторонних организаций: Услуги сторонних организаций: проводки и примеры

Содержание

Бухгалтерский учет услуг сторонних организаций – статья от «Главбух Ассистент»

Оказание услуг как основной вид деятельности имеет свою специфику при отражении в бухгалтерском и налоговом учете. Важную часть работы бухгалтера в этом случае составляет документальное оформление хозяйственных операций.

Исполнители, заказчики и объект учета

Услуги — вид деятельности, результаты которого не имеют материального воплощения. Они создаются и потребляются в процессе взаимодействия между контрагентами. Покупателями и поставщиками могут быть индивидуальные предприниматели, компании, госорганы и физлица.

Услуги могут предоставляться конкретным потребителям или группам и изменяться в зависимости от потребностей заказчиков. Они не подлежат хранению и перевозке, не накапливаются и не могут выступать в роли активов. Их производство и потребление взаимосвязаны в пространстве и времени. Перепродажа этого объекта не предусмотрена законодательством. Эти особенности влияют на отражение услуг в бухгалтерских реестрах и базах данных.

Первичные учетные документы

Сфера услуг требует от бухгалтера регулярной обработки множества первичных документов. Пристальное внимание стоит уделять договорам, актам, счетам на оплату, чекам и платежным поручениям. Указанные документы используются при оказании любых видов услуг. Особые категории коммерческой деятельности добавляют в работу дополнительные бумаги. Например, в перевозке используются путевые листы и товарно-транспортные накладные.

Если документы на услуги оформлены правильно, то их можно включить в затраты при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Ошибки в первичке увеличивают риск исключения расходов при проведении проверки, что приводит к доначислениям и штрафным санкциям.

Бухучет у поставщика услуг

Бухгалтерский учет у исполнителя зависит от режима налогообложения и видов деятельности. Чаще всего в целях снижения налогового бремени налогоплательщики, оказывающие услуги, применяют УСН или ПСН. ОСНО требует дополнительного учета НДС.

Отражение выручки в бухучете регламентируется п. 5 ПБУ 9/99. При реализации услуг используются следующие проводки:

Дт 62 Кт 90.1 — оказание услуг заказчику.
Дт 90.3 Кт 68 — начисление НДС (при ОСНО).
Дт 90.2 Кт 20 (23, 25, 26, 43) — списание себестоимости выполненных услуг.
Дт 50 (51) Кт 62 — получение оплаты в кассу или на банковский счет.

Бухгалтерский учет затрат зависит от конкретного вида деятельности. Если исполнитель не имеет материальных вложений, например при оказании консультационных, аудиторских, информационных услуг, то все расходы аккумулируются в дебет счета 20. В бухгалтерии учет затрат выглядит так:

Дт 20 Кт 70 (76, 69, 60) — начисление вложений.
Дт 90.2 Кт 20 — списание затрат на себестоимость услуг.

При расходовании материалов для учета производственных вложений используется счет 25, для отражения управленческих издержек — счета 20 и 26. Произведенные в рамках оказания услуги объекты учитываются на счете 43. В бухгалтерии используются следующие проводки:

Дт 20 (26, 25, 23) Кт 10 (70, 69, 60) — включение затрат в стоимость продукции.
Дт 20 Кт 26 (25) — распределение накладных расходов.
Дт 43 Кт 23 (20) — формирование себестоимости продукции.
Дт 90.2 Кт 26 (43) — списание общехозяйственных расходов или себестоимости.

Бухучет у заказчика

Для клиента услуги являются расходами и относятся в бухгалтерии на затратные счета 20 (23, 25, 26, 44). При этом используются такие проводки:

Дт 60 Кт 51 — оплата услуг.
Дт 44 (26, 25, 23, 20) Кт 60 — принятие затрат к учету.
Дт 19 Кт 60 — оформление входящего НДС (при ОСНО).

Некоторые услуги, например информационные или транспортные, увеличивают стоимость основных приобретаемых средств и товаров (п. 11 ФСБУ 5/2019, п. 12 ФСБУ 6/2020). Эта операция отражается в учете следующим образом: Дт 08 (10, 41) Кт 60 — увеличение цены ОС (ТМЦ, МПЗ) на сумму сопутствующих услуг.

Бухгалтерский учет на предприятиях сферы услуг — ответственная работа, требующая внимания к документам и своевременной обработки хозяйственных операций. При ОСНО важную роль играет учет расходов, так как от него напрямую зависит размер налога на прибыль.

Для организации качественного бухучета услуг необходимо иметь квалифицированную штатную бухгалтерию или воспользоваться аутсорсингом. Второй вариант поможет сократить расходы на организацию и содержание рабочих мест, сохранив высокую эффективность учета.

Как разносить расходы в программе, чтобы на затратных счетах не болтались хвосты

Закрытие финансового результата в бухучете по итогам месяца вызывает трудности не только у начинающих, но и у опытных бухгалтеров. Ошибок в учете, связанных с особенностями конкретной компании, бывает множество, но объединяет их, как правило, одно — закрытие затратных счетов.

Независимо от вида деятельности на затратных счетах аккумулируются расходы. При производстве или выполнении работ на них также собирается информация для формирования себестоимости. В конечном итоге всё это влияет на финансовый результат.

Поэтому вести учет расходов по затратным счетам важно правильно, чтобы впоследствии в бухгалтерской отчетности не было искажения.

Правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах утверждены Положением по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 (в ред. Приказа Минфина России от 06.04.2015 N 57н)

Для отражения расходов в программе используются затратные счета утвержденные в Раздел 3 «Затраты на производство» Плана счетов (утв. Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н в редакции от 08.11.2010г.).

Способ учета расходов и рабочий план счетов закрепите в учетной политике предприятия (ПБУ 1/2008).

Первоначальные настройки / Учетная политика

Настройте учетную программу в соответствии со спецификой деятельности компании и утвержденной учетной политикой. От этого зависит корректность отражения расходов по затратным счетам бухгалтерского учета.

В программе «1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0» выберите вкладку «Главное» > «Настройки» > «Учетная политика» и произведите следующие настройки:

	Производство	Выполнение работ / оказание услуг	Торговля
Виды деятельности, затраты по которым учитываются на счете 20 «Основное производство»	установите флаг «Выпуск продукции» Дт 40(43) — Кт 20	установите флаг «Выполнение работ, оказание услуг заказчикам» Дт 90. 02 — Кт 20	Комплект настроек остается незаполненным, т.к. счет 20 «Основное производство» не используется
Порядок списания затрат со счета 20 «Основное производство»		выберите порядок списания затрат : — без выручки (затраты закрываются при отсутствии оборотов по счету 90.01) — с учетом всей выручки (затраты списываются в разрезе группировок номенклатуры, по которым она была) — с учетом выручки только по производственным услугам (можно списать после оформления акта об оказании производственных услуг)
Общехозяйственные расходы включаются	в соответствии с учетной политикой предприятия:
	— установите флаг «В себестоимость продаж (метод директ-костинг)» Дт 90. 8 — Кт 26
	— установите флаг «В себестоимость продукции, работ, услуг» — расходы распределяются согласно настройкам «Методы распределения косвенных расходов» Дт20 -Кт26, Дт23 -Кт26, Дт20 -Кт23,

В настройке учетной политики откройте ссылку «Методы распределения косвенных расходов». В открывшемся списке правил для разнесения общехозяйственных и общепроизводственных расходов создайте новую запись и заполните ее в соответствии с учетной политикой вашего предприятия. Обратите внимание на поле «База распределения», косвенные расходы будут распределяться в зависимости от того, какое значение вы укажите — пропорционально объему выпуска, плановой себестоимости выпуска и т.д

Обязательно настройте методы распределения косвенных расходов, в случае если ваша компания использует счет 25 «Общепроизводственные расходы». Расходы со счета 25 будут списаны в счет 20 или 23 согласно указанным правилам. В случае распределения на счет 23, в конце месяца затраты автоматически спишутся в счет 20, а после закроются на счет 40 или 43.

Для торговых организации будет использован счет 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность». Производить настройку «Методов распределения косвенных расходов» для торговых организаций не нужно.

Учет расходов в бухгалтерском и налоговом учете

В зависимости от осуществляемой деятельности компании и утвержденной учетной политики информация о расходах будет отражена на затратных счетах: 20, 23, 25, 26, 29, 44. Данный порядок следует из Инструкции к плану счетов и ПБУ 10/99.

По способу включения в себестоимость продукции (работ, услуг) расходы подразделяют на прямые и косвенные, и в зависимости от вида деятельности их состав отличается.

Необходимо вести раздельный учет расходов для производства продукции, при выполнении работ/оказании услуг и торговой деятельности. Если ваша компания совмещает несколько видов деятельности и невозможно определить, к какому виду деятельности относятся те или иные расходы, установите порядок распределения необходимых расходов между производственной деятельностью, торговлей и выполнением работ/оказанием услуг. Выбранный метод распределения закрепите в учетной политике.

Обратите внимание: учет прямых и косвенных расходов в бухгалтерском и налоговом учете может различаться. В бухгалтерском учете расходы признаются согласно указанным условиям в п. 16 ПБУ 10/99. В налоговом учете признаются осуществленные налогоплательщиком расходы согласно п. 1 ст. 252 НК РФ. В общем случае на стадии признания расходов данные налогового учета и бухгалтерского учета совпадут. Но возможны ситуации, которые приведут к расхождению между бухгалтерским и налоговым учетом.

Например, возникнет разница, если затраты в бухгалтерском учете признаются, но с точки зрения налогового законодательства расходами не являются. К таковым можно отнести представительские затраты и расходы на рекламу сверх установленного лимита. В бухгалтерском учете расходы признаются в полной сумме, а для целей налога на прибыль учесть расходы сверх норматива не получится. В таком случае возникнет постоянная разница, которая увеличивает сумму налоговой прибыли.

Бухгалтерский учет расходов

При производстве или выполнении работ/оказании услуг перечень прямых и косвенных расходов предприятию необходимо определить самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Исходя из п.1 ст 318 НК РФ к прямым расходам можете отнести материальные затраты на покупку сырья и материалов которые будут использованы в производстве, расходы на оплату труда сотрудников занятых в производственной деятельности, амортизацию основных средств, используемых в производстве товаров, работ или услуг. Иные расходы, не связанные с производством или согласно техническим регламентам в него не включенные, относите на косвенные расходы (кроме внереализационных).

В бухгалтерском учете прямые расходы будут аккумулироваться по счетам 20 и 23 (29), косвенные расходы — по счетам 25 и 26. (Инструкция по применению Плана счетов, утверждена приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

При осуществлении торговой деятельности к прямым расходам, учтенным по счету 44. 01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность», относятся приобретение товаров, реализованных в текущем отчетном (налоговом) периоде, и суммы расходов на доставку покупных товаров (транспортные расходы) до склада, в случае, если эти расходы не включены в цену приобретения указанных товаров. В состав расходов текущего отчетного (налогового) периода учитываем только ту часть транспортных расходов, которая непосредственно относится к реализованным в этом периоде товарам.

Остальные расходы, за исключением внереализационных расходов, определяемых в соответствии со ст. 265 НК РФ, осуществленные в текущем месяце, являются косвенными расходами и уменьшают доходы от реализации текущего месяца

Важную роль для правильности отражения расходов по счетам бухгалтерского учета играют статьи затрат — субконто. Бухгалтерский учет по статьям затрат позволит группировать расходы предприятия в зависимости от способа их включения в себестоимость каждого вида продукции/услуг. При отражении расходов, для дальнейшего корректного закрытия затратных счетов необходимо верно заполнить все объекты аналитического учета.

В программе «1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0» уже предопределены некоторые элементы справочника «Статьи затрат», и удалить их программа не позволит. Чтобы к ним перейти, выберите в программе вкладку «Справочники» > «Доходы и расходы» > «Статьи затрат».

Справочник «Статьи затрат» является иерархическим, для более информативного представления можно создать группы по экономическим элементам для удобства пользования. Подобная группировка позволит наглядно определить структуру себестоимости.

По затратным счетам важно верно указать все объекты аналитического учета:

для счетов 20, 23, 29 укажите субконто «Подразделение», «Номенклатурная группа», «Статья затрат»;
для счетов 25, 26, 44 укажите субконто «Подразделение» и «Статью затрат».

Контроль правильности ведения счетов осуществляйте с помощью оборотно-сальдовой ведомости. Присутствие хвостов и минусов по затратным счетам может свидетельствовать о наличии ошибок в объектах аналитического учета.

Налоговый учет расходов

В налоговом учете расходы также делят на прямые и косвенные (п 1. ст. 318 и ст. 320 НК РФ). В зависимости от вида деятельности их состав может отличаться.

Прямые расходы включаются в стоимость готовой продукции, а косвенные списываются в текущем периоде. При этом необходимо самостоятельно определить перечень прямых расходов, связанных с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг и закрепить его в учетной политике (п. 1 ст. 318 НК РФ).

Для торговых организаций перечень прямых расходов фиксированный и приведен в ст. 320 НК РФ. Остальные расходы, кроме внереализационных, относите к косвенным расходам и уменьшайте на них сумму доходов от реализации текущего месяца.

Важно правильно настроить состав прямых расходов в налоговом учете, от этого зависит корректное отражения расходов при закрытии месяца и дальнейшее отражение их в отчетности.

В программе «1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0» выберите вкладку «Главное» > «Настройки» > «Налоги и отчеты» > вкладка «Налог на прибыль» откройте ссылку «Перечень прямых расходов». Статьи расходов, не указанные в данном регистре, по умолчанию будут считаться косвенными и списываться в полном объеме на счет 90.08.1 «Управленческие расходы по деятельности с основной системой налогообложения» при закрытии месяца.

Обратите внимание: даже если перечень прямых расходов организации не меняется, запись регистра сведений «Методы определения прямых расходов производства в НУ» необходимо создавать на каждый год.

Схема закрытия затратных счетов

Операции закрытие месяца в бухгалтерском учете позволяют рассчитать точную себестоимость продукции/услуг с учетом всех затрат. Для подведения финансового результата в бухгалтерском учете по итогам месяца в программе «1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0» необходимо выполнить операцию «Закрытие месяца», для этого выберите вкладку «Операции» > «Закрытие месяца».

При производстве или выполнении работ/оказании услуг

при закрытии месяца сначала будут списаны косвенные расходы по затратным счетам 25 и 26.

Обратите внимание: у данных счетов нет субконто «Номенклатурная группа», по этому расходы будут списаны по подразделениям счетов 20 и 23.

Расходы со счета 25 будут списаны в счет 20 или 23 согласно выбранного варианта базы распределения для косвенных расходов (настройка в учетной политике «Методы распределения косвенных расходов»).

Расходы со счета 26 в зависимости от выбранного в учетной политике правила списания общехозяйственных расходов закроются следующим образом:

в себестоимость продаж (метод директ-костинг) списание произойдет по со счета 26 в счет 90.08
в себестоимость продукции, работ, услуг — списание произойдет в зависимости от установленных настроек методов распределения косвенных расходов со счета 26 в счет 20 или 23.

Таким образом, счет 25 на конец месяца должен иметь нулевое сальдо — расходы закрываются на счет 20 или 23.

Счет 23 будет полностью или частично списан в счет 20. Остаток по счету 23 на конец месяца покажет стоимость незавершенного производства.

Счет 20 будет закрыт:

в случае если организация занимается производством продукции либо работами/услугами для основного производства, расходы распределятся на счет 40 или 43.
в случае, если организация выполняет работы или оказывает услуги для сторонних организаций, закрытие произойдет на счет 90.02.

Остаток по счету 20 на конец месяца покажет стоимость незавершенного производства.

Таким образом, за исключением затрат по незавершенному производству, все расходы по счетам 20 и 23 должны быть списаны и не иметь остатков на конец месяца.

При осуществлении торговой деятельности расходы, учтенные по счету 44. 01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность», подлежат закрытию полностью или частично на счет 90.07.01 «Расходы на продажу по деятельности с основной системой налогообложения» (согласно утв. Плана счетов). В случае отсутствия выручки расходы далее будут отнесены как убыток на счет 90.09 «Прибыль/убыток от продаж» и далее списаны в счет 99.01.1 «Прибыли и убытки по деятельности с основной системой налогообложения».

Возможно дебетовое сальдо по счету 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность» в виде транспортных расходов, который относятся к нереализованным в данном отчетном (налоговом) периоде товарам.

А если счета не закрываются?

Если затратные счета не закрываются автоматически — проверьте объекты аналитического учета.

Распространенные ошибки:

неверно указано подразделение;
статья затрат;
номенклатура.

В случае если меняли статью затрат — перепроведите все документы, содержащие измененную статью. Иначе данные по затратным счетам будут отражены некорректно, и списаны/закрыты не будут.

Обратите внимание: неправильная формулировка статьи затрат повлечет ошибочное отнесение к формированию себестоимости продукции.

Изменение сумм первичных документов в прошлых периодах, когда был подсчитан финансовый результат по итогам месяца, повлечет за собой неподтвержденное сальдо, а именно — расходы, которые должны быть списаны, будут болтаться хвостами на затратных счетах. В случае внесение исправления в ранее проведенные документы не забудьте заново выполнить операцию закрытие месяца.

Контролируйте разнесенные расходы по затратным счетам с помощью оборотно-сальдовой ведомости, для этого в программе «1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0» выберите вкладку «Отчеты» > «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» перейдите по ссылке «Показать настройки».

На закладке «Группировка», в зависимости от того по какому затратному счету формируете ведомость, установите флажки:

по субсчетам;
подразделения;
номенклатурные группы;
статьи затрат

Для более полного контроля на закладке «Показатели» установите флажок в поле НУ (данные налогового учета). В случае если у вас нет расходов, по которым различается бухгалтерский и налоговый учет, показатели должны совпадать.

бухгалтерский учет услуг сторонних организаций, основных учетных записей

Содержание:

Особенности Сервисных организаций Учетный учет организаций
Сервис сектор представляет собой отрасль с множеством компонентов экономики и управления. В этой сфере осуществляют свою деятельность коммерческие компании, индивидуальные предприниматели и бизнесмены. Появляются новые возможности и формы собственности: Интернет, сетевой маркетинг и т.д. Поэтому у бухгалтеров возникает много проблемных ситуаций.
Производители товаров качественно отличаются от предприятий сферы услуг: они в основном имеют материальную ценность, а услуга — это нематериальный объект, абстракция, определенный набор действий. Таким образом, в сфере услуг осуществляется по номенклатуре, подчиняется требованиям налоговой системы и не привязан к себестоимости материалов или продукции.
Учет услуг сторонних организаций обязателен для каждой компании, пользующейся поддержкой других предприятий. Это может быть как домашняя поддержка, так и медицинские услуги. В сферу деятельности бухгалтера также входят юридические лица, пользующиеся услугами нотариусов, юристов и внешних финансовых специалистов.
Бухгалтерский учет в сфере услуг — смешанный термин, охватывающий сбор, анализ и регистрацию данных об имуществе предприятия, а также учет финансово-хозяйственных операций. Компании, работающие в этой сфере, должны учитывать не только особенности самого рабочего процесса, но и его отражение в бухгалтерском учете.
Особенности учета услуг сторонних организаций
Потребителями услуг могут быть физические лица и организации, индивидуальные предприниматели, государственные органы. Услуга – это результат, полученный при взаимодействии поставщика и потребителя. Это может быть:
• обучение;
• передача полезной информации;
• лечение или профилактика заболеваний;
• предоставление права проживания;
• доставка пассажиров, грузов и т. д.
Услуги отличаются от товаров нематериальностью, отчетливой идентичностью и невозможностью хранения и транспортировки. Это означает, что результат нельзя «потрогать», передать конкретному потребителю, нельзя накапливать и транспортировать. Кроме того, должна существовать строгая зависимость между производством и потреблением услуг во времени и пространстве.
Бухгалтерский учет учитывает особенности сферы: запрос всегда происходит до того, как задание выполнено, а между спросом и потреблением существует неразрывная связь. Еще одно важное условие: нельзя перепродавать услуги. При составлении отчетных документов перечень в зависимости от конкретной ситуации является определяющим. Такие документы можно разделить на две группы:
Общие, которые обязательны к оформлению независимо от вида услуги: договор, счет-фактура, акт, чеки, квитанции, платежные поручения.
Частные, составляемые в отдельных случаях: путевые листы и проектно-сметная документация.
Письменная сделка не всегда предусмотрена, поэтому в некоторых случаях подписывать договор не нужно. Сделка считается заключенной после оплаты счета. Данный счет отражает суть услуги и условия ее оказания. Однако специалисты рекомендуют даже при разовом стороннем обслуживании составлять договоры, счета, акты для бухгалтерии. Это поможет избежать споров с контрагентами и налоговыми органами.
Сервисные проводки через Бухгалтерию
В случае, когда потребителем является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, доход отражается в корреспонденции со счетом «Расчеты с покупателями и заказчиками». Если компания оказывает услуги населению, переписка будет с расчетным счетом или счетом при оплате картой.
Не только сама услуга нематериальна, но и никаких материальных затрат зачастую не требует для ее выполнения. Примером может служить деятельность аудиторов, юридических консультантов. В этом случае все затраты сразу включаются в счет «Основное производство».
Если подрядчик оказывает услуги и использует материалы заказчика, подрядчик формально не несет материальных затрат. При этом для учета ТМЦ, полученных от заказчика, необходимо использовать счет «Материалы, переданные в переработку».
Если исполнитель пользуется услугами сторонних компаний или частных лиц, он не может их «перепродавать», так как услуга используется в момент получения. Приобретая «входящую» услугу, подрядчик соотносит свои затраты непосредственно с расчетами или с увеличением стоимости поставок. Затраты необходимо учитывать сразу при получении услуги, а не «складировать», так как это невозможно.
Но иногда подрядчику необходимо организовать производство. Например, для рекламы выпускаются флаеры, плакаты и другие виды полиграфической продукции. При этом ведется учет по счетам «Общепроизводственные расходы», «Общехозяйственные расходы», «Вспомогательное производство». Затраты собираются на разных счетах в зависимости от того, можно ли их отнести к готовой продукции.
Преимущества аутсорсинга
Дополнительные трудности для бухгалтеров создает тот факт, что сфера услуг требует разнообразных знаний. Поскольку найти квалифицированного бухгалтера сложно, многие компании предпочитают заключать договор на бухгалтерский аутсорсинг. Специализированные компании не только помогут вести учет в сфере услуг, но и окажут юридическую поддержку. Признаки, отличающие сферу услуг с точки зрения бухгалтерского учета:
возможность применения разных видов налогообложения;
значительная сумма затрат;
отсутствие незавершенного производства.
Специалисты ВАЛЕН имеют большой опыт оказания бухгалтерских услуг для крупных и малых предприятий. Мы сотрудничаем с международными корпорациями, иностранными фирмами и местным бизнесом. Наша поддержка позволит избежать сложностей при проверках.
Заказать юридическую поддержку или проконсультироваться со специалистами можно по телефону: +7 (495) 7-888-096. Мы также ждем Вас в нашем офисе в Москве.
Сторонний сервисный центр. Часто задаваемые вопросы
Ответы на эти часто задаваемые вопросы содержат информацию и рекомендации, касающиеся сторонних сервисных центров. Учреждения должны проанализировать все применимые требования и рекомендации, чтобы убедиться, что они соответствуют применимым требованиям к сторонним поставщикам услуг.
Список часто задаваемых вопросов будет периодически обновляться и включать дату обновления. Новые и/или обновленные вопросы и ответы будут помечены как НОВЫЕ.
Приведенные ниже вопросы сгруппированы по следующим категориям:

Определение и примеры [D&E]
Контракты [CNT]
Защита информации учащихся [SSI]
Форма данных стороннего поставщика услуг [DF]
Аудиты [ADT]
Сторонний поставщик услуг — это юридическое или физическое лицо, которое управляет любым аспектом участия учреждения в программах Раздела IV, включая, помимо прочего, услуги и функции, необходимые:
В целях защиты интересов учебных заведений, налогоплательщиков и студентов учебное заведение не может заключать контракты со сторонним поставщиком услуг для выполнения каких-либо аспектов участия учебного заведения в программе Раздела IV, если поставщик услуг (или его субподрядчики) находится за пределами США и/или принадлежит или управляется лицом, которое не является гражданином или подданным США или законным постоянным жителем США. Этот запрет распространяется как на иностранные, так и на отечественные учреждения. [18 августа 2016 г.]

Ссылка ниже содержит таблицу с несколькими примерами функций или услуг, которые учреждения передают на аутсорсинг сторонним поставщикам, и их характеристику как услугу или функцию Раздела IV, на которые распространяются требования стороннего поставщика услуг. Этот список не является исчерпывающим. Таблица примеров сторонних сервисных центров
[18 августа 2016 г.]
При принятии решения о том, считается ли юридическое или физическое лицо сторонним поставщиком услуг, Департамент рассматривает каждый случай индивидуально и сосредотачивается на конкретных услугах или функциях, выполняемых в этом учреждении, в отличие от названия, которое может использовать организация, или общего описания типов предоставляемых услуг. Сервисные службы часто предлагают несколько версий продукта или услуги и часто настраивают продукт или услугу в соответствии с уникальными потребностями учреждения. Организация может считаться сторонним поставщиком услуг в одном учреждении, а не в другом, в зависимости от конкретных услуг или функций, которые организация выполняет в каждом учреждении.

Например, одно учреждение может нанять юридическое или физическое лицо для выполнения функций по Разделу IV, таких как выплата средств по Разделу IV или предоставление кредитных балансов по Разделу IV, что делает юридическое или физическое лицо сторонним поставщиком услуг для этого учреждения. Другое учреждение может нанять то же юридическое или физическое лицо для выполнения функций, не предусмотренных Разделом IV, таких как маркетинг академических программ учреждения, что не делает это юридическое или физическое лицо сторонним поставщиком услуг для второго учреждения.
Независимо от того, соответствует ли физическое или юридическое лицо определению стороннего поставщика услуг согласно Разделу IV, учреждение должно обеспечить, чтобы его контракты содержали процедуры, регулирующие использование и ведение любых записей об образовании, переданных физическому или юридическому лицу, включая конкретные процедуры для регулирующие использование и повторное раскрытие личной информации (PII) из документов об образовании.
Учреждение должно иметь доступ ко всем записям, необходимым для соблюдения применимых требований к хранению записей. Если сторонний обслуживающий персонал или учреждение расторгает контракт, учреждение должно иметь возможность завладеть всеми имеющимися у обслуживающего лица документами, касающимися участия учреждения в программах Раздела IV. [18 августа 2016 г.]
Да. Сторонний поставщик услуг — это юридическое или физическое лицо, которое управляет любым аспектом участия учреждения в программах Раздела IV от имени правомочного учреждения, независимо от вознаграждения. [18 августа 2016 г.]
Да. Если государственное агентство выполняет функции или услуги Раздела IV от имени правомочного учреждения, государственное агентство считается сторонним поставщиком услуг и подпадает под действие применимых правил в отношении сторонних поставщиков услуг. [18 августа 2016 г.]

Несмотря на то, что Департамент имеет полномочия по надзору за сторонними сервисными службами, которые выполняют функции Раздела IV от имени учреждения, Департамент НЕ составляет список, не одобряет и не утверждает сторонних сервисных компаний.
Учреждение должно проявлять осторожность при выборе сторонних поставщиков услуг, консультационных услуг по финансовой помощи, систем управления финансовой помощью (программное обеспечение) и/или электронных систем хранения данных, которые оно использует для помощи в администрировании программ Раздела IV. Независимо от того, считается ли организация сторонним поставщиком услуг для целей Раздела IV, организация несет фидуциарную ответственность за обеспечение того, чтобы политики, процедуры, продукты и системы, которые использует поставщик услуг, соответствовали применимым законам и правилам. Это включает в себя требование о том, чтобы учреждение имело доступ ко всем записям (бумажным или электронным), созданным или поддерживаемым сторонним поставщиком услуг, и делало эти записи легкодоступными для Департамента для проверки. Учебное заведение также должно принять соответствующие меры для защиты личных данных учащихся и гарантировать, что любая информация, предоставленная из учебных записей, используется только для целей, для которых информация была раскрыта. Учреждение будет нести ответственность за любую ответственность, возникшую в результате недостатков программного обеспечения, неправильных консультационных советов, утерянных или поврежденных записей и/или нарушений со стороны стороннего поставщика услуг. [18 августа 2016 г.]
Да. На сторонние сервисные компании распространяются те же запреты на поощрительные выплаты, что и на учреждения. Ни физические, ни юридические лица не могут получать прямые или косвенные выплаты поощрительных компенсаций за обеспечение зачисления (набора) или обеспечение финансовой помощи студентам. [18 августа 2016 г.]
Временные кадровые агентства, которые не специализируются или не имеют значительного присутствия в кадровом обеспечении высшего образования или в администрировании программ помощи студентам Раздела IV, не считаются сторонними поставщиками услуг. В результате учреждение несет единоличную ответственность за любые обязательства, которые могут возникнуть в результате ошибок или нарушений требований, вызванных использованием временного персонала, предоставленного этим типом агентства.
Организации, которые специализируются или имеют значительное присутствие в сфере высшего образования и/или управления программами помощи студентам Раздела IV, которые предоставляют персонал, даже на временной основе, для поддержки администрации учебного заведения программ помощи студентам Раздела IV, являются считаются сторонними поставщиками услуг, и как учреждение, так и третье лицо подчиняются всем применимым требованиям к сторонним поставщикам услуг. Учреждение и сторонний обслуживающий персонал несут солидарную ответственность перед Департаментом за любые ошибки или нарушения соблюдения требований, допущенные персоналом, предоставленным обслуживающим лицом. [18 августа 2016 г.]
Если учреждение заключает договор с юридическим лицом на печать и/или отправку по почте чеков о кредитовом балансе по Разделу IV или на подготовку ЭПС о кредитовом балансе по Разделу IV, и эти чеки или ЭПС снимают средства непосредственно с казначейского счета учреждения (операционный счет учреждения) или федерального средства на банковский счет (счет, используемый для получения средств по Разделу IV непосредственно от Департамента через G5), организация по подготовке чеков или EFT не считается сторонним поставщиком услуг. В этих договоренностях учреждение несет ответственность за выверку своих счетов, мониторинг недоставленных или необоговоренных чеков и возврат средств Департаменту в установленные нормативные сроки. Учреждение несет единоличную ответственность за любые обязательства, которые могут возникнуть в результате ошибок или нарушений соответствия, которые могут возникнуть из-за использования третьих лиц для выполнения этих задач кредитного баланса Раздела IV.
Если, с другой стороны, учреждение открывает счет в стороннем учреждении или переводит средства на счет в стороннем учреждении или любому из аффилированных партнеров юридического лица для целей написания кредитового баланса Раздела IV чеки из такой учетной записи или создание транзакций EFT из такой учетной записи, сторонняя организация считается сторонним поставщиком услуг, и как организация, так и третье лицо подчиняются всем применимым требованиям к сторонним поставщикам услуг. Учреждение и сторонний сервисный центр несут солидарную ответственность перед Департаментом за любые ошибки или нарушения требований, допущенные сторонним сервисным центром. [18 августа 2016 г.]
Если юридическое или физическое лицо выполняет функции, необходимые для расчета коэффициентов зачисления в учебное заведение (связь и/или получение информации о трудоустройстве от выпускников или работодателя выпускника для подтверждения трудоустройства студента по признанной профессии, для которой студент был подготовлен), и учреждение использует или полагается на эту информацию для подготовки необходимых раскрытий, юридическое или физическое лицо считается сторонним поставщиком услуг. Если юридическое или физическое лицо только проверяет или проверяет информацию, которую школа использовала для расчета показателей зачисления, такое юридическое или физическое лицо не считается сторонним поставщиком услуг. [18 августа 2016 г.]
Это зависит. Если правомочное учебное заведение выполняет функции или услуги в соответствии с Разделом IV от имени другого учреждения, которое имеет такую же юридическую корпоративную или совместную систему управления (например, государственное учреждение, выполняющее функции от имени другого учреждения в рамках той же законодательно установленной государственной действует от имени другого учреждения в пределах той же корпоративной собственности) учреждение не будет считаться сторонним поставщиком услуг.
Если соответствующее учреждение выполняет функции или услуги Раздела IV от имени другого учреждения, которое не является частью той же юридической системы корпоративного управления или системы совместного управления, такое учреждение считается сторонним поставщиком услуг и подпадает под действие применимых правил в отношении сторонних поставщиков услуг. [18 августа 2016 г.]
Да. Учреждение должно заключить договор со сторонним поставщиком услуг, в котором четко и подробно описываются услуги и функции, за предоставление или выполнение которых от имени учреждения отвечает поставщик услуг. [18 августа 2016 г.]
Да, учреждения обязаны уведомить Департамент в течение 10 дней с даты заключения, изменения или расторжения договора с поставщиком услуг для управления любым аспектом его участия в программах Раздела IV.
Уведомление учреждения должно включать имя и адрес поставщика услуг, а также описание функций или услуг, которые поставщик услуг выполняет от имени учреждения. Учебные заведения сообщают об уведомлениях сторонних обслуживающих организаций через веб-сайт Заявки на получение разрешения на участие в Федеральных программах финансовой помощи студентам (E-App) по адресу http://www.eligcert.ed.gov.
Учебное заведение должно предоставить копию своего контракта с третьим лицом (и любые изменения) в Департамент по запросу. [18 августа 2016 г.]
Учреждения должны обеспечить, чтобы их контракты со сторонними поставщиками услуг содержали положения, требующие от поставщика услуг согласия на:
Учреждения должны обеспечить точное и конкретное описание в своих контрактах функций, которые обслуживающий персонал (или его субподрядчики, если применимо) выполняет от имени учреждения, а также тех функций, которые должны быть выполнены учреждением. Контракт должен идентифицировать стороннего поставщика услуг по его юридическому имени и включать любое другое имя, под которым поставщик услуг ведет свою деятельность (d/b/a). В контракте должны быть указаны физический адрес и основной номер телефона основного местонахождения поставщика услуг, а также имя, должность, номер телефона и адрес электронной почты президента или главного исполнительного директора организации. Если сторонний поставщик услуг передает субподрядчику какие-либо из своих договорных обязательств, в договоре должен быть указан субподрядчик и четко описаны функции, выполняемые субподрядчиком от имени поставщика услуг и учреждения.
Кроме того, на учреждения распространяются требования информационной безопасности, установленные Федеральной торговой комиссией (FTC) для финансовых учреждений. Учреждения должны предпринимать разумные шаги для выбора и удержания поставщиков услуг, способных поддерживать надлежащие меры безопасности для защиты информации о клиентах, и требовать от поставщиков услуг по контракту внедрения и поддержания таких мер безопасности.
Наконец, учреждение должно потребовать от стороннего поставщика услуг согласиться соблюдать все аспекты Закона о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA) в отношении получения и использования сторонним поставщиком услуг любых документов об образовании, предоставленных учреждением. .
Учреждениям настоятельно рекомендуется включать в контракты со сторонним поставщиком услуг положения о немедленном расторжении контракта без штрафных санкций, если учреждение уведомлено о том, что Департамент ввел чрезвычайное положение, ограничение, приостановку или прекращение действия в отношении способность обслуживающего лица заключить контракт с учреждением для управления любым аспектом его участия в программах Раздела IV, HEA или обслуживающего лица было запрещено, приостановлено или добровольно исключено из участия правительства в покрываемых транзакциях. [18 августа 2016 г.]
Да. Учреждение не может заключать контракты или иным образом привлекать сторонних поставщиков услуг, которые:
Как упоминалось ранее, учреждение не может заключать договор со сторонним поставщиком услуг для выполнения каких-либо аспектов участия учреждения в программе Раздела IV, если поставщик услуг находится за пределами Соединенных Штатов и/или принадлежит или управляется физическим лицом, которое не является гражданином или подданным США или законным постоянным жителем США. [18 августа 2016 г.]
Учреждения должны осуществлять поиск на сайте Системы управления наградами Администрации общих служб по адресу http://www.sam.gov, когда они заключают, продлевают или пересматривают контракт с поставщиком услуг, чтобы определить, является ли поставщик услуг исключенным юридическим лицом. Учреждение должно хранить копию результатов поиска в своей документации. [18 августа 2016 г.]
Департамент уведомит учреждение в письменной форме, если учреждение сообщит об ограничении, приостановлении или прекращении действия сервисера Департаментом, или если Департамент применил к сервисеру экстренные меры. [18 августа 2016 г.]
Учреждение должно получить подписанную форму сертификации подрядчиком более низкого уровня от всех своих сторонних поставщиков услуг, а также любых субподрядчиков, выполняющих работу для учреждения от имени стороннего поставщика услуг. Форма сертификации подрядчиком более низкого уровня включена в качестве приложения к PPA учреждения. Школа должна сделать копии формы и получить подписи всех без исключения Подрядчиков более низкого уровня на копиях сертификата. Подписанные сертификаты должны храниться в файлах школы. К подрядчикам более низкого уровня относятся любые нанятые по контракту лица, не считающиеся сотрудниками школы, которые участвуют в школьном администрировании программ Раздела IV. [18 августа 2016 г.]
В соответствии с солидарной ответственностью Департамент может потребовать возмещения ущерба за нарушение Раздела IV от учреждения, стороннего поставщика услуг или от обоих.
Поскольку учреждение несет солидарную ответственность за любое нарушение, совершенное его сторонним поставщиком услуг, учреждение должно принимать меры предосторожности в процессе выбора и заключения контракта; и внедрить процедуры с соответствующими средствами контроля для периодической оценки того, что функции или услуги, выполняемые от имени учреждения, соответствуют правилам Раздела IV. [18 августа 2016 г.]
Да, при определенных условиях. Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA) (34 CFR § 99.31(a)(4)) разрешает учебным заведениям раскрывать личные данные из сведений об образовании учащегося стороннему поставщику услуг без согласия в связи с финансовой помощью для которые студент подал или которые студент получил, если раскрытие информации необходимо для таких целей, как:
Учреждения должны соблюдать требования FERPA к ведению документации в отношении раскрытия информации (34 CFR § 99.32). Эти требования гласят, что образовательное агентство или учебное заведение: (1) должно вести учет каждого запроса на доступ и каждого раскрытия PII из учебных записей каждого учащегося; и (2) должен хранить записи вместе с записями об образовании учащегося до тех пор, пока записи ведутся. Таким образом, если учреждение раскрывает записи об образовании стороннему поставщику услуг в соответствии с этим исключением, оно должно соответствовать требованиям к записи в соответствии с FERPA, и для каждого запроса или раскрытия запись, которую ведет учреждение, должна: (1) включать стороны которые запросили или получили PII из записей об образовании, и (2) законные интересы сторон в запросе или получении информации. Если учебное заведение раскрывает ЛИ из документов об образовании с пониманием того, что раскрытие информации будет производиться в дальнейшем, запись о раскрытии информации в учебном заведении должна включать имена и законные интересы дополнительных сторон. [18 августа 2016 г.]
Да. Личные данные из документов об образовании, предоставляемые стороннему поставщику услуг, ограничиваются данными, необходимыми стороннему поставщику услуг для выполнения функций или услуг в соответствии с Разделом IV, на выполнение которых сторонний поставщик услуг заключил контракт. имени учреждения.
Учреждения должны гарантировать, что сторонние поставщики услуг используют PII только для целей, для которых PII была раскрыта. Для стороннего сервисера такой целью является функция Раздела IV, которую сервисер нанял для выполнения от имени учреждения. Сервисным службам запрещается использовать PII для любых других целей.
Департамент инициирует административное действие против учреждения и/или его стороннего поставщика услуг, если поставщик услуг нарушает этот запрет. [18 августа 2016 г.]
Да. Как для учреждений, так и для сторонних поставщиков услуг доступ к информации в системах Департамента может использоваться только для выполняемой функции или услуги, предусмотренной Разделом IV. Данные, содержащиеся в таких системах Департамента, как Национальная система данных о студенческих ссудах (NSLDS), Единая система выдачи и выплаты (COD) или Центральная система обработки (CPS), являются конфиденциальными и защищены Законом о конфиденциальности от 1974 с поправками и другими применимыми законами и правилами.
Несоблюдение требований Департамента в отношении доступа и пользователей может привести к тому, что организация или физическое лицо потеряет доступ к системам Департамента и/или будет подвергнуто санкциям, включая, помимо прочего, инициирование действий по ограничению, приостановке или прекращению действия или производство по делу об отстранении физического лица, учреждения и/или стороннего поставщика услуг. Каждый пользователь системы отдела должен использовать свой собственный идентификатор пользователя. Это лицо несет ответственность за сохранность идентификатора пользователя и пароля и не должно позволять другим лицам использовать их. Кроме того, запрещено совместное использование или предоставление данных, полученных уполномоченным лицом из систем Департамента, лицам или организациям, не уполномоченным на получение такой информации.
Соответствующее учреждение или сторонний сервисный центр, разрешающий несанкционированный доступ к системам Департамента, будет считаться нарушившим свои обязанности и подвергшим себя риску потери доступа к системам и данным Департамента, а также возможной утраты права на участие в Программе. IV программы помощи. [18 августа 2016 г.]
Форма данных стороннего поставщика услуг — это одобренный OMB инструмент сбора данных, используемый для получения информации, необходимой для проверки информации о сторонних поставщиках услуг, сообщаемой в Департамент учреждениями, а также для сбора дополнительной информации от сторонних поставщиков услуг, необходимой для эффективный надзор.
Юридические или физические лица, соответствующие определению стороннего поставщика услуг, должны предоставить в Департамент Форму данных стороннего поставщика услуг. Сторонние поставщики услуг обязаны обновить информацию, указанную в форме «Данные стороннего поставщика услуг», в течение 10 дней с даты, когда:
Формы данных стороннего сервисного центра можно загрузить с этого сайта. Заполненные формы должны быть отправлены в электронном виде по адресу: [email protected]
или по почте:
Данные адреса контрольной группы сторонних сервисных центров
Группа надзора за сторонними сервисными службами — Форма данных
Федеральная помощь студентам
Министерство образования США
1010 Walnut Street Suite 336
Канзас-Сити, Миссури 64106-2147
[18 августа 2016 г.]
Да. Сторонний сервисный агент, который выполняет какой-либо аспект администрирования учреждением программ Раздела IV, должен иметь независимого аудитора для проведения аудита соответствия его администрирования функций или услуг, которые он выполняет от имени правомочных учреждений, за исключением случаев, когда (1) сервисер контракты только с одним участвующим учреждением, и (2) аттестация участия этого учреждения включает в себя все аспекты администрирования обслуживающей стороной программ Раздела IV. Сторонний поставщик услуг должен следовать процедурам, содержащимся в руководствах по аудиту (http://www2.ed.gov/about/offices/list/oig/nonfed/sfa.html), разработанных и доступных в Управлении по вопросам образования Министерства образования. Генеральному инспектору (OIG) при условии, что в заявке указаны функции федеральной помощи студентам, выполняемые организацией.
Аудиты сторонних сервисных центров необходимо направлять по адресу:
Группа надзора за услугами сторонних поставщиков – Адрес аудита
Группа надзора за сторонними сервисными службами – Аудиты
Министерство образования США — FSA
1010 Walnut Street Suite 336
Канзас-Сити, Миссури 64106-21476
Или в виде зашифрованного вложения электронной почты, отправленного по адресу: [email protected]
В тех случаях, когда услуги или функции, предусмотренные Разделом IV, выполняемые сторонним поставщиком услуг, не включены в руководство OIG по аудиту, сторонний поставщик услуг должен направить письмо в Группу по надзору за сторонними поставщиками услуг, в котором утверждается, что организация (или был) правомочным сторонним поставщиком услуг (как указано в 34 CFR § 668 подраздел G) независимо от того, представляет ли сторонний поставщик услуг аудит услуг или выполняемых функций, которые охвачены в руководстве по аудиту OIG. В письме должно содержаться подтверждение руководства о том, что оно выполнило все применимые требования в отношении услуг и функций, которые оно выполняло от имени правомочных организаций.
Кроме того, письмо должно содержать следующее:
Буквенные данные Часть 1
Официальное наименование и д/б/имя обслуживающего лица
Адрес сервисного центра
Номер телефона
Номер факса
URL-адрес веб-сайта
Буквенные данные, часть 2
Имя президента/генерального директора
Номер телефона
Адрес электронной почты
Буквенные данные, часть 3
Другое контактное лицо, Должность
Номер телефона
Адрес электронной почты
Подробное описание функций и услуг, которые сервисер выполняет от имени учреждений, с которыми он заключил договор. Например,
Предоставление деятельности по возмещению кредитного баланса по Разделу IV, такой как сбор льгот студентов по выплатам, помощь в создании счетов для получения возмещения кредитного баланса по Разделу IV, получение средств по Разделу IV и списков платежей, необходимых для возврата кредитного баланса по Разделу IV студентам наличными. , чек, ACH, дебетовая карта или другие электронные средства и т. д.; или же,
Выполнение действий по управлению/предотвращению дефолта, таких как получение информации о студенте-заемщике, содержащейся в системах Департамента, обращение к заемщикам по поводу задолженности по кредиту, вариантов погашения или обязательств по кредиту, помощь в заполнении и/или сборе отсрочек, отказов и/или других кредитных документов и т. д. .
Список учреждений Раздела IV, от имени которых сервисер выполнял работу в течение последнего завершившегося финансового года сервисера. Этот список должен включать название каждого учреждения и идентификатор OPE.
Утверждения, что:
Сторонний сервисный центр должен отправить письмо с дополнением к аудиту по адресу:
Группа надзора за услугами сторонних поставщиков – Адрес аудита
Группа надзора за сторонними сервисными службами – Аудиты
Министерство образования США — FSA
1010 Walnut Street Suite 336
Канзас-Сити, Миссури 64106-21476
Или в виде зашифрованного вложения электронной почты, отправленного по адресу: [email protected]
[18 августа 2016 г.]
Сторонний сервисный центр должен ежегодно представлять свой аудит соответствия или аудиторское письмо не позднее, чем через шесть месяцев после последнего дня финансового года сервисного центра. [18 августа 2016 г. ]
Для сторонних сервисных служб, которые предоставляют услуги или функции, включенные в действующее руководство по аудиту Управления генерального инспектора (OIG) Министерства образования, сторонний сервисный центр должен представить отсутствующие аудиты соответствия не позднее декабря 31, 2016. Представленные аудиторские проверки должны включать все неаудированные периоды за три последних завершенных финансовых года (за исключением заключительных аудиторских проверок). Последующие проверки должны представляться ежегодно не позднее чем через шесть месяцев после последнего дня финансового года обслуживающей организации.
Сторонние поставщики услуг, которые предоставляют услуги или функции, не включенные в руководство OIG по аудиту, должны представить аудиторское письмо, содержащее все элементы, указанные в ADT-A1 выше, не позднее, чем через шесть месяцев после последнего дня финансового года поставщика услуг. год, который начинается 31 декабря 2016 г. или после этой даты.