Какие форматы бумаги используются в делопроизводстве: на каких форматах исполняются служебные документы и бланки

на каких форматах исполняются служебные документы и бланки

Повсеместное распространение бумаги и постоянная работа с документами, а также широкое применение приспособлений для их хранения – конвертов и папок – потребовало стандартизации и упорядочения форматов применяемой бумаги. В этой статье вы сможете получить подробную информацию о форматах бумаги, которые используются в современном делопроизводстве и принципах их унификации.

Применяемые в делопроизводстве форматы бумаги

Что такое стандартизация форматов бумаги?

Стандартизация форматов бумаги была проведена для того, чтобы существовал определенный порядок в делопроизводстве, применении бумажных изделий и канцелярских товаров, изготовлении документов. Принятый на территории страны в настоящее время ГОСТ 9327-60 регламентирует, на каком формате бумаги исполняются служебные документы. То есть, стандартные форматы сегодня обязательны для подготовки управленческой документации. Они же приняты Международной Организацией по Стандартизации (ISO).

То, какие форматы бумаги используются в делопроизводстве устанавливает метрическая система мер, принятая для расчета. Исходя из этого, площадь основного формата А0 (841×1189мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего, делением большей его стороны пополам. Важно отметить, что все форматы геометрически подобны.

Форматы ряда А различных классов применяют для производства плакатов

Виды форматов бумаги

Форматы делятся на три основных ряда:

• А – содержит 13 классов, от А0 (841×1189) до А13 (9х8).
• B – содержит 12 классов, от B0 (1000×1414) до B12 (15×22).
• C – содержит 8 классов, от C0 (917×1287) до C8 (57×81).

Применение определенных форматов зависит от назначения документа:

1. На бумаге формата А4 (210х297) принято оформлять документы, письма, отчетные листы. Это наиболее удобно и экономично с точки зрения использования бумаги.
2. С использованием формата A3 (297х420) оформляют иные виды документов, которые содержат графики, диаграммы, таблицы, например – планы, ведомости.
3. А5 (148х210) используют для оформления уведомлений и справок.
4. А6 (105 х 148) применим для создания различного рода справок, карточек и этикеток.

Формат бумаги А5 используют для оформления справок и уведомлений

Стоит учитывать, что в разных странах существуют различия в форматах потребительских бумаг. Например, в Европе широко распространено применение немецких форматов, тогда как на территории США – североамериканских. По американской системе основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59×27,94см (Letter 81/2 ´ ll in.).

Размеры полей и для чего они нужны

Для удобства использования и стандартизации, каждый документ должен иметь поля – определенное пространство между текстом и краем листа бумаги. Применение полей целесообразно при подшивке документов, проставлении служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:

• левое поле — 20; верхнее поле — 15;
• правое поле — 10; нижнее поле — 20.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, потому как при меньшем размере будет затруднено дальнейшее хранение, оформление документов. Однако поля большего размера разрешены, в некоторых случаях они облегчают работу с бумажным носителем.

Международная Организация по Стандартизации (ISO) утвердила следующий стандарт 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка», который применяется при оформлении документов. Соответственно, размеры полей должны быть следующие с левой стороны — 20 мм. ± 10; верхнее поле — 10 мм. ± 1,0 мм.

Важно отметить, что в компьютерных программах, даже используемых на русском языке, в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие принятым отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо вручную установить стандартный размер бумаги.

Порядок расчета размеров бумаги форматов разного ряда и класса

Применение бланков в делопроизводстве

Весомым моментом в делопроизводстве является оформление бланков. Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся посто­янные реквизиты организации-составителя.

Из-за того, что бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помо­щью персонального компьютера, они имеют принятый комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Итак, какие форматы бумаги используются для бланков? В настоящее время для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов АЗ и А6 в случае необходимости. Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

• левое – 20 мм; верхнее – 15 мм;
• правое – 10 мм; нижнее – 10мм.

То, какие форматы бумаги используются для бланков, зависит от назначения бланка

Можно выделить несколько основных видов бланков:

• Общий – для составления всех видов документов, за исключением писем.
• Для письма – используется для составления письма, содержит контакты организации-составителя.
• Для определенного типа документа – содержит те же реквизиты, что и общий бланк, дополненные конкретным указанием документа, например, «приказ», «распоряжение»;
• Для структурного подразделения – в случае, если предприятие имеет филиалы или подразделения, например, «ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА»;
• Для должностного лица – в случае если бланк адресован конкретному лицу.

Все бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими из­готавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппа­ратов.

Таким образом, применение утвержденных ГОСТ 9327-60 и ISO форматов бумаги, определяющих, какие форматы бумаги используют в делопроизводстве, позволяет выработать стандартную и удобную систему работы с документами, соответствующую потребностям организации.

Основные форматы бумаг для документов: стандарты

В данном материале будет рассмотрено, какие стандарты и виды бывают у бумаги. Форматы и размеры бумажных листов полезно знать многим: художникам, офисным работникам, дизайнерам, да и всем людям. Рассмотрим, какие типы изданий могут применяться в типографии и делопроизводстве.

Стандарты для параметров бумаги

Основной международный формат бумаг называется ISO 216. Этот стандарт основан на метрической системе, то есть за основу берется лист бумаги площадью 1 м². Данный норматив действует практически во всех странах, кроме США, Японии и Канады. В этих странах применяется формат Letter, который, кстати, используется в Мексике и на Филиппинах.

По стандартам ISO, бумага классифицируется по следующим трем направлениям:

• «A» — документы;
• «B» — полиграфическая продукция;
• «C» — конверты.

Форматы бумаги для печати

Чтобы выяснить, какой формат используется для принтера или копировального аппарата, необходимо ознакомиться с техническим паспортом устройства. Если в документе указывается формат А4, соответственно, принтер будет работать только с бумагой для документов. Если же принтер работает с несколькими форматами, то лучше уточнить у производителя, как настроить устройство под них.

Помимо этого, для выбора бумаги необходимо учитывать параметры:

• плотность — оптимальный показатель равняется 80-90 грамм/м²;
• непрозрачность — критерий наиболее актуален при двухсторонней печати;
• степень влаги — наиболее приемлемое количество составляет примерно 4,5%;
• электризация — высокий показатель приводит к склеиванию, застреванию бумаги и сбоям в работе принтера;
• гладкость — влияет на распечатываемое изображение;
• качество резки — ровные края бумаги.

Наиболее крупные форматы бумаги — от А0 до А3

Бумага для документов типа А широко используется в делопроизводстве, учебе и типографии. Формат бумаги А0 — это базовый метр в квадрате, при разделении наполовину которого получается новый формат — А1 и дальше.

Несмотря на площадь в 1 м², лист А0 не квадратный и имеет значение 841*1189 миллиметров (мм). Это так называемый ватманский лист, или ватман для чертежей. Формат А1 равняется 594х841 мм, что равняется половине листа А0, за вычетом 1 миллиметра. Вышеперечисленные форматы А0 и А1 в основном используются для постеров, чертежей и крупных плакатов.

Лист А2 — это формат обычных газет, объем которых составляет 420*594 мм. При дальнейшем делении, образуется бумага А3 в размере 297 на 420 мм, что составляет ровно 50% от бумаги А2. Формат обычно используется для журналов или небольших газет-таблоидов. А3 или А3+ (расширенная версия) может использоваться в базовых офисных принтерах или копировальных аппаратах.

Форматы от А4 до А6

Половину от типа формата бумаги (210х297 мм) А3 соответственно, составляет А4. Этот тип писчей бумаги является наиболее распространенным. Он применяется буквально для всего: документы (договоры, лицензии, ИНН, сертификаты, справки), письма, отчеты, каталоги, рекламные материалы, учебные работы, журналы и многое другое. А4 — это базовый расходный материал большинства принтеров и копировальных аппаратов.

Лист А5 имеет размер 148х210 мм. Обычно в таком формате выпускают брошюры, имеющие небольшой тираж и переплет, поздравительные открытки, рекламные листовки, блокноты и записные книжки.

Бумага А6 (105х148 мм) выйдет, если разделить А4 на четыре части или же дважды сложить. Выходит удобная листовка или флайер, которые можно положить в сумку или портмоне. Также из нее можно сделать, например, закладку.

Бумага для визитки

Общепринятый формат визиток — это карточка размером 90х50 мм. Конечно, предприятие, заказывающее визитки, может запросить оригинальный размер визиток. Однако типографии для их изготовления затрачивают больше времени — необходимо менять настройки резака, подготавливать нестандартный комплект отдельно, что не очень удобно и затратно.

Другой вопрос, если делается в России карточка европейского формата — 85х55 мм. Такие визитки подходят специалистам и лицам, которые часто командируются или сотрудничают в основном с европейскими компаниями. Помимо этого, в российских симпозиумах и международных выставках часто требуются именно визитки евроформата. Учитывая больший расход дизайнерской бумаги, соответственно, увеличивается себестоимость таких карточек, что все же оправдано и выгоднее в экономическом плане.

Учитывая российские базовые визитницы в 9х5 см, рациональнее и дешевле будет заказать карточки по стандартному формату. Бумагу большего размера не получится поместить в ячейку визитницы, так что карточку положат в стол или в карман, где она может затеряться среди других вещей. При меньших же размерах, визитка просто выпадет из визитницы или другого из профильных аксессуаров, предназначенных для размещения таких карточек.

Общий формат — Purdue OWL®

MLA Style определяет правила форматирования рукописей и цитирования исследований в письменной форме. MLA Style также предоставляет авторам систему для ссылки на свои источники посредством цитирования в скобках в их эссе и страницах с цитированием работ.

Авторы, правильно использующие MLA, также завоевывают доверие, демонстрируя ответственность перед своим исходным материалом. Самое главное, использование стиля MLA может защитить писателей от обвинений в плагиате, то есть умышленном или случайном некредитованном использовании исходного материала, созданного другими авторами.

Если вас попросят использовать формат MLA, обязательно обратитесь к Справочнику MLA (9-е издание). Публикующие публикации ученые и аспиранты также должны ознакомиться с Руководством по стилю MLA и Руководством по научным публикациям (3-е издание). Справочник MLA доступен в большинстве письменных центров и справочных библиотек. Он также широко доступен в книжных магазинах, библиотеках и на веб-сайте MLA. См. в разделе «Дополнительные ресурсы» на этой странице список полезных книг и сайтов об использовании стиля MLA.

Формат бумаги

Подготовка документов и рукописей в стиле MLA описана в четвертой части Руководства по стилю MLA . Ниже приведены некоторые основные рекомендации по форматированию документа в 

MLA Style :

.

Общие указания

• Наберите текст на компьютере и распечатайте его на стандартной белой бумаге размером 8,5 x 11 дюймов.
• Сделайте двойной интервал в тексте статьи и используйте разборчивый шрифт (например, Times New Roman). Какой бы шрифт вы ни выбрали, MLA рекомендует, чтобы стили обычного шрифта и курсива были достаточно контрастными, чтобы каждый из них отличался друг от друга. Размер шрифта должен быть 12 pt.
• Оставляйте только один пробел после точек или других знаков препинания (если иное не указано инструктором).
• Установите поля документа равными 1 дюйму со всех сторон.
• Отступ первой строки каждого абзаца на полдюйма от левого поля. MLA рекомендует использовать клавишу «Tab», а не пять раз нажимать пробел.
• Создайте заголовок, последовательно нумерующий все страницы в верхнем правом углу, на полдюйма от верхнего края и заподлицо с правым полем. (Примечание. Преподаватель может попросить вас опустить номер на первой странице. Всегда следуйте указаниям преподавателя.)
• Используйте курсив во всем своем эссе, чтобы указать названия более длинных работ и только в случае крайней необходимости сделать акцент.
• Если у вас есть концевые сноски, разместите их на отдельной странице перед страницей «Процитированные работы». Назовите раздел «Заметки» (по центру, без форматирования).

Форматирование первой страницы документа

• Не делайте титульный лист для своей статьи, если это специально не запрошено или статья не назначена в качестве группового проекта. В случае группового проекта перечислите все имена участников, присвоив каждому имени отдельную строку в заголовке, а затем остальные требования к заголовку MLA, как описано ниже. Отформатируйте оставшуюся часть страницы в соответствии с указаниями преподавателя.
• В верхнем левом углу первой страницы укажите свое имя, имя вашего инструктора, курс и дату. Опять же, обязательно используйте текст с двойным интервалом.
• Еще раз удвойте пробел и отцентрируйте заголовок. Не подчеркивайте, не выделяйте курсивом и не заключайте заголовок в кавычки. Напишите заголовок в заглавном регистре (стандартная заглавная буква), а не заглавными буквами.
• Используйте кавычки и/или курсив, когда ссылаетесь на другие работы в своем заголовке, точно так же, как в своем тексте. Например:  «Страх и ненависть в Лас-Вегасе » как «Игра о морали»; Человеческая усталость в «После сбора яблок»
• Двойной пробел между заголовком и первой строкой текста.
• Создайте заголовок в правом верхнем углу, который включает вашу фамилию, а затем пробел с номером страницы. Пронумеруйте все страницы последовательно арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т. д.) на полдюйма сверху и заподлицо с правым полем. (Примечание. Ваш преподаватель или другие читатели могут попросить вас опустить заголовок с фамилией/номером страницы на первой странице. Всегда следуйте указаниям преподавателя.)

Вот образец первой страницы документа в стиле MLA:

Первая страница документа MLA

Заголовки разделов

Авторы иногда используют заголовки разделов, чтобы улучшить читабельность документа. Эти разделы могут включать отдельные главы или другие именованные части книги или эссе.

Эссе

MLA рекомендует при разделении эссе на разделы нумеровать эти разделы арабской цифрой и точкой, за которой следует пробел и название раздела.

1. Ранние произведения

2. Лондонские годы

3. Путешествие по континенту

4. Последние годы

Книги

MLA не имеет установленной системы заголовков для книг (дополнительную информацию о заголовках см. на стр. 146 в Руководстве по стилю MLA и Руководстве по научным публикациям , 3-е издание). Если вы используете только один уровень заголовков, что означает, что все разделы являются отдельными и параллельными и не имеют дополнительных разделов, которые вписываются в них, MLA рекомендует, чтобы эти разделы были похожи друг на друга грамматически. Например, если ваши заголовки обычно представляют собой короткие фразы, сделайте все заголовки короткими фразами (а не, например, полными предложениями). В противном случае форматирование зависит от вас. Однако он должен быть последовательным во всем документе.

Если вы используете несколько уровней заголовков (в некоторых из ваших разделов есть разделы внутри разделов), вы можете предоставить код заголовков выбранного уровня и их формат своему инструктору или редактору.

Примеры заголовков разделов

Следующие образцы заголовков предназначены только для справки. Вы можете использовать любую систему форматирования, которая лучше всего подходит для вас, при условии, что она остается неизменной во всем документе.

Номер:

1. Охрана почвы

1.1 Эрозия

1.2 Террасирование

2. Водосбережение

3. Энергосбережение

Форматированный, без номера:

Уровень 1 Заголовок: полужирный, слева

Уровень 2 Заголовок: курсив, выравнивание по левому краю

Уровень 3 Заголовок: по центру, полужирный

Уровень 4 Заголовок: по центру, курсив

Уровень 5 Заголовок: подчеркнутый, слева слева

Размеры бумаги для принтера Объяснение простым языком

Вы когда-нибудь смотрели на крышку коробки с бумагой для принтера и задавались вопросом, что означают все цифры? Задумывались ли вы, в чем разница между А5, А4 или Таблоидом, и почему на коробке столько запутанных цифр? Не волнуйтесь, мы здесь, чтобы демистифицировать и упростить запутанный мир размеров бумаги.

Хотя существуют и другие стандарты размеров бумаги, сегодня используются две основные системы: международная и североамериканская. Международный стандарт, также известный как стандарт ISO 216, используется во всем мире. Сегодня речь пойдет о североамериканской системе, используемой в основном в США и Канаде. Стандарт включает знакомые форматы Letter (8,5 дюйма × 11 дюймов) и Legal (8,5 дюйма × 14 дюймов), а также некоторые дополнительные размеры, которые вы можете использовать не так часто.

РАЗМЕРЫ ДЛЯ СЕВЕРНОЙ АМЕРИКИ

Размеры бумаги для Северной Америки основаны на традиционных форматах с произвольным соотношением сторон. Наиболее популярными форматами традиционных размеров являются форматы Letter (8,5 × 11 дюймов), Legal (8,5 × 14 дюймов) и Tabloid (11 × 17 дюймов). Вы, скорее всего, используете эти форматы в своей повседневной жизни. Письмо является стандартом для деловых и академических документов. Формат Legal используется для создания блокнотов, а формат Tabloid обычно используется для создания таблоидов или газет меньшего размера.

Традиционные форматы бумаги для Северной Америки
Формат	Размер в дюймах	Размер в миллиметрах
Младший юрист	8 × 5	203 × 127
Письмо	8,5 × 11	216 × 279
Юридический	8,5 × 14	216 × 356
Таблоид (бухгалтерская книга)	11 × 17	279 × 432

 

СТАНДАРТ A EMERGES

В 1995 году Американский национальный институт стандартов принял стандарт ANSI/ASME Y14.1. Различные форматы этой системы обозначаются ANSI, за которым следует буква. Несмотря на то, что этот стандарт существует, традиционные размеры остаются наиболее широко используемыми. Форматы бумаги ANSI аналогичны форматам бумаги стандарта ISO в том смысле, что при разрезании листа пополам получаются два листа следующего размера.

Использование американских форматов бумаги часто приводит ко многим проблемам, когда речь идет о международном обмене документами, и стало менее распространенным в университетах, где студенты чаще придерживаются международных стандартов при посещении конференций или представлении статей в международные журналы.

В соответствии со стандартными международными форматами бумаги размеры бумаги варьируются от A0 до A7 и включают стандартный размер визитной карточки (BC). Поскольку в большинстве европейских стран используется метрическая система, международные стандартные размеры измеряются в миллиметрах. К счастью, документы можно подготовить для печати как на бумаге формата ANSI, так и на бумаге ISO.

ОБЪЕДИНЕНИЕ СТАНДАРТОВ

Многие копировальные машины имеют предустановленные коэффициенты увеличения для увеличения или уменьшения копируемого документа для его печати на бумаге другого размера.