Разное

Как в почте outlook сделать архив: Как архивировать электронную почту в Outlook,

Как архивировать письма в MS Outlook

Компьютеры / Программы

Автор: Дмитрий

Так как дисковое пространство на серверах корпоративной электронной почты не безгранично то, как правило, для хранения электронных писем пользователю выделяется определенный лимит памяти. А это значит, что активному пользователю данного сервиса рано или поздно неизбежно придется столкнуться с необходимостью освобождать место для новых писем. Чтобы освободить почтовый ящик, придется либо поудалять старые письма, либо переместить их в другое хранилище, например, на локальный диск, то есть заархивировать их. Удаление писем поштучно вручную дело очень трудозатратное и потребует немало времени. Удалить же все одним махом проще, но велика вероятность потерять что-то важное. Поэтому самым правильным решением в данной ситуации будет конечно же архивирование. Такой вариант будет уместнее еще и потому, что процедуру архивирования можно автоматизировать с выбранными параметрами.

Сообщения с сервера о необходимости освободить место

В одной из наших статей мы показывали, как автоматизировать архивацию писем в почтовом клиенте Mozilla Thunderbird, в этой же расскажем, как архивировать письма в MS Outlook. В последнем это делается проще, так как все необходимые для архивации инструменты уже встроены в почтовый клиент. И сразу отметим, что настройки архивации будут возможны только при пользовании ящиком через программу (почтовый клиент). Если Вы используете для входа в свой почтовый ящик web-браузер, то настроить архивацию на локальный диск не получится и придется освобождать ящик, вручную удаляя ненужные письма.

Web-интерфейс MS Outlook

А теперь наконец перейдем к настройкам архивации в MS Outlook. Открываем программу, переходим во вкладку «Файл» и выбираем из списка пункт «Параметры».

В параметрах выбираем пункт «Дополнительно» и жмем кнопку «Настройка автоархивации».

В открывшемся окошке производим все необходимые настройки по Вашему усмотрению.

В нашем примере мы оставили периодичность архивирования по умолчанию – раз в две недели, отметили галочкой пункт «показывать папку архива в списке папок» для того, чтобы была возможность искать старые письма в архиве. И конечно же указали расположение будущего архива. У нас это будет папка Outlook на локальном диске D. Затем можно нажать кнопку «Применить настройки ко всем папкам», чтобы автоматически архивировались все папки в Вашем ящике (входящие, отправленные, удаленные и другие). По окончанию настроек не забываем нажать «ОК», чтобы они сохранились.

Согласно произведенным настройкам следующая архивация запуститься в автоматическом режиме через 14 дней с момента сохранения настроек. Но, так как ящик нам нужно освободить уже сейчас, поэтому посмотрим, как принудительно запустить архивацию писем в выбранную папку на локальном диске. Чтобы это сделать перейдем во вкладку «Файл», выбираем из списка пункт «Сведения» и в разделе «Очистка почтового ящика» находим кнопку «Архивировать».

Нажав ее, выпадет окошко, в котором будет предложено выбрать папку, которую необходимо заархивировать или же сделать архив сразу всех папок, согласно настройкам, которые мы делали на предыдущем шаге. Так же мы можем выбрать дату, письма созданные и полученные до которой следует добавить в архив. При необходимости, на этом шаге мы можем также поменять папку для сохранения архива (путь по умолчанию будет предложен тот, который был указан в настройках).

После того, как письма будут заархивированы, мы увидим объем освободившегося в итоге дискового пространства.

Если этих мер будет недостаточно, можно повторить операцию архивирования, выбрав более близкую дату или прибегнуть к дополнительным средствам очистки почтового ящика. Например, очистить папку «Удаленные».

Надеемся, что предложенные рекомендации Вам пригодятся. Спасибо за внимание.

Как архивировать почту Outlook – настройки архивации и автоархивации писем в Аутлук 2010, 2013, 2016 и других, как подключить архив или перенести его на другой компьютер

Главная » Компьютеры

На чтение 4 мин Опубликовано Обновлено

Архивирование почты в популярном клиенте Microsoft Outlook является актуальной проблемой. Это не сложная процедура, но рекомендуется быть методичным, чтобы не потерять ценную переписку.

Содержание

  1. Зачем нужна архивация почты?
  2. Как узнать размер почтового ящика
  3. Автоматическая архивация
  4. Архивируем вручную
  5. Перемещение в сетевой архив
  6. Как подключить архив на другом компьютере

Зачем нужна архивация почты?

Существует несколько причин для сжатия собственных архивов электронной почты. Первое — это безопасность. Архив шифруется и отправляется «в облако», где ему больше не угрожает опасность со стороны злоумышленников. Вторая — необходимость рационализации архивного пространства. Это особенно актуально, если организация большая и у нее просто нет возможности хранить все электронные письма в распакованном виде. Для небольших организаций это не так важно, но для крупных компаний и централизованных государственных учреждений этот совет определенно ценен.

Несомненным плюсом архивирования Outlook является централизация учетных записей и возможность применения гибкой политики разрешений.

Как узнать размер почтового ящика

Перед архивированием почты в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

Существует два основных способа сделать это:

  • Использование возможностей веб-интерфейса;
  • Использование интерфейса самой программы.

Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс, сделайте следующее:

  1. Зайдите в свой почтовый ящик через браузер.
  2. Нажмите на значок настроек (обычно это стандартный значок в виде шестеренки) и найдите пункт «Настройки».
  3. В настройках учетной записи обычно указывается занятость самого почтового ящика.

В Outlaw процедура немного отличается:

  1. Вы должны нажать на пункт «Файл».
  2. Размер ячейки виден на вкладке «Подробности» в виде графической шкалы прогресса.

Автоматическая архивация

Резервное копирование почтового ящика обычно выполняется на клиенте Outlook. Архивирование может быть настроено автоматически или вручную. Для автоматического архивирования вам необходимо:

  • открыть собственную учетную запись Outloud с помощью одноименной вкладки меню Файл;
  • выберите «Инструменты очистки», а затем «Очистить почтовый ящик»;
  • найти в интерфейсе кнопку автоархивации;
  • При необходимости можно настроить автоматическое архивирование для определенной папки. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на нужной папке в контекстном меню Outlook, затем выберите Свойства / Архивация / Автоархивация;
  • В разделе Настройки архива по умолчанию можно задать все необходимые параметры.

Что такое электронная почта? Инфографика

Архивируем вручную

Если вам не нужно автоматически архивировать всю корреспонденцию, вы можете создать архив вручную. Для этого перейдите в меню Файл / Инструменты очистки / Архив.

В меню Архив установите необходимые параметры и нажмите Ok.

Оба описанных выше способа архивирования данных Outlook приводят к созданию файла архива данных, который при необходимости можно импортировать обратно или перенести архив на любой другой компьютер.

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив — это заранее подготовленное хранилище в локальной сети или Интернете. Обычно туда перемещаются ненужные письма. Перемещение в сетевой архив может быть организовано различными способами. Обычно для упаковки документов задается дополнительный временной интервал, но можно применить и правило переполнения. Это означает, что по истечении определенного периода времени документы помещаются в хранилище. Или диск заполняется до заданного размера — то же самое происходит при упаковке и переносе материалов.

Корреспонденцию для онлайн-архива можно отправить через веб-интерфейс следующим образом:

  • чтобы открыть Outlook через браузер;
  • В папке «Входящие» выберите письмо, которое нужно переместить;
  • Нажмите «Передача» в веб-интерфейсе;
  • Электронная почта начнет передаваться. Для перемещения большого архива требуется несколько десятков минут.

Обратите внимание, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовые ящики «больших» компаний, таких как Google. А навигационное меню обычно организовано аналогично стандартному Проводнику Windows. Поэтому освоение процедуры обычно не вызывает трудностей.

Письма в Autlux можно архивировать следующим образом: вы можете войти в любую папку с письмами, выбрать нужную корреспонденцию и затем в контекстном меню нажать Переместить — нужная папка. С помощью клавиш Ctrl и Shift процесс несколько автоматизирован: при нажатой клавише Shift выбираются все письма (выделите письмо, нажмите Shift и щелкните на последнем элементе нужного выделения), при нажатой клавише Ctrl каждое последующее письмо добавляется к выделению. Это стандартные сочетания клавиш для многих программ.

Популярные сервисы для создания электронной почты в вашем домене и их настройка

Как подключить архив на другом компьютере

Затем вы можете подключить архив в любой версии Outlook, включая 2010, 2013, 2016:

  1. Скопируйте архивный файл с расширением pst на другой носитель с помощью Проводника или других файловых менеджеров.
  2. Откройте Autlux на «машине», где будет выполняться восстановление.
  3. Выберите «Открыть и экспортировать».
  4. Затем выберите каталог, в котором вы хотите открыть копию архивного документа, и выберите искомый файл.

Как заархивировать электронную почту Outlook на жесткий диск

На этой веб-странице вы узнаете, как заархивировать сообщения электронной почты с помощью Microsoft Outlook 2000/2002. Сохранение позволяет вам получать старые электронные письма, которые вам больше не нужны, но могут понадобиться в будущем. Помещение их в архив помогает управлять квотой Exchange. Хотя резервное копирование сделать очень просто, мало кто на самом деле использует эту функцию в Microsoft Outlook. Сохранение не обязательно делать каждый день или даже каждую неделю, но его следует делать не реже одного раза в месяц или когда ваша учетная запись превышает ограничения на пространство на сервере (600 МБ). После завершения архивирования предлагается, чтобы полученный файл (в данном случае файл . pst ) скопируйте в безопасное место. Например, записать файл на компакт-диск. . Файл pst также может храниться на жестком диске.

Часть 1: Экспорт в файл

Сначала нажмите «Файл» в строке меню и выберите «Импорт и экспорт…». Как мы скоро увидим, этот пункт меню можно использовать для импорта и экспорта в различные форматы файлов.

На этот раз выберите «Экспорт в файл».

Информация должна быть в файле .pst, поэтому выберите его из списка возможных.

Решите, какую папку мы хотим заархивировать. Чтобы заархивировать все папки, просто выберите «Почтовый ящик -» и установите флажок «Включить подпапки». При желании человек может экспортировать только сообщения, в теме которых есть слово «SDSM&T». Для этого нажмите на кнопку «Фильтр» и сделайте свой выбор.

Дайте папке уникальное имя, чтобы при ее загрузке в Outlook вы могли отличить текущий почтовый ящик от заархивированного. «Настройка шифрования» может быть оставлена ​​на «Сжимаемом шифровании». Здесь у вас также есть возможность защитить файл .pst паролем.

Нажатие «ОК» завершит экспорт. Имейте в виду, что экспорт может занять некоторое время в зависимости от того, сколько элементов необходимо экспортировать. Теперь рекомендуется записать PST-файл на компакт-диск для длительного хранения и удобства. Все электронные письма, которые больше не требуются для быстрого доступа, могут быть удалены, не беспокойтесь, они находятся в файле .pst. Но если вы хотите убедиться, что они там, вы можете сначала открыть его, чтобы убедиться.

Часть 2. Открытие PST-файла

Теперь предположим, что вы хотите просмотреть одну или несколько папок в PST-файле. Для этого все, что вам нужно сделать, это выбрать «Файл-> Открыть-> Файл данных Outlook …»

Сообщите программе, какой файл вы хотите открыть. Помните, что вы должны перейти туда, где вы сохранили файл. Когда вы найдете файл, который хотите открыть, нажмите «ОК». Это может отображаться как Outlook Archive вместо Outlook Backup.

ПРИМЕЧАНИЕ. PST-файлы НЕЛЬЗЯ открывать с компакт-диска, поэтому сначала необходимо скопировать файл на диск C: или оставить там копию.

PST-файл будет помещен в список папок. Оттуда вы можете перейти к любой папке, которую вы выбрали для резервного копирования. Эта папка может быть указана как Личная папка , в зависимости от вашей версии Outlook

Когда вы закончите, вы можете закрыть PST-файл, щелкнув правой кнопкой мыши имя и выбрав «Закрыть». Это может сказать: Закрыть личную папку , в зависимости от вашей версии Outlook.

За помощью обращайтесь в службу поддержки по номеру x1234.,>

Как архивировать почту Outlook

В этой статье

Архивирование электронной почты поможет вам сохранить ваши электронные письма и содержащиеся в них данные для последующего использования.

Это также упрощает быстрый поиск ваших файлов, когда вам нужно их найти. Кроме того, он также может пригодиться при внезапной потере данных, когда в противном случае вы можете потерять важную информацию.

Поэтому имеет смысл регулярно архивировать вашу электронную почту. В этой статье рассматривается, как вы можете сделать это без каких-либо хлопот. Итак, давайте начнем.

Как архивировать электронные письма Outlook

Прежде чем вы начнете архивировать свои электронные письма Outlook, важно понять, что перемещение ваших электронных писем Outlook в архивные электронные письма отличается для разных настроек Outlook.

Например, если вы используете Outlook Web, вы просто переместите свои электронные письма из папки «Входящие» в почтовый ящик «Архив». С другой стороны, если вы используете настольное приложение Outlook, архивирование электронной почты также может заключаться в перемещении ваших электронных писем из папки «Входящие» в папку «Архив ». Итак, давайте рассмотрим обе процедуры.

Как архивировать электронные письма на рабочем столе Outlook

Чтобы архивировать электронные письма на рабочем столе Outlook, вы можете использовать функцию автоархивации в приложении Outlook. Предоставляется бесплатно из Outlook. Когда вы включите эту функцию, ваши электронные письма будут автоматически архивироваться через указанный период времени. Довольно удобно, правда? Вот как вы можете настроить эту функцию:

  1. Откройте приложение Outlook и выберите параметр File .
  2. Нажмите Параметры > Дополнительно .
  3. Найдите функцию AutoArchive и нажмите на функцию AutoArchive Settings , когда найдете ее.
  4. Установите флажок Запускать автоархивацию каждые и укажите, как часто должна запускаться функция автоархивации.
  5. В разделе Папка по умолчанию  настроек для архивации выберите, когда ваши электронные письма Outlook должны быть заархивированы.
  6. Щелкните . Просмотрите и выберите место для архивирования папки.
  7. Нажмите OK , чтобы сохранить изменения.

Вот и все — ваши электронные письма Outlook будут заархивированы в соответствии с указанными вами настройками. Если вы хотите отключить функцию Outlook в будущем, все, что вам нужно сделать, это снова снять флажок Run AutoArchive every и сохранить настройки — функция архивации будет отключена.

Как архивировать электронную почту в Outlook Web

Архивировать электронную почту в Outlook Web несложно; намного проще, чем для рабочего стола Outlook, конечно. Чтобы начать работу с ним, выполните следующие действия:

  • Перейдите в учетную запись Outlook.com, войдите в систему и перейдите в папку «Входящие» .
  • Выберите все электронные письма, которые вы хотите заархивировать, и выберите Архивировать .

Все выбранные письма будут мгновенно заархивированы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *