Как в аутлуке создать шаблон: Создание и использование шаблонов электронной почты в Outlook

Содержание

Как работать с формами Microsoft Outlook — Microsoft Office для женщин

Форма является простым способом распределения и сбора сведений в электронном виде. Например, существуют формы для заказа товаров или публикации сведений в общей папке. Microsoft Outlook предоставляет встроенные формы, такие как Формы сообщений (для создания сообщения) или Формы контактов (для ввода сведений о контакте).

Форма также используется при отправки сообщения или при создании встречи. Все элементы Microsoft Outlook основаны на форме. Среда разработки форм Microsoft Outlook используется для создания настраиваемых форм. С помощью встроенных форм можно расширить возможности элемента, связанного с этой формой, например, применить автоматическую проверку имени в настраиваемой форме или создать ее на основе формы сообщения электронной почты. Чтобы изменить форму, можно добавить или удалить поля, элементы управления, параметры или вкладки. Форму можно сохранять как файл для дальнейшего использования в качестве шаблона или в библиотеке форм, тем самым предоставляя ее для общего доступа.

Разработчики имеют возможность усовершенствовать формы с помощью элементов управления ActiveX, а также добавлять web-страницы непосредственно в формы, используя элементы управления web-обозревателя. Программирование форм может осуществляться с помощью VBScript. Вы можете создавать формы Microsoft Outlook с помощью Microsoft Visual Basic или Visual Basic для приложений, либо использовать формы Microsoft Outlook, разработанные в Microsoft Exchange Forms Designer (EFD). Для работы с Microsoft Exchange Forms Designer необходимо установить дополнительный компонент времени загрузки EFD.

Чтобы создать пользовательскую форму Microsoft Outlook, следует прежде всего выбрать одну из стандартных форм Outlook. В большинстве случаев, тип формы, который требуется настроить, определяется типом создаваемого решения. В приведенной ниже таблице описаны типы форм и наиболее частый способ их применения.

Форма	Описание
Контакт	Отслеживание сведений о пользователе или организации
Список рассылки	Создание списков контактов или адресов электронный почты для использования в качестве единого адреса
Задачи	Отслеживание сведений о задачах, которые необходимо выполнить
Сообщение	Отправка сведений в заданном формате, либо обеспечение способа ввода данных для последующей отправки
Помещение в папку	Помещение протокола обсуждения в общую папку Microsoft Exchange, либо другой способ применения, например для перемещения вложенных в сообщение файлов в папку
Встреча	Представление собрания или запланированного события
Записи в дневнике	Запись сведений об элементе или событии

При выборе типа формы для дальнейшего использования следует учитывать следующие моменты:

какого рода решения планируется создать? Для отправки формы наиболее соответствующим типом является Сообщение. Для отслеживания сведений в папке следует использовать типы формы Помещение в папку, Контакт, Задачи или Встреча;
какая из форм обеспечивает наиболее полный набор необходимых возможностей? Стандартные формы Microsoft Outlook предоставляют широкие возможности, поэтому следует выбирать ту форму, для которой требуется минимальное число дополнительных параметров настройки;
какие стандартные поля доступны для формы? В каждой форме Microsoft Outlook имеется собственный набор стандартных полей для отслеживания сведений для этих типов элементов. Следует использовать форму, содержащую поля, максимально соответствующие требованиям пользователя;
какие страницы формы можно настроить? Некоторые страницы форм Microsoft Outlook настроить нельзя, однако при необходимости пользователь может их скрыть.

Microsoft Outlook поддерживает различные типы серверов электронной почты и способы взаимодействия с ними. Архитектуры на основе интерфейса приложений электронной почты (MAPI) реализуются при использовании Outlook с сервером Microsoft Exchange или с хранилищами MAPI (файл личных папок (.pst)). В основном объектные модели Outlook и средства, связанные с разработчиком, создавались именно для этой среды. В основе работы MAPI лежит использование профилей, определяющих передачу и сохранение сообщений. Сервер Exchange предоставляет много совместных возможностей Microsoft Outlook, таких как библиотека организационных форм и общие папки. Обратите внимание, что если Outlook настроен только на работу с серверами на основе протокола http, то разработка нестандартных форм поддерживаться не будет.

Сведения в Microsoft Outlook хранятся в виде отдельного элемента в папке. Элемент Microsoft Outlook похож на запись в базе данных, состоящую из группы полей, в которых хранятся сведения о конкретном элементе.

В Microsoft Outlook существует два способа отображения содержимого элемента: с помощью представления в окне просмотра либо с помощью формы в окне создания и проверки. Сведения в форме отображаются более полно, что позволяет пользователю свободнее оперировать с содержимым элемента. В определенной степени форма является основным пользовательским интерфейсом для элемента. Microsoft Outlook предоставляет несколько стандартных форм для каждого элемента (Почтовое сообщение, Контакт и т.д.).

Существует возможность создания настраиваемой версии этих форм, что позволяет изменять способ отображения элементов Microsoft Outlook. Можно отображать дополнительные страницы, которые обычно скрыты, а также добавлять на страницы элементы управления. Чаще всего эти элементы управления связаны с полями элемента таким образом, что пользователь может просматривать и редактировать содержимое этих полей. В некоторых случаях существует возможность настройки заданных по умолчанию страниц формы.

В каждом элементе содержится поле «Класс сообщения» с названием формы, предоставляемой Microsoft Outlook для отображения и редактирования элемента. Например, в окне Контакта задан класс сообщения «IPM.Contact». При создании пользовательской формы Customer для всех элементов, использующих данную форму, будет указан класс сообщения «IPM.Contact.Customer». Название класса сообщения элементов Outlook всегда начинается с «IPM». Вторая часть названия класса сообщения соответствует типу используемой формы Microsoft Outlook. Третья часть названия этого класса появляется только в случае применения пользовательской версии стандартной формы Outlook.

При совместном использовании с сервером Microsoft Exchange программа Microsoft Outlook предоставляет возможности для коллективной работы, которые позволяют нескольким пользователям одновременно работать с одними и теме же данными. Однако даже без использования этих возможностей можно настраивать папки «Microsoft Outlook» в соответствии вашими требованиями либо создавать решения, которые смогут применять другие сотрудники организации.

Если планируется создание решения для коллективной работы, прежде всего следует разработать решение для одного пользователя. Поскольку разработка решения для коллективной работы в большинстве случаев является такой же простой операцией как помещение настраиваемой формы в общую папку «Microsoft Exchange», знание основ создания личных форм на основе папок может быть полностью применено при разработке решений для общих папок.

При работе с личными папками или общими папками «Microsoft Exchange» объединение решений Microsoft Outlook осуществляется следующим образом:

выберите тип папки и/или формы, который требуется настроить;
откройте новую форму и выполните настройку в соответствии с личными требованиями;
опубликуйте форму в папке таким образом, чтобы она могла быть использована только в этой папке;

укажите настраиваемую форму как используемую по умолчанию для данной папки. Это обеспечит создание новых элементов для использования в этой папке на основе данной настраиваемой формы;
если в папке уже имеются какиелибо элементы, выполните их обновление таким образом, чтобы при открытии этих элементов использовалась новая форма.

Обратите внимание, что если в папке планируется использовать настраиваемую форму, ее следует создать перед разработкой элементов, основанных на этой форме. Это обеспечит использование содержащимися в папке элементами одинакового набора полей. Если после создания некоторых элементов в папке требуется обновить форму, выполните следующие действия:

откройте новый пустой элемент, основанный на настраиваемой форме;
обновите форму в соответствии с личными требованиями;
повторно опубликуйте форму в папке с использованием того же имени.

А вот для задания форм, доступных для папки требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Для добавления формы в частную совместно используемую папку или в общую папку необходимо иметь права редактора, ответственного редактора или владельца. Владелец общей папки может ограничить доступ к формам для пользователей папки.

В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши общую папку и выберите команду Свойства в контекстном меню.
Перейдите на вкладку Формы.
Чтобы добавить форму в список Сопоставленные папке формы, нажмите кнопку «Организовать».
Чтобы ограничить список форм, доступных другим пользователям папки, установите соответствующий переключатель в группе «Разрешить использование».

Как настроить автоматический ответ в Outlook

Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

Создание шаблона для автоответа

Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

Первым делом создадим новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Создать сообщение».

Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.

Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».

В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.

На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.

Создание правила для автоответа на входящие сообщения

Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.

В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пункту «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему действию, нажав кнопку «Далее».

На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.

Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.

Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.

На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.

Если на этапе создания шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне достаточно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в списке отобразиться созданный шаблон. В противном случае, необходимо нажать на кнопку «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.

Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.

Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».

Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».

Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.

То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook создает ведет список пользователей, которым был выслан автоответ, что позволяет избежать повторной отправки. Но, если закрыть Outlook, а потом войти в него снова, то этот список сбрасывается.

Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

Как настроить папки и фильтры в Outlook

В первую очередь — настоятельно рекомендуется использовать почтовый клиент Outlook для работы с почтой. Это гораздо удобнее и эффективнее чем работать с почтой через браузер.

После того, как вы настроили почту обязательно создайте папки и фильтры, с помощью которых ваша почта будет всегда структурирована и вы не пропустите важных сообщений.

Создание папки

Чтобы добавить новую папку, сделайте следующее:

В проводнике со списком папок, расположенном в левой части рабочего окна, щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Создать папку.

В поле Имя введите имя для папки, например, если создаете папку для писем из JIRA, название папки будет JIRA — и нажмите клавишу ВВОД.

После создания папки нужно создать правило обработки входящих писем, для автоматической сортировки писем в эти папки.

Обратите внимание!

У вас не должно быть настроено фильтров в браузерной версии почты Kerio Connect.

Создание правил фильтрации

Правило — это действие, которое автоматически выполняется в Microsoft Outlook для поступающих сообщений, отвечающих заданным условиям.

Письма от Jira, Confluence, HipChat

Чтобы все сообщения, полученные с адреса [email protected] (уведомления от Jira), [email protected] (уведомление из конфлюенс), [email protected] (уведомления из HipChat), направлялись в специальную папку, необходимо выполнить следующую последовательность действий.

Выберите шаблон Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата.

Нажмите на подчеркнутое значение и укажите сообщения от: необходимо указать адрес, например, [email protected].

Укажите правило Переместить их в папку Jira.

Нажмите Далее.
Шаги Условия отбора, Действия и Исключения оставьте без изменений.
На последнем шаге введите название правила, поставьте галку в чекбокс «Выполнить это правило…«, если хотите чтобы правило применилось к уже загруженной почте и проверьте, чтобы стояла галка «Включить правило«. Нажмите кнопку Готово для завершения создания правила.

Проделайте эти шаги для писем от других корп. инструментов. Точно так же вы можете сортировать в отдельные папки письма от конкретных людей, добавляя их адрес электронной почты в новое правило.

Как собрать уведомления в отдельной папке

Вам очень часто будут приходить письма, когда кто-то комментирует вашу задачу или упоминает вас в статье или комментарии в конфлюенс. Обязательно настройте отдельную папку для таких писем и проверяйте её в первую очередь!

Делается это так же, как описано выше, но к стандартным правилам по отбору сообщений с определенных ящиков нужно добавить еще ряд условий:

Задать в поле и содержащее <текст> в тексте сообщения необходимые ключевые слова, например, чтобы собрать комментарии из JIRA, напишите «прокомментировал» и нажмите кнопку Добавить. Слово перенесется в список поиска.

Нажать Далее.
Задать действия, выполняющиеся при получении сообщения с указанного адреса. Необходимо отметить флажком пункт Переместить их в папку <имя>.

В качестве назначенной папки указать Комментарии.
Нажать Далее.
На шаге «Имеются ли исключения из правила?» задаются исключения из задаваемого правила. Отметьте флажками те категории сообщений и условия, при которых письмо не будет попадать в папку Комментарии, даже если соответствует указанным ранее условиям.
Нажать Далее.
Завершение настройки правила. На последнем шаге задаются дополнительные параметры правила.
- Укажите имя, под которым будет отображаться это правило в общем списке.
- Установите флажки для действий, которые будут выполнены для создаваемого правила:
  - Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке “Входящие”. Позволяет рассортировать уже полученные письма;
  - Включить правило — если этот флажок не установлен, то правило будет отображаться в списке правил, но работать не будет;
  - Создать правило для всех учетных записей.
Нажать Готово

Создание правила Упомянул

Для создания этого правила необходимо выполнить ту же последовательность действий, что и при создании правила “Прокомментировал”, только на шаге Какие сообщения следует отбирать? Необходимо установить флажок Содержащие <текст> в поле Тема и в качестве текста указать “Упомянул”. На шаге Завершение настройки укажите Имя правила «Упомянул».

Как вставить как текст в Microsoft Outlook для Office 365

Если у вас есть документ или файл HTML, который вы хотели бы использовать в своих электронных письмах, то вы, вероятно, знакомы с опцией «Вставить как текст» в Microsoft Outlook.

Эта функция позволяет вставлять содержимое файла непосредственно в текст сообщения электронной почты. Если вы часто используете определенный шаблон для своих электронных писем, или если вы хотите отправлять электронные письма, созданные с использованием HTML, эта функция действительно полезна.

Но если вы обновились до более новой версии Microsoft Outlook, такой как Outlook для Office 365 в Outlook 2016, вы, возможно, заметили, что вставка в виде текста больше не вариант.

К счастью, вы все еще можете использовать «Вставить как текст» в этих новых версиях Microsoft Outlook, но сначала вам нужно сделать что-то еще.

Как добавить функцию «Вставить как текст» в Microsoft Outlook для Office 365

Шаги, описанные в этой статье, были выполнены в версии приложения для Outlook 365, но также будут работать в более новых версиях Outlook, таких как Outlook 2016 или Outlook 2019.

Шаг 1: Откройте Outlook.

Шаг 2. Выберите вкладку «Файл» в верхнем левом углу окна.

Шаг 3: Нажмите Опции внизу левого столбца.

Шаг 4. Выберите вкладку «Панель быстрого доступа».

Шаг 5: Нажмите «Выбрать команды из выпадающего меню», затем выберите «Все команды».

Шаг 6: Прокрутите вниз и выберите опцию «Присоединить файл», затем нажмите кнопку «Добавить». В этом списке есть два параметра «Прикрепить файл», поэтому обязательно выберите один без точек после него.

Шаг 7: Нажмите OK, чтобы применить изменения.

Теперь, когда вы пишете электронное письмо, вы можете щелкнуть его в теле сообщения, а затем щелкнуть значок скрепки на панели быстрого доступа в верхней части окна.

После этого вы сможете перейти к файлу, который вы хотите вставить в виде текста, выбрать файл, затем нажать стрелку справа от кнопки «Вставить» и выбрать параметр «Вставить как текст».

Если вы не видите значок скрепки, возможно, вам придется щелкнуть строку со стрелкой под ней, чтобы в первый раз выбрать параметр «Прикрепить файл». После этого на панели инструментов появится значок скрепки.

Обратите внимание, что для добавления кнопки «Прикрепить файл» на панель инструментов быстрого доступа необходимо выполнить только один раз. Этот значок останется в верхней части окна при составлении писем, чтобы вы могли сделать это быстрее для будущих писем.

Создание шаблона сообщения электронной почты

Используйте шаблоны электронной почты для отправки сообщений, которые содержат информацию, которая редко меняется от сообщения к сообщению. Составьте и сохраните сообщение как шаблон, а затем повторно используйте его, когда захотите. Новую информацию можно добавить до того, как шаблон будет отправлен в виде сообщения электронной почты.

На вкладке Home в группе New щелкните New E-mail .

Сочетание клавиш Чтобы создать сообщение электронной почты, нажмите CTRL + SHIFT + M.

В теле сообщения введите желаемое содержание.

В окне сообщения щелкните вкладку Файл .
Щелкните Сохранить как .
В диалоговом окне Сохранить как в списке Сохранить как тип щелкните Шаблон Outlook .
В поле Имя файла введите имя шаблона и нажмите Сохранить .

По умолчанию шаблоны сохраняются в следующем месте:

c: \ users \ имя пользователя \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates

Дополнительные сведения о том, как отправить сообщение электронной почты с помощью шаблона, см. В разделе Отправка сообщения электронной почты на основе шаблона.

Верх страницы

как создавать, использовать и управлять шаблонами

Вспомните свои электронные письма за последний месяц.Как часто несколько писем содержали одинаковую информацию? Эта информация могла быть маршрутом, политикой конфиденциальности, ответами на часто задаваемые вопросы … вы поняли. Функция Microsoft Office Quick Parts позволяет вам встраивать сохраненный автоматический текст или изображения в ваши электронные письма, к которым вы можете легко получить доступ и использовать всего несколькими щелчками мыши.

Создание шаблона быстрых деталей

Создайте новое почтовое сообщение (в меню Файл щелкните Новый , затем Почтовое сообщение ).
Наконечник. Вы также можете создать быструю часть на основе входящего сообщения электронной почты — временно перетащите ее в папку «Исходящие», откройте ее и продолжите ниже.
В теле сообщения введите текст, который вы хотите сохранить как быструю часть. Вы также можете применить к нему любое форматирование (цвет, размер текста и т. Д.)
Выделите отрывок текста. Щелкните вкладку Insert и затем щелкните Быстрые детали.
Отсюда вы можете присвоить вашему новому отрывку Имя и начать создание категорий, если у вас есть различные типы текста, которые вы будете сохранять.Вам также предоставляется возможность предоставить краткое описание вашего текста, чтобы вы запомнили, что вы сохранили. После того, как вы заполните все данные, просто нажмите ОК.

Использование Outlook Quick Parts

Щелкните вкладку Insert и затем щелкните Quick Parts.
Щелкните нужную быструю деталь, которую вы хотите использовать, из списка.

Наконечник. Вы можете ввести несколько первых букв имени быстрой части прямо в сообщение, нажмите F3, и быстрая часть будет вставлена.

Наконечник. Вы можете видеть только небольшие превью быстрых частей. Если вы не уверены, что хотите вставить именно эту быструю часть, выберите «Упорядочить и удалить» в контекстном меню. Вы увидите диалоговое окно, в котором вы можете просмотреть все содержимое. Нажимая «Вставить», вы возвращаетесь к сообщению и вставляете быструю часть.

У вас есть возможность просто вставить их там, где находится курсор в сообщении, или Outlook предоставляет несколько вариантов вставки.Выделив текст быстрых частей, щелкните его правой кнопкой мыши, чтобы увидеть изображение ниже. У вас есть возможность автоматически вставлять вашу быструю часть как верхний, нижний колонтитул, в конец документа и т. Д.

Наконечник. , если вы часто используете быстрые части, вы можете добавить их на панель инструментов быстрого доступа (щелкните правой кнопкой мыши «Быстрые части» и выберите «Добавить на панель быстрого доступа»).

Управление быстрыми запчастями

Редактирование свойств быстрой детали

Щелкните вкладку Insert и затем щелкните Quick Parts.
Щелкните правой кнопкой мыши желаемую быструю часть и выберите Изменить свойства — здесь вы можете изменить имя, описание и категорию.

Редактирование контента (есть только один путь — длинный путь)

Запомните имя и категорию быстрой части, которую вы будете редактировать (она понадобится вам на последнем шаге).
Вставьте свою быструю часть в сообщение (см. Инструкции выше, если вы уже забыли этот шаг).
Внесите необходимые изменения в текст сообщения.
Выделите текст, нажмите «Быстрые детали» и выберите « Сохранить выделение в галерее быстрых деталей» .
При появлении запроса введите то же имя и категорию, что и исходная быстрая часть — Outlook предложит заменить существующую быструю часть.

Прежде чем я отправлю вас использовать Quick Parts, мне нужно сообщить как хорошие, так и плохие новости об этой функции.
Сначала плохие новости (хорошие новости намного лучше, я обещаю) — если вы создаете много быстрых деталей:

Нет параметров поиска, что затрудняет поиск нужного или занимает много времени.
Также нет иерархии; вы получаете только категории одного уровня.
Как предварительный просмотр, так и редактирование содержимого вашей быстрой части очень сложно.
Наконец, не существует простого способа поделиться своими быстрыми деталями с другим человеком или отправить их на другой компьютер.

А теперь ХОРОШИЕ новости ! Одно из преимуществ Quick Parts — то, что они встроены в Microsoft Outlook и работают везде. Вы можете использовать быстрые части в почтовых сообщениях, календарных запросах и т. Д.и это просто, как только вы выполните настройку.

Шаблон фраз для Outlook: простая в использовании альтернатива Quick Parts

Поскольку у функции Quick Parts было так много ограничений, AbleBits предоставил отличный способ решения этих проблем: Шаблонные фразы для Outlook.

Я предпочитаю использовать надстройку Template Phrases, потому что она устраняет все слабые стороны Quick Parts и создает более сильную функцию для вас! Он включает в себя общие шаблоны, быстрый поиск и функцию «Избранное или недавно использованное», которая со временем спасает вас и всех, кому вы делитесь повторяющейся информацией.Теперь, насколько легко и быстро звучит отправка этих инструкций или часто задаваемых вопросов снова и снова?

Вас также может заинтересовать

Как создать шаблон электронной почты в формате HTML, который будет работать в каждом почтовом клиенте

Разработчик не может закодировать HTML-шаблон электронной почты, используя те же технологии и подходы, что и при создании веб-страницы. Это может показаться смешным, но это правда. Итак, давайте попробуем разобраться, почему это утверждение все еще актуально в 2018 году.

Почтовые клиенты без стандартов

При кодировании веб-страницы инженер принимает во внимание следующие факторы:

операционная система
тип браузера
размер экрана

При создании HTML-шаблона электронной почты, помимо операционной системы и размера экрана, необходимо учитывать почтовый клиент.

Существует широкий выбор почтовых клиентов, включающий несколько веб-решений и решений для настольных компьютеров, где способ отображения электронной почты во многом зависит от механизма визуализации, используемого системой.

Конечно, почтовым клиентам было бы намного проще поддерживать универсальный набор стандартов, а разработчикам — соблюдать. Но, к сожалению, у нас их нет. Каждый почтовый клиент играет по своим правилам. Вот почему отрисовка CSS различными почтовыми клиентами может значительно отличаться.

10 лучших почтовых клиентов в 2018 году

В июне 2018 года Litmus опубликовал отчет о доле рынка почтовых клиентов, основанный на данных об открытии электронных писем 1,04 миллиарда, собранных ими по всему миру. Чтобы получить представление об основных игроках рынка и их долях в этой сфере, можно просмотреть этот отчет.

Доля рынка почтовых клиентов, 2018 год

Узнайте, какие почтовые клиенты предпочитает ваша целевая аудитория

Хотя доступ к общей статистике, предоставляемой Litmus, — это замечательно, мы рекомендуем вам проверить, какие устройства и почтовые клиенты использует ваша целевая аудитория.Наличие этой информации упростит процесс разработки электронной почты за счет уменьшения количества устройств и почтовых клиентов, для которых инженер должен адаптировать электронную почту.

В Mailtrap мы используем Mailchimp и Sendgrid для рассылки электронных писем в формате HTML. Оба инструмента предоставляют доступ к основным почтовым клиентам и устройствам, которые используют наши клиенты для чтения наших сообщений.

Если вы используете Mailchimp , перейдите к List и проверьте следующую статистику:

Почтовые клиенты в списке рассылки в Mailchimp

Если вы используете Sendgrid , перейдите к Stats , а затем Email Clients & Devices .Sendgrid предоставит вам несколько соответствующих категорий: самые популярные устройства, самые популярные клиенты веб-почты и самые популярные клиенты настольных компьютеров.

Основные устройства, используемые для открытия почтовых кампаний Mailtrap в Sendgrid Основные клиенты веб-почты, используемые для открытия почтовых кампаний Mailtrap в Sendgrid Наиболее популярные почтовые клиенты для настольных компьютеров, используемые для открытия почтовых кампаний Mailtrap в Sendgrid

Почтовый клиент Outlook

Согласно отчету Litmus «Доля рынка почтовых клиентов», Outlook занимает 5-е место с долей рынка 7%. Однако не все знают, что Outlook для Windows по-прежнему использует движок Microsoft Word для визуализации.В то же время Outlook для Mac поддерживает практически любое форматирование HTML и CSS.

Ниже приведены лишь некоторые аспекты, которые разработчик должен учитывать при настройке шаблона электронной почты для почтового клиента Outlook:

Outlook не «понимает» теги маркированного списка HTML
Outlook использует Times New Roman в качестве шрифта по умолчанию
Outlook может добавить разрыв страницы в электронное письмо, если он превышает 1800 пикселей
Outlook очищает абзацы и интервалы между полями
Outlook не поддерживает фоновые изображения.

Конечно, некоторые из вышеупомянутых случаев могут быть решены с помощью структуры тегов «таблица » в шаблоне электронной почты, в то время как другие требуют специальных приемов и обходных решений, которые инженеры могут применить для обеспечения правильности рендеринг электронной почты.

Лучшие способы создания электронных писем HTML

Есть некоторые аспекты, которые следует учитывать при создании HTML-шаблонов электронной почты. Давайте рассмотрим приведенные ниже предложения.

Используйте простой дизайн

Мы рекомендуем разработчикам сохранять простой дизайн электронной почты. Применяйте слои на основе сетки и держитесь подальше от элементов, которые включают позиционирование или плавающие элементы HTML.

Настроить HTML-сообщения для разных размеров экрана

Когда почтовый клиент Apple iPhone занял первое место в недавнем отчете Litmus, становится ясно, что для шаблона электронной почты очень важно хорошо отображаться не только на рабочем столе, но также на планшете и смартфоне.
Чтобы добиться успеха с этой задачей, можно попробовать использовать масштабируемый, гибкий или адаптивный дизайн. Итак, давайте немного углубимся в каждый тип дизайна, чтобы выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим требованиям.

Масштабируемый дизайн электронной почты HTML

Этот тип дизайна предполагает наличие в письме минимального количества структурных элементов. Вот почему он обычно состоит из одного текстового столбца, который можно легко масштабировать для всех типов устройств, одного изображения и кнопки с призывом к действию (CTA).

Гибкий HTML-дизайн электронной почты

В гибкой конструкции используются проценты, чтобы подстраиваться под размер экрана получателя, заполняя все пространство в электронном письме так же, как жидкость в пустом контейнере. Однако, чтобы убедиться, что содержимое электронного письма не покрывает всю доступную область экрана, рекомендуется настроить максимальную ширину таблицы. Обычно для ширины по умолчанию устанавливают 600 пикселей.

Адаптивный HTML-дизайн электронного письма

Использование адаптивного дизайна, в свою очередь, позволяет отправлять настраиваемые HTML-шаблоны электронной почты, которые могут автоматически регулировать не только размер, но и содержимое в зависимости от устройства получателя и размера экрана.Настольная и мобильная версии электронного письма могут значительно отличаться друг от друга или могут быть одинаковыми. В конце концов, версия электронной почты для настольных компьютеров может включать в себя больше или отличаться от компонентов мобильного устройства и наоборот, что делает этот тип дизайна универсальным для всех устройств и размеров экранов (существующих и новых).

Медиа-запросы, введенные в CSS3, расширяют возможности адаптивного дизайна. Лучшие почтовые клиенты хорошо знают, что такое медиа-запросы. Однако следует иметь в виду, что по-прежнему существуют почтовые клиенты, которым не удается выполнить рендеринг.

Подпишитесь на нашу рассылку только лучший контент, который доставляется раз в месяц. Отпишитесь в любое время.

Помните о мобильных пользователях

Работая с HTML-дизайном электронной почты, следует помнить золотое правило — мобильный дизайн на первом месте. То есть сначала необходимо проверить мобильную версию, чтобы сократить время загрузки на небольших устройствах. Например, первое условие может быть установлено как «больше 768 пикселей».

Подберите правильные шрифты

Многие почтовые клиенты не могут правильно отображать шрифты Google.В этом случае следует выбрать общие шрифты, которые хорошо интерпретируют основные почтовые клиенты. Например, Times New Roman, Arial, Georgia и Verdana.

Серьезно относиться к изображениям

Некоторые почтовые клиенты по умолчанию блокируют изображения, при этом пользователи могут изменять настройки своего почтового ящика, а также блокировать изображения. Итак, при написании шаблона электронного письма лучше всего следовать приведенному ниже совету:

Добавьте к заголовку изображения текст, чтобы убедиться, что пользователь все равно поймет, о чем письмо, даже если оно заблокировано.
Не создавайте электронные письма в формате HTML, состоящие только из одного или двух больших изображений. Если один из них или оба не отображаются должным образом, это разрушит всю почтовую кампанию.
Упростите электронную почту, добавив достаточно изображений и текста, чтобы гарантировать, что ваше сообщение по-прежнему имеет смысл, даже если все изображения заблокированы.
Если ваше электронное письмо содержит призыв к действию (CTA) в форме кнопки, не используйте изображение для форматирования CTA. Вместо этого вы можете попробовать создать кнопку на основе отступов.Этот простой метод использует как HTML, так и CSS для создания кнопок.

И последнее, но не менее важное: помните о размере электронного письма. Максимальный размер файла для электронных писем довольно высок, но рекомендуемый размер тела письма не должен превышать 250 КБ.

Дополнительные советы по разработке и примеры кода см. В нашем руководстве по созданию электронной почты в формате HTML.

В противном случае вы можете попробовать использовать HTML-конструктор электронной почты. Обычно они идут с набором настраиваемых шаблонов электронной почты, которые можно использовать в любой системе отправки электронной почты.В этом посте мы рассмотрели десять инструментов, подходящих как для разработчиков, так и для маркетологов.

Проверка электронной почты HTML

Перед отправкой кампании электронной почты в формате HTML стоит проверить, доставляются ли ваши электронные письма получателям, а также получить советы по их обработке.

Для этого создайте учетную запись Mailtrap, используйте учетные данные SMTP для настройки почтового ящика и начните тестирование.

Конечно, вы можете использовать Mailtrap только для тестирования функции отправки электронной почты.

Однако, поскольку эта статья посвящена кодированию электронной почты в формате HTML и ее отображению, мы хотели бы обратить ваше внимание на возможности Mailtrap, связанные с HTML.

Например, предварительный просмотр HTML позволяет вам увидеть, как ваша электронная почта отображается в веб-браузере. Другими словами, для тестирования браузера электронной почты.

Предварительный просмотр HTML-кода Mailtrap

Mailtrap достаточно умен, чтобы проверить ваш HTML-код и дать рекомендации по его улучшению. Функция Проверить HTML сгенерирует список проблем (связанных с CSS и HTML) и укажет точные почтовые клиенты (и даже их версии), которые могут иметь проблемы с отображением вашей электронной почты.

Обнаружение проблем, связанных с HTML и CSS, с помощью Mailtrap

Вы также можете проверить свой HTML-шаблон электронной почты на отзывчивость и посмотреть, как он будет отображаться на настольных компьютерах, планшетах и смартфонах соответственно.

HTML-проверка электронной почты Mailtrap на время отклика

Вы также можете получить доступ к исходному HTML-адресу .

Исходный HTML-код Mailtrap

Или отдельно проверьте HTML-текст электронной почты .

Получение текста электронного письма в формате HTML с помощью Mailtrap
Также можно загрузить данные электронной почты в формате RAW и просмотреть их размер.
Mailtrap HTML-данные электронной почты в формате RAW
Mailtrap также может анализировать электронную почту Spam Score (также известную как средство проверки спама) и давать рекомендации по его снижению.