Настройка рабочего времени — ProjectPlanet
Для создания новых календарей и редактирования имеющихся используется окно Изменить рабочее время. В MS Project 2010 его можно открыть из вкладки Проект – кнопка Изменить рабочее время:
В предыдущих версиях из меню Сервис – Изменить рабочее время.
Для создания нового календаря следует нажать кнопку Создать новый календарь. В окне Создание базового календаря определить, будет новый календарь создаваться с нуля, на основе Стандартного календаря (без возможных праздников и изменений), или как копия одного из имеющихся, уже настроенных календарей. Далее надо задать имя нового календаря и нажать ОК.
Для редактирования созданного или имеющегося календаря надо выбрать его в списке Для календаря.
Рабочее время для выбранного календаря по умолчанию определяется на вкладке Рабочие недели. Следует выделить на этой вкладке строку
В открывшемся окне Сведения о… для каждого дня недели можно определить график работы, выделяя дни в левом списке (можно несколько) и выбирая один из трех вариантов:
- Использовать для этих дней значения времени по умолчанию – применить к дню стандартные для Project настройки.
- Задать нерабочие дни – сделать выделенные дни выходными.
- Задать дни для использования этих рабочих часов – задать собственные интервалы рабочего времени для этих дней:
При выборе последнего варианта записываем в таблице интервалы рабочего времени для выделенных дней (за исключением перерывов). После этого нажать ОК.
Также на вкладке Рабочие недели можно определить нестандартные рабочие недели. Например, в одну из недель проекта все сотрудники проходят обучение в первой половине дня, а работают над проектом только во вторую.
В этом примере на вкладке Рабочие недели в следующей свободной строке пишем название нестандартных недель – например, Обучение, и указываем сроки действия нестандартного графика:
После этого – нажимаем кнопку Подробности… и указываем график для этих дней, затем нажимаем ОК:
На вкладке Исключения определяется нестандартный график работы для определенных дат. Отличие от вкладки Рабочие недели в том, что можно указать не только нестандартный режим работы для конкретных дат, но и периодичность повторения такого режима работы:
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Project 2003 › Основы создания проектов › Ввод задач проекта [страница — 104] | Самоучители по офисным пакетам
Ввод задач проекта
Следующим шагом в создании проекта и следующей строкой в окне консультанта является List the tasks in the project (Ввод задач проекта). Эту операцию уже нужно выполнять в таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) (рис. 7.9).
Рис. 7.9. Ввод задач в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)
В Microsoft Project существует иерархия задач. Задачи можно делать подзадачами (перемещаясь на уровень ниже, задача становится вложенной по отношению к другой задаче, а перемещаясь на уровень выше – перестает быть вложенной). Допускается несколько уровней вложенности.
Чтобы ввести задачу, следует установить табличный курсор на первую Строку таблицы Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и ввести с клавиатуры название задачи, затем необходимо нажать Enter или перейти к другой ячейке таблицы с помощью мыши или клавиш управления курсором.
После ввода новой задачи ее длительность принимается равной одному рабочему дню. Чтобы изменить длительность, следует подвести указатель мыши к правому краю отрезка в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо. Затем нужно нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо или влево, чтобы увеличить или уменьшить длительность выполнения задачи. При перемещении появляется всплывающее окно, в котором отображается время окончания задачи и ее длительность. Выходные дни не учитываются (когда вы перемещаете мышь на диаграмме над выходным днем, длительность задачи не увеличивается).
Длительность можно также задать в окне Task Information (Сведения о задаче) (рис. 7.10). Это окно вызывается, если щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши и в меню выбрать пункт Task Information (Сведения о задаче).
Рис. 7.10. Окно Task Information (Сведения о задаче)
На вкладке General (Общие) сведений о задаче расположены поля Name (Название) и Duration (Длительность).
Флажок Estimated (Предварительная оценка) говорит о том, что длительность установлена приблизительно или вообще не установлена (по умолчанию этот флажок установлен). Если вручную изменить длительность задачи, то флажок автоматически снимается.
В поле Percent complete (Процент завершения) показано, какая часть задачи выполнена на текущий момент.
В поле Priority (Приоритет) можно изменять приоритет задачи. Этот параметр используется при выравнивании ресурсов.
MS Project — Краткое руководство
Каждый из вас может использовать разные настройки для MS Project 2013. Чтобы результаты не отличались от показанных в этом руководстве, убедитесь, что настройки следующие. Помните, что все это настройки по умолчанию, которые вы будете использовать при первой установке MS Project 2013 на свой компьютер.
Шаг 1 — Файл → Параметры → вкладка Общие → Вид проекта → Вид по умолчанию.
Выберите «Gantt with Timeline» из выпадающего списка.
Шаг 2 — Файл → Параметры → вкладка Дисплей → Показать индикаторы и кнопки параметров для.
Проверьте все варианты.
Шаг 3 — Файл → Параметры → вкладка «Расписание» → Расписание → Показать единицы назначения.
Выберите «процент» из выпадающего списка.
Шаг 4 — Файл → Параметры → вкладка Расписание → Расчет → Рассчитать проект после каждого редактирования.
Проверьте кнопку Вкл.
Шаг 5 — Файл → Параметры → вкладка Сохранить → Сохранить проекты → Сохранить файлы в этом формате.
Выберите проект (* .mpp).
Шаг 6 — Файл → Параметры → вкладка Дополнительно → Редактировать.
Проверьте все варианты.
Шаг 7 — Файл → Параметры → вкладка Дополнительно → Дисплей → Показать строку состояния → Показать полосу прокрутки.
Обе опции, строка состояния и полоса прокрутки должны быть проверены.
Шаг 8 Ресурсы → Уровень → Параметры выравнивания → Расчеты выравнивания.
Установить на ручной.
Выберите «День за днем» из выпадающего списка.
Microsoft Project — это программа для управления проектами, разработанная и продаваемая Microsoft и предназначенная для помощи руководителю проекта в разработке графика, распределении ресурсов по задачам, отслеживании прогресса, управлении бюджетом и анализе рабочих нагрузок.
Проект создает бюджеты на основе заданий на работу и ставок ресурсов. Поскольку ресурсы назначаются задачам и оценкам назначенных работ, программа вычисляет стоимость, равную времени работы умноженному на норму, которая сводится к уровню задачи, а затем к любой итоговой задаче и, наконец, к уровню проекта.
Каждый ресурс может иметь свой собственный календарь, который определяет, в какие дни и смены доступен ресурс. Microsoft Project не подходит для решения проблем доступных материалов (ресурсов) ограниченного производства. Дополнительное программное обеспечение необходимо для управления сложным предприятием, которое производит физические товары.
Управление проектом
MS Project многофункциональный, но для эффективного управления проектом необходимы методы управления проектом. Многие менеджеры проектов путаются между графиком и планом. MS Project может помочь вам в создании расписания для проекта, даже с учетом ограничений. Это не может планировать для вас. Как менеджер проекта, вы должны быть в состоянии ответить на следующие конкретные вопросы в рамках процесса планирования для разработки графика. MS Project не может ответить на эти вопросы для вас.
Какие задачи необходимо выполнить для создания результатов проекта и в каком порядке? Это относится к сфере действия проекта.
Каковы временные ограничения и сроки, если таковые имеются, для различных задач и для проекта в целом? Это относится к графику проекта.
Какие ресурсы (человек / машина / материал) необходимы для выполнения каждой задачи?
Сколько будет стоить выполнение каждой задачи? Это будет связано со стоимостью проекта.
С каким риском мы связаны с конкретным графиком проекта? Это может повлиять на объем, стоимость и временные ограничения вашего проекта.
Какие задачи необходимо выполнить для создания результатов проекта и в каком порядке? Это относится к сфере действия проекта.
Каковы временные ограничения и сроки, если таковые имеются, для различных задач и для проекта в целом? Это относится к графику проекта.
Какие ресурсы (человек / машина / материал) необходимы для выполнения каждой задачи?
Сколько будет стоить выполнение каждой задачи? Это будет связано со стоимостью проекта.
С каким риском мы связаны с конкретным графиком проекта? Это может повлиять на объем, стоимость и временные ограничения вашего проекта.
Строго говоря, с точки зрения методологии управления проектами, план и график не совпадают. План — это подробное, ориентированное на действия, основанное на опыте и знаниях упражнение, которое учитывает все элементы стратегии, масштаба, затрат, времени, ресурсов, качества и риска для проекта.
Планирование — это наука об использовании математических вычислений и логики для генерации эффективной во времени последовательности задач с учетом любых ограничений ресурсов и затрат. Расписание является частью плана. В методологии управления проектами график будет означать только перечисление основных этапов, задач / мероприятий и результатов проекта с датами начала и окончания. Конечно, график связан с ресурсами, бюджетами и зависимостями.
Однако в этом руководстве для MS Project (и во всей доступной справке для MS Project) слово «План» используется как «Расписание», создаваемое в MS Project. Это из-за двух причин.
Во-первых, MS Project делает больше, чем просто создает расписание, он может устанавливать зависимости между задачами, он может создавать ограничения, он может разрешать конфликты ресурсов, а также может помогать в оценке затрат и планировании производительности на протяжении всего проекта. Так что это помогает не только в создании расписания. Это имеет смысл для Microsoft рекламировать MS Project как создателя плана, а не упрощать его как создателя расписания.
Во-вторых, это связано с ограничением общепринятой формы английского языка, где расписание может быть как в форме существительного, так и в форме глагола. Как существительное, Расписание похоже на расписание или последовательность действий или событий, происходящих в определенное время или период. И в форме глагола, график должен планировать на определенную дату. Поэтому гораздо проще сказать: «Можно запланировать план с даты начала», но очень неловко сказать: «Можно запланировать расписание с даты начала». Различие важно для вас, как для менеджера проекта, но для проекта MS существительной формой Schedule является План.
Конечно, менеджер проекта также должен быть в состоянии ответить на другие вопросы, связанные с проектом. Например —
- Почему этим проектом должна управлять организация?
- Как лучше всего сообщить детали проекта заинтересованным сторонам?
- Что такое план управления рисками?
- Как продавцы будут управляться?
- Как проект отслеживается и контролируется?
- Как качество измеряется и квалифицируется?
MS Project может помочь вам —
- Визуализируйте план вашего проекта в стандартных форматах.
- Планируйте задачи и ресурсы последовательно и эффективно.
- Отслеживайте информацию о работе, продолжительности и ресурсных требованиях для вашего проекта.
- Генерация отчетов для обмена информацией о ходе совещаний.
В этой главе мы подробно рассмотрим пользовательский интерфейс MS Project.
MS Project UI
Windows 7 — в меню «Пуск» выберите «Все программы», «Microsoft Office» и «Project 2013».
Windows 8 — На начальном экране нажмите или нажмите Project 2013.
Windows 10 — нажмите Пуск → Все приложения → Microsoft Office → Project 2013.
Windows 7 — в меню «Пуск» выберите «Все программы», «Microsoft Office» и «Project 2013».
Windows 8 — На начальном экране нажмите или нажмите Project 2013.
Windows 10 — нажмите Пуск → Все приложения → Microsoft Office → Project 2013.
Следующий экран — стартовый экран проекта. Здесь у вас есть варианты, чтобы открыть новый план, некоторые другие планы и даже новый шаблон плана.
Нажмите на пустую вкладку проекта. Появится следующий экран.
На экране должен отображаться интерфейс MS Project. Основная часть этого интерфейса —
Панель быстрого доступа — настраиваемая область, в которую можно добавлять часто используемые команды.
Вкладки на ленте, группы. С выпуском Microsoft Office 2007 появился «Свободный пользовательский интерфейс» или «Свободный пользовательский интерфейс», который заменил меню и настраиваемые панели инструментов на одно «Офисное меню», миниатюрную панель инструментов, известную как «быстрый доступ». панель инструментов »и то, что стало известно как лента, имеющая несколько вкладок, каждая из которых содержит панель инструментов с кнопками и иногда другими элементами управления. Элементы управления панели инструментов имеют неоднородные размеры и классифицируются по визуально различимым группам. Группы — это наборы связанных команд. Каждая вкладка разделена на несколько групп.
Команды — конкретные функции, которые вы используете для выполнения действий в Project. Каждая вкладка содержит несколько команд. Если вы укажете на команду, вы увидите описание во всплывающей подсказке.
Метка вида. Появляется вдоль левого края активного вида. Активный вид — это вид, который вы можете видеть в главном окне в данный момент времени. Проект включает в себя множество представлений, таких как представление диаграммы Ганта, представление сетевой диаграммы, представление использования задач и т. Д. Метка просмотра просто сообщает вам о представлении, которое вы используете в данный момент. Проект может отображать один вид или несколько видов на разных панелях.
Просмотр ярлыков — позволяет переключаться между часто используемыми представлениями в Project.
Zoom Slider — просто увеличивает или уменьшает активный вид.
Строка состояния — отображает такие сведения, как режим планирования новых задач (вручную или автоматически) и сведения о фильтре, примененном к активному представлению.
Панель быстрого доступа — настраиваемая область, в которую можно добавлять часто используемые команды.
Вкладки на ленте, группы. С выпуском Microsoft Office 2007 появился «Свободный пользовательский интерфейс» или «Свободный пользовательский интерфейс», который заменил меню и настраиваемые панели инструментов на одно «Офисное меню», миниатюрную панель инструментов, известную как «быстрый доступ». панель инструментов »и то, что стало известно как лента, имеющая несколько вкладок, каждая из которых содержит панель инструментов с кнопками и иногда другими элементами управления. Элементы управления панели инструментов имеют неоднородные размеры и классифицируются по визуально различимым группам. Группы — это наборы связанных команд. Каждая вкладка разделена на несколько групп.
Команды — конкретные функции, которые вы используете для выполнения действий в Project. Каждая вкладка содержит несколько команд. Если вы укажете на команду, вы увидите описание во всплывающей подсказке.
Метка вида. Появляется вдоль левого края активного вида. Активный вид — это вид, который вы можете видеть в главном окне в данный момент времени. Проект включает в себя множество представлений, таких как представление диаграммы Ганта, представление сетевой диаграммы, представление использования задач и т. Д. Метка просмотра просто сообщает вам о представлении, которое вы используете в данный момент. Проект может отображать один вид или несколько видов на разных панелях.
Просмотр ярлыков — позволяет переключаться между часто используемыми представлениями в Project.
Zoom Slider — просто увеличивает или уменьшает активный вид.
Строка состояния — отображает такие сведения, как режим планирования новых задач (вручную или автоматически) и сведения о фильтре, примененном к активному представлению.
При работе с MS Project вы указываете либо дату начала, либо дату окончания. Поскольку после ввода одной из двух и других задач проекта, ограничений и зависимостей, MS Project рассчитает другую дату. Рекомендуется использовать дату начала, даже если вы знаете крайний срок проекта.
Запустить MS Project
Windows 7 — в меню «Пуск» выберите «Все программы», «Microsoft Office» и «Project 2013».
Windows 8 — На начальном экране нажмите или нажмите Project 2013.
Windows 10 — нажмите Пуск → Все приложения → Microsoft Office → Project 2013.
Windows 7 — в меню «Пуск» выберите «Все программы», «Microsoft Office» и «Project 2013».
Windows 8 — На начальном экране нажмите или нажмите Project 2013.
Windows 10 — нажмите Пуск → Все приложения → Microsoft Office → Project 2013.
Создать пустой проект
MS Project 2013 отобразит список параметров. В списке доступных шаблонов нажмите « Пустой проект» .
Проект устанавливает дату начала плана на текущую дату, тонкая зеленая вертикальная линия в части диаграммы в представлении диаграммы Ганта указывает эту текущую дату.
информация о проекте
Давайте изменим дату начала проекта и добавим еще немного информации.
Шаг 1: Дата начала
Нажмите вкладку Проект → Группа свойств → Информация о проекте.
Откроется диалоговое окно. В поле даты начала введите 11/5/15 или нажмите стрелку вниз, чтобы отобразить календарь, выберите 5 ноября 2015 г. (или любую другую дату по вашему выбору).
Нажмите OK, чтобы принять дату начала.
Шаг 2: настроить календарь
Нажмите вкладку Проект → Группа свойств → Информация о проекте.
Нажмите стрелку в раскрывающемся списке «Текущая дата». Появится список, содержащий три базовых календаря.
24 часа — календарь без нерабочего времени.
Ночная смена — охватывает с 11 вечера до 8 утра, ночные смены охватывают все ночи с понедельника по пятницу с перерывами на один час.
Стандарт — Обычное рабочее время с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00 с перерывами на один час.
24 часа — календарь без нерабочего времени.
Ночная смена — охватывает с 11 вечера до 8 утра, ночные смены охватывают все ночи с понедельника по пятницу с перерывами на один час.
Стандарт — Обычное рабочее время с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00 с перерывами на один час.
Выберите стандартный календарь в качестве календаря проекта. Нажмите «Отмена» или «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно.
Теперь давайте добавим исключения.
Шаг 3. Добавление исключений в календарь
Исключения используются для изменения календаря проекта, чтобы иметь нестандартный рабочий или нерабочий день. Вы также можете выделить уникальное рабочее время для конкретного ресурса.
Вот пример создания нерабочего дня, который может быть из-за праздничных или офисных праздников или событий, отличных от стандартной работы в офисе.
Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.
Откроется диалоговое окно « Изменение рабочего времени ». Под вкладкой «Исключения» нажмите на поле «Имя», введите событие как «Годовщина офиса». В поле Start введите 22.11.15, а затем введите ту же дату в поле Finish. Эта дата теперь назначена нерабочим днем для проекта. Вы также можете проверить измененный цвет, указанный в календаре в диалоговом окне, как показано ниже. Нажмите Ok, чтобы закрыть.
Шаг 4: Настройка календаря ресурсов
Так же, как вы можете изменить Стандартный базовый календарь , вы можете изменить рабочее и нерабочее время для каждого ресурса. Вы можете изменить календарь ресурсов так, чтобы он соответствовал гибкому времени, отпуску, тренировкам и т. Д.
Также помните, что Календарь ресурсов можно применять только к рабочим ресурсам, а не к материальным и затратным ресурсам.
По умолчанию при создании ресурсов в плане календарь ресурсов соответствует стандартному базовому календарю . И любые изменения, которые вы вносите в Календарь проекта, автоматически отражаются в календарях ресурсов, кроме случаев, когда вы создаете исключение в календаре ресурсов. В этом случае, даже если вы обновите календарь проекта, исключение в календаре ресурсов не будет затронуто.
Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time Change Working Time dialog box appears. Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box. Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.
Под вкладкой «Исключения» нажмите на поле « Имя» , введите событие как «Персональный праздник». В поле « Начало» введите дату (например, 15.09.2015), а затем введите ту же дату в поле « Готово» .
Шаг 5: Измените рабочее время для каждого ресурса
Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time. The Change Working Time dialog box appears. Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box. Select the resource for whom you want to change work schedule. In the following screen you can see we have chosen John. Click “Work Weeks” tab. Double-click the [default] cell below the Name column heading. Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. We have chosen Tuesday and Wednesday. Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.
Шаг 6: Создать нерабочие дни
Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time. The Change Working Time dialog box appears. Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box. Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again. Click “Work Weeks” tab. Double-click the [default] cell below the Name column heading. Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”. Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.
Изменить свойства файла
В операционной системе Microsoft Windows, щелкнув правой кнопкой мыши файл и выбрав «Свойства», открывается диалоговое окно свойств файла, которое содержит версию, безопасность и другие сведения о файле. Вы также можете записать некоторую информацию верхнего уровня для вашего файла проекта .mpp. Это можно сделать следующим образом —
Шаг 1: Запустите MS Project
Windows 7 — в меню «Пуск» выберите «Все программы», «Microsoft Office» и «Project 2013».
Windows 8 — На начальном экране нажмите или нажмите Project 2013.
Windows 10 — нажмите Пуск → Все приложения → Microsoft Office → Project 2013.
Windows 7 — в меню «Пуск» выберите «Все программы», «Microsoft Office» и «Project 2013».
Windows 8 — На начальном экране нажмите или нажмите Project 2013.
Windows 10 — нажмите Пуск → Все приложения → Microsoft Office → Project 2013.
Шаг 2: Сохранить свойства
Нажмите вкладку «Файл». Под вкладкой Информация перейдите в Информация о проекте. Нажмите стрелку рядом с информацией о проекте, чтобы щелкнуть Дополнительные свойства. Откроется диалоговое окно, в котором вы можете ввести необходимые изменения. Нажмите OK и не забудьте сохранить, нажав Сохранить.
Построить список задач
Прежде чем мы начнем, давайте предположим, что у вас уже есть структура разбивки работ (WBS). В контексте СПП «Работа» означает «результаты», а не усилие.
WBS определяет результат на самом низком уровне как рабочий пакет. Этот рабочий пакет разбит на более мелкие задачи / действия, что является усилием, необходимым для завершения рабочего пакета. Таким образом, задача ориентирована на действие, а рабочий пакет является результатом или результатом выполнения одной или нескольких задач.
Существует значительная путаница между тем, что представляет собой деятельность, и тем, что представляет собой задачу в сообществе по управлению проектами. Но для MS Project задача — это усилия и действия, необходимые для создания конкретного проекта. MS Project не использует термин «деятельность».
Введите задачу
Это просто В представлении диаграммы Ганта просто щелкните ячейку непосредственно под столбцом «Имя задачи». Введите название задачи. На следующем экране мы ввели 5 различных задач.
Введите продолжительность
Длительность задачи — это приблизительное время, необходимое для выполнения задачи. Как руководитель проекта вы можете оценить продолжительность задачи, используя экспертную оценку, историческую информацию, аналогичные оценки или параметрические оценки.
Вы можете ввести продолжительность задачи в единицах измерения времени, а именно в минутах, часах, днях, неделях и месяцах. Вы можете использовать сокращения для простоты и легкости, как показано в следующей таблице.
| Значение, которое вы хотите ввести | Сокращение | Внешность |
|---|---|---|
| 45 минут | 45 м | 45 минут |
| два часа | 2h | 2 часа |
| 3 дня | 3d | 3 дня |
| 6 недель | 6w | 6 недель |
| 2 месяца | 2Mo | 2 месяца |
Помните, что значения проекта по умолчанию зависят от вашего рабочего времени. Таким образом, 1 день не эквивалентен 24 часам, но имеет 8 часов работы в течение дня. Конечно, вы можете изменить эти значения по умолчанию в любое время.
| Значение введено | Значение | Значение проекта по умолчанию |
|---|---|---|
| 1 минута | 60 секунд | 60 секунд |
| 1 час | 60 минут | 60 минут |
| 1 день | 24 часа | 8 часов (1 рабочий день) |
| 1 неделя | 7 дней | 40 часов (5 рабочих дней) |
| 1 месяц | От 28 до 31 дня | 160 часов (20 рабочих дней) |
Изменить размеры времени по умолчанию
Выберите вкладку «Проект» → «Свойства» → «Изменить рабочее время» → «Параметры».
Вы можете применить это ко всем проектам или конкретному проекту, над которым вы работаете в настоящее время.
Одним из полезных трюков, которыми обладает MS Project, является рассмотрение продолжительности задачи в смысле рабочего дня. Таким образом, если у вас промежуточный нерабочий день, он учитывает это и обеспечивает выполнение задачи, выполнение которой занимает 16 часов и заканчивается на 3-й день. Другими словами, если у вас есть задача, для выполнения которой требуется 16 часов, начиная с понедельника 8:00 утра (если это время, когда начинается ваш рабочий день, а 8 часов — это общее количество рабочих часов в день), а вторник — выходной , задание логически закончится вечером среды.
Совет. В случае запланированных вручную задач, если вы не уверены в продолжительности задачи, вы можете просто ввести текст, например «Проверить у менеджера / инженера», чтобы вернуться к этому позже.
Введите продолжительность задачи
Это просто в представлении диаграммы Ганта , щелкните ячейку под заголовком столбца Длительность. Введите продолжительность. (Задача 1 на следующем скриншоте)
Вы также можете ввести дату начала и окончания, и MS Project рассчитает продолжительность самостоятельно. (Задача 2 на следующем скриншоте)
Вы также можете вводить текст, когда у вас нет метрики длительности в настоящее время. (Задача 3 и Задача 4 на следующем снимке экрана)
Примечание. На приведенном выше снимке экрана задание 6 запланировано на воскресенье, которое является нерабочим днем и заканчивается в среду. По сути, можно полагать, что с этими 3 днями в понедельник, вторник и среду рассчитанная продолжительность составит 3 дня. Но MS Project 2013 рассчитывает его как 4 дня. Поэтому нужно быть осторожным при выборе даты начала задания. Поскольку для любой последующей операции MS Project 2013 считает, что Задача 6 займет 4 дня. В следующий раз, когда вы измените дату начала, Дата окончания изменится, чтобы отразить эту 4-дневную продолжительность.
Истекшая продолжительность
Elapsed Duration — это время, которое проходит, когда происходит какое-то событие, которое не требует никаких ресурсов. Истекшая длительность задачи может использоваться в тех случаях, когда задача будет выполняться круглосуточно без остановки. Обычный рабочий день имеет 8 часов, а продолжительность прошедшего дня — 24 часа. Задача также продолжается в нерабочие (праздничные и выходные дни) и рабочие дни.
Вы можете ввести истекшую длительность, добавив перед любой аббревиатурой длительность «е». Итак, 1ew — это семь 24-часовых дней.
Например, когда вы ожидаете высыхания краски. И для этого нужно 4 дня. Ему не нужен ресурс или трудозатраты, и все, что вы делаете, — это дождитесь его высыхания. Вы можете использовать 4ed в качестве продолжительности времени, что означает 4 прошедших дня, краска может высохнуть независимо от того, выходные это или выходные. Вот в этом примере сушка происходит в течение 24 часов в выходные.
Создать вехи
В управлении проектами вехи являются конкретными точками на временной шкале проекта. Они используются в качестве основных точек прогресса для управления успехом проекта и ожиданиями заинтересованных сторон. Они в основном используются для обзора, ресурсов и бюджетов.
Математически, вехой является задача нулевой продолжительности. И их можно ставить там, где есть логическое завершение этапа работы или в сроки, установленные планом проекта.
Есть два способа вставить этап.
Метод 1: вставка вехи
Нажмите на название задачи, в которую вы хотите вставить этап.
Click Task tab → Insert group → Click Milestone.
MS Project называет новую задачу <New Milestone> с продолжительностью нулевого дня.
Click on <New Milestone> to change its name.
Вы можете увидеть веху с символом ромба в виде диаграммы Ганта справа.
Метод 2: Преобразование задачи в этап
Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading. Under Duration heading type in “0 days “.
MS Project преобразует его в Milestone.
Метод 3: Преобразование задачи в этап
В методе 2 задача была преобразована в этап «Нулевой этап 0». Но можно также преобразовать задачу с ненулевой продолжительностью в этап. Это редко используется и вызывает путаницу.
Double-click a particular Task name. Task Information dialog box opens. Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.
Сделать задачу проекта краткой
Сводная задача проекта суммирует весь ваш проект.
In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.
Создать сводную задачу
В расписании проекта может быть огромное количество задач, поэтому рекомендуется объединить несколько связанных задач в сводную задачу, чтобы помочь вам лучше организовать план. Это поможет вам организовать ваш план в несколько этапов.
В MS Project 2013 вы можете иметь несколько подзадач под любой задачей более высокого уровня. Эти задачи более высокого уровня называются «Сводная задача». На еще более высоком уровне они называются фазами . Высший уровень структуры плана плана называется « Сводная задача проекта» , которая охватывает весь график проекта.
Помните, что итоговая задача — это не отдельная задача, а фаза проекта с несколькими подзадачами, длительность итоговой задачи составляет от начала первой подзадачи до конца последней подзадачи. Это будет автоматически рассчитано MS Project.
Конечно, вы можете также ввести длительность итоговой задачи вручную, которая может отличаться от автоматически рассчитанной продолжительности. MS Project будет отслеживать и то и другое, но это может привести к путанице.
В большинстве случаев вы должны убедиться, что для любой задачи, которую вы будете использовать в качестве итоговой задачи, не будет введено никакого времени вручную.
Давайте использовать следующий скриншот в качестве примера. Если вы хотите сгруппировать задачу 4 и задачу 5 в сводную задачу 1. Вы можете сделать это двумя способами.
Способ 1
Выберите имена задач 4 и 5.
Click Task Tab → group Insert → Click Summary
MS Project создает <Новая сводная задача>.
Rename it to Summary Task 1.
Способ 2
Вы можете щелкнуть строку Задача 4.
Select “Insert Task”. A <New Task> is created.
Вы можете переименовать задачу. Здесь оно переименовано в Сводная задача 1. Не вводите длительность для этой задачи.
Now select Task 4 and Task 5. Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task
Задачи ссылки
Когда у вас есть список задач, готовых для достижения целей вашего проекта, вам необходимо связать их с их отношениями задач, которые называются зависимостями. Например, задача 2 может быть запущена после завершения задачи 1. Эти зависимости называются ссылками. В Руководстве к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) термин «зависимость» не определяется, а называется логическим отношением, которое, в свою очередь, определяется как зависимость между двумя действиями или между действием и этапом.
В MS Project первая задача называется предшественницей, потому что она предшествует задачам, которые от нее зависят. Следующая задача называется преемником, потому что она выполняется успешно или следует за задачами, от которых она зависит. Любая задача может быть предшественником для одной или нескольких последующих задач. Аналогично, любая задача может быть преемницей одной или нескольких предшествующих задач.
Существует только четыре типа зависимостей задач, здесь мы представляем их с примерами.
Finish to Start (FS) — закончите первый этаж, прежде чем начинать строить второй этаж. Наиболее используемое.
Готово до конца (FF) — Готовим все блюда на ужин, чтобы закончить вовремя.
Start to Start (SS) — при проведении опроса мы будем искать ответы на опросы, но также начнем составлять таблицы ответов. Не нужно заканчивать сбор ответов на опрос, прежде чем начинать табулирование.
Начало до конца (SF) — подготовка к экзамену заканчивается после начала экзамена. Наименее используемый.
Finish to Start (FS) — закончите первый этаж, прежде чем начинать строить второй этаж. Наиболее используемое.
Готово до конца (FF) — Готовим все блюда на ужин, чтобы закончить вовремя.
Start to Start (SS) — при проведении опроса мы будем искать ответы на опросы, но также начнем составлять таблицы ответов. Не нужно заканчивать сбор ответов на опрос, прежде чем начинать табулирование.
Начало до конца (SF) — подготовка к экзамену заканчивается после начала экзамена. Наименее используемый.
В MS Project вы можете определить ссылки задач —
Диаграмма Ганта — в представлениях Диаграмма Ганта и Диаграмма сети отношения задач отображаются как ссылки, связывающие задачи.
Таблицы. В таблицах номера идентификаторов предшествующей задачи отображаются в полях предшествующих последующих задач.
Диаграмма Ганта — в представлениях Диаграмма Ганта и Диаграмма сети отношения задач отображаются как ссылки, связывающие задачи.
Таблицы. В таблицах номера идентификаторов предшествующей задачи отображаются в полях предшествующих последующих задач.
Способ 1
Выберите две задачи, которые вы хотите связать. На следующем снимке экрана, взятом в качестве примера, мы выбрали имена, Задача 1 и Задача 2.
Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.
Задача 1 и Задача 2 связаны с отношением Finish-to-Start.
Примечание. Задание 2 будет иметь дату начала следующего рабочего дня с даты окончания задания 1.
Способ 2
Double click a successor task you would like to link.
Здесь я нажал Задание 4
Откроется диалоговое окно Информация о задаче
Click Predecessors tab In the Table, click the empty cell below Task Name column.
Появляется раскрывающийся список со всеми заданиями, определенными в проекте.
Choose the predecessor task. Click OK .
Здесь я выбрал задание 3.
Способ 3
В этом методе вы выберете группу задач и свяжете их все с отношением «Готово к началу».
Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.
Все задачи связаны между собой. Чтобы выбрать несмежные задачи, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и выберите каждую задачу отдельно.
Респект ссылки
Если вы находитесь в режиме «Запланировано вручную», любое изменение продолжительности предшествующей задачи не будет отражаться в дате начала задачи 4. Например, задача 4 начинается 3 сентября 15 сентября, которая является следующим днем даты окончания задачи 3.
Теперь, когда мы изменяем Длительность Задачи 3 с 5 на 7 дней, дата начала не обновляется автоматически для Задачи 4 в Ручном планировании.
Вы можете заставить MS Project уважать ссылку (зависимость), выполнив следующее:
- Выберите задачу 4.
- Нажмите вкладку «Задачи» → «Расписание» → «Уважать ссылки».
Переключение задачи — с ручного на автоматический
MS Project по умолчанию устанавливает новые задачи для планирования вручную. Планирование контролируется двумя способами.
Ручное планирование — это сделано для быстрого захвата некоторых деталей без фактического планирования задач. Вы можете опустить детали некоторых задач, касающихся продолжительности, даты начала и окончания, если вы еще не знаете их.
Автоматическое планирование — использует механизм планирования в MS Project. Он автоматически рассчитывает такие значения, как продолжительность задачи, даты начала и даты окончания. Он учитывает все ограничения, ссылки и календари.
Например, в Lucerne Publishing новый план выпуска книг был рассмотрен ресурсами, которые будут выполнять эту работу, и другими заинтересованными сторонами проекта. Хотя вы ожидаете, что план несколько изменится, когда вы узнаете больше о запуске книги, теперь у вас достаточно уверенности в общем плане, чтобы переключиться с ручного планирования на автоматическое планирование задач.
Преобразование задачи в автоматическое расписание
У нас есть три различных метода для преобразования задачи в автоматическое расписание.
Способ 1
Если вы хотите изменить режим для конкретной задачи, скажите «Задача 5» в следующем примере. Нажмите на ячейку режима задач в той же строке. Затем нажмите стрелку вниз, чтобы открыть раскрывающийся список, вы можете выбрать Auto Scheduled.
Способ 2
Нажмите Задача → Группа задач → Автопланирование.
Способ 3
Чтобы полностью переключиться в режим автоматического расписания —
Переключите режим планирования плана, щелкнув строку состояния «Новые задачи» (внизу слева), а затем выбрав режим автоматического планирования.
Вы также можете изменить режим планирования по умолчанию, который Project применяет ко всем новым планам.
Перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Параметры». Затем перейдите на вкладку «Расписание» и под опциями планирования для этого проекта выберите «Все новые проекты» из выпадающего списка. Под созданными новыми задачами выберите «Auto Scheduled» из выпадающего списка.
Считаем будние и рабочие дни в Excel
Из этого урока вы узнаете, как получить день недели по дате в Excel и как подсчитать количество будних/рабочих дней между двумя датами.
Функция ДЕНЬНЕД
- Функция ДЕНЬНЕД (WEEKDAY) в Excel возвращает число от 1 (воскресенье) до 7 (суббота), представляющее номер дня недели. Судя по всему, 16 декабря 2013 в формуле ниже выпадает на понедельник.
=WEEKDAY(A1)=ДЕНЬНЕД(A1) - Ещё для отображения дня недели можно использовать функцию ТЕКСТ (TEXT).
=TEXT(A1,"dddd")=ТЕКСТ(A1;"дддд") - Создайте пользовательский формат даты (дддд), чтобы отобразить название дня недели.
Функция ЧИСТРАБДНИ
- Функция ЧИСТРАБДНИ (NETWORKDAYS) возвращает количество будних дней (исключая выходные) между двумя датами.
=NETWORKDAYS(A1,B1)=ЧИСТРАБДНИ(A1;B1) - Если вы укажете список праздников, то функция ЧИСТРАБДНИ (NETWORKDAYS) вернёт количество рабочих дней (не считая выходных и праздничных дней) между двумя датами.
=NETWORKDAYS(A1,B1,E1:E2)=ЧИСТРАБДНИ(A1;B1;E1:E2)Календарь ниже поможет вам лучше понять функцию ЧИСТРАБДНИ (NETWORKDAYS).
- Excel хранит даты в виде чисел и подсчитывает количество дней с 0 января 1900 года. Вместо того, чтобы подставлять диапазон ячеек в формулу, подставьте константы чисел, которые представляют эти даты. Чтобы это сделать, выделите E1:E2 в формуле ниже и нажмите F9.
=NETWORKDAYS(A1,B1,{41633;41634})=ЧИСТРАБДНИ(A1;B1;{41633;41634})
Функция РАБДЕНЬ
- Функция РАБДЕНЬ (WORKDAY) почти противоположна функции ЧИСТРАБДНИ (NETWORKDAYS). Она возвращает дату до или после указанного количества будних дней (выходные исключены).
=WORKDAY(A1,B1)=РАБДЕНЬ(A1;B1)
Примечание: Функция РАБДЕНЬ (WORKDAY) возвращает порядковый номер даты. Примените формат даты к ячейке для её отображения.
Календарь ниже поможет вам лучше понять функцию РАБДЕНЬ (WORKDAY).
Опять же, если вы подставите список праздников, функция РАБДЕНЬ (WORKDAY) вернёт дату до или после указанного количества рабочих дней (исключая выходные и праздничные дни).
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Как запланировать собрание в Microsoft Teams на компьютере или телефоне
Программа Microsoft Teams отлично подходит для подготовки и проведения онлайн-конференций с большим количеством участников. Причем данная функция доступна бесплатно для всех пользователей, в том числе и для организатора. Открывается она сразу же после регистрации учетной записи в системе. На этом процессе мы останавливаться не будем, а разберемся с тем, как запланировать собрание в Тимс.
Руководство
В первую очередь организатору нужно проверить, будет ли его видно и слышно. На мобильных устройствах с этим проблем нет, а вот на компьютере нередко встречаются неприятные ситуации. Чтобы их избежать, сделайте следующие шаги:
- Откройте MS Teams у себя на компьютере или ноутбуке.
- Вызовите основное меню программы, нажав на миниатюру профиля в верхнем правом углу.
- А затем кликните по пункту «Настройки».
- Откройте раздел «Устройства» в левом блоке.
- Активируйте режим «Расширенные настройки».
- Удостоверьтесь, что для динамика, веб-камеры и микрофона выбраны корректные устройства. При необходимости измените их.
- Теперь нажмите на кнопку «Сделать пробный звонок».
Дождитесь звукового сигнала и произнесите в микрофон любую фразу обычным голосом. Через несколько секунд она повторится в наушниках или в колонках. Это говорит о том, что все настроено правильно.
Самое время подготовить конференцию к запуску. Такая возможность присутствует и в компьютерной версии программы, и в мобильном приложении. Поэтому мы разберем два случая по отдельности.
Случай №1: Программа для ПК
Пошаговая инструкция:
- Откройте раздел «Собрания» из левого меню.
- Нажмите на кнопку «Начать…».
- В верней графе укажите название конференции, которое будет видно всем участникам.
- С помощью ползунков с иконками камеры и микрофона вы можете отключить звук и видео (по желанию).
- Кликните по кнопке «Присоединиться сейчас».
- Закройте появившееся окошко.
- Далее, кликните по иконке «Показать участников».
- В появившемся блоке нажмите пункт «Отправка приглашения».
- А затем – «Копировать ссылку…».
Эту ссылку перешлите другим людям, чтобы они вступили в собрание.
Случай №2: Приложение для смартфонов и планшетов
Открыть планировщик в Teams на Android и iOS получится так:
- В мобильном приложении откройте одноименную вкладку, тапнув по ней на нижней панели.
- Нажмите на значок календаря в фиолетовом круге.
- В верхнем поле укажите имя конференции.
- Укажите подходящее время проведения вместе с датой.
- Тапните по «птичке» для подтверждения.
- Далее, нажмите «Присоединиться».
- По желанию отключите звук и видео у себя.
- Опять нажмите «Присоединиться».
Остается только пригласить в собрание других пользователей. Для этого:
- Нажмите на иконку с двумя человеческими силуэтами в правом верхнем углу.В результате откроется страница «Участники собрания».
- Тапните по иконке в том же месте, чтобы вызвать функцию «Поделиться».
- Отправьте ссылку с помощью одного из установленных приложений или скопируйте ее и перешлите вручную, например, через соцсеть или мессенджер.
Изменить вид нерабочего времени в представлениях шкалы времени
Эти инструкции относятся к Microsoft Project 2007.
Форматировать нерабочее время в диаграмме Ганта
В меню Просмотр щелкните Диаграмма Ганта .
В меню Формат щелкните Шкала времени .
Щелкните вкладку Нерабочее время , а затем выберите цвет и шаблон для представления нерабочего времени в представлении диаграммы Ганта.
Если вы хотите изменить внешний вид представления диаграммы Ганта для отображения нерабочего времени для определенного ресурса (например, времени отпуска, а также выходных), в списке Календарь выберите календарь для ресурса.
Примечание. Нерабочее время отображается в представлении диаграммы Ганта только тогда, когда оно происходит с шагом по умолчанию нижнего уровня шкалы времени или выше. Например, если нижний уровень шкалы времени — недели, а субботы указаны как нерабочее время, нерабочие дни не отображаются.
Форматировать нерабочее время в календаре
В меню Просмотр щелкните Календарь .
В меню Формат щелкните Шкала времени .
Щелкните вкладку Date Shading .
В разделе Тип исключения щелкните Нерабочие дни базового календаря или Нерабочие дни календаря ресурсов .
В полях Pattern и Color выберите нужные параметры.
Если вы хотите изменить внешний вид представления календаря, чтобы отображать нерабочее время для определенного ресурса (например, время отпуска, а также выходные), в списке Показать рабочее время для выберите календарь для ресурса, а затем выберите Нерабочие дни календаря ресурсов в списке Тип исключения .
Как разрешить работу в выходные дни для одной задачи
По умолчанию Microsoft Project планирует задачи в обычные рабочие часы. То есть с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00.
Это подходит для большинства ситуаций, но иногда вам нужно запланировать работу на выходные или в нерабочее время.
В этой статье я покажу вам, как разрешить работу на выходных для конкретной задачи.
Почему планирование вне обычного календаря?
На ум приходит множество ситуаций, когда вы хотите, чтобы деятельность по проекту продолжалась в нерабочее время.
Примеры:
- Работа на выходных по настройке ИТ-системы для запуска в понедельник
- Работы по техническому обслуживанию зданий и оборудования
- Машины, работающие в ночную смену или в выходные дни
Дело в том, что мы не хотим менять общий календарь проекта. Все, что мы хотим сделать, — это продолжить выполнение конкретной задачи по выходным.
(Примечание: в этом контексте вы также можете добавить сверхурочные по специальным тарифам на выходные).
Посмотрите видео:
Разрешение работы на выходных для одного задания
Вот как добиться желаемого исключения для одной задачи.
Пример:
Задача 1: Покрасить внутреннюю часть дома (3 дня, отделка в пятницу)
Задача 2: Фаза сушки (2 дня, график на субботу и воскресенье)
Задача 3: Полная внутренняя установка и меблировка (5 дней Понедельник — пятница)
Задача 2 — это всего лишь фиктивная задача, учитывающая необходимую фазу высыхания краски.
Обычно задача 2 должна начинаться в следующий понедельник, потому что MS Project не планирует работу по выходным.
Но мы хотим, чтобы краска высохла на выходных, поэтому в понедельник мы можем начать с обустройства дома. Поэтому нам нужно настроить исключение и запланировать задачу 2 (фаза сушки) на выходные.
Шаг 1. Создайте дополнительный календарь
Создайте новый календарь, позволяющий работать в субботу и воскресенье.
Дополнительный календарь не заменяет ваш существующий. Он просто дополняет его, планируя определенные задачи в этом дополнительном календаре.
Перейдите в проект и выберите Изменить Рабочее время :
Выберите Создать новый календарь…
Введите название нового календаря:
После этого нажмите ОК.
Шаг 2: Сохранение рабочего времени в новом календаре
Выберите рабочих недель и затем дважды щелкните первую запись:
Теперь вы можете редактировать рабочее время для каждого рабочего дня.
Введите желаемое рабочее время в субботу и воскресенье.
Нажмите ОК.
Шаг 3. Свяжите задачу с новым календарем
Вернитесь к своей задаче / представлению Ганта.
Дважды щелкните на задаче, которую нужно продлить на выходные.
Перейдите на вкладку Advanced . Затем выберите только что созданный календарь.
Нажмите ОК.
ТАДААА!
Взгляните на скриншот ниже. Теперь наша задача фазы сушки запланирована на субботу / воскресенье:
.
SharePoint предоставляет календарь, который можно использовать для отслеживания предстоящих событий и расписаний. Календарь OOB довольно мощный — его можно использовать для отслеживания крайних сроков, реализации напоминаний, добавления рабочего процесса для достижения бизнес-логики, интеграции с другими веб-частями OOB и т. Д.По умолчанию Календарь будет отображаться следующим образом:
Как вы можете видеть, он даже включает в себя выходные дни в представлении, которое предусмотрено дизайном. В одном из требований проекта мне пришлось скрыть выходные от представления, чтобы пользователи видели только будние дни.
Давайте посмотрим, как это сделать
Первый шаг — установить понедельник в качестве даты начала в представлении календаря. Для этого перейдите в Настройки сайта .
Нажмите Региональные настройки .
По умолчанию первым днем недели является воскресенье.
Изменить первый день недели на понедельник.
Теперь столбцы субботы и воскресенья будут выровнены по направлению к концу календаря. Мы можем скрыть их с помощью CSS.
Для этого из Настройки сайта отредактируйте страницу просмотра календаря.
Добавьте Content Editor Web Part (CEWP) на страницу календаря, как показано ниже:
В CEWP щелкните Edit Source и добавьте CSS, чтобы скрыть столбцы календаря, соответствующие субботе и воскресенью .
Поместите следующий CSS в окно сценария CEWP:
Применяя этот CSS к приведенной выше таблице календаря, мы можем скрыть столбцы выходных дней.
Наконец, в календаре отображаются только дни недели.
Таким образом, мы увидели, как можно удалить выходные дни из представления календаря по умолчанию. Это было протестировано как с Share Point 2013, так и с 2016.
Как удалить завершенные и отмененные проекты и задачи из расписаний в Project Server
Введение
Часто мы сталкиваемся с клиентами, которые говорят, что члены их команды жалуются на загроможденные списки задач и расписания, потому что многие задачи из завершенных проектов все еще видны, даже хотя они полные.Кроме того, менеджеры ресурсов могут посчитать, что представление «Назначения ресурсов», доступное в Центре ресурсов, невозможно использовать из-за большого количества старых задач в представлении. Как нам удалить старые проекты и задачи, которые больше не актуальны? Это жизненно важно, потому что все мы знаем, что ресурсы не любят заполнять табели учета рабочего времени. Все, что мы можем сделать для улучшения работы с расписанием, вероятно, приведет к большему проценту ресурсов, соответствующих политике расписания, что позволит получить более точную картину выполняемой работы.Мы также хотим повысить эффективность менеджеров ресурсов, предоставляя представления назначения ресурсов, которые содержат только те задачи, которые все еще применимы. Все это тесно связано с надлежащим процессом управления закрытием проектов, и мы рассмотрим некоторые передовые практики по этой теме.
Цель
Цель состоит в том, чтобы гарантировать, что задачи, которые являются частью завершенных или отмененных проектов, не отображаются в представлениях «Мои задачи», «Расписание» и «Назначение ресурсов». Любая фактическая работа над этими задачами должна по-прежнему правильно отображаться в представлениях доступности ресурсов и в любых отчетах, в которых используются кубы OLAP или база данных / таблицы отчетов.Кроме того, мы хотим убедиться, что предприняли соответствующие шаги, чтобы закрыть график проекта.
Решение
В Project Server есть несколько полей, которые могут влиять на видимые задачи и могут быть частью нашего решения.
- Закройте задачи для обновления (Project Server 2010) или заблокируйте (Project Server 2013)
- Тип резервирования ресурсов
- Опубликован
Вопрос в том, какое влияние эти поля оказывают на различные просмотры, связанные с ресурсами?
Закрыть задачи для обновления (Project Server 2010) или заблокировать (Project Server 2013)
Основная цель функции «Закрыть задачи для обновления (или заблокировано)» — предотвратить начисление ресурсов на дополнительные рабочие часы для задач проекта.В Project Server 2010 к этой функции можно получить доступ из Центра проектов.
Менеджер проекта может выбрать отдельные задачи проекта или все задачи проекта, установив флажки рядом с названием задачи в столбце Блокировка . Задачи закрываются, когда руководитель проекта нажимает кнопку Опубликовать . Как это влияет на ресурсы?
- Задачи больше не отображаются в разделе «Мои задачи»
- Задачи остаются в существующих табелях учета рабочего времени
- Задачи недоступны в новых таблицах учета рабочего времени
- Задачи остаются в представлении «Назначение ресурсов»
Тип резервирования ресурсов
Тип резервирования используется, чтобы указать, является ли ресурс «Зарезервировано » для проекта или просто «Предложено». Это поле используется в основном на ранних этапах планирования проекта для запроса ресурсов. После согласования назначения ресурсов менеджер проекта может изменить Тип бронирования с «Предлагаемый» на «Обязательный». После публикации этого изменения назначения задач появятся в представлениях ресурсов. Обратите внимание, что Тип бронирования устанавливается на уровне проекта. Изменение этого параметра в одном проекте не влияет на назначения в других проектах.
Итак, что произойдет, если мы отменим этот процесс и изменим тип бронирования с «подтверждено» на «предложено»? Это приведет к следующему.
- Задачи больше не отображаются в разделе «Мои задачи»
- Задачи больше не отображаются в существующих табелях учета рабочего времени
- Задачи недоступны в новых таблицах учета рабочего времени
- Задачи остаются в представлении «Назначение ресурсов»
Это выглядит очень аналогично тому, что происходит при «Закрыть задачи для обновления», за исключением того, что задачи удаляются из существующих расписаний. Это может быть проблематично, если члены команды не представят все свои часы!
Опубликовать
Поле Опубликовать может использоваться для управления задачами, которые передаются членам команды для выполнения.Например, руководитель активного проекта может узнать о дополнительных объемах проекта и начать составлять детали в расписании. Чтобы предотвратить публикацию этих задач, которые не полностью оценены, менеджер проекта может установить Publish = No для выбранных задач. Позже, когда детали задачи будут полностью определены, изменение Опубликовать на Да сделает эти задачи видимыми в списках задач членов команды.
Если руководитель проекта изменяет Опубликовать на Нет для задачи, которая была ранее опубликована, происходят следующие изменения.
- Задачи больше не отображаются в разделе «Мои задачи»
- Задачи больше не отображаются в существующих табелях учета рабочего времени
- Задачи недоступны в новых таблицах учета рабочего времени
- Задачи больше не отображаются в представлении «Назначение ресурсов»
Поле Publish демонстрирует поведение, аналогичное Booking Type = Proposed , за исключением того, что Publish = No также удаляет задачи из представления Resource Assignments.
В таблице ниже обобщено поведение трех опций. Обратите внимание, что Publish = No — единственный вариант, который очищает все просмотры.
Интересным фактом является то, что как Close Tasks to Update , так и Publish устанавливаются на уровне задачи, поэтому, если задаче назначено несколько ресурсов, то все они будут затронуты. С другой стороны, Тип бронирования установлен на уровне ресурса, поэтому он повлияет на все назначения для этого ресурса в этом проекте.
Лучшие практики для закрытия или отмены проекта
Теперь, когда мы понимаем, как лучше всего удалить старые задачи из представлений ресурсов, мы обращаем внимание на процесс закрытия проекта. Эффективная система PPM включает надлежащее управление для обеспечения точности и целостности данных. Важным элементом этого управления является рассмотрение завершенных или отмененных проектов и выполнение над ними ряда действий. Мы хотим убедиться, что все рабочие усилия были зафиксированы, что в ресурсах не осталось работы над проектом, и что представления PWA активных проектов и задач больше не включают эти завершенные и отмененные элементы.Вот шаги, которые следует предпринять.
- Обработка всех обновлений от членов команды
Само собой разумеется, что мы хотим фиксировать общие трудозатраты для каждого проекта. Поскольку некоторые из следующих шагов повлияют на способность членов команды сообщать о своей фактической работе, первым делом нужно сообщить команде проекта, что вы закрываете проект и что они должны предоставить все отработанные часы. После того, как все часы будут отправлены и все расхождения устранены, утвердите и опубликуйте все обновления задач. - Обновление даты статуса проекта
Дата статуса проекта — это механизм, с помощью которого менеджер проекта сообщает, насколько актуален прогресс проекта. Эта дата должна отражать конец отчетного периода, за который были получены обновления задачи. Эту дату можно установить в диалоговом окне Project Information , как показано ниже. - Обновить контрольные точки проекта
Контрольные точки проекта не обновляются автоматически в процессе принятия обновлений о ходе работы членов группы, поэтому менеджер проекта должен отметить их как завершенные.Лучший способ сделать это — вставить столбец Actual Finish в представление диаграммы Ганта. Для каждой завершенной вехи установите Фактическую дату окончания на дату ее достижения. Можно также установить% Complete = 100% , но нужно знать, что это автоматически установит дату Actual Finish на любую дату, указанную в поле Finish , даже если это не была дата достижения контрольной точки. . По этой причине лучше всего устанавливать Actual Finish напрямую. - Удалите все оставшиеся работы
Если в проекте останутся какие-либо работы, это повлияет на использование и доступность ресурсов. В приведенном ниже примере отчета о доступности ресурсов, доступном в пакете Sensei Report Pack, мы замечаем нехватку бизнес-аналитиков в июне. Чтобы гарантировать точность этих данных, жизненно важно удалить все оставшиеся работы по завершенным и отмененным проектам. Самый простой способ сделать это — вставить столбец Оставшаяся работа в представление диаграммы Ганта и установить значение 0 для всех задач в проекте.Если у вас есть задачи с фиксированной продолжительностью , установите для Оставшаяся длительность значение 0 для этих задач, чтобы все задачи были отмечены как выполненные. - Удалите задачи проекта из представлений «Мои задачи», «Расписания» и «Назначение ресурсов».
Как мы определили ранее, для этого лучше всего вставить столбец Опубликовать в представление диаграммы Ганта и установить значение Нет для всех задач в проекте. - Обновите статус проекта, чтобы отразить, что проект больше не активен
Скорее всего, ваша организация использует настраиваемое поле на уровне проекта, чтобы различать состояние проекта, например.г. «Активный», «Закрытый», «Отмененный» и т. Д. Это поле обычно используется для фильтрации неактивных проектов из представлений Центра проектов. Например, представленное ниже представление называется «Сводка по активному проекту» и включает только проекты, состояние которых — «Активный». Чтобы удалить завершенный или отмененный проект из активных представлений проекта, откройте диалоговое окно Информация о проекте и задайте поле состояния проекта, используемое вашей организацией. Если ваша организация использует рабочий процесс для управления фазами проекта, этот статус проекта может обновляться автоматически. - Опубликуйте проект
После выполнения шагов 1-6 ваш проект теперь готов к официальному закрытию. Последний шаг в этом процессе — опубликовать свой проект, чтобы все было официально.
Заключение и рекомендация
Предпочтительный метод удаления старых задач из списка задач ресурса — установить Опубликовано = № . Перед выполнением этого действия убедитесь, что все время отправлено, одобрено и опубликовано.
Кроме того, когда проекты закрываются или отменяются, есть шаги, которые менеджер проекта должен предпринять, чтобы обнулить оставшуюся работу, удалить задачи из списка ресурсов и обновить состояние проекта. Это гарантирует, что представления проекта и ресурсов в системе не будут искажены проектами, которые больше не выполняются.
О Sensei Project Solutions
Sensei Project Solutions — партнер Microsoft, специализирующийся на развертывании проектов и управления портфелем (PPM) с Microsoft Project и Project Server на платформе SharePoint.Обладая обширным опытом в сотнях развертываний PPM и тысячами обученных пользователей, Sensei Project Solutions предлагает ориентированный на процесс подход; и поддержка отраслевых стандартов и передовых методов для всех мероприятий. Мы предлагаем полный набор услуг, которые помогут организации успешно развернуть Microsoft PPM, включая полное внедрение и поддержку, обучение, а также предварительно настроенные решения и пакет отчетов s. [email protected]
Как добавить график выходных для вашей организации в MS Project
По мере приближения конца каждого года важно смотреть на планы вашего проекта на предстоящий год.Вы учли все праздники, которые будет отмечать ваш проект? Как я недавно сказал другому менеджеру проекта, ни в ноябре, ни в декабре нет четырех рабочих недель. К счастью, если вы используете Microsoft Project, вы можете определить нерабочих дней, чтобы избежать неудобств из-за того, что результат должен быть сдан в День благодарения.
Определение нерабочих дней в стандартном календаре проекта
На вкладке «Проект» выберите «Изменить рабочее время».Обратите внимание, что календарь, показанный в примере, является Стандартным (Календарь проекта). Он по умолчанию используется для всех задач и ресурсов.
Затем вы можете ввести праздничные дни на вкладке «Исключения». Обратите внимание, что исключительные дни отображаются в календаре синим цветом, а запланированные нерабочие дни — серым. Введите имя исключения, а затем выберите дату начала во всплывающем окне календаря. По умолчанию дата окончания совпадает с датой начала.
Создание альтернативного календаря
Если в вашем проекте есть участники группы из другой страны, вы можете создать для них отдельный календарь.Просто нажмите кнопку «Создать новый календарь».
Помимо создания уникального имени, вы можете «наследовать» определенные нерабочие дни из другого календаря. Затем вы можете просто удалить праздники, которые не действуют, создать новые и сохранить их. У вас будет два (или столько, сколько вам нужно) календарей для использования в вашем проекте.
Назначение календарей ресурсам и задачам
После того, как вы определили свои календари, вы можете связать соответствующий календарь с каждым ресурсом.Это заставит систему планирования учитывать выходные дни на основе календаря ресурсов, назначенных каждой задаче.
Кроме того, вы можете создавать специальные календари для определенных задач, например, для переключения выходных. Для этого сделайте исключение для запланированного неработающего дня , чтобы он выглядел как рабочий день . Используйте эту функцию осторожно — если или человека в команде работают в выходные, это может легко нарушить график для всей команды.Вы также можете указать системе планирования игнорировать календарь ресурсов, но делайте это очень осторожно, , !
Определение праздничных дат для расписания вашего проекта
Ваша организация, вероятно, опубликует календарь праздников на предстоящий год где-то в четвертом квартале, но если вы работаете с членами проектной группы из-за пределов вашей организации, это может быть трудно определить какие праздники действуют и на какие даты они выпадают, особенно если некоторые из них находятся в оффшорных зонах.Я публикую список обычно отмечаемых национальных и религиозных праздников каждый год. Следующую поищите в начале ноября на сайте The Practicing IT Project Manager.
Связанное содержимое
Вебинары (смотрите бесплатно!):
Планирование задач с помощью Microsoft Project
В чем ценность анализа рисков по расписанию?
Статьи:
Уровни подготовки к планированию проектов
Используете ли вы функцию просмотра планировщика группы в Microsoft Project?
Выравнивание ресурсов: планирование vs.Выравнивание
Как правильно установить фактические даты в MS Project
Как вы ожидаете, что MS Project (MSP) будет вести себя, когда вы вводите фактическую дату начала для задачи? Вы, вероятно, ожидаете, что он сохранит дату в поле «Фактическое начало» и остановится на нем, но MSP делает нечто большее. MSP также изменяет поле даты «Начало», если фактическое начало отличается от запланированного.
Давайте выполним небольшое упражнение, чтобы проиллюстрировать лучшие практики работы с датами в MSP.
1. Откройте MSP и вставьте столбцы для Фактического начала и Фактического окончания в представление диаграммы Ганта. См. Рисунки I и II ниже.
Рисунок I
Рисунок II
2. Введите новую задачу. MSP рассматривает даты начала и окончания как запланированные. В качестве даты по умолчанию для этих полей используется дата начала проекта. По умолчанию в полях «Фактическая дата» будет указано «NA». См. Рисунок III ниже.
Рисунок III
3.Теперь введите число в поле «Продолжительность». Вы заметите, что дата окончания рассчитывается автоматически, но в фактических датах ничего не меняется. См. Рисунок IV ниже.
Рисунок IV
4. Введите фактическую дату начала, отличную от даты начала. Вы заметите, что дата начала также меняется на фактическую дату начала и рассчитывается новая дата окончания. См. Рисунок V ниже.
Рисунок V
Загадка фактических дат
Позвольте мне объяснить, почему фактические даты меняют запланированные даты, проведя вас через другое упражнение.Вы также можете прочитать эту статью для получения дополнительной информации.
1. Добавьте вторую задачу в MSP и введите число в поле Продолжительность. См. Рисунок VI ниже.
Рисунок VI
2. Установите связь «От конца к началу» между первой и второй задачей. См. Рисунок VII ниже.
Рисунок VII
3. Введите фактическую дату завершения для первой задачи, которая отличается от даты завершения. Вы заметите, что дата окончания также изменится на дату фактического окончания.См. Рисунок VIII ниже.
Рисунок VIII
Теперь это кажется совершенно логичным. Вторая задача зависит от первой, поэтому может начаться только после завершения первой задачи. MSP распознает это и автоматически изменяет запланированную дату начала второй задачи.
MSP рассматривает даты «старта» и «финиша» как относящиеся к текущему расписанию. Он поддерживает расписание, автоматически меняя его при изменении дат задачи Предшественника.Однако это создает другую проблему. Что, если бы мы хотели увидеть исходную плановую дату и отслеживать фактический прогресс проекта по сравнению с ней? Мы используем базовые даты.
Базовые даты
MSP имеет третий набор дат, которые используются для хранения исходного плана. Эти даты называются базовыми датами, и они помогают отслеживать и составлять отчеты по проекту.
Давайте сделаем третье упражнение, которое, я надеюсь, прольет свет на то, как использовать базовые даты.
1.Создайте новый проект в MSP и вставьте четыре столбца в представление диаграммы Ганта:
- Фактическое начало
- Фактическое окончание
- Начало базовой линии
- Окончание базовой линии
См. Рисунок IX ниже.
Рисунок IX
2. Введите две новые задачи и сделайте вторую задачу зависимой от первой. MSP по умолчанию поместит «NA» в поля «Фактическая» и «Базовая дата». См. Рисунок X ниже.
Рисунок X
3.Введите число в поле Длительность обеих задач. Даты завершения этих задач автоматически изменятся. См. Рисунок XI.
Рисунок XI
4. Установите базовые даты. Базовые даты автоматически устанавливаются на даты начала и окончания, соответственно, но фактические даты останутся «NA». См. Рисунки XII и XIII ниже.
Рисунок XII
Рисунок XIII
5. Введите дату фактического начала для первой задачи (дата, отличная от даты начала).Вы заметите, что дата начала изменится на дату фактического начала, но базовое начало останется прежним.
Рисунок XIV
Базовые даты хранят исходный набор запланированных дат. Их можно использовать для отслеживания прогресса проекта.
Передовые практики MSP
Мои рекомендации по работе с датами в MSP перечислены ниже:
- Всегда определяйте предшествующую задачу при вводе новой задачи.Вы можете сделать это для всех ваших задач, кроме первой. Таким образом, MSP автоматически рассчитает даты начала и окончания преемников.
- Избегайте назначения ресурсов суммарным задачам.
- Избегайте связывания сводных действий.
- Всегда используйте установленные базовые даты после создания первоначального расписания. Таким образом, вы сможете отслеживать прогресс проекта относительно исходного графика.
- Позаботьтесь о типах задач при создании и отслеживании задач проекта.
- Можно использовать комбинацию ввода фактических дат непосредственно в представлении диаграммы Ганта или использовать опцию процентного завершения.
Заключение
MSP имеет три набора дат. У всех есть своя цель. Базовые даты хранят исходное расписание, даты начала и окончания сохраняют текущее расписание, а фактические даты используются для отслеживания текущих и завершенных задач.
Знаете ли вы, что у MSP есть еще девять наборов базовых, плановых и фактических дат? Вы ими пользовались? С каким набором свиданий вы работаете чаще всего? Я хотел бы услышать ваши мысли в комментариях ниже.