Разное

Как сжать файл ворд: Уменьшение размера файла рисунка в Microsoft Office

Содержание

Уменьшение размера файла рисунка в Microsoft Office

Сжатие отдельных рисунков

Если для получения приемлемой версии изображения не пиксель все изображения, можно сжать рисунки, чтобы размер файла был меньше.

  1. Открыв файл в приложении Microsoft Office, выберите один или несколько рисунков для сжатия.

  2. В разделе Работа с рисунками на вкладке Формат в группе Изменение нажмите кнопку Сжать рисунки.

    Если вкладки Работа с рисунками и Формат не отображаются, убедитесь, что рисунок выделен. Дважды щелкните рисунок, чтобы выделить его и открыть вкладку Формат.

    В зависимости от размера экрана в группе

    Изменение могут отображаться только значки. В этом случае кнопка Сжать рисунки отображается без подписи.

  3. Чтобы выполнить сжатие только для выбранных, а не для всех рисунков в документе, установите флажок Применить только к этому рисунку.

    Снятие флажка Применить только к этому рисунку перекроет любые изменения, внесенные для других отдельных рисунков в этом документе.

  4. В разделе Разрешение выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.

    Примечания: 

    • Разрешение рисунков по умолчанию в Office составляет 220 ppi. Вы можете изменить разрешение рисунка по умолчанию или отключить сжатие рисунков.

    • Сжатие применяется после закрытия этого диалогового окна. Если вас не устраивают результаты, вы можете отменить изменения.

    • Из-за потери детализации сжатие рисунка может привести к тому, что оно будет выглядеть по-другому. В связи с этим перед применением художественного эффекта следует сжать рисунок и сохранить файл.

    Щелкните заголовки ниже, чтобы получить дополнительные сведения.

Важно: Этот параметр применяется только к рисункам в текущем документе или в документе, выбранном из списка рядом с разделом Размер и качество изображения. Чтобы использовать его для всех новых документов, нужно выбрать другое значение в раскрывающемся списке.

Обратите внимание на то, что эта функция недоступна в Microsoft Project 2013 или Office 2007.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Дополнительно.

  3. В разделе Размер и качество изображения в раскрывающемся списке укажите, применить ли изменения к определенному документу, или применять их ко всем создаваемым документам.

  4. Выберите разрешение, которое вы хотите использовать по умолчанию, и нажмите кнопку ОК.

Все сведения об изменениях, внесенных в изображение, хранятся в файле. Удав эти данные редактирования, вы можете уменьшить размер файла, но если вы захотите отменить изменения, вам потребуется повторно вменить рисунок.

Примечание: Эта функция недоступна в Microsoft Project 2013 или Microsoft Project 2016.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Дополнительно.

  3. В разделе Размер и качество изображения выберите документ, из которого необходимо удалить данные о редактировании рисунка.

  4. В разделе Размер и качество изображения установите флажок Отменить данные редактирования.

Примечание: Этот параметр применяется только к рисункам в текущем документе или в документе, выбранном из списка рядом с разделом Размер и качество изображения.

См. также

Изменение разрешения по умолчанию для вставки рисунков в Office

Редактирование фотографий без использования диспетчера рисунков

Сжатие файлов мультимедиа в презентации

Обрезка рисунка

Отключение сжатия рисунка

Обратная связь

Эта статья была обновлена Беном 17.08.2019 с помощью ваших комментариев. Если она оказаться полезной для вас (а особенно, если нет), используйте элементы управления отзывами ниже, чтобы оставить нам отзыв о том, как ее улучшить.

3 способа уменьшить размер документа Microsoft Word

В большинстве случаев вы, вероятно, не сильно беспокоитесь о размере документов Microsoft Word. По сравнению с играми, видео и другими большими файлами, они совсем не занимают много места.

Но если вы публикуете документ Word в Интернете, делитесь им по электронной почте или хотите по какой-то другой причине сбрить каждый байт, вот три быстрых способа сократить размер документа Word.

1. Сохранить в формате DOCX

Начиная с Word 2007, документы теперь сохраняются в формате DOCX вместо DOC. Единственная причина использовать DOC — если вам нужна обратная совместимость с древними приложениями для обработки текста.

Одним из преимуществ DOCX является гораздо меньший размер файла. Документ, размер которого составляет несколько мегабайт в формате DOC, будет занимать всего несколько сотен килобайт в качестве DOCX.

Сохраняя документы Word, обязательно выберите DOCX формат. Если вы уже работаете с файлом DOC, откройте файл вкладка в Word и выберите Перерабатывать

на Информация Вкладка. Вам нужно будет принять приглашение и указать новое имя файла.

2. Сжатие изображений

Прежде чем вставлять изображение в документ Word, выполните любые изменения в отдельном редакторе изображений.

, Если вы редактируете внутри Word, он сохранит оригинальную версию и пустое место.

Вы также должны использовать Вставить> Картинка меню, чтобы добавить изображение с вашего компьютера в удобном для использования формате, например JPG, вместо вставки в него. При вставке Word добавляет изображение в виде PNG или BMP, которые занимают много места.

Наконец, на Сохранить как меню, вы можете выбрать Инструменты> Сжать картинки и выберите разрешение для всех них. В зависимости от документа вы можете использовать изображения более низкого качества для экономии места.

3. Удалить шрифт Embeds

Если вы используете собственный шрифт в документе

и тот, у кого не установлен этот шрифт, откроет его, он будет выглядеть неправильно. Чтобы бороться с этим, Word позволяет встраивать шрифты в ваш документ, чтобы они работали везде.

Как вы можете себе представить, это занимает больше места. Голова к Файл> Параметры и на Сохранить вкладка, обязательно снимите флажок Вставить шрифты в файл. Если вам необходимо встроить шрифты для определенного файла, вы можете проверить Не вставляйте общие системные шрифты исключить универсальные шрифты, такие как Arial.

Дополнительные советы можно найти в скрытых функциях Microsoft Word, о которых вы должны знать.

,

Как сжать документ Ворд — 13 способов

Многие пользователи при работе с текстовым редактором Word не задумываются о размере файла данного документа и сколько места он занимает на компьютере. В большинстве случаев, размер файла Word относительно невелик по сравнению с другими типами форматов: видео, аудио, изображения в высоком разрешении и т. п.

Эти типы форматов файлов, обычно, имеют больший размер, чем документ, созданный в программе Microsoft Word. Но, бывают ситуации, кода очень важен размер конкретного файла.

Для уменьшения размера файла необходимо сжать документ Ворд, чтобы уменьшить место, занимаемое файлом на диске устройства: компьютера или телефона, или при других обстоятельствах.

Подобная операция необходима в следующих случаях:

  • Недостаточно свободного места на диске ПК или на мобильном устройстве.
  • При отправке файла адресату существуют ограничения по размеру вложенного файла.
  • Из-за медленного интернета на устройстве, потому что файлы большего размера долго открываются в режиме онлайн.
  • При использовании лимитированного интернет-соединения расходуется больше трафика в процессе передачи файла.

На размер файла оказывают большое влияние оказывают графические объекты, вставленные в документ Word: изображения, фотографии, русинки, картинки или иллюстрации.

Перед пользователем стоит задача: как сжать документ Ворд, чтобы он меньше весил. Как уменьшить размер вордовского документа?

Чтобы решить эту проблему, необходимо применять два основных подхода:

  • Изменить различные свойства файла Word на компьютере.
  • Сжать документ Ворд онлайн.

В первом случае, все необходимые действия выполняются на самом ПК без выхода в сеть. Второй вариант предполагает использование интернет-соединения, чтобы отправить файл для обработки на удаленный сервер.

В этом руководстве мы расскажем, как уменьшить размер документа Ворд: попробуем с помощью нескольких способов сжать размер документа Word на компьютере, или уменьшить размер документа Word онлайн.

Инструкции подготовлены в программе Word 2019, они подойдут для других версий программы: MS Word 2016, MS Word 2013, MS Word 2010, MS Word 2007. В интерфейсе приложения разных версий могут быть некоторые различия.

Как уменьшить размер документа Ворд изменив формат DOC на DOCX — 1 способ

В большинстве случаев, на компьютерах используются современные версии программы Word, которые сохраняют файлы с расширениями «.docx». В версиях Microsoft Word 2003 и более ранних, применялся формат файла с расширением «.doc».

Несмотря на то, что прошло уже довольно много времени, файлы «DOC» еще используются. Между форматами имеется определенная разница, в том числе, в том, что аналогичный файл, сохраненный в формате «DOCX», будет меньшего размера, чем файл «DOC».

В этом легко убедиться, если посмотреть свойства обеих одинаковых по содержанию файлов в Проводнике.

Поэтому, для уменьшения размера исходного файла с расширением «.doc», необходимо сохранить его в «.docx». Сделать это можно разными способами, в том числе, в приложении Microsoft Office, начиная с версии Word 2007 или в более современных выпусках программы.

Выполните следующее:

  1. Откройте файл «DOC» в программе Word.
  2. Войдите в меню «Файл», кликните по пункту «Экспорт».
  3. Нажмите на кнопку «Изменить тип файла».
  4. Выберите «Использование формата документов Word».

  1. Нажмите на кнопку «Сохранить как».
  2. Выберите место сохранения файла.

В результате вы получите файл Word меньшего размера.

Редактирование изображений перед вставкой в Word — 2 способ

Самое большое влияние на размер документа оказывают графические объекты, находящиеся внутри файла. Как правило, различные типы изображений имеют немалый размер, особенно графика в высоком качестве.

Поэтому, перед вставкой картинок в документ Word, имеет смысл заранее позаботиться об оптимизации изображений. Вам необходимо изменить свойства изображения с помощью программы — графического редактора или онлайн сервиса.

Вы можете изменить разрешение или формат изображения. После обработки у вас будет картинка меньшего веса, чем оригинал. Вставьте готовое изображение в документ Word.

Этот способ позволит уменьшить итоговый размер файла, по сравнению со вставкой неоптимизированных изображений в текстовый документ.

Как сжать документ Ворд с картинками — 3 способ

Не всегда есть возможности для оптимизации изображений перед вставкой в документ. Пользователю может поступить уже готовый документ с графическими объектами. Поэтому необходимо найти ответ на вопрос: как уменьшить размер вордовского документа с картинками.

Проделайте следующее:

  1. В окне открытого документа Word войдите в меню «Файл».
  2. Нажмите на «Сохранить как».
  3. Выберите место для сохранения файла.
  4. В окне Проводника «Сохранить как» нажмите на кнопку «Сервис».

  1. В выпадающем меню нажмите на пункт «Сжать рисунки…».

  1. В окне «Сжатие рисунков» выберите подходящую степень сжатия изображений.

  1. Нажмите на кнопку «ОК».
  2. Сохраните файл Word на компьютере.

Как сжать отдельное изображение в Word — 4 способ

Иногда, нужно уменьшить размер только одного рисунка в документе. В этом случае используйте предложенный вариант действий.

Пройдите последовательные шаги:

  1. Выделите изображение.
  2. Во вкладке «Формат» нажмите на кнопку «Сжать рисунки».

  1. В окне «Сжатие рисунков» нажмите на кнопку «ОК».

Удаление дополнительных шрифтов в Word — 5 способ

Следующий метод подойдет в случае использования в документе Word дополнительных пользовательских шрифтов, которые несколько утяжеляют файл.

Пройдите шаги:

  1. Откройте меню «Файл».
  2. Нажмите на кнопку «Параметры».
  3. В окне «Параметры Word» откройте вкладку «Сохранение».
  4. Снимите флажок в пункте «Внедрить шрифты в файл», а затем нажмите на кнопку «ОК».

Как сжать размер документа Word — 6 способ

Данный вариант подходит, если у вас в файле Word сохраняются миниатюры активного документа. Этот эскиз используется в Windows для функции предварительного просмотра в Проводнике.

Выполните следующие действия:

  1. Перейдите в меню «Файл».
  2. Войдите во вкладку «Сведения».
  3. Щелкните по кнопке «Свойства», а затем на «Дополнительные свойства».

  1. В окне «Свойства:», во вкладке «Документ» снимите галку в пункте «Сохранять эскизы для всех документов Word».

Тоже самое можно сделать при сохранении документа на ПК. В окне «Сохранить как» снимите флажок в пункте «Сохранить эскизы».

Как уменьшить размер документа Word — 7 способ

В документе Word сохраняются различные данные о свойствах этого файла, том числе сведения личного характера и скрытые параметры. Эта информация увеличивает размер файла.

Удаление персональных данных позволит уменьшить размер файла и повысит вашу личную безопасность, потому что другие пользователи не смогут увидеть эти данные.

Эта операция выполняется следующим способом:

  1. В меню «Файл» нажмите на «Сведения».
  2. В разделе «Проверка документа» щелкните по кнопке «Найти проблемы».
  3. В выпадающем меню выберите пункт «Проверить документ».

  1. В окне «Инспектор документов» нажмите на кнопку «Проверить».

  1. Через некоторое время откроется окно с результатами проверки. В пункте «Свойства документа и персональные данные» нажмите на кнопку «Удалить все».

После проведения этой операции, размер файла Word несколько уменьшится.

Метод копирования исходного документа — 8 способ

Можно использовать простой способ, который позволит уменьшить размер документа:

  1. Скопируйте содержимое вашего документа.
  2. Откройте окно нового документа Word.
  3. Вставьте скопированное из буфера обмена.
  4. Сохраните новый документ на компьютере.

Новый файл будет меньшего размера, чем исходный.

Преобразование формата исходного файла — 9 способ

Воспользуйтесь методом преобразования форматов. Сначала исходный файл будет конвертирован в другой текстовый формат — RTF, а затем файл RTF будет преобразован обратно в формат MS Word.

Вам необходимо сделать следующее:

  1. В окне файла Word перейдите в меню «Файл».
  2. Нажмите сначала на «Экспорт», а потом «Изменить тип файла».
  3. Выберите «Текст в формате RTF», нажмите «Сохранить как».

  1. Откройте с помощью Word созданный RTF файл.
  2. Сохраните файл в современном формате DOCX.

В результате этих конвертаций, новый файл Word станет меньше исходного.

Удаление несохраненных копий документа — 10 способ

В процессе работы, в приложении создаются предыдущие копии документа, которые сохраняются. Вы можете удалить предыдущие версии документа для уменьшения размера файла.

Вам также может быть интересно:

Сделайте следующее:

  1. Из меню «Файл» войдите в «Сведения».
  2. Нажмите на кнопку «Управление документом».
  3. Выберите «Восстановить несохраненные документы».
  4. В окне «Открытие документа» отобразятся несохраненные копии документов.
  5. Выделите файл, кликните по нему правой кнопкой мыши.

  1. В контекстном меню нажмите на пункт «Удалить».

Архивация документа Word — 11 способ

Добавление документа Word в архив значительно уменьшит размер файла. Используйте для сжатия файла архиватор, например, WinRAR, 7-Zip или системное средство архивации в ZIP-файлы.

Архивами часто пользуются для передачи данных в интернете.

Как сжать документ Word онлайн — 12 способ

В некоторых случаях необходимо сжать документ Ворд онлайн бесплатно. При этом способе все операции проходят не на ПК, а в интернете.

Вы можете воспользоваться услугами онлайн сервиса Wecompress.com, на котором сжимают файлы текстовых форматов и изображений.

Представленный сервис предпочтительнее использовать для уменьшения размера файлов Word с изображениями, потому что конкуренты сильнее пережимают документ, а качестве картинок существенно снижается.

Пройдите шаги:

  1. Откройте веб-страницу сервиса: https://www.wecompress.com/ru/.
  2. Перетащите файл в специальную область или добавьте документ с компьютера, используя функции Проводника.

  1. После завершения процесса обработки, скачайте готовый файл на компьютер.

Сжать размер документа Ворд онлайн — 13 способ

Посмотрим на возможности другого сервиса: Youcomperss.com — бесплатный онлайн инструмент для сжатия файлов. Этот сайт работает с текстовыми, графическими, аудио и видео форматами.

Сервис можно использовать для сжатия различных типов документов. Это веб-приложение сжимает сильнее, чем предыдущий ресурс. Но, если в файле имеются картинки, будьте готовы к тому, что может пострадать качество изображений в конечном документе.

Проделайте следующее:

  1. Зайдите на страницу сайта: https://www.youcompress.com/ru/.
  2. Нажмите на кнопку «Выбрать файл…», чтобы выбрать его на ПК.
  3. Далее нажмите на кнопку «Загрузить и сжать файл».

  1. Нажмите на ссылку скачать с именем файла, чтобы скачать сжатый документ Word на свой компьютер.

Выводы статьи

Работая с текстовыми форматами, пользователю может понадобится сжать документ Word, чтобы уменьшить размер файла. Это необходимо сделать в случае нехватки места на устройстве или чтобы оптимизировать передачу файла через Интернет. Воспользуйтесь несколькими способами, используя встроенные средства программы или онлайн сервисы, которые помогут вам сжать файл Word и решить проблему большого размера документа.

Похожие публикации:

Оптимизация документов PDF в Adobe Acrobat Pro

Чтобы удалить любые личные данные, которые вы не хотите распространять или предоставлять другим лицам, используйте панель Исключить сведения о пользователе. Если личные данные не удается найти, они могут быть скрыты. Чтобы найти скрытый текст и сведения о пользователе, используйте команду

Проверить документ (Инструменты > Исправить > Удаление конфиденциальной информации, а затем выберите «Удалить скрытую информацию»).

Исключить все комментарии, формы и мультимедийные объекты

Удаляет все комментарии, формы, поля форм и мультимедиа из документа PDF.

 

Исключить сведения о документе и метаданные

Удаляет данные в словаре сведений о документе и все потоки метаданных. (используйте команду Сохранить как, чтобы восстановить потоки метаданных в копии PDF).

 

Исключить все данные объектов

Удаляет все объекты из документа PDF.

 

Исключить вложенные файлы

Удаляет все вложенные файлы, в том числе вложенные файлы, добавленные в документ PDF в качестве комментариев. (Функция Оптимизация PDF не предназначена для оптимизации вложенных файлов).

 

Исключить внешние перекрестные ссылки

Удаляет ссылки на другие документы. Ссылки для перехода к другим местам внутри документа PDF не удаляются.

 

Исключить собственные данные других приложений

Удаляет из документа PDF сведения, используемые только в том приложении, в котором был создан документ. Это не влияет на функциональность документа PDF, но уменьшает размер файла.

 

Удалить содержимое скрытых слоев и выполнить сведение видимых

Уменьшает размер файла. Оптимизированный документ выглядит как исходный документ PDF, но не содержит сведений о каких-либо слоях.

Как уменьшить размер документа Microsoft Word

Автор Архипов Егор На чтение 18 мин. Просмотров 950 Опубликовано

Документы Word могут получать огромные, необычно длинные, сложные документы с множеством встроенных изображений, шрифтов и других объектов. Но также кажется, что документы могут вырваться из-под контроля, казалось бы, без всякой причины. Если вы имеете дело с огромным документом, вот несколько вещей, которые вы можете попробовать уменьшить его размер.

Когда у вас есть документ Word, который слишком велик, первое, что вы попробуете, – это сжать изображения в нем. Это отчасти потому, что такие сайты, как TutoryBird, написали исчерпывающие статьи, объясняющие, как это сделать, а отчасти потому, что изображения, кажется, всегда увеличивают размер документа Word без причины. Вы все равно должны следовать советам, которые мы написали в этой статье, потому что если у вас есть изображения, они вам помогут.

Но если у вас нет изображений или вы следовали этим советам и вам необходимо уменьшить размер файла, мы предоставим вам скидку. У нас есть много советов, которыми можно поделиться, поэтому мы разбили их на вещи, которые определенно помогут уменьшить размер документа Word, вещи, которые могут помочь, и некоторые общепринятые советы, которые вам не следует беспокоить ,

Давайте начнем.

Советы, которые определенно помогут уменьшить размер документа


Не каждый совет, который вы найдете, будет вам полезен. Иногда это происходит потому, что они не применимы к вашей ситуации (если у вас нет изображений, тогда советы по сжатию изображений не будут полезны), но иногда советы просто неверны. Мы проверили все советы в этом разделе, поэтому мы знаем, что они работают.

Конвертируйте ваш документ в формат DOCX


Microsoft выпустила формат DOCX в Office 2007, поэтому, если вы все еще используете формат .doc, пришло время конвертировать. Более новый тип файла .docx по сути действует как файл ZIP, сжимая содержимое документа, поэтому простое преобразование файла .doc в формат .docx сделает ваш документ меньше. (Это также относится к другим форматам Office, таким как Excel (.xls к .xslx), PowerPoint (.ppt к .pptx) и Visio (.vsd к .vsdx).)

Чтобы преобразовать файл .doc, откройте его в Word и выберите «Файл»> «Информация»> «Преобразовать».

Нажмите «ОК» в появившейся подсказке, нажмите кнопку «Сохранить», и Word преобразует документ в .docx. Word выполняет это преобразование, создавая совершенно новую версию документа в новом формате, поэтому у вас по-прежнему будет доступна старая версия .doc.

Мы проверили это на примере 20-страничного файла .doc, который содержал шесть изображений, различные таблицы и метки форматирования. Исходный файл .doc занимал 6 001 КБ, но преобразованный файл .docx весил всего 721 КБ. Это 12% от первоначального размера. Ничто другое, что мы предлагаем ниже, не поможет уменьшить размер файла, поэтому, если у вас есть файлы .doc, которые вы можете преобразовать в .docx, ваша работа может быть выполнена.

Вставьте свои фотографии вместо копирования и вставки их


Когда вы копируете и вставляете изображение в документ, Word делает определенные предположения о том, как с ним работать. Одно из этих предположений заключается в том, что вы хотите, чтобы вставленное изображение имело формат BMP, который имеет большой тип файла, или иногда PNG, который все еще довольно большой. Простая альтернатива – вместо этого вставить изображение в программу редактирования, сохранить его в меньшем формате, таком как JPG, а затем использовать Вставить> Изображение, чтобы вместо этого вставить изображение в документ.

При вставке небольшого снимка экрана ниже непосредственно в пустой документ Word размер этого документа увеличился с 22 КБ до 548 КБ.

При вставке этого снимка экрана в Paint, сохранении его в формате JPG и последующей вставке этого JPG в пустой документ документ перепрыгивал только на 331 КБ. Это чуть более 40% меньше. Более того, использование формата GIF привело к уменьшению размера документа на 60%. В увеличенном масштабе разница между документом 10 МБ и документом 4 МБ.

Конечно, вы не всегда можете сойти с рук. Иногда вам потребуется лучшее качество изображения, которое могут предложить такие форматы, как BMP и PNG. Но если это маленькое изображение или вам не нужно супер высокое качество, вам может помочь использование облегченного формата и вставка изображения.

Пока вы сохраняете изображение, редактируйте его


Когда вы редактируете изображение в Word, оно сохраняет все ваши изменения изображения как часть документа. Это означает, что если вы обрезаете изображение в своем документе, Word по-прежнему сохраняет полное исходное изображение. Измените изображение на черно-белое, и Word по-прежнему сохраняет исходное полноцветное изображение.

Это излишне увеличивает размер вашего документа, поэтому, когда вы внесли изменения в свои изображения и уверены, что вам не нужно возвращать эти изображения, вы можете заставить Word отказаться от данных редактирования.

Но лучше, чем удалять ненужные данные из вашего документа, если вначале нет ненужных данных в вашем документе.Любые правки, которые вы можете сделать, даже простые, такие как обрезка или добавление стрелки, лучше всего выполнять в редакторе изображений перед тем, как вставить изображение в документ.

Сжатие всех ваших изображений за один раз


Да, в начале мы сказали, что в этой статье рассказывается о других способах уменьшения размера файла, но в большинстве статей на эту тему рассказывается, как сжимать изображения по одному (включая нашу статью), и здесь, в TutoryBird, мы все о поиске лучших способов сделать что-то.

Нажмите Файл> Сохранить как> Дополнительные параметры. (Вы можете выбрать «Сохранить копию» вместо «Сохранить как», если у вас включен OneDrive с автосохранением.)

Откроется диалоговое окно «Сохранить как», где вы получите доступ к некоторым дополнительным параметрам. Нажмите Инструменты> Сжать картинки.

Откроется панель «Сжатие изображений», где вы сможете выбрать, какое сжатие вы хотите применить ко всем изображениям одновременно.

Параметр «Применить только к этому изображению» выделен серым цветом, поскольку это инструмент «все или ничего» – либо к вашим изображениям будут применены эти параметры при сохранении документа, либо ни одно из них не будет. Поэтому, если вы хотите выбрать разные варианты для разных изображений, это не сработает для вас. Но если вы хотите сжать все изображения за один раз, этот вариант можно использовать.

Выберите нужный вариант, нажмите «ОК», а затем сохраните новую версию документа со всеми сжатыми изображениями.

Прекратить встраивание шрифтов в ваш документ


Если вы не используете необычный шрифт из далекой-далекой галактики, почти наверняка любой, с кем вы поделитесь своим документом, сможет прочитать его, используя свою копию Word (или бесплатную альтернативу, например Libre Office). Итак, почему вы хотите тратить пространство в вашем файле, встраивая шрифты? Чтобы остановить это, перейдите в меню «Файл»> «Параметры»> «Сохранить» и отключите опцию «Вставить шрифты в файл».

Вы можете подумать, что это не будет иметь большого значения, но вы ошибаетесь. Если у вас включено встраивание шрифтов и отключен параметр «Не вставлять общие системные шрифты», разница в размере файла составляет почти 2 МБ. Даже с включенным «Не встраивать общие системные шрифты» (что означает, что такие шрифты, как Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman и т. Д. Не включены), размер файла по-прежнему составляет почти 1,3 МБ.

Так что да, прекратите встраивать шрифты в ваш документ.

Прекратите встраивание других файлов, если можете


Недавно мы показали, как встраивать или связывать электронную таблицу Excel в документ Word (и вы можете сделать это с другими файлами, такими как презентации PowerPoint или диаграммы Visio). Если вместо встраивания вы можете ссылаться на электронную таблицу, вы сохраните большую часть размера файла Excel. Вы не сохраните все это, потому что связанная электронная таблица все еще добавит некоторый размер, но ваш документ будет намного меньше со ссылкой, чем полное встраивание. Конечно, у ссылок есть и недостатки, и преимущества, поэтому обязательно прочитайте эту статью, чтобы понять их, прежде чем делать это.

Прекратить сохранение миниатюры для документа


В свое время Word позволял вам сохранять уменьшенное изображение документа, чтобы Windows могла показывать вам предварительный просмотр в проводнике. В наши дни File Explorer может сделать это самостоятельно и не нуждается в помощи Word, но опция все еще есть в вашем документе. В нашем тестовом документе 721 КБ включение этой опции увеличило размер файла до 3247 КБ. Это в 4,5 раза больше исходного файла – даром. Вы найдете этот параметр в меню «Файл»> «Информация»> «Свойства»> «Дополнительные свойства».

Снимите флажок «Сохранить эскизы для всех документов Word» и нажмите «ОК».

Название этой опции немного вводит в заблуждение, поскольку ее отключение влияет только на открытый документ, даже если в нем указано «все документы Word». Если этот параметр включен по умолчанию при создании документа, то вы Вам нужно будет отключить его в шаблоне Normal.dotx, и Microsoft предоставила отличные инструкции для этого, если вы не уверены, как это сделать.

Вы также можете отключить этот параметр в диалоговом окне «Сохранить как», где оно называется чуть более правильным «Сохранить эскиз».

Удалить личную и скрытую информацию из вашего документа


Личная информация не только увеличивает размер вашего документа, но также потенциально дает вашим читателям информацию, которую вы не хотите, чтобы они имели. Также может быть информация, которая была отформатирована как скрытая, и если вам не нужен этот скрытый текст в документе, почему бы не избавиться от нее?

Удалите эту ненужную информацию из документа, перейдя в «Файл»> «Информация»> «Проверить наличие проблем» и нажав кнопку «Проверить документ».

Убедитесь, что «Свойства документа и личная информация» включены, а затем нажмите «Проверка». По завершении работы инспектора нажмите «Удалить все» в разделе «Свойства документа и личная информация».

Это действие уменьшило размер нашего тестового файла на 7 КБ, поэтому не так уж много. Тем не менее, рекомендуется удалять личную информацию из ваших файлов, поэтому вам, вероятно, следует делать это в любом случае. Имейте в виду, что вы не можете восстановить эти данные после их удаления, поэтому убедитесь, что вы рады их отправке, прежде чем удалить их. Вы можете сделать то же самое для параметров «Невидимый контент» и «Скрытый текст», но это уменьшит размер файла, только если у вас есть скрытый контент.

Отключите авто-восстановление (если вы решитесь)


Одной из замечательных функций Word – фактически одной из замечательных функций каждого приложения Office – является функция автоматического восстановления. Эта функция регулярно создает резервные копии вашего файла во время работы, поэтому, если Word вылетает или ваш компьютер неожиданно перезагружается (например, когда Windows выполняет обновление системы в одночасье), вы будете автоматически получать восстановленные версии открытых документов при следующем запуске. Слово. Конечно, все эти версии увеличивают размер вашего файла, поэтому, если вы отключите функцию автоматического восстановления, ваш файл будет меньше.

Перейдите в «Файл»> «Параметры»> «Сохранить» и отключите параметр «Сохранить информацию автоматического восстановления каждые [x минут]».

Это не изменит моментально, но остановит добавление новых версий AutoRecover в файл, когда вы будете над ним работать.

Просто предупреждаем, что у вас больше не будет версий автообновления, поэтому, если Word неожиданно завершит работу или неожиданно закроется, вы потеряете всю свою работу с момента последнего сохранения.

Скопируйте все в совершенно новый документ


Когда вы работаете над документом, Word сохраняет различные вещи в фоновом режиме, чтобы помочь вам. Мы показали, как отключить их, где это возможно, и как удалить данные, которые собирает Word, но, скорее всего, в вашем документе останутся вещи, которые вам не нужны. Если вы обнаружите, что подверглись подобному изменению размера документа, вы можете создать новый документ, а затем скопировать все в него.

Начните с создания нового пустого документа. Выделите все содержимое в текущем документе, нажав Ctrl + A. В новом документе нажмите Ctrl + V, чтобы вставить все. Это копирует весь ваш текст, разделы, форматирование, параметры макета страницы, нумерацию страниц – все, что вам нужно.

В вашем новом документе не будет ни одного из предыдущих сохранений фона, информации автоматического восстановления или предыдущих версий, и это должно уменьшить размер файла.

Имейте в виду, что при этом будут скопированы все данные редактирования в ваших изображениях, поэтому вы можете сначала удалить их из исходного документа, прежде чем копировать все в новый документ. Если вы этого не сделаете, это не страшно. Вы все еще можете удалить его из нового документа.

Мы не можем сказать вам, сколько это сэкономит, потому что это может быть что угодно, от нескольких килобайт до большого количества мегабайт, но это всегда стоит делать, если вы хотите убрать из документа как можно больше жира.

В качестве бонуса мы также увидели, как этот трюк копирования/вставки в новый документ решает странные ошибки в документах Word, которые иначе было трудно отследить.

Советы, которые

могут помочь уменьшить размер документа

Некоторые советы кажутся полезными, но мы не можем получить положительный результат. Мы не говорим, что они не помогут уменьшить размер вашего файла, но похоже, что вам понадобится особый набор обстоятельств, чтобы получить какую-то выгоду от них. Мы настоятельно рекомендуем сначала попробовать советы из предыдущего раздела, а затем, если нужно, попробовать.

Отключить фоновые сохранения


Чем сложнее документ, и чем дольше он был сохранен, тем больше времени требуется для сохранения при нажатии кнопки «Сохранить». Чтобы обойти эту проблему, Word имеет параметр «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» с именем «Разрешить фоновое сохранение».

Этот параметр включен по умолчанию и сохраняет документ в фоновом режиме, пока вы над ним работаете. Идея состоит в том, что когда вы нажмете «Сохранить», будет меньше изменений, которые нужно сохранить, и поэтому он будет сохраняться намного быстрее. Это в значительной степени является возвратом к тем временам, когда Word занимал пропорционально больший объем системных ресурсов, а в современных системах это, вероятно, не требуется, особенно если вы не редактируете слишком длинные или сложные документы.

Жюри покажет, влияет ли это на размер файла. Если оставить документ открытым с этим параметром, это никак не повлияет на размер нашего тестового документа (в то время как автоматическое восстановление при включенном действительно увеличит размер файла).Внесение изменений в течение примерно 30 минут также не привело к значительному изменению размера документа, независимо от того, был ли параметр «Разрешить сохранение в фоновом режиме» включен или выключен. Отключение этого параметра также не повлияло на скорость сохранения документа.

Короче говоря, это зависит от вас. Если его отключение не уменьшает размер файла, оставьте его включенным, потому что все, что Word делает для автоматического сохранения ваших документов, – это хорошо.

Конвертировать в RTF и затем конвертировать обратно в DOCX


RTF расшифровывается как Rich Text Format, и это открытый стандарт для документов, который обеспечивает немного больше форматирования, чем простой текст, но не все навороты DOCX. Идея преобразования DOCX в RTF заключается в том, что он удаляет все лишнее форматирование и все скрытые данные, поэтому при сохранении вашего RTF обратно в виде файла DOCX размер файла будет меньше.

Преобразование нашего 20-страничного тестового документа объемом 721 КБ в формат RTF позволило увеличить размер файла до 19,5 МБ (поэтому не используйте RTF, если вам нужен маленький файл). Преобразование его обратно в DOCX привело к файлу, который был 714 КБ. Это экономия 7 КБ – менее 1% – и поскольку RTF не может справиться с некоторыми простыми форматами таблиц, которые мы использовали, нам пришлось переформатировать…, что позволило вернуть размер до 721 КБ.

Похоже, что этот документ не будет иметь много преимуществ для вашего документа, особенно когда современный DOCX имеет так много возможностей форматирования, которые RTF не может обработать.

Конвертировать в HTML, а затем конвертировать обратно в DOCX


Это та же идея, что и при конвертации в RTF, за исключением того, что HTML является веб-форматом. Наш тест на конверсию показал практически идентичные результаты с использованием RTF.

Мы попробовали это на нашем DOCX-файле размером 721 КБ, и он преобразовал его в HTML-файл размером 383 КБ. Преобразование его обратно в DOCX привело к файлу размером 714 КБ. Это экономит 1%, но это портит форматирование, особенно заголовки, и их придется переделывать.

Распакуйте документ и сожмите его


Документ DOCX – это сжатый файл, например архив, созданный с помощью 7-Xip или WinRar. Это означает, что вы можете открыть его с помощью одного из этих инструментов и просмотреть все содержимое. Один совет, который вы можете увидеть, – это извлечь все файлы из вашего DOCX, добавить их в сжатый архив, а затем переименовать этот архив в расширение файла DOCX. Привет, у тебя есть документ Word, который был сжат! Теоретически это звучит правдоподобно, но, используя 7-Zip и WinRar и различные форматы архивов, мы обнаружили, что каждый раз, когда мы пытались открыть созданный нами файл .docx, Word говорил нам, что файл был поврежден.

В этой идее может быть какая-то заслуга – наш файл размером 721 КБ в итоге занял всего 72 КБ – но мы не рекомендуем его, если вы не хотите тратить много времени на игры с ним, чтобы попытаться заставить его работать. Кроме того, экономия может быть вызвана тем, что процесс сжатия удаляет/сжимает что-то, что мешает Word открыть документ, но мы не можем быть уверены.

Часто предлагаемые советы, которые вряд ли будут иметь значение


В Интернете есть несколько предложений, которые звучат разумно, но не дадут особого эффекта. Это не значит, что вы не должны их пробовать, просто не стоит ожидать большого влияния на размер вашего документа.

Удалить предыдущие версии документа


Word сохраняет предыдущие версии документа, пока вы над ним работаете. Это функция автосохранения, и некоторые люди предлагают удалить их, перейдя в «Файл»> «Информация»> «Управление документом» и удалив все старые версии.

Тем не менее, нет смысла делать это, потому что эти старые версии хранятся в файловой системе Windows, а не в вашем документе Word. Удаление их не сделает ваш документ меньше. Если вы хотите удалить любую предыдущую информацию о версии из документа, скопируйте содержимое в новый документ или выполните Файл> Сохранить как, чтобы сохранить в новом документе, как мы предлагали ранее.

Вставить только текст, а не форматирование


Если вы хотите скопировать и вставить из одного документа в текущий документ, вы можете использовать различные параметры вставки.

Опция по умолчанию, используемая, если вы нажимаете кнопку «Вставить» (или нажимаете Ctrl + V), это «Сохранить исходное форматирование». Это копирует шрифты не по умолчанию и форматирование, например, полужирный, курсив и т. Д. Но если вместо этого вы выберете опцию «Сохранить только текст», то, как утверждает теория, размер файла будет уменьшен путем удаления форматирования.

Мы попробовали это с 20-страничным документом, к которому применялось различное форматирование текста на каждой странице, и средняя разница в размерах составляла чуть менее 2 КБ на страницу. Это может быть значительным, если у вас есть документ объемом более 250 страниц, где он может занимать до 0,5 МБ, но действительно ли у вас будет документ Word на 250 страниц без форматирования? Вероятно, нет, потому что это было бы в основном нечитаемо, поэтому вы потеряете свои сбережения, когда добавите форматирование обратно.

Любые преимущества этого метода, вероятно, сводятся к подсказке, которую мы дали выше – скопируйте и вставьте весь документ в новый документ, чтобы удалить предыдущие версии, старые изменения редактирования и так далее.

Изменить размер страницы


Word дает вам возможность изменить размер страницы, перейдя в Layout> Size и изменив размер по умолчанию «Letter». Есть всплывающие подсказки, в которых говорится, что если вы выберете меньший, но похожий размер, как «А4», другие читатели не заметят, и вы получите небольшую экономию.

Мы попробовали это с 20-страничным документом с размером «Letter», который составлял 721 КБ. Мы изменили размер на «A4», «A5» (что вдвое меньше «A4») и «B5», и каждый раз наш документ оставался стабильным в 721 КБ. Другими словами, это не имело никакого значения для размера файла вообще.

Прекратить встраивание лингвистических данных


В меню «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно» есть настройка «Встраивать лингвистические данные», и в разных местах вы увидите советы, которые помогут отключить эту функцию. На первый взгляд, это звучит разумно – не приведут ли дополнительные лингвистические данные к увеличению размера документа?

Короче говоря, ответ будет отрицательным, если вы используете современный файл .docx. Word обрабатывает лингвистические данные за кулисами и не занимает места в документе.

Отключение этой опции может немного изменить старые файлы .doc, но даже в этом случае, только если вы использовали инструмент для рукописного ввода, а в Word есть некоторая «информация для исправления распознавания рукописного ввода», которую необходимо сохранить. В противном случае это не имеет значения вообще.

Это наш довольно полный список способов сократить размер файлов Word, но мы всегда в поиске новых методов, которые можно попробовать (или отменить). Оставьте комментарии в комментариях, если вы знаете метод, который мы пропустили, и мы проверим его!

Как сжать файл? | World of Tanks Blitz

Сжать большой файл можно с помощью архиватора. Чтобы проверить, есть ли такая программа на вашем компьютере, выберите любой файл и нажмите по нему правой кнопкой мыши. Если в открывшемся меню есть пункт «Добавить в архив» (Add to archive) или пункт «7-Zip», значит, архиватор на вашем компьютере установлен.

Если архиватор не установлен, установите его. Самые распространённые программы для сжатия файлов — бесплатная 7-Zip и платная WinRAR.

После этого воспользуйтесь инструкцией:

Как сжать файл с помощью 7-Zip

  1. Нажмите правой кнопкой мышки по файлу, в появившемся меню выберите «7-Zip», а затем Добавить к «name.zip» (Add to «name.zip»), где name — название выбранного файла. Начнётся архивация файла, дождитесь её завершения.
  2. После этого в папке, где находится файл, выбранный для сжатия, появится архив. Это и есть уменьшенный файл, который вы заархивировали. Чтобы проверить, как изменился размер, нажмите правой кнопкой мыши по обычному файлу (не уменьшенному) и выберите Свойства (Properties).
  3. Размер файла будет указан в появившемся окне.
  4. Затем так же узнайте размер файла-архива. Как правило, его размер будет меньше, чем размер изначального файла.

    Если вы будете сжимать архиватором изображения, видео или аудиофайл, размер может остаться прежним или измениться совсем незначительно. Для сжатия картинок, аудио- и видеофайлов используются специальные программы.

Как сжать файл с помощью WinRAR

  1. Нажмите правой кнопкой мышки по файлу и выберите пункт Добавить в архив «name.rar» (Add to «name.rar»), где name — название файла. Начнётся архивация файла, дождитесь её завершения.
  2. После этого в папке, где находится файл, выбранный для сжатия, появится архив. Это и есть уменьшенный файл, который вы заархивировали. Чтобы проверить, как изменился размер, нажмите правой кнопкой мыши по изначальному файлу (не уменьшенному) и выберите Свойства (Properties).
  3. Размер файла будет указан в появившемся окне (в нашем примере — 2,31 МБ).
  4. Затем так же узнайте размер файла-архива. Скорее всего его размер будет меньше, чем размер изначального файла (в нашем примере — 3,58 КБ).

    Если вы будете сжимать архиватором изображения, видео или аудиофайл, размер может остаться прежним или измениться совсем незначительно. Для сжатия картинок, аудио- и видеофайлов используются специальные программы.

Полный список способов сократить ваши файлы Word

Документы Word, у продуктивных авторов, могут получаться огромные, необычно длинные, сложные, с множеством встроенных изображений, шрифтов и других объектов.


Снимок экрана, со списком файлов .docx большого объема


Так и кажется, что документы могут вырваться из-под контроля, безо всякой причины. Если вы имеете дело с большим документом, вот несколько способов, что бы уменьшить его размер.

Когда получается слишком большой документ Word, первое, что приходит на ум — это сжать изображения в нем.

Согласитесь, что изображения в электронном документе, всегда увеличивают размер файла Word без причины.

Как уменьшить размер документов Microsoft Office, содержащих изображения

Первый шаг, который вы должны предпринять, пытаясь уменьшить размер файла документа с изображениями — это сжать сами изображения. Каждое приложение Office предлагает удобный инструмент для этого. Мы используем Word (и дальше мы будем обращаться к нему), но вы найдете подобные функции в других приложениях Office.

В своем документе щелкните любую картинку, чтобы выбрать ее. Щелкните меню «Формат», которое появляется на панели инструментов Office при выборе изображения.


Снимок экрана, как в .docx сжать изображение


В меню «Формат» нажмите кнопку «Сжать картинки».


Снимок экрана, как в .docx выбрать параметры сжатия


Выберите самое низкое разрешение, которое будет соответствовать вашим потребностям. Нажмите ОК, когда закончите.

В зависимости от количества изображений в документе Word можно сжать их все за несколько секунд. По завершении сохраните документ и проверьте новый размер файла.

Но если у вас нет изображений, или вас не устроил результат, и вам нужно еще больше уменьшить размер файла, мы вам поможем.

Давайте начнем.

Советы, которые определенно помогут уменьшить размер документа

Не каждый совет, будет вам полезен. Иногда они не применимы к вашей ситуации (если у вас нет изображений, тогда советы по сжатию изображений не будут полезны), иногда советы просто неверны. Мы проверили все советы в этом разделе, поэтому мы знаем, что они работают.

Конвертируйте ваш документ в формат DOCX

Microsoft выпустила формат DOCX в Office 2007, поэтому, если вы все еще используете формат .doc, пришло время конвертировать. Более новый тип файла .docx по сути действует как ZIP-файл, сжимая содержимое документа, поэтому даже простое преобразование файла .doc в формат .docx сделает ваш документ меньше.

(Это также относится к другим форматам Office, таким как Excel (.xls к .xslx), PowerPoint (.ppt к .pptx) и Visio (.vsd к .vsdx).)

Чтобы преобразовать файл .doc, откройте его в Word и выберите «Файл»➔«Сведения»➔«Преобразовать».


Снимок экрана, как конвертировать файл с расширением .doc в .docx


Нажмите «ОК» в появившейся подсказке, нажмите кнопку «Сохранить», и Word преобразует ваш документ в формат .docx.

Word выполняет это преобразование, создавая совершенно новую версию документа в новом формате, поэтому у вас по-прежнему будет доступна старая версия .doc.

Мы проверили это на примере 20-страничного файла .doc, который содержал шесть изображений, различные таблицы и метки форматирования. Исходный файл .doc имел размер 6 001 КБ, но преобразованный файл .docx весил всего 721 КБ. Это 12% от первоначального размера.

Ничто другое, что мы предлагаем ниже, не поможет так мощно уменьшить размер файла, поэтому, если у вас есть файлы .doc, которые вы можете преобразовать в .docx, ваша работа может быть выполнена.

Связанная статья:

Вставьте свои фотографии, изменив расширение картинки, вместо прямого копирования

Когда вы копируете и вставляете изображение в документ, Word делает определенные предположения о том, как с ним работать. Одно из этих предположений заключается в том, чтобы вставленное изображение имело формат BMP, который представляет собой большой тип файла, или иногда PNG, который тоже довольно «много весит».

Простая альтернатива — вместо этого вставить изображение в программу редактирования, сохранить его в меньшем формате, таком как JPG, а затем вставить изображение с расширением .JPG в документ.

При вставке небольшого снимка экрана непосредственно в пустой документ Word размер этого документа увеличился с 22 КБ до 548 КБ.

Снимок экрана мы конвертировали в бесплатной программе Paint, сохранив его в формате JPG и последующей вставке этого JPG в пустой документ, получили 351 КБ. Это уменьшило его на 40%.

Более того, использование формата GIF привело к уменьшению размера документа на 60%.


Снимок экрана, как изменяется размер файла в зависимости от расширения картинки


Конечно, это не всегда сходит с рук. Иногда может понадобиться лучшее качество изображения, которое могут предложить только такие форматы, как BMP и PNG. Но если это маленькое изображение или вам не нужно супер высокое качество, использование более легкого формата при вставке изображения — поможет.

Пока вы сохраняете изображение, редактируйте его

Когда вы редактируете изображение в Word, оно сохраняет все ваши изменения как часть документа. Это означает, что если вы обрезаете изображение в документе, Word ничего не «выбрасывает» и по-прежнему сохраняет полное исходное изображение.

Измените изображение на черно-белое, но Word по-прежнему сохраняет исходное цветное изображение.

Это излишне увеличивает размер документа, поэтому, когда вы внесли изменения в свои изображения и уверены, что вам не нужно возвращать эти изображения, Word все равно может отменить данные редактирования.

Но лучше, чем удалять ненужные данные из вашего документа — это не иметь таких ненужных данных в вашем документе. Очевидно.

Любые правки, которые вы можете сделать, даже простые, такие как обрезка или добавление стрелки, лучше всего выполнять в редакторе изображений перед тем, как вставить картинку в документ.

Сжатие всех ваших изображений за один раз

Да, в начале мы говорили, что расскажем о других способах уменьшения размера файла, но в большинстве подобных статей на эту тему рассказывается, как сжимать изображения по одному, а здесь, на ex-hort.ru, мы расскажем все о поиске лучших способов уменьшить вес документа.

Нажмите Файл ➔ Сохранить как ➔ Дополнительные параметры. (Вы можете выбрать «Сохранить копию» вместо «Сохранить как», если OneDrive включен с автосохранением.)


Снимок экрана, как выбрать функцию «Дополнительные параметры», при сохранении документа Microsoft word, в OneDrive


Снимок экрана, как выбрать инструменты при сохранении документа Microsoft word, в OneDrive

Откроется диалоговое окно «Сохранить как», где вы получите доступ к некоторым дополнительным параметрам. Нажмите Инструменты ➔ Сжать картинки.


Снимок экрана, как в .docx выбрать параметры сжатия


Откроется панель «Сжать картинки», где вы сможете выбрать, какое сжатие вы хотите применить ко всем вашим изображениям одновременно.

Параметр «Применить только к этому изображению» будет выделен серым цветом, поскольку это инструмент «все или ничего» — либо к вашим изображениям будут применены эти параметры при сохранении документа, либо ни одно из них не будет сжато.

Поэтому, если вы хотите выбрать разные параметры для разных изображений, это не сработает. Но если вы хотите сжать все ваши изображения за один раз, этот вариант можно использовать.

Выберите нужный вариант, нажмите «ОК», а затем сохраните новую версию документа со всеми сжатыми изображениями.

Прекратить встраивание шрифтов в ваш документ

Если вы не используете необычный шрифт из далекой-далекой галактики, почти наверняка любой, с кем вы поделитесь своим документом, сможет прочитать его, используя свою копию Word (или бесплатную альтернативу, например Libre Office ).

Итак, зачем тратить пространство в вашем файле, встраивая шрифты? Чтобы остановить это, перейдите в меню «Файл» ➔ «Параметры» ➔ «Сохранить» и отключите опцию «Внедрить шрифты в файл».


Снимок экрана, как в .docx запретить внедрение посторонних шрифтов


Вы можете подумать, что это не будет иметь большого значения, но вы ошибаетесь. Если у вас включено встраивание шрифтов и отключен параметр «Не вставлять общие системные шрифты», разница в размере файла составляет почти 2 МБ.

Даже с включенным «Не встраивать общие системные шрифты» (что означает, что такие шрифты, как Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman и т. Д. Не включены), размер файла по-прежнему составляет почти 1,3 МБ.

Так что да, прекрати встраивать шрифты в свой документ.

Прекратите встраивание других файлов, если можете

Вы можете встраивать или связывать электронную таблицу Excel в документ Word (и вы можете сделать это с другими файлами, такими как презентации PowerPoint или диаграммы Visio).

Если вместо встраивания вы будете ссылаться на электронную таблицу, вы сохраните большую часть размера файла Excel.

Вам не надо сохранять все это, потому что связанная электронная таблица еще добавляет некоторый размер, но ваш документ будет намного меньше со ссылкой, чем полное встраивание.

Прекратить сохранение миниатюры для документа

В свое время Word позволял вам сохранять уменьшенное изображение документа, чтобы Windows могла показывать вам предварительный просмотр в проводнике. В настоящее время File Explorer (Проводник Windows) может сделать это самостоятельно и не нуждается в помощи Word, но эта опция все еще присутствует в вашем документе.

В нашем тестовом документе 721 КБ включение этой опции увеличило размер файла до 3247 КБ. Это в 4,5 раза больше исходного файла — просто так. Вы найдете этот параметр в меню «Файл» ➔ «Информация» ➔ «Свойства» ➔ «Дополнительные свойства».


Снимок экрана, как в .docx отключить сохранение уменьшенного изображения


Снимите флажок «Сохранить эскизы для всех документов Word» и нажмите «ОК».

Название этой опции немного вводит в заблуждение, поскольку ее отключение влияет только на открытый документ, даже если в нем указано «все документы Word».

Если этот параметр включен по умолчанию при создании документа, то Вам нужно будет отключить его в шаблоне Normal.dotx, и Microsoft предоставила отличные инструкции для этого, если вы не уверены, как правильно сделать.

Вы также можете отключить этот параметр в диалоговом окне «Сохранить как», где оно называется немного более правильным «Сохранить эскиз».


Снимок экрана, как в .docx отключить сохранение уменьшенного изображения


Удаление личной и скрытой информации из вашего документа, помогает уменьшить размер файла

Личная информация не только увеличивает размер вашего документа, но также потенциально дает вашим читателям конфиденциальную информацию. Так может быть текст, который был отформатирован как скрытый, и если он вам уже не нужен в документе, почему бы не избавиться от него?

Удалите эту ненужную информацию из документа, перейдя в «Файл» ➔ «Информация» ➔ «Проверить наличие проблем», а затем нажмите кнопку «Проверить документ».


Снимок экрана, как в Word проверить файл с помощью инспектора документов


Убедитесь, что «Свойства документа и личная информация» включены, а затем нажмите «Проверка». По завершении работы инспектора нажмите «Удалить все» в разделе «Свойства документа и личная информация».


Снимок экрана, как в Word после проверки инспектором документов, удалить ненужное


Это действие уменьшило размер нашего тестового файла на 7 КБ, не так уж и много. Тем не менее, рекомендуется удалять личную информацию из ваших файлов, так что вам, следует это сделать в любом случае.

Имейте в виду, что вы не можете восстановить эти данные после их удаления. Вы можете сделать то же самое для параметров «Невидимый контент» и «Скрытый текст», но это уменьшит размер файла, только если у вас есть скрытый контент.

Отключите авто-восстановление (если вы решитесь)

Одной из замечательных функций каждого приложения Office — функция автоматического восстановления.

Эта функция регулярно создает резервные копии вашего файла во время работы, поэтому, если Word вылетает или ваш компьютер неожиданно перезагружается (например, когда Windows выполняет обновление системы), вы будете автоматически получать восстановленные версии открытых документов при следующем запуске.

Конечно, все эти версии увеличивают размер вашего файла, поэтому, если вы отключите функцию автоматического восстановления, ваш файл будет меньше.

Выберите «Файл» ➔ «Параметры» ➔ «Сохранить» и отключите параметр «Автосохранение каждые [x минут]».


Снимок экрана, как в Word отключить автосохранение файла


Это не будет иметь немедленного значения, но остановит добавление новых версий автоматического восстановления в файл, когда вы работаете с ним.

Просто предупреждаем, что у вас больше не будет версий автообновления, поэтому, если Word неожиданно завершит работу или неожиданно закроется, вы потеряете всю свою работу с момента последнего самостоятельного сохранения.

Скопируйте все в совершенно новый документ

Когда вы работаете над документом, Word сохраняет все в фоновом режиме. Мы показали, как отключить их, где это возможно, и как удалить данные, которые собирает Word, но, скорее всего, в вашем документе все еще будут вещи, которые вам не нужны.

Если вы обнаружите, что подверглись подобному изменению размера документа, вы можете создать новый документ, а затем скопировать все в него.

Начните с создания нового пустого документа. Выделите все содержимое в текущем документе, нажав Ctrl + A.


как на клавиатуре набрать Ctrl+A, что бы скопировать содержание всего документа


В новом документе нажмите Ctrl + V, чтобы вставить все.

как на клавиатуре набрать Ctrl+V, что бы вставить в новый документ содержание скопированного


Это копирует весь ваш текст, разделы, форматирование, параметры макета страницы, нумерацию страниц — все, что вам нужно.

В вашем новом документе не будет ни одного из предыдущих сохранений фона, информации автоматического восстановления или предыдущих версий, и это должно уменьшить размер файла.

Имейте в виду, что при этом будут скопированы все данные редактирования в ваших изображениях, поэтому вы можете сначала удалить их из исходного документа, прежде чем копировать все в новый документ. Если нет, то ничего страшного. Вы все еще можете удалить его из нового документа.

Мы не можем сказать, сколько это сэкономит, потому что это может быть что угодно, от нескольких килобайт до нескольких мегабайт, но это всегда стоит делать, если вы хотите убрать как можно больше жира из документа.

В качестве бонуса. Мы заметили, как этот трюк (копировать / вставить) с документом, решал странные ошибки в документах Word, которые иначе было трудно отследить.

Советы, которые могут помочь уменьшить размер документа

Некоторые советы кажутся полезными, но мы не смогли получить положительный результат. Мы не говорим, что они не помогут уменьшить размер вашего файла, но похоже, что вам понадобится особый набор обстоятельств, чтобы получить какую-то выгоду от них.

Мы настоятельно рекомендуем сначала попробовать советы из предыдущего раздела, а затем, если нужно, попробовать те которые ниже.

Выключить фоновые сохранения

Чем сложнее документ, и чем дольше он был сохранен, тем больше времени требуется для сохранения при нажатии кнопки «Сохранить». Чтобы обойти это, в Word есть настройка «Файл» ➔ «Параметры» ➔ «Дополнительно» с именем «Разрешить фоновое сохранение».


снимок экрана, как отключить фоновое сохранение документа Word


Этот параметр включен по умолчанию и сохраняет документ в фоновом режиме, пока вы над ним работаете. Идея состоит в том, что когда вы нажмете «Сохранить», будет меньше изменений, которые нужно сохранить, и поэтому он будет сохраняться намного быстрее.

Это в значительной степени является возвратом к тем временам, когда Word занимал пропорционально больший объем системных ресурсов, и в современных системах это, вероятно, не требуется, особенно если вы не редактируете слишком длинные или сложные документы.

Проверка покажет, влияет ли это на размер файла. Если оставить документ открытым с этим параметром, это никак не повлияет на размер нашего тестового документа (в то время как автоматическое восстановление действительно увеличит размер файла).

Внесение изменений в течение примерно 30 минут также не привело к значительному изменению размера документа, независимо от того, был ли параметр «Разрешить сохранение в фоновом режиме» включен или выключен. Отключение этого параметра также не повлияло на скорость сохранения документа.

Короче говоря, это зависит от вас. Если его отключение не уменьшает размер файла, оставьте его включенным, потому что все, что делает Word для автоматического сохранения документов, — это хорошо.

Конвертировать в RTF и затем конвертировать обратно в DOCX

RTF расшифровывается как Rich Text Format, и это открытый стандарт для документов, который обеспечивает немного больше форматирования, чем простой текст, но не имеет все навороты DOCX.

Идея преобразования DOCX в RTF состоит в том, что он удаляет все лишнее форматирование и все скрытые данные, так что при сохранении вашего RTF обратно в виде файла DOCX размер файла будет меньше.

Преобразование нашего 20-страничного тестового документа размером 721 КБ в формат RTF позволило увеличить размер файла до 19,5 МБ (поэтому не используйте RTF, если вам нужен маленький файл). Преобразование его обратно в DOCX привело к файлу, который был 714 КБ. Это экономия 7 КБ — менее 1% — и поскольку RTF не может справиться с некоторыми простыми форматами таблиц, которые мы использовали, нам пришлось переформатировать…., Что привело к увеличению размера до 721 КБ.

Похоже, что этот способ будет иметь много преимуществ для вашего документа, особенно когда современный DOCX имеет так много возможностей форматирования, которые RTF не может обработать.

Конвертировать в HTML, а затем конвертировать обратно в DOCX

Это та же идея, что и при конвертации в RTF, за исключением того, что HTML является веб-форматом. Наш тест на конверсию показал почти идентичные результаты с использованием RTF.

Мы попробовали это в нашем файле DOCX размером 721 КБ, и он преобразовал его в файл HTML размером 383 КБ. Преобразование его обратно в DOCX привело к файлу размером 714 КБ. Это экономия на 1%, но это отразилось на форматировании, особенно на заголовках, и их придется переделывать.

Распакуйте документ и сожмите его

Документ DOCX — это сжатый файл, например архив, созданный с помощью 7-Xip или WinRar. Это означает, что вы можете открыть его с помощью одного из этих инструментов и просмотреть все содержимое.

Один совет, который вы можете увидеть, — это извлечь все файлы из DOCX, добавить их в сжатый архив, а затем переименовать этот архив в расширение файла DOCX.

Теоретически это звучит правдоподобно, но, используя 7-Zip и WinRar и различные форматы архивов, мы обнаружили, что каждый раз, когда мы пытались открыть созданный нами файл .docx, Word говорил нам, что файл был поврежден.

В этой идее может быть некоторая заслуга — наш файл размером 721 КБ в итоге занял всего 72 КБ — но мы не рекомендуем его, если вы не хотите тратить много времени, чтобы заставить его работать.

Кроме того, экономия может быть вызвана тем, что процесс сжатия удаляет / сжимает что-то, что мешает Word открыть документ, но мы не уверены.

Обычно предлагаемые советы, которые, вероятно, не будут иметь никакого значения

В интернете есть несколько предложений, которые звучат разумно, но не будут иметь большого эффекта. Это не значит, что вы не должны их пробовать, просто вы не должны ожидать от них большого влияния на размер вашего документа.

Удалить предыдущие версии документа

Word сохраняет предыдущие версии документа, пока вы над ним работаете. Это функция автосохранения, и некоторые люди предлагают удалить их, выбрав «Файл»➔«Информация»➔«Управление документом» и удалив все старые версии.

Однако нет никакого смысла делать это, потому что эти старые версии хранятся в файловой системе Windows, а не в вашем документе Word.

Удаление их не сделает ваш документ меньше. Если вы хотите удалить любую предыдущую информацию о версии из документа, скопируйте содержимое в совершенно новый документ или выполните Файл ➔ Сохранить как, чтобы сохранить в новом документе, как мы предлагали ранее.

Вставить только текст, а не форматирование

Если вы хотите скопировать и вставить из одного документа в текущий документ, вы можете использовать различные параметры вставки.

Снимок экрана как вставить только текст из буфера обмена


Опция по умолчанию, используемая, если вы нажимаете кнопку «Вставить» (или нажимаете Ctrl + V), это «Сохранить исходное форматирование». Это копирует шрифты не по умолчанию и форматирование, например, полужирный, курсив и т. д. Но если вместо этого вы выберете опцию «Сохранить только текст», то, как утверждает теория, размер файла будет уменьшен путем удаления форматирования.

Мы попробовали это с 20-страничным документом, к которому применялось различное форматирование текста на каждой странице, и средняя разница в размерах составляла чуть менее 2 КБ на страницу.

Это может быть важно, если у вас есть документ объемом более 250 страниц, где его объем составляет около 0,5 МБ, но действительно ли у вас будет документ Word на 250 страниц без форматирования? Вероятно, нет, потому что он будет в основном не читаемым, поэтому вы потеряете свои сохранения, когда добавите форматирование обратно.

Любые преимущества этого метода, вероятно, сводятся к подсказке, которую мы дали выше — скопируйте и вставьте весь документ в новый документ, чтобы удалить предыдущие версии, старые изменения редактирования и так далее.

Изменить размер страницы

Word дает вам возможность изменить размер страницы, перейдя в Макет ➔ Размер и изменив размер по умолчанию на «Letter».

Снимок экрана как изменить размер документа на «Letter»


Есть всплывающие подсказки, в которых говорится, что если вы выберете меньший, но похожий размер, например, «А4», другие читатели не заметят, и вы получите небольшую экономию.

Мы попробовали это с 20-страничным документом с размером «Letter», который составлял 721 КБ. Мы изменили размер на «A4», «A5» (что в два раза меньше «A4») и «B5», и каждый раз наш документ оставался стабильным, равным 721 КБ. Другими словами, это не имело никакого значения для размера файла вообще.

Прекратить вложение лингвистических данных

В меню «Файл»➔«Параметры»➔«Дополнительно» есть настройка «Встраивать лингвистические данные», и в разных местах вы увидите советы, которые рекомендуют отключить эту функцию. На первый взгляд, это звучит разумно — не увеличат ли дополнительные лингвистические данные размер документа?

Короче говоря, ответ «нет», если вы используете современный файл .docx. Word обрабатывает лингвистические данные за кулисами и не занимает места в документе.

Отключение этой опции может немного изменить старые файлы .doc, но даже в этом случае, только если вы использовали инструмент для рукописного ввода, а в Word есть некоторая «информация для исправления распознавания рукописного ввода», которую необходимо сохранить. В противном случае это не имеет значения вообще.

Это наш довольно полный список способов сократить ваши файлы Word до нужного размера, но мы всегда в поиске новых методов, которые можно попробовать (или отменить).

Напишите в комментариях, если вы знаете метод, который мы пропустили, и мы проверим его!

Автор идеи: www.howtogeek.com

7 советов по сжатию файлов Word

За удобство приходится платить, и файлы Microsoft Word не исключение. Некоторые из используемых нами функций могут привести к большим размерам файлов. Это может быть проблемой, если у вас мало места на диске или вам нужно отправить эти файлы в виде вложений по электронной почте. Многие интернет-провайдеры и компании имеют ограничение на размер вложений электронной почты. В этом руководстве я выделю 7 советов, показывающих, как сжимать файлы Word.

В эту статью добавлены инструкции для Microsoft 365.

Совет 1. Вставьте графику вместо копирования и вставки

Людям нравится использовать копирование и вставку для добавления графики в Microsoft Word.Эта функция проста, но неэффективна, поскольку вставленное изображение представляет собой файл растрового изображения. Кроме того, разница в размерах файлов может быть поразительной, особенно если вы используете такой формат файла, как JPG, в качестве источника.

Чтобы вставить изображение в Microsoft Word,

  1. В меню Вставить выберите Изображение
  2. В подменю выберите Это устройство.
  3. Перейдите к своему изображению и нажмите кнопку Вставить .

Совет 2 — Сжатие изображений

В большинстве случаев вы можете сжать изображения, и ваш читатель не заметит разницы. Это также область, где вы можете экспериментировать со своими вкусами. Следует отметить, что параметр меню отображается только в том случае, если Microsoft Word находится в полноэкранном режиме.

Чтобы сжать изображение в Word,

  1. Щелкните изображение в документе.
  2. Вы должны увидеть рамку изменения размера вокруг изображения.
  3. Щелкните Формат изображения в верхнем меню.
  4. Щелкните Сжать изображения на панели инструментов.
Параметр «Сжать изображения» показывает, находится ли Word в полноэкранном режиме.
  1. Выберите нужный вариант в диалоговом окне « Сжать изображения» . Параметры будут отличаться в зависимости от вашего документа.
Выберите желаемые параметры изображения

Также помните, что вы можете уменьшить размер файла изображения с помощью других инструментов, кроме Microsoft Word.

  1. Щелкните ОК .

✪ Если вы не видите параметр сжатия изображения, вы можете ввести слова в поле поиска в верхней части панели инструментов.

Совет 3. Отключите эскизное изображение

Миниатюрное изображение — это маленькое изображение первой страницы документа. Раньше это называлось «изображением для предварительного просмотра». Он отображается в проводнике Windows, но я считаю его непоследовательным и не использую. Я уверен, что есть какой-то вариант использования, в котором добавляется ценность. Однако я не нашел.

Меня беспокоит, что если у вас есть большая графика на первой странице документа Microsoft Word, вы можете легко добавить 100 КБ к размеру файла.

Чтобы увидеть, есть ли эскизы

  1. Откройте документ Word.
  2. В меню Файл выберите Сохранить как . Если вы сохраняете файлы в OneDrive, выберите пункт меню Сохранить копию .
  3. Сохранить исходное имя файла.
Word сохраняет то же имя файла
  1. Щелкните ссылку Дополнительные параметры… .
  2. Снимите флажок для Сохранить эскиз .
Снимите флажок для сохранения эскиза
  1. Нажмите Сохранить .

Та же процедура работает для нового документа.Убедитесь, что вы не отметили опцию Сохранить эскиз.

Совет 4 — Используйте последний формат файла

Иногда трудно избавиться от старых привычек. Например, я встречал некоторых людей, которые до сих пор сохраняют свои документы Word в старом формате файла .doc. Они думают, что новые версии Word обратно совместимы. Хотя это правда, формат файла .docx предлагает больше возможностей и лучшее сжатие файлов.

Совет 5. Удалите скрытые свойства

Если вы когда-либо играли с цифровыми фотографиями, вы знаете, что камера фиксирует больше информации, чем может видеть пользователь.Microsoft Word похож в том, что он также содержит данные, которые трудно просмотреть из внешнего интерфейса. В основном это метаданные, и они могут не иметь никакой ценности. И в некоторых случаях эти данные могут включать личную информацию. Объем данных зависит от размера и сложности документа. Все это содержится в функции Inspect Document .

Эта функция является деструктивной, поскольку удаляет данные из документа. В большинстве случаев это приемлемо. Однако, если вы работаете в организации, которая хочет сохранить комментарии рецензентов и другие элементы, я бы сделал «Сохранить как файл» и переименовать.Таким образом, у вас будет исходный файл.

Чтобы проверить документ и удалить информацию

  1. Откройте документ Word и сохраните все недавние изменения.
  2. В меню Файл> выберите Информация .
  3. На панели Информация нажмите кнопку Проверить наличие проблем кнопку . Он находится слева от документа проверки .
Выберите «Проверить документ»
  1. Вы можете получить напоминание о необходимости сохранить документ. Если да, щелкните Да .
  2. Появится панель Инспектор документов .
  3. Выберите элементы, которые хотите проверить. Microsoft при необходимости предоставит более подробную информацию.
  4. Нажмите кнопку Проверить . Сканирование документа начнется.
  5. Нажмите кнопку Удалить все справа от элементов, которые нужно удалить без возможности восстановления. Возможно, вам придется прокрутить список вниз.
Не забудьте прокрутить вниз, чтобы увидеть все области
  1. Щелкните Закрыть .

Любой из этих пяти советов поможет сжать файл Word.Некоторые из этих советов приведут к лучшему уменьшению размера файла, чем другие, на основе элементов документа.

Совет 6. Конвертировать формат файла?

Вы можете задать вопрос, можете ли вы преобразовать документ Word в другой формат файла. Например, вы можете попробовать преобразовать исходный файл в формат PDF. Некоторым людям удалось затем преобразовать этот PDF-файл обратно в документ Word.

Мне не удалось уменьшить размер файла Word путем преобразования в PDF или обратного преобразования PDF в Word .Фактически, версии PDF были близки к размеру оригинала. Однако, когда я попытался преобразовать эти PDF-файлы в Word, размер файла резко увеличился. Как говорится, ваш пробег может отличаться.

Я думаю, что отчасти проблема в том, что Microsoft Word сохраняет много кода для легкого преобразования форматов файлов. С этим я столкнулся при преобразовании файлов Word в HTML.

Совет 7. Используйте онлайн-компрессор Word

Я предпочитаю всегда пытаться исправить проблемы внутренними силами.Однако бывают случаи, когда вы пытались выполнить все описанные выше действия, чтобы сжать размер файла Word, но он все равно слишком велик. В таких случаях вы можете попробовать сторонний сервис. Эти сервисы работают по-разному, но стараются сохранить качество документа.

Перед отправкой документа задайте себе следующие вопросы:

  1. Содержит ли ваш документ Word какую-либо личную или корпоративную конфиденциальную информацию?
  2. Своевременно ли сервис удаляет ваши файлы?
  3. Означает ли использование сервиса, что вы приняли участие в списке рассылки?
  4. Есть ли у службы простой способ связаться с ними?
  5. Есть ли у службы политика конфиденциальности и сообщается ли вам, что они делают с вашей информацией?
  6. Добавляет ли служба какие-либо водяные знаки или брендинг в новый файл Word?

Как видите, файлы Word можно сжимать разными способами.На самом деле все сводится к тому, сколько времени вы хотите потратить, чтобы получить наименьший размер. Эти советы помогут вам уменьшить размер файла Word, но будьте осторожны, чтобы не переборщить.

Связанные руководства по Word

Как уменьшить размер документа Microsoft Word (10 способов сжатия файла Word)

Сжимайте размер файла Microsoft Word и избегайте медлительности, повреждения и сбоев

от Avantix Learning Team | Обновлено 14 марта 2021 г. (

)

Применимо к: Microsoft ® Word ® 2010, 2013, 2016, 2019 и 365 (Windows)

Уменьшить размер документа Microsoft Word можно несколькими способами.Наиболее распространенная стратегия уменьшения размера файла Word — это сжатие изображений. Однако вы также можете использовать другие методы для работы с большими документами, такие как сохранение медиафайлов и файлов Word в других форматах и ​​ограничение использования определенных функций.

В этой статье мы рассмотрим 10 способов уменьшить размер документа Word:

  1. Сжать картинки
  2. Вставка изображений вместо копирования и вставки
  3. Использовать файлы изображений меньшего размера
  4. Применение стилей вместо ручного форматирования
  5. Сохранить копию больших файлов Word
  6. Изменить настройки автовосстановления
  7. Избегать или преобразовывать встроенные объекты
  8. Избегайте встроенных шрифтов
  9. Сохранить копию документа в формате PDF
  10. Сохранить копию документа в формате RTF

Примечание. Кнопки и вкладки ленты могут отображаться по-разному (с текстом или без) в зависимости от вашей версии Word, размера экрана и настроек панели управления.Для пользователей Word 365 вкладки ленты могут иметь разные имена. Например, вкладка «Формат изображения» может отображаться как «Формат изображения».

Рекомендуемая статья: Как скрыть комментарии в Word (или отобразить их)

Хотите узнать больше о Microsoft Word? Посетите наш виртуальный класс или живые классы Word>

Для просмотра размера файла документа Word:

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Щелкните «Информация».В области «Свойства» размер файла указан рядом с «Размер».

Для некоторых из следующих стратегий вам нужно будет закрыть и сохранить файл, а затем снова проверить размер файла, чтобы увидеть разницу в размере файла.

1. Сжать картинки

В идеале, если вы используете маленькие размеры при вставке изображений, это уменьшит размер ваших документов Word. Однако вы можете сжать одно или все изображения в файле Word. Вы можете попробовать это с одним изображением за раз, чтобы убедиться, что вы довольны результатом после сжатия.

Для сжатия изображения или изображений:

  1. Щелкните изображение.
  2. Щелкните вкладку Работа с рисунками «Формат» или «Формат рисунка» на ленте.
  3. Щелкните «Сжать изображения» в группе «Настроить». Появится диалоговое окно.
  4. Выберите параметр, чтобы применить только к текущему изображению, или снимите флажок, чтобы применить ко всем изображениям.
  5. При желании выберите опцию удаления обрезанных областей изображения.
  6. Выберите разрешение документа.
  7. Нажмите ОК.

2. Вставить изображения вместо копирования и вставки

Лучше вставлять изображения с помощью вкладки «Вставка» на ленте, а не копировать и вставлять из другого файла. При копировании и вставке изображение может потерять сжатие, изменить тип файла, а также добавить другие данные, которые могут увеличить размер файла.

Чтобы вставить картинку в Microsoft Word:

  1. Щелкните вкладку «Вставка» и щелкните «Картинка (а)». Появится диалоговое окно.
  2. Перейдите к месту с изображением.
  3. Щелкните изображение и щелкните Вставить или дважды щелкните изображение.

У вас также есть возможность установить ссылку на файл изображения, щелкнув стрелку рядом с надписью «Вставить» в диалоговом окне «Вставить изображение» и выбрав «Ссылка на файл». Однако изображение на самом деле не находится «в» файле (что уменьшает размер файла), поэтому, если вы отправите документ по электронной почте, изображения не будут включены.

3. Используйте файлы изображений меньшего размера

Лучше вставлять изображения меньшего размера, чтобы уменьшить размер файлов Word.Например, если вы вставляете изображения с телефона, сделанные с высоким разрешением, это приведет к увеличению размера документов. Создавайте, сохраняйте или отправляйте изображения с более низким разрешением и вставляйте изображения с более низким разрешением в свои документы.

Если вы используете стоковые изображения, выбирайте изображения с самым низким разрешением (с требуемым уровнем качества). Вы также можете открыть изображение в программе редактирования изображений (например, Microsoft Picture Manager или Adobe Photoshop), а затем сохранить его с более низким разрешением.

В Word 365 одним из главных виновников завышенного размера файла являются 3D-модели. Хотя 3D-модели вставляются не как изображения, а как 3D-модели, они являются изображениями. Вы не можете сжимать 3D-модели, как изображения других типов, поэтому вам может потребоваться удалить 3D-модели или использовать изображение вместо 3D-модели, если размер файла является проблемой.

4. Применение стилей вместо ручного форматирования

Чем больше ручного или прямого форматирования вы используете в документе Word, тем больше он станет.Это становится проблемой для очень больших документов. По возможности используйте стили, чтобы уменьшить размер файла и автоматизировать форматирование. Вместо того, чтобы применять к заголовку 14 пунктов, полужирный и синий, рассмотрите возможность использования стиля.

Чтобы применить стиль:

  1. Выберите контент, к которому вы хотите применить стиль (например, заголовок).
  2. Щелкните стиль в группе стилей на вкладке «Главная» на ленте.

Чтобы изменить стиль:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши стиль в группе «Стили» на вкладке «Главная» на ленте и выберите «Изменить».
  2. Внесите необходимые изменения.
  3. Нажмите ОК.

5. Сохраните копию больших документов Word

Неплохо периодически сохранять копию большого документа Word с помощью функции «Сохранить как». Если вы сохраните копию с помощью «Сохранить как», история версий и некоторые данные редактирования будут удалены во время процесса.

Чтобы сохранить копию файла Word:

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Выберите «Сохранить как». При необходимости щелкните Параметры или Дополнительные параметры.Появится диалоговое окно.
  3. Перейдите в нужное место и назовите файл другим именем (например, MarketingPlan2).
  4. Щелкните Сохранить.

Рекомендуется регулярно сохранять копии больших файлов и включать дату в имя файла (например, Marketing-Plan-May-7-2020). Это также поможет избежать повреждения документов.

Еще одна рекомендация — использовать вкладку «Обзор» на ленте, чтобы принять или отклонить отслеживаемые изменения, а затем отключить отслеживаемые изменения.Это можно сделать либо перед копированием, либо в копии. Широкое использование отслеживаемых изменений может замедлить работу большого документа и увеличить размер файла.

6. Измените настройки автовосстановления

Вы можете полностью отключить автовосстановление (не рекомендуется) или изменить время, когда Word создает файл автовосстановления. Word больше не будет восстанавливать ваши файлы Word в случае сбоя, если вы полностью отключите автовосстановление, поэтому используйте этот метод только в том случае, если вам очень комфортно с этим параметром.

Чтобы изменить время сохранения автовосстановления на большее время (например, 20 минут):

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Щелкните Параметры.
  3. В категориях слева нажмите Сохранить.
  4. В поле «Сохранять данные автовосстановления каждые 5 минут» измените время.
  5. Нажмите ОК.

Сохранить параметры автовосстановления отображаются в диалоговом окне параметров Word:

Чтобы отключить автовосстановление (не рекомендуется):

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Щелкните Параметры.
  3. В категориях слева нажмите Сохранить.
  4. Снимите флажок Сохранять информацию автосохранения каждые 5 минут.
  5. Нажмите ОК.

С другой стороны, если автовосстановление включено, и вы оставляете файл Word открытым, когда уходите с компьютера, файл продолжает увеличиваться в размере по мере того, как Word создает новые версии файла. Попробуйте закрыть файл, когда вы не работаете с ним.

7. Избегайте или преобразовывайте встроенные объекты

Если вы встраиваете объекты (например, лист Excel) в документы Word, это увеличит размер ваших файлов.Старайтесь избегать встраивания, если вам нужно уменьшить размер файла или преобразовать встроенные объекты в изображения.

Чтобы преобразовать внедренный объект в изображение, выберите его и нажмите Ctrl + Shift + F9. Чтобы преобразовать все внедренные объекты в изображения, нажмите Ctrl + A, чтобы выделить все, а затем нажмите Ctrl + Shift + F9. Некоторым пользователям также может потребоваться нажать Fn, чтобы активировать свои функциональные клавиши. Дополнительные сведения о вставке данных Excel в документ Word см. В статье 3 способа копирования данных Excel в Word.

8.Избегайте встроенных шрифтов

Другая причина, по которой файлы Word могут стать очень большими, — это встраивание шрифтов. Пользователи могут встраивать шрифты, если они используют нестандартный шрифт и планируют открыть файл на устройстве, на котором этот шрифт не установлен. При использовании нестандартных шрифтов, как правило, лучше установить шрифт на другом устройстве, чем встраивать (что может привести к ошибкам).

Чтобы отключить встраивание шрифтов:

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Щелкните Параметры.
  3. В категориях слева нажмите Сохранить.
  4. Убедитесь, что флажок «Встраивать шрифты в этот файл» снят, и нажмите «ОК».

Встроенные шрифты отображаются в параметрах Word в категории «Сохранить»:

9. Сохраните копию документа в формате PDF

Обычной практикой является сохранение файлов Word в формате PDF (Portable Document Format) для переносимости и уменьшения размера файла. PDF-документами можно поделиться с коллегами, если файл Word слишком велик.

Для сохранения копии документа Word в формате PDF (и сжатия изображений):

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Выберите «Сохранить как», а затем нажмите «Параметры» или «Дополнительные параметры», если необходимо. Появится диалоговое окно.
  3. Перейдите в нужное место и введите имя файла. Вы можете использовать то же имя, поскольку расширение будет другим (PDF).
  4. В разделе «Тип файла» выберите PDF.
  5. Щелкните Инструменты в правом нижнем углу диалогового окна. Появится раскрывающееся меню.
  6. Выберите «Сжать изображения». Появится диалоговое окно.
  7. Щелкните нужный вариант сжатия.
  8. Нажмите ОК.
  9. Щелкните Сохранить.

10. Сохраните копию документа в формате RTF

Другой метод, который вы можете попробовать, если файл Word кажется слишком большим или медленным, — это сохранить файл как файл RTF (Rich Text Format), повторно открыть его и снова сохранить в формате Word.

Чтобы сохранить копию документа Word как файл RTF:

  1. Щелкните вкладку Файл на ленте.
  2. Выберите «Сохранить как», а затем нажмите «Параметры» или «Дополнительные параметры», если необходимо.Появится диалоговое окно.
  3. Выберите RTF в качестве типа файла.
  4. Перейдите в нужную папку и введите имя.
  5. Щелкните Сохранить.
  6. Закройте файл.
  7. Щелкните вкладку «Файл» и выберите «Открыть».
  8. Дважды щелкните файл RTF.
  9. Щелкните вкладку «Файл» и выберите «Сохранить как».
  10. Перейдите в нужную папку.
  11. Выберите тип файла для документа Microsoft Word (.docx).
  12. Введите новое имя файла.
  13. Щелкните Сохранить.

Прочие вопросы

Другие функции, которые могут вызвать проблемы, включают большое количество объектов чертежа, вставку перекрестных ссылок и группировку заголовков с изображениями, поэтому вы можете избежать или ограничить использование этих функций. Также рекомендуется сохранять старые файлы в формате .doc в новый формат .docx.

Подпишитесь, чтобы получать больше подобных статей

Вы нашли эту статью полезной? Если вы хотите получать новые статьи, присоединяйтесь к нашему списку рассылки.

Дополнительные ресурсы

Как автоматически вставлять многоразовые фрагменты текста в Word с помощью быстрых частей

21 ярлык Microsoft Word для более быстрого форматирования

Как создать оглавление в Microsoft Word

Связанные курсы

Microsoft Word: средний / продвинутый

Microsoft Word: создание динамических документов Word с использованием полей

Microsoft Word: длинные документы Мастер-класс

Microsoft Word: доступные документы Word

Microsoft PowerPoint: средний / продвинутый

ПРОСМОТРЕТЬ КУРСЫ>

Как уменьшить размер документа Microsoft Word?

Если вам интересно: « Могу ли я уменьшить размер файла DOC ?» Вы, наверное, автор, составивший стостраничный роман.Документы Microsoft Word обычно не большие, но они могут быть такими же большими, как видео и игры (или даже больше). Это часто случается, когда вы заполняете его такими объектами, как:

  • большие изображения
  • очень длинный текст
  • встроенных шрифтов

Это представляет проблему при совместном использовании файла в Интернете, загрузка и скачивание может занять больше времени и может превышать ограничения на размер общего доступа к файлу.

Итак, вот , как получить файлы меньшего размера в Word.

Вставить содержимое правильно

Первым логическим шагом является вставка только содержимого небольшого размера.Если вы копируете текст с веб-сайтов и других документов Word, не вставляйте его просто в текстовый документ. Обычно он поставляется с исходным форматом, что означает больше данных.

Сделайте это вместо:

  1. Скопируйте текст с исходного сайта.
  2. Вставьте его в Блокнот Windows.
  3. Скопируйте текст из Блокнота Windows.
  4. Вставьте его в документ Word.

Проделайте то же самое с изображениями.

Если вы хотите вставить изображение в Word и внести в него несколько изменений, сделайте это:

  1. Скопируйте изображение из источника.
  2. Вставьте его в редактор изображений, например Microsoft Picture Manager.
  3. Отредактируйте и сохраните в редакторе изображений.
  4. Скопируйте из графического редактора и вставьте в Word.

Однако есть способ вставки изображений в Word лучше, чем метод копирования и вставки. Чтобы вставить изображение в удобном для места формате, таком как JPG, используйте меню в Word:

.
  1. В верхнем меню нажмите Вставить
  2. Выберите изображение .

Сжать содержимое в Word

Даже после правильной вставки компактного содержимого вы можете еще больше уменьшить размер файла, сжав это содержимое.

Здесь вы можете сжать все изображения сразу. Этот метод приведет к получению изображений более низкого качества, поэтому используйте его только в том случае, если качество изображения для вас не является большой проблемой. Выполните следующие действия:

  1. Зайдите в меню Word и выберите Сохранить как.
  2. Нажмите Инструменты> Сжать изображения.
  3. Выберите Разрешение для всех ваших изображений.

Удалить ненужное содержимое

Если после всего этого вы все еще хотите уменьшить размер файла, теперь вы можете подумать об удалении ненужного содержимого.

В этом случае вы можете удалить встроенные шрифты. Корпорация Майкрософт разработала такие встроенные шрифты, чтобы они не выглядели ненормально, когда кто-то, у кого не установлены шрифты, открывает ваш документ. Вкладыши занимают больше места.

Вот как их удалить:

  1. В меню Word выберите Файл.
  2. Затем выберите Опции.
  3. На вкладке Сохранить снимите флажок Вставить шрифты в файл.

Понятно, что вам могут понадобиться встроенные шрифты.Но даже здесь можно избежать встраивания универсальных системных шрифтов. Сделайте это, выполнив описанные выше действия и отметив Не встраивать общие системные шрифты.

Сжать весь документ

В конце концов, у вас больше не будет контента для сжатия или удаления в вашем документе. Но вы можете сжать весь документ.

Один из способов сжатия документа — сохранить его в формате DOCX, а не в формате DOC. Фактически, начиная с Word 2007, DOCX является форматом по умолчанию для сохранения документов Word.Таким образом, вам может не понадобиться применять этот параметр.

Однако он вам понадобится, если вы сохранили документ в формате DOC, обычно для обратной совместимости с предыдущими приложениями для обработки текста. Вот как преобразовать DOC в DOCX:

  1. В меню Word нажмите кнопку Office.
  2. Выберите Сохранить как.
  3. Выберите документ Word и сохраните.

Вот как уменьшить документ Word.

Последнее слово

РЕКОМЕНДУЕТСЯ

Решение проблем с ПК с помощью Auslogics BoostSpeed ​​

Помимо очистки и оптимизации вашего ПК, BoostSpeed ​​защищает конфиденциальность, диагностирует проблемы с оборудованием, предлагает советы по увеличению скорости и предоставляет более 20 инструментов для удовлетворения большинства потребностей в обслуживании и обслуживании ПК.

БЕСПЛАТНАЯ ЗАГРУЗКА
Уменьшение размера файла — один из способов сэкономить место на вашем компьютере. Это в конечном итоге увеличивает производительность компьютера. Однако для максимальной производительности ПК необходимо оптимизировать многие другие аспекты, что можно сделать автоматически с помощью Auslogics BoostSpeed.

Нравится ли вам этот пост? 🙂

Оцените, поделитесь или подпишитесь на нашу рассылку

3 голоса, средний: 3.67 из 5

Загрузка …

3 способа уменьшить размер документа Microsoft Word

Нужны файлы меньшего размера в документах Microsoft Word? Вот три быстрых способа уменьшить размер любого документа Word.

В большинстве случаев вы, вероятно, не сильно беспокоитесь о размере документов Microsoft Word. По сравнению с играми, видео и другими большими файлами они совсем не занимают много места.

Но если вы публикуете документ Word в Интернете, отправляете его по электронной почте или вам нужно сократить каждый возможный байт по какой-либо другой причине, вот три быстрых способа уменьшить размер вашего документа Word.

1.Сохранить в формате DOCX

Начиная с Word 2007, документы теперь сохраняются в формате DOCX вместо DOC.Единственная причина использовать DOC — если вам нужна обратная совместимость с древними приложениями для обработки текста.

Одно из преимуществ DOCX — гораздо меньшие размеры файлов.Документ размером в несколько мегабайт в формате DOC займет всего несколько сотен килобайт в формате DOCX.

При сохранении документов Word обязательно выберите формат DOCX .Если вы уже работаете с файлом DOC, откройте вкладку File в Word и выберите Convert на вкладке Info . Вам нужно будет принять приглашение и указать новое имя файла.

2.Сжать изображения

Прежде чем вставлять изображение в документ Word, внесите любые изменения в отдельный редактор изображений.Если вы редактируете в Word, он сохранит исходную версию и пустое место.

Вы также должны использовать меню Insert> Picture , чтобы добавить изображение с вашего компьютера в удобном для места формате, таком как JPG, вместо того, чтобы вставлять его.При вставке Word добавляет изображение в формате PNG или BMP, которые занимают много места.

Наконец, в меню «Сохранить как » вы можете выбрать «Инструменты »> «Сжать изображения » и выбрать для всех них разрешение «Разрешение ».В зависимости от документа вы можете отказаться от изображений более низкого качества, чтобы сэкономить больше места.

3.Удалить встроенные шрифты

Если вы используете собственный шрифт в документе, и тот, у кого этот шрифт не установлен, откроет его, он будет выглядеть неправильно.Чтобы бороться с этим, Word позволяет встраивать шрифты в документ, чтобы они работали везде.

Как вы понимаете, это занимает больше места.Перейдите в Файл> Параметры и на вкладке Сохранить не забудьте снять флажок Вставить шрифты в файл . Если у вас должны быть встроенные шрифты для определенного файла, вы можете проверить Не встраивать общие системные шрифты , чтобы исключить универсальные шрифты, такие как Arial.

Чтобы получить дополнительные советы, узнайте, как удалить лишнюю страницу в Word, и обязательно попробуйте эти скрытые функции Microsoft Word, которые сделают ваш день проще.

JPG vs.JPEG: в чем разница между этими форматами файлов изображений?

JPG и JPEG — это одно и то же? Или что-то совсем другое?

Читать далее

Об авторе Бен Штегнер (Опубликовано 1707 статей)

Бен — заместитель редактора и менеджер по адаптации в MakeUseOf.Он оставил свою работу в сфере ИТ, чтобы писать полный рабочий день в 2016 году, и никогда не оглядывался назад. В качестве профессионального писателя он освещал технические руководства, рекомендации по видеоиграм и многое другое уже более семи лет.

Более От Бена Стегнера
Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Пожалуйста, подтвердите свой адрес электронной почты в письме, которое мы вам только что отправили.

Как сжимать изображения в Microsoft Word

Сжатие изображений позволяет сохранить разумные размеры документов, сохраняя при этом приличное количество иллюстраций в ваших документах.

Когда размер становится проблемой, вы можете легко уменьшить размер изображений в документе Microsoft Word. Вы можете сделать это как в версии приложения для Windows, так и в Mac. Вот шаги, которые вы должны предпринять в обеих операционных системах.

Сжатие изображений в Microsoft Word для Windows

Чтобы уменьшить размер изображений в документах в Windows:

  1. Щелкните изображений , которые вы хотите сжать.
  2. Выберите Сжать изображения в разделе Работа с рисунками на вкладке Формат.
  3. Во всплывающем окне выберите один из вариантов. Чем меньше DPI, тем меньше становится размер изображения.
  4. Щелкните ОК , чтобы завершить процесс и уменьшить разрешение.
  5. Если вас не устраивает ваш выбор, нажмите «Отменить», чтобы удалить настройку.
  6. При необходимости повторите шаги с 1 по 4.

Во всплывающем окне вы можете выбрать изменение DPI для отдельного изображения или всех изображений в документе. Тебе решать.

Сжатие изображений в Microsoft Word для Mac

Для уменьшения размера изображений в Microsoft Word на Mac требуется немного другой подход. Используя тот же документ Word, что и раньше, вот как сжать изображения в документе на Mac:

  1. В Microsoft Word для Mac выберите «Файл »> «Уменьшить размер файла ».
  2. Выберите качество изображения в раскрывающемся меню.
  3. Выберите ОК .

Чтобы сжать выбранные фотографии в документе:

  1. Удерживая нажатой клавишу SHIFT на клавиатуре, затем по отдельности щелкните фотографий , которые вы хотите сжать.
  2. Щелкните Сжать изображения на вкладке Формат изображения.
  3. Выберите качество изображения в раскрывающемся меню.
  4. Выбрать Все изображения в этом файле или Выбранные изображения .
  5. Щелкните ОК .

Легко!

Вот как вы сжимаете изображения в документах Microsoft Word как на Windows, так и на Mac. Все просто, не правда ли? Это позволяет вам сохранять разумные размеры документов, сохраняя при этом приличное количество иллюстраций в ваших документах.

Сжать изображения в документе

Если вы используете в документе большие изображения, размер его файла быстро увеличивается.Вы можете уменьшить эту проблему, говорит Word сжать изображения.

Выполните следующие действия:

1. Если вы хотите сжать только одно изображение, выберите его. В противном случае нажмите одно изображение, чтобы Word сделал доступным раздел Picture Tools ленты Ribbon .

2. В разделе Работа с рисунками на вкладке Формат в Отрегулируйте группу , нажмите кнопку Сжать изображения :

3. Выберите параметры в диалоговом окне Сжать изображения :

В группе вариантов компенсации Группа :

  • Если вы хотите сжать только изображение, выбранное на шаге 1, выберите Применить только к этому изображение флажок. Чтобы сжать все изображения, оставьте этот флажок снятым.
  • Установите флажок Удалить обрезанные области изображений , если вы хотите, чтобы Word избавлялся от каких-либо частей вы обрезаете картинки. Если снять этот флажок, Word просто скроет «обрезанные» части.Этот скрытие — это хорошо, если вы хотите восстановить обрезанные части, но это плохо для размера файла и это также может иметь последствия для безопасности. Например, заказчик может восстановить часть изображение, которое вы намеревались вырезать из документа.

Группа Целевой выход выбирает:

  • кнопка выбора HD (330 ppi) ,
  • Печать (220 ppi) кнопка выбора,
  • Интернет (150 пикселей на дюйм) кнопка выбора,
  • Электронная почта (96 ppi) кнопка выбора.

Выберите параметр, чтобы сообщить Word, какое качество изображения вам нужно ( ppi — это пиксели на дюйм, большее число означает более высокое качество). Если вы не уверены, используйте параметр Использовать разрешение документа — вы всегда можете уменьшите его позже, но вы не сможете восстановить информацию, если выберете более низкую настройку.

4. Нажмите кнопку ОК . Word сжимает картинки в документ.

См. Также этот совет на французском: Компрессор комментариев к файлам изображений в документе.

Сжать изображения в документе

Если вы используете в документе большие изображения, размер его файла быстро увеличивается. Вы можете уменьшить эту проблему, говорит Word сжать изображения.

Следуй этим шагам:

1. Если вы хотите сжать только некоторые изображения, выберите их. Иначе, щелкните одно изображение, чтобы Word сделал доступным раздел Picture Tools на ленте .

2. На вкладке Формат в группе Настроить щелкните Сжать изображения кнопка:

3. Если вы хотите сжать только картинку или картинки, которые вы выбрали в шаг 1 установите флажок Применить только к выбранным изображениям в Сжать изображения чат. Чтобы сжать все изображения, оставьте этот флажок снятым:

4. Нажмите кнопку Options … , чтобы открыть программу сжатия . Диалоговое окно настроек :

5. Выберите настройки в области Параметры сжатия :

  • Автоматически выполнять базовое сжатие при сохранении — Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы Word при сохранении документа используйте его обычное сжатие.Это сжатие сохраняет высокое качество, но сводит к минимуму вздутие живота.
  • Удалить обрезанные области изображений — Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы Word избавлялся от любых части, которые вы обрезаете. Если снять этот флажок, Word просто скроет «обрезанные» части. Это скрытие хорошо, если вы хотите восстановить обрезанные части, но плохо для размера файла, и это также может иметь последствия для безопасности (например, заказчик может восстановить часть изображение, которое вы намеревались вырезать из документа).

6. В области Target Output выберите Print (220 ppi) кнопку выбора, кнопку параметра Screen (150 ppi) или кнопку E-mail (96 ppi) , чтобы Сообщите Word, какое качество изображения вам нужно ( ppi пикселей на дюйм, а большее число указывает более высокое качество). Если вы не уверены, используйте параметр Печать — вы всегда можете уменьшить его позже, но вы не сможете восстановить информацию, если выберете более низкую настройку.

7. Нажмите кнопку ОК . Слово закрывает сжатие Диалоговое окно Параметры и отображает диалоговое окно Сжать изображения .

8. Нажмите кнопку ОК . Word сжимает картинки в документ.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.