Как сделать в экселе предварительный просмотр: Предварительный просмотр страниц перед печатью

Содержание

Предварительный просмотр в Эксель

Содержание

Использование предварительного просмотра
- Переход в область предварительного просмотра
- Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы
- Режимы предпросмотра
- Навигация по документу
- Редактирование книги
Вопросы и ответы

Перед тем, как распечатывать готовый документ, созданный в любой программе, желательно предварительно просмотреть, как именно он будет выглядеть на печати. Ведь, возможно, что его часть не попадает в область печати или отображается некорректно. Для этих целей в Экселе существует такой инструмент, как предварительный просмотр. Давайте разберемся, как в него перейти, и как с ним работать.

Читайте также: Предварительный просмотр в MS Word

Главной особенностью предварительного просмотра является то, что в его окне документ будет отображаться точно так же, как после распечатки, в том числе с разбивкой на страницы.

В случае, если увиденный результат не удовлетворил пользователя, можно сразу отредактировать книгу Excel.

Рассмотрим работу с предварительным просмотром на примере программы Excel 2010. Более поздние версии этой программы имеют схожий алгоритм работы данного инструмента.

Переход в область предварительного просмотра

Прежде всего, разберемся, как попасть в область предварительного просмотра.

Находясь в окне открытой книги Excel, переходим во вкладку «Файл».
Далее перемещаемся в раздел «Печать».
В правой части открывшегося окна будет располагаться область предпросмотра, где отображается документ в том виде, в котором он будет выглядеть на печати.

Можно также заменить все эти действия простым нажатием сочетания горячих клавиш Ctrl+F2.

Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы

Но в версиях приложения ранее Excel 2010 перемещение в раздел предварительного просмотра происходит несколько по-другому, чем в современных аналогах.

Давайте вкратце остановимся на алгоритме открытия области предпросмотра для этих случаев.

Для перехода в окно предпросмотра в Excel 2007 нужно выполнить следующие действия:

Кликаем по логотипу Microsoft Office в верхнем левом углу запущенной программы.
В раскрывшемся меню наводим курсор на пункт «Печать».
В блоке справа откроется дополнительный список действий. В нем нужно выбрать пункт «Предварительный просмотр».
После этого в отдельной вкладке открывается окно предпросмотра. Для его закрытия следует нажать на большую красную кнопку «Закрыть окно предварительного просмотра».

Ещё больше отличается от Excel 2010 и последующих версий алгоритм перехода в окно предпросмотра в Excel 2003. Хотя он и проще.

В горизонтальном меню открытого окна программы щелкаем по пункту «Файл».
В раскрывшемся списке выбираем пункт «Предварительный просмотр».
После этого окно предпросмотра будет открыто.

Режимы предпросмотра

В области предпросмотра можно переключать режимы предварительного просмотра документа. Это можно делать при помощи двух кнопок, размещенных в нижнем правом углу окна.

При нажатии левой кнопки «Показать поля» отображаются поля документа.
Наведя курсор на нужное поле, и зажав левую кнопку мыши, в случае необходимости можно увеличивать или уменьшать его границы, просто передвинув их, тем самым редактируя книгу для печати.
Для отключения показа полей достаточно кликнуть ещё раз по той же кнопке, которой было включено их отображение.
Правая кнопка режима предпросмотра — «По размеру страницы». После её нажатия страница приобретает те размеры в области предпросмотра, какие она будет иметь на печати.

Для отключения данного режима достаточно ещё раз нажать на эту же кнопку.

Навигация по документу

Если документ состоит из нескольких страниц, то по умолчанию сразу в окне предпросмотра видна только первая из них. Внизу под областью предварительного просмотра указан номер текущей страницы, а справа от него общее количество страниц в книге Excel.

Чтобы просмотреть в области предварительного просмотра нужную страницу, требуется вбить через клавиатуру её номер и нажать на клавишу ENTER.
Для перехода на следующую страницу нужно кликнуть по треугольнику, направленному углом направо, который расположен справа от нумерации страниц.
Для перехода на предыдущую страницу требуется щелкнуть по треугольнику, направленному углом влево, который расположен слева от нумерации страниц.
Чтобы просмотреть книгу в целом, можно установить курсор на полосу прокрутки в крайней правой части окна, зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор вниз, пока вы не просмотрите документ в целом. Кроме того, можно воспользоваться кнопкой, расположенной внизу. Она находится под полосой прокрутки и представляет собой треугольник, направленный углом вниз. При каждом клике по этому значку левой кнопкой мыши будет совершен переход на одну страницу.
Аналогичным образом можно переходить и в начало документа, но для этого следует либо тянуть полосу прокрутки вверх, либо кликать по пиктограмме в виде треугольника, направленного углом вверх, которая расположена над полосой прокрутки.
Кроме того, можно совершать переходы на определенные страницы документа в области предпросмотра, воспользовавшись клавишами навигации на клавиатуре:
- Стрелка вверх – переход на одну страницу вверх документа;
- Стрелка вниз – переход на одну страницу вниз документа;
- End – перемещение в конец документа;
- Home – переход в начало документа.

Редактирование книги

Если в процессе предварительного просмотра вы выявили в документе какие-то неточности, ошибки или вас не устраивает оформление, то книгу Excel следует отредактировать. В случае, если нужно исправить само содержимое документа, то есть, данные, которые он содержит, то нужно вернутся во вкладку «Главная» и произвести необходимые действия по редактированию.

Если же нужно изменить только внешний вид документа на печати, то это можно сделать в блоке «Настройка» раздела «Печать», который расположен слева от области предпросмотра. Тут можно произвести смену ориентации страницы или масштабирования, в случае, если она не вписывается на один печатный лист, настроить поля, разделить документ по копиям, выбрать формат бумаги и выполнить некоторые другие действия. После того, как необходимые манипуляции по редактированию произведены, можно посылать документ на печать.

Урок: Как распечатать страницу в Экселе

Как видим, с помощью инструмента предварительного просмотра в Экселе можно перед выводом на принтер документа просмотреть, как он будет выглядеть при распечатке. Если отображаемый результат не будет соответствовать тому итогу, который пользователь желает получить, то он может отредактировать книгу и уже после этого посылать её на печать. Таким образом, будет сэкономлено время и расходный материал для распечатки (тонер, бумага и т. д.) в сравнении с тем, если бы пришлось распечатывать один и тот же документ несколько раз, в случае невозможности просмотреть, как он будет выглядеть на печати с экрана монитора.

Не работает предварительный просмотр файлов Excel в проводнике и Outlook

Обновлено 04.11.2020

Добрый день! Уважаемые читатели и гости одного из крупнейших IT блогов в рунете по системному администрированию Pyatilistnik.org. В прошлый раз мы с вами исправили ошибку с оборудованием «Сбой запроса дескриптора устройства», двигаемся дальше и вновь поговорим по офисный продукт от компании Microsoft. Сейчас в компании идет процесс миграции с Windows Server 2012 R2, на более свежие редакции и на одном из новых серверов люди стали жаловаться, что у них перестала работать область просмотра при выборе файлов Exel, как в проводнике, так и в Outlook, выскакивало сообщение «Нет данных для предварительного просмотра» . Ниже я вам покажу, как это исправить.

Описание проблемы

Не так давно я развернул терминальную ферму на базе Windows Server 2019, об этом я подробно писал. Произвел миграцию профилей пользователей и восстановил все предыдущие групповые политики, были проблемы с ассоциациями файлов, но я все поправил через GPO. RDS ферма стала жить своей новой жизнью, через какое-то время ко мне прилетела заявка из сервисдеска, где пользователь жаловался, что у него не работает область просмотра при выборе файла Exel. Выглядело, это вот так:

Нет данных для предварительного просмотра (No preview data)

А должно быть вот так. Мне сложно оценить на сколько это критично, но самому было интересно в этом разобраться.

В Outlook 2016 это выглядит вот так:

Предварительный просмотр файла невозможен , так как для него не установлено средство предварительного просмотра

Причины почему не работает область предпросмотра?

Если мы говорим про клиентские операционные системы, то например, после установки Windows 10 и установке в него офисного пакета, у вас не возникнет проблем с отображением области предварительного просмотра. За это отвечает такой компонент «Предварительный просмотр Microsoft Excel (Microsoft Excel previewer)«, который устанавливается вместе с самим MS Office, он так же есть и в пакете Office 365. И основной причиной выступает не правильная запись в реестре Windows, это может быть из-за установки других утилит или после восстановления системы.

Так же советую посмотреть статью, где у меня пропали офисные значки у файлов MS Office

Создаем ключи реестра для области просмотра файлов Exel и не только

Сразу хочу отметить, что принцип данного метода одинаков для любой версии MS Office, единственное отличие это конечная ветка, а сами ключи одинаковы. Для начала давайте я вам покажу ветки реестра для разных редакций и версий MS Office, где мы будим создавать ключи:

MS Oficce 365 — HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\REGISTRY\MACHINE\Software\Microsoft\Windows\ CurrentVersion\PreviewHandlers

MS Office 32 битный — HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\PreviewHandlers

MS Office 64 битный — HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Windows\CurrentVersion\PreviewHandlers

напоминаю, что открыть оснастку редактор реестра Windows вы можете из окна «Выполнить», написав в нем regedit.

Переходите по нужному пути, у меня операционная система Windows Server 2019 и тут уже существовал ключ реестра с нужным названием, но он имел не тот тип и не то содержимое, я говорю про ключ {00020827-0000-0000-C000-000000000046}.

{00020827-0000-0000-C000-000000000046} — это GUID Excel

Как видите тут ключ {00020827-0000-0000-C000-000000000046} имеет не верное значение «@%CommonProgramFiles%\Microsoft Shared\Office16\oregres.dll,-403», и именно из-за этого у нас при выборе фалов Excel не отображается зона просмотра.

Щелкаем правым кликом по данному ключу и смело его удаляем.

Щелкаем правым кликом и из контекстного меню выбираем пункт «Строковый параметр (REG_SZ)»

Задаем ему название {00020827-0000-0000-C000-000000000046} и значение Microsoft Excel previewer или Предварительный просмотр Microsoft Excel

Изменения вступят в силу сразу, перезагружать сервер или компьютер вам не потребуется.

Скачать готовые ключи реестра для исправления ошибки «Нет данных для предварительного просмотра» можно по ссылке — (Дополнения Windows пункт 47)

Если у вас по прежнему выскакивает ошибка и в проводнике или в Outlook, то еще нужно проверить один параметр реестра, где идет сопоставление форматов файлов с приложениями. Откройте раздел:

HKEY_CLASSES_ROOT\.xlsx\ShellEx\{ 8895b1c6-b41f-4c1c-a562-0d564250836f }

Убедитесь, что есть сам куст и в нем есть ключ с именем (По умолчанию) и содержимым {00020827-0000-0000-C000-000000000046}, это все тот же GUID MS Excel.

Дополнительные списки GUID для области предварительного просмотра

{00020827-0000-0000-C000-000000000046} — Excel — Значение Microsoft Excel previewer
{031EE060-67BC-460d-8847-E4A7C5E45A27} — Windows Dedia Player — значение Windows Media Player Rich Preview Handler (Устраняет ошибку: Невозможно выполнить предварительный просмотр этого файла из-за ошибки в Обработчик просмотра проигрывателя windows media player
{13D3C4B8-B179-4ebb-BF62-F704173E7448} — Файлы . contact — Значение Windows Contact Preview Handler
{1531d583-8375-4d3f-b5fb-d23bbd169f22} — txt файлы — Значение Windows TXT Previewer
{21E17C2F-AD3A-4b89-841F-09CFE02D16B7} — Visio — Значение Средство предварительного просмотра Microsoft Visio или Microsoft Visio previewer
{53BEDF0B-4E5B-4183-8DC9-B844344FA104} — MAPI — Значение Microsoft Windows MAPI Preview Handler
{64644512-C345-469F-B5FB-EB351E20129D} — Directum -Значение DIRECTUM primary accounting documents
{65235197-874B-4A07-BDC5-E65EA825B718} — Power Point — Значение Средство предварительного просмотра Microsoft PowerPoint или Microsoft PowerPoint previewer
{84F66100-FF7C-4fb4-B0C0-02CD7FB668FE} — Word — Значение Средство предварительного просмотра Microsoft Word или Microsoft Word previewer
{8a7cae0e-5951-49cb-bf20-ab3fa1e44b01} — Файлы шрифтов — Значение Windows Font previewer
{92dbad9f-5025-49b0-9078-2d78f935e341} — Mail — Значение Microsoft Windows Mail Mime Preview Handler
{a42c2ccb-67d3-46fa-abe6-7d2f3488c7a3} — RTF — значение Windows RTF Previewer
{b9815375-5d7f-4ce2-9245-c9d4da436930} — Mime — Значение Microsoft Windows Mail Mime Preview Handler
{BFD468D2-D0A0-4bdc-878C-E69C2F5B435D} — HTML — Значение Microsoft Windows Mail Html Preview Handler
{DC6EFB56-9CFA-464D-8880-44885D7DC193} — PDF — Значение Adobe PDF Preview Handler for Vista
{f8b8412b-dea3-4130-b36c-5e8be73106ac} — MAIL HTML — Значение Microsoft Windows Mail Html Preview Handler
{85862EDA-F507-4d5b-ACA9-BB2C34A85682} — XPS — Значение Microsoft XPS Rich Preview Handler
{E64164EB-1AE0-4C50-BAEF-A413C2B3A4BC} — 3MF Shell Thumbnail — Значение Microsoft 3MF Shell Thumbnail and Preview Handler
{691100A7-2A53-456B-BFE5-6BA17A0AB768} — Asm — Значение Delphi Asm Preview Handler
{B8961094-8033-4D5B-AAB3-A6BCC76EB7A5} — Cpp — Значение Delphi Cpp Preview Handler
{5B96A782-E9C7-4620-B9DA-4B219BF97AB3} — Xml — Значение Delphi Xml Preview Handler
{AD8855FB-F908-4DDF-982C-ADB9DE5FF000} — Значение Delphi Preview Handler
{f2d43dd7-1233-4d5f-9032-b82a570aee81} — RESX — Значение MSDN Magazine RESX Preview Handler
{21c532d1-6f1a-4f53-a000-0468a4337ab5} — MSI — Значение MSDN Magazine MSI Preview Handler
{574fffaa-17f6-44b1-a1b4-177ab5900a51} — Magazine PDF — Значение MSDN Magazine PDF Preview Handler
{df9e65b0-7980-4053-9fcf-6e9af953a9f4} — Binary — Значение MSDN Magazine Binary Preview Handler
{853f35e3-bd13-417b-b859-1df25be6c834} — ZIP — Значение MSDN Magazine ZIP Preview Handler
{739972dc-dad1-4e8c-bb82-113de4b16b13} — Значение MSDN Magazine Resources Preview Handler
{2d6dad69-f296-4be0-ab9e-6ed642aef76b} — Значение MSDN Magazine Strong Name Key Preview Handler
{8fd75842-96ae-4ac9-a029-b57f7ef961a8} — Internet Explorer — Значение MSDN Magazine Internet Explorer Preview Handler
{47f228f7-5338-4bb4-af7b-7b52278e1095} — CSV — Значение MSDN Magazine CSV Preview Handler
{e90a8adf-a1a7-42e8-87b9-02b3bfee31f7} — Serialized Ink — Значение MSDN Magazine Serialized Ink Preview Handler
{dec9ca47-e4cd-4eed-8f1b-b0567a489f0a} — XAML — Значение MSDN Magazine XAML Preview Handler

Теперь я думаю что у вас все должно быть хорошо с область предварительного просмотра в проводнике Windows и Outlook. На этом у меня все, с вами был Иван Семин, автор и создатель IT портала Pyatilistnik.org.

Как получить предварительный просмотр перед печатью в Excel (Краткое руководство)

Главная / Основы Excel / Предварительный просмотр перед печатью

Опция предварительного просмотра доступна в Excel 2010, и теперь она называется «Печать». Чтобы получить печать, вам нужно использовать сочетание клавиш Control + P. Это позволяет вам увидеть предварительный просмотр текущей страницы и внести любые изменения перед ее печатью.

В этом уроке мы изучим использование функции предварительного просмотра печати вместе с ее настройками и параметрами в Excel.

Шаги для отображения предварительного просмотра печати

Из вкладки «Файл»

Во-первых, вам нужно выбрать все данные, которые вы хотите напечатать.

После этого перейдите на вкладку «Файл» и из списка параметров выберите параметр «Печать».

Использование сочетания клавиш

Вы также можете распечатать данные, нажав сочетания клавиш CTRL +P. Как только вы нажмете эти клавиши, откроется страница предварительного просмотра печати.

Параметры страницы

Кнопка печати: находится в верхней левой части страницы. И когда вы нажмете, он распечатает страницу, которую вы показали справа.

Копии: Здесь вы можете указать количество копий, которые вы хотите напечатать.

Принтер: Выберите принтер и дайте команду на печать страницы. Если принтера нет в списке, сначала добавьте его.

Диапазон печати Раскрывающийся список

Активный лист: Чтобы напечатать активный лист, выберите активные листы для печати в раскрывающемся списке диапазона печати и нажмите «Печать».

Печать всей книги: у вас есть возможность распечатать несколько листов из одной книги. И для этого вам нужно выбрать печать всей книги, как показано ниже.

Печать выделенного: этот параметр особенно используется, когда вы хотите напечатать определенный диапазон ячеек вместо всего листа. Для выбора печати вам нужно сначала выбрать ячейки, а затем щелкнуть выбор печати в раскрывающемся списке.

Ориентация страницы

Книжная ориентация: если у вас есть данные с большим количеством строк на листе, выберите книжную ориентацию, так как это поможет вам разместить все строки на одной странице.

Альбомная ориентация: Альбомная ориентация, как и большее количество строк, поможет вам разместить большое количество столбцов на одной странице.

Формат бумаги: Следующим после выбора ориентации страницы является выбор размера бумаги. Это в сантиметрах и различных формах, таких как письма, листы А4, юридические, конверты и так далее.

Поля: помогает установить поля листа и данные сверху, снизу, слева, справа, а также верхний и нижний колонтитулы. Он делится на три категории: нормальный, широкий и узкий, и вы также можете настроить его в соответствии со своими потребностями.

Масштабирование: Эта функция используется для внесения некоторых корректировок в соответствии с вашими данными на странице, чтобы они не обрезались принтером во время печати. В раскрывающемся списке масштабирования вы можете выбрать нужный вариант.

В следующем примере мы выбрали параметр «Уместить лист на одной странице», чтобы разместить все данные на одной странице. Но при этом ваши данные сократились, и их очень трудно читать.

Предварительный просмотр печати в Excel – Использование опции предварительного просмотра печати

Сегодня вы узнаете, как выполнять предварительный просмотр печати в Excel, помимо других параметров и настроек печати. В большинстве случаев пользователи застревают между завершением листа для печати. В этом случае вы получите помощь из этого поста, поскольку узнаете, как настроить страницу для печати, как использовать предварительный просмотр печати и получить потрясающие отпечатки документов.

Итак, приступим:

Что такое предварительный просмотр в таблицах Excel?

В настройках печати Excel есть функция предварительного просмотра, которая просто показывает, как документ может быть напечатан и как он будет выглядеть на бумаге.

Вы можете легко управлять настройками печати так, как вам нужно, и ваш окончательный отпечаток будет иметь все, что вам нужно, например, содержимое, поля и другое форматирование. Всегда полезно выполнить предварительный просмотр перед печатью документа.

Если есть ненужные вещи, которые вам нужно удалить с листа, вы можете легко сделать это перед печатью. Это сэкономит и время, и силы.

Как распечатать предварительный просмотр в Excel? (Пример)

Чтобы понять, как просмотреть окончательный документ перед печатью, выполните следующие действия:

Предположим, у вас есть отчет с большим набором данных:

Выберите все данные для печати .

Теперь нажмите клавиши CTRL + P на клавиатуре.
Появится новое окно параметров печати.

В новом окне вы увидите два раздела; Параметры настройки печати и раздел Предварительный просмотр. В конце экрана появится еще один раздел, в котором вы найдете количество листов для печати. Например, вам нужно распечатать 36 листов, и виден предварительный просмотр только одного листа.
Просмотрите заголовки данных и просмотрите предварительный просмотр.

В данных, используемых здесь, вы можете увидеть 11 заголовков, приведенных ниже:

 Имя_имя

Фамилия

Название компании

Адрес

Город

округ

Состояние

Почтовый индекс

Телефон1

Телефон2

Электронная почта

Вам нужно, чтобы эти данные были напечатаны на одной странице, но посмотрите на предварительный просмотр:

Видны только 4 заголовка из 11.

Другие столбцы будут напечатаны после этих 4 заголовков. Вам нужно будет расположить их по порядку, как только они все будут напечатаны.

Без сомнения, это утомительная работа, поэтому вам всегда нужно предварительно устанавливать параметры печати и использовать параметр «Предварительный просмотр».

Как настроить страницу предварительного просмотра перед печатью?

Для этого нужно выбрать данные для установки страницы.
Теперь откройте вкладку «Разметка страницы» и выберите параметр «Область печати».

Щелкните параметр «Установить область печати».

Вы можете установить область, которую вам нужно распечатать.
Нажмите CTRL + P еще раз, чтобы открыть экран предварительного просмотра перед печатью.

Здесь вам нужно, чтобы все заголовки были напечатаны на одном листе, и для этого вы должны выбрать параметр «Подогнать все столбцы на одной странице», расположенный в разделе «Масштабирование страницы».
Чтобы просмотреть все параметры, щелкните раскрывающееся меню «Без масштабирования».

Оттуда вы можете выбрать «Поместить все столбцы на одной странице».

Теперь вы заметите, что все столбцы расположены на одной странице. Разница, которую вы заметите, заключается в размере шрифта из-за большого набора данных, размер шрифта обрезается.

Из-за маленького размера шрифта, как вы сможете прочитать содержимое и убедиться, правильно оно или нет?
Для решения этой проблемы необходимо настроить масштабирование, изменив ориентацию страницы с книжной на альбомную.