Как сделать оглавление в Word за несколько секунд
7 июня 2018ЛикбезmacOS
Примените к заголовкам правильные стили, и программа сделает всё автоматически.
Поделиться
0Помимо простоты и скорости, у этого способа есть ещё несколько весомых преимуществ перед ручным вводом. Если вы решите изменить структуру документа, оглавление можно будет легко перестроить под неё. Кроме того, подзаголовки станут ссылками, которые быстро открывают соответствующие разделы текста.
Эта инструкция подходит для всех вариантов Word, кроме Word Online: веб-версия не умеет создавать автоматическое оглавление. Расположение и названия некоторых элементов интерфейса в старых выпусках программы могут отличаться, но общий порядок действий в них сохраняется.
1. Выберите стили для заголовков
Расставьте заголовки в тексте и примените к ним стили форматирования с названиями в формате Заголовок N. Соблюдайте иерархию. Например, если для заголовков самого верхнего уровня вы выбрали стиль «Заголовок 1», для следующего уровня заголовков выбирайте стиль «Заголовок 2» и так далее.
Чтобы применить стиль к заголовку, выделите последний и кликните по соответствующему стилю на панели инструментов. Если на панели отсутствуют нужные стили, откройте их с помощью комбинации клавиш Alt + Ctrl + Shift + S. В правой части экрана должна появиться дополнительная панель со всеми стилями.
2. Добавьте оглавление в документ
Чтобы программа добавила оглавление на основе отформатированных вами заголовков, переместите курсор в начало текста и кликните на панели инструментов «Ссылки» → «Оглавление» → «Автособираемое оглавление 1».
Если хотите, чтобы оглавление располагалось на отдельной странице, добавьте до и после него разрывы. Для этого поставьте курсор перед оглавлением и кликните «Вставка» → «Разрыв страницы». Затем переместите курсор в конец оглавления и сделайте то же самое.
Если в будущем вы отредактируете документ и оглавление устареет, обновите его: щёлкните по нему левой кнопкой мыши, затем нажмите «Обновить таблицу» и выберите обновление только номеров страниц или всего оглавления.
Вы можете быстро перемещаться к разделам текста, кликая левой кнопкой по соответствующим пунктам оглавления. Но чтобы ссылки работали, удерживайте клавишу Ctrl.
3. При желании настройте вид оглавления
Если внешний вид стандартного оглавления вас не устроит или оно не отобразит все заголовки, вы можете удалить его и настроить новое оглавление под свои нужды. В таком случае кликните «Ссылки» → «Оглавление» → «Настраиваемое оглавление».
Когда откроется окно с настройками, укажите параметры оглавления, которые вам нужны. Здесь можно убрать заполнитель (точки возле пунктов), скрыть или переместить номера страниц, выбрать количество отображаемых уровней и отредактировать их иерархию.
Читайте также 🖨💻📅
- 25 секретов Word, которые упростят работу
- Как поставить ударение в Word
- Как настроить интервалы в Word
- 3 способа уменьшить размер документа в MS Word
- Как вставить, редактировать или убрать колонтитулы в Word
Автособираемое оглавление
Автособираемое оглавлениеMicrosoft Word
Автособираемое оглавление – замечательная фишка текстового редактора, которая позволяет значительно упростить работу с документом.
В чём смысл автособираемого оглавления?
Уже по названию можно догадаться, что это оглавление (содержание) собирается автоматически. То есть само копирует в себя названия заголовков и указывает номера страниц, где они расположены.
Как сделать автособираемое оглавление?
Для начала, нужно разобраться с уровнями и чем они отличаются. Итак, у нам доступны 3 уровня (при желании можно добавить):
уровень 1
уровень 2
уровень 3
Уровень 1 – это основной заголовок начального уровня. Если Вы пишете дипломную или курсовую работу, то к такому уровню будут относиться, например, «Введение», «Глава 1», «Глава 2», «Глава 3», «Заключение», «Список литературы» и т.д.
Уровень 2 – это так называемый подуровень. Он может находиться внутри первого уровня. Как правило, встречается в тех случаях, когда большая глава разделяется на несколько частей. Такие части могут иметь названия «Глава 1.
1», «Глава 1.2», «Глава 2.1», «Глава 2.2» и т.д. Любая глава первого уровня может содержать в себе сколь угодно подглав второго уровня. В свою очередь, главы 2го уровня также могут состоять из частей. И эти части будут уже 3-го уровня («Глава1.1.1», «Глава 1.1.2» и т.д.).
Подобную иерархию при необходимости можно продолжать и дальше: четвёртый уровень, пятый и т.д.
Переходим к практике.
Вся работа разделится на две части:
1. Присвоение заголовкам текста нужные уровни
2. Вставка автособираемого оглавления в начало или в конец документа
Выделяем заголовок.
Переходим на вкладку «Ссылки». Первая часть данной вкладки относится как раз к оглавлению.
Нажимаем на кнопку «Добавить текст» и выбираем нужный уровень
То же самое проделываем с остальными заголовками и подзаголовками.
На первый взгляд, это кажется долго и муторно, но в дальнейшем всё же значительно экономит время.
Теперь приступаем к самому интересному: вставляем оглавление.
Выбираем место в документе, где будет оглавление. Мне удобнее вставить его вначале.
Снова выбираем вкладку «Ссылки» — нажимаем «Оглавление» и выбираем понравившейся вариант.
В результате должно появиться готовое оглавление с заголовками, которые вы выделили с указанием номеров страниц.
В чём преимущества такого оглавления?
Оглавление можно составить и вручную. Но для этого нам также придётся выделять все заголовки, чтобы их скопировать, нужно вручную просмотреть весь документ и записать, что на какой странице находится. И самое неприятное – вручную выровнять края при помощи точек. Неприятное потому, что ровно выровнять обычно не получается.
Автособираемое же оглавление всё делает быстро, точно и красиво.
Второе преимущество. Если текст время от времени подвергается редактированию, то номера страниц и названия заголовков в оглавлении могут отличаться от истинного положения дел. Например, была добавлена новая глава, убрана старая, изменены пару заголовков и изменились номера страниц, на которых расположены главы.
Если оглавление делалось вручную, то потребуется немало труда и времени, чтобы привести его в соответствие. Если же оглавление автоматическое, то достаточно сделать следующее
Выделить оглавление или просто нажать в нём на любой заголовок. Сверху оглавления появятся несколько кнопок. Нажимаем «Обновить таблицу» и выбираем нужный вариант. В случае, если заголовки не менялись, а изменились только номера страниц, то выбираем вариант «Обновить только номера страниц», если же документ претерпел значительные изменения (удалялись, добавлялись главы, менялись заголовки и т.д.), то выбираем вариант «Обновить целиком».
Оглавление сразу придёт в соответствие и сэкономит ваше время на его редактирование.
Третье преимущество. Быстрый переход к нужной главе. Оглавление содержит не просто названия заголовков, а ссылки на эти заголовки в тексте. Удерживая клавишу CTRLнажимаете мышкой на нужный заголовок и тут же перемещаетесь в нужное место в документе. В жизни бы так – ткнул пальцем в глобус и ты уже в желаемом месте.
..
Как создавать и использовать записи автотекста в Microsoft Word
Вы устали от повторного ввода одних и тех же блоков текста в Word? Экономьте время с помощью записей автотекста в Word. Храните общие блоки текста, которые вы набираете повторно.
Вам надоело постоянно вводить одни и те же блоки текста в Word? Если вы часто печатаете такие вещи, как название и адрес вашей компании или абзацы текста, общие для многих типов документов, которые вы создаете, автотекст в Word станет вашим другом.
Вы можете сохранять блоки текста в записях автотекста и вставлять их в любой документ Word несколькими простыми способами. Сегодня мы покажем вам, как создавать, редактировать и удалять записи автотекста, а также несколько способов легко вставить их в любой документ Word.
Показать метки абзаца в документе
Если вы хотите, чтобы форматирование для всех абзацев, включая последний, сохранялось вместе с текстом в записи автотекста, выберите метку последнего абзаца.
Знак абзаца в конце каждого абзаца сохраняет форматирование этого абзаца. Если вы применили какое-либо форматирование символов, например жирный шрифт или курсив, оно автоматически сохраняется в записи автотекста.
Если вы не видите метки абзаца в документе, нажмите кнопку Главная таб. В разделе Абзац щелкните символ абзаца. Теперь вы можете увидеть последний знак абзаца и выбрать его.
Создать новую запись автотекста
Чтобы создать новую запись автотекста, выберите текст, который вы хотите добавить в коллекцию записей автотекста. Или, если у вас нет текста, введите текст в документ, а затем выберите его.
На вкладке Вставка щелкните Экспресс-детали в разделе Текст . Затем наведите указатель мыши на Автотекст и выберите Сохранить выделение в галерее автотекста из подменю.
В галерее автотекста могут отображаться другие элементы, например элементы, скопированные в Spike.
Примечание. Вы также можете заметить параметр Сохранить выбранное в галерее быстрых деталей, доступный в нижней части меню Быстрые детали . Этот параметр добавляет выделенный текст в качестве записи экспресс-блоков, а не записи автотекста. Быстрые части и записи автотекста являются строительными блоками и сохраняют текст для последующего использования. Вы можете сохранить запись как быструю часть, но в этой статье мы будем работать с записями автотекста.
Поскольку записи автотекста являются стандартными блоками, отображается диалоговое окно Создать новый стандартный блок .
Введите уникальное имя для записи автотекста. Позже в этой статье мы покажем вам, как ввести запись автотекста в ваш документ, просто набрав несколько символов. Для этого вы должны сделать начало имени записи автотекста отличным от других записей автотекста. Если это похоже на имена других записей, вам придется ввести больше символов, чтобы Word знал, какую запись вы хотите вставить.
Убедитесь, что в раскрывающемся списке Галерея выбран Автотекст. Это должно быть по умолчанию.
Общее выбрано по умолчанию в раскрывающемся списке Категория . Изначально это единственный выбор, и для нашего примера мы выберем категорию General . Но вы можете создать пользовательскую категорию, выбрав Создать новую категорию из раскрывающегося списка Категория . Введите имя для своей пользовательской категории в Create New Category и нажмите OK . Новая категория добавляется и выбирается автоматически в раскрывающемся списке Категория .
Вы можете ввести Описание для записи автотекста, если это поможет уточнить, для чего предназначена эта запись. Если запись говорит сама за себя, вам не нужно вводить описание.
Записи автотекста сохраняются в шаблонах, а не в документах. Таким образом, они будут доступны в любом документе на основе шаблона, в котором они сохранены.
0013 Обычный шаблон является выбором по умолчанию в раскрывающемся списке Сохранить в . Вы можете сохранять записи автотекста в пользовательских шаблонах, но мы собираемся принять значение по умолчанию, чтобы сохранить нашу новую запись в шаблоне «Normal.dotm».
Примечание. Чтобы сохранить запись автотекста в пользовательском шаблоне, этот шаблон должен быть открыт, чтобы он был доступен в раскрывающемся списке Сохранить в .
Наконец, есть несколько вариантов на выбор:
- Чтобы вставить запись автотекста на отдельную страницу документа, выберите Вставить содержимое на отдельную страницу . Это отделит текст из записи автотекста от остальной части документа с разрывами страниц.
- Чтобы вставить запись автотекста в отдельный абзац, даже если курсор находится в середине абзаца, выберите Вставить содержимое в отдельный абзац .
- Для всего остального содержимого выберите Вставить только содержимое .
Нажмите ОК .
Когда вы закрываете последний открытый документ Word, может отображаться следующий документ, если у вас включена опция, предлагающая сохранить обычный шаблон.
Щелкните Сохранить , чтобы сохранить шаблон «Normal.dotm» с добавленной записью автотекста.
Примечание. Если Word не предлагает сохранить обычный шаблон при его изменении, см. ниже, чтобы включить этот параметр.
Если у вас не появляется указанное выше диалоговое окно и вы хотите, чтобы при его изменении вам предлагалось сохранить обычный шаблон, перейдите к шагу 9.0013 Файл > Параметры > Дополнительно . В разделе Сохранить справа установите флажок Подсказка перед сохранением обычного шаблона . Нажмите OK .
Вставка записи автотекста на вкладке «Вставка»
Существует несколько простых способов вставки записи автотекста в документ Word.
Один из способов — использовать кнопку Quick Parts .
В разделе Text на вкладке Insert щелкните Quick Parts .
Наведите указатель мыши на автотекст в меню и щелкните элемент автотекста, который вы хотите вставить из подменю.
Вставка записи автотекста с помощью автозаполнения
Другой способ вставить запись автотекста — начать вводить имя записи автотекста. Отображается небольшое всплывающее окно, показывающее часть соответствующей записи автотекста и предлагающее нажать . Введите для вставки. Нажмите Введите , чтобы вставить запись в ваш документ в месте, где находится курсор. Вы также можете нажать F3 , чтобы вставить соответствующую запись.
Содержимое записи автотекста вставляется в документ, включая исходное форматирование и разрывы строк.
Если вы не видите предложение автозаполнения, когда начинаете вводить имя записи автотекста, параметр Показать предложения автозаполнения не включен.
Чтобы включить этот параметр, выберите Файл > Параметры > Дополнительно .
В разделе Editing Options отметьте Поле Показать предложения автозаполнения .
Нажмите OK .
Теперь вы должны увидеть всплывающую запись автотекста, когда вы начнете вводить ее имя. Нажмите Введите , чтобы вставить его.
Добавить автотекст на панель быстрого доступа
Вы можете ускорить и упростить вставку записей автотекста, добавив кнопку автотекста на панель быстрого доступа.
Щелкните стрелку вниз на панели быстрого доступа и выберите Дополнительные команды .
Экран Панель быстрого доступа отображается в диалоговом окне Параметры Word .
Выберите Все команды из раскрывающегося списка Выберите команды из .
Затем выберите Автотекст в списке слева и нажмите Добавить , чтобы добавить кнопку Автотекст в список справа.
Нажмите OK .
Чтобы вставить запись автотекста, нажмите кнопку Автотекст на панели быстрого доступа и выберите запись в меню.
Создать ярлык для записи автотекста
Если вы предпочитаете использовать клавиатуру, вы можете добавить сочетание клавиш для созданной вами записи автотекста.
Щелкните правой кнопкой мыши ленту и выберите Настройка ленты .
Отображается экран Настройка ленты в диалоговом окне Параметры Word .
В нижней части списка команд слева нажмите Настроить рядом с Сочетания клавиш .
В поле Категории в диалоговом окне Настройка клавиатуры выберите Building Blocks .
Затем выберите запись автотекста в поле Building Blocks справа. Например, мы выбираем нашу запись автотекста MyAddress .
Поместите курсор в поле Нажмите новую комбинацию клавиш и нажмите комбинацию клавиш, которую хотите использовать.
Щелкните Присвоить .
Ваш ярлык добавлен в поле Current Keys .
Нажмите Закрыть .
Нажмите OK в диалоговом окне Параметры Word , чтобы закрыть его.
Теперь вы можете использовать новое сочетание клавиш для вставки записи автотекста.
Изменение содержимого записи автотекста
Что делать, если вам нужно изменить созданную вами запись автотекста? Возможно, вы переехали, и вам нужно изменить адресную запись автотекста.
Сначала введите всю измененную запись в новый или существующий документ Word. Затем выберите его с отметкой последнего абзаца, если вы хотите сохранить форматирование.
На вкладке Вставка щелкните Экспресс-детали в разделе Текст .
Затем наведите указатель мыши на автотекст и выберите Сохранить выделение в галерее автотекста в нижней части подменю.
В диалоговом окне Create New Building Block введите то же имя в поле Назовите поле как существующий автотекст, который вы хотите изменить.
Нажмите OK .
Нажмите Да , когда вас спросят, хотите ли вы переопределить запись стандартного блока.
Теперь вы можете вставить обновленную запись автотекста в любой новый или существующий документ Word.
Примечание: Изменение записи автотекста НЕ изменяет содержимое той записи, в которую вы уже вставили ее. Измененная запись автотекста используется только каждый раз, когда вы вставляете ее после изменения.
Редактирование свойств существующей записи автотекста
Помимо изменения содержимого записи автотекста, вы также можете изменить свойства записи автотекста, такие как ее категория и описание, а также шаблон, в котором она сохранена.
Для редактирования свойств записи автотекста, нажмите Экспресс-блоки в разделе Текст на вкладке Вставка и выберите Органайзер стандартных блоков .
На органайзере Building Blocks , вы увидите полный список всех доступных строительных блоков с Именем каждого, а также Галерея , Категория и Шаблон каждый. Они перечислены в алфавитном порядке по Галерея , определяющая тип каждого стандартного блока.
В верхней части списка вы найдете записи автотекста. Выберите тот, свойства которого вы хотите изменить, и нажмите Изменить свойства .
В диалоговом окне Modify Building Block отображаются те же параметры, что и в диалоговом окне Create New Building Block , которое вы использовали для создания записи автотекста.
Внесите любые изменения в поля Галерея , Категория , Описание , Сохранить в и Параметры .
Дополнительные сведения об этих полях см. в разделе «Создание новой записи автотекста» в начале этой статьи.
Нажмите ОК .
Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения, чтобы сохранить изменения и переопределить запись автотекста.
Удаление записи автотекста
Если вы решите, что вам больше не нужна запись автотекста, вы можете удалить ее.
Чтобы удалить запись автотекста из списка стандартных блоков, нажмите Экспресс-блоки в разделе Текст на вкладке Вставка и выберите Органайзер стандартных блоков .
Выберите запись автотекста, которую вы хотите удалить, в списке Стандартные блоки .
Затем нажмите Удалить .
Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения, чтобы удалить запись и удалить ее из списка Строительные блоки .
Нажмите Закрыть в диалоговом окне Организатор строительных блоков , чтобы вернуться к документу.
Экономьте свое время и уменьшайте количество ошибок с помощью AutoText
Записи автотекста — отличный способ сэкономить время и уменьшить количество ошибок при наборе текста в Word. Вы также можете автоматизировать задачи в Word с помощью макросов, чтобы сэкономить время и повысить производительность.
Связанные элементы:Microsoft, Microsoft Office, Microsoft Word
Как создать оглавление в Microsoft Word
Навигация по документу Microsoft Word может быть для некоторых утомительной задачей. Назначения и контракты могут вести к большому количеству страниц, которые трудно отслеживать. Одним из решений, предлагаемых Microsoft для этого, является оглавление. Помимо предоставления схемы и общего обзора содержимого, эта функция придает документу более профессиональный вид.
Вот руководство по созданию оглавления в Microsoft Word.
Содержание
- Создание оглавления
- Обновление оглавления
- Настройка оглавления
- Создание оглавления вручную
- Удаление оглавления
Сложность
Легкость
Продолжительность
5 минут
Что вам нужно
ПК
Microsoft Word
Создание оглавления
Прежде чем вставить оглавление, вам необходимо применить стили заголовков к страницам документа, которые затем будут использоваться Word для формулирования самой таблицы.
Шаг 1: Перейдите на каждую страницу вашего документа и примените стиль заголовка к заголовку с помощью Главная > Стили . Вы также можете применить подзаголовки, которые обеспечивают дополнительный контекст для данной страницы. Заголовок 1 , Заголовок 2 и Заголовок 3 — это варианты, которые можно использовать для форматирования заголовков для заполнения Автоматической таблицы , что является наиболее простым способом создания оглавления.
Шаг 2: Теперь используйте курсор и щелкните область, в которую вы хотите вставить оглавление. Первая страница обычно является подходящим местом для этого. Нажмите 9Вкладку 0495 References
и нажмите кнопку Table of Contents .Шаг 3: Выберите Автоматическая таблица 1 (Содержание) или Автоматическая таблица 2 (Оглавление), которые различаются только заголовками, к которым будет применяться каждый параметр.
Microsoft Word теперь будет полагаться на заголовки, примененные на шаге 1, для формирования оглавления, которое включает любой текст, где Заголовок 1 , Заголовок 2 или Заголовок 3 был применен к, а также соответствующий номер страницы.
Для справки я применил Заголовок 1 , Заголовок 2 и Заголовок 3 для первых трех названий заголовков, показанных ниже, что придает оглавлению многоуровневый вид.
Обновление оглавления
Шаг 1: Выберите оглавление.
Перейдите на вкладку
Шаг 2: Выберите из:
Обновить только номера страниц: Этот параметр не обновляет изменения, внесенные в заголовки, а только номера страниц.
Обновить всю таблицу: При этом таблица будет обновлена любым измененным текстом на основе заголовков, в дополнение к изменениям номеров страниц.
Настройка оглавления
Не устраивает, как выглядит оглавление с помощью существующих шаблонов? Удобно, есть способ изменить внешний вид вашей таблицы.
Шаг 1: Нажмите на таблицу. Выберите вкладку References , выберите Table of Contents и нажмите Custom Table of Contents .
Шаг 2: В появившемся окне вы можете внести различные корректировки в таблицу, в том числе количество отображаемых уровней, удаление номеров страниц и изменение выравнивания.
Шаг 3: Если вы хотите применить дополнительное форматирование, например изменить внешний вид текста в таблице, просто выделите то, что вы хотите изменить в таблице, и измените размер, цвет, стиль и т. д. Эти параметры находится на вкладке Home .
Создание оглавления вручную
Ваш документ может быть настроен таким образом, что автоматическое заполнение оглавления может быть затруднено. Таким образом, вместо этого вы можете вставить ручную таблицу.
Шаг 1: Нажмите Ссылки , выберите Содержание и выберите Таблица вручную .
Как следует из названия, вам потребуется внести все необходимые изменения, такие как номера страниц. Он не может обновляться автоматически. Вам нужно будет ввести все соответствующие данные самостоятельно.
Шаг 2: Для дальнейшей настройки таблицы вручную щелкните созданное вами оглавление.