Разное

Как сдать документы на хранение в архив: Подготовка документов к архивному хранению в организации- www.archiv.ru

Содержание

Подготовка документов к архивному хранению в организации- www.archiv.ru

Передача документов на архивное хранение – это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению. Законодательство РФ регламентирует правила обработки документации, которые следуют перед передачей документов в архив.

Подготовка документации нужна не только для безопасного хранения, но и для того, чтобы избежать штрафов и административной ответственности, к которым может привести неправильная подготовка документов.

Порядок передачи документов в архив

Определение места хранения документов

Данный этап предполагает выбор места хранения документов. Существует несколько вариантов их хранения:

  • хранение документов в офисе;
  • сдача документации на внеофисное хранение;
  • создание электронного архива.

Каждый из этих вариантов хранения обладает своими преимуществами и недостатками, которыми организация должна руководствоваться при выборе.

Офисное хранение документов

Для организации архивного хранения дел в офисе надо подготовить архивное пространство и обеспечить оптимальные показатели температуры и влажности воздуха для долговечного хранения документации. На этом этапе стоит закупить стеллажи для архива, специальные короба и папки, в которых будут находиться документы.

Сдача документов на хранение вне офиса

Хранение документов вне офиса предполагает их архивирование сторонней организацией. Преимущество данного способа хранения – минимальная подготовка документов, потому что всю работу выполняет архивная компания. Для этого необходимо: заключить договор с компанией, составить опись документов, передаваемых на хранение, с указанием заголовков и крайних дат дела, промаркировать дела штрих-кодом и т.д.

Создание электронного архива

Использование электронного архива в качестве места хранения организационных документов становится сегодня очень популярным.

Затраты, с которыми столкнется компания при выборе данного способа архивирования, – это оплата услуги сканирования документации. На основе уже отсканированных образов формируется база данных с возможностью поиска.

Подготовка документов для хранения в государственный архив

1. Экспертиза научно-практической ценности документов

Первый шаг к передаче документов на хранение – проведение экспертизы ценности документов. Она необходима для того, что выявить и отобрать документы, которые подлежат дальнейшему хранению или уничтожению. Для этого составляются акты на выделение документов к уничтожению.

2. Формирование дел

3. Оформление дел

На обложке дела должна присутствовать следующая информация:

  • наименование организации;
  • код структурного подразделения;
  • номер дела;
  • заголовок дела;
  • количество листов;
  • даты дела;
  • архивный шифр дела;
  • срок хранения дела.

Если наименование организации поменялось, то на обложке необходимо написать новое название, а старое заключить в скобки.

4. Составление описей дел

Создание описей дел является следующим этапом в передаче документов на хранение. Опись архивной документации – это документ, который дает возможность работникам быстро ориентироваться в несистематизированной информации. Опись – это структурирование документации, подлежащей хранению, без которой невозможна ее дальнейшая передача в архив.

5. Брошюровка (переплет)

Данный этап подготовки документов включает в себя брошюровку или переплетение документов. Бывает, что в компании накопилось много документации, тогда она обращается в специализированную архивную компанию, которая самостоятельно может выполнить работы по брошюровке документов. Преимущества переплетения дел: облегчение передачи дел в архив, оперативность в поиске нужных документов и уменьшение занимаемого пространства для хранения.

6. Передача обработанных документов на хранение

После того, как все правила сдачи документов в архив были соблюдены, необходимо обязательно сдать документы в архив – государственный, ведомственный (документы по личному составу при ликвидации) или архив компании. Место хранения документации основывается на составленных ранее описях.

Какие документы надо обязательно сдать в архив при ликвидации компании?

Законодательство РФ регламентирует, что документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Документы, подлежащие передаче в архив, имеют срок хранения 75 лет или «постоянно».

Как подготовить документы для сдачи в архив государства

Для передачи документов в архив необходимы описи дел, предисловия к описям, историческая справка. Следующие передачи в архив требуют внесения в историческую справку изменений в названии, функциях, структуре, составе документов.

После согласования описи на ЭПК архивной организации на опись ставится отметка о согласовании описи.

Перед передачей дел в госархив куратор организации от госархива проверяет дела на соответствие правилам обработки.

Полезные материалы

Электростройснабкомплект

Хохтиф Инфрастракчэ ГмбХ

Первое коллекторское бюро

Национальная служба взыскания

Той.

ру

Кинотавр

Евраз

Каркаде

ВЦИОМ

Всероссийский центр изучения общественного . ..

Поделиться в соц. сетях:

9. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ \ КонсультантПлюс

9. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ

9.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное хранение.

9.2. Архив организации передает на постоянное хранение документы в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.

9.3. Документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

9.4. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:

архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения — 15 лет;

архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур, государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения — 10 лет;

архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства — 5 лет;

записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, подхозяйственные книги — 75 лет;

архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля федеральной или государственной собственности, — 10 лет;

научная, технологическая и патентная документация — 10 лет;

конструкторская документация — 15 лет;

проектная документация по капитальному строительству — 25 лет;

телеметрическая документация — 5 лет;

кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы — не более 3 лет со времени изготовления;

фотодокументы — 3 года;

документы на машинных носителях — 5 лет.

9.5. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

9.6. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации (см. п. 10.3), передаются в государственный архив.

9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9. 7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.

9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 — 2.4.7 настоящих Правил.

9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.

9.8. Передача документов постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

Научно-техническая и специальная документация передается, как правило, один раз в пять лет.

9.9. Документы передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия — в прилагаемой к акту справке организации.

Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

9.10. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

9.11. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Архивное хранение документов с ЭДО и без, или при чем тут автоматизация

Упорядочивая хаос: подводные камни архивного хранения документов

Избежать хаоса в крупном архиве можно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, что самое печальное, время. Много людей — больше хаоса, ибо человеческий фактор непредсказуем. Мало людей — больше времени уйдет на организацию архивного хранения документов. И даже если регламенты соблюдены и формирование дел выполнено по правилам, какой-нибудь вопрос застает службу или человека, отвечающего за архив, врасплох.

Вот несколько таких вопросов:

  • А где лежат акты, закрытые в мае позапрошлого года? Срочно нужны все из них по контрагенту такому-то!
  • Кто последний брал вот этот документ? Кого бить за износ бумаги?
  • Сколько времени и сил нам нужно, чтобы предоставить налоговой все, что она просит? У нас вообще все это есть?

Бывают вопросы и позаковыристей, и почудесатей, что только не случается в мире бизнеса, Вам ли не знать. Система хранения архива, существующая исключительно на бумаге или, еще хуже, в головах избранных сотрудников, таких экзаменов может и не выдержать.

Практика показывает: какими бы ответственными ни были руководители и сотрудники, как бы бережно компания ни относилась к архиву, все равно хранение архивных документов без фиксированной системы управления ими рано или поздно привносит долю хаоса в производственный процесс.

Сложность вносит и непростая навигация. Ориентироваться в таком физическом архиве нужно мастерски. Получается, что для поиска нужен человек, знающий архив, как свои пять пальцев. А он не всегда доступен, у него может быть высокая загрузка, наконец, такого человека может не быть вообще. Поиск документов постепенно ассоциируется у сотрудников с нервами, паникой и стрессом.

А сколько денег потеряли компании даже за последние пару лет, положившись на канцелярские книги, записи и вечную память сотрудников! Не перечесть. А сколько еще могли бы сэкономить…

Наконец, бумажный архив крайне легко потерять. И даже если не вспоминать страшные истории про пожары в архивах, следует помнить о том, как недолговечна и тонка бумага, как непостоянны чернила и типографская краска. Бумага иногда может пропасть изумительно незаметно. Без системы управления узнать, кто ее видел последней, кто держал в руках, кто и для кого делал копии, бывает невозможно.

Нет, мы не говорим, что бумажный архив не нужен. Нужен! Часто — необходим и незаменим! Просто стоит подумать, как избежать или хотя бы минимизировать озвученные риски.

Требования к архивному хранению: долгожители среди документов

Пожалуй, все начинается с требований «свыше». Любое хранение документов в архиве организации подчиняется узаконенным и опубликованным перечням, регламентам и приказам. Вот основные из них:

  • Закон «об архивном деле», действительный с 2004 года.
  • Приказ №558 об архивных документах, одобренный в 2010 году.
  • Приказ №105, одобренный Министерством финансов.

Есть и другие. Некоторые мы упомянем ниже.

Для иллюстрации специфики законодательства в архивном деле возьмем сроки хранения архивных документов в организации. Самое простое — хранить все документы по 10 лет, не прогадаете, только замучаетесь обеспечивать такой архив необходимыми ресурсами.

Для определения сроков хранения созданы специальные типовые и ведомственные перечни архивных документов для разных типов организаций. Разработаны специальные сервисы, благодаря которым можно быстро посмотреть требования законодательства относительно того или иного документа. Использовать их хорошо, но еще лучше, когда такая информация вшита в систему хранения архива в электронном виде.

Кстати, есть документы — главным образом бухгалтерские — которые должны храниться и 10 лет, и 50, и 75, и больше, и даже которые вообще нельзя уничтожать. Так что будьте внимательны! Сроки хранения и прочие требования к разным видам документов указаны также в специфических отраслевых законах — например, в Законе «О ведении бухгалтерского учета», «Об акционерных обществах» и «Об ООО». В каком порядке и сколько хранить документы указано и в Постановлении №-03-33пс.

Особые требования есть и к помещению, где располагается архив. Они направлены на минимизирование рисков утери архива из-за пожара, разрушений, плесени и т. п. Если архив большой, придется позаботится о наличии помещений и для временных документов, и для тех, что постоянно используются, и для хранилища, и для работы сотрудников архива.

Описаны требования к световому, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому и охранному режиму. Например, показатели влажности нужно контролировать два раза в неделю, раз в год убирать пыль на всех полках, а документы желательно располагать в северной части здания и изолировать от дневного света.

В общем, хранение документов в собственном архиве организации — дело хлопотное, но необходимое. Как же автоматизация может сократить количество хлопот?

Хранение документов: возможности организации электронной системы управления архивом

И здесь мы плавно переходим к операциям, которые нам предстоит проделывать с документами в процессе архивного хранения. Да, с помощью системы автоматизации мы не улучшим условия хранения. Но зато можем существенно упростить организацию!

Вот — простая наглядная таблица, показывающая, как выглядит одна и та же операция с автоматизацией и без, независимо от того, электронный у вас архив или классический, бумажный.

Нет системы автоматизации документооборотаЕсть система автоматизации документооборота
Передача документов на архивное хранениеСотрудники архива разрабатывают график сдачи документов и согласовывают его с руководителем подразделений и компании. И даже если забыть о цепочке согласований, то создание графика без средств автоматизации само по себе требует большого времени. А теперь добавим к этому напоминания сотрудникам о необходимости сдать бумаги в архив и умножим на масштаб компании.Система сама напоминает сотрудникам о наступлении срока передачи документа в архив. В пару кликов можно посмотреть, какие документы сейчас в архиве, какие на руках у сотрудников или контрагентов, когда будут сданы, какие просрочены, сколько будет возвращено или прибудет в следующем месяце и т. п.

Однократная регистрация документа — один из принципов электронного документооборота — позволяет однозначно идентифицировать документ и исключает в дальнейшем ошибки и потери.

Оформление делСотрудники формируют дела, соблюдая требования закона. Например, в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих. Документы постоянного хранения и временных сроков группируются отдельно, документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики в дело не помещаются. В процессе люди ошибаются, работу требуется проверять и согласовывать.

Дело печатается, переплетается, создается обложка, внутренняя опись и лист-заверитель. Все это нужно вбивать вручную, и при большом объеме такая работа занимает значительное время. Ошибки, опять же, не исключены.

Уже при занесении документов в базу мы можем указать, в какое дело они будут помещены после исполнения. Можем поместить вручную. В два-три клика мы переносим документы из одного дела в другое. При попытке «подшить» в дело неподходящий документ система оповестит об этом. Программа самостоятельно предлагает подходящие для сохранения конкретного документа дела. А в «карточке» дела мы указываем, где физически в архиве оно находится: на каком стеллаже, в какой полке. Это чтобы потом за 2–3 секунды узнать, где искать нужную бумагу. Обложка и все листы дела, создающиеся в процессе формирования, в системе можно сделать и распечатать по шаблону за несколько секунд.
Подготовка к архивному хранениюСтруктурное подразделение и сотрудники архива проверяют правильность формирования дела, его оформления и соответствие количества бумаг, включенных в опись, номенклатуре дел. Проверка занимает время.Многие данные подставляются автоматически и являются уже проверенной информацией. При нехватке документов и расхождении с номенклатурой система не даст провести дело и уведомит о нарушении.

При передаче дел в программе электронного документооборота — например, в «1С:Документооборот» — можно составить опись и печатную форму, посмотреть, какие дела в данный момент открыты, какие считаются исполненными или уже переданы в архив.

Выдача документа из архиваЗа время курсирования документа по рукам отметки в журнале передачи часто пропускаются, бумаги теряются, при срочном требовании не всегда понятно, где они. Бывает трудно установить, отправлялась ли уже конкретная бумага в конкретную организацию, сколько копий бумаги было сделано и у кого они находятся.Журнал передачи оформляется в электронном виде и используется для контроля возврата выданных дел. Мы сразу видим, какой документ кому передан, когда срок возврата или когда документ возвращен, сколько копий сделано. Журнал передачи можно распечатать. По шаблону, в несколько кликов, можно создать карту-заместитель дела.
Уничтожение делЭкспертная комиссия вручную отбирает дела, которые по сроку подлежат уничтожению. На эти дела комиссия составляет акт, он отправляется на согласование к руководству. Процесс часто занимает много времени, а единичные ошибки даже при грамотном подходе все равно не исключены.Процедура проходит в системе электронного документооборота, которая не позволит поставить на уничтожение дела с не истекшим сроком хранения. Возможность ошибки ничтожна. Процедура согласования регламентирована и контролируется программой.
Поиск документаОбычно чтобы найти документ, нужно знать номер дела, его содержание, ответственных за него людей, либо просматривать все дела за нужный отрезок времени. Если дело потерялось, поиск его в большом архиве становится почти равнозначным поиску иголки в стоге сена.Поиск документа возможен даже при знании минимума информации о нем. Например, в строке поиска можно ввести слова, которые встречаются в содержании дела. Можно делать выборку за конкретный отрезок времени, с дополнительными фильтрами по ответственным, статусам дел, наличии документов и т. п. Если даже в итоге поиска выводится не один, а несколько документов, отобрать из списка не так сложно. В электронной карточке каждого дела указано его местоположение в физическом архиве.

«В карточке Вы можете указать временной отрезок документов и место хранения (стеллаж, полку)».

«Печатную форму внутренней описи документов дела можно распечатать и приложить к делу».

Становится ясно, что электронная система автоматизации полезна даже для архивного хранения документов в бумажном виде, поскольку помогает экономить трудозатраты. Как следствие — позволяет держать меньшее количество сотрудников, ответственных за архив, а также — минимизирует вероятность ошибок. Упомянем еще несколько преимуществ, которые Вы получите при наличии системы электронного документооборота:

  • В системе есть возможность выполнять различные операции параллельно. Так время движения документа сокращается.
  • Непрерывность движения документа позволяет видеть, кто в данный момент является ответственным за исполнение документа.
  • Единая база информации исключает появление дублей.
  • Оперативный доступ к документам упрощает ряд операций с ними и ускоряет многие рабочие процессы.
  • Согласование документов, а вслед за ним и принятие решений существенно ускоряется.
  • Наличие однозначного ответственного лица на каждом этапе движения документа способствует повышению исполнительской дисциплины.
  • Шифрование данных и настройка прав доступа помогает охранить документы от несанкционированного использования информации.
  • При электронной регистрации и оформлении документов формирование архива происходит автоматически, без необходимости предпринимать дополнительные шаги.

Следствие — и главное преимущество использования СЭД для ведения архива — это снижение финансовых затрат на документооборот и содержание архивных подразделений. По данным нашей собственной аналитики, расходы на архивное хранение документов сокращаются на 17–72% в зависимости от размера архива и масштаба организации.

Минусы электронной системы хранения: сколько стоят архивные документы

Отметим и минусы применения системы ЭДО для ведения архива. Основной — большие вложения, необходимые для покупки ПО и внедрения системы в производство. Плюс для функционирования должным образом часто приходится идти и на апгрейт «железа» — компьютеров на рабочих местах. Но такое масштабное вложение является единоразовым: регулярное сопровождение системы уже не будет столь дорогостоящим. А финансовая экономия благодаря системе окупит инвестиции. Стоимость сопровождения системы зависит от многих факторов: от состояния ИТ-структуры компании до добросовестности сотрудников, выполняющих работы по поддержке. Часто лучше отдать сопровождение системы на аутсорсинг. Чтобы сразу посмотреть, как это и сколько стоит, зайдите в наш раздел, посвященный сопровождению программ на платформе «1С» или, проще, позвоните и получите исчерпывающую консультацию.

Уже через 5–10 лет наличие электронного архива и, тем более, наличие электронной системы управления архивом станет мастхэв для крупных предприятий и государственных организаций. И вопрос для сомневающихся: как Вы думаете, сколько документов и людей скопится в архиве вашей компании к этому времени и насколько возрастут первоначальные вложения по сравнению с сегодняшней ситуацией?..

Решение затягивать с автоматизацией в сфере хранения документов, увы, неоднозначно. Гораздо эффективнее будет сосредоточиться на выборе хорошего интегратора и поставщика ПО — вот тут грамотный подход действительно позволит сэкономить и средства, и время.

Другой минус — это необходимость обучать сотрудников. Но если учитывать этот пункт с самого начала, риск саботажа сотрудниками новой схемы работы будет минимален. На помощь придут и современные методики геймификации обучения, и опытные преподаватели (тут вернемся к вопросу о выборе компании-интегратора), и включение специалистов в проектную команду, и другие инструменты.

Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный

Все инновации предполагают временное терпение неудобств. Но в итоге Вы получаете новый эффективный инструмент, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивоведением, и запускаете цепочку глобальных улучшений: компания становится более современной, ускоряется клиентский сервис, повышается лояльность сотрудников и контрагентов и т. д.

Ну а самый верный и надежный способ сократить бюджет и неудобства на этапе внедрения и начала эксплуатации системы — это прийти к ЭДО еще на стадии молодой компании, при минимальных затратах и сроках внедрения.

Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — мы дадим рекомендации для вашей организации и укажем примерный бюджет внедрения системы. Посчитать точный бюджет возможно будет после предпроектного обследования — специальной процедуры, позволяющей однозначно описать состояние компании и бизнес-процессов к моменту внедрения. И эту услугу Вы тоже можете заказать у нас, без обязательства вести дальнейший проект с нами.

Остались вопросы? Звоните!

Руководство по архивированию документов в 2022 году

Источник изображения: Getty Images

Вашему бизнесу нужна политика архивирования документов для защиты записей, соблюдения нормативных и правовых норм и оптимизации повседневных операций. Ascent охватывает шаги по созданию вашей политики.

Вам когда-нибудь требовалась старая цитата или другая информация от поставщика, которую вы сохранили на компьютере, которого у вас больше нет? Или, может быть, вы искали финансовый отчет за несколько лет и перерыли гору коробок в редко используемой кладовой?

Если вы можете рассказать или хотите, чтобы этого не произошло, вам нужен план архивирования документов для ваших старых записей. Мы рассмотрим шесть шагов ниже, чтобы помочь вам начать использовать передовые методы управления документами.

Обзор: что такое архивирование документов?

Архивирование документов — это процесс, при котором статические записи хранятся до тех пор, пока к ним не потребуется доступ в будущем. Ключевое слово здесь «статический», потому что архивные документы фиксированы и неизменны.

Например, если вы обсуждаете контракт с поставщиком и отправляете несколько черновиков туда и обратно, вы имеете дело с динамическим документом. Однако после подписания контракта он становится постоянной статической записью.

Различие фиксированных и динамических данных также является важным отличием между архивными данными и хранилищем резервных копий, которые люди часто считают одним и тем же.

Разница в том, что архивные документы неизменны, резервное копирование данных является временным и предназначено для обеспечения фиксированной точки восстановления в случае повреждения или потери файлов. Данные резервного копирования будут периодически перезаписываться, обычно каждый день или неделю, как часть управления вашей сетью или веб-сайтом.

Понимание разницы между резервным копированием данных и архивным хранением является ключевым в управлении бизнес-документами. Источник изображения: Author

Вы получите много преимуществ от внедрения процесса архивирования документов в рамках общей политики управления контентом:

  • Освобождение ресурсов — К большинству данных в сетях компаний нет доступа как минимум через год, поэтому архивирование сокращает время обработки и обеспечивает больше места для локального хранения.
  • Сокращает расходы — Архивное хранилище данных стоит меньше, чем первичное хранилище, и большинство предприятий могут легко архивировать терабайты данных. А перемещение этой информации уменьшит размер повторяющихся резервных копий данных.
  • Достигает соответствия — Будь то IRS, другие правительственные агентства, отраслевые органы, государственные и местные органы власти, вы сталкиваетесь со множеством стандартов хранения документации и безопасности, которым должен соответствовать ваш бизнес, чтобы избежать штрафов или других санкций.

Как внедрить систему управления документами для архивирования документов

Архивирование документов не является разовой деятельностью. Вы должны выделять ресурсы как для создания архива документов, так и для его обслуживания. Это будет отдельной статьей вашего бизнес-бюджета, но преимущества, изложенные выше, более чем оправдают и компенсируют затраты.

Шаг 1: Начальная оценка

Определите текущую систему документооборота и процесс обработки. Является ли он формальным, случайным или сочетанием того и другого? Это будет включать в себя то, как каждая запись создается, принимается, обрабатывается, хранится и удаляется.

Вам также необходимо провести инвентаризацию существующих записей, чтобы определить количество. Вы должны классифицировать все документы по функциям, включая финансовые, кадровые, страховые, отгрузочные и приемочные и так далее.

Шаг 2. Определите цели и роли

Четко укажите цели архивирования документов. Хотите снизить ежедневные эксплуатационные расходы? Обеспечить соблюдение требований по ведению документации и безопасности данных?

Сделать ежедневные офисные процессы более эффективными? Упростите доступ к старым записям через онлайн-хранилище документов? Улучшить бизнес-показатели?

Конечно, все эти вещи вам наверняка понравятся, но вам нужно явно расставить приоритеты, чтобы ваши усилия по архивированию не отставали.

Также необходимо определить организационные роли. Кто будет контролировать первоначальный процесс архивирования и управлять им в будущем? Какие уровни разрешений вы будете использовать для ограничения доступа к архивным данным? Как вы будете способствовать соблюдению требований всеми сотрудниками?

Шаг 3. Внедрите график хранения

После того, как вы определите цели архивирования и определите, кто будет реализовывать и контролировать вашу политику архивирования, установите график хранения для ваших деловых документов.

Вы должны хранить постоянные копии записей, таких как годовые финансовые отчеты и акты, но срок действия почти всех остальных документов не превышает 10 лет.

Вы не найдете универсального графика хранения деловых документов. Вместо этого изучите местные, государственные, федеральные и отраслевые рекомендации, которым вы должны следовать. Одно эмпирическое правило, которое вы должны знать: храните все документы, связанные с налогами и IRS, не менее семи лет.

Затем уничтожьте все документы, которые не нужно архивировать или которые никогда не будут постоянно храниться, такие как нежелательная почта, каталоги поставщиков и дубликаты.

Чтобы уменьшить потенциальную ответственность, наймите поставщика Национальной ассоциации по уничтожению информации (NAID) для безопасной транспортировки, уничтожения и последующей утилизации материалов.

Шаг 4. Оцифровка бумажных файлов

Вы уменьшите расходы и объем требуемого места для хранения, а также улучшите организацию и упростите доступ, оцифровав все свои печатные файлы. Вы можете хранить записи в виде печатных копий, но также оцифровывать их для сохранности.

Именно здесь использование специализированного стороннего поставщика, по крайней мере, для первоначальной настройки архива документов даст более стабильные результаты, чем использование неоплачиваемого офисного стажера.

Чтобы гарантировать доступ к этим записям, сохраните их в открытых форматах файлов: PDF и ODT для документов, SVG и PNG для изображений и ODS для электронных таблиц.

Если вы сохраняете файлы в проприетарном формате, возможно, вы не сможете открыть их в будущем, поскольку программное обеспечение больше не доступно или у вас больше нет лицензии на его использование.

Для каждого цифрового файла используйте его метаданные, дополнительную информацию о его содержимом.

Использование метаданных облегчит организацию файла и последующий доступ, поскольку вы можете включать такую ​​информацию, как название документа, автора, краткое описание, ключевые слова и многое другое. Метаданные обычно доступны, если щелкнуть файл правой кнопкой мыши и выбрать «Свойства» или «Получить информацию», в зависимости от используемой операционной системы.

Метаданные PDF помогают упорядочивать документы и извлекать их позже. Источник изображения: Author

Шаг 5. Выберите поставщика хранилища

Наиболее безопасным методом архивирования документов является удаленное хранение бумажных копий или электронных данных через стороннего поставщика. Эти объекты будут защищены от многочисленных техногенных и природных явлений, включая несанкционированный доступ, кражи, наводнения и землетрясения.

Надежный архив защищает ваши документы лучше, чем долгосрочное хранение в офисах или других помещениях. Источник изображения: Автор

Электронное хранилище данных предлагает три основных варианта: диск, лента и облако. У каждого есть свои плюсы и минусы, связанные с долгосрочной целостностью, безопасностью и простотой доступа программного обеспечения для управления записями. Рассмотрите возможность использования двух методов в тандеме, чтобы обеспечить избыточность данных.

Шаг 6. Оценка внутренних процессов и внешнего хранилища

Хранение и архивирование документов — непрерывный процесс. В рамках вашей общей политики каждый год пересматривайте свои процедуры, чтобы увидеть, насколько хорошо они работают, и внесите необходимые коррективы.

Все сотрудники должны внести свой вклад в обеспечение эффективного хранения и архивирования документов. Используйте коммуникационные стратегии, такие как обзор политики во время адаптации сотрудников и ежегодные курсы повышения квалификации наряду с другим обязательным обучением.

Наконец, периодически проверяйте доступ и целостность ваших архивных материалов. Последнее, что вам нужно, — это нуждаться в информации для судебного дела, налоговой проверки или после стихийного бедствия только для того, чтобы обнаружить проблему с вашим архивным хранилищем.

Часто задаваемые вопросы

  • Физическое перемещение документов за пределы офиса и из вашей основной сети и/или корпоративного веб-сайта сокращает пространство для хранения. Это также снижает затраты и повышает скорость повседневных процессов. Архивирование документов также обеспечивает соблюдение государственных и отраслевых норм в отношении хранения документации и безопасности данных.

  • Хранилище данных является временным и предназначено для предоставления копий динамических файлов в случае повреждения или потери данных. Архивные данные фиксированы, и, хотя к ним может потребоваться доступ в будущем, они не изменятся.

  • Печатные копии документов могут храниться в архиве, а цифровые версии — на дисках, лентах или в облаке. Документы, достаточно важные для архивирования, обычно должны храниться как минимум в двух форматах на одном или нескольких удаленных объектах.

Не ждите, чтобы начать архивирование документов

Управление документами очень похоже на страхование: вы не хотите ждать, пока случится кризис, чтобы понять, что вам это нужно. Сформулируйте и внедрите свою политику управления цифровыми документами прямо сейчас.

Мало того, что ваши архивные записи будут надежно храниться, вы сократите расходы, повысите соответствие нормативным требованиям и получите более легкий доступ к старой информации.

Подобранные экспертами кредитные карты для бизнеса с богатыми вознаграждениями и привилегиями

Кэшбэк, вознаграждения за поездки, 0% начального финансирования в годовом исчислении: все эти кредитные карты могут стать отличными привилегиями для владельцев бизнеса. Но как найти подходящую кредитную карту для бизнеса? Сегодня на рынке множество предложений, и просеивание их, чтобы найти подходящее, может стать большой проблемой. Итак, мы проделали тяжелую работу за вас.

Начните работу с одной из наших лучших кредитных карт для бизнеса 2022 года сегодня .

6 лучших практик архивирования и хранения файлов в 2022 году

Источник изображения: Getty Images

Архивирование и хранение файлов — недооцененная часть ведения бизнеса. Это руководство поможет вам понять, о чем идет речь и как настроить архив для вашего бизнеса.

Мы храним много данных на этой планете. Одна фирма прогнозирует, что к 2025 году «глобальная информационная сфера» достигнет 175 зеттабайт.0003

Звучит не очень? Подумайте вот о чем: зеттабайт равен 1 000 000 000 000 000 000 000 байт. Все еще не вычисляет? По данным Cisco, если бы каждый гигабайт в зеттабайте был равен метру, он бы перекрыл длину реки Амазонки — самой длинной реки в мире — более 150 000 раз.

Архивирование файлов стало необходимостью для современных компаний. Это фундаментальная часть контроля документов, позволяющая компании отслеживать и управлять созданием, распространением и доступом к важной документации.

Так как же реализовать архивирование файлов в вашей организации? В этом руководстве рассматриваются основные элементы и рассказывается, как обеспечить наличие надлежащих процедур.

Обзор: что такое архивный файл?

Архивный файл представляет собой набор данных с целью их сохранения для последующего доступа. Архивные файлы — это компьютерные файлы, которые обычно содержат несколько других компьютерных файлов, включая метаданные. По сути, это множество компьютерных файлов, сжатых в один, что упрощает хранение информации и требует меньше места.

Архивирование файлов является ключом к хорошему управлению записями в любой организации, поскольку оно предотвращает потерю важных данных, которые могут понадобиться позже, от потери с течением времени.

Как управлять архивными файлами

Процесс архивирования документов прост, но менеджер должен следить за тем, чтобы этот процесс выполнялся правильно, чтобы избежать повреждения или потери важных данных и информации.

1. Получите систему управления документами

Компьютерное архивирование начинается с системы управления документами, поэтому, если у вас ее нет, вы должны ее приобрести. Программное обеспечение электронной файловой системы доступно от многих различных поставщиков. Некоторые из лучших решений, рассмотренных The Ascent, включают DocSend, M-Files и Box.

При наличии хорошего программного решения вам не придется выполнять большую часть задач по архивированию вручную, что в итоге сэкономит время вашей организации. Эти системы также защищают ваши файлы, чтобы они не попали в чужие руки как внутри компании, так и из-за внешних угроз со стороны хакеров.

2. Создайте процесс архивирования

Чтобы создать систему архивного хранения, вы должны создать процесс для своей организации. Составьте руководство, в котором будет указано, какие документы должны быть заархивированы, и процесс его достижения в зависимости от типа используемого вами программного обеспечения. У вас могут быть отдельные системы хранения для контрактов, данных о продуктах, информации о клиентах и ​​других типов данных. Получите отзывы от своей команды, прежде чем внедрять этот новый процесс, чтобы убедиться, что вы охватили все свои основы.

3. Стандартизируйте процесс

Вы должны стандартизировать процесс в вашей системе управления документами на протяжении всего жизненного цикла содержимого, чтобы гарантировать, что каждый может получить доступ к заархивированным файлам. Например, если расширение файла архива отличается в зависимости от отдела, вы столкнетесь с ненужными препятствиями. Убедитесь, что в процессе архивирования между отделами нет существенных различий.

4. Убедитесь, что система доступна для всех

Возможность архивирования информации не должна ограничиваться несколькими заинтересованными сторонами. Каждый, кто создает и распространяет информацию, должен иметь возможность архивировать файлы и данные, чтобы ничего не было потеряно.

Конфигурация вашей системы архивирования должна быть удобной и интуитивно понятной для вашей команды. Он должен быть организован таким образом, чтобы любой мог правильно заархивировать файл и легко получить его. Ваше программное обеспечение должно позаботиться об этом, но вам может потребоваться предпринять некоторые специальные шаги в зависимости от потребностей вашей организации.

5. Аудит активности

Любая выбранная вами программная платформа для управления документами должна автоматически отслеживать активность, будь то определение того, какие пользователи загрузили, какие файлы и когда, или какие пользователи получили доступ к архивным файлам и внесли изменения. Отслеживайте эту активность, чтобы убедиться, что ваша команда правильно использует систему, а файлы доступны и загружаются соответствующими лицами.

6. Проверяйте и корректируйте

Регулярно — возможно, ежеквартально — проверяйте процесс архивирования в вашей электронной файловой системе и определяйте, как он служит вашей организации. Архивирование файлов занимает много времени? Могут ли люди легко получить доступ к этим файлам? Разрешается ли неавторизованным пользователям доступ к файлам, который должен быть ограничен определенными лицами?

Определите, нужно ли внести какие-либо изменения в ваш процесс, и внесите их. Продолжайте периодически проверять процесс.

Советы по использованию архивных файлов

Создавая архив, вы создаете огромное хранилище информации, которым может быть трудно управлять. Эти советы по управлению бизнес-документами помогут вам избежать ошибок.

Назначить владельца

Если никто не несет ответственности, никто не может быть привлечен к ответственности, если файл не заархивирован должным образом или если к документу получил доступ неавторизованный пользователь. Вы должны назначить владельца определенных файлов и данных и делегировать обязанности этому лицу, точно указав, что он должен делать с файлом.

Если люди понимают ожидания и вы даете четкие указания, вашей команде будет легче соблюдать новый процесс.

Управление доступом

Как правило, не рекомендуется предоставлять всем сотрудникам вашей организации доступ ко всем архивным файлам. Например, вы можете не захотеть, чтобы сотрудники низшего звена имели доступ к конфиденциальным финансовым данным компании. Установите необходимые ограничения на доступ к архивным данным, чтобы обеспечить их защиту.

Храните данные в безопасном месте и постоянно обновляйте меры безопасности. Ваша программная платформа должна позволять вам устанавливать разрешения для определенных файлов.

Создание временных рамок

Следует ли хранить файл вечно или у него должен быть срок годности? Решите, как долго файлы хранятся в зависимости от того, какая информация в них содержится, и запишите это в свои процессы. Поручите кому-нибудь следить за этими датами и при необходимости удалить файл, если ваше программное обеспечение не делает этого автоматически.

Например, вы можете хранить необработанные данные неопределенно долго, но анализировать эти данные всего несколько лет, прежде чем они устареют и перестанут быть полезными.

Если у вас нет системы архивации, не теряйте времени зря

Если вы похожи на многие малые предприятия, архивирование файлов, вероятно, будет последним, о чем вы думаете. В конце концов, у вас есть клиенты, которым нужно угодить, и цели по доходам, которые нужно достичь. Кого волнует, если какой-то случайный файл, который вы не просматривали месяцами, пропал или был случайно удален?

Правда в том, что никогда не узнаешь, насколько важна информация, пока она не исчезнет. Возьмем, к примеру, программиста из Сан-Франциско Стефана Томаса, который попал в новости из-за того, что почти 240 миллионов долларов в биткойнах были заперты в цифровом кошельке. Он получил биткойны много лет назад в качестве вознаграждения за криптовалютный проект, когда они не стоили так много, и он, по-видимому, потерял пароль. Теперь, после восьми неверных догадок, у него осталось две догадки, прежде чем жесткий диск зашифрует себя и навсегда уничтожит его состояние. Ой!

Ваша компания постоянно производит данные, даже если вы этого не осознаете. Когда-нибудь вам может понадобиться вернуться к нему, возможно, для целей налогообложения, или, может быть, есть некоторые данные из прошлой маркетинговой кампании по электронной почте, которые могут дать вам конкурентное преимущество.

В любом случае, ваши данные намного ценнее, чем вы думаете, поэтому вы должны хранить и защищать их. Каждый день, когда вы откладываете, вы подвергаете свою компанию риску, поэтому внедряйте систему архивирования как можно раньше.

Отобранные экспертами кредитные карты для бизнеса с богатыми вознаграждениями и привилегиями

Кэшбэк, вознаграждения за поездки, начальное годовое финансирование под 0%: все это может стать отличным преимуществом кредитной карты для владельцев бизнеса. Но как найти подходящую кредитную карту для бизнеса? Сегодня на рынке множество предложений, и просеивание их, чтобы найти подходящее, может стать большой проблемой. Итак, мы проделали тяжелую работу за вас.

Начните работу с одной из наших лучших кредитных карт для бизнеса 2022 года сегодня .

Полное руководство по архивированию документов

Люсион Технологии Опубликовано