Разное

Как работать в аутлуке: Рекомендации по работе с Outlook

Содержание

Основные задачи в Outlook 2010

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Ниже приведены некоторые из основных задач, которые можно выполнить в Microsoft Outlook 2010.

В этой статье

Общие сведения об Outlook

Добавление учетной записи электронной почты

Создание сообщения электронной почты

Пересылка сообщения электронной почты или ответ на него

Добавление вложения в сообщение электронной почты

Открытие или сохранение вложения из сообщения электронной почты

Открытие вложения

Сохранение вложения

Добавление подписи к сообщениям

Создание подписи

Добавление подписи

Создание встречи в календаре

Планирование собрания с другими людьми

Установка напоминаний

Для встреч или собраний

Для сообщений электронной почты, контактов и задач

Создание контакта

Создание задачи

Создание заметки

Печать сообщения электронной почты, данных контакта, элемента календаря или задачи

Общие сведения об Outlook

Программа Microsoft Outlook 2010 предоставляет высококачественные средства управления рабочей и личной почтой более чем 500 миллионам пользователей Microsoft Office по всему миру. Выпуск Outlook 2010 оснащен широким набором функций, которые помогут вам оставаться на связи на работе, дома и на учебе.

Новый внешний вид Outlook 2010 и его расширенные возможности по организации почты, поиску, общению и использованию социальных сетей позволяют насладиться первоклассной возможностью продуктивно работать и оставаться на связи с коллегами и родными.

В начало страницы

Добавление учетной записи электронной почты

Чтобы отправлять и получать сообщения с помощью Outlook 2010, нужно добавить в программу учетную запись электронной почты и настроить ее. Если вы использовали более раннюю версию Microsoft Outlook на том же компьютере, где установлена программа Outlook 2010, параметры учетной записи импортируются автоматически.

Если вы впервые используете Outlook или устанавливаете Outlook 2010 на новый компьютер, автоматически запускается компонент "Автоматическая настройка учетной записи", который помогает настроить параметры учетных записей электронной почты. Для настройки требуется только ваше имя, адрес электронной почты и пароль. Если учетную запись почты не удалось настроить автоматически, необходимо вручную ввести требуемые сведения.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. В разделе Сведения об учетной записи нажмите кнопку Добавление учетной записи

    .

Дополнительные сведения см. в статье Настройка электронной почты Outlook.

В начало страницы

Создание сообщения электронной почты

Outlook 2010 позволяет отправлять сообщения одному или нескольким получателям, используя широкий набор функций и настроек.

  • Выберите представление Почта, перейдите на вкладку Главная и в группе

    Создать щелкните команду Создать сообщение.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать сообщение электронной почты, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+M.

Дополнительные сведения см. в статье Создание сообщений электронной почты.

В начало страницы

Пересылка сообщения электронной почты или ответ на него

Примечание:  Название вкладки зависит от того, выбрано ли сообщение в списке сообщений или открыто в отдельном окне.

Чтобы удалить имя из полей Кому и Копия, щелкните его и нажмите клавишу DELETE. Чтобы добавить получателя, щелкните в поле Кому, Копия или СК и введите имя.

Дополнительные сведения см. в статье Ответ на сообщение электронной почты или его пересылка.

В начало страницы

Добавление вложения в сообщение электронной почты

В сообщения электронной почты можно вкладывать файлы. В отправляемые письма также можно вкладывать другие элементы Outlook, например сообщения, контакты или задачи.

  1. Создайте сообщение или откройте уже существующее и щелкните команду Ответить, Ответить всем или Переслать.

  2. В окне сообщения на вкладке Сообщение в группе Включить выберите команду Вложить файл.

Дополнительные сведения см. в статье Вложение файла или другого элемента в сообщение электронной почты.

В начало страницы

Открытие или сохранение вложения из сообщения электронной почты

Вложение можно открыть из область чтения или открытого сообщения. После открытия и просмотра вложения его можно сохранить на жесткий диск. Если в сообщении содержится несколько вложений, их можно сохранить вместе или по одному.

Открытие вложения

Сохранение вложения

  1. Щелкните вложение в области чтения или в открытом сообщении.

  2. На вкладке Вложения в группе Действия нажмите кнопку Сохранить как. Можно также щелкнуть вложение правой кнопкой мыши и выбрать команду Сохранить как.

Дополнительные сведения см. в статье Открытие и сохранение вложений.

В начало страницы

Добавление подписи к сообщениям

Создавайте настраиваемые подписи, которые будут отображаться в отправленных вами сообщениях. Эти подписи могут содержать текст, изображения, электронная визитная карточка, логотип или даже изображение рукописной подписи.

Создание подписи

  1. Откройте новое сообщение. На вкладке Сообщение в группе Включить щелкните команду Подпись, а затем выберите пункт Подписи.

  2. На вкладке Электронная подпись нажмите кнопку Создать.

Добавление подписи

Дополнительные сведения см. в статье Создание подписи и ее добавление в сообщения.

В начало страницы

Создание встречи в календаре

Встречи — это мероприятия, для которых отводится время в календаре пользователя и не требуется приглашение других лиц или резервирование ресурсов.

  • Выберите представление Календарь и на вкладке Главная в группе Создать щелкните команду Создать встречу. Есть и другой вариант: щелкните правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и выберите команду Создать встречу.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать встречу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+A.

Дополнительные сведения см. в статье Планирование встречи.

В начало страницы

Планирование собрания с другими людьми

Собрание — это встреча, которая проходит с участием других людей и может включать использование ресурсов, например конференц-залов. Ответы на ваши приглашения на собрания отображаются в папке Входящие.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать приглашение на собрание из любой папки Outlook, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.

Дополнительные сведения см. в статье Планирование собрания с другими людьми.

В начало страницы

Установка напоминаний

Вы можете устанавливать и отменять напоминания для различных элементов, включая сообщения электронной почты, встречи и контакты.

Для встреч или собраний

Откройте необходимый элемент и на вкладке Встреча или Собрание в группе Параметры выберите из раскрывающегося списка пункт Напоминание. Затем выберите, за сколько времени до встречи или собрания следует показать напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите вариант Нет.

Для сообщений электронной почты, контактов и задач

  • На вкладке Главная в группе Теги щелкните команду К исполнению, а затем выберите пункт Добавить напоминание.

    Совет: С помощью напоминаний вы можете быстро помечать сообщения электронной почты как пункты списка дел. Щелкните правой кнопкой мыши столбец состояния отметки в списке сообщений или, если сообщение уже открыто, на вкладке Сообщение в группе Теги щелкните команду К исполнению, а затем выберите пункт Добавить напоминание.

Дополнительные сведения см. в статье Установка и отмена напоминаний.

В начало страницы

Создание контакта

Контакты могут состоять только из имени и электронного адреса или включать подробные дополнительные сведения, например почтовый адрес, несколько номеров телефонов, изображения, дни рождения и любые другие сведения, которые относятся к контакту.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать контакт из любой папки Outlook, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+C.

Дополнительные сведения см. в статье Создание или добавление контакта.

В начало страницы

Создание задачи

Многие люди ведут списки дел в бумажном или электронном виде либо сочетая эти методы. В Microsoft Outlook можно объединять несколько списков в один, получать напоминания и отслеживать ход выполнения задач.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать задачу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+K.

Дополнительные сведения см. в статье Создание задач и элементов списка дел.

В начало страницы

Создание заметки

Заметки — это электронный аналог бумажных записок. Их можно использовать для вопросов, идей, напоминаний и других заметок, которые вы обычно пишите на бумаге.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать заметку, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+N.

Дополнительные сведения см. в статье Создание заметки.

В начало страницы

Печать сообщения электронной почты, данных контакта, элемента календаря или задачи

Вы можете распечатывать отдельные элементы, например сообщения электронной почты, контакты и записи календаря, а также такие крупные представления, как календари, адресные книги или списки содержимого папок почты.

Процедура печати одинакова для почты, календаря и любых других папок Microsoft Outlook — все параметры и функции печати находятся в представлении Backstage. Чтобы открыть его, щелкните вкладку Файл.

  1. Выберите элемент или папку в Outlook, которые необходимо напечатать.

  2. Откройте вкладку Файл.

  3. Нажмите кнопку Печать.

Дополнительные сведения см. в статье Печать элементов в Outlook.

В начало страницы

Советы по оптимизации работы с MS Outlook

Большинство людей о работе с офисным комбайном Microsoft Outlook отзываются так — «Я вынужден им пользоваться» или «А кто меня спрашивал хочу я или нет?..». Это все верно — он тяжелый, сложный и нелогичен в настройках, но!, это стандарт в корпоративной среде и лучше попробовать сделать работу удобной на том, что есть, чем бесконечно жаловаться.

Попробуйте несколько советов от блога Web Worker Daily по оптимизации работы в Outlook.

Используйте напоминания привязанный к полученной корреспонденции. Просто кликайте на письме правой кнопкой и кликайте по Follow Up, далее задайте время и дату напоминания в Add Reminder. Кроме того, можно отметить сообщение цветным флажком.

Ускорение стандартного поиска. При выборе опции поиска сузьте поисковый массив нужной папкой. А лучше всего используйте Google Desktop Search или локальный поиск от Яндекса (читайте материал Мгновенный поиск по почтовым базам MS Outlook). В свою очередь WWD рекомендует Copernic Desktop Search для такого же мгновенного поиска.

Вы знаете, что можно ваши контакты напечатать в виде красивого буклета? Воспользуйтесь меню: File > Print, далее вы сможете выбрать тип печати, там есть и буклет.

Пользуйтесь списками задач ToDo. Данный инструмент незаслуженно игнорируется большинством пользователей. Задачи можно ставить как себе, так и другим пользователям. В Outlook 2007, Microsoft вынес панель ToDo справа, от чего ее полезность только увеличилась.

Разделите контакты по категориям. Кликайте на контакте правой кнопкой и задайте категорию. Далее при просмотре всех контактов очень удобно делать выборки.

Сохраняйте результаты поиска. В Outlook есть еще одна великолепная функция, которая позволяет не пользоваться сортировкой по папкам и быстро находить то, что нужно. Поисковые запросы можно сохранять чуть ниже списка папок, а содержимое выборок будет пополняться сразу после прибытия новых писем.

описание программного обеспечения, обучение её использованию, что это за программа

Outlook – крупнейшая разработка корпорации Microsoft. Компания, помимо лёгких и популярных приложений, известна также выпуском нескольких серий операционных систем Windows. В статье речь пойдёт о детище корпорации – почтовом клиенте. Программное обеспечение интегрировано в систему и не требует отдельной установки. Outlook прекрасно подходит для решения повседневных задач и ведения бизнеса.

Описание

На первый взгляд, программное обеспечение похоже на обычный почтовый клиент, но это лишь на первый взгляд. Программа оснащена многообразным, глубоким функционированием и большим спектром возможностей. Microsoft прекрасно поработали над созданием многофункционального и многопрофильного продукта в одной упаковке.

Спектр опций Outlook:

  • почтовый клиент, принимающий сообщения электронной почты, позволяет просматривать, отправлять письма на различные адреса;
  • встроенный календарь, отслеживающий все даты и пометки, указанные пользователем;
  • планировщик задач, позволяющий фиксировать различные события, время и дату;
  • записная книжка, предоставляющая возможность записывать любую важную информацию;
  • журнал контактов, хранит и удобно структурирует необходимые данные.

Исходя из возможностей Outlook, напрашивается вывод, что данная программа – своего рода органайзер, позволяющий полностью спланировать и скорректировать своё рабочее и свободное время, вести чёткий контроль. Можно добавить любую необходимую информацию, при этом беспокоиться за её сохранность не стоит. Outlook – прекрасный и полноценный помощник на каждый день.

Функциональность программы замещает сразу несколько другим программ, объединяя в себе различные функции многообразного назначения.

Обучение. Как пользоваться и работать с программным обеспечением Outlook

Как работать с Outlook, какие возможности имеет программа? Разберёмся в этом вопросе более подробно.

  1. Перед началом работы необходимо создать новую учётную запись пользователя для полноценного доступа к функционалу программы.
  2. Приветственное окно поделено на множество областей и окон: ленточное меню, список учётных записей, количество писем, окном самого письма.
  3. Для просмотра сообщения нужно выбрать его в списке, нажав по заголовку.
  4. Здесь пользователю доступны действия и опции, связанные с работой сообщений. Письмо можно удалить и отправить в архив. Можно написать ответ и переслать сообщение другому пользователю. Опция «файл» позволяет сохранять сообщение в отдельном файле и распечатать.
  5. Действия, доступные из окна сообщения, выполняются из основного окна программы. Можно выделить необходимые письма, выбрав необходимую операцию (удалить/переслать).
  6. Стоит отметить быстрый поиск программы. В случае наличия большого количества сообщений, можно быстро и легко найти нужное при помощи поиска. При вводе заголовка письма на поисковой строке, программа отображает письма, удовлетворяющие поиск. Указав в поисковой строке «от кого» или «кому», Outlook найдёт письма, отправленные или полученные в зависимости от ключевого слова или ключевой фразы.
  7. При создании нового сообщения следует выбрать вкладку «Главная» и команду «Создать сообщение», после чего откроется меню нового сообщения, позволяющее ввести текст и отредактировать его на свой вкус и усмотрение. Инструменты форматирования расположены на вкладке «Сообщение». Вставку фигур, таблиц, рисунков обеспечивает набор инструментов вкладки «Вставка». Отправка файла вместе с сообщением, производится функцией «Вложить файл» во вкладке «Вставка».
  8. Указание адресов получателя (получателей) производится с помощью адресной книжки. Войти в неё можно, кликнув команду «Кому» при отсутствии адресата, или ввести вручную в этом же поле. При завершении операции ввода необходимо нажать команду «Отправить».
  9. За исключением работы с почтой, использовать Outlook можно и для личных дел, встреч. С этим помогает справиться собственный программный календарь. Чтобы переключиться на календарь, необходимо использовать навигационную панель. Помимо основных элементов, можно создать встречи, события, нажав по нужной ячейке или выделив нужную ячейку, выбрать элемент на панели «Главная».
  10. При создании встречи или события, есть возможность указать дату и время начала и время завершения, добавить тему собрания или события и место проведения. Можно написать сопроводительное сообщение или приглашение. Также можно пригласить участников собрания, нажав по команде «Пригласить участников» и выбрав нужных просто кликнув по команде «Кому». В итоге можно как распланировать свои дела при помощи программы органайзера Outlook, так и отправлять приглашения другим участникам.

Поддержка работы

Во избежание каких-либо затруднений, неисправностей или сбоя в программе, пользователям доступна онлайн-поддержка, которая поможет решить множество вопросов по организации и работоспособности программы Outlook.

Заключение

Ознакомившись со встроенной программой Outlook, разработанной корпорацией Microsoft, можно сделать следующий вывод: программа очень удобна и многофункциональна в использовании. Постоянные пользователи давно отказались от телефонного календаря и блокнота, поскольку программа совмещает в себе множество полезных и необходимых функций.

Описанные выше операции – лишь малая часть того, на что способна и для чего создана программа-органайзер. В случае нестабильной работы, все данные сохраняются благодаря надёжной системе хранения. Даже после переустановки программы, пользователь избавлен от необходимости вводить свои персональные данные и контакты, события и даты с нуля. При успешном входе в программу даже после переустановки все данные пользователя будут сохранены так, словно ничего страшного и не происходило.

Программа отлично подходит как студентам и обычным пользователям, так и людям, ведущим свой собственный бизнес. Наибольшую популярность программа завоевала у работников офиса.

В случае загруженности пользователя, программа оповестит его о возможно забытых делах. Начните свой день с Outlook и забудьте о блокноте и календаре!

Как настроить почту Outlook 2007, 2010, 2013, 2016

Outlook — программа из пакета Microsoft Office, предоставляющая возможность управлять несколькими электронными почтами одновременно: получать, отправлять, редактировать, сохранять и удалять сообщения, поступающие на ваши электронные ящики. Также Outlook добавляет новые возможности по работе с почтой: автономное сохранение получаемых писем, отзыв отправленных сообщений, формирование групп, упорядочивание контактов и т. д. Мы подготовили инстукцию, которая поможет вам быстро настроить программу.

Как настроить почту Outlook

Существует несколько версий Outlook (2016, 2013, 2010, 2007 года и более старые — на данный момент утратившие свою актуальность), некоторые действия в них будут отличаться, поэтому смотрите инструкции, приведённые ниже, для вашей версии Outlook.

Основная функция Outlook — упрощение работы с электронной почтой. Так что первое, что стоит сделать, это привязать к программе один или несколько ящиков.

Добавление учетных записей

Есть два варианта добавить электронную почту: автоматическое добавление и ручное. Рекомендуется использовать первый способ, так как он легче и не требует ввода лишних данных, но если по каким-то причинам он вам не подходит, вы можете добавить почту, выполнив её настройку вручную: выбрать, на какие сервера будут уходить и приходить письма, каким образом они будут шифроваться. Для ручной настройки вам понадобятся адреса входящих и исходящих серверов компании, которой принадлежит ваша почта. Эти значения POP, SMTP и IMAP для самых популярных почт представлены в таблице:

Outlook 2010, 2013, 2016

Автоматическое добавление аккаунта без ввода детальных настроек выглядит следующим образом:

  1. Отройте раздел «Файл».

    Разворачиваем меню «Файл»

  2. Выберите раздел «Сведение».

    Переходим к разделу «Сведения»

  3. Используйте функцию «Добавить учётную запись».

    Нажимаем кнопку «Добавить учетную запись»

  4. Отметьте галочкой автоматический режим добавления учетной записи.

    Выбираем вариант «Учетная запись электронной почты»

  5. Внесите всю требуемую информацию в пустые блоки: название почты, пароль от нее и ваши ФИО.

    Вводим пароль, адрес и имя

  6. Подтвердите правильность введенных вами данных. Если вся информация введена правильно, то аккаунт привяжется к программе: все, что в ней находится на данный момент и будет приходить в будущем, синхронизируется с Outlook.

    Нажимаем кнопку «Далее»

Синхронизация с детальной настройкой выполняется данными действиями:

  1. Через панель быстрого доступа выберите блок «Файл».

    Заходим в меню «Файл»

  2. Раскройте подпункт «Сведения».

    Переходим к подразделу «Сведения»

  3. Нажмите на иконку в виде зеленого крестика «Добавить учётную запись».

    Кликаем по кнопке «Добавить учетную запись»

  4. Отметьте галочкой второй вариант «Ручная настройка».

    Выбираем ручную настройку

  5. Отметьте службу, настраиваемую протоколами IMAP и POP.

    Выбираем протокол «IMAP и POP»

  6. Внесите всю требуемую информацию в пустые блоки: название почты, пароль от нее и ваши ФИО. Информацию по протоколам вы можете найти в таблице, представленной выше в статье.

    Заполняем ячейки с адресом, паролем и другими данными

  7. Раскройте другие настройки.

    Нажимаем кнопку «Другие настройки»

  8. В открывшемся окошке перейдите к вкладке настройке серверов исходящей почты.

    Переходим к вкладке «Сервер исходящей почты»

  9. Включите функцию проверки подлинности при помощи SMTP серверов.

    Включаем проверку подлинности с помощью SMTP сервером

  10. Чтобы не указывать информацию дважды, отметьте вариант «Аналогично серверу для входящей почты».

    Отмечаем галочкой вариант «Аналогично серверу для входящей почты»

  11. Перейдите к вкладке «Дополнительно».

    Переходим к вкладке «Дополнительно»

  12. Выставьте параметры для IMAP и SMTP сервера. В типе шифрования выберите вариант SSL.

    Включаем шифрование через SSL

  13. Для того чтобы активировать сохранение писем на сервер (они не будут удаляться в том случае, если вы скачали их копию на компьютер), поставьте галочку возле функции «Оставлять копии сообщений на сервере». Здесь же вы можете настроить, как долго эти письма будут оставаться на сервере.

    Включаем или отключаем функцию «Оставлять копии сообщений на сервере»

  14. Вернитесь к основным настройкам почты и укажите период времени, за который пришедшие на почту письма будут сохраняться на компьютере. Учтите, чем больше период вы выберите, тем больше писем сохранит программа и, соответственно, тем больше она будет перегружена.

    Указываем период сохранения писем

  15. Дождитесь, пока программа проверит правильность введённых настроек. Если все данные совпадут, а ошибки в процессе не появятся, то вы увидите, что все параметры отмечены зелёными галочками.

    Дожидаемся окончания проверки

  16. По окончании добавления почты вы получите сообщение «Все готово!». Это означает, что почта начинает синхронизацию с Outlook, и в ближайшее время все письма будут загружены в программу.

    Подтверждение того, что почта добавлена успешно

Outlook 2007

Добавление почты в автоматическом режиме:

  1. Находясь в главном меню программы, разуверите вкладку «Сервис».

    Разворачиваем вкладку «Сервис»

  2. Выберите раздел «Настройка учётных записей».

    Выбираем раздел «Настройка учетных записей»

  3. Кликнете по кнопке «Создать».

    Кликаем по кнопке «Создать»

  4. Заполните все пустые ячейки: адрес, пароль, имя и фамилию.

    Заполняем все пустые ячейки

  5. Если все данные совпадут, то почта будет добавлена, и начнётся процесс синхронизации: письма с ящика начнут отображаться в программе.

    Почта добавлена, появилось сообщение «Поздравляем!»

Добавление почты с элементами ручной настройки выполняется следующими действиями:

  1. Находясь в главном меню программы, разуверите вкладку «Сервис».

    Разворачиваем раздел «Сервис»

  2. Выберите раздел «Настройка учётных записей».

    Кликаем по пункту «Настройка учетных записей»

  3. Кликнете по кнопке «Создать».

    Кликаем по кнопке «Создать», находясь в разделе «Электронная почта»

  4. Отметьте галочкой пункт, подтверждающий, что вы хотите выполнить основные и дополнительные настройки серверов вручную.

    Выбираем вариант «Настроить вручную параметры сервера или дополнительные типы серверов»

  5. Выберите вариант настройки «Электронная почта Интернета».

    Выбираем вариант «Электронная почта Интернет»

  6. Заполните все пустые ячейки: адрес, псевдоним, тип почты, параметры исходящих и входящих серверов. Параметры IMAP и POP3 для самых популярных почтовых ящиков вы можете найти в таблице, представленной выше в статье.

    Вводим все данные о почте и привязанных к ней серверах

  7. Кликнете по кнопке «Другие настройки».

    Переходим к другим настройкам почты

  8. В открывшемся окошке перейдите к вкладке настройке серверов исходящей почты.

    Переходим к разделу «Сервер исходящей почты»

  9. Включите функцию проверки подлинности при помощи SMTP серверов.

    Активируем сервис «SMTP-серверу требуется проверка подлинности»

  10. Чтобы не указывать информацию дважды, отметьте вариант «Аналогично серверу для входящей почты».

    Ставим галочку около строки «Алогично серверу для входящей почты»

  11. Перейдите к вкладке «Дополнительно».

    Переходим к разделу «Дополнительно»

  12. Выставьте параметры для IMAP и SMTP сервера. Включите шифрование подключения средствами SSL.

    Включаем SSL шифрование

  13. Для того чтобы активировать сохранение писем на сервер (они не будут удаляться в том случае, если вы скачали их копию на компьютер), поставьте галочку возле функции «Оставлять копии сообщений на сервере». Здесь же вы можете настроить, как долго эти письма будут оставаться на сервере.

    Активируем функцию «Оставлять копии сообщений на сервере»

  14. Вернитесь к основным настройкам и кликнете по кнопке «Далее».

    Используем кнопку «Далее»

  15. Если все данные ведены правильно, вы получите сообщение «Поздравляем!». Это означает, что почта добавлена успешно, в ближайшее время начнётся синхронизация приложения с электронной почтой.

    Учетная запись добавлена успешно

Подключение к почте Exchange

Почта Exchange — это локальный ящик для подключения к определённой группе, созданной сервером Exchange. Аккаунты Exchange обычно используются в организациях, компаниях или среди группы лиц, создавших свой сервер Exchange. Чтобы подключиться к такой почте и начать пользоваться ей, вам понадобится адрес сервера Exchange, присвоенное вам имя пользователя на этом сервере, имя сертификата и URL сервера. Все эти данные можно узнать у создателя или администратора сервера.

Outlook 2010, 2007, 2016
  1. Разверните вкладку «Файл».

    Раскрываем вкладку «Файл»

  2. Перейдите к пункту «Сведения».

    Переключаемся на вкладку «Сведения»

  3. Кликнете по кнопке «Добавить учётную запись».

    Используем кнопку «Добавить учетную запись»

  4. Перейдите к ручной настройке добавляемого аккаунта.

    Выбираем ручной способ добавления аккаунта

  5. На странице «Выбор службы» отметьте вариант «Сервер Microsoft Exchange».

    Выбираем вариант «Сервер Microsoft Exchange или совместимая служба»

  6. Заполните поля с именем сервера и именем, присвоенным вам на данном сервере.

    Вводим имя сервера и ваше имя

  7. Кликнете по кнопке «Другие настройки».

    Переходим к другим настройкам учетной записи

  8. Разверните вкладку «Подключение».

    Переходим к вкладке «Подключения»

  9. Активируйте подключение к серверам по протоколу HTTP.

    Активируем подключение по протоколу HTTP

  10. Перейдите к настройкам параметра прокси-сервера.

    Кликаем по кнопке «Параметры прокси-сервера Exchange»

  11. Укажите URL адрес сервера и название сертификата, используемого им.

    Вводим URL сервера и название сертификата

  12. Проверку подлинности необходимо осуществлять типом NTLM.

    Выбираем проверку подлинности типом NTLM

  13. Вернитесь к основным настройкам и нажмите кнопку «Далее».

    Нажимаем кнопку «Далее», чтобы завершить добавление аккаунта

  14. Если все данные введены правильно, то программа найден нужный сервер Exchange и подключится к нему.

    Аккаунт Exchange подключен к Outlook

Outlook 2007
  1. Разверните окошко «Сервер».

    Нажимаем на панель «Сервис»

  2. Выберите раздел «Настройка учётных записей».

    Переходим к пункту «Настройка учетных записей»

  3. Кликнете по кнопке «Создать».

    Переходим к созданию аккаунта

  4. Отметьте галочкой пункт, подтверждающий, что вы хотите выполнить основные и дополнительные настройки серверов вручную.

    Выбираем ручное добавление аккаунта

  5. Выберите вариант «Сервер Microsoft Exchange».

    Выбираем вариант «Сервер Microsoft Exchange»

  6. Заполните поля с именем сервера и именем, присвоенным вам на данном сервере.

    Вводим название сервера и имя, присвоенное вам на нем

  7. Кликнете по кнопке «Другие настройки».

    Нажимаем на кнопку «Другие настройки», чтобы открыть дополнительные настройки

  8. Разверните вкладку «Подключение».

    Открываем раздел «Подключения»

  9. Активируйте подключение к серверам по протоколу HTTP.

    Включаем использование протокола HTTP

  10. Перейдите к настройкам параметра прокси-сервера.

    Нажимаем на кнопку «Параметры прокси-сервераExchange…»

  11. Укажите URL адрес сервера и название сертификата, используемого им.

    Указываем UTL адрес сервера и название используемого им сертификата

  12. Проверку подлинности необходимо осуществлять типом NTLM.

    Выбираем проверку подлинностью с помощью системы NTLM

  13. Вернитесь к основным настройкам и нажмите кнопку «Далее». Если на сервере установлен пароль, то программа потребует ввести его, сделайте это.

    Вводим логин и пароль для авторизации

  14. Если все данные введены правильно, то программа найден нужный сервер Exchange и подключится к нему.

    Outlook подключен к серверу Exchange

Что делать, если аккаунт в Outlook не подключается

Процесс добавления новой учётной записи в Outlook может прерваться по следующим причинам:

  • Интернет-соединение было разорвано, стоит проверить его стабильность.
  • Перезапустите программу, возможно, какие-то её функции работают некорректно, но после перезапуска начнут выполняться полноценно.
  • Данные почты были введены неправильно. Попробуйте добавить почту в автоматическом режиме, если пытались раньше сделать это вручную, или наоборот, подключите её через ручной режим, если автоматический не работает.
  • Добавляемая почта защищена двухэтапной защитой: для входа в неё требуется ввод пароля и кода безопасности, приходящего вам на телефон. Выхода из этой ситуации два: отключить двойную проверку через настройки почты на официальном сайте ящика или создать единую учётную запись Microsoft, чтобы получить специальный пароль для входа в приложения.
Получение пароля для входа в приложения
  1. Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь с помощью вашей электронной почты на официальном сайте Microsoft (https://account.microsoft.com/account/Account?refd=www.vynesimozg.com&destrt=home-index).

    Авторизуемся на сайте

  2. Перейдите к разделу «Безопасность и конфиденциальность».

    Переходим к разделу «Безопасность и конфиденциальность»

  3. Откройте дополнительные параметры безопасности.

    Переходим к дополнительным параметрам безопасности

  4. Повторно авторизуйтесь на сайте.

    Вводим данные для входа в аккаунт

  5. Пролистайте старицу до блока «Пароли приложений». Кликнете по кнопке «Создать новый пароль».

    Кликаем по кнопке «Создать новый пароль приложения»

  6. Вы получите пароль приложений, скопируйте его. Введите полученный пароль вместо пароля от вашей электронной почты во время добавления новой учётной записи в Outlook.

    Копируем и используем пароль для приложений

  7. Завершите добавление почты. Если почту всё равно не получилось добавить, Outlook не пропустила её, то ещё раз проверьте правильность введённых данных и, если они всё-таки прописаны правильно, то приступайте к отключению двухэтапной защиты почты.

    Проверяем, получилось ли добавить почту с новым паролем

Как поставить или убрать фото профиля в Outlook

Чтобы повысить свою узнаваемость среди пользователей Outlook, вы можете добавить свою фотографию, которая будет показываться людям, получившим ваши письма:

  1. Откройте меню «Файл» и перейдите к разделу «Сведения».

    Открываем раздел «Файл»

  2. Наведите курсор на серую иконку с силуэтом человечки и кликнете по кнопке «Изменить». Откроется окошко, в котором вы сможете добавить новую фотографию, удалить или изменить имеющуюся.

    Кликаем по кнопке «Изменить»

Изменение кодировки письма

От кодировки письма зависит то, как оно будет отображаться на экране. Если вы откроете письмо, написанное в одной кодировке, используя отличную от неё кодировку, то увидите лишь набор непонятных символов, так как система не сможет распознать находящиеся в письме знаки. Чтобы изменить кодировку входящего или исходящего письма, выполните следующие действия:

  1. Откройте само письмо. В блоке «Переместить» кликнете по самой нижней иконке.

    Кликаем по иконке в виде текстового документа в блоке «Переместить»

  2. Разверните пункт «Другие действия».

    Разворачиваем пункт «Другие действия»

  3. Выберите раздел «Кодировка» и установите одну из предложенных кодировок. Или перейдите к вкладке «Дополнительно», что настроить параметры кодировок более детально.

    Выбираем кодировку для письма

Выход из автономного режима

Автономный режим позволяет работать с программой без подключения к интернету. Чтобы выйти из этого режима в Outlook 2016, 2013, 2010, достаточно перейти к вкладке «Отправка и получение» и кликнуть по иконке «Автономная работа», находящейся в блоке «Параметры». Если иконка имеет белый прозрачный цвет, то это означает, что вы не подключены к интернету, то есть находитесь в автономном режиме. Если иконка приобретёт окрас, то вы выйдете из автономного режима.

Кликаем по иконке в виде Земного шара, чтобы включить или выключить автономный режим

В Outlook 2007 настройка режима происходит в меню «Файл» — «Автономная работа». Перейдите к этому разделу, чтобы включить или отключить этот режим.

Включаем или отключаем автономный режим

Режим автономной работы не будет запускаться в том случае, если вы в данный момент совершаете какую-либо операцию через Outlook, требующую доступ в интернет: отправляете письмо, загружаете картинку и т. п. Отключитесь от сети, чтобы беспрепятственно активировать режим.

Сохранение и сброс настроек Outlook

Все внесённые в Outlook изменения записываются в файл Outcmd.dat, расположенный в папке: Основной_диск:\Пользователи\Имя_учетной_записи\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook. Чтобы сбросить параметры Outlook до значений по умолчанию, перенесите этот файл в любую другую папку, предварительно закрыв саму программу. Когда вы запустите Outlook снова, файл Outcmd.dat не будет найден и создастся заново, соответственно, не имея настроек, внесённых пользователем.

Чтобы перенести или сохранить совершенные вами настройки Outlook, скопируйте этот файл в надёжное место, не удаляя его из основной папки. Вы можете перенести его на другой компьютер, чтобы изменить настройки Outlook на нём.

Основные настройки Outlook на этом завершены. Вы можете добавить дополнительные почты, если они у вас имеются. И не забывайте отключать автономный режим, так как во время того, когда он включён, Outlook не проверяет в автоматическом режиме поступающие письма, из-за этого вы можете пропустить важные входящие сообщения.

Оцените статью: Поделитесь с друзьями!

TOP-11 функций Microsoft Outlook для получения максимальной отдачи — Microsoft Office для женщин

Электронная почта – это основополагающая составляющая современного делового мира. Она снимает с нас необходимость пользоваться телефоном и придает нашим коммуникациям скорость света. Она предоставляет широкие возможности детально рассматривать наши рабочие проекты, вопросы, ответы, мнения, запросы и отзывы, что является ключом к улучшению коммуникаций.


Кроме того, с помощью современной электронной почты можно видеть развитие беседы без необходимости перебирать горы отдельных сообщений. И все же, многие не используют все возможности своих почтовых систем. Конечно, все знают, как отправлять сообщения, устанавливать пометки к действиям, блокировать время в своих календарях и настраивать уведомления, однако есть еще много великолепных функций и фишек, о которых вы можете не знать, и которые способны преобразовать способ вашего пользования электронной почтой. Давайте взглянем на них:
  • Отправка в будущем/задержка доставки: Если у вас есть новости, которыми вы не хотите делиться прямо сейчас, или проект в стадии готовности, но вы не хотите отправлять его слишком рано – функция задержки доставки позволит вам распространять сообщения по вашему собственному графику.
  • Группировка сообщений: Для продвинутых пользователей электронной почты, возможность группировать сообщения в беседы по конкретным темам может помочь отслеживать почту, оставаться в курсе дел и работать более эффективно.
  • Условное форматирование: Как и группировка сообщений, условное форматирование поможет вам организовать свою переписку и оставаться сконцентрированным на наиболее важных темах. Однако, в отличие от группировки всех сообщений в одну ветку, которую можно быстро охватить одним взглядом, условное форматирование просто отображает сообщения, соответствующие выбранным критериям со шрифтом и цветом по вашему выбору.
  • Правила: Еще одна организационная функция, Правила, позволяет создавать настройки для автоматизированной обработки сообщений определенным образом. Некоторые системы могут проверять отправителя, получателя, размер сообщения, дату и многое другое. Таким образом, вы никогда не пропустите письмо от своего начальника и от наиболее важного клиента; сообщения с тяжелыми вложениями могут быть отмечены специальным знаком, и так далее.
  • Почтовое сообщение в СМС: В тех случаях, когда вам нужно ответить незамедлительно, или нужно связаться с тем, у кого может не оказаться доступа к электронной почте, СМС может быть лучшим решением. Некоторые поставщики электронной почты предлагают эту функциональность, а некоторые нет. Если вы работаете с поставщиком, который предоставляет такую возможность, вы сможете быстро передавать срочные сообщения. Только будьте внимательны и предупредите об использовании этой функции своих получателей – мало кто будет счастлив получать шквал несрочных сообщения во время встреч или в отпуске, так что используйте эту функцию только в критически важных случаях.
  • Уведомления для рабочего стола: Если вы захотите снизить количество отвлекающих факторов на один день или на неопределённое время, можно отключить уведомления для рабочего стола, которые появляются каждый раз, когда в ваш почтовый ящик падает новое сообщение. Это позволит сфокусироваться на текущих задачах. И, наоборот, если вы ждете важное сообщение, которое вам нельзя отложить ни на секунду, вы можете легко включить уведомления для рабочего стола на несколько часов или на более долгое время.
  • Шаблоны сообщений: Если вы работаете в должности PR специалиста, менеджера по коммуникациям, представителем сервиса по работе с клиентами или на любой другой позиции, связанной с ответами на запросы информации – шаблоны писем помогут вам быстрее работать над вашими ответами. После создания собственного шаблона, все, что вам нужно сделать, это открыть шаблон, персонализировать его и отправить. Это не только сэкономит ваше время, но и повысит продуктивность. Кроме того, отсутствие необходимости повторять рутинные операции может улучшить ваше удовлетворение работой.
  • Сохранение писем в качестве файлов: Если вы захотите сохранить определённые сообщения в той же папке, что и остальную работу по проекту, контракты или другие документы, вы можете просто перетащить ваше сообщение из окна сообщений в папку с файлами. Или же нажать Сохранить как и выбрать сохранение файла в специальной локации. Позже это позволит вам вернуться к сообщению без необходимости копаться в почте.
  • Многофункциональные сочетания клавиш: Если ваша почтовая система поддерживает сочетания клавиш, она также может поддерживать многофункциональные сочетания клавиш, которые предоставляют возможность комбинировать несколько сочетаний клавиш в одно быстрое действие. Например, если вы хотите отметить группу сообщение как прочитанные и одновременно переместить их в отдельную папку, или даже пометить письма прочитанными, присвоить им флажки и переслать своей команде, вы можете сделать это при помощь мультифункциональных сочетаний клавиш. Некоторые почтовые системы, поддерживающие многофункциональные сочетания клавиш, позволяют создавать ваши собственные сочетания.
  • Автоматическая очистка: Некоторые почтовые системы включают функцию автоматической очистки, которая помогает сохранять пространство и поддерживает ваш почтовый ящик в аккуратности. Некоторые почтовые системы могут анализировать содержимое бесед и обнаруживать повторяющееся содержание. При этом предыдущее сообщение автоматически удаляется — так что вы можете видеть оба сообщения и все комментарии внутри единой почтовой беседы, но при этом ваш почтовый ящик не перегружен одинаковыми сообщениями. Конечно, если кто-то продолжит засорять свой почтовый ящик ненужными сообщениями, вы можете просто заблокировать этого отправителя, используя фильтры «спам» и «нежелательные». Но если вы не хотите навсегда предотвращать контакты от кого-либо по почте, просто выберите отправку определенной беседы прямо в Корзину, нажав кнопку Игнорировать.
  • Делегирование доступа: Наконец, если вы собираетесь в длительный творческий отпуск, в декрет или уезжаете в отпуск и не хотите проверять почту даже раз в день или в неделю, но при этом не хотите по возвращение увидеть гору сообщений – вы можете предоставить кому-то з коллег доступ на управление своим почтовым ящиком. Просто посмотрите настройки своей учетной записи. Если в них есть кнопка Делегировать доступ или что-то похожее, вы можете предоставить доступ к вашей почте своему коллеге, который сможет отвечать на сообщения во время вашего отсутствия.

Электронная почта продолжает оставаться важным инструментом в деловом мире и ваше мастерство владения этим инструментом только увеличит вашу ценность как сотрудника. Надеемся, вы возьмете на вооружение одну или несколько из представленных нами функций, и они непременно помогут вам повысить вашу продуктивность.

Работа с программой microsoft outlook. Общие принципы работы в Outlook

Программа Microsoft Outlook , или просто Outlook , предназначена для управления данными вашего персонального компьютера. С помощью Outlook можно выполнять следующие виды работ:

· Посылать и принимать электронные сообщения, используя при этом факсимильную связь, Интернет или другую систему электронной почты. С помощью Outlook можно провести голосование среди получателей вашего сообщения.

· Вести список неотложных дел, создавать расписания и отслеживать выполнение планов, а также вести дневник вашей деятельности. При наступлении времени очередного события программа напомнит вам о нем. Имеется возможность спланировать собрание с другими лицами, которые также используют Outlook , и которым вы можете послать электронное сообщение. Кроме того, имеется возможность постановки задач другим людям.

· Заносить в электронный заменитель бумажного блокнота с отрывными листками различную информацию: вопросы, ценные мысли, напоминания и многое другое, что вы обычно записываете на скорую руку в бумажный блокнот.

· Использовать Outlook вместо проводника Windows для работы с файлами вашего компьютера. Вы можете искать, просматривать, печатать и открывать для редактирования ваши документы, не выходя из Outlook .

· Вести деловую и личную адресную книгу с различными вариантами сортировки и просмотра информации.

· Автоматически архивировать введенную ранее информацию.

· Организовать совместную работу над любым проектом. Outlook позволяет организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, ведение общих папок.

Программа Outlook является удобным средством для организации любого вида деятельности , которая может существенно повысить эффективность работы. Рассмотрим основные приемы использования этой программы.

Основные принципы работы с Outlook

Программа Outlook работает с элементами различных типов: сообщения электронной почты, информация о событиях и контактах, записи в дневнике, задачи, заметки и прочие. Элементы каждого типа хранятся в отдельных папках. В зависимости от типа элемента программа Outlook предлагает необходимые методы работы с ним. Познакомимся с основным окном Outlook .

Заголовок окна меню, панель инструментов и строка состояния аналогичны таким же элементам в других программах. Так же, как и в других компонентах Microsoft Office , в Outlook присутствует Помощник . Мы рекомендуем вам при работе использовать его советы.

В левой части окна программы расположены кнопки с названиями групп папок. При нажатии кнопки появляются изображения папок, входящих в выбранную группу. Число в скобках рядом с названием папки означает количество новых элементов в папке. Содержимое текущей папки отображается в правой части окна, причем в зависимости от типа элементов меняется принцип вывода содержимого. Для работы с некоторыми элементами используются встроенные средства Outlook , а для работы с другими - внешние прог

Перейти из автономного режима в онлайн

Как узнать, что вы работаете в Outlook офлайн или онлайн? Есть визуальные подсказки, начиная со строки состояния в нижней части окна Outlook. Если отображается один из следующих индикаторов состояния, это означает, что Outlook не подключен к вашему почтовому серверу.

или же

Вы не сможете отправлять или получать электронную почту, пока не подключитесь повторно.

Статус: работает в автономном режиме

Работа в автономном режиме обычно является выбором.Возврат к онлайн-режиму работы - простой процесс.

Примечания:

  • Если фон кнопки «Работать автономно» затенен (как показано на изображении выше), вы не подключены. Но если фон чистый, значит, вы подключены.

  • Если вы не видите кнопку «Работать в автономном режиме», а ваша учетная запись электронной почты - это учетная запись Microsoft Exchange Server или Microsoft 365, возможно, режим кэширования Exchange отключен.Следуйте инструкциям в разделе «Включение режима кэширования данных Exchange», чтобы изменить этот параметр. Или обратитесь к человеку, который управляет сервером Exchange в вашей организации.
    Мы рекомендуем всегда включать режим кэширования данных Exchange с учетной записью Microsoft 365.

Статус: отключен

Могут быть разные причины отключения от Outlook. Ниже приведены лишь несколько примеров возможных причин.

  • Если ваше Интернет-соединение работает, возможно, проблема с почтовым сервером.

  • Если вы можете войти в свою электронную почту с веб-сайта, например http: //outlook.com, проверьте, можете ли вы получать и отправлять электронную почту таким образом. Если на веб-сайте не работает электронная почта, обратитесь за помощью в службу технической поддержки своего поставщика услуг электронной почты.

  • Если вы можете отправлять и получать почту на веб-сайте, значит, ваш почтовый сервер в порядке.Но вашему компьютеру могут потребоваться обновления или может быть проблема с настройками вашей учетной записи.

Советы по повторному подключению к Outlook

Вот несколько предлагаемых способов повторного подключения к Outlook.

Сбросить статус автономной работы

  • На вкладке Отправить / получить выберите Автономная работа и проверьте строку состояния.Если статус показывает «Работает автономно», повторяйте действие, пока статус не изменится на «Подключено».

Проверить обновления

Создать новый профиль

Чтобы исключить возможность ошибки в текущем профиле Outlook, создайте новый профиль. Если вы открываете Outlook, используя новый профиль, но он все еще отключен, попробуйте удалить свою учетную запись, а затем снова добавить ее.

  1. На панели Папка щелкните правой кнопкой мыши имя своей учетной записи и выберите Удалить <имя учетной записи> .

  2. Чтобы продолжить, выполните действия по добавлению учетной записи еще раз.

Поддержка Office 2010 закончилась 13 октября 2020 г.

Выполните обновление до Microsoft 365, чтобы работать в любом месте с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Если в строке состояния в нижней части окна Microsoft Outlook отображается Работа в автономном режиме , это означает, что Outlook отключен от вашего почтового сервера. Вы не сможете отправлять или получать электронную почту, пока не подключитесь повторно.

Первое, что нужно проверить - это подключение к Интернету, пытаясь подключиться к веб-сайту. Если ваше Интернет-соединение работает, попробуйте повторно подключиться к почтовому серверу. Вот как:

  1. Щелкните Отправить / получить .

    Обратите внимание, что если для Outlook установлено значение Автономная работа , кнопка подсвечивается.

  2. Щелкните Автономная работа, чтобы вернуться к работе в сети .

    После повторного подключения к серверу кнопка Работа в автономном режиме имеет простой фон:

Все еще не повезло? Если вы можете использовать эту учетную запись электронной почты с веб-сайтом, например Outlook.com, посмотрите, можете ли вы получать и отправлять новую почту с этого сайта. Если вы не можете этого сделать, обратитесь за помощью в службу технической поддержки или к поставщику услуг электронной почты.

Если вы можете получать и отправлять почту на веб-сайте, почтовый сервер в порядке. Но Outlook может потребоваться обновления или может возникнуть проблема с настройками учетной записи электронной почты. Если вы используете учетную запись Exchange, проверьте наличие обновлений и установите все необходимые. (Всегда полезно быть в курсе обновлений.)

В отчаянии? Может быть, ваша учетная запись электронной почты нуждается в новом запуске.Попробуйте создать новый почтовый профиль.

Когда вы хотите работать офлайн

Когда вы работаете в сети с Outlook и вашим почтовым сервером, вы получаете новую почту по мере ее поступления, а отправленная вами почта отправляется немедленно. Однако бывают случаи, когда работа в сети нецелесообразна. Например, возможно, нет доступного сетевого подключения. Или, возможно, сеть доступна, но вы не хотите подключаться к ней, потому что вы превысили свой тарифный план или с вас будет взиматься плата.

В Outlook у вас есть возможность выбрать, хотите ли вы работать в сети или в автономном режиме, и вы можете делать это автоматически или вручную. Если вы выбрали работу в автономном режиме, но готовы вручную запустить операцию отправки / получения, просто щелкните Отправить / получить > Отправить / получить все папки .

Работа в автономном режиме с учетной записью Microsoft Exchange Server

Если вы используете учетную запись Microsoft Exchange Server, ваши сообщения сохраняются в вашем почтовом ящике на сервере.Когда вы подключены к серверу и работаете в сети, вы можете использовать все функции Outlook, такие как открытие элементов, перемещение их между папками и удаление элементов. Однако, когда вы работаете в автономном режиме, вы теряете доступ ко всем элементам на сервере. В этом случае полезны автономные папки, которые сохраняются в автономном файле данных Outlook (OST) на вашем компьютере.

Автономный файл данных Outlook (OST) - это реплика или копия почтового ящика Exchange. Когда вы подключены к сети, этот файл автоматически синхронизируется с сервером, поэтому обе копии являются одинаковыми, а изменения, внесенные в одну из копий, вносятся в другую.Вы можете настроить Outlook на автоматический запуск в автономном режиме, если не удается установить соединение с Exchange. Вы также можете вручную переключаться между подключенным и автономным состояниями подключения и выбирать, какие папки Exchange будут обновляться локально на вашем компьютере.

Если вы используете учетную запись Exchange, рекомендуется использовать ее в режиме кэширования Exchange. Большинство причин для работы в автономном режиме устраняются при использовании режима кэширования данных Exchange. Отсутствие сетевого подключения практически незаметно для вас, потому что вы можете продолжать работать со своими предметами.

По умолчанию режим кэширования данных Exchange создает и использует автономный файл данных Outlook (OST), а затем загружает и поддерживает синхронизированные копии элементов во всех папках вашего почтового ящика. Вы работаете со своей информацией на своем компьютере, а Outlook синхронизирует ее с сервером.

Находитесь ли вы в офисе, дома или в самолете, изменения в сети или доступность для вас прозрачны. Когда ваше соединение с Exchange прерывается, вы можете продолжить работу со своими данными.Когда соединение восстанавливается, Outlook автоматически синхронизирует изменения, и папки и элементы на сервере и на вашем компьютере снова идентичны. Outlook управляет вашим подключением к серверу и поддерживает актуальность ваших данных. Нет необходимости переключаться на работу в автономном режиме и постоянно пытаться повторно подключиться к серверу - все происходит автоматически.

Cached Exchange Mode также избавляет вас от необходимости настраивать группы отправки и получения, поскольку он выбирает папки, которые должны быть доступны в автономном режиме, и поддерживает их синхронизацию.

Единственный случай, когда вы все еще можете выбрать работу в автономном режиме, - это когда вам нужен больший контроль над тем, что загружается в локальную копию вашего почтового ящика Exchange. Это может включать ситуации, когда вы используете соединительное устройство или службу, которые взимают плату за объем передаваемых вами данных. Режим кэширования данных Exchange поддерживает все актуальное состояние. Работа в автономном режиме позволяет использовать группы отправки и получения для уточнения типа и объема синхронизируемой информации.

Что делать, если вы не используете учетную запись Exchange? Многие люди используют учетную запись POP3 или IMAP от своего поставщика услуг Интернета (ISP) или веб-учетную запись, такую ​​как Outlook.com (ранее Hotmail).

Самый быстрый способ работать в автономном режиме - использовать настройки Outlook по умолчанию. Если вы хотите настроить параметры, в том числе место для сохранения автономного файла данных Outlook (OST), используйте инструкции по настройке.

Быстрая установка
  1. На вкладке Отправка / получение в группе Настройки щелкните Автономная работа .

  2. Чтобы настроить автономный файл данных Outlook (OST), нажмите ОК .

    По умолчанию Запрашивать меня при запуске, поэтому я могу выбрать работу в автономном или онлайн-режиме. установлен. Если вы хотите, чтобы Outlook всегда работал в сети при наличии подключения, снимите этот флажок.

После автономного файла данных Outlook (.ost) создается файл, при выходе и перезапуске Outlook необходимо синхронизировать почтовый ящик Exchange с новым файлом. Самый быстрый способ сделать это: На вкладке Отправка / получение в группе Отправка и получение щелкните Отправить / получить все папки .

Индивидуальная установка

Если вы хотите настроить параметры автономного файла данных Outlook (OST), например, место сохранения файла на вашем компьютере, выполните следующие действия:

  1. Если вы еще этого не сделали, создайте автономный файл данных Outlook (.ост).

    Создание автономного файла данных Outlook (OST)

    1. Щелкните вкладку Файл .

    2. Щелкните Параметры учетной записи , а затем щелкните Параметры учетной записи .

    3. На вкладке E-mail выберите учетную запись Exchange Server, а затем нажмите Изменить .

    4. Щелкните Дополнительные настройки .

    5. Щелкните вкладку Advanced , а затем щелкните Offline Folder File Settings .

    6. В поле File введите путь к файлу, который вы хотите использовать в качестве.ost файл.

      Имя файла по умолчанию - Outlook.ost. Если этот файл уже существует, вам будет предложено ввести новое имя.

  2. Щелкните меню Файл ,

  3. Щелкните Параметры учетной записи , а затем щелкните Параметры учетной записи .

  4. На вкладке Электронная почта выберите учетную запись Exchange и нажмите Изменить .

  5. Щелкните Дополнительные настройки .

  6. Выполните одно из следующих действий:

    1. Всегда запускать Outlook в автономном режиме Щелкните Управлять состоянием подключения вручную , а затем щелкните Работать автономно и использовать удаленное подключение .

    2. Выберите, работать ли при каждом запуске Outlook в автономном или оперативном режиме. Щелкните Управлять состоянием подключения вручную , а затем установите флажок «Выбрать тип подключения при запуске ».

    3. Всегда подключаться к сети Щелкните Управлять состоянием подключения вручную , а затем щелкните Подключиться к сети .

    4. Outlook автоматически определяет, доступно ли подключение к серверу. Щелкните Автоматически определять состояние подключения . Если Outlook не может подключиться к почтовому серверу, он автоматически запускается в автономном режиме.

      Примечание: Чтобы указать время ожидания ответа от сервера, прежде чем вы получите уведомление о повторной попытке или работе в автономном режиме, введите число в поле секунд до тайм-аута подключения к серверу .

Верх страницы

О работе в автономном режиме

Когда вы работаете в сети с Outlook 2007 и вашим почтовым сервером, вы получаете новую почту по мере ее поступления, а отправляемая вами почта отправляется немедленно. Однако бывают случаи, когда работа в сети нецелесообразна.Например, могут быть случаи, когда сетевое соединение недоступно из-за вашего местоположения. Также бывают случаи, когда, даже если соединение может быть доступно, вы не хотите его использовать, чтобы избежать платы за соединение.

Если ваша учетная запись подключается к Exchange, ваши сообщения сохраняются в почтовом ящике вашего сервера. Когда вы подключены к серверу и работаете в сети, вы можете использовать все функции Outlook, такие как открытие элементов, перемещение их между папками и удаление элементов.Однако, когда вы работаете в автономном режиме, вы теряете доступ ко всем элементам на сервере. В этом случае полезны автономные папки, которые сохраняются в файле автономной папки (.ost) на вашем компьютере.

OST-файл - это реплика или копия вашего почтового ящика Exchange. Когда вы подключены к сети, этот OST-файл автоматически синхронизируется с сервером, поэтому обе копии являются одинаковыми, а изменения, внесенные в одну из копий, вносятся в другую. Вы можете настроить Outlook на автоматический запуск в автономном режиме, если не удается установить соединение с Exchange.Вы также можете вручную переключаться между подключенным и автономным состояниями подключения и выбирать, какие папки Exchange будут обновляться локально на вашем компьютере.

Если вы используете учетную запись Exchange, рекомендуется использовать ее в режиме кэширования Exchange. Большинство причин для работы в автономном режиме устраняются при использовании режима кэширования данных Exchange. Отсутствие сетевого подключения практически незаметно для вас, потому что вы можете продолжать работать со своими предметами.

По умолчанию в режиме кэширования данных Exchange создается и используется файл автономной папки (.ost), а затем загружает и поддерживает синхронизированные копии элементов во всех папках вашего почтового ящика. Вы работаете со своей информацией на своем компьютере, а Outlook синхронизирует ее с сервером.

Находитесь ли вы в офисе, дома или в самолете, изменения в сети или доступность для вас прозрачны. Когда ваше соединение с Exchange прерывается, вы можете продолжить работу со своими данными. Когда соединение восстанавливается, Outlook автоматически синхронизирует изменения, и папки и элементы на сервере и на вашем компьютере снова идентичны.Outlook управляет вашим подключением к серверу и поддерживает актуальность ваших данных. Нет необходимости переключаться на работу в автономном режиме и постоянно пытаться повторно подключиться к серверу - все происходит автоматически.

Cached Exchange Mode также избавляет вас от необходимости настраивать группы отправки и получения, поскольку он выбирает папки, которые должны быть доступны в автономном режиме, и поддерживает их синхронизацию.

Единственный случай, когда вы все еще можете выбрать работу в автономном режиме, - это когда вам нужен больший контроль над тем, что загружается в локальную копию вашего почтового ящика Exchange.Это может включать ситуации, когда вы используете соединительное устройство или службу, которые взимают плату за объем передаваемых вами данных. Режим кэширования данных Exchange поддерживает все актуальное состояние. Работа в автономном режиме позволяет использовать группы отправки и получения для уточнения типа и объема синхронизируемой информации.

Что делать, если вы не используете учетную запись Exchange? Многие люди используют учетную запись POP3 или IMAP от своего поставщика услуг Интернета (ISP) или учетную запись HTTP, например Microsoft Windows Live Mail.Когда вы в сети, это означает, что доступно соединение с почтовым сервером, и Outlook немедленно отправляет и получает сообщения для учетных записей электронной почты Exchange, IMAP и HTTP. Для учетных записей электронной почты POP3 сообщения отправляются немедленно, если на вкладке Настройка почты установлен флажок Отправлять сразу при подключении (меню Инструменты, , команда Параметры ). Когда вы не в сети, все учетные записи используют время отправки / получения по расписанию в диалоговом окне Группы отправки / получения .Кроме того, для учетных записей электронной почты IMAP папки недоступны в автономном режиме.

Когда вы работаете в автономном режиме, Outlook подключается к почтовому серверу только в том случае, если вы этого хотите. В автономном режиме Outlook не пытается подключиться к вашему почтовому серверу, чтобы проверить наличие новых сообщений, загрузить заголовки, отмеченные для загрузки, или отправить сообщения.

Верх страницы

Если у вас есть учетная запись Microsoft Exchange

Необходимо перезапустить Outlook 2007, чтобы переключаться между работой онлайн и офлайн.Рассмотрите возможность использования режима кэширования данных Exchange для большей гибкости при переключении между состояниями подключения онлайн и офлайн.

Самый быстрый способ работать в автономном режиме - использовать настройки Outlook по умолчанию. Если вы хотите настроить параметры, в том числе место для сохранения файла автономной папки (.ost), используйте инструкции по настройке.

Быстрая установка
  1. В меню Файл щелкните Автономная работа .

  2. Чтобы настроить файл автономной папки (OST), нажмите ОК .

    По умолчанию Запрашивать меня при запуске, поэтому я могу выбрать работу в автономном или онлайн-режиме. установлен. Если вы хотите, чтобы Outlook всегда работал в сети при наличии подключения, снимите этот флажок.

После.ost создается, при выходе и перезапуске Outlook необходимо синхронизировать почтовый ящик Exchange с файлом .ost. Самый быстрый способ сделать это: в меню Инструменты укажите Отправить / получить , а затем щелкните Отправить / получить все .

Индивидуальная установка

Если вы хотите настроить параметры файла автономной папки (.ost), например, место сохранения файла .ost на вашем компьютере, выполните следующие действия:

  1. Если вы еще не сделали этого, создайте файл автономной папки (.ост).

    Создать файл автономной папки (OST)

    1. В меню Инструменты щелкните Параметры учетной записи .

    2. На вкладке Электронная почта выберите учетную запись Exchange и нажмите Изменить .

    3. Щелкните Дополнительные настройки .

    4. Щелкните вкладку Advanced , а затем щелкните Offline Folder File Settings .

    5. В поле File введите путь к файлу, который вы хотите использовать в качестве.ost файл.

      Имя файла по умолчанию - Outlook.ost. Если этот файл уже существует, вам будет предложено ввести новое имя.

  2. В меню Инструменты щелкните Параметры учетной записи .

  3. На вкладке Электронная почта выберите учетную запись Exchange и нажмите Изменить .

  4. Щелкните Дополнительные настройки .

  5. Выполните одно из следующих действий:

    1. Всегда запускать Outlook в автономном режиме Щелкните Управлять состоянием подключения вручную , а затем щелкните Работать автономно и использовать удаленное подключение .

    2. Выберите, работать ли при каждом запуске Outlook в автономном или оперативном режиме. Щелкните Управлять состоянием подключения вручную , а затем установите флажок «Выбрать тип подключения при запуске ».

    3. Всегда подключаться к сети Щелкните Управлять состоянием подключения вручную , а затем щелкните Подключиться к сети .

    4. Outlook автоматически определяет, доступно ли подключение к серверу. Щелкните Автоматически определять состояние подключения . Если Outlook не может подключиться к почтовому серверу, он автоматически запускается в автономном режиме.

      Примечание: Чтобы указать время ожидания ответа от сервера, прежде чем вы получите уведомление о повторной попытке или работе в автономном режиме, введите число в поле секунд до тайм-аута подключения к серверу .

Если вы используете свою учетную запись Exchange в режиме кэширования данных Exchange

Если вы используете учетную запись POP3, IMAP или HTTP

Верх страницы

Как синхронизировать рабочий и домашний календарь в Outlook | Small Business

Синхронизация двух календарей позволяет работать с общими данными, снижая вероятность непреднамеренного возникновения конфликтов на собраниях.То, как вы синхронизируете домашний календарь с Outlook 2013 на работе, несколько различается в зависимости от типа календаря, который вы используете дома.

Календари Outlook

Если у вас есть календарь Outlook дома, который не подключен к учетной записи Outlook.com или Exchange, для его синхронизации с Outlook 2013 на работе необходимо экспортировать домашний календарь, а затем импортировать его в Outlook на работе. Нажмите «Файл» на домашнем компьютере, нажмите «Открыть и экспортировать», а затем нажмите «Импорт / экспорт», чтобы запустить мастер «Импорт и экспорт».Следуйте инструкциям по экспорту календаря, не забудьте выбрать «Файл данных Outlook» в качестве типа файла. Поместите экспортированный файл PST на USB-ключ или отправьте его по электронной почте на свою рабочую учетную запись электронной почты. В Outlook 2013 на работе выполните те же действия, чтобы запустить мастер «Импорт и экспорт», выберите «Импорт из другой программы или файла» при появлении запроса, а затем выберите «Файл данных Outlook» в качестве типа файла.

Календари iOS

Если ваш домашний календарь находится на устройстве iOS, таком как iPhone или iPad, вы можете синхронизировать его с календарем Outlook 2013 на работе через iTunes.Начните с запуска iTunes на вашем рабочем компьютере. Нажмите «Файл», выберите «Настройки», нажмите вкладку «Устройства», установите флажок «Запретить автоматическую синхронизацию iPod, iPhone и iPad», а затем нажмите «ОК». Подключите устройство iOS к рабочему компьютеру с помощью USB-кабеля устройства iOS. Щелкните имя своего устройства iOS в меню «Устройства» в iTunes, перейдите на вкладку «Информация» и установите флажок «Синхронизировать календари с». Щелкните соответствующее раскрывающееся меню, выберите «Outlook», а затем нажмите «Применить», чтобы синхронизировать Outlook с вашим календарем iOS.

Google Calendar

Если у вас есть учетная запись Google Calendar дома, воспользуйтесь преимуществами подписки iCal для синхронизации календаря в Outlook 2013 на работе. Войдите в свою учетную запись Календаря Google на своем рабочем компьютере, щелкните стрелку вниз рядом с названием календаря, который вы хотите синхронизировать, а затем щелкните «Настройки календаря». Щелкните значок «iCal» рядом с заголовком «Частный адрес». Выделите появившийся URL-адрес, а затем нажмите «Ctrl-C», чтобы скопировать URL-адрес в буфер обмена.Откройте Outlook 2013, нажмите «Файл», нажмите «Настройки учетной записи», а затем снова нажмите «Настройки учетной записи», чтобы загрузить диалоговое окно «Интернет-календари». Щелкните «Создать», щелкните указателем мыши в поле «Введите местоположение» и нажмите «Ctrl-V», чтобы вставить URL-адрес из Календаря Google. Нажмите «Добавить», введите имя своего календаря в поле «Имя папки» и нажмите «ОК».

Дополнительная информация

Если ваш домашний календарь подключен к адресу электронной почты Outlook.com или почтовой учетной записи Exchange ActiveSync, вы можете синхронизировать его с Outlook 2013 на работе, просто добавив учетную запись в Outlook 2013 с помощью стандартного инструмента добавления учетной записи.Нажмите «Файл», выберите «Добавить учетную запись», введите свое имя, адрес электронной почты и пароль в соответствующие поля, нажмите «Далее», а затем нажмите «Готово».

Ссылки

Ресурсы

Биография писателя

Эндрю Теннисон пишет о культуре, технологиях, здоровье и множестве других тем с 2003 года. Он публиковался в The Gazette, DTR и ZCom. Он имеет степень бакалавра искусств в области истории и степень магистра изящных искусств в области письма.

Как настроить Outlook 2016/2019 для подключения к Exchange

Важно:

  • Outlook 2016/2019 может подключаться к Exchange только с помощью функции автообнаружения.Для вашего домена необходимо настроить специальную запись DNS, чтобы вы могли воспользоваться преимуществами Outlook 2016/2019.
    Прочтите статью базы знаний о том, что такое запись автообнаружения и зачем она мне нужна? для дополнительной информации.
  • Профиль
  • Outlook 2016/2019 нельзя создать с помощью вспомогательного инструмента профиля Outlook или инструмента единого входа.
  • Outlook 2016/2019 не поддерживает ручную настройку учетных записей Exchange.
  • Outlook 2016/2019 не поддерживает почтовые ящики Exchange 2007.Поддерживаются только Exchange 2010 и более поздние версии.
  • Если вы получаете ошибку активации 0x8007007B , закройте Outlook и все другие приложения Office и используйте опцию Восстановить в Панели управления > Программы и компоненты> Установка Office / Outlook> Изменить .
  • Известная проблема: , если у вас возникли проблемы с подключением к почтовым ящикам ресурсов после обновления вашего существующего профиля до Outlook 2016/2019, удалите файл.ost и создайте заново.
  • Если вы не можете подключить Outlook 2016/2019 к Exchange с помощью функции автообнаружения, обратитесь к статье базы знаний о том, почему я не могу подключить свой Outlook 2016/2019 к Exchange

Для настройки Outlook 2016/2019:

  1. Перейдите в Панель управления Windows> Почта> Показать профили> Добавить. Укажите имя профиля и нажмите ОК .
  2. На странице автоматической настройки учетной записи введите свое имя, основной адрес электронной почты и пароль почтового ящика, затем нажмите Далее .Если ваше имя и адрес электронной почты уже указаны и вы не видите поле пароля, очистите поле адреса электронной почты. После этого должно быть заполнено поле пароля.
  3. Outlook 2016/2019 начнет настройку вашей учетной записи. Когда вы получите запрос безопасности, установите флажок Больше не спрашивать об этом веб-сайте , а затем нажмите Разрешить .
  4. Окно безопасности Windows может затем запросить ваше имя пользователя и пароль. Введите свой основной адрес электронной почты в поле «Имя пользователя», введите пароль своего почтового ящика и нажмите ОК .Если он не принимает логин / пароль и пароль работает для веб-почты, обратитесь к статье базы знаний, чтобы узнать о вариантах исправления ошибки запроса учетных данных Outlook 2016 для клиентов приложений Office и настольных приложений Office 365
  5. Outlook 2016/2019 обнаружит настройки вашего почтового сервера и завершит настройку вашей учетной записи. Как только вы увидите, что все шаги выполнены, вы можете нажать Готово. Теперь вы можете открыть свой новый профиль в Outlook 2016/2019.

Примечание : если вы видите сообщение «Зашифрованное соединение с вашим почтовым сервером недоступно.Нажмите «Далее», чтобы попытаться использовать незашифрованное соединение », обычно это указывает на проблему с разрешением автообнаружения. См. Статью базы знаний« Почему я не могу подключить свой Outlook 2016/2019 к Exchange

»

Как настроить подпись электронной почты в Outlook в Интернете?

Написано Миленой

Опубликовано 15 марта 2016 г.
37 Комментарии | Оставить ответ

[Обновление]: Эта статья была обновлена ​​18 июля 2019 года.

Когда-то, когда был выпущен Exchange 2016, OWA был заменен новым и блестящим Outlook в Интернете. Спустя несколько лет Outlook в Интернете по-прежнему называется OWA большинством людей, но в то же время НОВЫЙ Outlook в Интернете, доступный в течение некоторого времени как дополнительный, становится для пользователей Office 365 по умолчанию.

Если у вас еще не было возможности настроить новую подпись электронной почты ни в одном из Outlook в Интернете, просто выполните следующие действия, чтобы узнать больше.Обратите внимание, что в новом Outlook в Интернете путь к настройкам подписи электронной почты изменился.

Настройка подписи электронной почты в новом Outlook в Интернете

Макет нового редактора подписи электронной почты в новом OWA изменился, хотя его функции в основном остались прежними. Были добавлены две кнопки: формат для рисования и цитата .

  1. Войдите в свою учетную запись Office 365 и перейдите в Outlook или воспользуйтесь прямой ссылкой на новый OWA.
  2. Затем откройте настройки, щелкнув значок шестеренки в правом верхнем углу, и нажмите Просмотреть все настройки Outlook в нижней части всплывающего окна:
  3. В категории «Написать и ответить» вы может создавать или редактировать подпись электронной почты, а также выбирать, должна ли она автоматически отображаться в ваших сообщениях.Если флажок не установлен, вы сможете добавить подпись вручную. Это окно настроек также должно быть доступно по следующей ссылке: https://outlook.office365.com/mail/options/mail/messageContent
  4. Вместо того, чтобы создавать свою подпись с нуля, вы можете использовать бесплатный генератор подписи электронной почты, чтобы быстро создать хорошо отформатированную подпись электронной почты и вставить ее в редактор OWA.

Настройте подпись электронной почты в Outlook в Интернете

  1. Войдите в свою учетную запись Outlook в Интернете и перейдите в приложение Mail .Ниже вы можете увидеть два примера представления приложений: Office 365 и Exchange 2016 OWA .
    и Exchange 2016 OWA:
  2. Затем перейдите к настройкам (это значок шестеренки в правом верхнем углу экрана) и щелкните Mail (Office 365) или Options (Exchange 2016).
  3. На левой панели разверните раздел Mail , затем Макет и выберите Подпись электронной почты .
  4. Чтобы подпись появлялась в каждом новом сообщении электронной почты, установите флажок Автоматически включать мою подпись в новые сообщения Я составляю .Затем составьте подпись электронной почты, используя доступные инструменты форматирования. Вы также можете составить свою подпись в генераторе подписи электронной почты, а затем вставить ее в редактор Outlook в Интернете.
  5. После создания вашей подписи нажмите кнопку Сохранить , чтобы все изменения вступили в силу.
  6. Вернитесь к основному представлению Mail и щелкните значок плюса рядом с кнопкой New или щелкните стрелку и выберите Электронное сообщение .
  7. Ваша подпись уже должна быть применена к новому открытому сообщению.

Вот и все! Теперь вам не нужно тратить время на создание подписи каждый раз, когда вы пишете новое письмо. Ваша подпись уже будет там.

Если вы хотите изменить подпись электронной почты, просто выполните указанные выше действия еще раз.



Централизованное управление подписями электронной почты

Хотя описанный выше метод является быстрым и простым способом установки подписей электронной почты в OWA, он имеет некоторые недостатки (для получения дополнительной информации по этой теме см. Проблемы и риски, связанные с подписями электронной почты, настроенными конечные пользователи).Если вы хотите, чтобы каждое письмо было хорошо оформлено и содержало все необходимые сведения, вам следует управлять подписями электронной почты централизованно, из одного места. См. Ссылки ниже, чтобы узнать, как это сделать изначально.

Ограничения встроенного решения для подписей электронной почты

Встроенные методы централизованного управления подписями электронной почты могут помочь вам унифицировать подписи электронной почты в вашей организации. К сожалению, этот подход все еще не идеален, поскольку в нем отсутствуют некоторые важные функции. Чтобы упомянуть несколько:

  • Размещение подписи непосредственно под последним ответом или пересылкой,
  • Включение встроенных изображений в подписи электронной почты (чтобы они не отображались как вложения),
  • Просмотр подписей электронной почты в папке «Отправленные»,
  • Включая фотографии отдельных пользователей,
  • Удаление пустых строк из подписей (напр.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *