Как отключить в ворде режим рецензирования: Скрытие исправлений и примечаний в Word

Самое важное

Автоматические заголовки позволяют быстро попасть в нужное место текста. Это облегчает обсуждение и согласование правок в договор

Если в договоре сложная структура с разными видами списков, используйте стили, чтобы настроить автоматическую нумерацию

Автоматические перекрестные ссылки экономят время при вычитывании финальной версии договора

Автозамена позволяет быстро вставлять длинные стандартные формулировки

Как оформить договор в Word

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

3 УРОК ИЗ 4

Как использовать режим рецензирования при согласовании проекта договора

Представьте, что вы хотите изложить некоторые условия договора в своей редакции – одни слова заменить, другие удалить. Чтобы не описывать контрагенту все правки, которые вы сделали, достаточно перед редактированием документа включить режим рецензирования.

Теперь ваши исправления будут выделены цветом. Если удалите текст, он не исчезнет – вместо этого текст будет зачеркнут. А если добавите новые фразы, то они будут отображаться с подчеркиванием.

Как включить режим рецензирования

Чтобы включить режим рецензирования, нужно перейти во вкладку «Рецензирование», а в ней нажать «Исправления».

После этого все изменения, которые будете вносить в документ, начнут подсвечиваться красным цветом. 

Как написать комментарий

Когда будете вносить исправления, будьте готовы обосновать свою позицию. Если вы не поясните контрагенту, почему исправили его проект договора, он может не понять цель ваших правок и сразу их отклонить. Либо начнет вносить свои исправления поверх ваших, и тогда согласование договора займет много времени. Но если сможете убедить контрагента в своей позиции, есть шанс оставить документ в вашей редакции.

Обосновывать свои исправления удобно через примечания – это комментарии на полях документа. Примечания можно оставить к любому тексту.

Чтобы прокомментировать изменение, выделите нужный текст договора курсором, зайдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите кнопку «Создать примечание».

Теперь можно писать комментарий. Например, если вы изменили формулировку, тут же можете описать, зачем вы это сделали. Приведите аргументы, поясните, почему необходимо изложить текст в вашей редакции. Можете ссылаться на риски, которые понесет ваша компания из-за редакции контрагента. 

Чтобы обсудить с контрагентом изменения, достаточно направить ему договор в виде файла Word. Режим рецензирования сохранится, и контрагент увидит исправления в документе. Если контрагент изменит ваш текст, то его изменения будут другого цвета. Например, синего.

Как принимать изменения

Изменения, которые вносите в режиме рецензирования, – это только проект. Чтобы закрепить их в тексте, есть две кнопки – «Принять» и «Отклонить».    

Как только нажмете «Принять», новый текст появится в договоре, он будет стандартного черного цвета. Если отклоните – текст удалится.

Если изменений в документе много, переключаться между ними удобно кнопками «Назад» и «Далее» – они находятся справа от кнопки «Отклонить». Если изменений мало – наведите курсор мышки на изменение, которое нужно согласовать, и через правую кнопку мыши выберите нужное действие.

В программе есть возможность принять или отклонить все изменения разом. Для этого нужно навести на нужную кнопку и выбрать действие для всех изменений. 

Как настроить отображение исправлений

В Word есть четыре варианта для отображения внесенных правок: «исправления», «все исправления», «без исправлений», «исходный документ».

Проблема в том, что сами эти названия не очень удачны. Из них не всегда понятно, что именно вы увидите, когда включите именно этот вариант. Поэтому вам имеет смысл запомнить расшифровки этих названий.

Исправления – программа показывает, как будет выглядеть договор, если вы примете все предложенные изменения, при этом на полях останутся все примечания.

Все исправления – показывает сами изменения, которые рецензенты внесли в документ, при этом каждое предложенное исправление выделено цветом и подчеркиванием.

Без исправлений – показывает, как будет выглядеть договор, если вы примете все предложенные изменения, при этом примечания на полях не видны.

Исходный документ – текст выглядит так, каким он был до включения режима рецензирования, то есть как если бы вы отклонили все исправления.

Переключаться между этими четырьмя вариантами можно через кнопку «Отобразить для проверки». Для этого нужно навести курсор мыши на стрелочку кнопки «Все исправления». 

По умолчанию Word оставляет «Все исправления», поэтому вы будете видеть как правки в тексте, так и примечания на полях, а также изменение формата документа. Иногда такое обилие информации на полях отвлекает.

Чтобы комментарии не отвлекали, их можно скрыть. Для этого наведите на кнопку «Показать исправления». Раскроется область, где можно выбрать, что именно должно отображаться на странице.

Можете оставить на полях только примечания, добавления и удаления в тексте, а с форматирования снять галочку

Там же можете отфильтровать правки по пользователю. Это пригодится, если договор согласовывают больше трех юристов. Так вы поймете, кто предложил изменение, и сможете обсудить с ним правку.

Как выключить режим рецензирования

После того, как вы поработали с документом, следует выключить режим рецензирования. Для этого нужно снова нажать на кнопку «Исправления». Если она не подсвечивается, значит, режим рецензирования не активный. После этого стоит еще раз прочесть договор и убедиться, что все условия отвечают интересам вашей компании.

Как сравнить две версии договора

Чтобы посмотреть, чем теперь отличается исходная версия от финальной, можете сравнить их между собой. Для этого есть отдельная кнопка «Сравнить». 

Если исходная версия уже есть на вашем компьютере, остается сохранить ту, что меняли в режиме рецензирования. Затем через кнопку сравнения загрузить обе файла в программу. Word сравнит обе версии и покажет, чем новый файл отличается от исходного.

Кроме сравнения в Word есть возможность объединить все правки в документе. Этот инструмент полезен, если юрист направил проект документа нескольким лицам, и каждый затем прислал свои правки. В отличии от сравнения документов, при котором все изменения считаются принятыми, объединение сохраняет все правки. Поэтому можно последовательно добавить в изначальный документ предложения каждого участника согласования.

Самое важное

Чтобы зафиксировать все правки в договоре, перейдите на вкладку «Рецензирование» и кликните «Исправления»

По цвету текста можно понять, кто из участников обсуждения внес ту или иную правку

Правило хорошего тона – сразу объяснять свои правки в примечании на полях

Вы можете выбрать, какие правки показывать. Например, примечания, добавления и удаления отображать, а изменения формата – нет

Как оформить договор в Word

• 1 урок

• 2 урок

• 3 урок

• 4 урок

4 УРОК ИЗ 4

Как не дать контрагенту незаметно внести правку в договор: способы защиты текста в Word

Недобросовестные контрагенты могут пытаться обмануть вас и незаметно внести в проект договора свои условия. Есть два способа бороться с этим. Первый – каждый раз сравнивать версию контрагента с исходной через функцию «Сравнить». Второй – поставить в программе ограничения на документ.

Как сравнивать версии договоров, мы разобрали в конце предыдущего урока. Сегодня научимся ограничивать права на изменение документа и ставить на документ пароль.

Как ограничить редактирование

Чтобы запретить другим пользователям документа вносить в него правки, зайдите во вкладку «Рецензирование» и кликните кнопку «Ограничить редактирование». 

Можно запретить менять формат или текст как всего документа, так и конкретных разделов.

Чтобы защитить текст, нужно выбрать «Только чтение» в графе про ограничение на редактирование. Либо можете разрешить пользователям оставлять примечания в тексте. Так они смогут донести свои мысли, а вы решите, включать их в документ или нет.

Если нужно запретить редактировать конкретный раздел документа, то в «Исключениях» укажите, какие разделы договора пользователи могут менять. Те, что не перечислите в исключениях, будут закрыты для правок.

При помощи этой функции можно легко создать типовой договор и передать его исполнителям, например, менеджерам по продажам. При заключении новых сделок они смогут вносить только те изменения в шаблон договора, которые находятся в их компетенции. Например, уточнять наименование товара, цену и т.п. 

Можете открыть для редактирования группу абзацев, заголовок, предложение или слово. Для этого выделите мышкой нужные разделы в договоре и поставьте галочку «Все». Это будет означать, что все пользователи смогут редактировать разделы, которые отметили мышкой. Доступные для редактирования части будут отображаться в квадратных скобках.

Чтобы выбрать за один раз несколько частей документа, выделите мышкой нужную часть, а затем при нажатой клавише CTRL выберите остальные

На картинке ниже мы разрешили редактировать раздел «Предмет договора». А раздел «Цена договора и порядок расчетов» оставили закрытым, поэтому рядом с ним нет квадратных скобок.

Можете разрешить редактирование не всем пользователям, а только нескольким. Например, можно перечислить адреса электронные почты коллег, которым хотите дать доступ к редактированию. Тогда они смогут менять ваш документ без пароля.

Чтобы разрешить редактировать части документа конкретным пользователям, нажмите «Другие пользователи» в разделе «Исключения»:

…и перечислите адреса их электронной почты:

Как установить пароль на документ

Чтобы ограничить контрагенту доступ к документу, можно поставить пароль. Без пароля контрагент не сможет менять текст.

Пароль потребуется, если хотите одновременно направить договор своим коллегам и сторонним юристам. Тогда в «Ограничениях» на редактирование поставьте «Только чтение» и установите пароль. Паролем можете поделиться с коллегами – они смогут вносить правки в документ, а кто пароль не знает – только читать.

Чтобы установить пароль, нужно нажать на кнопку «Да, включить защиту». В появившемся окне придумать пароль и нажать «ОК».

Имейте в виду: продвинутые юристы-хакеры могут взломать пароль. Поэтому лучше не полагаться полностью на эту функцию и финальную версию договора все же сверить.

Также будьте готовы к тому, что юристы контрагента могут попросить снять пароль, чтобы согласовать договор. Чтобы не показаться невежливым, стоит пойти на уступку, а после согласования еще раз сравнить версии и вычитать финальную редакцию договора.

 

Сдайте итоговый тест по курсу: ответьте на 10 вопросов и получите сертификат

Самое важное

При помощи кнопки «Ограничить редактирование» можно запретить другим пользователям вносить правки в файл с договором

Можно разрешить только чтение или позволить оставлять комментарии на полях

Можно открыть для редактирования отдельные фрагменты договора

Можно выдать разрешение на внесение правок только нескольким конкретным людям

Рецензирование исправлений в Excel — ОфисГуру

Перейти к содержанию

Search for:

Главная » Уроки MS Excel » Рецензирование и защита

Автор Антон Андронов На чтение 2 мин Опубликовано 26. 02.2015

В этом небольшом уроке мы продолжим тему отслеживания исправлений в рабочих книгах Excel. И сегодня мы поговорим о том, как рецензировать исправления, внесенные другими пользователями, а также как полностью удалить их из документа Microsoft Excel.

Фактически, все исправления носят рекомендательный характер. Чтобы они вступили в силу, их необходимо принять. В свою очередь автор книги может не согласиться с некоторыми исправлениями и отклонить их.

Что необходимо для рецензирования исправлений

1. Нажмите команду Исправления на вкладке Рецензирование и в выпадающем меню выберите пункт Принять/отклонить исправления.
2. Если появится запрос, нажмите ОК, чтобы сохранить книгу.
3. Убедитесь, что в появившемся диалоговом окне Просмотр исправлений установлен флажок по времени и выбран вариант Еще не просмотрено. Затем нажмите OK.
4. В следующем диалоговом окне нажимайте кнопки Принять или Отказать для каждого конкретного исправления в рабочей книге. Программа будет автоматически переходить от одного исправления к другому, пока все они не будут просмотрены до конца.

Чтобы принять или отклонить все исправления сразу, нажмите кнопку Принять все или Отказ от всех в соответствующем диалоговом окне.

Как отключить режим отслеживания исправлений

Приняты исправления или отклонены, их все еще можно отследить в рабочей книге Excel. Чтобы полностью удалить их, необходимо отключить режим отслеживания исправлений. Для этого:

1. На вкладке Рецензирование нажмите команду Исправления и в выпадающем меню выберите пункт Выделять исправления.
2. В появившемся диалоговом окне снимите флажок Отслеживать исправления и нажмите OK.
3. В следующем диалоговом окне нажмите Да, чтобы подтвердить, что Вы хотите отключить режим отслеживания исправлений и закрыть общий доступ к книге Excel.

После отключения режима отслеживания исправлений все изменения будут удалены из рабочей книги. Вы не сможете просматривать, принимать или отклонять изменения, кроме этого все исправления будут автоматически приняты. Обязательно проверяйте все исправления в рабочей книге Excel перед отключением режима отслеживания исправлений.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Adblock
detector

Постоянное отключение отслеживания изменений форматирования (Microsoft Word)

Марта работает на адвоката, который часто использует отслеживание изменений при работе с клиентами. Его раздражает необходимость постоянно отключать форматирование треков. (Он не хочет, чтобы отслеживались простые изменения форматирования.) Кроме того, когда он передает документ клиенту (по электронной почте), если он не знает, как отключить отслеживание изменений форматирования, возвращаемый документ всегда полный отслеживаемых изменений форматирования. Марта интересуется, можно ли навсегда отключить отслеживание изменений форматирования.

Когда вы включаете Отслеживание изменений в Word, программа отслеживает множество вносимых вами изменений. Одной из категорий изменений, которые он может отслеживать, являются изменения в форматировании. К счастью, вы можете контролировать типы изменений, которые Word фактически отслеживает. Именно это и делает Марта: она отключает одну определенную категорию изменений (форматирование), чтобы Word их не отслеживал; он только отслеживает другие типы изменений.

Способ настройки категорий изменений, отслеживаемых Word, зависит от используемой версии Word. Чтобы отключить отслеживание форматирования, выполните следующие действия, если вы используете Word 2007 или Word 2010:

1. Убедитесь, что на ленте отображается вкладка «Обзор».
2. Щелкните стрелку вниз под инструментом «Отслеживание изменений» (в группе «Отслеживание»), а затем щелкните «Изменить параметры отслеживания». Word отображает диалоговое окно «Параметры отслеживания изменений». (См. рис. 1.)

Рисунок 1. Диалоговое окно «Параметры отслеживания изменений».

3. Снимите флажок Форматирование дорожки.
4. Нажмите OK.

Если вы используете Word 2013, выполните следующие действия:

1. Убедитесь, что на ленте отображается вкладка «Обзор».
2. Щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы «Отслеживание». Word отображает диалоговое окно «Параметры отслеживания изменений».
3. Нажмите кнопку Дополнительные параметры. Word отображает диалоговое окно «Дополнительные параметры отслеживания изменений». (См. рис. 2.)

Рисунок 2. Диалоговое окно «Дополнительные параметры отслеживания изменений» в Word 2013.

4. Снимите флажок Форматирование дорожки.
5. Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Дополнительные параметры отслеживания изменений».
6. Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры отслеживания изменений».

Наконец, если вы используете Word 2016 или более позднюю версию программы (включая версию, поставляемую с Office 365), выполните следующие действия:

1. Убедитесь, что на ленте отображается вкладка «Обзор».
2. Щелкните инструмент отслеживания. Word отображает параметры группы отслеживания.
3. Щелкните маленький значок в правом нижнем углу группы «Отслеживание». Word отображает диалоговое окно «Параметры отслеживания изменений».
4. Нажмите кнопку Дополнительные параметры. Word отображает диалоговое окно «Дополнительные параметры отслеживания изменений». (См. рис. 3.)

Рисунок 3. Диалоговое окно «Дополнительные параметры отслеживания изменений» в Word 2016.

5. Снимите флажок Форматирование дорожки.
6. Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Дополнительные параметры отслеживания изменений».
7. Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры отслеживания изменений».

Пока все хорошо. Верно? Ну не совсем. Проблема в том, что установка этого параметра не всегда липкая. Некоторые люди говорят, что сдача будет отправлена ​​вместе с документом; другие говорят, что это не так. Третьи говорят, что изменение будет сброшено, если вы отключите отслеживание изменений, а затем включите его снова.

Из того, что мне удалось выяснить, постоянство этого параметра зависит от используемой версии Word. Таким образом, если изменение сохраняется для документов в вашей системе, после того, как вы отправите документ кому-то еще и если он использует другую версию Word, вы можете получить обратно документ, для которого снова включена настройка, и все изменения форматирования будут сохранены. отмечен. Это может быть очень неприятно.

По моему опыту, вам нужно применять трехсторонний подход. Во-первых, вам нужно открыть свой обычный шаблон и снять в нем флажок «Форматирование дорожки». После внесения изменений и сохранения шаблона «Обычный» любые будущие документы, которые вы будете создавать на основе этого шаблона, не будут отслеживать изменения форматирования, если включен параметр «Отслеживание изменений». (Конечно, это применимо только в том случае, если ваша версия Word не сбрасывает флажок «Отслеживание форматирования» при включении и отключении «Отслеживание изменений».)

Второе, что вам нужно сделать, это открыть все существующие документы и убедиться, что настройка отключена для этих документов. (Изменение, которое вы внесли в шаблон Normal, не повлияет на ранее созданные документы; оно повлияет только на новые документы, созданные после внесения изменений.) Очевидно, что этот шаг может занять некоторое время, если у вас довольно много документов.

Третье, что вам нужно сделать, это избавиться от любых отслеживаемых изменений форматирования, которые могут появиться, когда вы получаете документ от кого-то другого. Это необходимо, опять же, потому что вы не можете контролировать, как настроена система этого человека. Вы можете избавиться только от отслеживаемого форматирования, выполнив следующие действия:

1. Отображение вкладки «Обзор» на ленте.
2. В группе «Отслеживание» щелкните раскрывающийся список «Показать разметку». Word отображает список категорий изменений, которые он может отображать.
3. Снимите все галочки, кроме Форматирования.
4. Щелкните стрелку вниз под инструментом «Принять» в группе «Изменения». Word отображает несколько различных способов принятия изменений.
5. Выберите «Принять все показанные изменения». Все изменения форматирования (это все, что показано на шаге 3) принимаются. (Не устанавливайте флажок «Принять все изменения в документе»; при этом будут приняты все изменения независимо от того, отображаются они или нет.)
6. Снова щелкните раскрывающийся список «Показать разметку».
7. Убедитесь, что установлены все флажки.

Результатом этих шагов является то, что вы увидите в документе только все изменения , кроме изменений форматирования, как вы хотите. Недостатком этого является то, что вам нужно будет делать это со всеми документами, которые вы получаете от других, сейчас и навсегда.

Существуют подходы на основе макросов, которым вы можете следовать, если хотите. Добавление простого макроса AutoOpen ко всем вашим документам может значительно сэкономить время в долгосрочной перспективе:

Подавтооткрыть()
    ActiveDocument.TrackFormatting = Ложь
Конец сабвуфера
 

Этот простой макрос отключает отслеживание форматирования при каждом открытии документа. Это будет работать даже с документами, которые вы отправляете другим, при условии, что они не отключают макросы при открытии вашего документа.

Вам понадобится другой макрос, чтобы избавиться от любого отслеживаемого форматирования, которое может появляться в документах, которые вы получаете от других. Следующее поможет:

Sub AcceptChangedFormatting()
    Dim r как редакция
    Для каждого r в ActiveDocument.Revisions
        Если Left(r. FormatDescription, 10) = "Formatted:", то r.Accept
    Следующий г
Конец сабвуфера
 

Вы можете назначить этот макрос клавише быстрого доступа или кнопке на QAT. При его вызове все изменения форматирования в документе немедленно принимаются, и вы можете продолжить работу с другими изменениями, которые были отслежены в документе.

WordTips — ваш источник недорогого обучения работе с Microsoft Word. (Microsoft Word — самая популярная в мире программа для обработки текстов.) Этот совет (7839) относится к Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.и Word в Microsoft 365.

Биография автора

Аллен Вятт

Аллен Вятт, автор более 50 научно-популярных книг и многочисленных журнальных статей, является всемирно признанным автором. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Подробнее об Allen…

Отслеживание изменений в Pages на Mac

Вы можете отслеживать изменения основного текста и текста в текстовых полях, фигурах и сносках (включая концевые сноски документа и раздела). Когда отслеживание включено, измененный текст отображается цветом, отличным от окружающего текста, а на полях появляются полосы изменений.

Чтобы просмотреть, утвердить или отклонить изменения, вы можете использовать панель инструментов просмотра и боковую панель «Комментарии и изменения».

Примечание. Если документ опубликован в iCloud и вы включили отслеживание изменений, редактировать документ смогут только пользователи Pages на Mac, устройствах iOS или iPadOS. Люди, у которых нет приложения Pages и которые используют Pages для iCloud для совместной работы, могут только просматривать документ.

Включение или отключение отслеживания изменений

Выполните любое из следующих действий:

• Включить отслеживание: Выберите «Правка» > «Отслеживание изменений» (меню «Правка» расположено в верхней части экрана). Если над вашим документом отображается панель инструментов рецензирования, вы также можете нажать «Отслеживать изменения» на панели инструментов.

• Отключить отслеживание: Нажмите , затем выберите «Отключить отслеживание». Вы должны либо принять, либо отклонить все изменения, прежде чем сможете отключить отслеживание.

• Пауза отслеживания: Переместите ползунок на панели инструментов просмотра в положение Приостановлено. Изменения, которые вы вносите, когда отслеживание приостановлено, не отображаются в разметке.

Показать или скрыть отслеживаемые изменения в документе

1. На панели инструментов просмотра нажмите .

2. Выберите один из вариантов:

   • Разметка:  Отображает удаленные элементы с зачеркиванием, а новый текст выделяется цветом, отличным от окружающего текста.

   • Разметка без удалений:  Отображает только новый текст цветом, отличным от окружающего текста. Удаленный текст скрыт.

   • Окончательный вариант:  Отображает текст без разметки, а удаленный текст скрыт. Pages продолжает отслеживать изменения, поэтому, если вы переключитесь на другой вид, вы сможете их увидеть.

Принять или отклонить изменения

1. Чтобы убедиться, что все изменения видны, щелкните на панели инструментов просмотра, затем установите представление отслеживания изменений на Разметка.

2. Выполните одно из следующих действий:

   • Для конкретного изменения: Наведите указатель на выделенный текст, затем нажмите «Принять» или «Отклонить».

     На боковой панели «Комментарии и изменения» вы можете принять или отклонить изменение.

   • Для всех изменений в диапазоне текста: Выберите текст, затем нажмите «Принять» или «Отклонить» на панели инструментов просмотра. Все отслеживаемые изменения в диапазоне принимаются или отклоняются одновременно.

   • Для всего текста в документе: Нажмите на панели инструментов просмотра, затем выберите «Принять все изменения» или «Отклонить все изменения».

     Если вы отклоните все изменения, текст вернется к состоянию документа до начала отслеживания.

Просмотрите изменения на боковой панели «Комментарии и изменения»

Вы можете просматривать и редактировать изменения на боковой панели «Комментарии и изменения» в левой части окна «Страницы».

• Чтобы открыть боковую панель «Комментарии и изменения», нажмите на панели инструментов, затем выберите «Показать панель комментариев и изменений». Нажмите кнопку еще раз, чтобы закрыть боковую панель.

• Чтобы изменить то, что отображается на боковой панели, нажмите «Параметры просмотра» в верхней части боковой панели, чтобы отсортировать по странице или дате, отфильтровать изменения по автору и скрыть комментарии или скрыть изменения.

  Если выбрать «Сортировать по документу» в меню «Параметры просмотра», боковая панель прокручивается по мере прокрутки документа.

  Если вы фильтруете изменения по автору, чтобы ваши изменения не отображались на боковой панели, то при внесении изменений ваши изменения отображаются в документе, но не на боковой панели. Чтобы изменения отображались на боковой панели, измените фильтр, чтобы включить ваши изменения, или нажмите «Показать все» в верхней части боковой панели.

• Чтобы увидеть конкретный комментарий или изменение, наведите на него указатель мыши в документе; боковая панель прокручивается, чтобы показать содержимое, и появляется линия, соединяющая изменение с соответствующей записью на боковой панели. Если вы не видите строку, убедитесь, что элемент боковой панели не выбран.

Чтобы расширить или сузить боковую панель, перетащите ее правый край.

Чтобы изменить размер текста на боковой панели и в комментариях, выберите «Страницы» > «Настройки» (в меню «Страницы» в верхней части экрана), затем нажмите «Основные» в верхней части окна. Нажмите всплывающее меню «Размер текста», затем выберите размер.